高校学生档案工作管理现状3篇

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高校学生档案工作管理篇1

档案工作属于国家信息发展工作中最为基础的一部分，档案工作见证着社会文明程度以及国家各项发展事业。高校为了更好的开展教学、管理以及科研等工作而针对学生、学校或者是社会形成的影像、图像或者是文字等具有一定保存价值的资料即为高校档案。学生党员档案能客观的反映学生党员思想政治表现及其党员发展情况，有利于更好的开展学生党员档案工作，促进其健康成长，同时也是选拔优秀干部的基本凭证。

一、当前高校学生党员档案工作存在的问题

（一）管理方式不科学

学生党员档案管理工作也属于一门科学，可是当前的实际情况却是不少高校并没有做到科学管理。具体表现在以下几个方面：第一，学生党员档案管理缺乏科学性、统一性、专业性。不少高校在采集学生党员档案信息环节缺乏一致性，且没有专业、科学的学生党员档案管理队伍，很多档案管理人员都没有专业背景，做不到专业、科学而又精细化的管理。第二，忽视了后续监管，考核内容过于单薄，容易断线。现今不少高校在学生党员档案管理方面，只重视前期培养而忽视了后续监管，致使档案考核内容过于单薄，学生党员档案断线，使档案工作呈现不连续性。第三，高校未能从思想上高度重视学生党员档案工作。现今因为高校科研评估体制的影响，不少高校侧重于教学工作以及科研工作，而对学生党员档案工作未能给予足够的重视，档案管理方面不管是设施设备还是后期监管都比较松懈。

（二）档案载体过于单一

纸质档案因为轻便、方便携带、可供随时查阅且成本低等优势而成为档案管理的主要载体。现今我国不少高校在学生党员档案信息保存方面侧重于纸质档案，忽视了电子档案。纸质档案是传统档案管理方式，通过长期的演变后，其在管理技术和经验方面已经趋于成熟，因此受到档案管理部门的重视，可是电子档案相对落后，究其原因和档案管理人员专业素质、高校设施设备缺乏等有直接关系。现今是信息化、大数据时代，电子技术发展迅速，将信息技术引进档案管理中不仅能实现文字记载，而且能实现声音、图像等动态信息记录，极大的方便了档案管理人员对档案信息的统计、分析以及管理，同时也方便了后期的档案查询以及利用。此外还能节省人力物力资源，避免纸质档案经过长时间保存后的发霉、变质等问题。

（三）档案利用率不高

高校学生党员档案管理是为了有效利用，这是该项工作的归宿和初衷及其社会价值所在。衡量档案价值的标准是其能给后人提供多大的研究以及利用价值，如果没有使用价值，管理也就没有意义了。那么何为档案利用呢？即包含在档案中的人文精神资源，档案利用就是将这些资源挖掘出来。现今因为档案利用标准不统一且受一系列因素的制约，我国高校对于学生党员档案的管理现状是重视收藏、忽视利用，呈“沉睡”状，档案资源没有被有效的利用起来。入党积极分子培训人员未能将档案资源利用起来为教育服务，思政教师也未能将其利用起来服务于马克思主义课堂，因此高校学生党员档案工作应将这些处于沉睡状态的精神资源唤醒，实现精神、物质资源最大化利用，提高档案利用率。

二、高校学生党员档案工作管理的加强措施

（一）建立健全档案管理制度，加强档案管理专业化

良好的档案管理工作需要规范健全的制度，建立健全档案管理制度是提升档案管理工作的有力保障。目前我国针对高校学生档案管理的相关法律法规主要有《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《中国共产党发展党员细则》，这些政策法规成为高校学生党员档案工作的法律依据。不过学生党员在我国属于特殊社会群体，目前其档案管理制度不完善，导致档案管理不科学，所以，要想加强学生党员档案管理，就必须建立完善且规范的档案管理制度。档案管理工作能否做好取决于制度这一硬约束和人才这一软环境，只有做到软硬兼备，才能做好档案管理工作。良好的管理需要优秀且专业的管理人员，而良好的教育、走出去引进来、有效利用是专业人才的保障。目前我国已经培养了不少档案与信息管理专业人才，档案管理专业人才并不缺乏。所以高校应遵循《高等学校档案管理办法》积极引进相关人才，同时落实人员编制。根据相关政策法规，对学生党员档案工作进行综合规划，做到专人专管，定期对档案管理人员开展业务技能、知识培训，提升其综合素质、增强档案管理能力，做到规范化管理。

