档案管理实训总结范文

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每月按时完成工资的核算和编制，遇到节假日主动加班加点确保员工工资能够准确、及时发放；

按时完成社保年审、年检工作，在年审过程中实现顺利通过， 经过近两年的实践操作，现对社会保险网络申报、年审流程、社保法律条文及西安市高新社保局各类社保业务流程，从门外汉逐步掌握、熟悉待遇报销、养老转移等操作流程及规范。

及时办理公积金的增减变动、转移、员工公积金支取等相关手续。

为全体员工办理团体意外伤害险，及时做好新增人员的参保、离职人员的变更、出险后的报案、理赔资料准备等工作，确保员工的合法权益，同时有效降低公司管理风险。

二、招聘、公司内部竞聘、员工入职手续办理方面：

在人员招聘方面，通过加强内部、外部招聘渠道建设，全方位及多渠道整合内外资源，最大化的拓展人才资源渠道，同时加强个人在人力资源招聘方法方面的学习和培训，积累招聘面试经验，使促公司招聘工作专业化、流程化、标准化。加强对应聘人员工作能力的把控确保公司新聘员工的质量。2014年全年共计招聘入职员工 86人、离职25人，最大化的保障公司正常的生产人力需要。

在干部选拔方面，完成了中层、班长竞聘及考察工作，选拔了一批有能力、有想法、有干劲、有经验的优秀干部、班长上岗。这次竞聘动员充分，组织得力，给广大员工提供展示自我的平台，也为公司发现人才，储备了人才。对新聘中层的考察中，着重考察了各中层的岗位职责履职情况、工作任务完成情况以及工作作风廉政建设等方面，此项工作使人力资源管理上了一个新台阶，也为公司日后干部选聘积累的宝贵的经验。

员工入职管理方面，规范入职流程、完善人员内部档案资料，强制入职体检，使员工入职管理水平得到了有效提升。

三、教育培训工作

2014年培训工作主要坚持公司育人理念，培养公司复合型人才为己任，重点提高公司人员整体职业化素质及职业情操，掌握现代管理知识与能力，为工作开展注入活力。2014年培训方面主要开展以下工作：

（1） 积极组织新员工入职培训，提高入职人员对公司文化规章制度了解，融入公司集体及团队生活。

（2）开展公司操作层技术培训、新“ERP”系统操作培训、交通事故预防、处理培训、销售人员能力提升培训，激发员工掌握新知识、新思想，合理应用知识及针对性培训，收到了良好的效果。

（3）规范试用期员工转正管理工作。2014年施行员工转正面谈制，实现了对员工试用期工作能力的有效评估，也对我个人开展人力资源工作起到了良好作用。

四、劳动合同方面

配合内控部起草了劳动合同，所有条款都仔细推敲，避免漏洞，并经律师的严格审查，与员工签订了全员劳动合同430余份，即维护了员工的利益，也保护了企业的利益，达到双赢。

五、印信管理方面

严格执行公司用印制度，把好公司用印关，杜绝公章滥用、不规范使用等现象，确保印信使用管理。全年未出现用印违规现象。

六、工会方面

在工会方面，组织了3·12扶贫村植树活动；关心职工生活，慰问生病员工，为有红白喜事的员工送去慰问金等；关爱员工身体健康，全年组织了两次员工健康体检；关注员工子女教育，为不满14岁的员工子女发放六一儿童节书卡；积极组织参加集团羽毛球比赛及举办的“第九届拔河比赛”，并在拔河比赛中取得第二名的好成绩，体现了新达公司团结向上的精神风貌。

七、档案管理

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高职院校实训仪器设备档案资料管理工作的规范化

要把实验实训讲义备齐备全,缺少的讲义及时组织编写,并把学生的实习报告作为短期实训档案保存。全面普查更新补充由于我院列入并通过国家示范性高职院校项目建设验收,实训仪器设备投入量大。学院合并组建初期,一些仪器设备已不适应现代职业教育发展的需要,已在更新淘汰之中。在搬迁过程中,有些仪器设备没有资料,或有的资料混乱。资料不全、遗失缺少不可避免。因此全面普查实训仪器设备管理资料,更新补充,有的要上网收集,或厂家重新提供,补充齐全。这是实现我院仪器设备档案资料管理标准化、规范化的第一步工作。注重收集,加强管理高职院校的实训技术资料档案管理工作,是一个以教学工作为中心,突出实践教学的特点,把仪器设备管理众多资料及时汇总存档的工作,归档的过程方法管理很重要。首先要整理收集资料,并剔除淘汰设备的无用资料,才能避免计算机管理时出现重复与低效率的情况。实训技术资料归档管理,是以二级学院为划分单位的管理档案,分设仪器设备资料档案、实验实训中心仪器设备存档资料表。列好档案宗卷计划号,按年度、保管期限、起止件号等。制定仪器设备存档资料(表),以及电子档案(设多版本保存,防止损坏数据遗失)。按统一标准标好仪器设备的采购日期、仪器设备名称、产地、规格型号、产品资料留存明细(驱动盘、保修期、说明书)、存放地标示清楚。由于大部分仪器设备要长期实验、实训使用,设备不淘汰,相应的档案资料也应长期保存。存档的具体技术资料:对操作说明书、合格证、检定证书、保修卡、软件光盘、使用说明书进行存档保管。

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中图分类号：G71 文献标识码：A

原标题：基于职业能力培养的文秘专业《档案管理学》课程实践教学的探索

收录日期：2012年1月9日

《档案管理学》是高职高专文秘专业的一门主干课程，它的教学目标为培养文秘专业学生的档案管理能力。鉴于《档案管理学》既有一般课程的科学性、理论性和系统性的特点，更具有其程序性、实践性和操作性很强的特点，在教学过程中，既要让学生学好该课程的有关基础理论知识，诸如档案管理的性质、特点、作用、原则、规律、方法等，更要在学好基本理论知识的基础上，让学生掌握档案管理的具体方法，诸如有关文件档案的收集与整理、甄别与分类、立卷与归档、保管与查阅等，要在提高学生的实训、实操、实务上下工夫。这就决定了《档案管理学》的教学计划和教学设计，必须重视实践环节的教学，必须重视学生实践能力的训练和培养。本文试从分析《档案管理学》课程实践教学的现状及其原因入手，对《档案管理学》课程的教学改革，特别是实践环节的教学改革，提出自己的一些粗浅看法。

一、文秘专业《档案管理学》课程实践教学现状

文秘专业《档案管理学》的实践教学是指学生在教师的指导下，在一定的实验室或档案室中，培养学生的实际动手能力，动脑能力，观察问题、分析问题和解决问题的能力，创新能力，吃苦耐劳和团队意识，使学生具有良好的思想素质、心理素质和档案管理业务技能，从而适应不断发展变化的环境，是理论教学的目的和升华。实践教学环节一般包括：实验（试验）、实训、课程设计、实习、见习和社会实践等实践性环节的教学。理论是为指导实践，学习理论贵在运用。虽然我们一直都强调教学改革、强调实践能力的培养，但目前高职教学特别是文科类的教学中，偏重理论教学而忽视实践教学的现象仍然存在，把精力、时间、经费都投在理论教学方面，对实践教学的地位、作用、意义认识不足，使得实践教学受到影响。

（一）在教学计划的时间安排上，注重理论教学，忽视实践教学。具体表现为理论教学与实践教学课时比例不合理。现行的教学计划中，理论教学学时占总学时的3/4（即54/72学时），实践教学学时仅占总学时的1/4（即18/72学时），实践教学时数相对较少。多数教师受传统教学观念的影响，在教学过程中多重基本理论的讲授，教师主要要求学生背、记书本知识，少联系实际，学生缺少动手和动脑的机会，难以满足他们求知的渴望，实践能力得不到应有的培养。

（二）经费投入与师资力量配备问题。高职教育由于经费、师资等条件的制约，理论教学便成为最经济、最简单的形式而大量采用。相反，由于仪器、设备、场地、经费等的投入不足而削弱了实践教学具有偏重理论教学、轻视实践教学的传统。据了解，目前广西大部分高职院校里没有专门的档案管理实验室，多数教师是非档案管理专业毕业的，半路出家，学非所用，大部分是“从学校到学校”，没有一线的工作经历，实际动手能力普遍较差，这就必然制约着档案管理实践教学的开展，影响教学质量的提高。

（三）对实践环节重视不够。由于文秘专业学生在高职院校里所占的比例较少，而《档案管理学》在文秘专业中属于非重点课程，教师不愿在《档案管理学》实践教学方案的设计上下工夫、花时间，对实践教学没有认真设计和有效实施，有的用课堂讨论代替实训，有的用作业代替实践，没有系统按照档案管理的实训要求组织实践教学，因而学生对档案管理的认识只能停留在模糊理论感知的层面上。

