高校宣传办公室范文

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中图分类号:CT47 文献标志码:A 文章编号:1673-291X(2010)05-0197-02

高校作为培养人才、传播知识和科学创造的重要场所,在全社会的影响范围之大、牵涉层面之广、带动效应之高都是不言而喻的。

一、当前高校非“绿色办公”现状与溯源

1.现状不容乐观

在水资源的消耗与环保上,个别行政机关、教学楼的洗手间任意用水、排水,卫生设施出现故障时维修严重滞后,自来水因故长时间流淌现象时有发生;有些食堂与实验室用水无度与无处理排放,不仅浪费还存在污染隐患。

在电能的耗费上,有些行政系统、教务办公室在自然光照充足,办公场所宽敞明亮的同时,仍然开着多盏照明灯,并且在楼梯拐角处、卫生间、走廊上亮着白昼灯、“长明灯”;有些场所的电热水器无人管理,办公室空无一人或人员外出后,空调照开,电脑、打印机等办公设备长时间处于开机耗能状态。

在办公耗材的采购与使用上,办公用品重复购买和价格过高,文印纸张使用铺张浪费,耗材、设备利用率不高;少数人员对办公用品肆意使用、随意损坏等现象杜而不绝。

在办公经费开支和设备使用上,个别部门办公经费使用账目不明确,帐务不公开,公务接待频繁,迎来送往种类繁多,标准超常等现象司空见惯;有些部门和个人,公车私用;车辆管理部门管理不善,车辆油耗过高、过桥过路费、保养与维修名目繁多,费用居高不下等情况屡禁不止。

2.原因不容忽视

第一,有些机关、教务工作人员贯彻勤俭节约思想不够深入。一方面,对可利用资源短缺的现状认识不足,勤俭节约意识不高,节俭行为习惯不够;另一方面,缺乏主人翁意识,认为公家的东西浪费一点无所谓,创建节约型办公与环保的态度消极。第二,节约措施不健全,个别行政人员与教师的作风不实,执行不利。少数机关工作人员忽视节约制度的构建,养尊处优,不了解群众疾苦,不遵守制度,无法形成模范带头作用。第三,监督机制不完善,少数工作人员养成浪费与假公济私思维。监督措施不周,少数部门想方设法花钱,甚至用公款、公车办理私人事务等,浪费严重,影响极坏。

二、高校“绿色办公”的宣传与实现路径

(一)宣传为先

组织广大干部和师生观摩学习环保教育宣传知识与影片,掀起“绿色办公”之风。在全校印发环保知识手册,引导机关工作人员和教师充分认识到,“绿色办公”不仅是应对资源短缺的惟一选择,更是一场关系到人与自然和谐相处的深层次教育与节约革命。充分利用互联网络优势,开创“绿色办公”、环保先行网站,在网上宣传节约环保知识与先进事例,用网络视频短片重点宣传自然资源短缺与各类自然灾害的原因,提高广大干部与师生的环保意识,指导其在节约与环保上付诸行动。

倡导机关领导和教师以身作则,率先垂范,用实际行动来扩大“绿色办公”的宣传与影响。各部门建立健全工作责任制,抓好落实,结合实际,将节约资源的目标及措施具体分解落实到每个工作人员,做到人人行动,各负其责,注意每一个节约环节,堵塞每一个浪费漏洞。用严格的奖惩制度来督促“绿色办公”的推进和实现。

(二)重在实现

1.科学管理用水设备,制定节水环保政策

高校作为宣传知识,培养人才的阵地,在科学管理上理应有所优势。用水设备的使用与维护是节水的重要一环,能源管理部门必须制定管理制度,不能因设备的原因导致浪费;对于实验室用水与排放必须严格执行相关环保政策,杜绝浪费与污染隐患;另外在显要位置张贴节水小常识,指导干部师生科学用水,并跟踪监督。比如:使用节约型水阀,防止跑冒滴漏;定期检查用水设备,及时维护;绿地养护可以利用雨水,在办公场所张贴节约用水警示语等。

2.普及用电常识,实施节电措施

不可否认,高校群体受教育程度较高,知识修养较好,但是同样应普及用电常识教育与指导。并且制定严格的节电措施,设立专门的人员来检查、监督、完善。高校的行政系统日益强大,办公场所和人员日渐增多,节电措施的实施,不仅能节约能源,更能引发全社会的带动效应。比如:严格规定办公与教务场所在自然光照较好情况下要尽量不用照明灯具,尽量减少电脑等办公设备待机时间;下班时要及时关灯,关电源,做到人走灯灭,人离机停;要合理设置空调温度,打开时关好门窗,下班前半小时关闭;楼梯、楼道采用定时开关控制;校园内严禁使用电炉等大功率电器,等等。

3.降低耗能耗材,强制“绿色办公”

高校各机关部门必须健全办公用品采买制度,购进和领用物品必须登记备案;办公设备保养、维护、维修以及电脑、打印机等耗材的使用必须实行厉行节约原则;充分利用校园网络,倡导无纸化办公,双面用纸,尽可能使用网络阅读文件,减少打印、复印量,提高使用效率;提倡用钢笔书写,废纸循环利用,饮水自带茶杯,减少一次性物品的使用量;正确选择通信方式,严禁使用办公室电话聊天、点歌、玩游戏和拨打声讯台,并制定相关惩罚措施,对科学节约者适当奖励等。

4.加强办公经费与办公工具的管理,创建节约管理的长效机制

高校办公要严格执行国家有关财务规章制度,严格制定执行接待标准,杜绝用公款随意招待,大吃大喝;将机关消费置于大家的监督之下,向师生和群众公开办公的消费情况;在部门内公开领导个人的公务消费情况,以内部监督机制的有效维护,切实将公务消费的攀比风转变为节约风;做好各项固定资产的登记与管理工作,严防公物私用,公车滥用,校产流失等;创建全过程控制的节约管理体制,引导资源合理配置和利用,切实降低资源费用支出;加大财务监督力度,确保有限的经费与资源用在最需要的地方。

The publicity and implementation of the green office in colleges and universities

LENG Hui,YANG Li-zheng

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各大高校的办公室自动化管理建设的核心工作就是为办公室的工作人员及时快速的提供其所需要的信息。更准确的说，办公室自动化体系综合了办公室工作人员，机器设备以及信息资源之间的关系。

（一）信息资源的网络化

高校办公室自动化管理具有信息存储光盘化，传播渠道网络化的特点。通过多媒体技术，将各种媒体信息和图形内容渗入进管理体系之中。此外，用光盘存储信息，可以方便保存，降低资源成本，加快信息的搜索速度，方便教师之间以及办公室同教师之间的信息沟通。使用网络技术，在网络平台上传播信息，使得信息资源的传播更为快速和便捷。

（二）管理资源系列化

随着高校办公室管理信息自动化程度的提高，需要建设更为现代化的管理体系和系列化的管理设备。办公室的工作人员可以充分利用计算机对各种信息，文件，数据及图表进行集中处理，提高信息交流的方便程度。此外，为进一步提高学校的管理质量和管理效率，办公室的工作人员还可以依据工作的不同要求和不同目的，有针对性的选择符合其要求的管理资源。

二、高校办公室自动化管理建设的具体实践

高校办公室作为高校管理工作中的枢纽和窗口，应充分协调好校内人力，财力以及物力资源的分配情况，提高资源的使用效能，充分发挥资源的实际作用。高校领导应充分重视办公室自动化管理的建设工作，加强办公室的自动化程度，这样才可以使管理工作的效益实现最大化。

（一）加强办公室工作人员素质的培养和提高

各大高校办公室的工作人员必须通过计算机，英语水平和业务能力测试后才可以上岗，而对于那些测试不合格的员工，需要对其进行培训，然而再测试，至测试合格后才可以重新上岗。此外，为了进一步推进高校办公室自动化管理建设进程，各大高校可以专门配备一些具有硕士学位，计算机水平及业务能力水平都较高的干部。

（二）创造可以实现高校办公室自动化的物质条件

各高校的领导为了满足工作人员对信息处理和组织的需要，可以专门为办公室的工作人员每人配备一台专属计算机，其他自动化仪器也应配备完全，如扫描仪，多媒体投影仪，数码相机，摄像机及刻录机等等，这些自动化设备应交由专人进行保管，并且相关工作人员应该熟练掌握这些仪器的使用方法。

