人事档案管理系统范文

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人事档案管理系统的建立，可以说是当前企事业单位进行人力资源管理的重要内容，也是将人事管理资料进行量化，实现人力资源的信息化和数据化的一种主要途径。建立健全完善的人事档案管理系统，对于有效管理单位人力资源，促进人力资源开发，提高人力资源合理管理和利用率有重要辅助作用。不过人事档案管理系统在目前还没有达到有效辅助企事业单位进行人力资源管理和开发的需要，其功能性和普及实用性还有待改善。

一、人事档案管理系统的现状和开发前景

人事档案管理系统从技术基础上来区分，主要有两种。第一是传统的档案管理方式，完全依靠人力进行档案信息录入、档案管理和保存、档案分类和废旧档案的处理等。第二种就是现代化的人事档案管理系统，是基于电脑软件和现代化数字技术应用为基础的一整套人事档案管理工具。也可以说是传统的人事档案管理系统的升级版。

当前国内众多企事业单位中，有效的人事档案管理系统尚未普遍建立。而且有很多中小企业觉得人事部门是事业单位、国有企业才需要的，这也是观念上的误区。在今天现代化企业建设的需求中，进行人力资源的有效管理已是必然趋势，通过现代化的人事档案管理系统来落实有效的人力资源开发和管理，也成为迫切的需要。当前很多专业的程序开发机构已经设计推出了几款新型的人事档案管理系统，为企业的现代化人事档案管理系统建立提供了参考和支持。

二、人事档案管理系统的功能需求

（一）数字化

数字化是指人事档案管理系统在系统组建、功能模块设置、系统信息录入存储、内容的随机调阅、机密内容的加密和调阅权限设置、信息拷贝和安全性保护、系统防火墙设置和漏洞修复、系统数据改动记录等方面都要实现数字化操控和自动化处理。一方面方便对人事档案管理进行日常操作和随机调阅，一方面确保建立在数字信息平台基础上的系统安全和智能防护能力经得起考验，不会造成数据丢失，引发安全风险。

（二）安全性

对于像我们殡葬管理所这样的事业单位来说，从目前全国各地的就业形势来说，还是一个很有吸引力的单位，也可以说是众多人才争抢的重点。其实不只是事业单位，任何企事业单位的人事管理信息，都需要在一定的程序上有严格的保密措施和安全防护。如果人事档案管理系统的内容可以随意更改，不留痕迹，无法修补漏洞，那就会直接影响人力资源管理、岗位升迁调动、职位删减和机构组合和工资发放、福利待遇发放等很多内容。

出于保护内部人员的档案信息，避免违规操作、失误操作和恶意操作引起信息删减、覆盖、更改以及系统漏洞、系统升级换代或软硬件设施病毒侵害、故障侵害造成档案系统无法正常工作或数据库损毁，一定要注重人事档案管理系统的安全防护和保密措施。

（三）现成的模块化设计和先进人力资源管理理念的融合

企事业单位的人力资源调整和变动有的时候是很频繁的。就像我们殡葬管理所，也经过了一系列的人动，在人力资源管理的政策、方案等方面也在逐渐向着现代化的方向发展。为了迎合单位的这种需要，就要求人事档案管理系统能顾在秉承当前和未来人力资源管理发展趋势的前提下，以更加易于操作和功能组合的模块化设计来满足各项功能的需要。

比如档案录入模块中的个人账目分类管理、个人信息分类管理，按照时间、特定的岗位、职能、部门或工资水准、入职时间和学历等标准来划分的信息归类设计，可直接进行打印填报的表单设计等，包括符合人力资源管理各项需要的各类型数据汇总分析报表，都应该在系统建立的时候就准备好，方便企事业单位更快速的开展人力资源开发管理工作。

换句话说，要将现代企业人力资源管理需要的人事档案管理系统功能进行灵活、规范、可操作的模块组合，让企业在现代人力资源管理理论支持下开展个性化的档案管理系统设计，满足企业个性化发展需求。

三、人事档案管理系统在实践工作中需要注意的问题

（一）落实人事档案管理系统的权限分级制度

在事业单位内，人事调动和人事资料的调阅、打印、录入、存储、更改等各项内容，事关重大。在一定程度上说，人事档案管理关系着单位所有人员的切身利益，因此更应该将针对人事档案管理系统的所有动作纳入分级权限管理和监督体系中，避免有、假公济私和恶意篡改资料等行为。

（二）进行人事档案管理系统的信息审核

为确保人事档案管理系统的信息没有进行违规操作更改，应该以领导责任制和领导带头制建立定期和不定期的信息审核制度。通过权限分级，逐级逐层次开展信息审查，对比操作记录来查看核对，规避信息遗漏和违规操作。

（三）建立人事档案管理系统和人力资源管理规划协同机制

人事档案管理系统除了更加细化各项信息的录入存储和分析之外，要充分利用系统建立的各项数据表单来辅助落实人力资源管理的长期规划和近期调动。切勿将人事档案管理系统仅当作一个数据存储系统来应用，而是要凭借其强大的功能和准确的数据分析能力为长远的人力资源开发和管理服务。

四、结语

人事档案管理系统是现代化人力资源管理的重要辅助工具，企事业单位要加快落实人事档案管理系统的应用，尽快实现内部人力资源结构的改良优化，为强化人力资源利用率，降低人力资源消耗和浪费，对动人才计划，解决人才安置问题和离退休人员的劳保问题等提供有力的辅助。

参考文献：

[1]杨延军，米青，张索祥.基于WEB的高校工资人事管理系统的开发与研究[J].中国科技信息，2006；6

[2]张丽，戴跃洪.基于B/S结构的人力资源管理系统设计与实现[J].成组技术与生产现代化，2005；3

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[中图分类号] TP391 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）06- 0076- 02

该系统是针对我院人事档案管理而开发的一套系统。我院目前的人事档案管理是以电子表格（XLS 文档）形式保存教师基本资料信息，以传统的纸质为载体保存教师的档案资料（如年度考核表），人事档案的管理主要由人工进行管理，既浪费人力也浪费物力，制约了我院信息化建设的发展。数字化人事档案管理系统项目在启动之初，通过广泛调研，制订了详细的功能目标和框架，力求使得学院的数字化人事档案管理平台更上一个台阶。本系统将人事档案数字化后将有助于学院信息化建设的发展，打造高职高专骨干院校品牌，提升我院的整体形象，实现学院的跨越式发展。

1 数字化人事档案管理系统功能描述

数字化人事档案管理系统主要用于对学院人事档案进行管理，提供管理员、用户登录，平台信息管理，平台用户管理，人事档案增加、查询和修改等模块，提高学院的人事档案管理水平，提高学院的办公效率。系统用户类型分为：普通用户、管理员。权限定义如表1所示。

整个系统分为 Web 模块和后台数据库服务器模块（见图1）。

本文档描述后台数据库设计和前台Web 部分的功能规范。

通过 B/S（浏览器/服务器）结构实现的Web 部分系统除数据库模块外所有模块都以 Web 模式供普通用户和管理员使用。

通过 SQL Server 2005 企业版实现的后台数据库服务器模块。

数据库中存储了数字化人事档案管理系统中所有的信息和数据，为保证稳定性和良好的并发访问能力，采用SQL Server 2005 企业版来实现。

2 数字化人事档案管理系统功能设计流程

2.1 数据库设计

数字化人事档案管理系统按照不同的功能和层次划分为一个个功能简单、明确且独立的组成部分。共划分为用户信息表、部门分类信息表、部门信息表、学科门类信息表、专业信息表、干部职务信息表、任职情况表、用户权限表、教职工基本信息表、学历学位信息表、职称信息表、考核结果表、表彰情况表、干部任免情况表等15个模块。

2.2 登录

客户端输入系统域名：http：//localhost：8080/hrms/index.jsp，进入系统登录界面，如图2所示。登录时，需要输入用户名及密码，选择用户类型，并单击“登录”按钮，完成登录过程。

3 数字化人事档案管理系统功能定义

3.1 后台管理

3.1.1 添加数据

单击后台管理主界面左侧“添加”标签，进入后台管理添加数据模块，该模块可完成添加部门信息、干部职务信息、学科专业信息、用户权限、教职工基本信息、教职工学历信息、教职工职称信息、教职工考核结果、教职工表彰情况、教职工惩处情况、干部任免信息等功能。

