科研档案管理范文

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（一）真实性

科研档案是医院科学研究过程中产生的，它真实地记录了医院的科研活动、科研水平，反映了医院科研活动的历时过程。

（二）实用性

科研档案是经过收集、分类、鉴定等科学方法形成的具有内在联系的有价值的文件体系，是医院广大专业技术人员劳动和智慧的结晶，它能为科研管理机构和科技人员在科研管理、科技决策、科学研究、技术交流、著书立说、职称晋升、经验总结等方面提供信息和依据，起到凭证和参考作用。

（三）保密性

科技知识和科研成果在一定时间和一定范围内拥有其知识产权的有价性。

（四）专业性

各医院有各自的专业特点，有各自的专业优势。因此，档案管理工作人员要具有专业技术知识。

二、科研档案人员的基本任务和职责

《科学技术研究档案管理暂行规定》第二十一条明确规定了科研档案人员的基本任务和职责，主要有以下几个方面：

贯彻国家有关科技档案工作的方针政策和法规，制订本单位的实施细则和有关规章制度。

参与本单位的科研计划管理、成果管理和技术市场的开发活动，及时提出对科研档案的管理要求。

指导、监督、检查和协助本单位各部门的科研人员做好科研文件材料的形成、积累和

立卷归档工作。检查、验收科研项目或上报评奖成果的档案是否完整、准确、系统。

三、医学科研档案管理存在的问题

（一）医学科研档案管理的特殊性

医学科研档案专题性强，时间跨度大，周期长，研究均以一个专题为研究对象，都是围绕着某种疾病病因的探讨、治疗和预防，某种化学物质对人体的损伤等进行专题研究。许多重大项目更是多专业、多学科综合研究、共同攻关完成。因此，除了项目初始的技术路线制定完成后，研究课题就步入了主要阶段，有的是每个病例信息归档后就纳入分析系统，有的是等全部试验调查数据收集齐全后进行系统分析，最后通过比较、分析、总结，从而得出一种新的临床治疗方法或是对传统技术的一种改进方案。原始数据的收集只能在课题完成后，也因此导致科研材料收集、归档不齐。

（二）课题组成员组成的特殊性

科研人员工作繁忙，往往身兼数职，既要每天应对临床医疗工作，又要进行学术交流、进修，还要给本科生、研究生上课。同时一个经历二三年课题研究的课题组，成员中不仅有正式员工，还有研究生、进修生；不仅有本科室固定的员工，还有处于轮转中的住院医师；有专门从事临床实验工作的人员，也有专门从事实验室实验工作的人员。科技人员在研究工作中形成的研究材料比较分散，这样对于日常科研材料的收集、整理，往往难有较高的收集完整度。

（三）科研人员科研档案意识淡薄

一是对《档案法》和《档案法实施办法》宣传力度不够，二是受市场经济利益的驱动，造成部分科研人员对医学科研档案工作促进医学科研事业发展的认识不够，或认为科研资料是自己的心血，应该归自己所有，不愿将自己的科研核心内容资料完整地、系统地移交档案部门。

四、医院科研档案的措施

（一）加强制度建设，实现集中统一管理

根据国务院批准颁布的《科学技术档案工作条例》第五章规定：“各单位都要按照集中统一管理档案的基本原则，根据科技档案必须完整、准确、系统、安全和有效利用的要求，建立健全科技档案工作，建立必要的规章制度，实行科学管理”。可见，建立和健全科研档案管理制度，实行集中统一管理是实现医院科研档案有效管理和规范管理的基本要求和根本保证，也是档案工作发展的必然趋势。医院科研档案做到集中统一管理要纠正两种错误认识：

一是重科研活动，轻档案资料管理；二是图自己方便多，从大局着想少。医院科研档案只有实行集中统一管理，利用起来才能方便。至于有规章制度约束，使用时要办手续，是为了保证医院科研档案不失散，不损坏的必要手段，也是保证长期使用方便的重要措施。理部门及档案形成部门在科研档案管理中的责任。

（二）实行课题全过程管理，确保科研档案质量

为保证医院科研档案内在质量的真实性，实现科研课题研究全过程的档案管理，确保科研档案的质量，根据我院科研档案工作的特点，在遵照医疗科技档案规范管理原则的基础上，

从以下四方面确保科研档案质量。

1.立项指导。临床科研人员往往对档案收集的程序不熟悉，在科研立项时，由科教科的一名兼职档案员根据科研设计的内容，将科研项目的归档内容和要求书面告知项目负责人，

并对其进行指导，同时兼职档案员具体负责该项目所形成的各种文件材料的收集。

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2农业科研档案管理的工作流程

农业科研档案管理工作是对农业科研活动中直接形成的各种科技文件材料进行收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、开发和提供利用的一个流程性工作。档案的收集是管理工作的起点，目的是积累丰富、真实的馆藏资料，做到经常化、及时化，注重日积月累；整理是根据档案的形成规律进行合理的分类、立卷、编制目录，必须做到科学化、专业化，是档案管理的核心；鉴定是做好档案整理和管理的一项基础性工作，首先应通过专家的论证，对收集的档案做出客观正确地评价，以确定收藏价值；保管是档案管理的日常性工作，必须制度化、严格化，以确保档案完好无损；查询检索是档案管理与服务的主要手段，应快捷化、实用化，讲求服务效率和质量；编研开发是体现档案管理价值的重要途径之一，必须做到有用化、长期化，注重实用实效。总之，科研档案管理工作量大、面广、专业性强，需要及时收集、坚持日常维护管理，是一项综合性、系统化的管理工作。

3存在的问题

3.1档案收集不及时、不齐全

农业科研档案主要来自于田间开展的科研试验及农业生产过程中的观察、记载而直接形成的各种文字、图片、录像等材料，由于农业科研工作的特殊性，档案来源比较分散，不能及时收集，加之科研人员和档案管理人员档案意识淡薄，身兼数职，人员变更等因素，常常造成科研材料不全或遗失。在科研项目上题、立项、试验设计、生产过程中，档案部门无法参与整个项目实施过程，档案管理人员只能按科研人员提交的材料进行归档，缺乏全面、系统收集项目材料的途径。不重视收集当年未鉴定验收或申报专利，或成果周期性长的科研项目（或课题）的材料，科研材料分散在科研部门或科研人员手中，时间一长，容易丢失，这也是造成档案的资源流失主要原因之一。

3.2管理人员兼职，手段落后，利用率低

根据国家《档案法》的规定，科研单位应当设立档案资料室，配备专职档案管理人员。但对农业科研单位来说，档案管理仅仅是一项辅工作，部分农业科研单位不太重视档案管理工作，不专门设立档案管理工作岗位和人员，多为兼职。但众所周知，在农业科研项目实施过程中，必然会产生大量的科研数据、图片、影像等资料，对这些资料随意堆放，没有专职人员进行日常管理，长期下去必然造成档案管理的无序与混乱。同时由于兼职档案管理人员工作精力有限，不能及时有序地收集、整理科研人员提供的材料，更无法利用有限的时间和精力来建立查询检索系统和进行编研开发工作。目前，部分农业科研单位科研档案管理工作的初衷仍然是为保管而保管，重保管轻利用，不讲求社会效益和经济效益，作为农业科研档案管理者不仅要熟悉档案管理业务，而且要掌握一定的农业科技知识，并能够熟练掌握计算机等现代化办公设备应用。但多数农业科研单位档案管理人员，无论是专职或兼职，农业科技知识欠缺，观念陈旧，知识老化，加之人员更换频繁，不经专业培训，这些因素在一定程度上制约了农业科研档案管理工作的规范化。

