大数据时代档案的管理与利用

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在当今时代，大数据信息化的发展为许多行业和人们的生活带来了极大的便利，但同时也带来了重大挑战。在大数据信息化的时代，可以保存和获取越来越多的档案数据，但从分析和保存的角度来看，它变得更加困难，并且由于技术的不断更新，电子档案所具有凭证和安全特性就很难得到保证。文中分析了大数据时代的背景和电子档案理论，分析了大数据时代背景下电子档案管理的难点，并提出了相应的解决方案。

一、大数据与电子档案

科学技术的发展改变了原有的获取信息手段，大量数据逐渐跃入人们的视野。网络信息技术的普及和不断发展，以及大容量和高性能存储设备的出现，以及数据收集相关技术的发展，使人们能够记录和保存他们学习期间产生的信息，生活，和工作。它是。这使得数据爆炸的时代提前到来。几乎每个行业都关注这一变化。大数据时代逐渐成为公众关注的热点。如今，人们习惯使用4V而不是原来的3V来描述大数据时代的特征。3V指的是Velocity（速度）、Volume（容量）和Variety（种类）。这个4V包含前一个3V的所有内容，其余的V指的是Value（价值）。Volume是指巨大的数据容量，技术和存储介质的不断发展，因此传统技术无法获得的数据或难以保存的数据可以保持不变。这不仅可以节省大量数据，还可以记录相当完整的数据，这可以被认为是真正的大数据。关于大数据的确切定义，许多研究人员尚未达成共识。许多机构单位和研究人员经常从不同的角度解释它们，因为它们的职业不同，这使得它们的描述不完整统一。大数据绝不是数据量庞大的简单例证，其快速增长使传统技术无法处理相同的大数据。

1.大数据的特点

第一，体量性。对大数据进行定义，通过将海量的数据进行集合，拥有的数据容量极大。例如U盘，传统U盘的容量是M，后来因为容量过少进行改良，改良过后U盘的容量是G，也就是从TB级别达到了TO级别，在实际生活中，百度能够在一天内生成100TB的数据，只要由网络的地方，不限国界，只要有网络，每天都会生成大量的数据资源，这样的数据规模是无法衡量的。第二，多样性。过去只有一种或几种数据，但随着科学技术的进步和人类文明的发展，与过去易于存储的结构化数据相比，照片、视频、音频、网络日志和网页等半结构化和非结构化数据日益增多。如今，非结构化数据占总数据的85%以上。因此，数据结构的多样性也对数据处理能力提出了更高的要求。第三，价值性。数据的价值密度很低，大约80%甚至90%的数据将变得无效。例如，在监控录像的情况下，当警察锁定嫌疑人的出入口位置时，只有一到两分钟的录像信息是有效的，可以作为警察案件的价值信息。因此，值密度通常与总数据的大小成反比。如何对海量数据中的有效数据进行净化和分析，是当前大数据时代的一大挑战。第四，速度性。数据传输速度和实时数据变化速度都非常快。例如，Facebook每20分钟上传271.6万张照片，Ap-pleStore每分钟下载47000张照片。大数据技术需要在二级时间范围内从海量数据中提取高价值、有效的信息。同样，数据不是静态的，而是在动态环境中实时生成和开发的。每个新数据的生成可能伴随着其他数据组的更改。因此，提高大数据的处理速度是非常重要的。

2.档案管理的概念及优势

档案具有三大特性：原始性、凭证性、价值性。电子档案指的是“依照档案管理的相关规范，有目的性的留存起来且有着一定参考凭证的价值、带有背景信息、利用特殊形式封存的电子文件”。这个定义揭示了电子档案一定要是通过归档的电子文件、一定要有着元数据、认证信息和必须经过封装、背景信息等诸多特点。现在，电子档案使用界一般将对全过程的管理与前端的控制原则当作电子档案管理行为活动的要点。可是从事实上来看，不管是全过程的管理还是仅仅只是前端的控制理论在实际生活里都是档案部门所达不到的。只有处于档案管理这个生命中端的档案室才能做到积极关注全部过程管理方是最具备可行性的。大数据时代背景下，我们电子档案管理的原则是尽力的去仔细关注电子档案管理的所有过程，在如今的背景环境下，让电子档案保有它应有的原始性、价值性、凭证性。

