工程档案管理范文

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中图分类号：G271 文献标识码： A

我国档案学界从20世纪50年代起，就一直在不断的探讨档案的定义，直到1987年9月5日公布、1988年1月1日实施的《中华人民共和国档案》诞生，才对档案的定义有了一个比较一致的认识基础。该法称：档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。”

档案的最新定义是：“档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。”我就工程项目浅谈工程项目档案管理 。

1．文件材料的归档要求

1.1 项目在筹备、成立、经营及管理变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。

1.2 项目各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。

1.3 归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。

1.4 归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。

1.5 归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。

1.6 归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

1.7 归档的文件材料必须为正本，本项目编制的文件应附发文底稿。

1.8 归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

1.9 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

1.10比如科技论文：外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

1.11为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。

2. 归档时间

管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交档案室归档；凡专项工程、专题项目、科研课题等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向档案室移交归档。周期长的可分阶段、单项归档；外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档；工程项目在竣工验收后三个月内接收归档；每年形成的会计档案，由财务部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移交归档；电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致；荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档；声像档案在每次活动结束后整理归档；相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档；外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档；变更、修改、补充的文件材料随进归档；公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档；公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。

3．档案查（借）阅制度

档案借阅是档案室的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：

3.1 凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。

3.2 本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。

3.3 借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。

3.4 外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总理同意审核后方能带出。

3.5 凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。

4. 档案的保密制度

凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放；非综合档案室人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁；全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任；凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续；查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任；档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度；定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。

5．档案库房管理制度

5.1档案入库检查

档案出入库房要清点、登记。定期对库藏档案进行清理、核对，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制；入库底图应批边分类装袋，照片、磁带等声像档案应存放入专用档案盒（袋）内；定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。

5.2 档案库房管理

档案库房未经许可，外来人员不得擅自进入；档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷；库房门窗须安装窗帘，库房内采用白炽灯且照度不超过100勒克期；避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害；库房内应有空气调节和温湿度计等设施，及时做好温湿度记录，温度应控制在14度——24度，相对湿度控制在45——60%；库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表，库房应专门安装空调设备；库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能；档案库房要做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘；对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告并采取措施予以处理；每年9月定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案管理情况，为科学管理积累资料。

6．档案鉴定、销毁制度

6.1 根据《档案法》及《江西省档案管理条例》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。

6.2 保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。

6.3 从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。

6.4 档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。

6.5 销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告、会同总工办核查、总经理审批。销毁档时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。

6.6 档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字

7.档案保管统计制度

档案库房须与办公室、阅档室分开，并有防火、防光、防潮、防虫防尘、防霉、防盗和防高温等“八防”设施，以确保档案的安全与完整；档案库房严禁堆放食品和易燃易爆物，严禁吸烟和使用明火；建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐；做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。

8．档案工作人员岗位职责

8.1 认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。

8.2 负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。

8.3 积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。

8.4 做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。

8.5 严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。

8.6 负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。

结束语

建立健全适合本室的各项管理、服务制度，使每个员工都树立爱岗敬业的职业道德，切实提高档案管理职工的素质，树立档案系统的良好形象，积极开展档案的预测服务、咨询服务等多种形式的服务，方便查询。

参考文献：

[1]《中华人民共和国档案》

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2工程档案管理中普遍存在的问题

2．1工程档案宏观管理上普遍存在“重工程建设、轻档案管理”的思想观念，大部分的工程在即将竣工或投产时，才将档案资料纳入议事日程；在这种情况下，项目竣工后，完全依靠档案管理部门基本不懂施工现场实际情况的档案管理人员，完成整个工程档案资料的收集、整理、分类、立卷和归档等一系列工作，使得最终形成的档案就脱离了工程实际，且不能保证档案的齐全和完整性。

2．2工程档案管理人员专业素质不高，未能将项目形成的档案进行开发和编研工作，使得档案失去了它们应有的价值。像我公司的档案室，一直以来只是机械的收集、存放档案，最终档案室只当作资料的借阅部门。

