人事档案管理系统范文

引言：寻求写作上的突破？我们特意为您精选了4篇人事档案管理系统范文，希望这些范文能够成为您写作时的参考，帮助您的文章更加丰富和深入。

篇1

人事档案管理系统的建立，可以说是当前企事业单位进行人力资源管理的重要内容，也是将人事管理资料进行量化，实现人力资源的信息化和数据化的一种主要途径。建立健全完善的人事档案管理系统，对于有效管理单位人力资源，促进人力资源开发，提高人力资源合理管理和利用率有重要辅助作用。不过人事档案管理系统在目前还没有达到有效辅助企事业单位进行人力资源管理和开发的需要，其功能性和普及实用性还有待改善。

一、人事档案管理系统的现状和开发前景

人事档案管理系统从技术基础上来区分，主要有两种。第一是传统的档案管理方式，完全依靠人力进行档案信息录入、档案管理和保存、档案分类和废旧档案的处理等。第二种就是现代化的人事档案管理系统，是基于电脑软件和现代化数字技术应用为基础的一整套人事档案管理工具。也可以说是传统的人事档案管理系统的升级版。

当前国内众多企事业单位中，有效的人事档案管理系统尚未普遍建立。而且有很多中小企业觉得人事部门是事业单位、国有企业才需要的，这也是观念上的误区。在今天现代化企业建设的需求中，进行人力资源的有效管理已是必然趋势，通过现代化的人事档案管理系统来落实有效的人力资源开发和管理，也成为迫切的需要。当前很多专业的程序开发机构已经设计推出了几款新型的人事档案管理系统，为企业的现代化人事档案管理系统建立提供了参考和支持。

二、人事档案管理系统的功能需求

（一）数字化

数字化是指人事档案管理系统在系统组建、功能模块设置、系统信息录入存储、内容的随机调阅、机密内容的加密和调阅权限设置、信息拷贝和安全性保护、系统防火墙设置和漏洞修复、系统数据改动记录等方面都要实现数字化操控和自动化处理。一方面方便对人事档案管理进行日常操作和随机调阅，一方面确保建立在数字信息平台基础上的系统安全和智能防护能力经得起考验，不会造成数据丢失，引发安全风险。

（二）安全性

对于像我们殡葬管理所这样的事业单位来说，从目前全国各地的就业形势来说，还是一个很有吸引力的单位，也可以说是众多人才争抢的重点。其实不只是事业单位，任何企事业单位的人事管理信息，都需要在一定的程序上有严格的保密措施和安全防护。如果人事档案管理系统的内容可以随意更改，不留痕迹，无法修补漏洞，那就会直接影响人力资源管理、岗位升迁调动、职位删减和机构组合和工资发放、福利待遇发放等很多内容。

出于保护内部人员的档案信息，避免违规操作、失误操作和恶意操作引起信息删减、覆盖、更改以及系统漏洞、系统升级换代或软硬件设施病毒侵害、故障侵害造成档案系统无法正常工作或数据库损毁，一定要注重人事档案管理系统的安全防护和保密措施。

（三）现成的模块化设计和先进人力资源管理理念的融合

企事业单位的人力资源调整和变动有的时候是很频繁的。就像我们殡葬管理所，也经过了一系列的人动，在人力资源管理的政策、方案等方面也在逐渐向着现代化的方向发展。为了迎合单位的这种需要，就要求人事档案管理系统能顾在秉承当前和未来人力资源管理发展趋势的前提下，以更加易于操作和功能组合的模块化设计来满足各项功能的需要。

比如档案录入模块中的个人账目分类管理、个人信息分类管理，按照时间、特定的岗位、职能、部门或工资水准、入职时间和学历等标准来划分的信息归类设计，可直接进行打印填报的表单设计等，包括符合人力资源管理各项需要的各类型数据汇总分析报表，都应该在系统建立的时候就准备好，方便企事业单位更快速的开展人力资源开发管理工作。

换句话说，要将现代企业人力资源管理需要的人事档案管理系统功能进行灵活、规范、可操作的模块组合，让企业在现代人力资源管理理论支持下开展个性化的档案管理系统设计，满足企业个性化发展需求。

三、人事档案管理系统在实践工作中需要注意的问题

（一）落实人事档案管理系统的权限分级制度

在事业单位内，人事调动和人事资料的调阅、打印、录入、存储、更改等各项内容，事关重大。在一定程度上说，人事档案管理关系着单位所有人员的切身利益，因此更应该将针对人事档案管理系统的所有动作纳入分级权限管理和监督体系中，避免有、假公济私和恶意篡改资料等行为。

