档案数字化工作计划范文

引言：寻求写作上的突破？我们特意为您精选了4篇档案数字化工作计划范文，希望这些范文能够成为您写作时的参考，帮助您的文章更加丰富和深入。

篇1

0 引言

随着信息技术和计算机技术的不断发展，社会进入了数字化时代，计算机技术和信息技术也逐渐被引入到住房公积金的档案管理工作中。档案管理是住房公积金内部管理工作中的重点，档案的数字化能够增强员工工作的连贯性、提高工作效率、促进住房公积金的发展。因此，住房公积金档案数字化成为了当前住房公积金档案管理的主流趋势。基于此，笔者进行了相关介绍。

1 以立项方式积极开展档案数字化工作研究

按照国家档案局规定向中央档案馆移交档案后现存馆藏档案二十多万卷（册）。要想实现馆藏纸质档案数字化，必须首先做好前期的准备工作。利用信息化建设平台，通过“数字化工程项目”立项，组建数字化工程项目团队，对档案数字化工作开展研究。主要研究内容：以纸质档案为基础，探索和研究档案数字化相关标准与制度规范，设计数字化工作流程，依托“基础条件建设项目”所配备的各种数字化加工软硬件设施，开展馆藏档案数字化工作，推进档案工作由传统档案管理模式向数字档案管理模式转变，为构建数字档案资源共享平台，实现单位档案信息资源共享提供基础保障和数据支撑。

2 确定档案数字化对象

国家档案局颁布的《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）中明确规定了数字化对象的确定原则，即“应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化”。在丰富的馆藏档案中，如何确定档案数字化对象成为重要的课题。数字化工程项目团队首先对所有馆藏档案进行了认真分析，对于永久或长期保存的档案，本着“急用、常用、重要”的原则进行鉴定。具体原则如下：

2.1 利用优先原则

馆藏档案数字化的目的是提供快捷的利用服务，档案数字化工作要围绕实现便捷的利用服务而展开，这样才能体现档案的真正价值，发挥档案数字化工作的效益。利用优先，即必须把档案利用者的需求放在首位，在充分考虑利用者需要的前提下对档案进行鉴定，将符合条件的档案确定为数字化对象。档案馆根据日常提供利用所掌握的信息，把提供利用价值高、濒临破损的档案确定为档案数字化对象。

2.2 系统完整原则

在确定档案数字化对象时，我们还要保证数字化档案的系统性、完整性和准确性。在馆藏的文书档案中，反映同一职能活动的档案既有请示又有批复，还有文件底稿、签字页等，为了保证文书档案的系统性、完整性和准确性，我们决定对每件文书档案的最终底稿、签字页及文件的全部内容都进行数字化；科技档案的数字化则按照归档文件的总目录，对每个项目的技术文件与产品图样进行全部数字化。

3 设计档案数字化工作流程

《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）中规定纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。数字化工程项目团队根据馆藏档案确定的档案数字化对象，设计出符合馆藏档案需要的《档案数字化加工流程》（由于目录数据库建库及数据导入等工作已先期完成，流程设计不涵盖此内容）。

4 制定档案数字化技术标准，明确岗位职责

档案数字化工作流程确定后，数字化工程项目团队开始着手制定适用于我馆馆藏的《档案数字化加工技术标准》，按照档案数字化工作流程中的每个环节设置岗位，制定《档案数字化加工岗位职责》。其岗位职责有以下内容：

4.1 调档

调档人员按照数字化扫描工作计划将档案从库房调出，在《档案数字化工作登记表（簿）》登记记录后分发给不同的编页人员进行编页处理。调档人员对调档案卷数量负责。

4.2 编页

编页人员根据《纸质档案页码编制规则》，对纸质档案逐页编写页码，并将其标注在规定位置。如果发现目录中标注的页数与实际档案页数不一致，则按实际页数对其目录页数进行修改。编页人员对编页档案数量和目录页数负责。