（四）教学内容、方法、手段有待改进与加强。《档案管理学》的基本内容结构包括档案学基础理论、档案馆（室）工作以及特殊载体档案的管理，现行教材内容过于注重理论知识，对档案学基础知识介绍和档案馆的业务知识内容较多，而实操、实务的内容偏少，这极不利于高职院校文秘专业学生实践工作能力的提高；教学方法单一，手段落后。有的教师采取课堂式教学为主，照本宣科，生硬灌输，缺乏和学生的沟通、交流与讨论，缺乏社会实践，手段上较少使用现代教学设备，使学生感到枯燥，难以与实践结合，档案管理技能培养的作用不大。

（五）教学考核问题。高职院校在教学管理中，偏重于理论教学的质量考核，而没有建立一套比较规范的实践教学质量考核办法，有的虽然制定了但却没能真正落实，有的实践教学的考核也只是采用一张试卷的形式，这种对实践教学要求不严而导致学生对实践教学的不重视，因而影响了实践教学的质量。

二、文秘专业《档案管理学》课程实践教学改革方向与对策

（一）修订教学计划，给《档案管理学》课程实践教学应有的地位。基于该课程程序性、实践性和操作性强的特点，在教学计划的制定过程中，应给予高度重视，给足应有的实践教学时数和实践内容。实践教学时数应占整个课程时数的40%～50%左右，使学生有足够的实践训练时间。

（二）完善实践教学设备，改善师资结构。加大实践教学的资金投入，是改善和优化实践教学环境、改善高职教育办学条件的重大举措，是高职教育提高实践教学质量的关键及突出高职教育特色的基础。为此，可以通过多渠道筹措资金，除了学校加大投入外，还可以争取政府及高职院校行政主管部门的支持，也可以面向社会和市场多渠道筹集资金，积极争取社会支持和企业协助等建立档案实训室；另外，还可以充分利用当地有关档案馆作为实训基地。在师资配置方面，要建立一支相对稳定的专兼职结合的教师队伍，实行理论教学以专职教师为主，实践教学以有档案管理实践经验的老师兼职；另外，也可以对老师进行实践培训，培训要通过进修学习或请专家指导，让他们不断钻研新技术，掌握新知识，增强实践能力和教学艺术，不断提高实践教学质量。

（三）创新实践教学模式，加强实践教学环节，提高实践教学质量。该课程的主要目的是帮助高职高专学生熟悉并掌握档案管理与档案工作的性质、特点、作用、规律、原则与技术方法等方面的教学过程，其突出的特点之一就是实践性强，它要求在教学过程中坚持知与行的统一，在搞好课堂理论教学的基础上，加强实践教学环节，重点在于对学生实践应用能力的培养。

在实践教学环节应具备形式上的灵活多样性、内容上的创新性、技术方法上的先进性这三大特色。

1、形式上的灵活多样性。实践教学旨在提高学生的实际应用能力，它不仅体现在实践教学环节，而且体现在整个教学过程，因此它不仅要求内容上实在性，更要求形式上的灵活多样性。实践教学可以是教学中相对独立的环节，但更是贯穿于教学活动全过程的一种方法手段，因此无论是理论课还是实践性，都必须强化能力意识，采用灵活生动的形式，让学生得到实践训练。例如，课程前的教学演示、课程中的教学实验，可以把实践教学融于可能的课程作业当中；而实验室教学则是以实验室为基地对学生进行档案技能训练，学生通过实验巩固所学的知识，培养观察、分析、解决问题的能力、组织管理能力、运用知识获取知识的能力，使理论知识的学习和实验能力的培养相互渗透补充。实验室教学一般与教学进度同步进行，比如档案的分类、组卷、整理等模拟实验教学；也可以结合学校实际情况，以学院保管档案的部门作为《档案管理学》课程的实习基地，在档案收集、整理、分类、鉴定、统计等环节讲解完毕后，可以将学生带到档案室，利用一些保存超过保管时限的档案，针对不同的教学内容给学生安排不同的实训任务。学生可以独立完成，也可以集体协作活动；可以自我评价和相互评价，也可以教师点评、总结；既可以实操训练，也可以模拟虚构等。总之，应根据不同环境条件、因人而异、因时而变、因机而动，力求提高实践教学的趣味性和有效性。

2、内容上的创新性。现代的高校毕业生应该是素质高、能力强、富有创新精神的人才。在办公日趋现代化的今天，非纸张载体的文件大量出现，档案工作内容有了新的变化，为此教学内容上必须有所创新才能有所适应，高校档案实践教学作为高校档案教学的重要组成也必须要有所创新。除了纸载档案管理的实践教学外，还应有电子文件档案管理等内容，要注意文书档案管理、科技档案管理以及特种档案管理上的兼容，同时要在培养学生创造性地综合运用所学知识解决实际问题方面有所突破，运用跨学科理论知识分析解决实际问题能力方面有所创新与突破。

3、技术上的先进性。先进教学设备的采用和教学手段的更新对提高教学质量有着重要意义。进行专业实践教学时可采取幻灯、录像、投影、模型演示等较直观的形式，在现代信息技术高度发达的今天，利用多媒体和使用课件制作模拟场景，并在特定的内容添加图片和音频文件，如档案管理过程中使用的表册样式、档案馆的库房实景、档案管理设备的外观样式、整理完毕的档案规范样本等，专业实践教学通过现代教学技术的辅助，使授课内容趋于形象直观，并且有助于提高学生参与教学的积极性，从而有助于学生缩短认识理解的过程，这必将大大地促使教学效率和教学质量的提高。

（四）建立科学而完善的综合考评办法。改变以往《档案管理学》课程单一、片面的评价体系，即一卷定成绩的考核方式。建立促进学生潜力发挥和全面发展的评价体系。不仅重视总结性（结果）评价，而且重视形成性（过程）评价；不仅重视核心知识评价，更注重考察学生的创新意识、协作精神和实践能力。在考评中，力求贯彻“学生主体性原则”、“合作性原则”、“体验成功原则”、“综合考评原则”，总成绩由理论考试成绩、平时成绩、实践操作成绩三部分组成。实践操作成绩主要涉及学生在实践环节中表现出的文化素质、思想素质、专业水平、课程知识、能力水平及期末综合操作成绩。理论考核与实践考核明确分离，实践考核成绩应占课程成绩50%以上。

诚然，本课程的改革是教育发展的需要，也是社会发展的迫切要求，它涉及的方面很多，既有软件方面也有硬件方面，更涉及到整个教育改革的大环境，而本文仅从实践教学方面进行初步探讨，未免挂一漏万；更深层次的东西，还有待进一步探索。

主要参考文献：

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教学档案是学校教学活动的真实记录，它是在学校及教师在从事教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像、电子载体等材料。它能够完整、准确、真实、系统地反映教学管理的全过程，直接为教学活动服务，是教学工作的重要组成部分，是学校档案工作的核心和重点。

1中职学校教学档案管理的主要内容及特点

1．1中职学校教学档案管理的主要内容

学校以教学为中心，教学活动是学校教育工作的主体。中职学校教学档案归档范围应包括教学管理活动中形成的各种材料，其内容主要有以下几种类型：

(1)综合类。主要包括上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件；学校教学改革、培养目标、培养计划、专业设置方面的规定和办法，学校发展规划、实施计划及名种会议记录等。

(2)规章制度类。包括教学管理制度、教师管理制度、学生管理制度、教学设备管理制度等。

(3)课堂教学与实践教学类。包括教学计划、教学大纲、授课计划、课程建设、教案、试题库、教学实习、实习实训基地、毕业实习、教学质量检查、教师考核和教学质量测评等材料。

(4)学科、专业与实验室建设类。包括专业设置、学科设置及实验室建设的材料，重点学科、重点专业和精品课程的申报论证，评估及建设方面的材料以及申报国家重点学校的实验室论证、申报和审批材料、总结等建设性材料。

(5)学生学籍类材料。包括在校学生的基本情况、学籍变更、学习成绩、教育实习、实验实训实习材料及成绩、学生奖惩材料，学生入团、入党情况，学生参加各种大赛的情况，毕业生材料等。