（二）实现档案载体的多元化与统一化

在信息技术迅速发展的现今时代，如何实现档案载体的多元化与统一化是学生党员档案工作急需解决的问题。信息时代给档案管理工作既提供了机遇，同时使档案管理工作也面临着严峻的挑战。因此高校应结合二者优势，实现档案载体的多元化与统一化，对电子档案和传统纸质档案给予同样的重视，实现二者共赢以及发展。这就要求各高校定期对档案管理人员开展知识技能培训，增强档案人员使用信息技术管理档案的能力。同时需对学生党员档案开展科学分类管理，对有关国家、学校安全或者是个人隐私的档案选择保密性强的纸质作为载体，对先进事迹或者是典型案例等内容的档案可选择电子方式作为载体，并通过互联网实现各高校或者是全社会的互联互通。此外可利用数字密码（二维码、身份证号等）为每位学生党员设立账号，做到专人专码，避免电子档案被随意修改，确保其真实性。

（三）规范学生党员档案管理过程，实现精细化管理

规范学生党员档案管理过程，是直达精细化管理的有效路径。高校学生党员档案要想做到规范化管理就必须加强日常管理，处理好特殊情况。这就要求对党员档案操作过程进行规范，建立健全规章制度，入党材料填写格式标准化，发展党员计划统一化，统一制定党支部书记工作手册，档案管理、转移或者是查阅等各个环节均需制定相应的标准，进而实现党员档案管理各环节的规范化、精细化管理。根据材料填写要求严格把控入党关口，对党支部书记以及党建辅导员工作开展情况进行严格的考核，切实发挥学院党委会以及党委秘书监督作用，对材料填写不合格者拒绝发展。档案转移做到规划化，档案建立需密封，转移需做好登记，接收需回执，借阅需手续。对于特殊学生党员档案也需做到规范化处理，目前不少高校都存在一定的数量的教师人事代理人员，因此高校应和人才服务中心紧密联系、配合，第一时间将教师在职期间生成的档案归档。随着越来越多大学生党员加入创业行列，对此高校要第一时间进行创业党员档案的建立，规定这类党员档案去向，做到创业党员档案的规范化管理。对于出国学生党员高校应建立专门档案管理渠道，如属公派情况，则档案可暂存校内，如属私出，则档案可转移到教育部留学人员服务中心。对于预备党员，考虑到其毕业后如果自带档案极有可能丢失，因此可将其预备党员档案以及学籍档案进行合并，统一寄送。如果是组织关系原因暂时留在学院内的这部分党员档案，要及时和本人交流商讨档案转移事宜，防止死档问题。

（四）提升档案教育功能的有效利用率

大学生党员是社会主义事业的接班人，是民族的希望，祖国的未来，因此应具备坚定的信念、善良的愿望、明确的思想、丰富的知识以及相应的智慧。大学生党员应不断提升自己的思想政治素质，这就需要学生党员首先得了解党史及学生党员史，从而以正确的态度对待西方反社会主义思潮。而要想做到这一点，高校需通过学生党员档案信息对其进行教育，让大学生明确真实的共产党历史究竟是什么，同时组织学生挖掘学生党员档案中蕴含的爱国思想、爱国情怀，让学生在这种思想和情怀的渲染下，逐渐培养爱国主义情操。此外还可以组织学生就共产党执政合法性等问题进行论证和阐述，从而成为共产主义事业坚定的捍卫者。

三、结语

综上所述，高校学生党员档案管理路途遥远，需持续探索并不断改进。除了专业、规范、现代化、精细化的管理外，高校更需要提升学生党员档案信息的有效利用率，教育学生坚决拥护中国共产党，努力成为一个优秀的共产党员。让学生明白中国在世界民族之林的独立自主权是不容侵犯、毋庸置疑的。