2．3档案管理手段落后，保护设施不完善，多数档案工作还停留在零散、慢速、低效的手工操作阶段，不具备系统、快速、高效的信息化的管理手段。

2．4档案实体管理是档案管理工作的重点，普遍存在档案管理人员不深入现场，频繁变动，对工程整个建设过程没有系统的概念和理解，使得最终形成的项目实体档案资料存在以下问题：①收集不齐全，存在丢失现象；②档案整理与工程建设不同步进行，在项目验收前才进行突击整理：③接收人员对档案审查把关不严格，由于设计变更、图纸版本不同、数据及工程量的改变引起的图实不符等，均在大量的档案资料中存在；④缺少原件，签字和盖章手续不齐全以及字迹不清、污损和复写资料等无效文件也很普遍；⑤忽视录音、录像、照片等非纸质档案的收集、整理；(忽视了档案本应具体的实用内容及齐全、完整性，片面追求格式装订、盒脊表面形式，不利于日后档案的查询、利用。

3做好工程档案管理的对策和方法

3．1组织协调，发挥龙头作用

建设单位要积极履行牵头、抓总的职责，按照项目法人责任制的要求，在项目档案工作中积极组织、协调本单位和参建各方的项目档案工作，检查、指导本单位和参建各方按照国家相关规定、标准及时制定项目档案工作的管理制度和统一的业务标准，并将项目档案工作纳入项目工作计划和项目法人责任制、招标投标制、工程监理制以及合同管理制的相关条款之中：构建项目档案工作网络体系，建立切实有效的归档考核措施：贯彻执行国家有关法律法规，强化档案管理机构作为公司全面负责项目档案工作的重要职责，统一领导、统一管理，认真依法履行对公司内各部门、各单位以及直属单位项目档案工作的监督和指导职责，督促、指导各部门、各单位文件材料的形成、积累和归档工作，从制度上、组织上规范全公司系统的项目档案工作。

3．2提前控制，实施同步管理

档案管理工作要与项目建设同步进行，项目申请立项时，项目建设单位的相关部门即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作，项目竣工验收时同步完成文件材料的归档和验收工作。建设单位把项目档案工作纳入项目的管理程序，将项目档案工作的要求贯穿于立项、设计、施工、监理、验收全过程的各个环节，是保证项目档案完整、准确、系统的重要措施，这是目前我国家行业、项目建设单位做好项目档案工作的一条成功经验。坚持同步管理，提前介入项目管理，是项目建设单位档案部门的重要工作内容之一，档案部门要结合项目建设的特点，及时了解国家、行业相关业务标准、规范，掌握文件材料的形成规律，明确各部门、环节、阶段应归档的项目文件材料范围，同时提出具体整理要求，并按时参加项目的开工交底、阶段检查、设备开箱验收、交工验收、竣工验收，把好项目建设各个环节形成的项目文件材料，避免项目档案工作的被动和滞后，确保项目档案成套性，准确性和系统性的质量要求。

3．3纳入合同条款，进行有效监管和控制

合同是约束项目双方的法律依据，将项目档案工作纳入合同管理是进行可控规范项目档案工作最起效和实用的办法之一。我省已经竣工的西汉高速公路、成阳机场二期工程、韩城二电等一大批重点建设项目，在项目档案工作中都较好地实施了合同管理，合同文本中有关项目档案工作方面的条款详细、具体，明确项目参建各方的违约责任，有些项目单位在合同中还明确提出了项目档案在工程质量保证金中所占的比例和数量，同时要求档案管理人员要参与合同中关于竣工档案资料乙方相关条款的起草，在施工过程中还参与工程进度款项的支付控制，使项目档案工作真正具有了一定刚性约束力。

3．4创新管理模式，实施文档一体化管理

在项目建设过程中，使项目所有文件材料的收发归口统一管理，在项目开工建设前，针对具体项目建立档案编号体系，将文件材料管理与档案管理有机地结合起来，进行全方位的标准化、一体化管理。对暂时不具备文档一体化管理的项目，要及时将项目建设各环节、各阶段所形成的文件材料、图样目录录入微机，实施纸质、电子文件的“双套制”管理，项目竣工验收后一并移交建设单位的档案部门。

