档案管理工作方案范文

时间:2022-04-04 23:45:24

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篇1

以“三个代表”重要思想为指导,树立和落实科学发展观,增强档案工作意识,强化档案监督指导职能,实现依法治档,推动全镇档案工作健康有序开展,为我镇经济、社会各项事业全面发展提供档案信息保障。

二、工作目标

认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、国家档案局第8号令和《省乡镇档案工作管理办法》等有关精神,努力整合全镇档案资源,在镇机关建立“归属明晰、运转协调、门类齐全、结构合理、管理科学、服务高效”的档案资源管理利用新模式,实现档案资源集约化、档案移交正常化、业务建设标准化、管理工作规范化、服务社会优质化的目标,开发和实现档案资源的最大效益。

三、组织机构

领导小组下设办公室:

四、工作目标和要求

(一)第一阶段(5月):加强领导,精心组织。

1、建立创建工作领导小组,及时调整综合档案室成员名单和档案管理网络名单,各办确定一名兼职档案员。

2、召开动员会议。就创建工作统一思想,形成共识。布置档案目标管理任务,明确各办的职责,保证按时保质完成归档工作。

3、业务培训。邀请市档案局业务人员对各办兼职档案员进行一次业务培训,了解档案管理业务知识,为收集和整理档案打下基础。

4、加强宣传。开展一次镇机关工作人员档案知识竞赛,并利用机关会、中层会议等各种形式宣传档案工作。

5、完善档案管理制度。在和各办充分协商的基础上,修订坞根镇档案管理办法和分类方案,并制定各类档案归档范围、不归档范围、档案保管期限表等,并以文件形式下发至各办。

6、按档案管理办法和归档范围做好各类需归档材料的收集和移交工作。由各兼职档案员收集本办需归档材料,在5月底之前统一移交到镇综合档案室。

7、确定我镇编研工作的方向,明确编研材料基础数字汇编、专题介绍、坞根年鉴、重要文件汇编等的主要内容和具体负责人员,着手收集各类所需材料。

8、根据标准,对照本镇实际,列出需要配备的硬件和基础工作用具清单,报主要领导审批(例如:电脑、数码照相软件、除湿机、防盗门、玻璃移门、卷盒卷皮、防虫剂等)。

(二)第二阶段(6—8月):整理归档,抓好落实。

1、根据全宗卷管理规范要求,把所有需要归档的材料按分类方案分别进行整理,不需要归档的材料列一个销毁清单,请鉴定小组统一鉴定后进行销毁,由市档案局同志提供具体指导。如果各办需要分室独立保管的档案,也要根据镇分类方案,按照档案整理标准整理好,并上交一份档案目录到综合档案室。

2、完成档案目录的电脑输入并装订成册,完善近三年来我镇发文文件的电子文档。

3、完成编研材料的定稿清样工作,请有关领导审阅,并提出修改意见并装订成册。

4、对各村居、专业合作社的档案进行集中整理和指导。

5、各类整理好的档案按要求进库房进行排架存放。

6、做好所需有关硬件设施的到位工作。

(三)第三阶段(9月):查漏补缺,准备验收。

1、对照达标细则,对已完成的工作进行认真检查,对不足之处进行再完善。

篇2

医院的档案工作对医院的技术进步和科学研究都有着重要的意义。因此医院对档案工作一直都十分重视。但是随着信息技术的发展,有些医院一直沿用传统的档案工作的管理方法,这种方式不能及时更新已经不能顺应时代的发展。档案工作在工作意识、思路以及人员的综合素质上更新的滞后已经对医院的工作的进度的开展造成了不利的影响。所以在新的时期,创新应该成为档案工作的主旋律。在医院的档案管理工作中,档案工作者要从全新的理念和观念出发,用新的技术手段来完善档案管理工作。只有这样,医院的档案工作才能紧跟时代的发展,在创新中不断进步,为医院的进一步提供更加强有力的支持。

二、当前医院档案管理工作处存在的问题

1.医院对档案管理工作的重视程度不足

在有些医院中,医院的管理者认为档案工作与医院的主营业务的业绩关系不大,所以对档案管理工作的支持力度不论是从资金还是技术的支持方面都明显不足。甚至在有些医院,档案管理工作的硬件设施都不能保障,这些都制约了档案管理工作的发展。

2.医院业务部门对档案管理意识不够

档案的来源主要来自于医院业务部门在日常工作中形成的资料。但是,在目前的医院的业务活动中,医院业务人员在日常的工作对档案的收集和归类不是很重视。在业务工作中,不能经常将资料主动讲给档案管理部门。这样的做法很可能造成重要的文献的丢失。