3.利用大数据参与档案管理的优势

第一，提升效率。电子档案有助于提高相关人员的工作效率。利用计算机管理系统，可以减少档案管理人员的工作量，有效地提高工作效率，这是现阶段档案管理现代化的必然趋势。第二，存档严谨。采用电子形式的档案有助于保持档案的严谨性。需要查看存档时，无需在整个卷中提供文件。您只需使用智能搜索工具查找所需的文件，这不仅可以使审阅更快捷，更方便。它还有效地避免了审查过程中其他档案资料的内容变更，提高了文件管理的严谨性。第三，查漏补缺。电子档案方便填补档案的缺陷。当检查存档文件是否存在泄漏时，必须以手动形式解压缩和加载传统的表单文件管理，并且可以在相关的管理系统中直接修改电子表单文件管理，这非常方便和有效地提高工作效率。第四，标准化管理。采取电子形式档案，通过计算机统一制定标准，对档案实施智能化管理，使其工作环节更加规范、更加标准，不仅有效提升了工作质量，还减轻了工作人员的工作负担。

4.大数据与档案的关系

随着全球信息化程度的不断提高，大数据技术产品的多样化，促进了与信息档案数据密切相关的现代信息技术的发展。将大数据信息应用于档案事业的发展尤为重要。文档工作可以大大改善数据信息，保证大数据信息的正常记录。大数据和档案属于信息，相互包含。档案馆逐步形成了各种社会实践活动。它们对原始数据的清晰记录具有重要意义，与数据信息的完善和保存是一致的。从概念上讲，大数据和档案与人类是相同的。它们是在特定的实践活动中产生的。它们有各种类型，包括文本、图像、视频、音频和其他形式。两者都有很高的价值。传统档案的价值在于其可靠性和参考价值，大数据的最终价值是可预测的。档案和大数据的结合将扩大档案的价值，以提供更多的信息和更快的使用，而不仅仅是凭证和参考文献。文件也包含在大数据中。档案具有保存原始大数据信息的长期记录价值，能够更全面地保存大数据。因此，大数据时代是历史发展的趋势，不可替代。随着数据技术的发展，许多需要数据支持的领域得到了开发和参与。大数据技术的发展与国家信息化能力密切相关，与信息技术产业模式的发展和档案管理水平正相关。而且，大数据技术与时俱进的思维方式高度兼容，信息技术在整合领域的发展要求也越来越高。因此，大数据技术的应用、信息档案管理、存储能力的发展已成为社会发展的必然趋势。特别是在大数据技术飞速发展的时代，档案管理改革势在必行。基于大数据时代的档案信息管理，可以更好地满足社会发展的需要。它还促进社会发展和进步，合理地将档案资源转化为数据技术，促进了社会经济的快速发展和进步，实现大数据技术的综合应用和发展。

二、大数据背景下档案管理存在的问题

1.电子档案管理软件不一致

目前，电子档案管理发展迅速，几乎各地各部门都建立了较为完善的电子档案管理体系。然而，这些部门使用的电子文件管理软件系统和计算机模型并不一致。这种情况直接导致无法在电子政务系统和办公自动化系统中进行统一的管理系统开发工作。电子文件信息很难跨地区和组织实时共享。不利于电子档案管理规划，阻碍了电子档案管理的发展。在电子档案管理过程中，有必要规范档案信息资源的识别和管理，制定统一的标准实施。但是，目前的档案工作还没有高度规范，档案管理和档案信息管理软件的开发还缺乏统一的标准。档案信息资源建设和共享机制在一定程度上是稳定的，发展造成了很大的制约。

