档案信息论文范文

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二、促进医院图书档案信息化建设的对策

2.1正确认识并提高领导的重视程度，加大投入

随着医院的发展，图书档案管理的规模也不断扩大，工作人员所要面对的信息量也大大的增加，传统的手工管理与实体管理已经不能满足现代化发展的需要。因此，医院必须加强员工对图书档案管理现代化的认识，首先要不断的提升员工自身的素质，员工作为医院发展的最重要的因素，其素质的提高直接关系着医院的未来；其次要在医院建立起和谐、温馨的工作环境，只有在一个良好的环境中，员工才能真正的投入到工作中去，并真正的做到为医院服务；最后，医院也要给足提供档案信息化建设的经费，众所周知，医院的发展与资金一直挂钩，只有有了足够的资金，才能真正的提高医院的办事效率，从而不断的促进医院的发展。总之，在促进医院图书档案信息化建设的过程中，领导的重视是关键，加大投入已获得足够多的网络设备是基础。

2.2不断加强工作人员的信息化建设意识，完善网络信息技术知识

在医院图书档案信息化建设的过程中，员工发挥着异常重要的作用，因此，必须充分发挥工作人员的作用，努力的实现档案管理的信息化，本文从以下几个方面论述如何加强工作人员的信息化建设意识。首先，在医院内部，要积极的转变员工的传统观念，进而推动档案信息化建设的进程；其次，医院还要不断的加强工作人员技术方面的学习，只有拥有超强的技术，才能在工作的时候得心应手；最后，由于信息化内容的不断变化，医院必须培养出一批全能的工作人员，以适应档案工作管理的新要求。近年来，网络得到了飞速发展，在医院图书档案管理中，网络已经成为促进其发展的必不可少的因素，完善网络信息技术知识，是医院、员工的共同心愿。除此之外，还要建设一个比较完备的信息管理及共享系统，实现档案管理的统一化协调管理，使档案通过网络信息技术能够被人们广泛的应用。

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二、计算机信息技术在城建档案管理中的应用

1．促进了城建档案管理工作的系统化发展

在计算机信息技术运行下，计算机信息系统可以对城建档案的所有资源和数据信息进行综合统一，能够涉及城建档案资源管理的总的全部的范畴。更为关键的是，使用先进的城建档案管理系统软件，可以实现生产系统和财务系统两者的有机联系，在系统集成作用下确保了资源数据的统一。因此，从这一层面上讲，计算机信息技术的应用可以充分地实现城建档案管理的系统化发展。

2．提高了城建档案管理工作的精细化程度

计算机信试析计算机信息技术在城建档案管理中的实施要点文/吕艳萍息技术是社会发展的先进技术，主要的工作形式是按照电子化、信息化、网络化的特点进行的。因此，它在城建档案管理中的应用是在电子技术的支持下，把档案资源按照电子数据的形式进行合理分类保存。

3．扩大了城建档案的资源开发范围

传统的城建档案管理资源的开发，主要范畴是在已有的图文资料和比较容易获得的小范围资源的基础上开展的，这主要是因为在资源的存储以及传输技术上存在不足。在现代计算机信息技术的条件下，可以构建出一套强大的城建档案信息管理系统，不论是在时间上还是空间上，城建档案管理都会有较大的突破，而且还可以提高城建档案的服务质量以及其所发挥的效用。

三、城建档案管理的计算机信息技术条件

1．设备的配置方面

实行计算机信息技术，就必须要有完善的相关设备的配置。在整个系统中，最基础的配置设施就是软件、硬件系统，它是城建档案信息化管理不可缺失的基本构成要素。软件方面主要包括数据管理、编制排版、检索查询、实体管理、安全保密以及系统的维护等功能，而且一定要能够涵盖城建档案管理的接收、整理、保管、利用、鉴定以及统计等部分；软件系统要有一定的实用性、通用性和可扩展性；在硬件方面主要有计算机和必要的网络周边设备、打印机、扫描仪、照相机等部分。这样可以充分地满足网络化和数字化模式的城建档案管理服务的日常需要。

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由于企业档案信息安全保障技术是近年来才被广泛应用的，对于企业档案馆来说，档案人员的信息安全意识和技术水平有限，加之各个档案分室的人员年纪偏大，接受能力和操作水平有限，这也是企业目前亟需解决的问题。人才是档案信息安全保障建设的重要因素，档案管理人员信息安全意识的强弱，现代化设备操作水平的高低，责任感的强弱等都会对档案信息安全产生影响。可以想象，一个专业技能匮乏、责任感缺失、安全意识淡薄的档案管理人员，无疑会使档案信息安全如同置于一个无人防守的阵地，而被“敌人”不攻自破。

2.法制不健全

对于本企业来说，档案信息安全建设刚刚起步，企业档案信息安全方面的管理制度相对比较少，还需要在工作中不断加强管理，制定各种管理制度，这样才有利于实施档案信息安全管理。

二、企业档案信息安全保障体系建设的措施

档案信息安全简单地说就是档案信息内容完整、可控，未被破坏和未被非法使用者知晓使用。档案信息安全包括档案实物信息安全和档案信息管理系统安全两个方面。

1.保证档案信息的物理安全

物理安全策略的目的是保护电子档案存放介质、计算机系统、网络服务器、打印机等硬件实体和通信链路免受自然灾害、人为破坏和搭线攻击。首先，通常情况下，电子档案存储在磁、光介质上，这样就必须创造一个适合于磁、光介质保存的温湿度环境。其次，确保电子档案内容具有严谨的逻辑性。采用最新技术与方法，保证电子档案内容、格式、编排上的一致，并采用先进技术加以转换，保证电子档案的原始性。再次，要保证保存电子档案的计算机系统有一个良好的电磁兼容环境，建立完备的安全管理制度防止非法进入计算机控制室和各种偷窃、破坏活动的发生。物理安全策略是电子档案信息安全的前提，如果得不到有效保障，那么整个档案信息安全也就无法实现。