4思考

4.1完善农业科技档案管理制度

档案管理制度不仅是档案管理工作标准化、规范化的依据，而且是日常管理工作的操作指南。科研档案管理制度主要包括科研档案工作制度、科研文件管理规范、档案部门工作规范等。科研档案工作制度是根据国家法律、法规，对本单位形成的档案的范围、管理体制、管理分工、职责、档案保密、档案利用原则等所做的规定，是所有课题组、项目部和其它部门以及科技人员都要执行的规范性文件[3]。科研文件管理规范包括农业科研文件材料的归档范围、分类方案、整理归档要求、鉴定标准等。档案部门工作规范包括档案工作人员岗位职责、档案库房管理制度、借阅制度、移交规则、交接手续、档案利用制度、内部资料管理制度等操作规范性文件。制度建设具有根本性、长期性、稳定性，档案管理人员要认真学习档案法律法规，掌握党和国家对档案事业发展的基本要求，并依据档案法律法规，进一步完善和加强科研档案管理制度体系。

4.2明确农业科技档案的归档范围

农业科研文件材料的归档范围，主要包括①科研准备阶段的课题或项目审批文件、任务书、委托书、开题（立项）报告，调研报告，方案论证和协议书、合同等文件。②试验研究阶段的各种载体的试验、观察、测试、分析等重要原始记录；田间记载数据、试验报告、计算材料等以及设计文件、图纸，关键技术、关键配方、工艺流程、技术路线和统计分析材料；研究阶段的音像资料、技术说明、重要来往技术文件等。③总结鉴定验收阶段的研究工作总结、科研报告、科研论文、科研专著、查新报告、用户使用意见、效益证明材料、专家评审意见、鉴定证书、鉴定会材料、推广应用意见、参加人员名单，技术鉴定材料，科研投资，决算材料等。④成果和奖励申报阶段主要有成果和奖励申报表与审批文件，获奖及审批材料，专利申请、专利受理通知书、专利证书，推广应用证明材料等。⑤推广应用阶段的推广应用方案、总结，扩大生产的设计文件、工艺文件。⑥生产定型阶段的鉴定材料、转让合同、协议书、用户反馈意见等有保存备查价值的材料。

4.3加强科研档案人员业务培训

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农业科学研究的范围很广，包括农、林、牧、副、渔等各个方面，研究的对象包括动物、植物、微生物及其生存与生态环境等。以畜物业生产为例，农业科研既要研究畜禽的良种、饲料饲草、高产优质、病虫害防治等一些生长发育所遇到的问题，又要研究畜禽产品加工、畜禽生存环境、畜禽粪便利用等问题，还要研究国内外总体发展和适于本地区特色的结构调整、战略规划等。另一方面，农业科研涉及到的多为动物、植物、微生物等具有典型自身各种生命要素及环境要素的动态变化的对象。因此，这种农业科研工作的特殊性决定了作为记录科研活动的农业科研档案的信息量的丰富性。往往一个很小的农业科研项目，从计划到实施过程的记录再到形成成果的档案信息量远远超过了其它行业。

1.2连续性强

如前所述，农业生产本身是一个连续的过程，因此其科研信息的获取也必然是连续的，周期性的，而且这种周期往往较长。一个农业生产过程，由于受自然条件影响较大，常常需要重复多个试验才能研究出结果，因此农业科技档案的收集往往需要几个生产过程或周期。如林木及畜禽的研究，仅一个生长周期就要几年甚至几十年，可想而知农业科研档案管理的连续性的重要意义了。另一方面，农业科研成果本身也具有连续性。以育种为例，一个新品种的研究成功，作为一项科研成果已经结题，但是，下一个品种的选育往往是在该品种的基础上进行改良，因此这也需要连续性的收集和管理农业科研档案。

1.3社会化程度低

长期以来，农业科研多局限于成果的形成，而忽视成果的转化，农业科研的社会化程度较低，市场的参与意识不强。农业科研档案管理仅仅成为一种公益性的工作，在促进农业科技成果转化方面做的还很不够，应是急待改进之处。

2.信息农业对农业科研档案管理的要求

随着信息技术在我国农业的广泛应用，一方面农业科研档案管理必须适应现代社会发展的大趋势，在档案管理上向现代化方向发展;另一方面，农业信息化研究，如精确农业、专家支持系统、模型模拟、数据库管理等诸多方面的研究也对农业科研档案的管理提出了更高的要求。这主要体现在以下几个方面。

2.1农业科研管理信息系统需要农业科研档案提供信息

管理信息系统(MIS)是收集和加工系统管理过程中有关的信息，为管理决策过程中提供帮助的一种信息处理系统。农业科研管理信息系统是随着农业科技管理逐步向科学化、制度化、规范化和信息化方向推进而产生的。农业科研涉及的信息量大，且连续性强，农业科研项目的管理过程归纳起来，大致包括选题立项、开题论证、实施管理和结题验收四个阶段。对农业科研项目实现计算机评价和动态管理，必须有农业科研档案做后盾，适时提供农业科研管理系统所需要的信息。

2.2农业科研档案是精确农业的基础

信息农业，即为信息化的农业，是将各种信息技术应用于农业生产、管理及服务的各个环节，使农业以数字化、精确化等形式进行，而精确农业是信息农业的主要表现形式。精确农业的简单定义为“在准确的时空内，实施精确的农业管理”(DavidJ.Mulla)，而“准确”的时空与“精确”的管理无一不与农业科研档案管理有关。

2.2.1“准确”的时空，需要一些主要图件与数据，如卫星遥感影像图、地形地貌图、土壤调查图、地形测量解剖图、产量图、数字海拔图及有关的数据等。这些图件和数据全部来自于农业科研档案。

2.2.2“精确”的管理，需要对土壤状况(水分、养分等)、作物生长发育情况作出准确的判断，采取适当的农业管理措施，这就要求运用各种较为成功的模型及有关的专家系统和决策支持系统等，而这些多以数据、材料、实物等形式存放于农业科研档案中。

2.2.3“准确”、“精确”的过程与实施，均需要大量的、可靠的试验数据、科研文献资料与成果等的支持，否则不可能做得到，而这些数据和资料都需要从农业科研档案中获取。例如施肥，由于不同的地块、地块内不同的部位施肥量不同，所以必须根据测得的数据，合理确定施肥量，而这些数据一般都保存在农业科研档案中。

2.3信息农业中农业科研档案的信息加工

国家科技部将我国农业科技活动分为六类:基础研究、应用研究、试验发展、研究与试验发展成果应用、科技服务、生产性活动。前三类属R&D活动，后三类是R&D活动阶段产生的研究成果向规模化、产业化和非商业性产品转化的开发及推广活动。农业科研档案按《中国档案分类法》进行分类标引，是实现科技信息现代化管理的基础。农业科研档案信息要进一步开发利用，与市场接轨，与农业生产实际结合，就必须对农业科研档案信息在分类的基础上进行二次加工，这种经过加工后的信息，不同于一般的综述，是对农业科研数据及成果的“综述”，是可以直接应用于生产实际，并带来直接经济效益的，也是促进成果转化的主要手段。

3.讨论与小结

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为保证科研证书类档案的规范化管理，实现科研证书类档案的完整性，有必要强化科研证书档案类的收集管理，笔者根据长期从事科研档案管理工作中一些经验，认为有必要做好以下几个方面。

科研奖励与科研证书归档相挂钩：各科研单位应结合本单位实际，制订科研证书类档案的管理规定，完善科研奖励制度。科研证书类档案上交归档与奖励相挂钩，要点是把科研证书的上交归档写进科研奖励制度，不管是谁，没有上交科研证书归档，没有档案管理人员出具的接收证书凭据，不能兑现相关奖励。理顺科研管理部门、科研档案形成部门、科研档案管理部门之间的关系，形成一个相互关联、相互制约、相互配合的联合体，提高科研证书归档的积极性、主动性。改进接收管理科研证书类档案的方式：规范接收科研证书类档案，档案管理部门变被动为主动。具体的做法是：一是接收证书类档案要有移交档案清单，有接收人、移交人，监交人（科研管理部门负责人）的签字，不上交证书类档案就没有移交清单，以免造成证书类档案的丢失；二是各课题组上交证书类档案之前必须将证书进行扫描备份保存，目前科研证书类档案是科研档案中使用率最高的档案，报项目、报奖、报职称等都使用到，为了减少科研证书借出的次数，保证证书的完整、安全，避免证书在借出过程中丢失损坏或者是出借太多而手上汗水的渗透而变黄、损坏等，规定在课题组移交证书前先进行扫描，并将扫描件发给各个课题参加人保存；三是证书类档案的借出归还一定要做好登记，借出超过时限一定要及时追还，以免有的借出者忘记归还而造成丢失、损坏等。