（二）进行人事档案管理系统的信息审核

为确保人事档案管理系统的信息没有进行违规操作更改，应该以领导责任制和领导带头制建立定期和不定期的信息审核制度。通过权限分级，逐级逐层次开展信息审查，对比操作记录来查看核对，规避信息遗漏和违规操作。

（三）建立人事档案管理系统和人力资源管理规划协同机制

人事档案管理系统除了更加细化各项信息的录入存储和分析之外，要充分利用系统建立的各项数据表单来辅助落实人力资源管理的长期规划和近期调动。切勿将人事档案管理系统仅当作一个数据存储系统来应用，而是要凭借其强大的功能和准确的数据分析能力为长远的人力资源开发和管理服务。

四、结语

人事档案管理系统是现代化人力资源管理的重要辅助工具，企事业单位要加快落实人事档案管理系统的应用，尽快实现内部人力资源结构的改良优化，为强化人力资源利用率，降低人力资源消耗和浪费，对动人才计划，解决人才安置问题和离退休人员的劳保问题等提供有力的辅助。

参考文献：

[1]杨延军，米青，张索祥.基于WEB的高校工资人事管理系统的开发与研究[J].中国科技信息，2006；6

[2]张丽，戴跃洪.基于B/S结构的人力资源管理系统设计与实现[J].成组技术与生产现代化，2005；3

篇2

[中图分类号] TP391 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）06- 0076- 02

该系统是针对我院人事档案管理而开发的一套系统。我院目前的人事档案管理是以电子表格（XLS 文档）形式保存教师基本资料信息，以传统的纸质为载体保存教师的档案资料（如年度考核表），人事档案的管理主要由人工进行管理，既浪费人力也浪费物力，制约了我院信息化建设的发展。数字化人事档案管理系统项目在启动之初，通过广泛调研，制订了详细的功能目标和框架，力求使得学院的数字化人事档案管理平台更上一个台阶。本系统将人事档案数字化后将有助于学院信息化建设的发展，打造高职高专骨干院校品牌，提升我院的整体形象，实现学院的跨越式发展。

1 数字化人事档案管理系统功能描述

数字化人事档案管理系统主要用于对学院人事档案进行管理，提供管理员、用户登录，平台信息管理，平台用户管理，人事档案增加、查询和修改等模块，提高学院的人事档案管理水平，提高学院的办公效率。系统用户类型分为：普通用户、管理员。权限定义如表1所示。

整个系统分为 Web 模块和后台数据库服务器模块（见图1）。

本文档描述后台数据库设计和前台Web 部分的功能规范。

通过 B/S（浏览器/服务器）结构实现的Web 部分系统除数据库模块外所有模块都以 Web 模式供普通用户和管理员使用。

通过 SQL Server 2005 企业版实现的后台数据库服务器模块。

数据库中存储了数字化人事档案管理系统中所有的信息和数据，为保证稳定性和良好的并发访问能力，采用SQL Server 2005 企业版来实现。

2 数字化人事档案管理系统功能设计流程

2.1 数据库设计

数字化人事档案管理系统按照不同的功能和层次划分为一个个功能简单、明确且独立的组成部分。共划分为用户信息表、部门分类信息表、部门信息表、学科门类信息表、专业信息表、干部职务信息表、任职情况表、用户权限表、教职工基本信息表、学历学位信息表、职称信息表、考核结果表、表彰情况表、干部任免情况表等15个模块。

2.2 登录

客户端输入系统域名：http：//localhost：8080/hrms/index.jsp，进入系统登录界面，如图2所示。登录时，需要输入用户名及密码，选择用户类型，并单击“登录”按钮，完成登录过程。

3 数字化人事档案管理系统功能定义

3.1 后台管理

3.1.1 添加数据

单击后台管理主界面左侧“添加”标签，进入后台管理添加数据模块，该模块可完成添加部门信息、干部职务信息、学科专业信息、用户权限、教职工基本信息、教职工学历信息、教职工职称信息、教职工考核结果、教职工表彰情况、教职工惩处情况、干部任免信息等功能。

