工程档案管理范文

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中图分类号：G271 文献标识码： A

我国档案学界从20世纪50年代起，就一直在不断的探讨档案的定义，直到1987年9月5日公布、1988年1月1日实施的《中华人民共和国档案》诞生，才对档案的定义有了一个比较一致的认识基础。该法称：档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。”

档案的最新定义是：“档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。”我就工程项目浅谈工程项目档案管理 。

1．文件材料的归档要求

1.1 项目在筹备、成立、经营及管理变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。

1.2 项目各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。

1.3 归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。

1.4 归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。

1.5 归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。

1.6 归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

1.7 归档的文件材料必须为正本，本项目编制的文件应附发文底稿。

1.8 归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

1.9 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

1.10比如科技论文：外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

1.11为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。

2. 归档时间

管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交档案室归档；凡专项工程、专题项目、科研课题等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向档案室移交归档。周期长的可分阶段、单项归档；外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档；工程项目在竣工验收后三个月内接收归档；每年形成的会计档案，由财务部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移交归档；电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致；荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档；声像档案在每次活动结束后整理归档；相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档；外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档；变更、修改、补充的文件材料随进归档；公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档；公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。

3．档案查（借）阅制度

档案借阅是档案室的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：

3.1 凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。

3.2 本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。

3.3 借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。

3.4 外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总理同意审核后方能带出。

3.5 凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。

4. 档案的保密制度

凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放；非综合档案室人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁；全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任；凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续；查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任；档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度；定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。

5．档案库房管理制度

5.1档案入库检查

档案出入库房要清点、登记。定期对库藏档案进行清理、核对，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制；入库底图应批边分类装袋，照片、磁带等声像档案应存放入专用档案盒（袋）内；定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。

5.2 档案库房管理

档案库房未经许可，外来人员不得擅自进入；档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷；库房门窗须安装窗帘，库房内采用白炽灯且照度不超过100勒克期；避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害；库房内应有空气调节和温湿度计等设施，及时做好温湿度记录，温度应控制在14度——24度，相对湿度控制在45——60%；库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表，库房应专门安装空调设备；库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能；档案库房要做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘；对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告并采取措施予以处理；每年9月定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案管理情况，为科学管理积累资料。

6．档案鉴定、销毁制度

6.1 根据《档案法》及《江西省档案管理条例》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。

6.2 保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。

6.3 从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。

6.4 档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。

6.5 销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告、会同总工办核查、总经理审批。销毁档时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。

6.6 档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字

7.档案保管统计制度

档案库房须与办公室、阅档室分开，并有防火、防光、防潮、防虫防尘、防霉、防盗和防高温等“八防”设施，以确保档案的安全与完整；档案库房严禁堆放食品和易燃易爆物，严禁吸烟和使用明火；建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐；做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。

8．档案工作人员岗位职责

8.1 认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。

8.2 负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。

8.3 积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。

8.4 做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。

8.5 严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。

8.6 负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。

结束语

建立健全适合本室的各项管理、服务制度，使每个员工都树立爱岗敬业的职业道德，切实提高档案管理职工的素质，树立档案系统的良好形象，积极开展档案的预测服务、咨询服务等多种形式的服务，方便查询。

参考文献：

[1]《中华人民共和国档案》

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2工程档案管理中普遍存在的问题

2．1工程档案宏观管理上普遍存在“重工程建设、轻档案管理”的思想观念，大部分的工程在即将竣工或投产时，才将档案资料纳入议事日程；在这种情况下，项目竣工后，完全依靠档案管理部门基本不懂施工现场实际情况的档案管理人员，完成整个工程档案资料的收集、整理、分类、立卷和归档等一系列工作，使得最终形成的档案就脱离了工程实际，且不能保证档案的齐全和完整性。

2．2工程档案管理人员专业素质不高，未能将项目形成的档案进行开发和编研工作，使得档案失去了它们应有的价值。像我公司的档案室，一直以来只是机械的收集、存放档案，最终档案室只当作资料的借阅部门。

2．3档案管理手段落后，保护设施不完善，多数档案工作还停留在零散、慢速、低效的手工操作阶段，不具备系统、快速、高效的信息化的管理手段。

2．4档案实体管理是档案管理工作的重点，普遍存在档案管理人员不深入现场，频繁变动，对工程整个建设过程没有系统的概念和理解，使得最终形成的项目实体档案资料存在以下问题：①收集不齐全，存在丢失现象；②档案整理与工程建设不同步进行，在项目验收前才进行突击整理：③接收人员对档案审查把关不严格，由于设计变更、图纸版本不同、数据及工程量的改变引起的图实不符等，均在大量的档案资料中存在；④缺少原件，签字和盖章手续不齐全以及字迹不清、污损和复写资料等无效文件也很普遍；⑤忽视录音、录像、照片等非纸质档案的收集、整理；(忽视了档案本应具体的实用内容及齐全、完整性，片面追求格式装订、盒脊表面形式，不利于日后档案的查询、利用。

3做好工程档案管理的对策和方法

3．1组织协调，发挥龙头作用

建设单位要积极履行牵头、抓总的职责，按照项目法人责任制的要求，在项目档案工作中积极组织、协调本单位和参建各方的项目档案工作，检查、指导本单位和参建各方按照国家相关规定、标准及时制定项目档案工作的管理制度和统一的业务标准，并将项目档案工作纳入项目工作计划和项目法人责任制、招标投标制、工程监理制以及合同管理制的相关条款之中：构建项目档案工作网络体系，建立切实有效的归档考核措施：贯彻执行国家有关法律法规，强化档案管理机构作为公司全面负责项目档案工作的重要职责，统一领导、统一管理，认真依法履行对公司内各部门、各单位以及直属单位项目档案工作的监督和指导职责，督促、指导各部门、各单位文件材料的形成、积累和归档工作，从制度上、组织上规范全公司系统的项目档案工作。

3．2提前控制，实施同步管理

档案管理工作要与项目建设同步进行，项目申请立项时，项目建设单位的相关部门即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作，项目竣工验收时同步完成文件材料的归档和验收工作。建设单位把项目档案工作纳入项目的管理程序，将项目档案工作的要求贯穿于立项、设计、施工、监理、验收全过程的各个环节，是保证项目档案完整、准确、系统的重要措施，这是目前我国家行业、项目建设单位做好项目档案工作的一条成功经验。坚持同步管理，提前介入项目管理，是项目建设单位档案部门的重要工作内容之一，档案部门要结合项目建设的特点，及时了解国家、行业相关业务标准、规范，掌握文件材料的形成规律，明确各部门、环节、阶段应归档的项目文件材料范围，同时提出具体整理要求，并按时参加项目的开工交底、阶段检查、设备开箱验收、交工验收、竣工验收，把好项目建设各个环节形成的项目文件材料，避免项目档案工作的被动和滞后，确保项目档案成套性，准确性和系统性的质量要求。

