抽屉式管理探讨

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“抽屉式”管理是西方国家一种非常流行的企业管理方式。“抽屉式”管理形象地描述了企业管理中的“职务分析”过程，形容每位管理人员在抽屉里都应存放一本详细的职位工作准则或者规范。这对于治理中国企业和政府中普遍存在的权责不清问题具有很强的借鉴意义。

一、“抽屉式”管理简述

“抽屉式”管理主要从四个维度进行规范与界定。首先，这种管理模式强调明晰每名员工“职、责、权、利”四个方面的具体内容，并且保障四方面的有机统一。其次，“抽屉式”管理模式注重合作机制的构建，也就是要求与每名员工相对应的对口人员、窗口或者部门的存在，促进员工之间的相互配合。“抽屉式”管理遵循着“自上而下”的内生机理，即首先明确企业绩效目标，以此为基础界定各部门职责与权限，设置部门管理职能与基础业务，并将其分解、细化成为工作指标，进行层层推进与落实。再次，“抽屉式”管理明晰各员工权责与职务，比如工作内容、工作性质、工作方式、工作能力、任职条件与要求等，同时，建立相应的员工考核标准。最后，“抽屉式”管理还注重企业与部门、部门与员工的权力配置与权力关系的处理，也就是强调合理进行权力分配，实现集权与分权之间的有效结合。

二、“抽屉式”管理的实施步骤

具体来说，“抽屉式”管理模式是按照以下步骤实施的。第一，建立部门权责考评小组。考评小组的组成人员包括：企业领导者，其可以保障部门权责设定与企业整体目标一致，保障部门权责考评小组的权威性与决策有效性；人力资源管理领导者，其可以说是“抽屉式”管理模式运行的主管者，有利于人力资源管理精准性的提升；各部门领导者和员工代表，其可以促进决策的民主性和科学性。考评小组的主要工作是以企业整体目标为基础对部门、员工的职务划分进行总体分析，规划职务管理与权力配置流程，形成“抽屉式”管理模式的整体框架，为各部门具体工作的开展提供指导。第二，正确处理集权与分权之间的关系。在哪些领域或事项上集权？在哪些工作上分权？部门权责考评小组要以整体绩效为基准，根据不同部门及其员工的具体职务工作进行确定与协调，促进集中管理和分权管理的共同发展。在这个过程中，要积极听取部门领导和员工的意见和建议，将集权与分权落实到部门内部，避免权责不一致和集权、分权模糊不清的状况。部门权责考评小组要制定用权协议书，明确规定部门和员工职责与工作范围，做到集权与分权一目了然。第三，整体目标层解与职权落实。层层分解与逐级落实是“抽屉式”管理模式的核心环节，或者说是管理落实与职权细化的关键性步骤。整体目标指的是企业战略总目标，实现企业经济效益、提升管理绩效与职权分解、落实是目标与手段的关系。实现“职、责、权、利”的真正统一，光喊口号是不行的，要以实际落实来推动目标达成。部门权责考评小组应制定职务责任书并要求部门管理者签订，从而有效保障分解后的目标能够真正落实到基层管理中，同时，规定部门管理者的工作内容与工作范围，要求部门管理者明确管理重难点，并有针对性地提出解决措施。第四，制定职务说明书。职务说明书包括两部分，即对部门领导者和员工的职务都进行规范化说明。首先，制定领导者职务说明书，将领导者管辖范围、管理内容等进行规范与界定。其次，制定员工职务说明书，通过书面化的形式将员工工作相关内容进行明确规定。这种形式有两方面好处，一方面，便于领导者和员工对工作内容和范围进行记忆。只要拿出放在抽屉内的职务说明书即可进行查询。另一方面，有利于加强对领导者和员工的监督与考核。部门成员遵循了哪一条职责，违反了哪一项规定，都可通过职务说明书进行核查，增加监督与考核的科学性。第五，制定与职务相匹配的激励机制。绩效考核与奖惩制度是“抽屉式”管理模式的保障性措施，也是提升管理有效性的配套手段。人力资源管理部门联合部门权责考评小组要在企业整体目标的统一指引下，在明确领导者和员工工作职务的前提下，制定与权、责相配套的奖惩、晋升制度。以职务说明书为依据，通过绩效考核反馈给予认真履职者奖励，给予玩忽职守者相应的惩罚。

