图书馆办公室工作范文

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篇1

图书馆是高校的文献信息中心，是为教学科研服务的学术机构，与师资队伍、实验设备共誉为高校的三大支柱，更是同学们求学的第二课堂。把图书馆看作一个系统，高校图书馆办公室又在其中发挥着举足轻重的作用，它是图书馆的行政和业务管理部门，负责全馆的政策、计划、控制、协调、公关等工作。

1.高校图书馆办公室工作的基本内容

1.1围绕学院教学、科研工作，协助馆长搞好馆藏建设、开发与利用，为读者提供多元化服务。

1.2做好接待工作，搞好内外沟通，掌握各种信息，收集管理好上级文件及业务档案，为领导的决策提供依据。

1.3做好读者咨询工作，经常开展问卷调查，及时了解不同读者需求。

1.4接受和传达上级的指令，贯彻和督促各项规章制度执行，辅助馆长处理好图书馆内部行政事务和各项业务的开展。

1.5组织和安排好全馆各种会议学习、业务学习及公共活动，做好后勤保障工作。

2.高校图书馆办公室工作的特点

2.1服务对象多样

高校图书馆是为高校教学科研服务的信息中心，服务的对象是以学生、教师为主的群体。长期遵循“读者第一，服务至上”的宗旨，作为图书馆的综合性办事机构的办公室，同样体现了这一宗旨，只不过服务的对象更为宽泛。图书馆服务的对象仅仅是读者和教学科研机构，而办公室的服务对象还包括馆领导、馆内各部室、学校相关职能部门，兄弟院校，上级业务主管部门，以及图书馆界相关业务单位。

2.2行政事务繁杂

随着高校图书馆事业的不断发展，图书馆办公室的行政事务管理工作也由过去单一化、模式化转向了多元化、复杂化，具有较强的综合性和随机性特点。它在图书馆工作中是一个综合性机构，日常工作上到与地方图工委、图书馆学会及兄弟馆之间的联系，下到馆内龙头漏水的维修、库室钥匙的配备等，其工作内容十分繁杂、琐碎而具体。

2.3工作要求全面

图书馆办公室岗位的特殊性，要求工作人员既具备从全局出发的眼光和能力，胜任文秘工作、档案管理、设备管理、后勤保障、对外宣传、多方协调、会议组织、活动组织、财务管理等图书馆日常行政工作，又是优秀的图书馆专业技术人员，能够充分发挥专业技术能力，及时掌握和处理文献信息资讯，开展读者阅读咨询与辅导，积极参与图书馆科研项目撰写科研论论的同时，认真做好图书馆科研服务工作。

3.图书馆办公室的作用

3.1参谋咨询作用

办公室要为馆长决策当好参谋，为馆长决策提供文件、资料、情报，并为馆长想办法、提建议、献良策。决策的科学性，直接影响着图书馆的发展，所以要当好个参谋，必须具备敏锐的观察力和独立思考能力，并要有超前意识和创新精神，同时不断丰富自己的知识，提高分析问题、解决问题的能力。

3.2承上启下作用

图书馆办公室是领导和各基层业务部门之间的一个不可缺少的环节，它上承馆领导的意图，是领导层贯彻执行党的方针政策及上级部门指令的助手，下对各业务部门负有督导、检查和向领导层反馈情况的职责。

3.3综合协调作用

图书馆各部门都有着各自特殊的职能，要想使各部门充分发挥职能，整个图书馆工作系统运行和谐，必须有一个协调机构，这个机构就是办公室。它就相当于一个大家庭的管家，既要全面、准确地领会馆长的意图，又要将各部室的步伐协调起来，确保图书馆各项决策的执行效果。这个综合协调职能发挥的情况，直接影响着图书馆的整体工作。

3.4对外沟通作用

高校图书馆之间的密切联系，可以大大促进图书馆事业的发展。办公室在这其中应本着互相尊重、互相支持的原则，配合各业务部门开展好馆际互借、资源共享、经验交流、学术讨论、参观学习等工作，引进先进的管理理念、服务方法和服务内容，促进馆际之间互惠互利和共同发展、共同进步。

3.5后勤保障作用

办公室一项重要的工作就是做好全馆人员的后勤保障，如工资、奖金的发放，办公用品、劳保用品的领发，职工福利待遇的落实等工作。同时要关心同志们的生活，排解职工和领导的后顾之忧。

4.如何做好图书馆办公室工作

4.1明确两个定位

4.1.1办公室职责与定位

若要充分发挥上述高校图书馆办公室的作用，首先就要明确各方面具体工作的定位。

4.1.1.1处理事务。办公室要将众多繁杂的事务有条不紊地处理好，就要力争做到“到位”绝不能“越位”，要有“力度”又不能“过度”，要“主动”又不能“妄动”。

4.1.1.2参与政务。尽职尽责完成图书馆行政事务。在对本馆基本情况、整体工作全面了解的基础上，办公室要向领导决策提供必要的分析材料，自下上呈的材料最好先通览一遍，摘出要点，为领导决策做好服务工作。

4.1.1.3服务工作。办公室上服务领导，下服务馆员、读者，服务对象多，情况又各不相同，这就要求办公室要增强高效服务、主动服务意识，切忌推诿扯皮、拖拖拉拉，要做到让领导放心，馆员、读者满意。

4.1.1.4会务办理。组织和策划会议是办公室工作的一项重要内容。在办会过程中要求细心，考虑周全，将会议可能出现的情况都考虑进去，如会场布置的合理性，灯光、音响、投影等设备故障，照、录像人员的安排，等等，要做足后备，确保会议的顺利进行。

4.1.2办公室主任角色的定位

办公室主任是图书馆办公室的责任人，直接参与图书馆发展规划和各项规章制度的制定与实施，肩负着联系上下、沟通馆内外的使命，在图书馆的行政体系中扮演着十分重要的角色。

4.1.2.1“参谋员”角色。办公室主任应为领导决策主动提出实施方案或进行可行性论证，但要把握好分寸、尺度，注意方式、方法，切忌直接影响领导决策。

4.1.2.2“协调员”角色。办公室主任应协调好馆领导和馆员之间的关系、办公室和各业务部门之间的关系及各业务部门之间的关系，将各部门步调协调起来，使其有机配合。

4.1.2.3“监督员”角色。办公室主任应监督领导决策的落实情况，掌握各项工作的进展和执行情况，并及时向馆领导做汇报，保证各项工作的顺利开展。

4.1.2.4“服务员”角色。办公室主任应具备脚踏实地、淡泊名利的个人品质，秉承“服务至上”的工作宗旨，任劳任怨，甘于奉献，对工作耐心和细心，对同事和读者有诚心和爱心。

4.1.2.5“宣传员”角色。办公室主任应具备主动宣传的意识，利用网络、报纸、展板甚至电视等媒介向广大师生读者宣传图书馆做了哪些工作，取得了怎样的成绩，将来打算如何开展工作。通过宣传使读者了解图书馆工作，懂得如何利用图书馆，树立图书馆良好的形象。

4.2突出四个字

4.2.1慎

高校图书馆办公室工作大到领导重要决策的实施，小到灯泡、龙头的维修，都看似为一些琐碎小事，但稍有纰漏就很可能变成大问题，因此各项工作的开展都要慎重，要做到大事不误，小事不漏。尤其是关乎职工利益的事情，办公室要高度重视，切忌漫不经心;对待馆内其他业务部室，自己也不可颐指气使，把办公室凌驾于其他部门之上。

4.2.2精

高校图书馆办公室工作事无巨细，但每个环节都关系全局，这就要求办公室工作人员具备严谨、求“精”的作风，一丝不苟，追求卓越。在具体工作中善于思考和谋划，条理清晰，未雨绸缪，预计可能出现的各种情况，做到“精心、精细、精准、精益求精”。

4.2.3勤

办公室的工作人员还应做到“五勤”，即“嘴勤、眼勤、脑勤、手勤、腿勤”。“嘴勤”就是要勤请示，勤汇报，准确领会领导意图，做到反映问题不失真，传达指示不走调。“眼勤”就是要多观察，多学习，多看一些有利于工作的资料。“脑勤”就是平时多思考、多想几个“为什么”，多想几个“怎么办”，不断提高预见和应变能力。“手勤”就是要多写、多记，注重平时材料的积累，有备无患。“腿勤”就是要经常深入各个部门调查研究，克服困难，多做工作。

4.2.4和

办公室工作需要团队协同“作战”,因此成员之间若不和就无法共事。一个办公室不管有多少人，都要做到人人有事做，分工不分家，大家在一起干工作要和谐有序、配合密切，切不可形成“自扫门前雪”的工作局面。

4.3养成两个习惯

4.3.1好的工作习惯

高校图书馆办公室工作涉及面广，内容繁多，办公室工作人员若想各项工作干起来得心应手，就要养成良好的工作习惯。

首先，工作要计划性。不能盲目地等着干，也不能推着干，长期有年计划，短期有周计划，每天要列出当日工作清单，对大项工作要做好专项计划，临时工作合理安排。其次，工作中要考虑到最优化的问题。当多项工作摆在面前时，办公室工作人员应区分大小轻重缓急，统筹安排，不能“眉毛胡子一把抓”。再次，办公室工作人员还要熟练应用各类计算机办公软件及其它现代化的办公手段来提高工作效率。最后，定期进行工作总结。及时地进行总结有助于办公室工作人员进行理性思考，找出工作中存在的不足和下一步努力的方向，以有助于今后工作的开展和人员自身的成长进步。

4.3.2好的学习习惯

图书馆工作是一项业务性较强的工作，与馆内业务部门密切联系的图书馆办公室工作人员，应该是图书馆行政和业务工作中的多面手。这就要求办公室工作人员必须养成学习的习惯。首先，要学习图书馆的专业知识，系统掌握各部门的工作的性质、特点和流程，这样才能在实际工作中应付自如。其次，要学习文秘和计算机知识，以提升组织管理、写作和现代化办公的能力。最后，要学习国家相关的方针、政策，不断增强自身的政治素养，树立崇高的职业道德。

综上所述，做好高校图书馆办公室工作不是一件容易的事，它需要全体办公室人员运用智慧，不懈地努力和无私地奉献，不断加强学习，提高自身素质和能力，在准确定位的前提下，转变观念，开拓思路，创新工作，以适应不断发展的图书馆事业。

参考文献：

［1］杨红玲，.浅议高校图书馆办公室工作.科技情报开发与经济，2008.7.

［2］杨宇飞.高校图书馆办公室工作之我见［J］.科技情报开发与经济，2008：13.