(6)教材类。包括各专业征订教材的情况；自编、参编、主编教材的情况；优秀教材的比例、自编教材的比例、各科习题集、实验报告及实习实训指导书等。

(7)招生就业类。包括招生宣传材料和招生申报计划、上级主管部门的材料、新生录取材料、报到生的比例、年度招生的总结材料；毕业生就业率、就业情况反馈等材料。

1．2中职学校教学档案管理的特点

(1)来源渠道多、涉及面广泛。

教学档案来自教学活动的各个环节和教学活动的全过程，也包括上级各教育主管部门对教学工作、教学改革和人才培养等方面的指令、规定及条例等。教学档案既涉及到上级有关部门，也涉及本单位的教研室、实验室、实训基地以及教学管理部门和学生工作部门等；人员涉及到各级领导干部、教师、教辅人员、行政管理人员和学生等。

(2)形式多样。

由于教学活动的多样性，记录活动的形式也是多样的。只有档案原始资料的多样性，才能如实反映多样性教学活动的面貌，才更具有档案的作用和价值。数学档案原始资料应包括纸质的、图片、音像、电子稿、光盘等。

(3)专业性强。

除普发的一般性文件外，教学内容是由名个不同学科、专业组成的。不同学科专业人才的培养采用不同的方案，实施不同的教学计划，设置不同的课程，安排不同的教学内容，提出不同的培养要求，实现不同的培养目标。各专业的教学工作不同，显示出不同专业各学科的差异性、系统性和科学性。

2中职学校教学档案管理中存在的问题

2．1教学档案材料的重视不够，没有普及教学档案管理意识

大部分基层管理人员、教师到学校领导对教学档案管理工作认识不足。学校重视教学工作和其他管理工作，但对教学档案的管理投入欠缺，如机构和专兼职人员的配置，档案管理条件的完善，管理人员的培训等投入不够。教师对自己教学活动中的授课计划、教案等相关文字材料、图片资料、证书文件等不能主动上交存档。造成档案材料采集困难。

2．2缺乏正规的指导和系统的规划。没有系统的管理。导致档案管理混乱

中职学校都存在档案管理人员不足的问题，对各部门教学档案的管理缺乏正规的指导和系统的规划。管理人员和教师大多忙干日常的工作，相当一部分教学档案材料散存于他们个人手中，导致教学材料不齐全、不完整。在上级教育行政部门来学校进行教学评估时，为了补充档案材料的缺口，往往花费大量的人力、物力、财力来补全档案，这不仅造成很大的浪费，而且给正常的教学工作带来了一定的冲击，同时使得档案材料的真实性大打折扣，失去了档案的真正意义。因为没有系统的管理，各部门各自为政，为了自身利用的方便将一些重要的文件的和材料自行保管，不移交档案管理部门，导致材料损坏或丢失而无法查找。

3加强中职学校教学档案管理工作的主要对策

3．1系统管理，完善档案管理机制

学校领导要重视教学档案的建设，要把教学档案工作提到学校党政领导的工作议事日程中去，把档案工作纳入教学工作计划，增加投入，改善档案保管条件，及时研究和解决档案工作中存在的问题，特别是要突出教学学校日常工作中的地位和作用。及时调整档案工作的机构设置，实行统一领导、分级管理的原则。设置综合档案室，由一名校长负责统一管理全校档案工作。各管理部门就建立档案分室。教学档案分为校、教务科、教研室三级管理，校办为一级管理，教务科为二级管理，教研室与实验室为三级管理各部门要有一名领导分管档案工作，教务科档案管理由教务千事兼管，教研室与实验室档案管理由主任兼管。档案管理人员统一管理本部门、本系统的教学文件，并按期向学校综合档案室移交档案。

3．2明确责任，强化档案管理意识

教学档案的收集整理，不只是少数人的事情，而是全体人员的共同责任。同时建立健全各项规章制度，落实措施。规章制度是档案管理的重要组成部分，要通过制度建设，强化监督指导和落实，加大管理力度。

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学校以教学为中心，教学活动是学校教育工作的主体。中职学校教学档案归档范围应包括教学管理活动中形成的各种材料，其内容主要有以下几种类型：（1）综合类。主要包括上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件；学校教学改革、培养目标、培养计划、专业设置方面的规定和办法，学校规划、实施计划及各种会议记录等。（2）规章制度类。包括教学管理制度、教师管理制度、学生管理制度、教学设备管理制度等。（3）课堂教学与实践教学类。包括教学计划、教学大纲、授课计划、课程建设、教案、试题库、教学实习、实习实训基地、毕业实习、教学质量检查、教师考核和教学质量测评等材料。（4）学科、专业与实验室建设类。包括专业设置、学科设置及实验室建设的材料，重点学科、重点专业和精品课程的申报论证，评估及建设方面的材料以及申报国家重点学校的实验室论证、申报和审批材料、总结等建设性材料。（5）学生学籍类材料。包括在校学生的基本情况、学籍变更、学习成绩、教育实习、实验实训实习材料及成绩、学生奖惩材料，学生入团、入党情况，学生参加各种大赛的情况，毕业生材料等。（6）教材类。包括各专业征订教材的情况；自编、参编、主编教材的情况；优秀教材的比例、自编教材的比例、各科习题集、实验报告及实习实训指导书等。（7）招生就业类。包括招生宣传材料和招生申报计划、上级主管部门的材料、新生录取材料、报到生的比例、年度招生的总结材料；毕业生就业率、就业情况反馈等材料。

1.2中职学校档案管理的程序

中职学校档案的管理从流程上来讲，分为档案的收集工作，档案的分类和保存工作，档案的提出和运用工作，这三个环节是档案管理中出现问题的主要环节，从三个环节入手分析存在的问题，有效防止问题和困难的出现，将档案管理的风险降到最低，是一种科学合理的简洁化档案管理模式，即使出现了问题从环节上进行排查也能更轻易的找到问题的本质原因。

2管理程序中存在的问题

2．1教学档案材料的重视不够，没有普及教学档案管理意识

大部分基层管理人员、教师到学校领导对教学档案管理工作认识不足。学校重视教学工作和其他管理工作，但对教学档案的管理投入欠缺，如机构和专兼职人员的配置，档案管理条件的完善，管理人员的培训等投入不够。教师对自己教学活动中的授课计划、教案等相关文字材料、图片资料、证书文件等不能主动上交存档，造成档案材料采集困难。

2．2没有系统的管理，导致档案管理混乱

中职学校都存在档案管理人员不足的问题，对各部门教学档案的管理缺乏正规的指导和系统的规划。管理人员和教师大多忙干日常的工作，相当一部分档案材料散存于他们个人手中，导致教学材料不齐全、不完整。在上级教育行政部门来学校进行教学评估时，为了补充档案材料的缺口，往往花费大量的人力、物力、财力来补全档案，这不仅造成很大的浪费，而且给正常的教学工作带来了一定的冲击，同时使得档案材料的真实性大打折扣，失去了档案的真正意义。因为没有系统的管理，各部门各自为政，为了自身利用的方便将一些重要的文件的和材料自行保管，不移交档案管理部门，导致材料损坏或丢失而无法查找。

3如何在管理程序上降低管理风险

3.1档案收集的制度化降低风险

档案的收集工作主要是解决档案的来源和集中，从中职学校档案的内容来说，学校档案是一个很庞杂的系统，涉及到各个部门，各个组织体系，如果只依靠专职人员上门上户式的收集整理，那是一项艰巨而困难的任务，而且非常容易出现收集中的失误，造成档案资料的流失。这时档案报送的制度化管理就显得尤为重要，依据制定系统的档案收集制度，规定学校各部门、各组织在何时、何地、以何种形式将档案报送具体的部门或个人，组织专职人员对档案进行收集，简化档案的收集工作，同时，也能培养专职的档案收集人员，有利于档案后续的管理，达到优化档案管理的目的，降低管理风险。

3.2档案保管的专业化降到风险

对档案的重视程度不够，人事档案交接手续不严密，管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。档案管理人员对档案的重要性宣传不到位，档案管理人员对人事档案重要性认识不足，认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。这些都是档案保存过程中管理人员对档案管理认识不足的表现和中职学校档案管理的现状，如何在档案保存的过程中加强档案管理人员的专业素质和职业道德就是保存程序中重点。为了达到提高管理人员专业化的目的，可以从以下几点入手：第一，增强档案管理人员知识面，强化通识教育，实现专业人员知识素质全面。第二，树立以人为本的服务意识，加深以提供服务为己任的认识,各项管理工作都应该首先从利用者的角度来考虑,以利用者的需求为出发点。第三，静态管理与动态管理相结合，保存在档案室的纸质档案和电子档案本身是一种静态的档案，而人为的对这些档案进行维护、分类和转运则是一种动态的管理。第四，手工操作与电子操作相结合，随着科学技术的发展，网络的普及与应用，逐步实行中职学校档案的现代化管理是大势所趋。从以上几方面加强档案管理人员的专业化管理水平，才能更大程度的降低管理风险。