2.密切关注计算机技术的发展方向，确保档案信息管理系统安全

(1)档案信息管理系统软件要安全可靠系统软件必须要通过测评与审批方可投入使用。要学会运用多种先进的信息安全技术，档案信息安全技术不仅涉及到传统的“防”和“治”的技术，而且已经扩展到网络安全技术和数据安全技术等多种现代信息新技术。要学会运用网络安全技术，如访问控制技术、防治病毒技术和安全检测技术等。一是在防控技术方面可以设置入网访问控制和网络的权限控制，使内部网与互联网之间物理隔网，可以对访问者进行身份鉴别，主要是用户名的识别与验证、用户口令的识别与验证、用户账号的缺省限制检查，同时也可以很好地控制网络非法操作。二是运用防治病毒技术，及时在电脑上安装杀毒软件，定期升级杀毒软件，定期查杀病毒，不使用来历不明的U盘、光盘，不安装不明软件，以控制病毒的入侵。三是运用安全检测技术，对计算机网络所接入的服务器进行监视，同时在计算机中安装入侵检测系统，对电子档案信息进行监控和保护。

(2)运用数据安全技术档案信息安全最重要的是数据安全，这样才能保证档案信息的完整，有效避免被修改、泄漏等。企业应建立数据信息网络存储中心，采取数据集中或双机备份等方式规避风险，提高数据存储安全度。一是采用数据备份管理制度，确保数据的安全。可通过在线备份管理的方式，并根据实际情况采取近线存储与离线存储相结合的方式进行数据备份。为计算机系统配置多个磁盘、硬盘、硬盘阵列等，组成海量存储器，用以解决容量不足的问题。服务器端应及时安装操作系统及数据库系统补丁程序，修补系统安全漏洞，提高系统安全性。二是采用密码技术，对所有电子文件进行归档管理时应设置相应的密码。对于有密级限制的电子档案，为防止泄密，应该使用加密技术，防止被他人截获或篡改。

(3)保证网络安全网络安全保护主要是针对计算机网络及其节点面临的威胁和网络的脆弱性而采取的防护措施。网络安全保护是档案信息安全保护的重要内容。电子档案信息的优越性之一表现在它能实时通过网络畅通地提供给在线异地用户使用。因此，网络安全成为保障用户真实有效地利用电子档案信息的关键所在。确保网络安全的主要方法是采取物理隔离、防火墙以及身份认证等安全技术。防火墙技术是实现同外网隔离与访问控制的最基本、最流行、最经济也是最行之有效的措施之一。

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1.1加强电子档案的同步管理

首先应当加强针对电子档案的专项的同步式管理，加强管理手段和相关政策制定的健全程度。在实践的档案和相关技术文件收集过程之中还应当加强对档案的存储和管理，对于一些原件，也应当进行妥善的保管，虽然电子档案的相关技术当前发展相当先进,但是需要注意的是网络环境并不是非常的安全，所以如果出现有电子档案受到破坏的情况，则会带来巨大的损失。所以，还应当加强档案信息安全管理的同步管理控制，同步的建设相关措施，严格的进行项目的审核与研究，同时还应当在技术的发展过程之中增强资金的投入力度，依靠技术的支持，依靠规范化的管理和运行，这样可以在最大程度之上降低网络环境不安全性所带来的不良影响，使得档案信息安全管理和保密技术的发展真正意义上发挥出应有的效应。所以，还应当加强对档案信息安全管理工作的分析。需要注意的是当前档案信息安全管理是相关项目建设的重点和难点，在实践的工作之中应当结合传统工作的经验，认真的进行归纳和总结，并且树立起良好的工作意识和思想观念，最鲶使得档案信息安全管理的发展进入到一个崭新的阶段之中。不断的加强对原始数据信息的积累，实现档案信息安全管理工作的改进和相关项目的完善。对于相关技术文件，还应当进行一定程度上的修改和补充，常见的诸如工作档案以及人事档案等等，在存储的过程之中应当严格的遵循方便后期修改的基本原则，而对于一些合同性的文件，则应当保证其存储格式的科学性，保证后期查阅资料的方便与快捷，这一点是当前档案信息安全管理的基本原则。

1.2健全档案信息安全管理相关制度和规定

除了上述分析到的电子档案的同步管理之外，在实践之中还应当充分的结合现有的资源情况制定出健全并且完善的档案信息安全管理控制制度，以保证工作的开展可以真正意义上达到有章可循的标准。需要注意的是网络环境的完善需要实现制度和法规的健全，所以还应当建立起一个完善的信息控制系统，对其中的各个子系统以及资源等进行全面的完善，同时还应当保证相关政策和制度的制定可以充分的符合当前网络环境的基本状况，保证工作幵展的健全程度和制度制定的完善程度，构建出一个和谐的网络技术环境。最后还需要注意的是针对档案信息安全管理相关制度和政策的完善还应当加强信息技术、信息人才以及相关投资方面的建设，在当前的环境之下，网络是一个相对开放的平台，所以应当加强其中相关条例的制定。在实践的工作幵展过程之中不仅应当结合当前工作的基本趋势，提出计算机信息系统保密技术的防范措施，同时还应当对今后的管理方案和管理的政策等进行研究，旨在更好的促进实践工作的改革。而在信息技术的安全层面之中也应当保证政策制度的制定者可以结合安全管理的现状，制定出可行的措施方案，只有这样才能够真正意义上建设出安全的、和谐的、可靠的、稳定的网络技术环境。