以下是以如何添加学科专业信息为例进行功能定义，其他数据的添加以此类推，功能说明与此相类似。添加学科专业信息功能说明：

输入学科门类代码，输入学科门类名称；单击“提交”按钮，完成学科门类信息添加；单击“清除”按钮，取消学科门类信息添加；选择学科门类名称必选；输入专业代码，代码长度须为6 位，输入专业名称，单击“提交”按钮，完成专业信息添加；单击“清除”按钮，取消专业信息添加。添加成功后，系统将跳转至浏览专业信息界面。

3.1.2 修改数据

单击后台管理主界面左侧“修改”标签，进入后台管理修改数据模块，该模块可完成修改管理员密码、教职工基本信息、教职工学历信息、教职工职称信息、教职工考核结果、教职工表彰情况、教职工惩处情况、干部任免信息等功能。

以下是以如何修改教职工学历学位信息为例进行功能定义，其他数据修改以此类推，功能大致相同。修改教职工学历信息功能说明：

选择教工号，修改学历编号，修改学历名称，修改学历获得日期，修改所学专业，修改学习形式，修改毕业时间，修改毕业学校，修改学位名称，修改学位获得日期，修改学位授予单位，单击“修改”按钮，完成教职工学历学位信息修改；单击“清除”按钮，取消教职工学历学位修改。修改成功后，系统将跳转至浏览教职工学历学位信息界面。

3.1.3 浏览数据

单击后台管理主界面左侧“浏览”标签，进入后台管理浏览数据模块，该模块可完成浏览部门信息、干部职务信息、学科专业信息、用户权限、教职工基本信息、教职工学历信息、教职工职称信息、教职工考核结果、教职工表彰情况、教职工惩处情况、干部任免信息等功能。

分页浏览教职工基本信息，分页浏览指定教工号的教职工基本信息，分页浏览指定姓名的教职工基本信息，分页浏览指定部门的教职工基本信息，分页浏览指定任职情况的教职工基本信息。

3.2 前台管理

3.2.1 修改普通用户密码

单击前台主界面左侧“修改”标签，进入普通用户修改密码模块，该模块可完成修改普通用户密码功能。功能说明如下：

输入原密码，输入新密码，确认新密码； 单击“提交”按钮，完成用户密码修改；单击“取消”按钮，取消用户密码修改。

3.2.2 浏览数据

单击前台主界面左侧“浏览”标签，进入前台浏览数据模块，该模块可完成浏览教职工基本信息、教职工学历信息、教职工职称信息、教职工考核结果、教职工表彰情况、教职工惩处情况、干部任免信息等功能。

以下是以如何浏览教职式职称信息为例进行功能定义，其他数据浏览以此类推，功能大致相同。浏览教职式职称信息功能说明：

分页浏览教职工职称信息，分页浏览指定教工号的教职工职称信息，若后台管理员没有赋予该用户浏览教职工职称信息的权限，本页面中部将显示“管理员未为您设置浏览教职工职称信息的权限！”在单行文本框中输入页数，单击“GO”按钮跳转至指定页。

本系统于2011年12月投入实际操作，从设计、开发上来看可实现人事档案管理数据的微机化管理，完成人事档案信息的录入、计算、汇总等功能，便于查询、打印输出，数据不易丢失，且功能比EXL文档操作齐全，大大提高了工作的管理水平和效率。实现了人事档案管理工作的规范化、信息化，使人事档案管理驶入科学化、制度化的轨道，对学校人事档案管理工作具有重大意义。

今后我们将继续探索数字化在人事档案管理工作中的应用，把纸质人事档案材料的扫描件融入该系统，实现人事档案计算机管理，把人事档案管理的信息化推广上一台阶。

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人事档案工作是企业管理工作中的重要组成部分，人事档案是重要的信息资源，它直接参与人事管理的各项具体工作，是人事管理工作顺利进行的有力保证。传统的人事档案管理是在规章制度与标准操作流程这一基础设施平台之上进行操作的，主要包括人事档案目录管理、员工基本信息、劳动合同、考察考核材料、培训、奖惩、干部任免、工资变动、离职等管理内容。应该说，其工作的一个特点，就是其中的大部分工作都是基于经验的重复劳动，琐碎烦杂，缺乏创造性，占用了管理人员大量的时间，但又是人事档案管理中不可回避的基础事务。

目前，企业对于人事档案管理越来越重视，但缺少切实可行的操作办法。充分利用计算机技术，可以帮助企业在人事档案管理水平上实现跨越式提升。信息技术在人事档案管理中的应用，将有助于企业优化人事档案管理的业务流程，提高工作效率，改善服务质量，并提供基于信息的决策支持。因此，建立人事档案计算机信息系统十分重要，它可以简化环节，使人事档案管理规范化、信息化、制度化。变传统等客上门的“守摊式”服务为“开放式”的服务。从过去忽视档案利用，转变为树立人事档案利用的“受众”意识，重视研究人事档案用户的需求。在确保保密的原则下，变被动为主动，以积极开发、主动服务的方式提供信息资源。向档案利用者主动介绍被查阅者的基本情况和特征，为利用者详细掌握第一手材料服务。

二、企业人事档案管理系统应具备的功能模块

企业人事档案管理系统最大的特点就是实用性很强，具有档案输入、档案编辑、统计查询、档案打印、数据维护五个功能模块，使得系统与实际工作更相符、更直观。既节省了人力物力财力，又能克服手工管理造成的低级错误，并实现规范化管理的要求。该系统为了实现企业档案管理，节省人力，减少由于手工管理造成的低级错误，提高工作效率，将做成一个集档案输入、编辑、统计报表的管理系统，并具有部门调整、岗位工资变更等功能。其最大的特点就是实用性很强，使得系统与实际工作更相符、更直观。

企业人事档案管理系统由以下模块组成：

1.档案输入模块。完成员工个人资料、基本工资情况的输入。

2.档案编辑模块。实现员工资料、工资的修改以及删除。

3.统计查询模块。按查询条件，显示符合条件的员工姓名、性别、婚姻状况、学历、职务、部门名称、岗位。

4.档案打印模块。实现员工资料、工资明细表的打印。

5.数据维护模块。实现部门和岗位工资调整。在更改岗位工资的同时，系统会自动更新工资库。

系统数据库由四个表文件构成。其中包括：存放员工的基本资料的资料表存放员工的基本工资情况的工资表、用于存放岗位工资的对应情况的岗位工资表、用于存放部门资料的部门表。

三、应用企业人事档案管理系统好处

企业人事档案管理系统是对人事档案管理的所有领域提供最佳支持的系统，并提供各种查询统计功能与报表输出功能，能动态直观地反映企业人事档案的状况，为人事管理提供高效的决策支持。作为系统功能扩展而提供的经理自动服务与员工自助服务功能，将使得决策层可以从人事档案管理系统中受益。

1.为人才的选拔和培养提供的优势。一是有助于了解选拔和培养对象的基本情况，从中发现和选拔有用的专门人才；二是有助于了解选拔和培训对象的政治历史表现情况，了解其一贯的政治立场和政治方向，从历史的角度对选拔和培养对象的“德”进行审查；三是人事档案中的学历证明、科研成果记载、专业技术水平，有助于了解选拔和培养对象的专业特长和学识水平，以利于在人才的使用上做到用其所长、人尽其才；四是有助于确定人才的培养方向。对选拔和培养对象的工作经历、任职情况、专业特长、工作成果和各个时期的组织鉴定、考察材料，结合其现实工作表现特点进行综合分析，确定选拔和培养对象适合干什么工作，宜于向什么目标发展，从而明确人才的培养方向，避免人才培养和使用工作中的盲目性；五是有助于制定人才培养规划，可以对人才的结构状况、年龄状况、学历情况进行分析，制定人才培养规划；六是用其所长，确定人才适合何种岗位，适宜于何方向发展，加强人才培养的针对性，可以有的放矢地培养人才。

2.为企业提供全方位的人事信息。人事信息数据库及多媒体信息网络系统建立以后，我们不但可以快速准确地获取员工的自然情况、简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息，还可以随时查询员工诸如日常工作、学习、生活等方面的声音和影像资料，了解员工全方位的综合信息。利用这套系统，还可以对这些信息资料进行综合分析，在较短时间内为领导和部门提供全方位的员工信息，可以从根本上改变过去那种静态了解员工的传统方式。

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人事档案信息管理系统管理技术主要包括安全保密技术、网络技术、计算机数据库技术。人事档案的信息化管理可以使档案管理工作具有成本低、寿命长、保密性好、存储量大、可靠性高、查找方便、检索迅速等优点。这样不仅对档案管理效率有了很大的提高，而且还实现了档案管理的规范化、科学化。本文主要阐述了人事档案信息化管理系统的应用，并针对应用过程存在的问题提出了改进措施。