作者:唐丽 陈家剑 单位:广西科技师范学院

学生档案工作管理篇2

一、学生档案工作概述

档案的含义是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。我国于2008年9月1日起施行了教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》。高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学生档案工作是高校档案工作重要组成部分。档案定义告诉我，档案应具有社会性、后时性、真实可靠性和原始记录性。高校学生档案是记录学生从高中到大学学习期间的录取、学习、生活、思想等方面的情况，这些档案材料是高校档案的重要组成部分。学生档案材料中包括高中时期的档案材料、高校的入学登记表、个人的体检表、学籍档案、本人的奖惩记录、党团组织档案等，学生档案也是在其毕业后随毕业去向而转走的人事档案。学生档案与学生未来的就业和发展息息相关。随着信息化时代的到来，虽然社会对于高校学生档案的要求越来越高, 但是，目前高校学生档案管理中依然存在一些问题，只有及时改进，才能实现高校学生档案管理的高效化，并为社会提供真实、准确的人才信息。

二、高校学生档案管理工作中存在的问题

（一）高校对学生档案工作不重视

目前很多高校普遍对学生档案工作，甚至其他档案工作重视程度不足，认为学生档案的管理工作仅仅是学校运营中的一项普通学工工作。学生档案管理意识淡薄的原因：一方面，高校领导和档案管理员们认为，学生档案平时很少使用，没有必要投入过多的人力、物力；另一方面，学生档案工作不是面子工程，学生档案工作的好坏对学校的教学、专业评估、学位评审没有影响。做好了看不出效果来，不能及时展现在社会的面前，无法突出成绩。

（二）缺乏专业的管理队伍

高校学生档案管理部门视各个学校自身情况而定，有的是放在院系，有的是放在学生工作处，还有的放在档案管理部门（档案馆、档案室等）。大部分高校是放在各个院系，按照现在高校的实际工作情况，院系没有配备专职的档案管理人员。大部分是要求辅导员来做相关的工作，或者由教学秘书甚至办公室人员来兼职。这些工作人员中大部分没有接受过专业的档案管理培训，缺少专业的归类、存放和管理的相关知识，而且这些人员本身还有其他繁重的工作，对学生档案工作投入的精力有限，导致一些问题频发。同时管理人员对学生档案工作不很重视，高校学生众多，无法切实去检查相关的档案工作，这样也让档案管理人员无法保质保量完成学生档案工作。加之这些人员流动性强，工作调离后交接手续不及时，有的基本没有交接。学校对档案员的考核不到位，也可以说学生档案管理的好坏直接取决于兼职档案员的个人素质。

（三）学生档案管理制度不规范

高校学生档案管理制度在各个高校没有达到相对的统一，学生档案中，哪些材料是必须放的，哪些材料是可以放的，哪些材料是没有必要放的，没有相应的规章制度来规范。这样也造成了学生档案厚度不一，有的缺材料，有的放了一些冗余的材料，这样给学生档案材料在今后的管理中造成了不必要的麻烦。学生毕业后，去向多样，目前学生档案的管理并没有明确的规章制度，毕业生的档案有存放在学校的，也有放在生源地的。这就造成后面学生在需要使用档案时，查找不到相关档案，甚至造成档案丢失的情况。

（四）档案管理方法缺乏创新

高校档案管理工作目前还停留在纸质材料的收集上，没有适用智慧社会的发展。多数高校还没有利用互联网、大数据来进行学生的档案管理。学生档案记录在纸上。不仅不容易保存，而且也容易丢失，更不利于档案的系统化、科学化管理。不能及时对资料进行查找和使用，不利于学生的日常管理工作和今后的就业。另外，纸质记录也极容易造成信息的更改，对学生档案材料的真实性造成影响。

