高校档案信息化管理探究

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随着计算机和网络技术的深入发展，地方高校教学档案管理也面临着诸多的挑战与机遇。如何通过先进的档案管理手段，达到规范教学过程、提升教学质量的目的，是摆在教学管理部门特别是教学档案管理部门面前的一项急待解决的问题。以信息化为手段，对教学档案管理模式进行改革创新成为提升教学档案管理效率、保障教学质量的重要途径。

一、地方高校教学档案管理现状分析

教学档案是高校在教学管理过程中所形成的具有保存价值的材料，包括物理实体档案（主要是纸质档案）、电子数据或者是相关纸质材料的电子化数据（如光介质档案、磁介质档案等）。随着地方高校办学规模的不断扩大和办学层次的持续提升，教学档案建设受到一定程度的重视，也取得了明显的成效，教学档案收集工作已经形成较为规范的运行机制，档案收集数量有了较大发展，教学档案保管和利用工作也取得了一定的成绩。但是，地方高校在教学档案管理中仍旧存在许多问题，有些已严重影响到教学工作的有效开展。一些突出的问题主要表现在以下几个方面。

（一）教学档案管理质量有待提升

一方面，教学档案的原始质量不高。由于绝大多数教学档案来自于一线教师，但他们却缺少档案方面的专业知识，提交的教学材料也很难有较高的档案专业水平。另外，这些档案在经过档案管理人员简单核查后，直接归档，没有进行必要的规范化处理，档案管理更多的仅仅是一种低质量低层次的“档案保管”。

（二）教学档案数字化建设仍需加强

传统档案的主要载体是纸质档案，收集、处理和利用的速度较慢，从而导致档案管理效率低下。教学档案数字化是提高教学档案管理水平的必要途径。所谓教学档案数字化就是将教学过程或结果性材料转化为可以为计算机识别和处理的数字档案。目前，教学档案的实体仍然主要为纸质文档，教学档案数字化建设进展缓慢。这里的主要原因是，教学过程材料和结果性材料基本是以纸质档为主，传统教学模式下的档案介质很难在短时间内发生根本性的变化。而且，许多纸质教学档案数量庞大，进行数字化处理的工作量非常巨大。

（三）教学档案管理模式落后

一方面，教学档案管理模式主要还是“收缴、保管”模式。档案管理人员的主要精力集中在把材料“收上来、保管好”，而很少考虑如何将档案工作做得更有效率，把档案质量做得更好。此外，教学档案管理的规范体系尚未形成。由于教学档案主要是在教学部门层面进行的，档案专业化程度较低，档案工作缺少严格的规范体系，制度也不完善，从而导致基层教学档案管理呈现一种粗放式的状态，管理模式落后。

（四）教学档案利用率低下

由于教学档案记录了教学及管理的过程和历史，只有学习历史才能从历史中发现规律，吸取经验和教训，从而更好地为当前的各项教学管理工作服务。如果教学档案不能有效地为教学工作服务，档案管理就会流于形式，而失去其应有的意义。目前，许多地方高校由于采用的主要是传统档案介质，从而导致其共享和利用困难。同时，教学档案管理仍采用落后的“收缴保管”模式，而且缺乏有效的档案信息管理系统，档案管理效率低下。

（五）教学档案建设投入不足

地方高校在教学档案建设上，存在投入不足的问题。首先是空间投入不足，教学档案室普遍存在面积不足的问题，这给教学档案的保管、整理和利用带来了困难。有些教学档案室环境较差，导致纸质档案极易受到损坏。其次是，资金投入不足，教学档案管理的办公设备落后，环境设施不能满足档案保管的基本要求，信息系统建设更是严重滞后，影响了档案管理的效率。再一个就是，人员投入不足，许多地方高校的教学档案管理人员是二级学院的兼职人员，普遍存在管理专业化水平不高、岗位责任不明确的问题，使得教学档案管理责任很难落实到位。

二、高校教学档案管理模式

根据教学档案实体对象的形式和管理方式，教学档案管理经历了这样几个阶段：纸质档案的人工管理阶段、纸质档案的电子化管理阶段、电子档案的信息化管理阶段。由此，可以归纳出高校教学档案管理的三种基本模式：传统模式、混合模式、信息化模式。