3.3档案查阅的规范化降低风险

中职学校教学档案管理的特点是来源渠道多、涉及面广泛。形式多样，专业性强。针对中职学校档案管理的这些特点，学校制定规范化的查阅和审查机制，组织定期或不定期检查或抽查。如新学期开学或期末，可以开展全校性的对上学期或本学期档案审阅和运用方面的检查工作，并进行评比，对个人和部门进行定性定量评价，纳入教职工考核体系。设置不同管理人员针对不同部门的管理工作，规定档案查阅和运用过程中的责任人负责制，对档案的发放和传送责任到人，形成规范化的传阅形式，降低档案丢失的风险。

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G275.2

《信息文书与档案》是商务助理专业主干课程之一，课本按照文书与档案管理的办理流程，系统介绍了采集信息、草拟文书、办理文书、管理档案等内容。任务情境之中包含了理论知识和实践操作。以模块四《管理档案》为例，即档案的系统整理和科学编目。不仅要正确地将归档文件区分“件”，更要最终亲自动手将文件整理成合格的档案。仅仅依靠传统纸质档案的整理过程并不能将每一个环节的技能都掌握到位。本文结合课堂与企业的实际需要，与浙江京图科技有限公司共同开发了“商务助理专业档案电子信息管理软件”，并在教学实践中应用这一软件开展课堂教学，并总结了教学实践中的优萦氩蛔恪

一、现状与需求。

（一）课堂需要：

（1）缺乏各类真实的文件进行实训。比如，在判断文件的保管期限时，需要大量纸质档案文件对照《档案保管期限表》反复实践练习，才能在工作中迅速、正确地判断一份文件正确的保管期限，掌握这一既能。教学实训过程中学校的教师无法提供各类真实的大量纸质档案供学生实训，教学过程中只能纸上谈兵，浅尝辄止。

（2）实训材料繁复，价格高。纸质档案整理时，教师需要准备好大量的待整理文件，购买档案盒、准备归档文件目录、卷内备考表、包角纸、归档章、印泥、号码机等各类耗材与设备。实训中，学生一旦填写、整理错误，整个文件以及其中很多材料都将报废，不能重复使用，一次实训经费高、效率低。

（二）企业需求：

商务助理专业在制定新的人才培养模式时，通过实地走访、网络问卷等形式考查了各类企事业单位，发现随着电子信息技术的不断发展，档案管理工作日益受到重视。纸质档案越来越多地作为电子化档案保存。许多企业单位需要对电子文件产生以前的纸质档案开展数字化工作。人们对档案管理信息系统定位提出越来越高要求的同时，也面临着档案管理人才紧缺的窘境。纸质档案电子化保存这一技能已成为企业对于商务助理类人才的一个新的要求点。学校教育势必要从企业用人需要角度培养更多的适用人才。[参考文献：

[1]柴军荣 文书档案电子化管理探讨[J] 2013.9]

二、开发与制作。

商务助理专业基于档案管理教学现状与用人单位的实际需求，经过多次沟通、交流与浙江京图科技有限公司共同开发了“商务助理专业档案电子信息管理软件”（见图1）。整个系统按照OAIS模型分为档案教学、档案考试、成果统计等，其功能涵盖对文书类档案、科技类档案、电子照片类档案等类别档案整理的全过程。京图公司还将在系统中附带大量企业真实档案（隐去保密信息）供学生实训使用。

（图1：商务助理专业档案电子信息管理软件内容架构）

信息录入：主要完成标准信息的录入，为档案教学、档案考试模块打下基础。通过此模块，教师录入作为标准答案的档案信息，档案教学模式时可以在课堂教学、测试时将档案信息给学生，供教学考试使用。

档案教学：主要完成各种类别档案的教学任务。

（一）文书档案教学，学生在工具包知识点以及系统提示下，完成文书类档案的整理工作，熟悉文书档案的整理流程；

（二）科技档案教学，学生根据科研、产品、设备、基建四类科技档案整理方案，在书本知识点以及系统提示下，完成所有科技档案的整理工作，熟悉科技档案的整理流程；

（三）电子照片档案教学，针对学生自己收集到的照片，录入到本系统，在书本知识点以及系统提示下，完成电子照片档案的整理工作，熟悉电子照片档案的整理流程。

档案测试：主要完成各种类别档案的考试测评。

（一）文书档案考试，进入文书档案考试界面，系统将关闭知识点展示以及系统提示，学生独立完成文书档案的整理，考查学生对文书档案整理的掌握情况；

（二）科技档案教学： 进入科技档案考试界面， 系统同样关闭知识点展示和系统提示，学生独立完成科技档案的整理，考查学生对科技档案整理的掌握情况；

（三）电子照片档案教学，针对学生自己收集到的照片，录入到本系统，在书本知识点以及系统提示下， 完成电子照片档案的整理工作， 熟悉电子照片档案的整理流程。

三、实践与运用

（一）课前准备

教师准备：教师完成信息录入部分，将十份需要交给学生完成电子化管理的纸质档案提交至系统，并将文件的关键信息：全宗名、年度、保管期限、归档章、归档文件目录等录入系统，作为实训时提示或考查学生的知识点。课堂教学时，教师使用档案教学模式。

学生准备：熟悉档案电子信息管理软件各部分的操作方法。

（二）课堂教学策略（见图2）

照片回顾 下发文件：

阳光会务服务公司承接的商务助理专业“魅力商务 全能助理”闭幕式顺利结束了，以照片的形式回顾闭幕式“经典一刻“，同时会后产生了大量的会议文件需要整理，为了方便日后的查找和利用，会议文件除了按照文书档案归档外，还要进行纸质文件电子化管理。阳光会务服务公司高叶接到了这个任务，要对10份会议文件通过档案电子信息管理软件进归档。

引导实施 文件归档：

任务导入之后，引导学生说出档案归档整理的基本步骤（图3），即

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一、教学资料规范管理的重要性

在教学管理和教学活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像和实物等不同形式的资料都可归纳为教学档案，教学资料除了传统的纸质文档和电子文档，在高职院校中还有各种实物材料，如学生在实训操作中留下的作品等，这些都要进行规范的收集及归类整理，从而形成较为完善的系统的教学档案。

在教学管理过程中，各种教学资料不仅是教学过程的记录，更是教学经验的累积，也是学校制定未来发展计划、开展教育研究、探讨教育规律的重要依据。做好教学资料的收集、整理、保存、归档工作，是巩固教学成果、记录教学改革、培养专业人才非常重要的内容之一，如果资料保存不当，造成了损毁、流失，不仅会给学院的教学管理造成损失，也会对各方面工作带来极大的不便，因此，作为教学系部的工作人员在做好自己本职工作的同时，还应特别注重对各种纸质和电子资料的管理工作，做到管理规范，整洁有序，方便查阅。

1、规范的教学档案管理有助于提高教学管理水平。教学管理水平的高低，在很大程度上影响该校的教学质量，影响学校在社会上的声誉。教学管理水平的提高，在很大程度上要依靠教学档案来提供依据，通过对教学档案中有关内容的分析、总结、预测，从宏观上可以明确学校的发展方向，制定教学计划，更好地安排师资，并可根据实际需要制定短期规划和长远规划。

但是有部分老师对教学档案不够重视，比如不认真填写、不按时上交教学资料，更有甚者弄虚作假。这些都会直接影响到学校宏观的策略制定。

2、规范的教学档案管理有助于提高教学质量。学校的主要任务是教书育人，如何提高教学质量始终是教学过程的根本，有完整的教学档案就意味着有了众多的经验累积，在此基础上不断加以完善和提高，便可以为以后教学活动提供有益的参考，为有效提高教学质量服务。

每学期老师在完成教学计划的制定，教材的选定，教案的撰写等工作时，都或多或少要参考以往的资料，争取日益完善。倘若没有规范的管理教学资料，老师们便无从查阅，无法参照，更谈不上经验的积累，教学质量的提高。

3、规范的教学档案管理能有效地为全院工作提供资料。任何一部校史都是该校教与学的发展史，校史既反映了一所学校的成绩，也反映了该校科研能力和发展过程，而系部的各种教学档案资料则是真正的第一手史料。