3．3纳入合同条款，进行有效监管和控制

合同是约束项目双方的法律依据，将项目档案工作纳入合同管理是进行可控规范项目档案工作最起效和实用的办法之一。我省已经竣工的西汉高速公路、成阳机场二期工程、韩城二电等一大批重点建设项目，在项目档案工作中都较好地实施了合同管理，合同文本中有关项目档案工作方面的条款详细、具体，明确项目参建各方的违约责任，有些项目单位在合同中还明确提出了项目档案在工程质量保证金中所占的比例和数量，同时要求档案管理人员要参与合同中关于竣工档案资料乙方相关条款的起草，在施工过程中还参与工程进度款项的支付控制，使项目档案工作真正具有了一定刚性约束力。

3．4创新管理模式，实施文档一体化管理

在项目建设过程中，使项目所有文件材料的收发归口统一管理，在项目开工建设前，针对具体项目建立档案编号体系，将文件材料管理与档案管理有机地结合起来，进行全方位的标准化、一体化管理。对暂时不具备文档一体化管理的项目，要及时将项目建设各环节、各阶段所形成的文件材料、图样目录录入微机，实施纸质、电子文件的“双套制”管理，项目竣工验收后一并移交建设单位的档案部门。

3．5不断提高项目建设单位档案工作人员的业务素质

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档案信息化的内容包括狭义上的信息化和广义上的信息化两个方面:狭义上的信息化，即档案自身内容的信息化；广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等多方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播；另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，广泛地服务于社会。这两个方面的目标相互联系，相互促进，因为，档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案信息资源，必然与社会发生普遍联系，与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成广义上的档案信息化。

二、改进档案管理方式，推进工程档案管理进程

档案信息化建设，需要科学高效的档案管理为前提，如何切实改进档案管理方式，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息的管理体制，提高工程档案管理水平，从单纯的传统管理方式向综合的现代化管理方式转变，是我们各级档案管理工作人员应当着力思考和着手解决的问题。

1.拓宽档案信息管理思路

档案管理的根本目的是为社会大众提供服务。档案管理部门和档案管理人员要拓展档案信息管理思路，坚持档案为社会大众服务的思想，从传统的档案管理方式转变过来，改变过去那种重保管轻利用，片面强调维护档案完整与安全的管理原则和以档为本的价值取向；扭转那种将本应该提供开放的档案束之高阁的局面和档案发挥作用的范围相对狭窄的局面；揭开档案神秘的外衣，将广大的社会公众迎进档案室的大门。

近些年来，档案管理的方式发生了很大的改变，从过去的手工操作逐步向着现代化管理的方式转变，这就要求我们档案管理人员在拓展档案管理思路的同时，切实掌握相应的专业理论知识和专业技能，从档案实体管理人员向档案信息管理人员转变。现代化档案管理工作需要高技能的复合型人才，不能单纯停留在“档案保管员”的层面上。各级档案部门，更应该顺应时代所需，从现实出发，从长远考虑，实现档案从“重藏轻用”到“以藏促用”的转变；从主要向领导或领导机关提供档案转变到为社会大众提供档案服务上来。

2.提高档案信息管理水平

随着先进信息技术的广泛应用和电子档案的加快推进，计算机管理软件为实现档案现代化管理做出了重要的贡献，网络建设和计算机管理在系统开发和档案利用管理过程中发挥着巨大的作用。使得档案管理的重心不断向档案信息化、现代化层面转变，也给档案信息管理水平的提高提出了新的要求。

档案电子文件作为档案信息资源，是经济社会发展过程中一笔巨大的文化财富。档案管理虽然不直接产生经济效益，但可为社会经济效益服务，产生潜在的社会经济效益。随着大量电子文件的生成，如何安全可靠地管理电子档案已成为档案管理中一个不可回避的现实问题。档案管理软件的对象是电子文件，选取合适的档案管理软件，有针对性地进行开发和利用是开展档案信息化建设一项重要的工作环节，档案管理软件，智能、高效、便捷、全面，通过软件的整合和开发利用，形成对档案电子文件功能的有益积累和对档案电子文件功用的有益发挥。从而达到科学、高效、规范管理档案电子文件的效果。

选取先进的档案管理软件固然是档案信息管理工作的重要手段，然而，发挥档案管理人员的聪明才智，提高档案管理水平，是疏通档案信息化管理脉络，提高档案管理工作质量的关键环节，在很大程度上决定着档案管理成效和档案信息化建设的成败。

3.加强工程档案信息管理

工程建设的过程是工程档案的形成过程，决定着工程档案的建立和形成。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施，从客观上增加了工程档案建立和管理的难度，而信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

工程档案管理人员要从传统的档案实体管理向档案现代化信息管理转变。建立多层次、多渠道、重实效的工程档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高工程档案岗位人员的业务素质和工作能力。

工程档案工作人员应全面学习和掌握计算机信息管理知识，参与本单位的软件开发工作，选用适合工程档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便工程单位和部门利用工程档案的条件。

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工程档案资料应包括招投标、勘察、设计、施工、监理等单位形成的档案资料，涉及面广，专业性强。但就工程现场的情况看，大多项目部都未配备专职的档案管理人员，往往是其他人员兼职或临时抽调人员担任，大多没有参加过正规的档案业务知识培训，专业知识欠缺。加上现场工作繁忙，人员调动频繁，原始资料丢失、损毁严重，档案管理处于一种被动应付状态，这必然影响到工程档案的质量。

1.2 档案意识淡薄

部分施工单位对工程档案管理的重要性认识不够，重施工轻档案管理的现象普遍存在，如工程技术资料的收集整理，本应始于工程开工，终于工程竣工验收，列入工作日程，同步施工进展。在工程项目中，平时不重视工程档案的收集整理， 档案工作与工程建设不能同步管理，资料不规范、收集不齐全。甚至出现为应付竣工验收或有关检查搞突击、“做”资料的现象，造成原始资料失真，工程档案造假，甚至对档案管理人员反映的问题未引起重视，使工程档案管理工作处于被动局面。对于施工单位来讲，一般都未配专职人员，更没有专门的资料室与相应的设备，往往使应该归档的资料分散在专业技术人员手中，很容易丢失或损毁。