1.3加强档案信息安全管理中的保密工作

加强保密工作是真正意义上促进档案信息安全管理水准持续改进的关键点。在实践的网络工作过程之中不少档案是可以进行浏览的，常见的诸如个人简历以及人事档案等等，但针对公司项目档案或保密档案等应当充分的结合我国保密法之中的相关规定，进行有效的加密，因此应对档案进行分门别类，进行专项的技术管理，同时还应当设置工作的标准化方案，以保证档案信息安全管理的基本的保密性。此外针对档案的保密程度也应当进行严格的而划分，一些较为贵重的档案资料应当避免进入到网络之内，最后，结合档案信息安全管理的保密程度不同，还可以釆取不同的安全标准化协议，以达到最佳的控制和管理的效果。

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我国已进入文化创意历史时期，档案信息管理创新对于文化创意有着重要的基础作用和助推作用。

档案资源是国家信息资源的重要组成部分，如何利用现代信息技术，特别是数字化网络技术，实现文化创意实现深层次开发，是国家信息化建设给档案行业所提出的新课题。因此，加快档案信息系统化建设和管理就成为摆在我们面前的当务之急。

一、档案信息化是文化创意的基础

信息化包括六大要素，即信息资源、信息网络、信息技术应用、信息产业、人才培养及信息政策法规。从这个意义上说，档案信息化就是指档案信息数字化、网络化和自动化，从这个意义上说，档案信息化就是指档案信息数字化、网络化和自动化，即在档案收集、整理、编目、检索和利用等各方面通过广泛应用现代信息技术，全面开发档案信息资源，加快实现档案管理现代化的进程。承担着人类“记忆”功能的各类档案，是政治、经济、文化等各项社会活动的原始记录，是知识的积淀、智慧的结晶的阶梯。它根植于人类社会的方方面面，产生于政府行政、军事指挥、经济筹划、生产建设、社会治理、科技文教等各项活动。无论文化创意多么富有含金量和创新性，没有这些学习资源的积累，再有能力创意与策划者都是无源之水、无本之木。所谓长期积累，偶然得之，就是如此。

档案信息内容的广泛、多样、丰富和本源性、回溯性和连续性等特征，在文化创意的思维活动中有着独到的作用。档案翔实地记录着不同的历史时期对社会具有保存价值的事实或数据、经验或教训、科技发明或理论构想，构成信息社会政治、经济、科技、文教等活动赖以继承、发展和创新的知识背景。它,与电台、电视台、报社、出版社、情报所、图书馆等各种信息生产、贮存、传播的单位一样，是知识经济时代不可缺少的、十分重要的信息源单位，具有特殊的战略价值。

我国即将迎来文化创意产业的期，加快档案信息系统化建设和管理，对于文化创意不仅具有基础性的支撑作用，同时，还具有创新意义。

二、档案信息资源管理创新是文化创新的需要

总书记在党的十七大报告中，提出了推动文化大发展、大繁荣的崭新课题，意义重大，令全国人民振奋，令世界华人鼓舞。十七大政治报告用了相当的篇幅论述文化发展问题。“文化软实力”、“文化创造活力”、“文化生产力”、“文化产业群”等新名词频频闪现。报告提出，弘扬中华文化，建设中华民族共有精神家园是当今社会的一大主题。世界已经进入文化产业时代。以十七大为标志，我国已进入了文化创意产业这一新的历史时期。文化创意产业已经成为我国支柱性产业之一，为了使文化创意产业更好的发展，迫切需要相应的理论跟进和指导，文化创意的特征和规律的研究具有理论价值和实践价值。为了更好地为文化创意产业服务，我们有必要加强文化创意产业的基础理论建设，也就是说，作为文化创意基础建设的重要组成部分的档案信息创新，也将有提到议事日程。

创意产业是以文化发展经济为理念的，依靠的是文化资源优势，使人文资源和文化优势成为新的经济增长点。文化是发展创意产业的灵魂。离开文化，创意产业如同没有灵魂的躯壳。文化创意是对文化资源创造性的开发和利用，是文化对经济社会发展渗透力、影响力的挖掘和拓展。高校既是培养高素质人才的重要基地，也是先进文化的创新基地和重要辐射源。高校作为社会文化、科学的中心，既是人类文化集中传播的地方，也是新文化的诞生地。图书馆、档案馆等均为创意活动提供了良好的基础平台。

另外，文化创意产业历史时期，历史地把包括档案信息资源在内的与信息业相关的行业、部门置于基础的战略地位，为带动行业素质的提高和行业整体水平的全面进步，必然赋予档案行政管理工作创新的任务和职责，档案工作由于在文化创意历史时期的新的使命，档案信息工作的创新任务就凸现出来了。

三、为文化创意产业提供优质的信息资源的对策

现代社会在信息资源开发的广度和深度、时间与空间上带来规模化效益。因此,文化创意，无疑给传统的信息行业带来了全新的视角，档案、图书及其他文献的存在形式和传播方式,导致信息行业必须为文化创意提供准确、新颖的优质信息资源。

从目前的情况看，网上信息是档案行政部门管理、指导、监督工作的“盲区”和“真空地带”。从档案信息资源为文化创意产业服务的要求出发，档案行政部门应尽快行使对网上档案信息管理的职能，加快建立档案信息资源网,实施对网上信息资源的创新，用以适应时代的需要。

要加快实现档案信息自动化系统和标准化、规范化建设。目前，主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。随着文化创意产业的蓬勃发展，档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。并且一定要创新。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设的创新，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

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一、档案管理改革新模式含义

这种模式是在市场经济条件下建立的一种新模式，与市场经济的发展和社会信息化程度密切相关，所以它应是一种社会化、开放式管理模式。这种模式的含义有以下四点。

1.1人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性

市场经济的建立，产生了多种经济组织形式，这有利于人才的吸纳、流动，但与旧的人事制度发生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制应运而生，人事管理变成了一种社会化的活动，因此，作为人事管理重要组成部分的人事档案工作，也必然具有这种社会化的性质。从管理机构来说，不像计划经济时代仅有各单位内部人事档案管理机构，只收集管理本单位人事档案，市场经济条件下已建立了具有较强社会性的人事档案管理机构，如各省市人才市场建立的人事档案管理机构，这种机构不是管理本单位人事档案的机构，而是面向社会，其管理对象包括该社区范围内所有流动人员的人事档案，其服务对象更具有社会性，可以为整个社会提供人事档案服务。