4、一些奖惩材料、思想汇报材料等在一些人看来不重要的资料，资料保存实际上也可以让学院领导了解师生的思想动态，为师生解除包袱，全身心地投入教与学过程。

比如及时

二、系部教学资料归档要求

系部教学资料虽不全是学院正规档案，也要求尽量全面系统的收集和规范的管理，以便于重要资料及时上交学院档案科。

我院对系部教学资料的收集，都是定在每年的9月进行，具体有以下要求：

（一）真实性：各项资料要真实、可信、有据可查，要详实，突出特点。

（二）规范性：资料的手机、整理、撰写、归档要统一规范，数据统计要符合要求。材料的目录设置、文档格式、立卷归档及材料的保管、移交都要符合学院的规定。

（三）有序性：所有资料要分类准确，编目清楚，排列有序，整齐美观，调用方便，查找无误。

各种纸质的教学档案材料一般都要求长期保存，为了便于长期保存，各种教学资料档案一般均为打印形成，不能打印的则要求用碳素墨水或蓝黑墨水书写，字迹要工整，图文清晰，并装订成册，像教学日历、教学任务书、课程安排表、学生实习有关材料、教学检查座谈记录、听课记录、学生毕业论文及论文设计、各种考试试卷、实训实习报告等，我们一般要求保存五年以上，作为教学档案管理人员，应于每学期期末前对各种教学资料进行一次系统的清理及归档。

三、系部教学档案收集的具体内容

（一）教学质量管理方面：教学督导、听课记录、学生评教、教师评教、教师评学；教学研究、教学观摩、考试管理（试题及答案、试卷分析、成绩统计与分析）；英语四六级考试、计算机等级考试成绩和其它社会认证的职业资格考试成绩。

（二）师资队伍管理方面：教师名单、教师分类信息、教研室组织建设与活动；教学任务的安排与统计、教师酬金（津贴）管理、教师服务。

（三）教材与教学资料管理方面：征订教材目录、自编（合著）教材、讲义；普通教材、电子教材、辅助教材、教学参考书、实验指导、实习指导；教学资料、习题集、优质教案、优秀毕业论文（设计）集、学生各种实训课程的作业（作品）集。

（四）实践教学管理方面：实践教学环节（实训、下企业实习、社会实践调查、课程设计、毕业实习、毕业设计、毕业论文）的组织与管理、实训与实习记录、实训作品的收集归类、教学实训设备登记、财产帐目、实训教学评估等。

四、进一步提高教学资料管理效率的途径

随着高校教育体制改革的深入，学校利用现代办公手段，实现档案的电子化、网络化管理，提高档案管理的工作效率。

（一）提高档案管理现代化水平，应抓住计算机技术革命带来的良好机遇，不断提高档案工作人员的业务素质和技能。运用现代化技术手段，运用现代科学管理，提高档案管理效率和质量，实现档案管理现代化。

（二）利用计算机光盘刻录技术，能极大地提高存贮密度，使其存贮的信息量增大，提高贮存、收藏能力、信息处理能力。当然在光盘存贮的过程中，要注意防潮、防尘、防热，使资料能够较长时间保存。

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1 中职学校档案管理的内容和程序

1.1 中职学校档案管理的主要内容

学校以教学为中心，教学活动是学校教育工作的主体。中职学校教学档案归档范围应包括教学管理活动中形成的各种材料，其内容主要有以下几种类型：

（1）综合类。主要包括上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件；学校教学改革、培养目标、培养计划、专业设置方面的规定和办法，学校规划、实施计划及各种会议记录等。

（2）规章制度类。包括教学管理制度、教师管理制度、学生管理制度、教学设备管理制度等。

（3）课堂教学与实践教学类。包括教学计划、教学大纲、授课计划、课程建设、教案、试题库、教学实习、实习实训基地、毕业实习、教学质量检查、教师考核和教学质量测评等材料。

（4）学科、专业与实验室建设类。包括专业设置、学科设置及实验室建设的材料，重点学科、重点专业和精品课程的申报论证，评估及建设方面的材料以及申报国家重点学校的实验室论证、申报和审批材料、总结等建设性材料。

（5）学生学籍类材料。包括在校学生的基本情况、学籍变更、学习成绩、教育实习、实验实训实习材料及成绩、学生奖惩材料，学生入团、入党情况，学生参加各种大赛的情况，毕业生材料等。

（6）教材类。包括各专业征订教材的情况；自编、参编、主编教材的情况；优秀教材的比例、自编教材的比例、各科习题集、实验报告及实习实训指导书等。

（7）招生就业类。包括招生宣传材料和招生申报计划、上级主管部门的材料、新生录取材料、报到生的比例、年度招生的总结材料；毕业生就业率、就业情况反馈等材料。

1.2 中职学校档案管理的程序

中职学校档案的管理从流程上来讲，分为档案的收集工作，档案的分类和保存工作，档案的提出和运用工作，这三个环节是档案管理中出现问题的主要环节，从三个环节入手分析存在的问题，有效防止问题和困难的出现，将档案管理的风险降到最低，是一种科学合理的简洁化档案管理模式，即使出现了问题从环节上进行排查也能更轻易的找到问题的本质原因。

2 管理程序中存在的问题

2.1 教学档案材料的重视不够，没有普及教学档案管理意识

大部分基层管理人员、教师到学校领导对教学档案管理工作认识不足。学校重视教学工作和其他管理工作，但对教学档案的管理投入欠缺，如机构和专兼职人员的配置，档案管理条件的完善，管理人员的培训等投入不够。教师对自己教学活动中的授课计划、教案等相关文字材料、图片资料、证书文件等不能主动上交存档，造成档案材料采集困难。

2.2 没有系统的管理，导致档案管理混乱

中职学校都存在档案管理人员不足的问题，对各部门教学档案的管理缺乏正规的指导和系统的规划。管理人员和教师大多忙干日常的工作，相当一部分档案材料散存于他们个人手中，导致教学材料不齐全、不完整。在上级教育行政部门来学校进行教学评估时，为了补充档案材料的缺口，往往花费大量的人力、物力、财力来补全档案，这不仅造成很大的浪费，而且给正常的教学工作带来了一定的冲击，同时使得档案材料的真实性大打折扣，失去了档案的真正意义。因为没有系统的管理，各部门各自为政，为了自身利用的方便将一些重要的文件的和材料自行保管，不移交档案管理部门，导致材料损坏或丢失而无法查找。

3 如何在管理程序上降低管理风险

3.1 档案收集的制度化降低风险

档案的收集工作主要是解决档案的来源和集中，从中职学校档案的内容来说，学校档案是一个很庞杂的系统，涉及到各个部门，各个组织体系，如果只依靠专职人员上门上户式的收集整理，那是一项艰巨而困难的任务，而且非常容易出现收集中的失误，造成档案资料的流失。这时档案报送的制度化管理就显得尤为重要，依据制定系统的档案收集制度，规定学校各部门、各组织在何时、何地、以何种形式将档案报送具体的部门或个人，组织专职人员对档案进行收集，简化档案的收集工作，同时，也能培养专职的档案收集人员，有利于档案后续的管理，达到优化档案管理的目的，降低管理风险。

3.2 档案保管的专业化降到风险

对档案的重视程度不够，人事档案交接手续不严密，管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。档案管理人员对档案的重要性宣传不到位，档案管理人员对人事档案重要性认识不足，认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。这些都是档案保存过程中管理人员对档案管理认识不足的表现和中职学校档案管理的现状，如何在档案保存的过程中加强档案管理人员的专业素质和职业道德就是保存程序中重点。为了达到提高管理人员专业化的目的，可以从以下几点入手：第一，增强档案管理人员知识面，强化通识教育，实现专业人员知识素质全面。第二，树立以人为本的服务意识，加深以提供服务为己任的认识，各项管理工作都应该首先从利用者的角度来考虑，以利用者的需求为出发点。第三，静态管理与动态管理相结合，保存在档案室的纸质档案和电子档案本身是一种静态的档案，而人为的对这些档案进行维护、分类和转运则是一种动态的管理。第四，手工操作与电子操作相结合，随着科学技术的发展，网络的普及与应用，逐步实行中职学校档案的现代化管理是大势所趋。从以上几方面加强档案管理人员的专业化管理水平，才能更大程度的降低管理风险。

3.3 档案查阅的规范化降低风险

中职学校教学档案管理的特点是来源渠道多、涉及面广泛。形式多样，专业性强。针对中职学校档案管理的这些特点，学校制定规范化的查阅和审查机制，组织定期或不定期检查或抽查。如新学期开学或期末，可以开展全校性的对上学期或本学期档案审阅和运用方面的检查工作，并进行评比，对个人和部门进行定性定量评价，纳入教职工考核体系。设置不同管理人员针对不同部门的管理工作，规定档案查阅和运用过程中的责任人负责制，对档案的发放和传送责任到人，形成规范化的传阅形式，降低档案丢失的风险。

4 结论

学校的档案管理是中职学校日常工作中的一项重要任务，教学档案管理的好坏，是各项检查和实际学校工作状况的文献证明，也是评价学校工作成绩的一项标准。档案工作人员应严格要求自己，做好教学档案管理工作，从档案管理的三个环节上将档案管（下转第190页）（上接第221页）理的风险降到最低，这样才能发挥出学校档案对学校发展的最大作用。

【参考文献】

[1]敖敏.高校应注意学籍档案管理人员心理素质的培养[J].内蒙古科技与经济，2003，9：119.