2 做好工程档案管理工作的对策

2.1 制定工程档案管理规范

2.1.1 实施四同步原则

我们在贯彻执行国家有关基建档案项目管理，验收方面的规定和办法时，结合广汽菲亚特克莱斯勒汽车有限公司实际情况，制定出符合该司的规定，以便于遵照执行，同时还应把档案资料管理职责纳入有关的部门和专业技术管理人员的岗位责任和业务检查考核程序中，要保持建设项目资料管理与工程建设的四个同步：即签订合同时同步提出项目档案资料归档份数与质量要求，落实好档案资料归档验收的经济责任；工程开工建设与档案资料形成积累同步，落实好建设单位、设计、施工单位相关部门和人员的管理责任；工程建设过程与档案资料跟踪指导管理同步，落实好建设单位主管部门和人员监督指导责任；工程交工竣工验收与档案资料整理交付验收同步，落实好施工单位保证交工技术资料完整准确和业主单位的质量验收把关责任。保证工程建设项目档案管理资料管理、登记、验收等环节工作的规范和有序控制。

2.1.2 工程档案归档责任书文件的签署

不仅影响工程形象，而且影响到操作、维护、管理、更新、扩建和技术改造等。通过一年多前的项目档案工作实践，笔者认为由于工程档案不及时是主要原因，多数参与单位的领导、工程技术人员和管理人员要重点抓好项目的进度和质量，对项目档案工作不落，把档案工作作为“软”，造成难以归档的项目。由于多项目参与单位，如果不是一个强制性的管理手段参与单位备案工作，项目文件归档会出现很多问题，会影响项目档案归档时间和档案质量。笔者认为对项目文件归档和管理责任书的形式，加强参与单位领导下的档案管理意识是一种行之有效的方法。因此，我们应采取项目文件归档和管理责任书的“办法和参与单位”，明确规定了参与单位档案工作的要求，项目档案，档案质量，违约处罚，参与单位领导真正从思想价值工程档案归档。这种方法可以从源头上把住工程建设的施工单位归档，档案损失情况的有效控制，使它在工程建设中不仅注重材料的积累，还要注意档案材料的质量，才能保证档案工作的顺利进行。

2.2 实施工程档案专项检查工作制，做好工程档案的业务指导工作

建设项目的特点是任务繁重、工作量大、施工周期长、参与单位多、文字材料、图纸、图表、声像资料等。任何一个参与单位，一个部门，一个工程技术人员，在工作的某些方面一个工作时间没有做好在关键项目档案的形成、积累、整理工作中可能对项目文件的管理造成困难甚至损失。为了使施工和监理单位可以在工程竣工验收后三个月内公司档案传输完成完整的、准确的和合格的数据文件，我们应对工程档案归档工作做专项检查，一是指定档案工作者和工程专业技术人员负责检查和指导工作的项目文件，对施工单位的工程文件的收集整理工作，及时跟踪。二是档案部门定期参加项目监理会议，一方面要了解整个项目的进展情况，另一方面要参加相关单位会议，对工程档案专项检查工作进行专项检查，及时协调和解决备案工作中出现的问题。这种方法可以对发现的问题及时进行整改，归档档案的质量也提高了。

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在前面我们已经论述过建设工程档案是建设工程的有机组成部分,从现代管理科学的角度来看,建设工程档案的质量也是建设工程质量的重要构成部分。工程档案质量好,反映工程管理规范,反映工程管理人员素质高,反映工程质量好。这一个观点可以从建设工程项目参评“鲁班奖”、“芙蓉奖”等奖项活动看出。凡是有意参评的项目,对建设工程档案管理都是非常重视的,都非常重视档案的真实性、完整性,包括施工现场拍照、录像等方面都是非常重视的,对档案的编制就更加认真细致、精益求精了。

4工程档案管理是工程质量控制的关键环节

建设工程档案是一个静态的概念,而建设工程档案管理则是一个动态的过程。一般来说,这一过程的目的和结果都是建立真实、完整、系统的建设工程档案。但对这一过程进行深入、清晰的研究,我们会发现,工程档案管理实际上不是一个单独的、孤立的行为,实际上是工程项目管理的一部分。更进一步,我们从工程质量控制的角度出发,工程档案管理占有关键的一席之地。

建设工程项目管理中的质量控制主要表现为施工组织和施工现场的质量控制,控制的内容包括工艺质量控制和产品质量控制。影响质量控制的因素主要有“人、材料、机械、方法和环境”等五大方面。从“人”的因素来看,建设工程资料员是建设工程中不可缺少的技术人员,要经过专门培训后持证上岗,而且要保证资料员的稳定。从“材料”的因素来看,所有建筑材料的检测报告、出厂合格证、使用说明等是建设工程质量保证材料的主体;从“机械”的因素来看,机械设备的使用和现场调度是施工组织设计的重要内容;从“方法”的因素来看,对施工方法和工艺流程的记录就是施工日志;从“环境”的因素来看,我们往往要对开工前、施工中和竣工后的环境进行拍照和录像,反映场地环境的变化;上述几个方面的资料都在建设工程档案的收集编制范围内,所以工程质量控制的五大因素都离不开工程档案管理。

早期的建设工程项目管理的确对工程档案管理有所忽略,建设工程项目管理人员培训(俗称“五大员”培训)一般是指:施工员、监理员、材料员、安全员、造价员,一直没有包括资料员。而建设工程资料员培训由各市城建档案馆自行组织,没有纳入建设职业培训范畴,也没有发国家认可的证书。近几年,随着建设工程档案管理对建设工程质量控制重要性的认识日益提高,有的城市实现了建设工程资料员经常性培训,还将《资料员合格证》上网,便于查询和核对,并要求每个建设工程项目必须有持《资料员合格证》的专职人员从事工程资料编制工作,才能在工程竣工后向市城建档案馆移交竣工档案;有的城市,如上海、重庆等已经将资料员纳入了“五大员”培训,长沙市2008年也正式将资料员培训纳入建设职业培训。建设工程档案管理作为建设工程质量控制的关键环节已得到越来越多的重视。

2000年颁布的国务院第279号令《建设工程质量管理条例》,首次从国家法规的层面把建设工程档案管理纳入建设工程质量控制体系,对建设工程档案的内容、质量要求、报送移交和法律责任进行了强制性规定,是目前推动我国城建档案工作发展最重要的一部法规。建设工程档案管理的要求已经从微观提升到了宏观,从基层技术实践提升到了国家法规意志,这是对建设工程档案管理在工程质量控制体系中重要作用最有力的证明。

