公证文书档案管理探讨

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公证文书档案管理探讨:公证文书档案管理刍议

[摘　要] 公证文书档案管理是公证机关的重要业务工作之一，必须遵循国家的有关法律、法规的要求和公证档案管理的规律，认真搞好公证档案的立卷和归档，严格借调和查阅制度，妥善地保管和利用，让公证档案更好地为社会主义事业服务。

[关键词] 公证文书；档案管理

公证机关的公证文书是国家重要的专业文书之一，它所形成的档案是公证机关进行公证活动和当事人从事民事活动的真实记录，是国家档案的组成部分，具有重要的考查、利用价值。因此，公证机关必须把公证档案的整理、立卷、归档和保管工作当做一项十分重要的任务来抓好、抓实。本文就公证处如何搞好本单位公证文书档案管理问题浅议一二。

一、目标与前提

公证处的基本职能是通过它制作的公证文书得以实现的。由于公证文书是重要的法律文书之一，因此对公证文书形成的档案必须实行法制化的管理。

公证处文书档案管理的最佳状态，即达到分类合理、立卷规范、保管妥善、利用便捷的目标。公证处档案管理的硬件要硬，“软件”还要硬，这是实现档案管理法制化的必要前提。首先，处内要建起能够达到防火、防盗、防泄密要求的档案室并配备必要的卷柜、保密柜和相应的办公设施，这是最起码的硬件保证。其次，公证处领导要高度重视、亲自过问档案管理工作，分派政治觉悟高、业务能力强的人负责档案管理工作，并经档案管理部门培训、学习后上岗。再次，公证处要根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保密法》等法律以及司法行政部门颁发的有关法规和规定，结合本处的实际情况，建立、健全档案管理工作的各项规章制度。例如，文件材料立卷、归档制度、档案整理制度、档案保管制度、档案鉴定制度、档案的编目制度、档案的借调和查阅制度、档案保密制度和档案销毁制度等等。只有建立并严格执行了科学的管理制度，才能有效地保护和利用公证档案，确保公证档案的完整与安全。公证处实现公证档案法制化管理的一个重要标志，就是公证档案管理工作经过国家档案管理有关部门的检查、考核和验收，并达到一级档案管理水平。

二、立卷与归档

立卷，是将处理完毕的文件资料，按规定的顺序进行整理、装订，组成文件汇集“———”案卷。归档是将案卷向档案室和档案工作人员移交的工作。立卷和归档是有关公证档案的一项关键性基础工作，其质量的好坏是衡量档案管理水平的重要标志。搞好立卷、归档需把握以下四点：

1.调整组卷。对于每一件公证事项，应按年度和一证一卷、一卷一号的原则立卷。组卷时，必须遵循公证档案的形成特点和规律，按照国家档案立卷的原则和要求，对所积累的每一份公证文书材料进行分门别类的检查，对拟归卷的材料做适当的调整，为最后形成案卷做好准备。检查和调整的重点：（1）归卷的公证材料是否齐全完整，对破损的材料要修补或复制，剔除重复、多余的材料；（2）归卷的公证材料的排列顺序是否得当，并保持一定的联系；（3）归卷的公证材料是否有保存价值，并初步确定保管期限；（4）归卷的公证材料数量是否合适，材料数量太多则酌情分卷，反之则合卷。

2.排列、编号。组卷的材料排列顺序，应按照公证活动的时间先后和材料的重要程度确定。为反映公证活动的全貌且便于查阅，根据国家档案局的有关规定和要求，应将公证书排在首位。对组卷的材料，除卷宗封面、卷内目录和卷底外，均由阿拉伯数字逐页编号。

3.编目、装订。一是按照卷内公证文书材料的排列顺序，逐项填好卷内目录。填写时，应将每件文书材料的题目名称，承办人姓名、年月日一一填写清楚，并标明起止页号。有关卷内文书材料的说明，应逐项填写在备考表内，并填写立卷人、检查人的姓名和立卷时间。二是填写卷宗封面。封面上所列项目应用毛笔或钢笔逐项填写。案卷题目名称要简明、确切地反映卷内文书材料的内容。办结日期为出具公证书的日期。三是案卷的装订。案卷的装订是为了固定与保护卷内的公证材料，避免散失与损坏。案卷装订前要进一步进行整理。首先剔出材料上的金属物，然后对卷内公证材料做一次全面仔细的检查，对某些不便装订的特殊或珍贵的手稿、照片、图纸可采用卷盒和卷袋保管。案卷的装订要结实、整齐、美观。装订完毕后，应在活结处封签，并在起封线上加盖立卷人名章。

