大数据时代数字档案室建设探讨

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基于大数据时代背景，数字档案室的建设对于提升档案工作效率和现代化水平有着至关重要的意义。科学的数字档案室既能满足人民日益增长的信息需求，又能实现信息资源的社会共享，进一步提升档案资料的利用率。数字档案室建设是一项具有系统性、综合性、持续性的工程，需要投入大量的人力、物力和财力加以支撑。针对前期的调研、建设方案的设计、行业专家的论证、数字档案室软件的开发、系统的运行与维护以及各类平台的监督、管理，需要单位各部门之间的协同合作。因此，大数据时代数字档案室的建设，必须具备完善的参照标准，严格遵循相关的建设指标要求，深度开发和挖掘潜在的档案信息资源，加强对数字档案信息的维护，确保数字档案室建设的安全性、科学性、合理性和有序性。

一、大数据以及数字档案室的相关概述

1.大数据的基本概念

大数据作为新一轮工业革命中最为活跃的技术创新要素，对于社会经济的发展有着举足轻重的影响。所谓大数据，指的是一种新兴的技术体系结构。通过快速捕捉、分析、检测、计算大量的数据信息，以此达到对事物预测的目的，从中挖掘可以被利用的应用价值。一般情况下，大数据具备大容量、多样性、传输快、价值高的特性，其分别对应无法由人工短时间内获取和理解的数据、多种类型的数据集成和数据处理方式、数据信息的传输及时、高效、便利以及数据的准确性和数据质量。

2.数字档案室的建设标准

为保证数字档案室建设工作的有序开展，国家档案局颁布了一系列的建设标准，提出了多方面的建设要求。2010年6月，《数字档案建设指南》为开展数字档案室建设提供了五项重要的参考依据，分别为总体要求、管理系统功能要求、应用系统开发与服务平台构建、数字档案资源建设以及保障体系。通过对数字档案室建设的原则、内容、要求、步骤、目标等基础性内容的阐述，要求管理系统必须具备收集、管理、保存和利用功能。除此之外，资源的建设内容必须涵盖电子文件接收、资源整理、档案数字化以及建立数字档案资源库，有针对性地构建安全保障和标准示范体系。为了进一步加强对数字档案室建设的指导，国家档案局在2017年颁布了《企业数字档案馆（室）建议指南》，依据不同区域内企业的发展特点，统一了概念与基本特征、基础设施、目标与原则、电子档案管理系统、经费与人才保障、数字档案资源、制度规范、步骤以及安全保密体系方面的建设，为企业数字档案室的建设提供了参考标准，指导各企业数字档案室的建设具备有序性、科学性和规范性，大力推进数字档案室建设工作有章可循、有法可依，从而促进国家档案信息资源的不断丰富和充实。

3.数字档案室的工作现状

目前，伴随科研技术的研究与发展，我国的数字档案室管理水平有了显著提升，不过在细节管理工作方面仍存在着一些问题，具体表现为传统管理理念的束缚、现代化技术资源有限、建设经费不足以及人才资源的匮乏。在实际的建设工作中，很多管理者缺乏对互联网变革的正确认识，没有意识到数字档案室建设的重要性，依旧采用传统的档案管理模式，无法满足人民日益增长的信息需求，极大地制约了档案管理的精细化、现代化、数字化，难以发挥数字档案室的真正价值。

二、大数据时代数字档案室的发展变革

1.信息服务策略

从宏观角度而言，数字档案信息服务是整个数字档案室的重要组成部分，在大数据时代，庞大的数据资源环境中，数字档案室能够对资料进行量化，进一步提升信息服务策略的科学化和智能化。就微观角度而言，数字档案信息服务在识别用户需求方面发挥着重要的作用，大数据时代数字档案室的建设能够实现更加精准的个性化服务，进而提出有针对性的解决方案和详细措施。

2.信息技术水平

信息技术水平的高低，是决定数字档案室提供信息服务的质量保证。由于大数据时代的信息是不同类型数据的集成和整合，想要快速检索出有价值的信息资料，必须采用整体分析、非结构化分析两种方法，依据统一的标准要求进行管理和储存，综合分析和提取有用的数据资料，为用户提供适用、全面的智能化服务。

3.信息服务资源

大数据时代，数字档案资源在数量和类型方面的信息服务基础会出现明显的增强，依据大数据技术概念，数字档案室的建设范围会不断扩张，形式也会多种多样，以至于分散、复杂的信息必然会引起更多的关注。通过电子邮件、收集终端、政府网页、社交媒体的传播，进而使内部的信息服务资源更加丰富。

