档案学教育论文范文

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二、培养师资不同为了使培养手段更好地发挥作用

培养师资的选择就成为要仔细斟酌的一个问题。这就好比说，培养“建筑工程师”的人，其本身一定也是“建筑工程师”；而培养“建筑工人”的人，其本身也一定是“建筑工人”。而只有这样，才能在人才培养中达到事半功倍的效果。档案专业的“学历教育”培养师资必定是具有较高的学理知识和文献、史料编研能力的档案行业的教育家、学者、教授、讲师等诸如此类的“学院派”人物。因为他们掌握着丰富的学术资源，了解国内外最新的档案学动向，参与并编写相关的学术著作，具有很高的史料编研造诣。同理，档案专业的“在职教育”培养师资必定是具有丰富的档案管理实操经验，多年从事档案行业的监督指导人员，以及相关行政业务人员。因为他们常年接触基层单位档案工作，熟悉档案整编的实操流程，对于部分机构特殊的档案管理状况具有丰富的处置经验。总之，由于培训目标和培训手段的不同，造就了不同的培训模式在师资来源选取上要有所差异。相同性质的师资培养相同性质的学员体现出档案专业的“学历教育”和“在职教育”培养师资侧重的不同。这也从另一个侧面进一步反映出两种培养模式的本质差别。

三、培养周期不同

档案专业的“学历教育”和“在职教育”可以说是“道”与“术”的关系。所谓的“道”更侧重于理论，知识结构更加系统、全面，偏向于档案实际工作中的研究与编研；所谓的“术”更侧重于实践，知识结构更具有针对性、时效性，偏向于档案实际工作中的“收集、管理、借阅利用”。由于档案专业的“学历教育”与“在职教育”的培养目标、培训手段、培训师资的侧重不同，故在通常情况下，前者的培养周期要远高于后者。就前者而言，培训周期一般为几年（无论是本科阶段或是研究生阶段），只有这样才能保证被培养者的知识体系建构，以及学科敏感性的养成；而对于后者来说，由于培训目标、手段较为有针对性，主要关注于档案日常工作中一些常见问题，故其培训周期可以精华至一周或十余天。

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二、提升对档案的利用注重信息资源的反馈

在学校档案中存在大量的信息资源能够集中反映学校的发展情况。在学校档案管理工作中要充分的体现档案的价值，实现对师生的服务效果，档案在教学工作开展过程中能够充分的体现服务性质，发挥自身的重要性将是档案充分开发利用的重点。因此学校管理部门应该积极主动的进行档案收集工作，提升档案的质量。采取认真负责的态度完善档案管理工作。在创新方法上，学校档案管理改变传统的工作方法，提升档案管理的透明度，对档案内容进行定期开放，完善检索方式利用现代科学技术提升档案信息化处理系统方法的创新。这是现代化管理理念在学校档案工作发展创新应用的表现。学校档案管理工作人员要通过多元化的方式对档案进行收集、整理，实现对信息资源的建档处理，档案的价值最终体现在充分的应用上，这也是档案存在的必要性。档案不能够仅仅满足于数量的增加上，同时还要充分的体现在解决问题的功能性上，问题的充分解决是衡量档案价值高低的决定因素。档案工作重点内容的明确将是提升档案利用的重要措施。只有强化对信息资源的反馈，才能够根据档案的需求进行详细的研究工作。发挥档案信息资源的优势，能够充分的体现信息需求过程，不断强化档案利用情况。在档案工作发展规律影响下实现档案工作标准化管理，这是学校档案工作的重要发展趋势。档案管理人员要重视对档案规律形成的分析，对涉及到的工作文件进行汇总处理，在客观规律的影响下，保证自身工作的独特性质，利用学校档案工作特点在实际工作中形成系统性规范发展，针对档案内容的性质，进行收集、整理、保管工作。避免出现学校档案工作整体性被破坏的特点。计算机技术在学校档案工作中的应用能够为人们进行信息资源搜索提供重要的便利条件，现代化档案管理工作的实现将进一步提升档案管理工作的影响。国家制定了中华人民共和国标准化法》、《档案工作标准体系》都是学校档案工作发展的重要依据，也是实现档案工作标准化发展的重要指导。学校档案管理工作要根据工作要求制定专业化标准，完善程序流程，对管理工作中的参数进行维护。档案主管部门要积极应对档案工作的标准化发展，对学校档案管理工作进行有效的研究，制定统一的科学化标准，在工作过程中实现各方面积极有效的沟通，实现科学管理现代化发展。

