大中型企业合同全流程管理研究
时间：2022-04-01 09:04:51
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一、企业合同系统全流程管理概述
合同系统全流程管理指合同业务所涉及的全部内容，从合同的采购申请、招标、合同录入、审批、会签、合同履约以及合同的终结全面覆盖管理。合同签署前涉及资信审查、立项、谈判，合同签署中涉及合同的审核、信息反馈，合同的审批和用印；合同签署后涉及履约的跟进，合同文本的存档，以及合同的关闭，所有上述环节构成合同系统全流程管理。合同系统全流程管理改变了过去合同管理只能针对合同文本（非结构化数据）；建立了合同系统全生命周期的管理；另外在全流程管理中嵌入了法律审核监控的体系。合同系统全流程管理建立了合同监控的数据分析，加强了公司政策的遵从性，也提高了合同的预警能力，降低了合同的法律风险。
1.企业加强内部管控，规范流程的需求现代企业为了最大限度的增强内部管控，规范流程，要求所有的采购环节都走线上流程，每个环节都留有痕迹。可以最大限度的避免舞弊。加强内部管控必然要求减少人为干预，系统说了算，实现无纸化办公。合同系统全流程的重点是财务法务双线全生命周期监管，合同制定采用制式合同，运用企业文本或行业文本，规范合同制定前的条款及法务财务的审批，从预算的前置到合同交付及合同开票，以及合同执行后的财务分析，都是企业增强内部管控、规范流程的必然要求。
2.现代大中型企业规避风险的必要手段企业完善合同系统，规范合同执行，实现业务单位、财务、法务联合管控，实时监控，是最大限度规避违约风险的必要手段。流程规范完整，责任清晰明确，也促使风险降低。公司结合自身实际情况开发专门的合同管理系统，从而实现了对合同的全生命周期管理。该系统综合运用信息化手段，建立完善的历史数据库，为进一步提升公司财务管理水平打下扎实基础。在系统中嵌入项目谈判及启用日志管理功能，合同物资交付、发票的全流程跟踪功能，并能够规范合同执行、进行实时监控。提升合同管理的自动化，同时提升与合同相关的会计账务处理，减少手工操作。这些合同管理流程，都是规避合同风险的必要手段。
3.现代企业治理的要求随着现代企业集团化、国际化、互联网化的发展，分子公司、驻外机构众多，所要管理的合同纷繁杂乱，手工管理信息很难集中，时效性差，各个部门的相互协作和任务执行效率都会大打折扣。合同管理上的滞后、不完善会给企业的发展带来严重的后果。于是，能够提高企业自身的合同管理水平，借助IT手段，辅助企业规范流程、防控风险、落实制度要求、提高效率，实现对合同全生命周期管理的合同管理系统的建设越来受到了大中型企业的重视，合同全流程系统顺应了现代企业治理的迫切要求。
三、合同系统全流程管理在东航的实践
在现代企业规范治理，提升内控管理的要求下，所有的业务都应该订立合同，合同的重要性勿容置疑。东航2012年6月份就编写了合同管理系统用户操作手册，2014年1月实现合同的审批流转环节在OA上流转，2017年9月1日，借助东航财务共享，合同系统三期上线，和财务共享系统完美结合。2018年1月1日又对合同系统全流程管理进行了优化。合同系统在东航实现了全流程、全生命周期管理，实现了掌上东航和OA办公系统的集成。如图1所示。对于合同的规范，在合同生效前，在签约前预设管理规范，规范审批流程、规范授权、规范合同模板；签约中规范签署，对合同的审批、授权及盖章都做了规范；签约后执行监控，条款执行监管、异常情况的预警以及后评估。公司规定，金额在3万元以上的采购，必须签订合同，走合同全流程系统。分子公司超过一定金额的采购，必须经过股份公司的财务及法务审批。审批流程如图2所示。
1.合同签订流程合同录入中包括供应商信息、决策性文件、合同正文及其他附件。供应商信息在合同提交审核前，可以修改供应商的任何信息，一旦合同提交财务审批，供应商信息则无法修改，如果需要修改，必须将合同退回后才能修改：如果合同处于财务审批中，当前审批人将合同退回，进行供应商信息修改，然后重新提交对应合同。合同签订涉及五种合同类型，合同类型如下：（1）固定总价合同。当与供应商签订的合同明细中包括具体的物资、物资数量、单价及明确的金额时，使用该合同类型。（2）单价合同。当与供应商签订的合同明细中包括具体的物资、物资单价，但实际采购物资数量不确定时（其中每种物资对应的金额需要根据各需求部门进行预估），使用该合同类型。（3）变动单价合同。当与供应商签订的合同明细中包括具体物资，但物资数量、物资单价不确定时（例如：航油合同），使用该合同类型。（4）框架协议。涉及经济事项，但不用付款的合同，对应的物资及价格可能不明确（如双方合作的合同）。合同签订过程中涉及经办部门审批退回、财务退回及法务退回，层层把关，各司其职。预算采用事项预算，事项之间不能混用。项目预算金额在合同签订时就按照此合同的生命周期预先置入合同系统中。签订好的合同生成带防伪标志的PDF文件，不再支持任何变更。