三、高校学生档案管理工作的方法探究

（一）转变传统的管理观念，充分认识学生档案管理工作的重要性

高校学生档案工作是高校众多工作中必不可少的组成部分，它对于学校的管理来说至关重要。虽然现在很多毕业生有弃档行为，但是学生档案对于学生本人的重要程度与日俱增，因为学生档案是真正能证明个人学习经历的材料。企事业单位招聘员工，国家公务员的选拔等都要审查档案，并以其记载的相关资讯作为甄选人才的重要证据。办理工作调动时需要档案；参加公务人员招聘考试，需档案确定身份；办理个人退休手续时，要查看档案记录，否则无法顺利领取养老金，另外社会保险（如失业金等）也与人事档案有关；专业职称晋升的参考依据；出国政审和公证时，需要查阅个人档案。办理职称评定、出具各种相关证明等也都需要人事档案。自2016年1月1日起，人事档案管理费由财政拨款，这也说明档案工作在我国的重要性在提升。做好高校学生档案管理工作，是社会发展的结果，各高校要顺应社会的发展潮流，努力做好学生档案管理工作。

（二）培养专业的管理队伍，促进业务能力的提升，适应实际工作需求

高校要配备专业的学生档案管理队伍，定期进行培训，提升业务能力，适应实际工作需求。任何行业的发展离不开专业的人才，档案管理工作也一样。高校要培养一支专业的档案管理工作队伍，让学生档案能够得到专业的管理。兼职档案员要给予一定的待遇、奖励，建立一支相对稳定的档案管理队伍。学校要给予一定的资金投入，做好包含档案在内的档案库房的管理工作，添置和更新计算机，采用科学、先进的应用软件来进行档案信息的存储和利用，为确保档案资料完整和安全提供硬件保证。

（三）建立健全高校学生档案的管理制度，使管理工作有章可循

建立健全高校学生档案管理制度，不仅要从学生档案的要求工作抓起，也要从学生档案管理人员考核做起。管理制度要明确高校学生档案管理的工作内容，学生档案在各个时期产生的材料需要记录在档案中。要做到规范档案中归档的材料，材料的标准、格式、内容、纸张等内容。严格审查学生档案的各项内容，明确规定档案的使用方式、方法，规定哪些人员可以接触、使用档案。在对学生档案的管理人员进行考核时，要从业务能力，专业技能等方面考核，更要对实际的工作效果进行考核。学生档案目前有很多问题，包括档案转接、弃档档案等工作的记录情况，要对容易出现问题的环节进行考核，查看学生档案管理人员对工作热爱情况和态度。对学生档案的重要性进行宣传，也考验一个档案管理人员的业务水平。不仅要让和学生有转接联系的人员重视档案工作，也要让高校的领导重视这块工作。档案工作要耐住寂寞，静下心来踏实做事，这样才能将档案工作做好。

（四）利用信息化技术创新档案管理方法，让学生档案管理更高效

为了加强对高校学生档案管理工作的创新，进一步提升学生档案管理工作的技术性，要引入先进的信息化等管理方式。现在很多高校学生的数量非常庞大，因此学生档案管理工作任务繁重，而且学生的流动也比较快，档案的保存期相对较短，随着科学技术的不断发展，将电子档案引入高校的学生档案管理之中，是顺应发展潮流。目前，党员信息管理系统相对比较成熟，从党员的信息录入，到后面的党员流动，在党员信息管理系统中都能实现。这个系统是从无到有，从初始阶段到成熟。学生档案信息管理系统也可以借鉴党员信息管理系统的经验，逐步发展。学生档案的信息化，有助于引入先进的技术，可以进行大数据分析，能细化、完善学生档案；也可以发挥新媒体的优势，对学生能够进行实时、准确的管理，学生的在校各类数据都可以进行搜集，如学生的学籍变动、成绩信息、在校的生活情况、学习情况、身体情况都能及时反映。有助于高校对学生的管理。学生档案信息管理系统还能提高效率，降低人员成本，促进专业化队伍建设。对学生的在校情况建立预警机制。在此同时，补足传统纸质学生档案的缺点，能够优化档案管理模式，实现网络查询与实体档案的结合，真正发挥学生档案的作用。建立学生档案信息管理系统也可以让学生及时查阅自己的档案，对学生档案进行AI学习，系统可以对每一个学生的在校学习、生活提出规划和建议，对学生的学习生涯起到促进作用。让每一位学生有一个专业的人生导师，这些数据也可以帮助学校的管理人员制定适合学校的管理办法。学生档案反映了学生的基本情况，能更加直观地展现学校的教学、管理水平。

