水利工程技术档案管理探究3篇

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水利工程技术档案管理篇1

一、如何做好水利技术档案管理工作

（一）工作方法的标准化

相关工作人员在进行水利技术档案管理的过程当中，首先需要确保整个过程各个环节的技术都能够达标，例如积累和立卷以及归档等。其次是全面有力的建立标准化的技术档案工作程序图，在工作程序图当中需要将各部门之间的关系进行详细具体的列出，并且还要标注细致的工作周转运行图等，使得其全面达到程序化。

（二）管理制度标准化

从水利工程建设的批复文件及勘探、设计资料的形成、积累、分类归档、打印、发放、回收等到技术档案的整理、鉴定、保管、利用及档案人员岗位制度等都要有统一的标准，而且要形成文件，用制度固定下来。为达到标准化还必须建立奖惩制度，对水利工程技术资料形成的每个重要环节，凡是有做出突出贡献的，组织上都应给予适应的奖励，对确实属于不重视档案工作，对档案工作造成损失的，应给予必要的处分，从而在抓档案管理工作中，树立先进典型，起到示范带动作用，把档案管理工作进一步做好、做实。

（三）统计标准化

所谓统计标准化就是对档案和档案工作发展情况进行统计调查，统计分析，提供统计资料，对水利工程各阶段技术档案工作实现统计监督。具体就是统计技术档案的收进、移出、结存、整理、鉴定、保管、利用、业务指导及其它等相关的各项内容。只有使用统一的计量单位，统一格式的报表，才能有完整可靠的技术档案数据。

二、工程资料的整理

（一）工程资料整理的意义

水利工程资料是指在水利工程建设管理工作中直接形成的、有保存价值的各种表格、文字、图纸、图片、报告等不同形式与载体的各种记录，是对工程项目进行稽查、审计、监督、管理、验收及运行、维护、改造的需要依据。工程资料的整理是监理工程师对工程建设管理的重要组成部分，工程资料的整理水平体现了监理工程师对工程建设的管理水平，规范齐全的竣工资料来之于规范的建设管理和严格的质量控制。

（二）如何快速便捷地整理工程资料

首先，建立合理的编码程序。合理的编码程序是水利工程资料建立和管理的基础，为资料的整理与查阅带来极大的方便，可根据不同的类别，建立相应的数据库；其次，建立资料库。根据不同的资料形式建立不同的资料库:1.对工程建设中的评定表格、施工日志等各种资料，可直接建立保存到相应的资料目标；2.对于照片摄像等资料可通过数码相机、数码摄像机传入计算机，存入相应的资料库；3.对于工程文件，如:工程建设的有关单位批文、征地用地批文等，用扫描仪可对文件原件进行扫描，存入相应的文件夹中。

（三）通过数字化档案管理需求改革和完善管理体系

数字化档案管理方法与传统纸质文件档案管理在根本上是完全不同的，所以，它的管理体系和管理内容在根本上也存在一定的差异和不同。在数字化水利工程技术档案管理档案管理需求的基础上，数字化不断发展和进步，在改革和完善管理体系的时候要加快速度。将传统的纸质档案管理方法以及管理重点进行相应的改变，在开展档案管理工作的同时也要结合数字化档案管理的需求，从而使水利工程技术档案管理数字化管理的目标得以实现。除此之外，结合数字化水利工程技术档案管理特点，改革和完善管理体制对于数字化水利工程技术档案管理而言也是尤为重要的。在数字化档案管理需求的基础上，对水利工程技术档案管理特点引起足够的重视，将其中传统管理制度存在不合适的内容进行相应的改革和调整。站在水利工程技术档案信息安全管理的角度上进行分析，使数字化水利工程技术档案管理更具有科学性和合理性。

首先，现行水利工程技术档案从源头抓起。现行水利档案在刚刚形成的时候，都是需要在计算机的基础上进行相应的操作，因为受到各种因素的制约，现有的水利档案还没有完全实现纸质和电子并存的状态，为了可以与数字化发展需求相适应，我们现在就需要创建一个资源共享平台，形成的水利档案内容转变成电子模式，在网络的基础上，与档案馆紧密地联系在一起，从而在根本上实现资源共享。这样的话，不仅可以在人力上有所节约，而且也避免了重复劳动，在此基础上，数字化工作也有了更坚实的基础；其次，统一规范。在水利档案逐渐数字化的进程中，不管是纸质档案通过扫描的方式实现数字化，还是针对接收的电子文件可以进行直接存储，这些工作都需要在数据库建设服务的基础上得以实现，通过统一标准和指标体系对相应的操作进行规范，从而使标准化、程序规范化、管理制度化、应用法制化得以实现。

