学生档案管理信息化建设思路

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学生档案管理信息化建设篇1

高校学生档案是人事档案的前身和重要组成部分，它是大学生在校期间思想政治、学习成绩、奖惩情况、身体状况、社会实践等的真实写照和原始记录，是大学生就业及今后各级组织选拔、录用、考核的主要依据。随着信息技术的发展，高校信息化校园、智慧校园建设如火如荼，档案电子化、信息化已成大势所趋，学生档案作为高校档案的重要组成部分，同样面临新的挑战和机遇。信息化带来了有利条件，高校学生档案管理部门要抓住机遇、转变观念、迎接挑战，充分利用信息技术、网络技术等新技术对传统的学生档案管理和服务模式进行创新改革，才能满足时代和社会的需求。

一、高校学生档案管理现状

档案信息化是大势所趋，但是学生档案因其特殊性，信息化程度还相对较低。目前，大部分高校开发了学生档案管理系统，但主要使用学生档案日常管理、查询、转递等简单层面的功能。与学生档案相关的高校各部门开发使用各自的管理系统，各系统因兼容性等问题还未实现数据共享。高校学生档案的基本信息主要靠高校的学工、招生及就业等部门提供，档案馆将部门提供的信息导入学生档案管理系统，作为日常管理和查询基础，这些信息不能动态反映学生在校期间学习、思想等情况。学生的新生档案、学籍异动材料、奖惩材料、党团材料、毕业生材料等各类档案材料由各院（系）、学工等相应部门按照归档要求向档案馆移交归档，归档情况只能通过双方签收的纸质移交目录和学生档案实体查询，海量的归档文件材料情况没有和学生档案管理系统实现关联。学生档案的齐全性、完整性把控和转递前的审核只能通过人工完成，不仅劳动强度大、效率低，还容易出错，在人手紧缺，大批量集中归档、转递时问题集中凸显出来。毕业生离校后办理档案转递手续，需要提交报到证或调档函等转递依据，一般通过学生交到或寄到档案馆的方式，这不仅增加了学生的负担，而且处理大量邮件也给学生档案工作人员带来了不小压力。特别在2020年新冠疫情来袭期间，因疫情防控的需要提倡减少外出，居家办公，大学校园实行严格防控，校外人员不能进出校园，给学生档案转递带来了不小的难题。

二、建设高校学生档案管理信息化平台是高校学生档案工作发展的现实需求

1.高校档案信息化发展的必然要求。2008年，教育部颁布《高等学校档案管理办法》（教育部“27号令”），将学生档案纳入高校归档范围，并且单独设类。[1]新《档案法》不仅提出了加强档案信息化建设以及推进档案管理信息系统建设的要求，而且明确了电子档案的法律效力，为高校档案信息化建设指明了方向，提供了法律依据和保障。学生档案作为高校档案的一个门类，面临同样的机遇和挑战，借助信息时代和新《档案法》颁布实施的东风，解放思想，转变“保守”观念，对传统的学生档案管理和服务模式进行创新和改革势在必行。

2.高校学生档案发展的现实需求。随着高校的扩招，学生档案数量的增加，学生档案各环节工作量与日俱增，在学生档案管理人员数量有限的情况下，传统的管理与服务方式已经难以适应。伴随信息技术的发展和广泛运用，学生、用人单位等对学生档案的利用需求呈多元化发展态势，提出了远程办理、在线阅档、在线传递等需求。充分利用先进的信息技术在原有的学生档案管理系统的基础上，拓展系统功能，整合高校招生与就业、学工、教务、研究生院等相关部门的信息系统，逐步推进纸质学生档案数字化，建设学生档案数据库，搭建学生档案管理信息化平台，实现学生档案“收”“管”“用”“转”各环节工作的信息化管理，为师生、为社会提供高效、快捷的服务，是高校学生档案发展的现实选择。

三、高校学生档案管理信息化平台建设策略

高校学生档案管理信息化平台建立在高校校园网环境下，基于OA系统的信息管理和服务平台，主要包含学生档案数据库模块、归档模块、档案管理模块、利用登记模块、远程查询和转递登记模块、转递模块、安全管理模块等7个主要功能模块，用于学生档案“收”“管”“用”“转”，实现学生档案各环节工作的信息化管理，提升学生档案工作效能。