篇2

图书馆办公室与任何一个组织的办公室是类似的，是内直接为领导和中心工作服务、承上启下、协调左右的综合办事机构，参与政务、协调事务、做好服务，是单位运转的枢纽，是对内、对外的窗口[1]。图书馆办公室更是整个图书馆业务和行政管理的职能机构，它是馆领导赖以指挥全馆运作、推动所属业务部门搞好本职工作的重要机构，是馆领导联系内外上下各个方面的纽带。随着现代化的高职院校图书馆的飞速发展，如何适应新形势，充分发挥图书馆办公室的作用，提高其工作效率，使图书馆各部室通力合作，充分发挥各自作用，使图书馆真正成为教学科研的文献信息中心，为高职院校教育发展提供有力的信息资源和信息服务保障，这对图书馆办公室工作提出了新的要求。

一、高职院校图书馆办公室工作特点及现状

图书馆办公室的工作不同于具体业务部门的工作。具体业务部门侧重藏书管理、流通管理、读者管理及情报研究等，有自己的一套工作规范和技术要求；而图书馆办公室则侧重于全馆整体的综合管理，具有自身运行的方式和特点：图书馆办公室工作内容十分繁杂、琐碎而不具体，上到与地方图工委、兄弟馆之间的联系及与学院各分院部、处室的协调，下到馆内设备的维修、办公用品的领取等，涵盖了人事、文秘、档案、采购、设备管理、后勤保障、业务统计、对外宣传、多方协调、会议组织、活动组织、财务管理等图书馆工作的方方面面，具有综合性、被动性、事务性、专业性、和服务性等特点[2]。图书馆办公室是图书馆运行的“神经中枢”，其工作质量的好坏，直接影响着图书馆的整体运行状况，但图书馆办公室工作现状不容乐观。

1.办公室工作不受重视。在现实中，很多人认为办公室工作无技术性、专业性，只不过是上传下达、收收发发、抄抄写写、迎来送往的一些琐碎性的事务工作，只是为领导学舌、跑跑腿而已，难登大雅之堂[3]。相对于注重业务建设的图书馆来说，办公室受到各部门的注视多，但得到的关心较少，甚至对其怀有偏见。

2.办公室人员职责不明。目前高职院校图书馆建设水平参差不齐，大部分图书馆办公室人员职责不明，没有做到一岗一位，而是一岗多位或一位多岗，许多办公室工作是由其他岗位上的人去做，一身兼多职，在实际运作过程中，几乎都是按部就班地完成日常业务，很难解决具有创造思维和充分发挥主观能动性方面的问题。有些看似归办公室的工作，实质上又不属于其管辖范围之内，工作人员极易越俎代庖，有些事上擅作主张，形成管理混乱和多头指挥；有些问题看似与图书馆办公室工作无关，实质上仍是办公室业务工作的延伸，但工作人员不知所措，导致有些事久拖不办，引起读者及其它部门的埋怨。

3.办公室人员的素质参差不齐。由于高职院校图书馆工作的特殊性，要求办公室工作人员在具备行政管理能力的同时，还必须有过硬的业务技能，专业知识越丰富全面，总揽全局的综合能力就越强；对全局掌握越全面深入，就越能促进专业知识的深化。但在现实工作中，图书馆办公室人员大多数是其他行政岗位干部、教辅队伍选调或问题户等，多属半路出家，缺乏专业训练，既具备图书馆专业技能又具备较强行政工作能力的人员廖若晨星，在一定程度上制约了办公室的工作的开展。

4.制度不建全未能充分发挥办公室的作用。办公室是每个行业，每个单位必不可少的一个部门，其工作内容纷繁复杂、包罗万象，而现实中，有些图书馆没有科学的规章制度和有效的管理体制，使办公室的工作没有明确的职责规定和相应的管理，总是今天东一榔头，明天西一棒槌，一切都是遇到问题解决问题，领导说东不往西，这样极大地影响了办公室人员的工作积极性，也使办公室的工作质量受到严重的影响。

二、高职院校图书馆办公室的作用

1.参谋咨询

图书馆办公室的工作除了要对图书馆的基本信息、馆藏分布、规章制度、人员情况等了如指掌外，还要深入业务部门，进行广泛的调查研究，做好问题、意见的收集和信息的汇总、分析工作，为馆长的科学决策提供真实的、准确的材料和依据，并为馆长出主意、想办法、提建议、献良策。决策的科学与否，直接影响到图书馆的发展，因此作为图书馆办公室人员，不仅要有丰富的知识，还必须要有敏锐的观察力和独立思考能力，并要有超前的意识和创新精神。

2.综合协调

图书馆各部门都有着各自特殊的职能和作用，要想使各部门充分发挥作用，使图书馆各项工作得以顺利开展，离不开一个和谐的内、外部环境，图书馆办公室在这一环境的创造过程中起着联络内外、沟通上下、协调左右的核心作用。

（1）图书馆内各部门间关系的协调。图书馆办公室是馆领导与馆内各部门之间、图书馆与读者之间的桥梁和纽带。一方面要作好馆领导与馆内各部门的沟通，正确传达各种文件和会议精神，全面、准确地领会领导意图，将各部门的工作协调起来，认清目标，统一行动，将馆领导的决策付诸实施，同时要全面掌握各基层部门的决策落实工作进展情况、师生的意见、工作中存在的问题和难题，并及时反馈给馆领导，供领导决策时参考。另一方面要协调好馆内各部室之间的关系，图书馆各部室之间因其岗位、任务、要求不同，有时会各自强调本部室任务之艰巨、特点和重要性，造成处理问题的角度不同而引起的矛盾，因部门利益而相互毁损、推诿，还有人员的临时调配等，这均需要办公室利用相关管理规定进行调节。作为一个单位，各种突发的、临时性的工作比较多，有时必须要靠各业务部门的协助配合才能完成。办公室安排这些工作必须本着平均、平等的原则合理分配，不乱摊派，同时要有临时委托工作通知单，做到件件有记载、落实，避免因分配不合理造成各业务部门之间、各业务部门与馆办之间产生矛盾，发生冲突。

（2）图书馆与学校各院部、职能处室间关系的协调。虽然，图书馆被喻为“大学的心脏”，与师资队伍、实验设备共誉为学校的三大支柱，众所周知，图书馆在学校中的地位一直处于各院部、职能处室之下，各院部、职能处室乃至学校领导对图书馆的工作一直不理解甚至有些误解。图书馆办公室作为图书馆对外部门应加强与学校领导及各院部、职能处室的沟通，让他们更多了解图书馆的工作，扭转这种错误的观点。图书馆办公室应加强与学校领导的沟通，把图书馆的发展情况及时与上级领导汇报沟通，让学校领导加强对图书馆的重视；图书馆办公室应加强与学校各院部的联系，及时获取学校教学、科研工作的相关动态信息，反馈到图书馆的各业务部室，便于图书馆主动为学校教学、科研提供快捷、准确、周到、深入的服务；图书馆在许多方面都需要学校各职能处室的大力支持和配合，如人事、经费、设备采购、馆舍维护、资产调配、安全卫生等等，图书馆办公室必须处理好与学校各职能处室的关系，努力为图书馆创造一个良好的外部环境，保障图书馆日常工作的顺利进行。

（3）图书馆与兄弟院校图书馆间关系的协调。随着高职院校图书馆事业的发展，图书馆服务范围的扩大，图书馆对外联系也越来越多，对此，图书馆办公室要担负与社会其它实体的联络工作，对外加强对图书馆的宣传，特别加强与其他兄弟院校图书馆之间的联系，通过邀请兄弟馆领导、专家来馆做报告、讲座，借鉴他人的成功经验，或馆际间考察交流，相互学习、取长补短，有利于开展各项业务协调工作和馆际合作，在服务、资源上形成互建、互利的发展格局。

3.行政管理

图书馆办公室最重要的事务性工作就是行政管理，首先是文档工作，上级文件收发、签到、登记、归档，起草图书馆各种公文和工作报告、计划总结以及图书馆通知通告等，并负责管理馆内的报告、合同、协议等工作文件，做好保密工作，组织各种会议并做好会记录；其次是经费管理，图书馆各种经费的收入、开支、预算、决算、综合平衡等，特别保证专款专用，杜绝“人吃书”的现象发生[4]。然后是统计工作，根据各种统计资料可以反映一个馆及整个图书馆事业的发展概貌，对于统计的各种数据要进行分类、归纳整理，根据统计资料进行分析研究，发现问题，提出解决办法和措施，如，通过藏书、经费的变化，了解影响书刊价格的因素，分析研究如何把经费花在刀刃上，合理使用，从采购到充分发挥现有书刊的作用上下功夫等，统计内容要求准确、及时，具有连续性和一致性。最后是督促检查，各部门对上级决策及规章制度的执行情况，各部门统计报表、工作计划和总结及目标的完成情况等，图书馆办公室要及时了解情况向馆领导反馈信息并进行检查和督导，做好控制工作，根据执行情况和完成情况总结经验，提出完善的措施，在督促检查过程中要做到参与而不包办、督促而不命令、到位而不越位、诚心诚意、开诚布公，各部室工作和谐正常运行。

4.后勤保障

图书馆办公室的一项基础性工作就是全馆的后勤保障，如设备的采购和管理、设备的维护和报修、办公用品领取和发放、员工津贴和福利待遇的发放等服务性工作，除此之外，办公室还要注意倾听员工的声音，关心员工的生活，了解员工的疾苦，解除馆领导和广大员工的后顾之忧，使他们能够全身心投入到工作中去。

三、做好图书馆办公室工作的几点建议

1.强化服务意识

行政工作的基本特征就是服务，办公室工作更是如此，因此，必须加强服务意识，在服务的范围、内容、对象等方面不断提高认识，变被动服务为主动服务，不断改进工作方式、方法，使服务工作上水平、上层次。

2.处理好几个关系

（1）处理好行政与业务的关系：行政与业务是办公室工作的两个主要方面，一般来讲，业务工作是办公室的主要工作，行政工作是为业务活动服务的，只有行政工作做好了，业务管理才能落实，而业务工作所需的人、财、物的管理，又是行政工作的主要内容。

（2）处理好与业务部门的关系：办公室集行政、人事、后勤等于一身，应特别注意处理好与各业务部门的关系，不能对各业务部门颐指气使，影响其工作积极性，使图书馆的整体服务功能下降，各业务部门的工作是图书馆工作的基础，办公室的主要职责是为各业务部门服务。

（3）处理好图书馆与有关部门的关系：首先，通过各种途经向主管部门宣传图书馆的作用和目前面临的困难，争取主管部门的支持和帮助；其次，配合各业务部门通过开展宣传、咨询、读书活动等途径，使读者了解图书馆各部门所做的工作及馆内的各项规章制度，使读者加深对图书馆的信任和支持；第三，与兄弟图书馆加强联系，开展馆际间的合作，实现文献资源共享，广泛开展学术交流，达到共同进步的目的[5]。另外，还要与各级图书馆学会保持联系，以取得他们的支持和帮助。