一、人事档案信息化管理系统的应用

（一）人事档案数据库管理系统建设

人事档案数据库管理系统建设是档案管理系统的基础。只有认真建设好人事档案数据库才能进行人事档案信息化建设。档案数据库包括档案材料的发文、收文、统计、删除、复制、查阅、借用、转出、接收等活动的登记和执行。人事档案管理系统的系统管理员可以对档案数据进行日常的备份、维护、管理工作。人事档案数据库管理系统是将业务管理、数据管理融合到一个工作平台，从而从根本上改变了人才信息资源的服务方式、管理方式、储存方式。

（二）认真做好人事档案材料的收集工作

档案材料的收集工作对于档案工作是非常重要的，要认真全面地收集需要归档的材料。人事档案室应当建立登记、催要、递交、联系制度，并且要认真做好进一步完善工作。将收集到的材料的接收人、送交人、姓名、时间、名称等项录入数据库，做到档案材料的接收工作更加科学有序、管理规范。为了避免数据的录入错误，在大量录入数据信息时，应当由专人进行负责。

（三）人事档案信息分类数据库的建立

1、建立人事档案分类数据库的意义

人事档案分类信息数据库的建立是一项非常重要的基础工作，也是信息化系统的核心部分，数据库集中了人事、组织部门需要的全部数据。数据库建立好以后，数据可以重复利用，这样数据的利用率得到了提高，减少了数据的冗余，避免了重复数据的存储，是一个功能比较完善，结构更加合理，人才信息可以共享的资源库。

2、数字化档案

对于一些个人档案中比较重要的纸质材料，可以进行数字化处理形成档案，这样就有利于材料的完整保存，便于利用计算机进行查阅。实行数字化档案，很少接触档案原件的，只是在信息的录入时会用到原始档案，这样对档案的寿命有延长作用。档案的利用者和工作人员可以很方便地通过计算机网络对档案信息进行查阅，但是人事档案也应当注意保密性问题，因此需要对不同分类信息进行相应的密级设置，不同的用户权限级别可以查看相应的人事档案信息。

3、电子档案

近年来，我国已基本全面实施电子政务，这样在人事档案中也就形成了各种各样的多媒体文件、电子文档、电子表格等电子档案。

4、档案室工作人员编制的一些数据

档案室工作人员编制的一些数据，例如终身码、养老保险、公积金、医疗保险、年度考核、工资、入党团、职务、学历、参加工作时间、出生年月、性别、职工姓名等信息。根据职工的编号录入人事档案数据库系统，利用该数据库对人事信息的检索非常方便，为单位的领导层的科学决策和管理提供了确切、快速的信息。

（四）人事档案信息网络化安全保密技术

人事档案信息由于涉及个人一些机密，因此对于安全保密设计工作要做好。数据库管理系统应当采用数字签名机制，保证接受信息的确定性和真实性。为了更好地管理用户访问数据库的用户，可以采用用户审计和防火墙技术功能。为了保证信息在传输的过程中不被修改和窃听，就需要对信息进行加密处理，从而保证了信息的安全性。

二、人事档案信息化管理系统的改进

（一） 应当实现人事档案信息的动态管理

人事档案信息化管理系统不但要对当前的人事档案信息进行管理，要对能够对人员的培训情况、学历、工作履历、职务变动等数据进行动态管理，使人力资源管理更加科学有效，使管理的信息由平面向立体转变。

（二）应当实现内部与外部的数据共享，做到数据联动管理

应当通过硬件的支持实现内部和外部的数据的共享，通过职务变动管理、职称变动管理、学历变动管理能够同时将人员档案卡片的一些个人信息进行自动的更新，做到实时提示，并联动到相应的卡片中，这样就有效地避免了重复维护人员数据信息。

（三）实现方便的报表和智能化办公管理

可以将各种可能用到的统计表格式和各种报表固化到软件中去，达到一键可以生成统计结果，既增加了数据的准确性，同时也对繁琐的统计过程进行了优化，确保了统计灵活快捷，统计结果可以共享。

人事档案信息化管理系统不仅是一个很好的工作平台，而且还是一个方便交流的平台，从而使人事档案管理实现了智能化办公管理。

（四）加强批量数据的处理能力

要加强批量数据的处理能力，例如对于大量数据的备份，大数据量的修改工作目前的人事档案管理系统还不易实现，还存在网络速度慢的现象。目前的系统对多断网、防火墙等问题的解决还不是很方便，对网络底层协议有较大的依赖性。

参考文献：

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【关键词】

高校 统战人员 档案 信息化

管理档案工作是学校全局工作中的重要组成部分，是学校改革和发展不可缺少的重要管理工作，在学校人才培养、知识贡献和传承文明等方面发挥着不可替代的作用[1]。对此，结合我校发展实际，从我校统战人员档案管理工作现状出发，以档案信息化管理模式的探索为切入点，进行了反复的思考和尝试。经过各方的努力和探索，统战人员档案信息化管理模式已经初具规模，已经呈现良好的发展态势，为我校教师队伍建设与人才储备等，都起到了非常明显的作用。

1高校统战人员档案建设过程中存在的问题

1.1建档意识较为淡薄

建档意识较为淡薄，并未引起各方重视，这是导致高校统战人员档案建设工作发展较为迟缓的一个重要且直接的原因。在我国经济持续有效的发展推动下，高等教育也得到了长足进步。然而，对于统战人员建立人事档案工作，还缺乏足够的认知。如今我国许多重点高校已经成为该项目工作的表率，建立了专门的学校人物档案，但是对于一些地方新建本科院校来讲，与之相比还是有很大差距的。如果我们对于统战人物的档案管理工作却毫无经验和想法，这样当我们遇到领导审核、人员评测与考察之时，则缺乏足够的资料供给，缺少参考则会成为工作顺利开展的一个重大阻碍。

1.2材料的收集与管理工作不到位

由于人物档案所包含的内容众多，大多还是人工管理。再加之学校内部的组织人事部门、统战部门、档案管理部门并没有形成一个系统化管理，各自以自身工作出发，缺乏综合布局与协调管理。比如，统战人物档案之内容大多数属于人事档案范畴，大部分人事档案有院校内所设的组织部或者是人事处进行管理，另外部分由各派区委和省市级统战部分进行存放管理。这样的就会导致统战人员档案被分散与多个部门，既缺乏完整性，也很难形成一个系统。另外也极容易形成各个部分档案内容之间的重复、重叠或者是矛盾的情况发生。这样，就会形成连锁反应，表现于人物档案材料的收集与管理工作不到位。

2高校统战人员档案信息化管理模式

基于上文所说，对于高校统战人员的档案管理工作具有非常重要的作用，而现实工作中我们又受限于相对较为闭塞、缺乏系统化管理的手段，从而成为阻碍我们进行高效统战人员档案建设以及高校发展的一个阻碍性因素。对此，随着互联网的不断推进与普及，我们应该以互联网为平台，实现高校统战人员档案信息化管理的新模式。为全面管理电子档案资料，从电子档案的收集、入库、整理、、归档、查询、借阅、销毁等方面进行全过程控制和管理，实现档案信息管理传输的自动化、档案资料一体化、标准化、规范化和共享化。2.1管理的基本原则要建立以相互尊重、理解、信任和关心的人际关系为管理基础；树立以人力资源是第一资源的观念，尊重知识、人才、推进党群之间关系的和谐发展之管理方法；以提高人的综合素质，即提高人的文化水平、文化品位、精神追求和道德修养为管理目的。为高校统战人员档案建设管理工作，选拔、任用、培养更多更优秀的人才，为大家建立与营造一个良好向上的发展空间。

2.2加快硬件设施建设，改进与提高管理观念

首先，实现统战人员档案信息化管理需要相关硬件设施，如计算机、扫描仪、互联网等这些现代办公设备。对此，各级政府要加大财政投入与相关政策支持，高校也应该进行相关经费划分，从而为信息化管理奠定坚实的物质基础。再者，我们要选拔和人任用适合从事于高校档案信息化建设的复合型人才。如今，我们对于档案管理人员的要求已经不仅仅局限于其具备良好的政治素养、丰富的档案管理知识，同时还应该具备较强的计算机应用技能，并且能够将这种技能有效地与档案管理工作相匹配。