（三）倡导实行无纸化办公模式

在日常的办公过程中，除了一些必须的上报文件，请示文件，或者任命文件之外，其余的事项，如高校公布的某项通知，传达的某种办公会议精神以及与学校相关的各类宣传信息等内容，均可以实行无纸化办公模式。收集校内每名工作人员的邮箱地址，利用互联网络建立高校宣传主页，并在主页内相关消息，传达相关精神，力求实现信息的网络化传播，节约人力，财力以及物力资源，提高办公室员工的办公效率。

（四）全面实现资源共享

办公室工作人员的主要工作就是协调好各部门的关系，制作且维护学校网页，对学校网站主页上的信息内容要进行收集，更新和审核，为教师查阅和引用提供保障。此外，高校办公室还要负责制定出学校的电子版年报，年报内容要包含学校的教育教学情况介绍，人事调动情况通知，招生情况概况，毕业生情况，获奖信息以及其他与学校相关的各种事项。通过建设校园网站，在更宽广的平台上积极宣传校园风貌，提高了学校的知名度和美誉度，贯彻落实信息资源在网络平台上的共享。

（五）实现信息存储光盘化

学校办公室除了负责发送文件和会议记录归档入案工作，还需负责将学生档案和其他信息材料进行集中审核和编辑处理，并且负责将这些内容定期刻录成光盘，一年两次，一次备份两份存档，全面实现信息存储的光盘化。

（六）实现联系网络化

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中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2016）15-0007-02

高校二级学院党政办公室管理工作是高校所有工作的重点内容，它不仅仅关系到高校的党政建设，同时关系到人才培养、文化传承和社会服务等多项内容，对于高校教学培养目标的实现有着十分重要的促进作用。善于发现高校二级学院党政办公室管理与建设中出现的问题非常重要，在此基础之上进行优化和管理，从而不断地提高二级学院党政办公室管理与建设的质量。

一、高校二级学院党政办公室管理与建设的必要性

随着高校教育管理体制的改革，高校二级学院的作用和职能日益凸显，其党政教育工作成为决定其存在必要性的关键所在。二级学院办公室在很大程度上连接着高校基层管理机构和二级学院，是教育工作开展的重要枢纽。只有不断地加强高校二级学院党政办公室的管理与建设，才能够促进党政教育工作的顺利开展。

1.关系到高校党政建设的顺利实践。高校二级学院党政办公室的管理与建设，关系到高校党政建设的顺利实践。二级学院办公室在党政工作中扮演者信息传递、活动组织、党政宣传等多方面的角色，其每项任务都在很大程度上与高校党政建设息息相关，工作质量的好坏和成败从根本上决定了高校党政建设的效果，对于高校党政实践工作的顺利进行有着至关重要的作用。这在很大程度上贯彻了我国的党政方针，实现了国家政策与高校工作的有机联系，对于高校党政建设工作的开展有着非常重要的意义。

2.学生成长和发展的必然需要。实现高校二级学院党政办公室的管理与建设，在很大程度上满足了学生成长和发展的需要。对于学生来说，他们大学学习的目的不仅仅是学习科学文化知识，同时还包括政治修养的训练和提升。特别是面对错综复杂的社会现实，大学生要想强化个人的分析能力和辨别能力，提升自己的政治素质，最重要的就是要不断地提升自己的政治素养，从而不断地实现个人综合水平的提升。在这方面，二级学院就扮演着非常重要的角色，其工作质量从根本上决定了学生的成长和发展，对于学生综合素质的提升有很大的帮助。

二、高校二级学院党政办公室管理与建设问题分析

目前高校二级学院党政办公室在管理与建设上存在着不少的问题，主要体现在工作分工、工作机制和管理观念等方面，这些问题的出现严重影响了高校党政工作的顺利进行，对于高校教育目标的实现是极为不利的。

1.分工不合理，工作任务繁重。高校二级学院党政办公室管理与建设中出现的问题之一是分工不合理，工作任务繁重等。从目前的高校二级学院办公室管理来看，工作内容繁杂、岗位职责不明确等现实严重影响了正常的工作秩序，对于工作效率的提高是极为不利的。二级学院党政办公室的工作内容涉及到方方面面，比如行政管理、党务管理、人事管理、对外交流等，关系到校办、组织部、宣传部、人事处、离退休处、统战部、工会等多个部门，然而办公室的工作员也就4～6人，大量的工作由为数不多的人来承担，这就使工作人员的压力过大，工作效率降低。

2.办公室工作人员继续教育平台少。新形势下，高等教育对于办公室工作人员提出了更高的要求，但是目前高校将工作重心过多地放到了科研和教学上，党政管理工作作为辅工作逐渐弱化。学校很少定期组织工作人员学习和培训，工作人员接受继续教育的平台少，工作人员的素质得不到提升，知识和能力得不到锻炼，工作的顺利开展乃至创新发展也就无从谈起。

3.管理观念落后。高校二级学院党政办公室的管理观念落后，导致工作成效低。首先，相关的工作人员缺乏起码的服务理念，在具体的工作过程中，不能经常和师生交流，无法了解广大师生的需求，也就无法提出合理的问题解决方案以备领导班子决策。作为二级学院的“中枢”机构，这对于工作的实施和贯彻是非常不利的。其次，由于执行能力较差，导致在工作实施的时候，具体的工作计划往往无法按照既定的方向来执行，从而导致计划与结果背道而驰。此外，由于很多工作人员缺乏创新的理念，以传统的思维模式进行工作，无法将有创造力的点子运用到工作中去，降低了工作成效。

4.缺乏有效的监督激励机制。在党政办公室内部，缺乏有效的监督激励机制，从而降低了工作人员的工作热情，导致工作效果不尽如人意。首先，激励机制的不合理降低了工作人员的激情。面对复杂的工作任务，相关工作人员的业绩无法与之产生紧密的联系，让他们觉得工作质量的好坏与自己不相关，这样必然会在工作中降低工作热情和责任心。其次，由于缺乏有效的业绩考评制度，很多工作人员在工作中偷懒、态度不端正等，降低了党政办公室的工作效率。

三、高校二级学院党政办公室管理与建设提升策略

实现高校二级学院党政办公室的管理与建设，不断实现有效的工作定位，对工作人员进行培训，健全管理体制，从而实现二级学院党政办公室的全面管理与提升，不断实现高校秩序的稳定，促进人才培养。

1.明确定位，实现合理化分工。要想从根本上提升高校二级学院党政办公室的管理与建设，就必须要明确定位，实现合理化的工作分工。第一，要正确认识到二级学院党政办公室的管理目标及其职能情况。正确认识其职能的内容，对于参谋职能、协调职能、服务职能、执行职能等各方面的职能必须要有清晰的认识和了解，从而能够更好地把握工作的内容和目标，以工作目标来严格进行自我约束，从而不断地提升自己的工作质量。第二，要明确具体的工作分工。按照工作内容进行公平分工，从而不断地调动工作人员的工作态度和工作积极性，不断地实现个人工作能力的提升。

2.不断提升工作人员的素质。不断提升工作人员的素质，是实现高校二级学院党政办公室管理与建设的关键所在。第一，实施选聘制度。从相关工作人员选拔的源头进行严格的规定，从其工作能力、专业、工作态度等方面来进行人才的选拔，力求能够选拔出高素质、高水平的工作人员队伍，不断提升高校二级学院党政办公室的建设与管理水平。第二，加强办公室工作人员党性修养。充分发挥学校党的有关政策宣讲讲座、干部在线学习等平台的作用，针对新时期、新形势对高校二级学院办公室提出的新任务，加强工作人员的系统理论培训，特别是中国特色社会主义理论体系的学习培训，帮助工作人员用理论武装头脑，树立坚定的理想信念，始终保持清醒的头脑和正确的政治方向。第三，积极对现有的工作人员进行工作业务培训。由于工作人员的素质和基本能力各不相同，因此积极对其进行有效的培训，可以在很大程度上提升他们的党政水平，以更好的姿态投入到工作中去。

3.创新理念，提升服务水平。不断地创新理念，提升服务水平，是实现二级学院党政办公室管理与建设的关键所在。所有的工作人员都应该明确其工作的目标和初衷，即实现服务的功能，学会放下架子，不再以管理者的身份自居，不断地将自己的工作与学校党政建设结合起来，全心全意地为高校师生教学提供所需要的服务，以此来不断实现高校党政建设的目标。此外，还要学会创新，可以结合时代的发展方向和发展潮流，来安排富有创新性的活动，提升工作效果。