4.3 拆卷

拆卷人员在不损坏档案原貌的情况下，对档案进行拆卷，拆除书钉、夹子等金属物，保证档案以单页形式提供给扫描人员进行扫描。对一些胶水粘过的档案以不损坏档案为准则，根据实际情况由拆卷人员确定是否拆成单页。拆卷人员对纸质档案安全负责。

4.4 修复

修复人员要对破损严重无法直接进行扫描的纸质档案进行技术修复，因褶皱影响扫描质量的原件要先采取压平或熨平等方式进行技术处理。修复人员对档案信息完整性负责。

4.5 扫描

扫描人员要根据纸质档案的情况，选择相应的扫描仪及软件，确定扫描软件设置，完成档案扫描，保证扫描图像完整、清晰、美观，做到在30%缩率的显示下，深不结块，浅不断线，保证扫描质量。扫描人员对档案扫描质量负责。

4.6 质检

质检人员对扫描图像进行质量检验，检查图像的偏斜度、清晰度以及完整性，发现不符合图像质量要求的应进行图像处理；因操作不当造成图像不完整或无法清晰识别的应重新进行扫描；扫描图像的排序与档案原件不一致的应进行调整；发现文件漏扫的应及时补扫并正确插入图像。对大幅面档案采用分区小幅面扫描后形成的多幅图像，应进行拼接处理，合成为一个完整的图像，拼接后应与档案原件核实确保拼接无误，保证档案的整体性。质检人员对扫描图像质量负责。

4.7 抽检

抽检人员负责对质检后的扫描图像进行抽查检验，原则上抽检率不低于20%，抽检不合格退回至质检人员，抽检合格的传递至挂接人员。抽检人员对挂接图像质量负责。

4.8 挂接

挂接人员通过档号等唯一关联与档案目录数据库进行有效挂接，建立起全图文的档案数据库。挂接人员对挂接数据的完整性负责。

4.9 数据备份

为保证数据的安全，要对挂接后的完整数据及时进行备份。备份采用在线、离线相结合的方式进行多套备份。备份数据应进行检验，包括检验备份数据能否打开，数据信息能否完成恢复等。数据备份人员对备份数据质量负责。

4.10 装卷

装卷人员负责对已扫描档案进行逐页、逐卷检查核对，按卷（件）清点页数并与卷内目录页数核对无误后进行档案复原装订，确保档案恢复到初始状态。复原装订后的档案要做到不丢页、不掉页、不倒页，装订结实整齐。装卷人员对复原装订质量负责。

4.11 还档

还档人员对复原后的档案核实登记后，按照纸质档案原存址返还入库。还档人员对入库纸质档案卷数和存址正确性负责。

5 建议

（1） 由专项团队负责项目推进与实施档案馆藏档案数字化工作是借助于单位信息化建设平台，通过“数字化工程项目”立项，组建数字化工程项目团队，按照项目管理方式推进馆藏档案数字化工作，保证了档案数字化工作在规定的时间节点内完成工作任务。

（2）制定出一套切实可行的档案数字化相关制度和标准。档案馆结合行业档案数字化工作实际，以馆藏档案数字化为基础，相继出台了《档案数字化加工流程》、《纸质档案页码编制规则》、《档案数字化加工技术标准》等一系列档案数字化相关制度与标准，为全系统数字档案馆建设奠定了基础，积累了经验，具备了指导全系统开展档案数字化的能力。

（3）建立数字化工程项目协调会制度。在项目实施之初建立了协调会制度，及时协调解决项目实施过程中遇到的各种技术、操作和管理等问题，为项目的顺利推进起到了保障作用。

（4）分组管理，建立业绩增长的激励机制。按照《档案数字化加工流程》和《档案数字化加工岗位职责》，对项目人员进行分组管理，确保档案数字化各项工作过程可控、可追溯。为了建立健全项目团队工作业绩增长激励机制，引入了企业管理理念，对编页、扫描、质检、抽检、挂接等岗位的人员实行计件奖励，体现多劳多得原则，促使员工的业绩增长，保证了项目进度。