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二、吸纳社会力量，完善展馆布置

为提升学生活动内容的丰富性和全面性，市档案馆举办了《中国梦想•美丽慈溪图片展》、《慈溪市档案馆老照片展》和《浙江中立越窑秘色瓷研究所闻长庆、闻果立捐赠作品及青瓷图片展》。《中国梦想•美丽慈溪图片展》分“创造之美、文化之美、生活之美、环境之美、心灵之美”五个展区，生动反映了全市各个领域的创新发展、文化成果、人民生活状况、生态环境以及慈溪人的美德、情操、精神等。《慈溪市档案馆老照片展》主要展出50幅收录在档案馆的自20世纪初至20世纪90年代间的老照片，内容涵盖政治、经济、文化、教育、婚俗等方面。《青瓷展》展出青瓷作品图片50幅、珍贵实物10件、仿真实物4件。在布展中，市档案馆积极引入社会力量参与其中。《中国梦想•美丽慈溪图片展》30%的图片由市摄影家协会提供，展出的书画作品由本土艺术家提供；《青瓷展》所用图片和展品均由闻长庆、闻果立父子提供或捐赠；《慈溪市档案馆老照片展》的素材来自市档案馆征集的照片。这些展览内容丰富、层次多样、社会参与广泛，受到各方广泛好评。

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1.1数量庞大。

首先，成教从某种意义上说是对普通全日制教育的一种完善和补充，在于扩大教育机会，提高国民素质，实施终身教育。随着经济的发展和社会的进步，对人的素质的要求提高了，很多学员在完成正规的、普通教育之后，仍需要继续接受教育以提高素质及能力，直至终生；其次，有部分学员为了文凭学历、晋升职务、评定职称等；再次，成人高校扩招政策的陆续出台，办学方式的多元化、办学模式的市场化，也是成教学生增长一个重要原因。

1.2来源分散。

不同普通教育，成教为社会组织、全民参加。成教学历有四种主要形式，分别是成人高考（学习形式有脱产、函授、夜大）、高等教育自学考试（自考）、广播电视大学（电大现代远程开放教育）和远程教育（网络教育）。成人高校多办学点并存的办学模式，使得学生来源和分布分散，使学生学籍档案形成的时间规律性不强，来源不一，导致学籍资料的产生和形成比较分散。

1.3异动频繁。

成教招生对象主要是已经走上工作、生产岗位人员，对他们所不具备的履行岗位职责所必需的文化知识、专业技术和实际能力的教育。成教学生大多数容易受家庭、工作、社会等因素的影响，容易出现转学、转点、转专业、休学、退学等异动情况，具有极强的不稳定性，故学籍流动性特别大，学籍异动频繁等特点，更加凸显学籍档案管理工作的重要性和复杂性。

2成教学生档案管理存在的问题

成人高校联合办学点多，学生数量大且来源分散，特别是异动频繁待特点，给管理工作带来一系列的问题，目前管理人员素质跟不上时展的要求，对教学点管理不够规范，管理手段基于过去，管理效益、效率低，主要表现在：

2.1档案管理人员素质不高。

目前成教档案管理人员结构失调，具备高学历的少，具备档案专业背景的少，掌握全面的档案理论的少。档案管理中普遍存在因循守旧、满于现状，管理水平低下，缺乏创新意识等通病。缺少既掌握现代管理思想，具备坚实档案专业理论基础和高超专业技能，又掌握计算机基本知识，并能将二者有机结合起来的复合型人才。

2.2管理不够规范。

成人高校因校外多教学点并存，往往存在管理不够规范的现象。管理思想难以统一，成一种无形的隔阂，工作难以形成默契。虽然高校建立健全档案管理制度，例如：《成教档案管理办法》、《文件材料的收集与归档办法》、《档案保管制度》等，但管理制度能够在每个教学点真正执行的不多。一些档案管理工作流程在教学点能真正全面运用的不多。

2.3管理手段滞后。

存在许多成人高校档案管理依然停留在起步阶段，使用传统的人工管理，管理方式落后，或采用单机版进行计算机辅助管理，缺乏统一规划，数据的完整性和一致性差，数字化程度低，无法实现数据共享，工作效率低。或是采用基于单一的C/S（客户端/服务器）模式，应用较小的局域网络环境，与其它用户交互能力差、可扩展性差，不容易进行系统升级，维护困难等。

3加强成人高校档案管理工作的对策

针对档案管理中存在的问题，提出相关的对策。加强档案管理队伍综合素质，在政治素养、理论水平和业务素质各方面全面提高。各教学点管理制度、管理流程规范化。创新管理技术，管理过程实现高效率、高效益。

3.1提高管理队伍综合素质。

档案管理人员应具有良好的思想政治素质、高尚的职业道德、扎实的专业知识、科学的创新精神。热爱本职工作，坚持原则，有高度的责任感。优化档案管理人员的结构，引进档案学、计算机专业的专业人员，或具有中、高级专业技术职称的人才。通过学历进修，定期进行新知识和新技术专题培训，保证每一个岗位角色都具备与其岗位工作职责相适应的能力素质。充分发挥管理人员的主观能动性和创造性，深入研究，创新工作方式方法。造就一支高素质的档案管理队伍。