4.完善管理制度，提升执行能力。不断地完善管理制度，是提升党政办公室管理与建设工作的根本保证。第一，建立责任制，不断地健全监督机制和激励机制。要将工作人员的工作与业绩挂钩，以此来不断提升他们的工作积极性，同时还要根据其工作质量对其进行奖励或者惩罚，从而端正他们的工作态度。第二，提升工作人员的执行能力。在执行具体工作的时候，要根据既定的工作目标和计划来执行和实施，尽量让工作执行与最初目标相匹配，从而不断提升工作质量，为高校二级学院党政办公室的管理与建设创造条件。

四、结语

高校二级学院党政办公室的管理与建设关系到高校党建工作的顺利开展，关系到高校教学秩序的稳定，更关系到高校学生的成长和发展。要想从根本上实现对于人才的培养，不断实现高校教书育人的使命，就必须要加强对党政办公室的管理与建设。目前高校二级学院党政办公室的管理与建设中存在工作分工不合理、管理观念落后、缺乏有效的监督激励机制等，这些问题的出现在很大程度上阻碍了正常工作的顺利进行。要想从根本上提升党政办公室的管理效率，就要从这些方面来着手进行改革，从而为高校党政工作的顺利开展奠定坚实的基础。

参考文献：

[1]赖华红.高校二级学院办公室管理与建设问题分析及优化策略[J].办公室业务，2013，（01）：144-146.

[2]杨咏.高校二级学院办公室管理的问题与对策[D].南京师范大学，2008.

[3]陈洪林.目标管理在高校办公室中的运用研究[D].西南大学，2008.

[4]杨乐.对高校院系党政办效能建设问题的若干思考[J].改革与开放，2014，（24）：35-36.

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前言

高校办公室是在高校党政直接领导下的办事机构，是高校行政机构的重要组成部分，是高校正常运转的重要枢纽，办公室的工作内容涉及到高校的方方面面。从传统意义上来讲，高校办公室主要承担的是交办式的工作，办文、办事、办会，但随着我国经济的发展转型，高校办学开放程度加深，也带来了高校内部体制的改革，利益关系发生变化，部门之间和教职工之间的矛盾也日益凸显。2010年教育部了 《国家中长期教育改革和发展规划纲要》（2010-2020）明确了我国高校要进行管理体制改革，建设现代大学制度，这对高校办学提出了更高、更新的要求，对于高校办公室的工作也是一项重大的挑战。面对复杂多变的办学环境以及逐渐增多的办公室工作任务，高校办公室必须强化拓展工作职能，提高工作效率，增强办事水平，才能更好地服务于高校，为高校增强实力、寻求发展而助力。

1.我国高校办公室职能的定位

首先，高校办公室是高校的综合性职能部门，它不同于其他部门的工作性质，尤其是在处理综合性事务方面，办公室往往会作为牵头部门进而协调其他有关部门，是高校综合性协调的核心所在；其次，办公室的服务、管理、协调功能，比如学校的重要会议、组织活动安排、行政文件的印签、外联接待等工作，都是办公室日常工作处理范畴，无不体现着办公室服务、管理、协调的作用；有的高校办公室除了最基本的工作职能外，还附带一些特殊职能，这与高校的管理体制和机构设置有关，例如有的高校把信息中心挂靠在办公室，那么办公室就多了信息化建设的职能，把宣传部与办公室合署，办公室就具有了宣传的功能。

2.高校办公室的基本职能

高校办公室作为高校的枢纽机构，目前有服务、协调、参谋、督办四项基本职能。

2.1服务职能

高校办公室的服务职能体现在高校管理的横向、纵深各个方面。办公室既为高校领导服务，又为部门、学院、教师、学生服务；既为高校教育服务，也为后勤、保卫服务；既为上级主管部门服务，也为同级院校服务。总之，高校办公室的服务功能覆盖面广，服务对象众多，服务内容复杂。

2.2协调职能

高校办公室是高校运行的“调度室”，既担负着高校内部日常工作的协调，也担负着高校与外界各种关系之间的协调工作。

2.2.1工作协调。对高校日常活动的时g、地点、出席领导、参与人员、后勤、保卫工作的协调；对公文处理中政策冲突、文件审核、公文部署进行协调；对会议议题、会议审批、与会人员、会议时间地点进行协调；对校园突发事件、公共卫生事件、事故灾害、信誉公关等进行协调。

2.2.2关系协调。协调领导之间的关系，高校的领导由于个人认知、工作性质、工作方法、看待问题的角度等等均存在着个体差异，常会使领导在制定决策、处理事务时产生意见分歧，对此办公室应当掌握了解领导的意图，总揽全局，从大面出发，做领导之间沟通的桥梁，寻找共同点和平衡点，缓解意见矛盾，去异求同；协调部门之间的关系，高校的组织机构复杂，学院、部门众多。每个学院和部门都有自己的工作职责和工作侧重点，对于各自的发展方向定位不同，很可能会产生利益博弈，高校办公室就要对此类事件进行协调，与各部门保持联系，及时发现问题解决矛盾，整合学校资源，提高办事效率，发挥合力效应；协调领导与部门、师生的关系，高校根据自身发展需要经常会出台一些政策，这就需要办公室会同政策起草部门做好对全体师生以及其他部门的解释工作，确保政策能够落到实处，在部门或者师生有困难时要做好接待工作，并及时向上级领导汇报，及时解决，并做好安抚工作；协调与校外单位的关系，高校的发展离不开与外界环境的交流与联系，高校办公室就要充分发挥窗口与桥梁的作用，经营、发展对外关系，树立起良好的高校形象，为高校发展创造外部条件。

2.3参谋职能

高校办公室是信息的集散地，办公室要收集、筛选、整理各种有用的信息，及时向上级报告；办公室还应定期开展调研工作，及时获取发展趋势与动向，并针对当前问题提出具有针对性、实用性的对策，供高校领导决策参考。

2.4督办职能

做好上级批示文件与指导精神、高校方针政策的落实情况；做好高校领导布置的工作以及会议、决策的执行情况；抓好学期、年度的工作要点，各单位的目标责任制和阶段性目标的完成情况；监督师生反映的涉及到师生利益事项的解决情况。

3.高校办公室工作职能强化与拓展路径

3.1强化服务意识，提高服务质量

要增强办公室人员的服务意识，做到工作无小事，办事不误事，办实事办好事，对每一项工作都尽职尽责，着眼全局，抓清主次，分清条理，办事不出错。一是要简化工作流程，减少会议数量。要做好会议审核工作，控制会议的次数和规模，合理安排会议时间；简化接待工作流程，做到公函接待，严格按照规定办理公务活动。二是精简文件简报，控制发文数量，规范发文程序。三是纠正服务态度，杜绝推诿扯皮，提高服务效率，另外办公室还应提供主动，主动参与、思考、创新，认真工作，保证高校的正常运转。

3.2强化参谋职能，提供发展助力

高校办公室不仅要处理好日常琐碎的工作，还应当及时把握国家方针政策与高校教育发展动态，分析当前发展需求，强化办公室的参谋决策职能，进一步强化信息调研工作，建立起信息调研数据库；开展专题调研活动，了解师生的关注重点；推动校务公开，促进师生与学校管理层的进一步沟通接触；加强学习，开展工作研究，关注学校发展的重点难点，提高素养和综合思维能力，为学校决策提供有价值的信息和参考意见，为学校发展提供基础。

3.3做好组织协调，积极化解矛盾

高校办公室在进行协调工作时要掌控全局，突出重点，既保持原则底线，又不失灵活处理。做好重要会议、重要活动的协调工作，会议、活动开始前与相关领导和部门做好沟通、衔接的工作，确保会议、活动的顺利开展；对突发事件做好应急预案，及时准确报告信息，杜绝瞒报、谎报、迟报、漏报的现象，协助校领导及时、准确的处理突发事件；协调关系时应做到对上不盲从对下不轻视，按章办事，团结一致，及时化解各方矛盾，确保高校的稳定。

3.4做好督办工作，确保上情下达

当前高校已经形成比较科学、完善的管理制度，但是如何确保制度的执行是高校管理工作的一个短板。办公室的督办职能是对制度、决策执行的重要保证。因此在办公室的工作中，不仅要将各项指令传达到位，还要加强对指令执行的督查力度，确保各教学单位、职能部门的工作落到实处，执行到位，并及时向领导汇报工作进度和效果，以便于决策管理层掌控全局，做更好的发展部署。