3.档案管理人员缺乏工作热情

档案管理人员在医院中不属于主要的业务人员,在上级不重视的情况下,档案工作者人员常常被忽略到边缘地带。档案工作人员长期处于这样的地位下就会产生自卑、消极的心理。难以对自己的本职工作产生工作热情。导致档案管理工作处于被动的地位,档案工作很难有更好的发展。

三、强化档案管理工作创新档案的工作方法

档案工作在目前存在的种种困难以及支援发展的问题,想要彻底的解决这些问的存在,最有效的方法就是加强档案管理工作的创新。笔者认为,在医院中,做到档案管理工作的创新主要应该从以下几个方面着手:

1.加强档案管理环境的创新

管理环境是管理工作的土壤,要做好档案管理这项工作,首先要从培育它的土壤开始。要培养良好的管理环境。首先从管理者自身要更新观念,在信息技术飞速发展和广为应用的今天。档案管理者从观念上自觉接受新型的挑战,在挑战中学习新的知识。用新型的科技手段增强档案管理的业务水平。加强管理方式的创新还要加强硬件管理设备的建设,促进管理方式朝着现代化发展。随着医院其他硬件设施的完善,医院的规模的扩大,病人的增多以及病情的复杂化,如果档案管理设备没有及时更新,档案管理的工作会变得十分困难以及很容易出现疏漏的问题。所以档案管理室也要加快建设现代化设备的步伐。与此同时,更应加强对档案管理工作人员的计算机基本知识技能的培训,帮助档案管理人员更熟悉的运用现代信息技术来对医院的档案进行更好的管理。

2.加强档案管理系统的创新

医院的档案管理要想有良好的发展,除了创建良好的档案管理环境之外,还要建立一套完善的管理系统,创新管理系统的管理方式。首先,从技术层面来说,我国的档案管理最先进的管理体系就是IS09000质量管理体系。医院的档案管理工作可以参照这个管理体系的一些标准,甚至将这套体系直接应用于医院的档案管理系统也是完全可行的。这套系统的建立,能够帮助医院的管理工作更加正规、科学。除了在技术层面上的引进,其次,要建立一套完善的规章制度来对档案管理工作中的具体操作进行硬性规定。减少档案处理的随意性。将档案的日常工作纳入到医院工作议事日程,让档案的管理工作走向制度化的道路。最后,对档案管理体系的创新还要创新管理手段,运用现在发达的网络技术,对档案进行集中统一的保管。

3.加强服务工作的创新

篇3

1 房地产档案管理的重要性

1.1 房地产档案是政府进行管理与决策的依据

处于现代社会的人们已经完全脱离了传统的靠直觉和主观意愿进行判断的思维方式,科学技术的发展使得人们有条件对于事物做出准确的判断和决策,这也使得人们开始重视事前决策资料的收集。对于政府而言,当需要管理和决策城市的建设和规范问题时,需要用到尽可能丰富的房地产信息,这些信息能够帮助管理者和决策者学习以往房地产开发管理中的经验和教训,加大对房地产开发的历史和现状的了解,帮助其作出符合客观实际的判断和决策。

1.2 房地产档案是拥有者合法性的证明

参照我国相关法律的规定,房产证书和房地产档案是证明其拥有者合法性的关键证明,这些文件具有法律效力。一方面,房产主人可以通过这些文件来证明自身对房产具有使用、支配的权力,另一方面,房产主人可以利用这些文件来保护自身在买卖、交换、改扩建、抵押等一系列经济活动中的合法权益。

1.3 房地产档案有利于规范行业行为

在房地产档案中详实地记录着政府管理部门和房地产企业以及房产拥有者的行为,通过房地产档案可以清晰地了解到真实的房地产发展面貌和历程,包括曾经的违背政府规划的建设记录和房地产业主弄虚作假的欺诈行为等都被忠实地记录下来。这些记录无疑会使房地产行业内的不正当行为有所收敛,对于行业内相关人员具有监督和警示作用,有利于规范行业内秩序,从而使房地产主的合法权益得到保障。

2 房地产档案管理的方法和措施

2.1 坚持依法管档的核心理念

我国相继颁布了《档案法》、《城市房地产权属档案管理办法》以及《房屋登记办法》,《档案法》是我国档案管理的根本大法,相关管理部门也出台了房地产档案管理的规章制度,如国家建设部颁发的《城市房地产权属档案管理办法》。这些法律能够很好地指导房地产档案的管理工作,能够有效杜绝房地产档案管理中的和过失等问题,真正保护房产拥有者的合法权益,因此在房地产管理工作中必须坚持依法管档的核心理念。