3.2规范化管理。

管理规章制度的内容都必须在管理者和被管理者广泛讨论达成共识基础上，以共同约定的形式形成。增加面对面交流，通过每学期召开一次联合教学点的学籍档案管理工作会议，对教学点管理人员进行培训，提供给高校与教学点间一个交流的平台。明确每一个岗位角色所要承担工作的内容、质量要求，以及所能支配的资源，使之按照既定要求和标准，对所授予获得支配、使用权的资源的配置方式进行选择，行使决策权力，并承担相应决策的责任。确定每一个岗位角色所要完成的工作的具体承担方法和程序，使各项工作流程能一一落到实处。

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1引言

档案学高等教育担负着培养档案专业人才的重要责任，同时，档案学高等教育的发展水平也是衡量一国档案事业发展水平的重要指标。笔者选取了武汉大学信息管理学院档案与政务信息学系和加拿大不列颠哥伦比亚大学图书、档案与情报研究学院，作为中加档案学高等教育的两个典型机构进行比较研究。分析中加在档案学高等教育方面的异同与优劣，使我国档案高校明确自身优缺点，进行调整完善，以更好地适应档案事业发展的需要。

武汉大学档案学专业前身可追溯到1934年湖北私立武昌文华图书馆专科学校设立的档案管理特种教席，为我国档案学教育之滥觞。目前，武汉大学信息管理学院档案与政务信息学系在教学水平、科研实力、教育层次等方面，均走在全国档案学教育的前列，是中国档案学高等教育的极佳典型。1961年，不列颠哥伦比亚大学创办了图书馆学院；1981年，图书馆学院与历史学院合作开始招收档案专业硕士研究生，开了整个北美地区档案专业硕士教育的先河。1984年，图书馆学院正式更名为“图书、档案与情报研究学院”。目前，哥伦比亚大学设置了种类丰富的档案学研究生培养项目，包括档案学硕士、档案学硕士(原住民研究方向)、档案与图书馆学双硕士、哲学博士(档案学方向)等，且为档案工作人员提供进修教育，成为北美地区档案学高等教育的典范。此外，2009年，武汉大学信息管理学院成为iSchools联盟第31位成员，这是唯一一家来自发展中国家的成员机构，不列颠哥伦比亚大学也是该联盟的成员之一。因此，二者在档案专业成立的背景、现实科研水平等方面都具可比性。

2中加档案学高等教育现状比较

2.1培养层次。

武汉大学信息管理学院档案学专业，培养层次分为博士、硕士、本科教育三个层次。2003年，经全国博士后管理委员会批准，武汉大学建立了“图书馆、情报与档案管理”博士后流动站，招收档案学博士后高级研究人员，形成了一个完整的档案人才教育培养体系。完整的教育体系有利于学生形成扎实的专业功底，同时，也可能由于教学内容较为集中，导致学生的知识结构范围相对狭窄。

不列颠哥伦比亚大学图书、档案与情报研究学院的档案学人才培养层次起点较高，从培养硕士研究生开始，向上延伸至博士层次。学院招收所有正规大学任意学科背景的本科毕业生进入档案专业学习，但学生成绩在本科期间至少在“B+”以上，同时，还招收外籍学生，为国外培养档案人才。

通过比较，我们可发现，两个学院在培养层次上存在较大差异。我国三个层次的培养模式，其中，以培养本科学生为主体，主要原因是我国各级档案机构数量众多，且社会整体档案意识不断增强，人才需求量大。而加拿大的档案学高等教育起点高，且可为国外培养专业人才，与加拿大总体教育水平高密不可分。

2.2培养目标。

武汉大学档案学专业在不同培养层次其培养目标亦不相同：在本科阶段的教育中，要求学生“能在国家机关、企事业单位，以及各种信息机构从事档案管理、信息管理和信息服务”，侧重于培养学生的“技能”：在研究生阶段，则要求学生“具有独立从事研究、敦学或担任专门技术工作的能力”，注重学生“教学”与“科研”能力的培养。不列颠哥伦比亚大学在硕士阶段，则主要培养学生“能够高效地计划、实施和提升档案馆保存、组织和有效利用社会记录信息的能力”，注重对档案从业人员工作技能的培训；在博士培养阶段，主要以培养“学术型”人才为目标，“能够从理论和方法论角度丰富档案专业核心知识，通过研究创新贡献于信息学领域及其学科的发展”，意在提升档案学教育的发展水平。

通过培养目标的对比分析，我们发现，两国虽然都认为档案专业是实践性很强的学科，但加拿大更注重培养学生的应用能力，因而，直到博士层次才主要培养学生的学术能力；而我国则始终贯彻“理论与实践相结合”，因而，设置了不同的培养层次来贯彻这一专业教育理念。

2.3课程设置。

课程设置是反映档案教育培养目标的重要指标。为了便于比较，本文选取了两个学院档案学硕士课程进行分析，课程设置详情见下表。

武汉大学根据时展的要求不断调整教学内容，例如，设置了《电子政务原理与应用》、《数字档案馆原理与技术》等课程。学院设置了4个研究方向，包括：档案学理论与应用；电子文件管理；政府信息资源管理；档案管理现代化。研究生课程的设置分为必修课、选修课和补修课三类，应修学分不少于28学分，学科通开课不少于8—10学分，研究方向必修课不少于4学分(至少2门)，其余为选修学分。