以下是以如何添加学科专业信息为例进行功能定义，其他数据的添加以此类推，功能说明与此相类似。添加学科专业信息功能说明：

输入学科门类代码，输入学科门类名称；单击“提交”按钮，完成学科门类信息添加；单击“清除”按钮，取消学科门类信息添加；选择学科门类名称必选；输入专业代码，代码长度须为6 位，输入专业名称，单击“提交”按钮，完成专业信息添加；单击“清除”按钮，取消专业信息添加。添加成功后，系统将跳转至浏览专业信息界面。

3.1.2 修改数据

单击后台管理主界面左侧“修改”标签，进入后台管理修改数据模块，该模块可完成修改管理员密码、教职工基本信息、教职工学历信息、教职工职称信息、教职工考核结果、教职工表彰情况、教职工惩处情况、干部任免信息等功能。

以下是以如何修改教职工学历学位信息为例进行功能定义，其他数据修改以此类推，功能大致相同。修改教职工学历信息功能说明：

选择教工号，修改学历编号，修改学历名称，修改学历获得日期，修改所学专业，修改学习形式，修改毕业时间，修改毕业学校，修改学位名称，修改学位获得日期，修改学位授予单位，单击“修改”按钮，完成教职工学历学位信息修改；单击“清除”按钮，取消教职工学历学位修改。修改成功后，系统将跳转至浏览教职工学历学位信息界面。

3.1.3 浏览数据

单击后台管理主界面左侧“浏览”标签，进入后台管理浏览数据模块，该模块可完成浏览部门信息、干部职务信息、学科专业信息、用户权限、教职工基本信息、教职工学历信息、教职工职称信息、教职工考核结果、教职工表彰情况、教职工惩处情况、干部任免信息等功能。

分页浏览教职工基本信息，分页浏览指定教工号的教职工基本信息，分页浏览指定姓名的教职工基本信息，分页浏览指定部门的教职工基本信息，分页浏览指定任职情况的教职工基本信息。

3.2 前台管理

3.2.1 修改普通用户密码

单击前台主界面左侧“修改”标签，进入普通用户修改密码模块，该模块可完成修改普通用户密码功能。功能说明如下：

输入原密码，输入新密码，确认新密码； 单击“提交”按钮，完成用户密码修改；单击“取消”按钮，取消用户密码修改。

3.2.2 浏览数据

单击前台主界面左侧“浏览”标签，进入前台浏览数据模块，该模块可完成浏览教职工基本信息、教职工学历信息、教职工职称信息、教职工考核结果、教职工表彰情况、教职工惩处情况、干部任免信息等功能。

以下是以如何浏览教职式职称信息为例进行功能定义，其他数据浏览以此类推，功能大致相同。浏览教职式职称信息功能说明：

分页浏览教职工职称信息，分页浏览指定教工号的教职工职称信息，若后台管理员没有赋予该用户浏览教职工职称信息的权限，本页面中部将显示“管理员未为您设置浏览教职工职称信息的权限！”在单行文本框中输入页数，单击“GO”按钮跳转至指定页。

本系统于2011年12月投入实际操作，从设计、开发上来看可实现人事档案管理数据的微机化管理，完成人事档案信息的录入、计算、汇总等功能，便于查询、打印输出，数据不易丢失，且功能比EXL文档操作齐全，大大提高了工作的管理水平和效率。实现了人事档案管理工作的规范化、信息化，使人事档案管理驶入科学化、制度化的轨道，对学校人事档案管理工作具有重大意义。

今后我们将继续探索数字化在人事档案管理工作中的应用，把纸质人事档案材料的扫描件融入该系统，实现人事档案计算机管理，把人事档案管理的信息化推广上一台阶。

篇3

人事档案工作是企业管理工作中的重要组成部分，人事档案是重要的信息资源，它直接参与人事管理的各项具体工作，是人事管理工作顺利进行的有力保证。传统的人事档案管理是在规章制度与标准操作流程这一基础设施平台之上进行操作的，主要包括人事档案目录管理、员工基本信息、劳动合同、考察考核材料、培训、奖惩、干部任免、工资变动、离职等管理内容。应该说，其工作的一个特点，就是其中的大部分工作都是基于经验的重复劳动，琐碎烦杂，缺乏创造性，占用了管理人员大量的时间，但又是人事档案管理中不可回避的基础事务。