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一、水利工程档案管理对提升水利工程质量的保障作用

水利工程档案是水利工程的有机组成部分，也是对水利工程建设施工质量最直观的反映，水利工程档案管理对水利工程质量的控制有至关重要的影响。水利工程档案管理贯穿于水利工程的调研立项、建设审批、勘察设计、运行管理等各个阶段。从某种角度上来讲，档案管理是水利工程的伴生物。从法律的层面上来讲，水利工程的档案是国家档案组成的一部分，对水利工程的档案进行管理实际是国家档案管理法律法规所赋予的职能，因而在操作上，水利工程的档案管理具备较为明显的强制性，且由于水利工程建设与行政管理部门的职能的不断融合，其管理管理的强制性也体现出较强的行政色彩。简而言之，水利工程档案管理工作是给该工程获得行政许可的前提和基础，是水利工程得以施工的必要条件；同时当水利工程进入竣工审查阶段时，水利工程的档案管理也是其竣工审核的一部分。国家水利部门曾出台有关文件，明确规定各水利工程需建立专门工程档案验收项目，不得对工程档案验收不合格的水利工程项目进行竣工验收。另外，就水利工程档案的验收事项，包括国家档案局和国家发改委在内的多个部分也做出了相关的规定。且建设部门和树立部门在进行行政执法检查时，水利工程档案管理也被列为检查的重点项目。因此，由此来看，水利工程档案管理是促进优质水利工程实现的重要举措。

二、提升水利工程档案管理的对策

1、强化资料收集，把好第一道关口

文件资料收集工作是水利工程档案管理工作中颇为繁杂的一项工作看似毫无头绪，但只要在思想上做到高度的重视，并能够掌握相对科学的收集方法，就必定能够事半功倍，使工作效率得到切实的提升。且文件资料收集工作同时也是水利工程档案管理中的基础工作，可谓水利工程档案管理的第一道关口，做好该项工作，对水利工程档案管理工作质量的提升有非常重要的意义。因此，我们无比要加强水利工程档案管理的资料收集工作，打好水利工程档案管理的基础。首先，要进行追踪收集，由档案人员或兼职档案人员主动深入现场询问和了解工程进度，及时掌握水利工程建设信息，同时对技术部门的信息资料收集工作进行有针对性的指导和督促；在降低文件资料档案收集成本时，提高档案收集的效率。其次，水利工程通常都会分几个阶段，尤其是大型或跨年度的水利工程，其档案管理、文件资料收集不仅繁琐，也涉及众多的人力、物力，因此为方便资料的收集、管理，档案人员可分阶段收集，强化催收的力度，尽可能的避免原始档案材料的缺失，以保证档案的连续、完整。第三，水利工程的档案管理是强制性的工作，因此在文件资料收集中也要清楚认识到这一点，明确收集的强制性，强化资料收集的规范性与约束力，保证档案资料不会因人为因素而流失。

2、强化人员素质，加大管理的投入

随着时代的发展，社会的进步，对水利工程的质量要求也在不断提高，因此水利工程档案管理的难度也随之提升。在这样的情况下，提升水利工程档案管理人员的素质显得尤为必要。且从某种程度上来讲，人的进步，是管理质量提升的基础。因此为适应当前水利工程档案管理工作的要求，我们必须培养和打造出一支高素质的档案管理队伍。首先，建立定期培训制度，对专职以及兼职的档案管理人员进行有针对性的培训，以专业的档案管理知识技能培训为重点，结合在在建水利工程以及工程中可能形成的文件资料或有保存意义的档案管理办法做详细的讲解。确保档案工作人员的业务能力和管理水平。其次，加大对水利工程档案管理的投入，依托现有的环境、条件，加大对档案管理各有关方面的投入力度，以提高档案管理的效率和质量。

3、强化档案管理，落实岗位责任制

鉴于水利工程档案管理在水利工程整体运作中的地位和重要性，为保证水利工程档案管理的质量，促进水利工程整体质量的提升，水利工程建设管理部门的单位的各级领导应对档案管理予以高度的重视，不断强化档案管理，落实岗位责任制，按照统一领导、分级管理的原则，对档案管理工作进行统一的协调，落实专门的档案管理人员。树立全体档案管理意识，以保证水利工程档案管理的高效高质，促进档案管理工作的正常开展。

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1水利工程档案管理上存在的问题

1.1档案管理制度不健全

①资料的收集、整理不及时。一些基础性的水文、气象资料未按时记录、整理，甚至有缺失，影响规划、设计质量。②只注重工程现场的管理，轻视工程建设资料的及时归档。有的水利工程项目平时不注意工程资料的整理，在工程快完工时才开始资料的收集整理，很多隐蔽工程、关键部位的处理情况全靠记忆填写，造成资料失真，对后续水利工程管理缺少参考性和借鉴性。③资料的借阅审批、登记制度不健全，未建立专门台账，资料丢失严重。

1.2档案管理意识不强，缺少投入

①领导不重视，随意更换档案管理人员，工程资料归档不及时，资料不全面。②硬件设施投入不足，很多档案室还是60年代木质柜，通风、采光差，受潮严重，且不方便查阅。③保密意识不强，对重要的水利工程档案未加密，未经审批随意借阅。

1.3档案管理专业人员缺乏

目前，在基层水利部门尚无档案管理专业毕业的档案管理人员，老一辈档案管理员知识结构大都老化，资料索引分类不科学、不详细，不方便查阅；对电脑和网络技术不熟悉，对影像资料不了解，重要资料缺少备份；对档案资料的维护缺少现代化管理手段；对水利专业方面的知识认识、了解不足，也影响档案管理。

1.4档案管理缺乏有效的监督

任何一项工程有效的监督都是使得工程可以正常运作的保障，若是没有监督，便容易致使工作人员工作散漫、工作效率不能得到保证。像水利工程这种边缘性的工作，容易被人们忽视，因此，我国水利工程档案管理监督制度的不够健全是导致管理工作效率低下的原因之一。

1.5对水利工程档案管理缺乏系统的探究

在水利工程档案管理应该如何使之更加健全还没有进行深入的研究，国内仍没有正式的档案管理场地。

1.6水利工程档案管理信息化程度不高

我国信息化、现代化的建设、水利工程的建设管理方面需要改进，从而满足现代工程的要求。而计算机和网络的普及，使用网络传输让无纸化办公成为现实。解决了传统的档案管理中滞后和低效的管理模式。水利工程的建设与日常的企业单位管理有所不同，一般开发的项目软件并不能适应所有水利工程，并且建设项目管理软件有一定技术要求，由于工期的限制，有部分单位仍旧使用纸质文件，有信息化意识的单位也不过是将纸质文件转换成电子文件的形式。