（一）传统模式

教学档案管理的传统模式是指档案载体以教学第一手的纸质文档为主，而且档案管理为人工方式。传统模式在档案载体和档案管理上均采用了“传统”模式，表现为档案载体没有从纸质形式有效转化为数字形式，档案管理也没有从人工形式转化为计算机管理形式。在教学档案管理的传统模式中，档案形式陈旧、信息存储效率低下、管理方法落后、档案的可利用性不高。目前，许多地方高校在教学档案管理上基本上还处于传统模式。

（二）混合模式

混合模式是指纸质与数字的档案载体混合、人工与计算机的档案管理混合的一种模式。在混合模式下，教学档案中已经出现一定的数字化档案，但是数字化档案的体系不完善，标准不健全，从而导致档案形式多样化且呈现一定的混乱状态。同时，在教学档案管理方面，使用了一定程度的计算机辅助管理工具，但是层次不高，有些工具仅仅是一些基本的记录功能，比如Excel、Word等一些简易的软件系统。在混合模式下，教学档案管理有了一定的进步，但是档案建设的质量仍然不高，教学档案的利用效率仍需进一步提升。

（三）信息化模式

档案信息化是以计算机信息技术为手段，对传统档案及档案管理业务进行变革，实现从纸质档案向数字档案的载体形式转变、人工管理向计算机管理的管理模式转变，从而提高档案收集、处理、保管、利用等各个环节的效率。在教学档案管理的信息化模式下，所有教学档案均以数字内容或数字目录的形式存储在计算机系统中，档案管理各项工作将高度自动化、网络化，档案管理效率得到极大提升。

三、高校教学档案管理信息化的基本内容

教学档案管理的过程环节包括档案收集、分类编目、档案处理、保管维护、检索利用等。对于教学档案管理信息化来讲，其基本内容也就是对这些环节进行信息化改造和完善，主要包括以下几个部分。

（一）教学档案数字化建设

教学档案数字化是信息化建设的基础和条件。对于地方高校来讲，许多基础性的教学数据都是以纸质文档提交的，这阻碍了档案信息化工作的深入开展。为此，必须优先做好教学档案的数字化工作。一方面，要做好教学档案的直接数字化，即引导教学档案的提交者（主要是一线教师）按照数字化要求提供电子归档材料，包括课程教学材料、电子试卷、教研成果等。另一方面，要做好教学档案的二次数字化，即通过数字转换设备将非数字化的教学材料转化成数字化的档案，或者是建立数字化的索引目录。

（二）教学档案管理信息系统建设

教学档案管理信息系统是对数字化教学档案进行有效管理的必备工具。最初的信息化管理工具可以是一些通用的计算机软件，如Excel等，可以帮助档案管理人员有效记录、查找、存储档案信息，还可以进行一些基础性的统计分析。也有一些高校采用了一些简单的档案管理系统来进行辅助档案管理，促进了教学档案管理的效率。随着互联网的进一步深化发展，基于网络的教学档案管理系统成为许多地方高校的首选。这些档案管理线上系统，在档案管理的各个环节发挥了重要作用，比如，它可以让教师随时通过网络递交第一手的教学材料，并由教师直接进行数字化录入，极大地提高了数字化档案收集的效率。各个地方高校可以根据自身教学档案建设的实际需要，选择购买或自行开发适用的管理平台，并配备相应管理人员，提升教学档案管理的层次和效率。

（三）教学档案信息化体系建设

教学档案的基础材料形成于各个教学部门，因此，教学档案体系建设应以教学部门为主要责任部门，以教师为基本主体，结合教学质量评价体系，对教学档案进行梳理，形成切合信息化要求的档案体系。档案信息化体系不但要符合档案建设的基本规范要求，更要体现教学工作的基本需求，还要满足信息化建设的各项要求。在对教学档案的内容结构进行明确分类的同时，还要对档案的归档质量要求进行说明。只有形成清晰的体系结构，才能有高质量的档案内容，也才能使得信息化系统高效地发挥作用。

（四）教学档案信息化利用

教学档案信息化的目的是提高档案利用效率，促进教育教学质量的提升。档案收集、档案记录、档案保管都不是目的，档案利用才是档案信息化的关键。如何使档案利用效果更好，信息化手段是必备的工具。通过建立教学档案管理的信息系统，特别是线上系统，可有效保障教学档案的管理和利用。同时，借助于档案管理的门户网站或移动服务系统，档案管理者和使用者也可全天候、全空间进行档案的管理和利用。通过对档案系统不同用户的角色分配和权限设置可以明确档案使用的层次，使得档案系统使用者能各取所需，最大限度发挥档案信息化带来的便利。