自1981年设置档案学课程以来，不列颠哥伦比亚大学紧密结合本国档案工作发展的现状，不断调整课程的设置。学院要求学生应完成48学分的课程，其中，24分为核心课程，24分为选修课程，以及一些0学分的课程和实践活动(例如参观)等，有研究兴趣的学生可以选择写毕业论文。在毕业论文的要求上，中加两国存在较大差异，在我国，完成硕士毕业论文并通过答辩，是获得硕士学位的必要条件，而加拿大则可以根据学生的兴趣来进行选择是否写毕业论文。

武汉大学信息管理学院与不列颠哥伦比亚大学图书、档案与情报研究学院档案学硕士课程设置

通过两个学院硕士课程的比较，我们还可以发现，两个学院课程设置，均具有浓厚的院系背景色彩，武汉大学设置了许多与政务信息相关的课程，而哥伦比亚大学则设置了图书馆学相关课程。

2.4师资队伍。

根据相关统计结果，近年来，我国档案学专业教师在数量与质量上都有了较大改善：从职称结构上来看，2000年至2008年，全国具有“正高级”职称的档案学专业教师数量逐年增加，由52人增至84人，增长约61.5％；从学历结构上看，2000年至2008年，具有博士研究生学历的档案学教师数量大幅增加，由2000年的26人增至2008年的129人，增长近4倍。

武汉大学信息管理学院拥有较强的师资队伍，经调研，目前，档案系共有教师10名，拥有“正高”、“副高”职称的教师占整个师资队伍的80％，拥有博士学位的教师占60％。不列颠哥伦比亚大学除了拥有12名档案专职教师外，还拥有26位兼职教师，共29人拥有蹲士学位，占师资队伍的76％以上。兼职教师来自当地一些信息机构或大学图书馆、城市档案馆，拥有非常丰富的实际工作经验。通过调查，笔者发现，不列颠哥伦比亚大学师资队伍中一个非常突出的特 色——教师的国籍构成多样化，分别来自加拿大、美国、英国等，这在一定程度上，也促进了多国文化与档案信息资源的沟通与交流。

3启示

我国档案学教育具有多层次的培养模式，有利于系统地培养档案人才，这是我国的优势。同时，也存在问题与不足，应进行一定的改革。

3.1在培养目标定位准确化的前提下，分类型培养档案专业人才。美国档案工作者协会(“SAA”)在1982年和2004年，分别开展了对档案工作者职业发展状况的调查，并根据得出的结果指导档案研究生教育和档案就业工作的开展，使美国的档案学高等教育取得r良好的教育效果，成为世界范围内档案学教育的典范。而我国与加拿大都没有档案工作机构为高校档案学教育进行类似的实际调研，并指导其制定培养目标，这是两国档案学教育的共同缺陷。

我国档案学高等教育分为本、硕、博三个层次，其中，本科教育是整个培养体系的基础，硕士、博士阶段均以培养学生科研能力为主。在本科教育阶段，教师就应指导学生明确自己的职业规划，对本科毕业后希望直接从事档案工作的学生，增加其专业技能性课程的比重，并为学生积极提供实习机会；而对有研究兴趣的学生，在本科教育的后期，就要注重他们研究能力的培养，为他们开设基础研究理论与方法的课程。不可否认，当前，我国档案学研究生大都处于导师助手的位置，在导师确定的研究课题下，负责基础性的研究工作，不具备“独立从事研究工作的能力”，显然，不符合硕士、博士阶段的培养目标，这也是制约档案学基础理论发展的瓶颈。

3.2课程设置在坚持特色化的基础上，适当增加相关学科的内容。不列颠哥伦比亚大学档案学课程体系中，特别是专业核心课程，体现了浓厚的“档案”特色，如，设置了《档案古文书学》、《档案文献管理与著录》等课程。由于其档案学专业是由图书馆学院与历史学院合作建立而成，因此，课程和培养项目的设置还体现了不同学科之间的交叉与融合。该校档案与图书馆学双硕士项目中，要求学生完成档案、图书馆学两个学科的基础课程，培养学生适应文档一体化、图书与档案管理一体化工作需要的能力，使之成为“复合型”人才。

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随着社会的进步，“继续教育”越来越受到人们的关注，成人教育为“继续教育”的发展做出了重要贡献。但是在实施过程中，也出现了一些问题，例如学籍档案管理落后等。因此相关管理人员需要加大对这一问题重视力度，并制定出切实可行的管理政策，为成人教育的发展奠定坚实的基础。

一、成人教育学籍档案管理的难点

成人教育属于组织中的一个教育过程，不管是否正规，在社会上均被视为成年人增长能力的方式。成人教育的办学形式中，如学习形式、学历层次、学习方式等存在着多样性特点。因此需要记载的材料复杂多样，各种资料的收集具有一定的难度，具体表现为：