3.树立创新意识

面对新的历史发展时期，高校图书馆改革、发展、稳定的任务十分繁重，这就要求办公室克服工作简单化、程式化、陈旧保守的思想，树立创新才能突破，不断探索新形势下做好办公室工作的新思路，寻求解决问题的新途径、新办法。

创新体现在具体工作中，是一种超前行为，有没有工作的主动性，有没有超前意识，是主动服务还是被动服务，工作效果会截然不同。卓越的管理应是实现维持与创新相结合的管理，而创新又贯穿于办公室工作的各项管理活动中，要拓展工作思路，开展组织创新、方法创新、技术创新，以实现组织有序，方法俱佳，制度更加完善，新技术运用更广泛，信息处理和应变能力不断提高。

4.加强办公室人员自身素质的培养

首先，办公室工作人员要加强业务学习，尤其是图书馆专业知识的学习。随着信息化时代的飞速发展和自动化、无纸化办公模式的大力推广，必然要求办公室工作人员在巩固传统文秘工作技能的同时，不断加强办公软件、数据库系统的学习，提高办公自动化的技能，提高工作效率；办公室人员还应注重自身图书馆专业知识的学习，在干中学，在学中干，充分利用各种讲座和参加培训班的机会加强学习，同时还应注意养成阅读专业书籍的习惯，关心专业发展的进展、动态，紧跟图书馆学理论研究与实践的步伐，自觉学习，并将所学的专业知识灵活运用于图书馆管理工作中。其次，要注重政治素质的提高，并结合自己工作的实际，多阅读和体会有关的政策和文件精神，尤其是国家新颁布的各种方针、政策，充分体会和理解了这些政策、文件的精神，才能增强自身的政治素养，树立更崇高的职业道德，深入投入到自己的工作中去，加强对工作中问题的处理能力和把握能力。

四、结束语

总之，图书馆办公室是一项服务性很强的工作，工作内容非常琐碎具体，要求我们要有足够的耐心和能力，并从各个方面提高自身的服务意识和服务水平，在馆领导的支持和领导下，把图书馆办公室的工作真正做好。

参考文献：

[1]张强,王玉霞.办公室工作实务[M].北京:北京航空航天大学出版社,2008.

[2]张洪钢,王磊.谈如何做好高校图书馆办公室工作[J].图书馆学刊,2009.

[3]何雪英.论新时期高职院校图书馆办公室建设[J].科技创新导报,2008.

篇3

高校图书馆办公室作为一个综合性的办事机构，主要工作是为图书馆读者文献资源服务、文献资源日常管理和教学科研服务提供支持。由于图书馆办公室深入到图书馆各项业务部门中，和各类事务都有着密切的接触，所以对图书馆日常管理工作有着更深刻的认识，配合必要的资料搜集和调查研究能够为图书馆管理工作提供全面、准确、详实的信息资料，是图书馆管理层制定策略的重要依据。

一、高校图书馆办公室协调工作现状

（一）图书馆办公室管理制度有待完善

办公室工作人员还存在着和其他部门沟通不到位，缺乏人员交流的问题，工作人员之间关系不密切，没有相互配合的合作意识，团队协作协调性差，很多工作人员都抱着“各扫门前雪”的心态，专注于自己分内工作，别人的事情一概不管，尤其是一些权责不明的中间工作更是相互踢皮球，对待工作积极性差，造成了工作量的堆积，影响了图书馆管理工作的规范化、现代化发展。

（二）高校图书馆办公室协调能力缺乏认识

有些高校对图书馆办公室工作不够重视，认为图书馆办公室可有可无，图书馆办公室各项杂务可能并没有专门人员负责落实，随意性大，影响了图书馆日常事务的处理速度和质量，也有一些高校直接安排教职员工亲属负责图书馆办公室日常事务，无论是其专业水平还是综合能力都难以胜任，管理方法陈旧，缺乏服务精神，没有将图书馆办公室在日常工作协调中的作用充分发挥出来[1]。

（三）工作人员缺乏服务意识

高校图书馆是学生学习和查找文献资料的重要场所，而图书馆办公室人员恶劣的工作态度将影响学生学习的积极性，引发读者的不满，影响了图书馆内的学习氛围。

二、高校图书馆办公室协调工作基本原则

图书馆办公室工作人员要形成“管理就是服务”的理念，将协调沟通作为自身职责的一部分，并将该工作视作对上级和读者服务，从而有效梳理冗杂的图书馆日常业务，将所有动作都统一在同一个整体目标下，为读者和管理层提供更好的协调服务。

（一）纵向协调

在日常管理工作，不同的领导往往分管不同的工作，在日常工作中会从自身分管工作出发，向办公室发出不同的工作指示，不同领导之间的工作要求可能有所出入，在这种情况下，工作计划、会议和活动组织等日常工作都要根据工作任务的重要性和紧迫性来形成明确的先后顺序，关键性、全局性的问题要及时请示，根据管理层的沟通结果落实，同时还要通过必要的沟通来消除不同领导之间的误会，建立图书馆全员之间的和谐互助的工作氛围。

（二）平行协调

在平行协调工作中，图书馆办公室要学会多方意见的倾听，站在全局立场上，综合多方意见，通过有效的沟通均衡不同部门之间的利益，以为读者服务为基本理念，秉公处理，在处理日常矛盾的同时注意避免造成部门之间、不同工作人员之间矛盾的激化，要学会通过多种工作手段疏导并消除部门和员工的不满情绪。而在工作权责方面，高校图书馆办公室要注意协调工作的实效性，要以读者的日常服务和图书馆内日常事务为中心，将精力集中在领导层关心的问题上，狠抓重大事项，全面提高高校图书馆服务质量和管理水平[2]。

三、高校图书馆办公室协调工作的基本要求

图书馆办公室作为综合管理部门有着明确的权责范围，作为领导的左右手，办公室工作人员要摆正心态，不能越权干预其他部门内部事务，也不能，要将管理就是服务的理念铭记心头，做好本职工作，出谋而不决策，不该知道的事情不要过问，更要注意保护敏感信息，不要成为流言的源头。

四、高校图书馆办公室人员综合素质的缺失及要求

（一）综合素质的缺失

目前，信息技术等新型技术在各个领域都得到了广泛的应用，高校图书馆办公室也应积极引进新技术，以此提高工作效率。但是，很多高校图书馆办公室的工作人员没有应用新技术的意识，认识不到新型技术的重要性，不愿意也不会应用新技术。很多办公室的工作人员只会利用word打字，而不会应用其它新技术去管理办公室资产、维护办公室数据库等。这样，就导致高校图书馆办公室的工作效率无法得到提高，办公室人员的综合素质存在明显缺失。

（二）综合素质的要求

高校图书馆办公室的各项工作都需要办公室人员具有过硬的政治素质，这样，才可以确保高校图书馆的各项工作开展与当下的政治环境相适应，避免两者之间严重脱节。高校图书馆的办公室人员应当具有较强的纪律观念、组织观念与政治观念，还要了解图书馆内部制定好的各项规章制度，并在纪律观念、政治观念的引领下，解决办公室工作中出现的主要问题。由于高校图书馆办公室的工作人员主要负责办公室及图书馆内部的各项管理工作，还要承担大量的内部工作与外部工作。因此，图书馆办公室人员在处理内、外部工作并加强各部门之间沟通时就需要过硬的政治素质给予支撑。高校图书馆办公室人员只有具备过硬的政治素质，才能确保各项工作得以顺利开展，保证高校图书馆的稳定运行。

五、较强的业务能力

高校图书馆办公室人员还需要具有较强的新技术应用能力，这样才能确保个人业务能力的全面提高。高校图书馆办公室人员应当学会应用新型的信息技术、网络技术等，可以熟练操作计算机，利用新型技术来对办公室内部的档案、资产、设备等进行管理。与此同时，办公室人员还应当利用新型技术来统计办公室工作中所涉及的相关数据、相关信息等，确保各项工作的准确性。

六、人际关系处理

人际关系的处理，也是高校图书馆办公室人员综合素质要求的重要组成部分[3]。一般来说，办公室人员的人际关系处理，可以分为与领导之间的关系及与其它部门之间的关系。

在处理与领导之间关系的时候，办公室人员应当严格执行馆长等上级领导作出的有关决策，要在所有部门中起到积极的带头作用。对于那些有异议的上级决策，办公室人员不要随意与其他同事在私下交流，要根据个人的判断力进行思考，不要人云亦云，应当维护领导的权威。但是，如果领导在工作中存在哪些失误，办公室人员也要及时与领导沟通，保证后续工作的顺利开展。与此同时，办公室人员还应当在工作中对相关问题加以总结、分析，并将基层同事的主要意见反馈给领导，为领导的决策工作提供相应的科学依据。

在处理与其它部门之间的关系时，办公室人员要集中优先解决其它部门的加急事件，不要发生推诿责任的现象与问题，也不要在工作中存在严重拖拉的现象。对于不能及时解决的事件，办公室人员一定要及时与其它部门的同事进行沟通，还要在工作开展过程中多听取其它部门的相关意见，发现自身工作存在问题的时候要及时加以解决。此外，办公室人员一定不能对其它部门及同事妄加非议，以免引起其它部门同事的反感，造成办公室工作难以得到顺利开展。

办公室人员只有妥善处理与领导、其它部门、其他同事之间的关系，才能保证办公室各项工作得到顺利开展，以此确保高校图书馆的稳定运行。

【参考文献】

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中图分类号：G637 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2012）09-0010-02

随着信息技术的发展，图书馆已逐步从传统型向自动化图书馆或数字图书馆进行过渡和发展，高校图书馆办公室的特殊地位更加显现出来。图书馆办公室集行政、后勤、管理于一身，作为图书馆的职能部门承担着全馆的组织、管理、协调等工作，不仅是图书馆党政工作的得力助手，更是承上启下、联络内外、协调左右的立体联络中心，其工作内容和管理模式也随着时代的发展而变化。

一、高校图书馆办公室的性质与基本任务

高校图书馆办公室（以下简称馆办），与其他企事业单位、部门的办公室一样，是一个综合的办事机构。在图书馆党政的统一指挥领导下，在协调和促进各业务职能部门积极开展好本职工作的同时，肩负着图书馆领导的对外工作联系、对内任务布置和下达等方方面面的工作，起着上下、内外等各环节的纽带和桥梁作用。办公室的管理水平、工作效率和服务质量对图书馆各项工作的开展及其所取得的成效尤为重要。馆办的基本任务是进行馆办日常的事务工作，主要为三大块：一是数据统计工作。负责收集全馆的各类教学、科研、业务等数据信息并进行统计汇总；二是文件档案管理工作。负责全馆的来文和发文等文件档案、人事信息档案、科研信息档案、综合业务档案等信息的收集、分类、整理工作，做好保密文件的保管工作；三是提供日常服务工作。馆办既要做好对内的服务，如会议的组织安排、来人的接待工作等，还要做好对外的服务工作，如与外界的沟通联系、活动的开展等。“读者第一，服务至上”是图书馆的服务宗旨，一切以学生的成长为主，一切服务于教师的教学与科研。图书馆工作必须围绕服务于教学、服务于科研的工作重心，进行深入的调查研究，为馆领导提供各方面的信息参考，对收集的材料进行整理汇总上报馆领导，并提出初步的建议、拟出初步的方案；协助馆领导出主意、想办法；协调馆内各业务职能部门活动工作的开展；在馆领导的统一计划部署下，安排组织馆内的各类会议和公共活动，协助馆领导和各部门制定计划外用工计划及勤工俭学学生的管理，做好省内通用图书证的管理工作，积极做好对外沟通、接待工作，做好后勤服务保障工作等。