1.学生档案数据库模块。目前，人事档案的信息化建设尚在探索阶段，信息化水平明显落后于其他类别档案。高校学生档案作为人事档案的基础和重要组成部分，管理模式不能过分保守，要突破管理困境，实现提速增效，必须利用既有纸质档案的数字化、电子档案直接归档、档案数字资源安全存储、档案信息合理共享等信息化技术和手段，将档案管理者从纸堆中解放出来[2]2。建设学生档案数据库，一方面整合高校招生与毕业、学工、教务、研究生院等部门信息系统，实现学生在校期间学籍、成绩、奖惩、健康等信息的实时共享，并对这些学生档案电子信息进行网上收集归档，以保证档案数据的真实性、及时性和有效性[3]77；另一方面通过扫描，逐步将纸质学生档案数字化，形成纸质和电子“双套制”管理。学生档案中部分材料具有孤本性，遗失后无法弥补，比如高考报名登记表及体检表、学生登记表等，学生档案电子化、数字化管理是解决这个难题的有效途径。学生档案数据库的建设，拓展了学生档案归档内容，丰富、完善了学生档案馆藏，极大提升了学生档案日常管理、利用的效能，减少了人工调阅纸质学生档案的频次，降低了学生档案遗失的风险，是对纸质学生档案的有效保护；为实现学生档案的远程利用、远程服务打下了坚实的基础。

2.归档模块。高校各部门兼职档案员使用该模块进行学生档案材料归档。高校档案部门根据每个兼职档案员的职责配置相应权限。兼职档案员登录后可以查询自己所负责的每位学生的档案信息及归档情况，但不能修改，可以根据归档类型勾选相应归档文件名称形成归档文件目录，也可以上传归档目录。兼职档案人员检查、核对完毕，打印归档文件目录和案卷移交目录并签名，通过系统向档案部门申请移交归档。档案管理人员收到申请和归档材料，检查无误后，点击接收归档，完成归档。对已经归档的目录，兼职档案员不能做修改。归档后，兼职档案员可在线自助查询学生档案归档情况及在校情况，档案管理部门通过系统也能查询、掌握每位学生的档案材料归档情况，不用再去翻阅纸质的移交目录或去库房查阅档案袋。归档内容、归档时间、归档人员、接收人员信息系统都有记录，责任明晰。而且归档情况信息将作为学生毕业离校时系统审核该生档案是否符合转递要求的重要条件。归档功能大大提高了学生档案归档工作效率，真正落实责任到人，实现了便捷查询，为学生档案转递打下了坚实的基础。

3.学生档案管理模块。该模块是学生档案管理人员开展学生档案查询、修改、打印、统计、编研等业务工作，进行学生档案日常管理的主要模块。可以通过学生学号、姓名、身份证号等字段查询学生的基本信息、在校期间的学习情况、纸质档案数字化信息、档案归档情况、利用情况、转出情况等数据信息；出具相应证明；查询、打印学生档案的标签、归档目录、库房档案清点名单、学生档案转递名单等；统计学生档案数据总量、库存量、转出量等数据，也可以根据字段统计学生档案及个人的各类工作量；模块下设编研功能，根据实际需要进行设置，比如学生档案转递汇编。学生档案日常管理的主要工作都能通过该模块完成，大大提高了学生档案管理的效率和质量。

4.学生档案利用模块。该模块主要是供高校各归档部门、学生、用人单位等线上或线下利用学生档案时申请权限、登记相关信息。现场利用的，需根据规定出示工作证、身份证、介绍信等材料，档案工作人员审核后提供利用；远程利用的，需向高校档案部门提出申请，上传身份证、单位介绍信等审核依据，档案工作人员审核并根据实际情况授权。登记的信息包含利用者姓名、身份证号码、单位、联系电话、利用内容、利用目的等。学生档案利用登记信息不仅是学生档案利用情况的记录，而且可用作工作量统计、利用者需求分析、学生档案编研等。通过该模块，实现了学生档案远程服务，大大节约了利用者时间和来回路程费用的成本。学生档案是事关学生切身利益的重要的民生档案，涉及学生的隐私，必须严格规范利用制度和程序，坚持以人为本，在保护好学生隐私的同时服务好学生、服务好学校、服务好社会，充分发挥学生档案的作用。