根据实际，科学合理进行分类归档

单位大的，证书多的单位整理时一般以年为单位，例如获奖证书根据颁发单位从大到小，按国家级、省部级、厅（局）级等按顺序排列。专利证书、成果证书、品种审定、品种登记可按颁发时间顺序排列。单位比较小，证书少的单位，可按5年或10年为单位，按获奖证书、成果证书、专利证书、品种审定、品种登记来排序，并按颁发时间顺序来排列，并每一类证书作为一个卷宗。单位小，证书少的单位，也可不分类，按年度排序给档案编流水号即可。因为计算机的应用及档案管理软件的开发应用，检索档案已不再繁琐和复杂，因此，各单位可根据本单位的证书类档案的多少等实际情况来编排归档。

统一“着装”，合理规范编号

就目前的证书而言，专利证书都是国家专利局颁发，成果证书是科技部门颁发，品种审定、品种登记证书是农业部门颁发，它们大小规格基本上都是相同的，都可装入普通的档案盒，但是获奖证书是由不同的单位或部门颁发的，有国家级的，省部级的，市厅（局）级的。它们的大小不一，长度不一，目前普通的档案盒是装不下的，因此可根据现有的获奖证书必要跟档案盒生产厂家订制适合存放的大档案盒用于放置获奖证书，以达到美观、耐用、利于存放的目的。科研证书类的档案号应一证书一号，有的单位直接将档号打在证书盖有颁发单位红章内容的右下角处。笔者认为，为保证证书的清洁美观，档号还是打在证书的背面的右上角比较好。证书编号与以各证书头2个字的第1个大写字母为标志，如获奖证书，标记为“hj”，专利证书标记为“zhl”，成果证书标志为“chg”，品种证书标志为“pzh”，以颁发的证书的时间年月为依据，按已整理好的先后顺序进行大流水编档排号。

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中图分类号：R197.323 文献标识码：B 文章编号：1005-0515（2011）7-339-02

医院科研档案是医院在科研工作活动中形成的文件、簿册、图表、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案，是医院的宝贵财富。医院科研档案是医院管理工作中的凭据，是医学科学研究的基础，是医院进行宣传教育的生动资料。医院科研档案记载着这个医院科研发展史上的优秀成果，对研究本医院的科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定科研发展方向的好教材。所以，加强对这一信息的管理有着极其重要的意义。准确把握新时期医院发展的特点，加强医院科研档案管理, 是医院科研档案实行现代化管理的根本任务。 医院如何适应社会主义市场经济体制，转变档案管理模式，加强档案规范化管理，就必须在调查医院科研档案管理的基础上，了解医院科研档案管理工作的现状和存在的问题，简析其原因，并相应地采取一些对策，才能更好地做好新时期医院科研档案管理工作。现就医院科研档案管理的现状与对策谈一下笔者的观点。

1 加强学习，增强意识

加强档案法规的学习、宣传，增强全员的档案意识，特别是档案管理人员及领导干部的档案管理意识。科研档案管理是医院管理的重要组成部分，领导重视是做好科研档案管理的前提，要把科研档案管理纳入重要议事日程，与医院业务建设同步规划、同步发展。要大力宣传科研档案工作，使医院领导、中层干部、职工都能充分认识科研档案的重要性，更好地支持科研档案管理工作。医院以医疗服务为根本任务，长期以来对医院科研档案缺乏严格的考核，因而实际工作中往往出现档案管理可有可无的认识。并且由于受到人员、设施、经费等方面的限制，科研档案管理工作很容易受到冷遇。提高各级干部对科研档案工作的认识，才能使科研档案工作顺利开展。

2 重视科研档案的利用

科研档案管理的最终目的就是便于大家利用，因此，科研档案管理人员要树立服务意识，使医院的科研档案为临床医疗、教学、科研工作服务。同时，积极开展多种编研活动，对信息进行开发，编写各种专题汇编，为利用者提供多方面、有实效的信息。另外，还要加强科研档案利用反馈信息的管理，以满足医疗、教学和科研工作的需求，从而提高科研档案的利用率，充分发挥其社会效益。

3 健全制度，加强培训，提高科研档案管理人员素质

建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是科研档案管理的关键。随着科学技术的发展，科研档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的科学的科研档案管理体系，明确职能，将医院各个门类、不同载体的科研档案统一管理，使科研档案管理与医疗业务同步考核、同步发展。科研档案管理人员素质直接影响档案管理水平，医院要充实科研档案管理人员并将档案人员培养纳入医院人才培养计划，全面提高科研档案管理人员素质。通过专业培训、继续教育、进修学习等提高业务和知识水平，不断总结探索档案管理工作及业务发展，推动档案管理水平的提高。

4 开发科研档案资源，实现科研档案的现代化管理

科研档案资源的开发利用是科研档案管理的主要目的，通过深层次、多渠道地开发科研档案信息资源，提高科研档案的使用价值，为医院业务、医院管理及患者服务。同时，通过利用科研档案为医院创造良好的社会效益和经济效益，提高科研档案在医院管理中的地位和作用，促进科研档案建设。

要实现科研档案现代化管理。一是要加强科研档案的保管设施，如设置专门的档案库房，配备必要的安全保管设施；二是要加强科研档案现代化管理，利用电子计算机管理档案信息的收集、传递、开发利用的主要功能。在目前最重要、最基本的现代化管理手段之一是计算机管理，将科研档案内容按行政管理、业务管理、科研教学、基本建设、仪器设备、财会等分门别类地输入计算机，这具有检索快捷、方便、高效等优点，使查档案材料费时费力的原始劳动变成在几分钟甚至数十秒钟便可解决的问题。这样既是人类劳动能力的解决，更是工作质量的飞跃。可以使科研档案信息在现代化机器设备中迅捷、准确、方便地再现，使科研档案信息的处理、传输获得前所未有的积极效果。 三是要配备整套科研档案扫描系统，改革单纯由人工录入资料的相对落后的做法，提高科研档案管理的质量和档案管理工作的效率，注重对现代化各类信息的收集和整理，多借鉴社会其他领域的各方面信息，丰富自己的档案管理经验，使医院科研档案管理更加现代化、规范化。

科研档案管理工作做好了，一方面为医院高层管理人员及时了解医院整体科研状况，适时调整科研管理策略提供准确依据，为决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定医院科研成果，为医院与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，做好科研档案管理工作，不断地更新科研档案管理观念，勇敢探索和尝试新的科研档案管理手段，以全面、真实地反映医院整体科研发展状况和经营成果。科研档案管理成果同医院经营管理的有机结合决定了医院资源配置的取向和模式，决定着医院的经营版图和未来发展，对于实现医院经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好科研档案管理工作对于促进医院的全面发展、不断提升医院在市场经济中的竞争力具有重要意义。

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1 当前科研单位科研项目档案管理中存在的主要问题

1.1 首先对科研项目档案的重要性认识不够

科研项目档案管理是从项目申请、立项论证、组织实施、检查评估、验收鉴定、成果申报、科技推广、档案入库的全程管理。多数科研单位普遍存在重科学研究轻档案管理的现象，部分主管领导或项目执行者，从项目立项之初就没有及时通知档案部门，在研制过程中，科研人员又非常看重自己的科研成果，出于保密或者其他原因的考虑，把自己的科研文件私自保管，不愿意放到档案管理部门，没有在部门内部进行统一的存放和管理，容易丢失档案，导致项目档案的不完整。有的档案即使交到相关的管理部门，由于管理人员缺乏认识，对档案的价值和作用认识不足，拖延时间，降低资料的时效性，有损档案的完整性。

