时间:2022-02-06 13:55:08
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“国有国法,家有家规”,不同的企业需要有不同的规章制度,但究竟什么是企业的规章制度呢?企业的规章制度就是指由企业依据一定的民主程序制定的,体现企业与劳动者在经营管理过程中所必须遵守的劳动行为规范的总和。一个企业的规章制度就像一个国家的法律一样,是保证企业稳定、高效运行的基础,同时,建立一套科学的规章制度也是企业走向成功的必由之路。现在,越来越多的企业已经认识到了规章制度的重要性,并开始着手建立、完善规章制度,以达到提升企业综合管理水平、实现“法制”的目的。因此,我们将制度体系的健康指数作为“企业组织健康指数”的重要指标之一。
九略管理咨询公司对第六期调查问卷进行了整理和统计分析,从结果来看,被调查的企业大多已形成了一套相对固定的规章制度,但也存在一些普遍性的问题,主要体现在以下几方面:第一,规章制度的体系性不强;第二,规章制度的一致性不好,可操作性差;第三,已有的规章制度实施不利。对上述制度管理中存在的共性问题,我们结合具有典型共性特征的C公司案例来进行深入分析。
C公司是一家民营企业,主营业务是办公用品的经销。C公司在老板王总的带领下,经过近三年的市场打拼,已初具规模,并形成了包括财务部、人力资源部、采购部、销售部等部门在内的相对稳定的组织架构。随着公司规模的不断扩大,王总对公司的管控逐渐显得力不从心,很多并不重要的工作都需要他亲自指导、协调。经过认真反思,王总意识到产生这种现象的根本原因是公司的很多工作“无法可依”,因此,他要求各部门根据本部门的职责,建立、完善相应的管理制度。很快,各项管理规章制度陆续起草、修订完成,并在王总亲自签发后开始实施。本以为问题已经得到了解决,但没过多久,同样的问题又出现了,此时王总也再一次陷入了深深的困惑。
问题总结:
C公司在制度管理方面的问题可以归纳为以下三方面:
第一, 制度的体系性不强,不够完整。各部门只是对本部门全权负责的工作事项制定了规章制度,而对于需要两个或多个部门协作完成的公司层面的工作却没有明确的制度规定,常常是发生问题后才制定制度。比如,采购部在采购过程中,只是根据现有的库存情况进行决策,却不知道该如何从销售部获取市场的真实需求信息,从而导致了公司的采购工作经常满足不了公司销售的需求。因此,C公司各部门虽然都建立起了相应的规章制度,但实际上还存在着很多的“制度空白”,很多事情依旧“无法可依”。
第二, 规章制度的一致性不好,可操作性差。各部门都是从自身的专业角度出发来制定规章制度,没有进行必要的沟通和研讨,所以各项制度之间难免存在矛盾和冲突。比如,对于商品采购工作,财务部主要考虑的是资金的使用成本,而采购部主要考虑的是工作效率和采购成本,这就导致了财务部和采购部在商品采购这项工作上制定了互相矛盾的规章制度。另外,公司个别制度的可操作性比较差,比如,人力资源部的考核制度所采用的是360度考核办法,要求公司每一位员工都对其他所有员工进行考核打分,而实际上公司内部很多员工之间是互不了解的,这样的考核既反映不了被考核者的真实业绩水平,又大大提高了公司的考核成本。
第三, 已有的规章制度实施不利。对于已经实施的规章制度,除制度的制定部门外,其它部门还是经常不按规定办事,就好像相关的规章制度根本不存在一样。出现这种情况的原因主要有两方面:首先,C公司缺乏新制度的沟通、说明渠道,导致其它部门无法真正理解制度的关键内涵:其次,各部门对其它部门所制定的制度重视不够,在收到新下发的管理制度后,只是粗略地浏览一遍,没有仔细研究,更有甚者连看都不看,便将其束之高阁。