6 结语

综上所述，住房公积金档案中的数据资料是单位各项工作开展的重要依据，对住房公积金的可持续发展具有十分重要的作用，加强住房公积金档案的数字化建设十分必要。在档案数字化工作中，住房公积金要结合相关实践经验，合理设计档案数字化工作，制定完整的技术标准，同时加强对专业人才队伍的培养，从而做好住房公积金档案数字化工作，促进住房公积金的可持续发展。

篇2

一、船舶档案数字化工作的发展现状

鉴于纸质存储档案对于外部环境的要求较高以及档案工作量的不断加大，各方面对于船舶档案管理工作都提出了更高的要求，在这样的环境背景下进行船舶档案的数字化建设显得势在必行。档案数字化工作主要就是指通过对智能信息处理技术的利用，将传统的以纸张、录音带以及录像带等为储存介质的原始档案材料借助于现代化的扫描、压缩手段将其转化为图片文件以及声音文件和录像文件的格式，并且在运用储存管理技术将其储存到各类介质上，便于在需要的时候能够通过快速检索手段将其查找出来予以利用。在网络技术的基础上，逐步建立小范围内的网络平台，逐渐向全国范围扩展，以便为需要者提供查询、搜索之需。船舶档案数字化的最大优势和特点在于资源数字化、管理网络化、智能化以及使用方便化。

从发展的趋势上来看，船舶档案数字化发展是档案管理工作整体发展趋势的方向，档案自起草、修改到印发都在计算机上进行，将会有利于档案的修改和复制，在数字化状态下的的档案能够提供更加高效的利用效率和质量，能够更好地满足船舶行业乃至全社会的需要。但是就我国目前的发展情况上来看，限于种种客观原因的限制使得计算机技术在船舶档案的管理工作中始终没有发挥出应有的作用和价值，档案的保密性和社会公众的需求两者之间的矛盾成为了影响船舶档案数字化工作的最大掣肘之一，造成了档案数字化的发展速度相对于社会数字化技术的发展来说存在着很大的滞后性，不能有效地满足各方需要。

二、船舶档案数字化的利与弊

（一）船舶档案数字化的积极影响

从发展的角度上来说，档案数字化是档案信息化建设的重要内容，资源建设主要包含两部分，一是对现有馆藏档案的数字化，二是对电子文件进行归档和电子档案管理。借助于这种数字化形式可以对档案原件起到很好地保护作用，使电子文件形式的档案替代原件的使用，进而避免原件档案的过度使用而损坏，并且在数字化副本异地保存的条件下，输出缩微胶片还能够做到永久保存和使用，通过这种手段即使档案资料出现了重大灾难和意外情况也不至于使档案资料产生毁灭性的破坏。船舶档案数字化还能够有效地改善档案利用方式，一方面数字化后的档案能够做到共享使用，这样就能够提供档案的利用效率，摆脱孤本的限制;并且当需要对档案进行利用时，利用者将会打破时间的限制，能够随时使用需要的文件。最为重要的是船舶档案数字化是当今社会发展的主流趋势，社会的发展要求船舶档案必须进行改变和创新，以适应当今社会需要。

（二）船舶档案数字化所带来的隐患

船舶档案数字化在为档案管理工作带来便利的同时也带来的相应问题，其中最为突出的就是档案信息的安全问题。鉴于船舶档案数字化工作后，其接触的范围和广度也将会变得，因此面临安全风险的几率也随之增大。档案数字化主要的安全问题来自于四方面，分别是网络安全问题、系统安全问题、应用安全和病毒防范问题以及档案数据安全问题。网络安全问题是指基础网络设施不可能保证一直正常运行，在其运行过程中很有可能出现各类故障，进而影响到档案管理;二系统安全则是指档案数字化的相关计算机系统可能存在系统漏洞，在这样的环境下档案信息很有可能被窃取和利用;应用安全及病毒的防范则是由于网络病毒是伴随着网络的存在而存在的，如果不能进行有效地处理很有可能使档案信息面临病毒的威胁;而档案信息数据的安全则是指应当对船舶档案信息进行一定的加密处理，否则很有可能加大档案信息数据丢失的风险，一般情况下用户在访问档案信息和数据时，档案信息都是真实和完整的，如果不对用户的权限进行设置变更，而任由他人进入系统，将会使档案信息处于无保护状态，随时都存在被更改和利用的风险，这也是档案数字化所带来的主要问题。为此，在船舶档案数字化的不断发展过程中还应当对安全管理技术进行不断地研究，为档案信息的安全提供更加可靠地保障。