1.2 其次科研项目档案管理不规范，案卷质量不高

科研项目档案与普通的文书、基建等类档案是有区别的，有它的独特性。但有些科研单位一直沿用多年前档案工作制度及标准，已经不适宜现阶段产生的项目档案的归档要求，自然导致科研项目档案许多方面管理的不规范。客观的降低了工作效率，造成大量信息资源的闲置，科研项目档案的利用多数处于被动阶段，很不规范。

1.3 科研项目档案管理队伍不稳定，专业知识匮乏

项目档案管理员大多由承担项目的研究部门办公室人员兼任，他们身兼多职，过重的工作任务使他们不能将档案工作摆在首要位置。这些单位经常是临时抱佛脚，档案工作有检查任务时临时抽调人员突击，检查过后，各回各位，人员很不稳定。一些档案专职管理者专业知识匮乏，缺乏热情，甚至把档案工作当成一块跳板，一旦机会到来马上跳槽，档案人才流动频繁、档案保管条件落后，难以为单位发展提供优质服务。

2 针对科研单位项目档案管理的问题提出的解决对策

2.1 开展多种方式宣传档案工作，提高各级领导及项目管理者对项目档案重要性的认识

我们除了日常工作中的档案宣传外，还采取了以下几种潜移默化的宣传方式，取得了好的效果。我院每年定期组织与项目有关的各级领导及参与项目档案的管理专兼职人员学习档案的法律、法规及档案组卷基本知识，提高对档案重要性的认识。针对我院重大项目的验收在立项初组织临时培训会。其次加强与项目管理者的工作接触，在工作中融入有效的项目档案内容，让其了解项目档案的重要性。再次在档案的利用过程中，通过查、借阅档案，让他们认识到项目档案的利用价值。通过以上方式的开展，潜移默化的加强了档案的宣传，使大家体会到科研项目档案的重要性。

2.2 规范管理，提高档案质量

2.2.1 规范健全项目档案管理制度，正确掌握档案收集、整理方法

建立规范的科研项目档案工作制度，项目档案工作才有章可循，因此，制定规范的归档材料收集制度是必须的，严格按照文件材料的分类方案、归档范围、保管期限的规定收集；要创新收集手段，运用事前监控收发文件、登门寻求等形式，做到广泛收集和重点收集相结合；要把握时间要求，遵循各类档案的形成规律，适时收集；要丰富收集范围，既要收集纸质载体，又要收集照片、录音带、录像带、光盘等磁介质载体以及各种具有保存价值的实物。

其次，制定规范的科研项目档案的整理制度。要严格按照科研项目档案管理要求进行整理，做到组卷合理、案卷（件）内文件排列有序、案卷标题简明、保管期限准确、案卷（件）封面、卷内文件目录、案卷（件）装订结实美观。

2.2.2 严把项目档案资料预验收关

按照国家及集团相关规定在各自的职责范围内严把项目档案资料的预验收关。根据国家及集团规定“项目档案验收是科研项目竣工验收的必备条件之一。未经档案验收或档案验收不合格的科研项目，不得进行或通过科研项目的竣工验收。”本单位在项目竣工后，由科研管理部门组织，档案部门参与对相关部门产生的科研项目档案归档材料进行严格审查，预验收结束后将存在的问题以书面形式反馈给相关归档单位，限期整改。按要求整改结束后，档案人员再确认，待符合要求后，再行签字，方能通过本单位的预验收。随后档案部门向上级主管部门申请档案专项验收。

2.3 加强培训，提高科研项目档案人员的专业素质

为了使科研项目档案管理人员掌握技能提高业务素质和能力，加大档案业务培训工作开展的力度：一是；要积极参加上级和主管部门举办的专业培训班，新人进入要进行岗位培训。二是，派项目档案管理员到档案先进单位认真观摩学习取长补短。三是，订购档案专业刊物，鼓励专兼职档案员开展自学活动。四是，实行岗位轮换制。项目组的档案管理员，随时到档案馆（室）学习档案业务知识，档案部门的项目管理员前往项目组进行监督、指导归档立卷工作的同时，学习一些有关项目的相关知识。五是加大科研项目档案工作规范化管理力度，把科研项目档案管理纳入综合目标量化考核范围内进行考核。科研项目档案管理人员的成绩要与档案工资挂钩，能够有效地促进科研项目档案工作管理水平。

2.4 科研项目档案实行现代化的信息管理

信息化是当今社会发展的趋势，要想确实提高科研项目档案的有效管理，就必须实现项目档案的现代化管理，充分利用微机检索技术、网络技术等信息资源保护好原件，满足不同利用者对项目档案的需求，不断扩大区域共享和合作，逐步实现信息的数字化、检索自动化、利用网络化、使用信息接收、存储和提高利用一体化。科研单位要把科研项目档案的资源开发和利用作为重点工作认真落实好，加大信息存储量，发挥科研项目档案的最大利用率。

3 结束语

科研项目档案的记载是科研院所历史发展的表现，可以直接传承单位的文化，对单位的发展具有直接影响和重要作用。做好科研院所项目档案的管理工作具有深远意义。首先，可以发挥科研院所的科研实力，使先进的科学技术真正起到引领作用，实现科研院所的全面发展。其次，可以最大程度加快科研成果转化的速度，促进社会生产力的发展，实现科学技术的价值，提高科研单位竞争力。

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一.前言

随着经济与社会的快速发展，尤其是近几年建筑行业发展的突飞猛进，必然会对建筑科研单位的科研档案管理工作产生影响，从而导致档案管理工作的深化发展，形成档案管理现代化体系。建筑科研单位的科研档案是综合类建筑科研院所研究人员从事建筑科研工作中所形成的文本、影像、声像资料等，主要包含建筑行业所涉及科学研究中从项目立项、课题申报、具体研究进程、科研成果总结、结题报告以及科研成果鉴定等一系列过程中形成的档案资料。它是建筑行业科技档案的重要组成部分，是重要的建筑科研和生产资源。

目前，我国建筑科研领域每年都有数以万计的科研成果，但这些成果分布于全国各地的科研院所、企业，隶属于不同的地区的组织，无法发挥它的集成效应，造成科研资源的浪费。如何科学管理建筑科研档案信息资源，进而促进我国建筑科学研究的发展服务，是目前建筑科研单位的科研档案管理工作的重点，也是我院的重中之重，而基础就是做好现有建筑科研单位的科研档案管理，完善、健全建筑科研档案的存储及资源共享机制，为建筑领域科研、生产人员提供简便的获取信息通道，进而电子化，最终进行知识化管理。因此，本文分析了建筑科研单位的科研档案管理特点，并就当前建筑科研单位的科研档案管理中存在的问题及现代化管理思路提出一些看法。

二、建筑科研单位科研档案管理的特点

1科研档案专业性强

建筑类科研档案的专业性强，一般的课题都是按专业分类进行研究的，如材料类、绿色建筑类、结构类、设计类、检测类等。一般的课题研究都是在这些专业范围内分方向进行的，而建筑类科研档案是按各自的专业自然形成的。在建筑科学研究中不同学科专业的科研工作有着各自不同的特点。因此，建筑类科研档案的分类应体现出专业性的特征。

2建筑学科综合性强

建筑科学研究本身是多学科的综合研究。随着科学技术和工程应用领域的发展，交叉学科、边缘学科的出现使建筑研究已不是一个学科或专业所能完成，必须多学科的综合应用才能形成高度集成的协同创新成果。

3学科连续性强、周期性长

建筑科研课题由于其内容丰富、涉及领域较广，建筑科研档案从立项到课题结束都要经历一个相对长的周期。因此，建筑科研档案的管理必须从项目开始就要保持科学的管理模式，对科研文件归档、保持其固有的联系，为其他建筑科研工作者避免和少走弯路奠定基础，从而使建筑档案管理不受科研周期的影响。

三.建筑科研档案管理存在的问题

1对档案管理重视度不够

建筑行业由于其工作量较大，建筑科研单位对科研档案法律法规的学习和贯彻力度不够，认识不足，导致建筑科研单位对档案管理工作不够重视，制度落实不到位，忽视了对建筑科研档案的全过程管理，只有在课题结题及成果鉴定的时候进行资料收集归档，未能从始至终贯穿于整个建筑课题的研究过程中，进而造成科研档案资料的断档、缺失。

