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中图分类号:CT47 文献标志码:A 文章编号:1673-291X(2010)05-0197-02
高校作为培养人才、传播知识和科学创造的重要场所,在全社会的影响范围之大、牵涉层面之广、带动效应之高都是不言而喻的。
一、当前高校非“绿色办公”现状与溯源
1.现状不容乐观
在水资源的消耗与环保上,个别行政机关、教学楼的洗手间任意用水、排水,卫生设施出现故障时维修严重滞后,自来水因故长时间流淌现象时有发生;有些食堂与实验室用水无度与无处理排放,不仅浪费还存在污染隐患。
在电能的耗费上,有些行政系统、教务办公室在自然光照充足,办公场所宽敞明亮的同时,仍然开着多盏照明灯,并且在楼梯拐角处、卫生间、走廊上亮着白昼灯、“长明灯”;有些场所的电热水器无人管理,办公室空无一人或人员外出后,空调照开,电脑、打印机等办公设备长时间处于开机耗能状态。
在办公耗材的采购与使用上,办公用品重复购买和价格过高,文印纸张使用铺张浪费,耗材、设备利用率不高;少数人员对办公用品肆意使用、随意损坏等现象杜而不绝。
在办公经费开支和设备使用上,个别部门办公经费使用账目不明确,帐务不公开,公务接待频繁,迎来送往种类繁多,标准超常等现象司空见惯;有些部门和个人,公车私用;车辆管理部门管理不善,车辆油耗过高、过桥过路费、保养与维修名目繁多,费用居高不下等情况屡禁不止。
2.原因不容忽视
第一,有些机关、教务工作人员贯彻勤俭节约思想不够深入。一方面,对可利用资源短缺的现状认识不足,勤俭节约意识不高,节俭行为习惯不够;另一方面,缺乏主人翁意识,认为公家的东西浪费一点无所谓,创建节约型办公与环保的态度消极。第二,节约措施不健全,个别行政人员与教师的作风不实,执行不利。少数机关工作人员忽视节约制度的构建,养尊处优,不了解群众疾苦,不遵守制度,无法形成模范带头作用。第三,监督机制不完善,少数工作人员养成浪费与假公济私思维。监督措施不周,少数部门想方设法花钱,甚至用公款、公车办理私人事务等,浪费严重,影响极坏。
二、高校“绿色办公”的宣传与实现路径
(一)宣传为先
组织广大干部和师生观摩学习环保教育宣传知识与影片,掀起“绿色办公”之风。在全校印发环保知识手册,引导机关工作人员和教师充分认识到,“绿色办公”不仅是应对资源短缺的惟一选择,更是一场关系到人与自然和谐相处的深层次教育与节约革命。充分利用互联网络优势,开创“绿色办公”、环保先行网站,在网上宣传节约环保知识与先进事例,用网络视频短片重点宣传自然资源短缺与各类自然灾害的原因,提高广大干部与师生的环保意识,指导其在节约与环保上付诸行动。
倡导机关领导和教师以身作则,率先垂范,用实际行动来扩大“绿色办公”的宣传与影响。各部门建立健全工作责任制,抓好落实,结合实际,将节约资源的目标及措施具体分解落实到每个工作人员,做到人人行动,各负其责,注意每一个节约环节,堵塞每一个浪费漏洞。用严格的奖惩制度来督促“绿色办公”的推进和实现。
(二)重在实现
1.科学管理用水设备,制定节水环保政策
高校作为宣传知识,培养人才的阵地,在科学管理上理应有所优势。用水设备的使用与维护是节水的重要一环,能源管理部门必须制定管理制度,不能因设备的原因导致浪费;对于实验室用水与排放必须严格执行相关环保政策,杜绝浪费与污染隐患;另外在显要位置张贴节水小常识,指导干部师生科学用水,并跟踪监督。比如:使用节约型水阀,防止跑冒滴漏;定期检查用水设备,及时维护;绿地养护可以利用雨水,在办公场所张贴节约用水警示语等。
2.普及用电常识,实施节电措施