新时期的高校办公室工作充满了机遇和挑战，办公室应当充分发挥职能管理作用，提高工作水平和办事效率，为高校改革发展事业做出贡献。

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高校办公室工作分为办文、办会、办事三大类，具体的说是学校公文文稿讲话起草修改审核印发存档工作、承办组织会议及协调服务工作、督查落实保障工作及协调矛盾工作。因此，作为学校办公室的一名秘书，应当做到四个“务必”：

一是务必细致。体现在三个方面，首先是做事情应当精致，学校办公室作为学校的窗口部门，办公室秘书的言行体现和影响着学校的形象。应树立起良好的工作形象，在接待和服务的过程中做到热心、耐心、贴心。其次是周密，办公室工作应当注重细节的处理，特别是对岗位的要求。秘书应当对工作负责、对岗位负责，在遇到紧急或者突发事件需要离岗的时候，应当迅速通知领导及其他工作人员以便做好替岗工作，并且在同一岗位上工作的秘书尽量避免同时离岗。同时，办公室秘书在工作中应做到严谨。在接收上级部门发来的文电或者是向学校相关部门下发文电的过程中，应当严格按照学校办公室的规章制度进行，保证收文、阅文、发文工作的严谨性和可持续性。

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秘书，是我们平时生活中一个比较熟悉的名词。在我国古代，秘书最早是指“宫中私藏之书”。如《汉书》中有这样的记载：“（班）游博学有俊才……与刘向校秘书……”“刘歆校秘书”“御史掌秘书”等。在现代社会，秘书是一种行政职位，我国各级政府机关、企事业单位普遍设有秘书职位。秘书是行政首长的助手，是直接协助各级领导机构、领导个人以及私人撰制和掌管文件、辅助决策、处理日常事务的执行和承办人员。

近年来，随着招生规模的扩大，出现了一批新建的本科院校。对新建的本科院校来说，适应高等教育发展的规律，强化管理在现实中就显得尤为重要。而在高校中主要承担管理职能的是办公室，秘书是办公室工作人员中比较特殊的角色，因为秘书通常是在领导身边工作，可以堪称是为领导出谋划策的高参。往往在现实工作中，每当领导有重要事项需要决断时，首先会想到听取秘书的意见后再做出决定。因此，从某种意义上说，办公室秘书的工作在整个高校管理工作中往往起到承上启下的作用，其角色定位如何以及秘书个人的素养一定意义上会影响办公室工作的效率，甚至影响整个学校工作的进展。本文就是从秘书的角色定位的角度来研究秘书在现实工作中应该如何定位，进而如何提升个人素养，适应高校发展的需要。这是一个值得高校深入研究的课题，也是一个社会性的课题。

一、科学定位工作性质

可以说，高校办公室秘书主要的工作就是服务领导、服务办公室，进而推广到服务全校师生。这就要求高校办公室秘书应该清醒、明确地给自己找准定位，这样才能更好地开展工作。下面从几个方面来谈谈如何科学定位工作性质。

1.公务型工作性质

高校办公室秘书由于是在高校工作，大多数面对的事务都与教学、科研以及学生工作有关，因而从工作的广泛性上讲应该是服务全校的师生，对全校师生的情况应该有所了解，并需及时上报领导，让领导更好地做出科学的决策，以提升工作效率。况且，在实际的工作中，也会牵涉到与各个部门之间的联系协调工作，有时候也需要秘书自身去做这样的工作，进而能够及时协调处理部门与部门之间的事务。当然，在一般的高校也会有对外联系的工作，而这个时候秘书也作为对外联络的窗口办公室的一员，有时候就会承担着学校与校外之间的联系桥梁作用。因此，这个时候秘书所从事的工作性质就应该是公务型的，不是只针对某一部门或者某一单位的工作。

2.私人型工作性质

近年来，随着我国改革开放进程的加快，许多具有良好知识背景和娴熟专业技能的较高素质人才，就会成为政府机关或者企事业单位领导的私人秘书。在高校办公室，往往领导也会配有私人秘书，帮助领导处理事务，如帮助领导对某一件事的调研，关注校园师生动态以及必要的陪同领导出外考察等。当然，私人秘书有时也帮助领导安排生活上的事务，通常情况下是领导在哪里秘书就在哪里，这样的秘书就是属于私人秘书的性质。在高校中，私人秘书正如前面所说，往往是跟在领导的身边，是领导身边的重要人物，因此有的时候私人秘书就充当了领导的高参，有可能会对领导的决策起到一个很主要的导向作用。可以说，私人秘书只服务领导个人或某个岗位。

3.专门型工作性质

这就是我们通常意义上了解的专门秘书，也叫专项秘书，是专门承担某项秘书工作的人员。在高校，往往会分出行政秘书、教务秘书和党务秘书，当然也有的高校会分得更细，如还有机要秘书、秘书、翻译秘书、公关秘书等。这个时候秘书的岗位就是专门针对某一项工作而设立的，在工作中履行自己的岗位职责。比如：教务秘书就要配合学校的教务部门做好教师的课务安排以及学生见习、实习以及实训等的安排；党务秘书就是从事教师、学生入党的宣传、考核、推荐等工作。因此，这样的秘书工作岗位往往是固定的，从事的工作也往往比较单一。

4.通用型工作性质

在一些高校中，特别是新建的本科高校，有时为了精简人员，提高工作效率，往往会使用“通才”型秘书，就是秘书不仅学识渊博，能力也是多样的，这样的秘书在很多工作中都会游刃有余。比如：在高校中，有很多师生有时候会到领导面前反映问题，这就需要秘书恰当地处理此类事情，因为领导通常都是比较忙的，不是任何事情、无论大小都由领导亲自过问。这个时候就需要秘书能够采取分流的办法处理。可以让所反映的问题在部门就可以解决，这个时候秘书的工作性质就是公务型的。如果反映的问题只能是领导才能处理的问题，这时候秘书就应该承担领导私人秘书的职责了。秘书要调查清楚问题的来龙去脉，并且要勇于当好领导的参谋，为领导的决策提供科学的依据。

二、积极提升个人素养

在明确角色定位即工作性质、职责的基础上，高校办公室秘书一定要保持一种积极的工作态度和勇于奉献的精神。很多人认为，秘书整天跟着领导很风光。其实，我们有时候看见的只是表面现象，或者说是少数秘书的工作情况。实际上，更多的秘书在现实生活中是“通用型”的秘书，在工作和生活中都会充当各种角色。因此，作为一名优秀的秘书工作人员，必须要不断地提升自己的综合素养，才有可能成为一个“专才”“通才”和“全才”的合格的秘书。

1.增强职业精神

在现实的工作中，秘书的工作量往往是很大的，每次领导活动都需要我们办公室秘书付出很多的努力，才有可能确保活动的圆满成功。况且，在日常的事务处理中，由于工作的对象是学校的师生，这就使得高校办公室的秘书每天几乎都要忙于各类琐碎、繁重的事务性工作，每天要忙于接打电话、起草各类文稿、筹备会议、安排接待或者应付和处理各种临时性、突发性的工作。其实，秘书工作非常辛苦，加班加点更是常事。如：学生半夜发生什么意外，可能会引起校园不稳定，这个时候不管有多晚，学校都会向上级部门呈报有关信息，这就需要办公室秘书及时准确地起草信息文稿。这时候就特别需要我们秘书工作人员具有良好的道德修养和文化素质，而且还要有一种甘于奉献、勇于做“幕后英雄”的精神，就是说秘书通常所做的事情也只有领导或者很少的人知道，不会在大众面前呈现自己“光彩的一面”。再有，也需要我们秘书工作人员不断提升职业素质、道德情操和文化素质，这样才能更好地适应高校工作需要。当然在现实中，高校办公室秘书主要服务的对象就是具有高学历的学者和管理人员，这也十分有助于我们自身的素养提升。

2.提高信息意识

新时期，由于信息化、网络化盛行，再加上秘书工作的特殊性，决定了高校秘书办公室就是高校工作中各种信息的“集散地”。可以说，上下左右、学校内外的信息都有可能汇集到高校办公室秘书这里，高校办公室秘书就是学校的“信息库”或者是“资料库”。这个时候，秘书就应该有一种超前的信息意识，平时注意积累已经发生的事情的信息，如关注学校教学、科研、学生工作等方面的工作状态，认真收集，并进行科学分类、整合以及处理和保存，为领导提供决策依据。而且，办公室秘书还应该学会分析信息和利用信息，提高处理信息的能力，做到不停地采集信息、分析信息而且在必要的情况下还要学会预测信息，在客观上可以起到“延伸”领导的“听力”、“扩展”领导的“视力”的作用。这些都需要高校办公室秘书要有信息意识，提高信息分析、整合、处理以及预测能力。