三、结束语

总而言之，水利工程技术档案管理与资料整理这项工作本身复杂性就比较强。只有在工作思路上实现不断创新，不断改进，跟上时代的脚步，要时刻明确自己的责任，在档案管理工作中激发出更多的激情和热情，使水利工程技术档案管理与资料整理能力和服务水平得到进一步的提升，从而使档案的准确率和利用率得以提升。

作者:高宁 单位:阜新市水利综合开发管理站

水利工程技术档案管理篇2

1水利工程档案管理工作中存在的主要问题

1.1档案意识淡薄，单位对水利档案工作重视不够。档案管理未能切实列入工作内容，摆上应有的位置，从人力(档案员配置)、物力(档案装具和材料等)上给予必要的投入。建设单位和施工单位较注重现实的、短期的经济效益，未能正确认识档案管理对工程管理所具有的相互促进的作用，看不到规范的档案管理对水利工程使用、维修和水利工程建设科技进步的重要作用，而且这种作用将产生不小的经济效益。特别是大中型水利工程，其建设规模大、时间长、要求严，在施工中还会采用许多新工艺、新技术，如不及时记录、收集、归档，对工程建设和运行管理将会造成不可弥补的损失。

1.2档案管理各项制度不够完善。由于制度不完善，普遍存在工作人员主动收集档案的意识差、档案分类整理不明细、资料完整性不高、档案信息化程度弱、借还制度执行不力等弊端，严重制约水利系统的工作效益和发展。基层管理人员长期以来形成的封闭工作方式，凭传统经验和狭隘的管理方法，乃至到工程竣工需要对档案进行验收时，临时组织人员对工程初设到单元工程、主体工程等验收资料进行全面收集、鉴定、整理。这样突击整理归档的痼疾一直没有得到很好的解决，必然造成档案资料丢失、损毁、收集不全面等问题。面对社会开放、科技进步和现代化管理规范要求提高，这种档案管理方式显得难以应对。更有甚者抱有临时应付观点，很难进入角色，不能适应水利工程建设档案这一科技含量相对较高的档案管理工作。

1.3缺乏基本的硬件设施投入、统一的标准及规范。目前，许多部门在没有进行基本硬件设备投入，或者投入很不到位的情况下，就大谈档案信息化建设。有的往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，忽视档案信息资源标准规范化建设。结果是前者无从谈完整的建设，后者建成的档案信息系统无法转化为经济和科学发展的动力。

2做好新时期水利技术档案管理工作的对策与措施

2.1根据自身实际，建立档案管理标准。在档案资料的收集中，一要做到两个结合：把办公室收发文件时把关收集与档案管理人员专项收集相结合，把日常收集与每年年底归档整理时查漏补缺相结合；二要对文书档案进行区分，对文件的来源、内容和去向进行分类，真实、历史地反映项目建设过程，从而使档案管理更加规范化、标准化；三要抓档案管理的重点，把水利档案细分为水资源档案、水资源开发利用档案、水利工程技术档案和水利工程运行管理档案，按大、中、小型工程进行归档，这样做的好处是抓档案管理的重点，为计算机管理和实现水利行业档案资源共享打下良好基础。[1]

2.2重视业务素质，加强管理人员培训。水利档案具有多元性和综合性，不仅仅是某一学科的信息反映，而且是以水利为中心的多学科、多专业的信息综合。因此，要管好、用好这些档案资料，并进行开发利用，同样需要管理人员具有较高的业务素质，必须加强对现有档案管理人员进行培训，要通过请进来、送出去等多种途径进行培训，不断提高档案管理人员的素质。

2.3强化责任意识，加强档案工作管理。水利部门和建设单位本身所产生的档案，如不及时收集存档，极容易造成档案资源的流失。要认识到水利档案工作不仅仅是水利档案部门的事，更是水利工程施工单位、基层水利单位、上级水利部门应当共同关注的事情。在档案工作的各个环节中，要进一步增强协调意识，把协同配合作为水利档案工作与其他部门的联系纽带，建立水利档案协调联系制度，及时提供资料，主动服务于工程建设管理。