2.合同执行合同在公司的执行本着预算先行的原则。合同执行中最重要一环是预算控制，目前公司采用事项预算，对于新签订的合同，将合同有效期的预算总额一次性推送至合同系统作为各年的预算额度；每月的滚动预测金额将分月推送至合同系统作为各月的提单额度。合同系统全流程管理对接财务共享系统，所有单据以电子影像的形式进入审批流，实现了无纸化办公。在合同执行环节，业务人员依据采购订单，根据事项预算的当月滚动预测金额，完成合同交付和开票任务。业务人员持增值税专票及验收报告等附件，在扫描点扫描及完成增值税专票的关联后，该合同付款就进入到财务共享环节，由系统自动派单，审核人完成初审及复审后，该合同会推向ORALE系统形成AP发票，同时会推向资金管理系统完成资金付款，付款后会回写至ORALE系统完成付款账务。
3．合同监控设置监控项项，达到合同系统全流程管理的监控升级。（1）自动顺延管理。设置顺延，顺延提醒，顺延审批及顺延调整功能。对于顺延提醒服务，第一次（即提前60天）提醒通知的对象为合同的送审人和所在部门的合同管理员；第二次（即提前30天）提醒通知的对象为合同的送审人、所在部门的合同管理员、以及部门的领导（2）预置及补充设置“监控事项”。按计划时间提醒经办人，经办人反馈监控人，回复意见和要求。（3）设置合同代办提醒服务以及供应商合同重叠预警功能等。
四、完善大中型企业合同系统全流程管理的建议
1.固化招标文件及合同文本，促进合同系统智能化审核
目前在合同系统全流程审批中，各个业务单位使用招标文件及合同的文本多样化，经常出现同样的文本缺陷，导致财务审核环节效率低下。建议合同送审环节，送审人明确使用的招标文件或合同文本是企业文本还是行业文本，还是客户或供应商企业的文本。最好能将文本固化，形成制式文本，固化合同结构化信息。提高合同审核的效率和准确性，促进合同智能化审核的进程。
2.加强宣贯、改变观念，强化合同系统的内部控制作用
公司员工目前主观上把合同全流程管理系统运作成财务系统。合同系统运行中一旦出现问题，就找财务解决。没有树立公司全员参与意识，缺乏公司大格局观。优化流程，将企业管理融入到合同系统中，将预算嵌入合同系统前端，避免先执行合同，后补预算的被动局面。根据合同预算预提成本费用，严防费用跨期，提升管理，实现企业合同系统管理全覆盖。合同系统全流程管理虽然起到了一定的内部控制的作用，仍然有进一步优化改进的空间。建议在项目招标过程中加强对供应商深入了解；增强财务人员的话语权；在合同初始录入时置入项目预算，并强化项目预算的准确性；按照权责发生制的原则对成本费用的预列能在合同系统中完成，分期付款的提示，质保金到期的职能化提醒，合同开发和运行符合企业的需求，真正实现对合同全生命周期的管理，配合穿行测试等措施，强化合同系统全流程管理的内控功能。
3.优化合同系统，提升合同管理效率
目前企业管理层还不能在手机APP上最终审核合同，建议搭建合同系统手机APP平台，生成具有防伪标识的PDF文件，未来应该加强系统开发，实现企业管理办公无死角。提升工作效率。缩短合同审批时间，真正为生产经营服务。合同系统的退单必须到财务环节扫描后才能退单。建议优化合同全流程系统的前端业务环节，发现问题能迅速返回上一环节，提高系统的服务效率。建议在合同系统中置入税金提取功能，比如，印花税的提取。
4.建立合同系统专业人员的常态化培训
合同系统运行中常常出现上一环节的业务人员在操作时，未考虑下一环节的需求，往往导致流程停滞不前，退单率比较高，效率低下。建议建立合同系统专业人员的常态化培训，帮助业务人员不仅熟悉自己操作的环节，还应该熟悉前端和后续运行的环节，提高业务技能，更应该有一个全局化的视角审视每一个合同的运行流程，提高效率和服务质量。在现代企业业财融合过程中，财务人员不仅是财务专才，更是通才。应该强化财务人员在合同系统全流程管理的培训，培养战略性人才，促使他们带着财务管控、预算先行的理念，提升服务，创造价值，用足合同系统功能，实现有效控制和资源共享。充分利用合同管理信息化及合同的预警机制。建议成立专门的采购谈判小组，由计划、财务、内控、法务和技术人员组成的谈判小组，在谈判中充分发挥业务技能，改变目前的形式上健全，实质上薄弱的谈判局面，减少企业在采购谈判中的无形损失。
5.加强履约监控，利用大数据系统提取有效的纠纷合同
目前合同的履约监控功能比较弱，诸多的履约事项靠人工监控。纠纷合同分析功能尚未开发完善。建议在合同创建和签约之间，预置及补充设置“监控事项”，按计划时间提醒经办人，经办人反馈，监控人回复信息及需求，大大提高在合同中及履约管理中监控的范围及深度；同时也大大提高了保障整个合同的权利。随着互动式监控功能的启用，将会进一步提升数据分析的能力和应用范围。建议开发纠纷合同的提取分析功能，提升企业管理。
参考文献：
[1]王萌,王春岚.浅谈合同管理流程中的内部控制[J].现代经济信息,2014(10).
[2]尹习忠.浅谈如何做好合同全过程管理[J].经济管理：文摘版,2016(02).
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[4]杨巍.基于ERP的合同管理系统在Z公司的实施应用[J].新经济,2016(23).
[5]卢雪丽,王彦.利用信息化手段提升合同集中化管控效能[J].山东通信技术,2017(01).
作者:张婧 单位:中国东方航空股份有限公司西北分公司