二、高校图书馆办公室承担的角色类型

高校图书馆办公室的角色按工作性质分为四种类型：

一是内务管理角色。负责图书馆馆长室及馆办的内务事务的处理，履行文件、信息的上传下达，工作事务的外联内通的职责，在图书馆党政的领导下组织安排各种会议活动。

二是咨询参谋角色。馆办的重要职责是为馆领导当好参谋助手，负责协助馆领导做好工作计划安排。在馆领导决策前，深入进行调查、研究和论证，广泛收集、系统分析、综合论证各方面的意见、问题和建议，进行分类、汇总和整理，探询问题解决的正确方法、途径和措施。通过提供真实的材料、科学的数据、准确的事实、可靠的方案，以便馆领导决策参考，对重要活动和事项草拟参考建议方案和计划。

三是协调辅助角色。负责协调和协助图书馆与学校各管理职能部门以及馆内各业务部门工作的开展。馆办工作人员应主动深入工作，细致深入地对图书馆的整体状况、服务细节、馆员和读者的需求进行了解，成为馆领导、各部室、馆员之间的桥梁和纽带。

四是服务工作角色。办公室有职责为全体馆员特别是一线馆员创造更好的工作条件及服务环境，对非事业编制的工作人员和勤工助学的学生给予更多的关心，使他（她）们能更好地服务于图书馆工作，有效保障图书馆服务职能的发挥。

三、高校图书馆办公室的工作注意事项

一要培养一支精干的管办工作人员队伍。管办人员的政治觉悟、思想修养、精神状态、待人接物方式、处理问题态度、工作作风及办事效率等，直接影响着本部门的形象。办公室工作人员首先要慎于做人，谨于行事，有一定的文化修养，熟悉图书馆业务，诚信可靠，办事细致，服务周到，敢于开拓，与时俱进。在职责分工明确的前提下，善于与人沟通合作，能将现代信息技术手段和方法应用于工作实际中。

二要善于处理行政与业务功能之间的关系。办公室工作可以概括为行政与业务两个方面。总体上办公室以业务工作为主，行政工作为业务活动的开展提供支撑和服务。业务管理工作的开展和落实，必须以行政工作做好为前提和基础。而业务工作开展所需的人、财、物的管理内容，又是行政工作所必须包含的重要内容。

三要强化信息沟通和合作交流。信息沟通是办公室协调上下、联系内外的重要工作方式和手段。（1）处理好办公室与其他业务部门的关系。办公室集行政、后勤、人事、信息等工作于一体，要特别注重处理好与业务职能部门之间的关系。要本着以指导为主、督促为辅的原则。（2）保持管办与校内相关各职能部门信息上传下达的渠道。采取多种方式使相关部门清楚地了解图书馆的作用及发展中面临的困难，以取得校内相关各职能部门的理解、支持、帮助和信任。积极配合图书馆内部各业务职能部门开展宣传、咨询、服务等活动，组织开展图书展、读书节、文献检索论坛、科技信息前沿论坛等特色校园文化活动，使读者更多地融入图书馆，了解图书馆。（3）加强与其它院校图书馆和社会化图书馆机构的交流、沟通和互访。通过“走出去，请进来”积极开展馆际之间的合作与交流，互相取长补短，共同提高，共享资源，充分发挥现代信息社会网络功能，实现馆际之间文献、信息、图书等资源的共享。另外应积极保持与各图书馆学会间的联系，以经常与他们进行沟通和交流，获得他们的政策指导与业务帮助和支持。

科技的进步来源于创新，创新是发展的源泉、灵魂和动力，图书馆办公室的工作同样如此。要正确面对和处理图书馆在发展过程中出现的新情况、新问题、新困难，需要大胆探索，勇于创新，要敢于突破传统思想观念的束缚，开拓新思路、树立新风尚、创新新方法，创造性地开展工作。突出服务意识观念，变被动工作为主动工作，变被动服务为主动服务，构建管领导、室领导、工作人员、读者四维一体的和谐环境，将图书馆的各项工作质量和服务水平再上一个新的台阶。

参考文献：

[1]温国强.图书馆办公室在基础管理中的作用[J].图书馆论坛，1995，（4）：24-25.

[2]徐炎.高校图书馆办公室工作浅议[J].高校图书馆工作，1998，（4）：57-58.

[3]张新.发挥角色认知功能做好图书馆办公室工作[J].江西图书馆学刊，2003，（3）：69-70.

[4]柯劲松，杜晓雄.构建和谐社会，做好协调工作，浅谈高校图书馆办公室协调工作[J].高等工程教育研究，2006（增刊）：3-4.

[5]曾井红.网络环境下高校图书馆办公室管理工作的变革[J].江西图书馆学刊，2008，（4）：44-45.

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高职院校办公室是为保障学校各项管理活动的顺利进行提供综合的办事机构。在这个机构工作的秘书主要负责调查研究、收集信息、协调关系、综合平衡等工作。通过信息的收集传递，起着承上启下、沟通左右的枢纽作用；经过对信息的归纳整理，提出有关工作的建议和方案，供领导使用。从总体上讲，高职院校办公室秘书的工作，就是当好领导的参谋和助手，为学校领导掌握情况、制定和执行各项政策提供服务。他们工作的优劣，直接或间接地影响到学校工作的大局。

一、 图书馆秘书工作的角色定位

目前对秘书职能范畴的研究有所拓展，但传统上还是把秘书定位为“收发员”，忽视其专业性，这种偏见大大的制约了图书馆秘书的发展。图书馆办公室是中枢机构，秘书人员是连接馆长和馆员的纽带，因此，重视高职院校图书馆办公室秘书素质的问题，是确保高职院校图书馆办公室工作质量的首要问题。

（一）服务者。服务对象的明确性要求馆秘书必须为图书馆建设服务、为全院师生服务。高职院校是知识分子的集合体，教师的职称、学科阅历等都有所不同，还要面对性格各异、家庭背景各不相同的学生群体，使得服务对象又有很大的特殊性。帮助馆员树立为一线教师及学生服务的思想，牢固树立服务意识，按照学院整体部署和教学资源的现状，把馆藏资源以最佳方式组合起来，充分调动师生利用馆藏资源的主动性、积极性，提高图书利用率，这样就达到了服务的目的。

（二）协调能力。作为日常事务的协调管理者，其工作对应面较广，既有与各处室之间、各系部之间的交流，又要与院（系）领导、系教学秘书联络，还要了解师生对馆藏资源的意见和建议。具有承上启下、沟通信息的作用，同时也担负着图书馆的流通部、信息部、采编部等的协调管理，协助人事处做好工作人员的职业资格评聘工作；负责文件的收发、传阅及有关文件的起草工作：以及文书档案的收集、整理和归档工作。馆秘书在协助馆领导管理常规事务，保证系统的正常运转方面，发挥了实实在在的协调管理作用。

秘书是需要与各种不同的人打交道，这也是秘书的一项基本工作。高职院校的办公室也是学校的“窗口”，无论是对外交流，还是对内服务，秘书人员都需要具备一定的协调能力。在交往中，秘书人员要迎难而上，敢于面对和处理各种棘手的问题，还要能够理智地与自己不喜欢的人打交道。同时，要具备很强的自控能力，不论发生了什么事，有什么挫折与烦恼，都要控制自己的情绪，保持克制的态度。

二、图书馆秘书的工作基本内容

（一）人才培养。信息技术的发展对图书馆的传统工作模式、工作人员的传统观念提出了挑战。因此必须加强人才培养建设，配备相当数量的计算机网络人员、文献资料二次开发人员，在争取引进专业人才的同时，对原有的采编人员进行培训。现在坚持馆内上课和馆外培训相结合的方式，邀请业内专家到这里传授经验，并向学校争取名额，让更多的工作人员有机会参加馆际之间的学术交流，开拓视野。

（二）网络化建设。高职院校图书馆是大学生的第二课堂，如何切合主流方向进行网络化建设是重要课题。我馆先后组织馆员到大连外国语大学、大连医科大学等高校图书馆进行实地参观学习，根据我校的规模和学科建设的实际，有的放矢，以实用性、安全性和稳定性为原则，逐步进行网络化建设。

工作平台特别强调的是图书馆的服务器，它存放大量的文献数据，在进行动态管理方面要求较高。主要处理包括采编、流通、典藏、期刊管理、公共查询、参考咨询与信息开发、网上业务、馆际互借、电子阅览室管理等数据。还有书刊检索、读者信息查询、新书通报、重要通知以及FPT服务等。

图书馆的主页设有读者指南、最新动态、新书推荐、电子资源下载等。通过主页，可以检索国内外有关信息。其中还设立了馆长信箱用于图书馆与全校师生之间的交流。在数据库的建设上，目前还要针对学科特点，充分发挥馆藏的资源优势，建设一批高质量、高水平的专业网络数据库，特别是学位论文数据库、重点学科导航库，为相关学科的教学、科研服务。

（三）文献资源建设。图书馆要实行实体馆藏与虚拟馆相结合的建设模式，除了上面的网络化资源建设之外，对实体图书馆藏的开发利用也是其工作重点，各项评估体系当中明确规定了纸质图书的数量、范围、专业类别等。根据本校师生的实际需要进行建设。

常用性文献是指读者经常使用的借阅频率较高的文献，图书馆应致力提高其拥有率，以满足读者经常性的阅读需求。保障性文献指不经常借阅的文件，但涉及面广，是各个学科建设的需要，但涉及经费来源等原因，单纯依靠增加本馆文献收藏来提高保障是不现实的，应通过馆际协调合作、馆际互借等途径来提高文献保障率。

随着文献生产电子化、数字化进程的加快普及，检索性文件、参考性文献的载体和传播方式发生了重要变化，往往以镜像数据形式存在。我馆现在使用的就是万方全文数据库，但在重点学科专业库建设方面还有所欠缺。应加大采购力度，使原始文献和检索性文献在馆藏虚拟化方向大步迈进。作为二级管理单位的图书馆，其文献中心的重要性不言而喻，在数字化背景下也对图书馆秘书的工作提出更高的要求。必须立足岗位不断进行业务学习，优化素质结构，具备良好的人文和专业素质，掌握现代管理知识，提高工作效率，坚持服务育人、以人为本，为学院的发展做一份努力。