三、纸质档案转化为数字档案工作的思考

从形式上的变化来看，船舶档案数字化工作的最大变化在于储存介质发生了变化，由传统的纸质储存转变成了电子文件形式的储存。从某种程度上来讲，数字档案的共享与网络的沟通需要一系列的标准和规范来使其得以实现，例如各类档案数据的交换、档案信息的传递以及档案资源的共享和网络平台的链接等等。无论是对于储存的老档案来说，还是对现在的电子文件形式的新档案来说都应当严格按照标准化的原则去进行，确保纸质档案能够被完整的转换为数字化，电子文件能够归档，数字化档案能够被有序的保管、传递和利用，尽量避免各自为政、互不兼容现象的发生。对于船舶档案数字化工作来讲，建立一套标准和规范是必不可少的工作，在纸质档案转换为数字档案的过程中一定要发挥出标准和规范的引导性作用，保证技术上能够实现协调性和整体性的统一。而在现实的工作中，还应当严格执行国家档案局所颁布的《电子文件归档与管理规范》，对电子文件的归档和管理要进行严格规范，对于文字型电子文件、扫描型电子文件、视频和多媒体电子文件以及音频电子文件等各类档案都应当采取通用的格式予以储存和管理。

篇3

（一）高效便捷，易于管理。档案管理数字化是将档案管理与现代电子技术相结合，将纸质的档案转化为数字档案，在电脑中进行存放。由于数字档案其存放于电脑之中，以电子数据信息的形式存在，因此数字档案仅占有虚拟空间，而不占据实体空间，这就有效的减小了工作人员在进行档案查询与整理过程中的困难，降低了工作人员的工作量。又由于电脑系统在查询，搜索等方面具有一定的优势，因此在进行档案查找与编辑的过程中，可以有效的减少档案管理人员的工作时间，提高了档案管理的工作效率。

（二）系统严密，安全性高。传统纸质档案由于数量巨大，占地面广，因此在进行档案管理的过程中经常会由于管理过程中的疏漏造成档案信息的外泄或者档案的丢失与损毁，使得档案管理的质量下降，并对事业单位中工作人员的个人隐私造成影响。对档案管理进行数字化管理后，工作人员可以通过电脑技术的应用，建立起有效的电子档案管理系统，并针对档案的重要性设立不同层级的安全保护措施。同时，针对档案的查阅进行严格的规定，可以通过设立密码，指纹识别等方式，提高档案的管理的安全性。

（三）网络管理，调取方便。我国大多数事业单位内部都建立起了适宜企业内部工作展开的局域网络，企业各部门之间可以通过网络的应用加强部门间联系，实现各部门间资源的共享。档案管理工作人员将档案信息录入电脑系统后，企业中的各部门可以通过单位内部局域网络，通过密码验证的方式进入档案数据库中进行档案的调取与查阅，这样不仅可以减少档案调取过程中的时间，同时也减轻了工作人员的工作负担，使得工作人员的档案资料可以在企业内部进行快速的流通，提高企业各部门间的办公效率。

二、档案管理数字化的工作重点

（一）建立管理体系，完善管理制度。档案管理数字化在我国刚刚开始普及，我国大多数事业单位在进行应用的过程中，在管理制度与管理方法等方面仍存在着不足。因此有关事业单位应加大对数字化档案管理的了解，在原有档案管理的基础上进行新制度的建立，通过建立管理体系，完善管理制度的方式，促进数字化档案管理的进一步完善。值得注意的是，在进行管理体系以及管理制度的建设过程中，有关人员应对数字化档案管理的科学性，合理性进行有效的引导，确保数字化档案管理可以保有旺盛的生命力，不断的向前推进。