4.及时归档。公证事项办结后，办证人必须在三个月内将公证文书整理立卷并向档案室移交，办理归档手续。涉及国家机密和个人隐私的公证事项应列为密卷，在归档时加盖密卷章。档案管理人员对办证人所移交的档案应进行严格检查，凡不符合立卷要求的应退还立卷人重新整理。随卷归档的录音带、录像带等声像档案，应在每盘磁带上注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等，逐盘登记造册归档。档案室应将接收的案卷及时登入归档登记簿。为了保密，可把密卷保存的档案单独编制案卷目录。

三、借调与查阅

公证机关应严格执行保密制度，建立公证档案借阅制度和档案借阅登记簿。公证档案不同于党政机关一般的文件档案，它不仅具有资料性这一档案普遍具有的特点，同时还具有诉讼上的证据作用，可作为证据在诉讼中被法院直接采用，所以对公证档案的借调与查阅应履行严格的审批和登记手续，并限定借阅期限。本处的公证员或同级、上级司法行政机关的公证管理部门因工作需要，借阅公证档案的，应履行借阅登记手续。人民法院、人民检察院和有

关国家机关因工作需要借阅公证档案的，应出具正式查卷函件，经公证处主任批准后办理查阅手续。律师因诉讼的需要，向公证机关提交律师的身份证明、律师事务所的查卷证明以及当事人同意律师查阅本人的公证档案证明，经公证处主任批准后，可查阅当事人提交给公证处的证明材料和公证处所记录的当事人谈话笔录。其他单位或个人一般不得借调和查阅公证档案。凡借出的档案，要及时催还。归还时如发现案卷被拆、文件短缺、增删、污损，应立即追查。 公证档案利用率较高，机密性强。公证机关办结公证事项、出具公证书，就标志着公证活动的结束。对于当事人、利害关系人、有关单位对公证机关出具的公证书有疑义而向公证处、司法行政机关提出申诉的，公证处、司法行政机关处理的依据主要是公证文书档案。特别是在当前，我国经济体制的改革在进一步深化，原来经过公证的经济合同，合同当事人需变更或补充原合同内容的，也需要查阅公证档案。因此，公证档案在公证实践中的利用率是比较高的。同时，公证实践证明，公证机关办理公证事项因涉及到国家机密或当事人的合法权益而具有机密性较强的特点。如遗嘱、赠与等公证，如果泄密，就可能引起纠纷或者招致当事人财产的损失，使当事人的合法权益受到损害，进而影响公证机关的信誉。因此严格遵守保密制度是十分必要的。

四、保管与销毁

保管期限的标准是决定公证文书档案保管期限的直接依据，公证档案的保管期限规定为永久、长期和短期三种。凡属于需长远查考、利用的公证档案列为永久保存。凡属于在相当长时期内需查考、利用作为证据保存的公证档案，列为长期保管，保管期限为60年。凡属于较短时间内需要查考、利用，作为证据保存的公证档案，列为短期保管，保管期限为20年。鉴定公证档案保存价值的原则，是鉴定公证档案保存价值的依据，同时又决定档案的保管期限。保存价值越大，保存期限就越长；保存价值不大，保存期限就较短。

对已过保管期限没有保存价值的公证文书档案的处理是一件十分严肃的事情，必须根据《公证档案管理办法》的程序处理，避免任何差错。鉴定公证档案保存价值的原则、保管期限的标准及销毁档案的程序和办法，是档案管理工作中具有普遍指导意义的原则，公证处一定要认真执行这一原则、标准、程序和办法，坚决杜绝擅自销毁公证档案的行为。

公证文书档案管理探讨:公证文书档案管理

一、目标与前提

公证处的基本职能是通过它制作的公证文书得以实现的。由于公证文书是重要的法律文书之一，因此对公证文书形成的档案必须实行法制化的管理。

公证处文书档案管理的最佳状态，即达到分类合理、立卷规范、保管妥善、利用便捷的目标。公证处档案管理的硬件要硬，“软件”还要硬，这是实现档案管理法制化的必要前提。首先，处内要建起能够达到防火、防盗、防泄密要求的档案室并配备必要的卷柜、保密柜和相应的办公设施，这是最起码的硬件保证。其次，公证处领导要高度重视、亲自过问档案管理工作，分派政治觉悟高、业务能力强的人负责档案管理工作，并经档案管理部门培训、学习后上岗。再次，公证处要根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保密法》等法律以及司法行政部门颁发的有关法规和规定，结合本处的实际情况，建立、健全档案管理工作的各项规章制度。例如，文件材料立卷、归档制度、档案整理制度、档案保管制度、档案鉴定制度、档案的编目制度、档案的借调和查阅制度、档案保密制度和档案销毁制度等等。只有建立并严格执行了科学的管理制度，才能有效地保护和利用公证档案，确保公证档案的完整与安全。公证处实现公证档案法制化管理的一个重要标志，就是公证档案管理工作经过国家档案管理有关部门的检查、考核和验收，并达到一级档案管理水平。

