医院文书档案管理工作思考

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医院文书档案管理工作思考:医院文书档案管理的有效措施分析

摘 要：有人将文书档案作为与科学技术档案相比较而言的各种档案的统称，这一概念主要在中国使用，有的国家则用与之相近的普通档案或一般档案的概念。医院文书档案是医院在行政管理事务活动中产生的，对由医院通用文书转化而来的那一部分文书档案的习惯称谓。包括医院的命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。由于这类档案在其产生、内容和形式上有一定共性，使用这一称谓对研究管理这类档案的工作规律有重要意义。本文就医院文书档案管理的有效措施展开分析。

关键词：t院；文书档案；管理；有效措施

医院文书档案是医院管理工作的重要凭证。可能有些医院的领导不够重视该项工作，认为这种工作只是在收集和整理文书档案，毫无技术含量，但是当医院出现了大家都在推卸的责任问题时，为了公平起见，查文书档案的记录就是解决问题的关键所在。医院文书档案的有效管理可以避免医生少犯错误，推进医院的可持续发展。

1 医院文书档案管理中存在的问题

（一）医院文书档案的工作人员思想意识淡薄

对医院文书档案管理的思想意识普遍淡薄[1]。医院的领导坚定性不够强，有的员工缺乏对医院的高度忠诚，有的医院文书档案管理工作评头论足，有的工作人员在发现文书档案管理出现问题后不批驳、不亮剑、不报告，如此种种都是医院对文书档案整理不重视导致的。有些医院的领导认为文书档案只是一个整理工作，没有技术含量，于是不去理睬。由于文书档案意识浅薄，文书档案没有一个合理的储存室。文书档案管理虽然不是医院的核心工作，但是链接各科室的一个纽带，这个纽带没有做好传递工作，医院的凝聚力就会大打折扣。甚至有些医生对档案管理工作呈现一种歧视的态度，世界上的任何工作都是光荣而伟大的，只要是工作就没有高低贵贱之分，医院文档管理工作人员的工作相当于一篇文章当中的中心句，具有承上启下的作用。这些都是医院对文书档案管理不重视的表现[2]，需要从医院领导出发，改善这种态度。

（二）医院文书档案管理环境有待提高

在一些医院，文书档案管理受人冷落，于是就给这些文档找了一个藏在角落的房间，这些纸质文书档案，在潮湿的房间会变色，久而久之这些纸质的文书档

案会化为尘土，在医院急用时，出现的都是残缺不全的文档，严重影响了医院的工作。有些房间在夏天会有蚊虫，这些蚊虫会破坏文书档案的纸质，对于纸质文档，破坏了纸质，就相当于破坏了文书档案。医院的文书档案书放置的时间长后会发生霉变，医院的文书档案在潮湿的房间里放久了，书的纸张吸收了空气中的水份，然后长期氧化，这样的文书档案如果在以后的工作中使用，将会产生严重影响，因此，这是一问题需要高度重视。

2 医院文书档案管理的有效措施

（一）增强医院领导对文书档案管理的重视程度

一个医院的发展是在领导的带领下前进的，既然在上文中提到，文书档案管理在医院工作中发挥着不容小觑的作用，那么医院领导就要对文书档案管理工作加大重视力度。因为医院领导的重视会影响到医院的每一位工作人员对文书档案意识观念的转变，在医院进行宣传工作时，增加一分力量，减少在执行过程中的障碍。医院领导重视文书管理工作，就可以为存放文书档案选择适合的库房、以及配套设施。医院每个时期都会有高校毕业的实习生，医院也要做好这一部分的文书档案管理工作[3]。医院可以利用开会、广播的形式对《文书档案》、《国家档案法》等法规性、纲领性的文件的进行大力宣扬，文化对人具有潜移默化的影响，这样的话，医院的所有工作人员在无声无息当中增强了对文书档案管理的思想意识，同时也为工作人员科普了文书档案的专业性知识。提高医院工作人员文书档案意识，就可以避免文书档案的丢失，就可以为医院文书管理工作人员减轻负担，就可以营造一个温馨的工作环境。