专家分析与诊断建议:
对于C公司所存在的问题,也是中小企业普遍面临的问题,可以考虑从以下三方面着手解决。
第一, 对公司的核心业务流程和管理流程进行分解,对于需要多个部门共同协作完成的工作步骤,由公司高层组织相关部门进行沟通、研讨,制定出可行的实施方案,避免公司层面的重要工作“无法可依”。对于已经形成的规章制度,可按财务、人力资源、行政、采购、销售等专业领域进行划分、归类,这样即便于公司制度的梳理和查阅,又便于专业部门对专业领域的制度进行修订、补充和完善,保证公司制度体系的完整性。
第二, 各部门在制定规章制度的过程中,凡与其它部门有关的条款规定,都主动与其进行沟通、确认,这样既可以保证部门之间制度的一致性,又有利于制度后的顺利实施。当然,由于部门之间处理问题的专业角度不同,难免会出现一些意见分歧,这时就要由公司高层站在公司发展的高度来协调、解决这些分歧意见,并最终达成一致。总之,对于部门之间制度的矛盾和冲突,要在制度的制定阶段就发现并解决,避免影响公司日常经营管理工作的正常进行。另外,对于制度的可操作性问题,要求专业领域的从业员工认真学习本专业知识,掌握最科学、有效的管理方法,并且充分结合本公司的实际情况,制定出最有效的、最具操作性的规章制度。
中图分类号:F252.24 文献标识码:A 文章编号:1672-3198(2009)06-0095-02
1 邯郸钢铁集团公司概况
邯郸钢铁集团有限公司 (以下简称 “邯钢”) 是一家拥有年产钢650万吨以上规模、总资产达320亿元、年销售收入过270亿元、年利税总额超20亿元的国家特大型钢铁企业。现有在职员工近2.3万人。
2 邯钢的物流系统运行现状
2.1 邯钢物流系统组织结构情况
目前,邯钢从事物流专业活动的部门设置有:
(1)邯钢汇达汽运有限公司,主要承担公司内外汽车运输任务。(2)运输部,主要负责进厂车皮的解体送达和出厂车皮的编组送出以及邯钢内部中间产品内部转运铁路运输管理。(3)生产管理中心,基本职责是为运输活动的组织协调、原材料的仓储保管、铁路运输外联协调、销售物流的公路运输管理、物流计划制定等。(4)销售部,主要负责产成品库的库存与产成品的装车、发货管理,铁路运输的月计划与日计划的填报以及运单的生成等。
物流组织结构图(见图1)。
2.2 公司物流系统业务流程的介绍
各物料需求单位需要的物料首先经过物料主管部门进行需求审批后,然后传递需求到生产管理中心,生产管理中心收集各类需求计划,根据公司总体物流信息,通过调整后,制定公司物流实施计划,根据具体计划安排物流运输及运输方式。流程如下(见图2)。
2.3 物流管理人员素质状况
邯钢物流管理人员共110余人,分布在生产管理中心、销售部、采购部、运输部等主要物流相关部门中,其中本科以上学历11人,大专学历16人,占物流管理人员的24.5%,但物流管理从业人员中受过物流管理专业教育的不到8%。
2.4 物流信息化现状
自2005年5月公司筹划建立实施ERP系统。邯钢实施了物料(包括采购、仓储、供应)、销售、财务等三大模块,建立了集中的业务处理平台,实现了信息流、物流、资金流、价值流和业务流的高度统一;实施了生产管理和质量管理,打通企业内部供应链;实施了设备管理、项目管理和人力资源管理,实现了企业整体资源的最大化;正在实施客户关系管理和供应链管理,从而实现以企业为核心的全过程的价值链管理。先后对200多个流程进行了设计和优化,极大的改善了系统的集成性和实时性。
3 邯钢物流管理存在的问题
3.1 厂房及物流设施布局缺乏长远规划
邯钢是20世纪50年代的地方企业逐步发展起来的,产量规模不断扩大,一直以来受场地狭小的因素限制,使得公司内部的工艺布局、货场货位存在很大的不足,致使内部物流成本较高。厂区范围内受地形的制约,形成道路线路直线短,弯道多,曲线半径小,铁公路平交道口多的局面。