1.学习档案管理中漏洞较多，管理较为混乱

在这种问题下，成人教育学籍档案中存在较多的漏洞，使学籍材料不够齐全。同时由于因为办学周期较长，涉及的方面较广，导致建档和归档困难。办学层次和办学种类的繁多，造成时间的编目和组卷工作十分混乱。

2.管理人员专业能力不足

在档案管理过程中，人员队伍素质不高，很多管理人员并不是相关专业毕业的，这就造成档案管理工作十分薄弱。

3.学籍档案管理手段不够完善

部分办学机构管理层，对于现代化档案管理技术手段不是十分了解，导致管理难以满足社会的需要。有些院校还没有使用档案管理相关软件，这就导致档案信息存在重复劳动现象，档案管理工作效率低下。

二、优化成人教育教学档案管理对策

1.补充学籍档案信息，完善学籍材料

为了完善成人学籍档案内容，管理人员要对材料进行严格要求，具体内容如下：第一，当学生入学后，要及时将档案收回，作出适当整理后，交给学校学籍部保存。这样做的主要目的是为了防止学籍遗失，以便日后建档。第二，当学生入学进行学籍表格填写时，要求学生统一贴上彩色尺寸照片，禁止学籍无照片现象出现。第三，每份学籍档案中必须具备学生的入学通知书、考生信息、学生成绩单、登记表、学习卡以及实习考核鉴定等所有与学生相关的材料，从而保证有据可查。

2.保证学籍档案的准确性和规范性

（1）严肃成绩管理。学生成绩直接反映学生的学习情况，严肃学生成绩管理主要通过以下方面着手：一是对管理手段做出适当的改进，开发并充分利用具有专业性的学籍管理软件。二是加强监管力度，禁止任何人员或者单位对学生学籍中信息进行改动或者取消。三是对网络安全进行严格管理，禁止非法人员通过网络途径对学生成绩做出恶意改动或者破坏。

（2）对学籍档案的书写规格进行统一。学籍的书写不仅要清晰美观，其规格也要统一。对于学籍档案的规范需要从以下几点入手：一是在学籍中的表格必填项目不能留白。二是必须使用黑色碳素笔填写学籍内容，禁止使用蓝色墨水和铅笔进行书写。三是学生出生日期必须填写，内容要和学生身份证一致。四是文字要采用简体中文。

（3）依照法定程序对学籍信息进行修改。对于涉及到学生个人信息，例如学生姓名、身份证号等，在原则上是不允许更改的。如果有必要，需要遵循以下几个步骤进行更改：一是学生本人填写，并向有关部门提交《学籍信息变更申请表》。二是以公安机关提供的户籍证明为依据，并提供相关材料和复印件。三是对证明材料做出严格审核和验证。四是将申请交由学院领导审批，如果学院不同意进行更改，需要及时通知学生。五是如同意更改，需要将文件抄送上级部门进行备案。六是向学生下发同意修改文件，同时将文件进行上报，并将有关信息进行挂网处理。如果学籍档案中的信息正确，学生已领取完毕业证书，则不允许进行修改。

（4）保证学籍档案的正确性。学籍档案中最为重要的就是其真实性。成人教育的学生毕业之后，只有学籍卡是保留在学校的，其他先关文件均被加盖公章后，交由原单位的人事部门人员管理，或者将其存放在当地的人才交流中心。近几年，各个用人单位对学生的学籍档案越来越重视。学籍档案中的内容如果缺乏一定的针对性特点，不利于人才的选拔。因此，相关教师或者管理者需要实事求是的对学生的各方面行为、能力等做出综合评价。学籍档案的相关管理部门需要充分发挥其监督功能，对班主任填写内容作出严格监督，禁止学生本人对档案进行填写，防止虚假行为的出现，进而保障成人教育学籍档案的真实性。

总而言之，在实施成人教育学籍档案管理过程中，相关管理部门首要加强管理人才队伍的建设，同时严格管理程序，建立健全的管理体系。另外，在管理过程中，要加强对学生成绩的管理，规范学籍书写格式，进而保证学籍档案的真实、有效。

参考文献

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【文章编号】 1000-9817(2009)10-0936-03

【关键词】 精神卫生;档案;问题解决;学生保健服务

近年来,国家和各级教育行政部门对大学生心理健康教育工作的重视程度越来越高,工作力度越来越大。心理档案是掌握大学生心理健康状况,进而有针对性地实施心理健康教育和心理咨询的重要基础性资料,已为各高校普遍认可,成为大学生心理健康教育工作的一个重要组成部分。文献资料显示,仅2007-2008年,有关高校心理档案建设的论文就有近40篇,从数量上看,比前几年有明显提高。但从文章的内容来看,关注和讨论心理档案建设的意义、必要性、基本内容构成的比重较大,而对实际操作层面,如心理档案究竟应该怎么建、由谁来建、建档范围如何确定、应包含哪些相关材料等问题讨论相对较少,这也从侧面反映了目前高校心理档案建设工作中存在的一些实际问题,笔者对此提出如下思考。