（二）医院要建设良好的文书档案储存环境

文书储存要注意湿度和温度的调节，太湿容易氧化，太热容易滋生微生物，太冷容易结冰，这样都会损坏文书档案。为了更好的整理文书档案，就必须注意文书档案环境的清理工作，不管是存放文书档案的柜子，还是文书档案的房间，应该保持干净的位置必须干净，应该密封的文件必须密封，要做到万无一失。在文书档案管理时，工作人员要仔细查看，文书档案中是否有小洞、蚊虫、缝隙之类的问题。文书档案的纸质偏薄，容易受到水分等外界因素的侵蚀，为了避免这样的问题，医院文书档案的工作人员可以定期的将文书档案晒在太阳下，也可以给文书档案存储室通风，还可以利用对文书档案没有影响的杀虫剂进行杀虫，这样不仅可以蒸发水分，而且可以延长文书档案的寿命。在医院文书档案管理工作中，工作人员要严格遵守我们国家的档案保护法，治理好文书档案储存的房间的环境卫生。

3 结语

医院是一个救死扶伤的地方，不管是哪方面的工作，都不容马虎，医院的工作人员不能用患者的生命开玩笑。为了将医院的任何通知、命令传达到位、记录标准，这要引起医院领导对文书档案管理的高度重视，医院要积极建设文书档案管理的标准化，积极响应国家的号召，顺应时代的发展，使文书档案管理更上一层楼。在科学飞速发展的今天，医院文书档案管理可以采用先进的科学技术，进行文书档案管理，同时还要有创新意识，积累经验，从而达到医院管理文书档案的管理目标。

医院文书档案管理工作思考:浅析在医院文书档案管理现状和对策

[摘 要]如何更合理的开发医院档案信息资源，发挥库存档案资源的潜在作用，是当前档案管理工作人员的重要任务。文章主要针对当前医院文书档案管理的现状进行了分析，然后有针对性提出了若干改善对策和建议。

[关键词]医院档案;文书档案;管理档案人员

医院档案是医院的宝贵财富，内容涵盖实医疗文书档案（病历）、基建档案、文书档案、财务档案等，这些档案资料在医院发展建设中起着重要作用。如何更合理的开发档案信息资源，发挥库存档案资源的潜在作用，进一步加强医院管理，促进医院良性循环，现就我院档案管理工作中存在的问题及对策分析如下：

一、医院文书管理的现状

（一）管理机构不健全、档案管理较分散

医院主要的档案有医疗文书档案（病历）、基建档案、文书档案、财务档案等。病历档案、财务档案等由各职能部门对口管理，未纳入综合档案室统一管理。档案管理分散，资料重复保存，信息管理和档案管理严重脱节，造成档案的利用率低下，严重阻碍了档案管理工作的发展。医院档案管理的制度却较少，对纳入档案管理的内容没有明确的要求和统一的管理模式和标准，也没有制定统一的立卷归档制度。

（二）档案意识不强，档案利用率偏低

档案的综合效益开发不够充分，由于对档案工作重视程度不够，大多数档案工作者不了解档案工作的内容、性质和任务，不了解。认为只要做好立卷、归档、鉴定、保管等工作，主观意识上认识不到位，造成医院档案信息资源开发不足，导致档案利用率不高。档案利用仅仅停留在查阅资料上，对档案信息深层次的开发利用不足，医院的档案服务能力有待加强。利用率有待进一步提高。

（三）档案管理人员素质普遍偏低

目前医院文书档案管理人员多是从行政、临床、护理转岗过来，而档案专业出身的人员较少，且存在部分人员老化、知识结构不合理、在实际工作中，许多档案管理人员处理工作时停留在经验上，思想观念，对档案收集内容敏感性不够、思想观念和管理水平相对滞后等问题。

