档案信息化论文范文

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会计档案是重要的经济档案,随着会计电算化技术的广泛应用,会计档案的产生与保管也随之发生了根本性变化,原来手工记账中的纸质凭证和档案也被电子凭证和数字档案所取代,由传统意思上的档案变为了信息化档案。

1会计信息化档案的特点

1.1会计信息化档案的载体多样性

传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算纸质材料,它是记录和反映经济业务的重要资料和证据。实行会计电算化后形成的会计档案,既保留了传统意义上书面纸质的会计档案,又包括存储在计算机硬盘、光盘等存储介质中的会计数据和相应电算化环境下的财务软件系统等。

1.2表现形式的特殊性

传统的会计档案直观性强,主要以书面纸质形式保存,可以不借助任何技术手段而直接查看会计信息,但记录信息量低,占用空间大,数据查找不便且不容易保管。信息化会计档案,必须在特定的计算机硬件和软件环境下才能使用,对计算机系统的依赖性很强,但记录信息量大,占用空间小,数据查询简单方便且容易保管。

1.3信息处理的便易性

信息化会计档案因其会计信息的数字化,大大提高了会计档案的利用效率,便于会计档案信息的资源共享,但同时也加大了会计档案被篡改、破坏及泄密的风险。

1.4保管条件较高

信息化会计档案存储介质十分精密,电子数据容易因温度、湿度和其他意外情况而丢失,对使用存放环境要求较高。

2会计信息化档案管理中的问题及对策

2.1安全性

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（二）城建档案信息资源管理有待规范。城建档案信息化建设的前提是管理的规范化和标准化。但是，在现实工作中城建档案信息资源的管理还存在一定的不足。例如，在声像档案的保管方面，许多档案馆对已经处理过的数字化电子文件不重视，使得电子文件因空气、温度等影响而受损。同时，由于城建档案在一定程度上实现了信息化。但是这种信息化的档案恰恰是被束之高阁，而并没有真正实现与网络对接，转变为“一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品”。这些管理方面的漏洞对城建档案信息化建设带来了压力。

（三）城建档案信息化建设资金有待投入。城建档案的信息化、数字化建设需要相应的计算机、存储、输入输出等设备，因此需要大量资金投入，这往往超出通常城建档案部门所能承担的范围，再加上有的地方对档案信息化建设不够重视，导致档案主管部门的拨款不足或是不能及时到位，使信息化建设进程缓慢或是不能有效开展信息化建设。

（四）城建档案信息化工作人员素质有待提高。城建档案信息化建设的关键在人。因此要推动信息化建设，工作人员首先要具备现代化网络知识和专业知识，而不能仅仅满足于一般的计算机操作。但从目前看，许多地方的档案人员现代技术水平偏低，缺乏相应的技术人才，尤其是城建档案信息处理复合型人才。因此，尽管有的档案馆引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。同时，随着城市建设的飞速发展，每年城建档案馆接收入馆的档案数量激增，由于目前的相应的工作人员数量有限，在档案业务指导、查询、利用等工作量已经饱和，根本没有时间和精力去顾及档案的信息化工作。

二、加强城建档案信息化建设的对策

（一）积极开发城建档案信息化软件。在工作中，要根据实际情况的需要积极开发适用于城建档案信息化建设的软件技术，建立安全稳定的信息软件系统。在进行信息化处理过程中，要把安全、稳定和保密放在第一位，确保归档的数据和信息不被破坏和损毁。对于档案，要采取严格的安全保护措施，一律不得与网络连接；对于非文件，即使在网上查询，也要采取身份确认、防火墙、数据备份等安全防护措施，既防止别人盗用信息又可以有效地防范计算机病毒侵入造成数据破坏，确保软件系统和和数据的安全。

（二）实现城建档案信息管理规范化。在城建档案信息管理实践中，首先要不断完善城建档案信息化规范体系，建立管理、业务、技术三个层面的操作标准与规范，尽快制定《城建档案信息化管理与操作规范》、《城建档案信息化技术保障细则》等规章制度，为城建档案数字化管理提供制度保障。其次，要适应时代和社会发展的需要，积极探索网络环境下的保护知识产权与保障用户公平使用的办法。再次，要建立城建档案信息化建设评估体系，以评促建、以评促改，通过对城建档案信息化建设与管理的评估来推动城建档案信息管理规范化的落实。