（二）培养专业人才，保障录入质量。由于数字化档案管理需要借助计算机技术以及网络技术的支持，因此传统的档案管理人员在进行工作的过程中经常会出现一定的局限性，难以有效的对计算机进行操作，无法完成正常的信息录入与管理工作。鉴于此，有关事业单位应对单位内部档案管理人员的素质进行提升，保障管理人员的工作质量。首先，事业单位应有针对性的进行专业人才的培养。针对数字化档案管理对计算机技术与网络技术的需要，组织档案管理人员对计算机技术以及网络技术进行学习，并在学习一段时间后进行技术的考核，以便验收培训的成果。其次，要保障信息录入的质量。档案信息是事业单位员工的基本信息，其对事业单位内部员工未来的发展，以及事业单位对员工的了解等都有着一定的影响。因此，有关事业单位应加强对档案信息录入的监督，确保信息录入的准确性。

（三）关注网络安全，提高技术应用。就目前我国的网络环境而言，其在很多方面存在不稳定性。尤其网络安全问题更是现在社会大众普遍关注的问题。档案管理数字化需要将档案信息进行网络化管理，实现档案信息的网络流转。因此提高网络安全是实现网络管理数字化的重要条件之一。档案管理部门在进行网络安全管理的过程中，首先，应注意对网络安全技术的应用，对现代网络科技的发展给予关注，积极引进最新的病毒查杀软件，提高网络的安全系数。其次，工作人员在进行电脑操作的过程中，应保持小心谨慎的态度，避免进入不安全的网站，点击不可靠的邮件。最后，工作人员应做好电子档案信息的备份，避免因病毒袭击造成电子档案的丢失，影响档案管理工作的进行。

篇4

现代信息技术在社会生活中诸多领域得到了较为普遍的推广和应用，依托现代信息技术，将使传统档案管理工作迎来全新的发展契机，同时也能够通过档案信息资源数字化建设进程的加速，使公众对档案信息资源的开发利用诉求得到更好的满足。

1 信息及数字化背景下档案管理工作遇到的机遇与挑战

信息及数字化背景下，档案管理工作遇到的机遇有很多，同时也遇到了一系列的挑战。了解这些机遇与挑战，对于创新档案管理工作有着重要的意义。

1.档案管理工作遇到的机遇

（1）档案资源的完备性得到最大程度彰显

首先，通过数据库存储技术能够延长档案信息资源的使用寿命，此种优势是以往以纸质载体形式为主的档案信息资源所难以比拟的优势所在。传统纸质档案受载体形式的限制，惯常在保管、利用过程中会对档案信息资源造成无法恢复的损耗，进而影响到公众对档案信息资源的利用诉求。

其次，通过计算机技术可以实现对档案信息资源的最大化存储，并且有效地规避因人为因素对档案资源造成的不利损耗。传统的纸质档案则对存储空间有较大的要求，并且易于受到各种人为因素所造成的不利影响。

（2）最大程度地提升档案信息资源检索与查询效率

以往的档案管理工作对人工操作要求相对较多，因此，使得档案管理人员在工作中往往耗费大量时间用于档案信息资源的检索与查询，并且直接导致了档案管理工作的低效。借助现代信息技术的应用，能够最大程度地改变前述问题，使得档案信息资源的检索与查询工作效率得以显著提升，进而有助于实现档案服务水平的提升。

2.档案管理工作遇到的挑战

第一，现今相当一部分档案管理人员未能意识到现代信息技术对档案管理工作带来的全方位冲击，在工作理念方面依然保持一种因循守旧的态度。此种情况的出现同这部分档案管理人员年龄偏大、受教育程度不高存在直接关联。这部分人员通常将档案管理信息化简单地等同为硬件设备的更新，因此导致了档案管理信息化建设进程受阻。

第二，一些档案管理工作人员之所以对档案管理信息化建设方面存在严重的投入不足，原因也在于其已经习惯了以往的工作模式，因而在工作中怠于进行改变。此种工作惰性也直接影响到档案管理信息化建设的进程。

第三，部分档案管理部门在信息化标准建设方面存在滞后性，此种情形使档案管理信息化建设进程欠缺明确的标准化指引，因而使本部门的信息化建设进程较为迟缓，无法发挥应有的效用。