3.提升政策水平

从某种意义上说，政策和策略是高校发展的生命。而在现实工作中，高校办公室秘书工作是为整个学校发展服务的。在具体的日常工作中，高校办公室秘书不是执行学校的政策，就是修订政策，会涉及大量文书的起草、修订和完善工作。所以说，高校办公室秘书不仅是高校政策的宣传者、鼓动者、执行者，而且是学校各个部门以及系科发展规划的谋划者、修订者甚至是制订者。高校办公室秘书不同于一般的工作人员，因为经常与领导在一起，作为领导的第一参谋，往往在校园内其言行在某种意义上会有一定的权威性、政策性甚至会有一定的引导性，影响面也相对比较广。因此，高校办公室的秘书必须有较高的理论水平和政策水平，不能生搬硬套其他行业的行政管理工作体系，而应更加贴近教育改革需要以及高校发展需要。高校办公室秘书一定要按照科学发展观的要求不断更新思想，提高职业素质和理论水平，及时了解和掌握先进的国内外教育理念和管理理念，并将其运用到实际的学校工作中去，推动学校全面、协调和可持续发展。

4.增强综合素质

有的高校办公室秘书的工作岗位相对稳定，即有可能在秘书岗位上干了很长时间，通常会超过三年，这样不利于学校开创性地工作，也不利于秘书人员自身的提升。因此要根据工作的需要，让秘书的工作能够有所调整，那样就要求秘书自身科学、合理地规划自己的职业生涯。高校办公室秘书应该主动选择其他岗位锻炼，这样一来，就会很好地提升秘书人员的工作能力，有利于提高整个学校的管理水平，从而促进学校各项事业的发展。

总之，随着社会经济结构的变化和发展以及我国高等教育管理的不断改革，高校的管理也越来越科学化，对从事高校管理工作的人员的要求也越来越多，而作为高校办公室秘书，也伴随着职业化发展的趋势，对其知识结构和能力素质要求也越来越高。这就要求高校办公室秘书应该树立高尚的职业情操，不断更新理念，完善知识和能力结构，切实改变工作方法、工作方式以及工作作风，努力从简单的办文办事转变为既能办文办事又能做好领导的参谋，从简单的“信息库”转变为处理信息的能手，从简单的推理转变为科学的谋划，从简单的被动服务转变为积极的主动服务。当然，只有科学地对自我角色、职责定位，才能更好地发挥“纽带”的作用，推动学校各项事业又好又快地发展。

参考文献：

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高校办公室作为高校中一个十分重要的管理部分，其服务的对象是全校的师生，是全校信息的集中汇总和以及协调内部的职能部门，同时，也是整个学校运转过程中中枢神经系统。办公室工作效率的高低，将会直接的影响到高校的整体运作水平，彰显出高效整体管理水平。[2]

二、高校办公室管理中存在的问题

1.对工作职能认识不够清楚

许多高校办公室的工作人员不是对口专业毕业的，在参加工作之后由于种种因素而没有接受相关的系统培训。因此，在日常的工作中，这些人员只有按照领导的指示办事，不能提出具有建设性的意见，在遇到状况的时候，也只能被动的应付，没有较好的解决方法。此外，在高校办公室的管理中，还存在着工作任务分配不清和沟通不够的问题，使得一些简单的事情抢着做，而一些比较复杂事情却没有人去做，导致工作的效率低下，严重的影响到了高校办公室只能的实现。

2.人员的素质较低

在高校办公室任职的工作人员大多来自于不同的岗位，具有不同的专业背景，同时，大部分的工作人员都没有接受过管理学当面的专业培训，缺乏一定的专业技能。此外，由于办公室的工作人员从事日常管理，忙碌于繁重的事务性工作中，在加上学习各项工作的持续改进，他们只能凭着有限的经验来进行工作，缺乏运用现代方法去思考和管理的能力，使得其管理水平不能很好适应高校的快速发展和办公室管理工作的要求。

3.规章制度不够完善

高校办公室的工作繁多且较为复杂，每一项工作看起都十分的琐碎，但却有十分的重要。目前，许多高校办公室都缺乏较为完善的管理制度，来统筹和安排日常事务，办公室的工作纷繁复杂，如果没有制度来对其进行规范管理，那么办公室的工作将会陷入毫无章法的境地，使得办公室工作人员的态度松散，影响到整个部门的工作效率。要想有效的避免这些问题的发生，高校办公室就应建立一套较为完善的规章制度来对办公室进行科学有效的管理。[3]

4.办公自动化的应用不够完善

随着信息技术的快速发展，计算机系统及相关的技术在各个领域得到了广泛的应用，给社会各个方面的发展带来了前进的动力，同时，教育领域的发展方向也在向着信息化的方向靠拢，高校办公室的管理也离不开信息系统。在高校办公室应用先进的设备和技术时，存在着一系列的问题，如：应用人员的素质不高、不能及时对相关的操作人员进行技术指导和培训等，造成先进设备的利用率较低，局限于文件的打印等工作，信息化技术的不能很好的应用，将会影响到办公室各项工作的开展。

三、提高高校办公室管理工作的方法

1.提高办公室工作人员的服务意识

行政管理工作的基本特征就是服务，办公室的工作也不例外，因此，高校办公室人员应放弃旧的思想，确定行政管理就是服务的新思想，努力工作为高校的发展服务，为学校的领导、师生、员工服务，为招生服务和社会机构以及教学等服务。根据高校的教育制度和自身规章制度的变革以及各种新问题、新情况的出现，提供及时的服务，努力学习相关的知识，不断提高自身的服务水平和质量。

2.加强办公室人员的培训工作

办公室工作人员的思想和业务水平直接的关系到学校行政管理工作的水平，甚至有可能会影响到领导的决策。为了有效的提高他们的理论水平，提高他们的综合分析、文字表达、组织协调等水平和能力，高校办公室就应建立相关的制度，加强对办公室工作人员的培训。可以从以下几个方面来加强对办公室人员的培训：

2.1利用各种渠道采取多种形式对办公室工作人员进行培训，针对培训人员的不同特点，派选人员参加进修，学习相关的业务等。

2.2加强对办公室工作的研讨，对教育改革和发展的情况进行研究，探讨学校制度的改进、学生教师服务的新选择以及科研等工作的情况，通过这些探讨和研究可以有效的提高办公室工作人员的素质，进而提高办公室的工作效率。

2.3激励办公室工作人员积极工作，努力的提高自身的业务素质。

3.建立和完善高校办公室工作中的管理体系

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G648.7

办公室在高校是一个特殊的职能部门，扮演着特殊的角色。它是

高校的中心职能部门，是高校的枢纽和窗口，是高校的领导集体的决策工具和决策执行工具。 办公室承担着沟通协调、服务管理、督查督办等重要服务职能，其协调能力、执行力度、服务质量、管理水平、工作效率的高低，直接体现出学校的管理水平，反映出学校的办学能力，进而影响学校整体教育事业的健康发展，其责任不可谓不重大。但随着时代的发展和教育改革的深化，办公室系统也出现了一系列亟待解决的问题，面对新形势，高校办公室也会产生一种危机感和责任感，如何赶上时展步伐，主动适应全面素质教育对办公室工作提出的新要求，是新时期办公室工作人员的重要课题。 因此，如何更新管理理念、转变管理模式、提升服务意识、创新工作思路就显得尤为重要。

一、 当前办公室工作存在的问题

（一） 管理理念落后

办公室工作涉及的业务范围广，工作繁杂、琐碎，日常重复性工作较多、对工作效率要求高。目前而言，民办高校办公室无论在机构设置、职能范围还是人员分工上，基本还是依照公办高校的模式：办公室人员疲于忙于日常行政性、临时性事务的特点，只注重管理、容易忽视服务的现状。