不可否认,高校群体受教育程度较高,知识修养较好,但是同样应普及用电常识教育与指导。并且制定严格的节电措施,设立专门的人员来检查、监督、完善。高校的行政系统日益强大,办公场所和人员日渐增多,节电措施的实施,不仅能节约能源,更能引发全社会的带动效应。比如:严格规定办公与教务场所在自然光照较好情况下要尽量不用照明灯具,尽量减少电脑等办公设备待机时间;下班时要及时关灯,关电源,做到人走灯灭,人离机停;要合理设置空调温度,打开时关好门窗,下班前半小时关闭;楼梯、楼道采用定时开关控制;校园内严禁使用电炉等大功率电器,等等。
3.降低耗能耗材,强制“绿色办公”
高校各机关部门必须健全办公用品采买制度,购进和领用物品必须登记备案;办公设备保养、维护、维修以及电脑、打印机等耗材的使用必须实行厉行节约原则;充分利用校园网络,倡导无纸化办公,双面用纸,尽可能使用网络阅读文件,减少打印、复印量,提高使用效率;提倡用钢笔书写,废纸循环利用,饮水自带茶杯,减少一次性物品的使用量;正确选择通信方式,严禁使用办公室电话聊天、点歌、玩游戏和拨打声讯台,并制定相关惩罚措施,对科学节约者适当奖励等。
4.加强办公经费与办公工具的管理,创建节约管理的长效机制
高校办公要严格执行国家有关财务规章制度,严格制定执行接待标准,杜绝用公款随意招待,大吃大喝;将机关消费置于大家的监督之下,向师生和群众公开办公的消费情况;在部门内公开领导个人的公务消费情况,以内部监督机制的有效维护,切实将公务消费的攀比风转变为节约风;做好各项固定资产的登记与管理工作,严防公物私用,公车滥用,校产流失等;创建全过程控制的节约管理体制,引导资源合理配置和利用,切实降低资源费用支出;加大财务监督力度,确保有限的经费与资源用在最需要的地方。
The publicity and implementation of the green office in colleges and universities
LENG Hui,YANG Li-zheng
各大高校的办公室自动化管理建设的核心工作就是为办公室的工作人员及时快速的提供其所需要的信息。更准确的说,办公室自动化体系综合了办公室工作人员,机器设备以及信息资源之间的关系。
(一)信息资源的网络化
高校办公室自动化管理具有信息存储光盘化,传播渠道网络化的特点。通过多媒体技术,将各种媒体信息和图形内容渗入进管理体系之中。此外,用光盘存储信息,可以方便保存,降低资源成本,加快信息的搜索速度,方便教师之间以及办公室同教师之间的信息沟通。使用网络技术,在网络平台上传播信息,使得信息资源的传播更为快速和便捷。
(二)管理资源系列化
随着高校办公室管理信息自动化程度的提高,需要建设更为现代化的管理体系和系列化的管理设备。办公室的工作人员可以充分利用计算机对各种信息,文件,数据及图表进行集中处理,提高信息交流的方便程度。此外,为进一步提高学校的管理质量和管理效率,办公室的工作人员还可以依据工作的不同要求和不同目的,有针对性的选择符合其要求的管理资源。
二、高校办公室自动化管理建设的具体实践
高校办公室作为高校管理工作中的枢纽和窗口,应充分协调好校内人力,财力以及物力资源的分配情况,提高资源的使用效能,充分发挥资源的实际作用。高校领导应充分重视办公室自动化管理的建设工作,加强办公室的自动化程度,这样才可以使管理工作的效益实现最大化。
(一)加强办公室工作人员素质的培养和提高
各大高校办公室的工作人员必须通过计算机,英语水平和业务能力测试后才可以上岗,而对于那些测试不合格的员工,需要对其进行培训,然而再测试,至测试合格后才可以重新上岗。此外,为了进一步推进高校办公室自动化管理建设进程,各大高校可以专门配备一些具有硕士学位,计算机水平及业务能力水平都较高的干部。
(二)创造可以实现高校办公室自动化的物质条件
各高校的领导为了满足工作人员对信息处理和组织的需要,可以专门为办公室的工作人员每人配备一台专属计算机,其他自动化仪器也应配备完全,如扫描仪,多媒体投影仪,数码相机,摄像机及刻录机等等,这些自动化设备应交由专人进行保管,并且相关工作人员应该熟练掌握这些仪器的使用方法。
(三)倡导实行无纸化办公模式