三、实施“抽屉式”管理的领导思维

“抽屉式”管理模式对组织变革具有重要意义，但在具体实施过程中还存在着一定的误区。因此，领导者要转变思维，提升“抽屉式”管理实施的精准性。第一，领导者应具备整体协同思维。虽然“抽屉式”管理模式强调目标分解与权力下放，但对于领导者来说，这是一种企业管理战略，需要从整体视角对部门、员工进行界定，并在此基础上促进部门与员工之间的相互合作。目标细化并不意味着相互分离，而是要求员工在明确自身职责的基础上通力合作，促进企业整体绩效目标的实现。第二，领导者应具备“一盘棋”思维。正所谓“一着不慎，满盘皆输”。上文论述了“抽屉式”管理的五个步骤，领导者要尽可能地保障每一个步骤的完整、有效。比如，在确定部门考评小组人选时，应兼顾权威性与民主性，从而使得后续工作能够顺利展开；在处理集权与分权之间的关系时，应明确区分标准，对那些直接管理更加灵活的部门给予相应的权力保障；在制定职务说明书时，应明确规定职务标准等级，可划分为优秀、合格、不合格等几个层次，以便后续考核工作展开；绩效考核要具备及时性，强化员工绩效管理等。另外，注重各个步骤之间的有效衔接，保障工作的有序性。第三，领导者应具备层级思维。“一级管一级”是“抽屉式”管理模式的基本思想之一，这与目标层层分解是相对应的。领导者应要求员工做好本职工作，并向直属领导负责。为避免秩序混乱，越级管理、汇报在一般情况下是不被允许的。当员工发现工作问题或者制度漏洞时，应首先向直属领导汇报，再由直属领导层层上报。当部门领导者发现其他部门员工出现问题时，应向该员工直属领导反映并与其进行沟通，由该员工直属领导做出决定，节省管理资源，同时，也避免部门或领导者之间的矛盾冲突。需要指出的是，对于一些紧急的重大安全事件，可以授予员工一定的越级上报权力，以使问题得到及时解决。第四，领导者应具备人本主义思维。明确规定部门与员工权责，对员工加强监督与管理，这是“抽屉式”管理的一个层面。但“抽屉式”管理还蕴含着另外一个层面的内涵，也就是人本管理。在层级管理、权力下放或者绩效考核过程中，领导者要将员工视为重要资源，实现企业目标与员工利益之间的调和，以权力转移和绩效考核调动员工工作积极性，增强员工公平感知，提升其内在工作动机，在促进企业目标达成的同时也促进员工的全面发展。

四、“抽屉式”管理在行政体制改革中的迁移

“抽屉式”管理的可操作性很强，明确的内容与标准规定有利于克服工作中的盲目性、模糊性，防止相互推诿扯皮问题的出现，对职权滥用、以权谋私等问题的治理具有很强的促进作用。“抽屉式”管理的内在逻辑与中国行政体制改革具有很强的一致性。领导者可积极借鉴这种模式所体现的思维方式，深化行政体制改革。

（一）“抽屉式”管理与行政

体制改革的逻辑契合性第一，统筹考虑各类机构设置，明确部门机构的权力与职责。这与“抽屉式”管理所强调的“职、责、权、利”统一在逻辑基点上是相似的。传统行政体制很少进行部门与机构的重组，部门重叠、职权交叉的情况非常普遍。党的强调的党政部门和内设机构的权责明确使得行政体制改革更加深入，这正是基于政府整体治理目标（提升行政效率、建设服务型政府）提出的，可通过协同思维促进职能融合，变政府部门机构的“加减法”为“乘除法”，通过机构联动产生倍增效应。第二，统筹使用各类编制资源。“抽屉式”管理部门考评、目标落实的管理思路正迎合了这一任务目标。针对现阶段编制管理中存在的僵化固化、忙闲不均、刚性过强等问题，相关部门应进行职能评估，初步界定某部门的人员需求与工作数量，以此为基础调动人员，使得各类编制资源“动起来”。目标分解与层层落实又能够保障政府工作人员职务与权限的均衡性，促进不同工作需求部门之间人力资源的合理调度与统筹使用，实现编制资源盘活与优化。第三，给予基层政府更多的自主权，优化权力配置。“抽屉式”管理强调的集权与分权在这一层面也能够得到良好的运用。权责悖论依然是中国行政体制的一大问题。随着经济与社会发展方式的转变，地方政府所承担的事务呈现出日益增多的趋势，经济、社会、文化、生态等多方面内容使得地方政府面临多重压力与责任，但地方政府的权限又是有限的，因此，分权进程仍需加速。要加强对地方政府的授权，将地方需要且能够承接的事项下放，避免地方政府成为中央政府的“二传手”。

（二）行政体制改革中“抽屉式”管理的运用

2018年8月，国务院召开了全国深化“放管服”改革转变政府职能电视电话会议，并制订了任务分工方案（以下简称方案），方案中体现了“抽屉式”管理的基本思路。方案共两部分，第一部分为任务分工，第二部分为工作要求。方案描述了“放管服”工作的整体目标，即深化政府职能转变、优化发展环境、激发市场活力，任务分工即将整体目标分解为多重任务，交由下属机关进行落实。比如，简政放权是方案提出的一大任务，措施之一为“进一步压缩企业开办时间，减并工商、税务、刻章、社保等流程”，明确规定了该项措施由国家市场监管总局牵头，公安部、人力资源和社会保障部、中国人民银行等按职责分工合作，明确了权责，也体现了合作。在工作要求部分，明确提出要狠抓改革举措落实和督查问责，规定了工作标准与奖惩措施，是与任务分工相配套的激励机制。

【作者简介】林萍（1972—），女，赤峰工业职业技术学院副教授，研究方向为经济管理。