二、立卷与归档

立卷，是将处理完毕的文件资料，按规定的顺序进行整理、装订，组成文件汇集“———”案卷。归档是将案卷向档案室和档案工作人员移交的工作。立卷和归档是有关公证档案的一项关键性基础工作，其质量的好坏是衡量档案管理水平的重要标志。搞好立卷、归档需把握以下四点：

1.调整组卷。对于每一件公证事项，应按年度和一证一卷、一卷一号的原则立卷。组卷时，必须遵循公证档案的形成特点和规律，按照国家档案立卷的原则和要求，对所积累的每一份公证文书材料进行分门别类的检查，对拟归卷的材料做适当的调整，为最后形成案卷做好准备。检查和调整的重点：（1）归卷的公证材料是否齐全完整，对破损的材料要修补或复制，剔除重复、多余的材料；（2）归卷的公证材料的排列顺序是否得当，并保持一定的联系；（3）归卷的公证材料是否有保存价值，并初步确定保管期限；（4）归卷的公证材料数量是否合适，材料数量太多则酌情分卷，反之则合卷。

2.排列、编号。组卷的材料排列顺序，应按照公证活动的时间先后和材料的重要程度确定。为反映公证活动的全貌且便于查阅，根据国家档案局的有关规定和要求，应将公证书排在首位。对组卷的材料，除卷宗封面、卷内目录和卷底外，均由阿拉伯数字逐页编号。

3.编目、装订。一是按照卷内公证文书材料的排列顺序，逐项填好卷内目录。填写时，应将每件文书材料的题目名称，承办人姓名、年月日一一填写清楚，并标明起止页号。有关卷内文书材料的说明，应逐项填写在备考表内，并填写立卷人、检查人的姓名和立卷时间。二是填写卷宗封面。封面上所列项目应用毛笔或钢笔逐项填写。案卷题目名称要简明、确切地反映卷内文书材料的内容。办结日期为出具公证书的日期。三是案卷的装订。案卷的装订是为了固定与保护卷内的公证材料，避免散失与损坏。案卷装订前要进一步进行整理。首先剔出材料上的金属物，然后对卷内公证材料做一次全面仔细的检查，对某些不便装订的特殊或珍贵的手稿、照片、图纸可采用卷盒和卷袋保管。案卷的装订要结实、整齐、美观。装订完毕后，应在活结处封签，并在起封线上加盖立卷人名章。

4.及时归档。公证事项办结后，办证人必须在三个月内将公证文书整理立卷并向档案室移交，办理归档手续。涉及国家机密和个人隐私的公证事项应列为密卷，在归档时加盖密卷章。档案管理人员对办证人所移交的档案应进行严格检查，凡不符合立卷要求的应退还立卷人重新整理。随卷归档的录音带、录像带等声像档案，应在每盘磁带上注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等，逐盘登记造册归档。档案室应将接收的案卷及时登入归档登记簿。为了保密，可把密卷保存的档案单独编制案卷目录。

三、借调与查阅

公证机关应严格执行保密制度，建立公证档案借阅制度和档案借阅登记簿。公证档案不同于党政机关一般的文件档案，它不仅具有资料性这一档案普遍具有的特点，同时还具有诉讼上的证据作用，可作为证据在诉讼中被法院直接采用，所以对公证档案的借调与查阅应履行严格的审批和登记手续，并限定借阅期限。本处的公证员或同级、上级司法行政机关的公证管理部门因工作需要，借阅公证档案的，应履行借阅登记手续。人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要借阅公证档案的，应出具正式查卷函件，经公证处主任批准后办理查阅手续。律师因诉讼的需要，向公证机关提交律师的身份证明、律师事务所的查卷证明以及当事人同意律师查阅本人的公证档案证明，经公证处主任批准后，可查阅当事人提交给公证处的证明材料和公证处所记录的当事人谈话笔录。其他单位或个人一般不得借调和查阅公证档案。凡借出的档案，要及时催还。归还时如发现案卷被拆、文件短缺、增删、污损，应立即追查。