（二） 素质参差不齐

办公室人员素质的高低直接关系到办公室工作效率的高低、工作开展的好坏。从办公室人员的来源来看，有的是刚从学校毕业的本科生、硕士生，从学校到学校，缺乏办公室工作经验；有的是从事其他岗位调岗或换工作进入到办公室，属于“半路出家”，缺乏办公室需要的足够的应变能力与协调能力。从办公室人员的学历层次来看，民办高校办公室人员学历层次普遍不高，博士缺口、硕士缺乏、基本以本科生为主力军，影响办公室整体水平的提高。从办公室人员专业构成来看，真正专科出生的人员少之又少，不能做到专业对口。而且由于办公室更多的时间忙于具体事务，缺乏理论学习、专业学习与技能培训，影响办公室人员综合素质和专业水平的提高。

（三） 信息化建设不完善

办公室的日常工作涉及面较广，其中收文、发文、签字审核、档案管理等方面的工作都离不开现代信息化技术手段的支持。民办高校由于经费等原因，信息化建设相对较为滞后。往往在收发文、签字审核上的程序还较为落后，发放纸质版文件的情况较为多见，这种情况的出现往往是由于办公系统尚未建立或建立较晚，办公人员无系统可用或者不习惯使用系统，一方面造成纸张的浪费，另一方面挨个部门收发文件降低了工作效率。档案管理方面，档案管理系统尚未建立，不利于收集、查找和管理档案。

（四）规章制度不健全

规则制度是工作的规范和要求，也是部门人员工作的参考和标杆。办公室工作复杂琐碎，要做好办公室工作，很大程度上要依赖于规范的流程和完善的制度。但是目前，由于民办高校起步较晚，往往专注于学校的发展而忽视制度的建立与完善，有些制度虽然已经建立，但是已经不能符合学校发展的需要。而且在制度的宣传和规范上，工作往往也做得不到位，导致一些制度在执行过程中得不到很好的规范和落实。

二、办公室工作的创新

（一）增强服务意识、更新管理理念

办公室作为为领导、各部门、全校师生服务的部门，其工作核心即是为学校的中心工作服务、为学校主体服务、为学校发展服务。因此，应当增强办公室的服务意识，摒弃以往以参与为主的办事模式与管理理念，一方面当好领导的“左右手”，起到为领导当好参谋的作用，要深刻的认识到，为领导服务不是简单的完成机械式的日常工作，而是应当为领导出谋划策，加强自身学习，为领导的决策提供参考与支持，协助领导处理好对内对外事务。还应当做好中枢协调作用，办公室作为全校各部门的中枢神经，应当发挥好枢纽作用，积极协调、加强沟通、注重联系、支持配合各部门的工作，确保学校工作的顺利开展。

（二）提高人员素质

作为办公室工作人员，不仅要具备服务于参谋意识，加强自身建设，提高自身素质、提高专业技能尤为重要。因此，可以从以下几个方面着手：一是加强学习。首先是专业基础知识的学习，可以适当为办公室人员开展各类培训，提高专业素养，规范工作流程；其次是办公技能的学习，熟练掌握诸如现代信息技术手段的办公技能有助于提高办公水平、提升办事效率。二是加强沟通交流。本着“ 请进来、走出去”的原则，除了请专业人士进校讲解授课以外，还可以加强与其他院校的沟通交流，多到其他院校访问取经、取长补短，还可以适当参加一些教委、民办组织的一些相关活动，提升办公室人员的专业水平。第三，办公室人员应当时刻关注实时新闻、政府及教育部门的政策法规、现代科技知识、人文科学知识等，保持适当的政治敏感度与新闻敏感度，做到始终与国家的政策方针保持一致。

（三）健全信息化建设

办公室在学校起着沟通协调、内外联系、承上启下的作用，要更好的发挥中枢作用，提高办文、办事效率，加强信息化建设的工作成为重中之重。具备良好的信息技术手段，掌握先进的信息技术方法，有利于提高工作、办事效率，确保各项工作的上传下达，保障全校信息沟通顺畅。首先，需要转变办公室人员，乃至全校人员的信息化服务意识，转变民办高校长期以往信息沟通不畅的局面，使他们充分掌握信息化工作方法与手段，养成实用信息化技术手段的习惯。其次，需要建全信息化技术建设，这里不仅仅是建立健全办公系统，还需要借助和利用目前的新媒体公共平台、互联网技术等先进手段，为学校信息化建设提供技术支持与保障。第三、熟练掌握计算机技术，充分利用网络进行沟通与交流，通过电子公文、电子化档案管理等技能，提高工作效率，推进现代化办公技术在学校的应用。

（四） 健全规章制度

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中图分类号：G25 文献标识码：A 文章编号：1006-0278（2013）05-204-01

办公室是图书馆这个中心的行政服务部门，承担汇集情况、上传下达、左右协调、联系内外等日常工作。一是为馆领导服务，二是为图书馆各业务部门服务，三是为学校相关职能部门服务，四是为兄弟院校及上级业务主管部门服务。为适应信息时代和知识经济社会发展的要求，高职图书馆要实现工作手段和服务理念的更新，图书馆办公室工作也必须进行相应的创新。高职学校图书馆是学校的文献情报中心，是为教学和科学研究服务的学术性机构，也是学校教学和科学研究工作的重要组成部分。

高职图书馆办公室负责全馆的物资保障、工作协调和内外交流。这些工作可分为日常性工作、综合协调工作、辅助决策工作和领导临时交办的一些事务性工作等。

办公室工作的主要任务之一是辅助图书馆领导制订管理政策和规章制度，做好馆务问题决策过程中的参谋工作，并具体执行领导层制定的管理决策。因此，办公室工作具有较强的政策性特征，这也是办公室区别于馆内其他业务部门的基本特征。

在图书馆管理政策和规章制度的酝酿、制定、实施、修改、反馈过程中，办公室的任务是提供包括党和政府相关法规、政策、学校管理制度和发展规划、本馆工作的相关数据、日常工作运行情况分析、已有决策的执行情况等信息。馆领导的管理决策能否做到符合实际，政策实施能否做到高效、快捷，与办公室在决策过程中的信息传递、反馈是否全面、准确、及时、灵敏与适用关系密切。

为图书馆系统的协调运行做好服务工作，保障各业务部门的正常工作和图书馆与社会正常的物质和信息交流。办公室提供全馆业务开展所需的各种办公设备和耗材，协助馆领导实现人力资源管理，协调各部门的工作、馆内业务工作任务的合理化分配以及实现各项管理事务的同步，有时配合工作的安排也可能在更高的层次上开展服务。

图书馆各业务部门的管理都是局部的管理。办公室承担全面、连续的管理责任，管理工作的对象是全馆所有的活动，管理工作向馆领导负责。要实现图书馆内部工作任务的协调、管理事务的协调、领导机构内部的关系的协调。办公室在管理中要起到沟通上下、协调左右、联结内外的枢纽作用。一般情况下，办公室主任都要列席图书馆馆务会，以保证办公室在日常管理中能较准确地体会决策层的管理意图，充分理解管理政策思想，保障管理的科学到位和连续性。

高职图书馆是大学生的第二课堂，作为高校的主要公共学习场所，图书馆办公室任何工作上的不足最终都直接影响着广大读者的切身利益，并可能会产生较大的负面影响。这就要求图书馆办公室比其他部门有更强的责任意识，办公室人员不但要有强烈的事业心和责任感，还要能做到工作安排上的未雨绸缪。

在传统的管理经验中，优秀的办公室工作人员就是那些脚踏实地、任劳任怨的实干家，即使工作出现失误，也只是水平问题，可以得到较多的宽容和谅解。在这种环境中，四平八稳、无功有劳地干好每天的工作便成了办公室人员的工作追求。

创新服务和管理是图书馆办公室的基本特征，服务和管理的对象都是人。以人为本是图书馆办公室管理创新的根本，也是办公室适应高职院校图书馆新时期发展的要求。

经典管理学是以提高效率为第一的追求目标，这已不能适应现代管理的多元目标追求，复杂系统的社会化环境也不适用传统管理的线性思维。作为以服务图书馆工作、实现图书馆系统高效率和高功效为目标的办公室，有更多可以选择的现代管理理念和管理方法去实现这个转变。如现代企业ERP管理的供应链思想和敏捷制造思想对高校图书馆办公.室管理就有较现实的应用意义。新的理论体现了系统管理的思想，实现了管理的效率化，使办公室工作能更好地满足图书馆工作的需要。

图书馆自身形象的营造是一种主动行为，信息时代的眼球经济就是这种行为的最好注脚。积极提高自身的社会关注度，是提高自身社会评价的一种重要途径。因此，高职图书馆办公室除了要对正常工作精益求精之外，还要充分利用各种信息途径实现自身的公共形象创新，除了配合馆内其他部门开展传统的宣传、咨询、读书活动将图书馆的管理和服务推送给读者外，还要通过各种活动让读者主动了解图书馆。宣传图书馆的工作，也是图书馆办公室工作的自我宣传，读者对图书馆的了解、信任和支持，实质上也是对图书馆办公室工作的肯定。因此，图书馆的社会性工作从来就离不开办公室的支持或主持。

现代化的发展使图书馆办公室工作增加了更多的技术元素，对办公室工作人员的素质也提出了更高的要求。在这种背景下，图书馆办公室工作的管理者要在批判的基础上实现创新。创新不仅是一种技术要求，更是一种精神追求。办公室工作因其重要性，每一点细小的创新和进步，都会给图书馆工作带来很大的促进。

参考文献：

[1]普通高等学校图书馆规程（修订）[J]，2005（5）.