【参考文献】

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在高校图书馆的发展过程中，办公室作为图书馆的重要组织机构，一直是图书馆管理工作的枢纽，它在实际的管理工作中有着协调沟通、承上启下的作用，是当前图书馆发展中不可或缺的重要部分。近年来，随着时代的发展和进步，各种信息技术广泛地出现和普及，使得大学生对图书信息来源和形式的需求也发生了重大改变，这就需要办公室在充分发挥自身作用的同时，及时调整和优化图书馆的服务模式和管理方法，丰富图书信息内容，不断提升自身的管理水平，从而满足广大学生的需求。

一、图书馆办公室的重要作用

（一）综合管理。相对于高校其他管理部门来说，虽然图书馆办公室存在专业性特点，但是通常不会直接负责相关的业务工作，其主要就是起到一个辅助的作用，帮助图书馆领导开展全面的图书馆管理工作，具有非常广泛的工作范围，而且在实际管理工作中能够发挥联系各方、承上启下以及内外沟通的重要作用。同时，从职能的角度分析，办公室与其他部门也存在着很大的差异，其不仅包括图书馆的行政管理工作和日常业务，同时还要协调好和组织好馆内各部门之间的关系，在对上级任务进行认真执行的同时，还要对进入馆内的每一位学生负责。由此可见，办公室具有着较强的综合性。

（二）规章制度的建立。规章制度作为图书馆管理的重要依据，其在日常管理工作中具有着重要的规范作用。所以，办公室应该重视管理制度的重要性，不断完善和优化馆内的各项规章制度。而且在具体的制定过程中，应该广泛吸纳更多人的意见，结合事先提出的制度构想和图书馆管理工作中存在的问题，有针对性地出台各项规章制度。此外，办公室还要负责图书馆制度的宣传、执行、监督和修订工作，推动图书馆服务和管理工作的正常有序进行。

（三）搜集信息。要想做出一个正确的决策，需要搜集大量准确、真实的信息资料作参考。在图书馆发展中，办公室不仅能够传达馆务会和馆长的思想，同时还能够将各部门的建议传达给馆长，是决策信息反馈和收集的重要核心。在图书馆的各项活动中，办公室能够获取到各种信息，所以信息管理也是办公室的重要职责，办公室将获取到的重要信息进行整理和调整，为馆长决策工作提供更加有力的信息支持。

（四）协调和服务。在图书馆的实际发展中，内部各个部门之间难免会存在着一些矛盾，为了防止这些矛盾进一步激化，需要办公室在中间进行沟通和协调，有效解决这些矛盾，促进各个部门的友好相处。而作为办公室内部的工作人员，要对图书馆的日常事务提供相应的服务，充分掌握各部门的运转情况，根据图书馆的发展特点和规律，有效协调图书馆的各种矛盾，从而探索一条最优化的解决方案。此外，随着高校图书馆的不断发展和进步，其服务越来越朝着社会化的方向发展，在很大程度上增强了图书馆与社会大众、校外图书馆之间的联系，要求办公室人员应该充分掌握公共关系方面的知识，灵活运用公关技巧处理各种事务。

（五）创新作用。在当前新时期发展背景下，高校图书馆面临着重大的发展和改革任务，作为办公室人员应该转变传统的思想观念，克服程序化和简单化的工作模式，充分发挥自身的创新意识，实现图书馆的改革和创新发展。而且在不断的积极探索中，为图书馆领导提供更加优质的决策服务和支持，努力做好各个部门之间的协调工作，保证图书馆的正常有序运行，从而为广大读者提供更加有序、优质的图书馆环境。

二、提升办公室各项工作服务质量和管理水平的策略

（一）树立良好形象，提升服务意识。 图书馆作为高校发展中的重要组成部分，办公室在图书馆管理中发挥着越来越重要的作用。其主要就是为图书馆领导、学校、学生读者、外来人员以及馆内各部门等提供各项服务，所以，服务工作是办公室的一项重点工作内容。办公室人员应该树立“服务至上”的思想观念，将其充分融入到各项工作中去，在找准服务工作的难点和重点的同时，还要充分做到腿勤、眼快、手活等，营造一个良好的图书馆发展氛围，将办公室形象充分地展现出来，从而获得领导和读者的信赖。

注重教育培训，增强业务素养。在图书馆管理工作中，k公室需要与馆内各个部门进行经常的沟通和交流，所以，办公室人员不仅要了解本部门的主要职能、工作特点、重要作用等，同时还要对馆内各部门所进行的业务内容进行熟练的掌握，这样就可以更加方便、有序地开展各项办公室活动。而且在与其他部门进行沟通时也会变得更加顺畅，强化办公室的服务水平，从而推动图书馆管理工作质量和效率的提升。此外，随着时代的不断发展和进步，各种信息技术应用越来越普及，办公室人员应该按照时展的趋势和学生读者的变化规律，不断与时俱进地学习更多的知识内容，有效提升自身的业务素养和综合素质，促进办公室人员的全面发展。

提升工作热情，做好馆内工作。办公室作为图书馆管理工作的重要部门，其工作人员应该具有较强的责任感和事业心，认真执行上级领导交代的工作任务，及时有效地将下级人员的意见和馆内问题反馈给图书馆领导，帮助领导作出更加科学合理的决策。同时，办公室人员还要脚踏实地地做好每一项工作，用诚恳的态度和饱满的热情对待读者和同事，与他们建立良好的工作关系，营造友好、协调的图书馆环境，为图书馆更好、更快发展贡献一份力量。

（二）加强信息化管理，提升办公室工作效率。办公室负责的工作内容相对较为琐碎，而且每天都要处理各种大量的任务和信息，而随着信息技术的不断发展，办公室工作越来越朝着信息化方向发展，各种技术手段的应用为工作人员提供了极大的便利。例如，通过邮件、微信群、QQ群等信息交互平台进行通知的收发；运用计算机管理系统进行人事档案的管理；通过电子文档来存储文件等，节省了大部分的工作时间，在提升办公室整体工作效率的同时，还能够使得各项琐碎工作有条理地进行。

三、结语

总而言之，办公室作为图书馆管理工作中的重要部门，其具有综合管理、建立规章制度、搜集信息、协调和服务、创新等多种作用，在高校图书馆发展中扮演着重要的角色。在当前新时期发展背景下，我们应该在正确认识办公室重要作用的基础上，采取一系列有效措施，不断提升办公室的服务质量和管理水平，推动图书馆工作的正常有序发展，为广大学生读者提供更加和谐、友好的馆内环境。

【参考文献】

[1]相前.高校图书馆办公室在管理服务中的作用和服务方法变革探析[J]. 河南图书馆学刊，2012（03）：92-94.

[2]赖丽红.高校图书馆办公室的职能和作用[J].科技资讯，2014（32）：250.

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中图分类号：G250 文献标识码：A 文章编号：1003-1588（2012）03-0092-03

收稿日期：2012-04-09

作者简介：相前（1978-），连云港职业技术学院图书馆馆员。1 前言

传统图书馆的管理模式主要是以书籍的收藏和管理作为重点，相应的建筑设施也是以易收藏、易管理为要求。随着信息化及网络化进程的不断加快，当代大学生对信息的需求和来源也发生了很大的变化，馆内书籍已无法满足学生对信息的需求，因此，高校图书馆必须对管理模式和服务方法进行变革，扩大服务范围、及时更新信息、提高管理和服务水平，满足大学生对信息和知识的需求，最大限度地发挥图书馆对学生教育的作用。而在图书馆管理服务的变革中，图书馆办公室的作用和服务方法的变革至关重要。

2 图书馆办公室的作用

高校图书馆作为构成高校教育系统的组成部分，是由多个业务部门组成的图书馆管理服务系统，是一个有机的整体。而图书馆办公室则是负责综合协调各个层次、各个方面工作的办事机构，对图书馆的整体起着综合管理的作用，主要负责图书馆的规章制度的修订、进行内外联系、协调馆内业务、接待来访参观、人事管理、图书管理和收藏、设备管理和大量的行政事务，并且将认真贯彻执行党和国家的各项方针政策以及学校的办学任务，因此，办公室工作涉及到图书馆的各个方面，是保证图书馆正常运行的不可忽视的重要环节。

2.1 图书馆办公室的综合管理作用

图书馆办公室虽具有一定的专业性,但区别于其他各业务部门,它不直接承担业务工作,而是协助馆领导处理图书馆的全面工作，它的工作范围广泛,起着承上启下、沟通内外、联络各方的枢纽作用［1］。因其职能与其他部门不同，涉及的工作不仅包括图书馆的日常业务和行政管理，还包括对馆内各个部门的组织协调工作，不仅要认真执行领导安排的任务，还要对来馆的学生负责，其工作具有一定的综合性。

2.2 图书馆办公室的服务作用

图书馆办公室的工作还具有一定的服务性，对内办公室要为领导提供全面、准确的资料，配合领导完成如接待类的工作，为馆内的工作人员提供后勤保障；对外办公室为学生提供一定的服务，诸如介绍书籍、办理借记工作、提供阅读环境等，同时为外来读者办证以及处理突发事件。

2.3 图书馆办公室的规范作用

图书馆办公室的工作之一就是负责全馆规章制度的修订、宣传、监督执行。因此，办公室对馆内的工作制度、工作内容、工作程序、工作方法以及相应的标准和要求进行了统一的规定，使馆内工作能够有序的进行。

2.4 图书馆办公室的协调作用

图书馆办公室因其所处的特殊位置，承担着领导与工作人员、领导与学生、工作人员与学生之间的协调任务，在他们之间起到了桥梁和纽带的作用。

2.5 图书馆办公室的创新作用

处在新的历史发展时期,高校图书馆改革与发展的任务十分繁重。要求办公室工作人员克服工作简单化、程序化,陈旧保守的思想,树立创新才能发展的观念,积极探索,改革创新,优质高效地为图书馆党政领导提供决策支持,为各部门工作的协调提供保障,为读者服务工作的井然有序提供条件［2］。

3 图书馆管理和服务方法的变革

3.1 传统的高校图书馆办公室管理

随着网络信息的不断发展，信息的增长速度不断加快，信息来源也越来越多，信息的资源开始从纸质载体向电子、网络载体转型，传统的图书馆管理模式和服务方式已达不到大学生以及其他读者的需求，为适应这种转变，图书馆的管理由馆内向馆外延伸，使得高校办公室的管理模式、服务模式和理念都发生了很大的变化。