5.学生档案远程查询、转递登记模块。该模块下设两个子模块：学生档案查询模块、远程登记模块。查询模块供学生查询本人档案是否在校、材料是否齐全及档案转出信息，不能查看档案内容。远程登记模块是毕业生登记档案接收单位信息，上传报到证、调档函等转递依据的入口。学生通过高校相关部门主页或档案馆微信公众号等，多渠道随时随地查询或登记转递信息。学生登记完毕，上传相应调档函或报到证等转递依据扫描件，确认并提交登记信息，等档案部门审核、转出后，查询跟踪EMS单号，落实档案签收情况。学生登记、提交转递信息后，系统会根据设定的转递条件，自动审核。转递条件一般包括：登记提交转递信息、上传转递依据、归档齐全（根据本科生、硕士研究生、博士研究生等不同类别设定必要的归档内容）。系统审核后，对符合或不符合转递条件的学生档案信息用不同颜色字体显示，以示区别，方便档案管理人员审核处理。学生档案管理人员进行复审，勾选符合转递条件的学生档案信息，点击通过审核，这些学生档案信息便进入学生档案转递界面，可随时开启转递流程；不符合条件的，通过系统发邮件或短信反馈给学生。学生查询、登记不受时空限制，方便、快捷、高效；不必专程跑到学校办理转递手续，或邮寄调档函到学校，真正做到“让信息多跑路、让学生少跑腿”。档案工作人员审核也不必跑库房查看档案实体，大大缩短了审核时间，提高了工作效率。

6.学生档案转递模块。档案管理人员通过该模块开展学生档案转递工作。平台对接邮局的EMS系统，实现了学生档案管理系统获取EMS快递单号、打印EMS快递面单、保存具体物流信息的需求。系统判断符合转递条件的学生档案，档案管理人员在登记管理模块审核通过后就进入档案转递模块，选择要转递的学生档案依次点击获取转递编号、获取快递单号、打印交寄单、打印转递通知、打印EMS面单，生成转递编号、快递单号，打印出相应单据加盖公章，封装好相应档案，即完成了转递流程，档案与邮局交接完毕，转递工作结束。学生档案转出后，通过档案系统可以随时查询EMS单号、物流信息，有效避免了将转递信息发送邮局打印面单，邮局打印完面单又送回高校，高校将邮局发来的单号信息导入系统，学生查到单号后再打开EMS单号查询界面查询物流信息，并且查询期限有限制等一系列的问题，学生档案的转递和转递信息查询更加直接、便捷、高效。

7.安全管理模块。安全问题是档案工作的红线。学生档案涉及学生的个人隐私，保障系统和学生档案信息的安全尤为重要。安全管理模块是档案管理部门系统管理员进行系统维护和管理的界面。设置该模块是为了实时监测、及时处理计算机安全漏洞、黑客攻击等安全隐患，严格管理系统各类角色权限，记录任何角色进行的系统操作，保障学生档案数据的安全、可靠，确保学生档案管理信息化平台正常运行。高校学生档案管理部门根据高校学生档案管理人员、院（系）及部门归档人员、学生及用人单位等不同角色，设置不同的系统使用权限。高校学生档案管理人员、院（系）及部门归档人员凭工号和校园一卡通密码登录平台相应模块开展相应工作；学生凭学号、姓名或身份证号登录学生档案远程查询、转递登记系统；用人单位利用学生档案，需要向高校档案管理部门提出申请，注册并上传身份证、介绍信等材料信息，档案管理部门审核通过后，根据实际需要进行授权。在信息时代的大背景下，利用新的信息技术，在保障学生档案信息及系统安全的前提下，整合高校学生档案电子化资源，稳步推进学生档案数字化进程，建设学生档案数据库，搭建学生档案管理信息化平台，助力高校数字校园、智慧校园建设，真正实现学生档案管理的信息化、现代化，充分发挥学生档案价值，将是高校学生档案发展的方向。

作者：张友菊

学生档案管理信息化建设篇2

1“互联网+”背景下加强高校学生档案管理信息化建设的意义

1.1有利于档案的保存、查阅、使用

高校在“互联网+”背景下需要对学生档案进行电子化、数字化和网络化，用现代化、信息化的管理模式来开展学生档案管理工作。因为电子档案和纸质档案相比，有保存时间长、查阅方便、追踪快捷、利用率高的优点，管理人员可以通过多介质的电子档案来实现归档，并且可以将分类整理后的学生档案信息收录到档案数据库，通过互联网手段传送到相关的辅导员或就业单位，以实现学生档案信息录入、学生档案信息存储处理与信息的查阅和交流，实现网络数据的循环利用，将学生档案信息的价值充分挖掘出来，为广大师生提供更便捷、更高效的服务[1]。