3.2 现代物流管理意识还很淡薄
公司各级管理者尤其是公司的高层管理人员对企业物流的认识很大程度还停留在传统的仓储管理和运输管理上,往往意识不到现代物流管理的重要性,缺乏现代物流意识。对物流计划和物流信息资源的整合、重视程度不够,只是被动地为生产、销售服务,处于一个附属的位置。
3.3 物流成本高
物流成本高主要体现在两个方面,一是运输成本高,运输成本包括物资进出厂对外支付的运输成本,内部生产运输成本,以及运输设施的折旧等等,约占邯钢销售收入的14%左右。二是仓储成本,仓储成本包括对外支付的仓储费用,占用资金的利息,物资的损耗、报废损失,货物搬运与加工,仓储设施的折旧,人员工资等等,约占邯钢销售收入的6%左右。
3.4 管理手段落后
主要表现为:一是物流设备及其管理手段的投入严重不足,设备陈旧落后,信息反馈速度、准确性不高。二是物流管理手段上没有形成系统,无法实现内、外部物流一体化以寻求物流系统的最优化和合理化。三是邯钢物流专业化程度不高,产、供、销一体化、专业化操作程度较低,导致物流作业过程效率低下、成本过高。
3.5 物流专业人才匮乏
物流人才是物流业发展的关键,也是钢铁企业物流发展的保障。目前,邯钢具备综合物流知识的管理人才和技术人才严重缺乏,明显不足,根本不能满足企业物流现代化的需要。
随着邯钢“十一五”规划的逐步实施以及通过现代物流发展提升企业核心竞争力的需要,邯钢现有物流现状和所处的内外环境以及存在的问题已经成为制约邯钢物流发展的关键因素,不利于邯钢的进一步发展,有必要对邯钢的物流管理加以认真的改进。
4 邯钢物流管理的对策及措施
4.1 增强和培养现代物流的意识
从邯钢高层决策者开始,树立现代物流意识,把制定邯钢物流发展战略作为提升企业核心竞争力的重要组成部分,要充分认识和优化物流管理是降低生产成本,增强公司竞争力,获取新的利润源的重要手段。
4.2 构建邯钢物流信息平台
邯钢要在现有的信息网络构建的基础上,更进一步地建立、完善公司物流管理信息系统,积极促进物流管理系统尽快从人工系统向计算机系统发展,由分散管理向系统管理发展,由业务型向决策型发展,由单机向网络发展。优化邯钢内部的资源配置,努力实现物流资源的共享。
4.3 强化物流功能环节一体化管理
强化物流各功能环节的管理,实施邯钢物流管理一体化。(1)将现在分散在生产管理中心、生产管理中心、销售部、采购部的物流管理职能集中归并到一起,将物流与生产、采购、销售部门的目标冲突集中起来,放在整个邯钢公司的利益高度去进行统一协调,从而实现邯钢的整体最优。(2)强化邯钢物流各功能环节的管理,提高邯钢物流管理专业化水平。
要进一步强化采购管理,建立健全严格的规章制度,配备专业素质比较高的人员从事采购业务。强化储存管理,建立健全储存管理规章制度;利用科学方法对库存量和库存结构进行有效控制。
4.4 创新邯钢物流模式
(1)邯钢属于典型的规模大、供应资源、生产流通资源、营销流解决方案,通过选取最优的运距组合、品种组合,最大限度地实现邯钢物流成本最低。
(2)参与建立物流联盟。对物流条件和环境较优越的企业,可以考虑建立物流联盟,通过协商与谈判,从双方的共同利益出发,充分发挥各自的物流优势,提高物流运作的效率和效益。
(3)邯钢可以和铁路物流企业建立战略联盟,实现双赢。一方面邯钢可以优先保障自身的物流需求,解决物流制约邯钢生产经营发展“瓶颈”的问题;另一方面,铁路物流企业可以在为邯钢提供货运的同时,逐步融入供应链管理,有效降低客户的物流成本。