2档案管理的创新性不够

创新是民族进步的灵魂、国家兴旺发达的不竭动力，也是各项事业保持竞争优势的可靠保证。现阶段的科研档案管理人员应使建筑档案管理工作在制度、方式上有所创新，进而使科研档案管理工作与时俱进，实现科研档案管理工作的经济、社会效益。

3档案管理衔接性不强

目前建筑科研单位档案管理部门人员相对较少，而且缺少对后备档案管理人员的培养，导致建筑档案管理在人员不足情况下无后备补充，临时接手的档案管理人员由于对业务不熟，易造成科研档案管理无法正常进行，进而导致建筑科研档案出现断档现象。在建筑行业中，档案管理人员涉及的档案领域甚多包括建筑结构、地基、建筑设计、建材等，不是专门的建筑科研档案管理人员，对建筑科研档案管理的一些业务知识不了解，不能与其他建筑科研档案管理部门实现有效的衔接，造成建筑科研档案在收集整理过程中不能实现同步收集，也易出现断档现象。

4档案管理的现代化设施落后

由于建筑科研单位的档案管理部门一般都是非盈利性的科室，对档案管理的重视度不高，导致对建筑科研档案管理工作的资金投入不足，进而许多建筑科研单位存在存储空间较小、设备陈旧、设施运行速度较为缓慢等问题。在建筑科研档案存储和保护措施也没有按要求进行设置，例如档案库房无通风、防潮、防虫、防火措施等，易导致建筑科研档案的损坏、缺失。

5建筑科研档案的共享和利用不够

一般的科研单位在档案管理工作中往往只重视档案的收集、整理、保存等工作，缺乏对科研档案的分类归档、研究成果的说明，各个科研单位的相关档案管理人员认为档案只要不丢失，保存到一定年数就行，而忽视了各单位对建筑科研档案成果的的有效利用以及资源共享，进而造成建筑科研档案利用率和共享程度较低。建筑科研档案是珍贵的科研资料，对促进我国建筑领域的发展具有重要意义，建筑科研档案管理部门在管理过程中应最大限度的开发和利用这些资源，让这些档案最大限度发挥它的价值。

四.建筑科研档案现代化管理思路

1重视建筑科研档案的归档

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上接第177页

应将建筑科研档案进行系统的归档，实现统一化的管理模式，是实现建筑科研档案现代化管理的基础。建筑科研档案的归档是档案管理人员的职责，但由于种种原因，相关的研究人员对科研成果的保密意识较强，担心被剽窃或泄密等，这不仅给科研档案归档工作带来了麻烦，更可惜的是给国家和科研单位造成无形资产的损失。为了保证科研档案归档的及时性和准确性，相关课题的研究人员应组织专人负责课题资料的收集、整理和归档。在课题结束后，应由课题负责人对所形成的全部资料进行审查并归档。同时，为了保护研究人员对科研档案归档的积极性，应确保建筑科研档案不泄密，确保科研成果的保密性，让研究人员放心科研档案的归档。

2重视档案管理专业技术人才的培训和引进

随着建筑行业科技的发展，建筑领域所涉及的知识面越加广阔，而目前相关建筑科研单位的科研档案管理人员的综合素质、业务能力和知识技能赶不上时代的变化，这些问题直接影响着建筑科研档案管理工作的开展和质量。因此，建立一支能与实现档案现代化相适应的档案队伍，是实现档案管理现代化的根本途径，而加强对现有科研档案管理人员的培养和技能培训尤为重要。具体参考方法如下：一是有计划的组织学习《档案法》、《档案管理办法》，学习现代化的管理模式等；二是组织相关档案管理人员参观、学习外单位对建筑科研档案的现代化管理方式。档案管理人员知识结构相对较窄，相关单位应加强培养一批高层次的档案管理专业人才和新型的档案管理人才。要尽快培养一批既懂专业知识，又熟练掌握网络技术，具有综合业务能力的档案管理专业人才，使他们成为档案管理现代化建设的骨干力量。

3重视档案管理现代化基础设施的建设

随着时代的发展，仅靠传统手工操作，难以满足建筑科研档案管理的需要。建筑科研档案的管理基本实现了计算机全程管理，并适时实现了科研信息资源的远程共享。在科研档案的各项管理工作中，以电子文档的传播速率最为快捷，电子文档有着纸质资料无可比拟的优势，电子文档可随时保存、修订和查询。因此，增加建筑科研档案管理的基础设施投入，例如满足需求的计算机设备、文件存储空间、配套设施等，提高设施运行的效率、资源管理的便捷性，才能使科研档案管理更加规范化、系统化和标准化。

4重视档案管理的资源共享

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科研档案是人们在从事科学活动中形成的，并经过一定整理的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的历史记录。科研档案管理工作是高校科研活动的基础和真实记载，直接反映着一个高校的学术水平，是一所高校实力的凭证，对学校的教学和科研工作的可持续性发展起着重大作用。尤其是在高校体制改革和现代技术高速发展的今天，科技档案在整个高校档案中所占的比例也显著增加，在学校科学管理中所处的地位也越来越重要。但是对于高校的科研档案,能够完整认识到它的作用的论述并不多。多年来,受到传统观点的影响,一般档案工作者认为只有学校管理性的文件才能作为档案管理,而对教师,尤其是个人自由独立形成的学术著作、手稿等不够重视,往往把它们排斥在档案管理之外,致使高校的科研档案比较苍白、贫乏,这是目前高校档案管理工作的一个薄弱环节。这显然是与信息化时代对信息资料的大量需求相违背的。因此,国家科学技术委员会、国家档案局1987年颁发了《科学技术研究档案管理暂行规定》,对科研档案的归档与管理进行了有效的规范。如何加强科研档案的管理是摆在科研档案管理工作者面前的重要课题，本文就高校科研综合交稿日期：档案的管理进行思考和探讨。

一、高校科研档案归档范围需要重新界定

界定科研档案的归档范围之前,首先需要确定高校学术档案归档范围的原则。笔者认为应坚持成果性和记录性并举。科研档案工作主要利用科学技术研究档案的成果,“有利用价值”是保存它的重要原因和主要依据。因此,必须坚持科研档案的成果性。而科研档案的记录性强调其完整性、凭证性,有些科研档案或许没有成果性和利用价值,但是它反映了学校科学技术研究发展的现状和历史,这些档案也应当妥善保存。因此,在确定学术档案的归档范围时,一定要两者兼顾,坚持双重性质并举。科研档案的具体归档范围应包括以下内容:

（一）科研项目档案

科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。

（二）科研文书档案

科研文书档案是科研管理活动的直接记录，包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。

（三）科研成果档案

主要包括科研年度统计表、教师公开发表的学术论文和编写的学术著作、获奖成果和证书、专利和技术转让资料等。科研成果的多少是高校科研实力大小的依据之一，因此，科研成果档案的管理在科研管理中也占有重要位置。

二、高校科研档案管理工作存在的问题及原因

（一）高校科研档案收集不齐全。原因是：多数科研人员在科研过程中，重视科学研究实践活动，重视科研成果的与获奖，轻视科研档案资料的平时累积工作，认为这是档案部门的事，与己无关。

（二）高校科研人员档案意识缺乏。他们认为自己的科研成果为什么一定要归档，放到档案室不如放在自己身边使用起来方便，于是以关键技术资料保密为借口，在科研过程中或科技成果奖励后应归档的资料不愿上交或找理由不主动上交。

（三）高校科研档案制度不健全。科研档案的归档工作缺乏系统、完整的制度保证，不能做到上、下集中统一管理。高校档案管理没有真正实行“三纳入”、“四同步”制度，在科研档案管理工作方面缺乏行之有效的制约手段，致使高校科研归档管理工作处于失控状态。