（四）档案管理工作硬件设备投入不足

随着市场经济的发展以及人们对自身健康的关注增加，医院每日的就诊量急剧上升，档案管理需要收集的信息也急剧增多。由于医院管理只重医疗而轻档案的原因，档案管理的管理设备跟不上时展的需要，档案管理人员仅仅依靠手工完成档案的收集、检索这类繁琐的工作，这势必会造成档案管理工作量的急剧增加而降低档案管理工作的效率和质量，同时，繁琐的收集检索工作往往容易使档案管理人员忽视重要信息的收集处理。

二、医院档案管理对策

（一）加强组织领导，健全档案管理制度

我院把档案管理工作纳入了目标管理，由主要领导挂帅，分管领导亲自抓，档案管理人员具体抓，各科室密切配合，切实解决工作中出现的具体困难和问题，给档案工作提供人力、财力和物力保障。

同时建立健全了一整套档案管理制度，如《各类档案立卷归档制度》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案鉴定、销毁制度》等，并纳入医院工作制度汇编中，同时将档案、资料实行了集中统一管理，按照档案业务规范要求整理，排列上架。做到从立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁等每个环节都有据可依;使档案工作机构的设置更加明确，职责更加清晰

（二）增强档案管理意识，提高档案开发利用率

加强医院文书、专业、病案、基建、设备、财会、音像等各门类档案的开发与利用，建立起医院档案体系;同时，档案管理人员要积极主动运用各种检索工具和编研成果。在做好日常的档案资料、整理的同时，我院采取多种形式加强档案信息资源的开发和利用，更好地为医院各项工作服务。一是将收集到的档案信息重新组合，进行深加工，编制了《大事记》、《工作制度汇编》、《荣誉册》等，在建院120周年之际，建成了院史馆，编印了《120年辉煌历程》画册，拍录了《为有源头活水来》专题片，通过实物和声像更加形象、生动地展示了我院120年来的改革发展历程，记录了百年老院的历史文化变迁;二是建立各类档案电子目录，将所有档案归档目录录入到计算机，实现了计算机检索目录。医院医疗信息数据库的建立为医学统计、数据检索、科研教学等方面提供更加快捷的第一手资料。

（三）提高档案管理人员的综合素质

医院档案管理人员应结合实际情况，采取灵活多样的学习、教育或培训形式，钻研新业务，学习新知识和新技术，全面掌握科学管理档案的综合技能;另外，应注重培养档案管理人员的创新意识，鼓励在实践中研究新方法，探索新思路，更好地为新时期医院各项工作提供服务。

（四）加大投入力度，完善档案管理基础建设

加强档案管理基础建设，不断增加硬件投入，改善设施条件，强化软件建设。一是加大硬件设施的投入。在医疗用房紧张的情况下，医院划出专用办公用房作为档案室，档案库房、办公室、阅览室实行三分开，库房面积满足需要。购置铁皮档案柜，安装防盗门窗，配有温湿度计、中央空调、消防灭火器材，档案卷盒使用无酸纸盒，“八防”措施落实到位;二是配备现代化管理设备。购置了专用电脑1台，光盘记录机1台、照像机1台、传真、复印、打印、扫描一体机1台，为我院档案的现代化管理创造良好条件;三是引进病案管理软件，建立强大数据库，购置电子病历管理系统，将病历的文本信息和图形图象信息以电子化管理替代传统的纸质病历，建立完整的健康电子档案，我院病历档案管理迈入信息化管理时代。

作者简介：刘会英（1986年），女，江西湖口人，江西省九江市第一人民医院办公室，馆员档案中级，大学本科学历，研究方向：档案管理

医院文书档案管理工作思考:浅谈医院文书档案管理的办公自动化

[摘 要]在医院档案管理进程中，文书档案一直扮演着重要角色，它记载着医院发展历程以及在对重大事项的领导决策、基本建设、研究开发等方面有一个客观反映。随着新时期发展，办公自动化的出现为医院文书档案带来了种种优势，如何合理利用办公自动化来管理医院文书档案，提高当前医院档案管理水平显得尤为重要。