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办公室工作人员思想政治工作的重要性

高校改革的进行以及高校竞争逐渐激烈，高校对于办公室工作人员的管理工作要求也逐渐提高。在新时期加强高校办公室工作人员的思想政治素质对于提高当前办公室思想政治工作的效率和质量有着十分重要的作用。开展办公室工作人员思想政治工作的重要性主要表现在以下几个方面：

（一）提高办公室工作人员的思想素质思想政治工作在当前的办公室工作中发挥着十分重要的作用，思想政治工作的开展对于提高当前办公室工作人员的思想道德素质有着十分重要的作用。通过思想政治工作的开展，办公室工作人员对于工作的认识逐渐增加，对于企业的发展也有所认识，工作人员的思想觉悟有所提高，这对于工作人员整体素质的提高有着十分重要的作用。

（二）提高办公室工作人员的工作质量当前高校办公室工作逐渐增加，不仅仅要做好教学工作同时还需要做好高校的学生管理工作。通过加强思想政治教育工作可以有效地提高当前办公室工作人员的工作积极性和工作责任感，这有利于提高当前办公室工作的效率和工作水平。思想政治工作的开展使工作人员的工作责任感逐渐加强，使工作人员认识到高校管理工作的重要性，工作的效率有所提高。高校对于办公室工作人员的工作要求逐渐提高，不仅仅要掌握相关的办公知识，同时还需要掌握计算机等知识，通过加强思想政治教育工作可以有效地提高工作人员的工作质量，减少工作人员的工作压力，这对于办公室工作的改善有着十分重要的作用。

（三）协调办公室工作人员的关系随着高校的学生扩招，办公室工作人员数量也有所增加，办公室工作人员的管理工作也逐渐复杂，如何协调办公室工作人员之间的关系，成为当前办公室工作管理的重要组成部分。加强当前办公室工作人员的思想政治工作对于改善当前办公室工作人员之间的关系，协调当前的工作，促进员工之间的合作有着十分重要的作用。通过思想政治工作的开展对于办公室工作人员的管理也提供了众多的方便，这对于今后公司的发展有着十分重要的作用。

办公室工作人员思想政治工作改善建议

近年来国家对于高校教育的重视逐渐增加，高校的规模和数量都有所增加，高校的学生数量也有所增加，办公室工作人员也随着增加，办公室工作作为当前高校管理的重要的组成部分，办公室工作质量直接影响高校的发展。思想政治工作作为高校办公室工作的重要组成部分，对于提高办公室工作人员的整体素质，促进高校整体工作水平提高有着十分重要的作用，这对于今后高校的发展有着十分重要的作用。由于当前高校办公室工作的重视不足，办公室管理方式和管理水平都有待于进一步提高。

（一）重视办公室工作人员的思想政治工作作为办公室工作的重要组成部分，思想政治工作对于改善人们的思想认识和职业道德素质有着十分重要的作用，在今后的办公室工作中需要进一步重视思想政治工作的重要性。随着高校工作的改革，对于工作人员提出了众多的要求，高校需要进一步加强办公室工作人员的思想政治工作，更好地适应和促进高校发展中提出的新要求和新挑战。高校的办公室工作归根到底是关于人的管理工作，在管理工作中加强人们的思想教育对于改善办公室工作人员对于这一工作的认识和对学校发现的认识有着十分重要的作用。办公室工作对于高校的发展有着十分关键的作用，因此办公室管理人员需要充分重视思想政治工作的重要性，同时也需要不断加强思想政治工作的开展，提高办公室工作人员对思想政治工作的认识，并且能够积极重视思想政治工作，提高当前办公室工作的质量，更好地适应高校发展的需要。

（二）丰富办公室思想政治工作的内容随着高校改革的进行，当前的办公室工作逐渐复杂，对于办公室工作人员提出的要求和挑战也逐渐增加，办公室工作人员的思想政治工作也需要不断完善和提高，这样才能更好地适应办公室工作的需要。一方面办公室工作人员思想政治工作内容需要与时俱进。高校的工作量逐渐增加，加强办公室工作人员之间的团结合作精神，培养高校文化有着十分重要的作用，在办公室工作人员工作中可以适当地增加一些有利于员工之间团结合作的工作内容，积极提高工作人员的工作积极性，加强员工之间的团结协作。另一方面办公室工作思想政治工作内容需要结合办公室工作中存在的问题。思想政治工作不仅仅是一些员工政治工作内容，同时还需要结合当前高校发展现状，结合高校发展中存在的问题进行办公室思想政治工作，在高校办公室思想政治工作中加强一些关于高校自身文化的内容宣传，这不仅仅有利于办公室工作人员了解学校的文化，同时还有利于高校文化建设。

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一、高校办公室管理工作

1.高校办公室管理工作的重要地位

随着社会的发展以及对教育事业重视程度的不断提高，中国的高校蓬勃发展。为了落实十的基本精神，高校的管理体制改革如火如荼。高校办公室既直接受高层领导的直接管理和指令，同时对于上级的各项指示与任务，要及时准确传达给下面的各个部门。高校办公室的工作内容不仅繁杂，而且内容重要，直接关系到高校内部管理系统的运行。与此同时，高校办公室对外代表学校的形象，兼具宣传的职能，对于提高学校知名度以及学校形象的树立，有着举足轻重的作用。

2.高校办公室管理工作的基本职能

高校办公室作为一个具有极强综合性的部门，职能范围相对较宽，且涉及的相关领域较多。总体来说，包括信息的传达，资源的合理配置，协调各部门之间的关系以及信息的搜集与反馈，下面对于办公室管理工作的三个基本职能做细致说明。

（1）办公室统计调查

办公室统计调查，就是按照办公室统计工作的目的和要求，有组织、有计划、系统地采用科学的调查方法。例如，客观实际搜集各种统计资料的工作过程，要求所搜集到的资料具有真实性、准确性、全面性和及时性。高校办公室的相关信息统计关系到学校计划的制定与调整，无论是学生的成绩统计，还是教师的绩效考核；无论是学校形象的外部建设，还是学校内部的后勤保障，办公室的工作与学校的每一个部门联系紧密，相关人员不仅要有高度的责任感，还要具备细致耐心的基本特性。

（2）办公室人际关系协调

协调和处理办公室人际关系的能力，是指办公室工作人员通过自己的行为，有意识、有目的地影响办公室人际关系的变化与发展方向的能力，集中体现了人际关系能力的能动性特征。高校的主体是学生，因此高校办公室的基本文化要符合为学生服务的精神，团队内部保持和谐的工作氛围，在日常工作处理过程中，逐步培养默契程度，增强凝聚力。

（3）办公室安全工作

办公室的安全工作是高校办公室管理的一项重要工作内容，它主要涉及办公室的环境设施安全（如防火）、人员安全、资料和信息的安全（如防失密、泄密）等多方面的内容。高校办公室往往存储大量的重要信息与档案，一旦损失，后果严重，整个学校的记录管理就会陷入混乱局面。因此，做好办公室的安全工作，保证公共财产安全是是所有工作的首要任务。

二、高校办公室管理工作的现状

管理活动需要很强的专业性以及丰富的实践经验，因此我国的高校办公室管理过程中遇到一些问题是正常的。重要的是在妥善处理问题后如何积极反思，总结在管理中存在的不足以及管理工作的死角。办公室管理工作虽然比较繁杂，但是在出现情况后解决起来难度不大，但是如果是管理理念不正确，与主流思想发生偏差，则会产后严重后果。下面介绍一下高校办公室管理中经常出现的一些问题。