(2)企业会计成本核算方法不科学。当前一些企业在成本核算上还没有形成一套系统的成本核算方法,固定资产的折旧、会计核算方法等存在较多的问题,同时由于会计成本核算工作中缺乏有效的成本分析审核,导致会计成本核算失真等问题时有发生。
(3)会计工作人员能力水平较低。由于会计成本核算需要综合考虑各个方面的因素,因此对于成本核算工作人员的要求也较高。但是部分企业在成本管理方面缺乏高水平的专业会计工作人员,也缺乏系统全面的工作人员业务能力教育培训计划,导致会计核算质量问题频发。
2、强化企业会计成本核算与管控措施
(1)完善企业会计成本核算管理制度体系建设。企业应该充分认识到会计成本核算的作用,并建立系统的会计工作机构开展会计成本核算工作。通过全面设置会计科目进行成本核算管理。此外,财务会计管理部门应该结合自身行业、业务特点,建立全面的会计成本管理制度,制度体系应该涵盖以下内容:会计成本核算标准制度、成本费用的归集与分配程序管理规章制度、关于成本核算对象以及成本核算项目的规定以及会计成本核算的具体内容与管理办法等,只有系统完善的制定各项制度,才能以此为依据指导会计成本核算的顺利开展。
(2)明确企业会计成本核算对象以及成本核算具体项目。对于企业的会计成本核算应该按照基本业务、增值业务以及扩展业务分类进行核算。在具体的核算开展方式上可以将成本分为营业成本、管理费用、销售费用以及财务费用三大项进行成本核算管理。营业成本主要是指由于产品或者服务生产过程中所产生的一系列费用项目。管理费用主要是管理人员工资待遇支出、办公费用、招待费用、培训费、差旅费、维修费等一系列的管理类型费用。销售费主要是由于销售产品和提供劳务而发生的各项费用,包括销售部门人员工资、职工福利费、运输费及其他销售费用。财务费用则主要是指企业为了各项经营管理业务活动开展所需资金的筹集所产生的一系列费用等。对于这些成本核算项目应该按照具体成本支出内容以及支出部门,设立明细账目,利用会计电算化的核算手段,分别按照业务以及部门,选择或者是设置合适的会计科目全面的进行逐一核算。
(3)合理选取成本会计核算方法,做好会计成本核算的分析。对于企业的成本核算模式以及核算方法,应该按照业务活动以及单位的具体性质分别选择适当的成本核算方法。企业应该重点改变传统的收支型管理方式,实现成本核算管理的细化,提高对于成本核算结果的分析应用能力。其次,企业应该按照成本核算结果做好成本的分析,对于成本分析工作应该对照企业的成本目标或者是标准成本,按照部门成本的具体组成情况分别采取趋势分析、结构分析、量本利分析等成本分析方法,对企业不同职能部门成本的实际情况以及成本波动情况进行全面的掌握,同时对职能部门成本的波动原因以及成本变化规律进行分析。然后根据成本的波动原因对企业的成本管理制度、费用审核制度以及固定资产管理制度等一系类的制度进行有针对性的调整,进而纠正完善不合理的成本控制管理措施,降低企业成本支出。
(4)提高企业会计成本核算队伍能力水平。由于企业业务活动涉及范围较广,成本核算管理工作较为繁琐复杂,因此对于成本核算工作也提出了不同的要求,为了确保企业成本核算的顺利开展,必须建立一支理论素养深厚以及业务实践操作能力强的财务会计核算队伍。首先,单位可以通过根据企业行业特点组织业务考核以及会计知识考核等内容,选择优秀的人才进入会计工作队伍。其次,企业应该定期在单位内部举办会计培训班,通过聘请专家结合工作实际经验讲授业务处理等内容,借助于专业系统的培训,提高会计工作人员的整体工作能力水平。