2 信息及数字化背景下档案管理工作的创新思路

信息及数字化背景下，要创新档案管理工作，需要进行硬件的统一配备，完善档案管理信息微缩技术，并建立适应新时期档案管理工作发展的制度。

1.进行硬件的统一配备

硬件是档案管理工作的基础保障，只有硬件设施足够先进，档案管理工作才能更加符合信息及数字化的要求。为此，应不断加大投入，尤其是在人力、物力方面要不断加大投入，进行硬件的统一配备，以强化档案的配套设施建设。比如，为档案建立专用库房或陈列室，购置基本的办公设备（如计算机、打印机、扫描仪、自动化装订机、防磁柜等），使档案管理工作能够顺利开展。

2.完善档案管理信息缩微技术

缩微技术从起源至今天已有一百多年的历史，在19世纪便有缩微技术问世，它是保存信息、管理信息的重要手段。缩微技术与计算机存储技术是两种不同的技术，其介质不同，因此各具特色。随着时代的发展，缩微技术不仅没有没落，反而依然具有一定的生命力，尤其是在数字技术、互联网技术、光盘存储技术问世之后，缩微技术也遇到了更大的机遇。因此，当前的档案管理工作应该结合计算机存储技术与缩微技术，将二者有机结合，充分发挥缩微技术的优势，弥补计算机存储技术的不足，形成一个兼容并存，只有具有方便存取、保存、联网、阅读、检索、利用和传输诸特点，才能实现一体化的档案管理系统。

3.建立适应新时期档案管理工作发展的制度

档案管理工作中，制度是最基本的保障。只有建立和完善相应的档案管理制度，才能在制度的指导与约束下顺利开展档案管理工作。因此，相关部门应该根据单位的具体情况和档案管理的需求来制定出相应的规章制度，以便约束n案管理工作朝着科学化、信息化、规范化的方向发展，从而将档案事业延伸、拓展到经济发展规划中来，推动事业单位的快速发展。当然，相关部门还可以将这一项内容融入到单位的绩效考核中，强化工作人员加强信息化的档案工作管理建设，便于建立完善的档案管理制度，更有利于制度的实施。也只有这样才能确保档案工作在事业单位发挥其应有的作用和价值，从而为推动事业单位档案工作信息化建设奠定基础。

有了明确、科学、完善的档案制度，档案管理部门的人员便有依据可循，有制度可依，因此他们的使命感与责任感会得以大大调动，其在档案管理的每一项工作中都会尽己所能，做好档案的收集、存储、管理、应用等工作。同时，建立严格的管理制度可以促使档案工作的制度化、规范化，使得整个单位内部机制得到完善。如：在制度制定时候，可以结合单位的绩效考核，将档案信息化建设融入到职称评定、表彰奖励、责任追究等制度中去，充分挖掘单位人员的潜力，活化档案工作，充分调动工作人员的积极性、创新性、主动性，提升档案信息管理工作质量。新时期，信息化与数字化发展迅猛，这一情形下档案管理工作面临着许多的新变化，因此相应的制度便滞后于时代的发展，逐渐不适应时代要求。为此，相关部门应该及早建立适应新时期档案管理工作发展的制度，真正使制度促进档案管理工作的发展。

3 结语

随着时代的发展变化，信息化的趋势势不可挡。社会任何一领域都被信息化与数字化改变着，发生了翻天覆地的变化。档案管理工作也不例外，面临着诸多的机遇与挑战。为此，相关的档案管理部门应以社会信息化为依托，运用现代先进信息技术，不断解放思想、与时俱进、开拓创新、更新理念、整合资源，进行硬件的统一配备，完善档案管理信息微缩技术，并建立适应新时期档案管理工作发展的制度，使档案工作更好地服务于社会，从而推动档案管理工作健康、顺利地发展。

参考文献

[1]李亚东.电子政务环境下文档一体化管理探析[J].兰台世界，2007（02）.

[2]赵屹.档案信息化建设过程中档案管理工作的嬗变（下）[J].办公自动化，2007（02）.