1 目前高校学生心理档案建设中存在的主要问题

1.1 将心理普查所形成的基础数据材料简单等同于学生心理档案 自2004年教育部在部属重点高校中开展新生心理健康测评工作开始,新生的心理普查工作迅速在国内各高校中普及开来,对高校心理健康教育工作的开展起到了很好的推动作用。作为一项常规工作,历年来积累的大量第一手学生心理健康测试数据,为后续工作的开展打下了坚实的基础。这些测试数据是建立大学生心理档案的一项重要参考依据,但不能把这些基础材料简单等同于学生的心理档案,原因包括:第一,心理普查的结果体现的是心理健康标准的一个方面――统计学标准,另外还有社会学标准、医学标准及个人体验等标准,如果以此数据结果直接作为心理档案内容,至少说明档案内容不全面。第二,心理测试有其局限性,其中最大的一个局限性是测试不能保证100%准确[1]。测试的结果与受测者的主观心态密切相关,如果受测者有意隐藏客观心理状况,或是由于对心理普查有误解、偏见、恐惧而不认真作答,会导致数据失真、失实,从而影响普查数据的有效性,导致档案信息不准确。第三,心理测试的结果只能反映一段时间内的个体心理状况,而个体的心理发展是一个动态的过程,心理测试数据有一个时效性问题。即使普查数据真实、有效,也只能是当时受测个体的心理状况反映,不能反映现在和将来的情况,学生的心理状况是不断变化的。因而心理普查数据只能作为学生心理档案的一个重要参考依据,而不能直接将测试结果作为心理档案。

1.2 心理档案材料单一、不成体系 从档案材料的构成来看,主要存在2个问题,一是材料内容单一、不够丰富。如前所述,心理档案的内容大多以心理普查数据结果为主,另外可能包括学生的访谈记录、学生的基本情况、奖惩情况等,内容比较单一。二是限于专职人员短缺、学生数量庞大、档案意识薄弱等客观现状,档案材料比较零散,容易出现将原始材料直接归档的情况,缺乏合理的组织、编排,形成不了有机统一的体系。使心理档案不能全面、系统地反映学生的心理健康状况,不能为相关人员提供完整、有效的工作参考,从而导致心理档案使用价值不大,无法满足工作的实际需要。

1.3 建档范围规定模糊 建立完善的学生心理档案需要耗费大量的人力、物力。目前,很多高校都在建立学生心理档案,但面对数量庞大的学生群体,建立高覆盖率的、内容翔实的个体心理档案系统目前尚不具备现实条件,因此先为少部分学生建立翔实的心理档案,然后逐步扩大建档对象的范围似乎更加可行。但对哪些同学需要首先纳入建档范围尚未形成统一意见,缺乏工作规划。从心理疾病的预防角度来看,首先需要建档的应该是需重点关注的学生群体,但这部分学生的范围如何界定,筛选的标准是什么,比例应该有多大等问题没有明确的规定,其结果是在高校的心理健康教育工作中重建档数量而轻建档质量,前期工作风风火火而后期工作虎头蛇尾,看上去人人都建档了,而实际上档案无法满足工作的需要,一些需重点关注学生的心理档案建设力度不足,导致有限的资源、精力无法发挥最大的功效。

1.4 心理档案规范性不足 心理档案虽有其自身的特点,但究其本质仍是档案工作的一个分支,必须要遵循档案工作的基本规范和一般要求。目前各高校从事心理档案建设的工作人员大多是专兼职的心理健康教育人员,接受档案工作知识培训机会较少,对档案学的基本知识了解不多,档案工作意识普遍不强,心理档案的规范化程度有待提高。

1.5 心理档案重建设、轻使用 各高校对心理档案建设工作的必要性、重要性的认识都有了明显的提高,都将心理档案建设作为学生心理健康教育的一项重要工作来抓。由于心理档案具有私密性强、学生敏感程度高的特点,在心理档案建立后,管理单位过分考虑档案的保密性原则,轻易不视与人,造成了心理档案实际上被束之高阁的现状,能接触到档案的人过少,不能为学生的教育管理工作提供有效的信息。

1.6 对心理档案最低保密限度执行不严 与此相对,心理档案最低保密限度的扩大化也是目前工作中存在的一个突出问题[2]。中国心理学会、中国心理卫生协会在 《卫生系统心理咨询与心理治疗工作者条例》中明确规定了心理档案的保密性原则:“心理咨询与心理治疗工作者应对其病人或来访者的有关资料、病历予以保密;这些资料应单独保管,不应列入医院其他病历之中。心理咨询与心理治疗工作者只有在专业需要的情况下才可以与其他专业人员讨论其服务对象的案例。如果为专业的目的需要采用案例进行教学、科研和写作时,应适当隐去那些可能会据此辨认出服务对象的有关信息”。