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电子文件信息就是多媒体信息的本质含义，是指通过文本、图像、声音、视频等方式展现出来的信息。计算机系统中包含两种及以上的多媒体信息时，我们称之为多媒体系统。多媒体技术包含媒介和媒体两种要素，可以改变档案信息管理的陈旧性，实现完全的、开放性的计算机管理。

（二）多媒体技术与档案信息化建设的关系

当前，档案建设面临着巨大的机遇和挑战。随着经济建设的脚步不断加快，档案种类和类型的增加，传统的档案管理技术方法以及传播形式与途径已经呈现落后的状态，不能满足社会发展需要。而多媒体技术拥有信息储存量大、形象直观以及传播渠道广等优点，可以为档案信息化的建设带来很大的便利，为档案信息化的管理与建设提供先进的技术和科学的手段，发挥档案信息的最大价值，对于提高档案信息化管理的水平和质量有着推波助澜的作用。

二、多媒体技术在档案信息化管理中的难题

（一）档案信息传输中的知识产权

实现档案信息数字化，以及网络资源的共享是档案建设的最终目的。然而，网络传输这种新的信息传播技术虽然打破了传统的信息传输格局，超越了时间和空间的限制。同时，也为数字化产品带来了侵权的风险。档案是知识产权的表现形式之一，是受到版权保护的。社会的发展让人们逐渐开始重视知识产权，所以档案信息化管理工作务必要注重对著作权的保护。在实际工作中，确定馆藏档案的著作权和所有权人，作品在网络上进行传播之前必须取得著作人的授权，否则未经著作权所有人同意任意使用档案便属于侵权行为。

（二）档案规范化管理的原则

只有制定和实施档案管理的工作规范和标准才能切实的提高档案管理工作的质量与效率，也是实现档案信息数字化目的的现实需要。实现档案信息数字化，必须坚持管理规范化的原则，按照相关的标准对档案进行保管、传送、使用等工作。加强人员的素质建设，实现部门、岗位与个人之间的权责关系明确，避免出现档案保管不完整、不规范及其价值被浪费的情况。

（三）档案信息安全保障体系的建立

安全保障体系对于档案信息化的建设有着关键作用。目前，我国的档案信息安全保障体系不完善，相关的法律规范以及制度不健全。在管理工作中出现缺乏有效的安全技术，健全的管理体制等，给档案信息化建设带来不便。而随着设备和技术软件的发展，从事黑客等网络不法事业的相关组织技术也在进步，档案的安全受到极大威胁。档案信息化管理的概念是动态的，不能以绝对的目光来看待档案的安全性，应该时刻保持警醒，不断的升级网络技术、完善管理体制、更新管理办法以及提高管理人员的素质，以确保信息数据的安全、保证档案信息化建设稳定的前行。

三、多媒体技术在档案信息化建设中的应用

（一）建立档案信息库

以现有馆藏为基础，通过计算机网络技术建立数字化的档案信息库，对信息和数据进行存储和管理。在建立档案信息库之前，必须要做好相关准备：构建一个档案管理的多媒体平台。建设子系统、数据存储子系统以及数字化处理和数字化信息输出子系统，完善档案信息数字化管理系统。使档案的加工、传输和利用等流程成为一个完整的体系，不再独立分散；对于媒体之间工作时间进行控制，需要同步的媒体工作进行同步控制。系统应该满足操作界面的生成、数据库的管理以及添加交互功能的要求，并支持不同应用系统和软件的运行，提供安全的运行环境。还需要对数字化信息系统中的数据进行分类，不同的档案需要采取不同的处理方式、不一样的管理措施，避免一体化带来的资源浪费，提高数据库存储和处理信息数据的工作效率，满足不同用户的不同要求。

（二）信息系统的检索程序编制

档案信息数字化的首要要求就是目录信息的数字化，档案目录数据库能够实现档案资源在数据库中的条理性，是整个数据库建设的基本。首先，要建设一个目录信息的仓库，完善相关的目录数据、专题目录数据以及各类资料文献的目录数据的输入、媒体制作和检索体系，实现准确快速的查找信息数据。其次，建立档案的著录标引和机读目录系统。其中档案的著录标引检索自动化是档案自动化管理的核心，对于档案信息资源的要求很高。要实现档案的著录标引检索自动化，首先要输入大量的数据，以档案著录表现出相关信息数据的主旨和参考价值，注明档案的出处与来源，保管现状等。同时对档案的特性做出分类、选择和登入，为管理人员带来工作便利的同时使用户的查找也更加轻松。建立机读目录可以实现用户在计算机上的检索。将著录的条目信息按照规范标准录入到系统数据库当中，以特定的模型为连线将它们组织串联起来，形成一个个的集合，为档案目录的数据管理提供相关技术基础。