2.2 加强管理人员的专业素质培养

房地产管理人员肩负着房地产的信息收集、归纳和整理等工作,任何一个环节的错误都可能引发经济纠纷和权益人的正当权利受损,因此必须加强对房地产管理人员的专业素质培养,提高业务水平。特别是要强化房地产管理人员的责任意识,做到档案的编研真实有效,能够不断和及时地对档案史料进行选材、鉴别、考证、加工、整理,便于今后房地产资料的开发和利用。同时,还要做好日常的档案资料保护工作,保证存放纸质档案的区域清洁卫生,不会发生房地产档案资料污损、虫蛀和鼠咬现象。

2.3 以提供优质服务为工作目标

目前多数的房地产档案以纸质材料作为关键性的证明材料,以电子档案资料为辅。房地产档案纸质材料众多,如果没有进行有效的管理,则很难在需要查阅时找到有用的信息,这对房地产档案管理工作的启示是要思考如何才能提供更加优质的服务,利于信息需求者快速找到有效信息。总的来说,就是要求房地产档案工作人员按照所管理的房地产档案实际情况和特点为出发点,充分考虑客观需要,强化服务意识,提高服务效率,实现优质服务的工作目标。

3 房地产档案信息化系统构建

改革开放以来我国的经济水平大幅度提高,人们对于住房的需求也越来越高,这有力地推动了房地产行业的发展。传统的房地产档案管理方式已经不适应当前房地产档案信息的爆发式扩张,人们需要寻求新的房地产档案管理方式来提高管理的效率,房地产档案信息化系统的概念应运而生。

房地产档案管理信息化是从传统的纸质档案管理逐步转向电子信息管理,旨在通过计算机信息技术实现对房地产数据的系统化和实时化管理,以满足大量信息的存储和读取要求。房地产档案管理信息化适应了新社会形势的发展需求,使得房地产档案的信息化管理更为规范化和法制化,提供给信息需求者更为方便快捷的服务。

建立房地产档案信息化系统需要做好以下三个方面的内容:一是制定好相关的信息化管理的规章制度。在房地产档案信息化管理系统中,主要以电子信息为管理对象,而不同于以往的纸质信息管理,因而要制定出对电子信息管理有针对性的规章制度,比如在系统信息录入和查阅权限的分配上,就要注意制定能够相互制约和监督的规章制度。二是要积极利用更加先进的技术手段。科学技术是不断发展和技术,随着社会的进步,人们的需求也在逐步提高,房地产档案管理者若想提供更加贴合人们需求的服务,就需要采用更加先进的技术手段来进行辅助管理。三是要重视对房地产档案管理人员的综合素质培养,特别是对于软件操作和管理等方面的培训。房地产档案管理人员需要不断学习理论知识和总结实践经验,将档案管理的基础知识与信息技术知识有机结合,成为掌握专业技术和适应岗位发展需求的专业的房地产档案管理人才。

参考文献

[1]陆嫣.房地产权属档案管理的问题以及创新策略[J].中小企业管理与科技(上旬刊).2015(05).

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doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.122

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2017)04-0-01

档案保护是采用一定的设备和办法对档案进行科学管理,以达到维护档案的完整与安全,在最大限度上延长档案的寿命。库房管理工作是档案保护工作中最基础、最重要的工作。机关档案室库房是关乎档案利用、档案信息化的源头,是档案保管的主阵地。因此,机关档案室库房管理工作是档案保护工作的重要内容。现笔者就机关档案室库房管理工作的具体措施谈谈一些看法。

1 配备合格的档案工作用房

机关单位要高度重视档案工作用房建设,在新建单位办公业务用房时,要统筹考虑档案工作用房规划、设计,按照经济、实用、安全的原则做好档案工作用房建设。档案用房要做到档案库房、阅览室、办公室“三分开”,符合布局合理、便于档案工作和档案安全管理的要求。

在档案室库房建设方面,要符合有关档案室库房建设的国家标准。一是档案室库房要避免日晒,墙体要光洁、平整、不易生尘,坚固耐久,具有防水、防潮、防虫等性能。二是档案室库房面积要满足机关单位工作发展的需要,留有足够20年自行保管运行的存储空间。三是档案室库房楼层地面要满足档案及其装具的承重要求。四是档案库房净高不应低于2.60 m,室内比室外的地面要高出20 mm,并设置密闭排水口。五是库房门窗既要便于通风,又要便于密闭;库房门应具有防火、防盗功能,库房门窗应安装防盗网等安全防护措施。