目前，企业对于人事档案管理越来越重视，但缺少切实可行的操作办法。充分利用计算机技术，可以帮助企业在人事档案管理水平上实现跨越式提升。信息技术在人事档案管理中的应用，将有助于企业优化人事档案管理的业务流程，提高工作效率，改善服务质量，并提供基于信息的决策支持。因此，建立人事档案计算机信息系统十分重要，它可以简化环节，使人事档案管理规范化、信息化、制度化。变传统等客上门的“守摊式”服务为“开放式”的服务。从过去忽视档案利用，转变为树立人事档案利用的“受众”意识，重视研究人事档案用户的需求。在确保保密的原则下，变被动为主动，以积极开发、主动服务的方式提供信息资源。向档案利用者主动介绍被查阅者的基本情况和特征，为利用者详细掌握第一手材料服务。

二、企业人事档案管理系统应具备的功能模块

企业人事档案管理系统最大的特点就是实用性很强，具有档案输入、档案编辑、统计查询、档案打印、数据维护五个功能模块，使得系统与实际工作更相符、更直观。既节省了人力物力财力，又能克服手工管理造成的低级错误，并实现规范化管理的要求。该系统为了实现企业档案管理，节省人力，减少由于手工管理造成的低级错误，提高工作效率，将做成一个集档案输入、编辑、统计报表的管理系统，并具有部门调整、岗位工资变更等功能。其最大的特点就是实用性很强，使得系统与实际工作更相符、更直观。

企业人事档案管理系统由以下模块组成：

1.档案输入模块。完成员工个人资料、基本工资情况的输入。

2.档案编辑模块。实现员工资料、工资的修改以及删除。

3.统计查询模块。按查询条件，显示符合条件的员工姓名、性别、婚姻状况、学历、职务、部门名称、岗位。

4.档案打印模块。实现员工资料、工资明细表的打印。

5.数据维护模块。实现部门和岗位工资调整。在更改岗位工资的同时，系统会自动更新工资库。

系统数据库由四个表文件构成。其中包括：存放员工的基本资料的资料表存放员工的基本工资情况的工资表、用于存放岗位工资的对应情况的岗位工资表、用于存放部门资料的部门表。

三、应用企业人事档案管理系统好处

企业人事档案管理系统是对人事档案管理的所有领域提供最佳支持的系统，并提供各种查询统计功能与报表输出功能，能动态直观地反映企业人事档案的状况，为人事管理提供高效的决策支持。作为系统功能扩展而提供的经理自动服务与员工自助服务功能，将使得决策层可以从人事档案管理系统中受益。

1.为人才的选拔和培养提供的优势。一是有助于了解选拔和培养对象的基本情况，从中发现和选拔有用的专门人才；二是有助于了解选拔和培训对象的政治历史表现情况，了解其一贯的政治立场和政治方向，从历史的角度对选拔和培养对象的“德”进行审查；三是人事档案中的学历证明、科研成果记载、专业技术水平，有助于了解选拔和培养对象的专业特长和学识水平，以利于在人才的使用上做到用其所长、人尽其才；四是有助于确定人才的培养方向。对选拔和培养对象的工作经历、任职情况、专业特长、工作成果和各个时期的组织鉴定、考察材料，结合其现实工作表现特点进行综合分析，确定选拔和培养对象适合干什么工作，宜于向什么目标发展，从而明确人才的培养方向，避免人才培养和使用工作中的盲目性；五是有助于制定人才培养规划，可以对人才的结构状况、年龄状况、学历情况进行分析，制定人才培养规划；六是用其所长，确定人才适合何种岗位，适宜于何方向发展，加强人才培养的针对性，可以有的放矢地培养人才。

2.为企业提供全方位的人事信息。人事信息数据库及多媒体信息网络系统建立以后，我们不但可以快速准确地获取员工的自然情况、简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息，还可以随时查询员工诸如日常工作、学习、生活等方面的声音和影像资料，了解员工全方位的综合信息。利用这套系统，还可以对这些信息资料进行综合分析，在较短时间内为领导和部门提供全方位的员工信息，可以从根本上改变过去那种静态了解员工的传统方式。

篇4

人事档案信息管理系统管理技术主要包括安全保密技术、网络技术、计算机数据库技术。人事档案的信息化管理可以使档案管理工作具有成本低、寿命长、保密性好、存储量大、可靠性高、查找方便、检索迅速等优点。这样不仅对档案管理效率有了很大的提高，而且还实现了档案管理的规范化、科学化。本文主要阐述了人事档案信息化管理系统的应用，并针对应用过程存在的问题提出了改进措施。