2水利工程档案管理对策与建议

水利部门应加强档案管理工作的组织，落实岗位责任制，加大检查和监督力度，努力提高现代化管理水平。

2.1建立健全档案管理制度

为了加强水利部门的档案管理，首先就要加强组织领导，严格落实岗位责任制，严格资料的收集整理；其次是建立健全档案管理制度，严格审批手续，设立专门的查阅台账；其三是严格把关档案入库的质量，在归档时需对每份文件清单进行全面彻底的检查，不能疏漏或散失，并做好分类；其四就是要做好电脑、网络和影像资料的管理和维护；其五就是加大档案室硬件设施的更新和改造。责任化管理当中，必须要对档案管理工作的相关负责人进行明确，确保每一部档案要有专门的人员进行管理，确保出现档案管理疏漏问题或者其他问题的，都要第一时间做到有责可查、有人可追、有据可循的目的，及时对相关人员进行处理与惩罚，以此来不断提高每一位管理人员的管理意识，树立认真负责任的态度，更好地提高档案管理工作的质量。

2.2提高档案管理人员的综合素质和管理能力

随着经济和科技不断发展，档案管理人员需要进一步提高自身素质，相关部门要加大培训力度，使档案管理人员的管理水平逐步得到提高。档案管理人员必须具备一定的档案管理专业知识，同时还应具备水利专业基础，用现代化的技术进行档案升级管理和维护，除此以外，在人才的培养中还要建立选拔机制，一方面不断为此来提供更多的人才，另一方面也为此减少部分“懒政”行为的出现，提高每一位管理人员在职压力，确保其能够紧追最新的技术手段以提高管理能力，还要在人才培养与筛选中确保管理人员具有一定的耐心与责任心，如果这两种品质都没有，则一律不予录用。

2.3实现档案的全程管理充分利用档案信息

对于水利工程的档案管理工作来讲，相关管理人员必须要充分认识到档案的价值，重视档案的管理，开发利用好档案信息，是盘活档案资产的重要手段。对一些普通的档案资料要实现资源共享，而对一些重要的档案资料则可以在严格手续的情况下实行有条件查阅，尤其是在一些检查水利工程项目的施工进度以及质量的状况下，也可能在项目建成后的评审与验收工作当中，对于水利档案信息的收集、整理的内容更尤为重要，严格确保其质量性，保证档案信息的完整性，在全程管理工作之中要做到恪尽职守。

2.4实现档案管理现代化

在一个信息化的时代，信息资源有着重要的战略作用。档案管理现代化是必然的趋势。因此，需要加强对设备的投入，实现日常管理和维护的现代化、智能化。

2.5资料分类科学，档案管理标准

为了提高档案管理水平，方便查阅档案资料，应加强档案资料的科学分类，实行标准化档案管理。水利部门需要结合水利工程的特点，严格按照水利工程对档案管理的相关规定，结合实际情况制定一份完善的标准化的规章管理制度，坚决做到用制度管人、用制度管事。更要加大力度发展各种多媒体形式的档案，比如磁介质档案和电子档案在水利工程中的运用。重视水利工程的建设中产生的各种产生的电子文件，对水利工程档案信息进行保存管理。

2.6建立健全的工程档案管理技术体系

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近年来，随着水利工程质量管理和实施工作的不断规范，管理模式和管理手段的不断更新，工程档案管理工作质量也有了很大的提高。但是，一些水利工程档案仍存在着整理速度慢、内容不全、不规范、质量不高等问题。《水利基本建设项目工程档案资料管理规定》明确规定“进行单位工程和分部工程等级评定和工程验收包括单位工程与阶段和竣工验收时，要同时验收归档文件资料的完整程度和整理质量，并在验收后，及时整理归档。”科学地进行档案管理，大力开发水利工程档案信息资源，多层次、多方位、多形式向水利部门和社会提供利用，是实现水利工程档案自身价值和档案工作的根本目的。在此，笔者就如何做好水利工程档案管理工作谈一些认识。

 

1水利工程档案管理存在的问题

 

1.1工作人员缺乏验收资料的实践经验，致使验收资料整理不够全面水利工程是系统工程，这一因素决定了建设工程档案的复杂性、科学性和系统性，它必须具备真实性、完整性和原始性这三个条件。档案人员对工程档案缺少管理经验，不知所收集上来的资料是否齐全，只是被动地从工程项目负责人员那接收移交过来，往往是有多少接多少，往往存在着内容缺项、漏项、签章手续不齐、隐蔽工程验收记录不准、整理不规范等现象。没有把工程项目同工程技术资料的归档有机的结合起来，直接影响了档案的齐全完整。

 

1.2档案管理体制和制度不健全。①目前，部分重点工程建设单工作服务。位在档案管理体制上存在一定问题，没有制订应有的档案管理规章制度，有些建设单位虽然制订有，但也不健全。②档案行政管理部门忙于各项业务工作，对工程档案管理法规宣传、贯彻不够，对工程档案管理的业务指导缺乏应有力度，对工程档案专项执法检查工作也没有没抓起来。③档案资料流向制度不健全，使得工程建设中技术、施工人员调动、变更，出现人走档案走、人走档案没人管的现象。

 

1.3档案管理工作的前期投入和管理不足。档案管理工作的前期投入精力不足，往往在工程项目建设的后期，才开始着手进行档案资料的收集、整理工作，从而造成档案资料的复印件较多，原件很少，特种载体档案严重缺失。这是因为：①负责工程项目的领导及工程管理人员，档案意识淡薄，认识不到位。有的仅在口头上说一下，并不落实在具体工作中，平时只注意抓工程质量、进度、安全等工作。②施工单位不注意施工过程中文件、资料的收集、整理、归档工作不是按照施工过程中每一个环节来产生资料，往往是工程施工快结束了，才突击搞竣工资料。

 

1.4缺乏高素质的档案管理专业人才，档案管理水平普遍较差。工程项目资料管理人员大都是临时抽调，没有经过专业培训，文化层次低，业务能力较差且大多数身兼数职，精力有限。在工程建设项目中，档案管理人员一般是新参加工作的同志多，这些人员缺乏档 案专业知识，对工程档案比较陌生，对档案管理相关法律法规和制度不熟悉，造成归档不齐全、案卷质量差、不规范等很多问题，严重影响着归档质量。

 

1.5工程建设项目档案管理工作缺乏系统研究。近年来，随着我国市场经济体制的建立，在工程建设领域，工程招投标制度、竣工验收备案制度、监理制度、市场稽查制度正在逐步完善。为适应政府管理职能的转变、行政审批制度的改革，工程建设项目档案的内容、形式、规定、制度、以及各种档案载体都发生了相应变化，但与之相对应的各种档案管理制度、法规却未能及时地作出相应的调整与修改，工程建设项目档案工作还没有纳入到新的管理机制中去。如何尽快建立完善工程项目档案法规制度，目前还缺乏系统的研究。