在日常的办公过程中,除了一些必须的上报文件,请示文件,或者任命文件之外,其余的事项,如高校公布的某项通知,传达的某种办公会议精神以及与学校相关的各类宣传信息等内容,均可以实行无纸化办公模式。收集校内每名工作人员的邮箱地址,利用互联网络建立高校宣传主页,并在主页内相关消息,传达相关精神,力求实现信息的网络化传播,节约人力,财力以及物力资源,提高办公室员工的办公效率。
(四)全面实现资源共享
办公室工作人员的主要工作就是协调好各部门的关系,制作且维护学校网页,对学校网站主页上的信息内容要进行收集,更新和审核,为教师查阅和引用提供保障。此外,高校办公室还要负责制定出学校的电子版年报,年报内容要包含学校的教育教学情况介绍,人事调动情况通知,招生情况概况,毕业生情况,获奖信息以及其他与学校相关的各种事项。通过建设校园网站,在更宽广的平台上积极宣传校园风貌,提高了学校的知名度和美誉度,贯彻落实信息资源在网络平台上的共享。
(五)实现信息存储光盘化
学校办公室除了负责发送文件和会议记录归档入案工作,还需负责将学生档案和其他信息材料进行集中审核和编辑处理,并且负责将这些内容定期刻录成光盘,一年两次,一次备份两份存档,全面实现信息存储的光盘化。
(六)实现联系网络化
中图分类号:G647 文献标志码:A 文章编号:1674-9324(2016)15-0007-02
高校二级学院党政办公室管理工作是高校所有工作的重点内容,它不仅仅关系到高校的党政建设,同时关系到人才培养、文化传承和社会服务等多项内容,对于高校教学培养目标的实现有着十分重要的促进作用。善于发现高校二级学院党政办公室管理与建设中出现的问题非常重要,在此基础之上进行优化和管理,从而不断地提高二级学院党政办公室管理与建设的质量。
一、高校二级学院党政办公室管理与建设的必要性
随着高校教育管理体制的改革,高校二级学院的作用和职能日益凸显,其党政教育工作成为决定其存在必要性的关键所在。二级学院办公室在很大程度上连接着高校基层管理机构和二级学院,是教育工作开展的重要枢纽。只有不断地加强高校二级学院党政办公室的管理与建设,才能够促进党政教育工作的顺利开展。
1.关系到高校党政建设的顺利实践。高校二级学院党政办公室的管理与建设,关系到高校党政建设的顺利实践。二级学院办公室在党政工作中扮演者信息传递、活动组织、党政宣传等多方面的角色,其每项任务都在很大程度上与高校党政建设息息相关,工作质量的好坏和成败从根本上决定了高校党政建设的效果,对于高校党政实践工作的顺利进行有着至关重要的作用。这在很大程度上贯彻了我国的党政方针,实现了国家政策与高校工作的有机联系,对于高校党政建设工作的开展有着非常重要的意义。
2.学生成长和发展的必然需要。实现高校二级学院党政办公室的管理与建设,在很大程度上满足了学生成长和发展的需要。对于学生来说,他们大学学习的目的不仅仅是学习科学文化知识,同时还包括政治修养的训练和提升。特别是面对错综复杂的社会现实,大学生要想强化个人的分析能力和辨别能力,提升自己的政治素质,最重要的就是要不断地提升自己的政治素养,从而不断地实现个人综合水平的提升。在这方面,二级学院就扮演着非常重要的角色,其工作质量从根本上决定了学生的成长和发展,对于学生综合素质的提升有很大的帮助。
二、高校二级学院党政办公室管理与建设问题分析
目前高校二级学院党政办公室在管理与建设上存在着不少的问题,主要体现在工作分工、工作机制和管理观念等方面,这些问题的出现严重影响了高校党政工作的顺利进行,对于高校教育目标的实现是极为不利的。
1.分工不合理,工作任务繁重。高校二级学院党政办公室管理与建设中出现的问题之一是分工不合理,工作任务繁重等。从目前的高校二级学院办公室管理来看,工作内容繁杂、岗位职责不明确等现实严重影响了正常的工作秩序,对于工作效率的提高是极为不利的。二级学院党政办公室的工作内容涉及到方方面面,比如行政管理、党务管理、人事管理、对外交流等,关系到校办、组织部、宣传部、人事处、离退休处、统战部、工会等多个部门,然而办公室的工作员也就4~6人,大量的工作由为数不多的人来承担,这就使工作人员的压力过大,工作效率降低。