2.4加强档案开发利用，积极发挥档案效益。由于水利工程布局分散，基层水利技术人员信息相对闭塞，对一些好的设计、施工和运行管理的范本需求大，这为水利档案的再利用提供了重要前提。同时，开发利用档案要有针对性，要紧紧围绕服务对象的发展规划和工作重点进行开发，做到有的放矢。要加强档案的编研工作，随着科学技术的高速发展，利用者需要档案部门快速、高效地提供多层次的档案信息。[2][3]这就要求档案部门不仅要向利用者提供原始档案，还要根据利用者和社会的需求，提供一次加工、二次加工、多次深加工等不同层次的档案信息。要建立完善的检索体系，最大限度地揭示档案信息。档案检索工具是记录、报道和查找馆藏档案的有效手段，是管理档案和提供利用必不可少的得力工具。它是充分揭示馆藏内容，迅速、准确地提供档案和检索档案的主要途径。档案部门只有编制出系统、实用、多角度、多功能的档案检索工具，才能缩短档案检索时间，提高档案的查全率、查准率。通过开发水利档案效益，可以为培养知识全面、经验丰富的水利行业人才发挥应有的作用。
2.5加强档案信息建设，积极服务水利事业。首先，要制定切实可行的培养计划，鼓励专、兼职档案人员通过在职培训、业余进修等多种形式，提高档案工作者掌握和运用信息技术的技能。其次，要注意引进信息技术、计算机、数据库、网络技术等方面的专业人才，优化人员结构，以适应档案工作现代化的需要。再次，要加强对档案工作者信息意识培养，改变传统档案“重藏轻用”的局面，使档案人员充分运用信息资源管理理论和信息技术手段，对档案信息资源实施科学管理与有效开发利用。最后，要建立必要的激励机制，充分发挥档案管理人员爱岗敬业、积极进取的工作热情和主观能动作用，提高工作效率和质量，从而增强档案管理改革和发展的动力。

2.6未雨绸缪，防患未然，确保水利档案的安全。由于历史与现实的多种原因，相当部分的水利工程建设及管理单位，都把办公基地设于水库、电站大坝的下游。这样的布局，或许便于水利工程的日常建设管理，但对于水利档案的自身安全而言，确实存在不容忽视的安全隐患。在1975年8月的特大暴雨洪水中，河南省石漫滩水库、驻马店板桥水库以及舞钢区田岗水库等突发溃坝失事，居于坝下的水库管理单位所有物资包括档案，均被不期而至数以亿计的溃坝洪水一扫而光，荡然无存。这样惨痛的教训，难道不够深刻吗？“75·8”大洪灾之后，中国水利界产生了一个专用名词：75·8雨型。长江三峡、黄河小浪底等大型水库设计建设时，都考虑进了“75·8”因素。故此，笔者建议，已设于坝下的水利档案馆室，应制定非常状况下的应急预案并落到实处；拟建的水利档案馆室，应设于坝上安全区域，以确保安全无虞。

作者:高淑平 单位:河南省石漫滩水库管理局

水利工程技术档案管理篇3

水利工程技术档案包括从工程项目的提出、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行等全过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录，它对工程建成投产后的管理、运行、养护等技术工作的决策、设计起着重要的凭证和依据作用，对其他工程也起着借鉴与参考的作用。本文在着重阐述水利技术档案的管理重要性及其做法的同时，结合实际事例重点详述了工程资料整理的步骤，因为只有做到整理好工程建设资料，才能更好实现水利技术档案的正规化、标准化管理，更全面的服务于水利工程建设事业。

1档案工作的重要性

水利工程档案是历史的记录，是水利科技档案的重要组成部分。它来源泉于工程建设全过程，不仅在建设过程中具有重要作用(质量评定、事故原因分析、索赔与反索赔、阶段与工程竣工验收等)而且在工程建成后的运行、管理工作中，也是不可缺少的依据和条件。借助档案，人们可以查寻需要了解掌握过去的资料与情况，尤其是在建立工程质量终身负责制的今天，档案的凭证作用更为重要。如果忽视档案管理，造成档案资料的残缺或不准确，将直接影响档案资料作用的发挥。所以水利部领导曾经强调，水利工程“五不验收”中，就包括“档案不合格不验收”。因此，对每一个工程项目不管是建设法人的甲方，承建项目的乙方以及设计、监理等任何一个单位，对工程设计、报批立项、建设与竣工的全过程、务须高度重视各个阶段的档案资料的原始记录、保存与管理。加强工程档案管理，是加强工程建设与管理工作的重要内容，江泽民同志曾题词:“档案工作是各项事业发展的重要基础，这个基础不牢固，将来我们要负历史责任的”。胡锦涛主席也指出“档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业”。可见档案管理工作的重要性与肩负的神圣责任。