[2]宁胜军.浅谈高校的档案管理工作[J].徐州教育学院院报，2006，3（1）：143-145.

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一、高职院校教学档案管理的内容

高校教学档案是指高职院校的师生在长期的教育教学管理工作、教学实践活动，学生学习、科研具体活动中形成的具有保存价值的文字、 图表、 声像等不同形式的信息资料总和。高职学校教学档案可以简单概括为以下的几类：

1 综合管理性文件类

这类的文件主要由上级，如教育部门等政府部门下达的文件，学校的工作和回忆相关的记录，学院对未来教育教学方面的的规划，与教育教学档案管理有关的的规章制度等，综合管理性文件类一般是需要永久存储的教学档案。

2 教学科研类

教学科研类主要是教学科研方面的资料档案，包含了学院教育教学改革项目的立项， 教学科研成果的评奖过程；新兴专业的申报审批材料以及上级对此的批示等。学院所有专业的教学大纲、 实验实训大纲、 教育教学规划； 教学教研方面的工作会议记录档案，一些教学科研活动的记录以及学校师生在教学科研中获得得成果;教学质量评估检查计划、报告以及总结；与相关企业签订的大小校外实训协议、各专业的实习计划以及总结； 毕业设计（论文） 工作及有关文件材料；教学工作的各种统计表、 报表、总结等。教学科研类的档案资料的存储有的是长期永久，有的是短期的。

3 教务类

主要包括各个学期所有专业的课程安排表、教学进程表、 多媒体课程统计资料、 校历； 各个学期各系科任教师、辅导员等职工的名单、工作量表； 考试和考查安排表、重修安排表各专业期末试卷及参考答案、 各系各专业试题库、成绩报告单、教师资格证书申请表等。

4 教材类

主要包括该高职院校教师自编、参编教材；各专业各班级使用教材登记表；教材的审定和会议中形成的记录、审稿相关的意见等。

5 师资类

主要是与教师资源的建设和构成相关的文件材料。学校教师资源组建的一些长远规划和历史记录；在职的教师相关的学历档案，聘书，管理文件，教学水平记录，科研成就记录等。

6 学籍类

主要包括每学期新生的入学注册登记表、学生的学籍档案管理表、在校生学生名单；学生学籍变更资料，转学、退学、留级、休学、复学及奖惩情况的相关档案；学院颁发的学历证明、毕业证书、结业证书存根等；学生电子注册学籍学历表、学生学籍异动表、学籍类档案是学生就读及是否顺利毕业的凭证，是需要永久保存的档案。

二、我国高职院校教学档案管理现状

近年来，传统高校作为教育教学的先行者，我国的高职院校在很多方面借鉴其教育教学成功经验，在教学档案的管理上的借鉴，使得我国高职院校的档案管理工作逐步地规范化、制度化、现代化。但是，和传统高校相比，我国的高职院校建立时间短，高职教育的起步晚，在高职院校教育教学改革和发展过程中，依然有许多高职院校的教学档案管理工作没能跟上改革发展的步伐，仍然存在着问题，就我国高职院校教学档案管理现状来说，主要存在以下几方面的问题：

1 院校层面重视度不够

从高职院校建立以来，我国高职院校在档案管理工作方面基本形成了共识，但由于教学档案的管理工作本质上是属于服务性的工作，大多高职院校认为档案管理工作对院校很难产生教学推动作用和有效的办学利益，这就造成了高职院校对教学档案管理工作不重视，对教学档案管理工作疏忽。也有部分高职院校明白教学档案管理工作的重要性，但是由于办学利益等原因没有在实际丁作中给予档案管理工作应有地位。甚至有的高职院校的教学档案管理部门形同虚设。这使得许多高职院校没有完整的教学档案可以查询和使用。

2 工作人员层面专业度不够

现在，大多数高职院校的教学档案管理工作人员的专业素质不够，或者本就不是不是专业教学档案管理人员出身 ，没有在专业方面受过良好的教育，也没有拥有专业方面的学历和相关从业证件；甚至有的高职院校教学档案管理部门工作的工作人员是依靠裙带关系进入学校，为协调关系而聘用的临时工。这样的不专业工作队伍，必然认识不到学档案管理工作的地位和重要。而且，教学档案管理部门在学院各职能部门中比较独立，作用显现不够明显。这使得教学档案管理部门和其他部门的交流甚少，获得档案资料的途径很好，工作人员散漫不积极。

3 基础设施档次低

随着科技的发展，现代化的数字化、网络化、电子化的教学管理新模式已经在传统的高等院校开展，但是目前，大多的高职院校档案管理部门这方面的设施还不够完善，档案管理所用的电脑等设备往往破旧或配置低端。很难满足档案的收集、记录、整理、归类、编目等工作，大多数院校仍然采用人工书写的方式，这使得档案管理工作的效率低下，漏洞百出，严重影响了教学档案的质量和可信度。

4 档案利用率低

如今，很多高职院校的教学档案管理内容十分单一，分类不够明确细致，很多重要的图像，声音等资料缺乏，使得档案的利用率低下，档案资料被忽略以往甚至已经损坏。教学科研、用人单位和检查评估服务是教学档案管理工的基本作用，但由于利用率低下使得教学档案管理工作的作用变得非常狭窄。并且由于部分高职院校档案管理人员缺少服务意识、工作效率低，查找档案资料常常需要经过繁杂的步骤，办理大量的手续，就极大地降低了教学档案的利用率。

5 学生档案诚信度低

现在，大多的高职院校在学生档案的管理不够严格，使得学生档案在建立和存储的过程中，由于环节多，经手人员多的原因，照成档案失真，缺乏信任度。特别是有部分高职院校的教学档案管理工作从业人员的职业素质不够，不对档案信息进行核对。学生档案的内容不够客观，由上报人员主观意识上报，管理人员甚至出现讲人情，讲情面的现象，在学生档案中“报好不报坏”，虚假的奖励信息，遮掩惩罚经历。这使得学生档案在用人单位的心目中失去诚信度，在招聘学生时，对学生档案忽视不信任，使得学生档案失去了它应有的作用，成为摆设。

三、规范高职院校教学档案管理的措施

1 提高学院师生对档案管理的认识

高职院校应该加强档案管理工作在师生中的宣传和教育，让学院的师生充分认识到教学档案管理工作的重要性。强化档案管理工作的制度，加强对档案管理工作从业人员的培训，。

2 细化教学档案，提高利用率

伴随教学档案工作量的增加，档案管理应该多吸收其他学院在档案管理上的经验，采取新的分类收集模式，细化教学档案，让从业人员不再散漫，有工作可做，有能力可以展现。有针对性地对教学档案信息进行科学的编制，采取效率的编排和检索模式，满足利使用者对教学档案信息资源的各种需求，提高教学档案的利用率。

3 加强现代化管理水平

提高教学档案管理工作的现代化水平是跟上社会进步必须实现的，数字化、网络化、电子化的教学档案信息更方便存储和使用，档案的归档整理更简单，。逐步实现教学档案辅助立卷、目录编制、数据统计、电子归档，使教学档案管理工作规范化、科学化、现代化，从而提高教学档案的利用率。

参考文献：

[1] 徐频.试论我国高职院校教学档案管理[J].商场现代化,2012,(20):262-262.