要完成这种转变，我们必须认识到传统高校图书馆办公室的特点以及不足，才能从根本上完成这种转型，传统高校图书馆办公室具有以下几个特点：

3.1.1 服务的封闭性

高校图书馆，在长期的发展中，致使图书馆办公室形成了为特定的区域、特定的范围、特定的人群服务的模式，加上因人员、服务的有限，使得不能发挥更大的作用。

3.1.2 服务的滞后性

图书馆在发展过程中，其管理模式以及体制也是随着图书馆的发展而逐渐确定的，其馆内工作人员大多是由上级安排，在最初的发展中，起到了很大的作用，但是随着信息化、科技化的发展，以及图书馆自身的发展，传统的办公室管理服务模式已不能满足社会和学生对信息的需求，效率低下，已滞后于图书馆的发展。

3.1.3 服务的被动性和单一性

传统的办公室服务大多是被动的，其服务多是在得知上级任务、部门反映、学生反映之后才开始的，具有一定的被动性，而且图书馆办公室的服务对象相对固定，与校内的其他部门较少来往，获取信息的渠道以及方式也仅限于办公室，因此还具有一定的单一性。

因此对图书馆办公室进行变革，主要从管理模式和服务方法上进行变革，才能使图书馆更好地服务于社会、服务于读者。

3.2 对传统图书馆办公室管理的变革

3.2.1 改变服务理念，提供个性化服务

高校图书馆作为高校信息资源和知识的存储地，不仅要储存好馆内的书籍和多媒体资源，要使图书馆的利用率得到提高，就必须转变传统的服务理念和方法。办公室在做好馆内文献借阅、咨询服务的基础上，还应当根据不同专业的学生或学生的兴趣爱好，提供不同的信息服务，并且根据以下信息需求的特点，提供信息服务：①随着科技的发展，信息的载体逐渐多元化，如书籍、电子、网络、声像光盘等，已形成了多媒介并存、相互补充的信息资源。②随着信息资源的不断增多，读者对信息的需求范围随着时间、地域的不同，对信息的需求范围也在发生变化。③随着信息资源的来源不断增多，信息的内容也非常丰富，读者对信息的需求不仅需要近期的，而且对回溯性的信息资源也有很大的需求。

因此，高校图书馆应逐渐完善图书馆的软硬件设施，实现信息资源的集约化，根据图书馆资源的丰富性和读者需求资源的广泛性，使图书馆办公室在管理和服务上做到有针对性地开展服务，为读者提供更好的信息资源。

3.2.2 转变服务方式，提供人性化服务

传统高校图书馆办公室的服务主要是等待大学生进馆借阅图书，并且受到人员、经费、设备、体制的限制，使得高校图书馆办公室的服务变得被动。因此，应采用主动的服务方式，为满足大学生和社会读者的信息需求，提供全面有效的信息服务，使图书馆的效益最大化，并主动与其他服务机构之间形成信息互补的机制，互通、共享资源，形成社会化的网络信息服务体系，并发挥网络优势，通过邮件、传真等方式，为读者提供人性化、信息化、网络化的信息服务。

3.2.3 整合信息资源，提高服务水平

随着现代网络技术的不断发展，高校图书馆面临着巨大的挑战，要实现图书馆的价值，必须以读者为中心，从读者的需求出发，整合信息资源，提高信息利用率，首先办公室应将图书馆自身所具备的资源，包括书籍资源、电子资源、视听资源进行整合，并将其内容进行不同层次的划分，以满足不同需求的读者，提高信息资源的有效利用率；其次，通过计算机网络技术，建立虚拟图书馆，并按一定的主体，将不同的资源按类进行整合，满足对不同信息的需求。因此，图书馆应在最短的时间以最高的效率，通过采集、收录、管理、存储的方式，将信息资源分层次地进行整合，方便读者对信息的搜索和需求。

3.3 对传统图书馆服务方法的变革

3.3.1 改善服务方式，提高服务效率

高校图书馆在长期的发展中，办公室对图书馆内的书籍文献主要是通过手工操作，进行登记、分类、编目等，随着网络的发展，建立了图书馆网站，进行虚拟图书馆操作，在网页上设立导航，对学科、专业、主题等进行分类，利用网络检索，使读者能够更快地找到自己想要的信息，并对网络信息进行共享建设，通过虚拟图书馆，提高资源的利用率。

3.3.2 利用网络技术，创新服务平台

当今世界是一个信息化的时代，网络技术已深入各行各业，网络已是生活中不可或缺的一部分，现代高校图书馆的服务平台，已是集书籍、多媒体、网络为一体的综合性系统，对于高校图书馆的发展，必然与网络密不可分，因此，图书馆办公室应在网络技术的基础上，加强信息导航与信息内容的开发整理，整合信息化流程，利用网络信息的快捷性和方便性提供更好的信息服务，逐渐向网络化发展。将图书馆的信息资源进行整合，建立一个共同的服务平台，利用图书馆的先进设备和网络技术开发数字化的信息资源，提高信息服务的效率。

3.3.3 创新管理制度，提高服务质量

传统高校图书馆办公室的主要职责是对图书馆内的信息资源进行管理，并尽可能多的将信息资源提供给学生或读者，随着时代的发展，学生或读者对信息资源的获取渠道也越来越多，但是往往找不到自己想要的资源，因此，高校图书馆要为学生或读者提供及时、有效、具有针对性的信息资源，首先必须要对图书馆办公室的管理制度进行创新，才能够解决本领域较为深层次的问题。为了达到更好的服务效果和效益，应做到以下几点工作：首先，要了解大学生或读者的需求，办公室可以组织定期调查。其次，对有关的学科信息资源进行搜集和整理，建立数据库，并利用网络技术提供导航，方便读者搜索和提供更全面的资源；再次，对于建立起来的信息资源数据库，应加强宣传和培训，让大学生读者及相关的读者了解信息资源数据库的使用方法，并开设相应的咨询服务台；最后，加强与学院的其他院系的合作，并为相关的院系提供相应的学科资源，提供相应的咨询服务和业务指导等。

3.3.4 加强沟通交流，提高工作效率

高校图书馆的建立，是为了给大学生或相关的读者提供有效的信息服务，其本质就是服务学生或读者，因此，图书馆办公室应将工作的重心放在服务学生上，同时，为了增加学生或读者对图书馆的了解，应让学生或相关的读者参与到图书馆的管理中，因为他们最了解读者需要什么样的信息和服务，因此加强与学生和相关读者的沟通与交流，可以增进相互的了解，有利于提高工作效率。并建立相关的反馈机制，搜集读者的需求和建议，对图书馆的管理进行调整，提高服务质量，改善服务内容，满足读者需求，提高工作效率。

4 结语

高校图书馆办公室的工作是图书馆管理中的重要组成部分，做好办公室工作，对于提高图书馆的服务质量至关重要，随着网络技术的发展，图书馆的管理方法也在不断变化，只有不断提高图书馆的管理水平和改善服务方法，才能提高图书馆的服务质量，并根据现代图书馆的发展要求，将高校图书馆建设成为适应网络化、信息化的数字图书馆。

参考文献：

［1］ 刘华梅.怎样做好图书馆办公室主任工作［J］.图书馆建设,1999(3).

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关键词:图书馆;采访工作;影响因素;解决方法

Key words:library;the acquisition work;influential factors;solution

中图分类号:G25 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)03-0095-01

1影响采访工作质量的因素

1.1 图书质量参差不齐。改革开放使图书出版发行市场空前活跃和繁荣,发行渠道不断扩大,图书品种日益增多。但同时也出现了一些弊端,如图书质量参差不齐,各种书目重复征订,有些出版商为了赶热点,求效益,竞相出书,造成重复雷同,互相抄袭,甚至同书异名,导致采访人员真伪难辨,容易造成误订、重订、漏订。

1.2 专业用书较少。目前大量图书充斥市场,而专业用书较少,特别是工业技术方面的专业书,大多是重印再版,真正新书种类很少。一些高质量的学术图书由于读者少,发行量小,导致无法出版。因此当急需一些专业书时,很难找到合适的高质量新书。

1.3 重书现象严重。造成重书现象的原因很多,大致有如下几种:一是发行渠道混乱,不同书目报道的书名不一致或书目报道的书名和图书文献名称不一致。二是除几种全国性“社科新书目”“科技新书目”等书单主渠道外,各出版社、院校书店及作者个人、党政机关、企事业单位都发放订书单,造成信息混乱。三是作者失误或排版失误,造成归类差错。四是新书征订时对某些图书重复征订,第一次用丛书名征订,随后又用分册书名再次征订,给工作带来不便。少数图书违规使用ISBN号再版,有的征订单登出的出版年其实是最新印刷时间,而非第1版时间等等。这些情况最容易造成重订,较难辨别。

2解决问题的方法

2.1 制定切合本馆实际的采访规则。图书馆的任何规则条例都必须根据图书馆本身的实际情况来制定,采访规则也不例外。比如说图书馆应该根据馆舍面积和设施、馆藏特色、购书经费等因素来制定图书馆的采访条例。另外,一个完善的采访条例不仅要符合图书馆本身的实际情况,而且要符合社会需求这个大环境的实际情况。在此采访条例的指导下,采购人员才可以有目的、有计划、有针对性地采购图书,才不至于使图书采购工作陷入误区,盲目地追求数量或者全面性。

2.2 扩展图书采购的方式。如前所述,传统的书目预订方式过于单一,已经不适应时展的需要。在科技发展的今天,互联网成为主导,因而图书的采购方式也应该充分利用这种现代化手段,将新书书目及时传递给广大读者,让他们给出自己对图书采购的意见和建议。还可以在图书馆主页上将新书书目公布出来。除此之外,还可以进行现场采购图书,使图书采购工作更有重点。

2.3 提高采访人员的综合素质。一个合格的采访人员不仅仅表现在过硬的专业技能方面,还表现在其他的方面。采访人员只有了解读者需求,并在采访规则的指导下,才能有重点、有目的地进行图书采购,从而形成有特色的馆藏;了解不同层次读者的阅读需求有助于掌握教学科研所用文献需要及读者的阅读倾向;对出版社和出版动态进行了解,这对选择出版周期快、专业对口性强的权威性出版社提供参考依据,为能收集到质量高、品种全的文献资料提供可靠的保证。不仅如此,采访人员还应该严格把好购书质量关,杜绝经费浪费;积极主动地、经常地走访各阅览室、资料室、书库,搜集文献的利用情况,同时还应对近年来各类图书的借阅信息进行查询、统计,并写出书面分析报告,为及时调整购书思路、采集文献提供第一手资料。

2.4 完善监督制度。针对图书质量良莠不齐,采访人员应着重从以下几个方面对购书质量进行把关:一是重视图书内容。要符合本馆的馆藏要求,突出时效性,所选图书不能是重复选题或重印再版的图书。二是注意图书复本。不仅包括同种图书的复本问题,不同出版社或同一出版社重复出版同一内容图书的问题,还包括丛书、分册的辨别问题。

2.5 选择权威作者和出版社。是否是权威出版社或正规出版社出版的图书很重要,要把本校的专业与权威作者和出版社联系起来,对其发行动态进行追踪,及时补充专业文献,保证专业馆藏的连续性与时效性。