1.2人事档案来源的广泛性和内容的复杂性

人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性，决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使，该机构人事档案来源单一，仅限于本机构人员，内容也较简单；而社会化的人事档案管理机构，其来源要广泛得多，可以来自该社区范围内各类人员，又由于每类人员身份不同，集中起来显得人员复杂，其档案内容也非常丰富多样。

1.3利用者对人事档案需求的多样性

市场经济的发展离不开人才，无论是外资、合资、国有企业招聘新的管理人才、技术人才，选拔合格或优秀人才，还是考核、任免、招聘国家公务员以及大中专毕业生社会就业，都不会忽略人事档案的利用。利用者类型、利用用途的多样性，导致对人事档案内容、载体、传递方式等方面需求的多样性；也使得人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围，不仅组织上需要，而且许多个人也需要，那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案，经常会被组织和个人查阅利用，但它们的要求不完全一样，呈现出多种多样的需求。

1.4人事档案管理方式和服务方式的开放性

市场经济的建立，减弱了人事档案政治化、神秘化的程度，与此同时，信息技术和因特网的飞速发展，改变了人事档案管理和服务方式。可以采用现代化管理手段与方式管理人事档案，还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放式的交流模式。

二、档案管理改革新模式特点

2.1人事档案社会化开放式管理模式，是市场经济条件下的一种新模式

市场经济条件下的新模式，与计划经济时代传统人事档案管理模式有所不同。传统模式中，人事档案是由各单位内部组织人事机构分别管理，比较封闭和内向，在过去人事管理中起到了重要作用，在今天也还有一定的适用范围。但这种模式不应成为现代人事档案管理中唯一的模式，而应更新、改革旧的模式，建立新的模式，社会化开放式人事档案管理模式就是一种新的模式，是对现代人事档案管理模式的补充。

这两种管理模式处于并存发展阶段，各有利弊。传统人事档案管理模式对人事档案的保密、保护，方便本机构使用具有优势，但过于封闭，利用面不广，实行规范化、网络化管理难度较大；新的管理模式服务面广，便于社会各种机构和人员利用，易采用现代化、网络化管理方式，但存在易泄密、丢失等问题。我们应充分发挥两者优势，克服各自弊病，使人事档案管理模式更加充实与完善。

2.2人事档案社会化开放式管理模式目前主要适用于流动人员人事档案管理

由于流动人员是辞职、辞退、脱离原单位和没有工作单位的科技人员、管理人员等，其档案与一般人事档案比较而言，具有一定特点，因而在管理模式与方法上也应有所不同。

流动人员一般没有固定的单位、工作变动较大，与原单位没什么联系，他们的人事档案由县级以上政府所属的人才交流中心管理，这种机构具有社会性、开放性和市场性的特点，适用于社会化、开放式档案管理模式。但有的人才市场还不规范，在流动人员人事档案管理中还存在不少问题，有待进一步改进。

2.3社会化开放式管理模式预示着更大范围内人事档案管理的一种方向和发展趋势

即将到来的21世纪，是一个更加开放的社会。知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才流动的数量与质量会逐步增强，在更大范围内实行社会化开放式人事档案管理模式将成为可能。

今后我国政府机构改革的幅度和力度将进一步加大，机构庞杂臃肿、人浮于事的现状将得到整治，精简机构、合署办公、联合办学的大口径管理方式将被采用，每个小单位自行管理人事档案的模式将被取代。同时，政治体制改革的深化，会使政府对人事管理逐渐淡化，人才将成为一种没有任何政府色彩的产业，人事档案社会化开放式管理模式可能成为一种通用的管理模式。

企事业职工、科研人员及教师等类人事档案的内容大多是关于其业绩、专长、爱好等经历经验的记载，值得保密的内容不多；同时，这些人员“干部本位”思想逐渐淡化并趋于消失，政治身份级别看得并不重要，特别是企业破产、兼并出现之后，企业干部任用上出现招聘厂长、经理，企业干部自己可自由择业，教师和科研人员可转岗下岗，企事业单位的干部、职工、科研人员变动日益频繁，构成逐渐复杂，不可能也不必要严格按照干部、职工等级由组织人事部门分开管理，完全可以实行社会化开放式管理模式。

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一、档案管理改革新模式含义

这种模式是在市场经济条件下建立的一种新模式，与市场经济的发展和社会信息化程度密切相关，所以它应是一种社会化、开放式管理模式。这种模式的含义有以下四点。

1.1人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性

市场经济的建立，产生了多种经济组织形式，这有利于人才世界秘书网版权所有,的吸纳、流动，但与旧的人事制度发生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制应运而生，人事管理变成了一种社会化的活动，因此，作为人事管理重要组成部分的人事档案工作，也必然具有这种社会化的性质。从管理机构来说，不像计划经济时代仅有各单位内部人事档案管理机构，只收集管理本单位人事档案，市场经济条件下已建立了具有较强社会性的人事档案管理机构，如各省市人才市场建立的人事档案管理机构，这种机构不是管理本单位人事档案的机构，而是面向社会，其管理对象包括该社区范围内所有流动人员的人事档案，其服务对象更具有社会性，可以为整个社会提供人事档案服务。

1.2人事档案来源的广泛性和内容的复杂性

人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性，决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使，该机构人事档案来源单一，仅限于本机构人员，内容也较简单；而社会化的人事档案管理机构，其来源要广泛得多，可以来自该社区范围内各类人员，又由于每类人员身份不同，集中起来显得人员复杂，其档案内容也非常丰富多样。