（四）高校科研档案重心偏离。在高校科研档案中，纸质材料多、电子档案少，传统简易设备多，现代化管理工具少，不能有效地开发和利用高校科研档案材料。

鉴于此，高校科研档案中出现了“四多四少”现象，即一般性技术材料多，关键性技术材料少；鉴定、审批性材料多，工艺技术性材料少；文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像材料少；复印件多，原件少。这些问题严重影响了高校科研档案的收集和管理工作以及高校科研档案自身价值的发展和信息资源的开发利用。

三、对加强高校科研档案管理工作的几点见解

（一）建立科学管理制度，理顺科研档案归档程序。科研档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映，但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果，它是课题及成果之间、学科之间的综合反映，因而就形成了科研档案的四个特点：专业性、系统性、集体性、和阶段性。为了规范科研档案管理工作，就必须遵循国务院的《科学技术档案工作条例》规定的“完整、明确、系统、安全和有效利用要求”归档。避免可能造成大量科研档案材料零散在外现象的出现。为此，必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统，最终使高校科研档案工作走上科学化、规范化的轨道，达到提高科研档案归档的质量和效率。（二）加强重点、重大科研项目的档案管理。重大、重点项目及高级别获奖成果最能反映一所高校的科研能力。重点、重大科研项目的研究时间较长，往往有一些阶段性成果，每一阶段中肯定有技术进步和新的成果，这些档案材料既是学校的历史见证，又是新技术、新创新的基础。因此对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档，然后每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题份年度补仓到科研档案中去，以免遗漏，这对项目研究人员、学校和国家都有重大意义。

（三）提高高校科研人员的科研档案归档意识。科研人员是科研档案形成的主体，科研人员档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理走上规范化、科学化的良性循环轨道，将会使高校科研档案管理工作迈上一个新的台阶。

（四）推广科研档案的开发利用。美国档案学家谢伦伯格认为:“档案部门进行各种努力的目的,就是把有价值的文件保存下来,并使它可供利用。”因此,科研档案管理的工作要考虑其开发利用问题。“档案的开发利用是企事业单位管理水平的一面镜子。”目前的档案查阅仍停留在传统的手工层面上,游离于先进的信息技术之外,主要是靠手工翻阅档案目录,查阅起来既耽误时间,又浪费人力。尽管目前多数高校科研档案已开始使用计算机等信息设备,但使用范围仍局限于文档目录著入,档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后,严重影响了科研档案的利用效率。因此,要充分利用和发挥档案网站的作用,使相关网站成为有效开发利用科研档案的窗口。

同时,高校的科研档案保管的是一批学者和科研人员的学术成果,它是体力和脑力劳动的结晶,包含着一定的知识产权。这就决定了高校科研档案开发利用的特殊性,在对高校科研档案的利用中,一定要注意尊重别人的劳动与知识产权,学会正确地利用科研档案,以避免有意或无意地造成侵权的后果。

为在实际利用中避免侵犯作者的知识产权,可进行这样几项工作:

(1)对科研档案中享有著作权的作品,在卷内目录上打上明显的著作权目录标记,以提醒利用者注意。

(2)对科研档案中有著作权的作品应限制在合理的范围之内利用。

(3)在利用有著作权保护的学术档案时,使用者如不是在合理的范围之内利用,应与著作权所有者签订著作权许可使用证,或征得本人的同意。

总之，要通过多渠道，采取各种方法加大科研档案工作的宣传力度，增强高校科技人员的档案意识，做好高校科研档案的平时收集、整理、开发利用等档案管理工作，提高高校科研档案的现代化管理水平，让高校科研档案为高校科研工作再出成果发挥应用的积极作用。

参考文献：

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[DOI]1013939/jcnkizgsc201619098

1科技档案的含义

科技档案是科学技术档案的简称，是在科学研究、生产技术、基础建设等活动中形成的具有保存和追溯价值的科技文件资料。科技档案对国家、社会、单位和个人都具有技术指导作用，是科研过程的历史记录，是科研技术活动的重要依据。科技档案因其具有专业技术性强的特点，不同于一般档案的管理。例如科技档案的收集、整理、分类需根据不同的专业进行区分；科技档案的保管也需设置独立的科技档案馆；科技档案的借阅和应用主要是围绕科技活动开展等。

科研单位相较于企业的科技档案管理，在科技档案内容收集上更侧重于科研项目、工艺技术、基础研发、产品设计定型、专利成果等活动资料的记录和归档。科研单位在科技档案的管理特点方面除了强调专业性特点外，更重视科技档案管理的安全保密性。

2科技档案管理的现状及主要问题

1支持力度和重视程度不足

目前我国的企业普遍存在对科技档案管理工作认识程度不深、支持力度不足的现象。往往将精力集中在新项目研究和技术开发的过程上，却忽视在科研过程中形成的科技档案信息数据的运用和管理。日常工作中不能发挥科技档案的支撑和辅助作用，无法为科技档案管理工作提供良好的环境，降低了科技档案数据应有的信息价值。随着我国政治、经济、科技文化活动的日益增多和不断发展，科技档案管理工作的重要支撑作用日益凸显。科技档案管理工作也面临着重要的转型，需要加强管理人员的使命感和责任感，探索新的管理模式，迎接新的挑战。

2安全保密系数低

首先，随着现代化科技水平的不断进步，传统的科技档案管理模式存在一定的漏洞，严重威胁着科技档案管理工作的安全性和保密性。科技档案涵盖了科研单位众多工作人员的科研成果和心血。而我国的科技档案管理过程中，只是简单的执行国家档案管理的相关制度和规定，并未有效地结合单位自身特点建立科技档案保护制度和流程标准，对于科研单位自身科技档案保密认定的范围不明确、职责不清晰。其次，虽然现阶段已有众多的科研单位已经开始利用信息系统管理科技档案资料，但却对管理系统的安全保密性要求不高。国际国内发生的利用互联网技术或信息系统病毒窃取国家或企业核心数据的事件也是屡见不鲜。档案保管人员缺乏安全意识、保密意识和忧患意识，无法有效地避免或杜绝科技档案数据的缺失，直接或间接地造成的科技档案资料发生泄密情况。

3工作缺乏亮点

由于传统工作模式缺乏创新，科技档案管理工作长期以来一直处于延续传统工作模式的状态之中，如简单的数据收集、归纳、整理、录入、你查我借、你问我答等，并没有形成一种具有特色的科技档案信息资源。科技档案管理工作缺乏主动性、动态性和便捷性。科技档案管理工作的最终目的是为了服务于科研工作，而传统科技档案管理工作的模式不能够完全服务于科研工作并提升科研价值。因此科技档案管理工作不能只是将科研成果保存起来，保证科技档案数据不泄露、不损坏就可以了，更重要的是要发掘出科技档案的真正价值。然而我国的科研单位在科技档案管理工作中，却未能认识到这一点。对科技档案管理的工作还停留在原来的工作模式中，满足于现状，止步不前，不能做到结合工作实际创新管理模式，严重阻碍了科研单位科技档案管理工作的创新发展，也影响了科技档案发挥其应有的价值作用。

3科研单位科技档案管理的特性和应用策略

1支撑性

科研人员、专家学者、技能技术人员是科研单位的主要人员构成，其在科研过程中需要引用、推理、验证大量的科技数据或信息，尤其是在原有项目、型号、产品或技术研发成果基础之上的创新和推广，原有的科技档案资料是新开展的科研活动关键支撑。因此科研单位应在日常的科技档案管理工作中加强对科技档案管理的重视，最大限度地围绕科研项目、课题研究、重点工作系统全面的开展科技档案收集、归档、调研、制度建设和支撑服务工作。务必保证科技档案管理工作形成具有参考价值、指导意义、决策引导和成果裂变的管理体系。同时需根据社会发展趋势和单位工作的实际情况，不断在科研单位内部宣传科技档案管理工作的重要意义，增强科研人员的重视程度，为科研、生产提供优质数据支撑，为单位的现实工作服务，为科研单位科技档案的制度化、体系化、标准化和规范化提供管理基础。