3．5不断提高项目建设单位档案工作人员的业务素质

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档案信息化的内容包括狭义上的信息化和广义上的信息化两个方面:狭义上的信息化，即档案自身内容的信息化；广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等多方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播；另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，广泛地服务于社会。这两个方面的目标相互联系，相互促进，因为，档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案信息资源，必然与社会发生普遍联系，与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成广义上的档案信息化。

二、改进档案管理方式，推进工程档案管理进程

档案信息化建设，需要科学高效的档案管理为前提，如何切实改进档案管理方式，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息的管理体制，提高工程档案管理水平，从单纯的传统管理方式向综合的现代化管理方式转变，是我们各级档案管理工作人员应当着力思考和着手解决的问题。

1.拓宽档案信息管理思路

档案管理的根本目的是为社会大众提供服务。档案管理部门和档案管理人员要拓展档案信息管理思路，坚持档案为社会大众服务的思想，从传统的档案管理方式转变过来，改变过去那种重保管轻利用，片面强调维护档案完整与安全的管理原则和以档为本的价值取向；扭转那种将本应该提供开放的档案束之高阁的局面和档案发挥作用的范围相对狭窄的局面；揭开档案神秘的外衣，将广大的社会公众迎进档案室的大门。

近些年来，档案管理的方式发生了很大的改变，从过去的手工操作逐步向着现代化管理的方式转变，这就要求我们档案管理人员在拓展档案管理思路的同时，切实掌握相应的专业理论知识和专业技能，从档案实体管理人员向档案信息管理人员转变。现代化档案管理工作需要高技能的复合型人才，不能单纯停留在“档案保管员”的层面上。各级档案部门，更应该顺应时代所需，从现实出发，从长远考虑，实现档案从“重藏轻用”到“以藏促用”的转变；从主要向领导或领导机关提供档案转变到为社会大众提供档案服务上来。

2.提高档案信息管理水平

随着先进信息技术的广泛应用和电子档案的加快推进，计算机管理软件为实现档案现代化管理做出了重要的贡献，网络建设和计算机管理在系统开发和档案利用管理过程中发挥着巨大的作用。使得档案管理的重心不断向档案信息化、现代化层面转变，也给档案信息管理水平的提高提出了新的要求。

档案电子文件作为档案信息资源，是经济社会发展过程中一笔巨大的文化财富。档案管理虽然不直接产生经济效益，但可为社会经济效益服务，产生潜在的社会经济效益。随着大量电子文件的生成，如何安全可靠地管理电子档案已成为档案管理中一个不可回避的现实问题。档案管理软件的对象是电子文件，选取合适的档案管理软件，有针对性地进行开发和利用是开展档案信息化建设一项重要的工作环节，档案管理软件，智能、高效、便捷、全面，通过软件的整合和开发利用，形成对档案电子文件功能的有益积累和对档案电子文件功用的有益发挥。从而达到科学、高效、规范管理档案电子文件的效果。

选取先进的档案管理软件固然是档案信息管理工作的重要手段，然而，发挥档案管理人员的聪明才智，提高档案管理水平，是疏通档案信息化管理脉络，提高档案管理工作质量的关键环节，在很大程度上决定着档案管理成效和档案信息化建设的成败。

3.加强工程档案信息管理

工程建设的过程是工程档案的形成过程，决定着工程档案的建立和形成。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施，从客观上增加了工程档案建立和管理的难度，而信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

工程档案管理人员要从传统的档案实体管理向档案现代化信息管理转变。建立多层次、多渠道、重实效的工程档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高工程档案岗位人员的业务素质和工作能力。

工程档案工作人员应全面学习和掌握计算机信息管理知识，参与本单位的软件开发工作，选用适合工程档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便工程单位和部门利用工程档案的条件。

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工程档案资料应包括招投标、勘察、设计、施工、监理等单位形成的档案资料，涉及面广，专业性强。但就工程现场的情况看，大多项目部都未配备专职的档案管理人员，往往是其他人员兼职或临时抽调人员担任，大多没有参加过正规的档案业务知识培训，专业知识欠缺。加上现场工作繁忙，人员调动频繁，原始资料丢失、损毁严重，档案管理处于一种被动应付状态，这必然影响到工程档案的质量。