公证档案利用率较高，机密性强。公证机关办结公证事项、出具公证书，就标志着公证活动的结束。对于当事人、利害关系人、有关单位对公证机关出具的公证书有疑义而向公证处、司法行政机关提出申诉的，公证处、司法行政机关处理的依据主要是公证文书档案。特别是在当前，我国经济体制的改革在进一步深化，原来经过公证的经济合同，合同当事人需变更或补充原合同内容的，也需要查阅公证档案。因此，公证档案在公证实践中的利用率是比较高的。同时，公证实践证明，公证机关办理公证事项因涉及到国家机密或当事人的合法权益而具有机密性较强的特点。如遗嘱、赠与等公证，如果泄密，就可能引起纠纷或者招致当事人财产的损失，使当事人的合法权益受到损害，进而影响公证机关的信誉。因此严格遵守保密制度是十分必要的。

四、保管与销毁

保管期限的标准是决定公证文书档案保管期限的直接依据，公证档案的保管期限规定为永久、长期和短期三种。凡属于需长远

查考、利用的公证档案列为永久保存。凡属于在相当长时期内需查考、利用作为证据保存的公证档案，列为长期保管，保管期限为60年。凡属于较短时间内需要查考、利用，作为证据保存的公证档案，列为短期保管，保管期限为20年。鉴定公证档案保存价值的原则，是鉴定公证档案保存价值的依据，同时又决定档案的保管期限。保存价值越大，保存期限就越长；保存价值不大，保存期限就较短。

对已过保管期限没有保存价值的公证文书档案的处理是一件十分严肃的事情，必须根据《公证档案管理办法》的程序处理，避免任何差错。鉴定公证档案保存价值的原则、保管期限的标准及销毁档案的程序和办法，是档案管理工作中具有普遍指导意义的原则，公证处一定要认真执行这一原则、标准、程序和办法，坚决杜绝擅自销毁公证档案的行为。

公证文书档案管理探讨:公证文书档案的管理与利用策略

摘 要：公证文书档案是公证机关公证活动的真实记录，具备较高的保存、考查和利用价值，不仅具备普通档案所有的特点，还可以发挥出诉讼的证据作用，为审判和仲裁机构提供可靠依据。公证机关需要认真开展公证文书档案的整理、立卷、归档与保管工作，最大限度发挥出其应有作用。本文将简述公证文书档案管理中存在的问题，并提出了切实可行的策略。

关键词：公证文书档案；管理；利用

公证文书档案管理是公证机关管理工作中的重要内容，需要严格按照国家相关法律法规要求，将公证档案管理规章制度落到实处。但是从当前公证文书档案管理工作来看，还存在着诸多问题，如公证文书档案收集不齐全、整理不规范和归档不及时等，为其利用带来很多不便。对此，公证机关需要提高重视程度，加强公证文书档案管理工作，认真做好收集、立卷、归档、保管等工作，让其应有作用充分发挥出来。

1 公证文书档案管理中存在的问题

（一）收集不齐全

从国家现行法规来看，当事人申请被公证机关受理后，负责公证事项的公证人员应收集各类文书资料，对谈话笔录和调查资料进行整理，制作公证文书，同时做好立卷工作。在办理好公证事项以后，公证人员应细致检查文书资料，及时归档，并将不必要的归档资料筛选出来，将档案材料补充齐全。不过从实际情况来看，很多时候由公证辅助人员负责公证文书档案的归档工作，经常出现归档不及时的问题，也没有认真检查办证材料，容易出现遗漏、丢失的现象[1]。公证人员一般会归档重要的文书档案，包括公证文书、公证申请表、谈话记录和公证事项审批表等，不过证明材料不完整，主要有当事人提供的证明材料、公证期间获得的调查材料等。案卷中文书档案资料不完整，为今后的查阅与利用带来不便，并对公证活动的合法性与程序的正当性带来不利影响。

（二）立卷不规范

在公证文书档案整理过程中，立卷还不够规范，与《公证文书立卷归档办法》规定不符。在归档的时候，经常发生卷内文件顺序排列不正确的情况，很多重要文书资料未被归档，没有规范填写卷中目录和起止页码，且使用的笔和纸张也不能满足规定要求。