2安全保密性

安全保密性是科研单位开展科技档案工作的第一要务。科研单位的科技档案资料的安全保密不仅关系

到众多科研人员和科研单位的利益，甚至会严重威胁国家安全。因此这就要求科技档案管理人员应具备高度的保密安全意识和责任感，严格遵守国家保密管理规定，并不断建立健全科研单位的科技档案管理制度、流程和标准。除了严格贯彻和执行科技档案管理的国家安全、保密制度规定，保持高度的警惕性和保密意识，在科技档案保管、借阅、利用过程中层层把关审批、记录清晰、做到不失密不泄密外，还应加强科研单位科技档案管理的体系的创新性建设。首先，可建立多层次的科技档案审核机制，不定期地开展不同层级、不同专业、不同类型人员的抽检、校对工作。其次，在科研单位引进信息系统或设备监控审批软件，无论是查阅、打印、输入、输出或是销户科技档案资料，均可在电脑中查询到详细的操作记录，科技档案管理人员可以实时便捷的管理与科技档案相关的工作痕迹，及时处理异常或违规操作现象。有力地保障了科研单位科技档案工作的安全保密性，同时更好地为科研工作提供技术服务。

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1.科研档案的含义及作用

科研档案是指在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。

高校的科研档案，是高校知识产权的重要载体，凝结了高校科研人员在实践中创造的科技成果、经验和思维，其中储藏着大量的科学技术成果、发明创造、工艺方法等。因此认真做好科研档案管理，合理利用科研档案，能大大提高科研工作水平，为知识创新、技术进步发挥重要作用。

2.高等职业院校科研档案归档范围

目前，依据高职院校科研活动的内容和特点将科研档案大致分为科研项目档案和科研综合档案。

2.1科研项目档案归档内容

2.1.1科研项目准备阶段

准备阶段收集的管理文件有：开题报告与课题论证材料，科学基金及重大项目申请报告及批件，任务书、协议书、委托任务书、合同，课题研究计划等。科技材料有：文献调研、综述报告，实验方案，应用前景调研报告，市场预测、应用前景分析报告，开发工作方案等。

2.1.2研究实验阶段

立项后的项目进入实验阶段，需要收集的管理文件有：课题研究计划执行情况表、进展报告表，计划调整与撤销报告等。科技材料有：重要的实验、测试、原始记录，数据处理材料，设计文件和图纸、技术说明、使用说明，阶段工作小结，重要的照片、底片、录音、录像带等。

2.1.3项目验收阶段

验收阶段需要收集的管理文件有：工作总结，科研投资和经费决算材料，鉴定证书或视同鉴定证书，鉴定会材料、验收评价意见，使用意见，经济效益和社会效益的证明材料等。科技材料有：研究报告、研制报告，论文和专著，工艺技术报告，技术诀窍报告等。

2.1.4成果推广应用阶段

推广应用阶段需要收缴的管理文件有：成果被引用情况材料，成果宣传报到材料，转让合同、协议书，生产定型鉴定材料，成果推广投产后反馈意见，技术展览会的材料等。科技材料有：国内外学术交流材料，开发和推广应用方案及实施情况材料，扩大生产的设计文件工艺文件，市场调查、分析报告等。

2.1.5成果申报和奖励阶段

成果申报和奖励阶段收集的管理文件有：科技成果登记表、报告表，科技成果奖励申报书及批件，获奖材料（奖章、奖状、证书），专利申请书和证书等。

2.2科研综合档案归档内容

科研综合档案是学校科研的重要组成部分，主要包括：上级有关部门科研工作的文件及学院的上报材料，学院科研工作的规章制度，关于科研机构设置的请示、批复，学院学术委员会成员名单，学院科研成果受奖情况，上级下达的科研计划、任务，学院上报的科研计划、总结，学院科研成果登记表及重大科研项目执行情况，学院评选先进科技工作者的文件材料，学院召开科研专项会议的文件材料，学院组织开展的科研经验交流活动的文件材料，学院举办或承办的课题研讨活动的文件材料，学院有关科研活动的交往活动、外事活动的记录材料，学院编印或出版的科研论文集以及反映学院科研动态和成果的报纸、刊物等。

3.科研档案管理工作存在的主要问题及原因分析

3.1科研档案材料收集不完整

科研人员在完成科研项目后，收集的材料主要是一些结果性和部分依据性材料，项目实施性材料归档较少，这使得科研成果档案在为连续性研究提高参考和使用时，出现一些科研成果档案材料不完整的缺陷。主要是因为科研工作人员档案意识薄弱，在收集科研成果档案时只注重科研项目的结果性材料，重点是收集科研项目中的研究成果，诸如论文、著作等，而在科研项目实施过程中形成的材料，却很少关注和收集。此外，科研人员将自己的科研成果视为个人私有财产，许多珍贵材料，如获奖证书、专利证书、论著等材料不愿意上交或推迟上交，有些科研人员则认为自己的科研成果是专门用来申报专业职务所用，不愿意将原件归档。这些都导致了科研档案不完整。

3.2科研档案管理人员配备相对不足

科研档案管理人员占主体力量的是兼职人员。一方面，大多没有受过档案工作的相关培训，对科研档案管理缺乏规范性。另一方面，科研档案管理人员兼作其他工作，没有充足的时间和经历从事科研档案管理。

3.3行之有效的科研档案管理制度缺乏

科研档案管理大多参照、借鉴常规性档案管理办法，缺乏相应的科研档案管理制度、办法和实施细则。档案管理人员只能在口头上做一些说明、解释，而不能做硬性要求，监督力度非常小，这是因为没有相应的制约手段。

3.4科研档案利用价值范围比较窄

科研档案归档后，档案管理部门一般只将科研档案向从事项目研究的科研人员提供参考，并未将成果应用于教学等环节，使得科研成果利用价值范围比较窄。

4.科研档案管理的建议

4.1完善科研档案管理制度

完善的科研档案管理制度是档案工作的基础，是学院科研管理的重要部分。应结合学院实际，制定和完善科研档案管理制度，对科研档案的收集、整理、利用、保管、鉴定等做出明确规定。真正做到科研档案的形成、管理与科研项目的立项、中期检查、结题验收的全部过程同步进行，使科研档案具有客观性、真实性、系统性、连续性和完整性，确保科研档案的利用价值。

4.2强化科研档案意识

学院可创造一系列的档案培训、外出学习和经验交流机会，加强科研档案管理人员与科研人员的档案意识。

4.3明确科研档案分工

明确科研档案管理部门的职责与分工，对相关人员，如科研管理部门（包括科研部门和系部管理人员）和项目负责人，分别建立科研档案规定职责，制定科研档案归档范围，及时做好科研档案收集、整理、归档，形成职责明确的科研档案管理工作机制。

[参考文献]

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[3]卞咸杰. 探析英国高校档案管理的特点：以谢菲尔德大学为例. 档案管理，2012，06：78-80.