[关键词]医院文书；档案管理；办公自动化

前言

与其他新生事物一样，先进的管理模式是实现现代化管理的重要手段，是巩固和完善社会主义市场经济体制下规章制度的必然。加强医院档案信息自动化建设，实现档案工作各个环节的计算机操作化，是提高档案系统整体功能适应时展的重要手段。档案信息自动化系统是一项需要运用多学科知识、多专业配合、多部门协作的复杂工程。研究这方面的工作进展和科学决策，是十分必要的。如何正确审视、有效发挥信息自动化管理问题，需要深入细致的探究自动化系统相关的诸多方面的情况，分析所存在的问题，进而寻求和探索解决该问题的有效举措。

1.医院文书档案管理的办公自动化存在的问题

1.1文书档案管理不够规范

当前有很多医院都存在文书档案管理规范程度过低的问题，这些不规范之处通常体现在文件档号、卷宗分类、案卷名称不规范等，还有很多档案文件内缺少卷内目录，一些卷宗组卷不规范等也是常常发生的现象。

文件档案检索效率不高也是普遍存在的问题之一，一般基层医院所采用的检索方式一般分为人工检索和电子检索两种类型，但人工检索的方法目前仍然被多数基层医院所选择，一些文书档案管理人员经过多年的工作实践自己已经研制出了很多检索工具，他们错误的认为检索工具运用得越多更能够提升档案管理质量，追求多而不求精。

1.2基础设施没有完善

目前不少医院已经开始对档案进入电子自动化管理状态，但基本仍处于初级阶段。

基础设施不完善主要表现在缺乏档案电子化建设需要的高性能软、硬件基础实施，这样就无法形成医院办公系统高级自动化运作，无法建立局域网内的数字档案接收站，在线接收数字文件信息工作也难以实现，形成医院档案管理的专门体系也会因此变得非常困难。

1.3档案管理人员的自身素质和管理水平并不是很高

医院档案信息自动化管理工作是一项较为复杂的系统工程，需要既有知识才能又有专业才能的技术人员来完成。但现实是档案管理人员的专业技术不到位，从编排信息到病毒防范等必须的专业知识普遍掌握不起来，甚至相当生疏。

2.提高医院文书档案管理办公自动化的措施

2.1逐步推动文书档案信息化管理

在医院推出总体规划条件下，坚持从实际出发制定符合要求的分期方案。重视所有档案管理的关键环节，确定它们的特殊性与安全性，由此构建完善的系统平台。除此之外，还要规范管理模式，达到实现内部自动化办公的要求。最后，需要注意的一点是文书档案数据的积累，而且要做到长期坚持这个过程。

2.2加强对管理人员的培养

做好医院档案管理工作，最为基础的就是管理人才队伍的建设。档案自动化管理需要具有计算机和档案专业的复合型人才，根据目前这类的专业人才严重匮乏的现状，急需培养一大批专业技术人员是一项相当重要的任务。

首先，医院应该有计划、有步骤地往有关学校输送这方面的人才，让他们在学校中去学习、去锻炼、去汲取知识营养；然后，医院需要引进这方面专业的管理人才，积极营造干事创业的平台，为医院档案管理部门增加活力，真正实现医院档案自动化管理。

总而言之，只有从实际出发，根据医院现有的资源并加以充分利用，明确阶段性的目标，从现在医院档案管理信息化的现状出发，逐步推进，最终实现文书档案信息化管理。

2.3领导要高度重视档案信息自动化管理

医院的领导要实质性认识和体察到，档案管理工作要适应时代的发展要求，否则，就要落伍，就要被动挨打，更谈不上实现资源共享的特性。假如使本来就极为有限的档案信息资源长期处于自我束缚的传统运行模式的被动性工作状态，必定会影响到全院整体工作的管理质量和效益。

无论从哪个角度分析，医院档案管理工作的最佳手段就是实行信息自动化管理。而且只有让领导高度重视档案信息自动化管理，才能全面开展档案信息自动化管理，并从根本上提高上档案信息自动化管理水平。