药厂作为药学专业学生的实习地点,与其他实习单位有很大差别,药厂作为药品的生产地点,必须满足国家良好生产管理规范(GMP)认证[2];生产出的药品必须符合国家尤其是中国药典(2010版)相关法律法规的规定;药品具有“生命相关性”,药厂必须具备药品发生意外时的应急措施。药厂鲜明的特点决定了药厂一切生产活动必须有各种管理规章制度,并且,这些规定同样也适用于药学实习生。从某种程度上也解释了实习带教质量的高低与带教工作的管理密切相联[3]。
2实习管理领导小组的组成及职责
三仁堂药业有限公司专门成立实习管理领导小组,建立总经理领导下的各小组负责制,分别由生产副总、质检副总、销售副总任副组长,行政部、生产部、质检部、营销部及库房等职能部门负责实习生的轮岗管理工作,保证实习工作的有序开展,做到有章可循,有据可依,循序渐进,规范有序。
3明确带教教师的岗位职责
三仁堂药业有限公司由上述各部门组成,每个部门均设置专职实习带教教师,由专业基础扎实、工作经验丰富、具有良好职业道德、认真负责的专业技术人员担任。加强对带教实习生的管理,要求严格遵守各种规章制度,工作中严格按照标准操作规程进行。加强考勤管理,请假1d内由实习带教教师审批,3d需上报各职能部门负责人签字审批,5d则上报总经理审批,同意后方可离开,不能擅自调岗或离岗。
4合理安排实习岗位,实施科学带教
根据遵义医学院药学院学生实习的总体要求,结合药厂工作特点,由行政部合理安排实习计划。根据各部门工作性质,合理安排时间及人数,统筹安排轮转岗位,确保每名实习生都有专职教师带教,保证学生实习质量。从生产、质检、仓储、营销等几个方面进行培训,并不定期举行专题讲座,增加学生的知识储备,扩大学生的知识范围,让学生从理论知识走向实践能力的培养,毕业后可顺利胜任制药工作。结合早期的学生实习情况,不同岗位的学生在所有岗位轮转完成后(对于特别优秀的学生,行政部采用定点培养的方式,即固定工作岗位),每名学生按遵义医学院药学院的毕业实习要求撰写实习专题报告,按照拟定进度表,最后完成毕业论文撰写,参加学院的论文答辩工作。近年由该单位带教的多篇专题论文荣获学院优秀论文,并且个别优秀毕业生还被留厂工作。
5加强带教教师自身素质培养,提高其带教能力
科学技术在不断发展,每个人的知识面都会受到时展的限制,为了更好地完成新时期带教工作,三仁堂药业有限公司采用推荐中青年专职带教
教师进入高等学校进修、聘请专家、开办不同专业类型的讲座、举办知识竞赛等多种形式提高带教教师的带教能力。同时,通过相应的考核制度筛选合格的带教教师上岗,加强带教教师自身的素质培养,提高其带教能力。建立专门的考核制度对带教教师进行定期考核,一旦发现其存在违背公司规章制度和(或)有违学生实习的行为,由组长及2名(含2名)以上副组长讨论决定,若查出情况属实,直接撤销其带教资格,同时取消其带教教师相应的待遇。
6建立及时有效的学生-学校-公司沟通机制
当今社会要求的是复合型人才,理论知识固然重要,但是,实践能力更能为每名学生的后期发展提供足够的动力和更多的机会[4]。因此,现代药学学生的培养工作需要学生本人、学校和实习企业三方的共同努力,学校给学生提供了良好的学习理论知识的条件;公司则为学生实践能力的锻炼及培养提供了一个很好的机会。但针对部分学生,有可能会产生其他问题,如考研等。药学专业毕业学生部分要进入社会,参加工作;另外一部分由于种种需要向更高层次进行深造,一味要求学生(尤其是实习生)进入生产车间进行生产,或是进入销售部门从事销售实习,由于白天的时间基本被占用,影响学生考试复习,部分考研的学生内心会产生抵触情绪,若未能及时得到解决,长期压抑的情绪可能体现在工作上而导致实习及复习(功课)也不能做好,这种状况的发生就违背了学生-学校-公司的初衷。因此,及时做好学生-学校-公司的沟通协调工作,可以在学生实习的初期将这种情况扼杀在萌芽阶段,从而避免后期的“费心、费力,却没有达到当初的目的”。