1.管理理念模糊

管理理念好比一个人的价值观，指引着处事行为与方向。当人的价值观出现错误，核心不符合主流思想，就会致使个人做出错误的决定与极端的行为，对于人自身的发展危害极大。校园管理也如此，一所高校的发展规划与正确走向，离不开一个正确的管理理念，当理念发生扭曲，对办公室工工作人员的工作态度产生不良影响，严重者导致违法犯罪。

2.工作态度不够端正

因为高校办公室工作比较繁琐，所以会出现管理缺乏统筹安排，这是相关管理人员工作态度不够端正。没有合理的工作规划，会对学校管理系统的整体运作造成负面影响，也会降低与其他部门工作的配合度。在当今讲究效率的时代，工作态度决定着工作的成果，尤其是在学术氛围浓郁的高校，管理活动更需要秉承一丝不苟、精益求精的态度。

3.团队精神缺失

现在多数高校的办公室管理理念缺乏团队意识。众所周知，现代各大企业集团的成功离不开团队的通力合作，但是办公室工作往往会因为职能的特殊性，忽视集体观念，各自行事，虽然从短期来看个人胜任本职工作，但是长远来讲，办公室职能复杂，工作繁琐，每个人的负责工作不同，但是应该拥有共同的工作宗旨，相互协调配合，共同服务学校。

三、高校办公室管理工作理念的创新

1.坚持以人为本的管理核心

高校的办公室管理理念要坚持以人为本。十的基本精神要求教育以人为本，以学生为主体。首先，办公室工作的职能以及性质决定了在其每项细小的工作上必须坚持将学校的大局利益放在首位，把学生和教职工的利益放在首位，体现人文关怀。其次，办公室的管理者要以办公室员工为本，科学管理，公正处理上下级之间的关系，充分挖掘办公室员工的潜能，调动积极性，正确引领办公室工作向一个好的态势发展，保证办公室内部系统运作顺畅，为其更好地服务高校打下基础。

2.着重强调管理的实际效果

不断提高办公室的工作效率，是办公室管理工作水平的体现，也是办公室实际决策力与执行力的综合展现。在提供决策效能、管理协调效能以及考评指标等方面，需要完善相关制度，讲究效能。首先，要对办公室工作有着明确的认识，明确其本质的服务职能，全心全意为学校、师生服务。其次，在管理上要有符合实际情况的相关管理制度，使办公室员工在统一的管理模式下团结合作，并建立有效的工作机制，保证办公室工作的效果。

3.提高人力队伍的业务素养

综上所述，办公室的基本职能与重要地位，决定了办公室工作人员的素质需要不断提高，以适应现代先进的管理模式。管理活动的信息化是时展趋势，因此办公室工作人员要善于利用先进技术进行办公，提高工作效率，积极学习新鲜事物，并善于转化为生产力，提高专业素养。

四、结束语

在高校管理体制改革的浪潮中，高校如何在科学管理中展现特色，提升时效，其关键就在于办公室工作的管理。科学的管理理念有利于引导正确的价值观，培养高校办公室团队的合作精神，提升整体素质，树立大局观念。现代管理思想的应用，能够优化管理系统，有效提升工作实效，使办公室为高校的发展做出更大的贡献。

参考文献：

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当前，许多高校实行了校院级教学及科研管理体制，随着管理中心的下移，院系办公室工作人员面临着前所未有的工作挑战。办公室工作人员的管理能力和工作水平直接影响到学院的教学和科研工作，如何深入体会自身职责并提高工作效率成为现阶段高校办公室工作人员的首要任务。

一、深入认清高校办公室工作职能

高校办公室是高校综合办事机构。主要负责高校教务和考务工作的相关综合内容，并保证教师正常教学及参与教研和科研工作的完成，还涉及与各学校部门及各学院间的综合协调、督查督办、公文处理、组织会议和接待学生处理、信息调研、档案管理、年鉴汇编、对外联络、组织重要活动、综合管理服务等工作。工作人员具体职责包括综合协调全校各部门工作；安排教学各环节中出现的教务及考务内容；督促落实学校的重大决策、重要工作安排和领导交办事项；负责学校公文处理，及时签收、登记、交办、督办。做好保密工作和档案管理；组织起草全校性重要材料，参与制定学校中长期发展规划和全局性改革方案。审核各部门以学校名义拟定的各类文稿，印发各类公文；负责学校信息调研工作，及时编写、上报信息宣传稿件，编撰教育年鉴；深入开展调查研究，为学校决策提供参谋服务；组织安排全校性重要会议、活动和工作。负责学校公务接待和校内外的联络工作；管理和使用学校印章，处理接待来信、来访；完成学校领导交办的其他工作等。工作内容琐碎并繁杂，需要办公室人员具备充分的耐心和处理综合性事务的能力。

二、提升教学工作执行力

所谓高校教学工作执行力，是指贯彻教学工作中心意图，完成预定教学及管理目标的操作能力。执行力相对个人而言就是办公室人员的综合办事能力，相对教学单位及团队而言就是教学整体的质量完成和发展力。好的执行力可以保证个人按时按质按量完成自己的工作任务，保证教学团队在预定的时间内完成整体的战略教学目标。再好的制度和计划，没有好的执行力，也没有竞争力，也会失去意义。

提升办公室工作执行力有许多行之有效的途径：加强沟通是前提，有好的理解力和沟通力，才会有好的执行力；善于协调是手段，要组织协调好各项内部及外部资源；坚定的决心是基石，要具备迎难而上，处理复杂事务的信心和决心；听取反馈是保障，这样才能及时发现执行过程中出现的错误和偏差，总结经验不断改进；完善的责任是关键，落实责任并通过行之有效的策略进行考核，才不会使执行力成为无用功。

高校办公室的执行力保证着高校是否能切实贯彻制定好的战略目标，解决实际问题，能否按照自身教学和治学的理念，科学地组织和调配学校及各部门各种力量，推进教学改革与教学和科研发展。办公室人员应保证科学顺畅的办公流程，按时承办并呈报各项工作任务，使各项工作形成一个完整的链条，利用科学的用人和管理制度，责任明确化，工作高效化，保证各项制度的执行和各类工作的运行。

三、提升高校办公室人员工作效率

高校办公室是一个综合性的机构和部门，发挥的是服务性作用。高校办公室主要负责保障和管理日常教学流程，协调学校各部门及各教学单位间的合作，进行教学单位与其他教辅部门和教学实践单位的事务联系，起到承前启后的作用。其工作效率的高低直接决定教学活动能否顺畅进行，为了实现较高的办公室工作效率，必须不断探索实现高效运行的途径和办法，提升办公室工作人员的工作效率。

高校办公室的工作涉及多项教务、考务及教辅工作，并维持着学院正常运行的各项日常事务，保证着教师教学和科研工作的正常开展，比较复杂和琐碎，但是地位相当重要，是整个教学管理工作中不可缺少的一部分。其工作效率的高低直接决定教学的顺畅与否。只有保证高质量、高效率的工作状态才能体现出良好的教学风貌。

提升高校办公室人员工作效率，首先要对各项工作做好计划。办公效率在很大程度上取决于工作计划的制定。所谓计划，也就是对自己接下来进行的工作做到心中有数，高校办公室的工作要分清主次，主要保证重要的教学环节顺利进行，保证重要的教学活动和科研活动开展，了解在什么时间具体做什么事情，防止手忙脚乱现象的发生。具体工作内容可能发生诸多变化，只有提前做好预测，才能应对一些临时发生的、极为被动的情况，收到意想不到的效果。

另外，高校办公室工作人员必须要具有全局思想，能够顾全大局，要从教学管理的全局出发，合理进行工作的计划和安排，分清主次。只有站在全局的高度，才能较好地实现协调，促进各教学部门间、领导与教师间、教师与学生间的意见交流。

总的说来，高校办公室工作人员要想实现工作效率的提升，必须认清自身工作性质和职责，正确处理各项工作之间的关系，进行科学性部署，做到办事缜密周到，尽量避免错误，减少矛盾的发生。要发挥理性思维的作用，要有持之以恒的精神，对于工作要有始有终。提升工作的执行力，将事情处理得井井有条，用科学的方法提高办事效率。培养自身的综合素养和管理能力，保持积极心态和认真严谨的态度，保障各项教学管理活动的正常高效运行。

参考文献：