三、大数据时代对数字档案室建设的重要性

1.基层档案管理方面

对于基层档案管理而言，大数据时代最为直接的影响便是管理者思想理念的转变。在大数据时代，各种科学技术的迅速发展，使基层档案管理工作更加准确、真实和高效。利用大数据技术的优势，有效提升了档案查询和使用的效率，为档案信息资源的收集和整理工作提供了技术支持。相较于传统的档案信息管理，数字档案室的管理工作较为全面和综合，尤其是对零散档案信息资源的处理。借助大数据技术建立具有现代化的档案信息资源管理部门，能够有针对性地提取和使用档案信息，提升管理人员的工作效率和工作质量。除此之外，基层档案信息资源必须服务于广泛的人民群众，以最精准和快速的方式对基层档案资源进行分析和利用，为档案用户提供信息服务，进而实现档案资料管理的价值和意义。通过对用户行为和习惯的全面分析，提供智慧型的服务，以相互联系的观点为基础，对每个独立个体进行预测和评估，实现不同类型档案资源的无缝衔接和管理，确保基层档案管理的社会化、现代化、实用化以及智能化。

2.转变受众需求和利用方式

因传统的档案管理模式比较被动，在档案编辑和研究结果方面存在较多的纰漏和问题，难以满足用户对历史和文化记忆的需求。大数据时代的到来，从根本上改善了这一现状。大数据时代数字档案管理室的建设，有助于及时处理零散的数据资料和详细知识。凭借网络平台积极推动相关App的使用，提供符合公众口味的知识产品，转变受众需求和利用方式，进一步加深对数字档案室建设方面的思考，明确未来数字档案室建设和使用的方向，提升数字档案室的吸引力。

3.应用技术方面的突破

现阶段，许多区域内的数字档案室管理仅仅为用户提供书籍目录、检索、摘要以及在线全文阅读的“目录式”服务，而大数据时代倡导的是精准分析受众群体的需求，为其提供针对性服务，二者在理念上存在较大的偏差。因此，人们对数字档案室的建设提出了更高的要求，借助“互联网+”的新思路、新思想，创建一体化的数字档案室，既要保证具备高效的存储系统，还应在信息收集和数据挖掘程序方面取得一些突破。

四、大数据时代数字档案室建设存在的困境

1.数字档案室内部管理制度与体系不完善

由于部分档案管理部门在档案管理运行机制方面的工作不严谨，使数字档案室缺乏完善的管理制度与管理体系，无法对档案管理工作人员的行为加以约束。首先，数字档案室建设管理方面存在责任归属不明的情况，一旦发生问题就会出现互相推诿的情况，增加了管理环节的漏洞和安全隐患。其次，监督机制的不落实，使上级档案信息管理人员无法有效监督下级工作人员的真实行为，在加快数字档案室的建设过程中，难以保证数据的隐私性和安全性，若出现网络技术问题或人员操作不当问题，极易造成档案信息泄露、丢失、篡改的情况，无法充分保障档案管理信息化建设的进程以及网络安全问题。加上有些激励制度不具备科学化和合理化，很难调动管理人员的工作热情和动力。

2.资源的开发与挖掘程度较为薄弱

受信息技术不断发展的影响，档案管理信息水平得到了较大提升，数字档案室的建设工作也取得了一定的成绩。随着各地数字档案室建设工作的全面开展，数字档案室存在的意义日渐凸显，只不过有些方面仍存在较大的改善与发展空间。从纸质档案数字化建设与数字信息资源的开发来看，各个数字档案室建设存在档案信息资源开发与挖掘程度较为薄弱的情况。大数据时代背景下，若档案信息资源出现开发不足、层次不深的状态，很难满足用户所需求的多元化和个性化信息，无法为用户提供更加优质、具备针对性的档案信息服务。因此，如何利用大数据技术深入挖掘用户的潜在信息需求，是现阶段数字档案室建设必须思考和解决的首要任务。

3.档案管理专业人才匮乏

当今时代既是科技实力的竞争，也是人才的竞争。人才作为建设数字档案室的执行者和实践者，是保证数字档案室建设工作的重要基础。伴随着数字档案室建设进程的大力推进，对档案管理人才的专业和技能有了更严格的标准。在有关于数字档案室应用系统开发与服务平台的建设工作中，要求相关工作人员必须具备丰富的专业理论知识和道德素质，能够拥有档案扫描、数据储存、图像处理、数据更新、档案系统后期维护、档案数据迁移、档案网站建设的信息技术应用能力，然而在实际的建设工作中，部分企业档案管理部门缺乏高端的管理人才、技术人才和应用人才，阻碍了数字档案室建设工作的发展进程。