 

2 加强工程档案管理的对策

 

2.1健全制度，强化管理，落实岗位责任制。企业应建立完善工程档案管理制度，强化工程管理部门及施工单位、质检及监督、审计等部门的实施力度，并制定相应的措施，使档案部门可以进行有效地监督和制约。同时，建立内部管理激励机制，把档案管理工作目标分解细化，层层加以落实，列入年度岗位目标责任制中，既要列入分管领导的目标责任制，更要具体落实到有关人员的职责中，年终要有总结，严格考核奖优罚劣，真正地把岗位责任制贯穿于从建设项目立项到工程建设结束，档案资料管理通过验收全过程。

 

2.2提高档案管理人员的业务素质和工作能力。针对工程档案管理人员业务水平不高的实际，必须以人为本，培养一支高素质档案管理专业队伍。工程档案管理人员要定期参加专业理论学习，懂技术、会管理、业务精，并取得相应的管理资质、持证上岗;对外定期举办工程档案工作的集中业务培训，及时做好各种文件、标准的讲解、培训工作。

 

2.3资料分类科学化，实行档案工作标准化。标准化是对档案工作进行科学管理的一种手段，也是实现档案管理现代化的前提，档案工作标准化是档案工作科学管理的重要内容，也是提高档案工作管理水平的必由之路。所以我们要遵循水利工程文件材料自然形式的规律和相互间的有机联系，按照《档案法》、《水利基本建设项目工程档案资料管理规定》、《水利水电建设工程验收规范》等水利工程档案法律和规章，结合单位的实际情况，制定一个统一的分类标准，完善标准化管理规章制度，按照统一标准实现档案编制、收集、整理、编目、保管及提拱利用的系统性、完整性、实用性。

 

2.4加大投入，实现档案管理手段现代化。档案管理手段的现代化是实现档案管理现代化的基本标志，它包括以下几方面:保管条件的现代化，载体材料的现代化，翻拍、复印、装订手段的现代化，档案工作手段现代化，咨询业务智能化等方面。要实现档案资料的数据化管理和网络化的报送、传递，满足水利工程建设者多方位、多区域利用档案资料的需求，为水利工程建设和管理者提供了方便、快捷、高效的档案服务。

 

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（一）组成的成套性

勘察单位以一个独立的工程项目作为勘察工作对象，按照严格的、科学的勘察程序，一个环节紧扣一个环节有规律地开展勘察工作。一项工程勘察全部勘察技术资料，按照一个独立的工程项目把它们组成一套完整、准确、系统的档案，其中每一张图纸、每一页文字或表格都是该套档案不可缺少的组成部分，这就是它的成套性。工程勘察档案收集、整理、保管和利用等管理工作，都为这种成套性的特点所制约。

（二）形成的阶段性

根据勘察工作的基本程序，一项工程一般都要经过勘察准备（即前期）、初步勘察、勘察采样等几个阶段。前一阶段勘察工作没有完成，不得开展下一阶段的勘察工作。前后不同阶段的勘察活动之间，既有密不可分的有机联系，又有明显的严格的阶段区分，因此，每个勘察阶段各个专业的勘察活动分别组成各自互相联系的有机整体，并决定勘察技术资料形成的阶段性。

（三）内容的专业性

一项工程勘察是由多种专业技术人员按不同专业分别开展具体勘察作业，又相互配合共同完成，一项工程的勘察技术资料其形成过程是多学科、多专业的协同过程。因此，工程勘察档案在分类、编号、编制检索工作时，都要考虑勘察技术资料专业性，以及专业间的联系特点。不同专业的技术文件材料一般不能混淆在一起，在确定分类、标号结构层次时，要考虑图纸文件所属专业与工程勘察之间的隶属关系。此外档案管理人员应学习勘察各专业的基础知识，了解各专业的业务范围，能识别和看懂各专业的图纸文件，不断提高管理业务水平。

（四）贮存的空间需求性

工程勘察具有唯一性的特点，每一个项目的勘察资料都是一个独立档案项目。因此，在勘察技术活动中形成图纸文件必然具有数量大、递增快的特点。所以，在管理上需要考虑有较大、较多的库房，要有足够的橱、柜、架、盒、夹等装具及设备；现在的自动检索及光盘技术现代管理手段，提高了贮存密度和检索效率。

（五）使用的效益性

工程勘察档案是从事工程勘察技术活动的成果和产品。首先它是为某具体工程项目提供勘察图纸文件，作为工程设计和施工必要条件，其次，它是可供利用的勘察技术资源，对内可参考借鉴，对外可供技术交流。在档案管理工作中必须克服技术封锁、保护主义，变封闭性为开放性，面向第一线的勘察技术人员，及时、准确、方便有效地提供档案资料，让工程勘察档案最大限度地发挥经济效益。

（六）使用价值的时效性

工程勘察档案用于工程项目第一次实现使用价值以后，还会多次利用并发挥作用。按照技术文件生命周期理论，工程勘察档案按其使用价值有它的活跃期和衰减的规律，在近期内的查阅率较高，时间越长其查阅率就越低。可见，工程勘察档案的使用价值具有一定的时效性。此外，还要根据保管、利用和库房、设备的状况，经常定期进行档案资料的清理鉴定，将使用价值不大，不常查用的档案置于“冷库”或适当减少库存份数。工程勘察档案的特点是由勘察活动的规律所决定的，认识并掌握这些特点，有利于不断改进档案管理，以便最大限度地发挥工程勘察档案的作用。

二、当前的勘察工程档案管理

当前，如何做好工程勘察档案管理工作，成为工程勘察的坚实后盾，是工程勘察档案管理工作人员所应深刻思考的问题和不可推卸的责任。

（一）标准化管理是工程勘察档案管理的首要基础

当前，对工程勘察档案管理提出标准化要求，有利于提高工程勘察档案的质量，有利于工程勘察档案的归档利用。同时，为工程监督管理人员对各设计、施工单位进行监督管理提供资料，提高工程建设的质量和效率。

（二）收集档案的内容要齐全

勘察档案管理人员要与工程勘察技术人员相配合，对已收集的档案资料进行鉴定、补充。工程勘察档案管理人员还要经常去施工现场，了解工程概况，配合勘察技术人员做好图纸资料的收集整理工作。在施工过程中形成的资料要做到心中有数，同时根据资料的形成规律，定期检查施工单位收集的资料是否齐全，与现场技术人员核对是否同施工现场相符，不相符的及时查明原因。如资料缺失不全，确实需要增补，应及时通知勘察技术人员。这样才能更好地保证工程档案资料在收集、整理上做到准确、完整。