2如何做好水利技术档案管理工作

水利技术档案是水利技术管理工作的依据，是水利建设活动的凭据，也是水利技术交流的重要工作。它产生于整个基本建设全过程，包括从工程项目提出、可行性研究、设计、决策、招(投)标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行(使用)等全过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。因此实现水利工程档案工作正规化、现代化的管理，将成为水利档案工作者当前和今后相当长时期内面临的重大课题，是我国工程档案工作的发展方向和必然趋势。水利工程技术档案管理工作，关键要注意其完整性、准确性、系统性。一般来说，水利技术档案文件归档应从项目的立项、可行性研究、初步设计阶段、施工图设计阶段施工建设阶段、竣工验收入阶段及与项目建设有关的批复文件，参考资料等方面着手。对一些中小型水利工程，可在工程结束后，一次收集整理归档，而对于大型水利工程，由于规模大，投资大，周期长，就应该按可研前期准备，设计、施工和竣工验收等几个时期进行同步归档整理。水利技术档案管理过程中，要按着《中华人民共和国档案法》和国家现行档案法规文件精神，努力贯彻理论联系实际的方针，力求符合思想性、科学性和实用性的要求，采取灵活多样的方式和方法，建立健全档案管理的各项规章制度，把水利工程技术档案工作进行分解，责任落实到人，确保水利工程技术档案的完整、准确、系统和规范，使水利工程技术档案达到标准化。

2．1工作方法的标准化

首先应确定积累、立卷、归档等各环节的技术标准。其次建立标准的技术档案工作程序图，具体列出与各部门之间的关系及工作的周转运行图等等，使其达到程序化。

2．2管理制度标准化

从水利工程建设的批复文件及勘探、设计资料的形成、积累、分类归档、打印、发放、回收等到技术档案的整理、鉴定、保管、利用及档案人员岗位制度等都要有统一的标准，而且要形成文件，用制度固定下来。为达到标准化还必须建立奖惩制度，对水利工程技术资料形成的每个重要环节，凡是有做出突出贡献的，组织上都应给予适应的奖励，对确实属于不重视档案工作，工作马马虎虎，对档案工作造成损失的，应给予必要的处分，从而在抓档案管理工作中，树立先进典型，起到示范带动作用，把档案管理工作进一步做好、做实。

2．3统计标准化

所谓统计标准化就是对档案和档案工作发展情况进行统计调查，统计分析，提供统计资料，对水利工程各阶段技术档案工作实现统计监督。具体就是统计技术档案的收进、移出、结存、整理、鉴定、保管、利用、业务指导及其它等相关的各项内容。只有使用统一的计量单位，统一格式的报表，才能有完整可靠的技术档案数据。

2．4其它方面

档案存放的库房管理也要达到标准化，库房标准化管理要有一套标准的办法，库房的建设包括防火、防虫、防晒、防霉、防鼠等，均有一定的标准。除此之外，还要设有良好的通风设备，保持库房通风，湿度等项指标都要达到《档案法》的要求。档案库房的设计还应有档案柜架的平面布置图及档案存放位置图，达到利用查找迅速、准确。目前档案查找效率多半根据档案人员对档案的熟悉程度而定。但是随着档案的增多，时间的延长，人员的更替，只靠记忆是不行的，由于技术档案专业性较强，其档案不能象书架上的书刊那样可直接挑选，借阅者必须借助于检索工具，才能找到所需的技术档案，因而检索工具也要做到标准化，这也是档案档案管理考核的重要内容。