3.实施医院文书档案管理办公自动化的优点

实施医院文书档案管理办公自动化的优点如下：第一点，提高档案管理工作时效。办公自动化网络系统的应用提供了便捷操作的手段，对免除立卷归档、检索查找等基本档案服务可以减少繁难程度；第二点，实现档案信息资源共享。实施医院文书档案管理办公自动化，进一步规范了文件归档、利用流程及审批权限，既能够较好的为医院领导提供信息资源，又确保了信息的保密性；第三点，受外部的环境影响小，增强了文件保存的稳定性。

结语

办公自动化在医院文书档案管理中的应用有着十分明显的优势，为文书档案管理改革带来了前所未有的契机，不论是时间上还是物质上，它都能够极大地改善文书档案管理工作，提高工作效率，节省相关开支，提高资金的有效利用率。在文书档案管理中灵活地使用办公自动化系统，注重规范管理体制，统一相关流程和标准，就能充分地体现办公自动化的优越性，真正地提高文书档案管理的质量。医院档案管理部门应当抓住这一机遇，探寻文档一体化管理的有效措施，通过不断的技术创新，为文书档案管理开创新局面。

医院文书档案管理工作思考:关于医院文书档案管理工作的思考

[摘 要]文书档案是医院档案的重要组成部分，文书档案管理工作直接影响医院整体工作的服务质量和服务水平。因此，文书档案管理工作必须做好，认真分析医院文书档案的影响因素包括领导是决定因素，档案人员的素质是关键，软硬件环境至关重要，合理的激励机制是保证，以此采取相应措施就可以有效地做好医院文书档案管理工作。

[关键词]医院；文书档案；管理工作；思考

文书档案是医院档案重要组成部分，也是医院档案资源体系建设的重要构成部分，文书档案是保存医院历史发展真实轨迹的原始史料。文书档案工作做好了，医院整个发展历史可根据需要活生生地展示在人们的眼前，将重现历史发展的当时画面。没有文书档案的医院就是一所没有历史的医院。可见文书档案管理的好坏，对医院是否有其发展历史具有十分重要的作用，必须引起医院领导层的高度重视。采取有效措施改变医院目前文书档案管理存在的不足，提升管理水平。。

一、文书档案管理现状

医院文书档案管理大多归属党办（院办）领导，不少医院已经建有档案室，也有些医院只设有兼职档案人员工作岗位，主要负责文书档案的管理工作。据调查研究发现，医院档案除了文书档案外还有业务等档案，历来受到医院领导的重视。但是，要做好文书档案并不是一件容易的事情。据了解目前很多医院文书档案工作做得并不好。主要表现在，文书档案管理水平较低，利用计算机辅助档案管理程度不高，受条件限制，还达不到上级要求的规范化管理水平，文书档案的收集仍不齐全，不能满足医院对文书档案管理工作的真正要求。

二、文书档案管理工作分析

长期以来，医院文书档案基本上都是由办公室人员兼管，很少有专职档案人员。而且，文书档案工作相对办公室其他工作其重要性显得较弱，受重视程度相对不足，导致医院文书档案管理水平不高，表现在：文书档案管理经费不足，硬件条件较差，数字化水平较低，档案材料的收集不足，资源体系建设规模偏小等。这一现象必须得到有效遏抑，其可选择的有效途径为：

（一）领导重视是决定性因素

虽然办公室是文书档案管理部门，由于公办室事务繁杂，中心工作往往不是档案工作，而为领导服务、接待、文案和我、医院内外部的协调工作。在这种情况下，只有领导重视文书档案工作，文书档案管理不论从经费、设备、人员、保管环境等资源才能有效调配，工作才有保障，才能出成绩。基于此，上级档案业务部门必须加大档案工作重要性的宣传工作，制订单位归档文件规范化管理方案等法规性文献，定期组织力量对各单位归档文件开展年度检查。对检查合格、良好或优秀的单位进行通报表扬，对检查不合格的单位也要进行通报批评并定期整改，营造良好文书档案归范化管理制度化的良好氛围，并引导单位领导重视文书档案工作的开展。