2.电子档案管理保密性较弱

在大数据的上下文中采用的电子文件管理方法逐渐将原始物理纸质文件转换为存储在计算机中的“无纸化”数据信息。虽然这种方法可以减少一般火灾，洪水等造成的破坏，但在当今开放的互联网环境中，数据流的快速形成使得数据之间的连接更加紧凑，并且很容易被数据载体攻击，档案管理系统经常会受到恶意网络攻击。其中黑客攻击和病毒攻击最为常见。为例防止这一类的攻击，大多数企业都购买了防火墙和防病毒软件，但是，黑客使用了先进的软硬件设备，但这些软件系统的维护还远远不够。病毒数据库未升级，操作系统未及时更新补丁。这不仅浪费了对高科技产品的投资，还使公司失去了必要的安全保障。

3.电子档案管理标准比较低

在大数据时代，获取、流动和各种信息更加方便。在经济利益驱动下，加快了信息挖掘与分析技术的发展，加大了档案信息公开的紧迫性。在大数据背景下，建立了电子档案管理内部网站，但直至目前为止依然没有形成一套比较规范的标准建设形式。在各地区档案管理内部网站各有不同，根本不能用同一个标准来对电子档案管理系统进行规范化管理，这导致了电子档案管理标准过低，降低了档案管理工作的积极性和效率，减小了电子档案的作用。

三、大数据背景下档案管理的对策

1.加快档案信息化建设步伐

近年来，随着社会信息的快速发展，大数据时代的到来，带给档案信息资源新的变化。公众逐渐认识到档案信息资源在生产和生活中的重要性，在更多方面都尝试运用利用档案信息资源，需求也在不断增加。然而，档案信息资源的开发与整合往往受到诸多因素的制约。因此，有必要构建一个集成的电子文档信息管理系统，打破“信息孤岛”模式，引领“云计算”和RFID技术，整合档案信息资源。在大数据背景下，电子化建设是电子化档案管理持续发展的重要保障，以有效解决当前电子化档案管理存在的问题。只有加快信息化建设步伐，电子档案才能真正发挥大数据优势，实现档案资源共享。制定相应的整合策略，如建立档案信息资源整合共享平台，利用云计算、语义分析、可视化分析等数据挖掘技术，进行档案信息资源的整合，期待在大数据时代利用数据挖掘技术推动档案信息资源集成进程。因此，档案部门要依靠自身的内部优势，抓住好外部机遇，努力改变自身的内部弱点，积极应对外部挑战，并根据档案信息资源整合的背景，制定档案信息资源整合策略。大数据时代，更好的服务于用户，实现档案信息资源的价值。

2.加强电子档案管理安全系统

第一，加强准入安全建设。访问控制是实现档案信息资源受控共享，确保档案信息资源符合要求的有效措施。访问控制是档案网络安全保护的重要渠道，发挥着关键作用。访问控制技术能够合理地控制和认证用户的访问权限，确保资源不被非法用户窃取。常用的访问控制措施包括身份认证、密码加密、文件权限、网络设备权限控制等。第二，加强接入安全建设。访问控制是实现电子档案信息资源受控共享，确保档案信息资源访问符合要求的有效措施。一方面，为了保护电子档案信息资源的存储安全，档案部门在将电子档案信息上传到综合共享平台时需要进行扫描，防止恶意数据的入侵。另一方面，档案部门应开展数据加密存储，寻求适合档案存储系统的加密存储技术、密钥长期存储和共享机制。这不仅可以保护档案用户的隐私，还可以保护档案云平台和档案信息资源集成共享平台信息存储的安全访问控制，是档案网络安全保护的重要渠道。简而言之，档案可以充分利用大数据集成安全、存储安全、处理安全、访问安全和云平台安全技术，加强电子档案信息资源安全体系建设，保护档案信息资源免受非法侵权以及恶意披露。

3.提高电子档案数据质量

在大数据时代，随着电子档案信息资源的发展和互联网的普及，人们在生产和生活中产生的数据越来越多，将产生大量的数据资源。采用先进的大数据技术分析方法对电子文档信息资源进行分析，可以更好地发挥电子文档信息资源的价值。相反，如果没有相应的技术和手段，潜在的文档信息资源的价值将陷入困境。因此，档案部门需要大数据分析方法来帮助档案分析和整合相应的数据资源。

参考文献：

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作者:高虹 单位:佳木斯市委党校