2.办公室工作人员继续教育平台少。新形势下,高等教育对于办公室工作人员提出了更高的要求,但是目前高校将工作重心过多地放到了科研和教学上,党政管理工作作为辅工作逐渐弱化。学校很少定期组织工作人员学习和培训,工作人员接受继续教育的平台少,工作人员的素质得不到提升,知识和能力得不到锻炼,工作的顺利开展乃至创新发展也就无从谈起。
3.管理观念落后。高校二级学院党政办公室的管理观念落后,导致工作成效低。首先,相关的工作人员缺乏起码的服务理念,在具体的工作过程中,不能经常和师生交流,无法了解广大师生的需求,也就无法提出合理的问题解决方案以备领导班子决策。作为二级学院的“中枢”机构,这对于工作的实施和贯彻是非常不利的。其次,由于执行能力较差,导致在工作实施的时候,具体的工作计划往往无法按照既定的方向来执行,从而导致计划与结果背道而驰。此外,由于很多工作人员缺乏创新的理念,以传统的思维模式进行工作,无法将有创造力的点子运用到工作中去,降低了工作成效。
4.缺乏有效的监督激励机制。在党政办公室内部,缺乏有效的监督激励机制,从而降低了工作人员的工作热情,导致工作效果不尽如人意。首先,激励机制的不合理降低了工作人员的激情。面对复杂的工作任务,相关工作人员的业绩无法与之产生紧密的联系,让他们觉得工作质量的好坏与自己不相关,这样必然会在工作中降低工作热情和责任心。其次,由于缺乏有效的业绩考评制度,很多工作人员在工作中偷懒、态度不端正等,降低了党政办公室的工作效率。
三、高校二级学院党政办公室管理与建设提升策略
实现高校二级学院党政办公室的管理与建设,不断实现有效的工作定位,对工作人员进行培训,健全管理体制,从而实现二级学院党政办公室的全面管理与提升,不断实现高校秩序的稳定,促进人才培养。
1.明确定位,实现合理化分工。要想从根本上提升高校二级学院党政办公室的管理与建设,就必须要明确定位,实现合理化的工作分工。第一,要正确认识到二级学院党政办公室的管理目标及其职能情况。正确认识其职能的内容,对于参谋职能、协调职能、服务职能、执行职能等各方面的职能必须要有清晰的认识和了解,从而能够更好地把握工作的内容和目标,以工作目标来严格进行自我约束,从而不断地提升自己的工作质量。第二,要明确具体的工作分工。按照工作内容进行公平分工,从而不断地调动工作人员的工作态度和工作积极性,不断地实现个人工作能力的提升。
2.不断提升工作人员的素质。不断提升工作人员的素质,是实现高校二级学院党政办公室管理与建设的关键所在。第一,实施选聘制度。从相关工作人员选拔的源头进行严格的规定,从其工作能力、专业、工作态度等方面来进行人才的选拔,力求能够选拔出高素质、高水平的工作人员队伍,不断提升高校二级学院党政办公室的建设与管理水平。第二,加强办公室工作人员党性修养。充分发挥学校党的有关政策宣讲讲座、干部在线学习等平台的作用,针对新时期、新形势对高校二级学院办公室提出的新任务,加强工作人员的系统理论培训,特别是中国特色社会主义理论体系的学习培训,帮助工作人员用理论武装头脑,树立坚定的理想信念,始终保持清醒的头脑和正确的政治方向。第三,积极对现有的工作人员进行工作业务培训。由于工作人员的素质和基本能力各不相同,因此积极对其进行有效的培训,可以在很大程度上提升他们的党政水平,以更好的姿态投入到工作中去。
3.创新理念,提升服务水平。不断地创新理念,提升服务水平,是实现二级学院党政办公室管理与建设的关键所在。所有的工作人员都应该明确其工作的目标和初衷,即实现服务的功能,学会放下架子,不再以管理者的身份自居,不断地将自己的工作与学校党政建设结合起来,全心全意地为高校师生教学提供所需要的服务,以此来不断实现高校党政建设的目标。此外,还要学会创新,可以结合时代的发展方向和发展潮流,来安排富有创新性的活动,提升工作效果。