四、结语

在现代信息化时代，智慧校园的建设是大势所趋。利用“互联网+”技术加强对高校学生档案管理工作的创新，实现校内信息共享，推进高校学生档案管理工作的信息化管理，不仅能够有效地提升档案管理工作的效果，还能充分利用档案资源，方便高校管理者、辅导员以及任课老师对学生有更全面的了解，扬长避短，全面培养学生。而且对学生学习和就业、对高校的工作改革和发展起到推动作用，也有利于全社会的发展。因此需要高校在建设过程中不断地采取措施进行完善，更好地推进学生档案管理的现代化发展。

作者:李升阳 单位:南京大学金陵学院

学生档案工作管理篇3

高校学生档案是考生通过全国统一考试并录取到大中专院校的学生档案，它是以文字资料的形式记录大学生在校学习、经历、能力及其重要社会实践活动的真实记录，也是大学生就业及今后各组织选拔、任用、考核人才的重要依据。随着高等教育大众化的到来，高校招生规模日益扩大，全日制在校生人数日益增多，大学生人口比率快速提升，高校学生档案成为人才市场、用人单位择优录用重要凭证。因此对高校学生档案管理现状进行研究，使之适应教育体制和就业制度的改革具有重大意义。

一、高校学生档案管理现状

1．基础数据缺失，学生档案资料收集不齐全

各省学生高考资料不一致，导致学生的高考资料难以收集齐全。有的省份高考资料只是电子档案信息报送到招生办，移交到档案馆只是一个光盘数据;有的省份邮寄招生办的是见有高考分数的高考袋，袋内资料全无，档案馆接收各院(部)移交的学生档案时，无法在档案专递通知单上登记。更有甚者，有的考生高中学校，只抓学习，学生毕业后，只在高中毕业生登记表上加盖学校公章，没有任何文字说明和分数核对，造成高校学生档案难以收集齐全，致使档案馆保存的学生档案质量难以保证，无法准确全面地反映出高校学生档案的全貌。有的部分高中学校不重视学生档案，采取让学生自带档案原则送到其报考的大中专院校，造成高校学生档案丢失等现象，这给高校毕业生今后就业带来极大的不便。谁负责，怎么负责，怎样全程管理高校学生档案是当今的一大难题。

2．高校毕业生档案派遣混乱

高校毕业生档案通常是由学校档案馆在毕业生离开学校后统一寄往毕业生当地人才市场或有人事任用权的用人单位。随着高校毕业生就业制度不断的改革创新，国家已经不再对高校毕业生进行统一分配，有的毕业生当地人事局不再有保管高校毕业生档案的权力和责任，造成高校毕业生的档案由人才市场、人才交流服务中心、省大学生就业中心或毕业高校代管，待毕业生有了就业单位后，档案馆根据毕业生的就业通知单再将其档案转往该生的就业单位。这样忽视了对高校毕业生档案的管理，还有高校学生档案转递环节复杂，学生自己所填写档案邮寄地址单位不标准、不详细，联系电话不准确，从而导致高校学生档案有丢失现象产生，这给毕业生的就业带来了不良的影响。

3．信息失真，不利公平竞争

高校招生自从1999年开始扩招以来，高校毕业生就业压力随之也越来越大。有的高校毕业生为了在毕业生招聘会激烈竞争中获胜，改写自己的大学成绩单、学分，办优秀毕业生、三好学生等奖励假证明，竟用假的双学位等不正当手段来击败其他求职的大学生。也有个别毕业生所在的高校为使自己学校的毕业生就业率高于其他高校，更为自己学校博取“生源素质好、就业率高”的社会声誉，便暗地提高毕业生专业成绩，增加学生干部和学生大学奖励比例，低要求学生考评标准，撤销学生处分材料等等。这些导致高校毕业生档案原始信息失真，造假现象出现，使符合新时代需求的高校学生档案新内容信息失真，致使用人单位在招聘毕业生时，无法辨别其真伪，严重影响了高校毕业生就业市场的公平竞争。