4.信息源存在较高的风险隐患

长久以来，档案信息资料安全一直是档案管理环节的重中之重。一般情况下，传统纸质版的档案资源管理模式主要存在档案实体储存的安全问题，只要做好有关的保密工作，就可以有效避免档案信息的泄露和丢失。而在大数据时代，档案信息的传播主要通过网络信息平台，这就在某些方面增加了信息源的风险隐患。开放性、共享性的档案数字资源，在给档案管理人员带来便利的同时，也增加了档案信息面临计算机病毒、黑客入侵的风险，加上信息资源的易改性和软件设备系统的不兼容性，很难保证档案信息资料的完整、真实和可靠。

五、大数据时代数字档案室建设的有效路径

1.强化数字档案室建设的管理制度与管理体系

针对大数据时代数字档案室建设存在的问题，有关部门必须强化与完善档案管理制度与管理体系，明确工作人员的管理目标和管理内容。根据不同类型的档案数据，采取多元化的数字档案室建设工作。第一，在完善档案管理制度时，广泛应用先进的信息技术和网络平台，简化档案审批、处理、储存、分类、归纳、应用方面的流程，全面研究和分析社会的需求，提升档案管理工作的准确性和合理性。第二，建立科学、合理的激励机制，既要保证工作人员的参与度，又要保证档案管理工作的安全和有序。加大资金投入力度，为建设数字档案室提供有力的物质支持。第三，加强对工作人员的监督和控制，注重工作人员的培训和学习力度，提升其档案管理能力和水平。依据档案管理的工作标准，利用先进的计算机技术实时更新和完善档案系统，避免系统出现不稳定、违规操作的情况，降低不良事件的发生概率。

2.深度开发和挖掘多方面的档案信息资源

大数据时代，用户所需要的档案信息和数据更加复杂，数字档案室建设必须遵循相关的建设要求，深度开发和挖掘多方面的档案信息资源。管理人员应积极转变档案服务理念，运用大数据技术主动调查用户的真实需求和信息行为，不断探索研究有价值的资料，自主研发档案信息资源和编研形式，比如：纸质资料、视频、音频、网络展览、微电影等，充分利用多媒体展开数字档案室的宣传、推广工作。

3.培养和引进专业管理人才

为了解决档案管理人才匮乏的困境，必须注重对现有管理人员的教育、培养以及信息化人才的引进，在实际的档案管理工作中，安排档案管理的专项经费，着重注意管理人员专业知识和专业技能的继续教育，结合单位的实际情况，开展档案研究工作，及时了解和掌握档案管理的热点和重点，逐渐组建一支高质量、高水平的尖端管理队伍。

4.注重档案信息资源的安全问题

档案信息安全是数字档案室建设中的重要组成部分，相关的安全建设工作可以从以下几个方面入手：第一，建立健全档案信息安全保障机制，明确档案管理的保密标准和技术要求，重视档案信息流通与传输过程中的保密工作。第二，配置安全保障设施，依据不同档案的保密标准，划分出不同的安全等级要求，通过完善的软件和硬件设施，强化档案资料的安全保障技术。第三，制定预警机制和应急预案，提前对潜在的安全风险进行预测和评估，及时备份重点的档案资料，提升数字档案室的应急处理能力和抗风险能力。

六、结语

综上所述，大数据时代为数字档案室的建设工作带来了巨大的挑战和机遇。各行各业都应时刻注意时代的变化趋势和发展势态，有针对性地改进与创新管理模式，制定科学、有效的现代化管理制度，使其能够与社会的发展进程相契合。在建设数字档案室时，必须加大资金和设备的投入，完善数字档案室的管理机制，创新档案服务模式与方法，注重现有档案管理人员的继续教育。结合自身发展的实际情况，积极引进高质量的尖端专业人才，不断提升数字档案室建设管理的质量和水平。另外，面对数字档案室建设存在的资源开发程度不深、信息资源风险较高的问题，制定长远的战略方针和有效的监管机制，增加软件与硬件方面的技术支持，使数字档案室的建设工作有序开展。

参考文献：

[1]钟梅，罗国求.大数据时代数字档案室信息安全保障体系研究[J].兰台内外，2021

[2]赵袁园.大数据环境下数字档案室的信息安全防范[J].城建档案，2021

[3]温雅倩.大数据时代数字档案室建设路径探究[J].机电兵船档案，2020

作者:赖永聪 单位:福建省三明市清流县综治中心