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关键词

建构主义；高职文秘；档案管理；课程内容设计

档案管理课程是高职文秘专业的必修课程，随着高职教育改革的深入，档案管理课程改革也逐渐成为热门话题，并且主要集中在课程内容的改革上。在课程内容体系上，有老师提出要摆脱本科为党政档案部门培养专职档案管理人员的学科知识体系，而建立符合高职文秘专业培养企业行政办公文员的档案管理知识体系，强调必须围绕基层企事业单位对档案管理人员的要求，重点培养学生档案收集、鉴定和整理能力，其次培养学生的保管与利用能力，而档案管理检索、编研和统计能力只做一般性训[1]66。在课程内容的组织上，有老师提出档案管理课程的内容要紧贴档案管理的工作过程。楼淑君认为课程内容应根据企事业单位档案管理工作任务来组织课程内容，每个任务作为一个学习项目，从而构建起以工作任务项目为主体的课程内容，即以工作任务来组织课程内容[2]21。林苏则将档案管理整个流程划分为几个工作环节，然后为每个工作环节归纳或创设出典型工作任务，最后通过“序化”来组织课程内容，即以工作过程来组织课程内容[3]10。以上对课程内容的改革无疑对高职档案管理课程发展起到积极作用，打开了建构符合文秘专业培养目标的档案管理课程内容的思路，但是这些改革也存在着重“工作”而忽视“学生”的问题，即当前的档案管理课程内容改革只注意了依据企事业单位的档案管理工作内容与流程来设计内容，而没有考虑课程的学习主体—学生这一重要变量。学习心理学认为，学生的学习过程是一个心理变化的过程，要让学生进行有效的学习必须让学习对象、学习过程和学习方法符合学生的学习心理。因此档案管理课程内容的改革除了要依据档案管理的工作任务与工作过程外，还要考虑学生学习心理规律。建构主义学习理论是21世纪教育改革的重要指导理论，被誉为“当代教学心理学的一场革命”。在职业课程领域，建构主义学习理论多次被列入教育部组织精品课程评审指标当中，尤其是在2008年精品课程评审指标中，明确提出，职业课程要基于专业人才培养目标，以典型工作任务来展开，要求对课程内容进行宏观、中观和微观设计。其中微观设计就是指课程内容的组织与教学要符合学生认知建构特点，教学设计要以行动导向展开。下列以建构主义学习理论为基础阐述档案管理课程的内容重构与设计。

一、建构主义学习理论与课程内容的筛

建构主义学习理论认为学生不是凭空进入学习活动，学生在进入学习时，他已经获得的知识与经验会参与到新知识的学习过程中，即使有些问题他以前从来没有遇到过，或者没有现成的经验，当问题呈现在他们面前时，他们也会用已有的知识与经验，依靠推理与判断，对其做出某种解释。所以建构主义学习理论认为教师教学时不能无视学生已有的经验，简单地从外部将知识灌输给学生，而是要把学生原有的经验和知识作为新知识的生长点。依据这个理论，我们在筛选课程的内容时要与学生已有的经验保持一定的联系。当前文秘专业的学生普遍认为档案课程枯燥又抽象，其中主要原因是教师对课程内容的选择，没有考虑到学生已有的经验。高职学生多数是从高中直接升学而来的，对档案管理工作多是一无所知。再者，很多教师开发课程时，直接搬用或创设工作项目作为学生学习与训练的任务。这些项目对于一个没有工作经验的学生来说，肯定无法产生“共鸣”。因此，档案管理的课程内容不宜一开始就采用企业真实任务。高职教育要求课程内容与企业的工作任务相匹配，而建构主义学习理论要求学生的学习建立在他已有的经验与知识基础上，我们可以通过以下两条路径将两者协调起来。一是在学习之初让学生获得某些档案管理工作经验，一是利用学生已有的与档案管理相关的生活经验。对于前者，可以让学生参观校内档案室或企业的档案资料室；对于后者，充分挖掘学生与档案管理核心工作能力相似的生活经验。比如学生对自己电子文件的整理、学生对自己照片的归类和利用、学生对自己作业的收集、整理和利用等生活经历，都包含了档案管理的成分，只是与真实的档案管理相比显得不够规范、不够科学罢了，但是这些经验可以作为学生学习新知识的基础。因此我们在筛选档案管理课程内容时，可以将图像档案管理、电子文本档案管理和纸质文件档案管理作为课程的主要学习内容。有人会担心，学生只学这些内容，无法“接轨”文秘职业岗位。其实这种提心是多余的，一方面，学生掌握了这些档案管理知识与技能，可以触类旁通了；另一方面，文秘职业岗位在各行各业都有，学生毕业后负责的档案管理任务也不尽相同，要在有限的教学时间内（多是周课时2—4节或全学期70学时），学习所有类型档案任务，是不现实的，也没有必要。

二、建构主义学习理论与课程内容的组

建构主义认为个体对世界的理解是基于个体学习者自身经验背景建构起来的，建构主义提出学习应与情境化社会实践活动结合起来，学习者通过参与社会实践来掌握社会规则、工具和活动程序，即所学必须与所从事活动结合起来。职业教育理论专业斯克莱本纳对牛奶加工厂300名雇员关于知识的工作结构表征研究也印证这个观点[4]232。依此，档案管理课程学习应是让学生置于档案管理工作情境中，引导学生建构知识与工作任务的联系，通过完成具体的档案管理工作，形成档案管理所需要的知识和技能。建构主义学习理论代表人物皮亚杰认为，学习过程是学习者通过同化与顺应来达到与周围环境平衡的过程。当学习者能用现有认知结构去同化新信息时，他处于一种平衡的认知状态；而当现有认知结构不能同化新信息时，平衡即被破坏，为了获得新的平衡，需要修改或创造新图式（顺应）。学习者的认知结构就是通过同化—顺应—同化—顺应……循环往复，从平衡－不平衡－平衡—不平衡相互交替中螺旋性发展起来的，并且每一种已经达到相对平衡状态认知结构都会为新的不平衡创造前提，提供可能。因此，档案管理课程的内容排列应按照从易到难，从简单到复杂顺序来排列。

三、一种基于建构主义学习理论的课程内容设计

1.课程内容设计。

依据上述建构主义学习理论，结合高职教育的特点以及文秘专业的培养目标，档案管理课程的内容安排如下：

2.课程内容安排说明。

（1）档案的收集、整理、归档、保管和利用等档案工作环节作为学习重点。高职文秘专业主要培养企事业单位的行政办公人员，他们的档案管理工作职责主要是收集、整理、归档和保管单位档案，并为需要档案的部门提供支持。本课程内容设计中紧紧围绕收集、整理、归档、保管和利用等档案管理工作环节来训练。（2）本课程依据建构主义学习理论，强调已有经验对新学内容的“支架”作用。项目一安排学生参观档案室以及采访档案人员，其目的是让学生对档案管理工作有初步认识，为学习后面的档案管理内容“储备”前知识。项目二没有直接使用企业的纸质文书档案而是让学生整理个人相片，其主要原因是90后的学生喜欢拍照，在电脑和手机中有大量没有整理或整理不规范的照片，让学生收集整理照片一方面可以激发他们兴趣，另一方面可以充分利用学生已有的经验。在项目三中，选择“整理工学结合材料”这一训练载体，也是考虑这些材料有相当一部分就是出自学生本人（如实训总结、实训成果等）。学生在完成这些任务时不会感到完全陌生。（3）本课程内容设计强调在“做中学”。整个课程内容以工作任务作为学习载体，将知识的学习安排在训练过程中。其用意是为学生创设一个良好的学习环境，以便于学生进行“情境学习”，另外让学生在“做中学”，容易调动学习的积极性。（4）按螺旋式上升安排档案管理技能的训练。职业技能是职业教育的发展核心之一，技能需要通过多次反复训练才能获得。因此本课程内容通过完成照片收集、整理、编目、保管和利用，纸质档案的收集、整理、编目、保管和利用，企业客户档案的收集、整理和利用等工作子任务，来训练学生职业能力，让学生在反复训练中获得档案管理的职业能力。（5）本课程安排了40学时课内学习，比较符合当前大多数文秘专业档案管理课程周时2学时的现实，另外安排一周独立生产性实训，也体现了档案管理课程作为文秘专业核心课程的地位。

作者：焦名海 单位：深圳信息职业技术学院

参考文献

[1]王晓红等《.文书档案管理》课程教学模式构建研究[J].兰台世界，2013（6）.