（二）档案人员的素质是关键

文书档案要真正做好，最关键的因素是人，是从事文书档案工作的专兼职档案人员。但是，如果档案人员的岗位素质差，从业能力弱，最终必然导致文书档案管理水平低下。随着科学技术的发展，利用计算机管理档案已经成为现实，从文书档案形成的原始文件的制作到形成正式归档文件，全部应用计算机完成，文书档案的载体也由单一的纸质档案变成现在的电子档案与纸质档案并存的状况，有的单位，还购置了档案管理软件，使文书档案的管理更加现代化，基于此，对档案人员的要求就相对更高，不仅要求档案人员懂得文书档案管理的知识，还要掌握现代化管理手段。如果档案人员不具备文书档案管理知识，也不懂策代化档案管理操作技术，是不可能做好文书档案工作的，可见档案人员的素质是做好文书档案工作的关键。为此，各单位要为档案工作人员创造条件在职进修，参加在岗继续教育学习和培训，其目的就是要熟练掌握归档文件的科学整理方法和熟练掌握现代化操作技能，能够按照上级档案业务部提出的归档文件归档整理规则，全面实现归档文件的规范化管理。

（三）配齐软硬件设备是条件

要顺利按照规范化要求做好医院文书档案工作，配备足够的软硬件设备是开展文书档案科学学管理工作的基本条件，按照上级档案业务部门提出的规范化档案管理要求，没有完备的软硬件工作环境是不可想象的。因此，为了将医院文书档案工作按照规范化要求做好，档案人员一定要争取单位领导和各方面的重视，配足文书档案所需要的软硬件设备条件，为做好文书档案工作奠定坚实的工作基础。

（四）制订科学的激励机制是保证

文书档案要真正做好，单位上制订出相关的制度很有必要，为了更好地激发档案人员的工作积极性，对工作做得好的能给予奖励，对工作责任心不强，工作不到位的档案人员也有一定的约束，最好的办法就是出台相应可行的激励机制才是做好文书档案工作的保证。

四、医院文书档案管理措施

要做好医院文书档案工作，必须采取有效措施，其一必须加大专职档案人员的培训力度，选择觉悟高，掌握现代管理技巧的专业技术人才，建设一支素质高，能力强的专兼职档案员工作队伍；其二、医院要加入对文书档案管理经费的投入，确保文书档案管理软硬件齐全；第三，要严格按照归档文件整理规则对文书档案进行规范化整理工作，特别是要严格按照省档案局等业务部门制定的归档文件规范化年度检查提出的标准执行。对照标准一项一项过关，凡是不符合要求的要立马整改。值得注意的是，不论是开始整理时，还是整理过程中，必须注意请有经验的专家前来指导文书档案的整理工作，也可以到文书档案规范化整理工作做得好的单位取经，借鉴兄弟单位成功的经验，帮助本单位做好文书档案的整理工作。在归档文件整理工作完毕时，及时根据自查情况向省档案局申报三级或以上省级档案规范化单位。

五、结语

医院文书档管理工作近几年来得到较迅速的发展，也取得了较好的成绩，虽然医院的文书档案管理是常规基础性工作，但是也是一项复杂的工作。不仅需要做好文书档案工作，更要立足档案做好全院包括医院临床一线科室、医技室和职各职能部门的服务工作。

医院文书档案管理工作思考:浅谈做好医院文书档案管理工作的要点

摘要：随着医药卫生体制改革的不断推进，为适应医院的发展，新形势下医院文书档案管理工作的要求越来越高。档案工作是一项服务性、业务性、技术性都很强的工作，档案人员要认真研究和探索医院文书档案工作的规律和特点，确保档案工作的规范性、标准性、保密性和服务性。文书档案管理作为医院管理工作中的重要组成部分，是医院发展的真实记录，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要依据。本文就如何做好文书档案管理工作，提高文书档案管理水平，发挥医院文书档案价值，及时、准确、系统、完整地为医院提供档案信息，谈了一些经验性的体会和做法，并归纳了几个要点。