2.6 完善图书采访机制。决非仅仅是指查复本,“多卷书、丛书”补遗,不同版本图书的判定,都要在本环节通过解决。笔者通过多年的图书采访实践,发现同时用ISBN号、题名、作者三种途径,互为补充,效果良好。根据新闻出版总署《关于禁止中国标准书号“一号多用”的规定》,ISBN号是“一书一号”。用ISBN号进行采访初,去除了大部分复本。再用题名、作者做补充,或依书目中的其他标注说明做出判断,可以为“多卷书、丛书”做补遗,对不同版本的图书做出判定。本馆采用这一方法后,在环节上基本杜绝了“重复订购”现象,为搞好藏书建设奠定了坚实的基础。

2.7 选择好图书供应商。要有条件地对图书供应商进行选择、招标。从经营规模、经营范围、信誉程度、进货渠道、到书周期、承诺服务和折扣标准等多方面进行综合比较,从而找到最合适的采购合作伙伴,并依法享受价格优惠和售后服务的双重利益。与本图书馆有过业务往来,拥有一定实力,且信誉及服务良好的可优先考虑中标。中标的书商可以采取交纳一定的押金――履约保证金来制约他们,在采访过程中如发现书商多发、重发、错发或盗版和不适宜本馆收藏的图书应及时退回,对信誉不佳的图书供应商要果断地予以淘汰。

短时间内购置大量图书虽然可弥补前期因经费短缺而漏采的图书,但有一定的困难,所以更需要采取适当的措施。可采取专家学者参与和支持图书馆购书的办法。

在确保采购渠道畅通的情况下,可采取立体交叉式的采购方式,即空间式、地面式和自选式,力求实现全方位、宽领域、多层次、个性化采购。空间式,即网上采购,进入中标书商的网站进行采购。地面式,即现场采购,组织相关人员赴书市、各出版社现场采购。自选式,即个体自主预订,读者可根据需求列出自己需要的书目信息,反馈给图书馆采访人员。三种采购方式的数据最终统一汇总到采编部门进行订单组织、,最后形成订购数据发给中标书商配书。

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中图分类号：G25文献标识码：A文章编号：1009-0118（2012）12-0007-01

一、正确认识图书馆办公室的角色内涵

（一）图书馆办公室的角色类型

图书馆办公室的角色分为4种：一是学习角色。办公室人员必须对全馆各部门及其业务全面了解，因而需要具备系统的图书馆学专业知识；而办公室的行政职能又要求其必须具备一定的综合素养并保持知识结构的动态性，这样才能做到处理问题积极主动得心应手。二是服务角色。办公室有义务为全体馆员尤其是一线馆员创造良好的工作及服务环境，使之身心无虞地投入工作，有效保障图书馆服务职能的发挥。三是参谋角色。办公室人员应更好地履行上传下达、外联内通的职责，做好领导的参谋助手。四是协调角色。办公室人员须主动深入一线，深入细致地了解图书馆的整体状况服务细节、馆员和读者的需求，在馆领导、各部室、馆员之间架设一道桥梁。这是提高团队凝聚力保证图书馆服务质量的重要基础。

（二）图书馆办公室角色认知的内涵

目前，人们对图书馆办公室作用已达成共识，认为它是馆领导的参谋助手，是业务工作及行政事务兼容的综合部门，是领导借以指挥全馆运作、推动各部门搞好工作的重要渠道，是领导联系方方面面的纽带。因此，馆办人员在图书馆工作中发挥着举足轻重的作用。

图书馆办公室的角色评价则是指其所扮角色产生了积极或消极的效果，从而引发馆员及读者肯定或否定的评价。影响角色效果的所有因素都可成为被评价的对象。

（三）图书馆办公室角色认知的实际意义

研究图书馆办公室人员的角色认知，有助于正确认识办公室与图书馆的关系，以及合理分析馆办人员在本馆中的地位，从而协调好办公室与各业务部门之间的关系角色认知能帮助馆办人员对照图书馆对自己的期望值，重新认识自身价值，增强其自信心与责任感，使其正确总结自己在图书馆活动中的规律，并用角色规范指导自身行为，从而彰显图书馆办公室工作的社会意义与价值。

二、高职院校图书馆办公室的职能

（一）对外职能。1、是图书馆与校方领导沟通的渠道虽然图书馆在高校里与教学、实验室被誉为高校教育的三大支柱之一，但其真实地位与教学、实验室并不相同，这是众所周知的情况。要想让校方领导加强对图书馆的重视，就需要图书馆办公室加强与校方领导的联系，把图书馆的发展情况及时与上级沟通；2、是图书馆与其它部门沟通的桥梁图书馆在高校中的地位一直处于其它部门之下，其它部门对图书馆的工作一直不理解和误解。这就要求图书馆办公室作为图书馆对外部门，加强与其它部门的沟通，让其它部门更多的了解图书馆的工作，扭转这种错误的观点；3、是图书馆与其它兄弟院校图书馆联络与宣传的枢纽随着图书馆的发展，图书馆服务范围的扩大，对外联系也越来越广泛，对此办公室要担负与社会其它实体的联络工作。

（二）对内职能。1、做好馆长助手。同时要把基层部门的工作情况，存在的问题及时反馈给领导，供领导决策时参考；2、协调馆内各部门之间的关系。图书馆内经常会遇到由于职责分工不明确，造成处理问题的角度不同而引起矛盾，还有人员的暂时调配等，在这种情况下往往需要办公室通过人事调整进行调节；3、做好为其它部门正常开展工作的后勤服务工作。

三、加强高职院图书馆办公室建设的几点措施

（一）领导的重视与关心。院校领导要认识到图书馆办公室建设的重要性，看到图书馆办公室在图书馆中的作用，而且这是贯彻国家教委的《普通高等学校图书馆规程》的需要。重视图书馆办公室的机构设置及其人员编制工作，建设好的服务和谐的办公室。这要求院领导要在财政、人才引进方面给予重视。1、院领导要在思想上对其建设给予重视，本身不能把它的作用小看了，要看到办公室在图书馆发展中的决策作用。要在图书馆办公人才引进上给予重视，在办公室工作不是随便一个人都能做的，要有高度的信息敏感度，擅长交际、有高度的工作责任心等，只有这样才能真正做好办公室的工作，把办公室这样一个对外对内协调、沟通的作用发展出来，才能使图书馆协调发展；2、馆领导对办公室工作的重视与关心馆领导要主动向院领导提交办公室建设方案，包括办公室人员规划、职责分配、办公室的职能等详细情况，从而引起院领导对图书馆办公室建设重视。

（二）合理配置人力资源，规范办公室制度，加强办公室管理是高职图书馆发展的需要。高职图书馆办公室建设才刚刚起步，在建设过程中要注意统一规划，制度完善，人力资源的合理配置等几方面的问题。1、要制定办公室制度，对办公室的职能、责任、工作范围等各方面进行明确的规定，特别是对工作进行分类，如财务、后勤、对外联系等，针对办公室工作人员的能力进行分配，做到岗位明确，职责分明；2、制定办公室工作人员的行为规则，规范办公室工作人员行为，使办公室工作人员行为真正体现图书馆的服务精神，为图书馆的发展发挥其作用；3、合理安排工作人员的工作，对人力资源进行合理配置。图书馆办公室工作十分繁多，不可能做到一人一岗，所以有时一个人要同时负责几项事务，为了避免一事多人，一人多事，而其它人却无事可做的情况出现。

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高校图书馆作为一个由具有不同分工、提供不同服务形式的诸多部门所构成的一个大的教学整体，能够为高校的科学研究、日常教学、服务学生等各个方面提供一个良好的平台。作为整个图书馆的最为重要部门的高校图书馆办公室，其整体形象集中体现在工作的效率与质量方面。而想要充分体现出图书馆的相关职能，就必须进一步提升图书馆办公室的办公效率。

1 高校图书馆办公室的职能

通常而言，以往传统的图书馆管理模式注重于收藏与管理书籍，但是在当前伴随着全球信息化的发展趋势，在人们的日常生活当中网络获得了普及化的广泛应用，因此也促使了图书馆的氛围方式了变化，图书馆全部的服务方式和以往相较已经产生了巨大的变化。图书馆办公室作为图书馆整体工作的核心领导部门，也应在此新的发展形势下来对自身的各项工作职能做出科学合理的全新定位。

1.1 服务保障职能

图书馆办公室应积极主动的上报给图书馆领导层客观全面、真实有效的相关数据与资料；这即是图书馆办公室的服务保障的基础职能，同时也肩负着提供给图书馆的各个部门后勤保障的职能；以及为进馆的所有的读者提供相关的服务工作；为能够较好的适应当前图书馆整体的管理与服务模式产生的变化形势，图书馆办公室应在立足于传统的服务工作的基础上，确实转变服务观念，并构建起整个图书馆的多元化服务保障体系。以此来更好的为图书馆的各项工作的顺利推进提供服务保障。

1.2 综合管理职能

在图书馆当中办公室与其他业务部门相较，由于其并不开展实际的图书馆业务工作，仅是在日常工作当中协助图书馆领导来来进行馆内的全面管理工作以及开展业务指导工作。以此来体现其综合管理职能。充分发挥图书馆办公室综合管理职能，是保障图书馆各项工作顺利开展的前提条件。而处于信息时代背景下的图书馆，已从传统的纸质平面信息资源媒介转变为电子化与网络化的资源媒介，因此在图书馆办公室充分体现出其综合管理职能，并能够适应信息时代的趋势。

1.3 沟通协调职能

沟通协调具体在图书馆的工作当中，涵盖了图书馆的领导与各部门工作人员、各部门工作人员与读者彼此间产生的互动交流；图书馆与馆内各个部门彼此间产生的互动交流；图书馆与社会各个阶层与各个单位彼此间产生的互动交流；图书馆与图书馆彼此间产生的互动交流。现今图书馆当中的日常管理与服务，正在趋向于从图书馆内部向社会进行有效的延展，图书馆唯有开展务实高效的各种沟通协调，方可充分体现出图书馆办公室自身的重要连接作用，并在图书馆里开展务实高效的各种服务。

2 有效提升高校图书馆办公室工作效率的策略

2.1 构建科学的管理制度

首先应分析研究图书馆办公室内部工作的现有内容与形式，并对办公室的各项工作的具体的工作内容、工作权责、工作量进行深入细致的调研，并立足于掌握调研的第一手资料的前提下，来对每一个工作岗位的工作情况来进行客观全面的分析与研究，并提出具有针对性的工作考核管理办法，重点考核工作绩效完成落实的实际情况。依据实际工作要求，来制定出科学合理的《图书馆办公室工作考核管理办法》，对每一项工作流程都进行合理的量化，并依据考核管理办法当中的考核标准对照落实，以此来提升工作推进落实的实效性。