2.3档案信息化管理模式

首先，管理者要与时俱进，不断提高自身的管理水平。信息时代数据的更新是非常快的，同样，信息化管理模式下，管理者要熟知相关档案信息化管理软件，并且能够顺应时代的发展，来进行相对应的软件升级工作。再者，提高档案管理系统成熟度，完善数据库。目前高校一般情况下都会使用自行研发的档案管理软件，但是在此过程中，问题也是层出不穷。一是仅能够在人员基本信息、档案目录编辑、档案转递等几个日常管理中进行，其中一个非常明显的问题就是存储量小。对此，为了丰富我们的档案内容，使其形成系统化录入与管理，我们可以借助云存储，比如当下比较流行的360云盘、百度云等；二是我们的数据库建设还不够完善，具体表现为，建库规模较小、缺乏整体性、标准化程度较低等，这样就导致我们的数据库所包含的资源利用率较低。所以我们不仅要完善数据库建设，建设全文数据库的同时，注重多媒体数据库的建设，从而满足不同的工作需要，实现资源的价值以及共享。另外，建立高校统战档案管理的网络化平台，其中可以采用模块式设计，比如建立统战活跃度评价模块、基本信息模块、教学信息模块、统战活动模块、系统后台维护模块等。

3.总结

总之，随着高校的不断发展，高校成员不断的增加，其中属于统战成员的数据也在不断增加，原来手工统计和分析统战成员的数据有时会出现错误和问题[2]。所以，结合时展特征，我们的高校统战人员档案管理工作也需要谋求与时俱进的发展。

作者：张霞 李旭峰 康素芬 刘琳 王林娟 单位：太原科技大学

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中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：

一、目前人事档案管理现状及对策

档案资料既是历史的积淀，也是社会发展的真实记录和不可或缺的信息资源，因此，档案资料的管理尤为重要。但是目前人事档案管理尚存若干问题，亟待思考和解决。

（一）档案材料缺失

收集是人事档案管理工作的基础，因此，人事档案材料的收集必须及时，档案内容必须完整。现各企业管理的人事档案，普遍存在档案材料缺少现象。造成档案材料缺漏的原因主要有三方面：首先，由于人事档案材料形成涉及的部门较多，收集范围较广，在相关规章制度尚未完善时，档案形成部门不明确材料的归档范围，该归档的材料没有及时移交档案部门；其次，人事档案部门管理工作一直以来处于较被动位置，档案管理者缺乏收集意识，没有通过档案材料归档制度的建立，积极主动去收集材料，而是坐等档案形成部门把材料送上门，发现材料缺少而及时补全的力度不够，破坏了人事档案材料的完整性

；最后，对档案材料的缺漏进行核查的工作量较大，重复性的脑力工作多，占用档案管理人员相当大部分的工作时间与精力，难免出现“漏检”现象。

（二）档案内容空泛

按照中央组织部关于人事档案管理的要求，人事档案包括十大类别，这些材料中，反映个人的政治历史、家庭社会关系等方面的材料相对较多，尽管这些材料反映了个人的基本情况，也在组织人事部门考察干部时起到一定作用，但内容普遍过于形式和空洞，考核、考察、鉴定、评价等内容大同小异；而反映个人工作能力、科研领域、研究成果等材料记载得较少，千人一面，共性和重复性太多，不能从档案中突出每个职工的个性，使档案的利用价值度大大降低。奖励材料严重缺少是人事档案一直难以解决的问题，主要原因有：奖励材料涉及的归档部门较多，有科技类、人文类、学术类等，收集的范围和难度较大；许多奖励材料只有个人保存的荣誉证书，在个人对人事档案的重要性意识还不够强的情况下，很难做到个人自觉移交奖励材料，而且如果由档案管理部门逐个对档案进行审查并要求个人补全材料，工作量较大，管理可控性较弱。造成人事档案利用价值不高。

利用信息化技术，策划建设一个B\S 网络系统架构的职工奖励登记信息平台。信息平台的理念在于：职工可通过Internet 填写自己的荣誉、奖励等信息，间接地将人事档案第七类“奖励”类别进行信息补充。信息平台建立的优越性在于：从广大使用者角度看，让职工合理地认识个人档案，改变人们以往对档案神秘性的印象，教职工对自身奖励方面内容的补充，能从主观方面提高个人对人事档案的重视程度，使个人形成归档有责的意识；从档案管理人员角度看，信息平台的建立，在丰富个人信息的同时突出了职工的个性，从以人为本的思想出发收集奖励的信息数据和实体材料，大大降低了材料收集难度，提高了工作效率，同时为挖掘档案材料的价值性提供原始数据。

（三）信息化管理水平不高

由于人事档案整理具有严格的规范性，因此管理过程中涉及手工劳动的较大，信息化管理的重视程度不高；而且由于人事档案具有高度保密性的特点，在设计管理信息系统时，要充分考虑其安全性与保密性。现使用2001 年由省委组织部研制的基于C\S 系统架构的“干部档案目录管理系统”，基本满足当时信息化管理的要求，但随着近几年信息化、数字化技术的迅猛发展，档案管理对管理信息系统又有了不少新的需求，系统的升级更新势在必行。以信息化推进档案资源整合信息化是档案资源有效、科学整合的重要手段，而数据库的整合是信息化资源整合中一种主要方式。三者共同搭建并整合一个综合数据库，作为人事档案管理信息系统有力的数据支撑。

二、档案管理与网络接轨的相应对策

人事档案管理工作与网络系统的结合趋势给目前的档案管理工作提出新的要求，只有对原有的管理工作思维更新换代，才能使人事档案发挥出应有的服务价值。

（一）重视档案人才培养，提高档案管理水平

信息时代的到来和广泛应用，对档案管理人员提出了更高的要求。档案工作已不再只是单纯的收集、整理、保管，档案管理人员不但要具备较高的政治素质和理论基础，还要注重提高综合素质和业务技能。只有不断拓宽知识面、熟练运用计算机技术，才能适应新时期的档案管理工作。因此，档案管理部门要重视加大对专兼职档案管理人员的教育培训力度，针对不同水平的档案管理人员，制定不同的学习培训形式，积极创造条件，通过请进来讲座研讨、走出去学习参观等多种培训形式，帮助专兼职档案管理人员开阔眼界、提高专业素质和工作能力，使每一名档案管理人员都能成为一名复合型人才，以适应档案管理工作的多向性、系统性和逻辑性的思维方式，做到多方向、多角度、综合性地去探求问题，善于从左右联系、上下贯通和纵横对比中收集、整理、汇总、分析相关档案资料，确保档案资料的完整，提高档案资料的利用价值，促进档案管理工作的规范化、科学化发展。

（二）完善档案基础设施，促进档案现代化管理

在充分利用档案室现有的硬件设备和技术力量的基础上，逐步加大资金的投入，做好各项基础设施的升级工作。在设立独立档案室、配置专用档案柜的基础上，根据需要及时安装档案管理系统软件，配

备计算机等专用设备，对所有须归档的资料经过细致整理后，全部输入计算机进行管理，不但可以极大地提高档案资料的检索速度，更为提高档案的查全率、查准率奠定了基础。无酸档案盒的使用使归档

资料降低了被腐蚀、变质的可能，利于档案的保存。随着时代的变迁、事业的发展，档案包含的范围和种类也越来越多，档案的形式多种多样，无论何种档案资料在我们的各项工作中，都有着举足轻重的作用。档案管理在硬件上有了保障，适应了现代化档案管理的需要。档案管理的现代化，带来了档案管理工作的新活力，保证了档案管理全面持续的新发展，促进了档案资料的深入开发和利用。

（三）加强档案管理，制度是保障。

明确的档案管理规章制度、档案工作职责和任务，以及归档范围和整理要求，可以使各部门对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，档案管理更加规范有序。当前，纸质档案仍是收集、归档的主流。做好档案的归档和移交工作，仍然繁重，除配备具有较高专业素质人员任档案管理人员，还应建立档案室专职人员具体负责、各

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1.减少查询时间，提高工作效率

传统的干部档案查阅，基本上都是先根据姓名查看档案号，再根据档案号调出档案，然后手工翻阅，如果要查询一本比较厚的干部档案，查阅人员需要花费很长时间。而数字化电子档案只需要在计算机的人事系统上输入姓名直接查询并按所需查阅内容点击查阅，只需要几秒钟就能调阅一本档案。实现了快速查询和检索，使干部档案得到了充分的开发与利用。

2.节约干部档案的管理成本

过去，要提高档案的利用率，通常都是用增加档案人员和办公费来实现，导致档案的管理成本大幅增加。而数字化电子档案管理使传统的以纸质为载体的档案信息转为机读档案，不仅节省了纸质档案信息在保护或修复过程中所需的人力、设备与耗材的费用，避免了人员的浪费，也节省了库房硬件环境所需的费用，极大地降低了档案的管理成本。

3.有利于对档案原件的保护

将纸质档案转变为电子档案信息，既方便了利用，也减少了翻阅对纸质档案的伤害，保护了档案的原件，避免纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，使档案能长期或永久保存，有效地保证了档案的完整和安全，延长了档案材料的寿命。