1.3利用者对人事档案需求的多样性

市场经济的发展离不开人才，无论是外资、合资、国有企业招聘新的管理人才、技术人才，选拔合格或优秀人才，还是考核、任免、招聘国家公务员以及大中专毕业生社会就业，都不会忽略人事档案的利用。利用者类型、利用用途的多样性，导致对人事档案内容、载体、传递方式等方面需求的多样性；也使得人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围，不仅组织上需要，而且许多个人也需要，那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案，经常会被组织和个人查阅利用，但它们的要求不完全一样，呈现出多种多样的需求。

1.4人事档案管理方式和服务方式的开放性

市场经济的建立，减弱了人事档案政治化、神秘化的程度，与此同时，信息技术和因特网的飞速发展，改变了人事档案管理和服务方式。可以采用现代化管理手段与方式管理人事档案，还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放式的交流模式。

二、档案管理改革新模式特点

2.1人事档案社会化开放式管理模式，是市场经济条件下的一种新模式

市场经济条件下的新模式，与计划经济时代传统人事档案管理模式有所不同。传统模式中，人事档案是由各单位内部组织人事机构分别管理，比较封闭和内向，在过去人事管理中起到了重要作用，在今天也还有一定的适用范围。但这种模式不应成为现代人事档案管理中唯一的模式，而应更新、改革旧的模式，建立新的模式，社会化开放式人事档案管理模式就是一种新的模式，是对现代人事档案管理模式的补充。

这两种管理模式处于并存发展阶段，各有利弊。传统人事档案管理模式对人事档案的保密、保护，方便本机构使用具有优势，但过于封闭，利用面不广，实行规范化、网络化管理难度较大；新的管理模式服务面广，便于社会各种机构和人员利用，易采用现代化、网络化管理方式，但存在易泄密、丢失等问题。我们应充分发挥两者优势，克服各自弊病，使人事档案管理模式更加充实与完善。

2.2人事档案社会化开放式管理模式目前主要适用于流动人员人事档案管理

由于流动人员是辞职、辞退、脱离原单位和没有工作单位的科技人员、管理人员等，其档案与一般人事档案比较而言，具有一定特点，因而在管理模式与方法上也应有所不同。

流动人员一般没有固定的单位、工作变动较大，与原单位没什么联系，他们的人事档案由县级以上政府所属的人才交流中心管理，这种机构具有社会性、开放性和市场性的特点，适用于社会化、开放式档案管理模式。但有的人才市场还不规范，在流动人员人事档案管理中还存在不少问题，有待进一步改进。

2.3社会化开放式管理模式预示着更大范围内人事档案管理的一种方向和发展趋势

即将到来的21世纪，是一个更加开放的社会。知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才流动的数量与质量会逐步增强，在更大范围内实行社会化开放式人事档案管理模式将成为可能。

今后我国政府机构改革的幅度和力度将进一步加大，机构庞杂臃肿、人浮于事的现状将得到整治，精简机构、合署办公、联合办学的大口径管理方式将被采用，每个小单位自行管理人事档案的模式将被取代。同时，政治体制改革的深化，会使政府对人事管理逐渐淡化，人才将成为一种没有任何政府色彩的产业，人事档案社会化开放式管理模式可能成为一种通用的管理模式。

企事业职工、科研人员及教师等类人事档案的内容大多是关于其业绩、专长、爱好等经历经验的记载，值得保密的内容不多；同时，这些人员“干部本位”思想逐渐淡化并趋于消失，政治身份级别看得并不重要，特别是企业破产、兼并出现之后，企业干部任用上出现招聘厂长、经理，企业干部自己可自由择业，教师和科研人员可转岗下岗，企事业单位的干部、职工、科研人员变动日益频繁，构成逐渐复杂，不可能也不必要严格按照干部、职工等级由组织人事部门分开管理，完全可以实行社会化开放式管理模式。

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2高校人事档案管理信息化建设存在的问题

2.1信息化管理的意识薄弱长期以来我国的高校人事档案管理工作主要采取的是手工操作模式，对于信息化建设的认识程度不够，其主要表现为：一是高校人事档案的存在比较分散，结合笔者多年的工作经验分析，高校的人事处、教务处以及学生处都存有相关的人事档案，可以说人事档案存放的不统一，不利于档案信息化的构建。同时高校的人事信息收集情况也存在大量的问题，由于当前高校基本实施的二级院校独立管理的模式，造成高校对二级院校的人事档案信息了解不清楚，档案信息收集的不及时对档案信息化系统的构建会产生深远的影响。二是高校的人事档案管理工作仍然处于传统的手工管理模式，并且以纸质形式为主，没有充分的利用计算机技术实现档案信息的数字化。三是高校的人事档案信息化硬件基础相对比较匮乏。经过笔者对多所高校的基础设备调查发现，高校对信息化建设的重视程度还是比较高的，高校档案管理人员配置了电脑、打印机等基础设备，但是扫描仪、照相机的配置率不高，而这些设备的短缺必然会影响人事档案信息化的建设进程。

2.2人事档案信息管理系统功能性比较差信息技术的不断发展为高校人事档案信息系统发展提供了重要的平台支撑，基于信息技术的不断发展，各个高校基本上都建立了人事档案信息管理系统，但是就这些信息管理系统的运行效果看，其还存在不少的问题：一是高校档案信息管理系统应用的数据库比较简单，造成不能及时的对一些数据进行处理，影响人事档案的工作效率；二是人事档案管理系统的应用性比较差，很多院校的管理系统没有建立开放式链接功能，造成人事档案管理系统的利用率比较差，比如信息管理系统应用的程序比较滞后，其不能兼容原始档案信息，造成人们不能利用信息管理系统查询需要的信息；三是人事档案信息管理系统的建设标准存在滞后性，导致现有的信息管理系统无法兼容一些文件格式。