1.2有利于促进学生就业、提高就业质量

在疫情等特殊情况的影响下，“互联网+”背景下大学生档案的信息化建设和普及对促进学生就业、提高就业质量有着关键作用。如果学生信息化档案比较完备、查询操作便捷，用人单位可以在查阅大学生简历或作品集的基础上，通过信息化平台查阅电子档案衡量大学生的综合素质及专业能力，提升选才用才精准度，甚至对后期职业发展中的职务任命、职称评定都有很大的促进作用[2]。

2“互联网+”背景下加强高校学生档案管理信息化建设的可行性与必要性

2.1必要性

高校要切实做到为学生服务，真正解决学生的档案问题。为了提高高校的档案管理工作效率，高校要积极使用现代技术，应用快速发展的互联网技术对学生的档案进行信息化的管理。目前，信息化发展是整个社会的大势所趋，学生的档案也应当“与时俱进”，由原先的纸质化档案转变成纸质化档案与电子化档案共存的状态。同时，为了使用人单位能及时了解高校学生的状况，电子档案可以将学生在校内期间参加的各种活动、比赛，获得的奖项与社会实践等所使用的材料清楚分类，既丰富了学生的档案内容，同时用人单位也能一目了然，对学生的了解更加全面。但是这种情况却增加了档案管理工作人员的负担，他们需要做大量的录入工作与校正工作保证录入学生电子档案的信息是正确的。学生的档案都是独一份的，一旦丢失就无法补办。因此，高校要保障学生档案的安全性，建立毕业生登记表等方法归档学生的档案，并不能真正实现学生档案的高效管理。高校建立基于“互联网+”背景下的学生档案信息化管理，不仅能丰富学生的档案信息，也能提高高校的档案管理效率，使得高校档案管理更加方便快捷。

2.2可行性

互联网的发展促进了高校的数字化发展。其中，高校设置的OA系统更是将校园内各类数据信息集中在一起，帮助学生快速找到需要的信息，从而更好地实现了高校的模块化管理。高校学生档案信息系统的管理，可以帮助学生便利地查找与就业有关的信息，促进学生的稳定就业；同时可以及时更新学生的信息，实现校园内部各个学院与部门之间的学生档案的信息共享，加强学生档案的准确性[3]。

3目前高校学生档案管理信息化建设滞后的主要原因

高校学生的档案具有较强的流动性，且学生档案数量多，如果没有合适的方法，则不利于高校的管理。学生的档案属于人事档案形成的前期状态，因此，不同的高校有不同的档案管理方式。目前，大部分高校使用的档案管理方式仍然是传统的纸质管理方式，只是在档案转移时候采用了现代网络科学技术，方便高校与学生档案所在地进行联系。这样的档案管理方式效率过低，不利于高校对学生档案的查询与详细管理[4]。

3.1高校学生档案管理工作复杂繁重

高校学生来自全国各地，其档案存在来源多样、数量较大、流动性强的特点，进行信息化管理的工作量是巨大的，需要对过去大量的纸质档案通过电子化手段全部完整地转化为网络档案。目前绝大多数高校仍处于纸质档案材料的接收、管理、存储、使用阶段，也只是在学生毕业前后个人档案转递去向方面运用了信息化管理与查询技术，且并没有全覆盖。遇到学生转专业、征兵入伍、未就业等特殊情况可能存在记录不详细、部分记录不全、接转速度慢、效率低等情况，这是由于每个学生的档案材料难以实现信息化的目录管理，纸质档案更新不及时、查询困难或信息利用效率低下所造成的。再者，毕业生学生档案未能全部信息化而新一批入学学生档案又转接入高校，造成了老问题未解决、新问题又出现的困境。

3.2高校二级学院学生档案管理队伍不稳定

对于部分二级学院而言，没有配备专职的学生档案管理人员，学生档案管理队伍中兼职人员居多，他们的思想认识中认为这项工作没有什么技术性，只是一项简单劳动而已，技术含量低、工作轻松、操作简单，因此对档案工作不够重视，同时档案管理的工作人员流动性较大，队伍组成不够稳定。