二、医院人事档案数字化管理的途径

1.通过医院网上招聘系统，建立完善的干部信息网络基础数据收集流程管理。

一是统一字段的设置。求职者在填报求职信息的过程中，通过系统设置的列表框、复选框等方式，对字符类较统一的项目作属性限制，避免录入过程中出现差错，如身份证号码、出生年月、性别、籍贯、简历时间等，同时也通过众多的数据验证程序，验证输入数据的合法性，数据库表字段的设置也会设置一些限制，如果误差太大，也一样会在提交过程中提示无法执行，从而促使求职者检验并更正数据。提高数据精确度。

二是细化个人信息模块。在个人信息模块设置上，根据干部档案的十大类的分类要求进行设置，求职者在录入信息时，特别在个人履历、资格证书、获奖情况、科研成果、学术论文、在校学生工作任职情况、家庭情况、证书图片上传中必须进行细化填写，以便于入职后的人事档案系统的丰富与建立。

三是多媒体技术的运用。计算机的多媒体技术为招聘工作提供了丰富多彩，效用优良的媒质，以多媒体记录招聘人员信息，以其信息量大、高密度存储、便于使用等诸多优点，成为我院招聘工作中一大亮点，为医院选拔人才提供了可视、可读的信息，摆脱了以往记录个人材料单一的纸质文字记载，利用多媒体信息技术生动全面记录各专业考生网上视频面试信息、考场面试视频信息和音频信息，面试官评语及评分，临床科室考核情况、心理测试分析、专业理论及英语考核、体检情况、招聘考核小组意见及录用批示等材料，针对档案实体情况，制定合适的处理方案，如纸质、照片等材料，通过高速扫描仪进行数据的采集、压缩、储存等数字化处理，成为各录用人员统一的数字化档案信息，最大限度地将档案实体上所负载的信息保留下来，准确、完整、真实记载各类人才原始的档案资料。

四是整合人员数据，医院网上招聘系统与人事档案管理系统实行无缝对接，建立入职人员电子档案。

2.建立审查监督机制

在干部电子档案收集的过程中，注意把好“三关”：一是审查关，人事科和人事档案室严格履行审查手续，从电子档案材料形成开始就把真实性、合法性和实用性作为人事电子档案材料鉴定和取舍的标准。二是程序关，人事电子档案形成涉及多个部门和环节，既有组织形成的材料，也有个人提供的材料，严格遵守个人上传证件材料与个人档案记录一致的原则，忠于真实，杜绝弄虚作假。建立个人诚信记录及职业信用记录，使之成为个人职业生涯的信用资本。三是处罚关，严肃处理档案材料中弄虚作假或故意不作为两种极端行为，对伪造档案，篡改档案等行为给予严厉的制裁。

三、医院人事档案数字化管理的成效

1.为“知人”“善任”提供全面的材料

由于电子档案中记录的是干部的个人履历情况、诚信状况、干部在录用、考核、专业技能、专业资格、科研成果、晋升、培训教育、奖惩情况、工资福利、健康状况等方面情况的记录，改变了以往人事档案内容单一的模式，注重反映一个人的个性特征，通过对入职人员绩效以及信誉做出的评估，建立员工翔实的个人职业信用档案，为单位选拔人才提供详尽的材料，为个人职业生涯规划的设计、稳定干部队伍提供有效的数据分析。

2.个别材料向个人公开增加透明度

通过人事档案管理信息服务平台，输入职工姓名及工号和密码，实现人事档案远程化查找和利用。把人事档案信息数据库中除一些组织考察材料、群众意见汇总等涉及保密的档案仍要继续保密外其他一些非保密信息向个人开放，如履历表、年度考核表等自己填写的表格，对这些信息个人只有查阅权利而没有修改权利。在一定范围内开放档案，保证职工对档案的知情权，便于档案的利用，促进档案的完整、真实和透明。人事档案信息部分向个人开放，不仅方便了职工对档案的利用，而且增强了公众的档案意识，对人事档案工作也起到了监督的作用，使人事档案更好地为公众服务。

3.减少对纸质档案的伤害

通过扫描仪把纸质的原始档案中利用频率高、利用价值高的档案材料传输到计算机中，形成个人档案信息基础数据，有效保护纸张载体和字迹，利用部门或上级领导可根据需要进行查阅、打印、摘录，避免反复调用原件，更好地保护实体档案。

4.数据共享，达到资源的有效利用

通过建立人事档案管理信息基础数据库，实现多个平台进行访问，为不同部门提供各类人员基本信息的共享。数据库的建设，不仅可以支持人事管理部门的管理，为综合研究分析本单位人员信息，开展高层次的档案信息服务和人才选拔工作提供帮助，为人事部门科学的决策提供准确信息，更方便领导调阅，为领导和相关部门提供全方位的人员信息，有利于人才的挑选，通过实时服务，提高人事档案管理效率和人事档案利用效率。

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构建人事档案信息化管理系统，必须明确系统的整体架构。市检验检疫局在经过调研的基础上，明确在目前通用的人事工作系统与薪酬软件开发的平台基础上开发人事档案信息管理系统，并明确系统设计采用模块化形式，包括档案浏览、档案更新、档案查询、档案维护、档案统计、档案输出及其他自定义操作等模块；系统应能够实现多种功能，如档案更新模块应实现对资料的修改、删除、添加等功能，档案查询模块应实现精准查询和模糊查询功能，档案统计模块应实现按照职工文化程度、技术职称、政治面貌、工资收入等条件进行相关设置的功能，档案输出应实现输出个人档案、集体档案、人事卡片、单位名册等的功能；实现自动生成符合国家质检总局、金华市统计局等部门要求的各类报表功能，等等。

2建立人事档案数据库

首先，系统审核人事档案。审核内容包括职工的出生日期、职务、籍贯、参加工作时间、政治面貌、工作经历、学历、职称、资质等信息，确保上述信息准确无误。其次，将经过审核的电子人事档案上传至系统之中，据此建立起人事档案数据库。需要注意的是，在日常工作中，职工很可能因职务变动、工资调整、入党等情况使得人事档案内容发生变化，这时候就要及时将最新的人事档案材料上传至数据库之中，动态更新数据库中的档案信息，确保数据库中档案信息的准确性。

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关键词：

人事档案;人力资源;信息系统

人事档案能够帮助企业认识人才的详细信息，基于不一样的个人能力与特点进行合理配置，实现岗位安排。人力资源信息系统的运用对于人事档案管理非常重要，人类正在进入信息爆炸的时代，各种各样的信息层出不穷。传统的人事档案管理工作存在效率低、管理水平差，信息查找缓慢等缺陷，已经完全无法满足当今人事档案管理的需求。越来越多的企业和事业型单位将人力资源信息系统引入到本单位的人事档案管理中，而这项系统的引用也极大地便利了人事档案的管理。本文将会对在人事档案管理中人力资源信息系统的应用所体现出来的优点和缺点进行一个对比，以此挖掘信息系统的便利和将来发展的方向。

一、人力资源信息系统在人事档案管理应用中的优点

1.有助于简化档案整理程序，提高效率

随着市场经济的飞速发展，各种公司层出不穷的同时，保障制度也在不断完善，这些情况的发生导致对人事档案管理的要求越来越高，越来越严密。因此人事档案需要记录的内容越来越多。乃至退休之后的情况也要有人事档案进行整顿、归档。人力资源信息系统可以通过预设的流程路径和接口，让使用者和管理人员只需利用浏览器和互联网络即可完成数据的填写、传送、追踪、分析等各项自动化的任务。人力资源信息系统有益于简化整理程序，促进人事档案人员的工作效率的提高。

2.有助于便利快捷的查询人事档案信息

现在的人事档案信息比之从前更加丰富繁杂，如果用传统的纸质档案进行查阅，工作量太大，效率太低。应用人力资源信息系统可以将传统的纸质人事档案信息输入计算机，方便记录的同时，也方便工作人员的查阅，更好的发挥人事档案的作用。

3.有助于档案信息资源的共享

当今时代是信息爆炸的时代，各种信息资源不断涌现，信息资源作为重要的战略资源，对推动社会和经济的发展有其重要意义。在此背景下信息共享已经成为一种趋势，原先的人事档案管理模式完全无法满足信息共享的目的，而人力资源信息系统依托于互联网的快速成长则可以迅速方便的实现信息共享，从而为市场经济的成长起到了一个促进作用。