4．管理缺乏程序化

建立包括学生档案的收集、管理、报送(派遣)的全过程的程序和要求，建立规范的学生档案体系，从而，实现档案管理的程序化、规范化。自从各省高校不断开始实行网络招生以来，高考学生档案电子化也随之不断增多。但考生的电子档案中所反映的内容不够真实、完整，信息格式简单，信息内容颇少。拿到高校的纸质档案只是一张不能反映学生档案全貌的一张数据表格，有的省份考生纸质档案交给学生本人自带，有的省份考生是其所在高中或招办寄发给学生报考高校，更有甚者，有的省份没有纸质档案送来，拿到录取高校的只是一张考生的电子光盘。至于纸质档案的内容更是五花八门，这些都给新生入校后建档带来麻烦。加之高校学生档案管理落后和归档滞后，毕业生档案接收匆忙，派遣时间短而急促，使部分高校学生档案造成查询、利用难以入手，档案派送丢失等混乱现象。

二、高校学生档案管理研究

提高学生档案管理工作效率，有效发展科学、规范的高校学生档案管理制度，切实维护高校学生档案的完整性和真实性，改进高校学生档案管理工作的对策。

1．建立规范学生档案制式，提高档案的规范性

建立统一的高校学生档案管理格式和制式。为了及时、准确、全面地收集高校学生档案，高校招生办公室，学生工作处在新生入学后一个月内将收集到的新生档案袋上标注好每个学生所在的学院、专业、班级、姓名、学号，将新生档案移交各学院(部)，各学院(部)按照档案馆接收新生档案要求，在规定时间内将新生档案收集，整理移交到档案馆保存。经档案馆学生档案管理人员核查符合新生档案归档要求后，双方在学生档案移交目录上签字。严格交接手续有效地解决高校目前学生档案管理中各自为政的问题，做到了高校学生档案管理工作“形散而神不散”。

2．严格档案转递途径，确保高校毕业生档案材

料运转安全，投递准确，便于生源所在地的人才市场或有人事任用权的用人单位及时接收毕业生档案。待毕业生就业方向确定后，学生工作处大学生就业指导中心与各学院(部)毕业生辅导员仔细核对毕业生的档案派遣就业去向电子信息数据库，经核对无误后向档案馆报送，档案馆对随时改派的毕业生电子数据库要随时更新，并及时将移交到馆的毕业生档案随同档案转递单以机要或专人送取的形式转到毕业生签约的有人事任用全的用人单位或该生所在地人才市场，并严格办理学生档案转递的交接手续。

3．建立健全高校学生档案管理办法和制度，加强信息化建设，实施全程化管理

建立以高校档案部门为主题，各职能部门配合的高校学生档案管理体制。明确档案馆(室)的主体地位，以统领和监管高校的学生档案工作。建立健全学生档案的收集，整理、移交、保管、保密、利用、转递等各项规章制度，逐步实现学生档案管理规范化、制度化。

4．加强档案法制宣传，增强高校学生档案意识，确保学生档案的真实性

高校学生档案是学生的成长记录，保持高校学生档案的真实性，既是对学生本人负责，也是对社会负责，有利于培养和养成公平竞争的良好社会风气。总之，随着高校招生、就业制度的改革和人才市场的完善，各方面都在转制，人才管理的制度、方式、方法的改革正在悄然进行，与人才培养密切相关的高校学生档案也直接受到了影响。因此做好高校学生档案管理工作是对学生负责，对用人单位负责，更是对社会负责。我们要探索、解决高校学生档案管理现状，改进目前高校学生档案管理工作中存在的落后现状，推进新时期高校档案工作再上新台阶。

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作者:尹晶华 房丽华 单位:长春工业大学档案馆