四、教学档案信息化管理模式创新的关键问题

教学档案信息化是在档案数字化基础上通过档案管理信息系统对现有纸质档案和电子档案进行管理。对于地方高校来讲，教学档案信息化管理创新还面临许多问题，其中关键问题包括融合问题、共享问题、安全问题、过程档案管理问题、以人为本问题等。

（一）传统档案与数字档案的融合问题

从教学档案的形式来讲，主要分为以纸质材料为代表的传统档案和以电子文档为代表的数字档案两种。随着教学档案管理的发展，数字档案所占比例在不断扩大，其在档案信息化管理中的作用也日趋明显和突出。但是，数字档案不可能占据教学档案的全部，有相当一部分纸质教学档案是不可能转化成数字档案的或者是没有必要转化成数字档案的，比如传统课堂教学过程中形成的纸质学生作业、实验报告、教师授课记录等。这就需要在信息化系统中对这些传统档案进行部分的数字化处理或者建立数字化索引，从而使得系统中能存储全部教学档案的目录数据，避免在档案信息系统之外形成孤立的僵尸档案。只有在档案信息系统中做到传统档案与数字档案的高度融合，才能整合全部教学档案资源，使教学档案更好地为教学工作服务。

（二）数字档案的共享问题

和传统档案相比，数字档案的最大优势就是其高效的共享性。因此，教学档案在进行档案数字化处理之后，其核心工作就是设计、实现档案的共享机制。这种共享机制至少应包括三个方面的内容：数字档案的共享等级分类、档案利用者的角色和权限设计、档案管理系统共享功能的设计与实现。进入档案数据库的档案必须进行分类，以确定其开放共享的程度。使用者也只能根据预设的角色，被赋予相应的档案使用权限。此外，信息系统也应该具有对应的功能模块，以保证档案共享功能的实现。

（三）数字档案的安全问题

传统档案的安全问题主要表现为档案的无意损害及遗失等。数字档案在开放共享的同时，其安全问题也显得较为突出。分类管理、角色设置、权限控制等是解决数字档案安全问题的主要途径。此外，修补系统漏洞、安装防火墙、杀毒软件也是保障数字档案安全的重要手段。在教学档案信息化过程中，既要坚持档案的开放共享，也要保障档案系统的安全可靠。要在教学档案管理中，强化安全意识，特别是要强化数字档案的网络安全，最终通过技术手段和人为措施来改善安全环境，使得教学档案信息化管理不但开放、高效，而且安全可靠。

（四）过程档案管理问题

由于传统档案管理观念的影响，教学档案的收集通常是在某一阶段的教学环节完成之后进行的。这样，教学档案保存的往往是一些结果性的材料。实际上，在整个教学过程中，有许多过程性材料也是非常重要的，具有较高的保存价值。因为，过程材料往往更能说明教学工作的进展情况，也更能解释教学质量产生的根本原因。所以，教学档案信息化管理不但要重视结果档案，更要重视过程档案。同时，要坚持档案数字化与教学管理过程的高度融合，在教学过程中实现档案的数字化收集和利用，让教学过程得到有效的记录，从而便于分析，有效指导后续的教学管理工作实践。

（五）以人为本的档案管理

教学档案存在的根本目的是服务于教学工作、服务于人才培养。也就是说，教学档案管理本身不是目的，只是一种提高教学管理效率的手段。地方高校教学档案管理应该坚持“服务教学，以人为本”的基本原则，不但要注重档案收集和保管，更要强化档案服务和利用。教学档案存放的是教学部门的教学历史，是教学评价和教学改进的主要依据，对于教学管理者的决策工作具有十分重要的意义。

五、结语

教学工作是高校工作的中心，教学档案工作同样也是高校档案管理的核心。教学档案信息化管理是提升管理效率的重要路径。在教学档案信息化管理中，一定要强调档案服务，重视档案利用，不能为了档案而档案，要让教学档案工作成为服务师生、服务决策的得力帮手，让教学档案管理成为推动教学改革、促进人才培养的有效手段。

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作者:吴玲