但此规定在实际工作中的执行情况并不尽如人意。由于各学校专职心理工作人员普遍较少,在实际工作中,有很大一部分工作是由兼职的学工系统人员完成的,在工作中可能会出现以下情况:一是在对个别重点心理问题学生进行干预和教育过程中,为了工作方便,将档案内容告知学生的班主任、任课教师,甚至是学生骨干,请他们协助开展工作,造成档案内容的外泄。二是心理档案没有单独存放、管理不严,心理档案在学工系统内随意翻阅,甚至个别学生干部都有可能知晓档案的内容,造成档案内容的外泄。三是在开展心理健康教育的过程中,会以本单位在校学生心理档案内容作为案例,虽然隐去了个案的姓名,但一些关键信息没有处理好,使学生仍能对号入座,“找到”案例中的具体对象,给学生本人带来不应有的伤害和压力,造成工作的被动。无论哪种情况出现,都会对学生本人和工作产生负面影响,增大了工作开展的难度。

2 建立学生心理档案应注意的问题

2.1 正确使用心理普查数据,为学生心理档案提供基础材料心理普查工作的重要作用之一是通过普查,建立心理问题筛查、干预、跟踪、控制一体化的工作机制,做到大学生心理问题的早期发现、及时干预和有效控制,提高工作的科学性和针对性。从这个角度来看,心理普查工作应该是全部心理健康教育工作的一个基础、一个开端,而将普查数据直接作为心理档案的做法,实际上是人为终止了整个工作流程。

正确使用普查数据,需做好以下几方面工作:(1)对数据进行整理、筛选,提高数据的有效性。目前,各高校大多使用计算机网络系统,采用人机对话的方式,集中开展网上心理测试工作。数据结果汇总后,首先需要对数据的有效性进行考查,筛选出无效数据。无效数据一般有以下特征:答题时间明显过短;选项过份集中;测伪部分得分过高等。这部分数据一定要剔除出来,要向学生本人了解原因,对测试目的、意义宣讲清楚后安排他(她)们重测。(2)开展回访工作,详细考量数据的准确程度,确定心理问题的性质、等级。心理测试的结果反映的是一种量化的统计学指标,是衡量学生心理健康状况的一个重要参考,但心理测试本身也具有一些局限性,如心理测试不能保证100%的准确率,心理测试具有时效性的特点,一种测试量表只能反映心理状况的一个方面,心理测试难以反映被试答题的客观程度(目前通用的普查量表大多无测伪项目设置)等。

每年心理普查结束后,对数据超标的学生发出回访邀请,进行一对一的访谈,重点了解他们数值超标项目的实际情况,安排不同的量表进行第2次测试,综合2次测试及面谈的情况确定他们是否存在心理问题、什么心理问题、心理问题处于什么程度,制作详细的回访记录。通过这种方式,了解测试的准确程度,将机械的数据转变为更为直观的学生具体心理健康状况信息。

2.2 本着量力而行的原则,确定心理档案的建档范围 目前,各高校专兼职心理工作队伍人数严重不足是一个共性问题,在一个万人规模学校中,专职人员的人数一般为1～3人,兼职队伍以辅导员为主体,每个学院有1人主要负责学生的心理工作。面对庞大的学生群体,大范围的建立学生心理档案不现实,而且容易流于形式。本着量力而行的原则,应筛选出确实存在心理问题、急需重点关注的学生群体,首先把他们列入建档范围:(1)充分利用心理普查后的回访结果。通过回访,根据他们心理问题的性质和轻重划分不同的等级,分为较重心理障碍、一般性心理问题或适应不良、无心理问题3类,分别以ABC标识,对于A类学生必须纳入建档范围。(2)对于通过语言、行为流露过轻生意愿,或是已发生轻生行为的学生必须建档。(3)已发生心理危机事件,被正规医疗机构确诊为存在心理疾病,或因心理问题而休学者,首先纳入建档范围。

2.3 以学院兼职人员为建档主体,实时、全面掌握学生信息 关于心理档案的建档主体,现在主要有2种模式,一是由专职人员,如学校心理中心的老师来完成;二是由兼职人员,如辅导员来完成,2种模式各有利弊。由专职人员建立,能够满足对档案规范程度的要求,但缺点是建档范围比较小,对建档对象的实时情况掌握不及时,档案内容不全面,无法及时更新。由兼职人员建档,档案的内容比较丰富,实时性较好,但规范程度可能不够。

笔者认为,心理档案的建档主体由兼职人员来担任比较好,他们在一线工作,面对的学生群体相对较小,而且更方便了解学生情况,能及时、全面地掌握学生的心理动向和行为表现,更有利于档案材料的完整性和实时性。关于档案的规范程度,一是要允许有一个提高的过程;再则,可以通过相关专题培训,结合专项检查的方式帮助他们不断提高档案建设水平,充分发挥和调动其工作积极性,不断提高他们的工作水平,可以使更多的学生从中受益。