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随着数字信息时代的飞速发展，电子档案应势而生，并逐步在科研档案管理中发挥重要作用。电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合。电子档案的出现，给长期以来的重保管、轻利用的传统科研档案管理带来了较大冲击。如何扬长避短，在科研档案管理中发挥电子档案的优势，首先要对子档案的利弊有一定认识。

1 科研档案管理中电子档案的优势

科研档案管理相对文书档案管理较复杂，一个科研项目或课题历时短则几月、多则数年，项目课题中各类材料复杂且珍贵，运用传统的纸质档案管理不仅耗时耗力，时间一久更不利于分类归档，并且在过程中查找起来也较麻烦，相比传统纸质档案，电子文档的优势凸显：

（一）减轻劳动强度

传统的科研档案管理通常是在科研项目（课题）完结后，再移交档案室进行整理归档，分类整理、装订立卷等全靠人脑、手工，档案管理员的大量工作时间耗费在枯燥乏味的手工建档工作中。使用电子档案，就可以把按“卷”整理归档，改为按“件”整理归档，换言之任何一件材料都可以在科研项目（课题）未完结时按类别进行归档存储，避免了档案形成积存，平时就可以随时整理立卷，节约了应对纸质档案大量的分类、归类、装订、立卷的时间，直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，使其从中解放出来，将宝贵的时间花在更有意义的地方。

（二）提高查阅速度

由于传统纸质档案存储的固定性，查阅往往需要在工作时间内、到固定地点、并由专人找出才能翻阅，不仅浪费时间，更受到地域限制，严重的甚至会耽误科研人员的科研进度。电子文档的查阅则打破了这种限制，一方面查阅者可以不受地域、时间限制，而是通过网络信息技术，任何时间、任何地点远程查阅所需信息；另一方面也解决了一份档案同时只能一个人查阅的限制，通过电子信息技术，可以多人共享同一份文档。

（三）利于档案保护

随着科研档案工作不断完善，科技人员对科研档案的查阅需求逐渐增加，重复的翻阅查看纸质的文档，必然会造成原件的受损。同时，查阅档案通常是整件、整卷提供，科研人员或许只是需要文档中某一页的信息，却能够看到整件、整卷档案，不利于档案管理的保密性。电子档案不仅解决了纸质文档易受损的问题，通过档案管理系统对不同密级的档案进行权限设置，也达到了档案管理的保密性。

2 目前电子档案的一些问题

任何事物都是一把双刃剑，有优势必然有劣势，通过电子档案的逐步普及使用，也暴露出一些问题。

一是真实性无法保证。纸质档案具有真实的本质属性，它们通过纸张、字迹、印章等结合在一起，再进行任何篡改都会留下明显痕迹，是无法篡改的最原始记录。而电子档案的可重写性就无法避免档案被篡改，电子档案可以轻松的被复制、被修改、被删除，篡改后不会留下痕迹，无法保证档案的可信度。二是面临安全隐患。电子档案依附计算机、网络等载体而存在，现代社会网络安全等问题频发，病毒、木马、黑客等都让电子档案面临被盗取、篡改的危险，不仅保密性得不到保障，安全也面临隐患。三是依附性过强。电子档案的依附性让承载它的计算机、硬盘等显得尤为关键，高温、高湿、磁场和电场等都会对电子档案的载体产生各种影响，他的存在和安全取决于载体的存在和安全。

3 进一步完善科研电子档案管理的几点建议

第一，根据电子档案管理需求，提高档案管理者综合素质。不论纸质档案还是电子档案，归根结底是人的工作，档案管理员不仅要加强档案管理能力，还要提升专业素养。不仅要熟悉档案管理知识，更要提升电脑操作、职业道德等专业素养。电子文档的归档、管理等所有流程都离不开档案管理员，管理员的素质决定了档案的可靠和质量。因此需要不断的对其进行业务培训、思想培训，认真负责的工作作风和善于钻研的专业技术，是现代档案管理员不可缺少的素质。

第二，针对电子档案暴露的问题，优化管理方式。一是将电子文档设置为“只读”状态，该状态下可以读取信息不能更改文档；二是重要或保密案卷，禁止联网查询；三是采用光笔签署方式，对电子档案进行标记；四是重视网络、计算机、软件自身安全，设置安全保障系统并定期检测等。

第三，建立完善电子档案管理查阅制度，规范管理。根据科研人员查阅习惯和单位实际情况，建立一套既能对科研档案的归档制定科学合理标准，又便于实际操作的制度。

第四，取长补短，电子档案与纸质档案并存。两者有互相不能取代的优势，也有各自无法避免的劣势。因此，纯粹的用电子档案代替纸质档案不可取，两者相辅相成、取长补短，并存或许是未来科研档案管理的主旋律。

4 结语

电子档案是时展的必然趋势，如何顺应时展，做好档案管理工作，这是对档案管理工作者提出的新要求和挑战。我们只有在不断的学习、完善、提高中，不断摸索、创新，跟上时展步伐，提升档案管理工作水平和效率。

参考文献

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[2]张保山.关于信息时代企业电子档案管理的几点思考.大陆桥视野.2013（22）：55-57

[3]刘亚辉.浅谈电子档案管理中几个关键问题及其对策和建议.黑龙江科技信息.2014（28）：175-175

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.127

[中图分类号]G275.3 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）18-0-01

科研档案管理，是医院工作的重要内容。在医学科研活动中，医院科研档案是极具保存价值的文件资源，是对医院医学医疗实践及科学研究的重要历史记录，在医院档案管理中占重要地位，同时也是科研服务和推广“专利”的核心佐证资料和医学科研成果鉴定的重要依据。在医院科研档案管理中，只有合理管理档案，才能有效发挥医院科研档案蕴含的科学价值。

1 科研档案管理重要性

1.1 基础和先决条件

在科学研究中，医院科研的信息源和情报源是医院科研档案。这些信息源和情报源能为后续科研提供参考，避免后续医学科学研究的重复和物质与精神的浪费。能让工作者在科研成果基础上进一步革故鼎新。

1.2 医院科研档案是进行科学技术交流的重要工具

在科学研究中，各个领域间的交流尤为重要。而医院科研档案是交流的载体，只有建立在实践和研究基础上论断才有说服力。因此，医院科研档案是进行科学技术交流的重要工具。

1.3 科技成果转化为生产力动力

只有将科学研究转化为社会生产力，才能在社会发展中起到推动社会发展的作用。因此，在医院管理中，要加强科研档案管理。

2 医院档案管理存在的“四个”不足

2.1 档案数据资料归档处理不够科学和详实

医院科研档案有其自身特点，如专业性强、专题突出、连续性紧密、载体形式多样、数量巨大、档案学科综合性高，且与此协调的项目繁多等。这是医院档案的特点，也是其难处。再加上在档案收集过程中其他因素，造成对归档处理不细致。医院档案归档不详实重点体现在以下几点。一是在分类上模糊和混乱。二是对医院档案资料保存随意，造成系统资料不完整。三是医院档案资料欠缺，存在许多空白。

2.2 管理制度有待完善

医院档案管理制度缺乏科学和完整性。其根本原因在于科研管理部门没有将科研档案工作真正归入科研管理日程中。在医院档案管理中，由于制度不完善，缺少检查和监督手段，使档案管理责任感丢失，造成科研档案在归档时不全面、不具体。

2.3 科研工作人员对档案认识不足

在医院档案管理中，科研工作人员对档案认识不足，对探究中的数据不够重视，造成医院档案原始资源丢失和不完整。其只关注科研成果申报方面的材料，而缺乏对申报资料的归档和收集的关注。此外，还有部分科研人员由于业务素质低下，不熟悉归档范围，造成档案数据不完整。

2.4 管理技术呈现滞后状态

在医院档案管理中，积极运用信息处理技术进行管理，是社会发展的一大趋势，能有效提升医院档案管理效率。但是，目前，医院档案管理技术落后，仍使用传统档案管理方法，造成档案资料不完整，信息混乱，严重阻碍医院档案管理进程。

3 医院科研档案管理对策

3.1 强化科研人员的档案意识，积极提升档案管理人员的管理素质

首先，加强对科研人员的培训，提高档案管理人员的管理素质，提高档案管理效率；其次，加大对档案管理的宣传力度，使其充分认识到科研档案的重要性，积极调动档案管理人员的管理积极性。

3.2 建立健全档案管理制度

建立健全档案管理制度，可以从以下几方面入手：一是组建档案管理网络系统，由院长带头负责档案管理网络，在医院中形成一种从上到下的管理机制；二是建立健全医院档案人员岗位职责制度，使档案管理部门和科研人员明确各自的职责，此外，还要建立档案借阅制度、档案统计制度、档案鉴定制度、档案保密制度及对档案管理的具体奖惩制度等，增强档案管理的规范性。

3.3 用现代化科学技术提升管理水平

随着科学技术水平不断提高，医院档案管理应积极运用现代化科学技术提升档案管理水平。尤其要充分利用计算机技术、网络，将档案进行合理分类，便于档案资源的检索、阅读，真正实现医院档案资源共享。为用现代科学技术提升管理水平，要在档案硬件设施上加大投入。

主要参考文献