高校档案管理工作思考

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一、引言

信息技术的发展改变了人们的学习和生活方式，高校档案管理过程中，始终坚持跟随时展，在实践中不断创新。然而目前高校档案管理工作中仍然存在诸多不足之处，目前高校高度重视管理工作的创新发展。因此，创新发展已成为高校档案管理工作的必然发展趋势，探讨“5G时代”高校档案管理工作的发展趋势具有现实意义。

二、“5G时代”的发展演变

5G的全称：第五代移动电话行动通信标准、第五代移动通信技术，是在4G基础上的进一步演变，目前5G尚处于研究过程中，预计2020年正式推广应用。5G将在网络速度上具有大幅度提升，具有多种优势，其中涵盖了高速度、高效率、多领域等，5G时代即将到来。相比于传统的1/2/3/4G网络，不仅提高了速度，同时也实现了高覆盖以及安全性、灵活性，在测试过程中显示速度将高于4G网络十倍，能够带给用户更好地体验。5G时代的到来，全社会发展都迎来了新机遇，彻底革新了传统网络模式，新一轮的变革将会对整个社会都来了影响作用。5G的最新技术能够应用于多个领域，加快信息传播速度，以及人工智能技术等，将会实现智能化的生活。

三、当前高校档案管理工作存在的不足之处

（一）管理理念落后

档案管理工作是高校管理和教育的重要构成部分，同时也为其提供了强有力保障。随着现代信息技术的发展，许多高校在管理过程中不断引入现代化信息技术手段，想要革新传统的管理模式，在管理过程中，高校及档案管理工作者高度重视，一直在不断完善档案管理工作，想要实现与时俱进。然而在实际开展档案管理过程中，高校档案管理工作者的管理理念未得到有效革新，始终处于相对落后的状态。受到传统管理理念的影响，对档案管理工作缺乏正确认知，认为档案管理工作仅是一项单纯的资料管理，并未认识到档案管理工作对高校整体管理和发展的重要作用，将档案管理工作过于片面化，没有高度重视档案管理模式创新。档案管理工作者将更多的时间放在了档案的编目和检索工作中，缺少创新理念。

（二）工作手段落后

高校档案管理工作是一项较为复杂的工作，所涉及的内容较多，同时传统的管理模式也为管理者带来了较大的工作量。档案管理过程中，管理工作者需要进行档案分类、储存等多项工作，同时在调阅档案时还要花费一定的时间查找。许多高校在档案管理方面，仍然采用传统的纸质档案，档案中记录着大量的信息内容，需要对其进行分类划分和管理，需要保证信息的准确性和安全性，整个过程中需要耗费大量的人力、物力、时间，并且工作实效性无法得到有效提升。这样的工作模式下，档案管理工作不仅极其容易出现差错，同时容易出现档案丢失、遗漏等问题，不仅工作效率低，同时服务质量也相对较差。这样的管理现状，档案管理工作不仅无法充分发挥作用，也降低了高校整体管理质量。

（三）基础设施落后

由于各地区经济发展存在差异性，导致不同高校处于不同的经济发展水平。许多地方高校在档案管理工作基础设施建设过程中，由于经济水平相对较差，高校资金量不足，无法为基础设施建设提供足够的经费支持。然而许多现代化信息设备的价格较高，许多高校无力购置设备，这样一来，也就造成了目前许多高校档案管理仍然是人工管理，无法实现智能化、信息化、数字化管理模式，在很大程度上阻碍了高校档案管理工作的发展。与此同时，也有部分高校配置了较为完善的现代化设备，然而许多管理工作者综合素质较低，由于无法熟练运用现代化管理设备，仍然将高校购置的昂贵设备当作摆设，没有充分发挥其积极作用，导致高校档案管理工作发展止步不前，信息化建设落后。