4.有助于档案信息的保存

传统的人事档案信息管理通过纸质资料进行保存，不断的翻阅和搬运甚至存放都会有可能导致资料的缺失、遗漏。而人力资源信息系统的应用则将心理存放到网络和硬盘等存储工具中，极大地减少了外力破坏的可能性，有益于人事档案信息的保存。

二、人力资源信息系统在人事档案管理中呈现的问题

1.资金缺乏，设施配备不完善

人力资源信息系统的应用必须依托计算机、扫描仪等基础电子设施设备，如果缺少基础设施则无法完成系统的构建。这些基础设备都需要一定资金的支持，而我国目前仍然存在于社会主义发展的初级阶段，虽然经济发展迅速，但是仍然有很多的落后地区，各地区发展不均衡，财富差剧较大，因此有些地区无法拿出足够的资金购置计算机等基础设施，进而无法满足构建人力资源信息系统的目的。

2.人事档案管理人员水平参差不齐

配备人力资源信息系统之后，可以尽可能的解放人力，但是录入信息仍然要靠人力来完成，因此，“人”在人事档案管理中担任着重要的角色，可是“人”又是最难管理最难考核的。人事档案管理人员的水平有高有低，而我国目前又十分缺乏高水平的人事档案管理人员，纪录缺失或者错误就无法避免。而某些人事档案管理人员有意或故意造成的失误，也会严重影响人事档案的真实性。种种因素导致有些档案材料的手续不齐全，缺少日期、印章、签字等程序，影响档案的效力。

3.档案信息化缺少统一的规范

虽然社会在快速的成长，但是人事档案信息化并没有一个统一的标准或者规范来指导各企业事业单位的档案设立。各个企业和事业单位都是从自身利益出发，在摸索中一点点的找寻适合自己所在机构的人事档案管理方式。但是这样的模式导致各自的系统千差万别，无法统一，也就无法实现人事档案信息资源的共享，从而大大削减了信息化的益处。综上所述，社会在不断的发展，互联网技术日新月异，波及世界的各个角落，人事档案管理更是不可避免的深陷其中。以前的人事档案管理模式受到波及，已经跟不上信息化时代的步伐，可能会逐步的被人力资源信息系统逐步的替代。但是目前为止，人力资源信息系统仍然存在着资金不足而导致基础设施无法配备、人事档案管理人员素质不达标、领导不够重视、系统没有统一的规范等各种各样的问题。因此，我们要尽快的完善这些不足，使之跟上时代的步伐，能够有效的为这个社会服务。

参考文献

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人事制度改革中需要大量的人事统计信息。例如：在高校的专业技术岗位设置中，高、中、初级的岗位结构比例，正高级与副高级岗位之间的比例，各专业技术岗位内部不同等级之间的结构比例，主管部门是要实行总量、结构比例和最高等级控制的。所以在设计本单位的岗位设置方案时先要了解本单位人员结构的现状，已取得而未聘用的专业技术等级的情况，还要了解人员的专业结构等，才能做到心中有数，使本单位的岗位设置方案既能达到上级主管部门对人员比例控制的要求，又能留有一定空间为今后的人员聘任做好准备。这些资料都来源于人事档案和信息统计工作，而且不是一次性的工作，每一次岗位聘任的实施都需要人事档案管理和信息统计提供最新的资料，这直接影响到岗位聘任方案的制定统计聚焦和人事制度改革工作的效果。

（二）目前正在实施中的绩效工资改革需要大量的人事档案统计信息

正在进行中的绩效工资改革要求每个单位要制订符合本单位实际情况的绩效工资实施方案。这个方案既不能超出财政部门清理津补贴的标准和人社部门批复的绩效工资总额，又要使绩效实施后本单位人员的收入水平不低于以前的水平，基本性绩效和奖励性绩效的分配要符合政府部分的分配比例，这都需要人事档案管理提供准确人事档案统计信息尤其是收入情况信息。

（三）刚刚完成的教职工基础信息采集工作对档案管理

的归档材料提出了新的要求教职工基础信息采集是自上而上布置下来的，里面涉及到大量的人事基本信息、工资信息、社会保障信息、专职教师的相关信息。其中对于专职教师的信息在目前的人事档案归档材料中还是一个空白。因为这个平台是一个动态管理的资料库，缺少的这部分信息需要在今后的工作中逐步的收集资料进行完善。

（四）住房补贴的摸底调查工作

住房补贴的摸底调查工作涉及到大量的人事信息，包括1999年12月31日后参加工作的新职工的每年每月的工资情况，参加工作时间的确认、本人应享受的住房面积，调动工作的人员还要原单位出具是否享受过福利分房的证明。这些信息的准确性直接涉及到教职工的切身利益，需要人事档案管理和信息统计工作来提供大量的资料。

（五）职称的评定

教职工最为关心的职称的评定工作由于2011年新职称评审办法的实施发生了很大的变化，对教职工原职称的取得和聘任时间都需要准确的确认，这也需要人事档案管理和信息统计工作来提供准确的资料。

二、目前高校人事档案管理和信息统计工作存在的问题

（一）缺少专职的人事档案管理和信息统计人员，信息统计和分析工作难于开展

人事档案材料的整理和归档管理是一个耗时耗力的工作，需要有专人静下心来做这项工作。目前高校的档案管理基本上都是人事管理部门的人员兼职来做，而人事管理工作也很多，难以有足够的精力来做档案工作，既懂人事档案管理又具备一定统计知识人员都是难得，对人事档案统计信息进行综合分析更是无从谈起。

（二）人事档案管理信息化水平低，信息统计工作难以满足日常的工作需要

目前高校的人事档案归档情况并不乐观，经常出现调动人员回原单位找档案中缺少的资料的情况。档案信息化水平很低，信息统计工作无法满足目前的管理需要。

（三）人事档案管理和信息统计的规章制度不健全

各高校对人事档案管理和信息统计工作不够重视，相应的规章制度建设也得不到应有的重视，对从事此项工作的人员也没有相应的激励制度，难以激发工作人员的积极性，这也导致了鲜有人员愿意从事这项寂寞的工作。

（四）人事档案利用服务的方式还是传统和被动的

长期以来档案管理给人的印象都是“保管员”，似乎什么人都能做这个工作，提供服务的方式也是查询、摘录，简单的汇总。这种服务方式已难以满足管理的需要。

三、如何做好高校人事档案管理和信息统计工作

（一）提高对人事档案管理和信息统计工作重要性的认识

在单位设立专职岗位、专职人员来做此项工作。克服“上面不抓，下面不急”和“重整理、轻统计分析”的思想。

（二）加大档案管理和信息统计的投入，提高档案管理和信息统计的信息化水平

传统的档案管理偏重于归档和材料的整理，一般需要的工具很简单，象剪刀、胶水、裁纸机、打眼机等就可以了，而随着档案管理信息化的发展，计算机、打印机、扫描仪、管理软件等工具也是必不可少的，目前无论是硬件设施（设备、工具）还是软件（人员、培训）等的投入，都难以满足工作的需要。

（三）建立健全人事档案管理和信息统计工作制度

完善档案归档整理和信息统计分析的动态管理制度，完善考评机制，调动从事此项工作人员的积极性。

（四）改变人事档案管理和信息统计服务的方式

提升服务层次改变传统和被动的服务方式，主动征求各部门对人事信息需求，满足他们从人事档案中提取符合各自需要的信息的需求，充分发挥人事档案管理在统计、数据分析和预测等方面作用。目前高校的档案管理普遍存在着归档材料多，例如个人的工资档案每年一张表，别说上千人的高校就是几百人的高校每年归一次也是件颇为耗时耗力的工作，而此项工作是一个长期性的工作，需要长效管理，及时更新，为信息统计和分析提供基础资料。同时，要完善考核制度，以激发档案管理和信息统计工作人员工作的积极性，变被动的管理为主动的管理，提高档案利用的效率。

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关键词：计算机系统 人事档案 信息化管理 应用研究

随着信息技术的发展与社会经济的发展，人们对计算机系统在人事档案信息化管理中应用效果的关注度变得越来越高，这给人事档案的管理工作带来了很大的挑战与机遇。因此，在新时期加强对计算机系统在人事档案信息化管理中应用的研究，是当前摆在人们面前的一项重大而又紧迫的任务。

一、关于人事档案管理的研究

所谓人事档案管理，就是指将人事档案的收集、保管、整理、鉴定、统计以及利用的活动，是个人学历、经历、社会关系、业务能力、思想品德、奖励处罚以及工作状况等多个方面的原始记录。