3工程资料的整理

3．1工程资料整理的意义和现状

水利工程资料是指在水利工程建设管理工作中直接形成的、有保存价值的各种表格、文字、图纸、图片、报告等不同形式与载体的各种记录，是对工程项目进行稽查、审计、监督、管理、验收及运行、维护、改造的需要依据。工程资料的整理是监理工程师对工程建设管理的重要组成部分，工程资料的整理水平体现了监理工程师对工程建设的管理水平，规范齐全的竣工资料来之于规范的建设管理和严格的质量控制。就垦区而言，水利工程大多地处偏僻，工地条件较差，工程建设一般要历时半年以上，工程师在保存好原有资料的同时，还要不断地对新资料进行整理存档，而且各种表格、检验报告如果保存不好，很容易丢失、污损、造成不必要的损失。多数水利工程因工期和冬季无法施工等种种原因，工程资料整理偏后的现象普遍存在，给工程资料的完整性、准确性带来困难。

3．2如何快速便捷地整理工程资料

3．2．1建立合理的编码程序

合理的编码程度是水利工程资料建立和管理的基础，为资料的整理与查阅带来极大的方便，可根据不同的类别，建立相应的数据库。

3．2．2建立资料库

根据不同的资料形式建立不同的资料库(分类):1)对工程建设中的评定表格、检验表格、施工日志等各种资料，可直接建立保存到相应的资料目标(文件夹)。2)对于照片、图纸、摄像等资料可通过数码相机、扫描仪、数码摄像机传入计算机，存入相应的资料库。3)对于工程文件，如:工程建设的有关单位批文、工程批复文件、征地用地批文等，用扫描仪可对文件原件进行扫描，存入相应的文件夹中。为了做好资料的管理，首先要根据编码程序进行资料目录编写，以超越链接方式进行分类和目录及子目录的查找。

3．2．3资料库的管理

首先要对当天的评定、检验表格等有关资料及时归档，分类做好登记和链接。对于不再修改的资料要进行写保护或设成只读，同时，要对资料及时备份，防止丢失，另外，要做好计算机防病毒工作，将计算机保持在实时监控状态。

4穆兴灌渠节制闸工程资料整理实例

4．1资料编码程序

根据监理对穆兴灌渠节制闸资料管理范围，资料编码分为:①工程开工建设资料;②工程建设及施工技术资料;③工程鉴定检测资料;④工程验收报告资料;⑤工程验收质量评定资料。其中:1)工程开工建设资料分为:①可研、初设、地勘、批复计划等有关文件资料;②工程招标文件等资料;③承发包、设计、施工、监理等各种合同书资料;④监督、质量保证、项目划分等有关批准资料;⑤其它资料。2)工程建设及施工技术资料分为:①会议记录资料;②监理资料;③施工图纸、变更、技术说明、图纸会审、通知及审批等资料;④施工组织设计、方案、日记、往来函件及检查处理等资料;⑤运用、度汛、调度方案等资料。3)工程鉴定检测资格分为:①设备产品说明、调试、鉴定及试运行等资料;②施工测量、测试及各种观测记录;③各种原材料构件质量鉴定、检查、检测试验资料;④各种试验报告单;⑤其它相关检测资料。4)工程验收报告资料:①建设、监理、设计、管理、运行、报告等资料;②竣工决算、竣工审计、竣工自查等报告资料;③其他有关资料;④竣工图纸;⑤工程照片。5)工程验收质量评定资料:①隐蔽工程验收记录资料;②单元工程质量评定资料;③分部工程质量评定资料;④单位工程质量核定资料;⑤其他有关资料。

4．2建立资料库

对工程建设的各种资料进行分类，存入相关的资料库中，按照工程进度不断增加新的内容。这样，即快捷方便，又保证了资料的真实，完整。通过我们的工作，穆兴灌渠节制闸工程技术档案有一套较全面的数据库。

4．3资料库的管理

监理公司把工程资料质量作为工程建设质量体系的一部分，工程资料整理不合格，整体工程不允许验收。在工程招标时，对资料管理做出明确规定，把要求写进招标文件;工程施工中，又对资料管理做出了详细规定，要求及时整理，及时保存，由驻地监理对施工单位资料整理工作进行检查、指导;工程竣工后，由监理工程师负责，对工程资料再开展全面系统地检查整理工作，确保资料的准确性、完整性。

参考文献:

［1］李永强.水利工程档案管理手册［R］.北京:中国水利水电出版社，2001.

［2］姚丽娟，马庆霞，高万军.浅析水利工程文件归档与管理［J］.黑龙江水利科技，2007，35(1):134－35.

作者:刘学仁 单位:虎林市八五六农场