2 健全机关档案室库房管理制度

科学、规范的管理制度能够为做好机关档案室库房管理保驾护航。机关单位要按照“谁主管、谁负责、谁实施、谁担责”的原则,做好档案安全工作。分管档案工作负责人是第一负责人,对库房安全工作负全面责任;档案工作人员为直接责任人,对档案安全工作负直接责任。建立健全各项档案安全管理制度,配备档案安全和应急管理机制及足够的专、兼职管理人员,形成机关档案室库房安全责任共同体。

3 精细化管理机关档案室库房

3.1 重机关档案室库房日常管理工作

机关单位要高度重视对档案库房的日常管理,严格把控库房安全。做好机关档案室库房日常检查工作,并做好记录。对有条件的单位推行“双人进库制度”,对进出库房时间、事由要如实登记。

3.2 建立健全人防、物防、技防档案室库房安全防范体系

防盗:机关档案室库房出入要及时关门,离开库房要及时关好门、窗、灯,有条件的单位可以加装视频监控及门禁系统。

防火:机关档案室库房内严禁明火设施,配备火灾报警和消防灭火系统,库房内要选用七氟丙烷、三氟甲烷、二氧化碳等对档案无害的气体灭火材料或使用细水雾灭火系统。

防雷:机关档案室库房要安装建筑物防雷设施,充分考虑特殊载体档案及实物档案的防雷措施,防止雷入侵,必要时可以设置屏蔽层。

防震:机关档案室用房避免设置在结构刚度突变的薄弱楼层,其所在建筑的抗震设计要符合《建筑物抗震设计规范》。

防水:机关档案室库房内不设置消防以外的给水点,排水管道不穿越库区,上下水立管不安装在与库房相邻的内墙上。

防潮、防高温:机关档案室库房应设置独立的温湿度环境,库房温度应控制在14 ℃~24 ℃,每昼夜波动幅度不大于2 ℃;相对湿度控制在45%~60%之间,每昼夜波动幅度不大于5%。库房内配备温湿度仪、空调、除湿机等调温、调湿设备。

防虫、防霉:档案进库前要做好消毒,档案装具内放置防蛀、防霉产品,有条件的单位可以配备库房空气净化系统及杀虫设备。

防鼠:机关档案室库房的门要安装防鼠板,窗户安装纱窗,其他墙身孔洞要采取防鼠措施。

防光:机关档案室库房的窗户要配备防光和防紫外线窗帘,避免阳光直射,库房内应选用乳白色防爆灯罩,照度不超过100勒克斯。

防尘:机关档案室库房及档案装具应保持整洁、无灰尘,地面要保持清洁,库房内严禁存放杂物。

防磁:声像档案的储存和保护要符合《磁性载体档案管理与保护规范》。

防污染:机关档案室库房要防止有害气体和颗粒物对档案的危害。

防腐蚀:定期对金属档案装具表面涂层进行检查,防止因档案装具锈蚀,从而对档案实体及卷盒产生腐蚀。

防辐射:对档案工作用房环境进行防辐射检测和治理,避免对档案实体、设备及工作人员造成影响。

防汛、防台风:汛期和台风期间,要做好机关档案室库房防汛、防台风措施,对可能遭遇洪涝灾害风险大的档案工作用房,要提前做好档案安全转移工作。

防失泄密:切实做好档案实体及管理系统安全保密工作,加强对档案信息系统的安全保密管理,对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等安全隐患要采取有效的防范对策,按照涉及国家秘密的信息系统分级保护要求,严防档案在传输过程中失泄密,且档案要专门管理。

3.3 做好机关档案室库房组织与排架

库房中的档案装具应排列有序,统一编号。排列要有利于档案的搬运与存放,有利于通风与避光,有利于提供利用。库房内档案装具布置要成行地垂直于有窗的墙面,外墙窗户与档案装具间的通道相对应。档案柜、架安装要求为:主通道净宽不小于1 m,两行装具间净宽不小于0.8 m,装具端部与墙的间隔不小于0.6 m。如果机关档案室只保存一个单位内部的档案,可以按照档案门类结合内设机构、保管期限及档案形成时间上架排列。但是,要注意预留不同门类档案的保管空间,尽量避免或减少“倒柜”的现象。

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