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（一）推进房产档案信息化建设的重要性

当前部分房产档案管理部门尽管都已利用计算机来对房产档案进行管理，但并没有实现完全的信息化，还需要人工来进行整理，而且在保存上还采用的是纸质档案，人工进和查找和计算机检索并存，这种管量方式已经无法与当前新时期房地产发展的形势相适应。作为房地产管理部门，为了能够更好的对房产档案信息进行掌握民，确保权属信息的真实可靠，则实现房产档案数字化已成为必然趋势。所以在当前新时期，加快房地产档案信息化建设，建立一套与当前房地产业发展形势相适应的房产档案信息系统具有极为重要的意义。

（二）推进房产档案信息化建设的紧迫性

目前在我国国经济发展过程中，房地产业具有举足轻重的地位，已成为当前国民经济发展的支柱产业。同时房地产管理部门在宏观经济发展及调控中的地位也日益突出，其责任越来越重。随着房产档案利用率的增加，房产档案被查询、翻阅及复印的次数越来越频繁，这就导致档案原件的寿命在不断的减少，在利用过程中所给档案材料所带来的各种损伤不可避免，所以为了实现对房产档案原始资料的有效的保护，确保为公众提供优质的服务，当前推进房产档案信息化建设具有一定的紧迫性。

（三）推进房产档案信息化建设的艰巨性

目前各个房产档案管理部门，其房产档案的库藏量都十分巨大，这就导致在房产档案信息化建设过程中并不能短期内就能全部完成，这不是一项阶段性的工作，其不仅需要建立与纸质档案一致并同步更新的电子文件复本，而且还需要构建具有超大存贮能力的房产权属电子档案数据库，在进行房产交易、抵押和登记发证业务过程中还需要支持计算机网络的档案生成、电子化查询及调阅工作，从而更好的满足社会对房产档案电子化查询的需求。推动房产档案信息化建设具有一定的艰巨性，所以需要我们在具体实施过程中不断的进行规范和创新，确保房产档案信息化建设的实现。

二、搭建房产档案管理信息化平台

（一）加快房产档案信息采集平台建设

为稳妥做好档案资料物理形态，符合信息化环境和目标的转化，目前数字房产管理共享系统得以开发应用，这是一套能够充分体现房产档案原貌的数据采集整理、扫描录入的数字房产管理共享系统，通过整理录入至系统内，将实体档案案卷利用扫描仪进行图像采集扫描，对历史久远、不宜扫描的纸张采用数码相机拍摄，形成图像数据保存在计算机中，建立电子影像档案。实现图档有机结合，使档案信息组织形式发生本质变化，由原先的纸张上顺序的、线形的方式转变为计算机的直接的、网状的方式，使档案“数据仓库”丰实起来。

（二）稳步推进房产档案信息存储处理平台建设

要实现档案信息化建设，必须要加强数据库建设，因为数据乃档案信息化建设的重要组成部分，是信息资源之所在。数字房产综合信息数据库系统分三层体系架构，分别建立产权产籍综合业务数据库、实物影像数据库、政务综合数据库及图形数据库。房产档案管理系统采用先进的计算机数码成像技术，采用数码影像为基础的全数字化档案管理、集中管理体系下的档案网络化管理手段，实现档案影像信息共享，无纸化的办公体系。把档案管理所有业务全部纳入了微机管理，系统采用简洁的单窗口方式，人性化设计的人机交互界面，易于档案工作人员更能轻松地掌握和维护。

（三）严密布局房产档案信息传输平台建设

建立基于internet的局域网，局域网使计算机把各科室紧密联系为一个有机整体，将各业务管理环节及管理要素在统一的信息平台上相互协作及资源共享，实现信息资源无阻碍传输，利用业已建立起来的房产档案信息库，进行档案的编目、标引，建立自动检索系统，由计算机辅助进行档案的接收、存储、整理、鉴定、库房管理、借阅利用、统计等，实现档案信息传递网络化。建立局域网时，我们充分考虑了网络速度、保密性、安全性、稳定性和可扩展等多方面的因素，构建牢密的计算机安全保障机制框架，采取必要的防范措施，切实做好档案信息数据安全保障工作。