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学院教学档案记录了在教学活动中形成的具有保存和利用价值的文件、材料、照片、声像等不同载体的原始资料，是学院档案的重要组成部分，是评估和衡量学院教学质量、教学水平的重要依据，是学院教学改革、教学管理水平、科研活动等的必要条件，也是反映学院办学的历史面貌的一项重要工作，是促进学院办学长期发展的重要基础工作。

教学档案为师生提供真实的历史资料，为教师进行教学改革、为学院发展提供有效的利用价值；为学院领导教学管理决策提供依据；为学院教学评估和教学评价提供真实的原始资料。因此，教学档案管理工作是一项非常重要的工作，教学档案管理人员，一定要做到完整、准确、系统、规范，充分发挥教学档案应有的作用，为提升教学质量、教学水平作出贡献。

建立和完善教学档案，教学管理者就可通过原始记载与相关数据，对学院教师的教学计划、教学方法、教学进度、教学效果以及招生就业等方面进行对照检查，发现问题及时纠正，不断完善管理制度。教师得到信息反馈后，进行系统地、科学地对比分析，努力找出问题所在，能够及时改进教学方法，让学生享受到更加适合职业教育的特色，能够较快地完善教与学的过程。因此，加强教学档案管理，是当前迫切需要解决的问题。

二、现阶段教学档案管理存在的的问题与不足

随着高职教育体制的不断改革和完善，很多学院对于教学档案管理逐渐重视起来，但是由于多方面的不足和各项设施的不完善，学院的教学档案管理存在一系列的问题。

（一）档案管理意识不强，对教学档案管理工作重视程度还不够

很多学院对教学档案管理没有提到议事日程上，各系部兼职档案人员多，精力和时间更多地投入到教学日常管理上，对教学档案管理意识淡薄，没有充分认识教学档案管理的重要性和必要性，从而导致教学档案管理不规范，归档材料不系统不完备，甚至有些材料根本就不归档。归档的材料有很大一部分也不够标准，比如：归档的材料必须是原始材料，但我们日常整理中发现也有复印件现象；归档的材料不允许带金属物，但有的档案盒里的个别材料有钉书钉。

（二）教学档案归档范围、期限和要求了解不够深刻

从目前来看某些高职院校对教学档案管理的归档范围、期限以及归档流程不是很清楚。档案工作是一项耐心又细心的工作，要想做好，首先做到心中有数，也就是明确教学档案的归档范围、期限以及流程。

1.教学档案（大类）归档范围包括：综合类、专业建设、师资队伍建设、教材建设、实验实训及实习基地建设、课务管理、考务管理、学籍管理、毕业（课程）设计（论文）、教学评价和质量监控、教学研究与教学改革以及招生工作等。

2.教学档案保管期限分为长期、短期、永久三种。凡在长久时期内具有利用价值的教学档案长期保存，长期保存资料年限为30年。凡在短期内具有利用价值的教学档案定为短期保存资料，短期保存资料年限为6年。永久保存，就是一直具有利用价值，无限期地保存下去。

3.教学档案收集、整理归档一般按学年，就是第二学期末（6月底）整理前一学年的。如果按学期也就是每学期末整理本学期的材料。所有归档的教学文件、材料等必须是原件。做到审查手续完备、格式统一，项目填写完整、字迹工整、不能带有金属物、装订整齐，书写要用钢笔或碳素笔（禁用不牢固的书写工具）。

（三）使用效率不高

俗话说得好：“档案贵在活，而重在于用。”目前我们的教学档案使用率不高，只是在评估、招生时体现较为明显在上级部门检查时作为部门支撑材料。完整的教学档案资料应在教学管理、教学研究与教学改革等方面发挥重要的作用。教学档案管理的目的是服务，要通过创新方式，为教学研究和教学改革服务，为各级领导、各位教师和学生服务，这才是我们的宗旨。

三、加强教学档案管理工作的几点建议

（一）强化教学档案管理转变观念

1.思想转变是做好教学档案管理工作的关键

随着教育事业的不断发展，人们对各类信息的需求越来越多，教学档案对于学院的长远发展以及教师个人的发展起着关键的作用。因此要转变思想领导要高度重视，加大资金投入提供物质条件，配备硬件设施（如档案室、防潮、防火、防盗、电脑、复印机、防磁柜）等基本物质保障。增强广大教职工档案管理意识，特别是一线的专兼职档案管理人员对档案工作的高度认识，进一步提高专业技术水平。转变工作方式、思维方式，把封闭守旧的思想观念转变为积极创新的观念。

2.创新教学档案管理机制

创新教学档案管理工作，就必须有健全完善的工作机制。制订好规章制度，做到有章可循。把教学档案纳入到学院的整体规划，建立目标管理体制，促使档案人员从管理型转向服务型；促进档案工作的制度化、科学化、规范化；完善档案人员的岗位职责，加强监督严明纪律。从而形成责任心强、效率高、服务周到的管理机制，为教学档案管理工作的发展提供坚实的保障。

（二）提高教学档案管理人员的综合素质

1.爱岗敬业

爱岗敬业就是热爱自己的本职工作，对待工作有一种恭敬严肃认真的态度。爱岗敬业作为最基本的职业道德规范，是对人们工作态度的一种普遍要求。作为一名专职或兼职档案人员，首先要具备爱岗敬业的精神。其次要钻研业务、深刻理解、不断创新。抱着对历史负责任的态度，科学地、规范地办理好每一份文件每一个材料。

篇12

1.1优化操作示范

操作示范是护理实训教学不可缺少的基本环节，它以形象的语言和规范的操作动作把理论知识和实际操作联系起来，帮助学生形成清晰的印象，便于学生正确掌握动作要领和操作方法。实训教师在操作示范过程中，要按照实训指导教材的要求进行，力求操作正确、规范。操作示范前要对学生提出明确的要求，包括操作的目的、重点和难点等。示范时要安排好学生的观看位置，使每个学生都能看清楚教师的示范动作。教师在示范过程中，要边演示、边讲解，充分调动学生的视觉和听觉功能。在示范过程中要有“慢动作”，以放慢的速度为学生演示操作过程中的每一个细节。在示范结束后，可以询问学生或通过在示范过程中对学生的观察，了解学生对操作示范的理解程度，必要时要重复示范。

1.2合理运用教学方法

在护理实训教学过程中，根据不同的教学内容和学生自身水平，有针对性的采取相应的教学方法来提高教学质量，可以采取一些讨论式、启发式、问题式、探究式以及角色扮演等教学方法，激发学生学习的主动性和思考的积极性。角色扮演法和情景式教学法是通过设置具体生动的模拟情境，以激发学生学习兴趣，帮助学生巩固理论知识，强化特定专业场景中所需的技能和技巧的方法，是集设计性、综合性、应用性于一体的一种有效的实训教学方法。能够让学生真实的体验到工作中专业角色的责任和义务，对自身的社会角色做好心理准备；缓解学生实习过程中环境、工作能力、人际关系等带来的压力；提高学生观察事物、独立思考、评判思维以及解决问题的能力。但是，无论何种教学方法都以技能训练为主线，以其他教学方法为辅助，合理应用，使每种教学方法发挥应有的效能，以提高实训教学质量。

1.3做到以学生为主体

在护理实训教学过程中

要重视发挥学生的主体地位，调动学生的学习主动性与积极性，对于一些基础的实训内容，我们可以只给出操作原则，而不限制具体的操作流程，鼓励学生以护理技术操作的规则为准则，以省时、省力、安全性与舒适度为原则去设计自己的操作流程，从多个角度探索不同的实训方法。同时，也要引进一些先进的教学仿真模型，使得实训内容可以更为生动、清晰的为学生展示出来，提高教学效率。

1.4认真进行实训指导

学生结合实训教师操作示范内容，按照实训指导教材中的内容和步骤进行练习，实训指导教师在实训过程中要有计划、有目的、有准备的对各实训小组及学生的实训作全面的检查和指导。教师主要是检查指导学生的操作动作、操作流程以及是否违反操作原则等。在实训指导中既要注意发现共性问题，又要注意个别差异，共性问题采取集中指导的方式进行讲解示范，个性问题采取个别指导的方式讲解和纠正。

二、改变实训考核模式，增加对学生能力的考核评估

实训考核是检验学生掌握知识和技能的一个重要方式，是促进学生学习、改进教学方法、推动教学改革的重要依据。为了更好的检验实训教学效果，保证实训教学质量，培养学生的综合能力，应在考核环节中建立完善且合理的考核体系，增加综合能力考核方面的内容，如：学生动手操作的能力与患者沟通的能力，解决问题的能力，团队协作的能力等。以护理技能考核、小组案例考核、实训报告册3项指标综合进行实训成绩评价，使实训成绩评价更具准确性、客观性和公正性。综合考核既能反馈教学信息、评价教学目标是否达成，又能调动学生主动学习的积极性，促进学生利用课余时间学习理论知识、专业技能、人文交流等多方面的知识，有助于全面提升学生的综合素质，提高护理实训考核的效果和意义。

三、做好实训教学档案管理，促进实训室各方面建设

实训教学档案的管理工作，是实训教学的一个重要环节，也是教学检查和教学督导的一个重要方面。实训教学档案不仅反映了学生实训过程中对技能训练的掌握情况，还反映了教师组织实训教学的各个环节是否严格按照实训大纲和计划的要求进行。实训教学档案应包括：实训教学大纲、指导教材、教学计划、实训教案、实训报告、考核成绩、实训开出率、主要仪器设备的使用维修记录以及实训教学工作总结等。实训室主任要定期对实训教学档案进行检查，通过检查可以发现和找出实训教学过程中存在的问题和不足，以便总结并改进实训教学工作，促进实训室各方面建设，从而达到保证实训教学质量的目的。