关键词：医院；文书档案；管理

医院文书档案是医疗单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的一部分公文档案，主要包括档案的收集整理、立卷归档、开发利用、销毁等一系列工作。文书档案管理作为医院管理工作中的重要组成部分，是医院发展的真实记录，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要依据，因此具有十分重要的作用。

1材料的收集整理是做好医院文书档案工作的前提和基础

材料的收集整理是档案管理工作中的第一步，档案人员由于参与了文件形成和办文的全过程，掌握了文件的形成规律，加上了办公室的综合智能就更便于收集档案材料，保证档案材料的完整性。

在办理上级文件过程中，档案人员首先要做好收文登记工作，包括：签收登记、审核、批办、承办、催办和签注。然后要对文件的内容、要求、时间有一定的掌握。文件传阅时，要提示领导及时阅办，领导批示的文件要及时传阅，做好上情下达的落实工作，并催促办事部门及时做好文件的落实和文件的回收工作。

对于医院下发的各类文件，利用管理医院印章，把好档案收集的关口。我院的印章工作是由档案员专人负责，对需要用章的文书材料给予严格把关，留下档案材料。领导不签发，手续不齐全的不予用章。

2档案的立卷归档是做好医院文书档案管理的关键和保障

档案的立卷归档工作要按照《国家档案局8号令》、《归档文件整理概述》等档案管理标准，认真对照执行。

把握立卷归档的时效性和针对性。文件材料完成现行阶段任务的， 才能予以立卷或归档， 而没有完成的则不能立卷或归档，否则将会给档案管理造成无序和混乱。要具体问题具体分析，注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度， 提高档案利用的效率和效果。

保持立卷归档的关联性和完整性。在归档工作中要掌握重点，分清主次，把住卷宗的入口关， 使不该归档文件不致混入。同时又要注意防止应归档文件的散失。把具有内在联系、同一主题的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性。这样既能提高档案利用价值，又能使立卷归档后所形成的档案完整、清晰。直接划分文书档案保管的具体年限，分为永久、30 年、10 年，可以使到期档案得到更明确的鉴定时间， 把对档案的前期鉴定改为分阶段鉴定， 这样有利于保存齐全， 定期剔除无保存价值档案， 便于档案的管理、查阅、统计、利用等工作的开展。

3档案的开发利用是做好医院文书档案管理的目的和归宿

医院文书档案要为领导决策和职能科室服务，为医院各项事业的发展服务。文书档案的服务性体现在围绕医院各项工作的开展积极做好档案的开发和利用工作。积极开发信息资源，是文书档案管理工作的目的和归宿。

医院在迅速发展和规范化管理过程中积累了大量的文件材料，包括：等级医院评审、资格准入、学科水平认定、专科建设以及基础工程建设评审等，这些文书档案具有行业特点又有巨大的利用价值，是一个医疗单位综合水平的体现，也是领导决策所用的精华信息。

随着医院医疗业务的不断拓展和基础设施的不断扩大，证件类文书档案的利用率不断上升，因此开发和利用证件类文书档案信息资源，充分发挥这些档案的作用，是新时期档案工作的一项重要内容。档案部门要积极配合，为医院各项工作的正常运作及时提供所需的有关证件，提供原始档案和凭证档案信息服务，解决争议性和历史遗留性问题。同时为确保这些重要档案文件的完整与安全，档案部门要建立严格的工作程序，明确职责，加强对借出的证件类档案的跟踪与管理，将复印件与借出的证件的收据等一起组成保管单位专门保存。

总之，档案工作是一项服务性、业务性、技术性都很强的工作，档案人员要认真研究和探索医院文书档案工作的规律和特点，确保档案工作的规范性、标准性、保密性和服务性，保证档案案卷完整化、保管利用价值最大化和检索利用便捷化。