四、“5G时代”高校档案管理工作的发展趋势

（一）实现管理理念创新

“5G时代”时代背景下，高校档案管理工作的进步和发展，需要具备新型管理理念，管理理念创新是发展的基础前提，同时也是“5G时代”的新要求。高校档案管理工作应始终跟随“5G时代”发展理念，将信息化、高效率作为档案管理工作的发展目标，从根本上摒弃传统落后的管理模式，根据时展需求，制定顺应时展的创新管理规划。高校档案管理工作者应不断革新自身思想理念，充分认识到档案管理工作在高校发展过程中的重要性，将更多的时间和精力放在创新管理上，将5G技术充分运用于档案管理工作中，重视档案管理工作的效率提升、信息化发展。

（二）实现服务模式创新

传统的档案管理手段是阻碍创新的主要因素，因此，想要实现服务模式创新，应运用新型管理手段。随着5G网络技术覆盖，档案管理将会逐渐走向数字化、信息化、人工智能化。随着高校每年的招生人数逐渐扩增，高校人数的逐年增加，档案信息资料也随之增加，传统的档案管理模式已无法适应新的发展形势。因此，在“5G时代”背景下，档案管理能够运用网络云进行档案资料储存和备份，不仅能够实现高储存量，同时能够进一步提升档案资料的利用率。为了适应“5G时代”，高校档案管理工作应顺应时展需求，进一步提高档案管理工作的服务水平，实现档案管理工作的服务模式创新。高校档案管理工作应从传统的被动服务，逐步向积极主动服务转化，达到高效、多元化的服务方式。运用5G网络，在档案信息资料检索查阅过程中，能够实现高速服务，5G网络相比传统网络形式，速度将能够达到1GBps，进一步推动了高校档案信息化管理进程。与此同时，需要高校加强与其他高校之间的联系，通过5G网络实现信息高速传播，实现信息资源共享。

（三）实现科学技术创新

高校档案管理工作想要实现高效率，档案管理的每个环节均需要运用先进信息技术作为支撑。随着5G网络的全覆盖和高速发展，首先，能够有更多先进的信息设备运用于高校档案管理工作中，高校档案管理部门应进一步加强数字化设备的基础设施配置，高校也应加强建设经费投入，实现档案室全数字化管理。其次，高校档案室可利用5G网络优势，开发多样化的档案管理软件，运用管理软件不仅能够实现科学化管理，同时能够弥补纸质档案的弊端，减少档案管理工作者的工作量。再次，构建高校档案检索系统，能够通过关键词等进行实时检索，提高档案管理及档案利用的效率。高校档案管理工作量随着人数增加逐渐增大，检索系统的运用能够实现及时快速检索内容，为高校档案服务带来了便利。

（四）实现人力资源创新

当前大部分高校档案管理工作，通常是由管理人员进行统一管理，然而管理人员的综合素质参差不齐，许多管理人员管理理念落后，并且对先进的数字化设备使用存在困难。因此，“5G时代”背景下，高校应加强对档案管理人员的信息技术培训，对于数字化设备的操作等内容进行系统化教学，保证每个档案管理人员能够熟练运用基础设施，强化管理人员综合素质，促进高校档案管理工作高效率。与此同时，可引进具备先进理念以及掌握多元化数字设备操作的管理人才，通过管理人才的引领，配合高校的激励机制，共同提高档案管理工作者的管理能力。高校档案管理人员的服务意识、团队意识同样在管理工作中发挥着重要作用，因此，应通过开展培训，以及在日常管理工作中培养管理人员的服务意识和合作精神，在“5G时代”中真正实现人力资源创新。

五、结语

综上所述，高校档案管理工作不仅涵盖了繁琐的工作内容，同时对管理人员也有着较高的要求。“5G时代”的到来，高校档案管理工作将迎来新的发展趋势，能够实现管理理念创新、实现服务模式创新、实现科学技术创新、实现人力资源创新。高校领导者也应对档案管理给予高度重视，充分发挥其促进高校整体发展的积极作用。

【作者简介】朱璐（1990-），男，学士，本科，初级，研究方向为档案管理、行政管理。

【参考文献】

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