一、人事档案信息化管理系统的应用

（一）人事档案数据库管理系统建设

人事档案数据库管理系统建设是档案管理系统的基础。只有认真建设好人事档案数据库才能进行人事档案信息化建设。档案数据库包括档案材料的发文、收文、统计、删除、复制、查阅、借用、转出、接收等活动的登记和执行。人事档案管理系统的系统管理员可以对档案数据进行日常的备份、维护、管理工作。人事档案数据库管理系统是将业务管理、数据管理融合到一个工作平台，从而从根本上改变了人才信息资源的服务方式、管理方式、储存方式。

（二）认真做好人事档案材料的收集工作

档案材料的收集工作对于档案工作是非常重要的，要认真全面地收集需要归档的材料。人事档案室应当建立登记、催要、递交、联系制度，并且要认真做好进一步完善工作。将收集到的材料的接收人、送交人、姓名、时间、名称等项录入数据库，做到档案材料的接收工作更加科学有序、管理规范。为了避免数据的录入错误，在大量录入数据信息时，应当由专人进行负责。

（三）人事档案信息分类数据库的建立

1、建立人事档案分类数据库的意义

人事档案分类信息数据库的建立是一项非常重要的基础工作，也是信息化系统的核心部分，数据库集中了人事、组织部门需要的全部数据。数据库建立好以后，数据可以重复利用，这样数据的利用率得到了提高，减少了数据的冗余，避免了重复数据的存储，是一个功能比较完善，结构更加合理，人才信息可以共享的资源库。

2、数字化档案

对于一些个人档案中比较重要的纸质材料，可以进行数字化处理形成档案，这样就有利于材料的完整保存，便于利用计算机进行查阅。实行数字化档案，很少接触档案原件的，只是在信息的录入时会用到原始档案，这样对档案的寿命有延长作用。档案的利用者和工作人员可以很方便地通过计算机网络对档案信息进行查阅，但是人事档案也应当注意保密性问题，因此需要对不同分类信息进行相应的密级设置，不同的用户权限级别可以查看相应的人事档案信息。

3、电子档案

近年来，我国已基本全面实施电子政务，这样在人事档案中也就形成了各种各样的多媒体文件、电子文档、电子表格等电子档案。

4、档案室工作人员编制的一些数据

档案室工作人员编制的一些数据，例如终身码、养老保险、公积金、医疗保险、年度考核、工资、入党团、职务、学历、参加工作时间、出生年月、性别、职工姓名等信息。根据职工的编号录入人事档案数据库系统，利用该数据库对人事信息的检索非常方便，为单位的领导层的科学决策和管理提供了确切、快速的信息。

（四）人事档案信息网络化安全保密技术

人事档案信息由于涉及个人一些机密，因此对于安全保密设计工作要做好。数据库管理系统应当采用数字签名机制，保证接受信息的确定性和真实性。为了更好地管理用户访问数据库的用户，可以采用用户审计和防火墙技术功能。为了保证信息在传输的过程中不被修改和窃听，就需要对信息进行加密处理，从而保证了信息的安全性。

二、人事档案信息化管理系统的改进

（一） 应当实现人事档案信息的动态管理

人事档案信息化管理系统不但要对当前的人事档案信息进行管理，要对能够对人员的培训情况、学历、工作履历、职务变动等数据进行动态管理，使人力资源管理更加科学有效，使管理的信息由平面向立体转变。

（二）应当实现内部与外部的数据共享，做到数据联动管理

应当通过硬件的支持实现内部和外部的数据的共享，通过职务变动管理、职称变动管理、学历变动管理能够同时将人员档案卡片的一些个人信息进行自动的更新，做到实时提示，并联动到相应的卡片中，这样就有效地避免了重复维护人员数据信息。

（三）实现方便的报表和智能化办公管理

可以将各种可能用到的统计表格式和各种报表固化到软件中去，达到一键可以生成统计结果，既增加了数据的准确性，同时也对繁琐的统计过程进行了优化，确保了统计灵活快捷，统计结果可以共享。

人事档案信息化管理系统不仅是一个很好的工作平台，而且还是一个方便交流的平台，从而使人事档案管理实现了智能化办公管理。

（四）加强批量数据的处理能力

要加强批量数据的处理能力，例如对于大量数据的备份，大数据量的修改工作目前的人事档案管理系统还不易实现，还存在网络速度慢的现象。目前的系统对多断网、防火墙等问题的解决还不是很方便，对网络底层协议有较大的依赖性。

参考文献：