2.4 详细了解建档对象的家庭背景和应对方式 应重视对以下内容的收集:一是建档对象的家庭背景材料,主要包括家庭基本构成、主要经济来源、父母教养方式、家庭成员交流情况、家庭氛围等。笔者在大量个体访谈的实践中发现,学生心理问题的形成大多都有其家庭背景的因素,因此这部分情况必须了解清楚。在进行个体访谈时,这是一个必谈内容,对于这个问题学生一般不会很戒备和避讳,相关信息一般容易掌握。对学院而言,应在日常工作中有意识关注和了解学生殊家庭构成的情况,如单亲、离异、经济非常困难等。收集这部分信息时,应更注意学生家庭的交流方式。二是应注意收集建档对象在应激状态下的行为表现材料。对存在心理问题或障碍的学生,要特别留意他们在应激事件出现时的心理活动和行为表现,面对同样的应激源,他们可能比普通同学有更剧烈的情绪波动,更激烈的行为反应,因此,在应激状态下的表现是评估他们心理健康状况的一个重要指标,需认真记录。

在学校环境下,应激源一般包括:学业上不顺利,如考试不及格,各种等级、资格考试未通过等;人际交往问题,如舍友、同学关系紧张,与个别同学产生剧烈冲突等;恋爱失败,或是追求异性被拒绝;家庭出现重大变故,如父母离异、直系亲属亡故等;出现重大挫折事件,如竞选失败、财物损失、身体受到伤害等。

建档对象的家庭情况和在应激状态下的行为表现信息,实际上是提供了他们心理问题的潜在背景和诱发因素,掌握这些情况有利于干预工作者采取更有针对性的干预措施。

2.5 注重心理档案内容的更新,及时反映建档对象的实际情况 人的心理是一个不断变化的动态、复杂系统,不同的时间,不同的阶段,对同一个个体而言其心理状况是不同的。更新可以每月集中更新1次,如遇应激、危机事件需随时更新。对档案的更新可以选择几项主要内容,基础性资料一般不需定期更新。需更新的主要内容包括:(1)个体访谈记录、师生谈话、交流等原始记录材料,此部分材料需特别留意整理。对于少量存在心理障碍的重点关注对象,根据学生的主观意愿,学校一般会安排定期心理访谈,学院的老师也会经常关心他们的学习、生活、交往情况,这些关注、干预工作一定要有意识留下原始记录,一来作为反映工作的过程材料有留存的价值和需要;二来也能持续记录他们的心理变化过程,为有效的干预工作提供依据。(2)建档对象的近期行为表现,尤其是遇有应激事件时的行为表现。(3)建档对象的近期学业成绩、奖惩情况、人际交往情况等信息。

2.6 规范使用和管理心理档案,充分发挥心理档案的作用 心理档案的作用在于及时掌握大学生心理健康状况,是有针对性地实施心理健康教育的重要载体和手段,只有充分、规范使用才能发挥它的最大功用。过分考虑对学生心理隐私的保护,而只在很小的范围内使用,甚至以保护学生隐私之名将其束之高阁,既是对大量人力、物力资源的一种浪费,同时也是对工作不负责任的表现。将档案秘而不宣,其结果只能是使相关工作人员各自为战、重复劳动,不仅工作效果打折扣,而且易于引起学生的抵触、反感,不利于工作开展。

充分使用是指在严格遵循个体心理信息最低保密制度前提下的充分使用,不能以工作之名而行损害学生心理隐私受保护权利之实。应在一定范围内鼓励相关工作人员通过查阅学生的心理档案深入了解学生的心理特点,为有针对性地开展工作提供参考,这个范围可以包括学院的学生工作领导、辅导员、班主任及部分任课教师,但需绝对避免学生了解档案内容。

充分使用的另一方面是发挥心理档案的教育作用,有2层含义,一是通过心理档案的详细记载,使建档对象能更清楚地认识、了解自己,进而不断有意识进行自我调整,从而悦纳自己。另外,心理档案中的访谈记录、师生交流记录等材料,其中包含很多专兼职教师的疏导、干预、调整措施,当他们在阅读自己的心理档案时,能用一个“局外人”的眼光,换一个角度看待自己,也能很好地帮助个体解决自己的心理问题。有学者提出,心理档案也可作为一种“新”疗法。二是通过大量心理档案材料的积累,能整理出很多典型的学生心理问题案例,这些发生在学生身边的案例,对促进广大学生关注自身心理健康、主动增强自我心理保健意识帮助很大,比单纯的基础知识普及、宣传的效果要好很多。

规范管理档案应做好以下几点:(1)学生的心理档案必须实行专人、专柜管理,对其使用必须严格执行登记、借阅制度,如非特殊需要,原则上不应外借。(2)心理档案只能用于心理教育之用,不能用来作为学生操行评定、奖惩评定的依据。如需作为科研、教学、教育之用,必须要隐去姓名、专业、籍贯等可能泄露学生身份的关键信息,原则上在校学生不作为案例的来源。(3)心理档案不进入学生档案系统,学生毕业后1 a内集中销毁。对于在管理、使用过程中因个人原因泄露学生心理档案信息而导致严重后果的,要追究当事人的责任。

3 参考文献

[1] 聂振伟.正确认识和实施大学生心理健康普查和心理档案建立工作.思想理论教育导刊,2005(3):63-67.