3.3信息安全难以保证

在互联网快速发展背景下，一方面信息资源的共享促进了学校层面、学生个人的发展，但从另外一个方面讲，也对学校的信息安全造成了较大隐患：信息资源被窃取的概率变高，会造成学生的信息泄露、网络诈骗等不良现象增多；学校信息系统容易遭受攻击，可能会造成系统瘫痪或者数据丢失等情况，遭受难以预计的损失。

4高校学生档案管理信息化建设思路

4.1重视网络维护

信息化的档案管理在为高校档案管理工作带来便利的同时，也带去了一定的安全隐患。高校要做好校园防火墙建设，保护学生电子档案的安全性，并对电子档案系统进行及时的更新检查，不断优化系统，不定时地邀请专家对高校的电子档案系统进行评估，保证高校的电子档案系统对数据的安全保护。

4.2完善管理制度

高校在进行信息化档案管理的建设时，要根据高校的实际情况制定出科学的计划，按照相应的规章制度，为高校的档案管理建设顺利实施营造一个良好的环境。同时也要制定相应的奖惩制度，提高对高校档案工作人员的监督管理，约束他们的行为，提高他们的思想修养，保障学生档案的安全性。

4.3建设档案信息管理统一标准

高校在建设信息化的档案管理的过程中，要有统一的档案信息管理标准，要做到规范建设，不断在标准下优化并完善建设的方案，在此基础上开展档案的建设与档案信息化管理。在建设的过程中要遵守国家规定的数据标准等，加强高校的科研系统的衔接等，形成信息化档案管理的良性循环[5]。政府也应为高校档案信息化建设投入更多的关注与资金，促使高校及时购买相关的档案信息化管理设备，从而更好地实现高校的档案信息化管理。

4.4提升工作人员专业素质

首先，高校要加强档案管理领导人员的专业素质。档案管理人员要将高校的政策落到实处，这与高校建设信息化档案管理整体的质量是否符合要求有着非常大的联系。因此，高校可以为档案管理工作配备专业素质高、责任心强的领导来带领信息化档案建设的团队，从而打造高效的信息化档案建设。其次，高校要加强对计算机专业的人才的培养。在信息化档案建设的过程中，需要应用到的计算机专业的相关知识比较多，因此，高校在开展信息化档案建设的过程中要有专业的计算机人才，加强他们对档案建设业务的了解，从而为高校的信息化档案建设贡献自己的力量。最后，高校档案管理人员要能够及时转变自身的管理理念。在日常的生活中多利用空余时间去学习相关的专业知识，积极学习网络知识，并借鉴其他高校档案管理的方式，不断创新改进，实现自己高校信息化的档案管理。

5“互联网+”背景下高校学生档案管理信息化建设的整体规划

5.1顶层设计：打造信息中心，加强动态监控，保障信息安全

学生档案信息中心的筹建，不仅是解决以往学生档案存储和共享问题的主要途径，丰富并完善学校的档案管理信息化建设，可以更好地为学校发展、国家档案事业服务，而且集中化、统一化的有序管理还可以使档案信息的安全得以保障。进行科学性的顶层设计工作，能够全面保存多介质的学生档案资料，根据实际情况总结相应的管理经验，逐步纳入档案管理体系中，建立一套完整的信息安全保障系统，加强档案数据的动态监控。同时，高校学生档案信息管理系统是基于校园网OA系统平台的联合办公信息管理系统，需要遵循经济、实用原则，并确保信息中心的先进性、技术性、安全性[6]。

5.2思维转变：树立全新认知理念，增强服务意识，提高服务水平

树立学生档案管理工作的全新认知理念，要将“互联网+”应用到学生档案管理的过程中，就要求档案管理人员要明确“互联网+”给生产生活带来的巨大变化和价值，深刻认识到学生档案管理工作结合互联网手段的重要性，并对学生档案管理的实际需求和最终目标有准确把握，了解档案管理对应学生、学校、社会的意义所在，并坚持以人为本的理念来开展工作，以目标为导向形成学生档案的信息化思维模式，不断分析档案数据信息，挖掘数据的潜在价值，全面提升学生档案资源的使用效率。