（三）分类不准确

公证文书档案主要分为如下四类：第一类，与公民个人的人身关系和财产关系等相关的公证事项，如遗嘱保管、文件事项等，都是民事档案。第二类，与经济活动相关的公证事项，都是经济档案。第三，与当事人、文书使用地存在涉外因素的公证事项，都是涉外档案。第四，其他类别内容都是国内民事类和经济类。不过从实际情况来看，与公共个人的人身关系和财产关系相关的案卷，包括婚姻公证、遗嘱公证和房产公证等，经常被列入国内民事类，或者是国内经济类，且未将标准统一下来，不利于以后的查询与利用。

2 公证文书档案管理与利用的策略

（一）完善档案管理制度

因为公证文书是一种重要的法律文书，所以要采取对公证文书档案的法制化管理。在公证文书档案管理工作中，应合理分类，规范立卷，妥善保存，能够为利用提供方便。第一，公证文书档案室的防火、防盗、防泄密等措施要做到位，要将卷柜、保密柜与相关办公设施等配置齐全[2]。第二，公证机关领导应提高重视程度，安排综合素质高、业务能力强的人员负责管理档案，为他们提供培训教育的机会，保证持证上岗。第三，应根据我国相关法律法规，与实际工作情况结合起来，完善公证文书档案管理制度，并严格落到实处，这样才能提升公证文书档案管理工作效率，避免档案出现丢失、破坏的问题，为今后的利用提供便利。

（二）做好立卷和归档工作

第一，调整组卷。在组卷过程中，要结合公证文书档案形成特点与规律，根据立卷相关规定，严格审查所有接收的公证文书材料，如归卷公证材料有无遗漏，及时修补有破损的材料，筛选出重复的材料。同时要检查归卷的公证材料排序是否合理，是否具备保存的价值，并将保管期限确定下来。第二，排列编号。在对组卷材料排序时，应落实相关规定，要把公证文书放在第一位，组卷材料除了卷宗封面、卷内备考表与卷底以外，都要用阿拉伯数字逐页编号。第三，编目装订。根据卷中公证文书档案的排序，将目录逐项填好，内容包括题目名称、承办人姓名和时间等，将起止页码标明。与卷中文书材料相关的说明，要在备考表中填好，如立卷人、检查人姓名与立卷时间等。在装订案卷前，要全面、仔细检查卷中的公证材料，而手稿、照片、图纸等不便于装订，需要通过卷盒与卷袋的方法保存。第四及时归档。完成公证事项后，应及时做好公证文书整理立卷工作，之后移交给档案室。如果公证事项涉及个人隐私或国家机密，归档过程中应加盖密卷章[3]。要严格检查移交的档案，若是不能满足立卷要求，要重新进行整理。对于随卷归档的声像档案，如录音带和录像带等，要将当事人姓名、内容、档案号、录制时间等标注在证物袋上。

（三）调阅和查询

公证机关应落实保密制度，建立公证文书档案借阅制度。公证文书档案与一般的党政机关文件档案不一样，其除了具备普通档案所有的特点以外，在诉讼中还能够发挥出证据的作用，法院可以在诉讼中将公证文书档案视为证据直接才用过。因此，在借调和查阅公证文书档案的过程中，必须严格履行审批与登记手续，将借阅期限明确下来。人民法院、人民检察院以及有关国家机关由于工作需要，在借阅公证文书档案的过程中，要出具正式查卷函件，得到公证机关主任批准以后，可以办理查阅手续。律师由于诉讼需要，要将律师身份证明、律师事务所查卷证明、当事人同意律师查阅本人公证文书档案的证明或法院调查令等有关证据材料提交给公证机关，得到公证机关主任批准后，能够查阅当事人提交给公证机关的证明材料、谈话笔录等。通常来说，其他单位或个人不能借调与查阅公证文书档案，对于借出的档案，必须及时催还。在归还过程中出现案卷被拆、文件短缺、增删和污损的，要第一时间进行追查。

（四）应用现代信息技术

在信息时代背景下，为公证文书档案的利用提供了更多的途径。公证机关要通过采取各种现代化手段，利用计算机等现代设备，实现对公证文书档案的存储、检索和统计分析等，逐步转变以往手工操作的方式，提升公证文书档案管理的信息化、数字化和智能化水平[4]。这需要公证机关逐步增加投入力度，尽快配置必须的现代设备，如计算机、复印机、扫描仪、打印机和刻录仪等，并通过实行办公自动化，逐步提升公证文书档案管理工作效率，让其得到有效利用。这样在利用公证文书档案的过程中，才可以提升检索的速度，及时将档案材料提供给利用者，减少他们等待的时间，让整个公证文书档案利用过程变得高效、便捷。