4.完善管理制度,提升执行能力。不断地完善管理制度,是提升党政办公室管理与建设工作的根本保证。第一,建立责任制,不断地健全监督机制和激励机制。要将工作人员的工作与业绩挂钩,以此来不断提升他们的工作积极性,同时还要根据其工作质量对其进行奖励或者惩罚,从而端正他们的工作态度。第二,提升工作人员的执行能力。在执行具体工作的时候,要根据既定的工作目标和计划来执行和实施,尽量让工作执行与最初目标相匹配,从而不断提升工作质量,为高校二级学院党政办公室的管理与建设创造条件。
四、结语
高校二级学院党政办公室的管理与建设关系到高校党建工作的顺利开展,关系到高校教学秩序的稳定,更关系到高校学生的成长和发展。要想从根本上实现对于人才的培养,不断实现高校教书育人的使命,就必须要加强对党政办公室的管理与建设。目前高校二级学院党政办公室的管理与建设中存在工作分工不合理、管理观念落后、缺乏有效的监督激励机制等,这些问题的出现在很大程度上阻碍了正常工作的顺利进行。要想从根本上提升党政办公室的管理效率,就要从这些方面来着手进行改革,从而为高校党政工作的顺利开展奠定坚实的基础。
参考文献:
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前言
高校办公室是在高校党政直接领导下的办事机构,是高校行政机构的重要组成部分,是高校正常运转的重要枢纽,办公室的工作内容涉及到高校的方方面面。从传统意义上来讲,高校办公室主要承担的是交办式的工作,办文、办事、办会,但随着我国经济的发展转型,高校办学开放程度加深,也带来了高校内部体制的改革,利益关系发生变化,部门之间和教职工之间的矛盾也日益凸显。2010年教育部了 《国家中长期教育改革和发展规划纲要》(2010-2020)明确了我国高校要进行管理体制改革,建设现代大学制度,这对高校办学提出了更高、更新的要求,对于高校办公室的工作也是一项重大的挑战。面对复杂多变的办学环境以及逐渐增多的办公室工作任务,高校办公室必须强化拓展工作职能,提高工作效率,增强办事水平,才能更好地服务于高校,为高校增强实力、寻求发展而助力。
1.我国高校办公室职能的定位
首先,高校办公室是高校的综合性职能部门,它不同于其他部门的工作性质,尤其是在处理综合性事务方面,办公室往往会作为牵头部门进而协调其他有关部门,是高校综合性协调的核心所在;其次,办公室的服务、管理、协调功能,比如学校的重要会议、组织活动安排、行政文件的印签、外联接待等工作,都是办公室日常工作处理范畴,无不体现着办公室服务、管理、协调的作用;有的高校办公室除了最基本的工作职能外,还附带一些特殊职能,这与高校的管理体制和机构设置有关,例如有的高校把信息中心挂靠在办公室,那么办公室就多了信息化建设的职能,把宣传部与办公室合署,办公室就具有了宣传的功能。
2.高校办公室的基本职能
高校办公室作为高校的枢纽机构,目前有服务、协调、参谋、督办四项基本职能。
2.1服务职能
高校办公室的服务职能体现在高校管理的横向、纵深各个方面。办公室既为高校领导服务,又为部门、学院、教师、学生服务;既为高校教育服务,也为后勤、保卫服务;既为上级主管部门服务,也为同级院校服务。总之,高校办公室的服务功能覆盖面广,服务对象众多,服务内容复杂。
2.2协调职能
高校办公室是高校运行的“调度室”,既担负着高校内部日常工作的协调,也担负着高校与外界各种关系之间的协调工作。
2.2.1工作协调。对高校日常活动的时g、地点、出席领导、参与人员、后勤、保卫工作的协调;对公文处理中政策冲突、文件审核、公文部署进行协调;对会议议题、会议审批、与会人员、会议时间地点进行协调;对校园突发事件、公共卫生事件、事故灾害、信誉公关等进行协调。