2.3信息安全保护措施不完善人事档案在某种程度上讲具有保密性，因为人事档案中记载了大量的个人信息，实现人事档案信息化管理就需要面临信息安全的问题，通过采取一系列安全保护措施避免因网络安全而出现个人信息泄露的事件。但是高校在人事档案信息系统应用中往往会忽视安全工作：一是高校的管理者对安全的重视程度不够，意识不到人事信息的重要性，因此他们不愿意在安全防护方面投入更多的资金；二是对人事档案信息管理系统的安全性能的检测、维护等工作落实不到实处，很多计算机网络安全管理人员不严格按照相关的规范对计算机网络进行必要的安全检测，比如不及时根据网络安全漏洞进行系统升级等。

3高校人事档案信息化建设的具体对策

3.1强化高校人事档案管理人员的信息化意识实现高校人事档案管理信息化前提就是要强化人事档案管理人员的信息化意识，提高他们对档案工作的重视程度：一是高校的管理者要具有人事档案信息化建设意识。信息技术的不断发展，构建信息管理模式是新型高校发展的基础与主要趋势，一所高校的信息化建设水平很大取决于高校管理者对人事档案信息化的重视程度，如果高校的管理者具有信息化意识，那么他们就会增加对高校人事档案管理信息化建设的资金投入、制度完善等工作。二是提高人事档案管理人员的信息化意识。档案管理人员是档案工作的具体操作者和使用者，如果他们没有较高的信息化意识，那么无论学校的信息化建设水平多高，高校的信息化工作都不能取得理想的效果。当然高校的工作人员也要具有信息化意识，信息化建设离不开档案信息的支持，如果高校人员不注重对相关档案信息的收集，那么信息化建设也不能取得理想的效果。

3.2建立人事档案网络化管理体系随着网络技术的发展，高校基本上实现了信息化管理模式，高校的网络基本上覆盖了高校的各个环节，高校网络已经融入到日常的教学活动中，因此稳定、全面的网络覆盖率为高校人事档案信息化建设提供了重要的物质基础，为档案管理拓展了网络资源共享平台。首先高校要建立基于档案信息的身份验证系统。高校人事档案管理系统要根据用户的需求建立基于开放程度和开发范围的控制系统，根据级别不同对其授权的范围也要不同，比如对于一般人员只允许其具有查阅相关资料信息的权利，而没有修改、输入相关信息的功能。其次要合理设计人事档案信息资源数据库。数据库的设计要遵循以下原则：规范数据库的命名、控制字段的引用、库表重复控制以及头文件处理等。并且要保证数据库的容量要符合高校的发展规模。最后加强学校内部不同院系之间的人事档案信息共享程度，基于当前高校实施二级院校独立管理的模式，导致二级院校之间的人事档案信息的共享程度不高，因此高校要充分利用网络技术实现人事档案信息的共享。

3.3做好人事档案数据资料的保密工作高校实施人事档案信息管理在给高校的人事档案管理工作带来便利条件的同时，也给高校的档案信息安全产生巨大的威胁，首先系统软件的升级可能造成人事档案电子信息的兼容问题，造成电子信息的不识别，影响用户的正常使用，比如在传统人事档案信息转化为电子数据时，其转化的格式与高校的信息管理程序不兼容，这就导致人事档案信息不被系统所识别。二是加强对高校档案信息管理系统的安全技术防护措施。基于网络环境的复杂性，一些网络病毒、黑客等会侵犯高校的人事档案信息系统，造成相关信息的泄漏或者丢失，为避免此种现象高校信息管理部门要通过设立防火墙、定期升级杀毒软件以及做好加密技术等提高高校人事档案信息管理系统的安全。三是做好人事档案信息管理系统的网络技术，高校的人事管理信息系统要杜绝与社会网络相联，从网络源头杜绝外来不良行为的入侵破坏。

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2）档案管理软件及设备难以满足现代化需求

而且软件管理系统智能化、数字化水平较低，此外，由于缺乏足够的灵活性，难以很好地适应机构调整对于档案管理工作提出的要求，用户查询档案信息的效率较低企业配置的软件应用水平较差，实际管理过程中极易导致重要的档案信息数据丢失。

3）管理软件现代化程度不高

导致档案查询及使用软件过程中出现难以查询，或查询信息错误等状况。由此可见，亟需进一步深化档案管理信息平台的应用，加快构建统一、标准的档案管理信息平台，以解决这些问题。

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1.2信息时代中电子文件所存在的特点。

1.2.1电子文件对于信息具有不可识别的特点。电子文件在对档案进行记录时，一般记录的形式以符号代替，人们不能用肉眼直接进行识别，需要用技术进行解码和分析，可是传统纸质文件中的信息是直接用文字和图片进行记录，可供人们直接进行阅读。

1.2.2信息具有动态的特点。电子文件和传统的纸质档案中有着相同的物理特性，但是形式上存在一定的差异，即阅读和记录的形式不同，储存信息的方式也有所不同，在信息媒体记录下的电子文件和纸质文件存在一定差异，它是根据逻辑的形式建立起来的，用键盘进行存储、修改和记录的操作，按照不同需要完成不同的表述，形成信息化的档案管理模式。

1.2.3信息具有可控性和容易丢失的特点。电子文件相比纸质文件，直接运用计算机对文件档案进行处理和修改，一是为了创新传统的档案管理模式，使档案的整理和分类工作更加便捷和高效，二是由于电子文件极易发生删减、丢失甚至损毁的状况，所以文件的安全性和可靠性低于纸质文件。

2、信息媒体时代对传统档案信息管理带来的挑战

2.1社会环境给传统档案带来的挑战。档案信息管理最开始是为了查阅者提供档案资料，经过专门的管理人员对档案进行管理，使宝贵的资料得以保存，传统的管理模式将纸质档案不被损坏作为保护重点，纸质的保存方法成为了信息化时代中的缺点，管理者除了保护资料之外，还要尽量使资料的保密性得到保证，所以很少有人能接触到这些资料。这样的管理模式虽然有不足，但是对于资料的保护是很有益的。随着信息化的时代出现，使人们对信息的需求量不断增加，为了满足人们的需求，这就需要我们对档案进行管理，这些档案会帮助人们找到自己需要的信息，但是又要保证信息的秘密性，这就对档案管理工作提出了要求，需要将信息化引入到档案管理工作之中，利用网络的方式进行档案的整理和对归档，更好的适应时代变化。在信息化时代中更注重的是档案的分享和传递，这就是信息时代的要求。传统的档案管理方式具有一定的隐蔽性，这和信息化社会的要求不相符，在档案管理中将信息化加入进来，可以大大的满足人们的需要。