3 结语

总之，公证文书档案能够将公证活动如实反映出来，在维护当事人合法权益和保障公证效力上发挥着重要的作用。对此，公证机关要引起高度重视，尽快转变档案管理理念，加强公证文书档案管理工作，主要内容包括收集、整理、立卷、归档、保管和利用等。在公证文书档案管理工作中，每个环节都要坚持认真负责的态度，实行规范化管理，提高公证文书档案的利用率，确保其应有价值得到体现。

公证文书档案管理探讨:浅谈公证文书档案管理

摘 要：公证档案是公证机构对其公证证明活动的一个完整、真实的记录，属于国家档案的重要组成部分，在日后的工作中具有重要的考查和利用价值。因此，有效地整理、保管好公证档案是公证机关的重要任务。

关键词：公证文书 档案管理

公证档案体现了公证机关贯彻执行国家有关法律、法规和各项方针政策的执行情况，公证档案对公证工作的总结、研究也起着非常重要的作用，它体现了公证机关的基本职能，体现了公证机关的证明效力。如今随着社会经济的发展、人们法律意识的提高，大家的公证观念也明显增强，因此对公证档案的管理水平的要求也越来越高。

一、对档案管理人员的要求

公证档案管理人员应由具有一定专业知识的人员担任。公证档案管理人员应坚持四项基本原则，能够认真执行党和国家的方针、政策，忠于职守、严守法纪，热爱公证档案工作。

二、档案的立卷归档、接收和整理

公证事项办结后，首先应当对公证文书进行整理。公证档案立卷的原则是按年度一证一卷、一卷一号。对于同一当事人为同一目的而办的多项公证可以合并成一卷，办证人员应当在三个月内将公证文书整理完毕并移交给档案室，并办理好必要的交接手续。

档案管理人员在接收档案时，应按照《公证文书立卷归档办法》的各项要求，严格检查案卷质量，对于符合要求的进行接收，办理好档案移交手续。公证档案分为国内民事、涉外民事、国内经济、涉外经济四类，并按公证档案的类别、年度、保管期限等编写归档顺序号，并逐一录入微机进行归档。对以密卷保存的档案，应当单独编号进行归档。

三、档案的借调与查阅、保管和防护

在借阅档案时必须履行一定的审批和登记手续，并限制一定的借阅期限，在限期内因某些特殊情况不能按期归还公证档案的，在经领导批准后办理延期借阅手续。对于需要借出的公证档案，借出时要办理好交接手续及借据，并在规定的期限内按期归还档案。还回时如发现文件材料有缺损、案卷被拆封、涂改、增删等情况，应立即向领导汇报，并及时进行追查。

对公证档案的管理应当做到防潮、防火、防虫、防污染、防高温、防盗、防光，档案室内要保持清洁、整齐，并经常通风。档案室应由公证机关专门设立使用，不应存放与公证档案无关的其他物品，禁止在档案室及周围存放易燃物。档案管理人员应定期对公证档案进行检查和清点，对出现破损、变质、字迹褪色的档案要及时采取有效措施，如采取修补和复制等补救措施，尽可能地减少损失。

四、档案的保管期限

公证档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。永久保存的公证档案，一般是与变更人身权利、义务关系方面及涉及不动产所有权转移方面有关系的公证档案，如收养、继承、出生遗嘱等需要长时间利用的公证档案；长期保管的档案一般是涉及一些关于履行期取限在十六年以上的合同、协议等属于在相当长时期内需要查考、利用的公证档案，保管期限为六十年；短期保管的档案一般是履行期限在十六年以下的合同、健康证明等在较短的时间内需要查考、利用的公证档案，保管期限为二十年。在对公证档案划分保管期限时应严格按照《公证管理办法》进行，以免造成不必要的损失。

总而言之，公证文书档案是公证活动中形成的、对整个公证活动进行的真实记录，因此它对当事人合法权益的维护、公证效力的保障发挥着不可替代的作用，同时它对公证工作的发展，对公证活动的实施、监督具有重要的查考和利用价值。对公证档案的收集、整理、归档、保管等工作都是为了日后更好地利用，因此在公证档案的管理过程中，应强化法律意识和档案意识，牢固树立依法管理档案的观念，实现公证档案的规范化管理，在公证档案管理的每一环节都要本着严谨的工作态度，管理好公证档案，利用好公证档案，使公证档案的价值得以充分实现。