但传统的人事档案管理主要采用手工进行档案资料的检索与整理，不仅不能有效地保障档案资料的准确度与完整性，而且无形中加重了档案管理人员的工作量。

二、针对计算机系统在人事档案管理中应用的研究

（一）应用之一——有效提升人事档案的利用效率

要有效提升人事档案的利用效率，需要做到以下两点：一是利用计算机系统将传统的手工查阅人事档案资料方式进行改革，转换为利用计算机系统查阅档案资料的模式，并按照档案资料不同的用途与不同的性质进行分类；二是利用计算机系统对人事档案的信息化管理进行改革，有助于快速地调阅职工的档案信息，了解并掌握职工在简历、自然情况以及德行方面的信息，为人员的升职提供专业的信息资料。

（二）应用之二——有效延长人事档案资料的使用寿命

要有效延长人事档案资料的使用寿命，需要做到以下两点：一是利用计算机系统将原有的人事档案管理资料输入计算机的数据库中并进行分类整理，将人事档案的原始文件进行科学化保存；二是在检索人事档案管理资料的过程中，需要坚持计算机信息查询为主，人事档案原始文件查询为辅的原则，进而降低由于重复的调阅档案、摘抄档案资料信息等多项工作而对原始人事档案文件的磨损，从而有效保障了人事档案资料的使用寿命。

（三）应用之三——科学任免干部职工

要科学任免干部职工，需要做到以下两点：一是传统的人事档案管理在任免企事业单位的干部时，更多地是采用口头汇报加文字材料的方式，而利用计算机系统进行人事档案信息化的管理，可以充分结合干部职工在日常工作与学习过程中的声像与文字资料进行考核；二是利用计算机系统进行人事档案信息化管理的操作。

（四）应用之四——有效提升人事档案管理工作的效率与质量

要有效提升人事档案管理工作效率与质量，需要做到以下两点：一是利用计算机系统对人事档案的信息化管理进行改革，有助于丰富人事档案管理的内容，使其具有极强的分析与统计功能；二是利用计算机系统对人事档案管理进行改革，使得各种文字、数据资料转变成各种报表、图表以及名册，并可以备份保存，以有效降低人工操作可能会产生的错误。

三、针对建立并完善人事档案信息化管理系统的研究

（一）措施之一 —— 采取措施强化对人事档案信息化系统的维护

要强化对人事档案信息化系统的维护，需要做到以下三点：一是要采取措施将人事档案的资料信息准确地录入到计算机系统中，这是人事档案信息化系统进行维护的基础与前提；二是要将人事档案的核心信息完整地录入计算机系统中，这是人事档案信息化系统进行维护的动力与基础；三是要充分发挥人事档案管理工作人员的主观能动性与创造性，将计算机系统中的人事档案信息进行实时更新，有效保障计算机系统中人事档案信息的时效性、准确性与真实性。

（二）措施之二 —— 采取措施增强企事业管理层对人事档案信息化管理的重视

要增强企事业单位管理层对人事档案信息化管理的重视，需要做到以下两点：一是要定期或者不定期组织企事业单位管理层参与计算机系统应用到人事档案信息化管理中的作用与意义的培训与教育活动；二是要加大对计算机系统与人事档案信息化管理有机结合的研发支持力度，为人力资源管理的发展创造良好的外部环境。

（三）措施之三 —— 采取措施增强人事档案信息的安全性

要增强人事档案信息的安全性，需要做到以下三点：一是要根据计算机系统在人事档案管理中的运用状况，制定严格的人事档案信息化管理制度与工作纪律以及奖优惩劣制度，对于工作态度认真、工作效率高的工作人员要给予精神与物质双重的奖励，而对于工作态度懒散、工作效率低下的工作人员，要给予严厉的处罚措施；二是要根据职工的工作地位与职权，制定人事档案检索信息的范围与内容，严禁外网络与企事业单位内部管理人事档案信息的计算机进行连接；三是要采取措施对人事档案资料管理工作人员进行网络信息安全与保护等理论的教育与培训，逐步提升本企事业单位内部人事档案信息化管理的安全防护水平。

（四）措施之四 —— 采取措施提升人事档案管理工作人员的专业素质

要提升人事档案管理工作人员的专业素质，需要做到以下两点：一是要定期或者不定期对人事档案管理的相关理论知识与计算机系统相关的技术知识进行培训与教育，逐步拓宽他们的知识面以增强他们的专业技能；二是要定期邀请计算机系统与人事档案信息化管理的专业人员在企事业单位开展演讲与讲座等活动。

（五）措施之五 —— 采取措施加强人事档案信息化管理的基础设施建设

要加强人事档案信息化管理的基础设施建设，首先要充分利用网络通讯技术与计算机技术推动以多媒体与档案全文为核心的数据库建设，逐步推进人事档案数字化与信息化的发展进程；其次是利用各种宣传媒介强化对符合国家规范的人事档案信息化管理软件的宣传力度，为人事档案信息的资源共享与信息交换创造良好的外部条件。

结语

人事档案管理作为企业事业单位人力资源管理中的重要内容与手段，在提升企事业单位的人事管理水平与用人质量等多个方面发挥着至关重要的促进作用。但传统的人事档案管理已经不再适应当前市场经济的发展。因此，利用计算机系统对人事档案管理进行信息化改革，有助于降低人事档案管理工作人员的工作量与时间，提升人事档案管理的质量与水平。

参考文献：

[1]刘向东.人事档案管理中的几点建议[J].价值工程，2010（15）

[2]李方.浅谈人事档案管理工作如何适应新形势的需要[J].科技创新导报， 2008（31）

[3]张力英.浅谈干部人事档案管理信息化建设[J].才智，2012（02）

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本文通过网站调查、邮箱、电话等调研方式，调查分析了广东省62所本科院校的高校档案机构、人事档案归属、档案管理系统建设、档案网站建设四个方面的内容。62所本科院校包括37所公立本科院校，占59.7%；25所民办本科院校，占40.3%，其中16所独立学院，2所中外合作办学的高校。

1.高校档案机构

高校档案机构包括档案馆和综合档案室。本次调查的62所本科院校中，如表1所示，20所（32.3%）高校设立了独立的档案机构，其中2所是民办高校，分别是是广东理工学院和中山大学南方学院；2所高校的档案机构挂靠其他部门，广东海洋大学档案馆挂靠校长办公室，韩山师范学院综合档案室挂靠图书馆。这些独立的档案机构命名各有不同：广东理工学院、中山大学南方学院是档案室，韩山师范学院、广州体育学院是综合档案室，佛山科学技术学院是档案管理中心，其他高校独立的档案机构都是档案馆。

另外，42所（67.7%）高校未设立独立的档案机构，其中公办高校19所、民办高校23所。这些非独立的档案机构设在高校的学校/院办公室或党委办公室。中外合作办学的民办高校又有不同，北京师范大学-香港浸会大联合国际学院由秘书处负责公文审批的信息化管理和立卷归档工作，香港中文大学各个机构形成的档案一般都保存在各个学校机构手里，无专门的学校档案保管机构。

2.干部人事档案归属

从以上调查结果可知，除了中外合作办学的民办高校，广东省的本科院校都已设立高校档案机构，接近1/3的本科院校设立了独立的档案机构。高校人事档案有两种管理模式：一是归入独立的档案机构统一管理，一是归入人事部门管理。

此次调查的62所本科院校中，仅有6所（9.7%）高校的人事档案归入独立的档案机构管理。41所（66.1%）高校的人事档案归入人事部门管理，其中公办高校31所，民办高校10所，如表2所示。另外，有13所民办高校的人事档案挂靠在人才市场。北京师范大学-香港浸会大学联合国际学院、香港中文大学（深圳）的员工并无人事档案，但对于受聘的员工，人力资源部门在聘期收集其相关的个人信息资料并建立仅供内部使用的个人档案。

人事档案归入独立的档案机构管理的六所高校，分别是中山大学、广东工业大学、华南农业大学、广东外语外贸大学、广东技术师范学院、佛山科学技术学院。这六所高校的教工人事档案并入独立的档案机构之前也都是由人事组织部门管理，中山大学档案馆是最早并入人事档案的，其次是华南农业大学，其他四所学校都是最近几年才将人事档案移交档案馆。

3.档案管理系统建设

档案管理系统是档案馆数字化、自动化管理的主要应用软件。人事档案管理系统是专门针对干部人事档案的现代化档案管理系统，能够提高人事档案管理的效率与准确性，有利于实现人事档案管理的现代化。国内许多高校采用南大之星档案管理系统，广东省采用该系统的高校有华南师范大学、华南农业大学、广东技术师范学院、韶关学院等，部分高校的档案管理系统是自主研发，如暨南大学（独立开发），还有一些高校的系统开发外包，如广东工业大学、中山大学。