2.2 构建起高效务实的沟通渠道

图书馆办公室作槌猩掀粝碌墓ぷ髁接的纽带，同时也是一个进行互动交流的有效沟通的渠道。因此图书馆办公室应与学校的各个职能管理部门构建起良好的工作关系，以此在实际工作当中，获得全校各职能部门最为广泛的支持。从而能够构建起学校良好的整体发展氛围，图书馆办公室在处理与馆内各个部门之间的关系时，应进行换位思考，充分考虑到其他部门的实际需求，让馆内的整体工作能够顺利的推进实施。

2.3 充分发挥主观能动性

由于办公室工作具有所涉及面较广、事务繁多等特点，因此办公人员必须具有高度的责任感，并具有为读者提供人性化服务的奉献意识。唯有充分发挥主观能动性，方可高效的完成各项工作任务，有效的提升工作效率与工作质量。办公室人员必须具有良好的团队精神，在实际工作当中能够在和同事一起团结一致的开展工作，

2.4 熟悉掌握计算机基本技能

由于图书馆办公室的具有较多的工作职责，因此办公室的工作人员必须熟悉整个工作流程，方能较好的做好本职工作。要熟悉整个办公室工作流程，既熟悉涵盖了办公室的工作职责，同时也必须熟悉馆内其他部门的相关业务，唯有如此，才能在实际工作当中和其他部门紧密合作，共同推进工作的发展。在办公室日常工作当中，必须广泛的应用计算机开展工作，因此办公室工作人员必须深入学习计算机理论知识、掌握实际操作技能，并能够在工作当中熟练应用办公软件的各项基本功能，并能够熟练掌握与应该图书馆系统管理软件。借助于网络与计算机来和获取信息等，促进工作效率与质量的提升。快速上报给图书馆领导科学合理、客观全面的信息。让图书馆领导能够明确的了解与掌控工作全局，进行明确的认知与了解，并依据科学的真实数据作为决策的重要参考。

2.5 有效利用办公信息化系统

另外，为能够高效的完成办公室的各项工作任务，可通过应用本校的信息化的办公系统，将各项工作归口于学校的各种管理软件当中，如此一来，即能够有效的提升办公信息化、自动化的效率。例如：充分应用校内办公软件来录入日常工作的实际完成情况，可从以下的整体工作思路来开展实际工作：（1）接受上级领导安排的工作任务；（2）立足于工作实际，来制定科学合理的工作实施计划；（3）按照工作计划来开展实际工作；（4）跟进落实工作完成情况；（5）分析与总结工作完成的具体情况，并分析工作当中的不足，并在工作中进行整改与落实；（6）累积工作经验，充分体现出工作效率。

3 结语

总之，图书馆办公室作为一个具有较强综合性与服务性的部门，开展高效务实的办公室工作，必须充分体现出所有工作人员爱岗奉献、团结一致的工作作风。在当前信息时代的发展趋势下，唯有对图书馆办公室职能进行准确定位，进一步拓展工作思维，增强创新意识。并有效的提升工作效率与工作质量，促进高校图书馆高效的运转，方可在日常工作当中较好的体现出高校图书馆的自身的职能作用。

参考文献

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1.综合性

高校图书馆办公室管理虽具有一定的专业性，但又有别于其他各业务部门的工作。它并不具体负责业务工作，而是协助馆领导成员处理好图书馆的各项工作，期工作范围相当广泛，起着承上启下、沟通内外、联络各方的桥梁和枢纽作用。图书馆办公室是各种文书处理和公文来往的集散地，是领导机构制定决策的勤务兵，是图书馆领导召集会议的具体组织者，因而可以说高校图书馆办公室工作是一项综合性的工作。办公室工作的这种综合性特征，决定着大事要事需积极参与、小事需妥善处理，工作必须有全局观念。

2.服务性

图书馆办公室不仅要为图书馆领导决策提供全面、准确的资料，配合图书馆领导做好会务、接待等各项工作，而且也要为图书馆各业务部门服务，为全体馆员服务；为各部门提供办公所需用品和设备维修服务，为全体馆员做好各种后勤保障服务，确保各业务部门工作的正常开展；还要与读者（用户）打交道，解决馆员与读者（用户）之间的矛盾及读者的各类投诉等。作为高校图书馆的一个窗口部门，办公室工作人员要做到嘴勤、腿快，事事想在前面，做在前面，热情地接待，周到地服务。其中为领导服务，为决策者服务，为全局服务是办公室工作的最大特点。为领导决策提供依据，就要求办公室开展经常性的调研活动，提供必要数据和信息，做好形势和动态的定性、定量分析。

3.规范性

高校图书馆办公室工作规范，是对高校图书馆办公室各项工作制度、内容、程序、方法、标准和要求等所做的一种定量/定量与定性相结合的统一规定和规则，是科学管理办公室工作的依据及应达到的要求，是图书馆办公室工作具体化的形象工程。 办公室管理的规范化有利于克服办公室工作的随意性，制度订立与执行的分离性，可提高图书馆办公室工作人员的时间观念及标准化意识、程序化意识，促发人员的能动性，使工作效率得以最大限度地提高。作为图书馆行政管理部门的办公室，其管理工作暨复杂 又具体，具有多层次、多结构、多目标、多头绪等特点。

4.协调性

图书馆办公室是纵向沟通和横向联系的桥梁和纽带，要处理好图书馆领导与各业务部门之间、图书馆领导与馆员之间、各业务部门与馆员之间、图书馆与读者（用户）之间以及图书馆与学校各职能部门之间的关系。协调好了，办公室各项工作就会“左右逢源”；协调差了，就会影响到某个业务部门乃至整个图书馆工作的正常运转。因此，图书馆办公室要在职能范围内，要善于把握分寸，既坚持原则，又机动灵活；要善于总结和综合分析各业务部门意见，在领导和馆员之间、各业务部门之间、馆员与馆员之间架起一座理解信任、配合协作的桥梁/纽带，致力于形成同轴共转、齐心协力的生动局面。

在做各项协调工作时，要心平气和、平等待人，认真仔细听取有关方面的意见/建议，充分体谅有关各方的难处，对他们面临的实际困难、问题等，及时向有关领导反映并积极配合解决；要利用自己的政策优势、信息渠道优势、及善解领导意图优势，帮助各业务部门出点子、理思路和想对策。协调工作的原则是：统一领导、公平公正、诚心服务、可接受。在开展协调工作时不能主观臆断，要主动同有关各方商量，要营造轻松、愉快的协调氛围，使协调各方在心理上接受，在感情上共鸣，因势利导、循循善诱地使协调各方心悦诚服地听取别人的观点和见解。

5.专业性

高等学校图书馆一般具有较强的专业性，而图书馆办公室需要协助馆长处理业务工作，参与图书馆的各项决策，也服务于各业务部门，因此图书馆办公室工作人员应善于学习掌握图书情报文献信息方面的专业知识，使之能当好助手、当好参谋，为图书馆领导提建议献良策。

6.创新性

泛在信息环境要求高校图书馆办公室工作人员克服工作简单化、程式化，陈旧保守的思想，树立创新发展理念，积极探索新路子，勇于改革创新，优质高效地为图书馆发展提供决策支持，为各业务部门协调地工作提供有力保障，为读者（用户）服务工作提供井然有序的支持性条件。只有改革创新才有发展动力，创新是事业发展的正能量。在高校图书馆的各项工作中必须强化创新意识，要对新事物、新方法、新经验有高度敏锐地洞察力和接受力，大胆冲破传统思维模式，积极探索新的发展路子。不断总结经验、教训和完善提高，建立起科学且行之有效的工作机制，大胆创新，应用新生事物于工作中。创新服务，要综合考虑高校图书馆的发展趋向，树立以人为本的管理理念及以读者（用户）为中心的服务理念，积极主动地为图书馆领导提供决策性信息。

7.高效性

图书馆办公室的工作职责范围决定了办公室要处理大量重复性的事务性工作。大量的事务性工作是图书馆办公室工作中绕不开的重要工作事项。图书馆办公室人员不得不从牵涉范围广、工作事项既具体又繁杂的事务性工作中找出实现最佳工作效率的方式、方法、途径。图书馆办公室工作要力求高效，高效是人们追求的最佳目标。建立工作目标，实施目标责任制，实现量化与定性相结合的考核模式，把责任与目标有机地结合起来，变压力为动力，是提高图书馆办公室管理效能的最有效途径之一。树立良好的工作作风：①严格按上级的方针、政策和法规办事，遵纪守法的作风。②全身心地为图书馆领导、各业务部门、馆员及读者（用户）服务的作风。③调查研究、实事求是的作风。妥善协调好图书馆内各部门之间、图书馆领导与部室主任之间、部室主任与馆员之间、馆员与读者（用户）之间以及图书馆与学校之间等的关系，是提高图书馆办公室工作效率的一个侧重面。关系协调好了，可在机构内形成一个衔接严密的系统、一个有机体系，进而有效地遏制1+1

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近年来，为了让图书馆更好地为素质教育服务，我省继续加大对中小学图书馆建设方面的投入，狠抓图书馆软硬件建设，努力推进中小学图书馆现代化建设，极大地改善了我省各地中小学图书馆的使用状况，取得了较好的效果。

记者从甘肃省教育装备办公室了解到，截至目前的最新数据显示，全省建有图书馆（室）的学校共有10384所；共有阅览室6102个，其中电子阅览室718个；藏书室11071个；资料室2704个；使用总面积达802，930平方米。全省中小学图书馆藏书总计7千余万册，其中中学3800余万册，生均达到19.34册，小学3300万余册，生均达到15.73册。

据甘肃省教育装备办公室的工作人员介绍，为进一步加强全省中小学图书馆软硬件建设，促进我省中小学图书馆发展，更好地服务教育教学工作，甘肃省结合全省中小学图书馆建设的实际情况，制定了《甘肃省中小学图书馆（室）管理办法》。《办法》中明确规定了：“图书馆工作是学校工作的重要组成部分，也是考核学校的一项重要指标，学校应该加强对图书馆（室）的领导和管理，要有一名校长分管图书馆工作，建有图书馆的学校，要实行校长领导下的馆长负责制。”

记者从甘肃省教育装备办公室实验图书管理科2012年4月份的综合统计报告中看到，上年度全省中小学图书购置经费总计1.6亿元，其中财政拨款达1.1亿元。在图书馆建设过程中，政策引导是关键，财政投入是基础。近年来，在省教育厅的领导下，各级教育行政部门高度重视中小学图书馆建设的工作，统筹规划落实经费。装备办工作人员告诉记者：“为了适应各学校教育教学需要，各级教育行政部门努力加强中小学图书馆（室）的图书配备工作，在每年的教育经费中按照一定比例设立图书专项经费，同时，多渠道筹措图书经费，大力提倡积极鼓励社会和个人捐资献书，以保证各学校图书馆每年更新和增添图书的需要。”