5.3资源共享：构建学生档案信息资源体系，形成多赢的良性生态服务圈

“互联网+”背景下学生档案信息化建设要结合新环境和新形势对学生档案管理工作的要求来开展工作，整个过程应该渗透跨界融合思维，充分利用互联网平台的优势和作用来促进学生档案管理和相关就业单位、政府职能部门、市场需求、学校发展等的有效融合。充分利用各种现代化、大数据技术来收集、归档和管理相关的学生档案信息，通过开放共享的思想理念能够打造多赢的良性生态服务圈，将涉及学生的各项工作成果融入互联网的资源系统中，从而来实现信息的共享，以期充分体现互联网的开放性，以此来促进档案管理工作的开展。

5.4提升内核：进行合理筛选，加强技能培训，增强自动化档案管理能力

高校学生档案管理信息化工作的顺利开展必须依托校园网OA系统平台的支持，不断提升多介质的电子档案管理水平，要求高校档案管理部门要加强对二级学院学生档案管理人员进行合理的筛选，并提供直观、高效的技能培训，提升每一个学生档案管理人员的管理水平，对其他行政管理人员也要做到相应的档案管理知识普及，以求更好地配合完成归档工作。另外，学生档案管理人员可以积极与新媒体运营方展开合作，对学生情况形成网络数据，并及时进行抓取和分析，以准确快速完成批量归档。

6结束语

高校学生档案记录着高等院校大学生的信息材料，是高校服务区域经济发展与促进人的全面发展的重要载体。目前的高校学生档案信息化建设还有很大的发展空间，需要学校管理层面和工作人员个人层面加强“互联网+”意识，从大处着眼，从小处着手，以期在整体规划的基础上寻求系统、有序、合理的方法和路径，逐步实现学生档案管理信息化，学生档案管理信息化建设能够在一定意义上助力新时代档案管理事业发展。

作者：陆鑫婷 单位：淮阴工学院 设计艺术学院

学生档案管理信息化建设篇3

信息化时代的到来不仅推动了各个领域在社会中的高速发展，也为行业的建设提供了最新的技术支撑。高校作为社会的构成部分，更是要把握行业的发展趋势，在此背景下进行自身工作的全面完善与优化。本文研究的学生档案管理工作是推动高校政务服务模式创新、提升校内档案管理水平的重要手段，基于理论层面分析，该项目建设是可行的、必要的，且刻不容缓[1]。学生档案作为高校发展规划、建设、管理的真实记录，是高校教育能力、建设水平的反映和概括，可以在城市建设全面协调可持续发展中起到举足轻重的作用。尤其在我国发布了《全国高等职业技术教育院校档案事业发展规划》后，高校更加强调了档案数字化、信息化的建设工作。在全国范围内开展学生档案信息化建设的同时，档案信息安全也越发得到重视[2]。在开展此方面工作的过程中，管理人员逐步使用了电子档案代替传统的纸质档案，因此，早期的档案管理与收集模式已无法满足目前现代化高校在发展中的行政管理要求。为解决此方面问题，进一步实现对高校档案信息化管理工作的完善，本文将以大数据作为背景，设计一种全新的管理方法，以此带动高校行政工作的规范化与秩序化。

一、大数据环境下高校学生档案信息化管理方法

1.建立高校学生档案信息化数据库。为实现档案信息的数字化，需要在开展相关研究工作前，在校内档案管理部门的终端设备中建立专项管理空间。本次研究提出的方式为构建信息化档案数据库，在管理终端，操作计算机设备，移动鼠标点击企业版或校内专项版管理器，在MSSQL中选择MySQL-Server2008及以上版本，操作可视化编辑器，创建一个管理数据库。点击创建的数据库，在数据库的首界面中创建一个主页，在主页可编辑栏中输入表格名称，其他选项设置默认[3]。为了确保对学生档案数据的规范化导入与存储，在新建数据库中建立一个数据表，根据插入数据的行数与列数，在表内直接输入名称、字段与数据类型，点击界面右下角的生成按钮，即可实现对学生档案数据表的创建。在此基础上，考虑到数据库的创建规则较多，其中涉及的参数包括数据主键、外键等，在设定数据表的主键时，打开可视化编辑界面，使用鼠标右键点击数据表，选择“设计”功能项，在需要设置主键的位置单击鼠标右键，实现对数据表主键的指定[4]。根据录入数据的内容，点击界面左侧菜单栏中的“编辑前200行”功能键，即可实现对学生档案数据的批量存储与导入。按照上述方式，建立标准化学生档案数据库[5]。以2021级学生档案为例，对创建的数据表格式进行描述，如表1所示。按照上述表1所示的内容，进行高校学生档案信息化数据库的填充，以此种方式实现对数据库的构建。