2.2社会的信息化发展。人们对于信息化的应用越来越广泛，在各个领域都有所涉及，信息化的应用使我们的生产和生活更加便利和快捷，信息化的普及也逐渐应用到社会的服务领域，社会服务促进档案管理模式不断进行创新，服务信息化可以使用户从被动的地位上升到主动的位置，建立信息化的服务之后，可以直接要求服务部门提供相应的服务，传统的管理模式使用户处于被动的位置，将信息化和档案管理相结合之后，就可以使用户在网上直接获得自己想要的信息。由于社会的信息化发展，使人们的要求变得越来越高，传统的档案管理模式并不会满足人们对于资料的需求，并且传统的管理方式使服务的质量受到影响，为档案管理带来了巨大的挑战。

2.3信息化管理档案方式的出现。随着社会信息化的不断发展，使电子档案应运而生。从信息化的服务层面来看，电子化管理模式对档案管理的创新起到了基础性作用，为档案管理从传统模式转入信息化模式起到了推动作用。电子档案的管理模式产生的影响：第一，将传统模式转化为媒体服务，将电子档案中单一的方式转化为媒体，第二是传统的定期模式转为随时模式，建立了档案之后，客户可以不定时的在电子档案中进行查找资料，第三，可以将专业的服务和休闲服务结合在一起，不管是方案的对象还是查找者所要查找的目的都是不一样的。

3、进行电子档案管理的建议和意见

3.1使思维方式得到转化和更新。电子档案是档案管理中的重要组成部分，但是很多人却将这种方法只是作为档案管理的辅助措施，这样会在不久之后，使档案管理面临危机，电子档案的重要性需要一个漫长的时间来进行建立，并且需要转变传统的管理模式，在纸质档案管理的基础之上，和信息技术相结合建立电子档案管理模式，这样才可以时档案管理更加规范化。

3.2档案管理应依赖科学技术解决档案中存在的问题。很多事例证明：计算机的安全问题无法得到基本上的解决，最为有效的办法是从系统编辑和工作人员的管理中进行解决，使档案管理在技术上得到保障，实施的方法有：一是对电子档案进行物理方面的保护。第一，注意防磁，因为电子档案的空间中存在着很多磁场，应使录磁介质和磁铁表面保持一定的距离。第二，使环境的温度得到控制，最为适宜的温度是18摄氏度，而适合的湿度是百分之四十，第三是防止机械受到损伤。二是建立一套有效的防灾措施。最为有效的措施是建立档案的备份机制，备份机制可以满足多方面的要求。进行备份之后就可以避免物理故障的发生，将软件技术和人工的方式相结合，有效的解决因操作产生的问题，使电子档案形成多层防护模式。三是可以加强保密措施来保障档案的安全性。四是增加密码的保密性管理。密码是信息技术中保密的常用方法，这一方式尤为重要。