1.2 档案意识淡薄

部分施工单位对工程档案管理的重要性认识不够，重施工轻档案管理的现象普遍存在，如工程技术资料的收集整理，本应始于工程开工，终于工程竣工验收，列入工作日程，同步施工进展。在工程项目中，平时不重视工程档案的收集整理， 档案工作与工程建设不能同步管理，资料不规范、收集不齐全。甚至出现为应付竣工验收或有关检查搞突击、“做”资料的现象，造成原始资料失真，工程档案造假，甚至对档案管理人员反映的问题未引起重视，使工程档案管理工作处于被动局面。对于施工单位来讲，一般都未配专职人员，更没有专门的资料室与相应的设备，往往使应该归档的资料分散在专业技术人员手中，很容易丢失或损毁。

2 做好工程档案管理工作的对策

2.1 制定工程档案管理规范

2.1.1 实施四同步原则

我们在贯彻执行国家有关基建档案项目管理，验收方面的规定和办法时，结合广汽菲亚特克莱斯勒汽车有限公司实际情况，制定出符合该司的规定，以便于遵照执行，同时还应把档案资料管理职责纳入有关的部门和专业技术管理人员的岗位责任和业务检查考核程序中，要保持建设项目资料管理与工程建设的四个同步：即签订合同时同步提出项目档案资料归档份数与质量要求，落实好档案资料归档验收的经济责任；工程开工建设与档案资料形成积累同步，落实好建设单位、设计、施工单位相关部门和人员的管理责任；工程建设过程与档案资料跟踪指导管理同步，落实好建设单位主管部门和人员监督指导责任；工程交工竣工验收与档案资料整理交付验收同步，落实好施工单位保证交工技术资料完整准确和业主单位的质量验收把关责任。保证工程建设项目档案管理资料管理、登记、验收等环节工作的规范和有序控制。

2.1.2 工程档案归档责任书文件的签署

不仅影响工程形象，而且影响到操作、维护、管理、更新、扩建和技术改造等。通过一年多前的项目档案工作实践，笔者认为由于工程档案不及时是主要原因，多数参与单位的领导、工程技术人员和管理人员要重点抓好项目的进度和质量，对项目档案工作不落，把档案工作作为“软”，造成难以归档的项目。由于多项目参与单位，如果不是一个强制性的管理手段参与单位备案工作，项目文件归档会出现很多问题，会影响项目档案归档时间和档案质量。笔者认为对项目文件归档和管理责任书的形式，加强参与单位领导下的档案管理意识是一种行之有效的方法。因此，我们应采取项目文件归档和管理责任书的“办法和参与单位”，明确规定了参与单位档案工作的要求，项目档案，档案质量，违约处罚，参与单位领导真正从思想价值工程档案归档。这种方法可以从源头上把住工程建设的施工单位归档，档案损失情况的有效控制，使它在工程建设中不仅注重材料的积累，还要注意档案材料的质量，才能保证档案工作的顺利进行。

2.2 实施工程档案专项检查工作制，做好工程档案的业务指导工作

建设项目的特点是任务繁重、工作量大、施工周期长、参与单位多、文字材料、图纸、图表、声像资料等。任何一个参与单位，一个部门，一个工程技术人员，在工作的某些方面一个工作时间没有做好在关键项目档案的形成、积累、整理工作中可能对项目文件的管理造成困难甚至损失。为了使施工和监理单位可以在工程竣工验收后三个月内公司档案传输完成完整的、准确的和合格的数据文件，我们应对工程档案归档工作做专项检查，一是指定档案工作者和工程专业技术人员负责检查和指导工作的项目文件，对施工单位的工程文件的收集整理工作，及时跟踪。二是档案部门定期参加项目监理会议，一方面要了解整个项目的进展情况，另一方面要参加相关单位会议，对工程档案专项检查工作进行专项检查，及时协调和解决备案工作中出现的问题。这种方法可以对发现的问题及时进行整改，归档档案的质量也提高了。