本次调查的62所高校中，24所高校建有档案管理系统，其中公办高校22所，民办高校2所是中山大学南方学院、广东技术师范学院天河学院；有独立的档案机构的高校中仅15所有档案管理系统。人事档案归属档案馆的6所高校中，中山大学、广东工业大学、华南农业大学、广东技术师范学院5所高校建有档案管理系统，其中中山大学、广东工业大学建有教工人事档案系统，广东技术师范学院正在建设人事档案管理系统。

4.档案网站建设

档案网站是档案信息资源共享的网络平台，能把数字化加工整合之后的档案资源，通过档案网站以各种形式和展示出来。62所高校中，24所高校通过档案网站提供了网络平台，既有独立档案机构的高校，又有非独立档案机构的高校。20所有独立档案机构的高校中，18所高校建有档案网站，其中2所民办高校是广东理工学院、中山大W南方学院。非独立的档案机构的5所高校，五邑大学、仲恺农业工程学院、广州医科大学、广州工商学院、东莞理工学院城市学院在所属的院办、档案网站上设置了独立的档案管理、档案工作或档案业务栏目，广东财经大学综合档案室隶属学院办公室，建有独立的档案网站；其他非独立的档案机构在所属部门的档案网站上则只有零星的简介。

24所高校建有档案管理系统，24所高校建有档案网站，19所高校既建有档案网站又建有档案系统，5所高校建有档案系统但无档案网站，5所高校建有档案网站但无档案系统。20所高校的档案管理系统在档案网站上提供登录链接或登录平台，其中包括广州中医药大学、广东技术师范学院天河学院的档案系统挂在学校网站主页。建有人事档案管理系统的3所高校中，中山大学、广东技术师范学院提供人事档案管理系统登录链接，广东工业大学档案网站未提供人事档案管理系统入口。

二、人事档案信息化建设中存在的问题

从调查分析可以看到，广东省高校人事档案信息化建设刚刚起步，独立的高校档案机构建设、人事档案归属、人事档案系统建设、档案网站建设都存在诸多问题。

1.人事档案分散管理问题严重

人事档案是专门档案的一种，专门档案的管理仍然按照全宗原则实行集中统一管理。许多省份的高校的人事档案纳入到了独立的档案机构，如四川、湖北、重庆、江苏、上海、陕西、山西、浙江的高校。从广东省高校档案机构调查情况可知，广东省独立的高校档案机构的建设比例（32.3%）低，而且大都是公办高校，只有两所是民办高校。其中，54.1%的公办本科高校有独立的档案机构，6%的民办高校有独立的档案机构。从人事档案归属的调查情况可知，6所公办高校人事档案归属独立的档案机构，占广东省本科院校总数的9.7%、占广东省公办本科院校总数的16.2%；而52%民办高校的人事档案挂靠在人才市场，超过半数的民办高校的人事档案挂靠在校外。从整体情况来看，广东省独立的高校档案机构偏少，而且只有少数几所本科高校人事档案归属档案机构，民办本科高校的独立的高校档案机构极少，人事档案管理更加分散。

无论人事档案归入人事部门还是人才市场管理，档案都得不到统一保管，档案工作投入偏少，整理不规范，专业化建设滞后。这种低水平重复的分散管理，不利于人事档案规范化、信息化的管理。独立的高校档案机构才能承担起归属人事档案的能力，独立的高校档案机构建设比例低，是干部人事档案分散管理严重的原因之一。

2.人事档案管理系统建设滞后

目前广东省大部分高校仍没有启用档案管理系统，62所高校中只有24所高校有档案管理系统，保管的档案主体仍然是纸质档案。大部分（75%）有独立的档案机构的高校已建有档案管理系统，档案管理系统主要实现目录的数字化，有些高校已扫描部分综合档案，能进行全文检索，如华南理工大学、中山大学，广东技术师范学院、广东工业大学等。中山大学已完成全部馆藏党政类档案的数字化扫描和挂接。广东技术师范学院完成了部分教学类档案原件的数字化扫描、著录、校验和挂接等工作，基本实现了部分行政、党群档案与学生学籍档案的全文检索。

广东省高校的人事档案的数字化工作还限于人事档案的检索和档案目录的数字化，绝大多数高校档案馆至今还没有人事档案管理系统，只凭借 Excel或 Word等常用办公软件进行人事档案目录管理。人事档案已归属独立的档案机构的高校，83.3%的高校建有档案管理系统。建有教工人事档案系统的3所高校中，中山大学的人事档案管理系统已投入使用，但只是目录的数字化，广东工业大学的人事档案系统正在完善，并且正在进行人事档案内容的数字化扫描工作。总的来说广东省的本科高校还没有针对档案目录和内容数字化的成熟的人事档案管理系统，而综合档案则已部分实现全文检索，人事档案管理系统的建设远远滞后于其他综合档案。

3.人事档案信息化建设与档案网站建设脱节

人事档案信息化，是利用档案管理系统将纸质型档案转换成电子型档案，并通过一定的网络平台提供利用。人事档案信息化不仅要建设档案管理系统，而且要通过档案网站这个网络平台提供利用。

调查发现，62所高校中，38.7%的高校建有档案网站，这些高校中83.3%的高校档案网站提供档案管理系统入口；建有独立档案网站的有19所高校（30.6%），既建有档案网站又建有档案系统的比例30.6%，有独立的档案机构的高校档案网站建设的比例90%；民办高校档案网站建设比例（16%）低。从调查可知，广东省本科高校档案馆 （室 ）独立的档案网站建设比例还不足1/3，而独立的档案机构已普遍建立了专门的网站，且大都已启用档案管理系统。

仅3.2%的高校人事档案管理系统挂接到档案网站，人事档案信息化的数据不能通过档案网站对外提供利用，也不能提供全文检索。即使已开展人事数字扫描工作的高校也未能及时将人事档案管理系统挂接到档案网站。

三、推进人事档案信息化建设的建议

人事档案信息化的进程刻不容缓，推进人事档案信息化建设，应从加快制度建设以及软件硬件建设等方面着手。

1.加快制度建设，推进规范化管理

高校人事档案信息化滞后，是由于硬件条件差，档案人员业务不精、档案不受重视等各种原因引起的，关键是制度的缺失。因此，必须自上而下建立人事档案规范化管理制度，包括人事档案信息化建设制度、材料收集归档制度、人事档案审核制度、人事档案归属制度、档案管理人员进修培训制度等。

首先，人事档案要实现信息化管理，需建立人事档案管理系统，把所完整的档案信息录入系统，必须建立严密的材料收集归档制度，审核收集的散件，查看是否缺少签名、公章、时间，复印件未盖与原件相符的章等，增加电子归档，收集电子目录、建立规范化的电子档案、纸质档案收集渠道。定期审核档案，查漏补缺，防止档案造假。

其次，人事档案归属高校档案机构是人事档案信息化的基础，有条件的高校应加快推进独立档案机构的建设，高校干部人事档案归入独立的档案机构有利于提高人事档案的利用率，提高人事档案工作者的业务能力，能有效利用人员和设备，节约经费，并且有利于干部人事档案管理的专业化、规范化、数字化建设，更快实现人事档案的信息化管理、档案工作的整体协调发展。从近几年高校独立档案机构成立的时间、人事档案并入独立的档案机构的时间来看，独立的档案机构统一管理的模式是高校人事档案管理的发展方向。由独立的档案机构管理人事档案更加科学合理，也是大势所趋。

再次，人事档案管理人员的业务水平不高，信息化人才短缺，制约着人事档案信息化建设的发展。规范化的管理离不开专业化的人才，应配备具备档案和计算机相关知识的人事档案管理人员，定期培训，加强交流学习，学习先进的档案管理理念。

只有建立完善的制度，人事档案信息化建设才有保障，推进人事档案归属合并的进程，加快启动人事档案信息化建设。

2.加快人事档案内容的数字化建设

人事档案的信息化建设包括人事档案目录和内容的数字化，数字化的档案目录和内容还能通过网络平台提供利用。广东省干部档案目录管理系统2005年就已投入使用，人事档案目录的数字化工作有了一定的基础，而内容的数字化建设还处于零基础的起步阶段。人事档案内容的数字化是将档案材料逐一扫描后，挂接到人事档案管理系统，扫描进入系统的档案才能进行全文检索，全文检索实现了利用者对档案信息快速检索和方便利用，有利于档案的永久保存。

人事档案内容数字化建设的缺失是人事档案信息化建设的主要问题，也是制约人事档案全文检索的重要因素，应加快人事档案内容的数字化建设，确保人事档案整体信息化建设工作的顺利进行。