（三）图纸、资料的标准化归档

当前，对工程勘察档案资料的归档，要摒弃旧有的过时的观念，要以高效、准确为前提，提高勘察工程档案管理水平，必须抓紧做好以下几个方面工作：

一是建立起以办公自动化为载体的档案管理系统。工程勘察档案管理单位必须开发完善工程勘察档案管理软件。档案管理人员必须熟练使用计算机，以便准确、迅速的录入与使用工程档案管理软件。

二是要对现有档案认真进行整理、完善。要结合工程勘察的特点，更加严格、科学地做好档案的分类和著录，在此基础上，对历史档案进行清理，对号入座。清理的同时要尽可能地进行完善，填补相关资料。

三是要不断丰富补充档案的存贮的内容。要结合工程特点，有意识地丰富档案的形式和内容，加大图片、声像档案归档的比重，逐步使呆板、单调的勘察工程档案生动化、形象化。

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1.综合性文件资料。主要包括上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。

2.土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降拉移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。

3.竣工图等。主要包括总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。

二、建筑工程档案的特点

1.单一独立性。即一个单项工程竣工档案的整体性。这是工程档案最突出、最重要的特点。

2.真实性。工程档案是该项工程实体的一面镜子似的真实写照。因为工程档案材料是与该工程建设同步形成的，是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，与工程实体完全一致，单从档案材料就可以求和工程质量标准，是建筑工程质量监督部门进行竣工验收的重要依据。

3.实用性。工程档案是该工程最原始的记录，所以有很大的使用价值，即实际性。通过档案，可以全面考核工程建设工作，检查工程是否符合设计要求。

3.1综合性文件资料。主要包括上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。

3.2土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降拉移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。

3.3竣工图等。主要包括总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。

三、建筑工程档案管理需要解决的问题

1.档案材料不完整。档案材料不完整是建筑工程档案存在的主要问题。工程项目归档率较好的单位能达到80%左右，较差的单位情况就不同了。很多工程项目竣工后没有档案材料，或只有工程主体档案，没有配套工程档案，锅炉房、地下管线、园林绿化等档案材料寥寥无几。

2.缺乏统一的管理模式。从档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程档案管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。

3.缺乏复合型档案管理人员。基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。

四、建筑工程档案有效管理的措施

1.思想上要重视工程档案管理工作。工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，企业对建筑工程档案在思想上重视程度不够。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后内业很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺资料，所以内业资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好档案管理工作提供保证。有鉴于此，建筑企业管理部门、档案管理部门应该进一步加强对建筑行业的档案管理的法制教育工作。

2.建立健全档案打理制度是做好建筑工程档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。

3.严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保下程建设档案的完整、准确、系统。

4.加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，建筑档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。档案管理人员的业务索质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把工程档案质量关。

5.加强施工管理，强化档案材料编制工作。按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内业材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。开发公司要加强对施工的监督和管理，检查工程档案材料编制情况，按照标准形成档案材料，给后人留下宝贵的财富。

6.充分利用现代化手段，多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源，做好档案信息统计工作。大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用。当前，美国、德国、荷兰对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟，近几年在工程档案管理中采用CAD光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。由于目前光盘的刻录技术已相当普遍，国家又制定《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，使得工程建设档案管理中利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能，也就成为项目档案管理的一个发展方向。近几年，上海水利投资建设公司也开始对照片档案、录像档案、纸质档案制成多媒体和进行光盘刻录，对档案管理网络化、信息化作了有益探索。

各部门还应有效利用计算机资源，建立本部门的档案检索系统。提高各部门（公司）的档案管理水平，提高各部门档案管理工作的协调工作能力，方便各部门（单位）对档案利用，藉以提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。（如工程资料管理系统规定了基建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则，公司不应再另行规定。公司经营管理手册规定的公司模板文件的编号也不得变更）。

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山东兴唐源建设工程有限公司山东济宁272000

摘要 ：建设工程档案管理、

关键词 ：工程档案 编制 管理 验收

中图分类号：K206文献标识码： A

随着我国经济的飞速发展，工程建设规模也在不断扩大，而建设工程技术档案也随之日益显现出在经济建设中的地位和作用。对于一个城市的建设而言，科学的管理利用好建设工程技术档案，不仅能完整的反应出特定的历史时期建设工程发展的状况，而且能为一个城市建设事业的发展和社会进步提供完整的资料。

目前国家已经颁布实施了有关的法律、法规和规程，使建设技术档案管理步入了法制化轨道。国务院《建设工程质量管理条例》第十七条明确规定：建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各环节的文件资料，建立、健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案。《城市建设档案管理规定》第六条也规定：建设单位应当在工程竣工后六个月内，向城市规划行政主管部门和城建档案关报送一套符合规定的工程建设档案。

一、工程档案现状

目前，我国建筑企业只重于工程项目的经济效益，而对于工程技术资料的收集、编制、整理很不重视，缺少专职资料员，工程资料记录不规范，资料管理工作手段落后，使资料不能真正反映建设项目的实际情况，给施工单位在工程竣工移交和评优时带来很多不必要的麻烦。另外，在我国许多小城市甚至一些中等城市中对于建设工程技术档案还没有专门的收藏机构，档案往往被遗忘丢失或损坏，档案管理的不完善就对以后城市规划、改造、建设提供不出依据资料，造成许多失误和损失。就其产生的原因是多方面的：一是工程期限较长，从资料收集、编制、整理到立卷归档的过程较长；二是建设工地点多面广，较为分散，基建投资规模不大、资料收集整理较为困难；三是涉及的工序多变更修改多，难以保证资料形成的完整全面性。另外，地方有些档案管理人员资料收集不及时、审核不严格、立卷归档不规范、保存不当等，致使档案管里工作形成缺陷，存在诸多不完善之处。这就要求档案管理人员努力提高自身素质和管理水平，适应新时期档案管理工作的需要，建立健全各项档案管理制度，通过严格的制度化管理使之科学化、标准化、规范化，使档案管理工作从开工到竣工，从最初的资料收集、编制、分类整理到最后的立卷归档都有章可循。同时，作为建设工程主体各方均应依法做好建档工作。

二、建设工程三方的职责

目前我国建设工程档案主要包括在以下工程中发生的资料信息规整、收集：工业、民用建筑工程；市政基础设施工程；公用基础设施工程；公共交通基础设施工程；市容环境卫生设施建设工程；城市防洪、抗震、人防工程；城市地下管线工程。而作为建设工程主体各方应严格按照《建设工程文件归档整理规范》履行相关的职责。