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2杭钢档案信息化建设的目标和主要内容

对此，公司办公室在档案馆的改造中启动了信息化建设项目，到目前为止，杭钢已投入合同金额103.7万元用于档案信息化建设。项目在2010年3月开始准备，2011年1月正式启动，2011年10月钢铁主业生产单位及辅助部门的18家二级单位档案管理人员上线操作。并明确提出杭钢集团档案管理信息系统建设的最终目标是：按照总体规划、分步实施的要求，逐步建成一个由现代计算机技术和网络技术构成的跨区域、分布式、多功能、规范化、集约型管理的高效、开放、共享、虚拟、资源丰富的数字化“杭钢档案馆”。2．1阶段目标，2．1．1第一期实现杭钢档案馆和钢铁业二级单位档案信息资源的数字化，包括现有馆（室）藏档案有重点地逐步进行数字化处理，杭钢档案馆和钢铁业二级单位的档案信息管理软件系统接入办公自动化系统，电子文件通过办公自动化网络和光盘等手段和方式接收进杭钢档案馆。档案形成单位和部门可以利用档案信息管理系统或电子载体形式进行电子档案的移交；档案专业技术人员可以利用计算机和网络技术实现档案信息资源采集、分类、整理、编研、提供利用服务和进行档案工作的日常管理；合规用户根据授权可以在网络上实现档案信息资源的查询利用和档案业务咨询。2．1．2第二期实施集团公司在杭单位的档案信息资源数字化管理，并通过网络手段与杭钢数字档案馆信息系统相连接，实现档案信息资源的共享。2．1．3第三期实施集团公司杭外单位的档案信息资源数字化管理，并通过网络手段与杭钢数字档案馆信息系统相连接，实现档案信息资源的共享。2．2档案信息化建设的内容2．2．1基础设施设备建设杭钢集团公司由于公司内网布局已经完备，基础设施的主要内容就是配备与档案信息化建设相适应的支撑软件系统运行和相关档案业务工作的硬件设备。如：工程扫描仪、工程一体机、大型绘图仪、非线性编辑、音视频数据采集转换等设备。目前档案馆已配备了计算机6台、笔记本2台、高速扫描仪（3台）、打印机（2台，其中网络打印机1台）、光盘刻录机（2台）、数码照相机（1台）。为档案信息的采集、交流、交换和档案业务的监督、检查、指导服务。同时在数字档案信息存储管理平台上配备服务器（2台）、存储器（1台）承担档案信息主数据存储管理。在数字档案信息应用平台上配备计算机4台、终端4台：其中档案馆工作人员计算机2台，用于借阅利用和其他管理工作；档案馆用户查询计算机2台（独立连接国际互联网）、终端4台，装载应用软件系统，通过网络连接服务器群，提供在线利用。配备打印机2台、光盘刻录机2台，为用户提供档案信息载体。2．2．2钢铁主业二级单位档案室管理：一是加快现有馆室藏档案整理。按照国家和省档案行政管理部门和冶金系统档案工作标准、规范加快对现有馆室藏档案的整理、整改工作：杭钢档案馆、钢铁业各二级单位、非钢产业各单位需分步完成文书档案、职工档案、会计档案、实物档案的整改，以及完成照片档案、印章档案、科技档案的整理、整改。二是加强档案目录及其数据库建设。现已拥有各类档案管理软件、具备建立档案目录数据库的单位要充分运用计算机技术，加快档案目录数据库建设，并为下一步移植到数字档案馆管理系统做好准备。三是规范电子档案归档管理。集团公司机关各部门要根据公司档案管理规定和要求，抓紧整理移交应归档的纸质或其他载体档案材料；加强对本部门电子文件的积累、鉴定、著录、归档移交工作；职能部门在与外单位签订设计、勘察、监理、施工、设备采购等合同时，要提出在移交纸质档案的同时移交电子档案的要求，其中设计、勘察、设备供应方必须提供电子文件归档。2．2．3电子档案信息的管理和利用目前，杭钢档案馆的电子档案信息管理主要负责对采集到的档案信息进行规范整理、分类、管理，使之有序化。对采集的符合或通过转换使其符合档案管理规范的数字信息及其元数据，根据采集时所带的目录信息，采用《杭州钢铁集团公司档案分类编号实施办法》和《归档文件整理规则》等标准的分类方案将这些数据有序地存储到系统中。截止2013年12月，杭钢档案馆机读目录案卷级3.05万条，文件级19.31万条，集团公司（含杭钢档案馆）机读目录案卷级5.58万条，文件级25.64万条。数字化加工转化集团公司科技档案37547件，集团公司文书档案13046件；钢铁业二级单位科技档案12233件，文书档案馆619件。同时，根据逻辑关系将符合《中国档案主题词表》、《冶金档案主题词表》、《杭州钢铁集团公司公文主题词表》有关要求的主题词和符合《中国档案分类法》、《冶金档案分类法》、《杭州钢铁集团公司档案分类编号实施办法》有关要求的信息分类号组合在一起所形成的一套分类号主题词对照表，系统可以从对照表中自动提取相应的分类号—主题词，完成标引任务。此外，根据档案工作标准对整理立卷的档案或以件为单位整理的档案，进行分类后按不同要求自动编目，提供在线查询和输出为纸质载体。对重要文件和档案信息进行全文采集、转换、识别、压缩、加密、和检索等管理与利用。

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2.档案管理档案信息管理

2.1管理对象不是所有的文件都要进行档案管理，下面几个情况就不能成为档案管理资源：第一，一些不值得保存的档案，统一起来没有形成资源；第二，一份或是多份信息或是馆藏信息同样不能作为档案管理资源；第三，对于一些没有组织、没有顺序的档案；档案信息包括内延和外延信息内容，以及和其相关的设备、人员、资金等，由此可以看出，档案信息资源的概念要更加综合化，比起档案的概念来说。因此，档案资源管理要从长远的眼光和角度去看，重视所包含信息的揭示与开发，并且要打破传统的管理模式，走出单一档案管理部门各自为政的局面。

2.2管理手段档案管理的手段呈现着多元化、集成化的发展特点，管理手段有行政手段、经济手段、法律手段、教育手段、技术手段等。运用信息技术进行档案管理，并且取得很好的效果，主要由于：

首先，由信息技术自身的特点决定。信息技术是先导科学技术中新兴的技术领域，是高技术中的先导技术。它的发展与信息要素的作用在人类社会中日益突现是分不开的。为了开发信息资源，人们利用科学技术广泛地采集分析、处理、利用来自自然界及社会的信息，并积累形成了信息技术。信息技术也就是指运用信息科学的原理和方法研究信息的产生、获取、变换、传输、存储、处理和利用的工程技术，又称信息工程。闭其中主要包括微电子技术、计算机技术、多媒体技术、通信技术、网络技术等。这些技术使得人们在处理信息时得心应手，再加上信息又与人们的生产活动、经济社会生活密不可分，因而信息技术具有极为广泛的适应性和极强的渗透性。它广泛地应用于生产制造、产品设计、办公业务、家庭生活、教育、科研、金融、气象、军事、大众传播等领域。作为与信息要素有直接联系的档案信息资源管理更会受到信息技术的深刻影响和渗透。

其次，由档案信息资源管理的内在要求决定。档案管理是可操控性。档案信息是可以加工和利用的，这也是档案信息资源管理的特征。由于档案信息资源是记录人类生产活动而产生的，人类也可以利用或是加工它。随着信息化社会的到来，科学技术在日新月异的发展，各行业的发展都在借助科技的顺风船进行改革创新，档案管理也不列外。正因此档案信息资源管理利用信息技术的手段进行加工利用，才能将大量的、有利用价值的信息动态的为人所用，丰富了人类资源的财富。建立档案资源信息管理就是为了实现档案信息资源的共享，对所有的资源信息进行整体、统一、管理，最大程度的提高信息的利用管理，因此，档案信息资源管理改革要围绕这一目标进行。实现这一管理目标就要应用大量的计算机技术、多媒体技术、互联网技术，新型技术是实现档案资源信息管理的有效途径，能使信息检索更加的高效，而且信息的储存量大。档案信息资源管理需要利用信息技术，再加上信息技术的适应性和渗透性使得档案信息资源管理与现代信息技术紧密地结合在一起。这将会使档案事业发生根本性的转变，越来越处于无法替代的地位。这是传统档案管理单一化、手工为主的管理手段无法做到的。