2.2.2关系协调。协调领导之间的关系,高校的领导由于个人认知、工作性质、工作方法、看待问题的角度等等均存在着个体差异,常会使领导在制定决策、处理事务时产生意见分歧,对此办公室应当掌握了解领导的意图,总揽全局,从大面出发,做领导之间沟通的桥梁,寻找共同点和平衡点,缓解意见矛盾,去异求同;协调部门之间的关系,高校的组织机构复杂,学院、部门众多。每个学院和部门都有自己的工作职责和工作侧重点,对于各自的发展方向定位不同,很可能会产生利益博弈,高校办公室就要对此类事件进行协调,与各部门保持联系,及时发现问题解决矛盾,整合学校资源,提高办事效率,发挥合力效应;协调领导与部门、师生的关系,高校根据自身发展需要经常会出台一些政策,这就需要办公室会同政策起草部门做好对全体师生以及其他部门的解释工作,确保政策能够落到实处,在部门或者师生有困难时要做好接待工作,并及时向上级领导汇报,及时解决,并做好安抚工作;协调与校外单位的关系,高校的发展离不开与外界环境的交流与联系,高校办公室就要充分发挥窗口与桥梁的作用,经营、发展对外关系,树立起良好的高校形象,为高校发展创造外部条件。
2.3参谋职能
高校办公室是信息的集散地,办公室要收集、筛选、整理各种有用的信息,及时向上级报告;办公室还应定期开展调研工作,及时获取发展趋势与动向,并针对当前问题提出具有针对性、实用性的对策,供高校领导决策参考。
2.4督办职能
做好上级批示文件与指导精神、高校方针政策的落实情况;做好高校领导布置的工作以及会议、决策的执行情况;抓好学期、年度的工作要点,各单位的目标责任制和阶段性目标的完成情况;监督师生反映的涉及到师生利益事项的解决情况。
3.高校办公室工作职能强化与拓展路径
3.1强化服务意识,提高服务质量
要增强办公室人员的服务意识,做到工作无小事,办事不误事,办实事办好事,对每一项工作都尽职尽责,着眼全局,抓清主次,分清条理,办事不出错。一是要简化工作流程,减少会议数量。要做好会议审核工作,控制会议的次数和规模,合理安排会议时间;简化接待工作流程,做到公函接待,严格按照规定办理公务活动。二是精简文件简报,控制发文数量,规范发文程序。三是纠正服务态度,杜绝推诿扯皮,提高服务效率,另外办公室还应提供主动,主动参与、思考、创新,认真工作,保证高校的正常运转。
3.2强化参谋职能,提供发展助力
高校办公室不仅要处理好日常琐碎的工作,还应当及时把握国家方针政策与高校教育发展动态,分析当前发展需求,强化办公室的参谋决策职能,进一步强化信息调研工作,建立起信息调研数据库;开展专题调研活动,了解师生的关注重点;推动校务公开,促进师生与学校管理层的进一步沟通接触;加强学习,开展工作研究,关注学校发展的重点难点,提高素养和综合思维能力,为学校决策提供有价值的信息和参考意见,为学校发展提供基础。
3.3做好组织协调,积极化解矛盾
高校办公室在进行协调工作时要掌控全局,突出重点,既保持原则底线,又不失灵活处理。做好重要会议、重要活动的协调工作,会议、活动开始前与相关领导和部门做好沟通、衔接的工作,确保会议、活动的顺利开展;对突发事件做好应急预案,及时准确报告信息,杜绝瞒报、谎报、迟报、漏报的现象,协助校领导及时、准确的处理突发事件;协调关系时应做到对上不盲从对下不轻视,按章办事,团结一致,及时化解各方矛盾,确保高校的稳定。
3.4做好督办工作,确保上情下达
当前高校已经形成比较科学、完善的管理制度,但是如何确保制度的执行是高校管理工作的一个短板。办公室的督办职能是对制度、决策执行的重要保证。因此在办公室的工作中,不仅要将各项指令传达到位,还要加强对指令执行的督查力度,确保各教学单位、职能部门的工作落到实处,执行到位,并及时向领导汇报工作进度和效果,以便于决策管理层掌控全局,做更好的发展部署。
新时期的高校办公室工作充满了机遇和挑战,办公室应当充分发挥职能管理作用,提高工作水平和办事效率,为高校改革发展事业做出贡献。