建设单位负责建设工程档案的汇总和报送。建设单位与施工单位在签订工程承发包合同时，明确编制、移交竣工图等工程档案材料的责任、要求等内容，建设项目有建设单位分包给几个施工单位承担的，各施工单位应负责编制其所承包的工程竣工图，再由建设单位负责汇总整理。

建设单位在办理《施工许可证》之前，要先到工程所在地的城市建设档案管理部门签订建设工程竣工档案报送责任书，领取报送文件材料表，并交纳竣工档案整理综合服务费。建设单位在工程竣工验收后，应通知档案管派员对其竣工档案进行预验收，建设单位在办理建设工程竣工档案全套文件材料报送城建档案馆，报送的材料符合要求的，城建档案馆收到在15日之内经审核合格后，签发《建设工程竣工档案合格证》。建设单位在取得建设工程档案专项预验收意见书后，方可组织工程竣工验收；而国家和省级的重点建设工程竣工验收，必须同时通知省级城建档案馆参加。建设单位应在工程竣工验收后3个月内，向城建档案馆报送一套符合规定的建设工程档案，内容不完整的，应限期补充、完善，建设工程投入使用后进行改建、扩建或者对重要部位进行维修的，建设单位也应当组织设计、施工单位根据实际情况修改、补充和完善原工程档案；凡是涉及结构和平面布置改变的，应当重新编制工程竣工档案，并在工程竣工验收后3个月内，再次向城建档案馆报送。在城市规划区内建设建筑物、构筑物和其他设施的建设单位也应办理竣工档案。

施工单位按照国家、省、市有关城建档案管理的规定及合同的约定，及时编制、移交竣工图及其他工程档案材料，并对其准确性负责。

监理单位应着手监理健全监理档案制度，督促施工单位及时收集、整理工程文件资料，并对其完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查，协助建设单位做好工程档案材料的汇总。

建设行政主管部门在办理竣工验收备案时，对建设工程档案专项预验收意见书进行审查。

三、竣工档案的编制与报送

凡是新建、改建、扩建的建设项目，均应按照有关规定编制建设工程竣工档案，并向城建档案馆及时报送。建设工程竣工档案的归档文件内容包括：工程准备阶段文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等五部分。作为工程建设的主题各方的建设、勘察、设计、施工、监理等单位必须将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围，其报送的建设工程档案应满足一下基本条件：原始的建筑工程资料；与工程实体相符的建设工程竣工图，并要加盖竣工图章；建设工程的照片、录音、录像等声像资料以及市级以上重点工程采用的计算机管理的光盘、磁盘等电子资料。

四、建设工程档案的必要性

当前建设工程档案管理工作于人们的生活紧密相关。现实生活中人们的生活紧密相连。现实生活中的人们离不开水、电、气、通风、交通、住房、绿化、环境、商业、服务、旅游等设施，而所有这些设施项目建设过程中形成的档案完整准备与否，会直接影响着人们的正常生活。同时建筑工程档案对防范自然灾害的破坏，及破坏后的回复建设都有着不可替代的作用，是减少损失的重要手段之一，可见，做好建设工程档案管理工作非常必要．

五、参考文献

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■一、建立工程项目档案负责制,形成覆盖工程建设各个方面的工程资料收集网络体系

档案收集工作是档案取得和积累的一种手段,在整个档案管理系统中处于一个重要的地位,收集及时就会形成档案的完整性与系统性,就可以为开发档案信息资源创造良好的条件。水利工程具有投资规模大、技术含量高、工期长、质量要求高等特点,如何保证工程建设过程中资料的系统收集、连续完整及真实有效呢?一是应从加强组织领导力度着手,按照统一领导、统一制度、分级管理的原则,统一协调档案管理工作。二是各施工标段的现场档案室建立,对项目的招标、合同签订、工艺技术论证、方案确定、施工组织、设备到货验收、资料整理收集等方面进行管理,形成工程资料收、发、转、整理、归档及竣工档案收集等日常工作,这样从组织机构上就形成了一个专、兼职档案资料收集的网络体系,保证档案管理与项目建设同步进行,确保了工程资料的完整收集,避免了工程资料收集上的疏漏。

■二、强化档案全过程管理,提高项目建设工程档案的编制质量

工程项目档案涉及面广,贯穿于工程全过程,要认识到做好档案工作,不仅仅只是为当前工作服务,也是为历史负责的表现。因此,在全过程管理中,按照《档案法》和《水利工程建设项目档案管理规定》(水办[2005]480号)、《水利工程建设项目档案验收管理办法》(水办[2008]366号)的有关规定,力求工程档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用,为竣工后的生产、运行、维修、改扩建服务。

首先,要树立档案质量管理意识,提高工程建设项目档案的编制质量。资料收集齐全后,应根据工程档案管理办法的要求,对工程资料进行分类归卷。具体要做好这样几个方面的工作:第一,做好卷内材料的审查与剔除,保证入库工程档案既完整、准确、又不重复、冗琐。包括检查归卷资料是否准确、内容是否正确(如填表是否符合规范要求,签字、印章手续是否完善,是否有保存价值等)、排列顺序是否符合档案整理要求、有无重复归卷等。第二,案卷整理。这项工作包括标注卷内材料的页码,编写卷内目录和备考表,编写档案目录,编制案卷封面和案卷脊背。第三,案卷统计与鉴定。一是按照每个单位工程对案卷的数量、文字材料的页数、插图、竣工图等进行统计,二是按照文件要求对每个单位工程档案的完整性、准确性和系统性进行鉴定。第四,注重案卷整理细节。一是资料分类归档中应注意的细节。如:谁形成的资料谁负责的管理制度,案卷材料应按问题、时间或重要程度进行排列,根据项目特点,各年度各工程进行综合归档,避免各单位工程之间资料的重复等。二是档案目录编制应注意的细节。比如档案目录顺序应按年度小类代号进行排列,在每一年度小类中按单位工程代号进行排列。案卷题名应简明、概括、准确。编制单位应填写案卷内档案材料的形成单位或主要负责单位,施工档案编制单位为施工企业名称。编制日期填写案卷内材料的形成日期或起止日期。保管期限与密级。按工程档案管理要求填写。三是卷内目录编制应注意的细节。应注意顺序号、文号、责任者、题名、日期文号、页号等的编写。由此而形成的的档案资料均为一式六卷,其中原件一卷,复印件五卷,形成永久档案,为积累直接科技经验进行储备、为科学研究提供参考价值、提供技术交流依据。因此,档案管理人员应尽可能地利用光盘、胶卷、实物等多种形式,尽量全面、系统地记录工程建设中的真实画面,展现建设过程中的风采,保证资料的原始性、完整性、真实性。