2.基于分布式大数据映射的档案信息安全存储。为保证高校学生档案数据的安全性，引进分布式大数据技术，通过大数据之间的映射关系，进行档案信息的安全存储。可将大数据技术的映射关系表示为下述图1。按照上述图1所示的结构，进行大数据流的安全部署，在数据库的输出端建立滑动窗口，建立不同档案信息流之间的关系矩阵。对信息流矩阵关系进行描述，如下方计算公式所示：为高校学生档案信息流关系矩阵表达式，其中B与D表示两个信息流；N表示为数据流类型；α表示为信息安全入侵检测端口；Vi表示为数据流延迟性；m表示为有效传输端口数；i表示为数据异构安全保障。其中的计算公式如下：公式（2）中：Nj表示为数据流冗余传输路径；β表示为信息在有效空间内的映射权重。按照上述方式，对不同路径的安全性进行分析，以此种方式，实现对档案信息管理工作中安全存储的设计。

3.高校学生档案管理功能深化设计。完成上述设计后，对终端设备中高校学生档案管理工作进行深化设计[6]。设计前，先根据实际需求部署高校档案的基础管理功能，根据前端登录用户的身份，为其划分对应的权限，管理人员的权限包括档案信息的增加、删除、修改、查询等，以档案信息修改为例，对其管理流程进行描述，如图2所示。在上述设计内容的基础上，在管理界面设计其他功能，包括档案信息聚类功能、档案信息挖掘功能、档案信息发展预测功能等。在设计中结合实际情况，对功能进行全面优化，以此种方式，实现对管理功能的全面深化。

二、实例应用分析

在本文上述论述基础上，为了验证本文提出的管理方法在实际应用中的效果，选择以某高校为依托，针对该高校的学生档案进行信息化管理。将该高校近5年时间中汇总的学生信息作为样本，为了确保学生个人隐私的安全，将信息当中涉及学生隐私的信息剔除，保留剩余信息作为管理样本集合，集合当中包含了100Gbit的资源信息。为了验证本文管理方法的实际应用效果，针对上述100Gbit学生档案信息按照本文上述论述内容完成对信息化数据库的构建，并利用分布式大数据技术实现对档案信息的存储，最后针对信息的管理功能进行深化设计。在管理过程中，按照下述公式对规定时间内管理的学生档案信息量进行计算：公式（3）中，表示为规定时间内按照本文管理方法管理的学生档案信息量；xj表示为在第一次管理开始时记录的学生档案信息量；xi表示为在最后一次管理结束时记录的学生档案信息量；sj表示为第一次管理时对学生档案管理耗时；si表示为最后一次管理时对学生档案管理耗时。根据上述公式，计算得出不同管理次数下本文管理方法管理的信息量，并将计算得出的结果绘制成表2所示。从表2中记录的结果可以看出，按照本文上述提出的方法对该高校学生档案信息进行管理，平均管理信息量均超过了45.00Mbit，每5次的管理时间均在80s—115s范围内，管理信息量也均在200.00Mbit—380Mbit范围内，能够充分满足高校对学生档案管理提出的管理量要求。按照表2中的管理效率，针对上述100Gbit的学生档案资源在经过50次以内的管理方法运行后能够实现全部管理。因此，通过上述得出的实例应用结果能够进一步证明，本文提出的管理方法在实际应用中可以实现对高校学生档案的高效率管理，并且管理量能够充分满足学生档案的需求。

三、结束语

综合以上论述，针对当前高校学生档案在管理过程中存在的诸多问题，在实现对数据库的构建和引入分布式大数据映射技术后，提出了一种全新的管理方法，并通过实例应用的方式证明了该方法的实际应用效果。同时，在研究过程中发现，通过引入大数据映射技术能够实现对海量高校学生档案中的信息进行分层次的管理，从而在保证管理效率的同时，也能够使管理的精度进一步提升，避免产生管理混乱的问题，促进高校管理工作精细化程度的进一步提升。同时，为了能够实现对高校学生档案管理工作的进一步完善和创新，在今后的研究当中还将引入更多现代化的管理技术，针对本文管理方法在实际应用中可能存在的问题进行进一步完善，从而提高本文管理方法的应用适应性。同时，通过对管理方法的合理应用，也能够进一步提升高校学生档案信息资源的利用率，充分挖掘潜在价值。

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作者：陈志阳