档案管理信息化范文

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1、信息系统对业务的覆盖率逐步提高

自上个世纪90年代后，互联网应用的普及和信息经济的兴起，带动了电子政务、电子商务和社会信息化的全面发展。

仅从政府角度看，我国电子政务经过十多年的发展，形成了一定规模的信息化基础设施，建设了大量的电子政务应用系统，正在经历由传统运行方式向以网络为基础的信息化运行方式转移的过程。以北京市为例，“十五”期间，全市1186种政府业务，运用信息化实现的有591种，建成726个业务支撑系统，50%的政府业务通过信息化手段实现；各级政府和业务部门高度重视业务应用系统的开发和应用，约90%的市、区政府部门建设了局域网，超过90%的政府部门达到了人均1台计算机，有90%的政务部门已建成或正在建办公自动化系统，其中无纸化程度达到50%以上的部门占80%。①

2、基于网络平台化的信息共享和业务协同

互联网技术和应用的快速发展，无论是政府还是企业的信息化，都受到战略管理和服务客户的强烈驱动，在不断地扩展信息化的应用领域和内容，朝着基于统一网络管理平台，跨部门信息共享和业务协同的方向发展。

政府各机构在履行经济调节、市场监管、社会管理和公共服务四项基本职能过程时，正越来越广泛地采用信息技术来实现。由于应用目标的整体性，要求政府业务系统、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市业已建立了连接各级政府机构政务系统的政务内网平台，通过信息交换平台和政务门户网站，各级各类政府机构可以实现协同办公和信息共享。又如，北京市东城区首创的网格化城市管理模式，通过综合的信息化手段，实现了对城市各类基础部件的综合管理。再如，“首都之窗”网站群作为政府门户，正把更加全面的政府公共服务纳入到信息化应用范围。②

企业信息化应用模式早已脱离了个别业务系统孤立应用的阶段，步入了企业战略协同系统应用阶段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企业资源计划）最具代表性。ERP是20世纪90年代提出来的，目前已发展为企业管理信息系统中最为流行的一种形式，几乎是企业信息化的代名词。ERP系统以经营资源最佳化为出发点，全面整合企业的供销存、财务、计划、质量、制造等核心业务，并最大限度提升企业各项经营资源的应用效率。

实现统一的网络平台管理，进行系统协同整合，核心的内容就是要进行应用系统及数据集成，建立可以共享的统一数据管理结构。建立一致的数据规格标准和建立统一的数据管理、应用规则，是实现应用系统和数据集成的主要途径。如何建设与上述信息化环境配套的电子档案的统一管理、共享利用的机制、模式，网络环境下的档案馆如何构建和运作，都是需要深入探讨的问题。

3、信息资源战略成为信息化核心内容

2004年12月国家颁布了《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》，标志着我国的信息化步入了以开发利用信息资源为重心的发展阶段，这既是信息化向其本源的回归，也是我国信息化发展到一定程度的结果。

从国家层面来看，信息资源开发利用，就是借助于信息化手段，为提高政府公共服务能力、增强政府能力建设、推动和谐社会发展为目的，形成政府信息资源、社会信息资源综合开发利用的局面，同时推动信息资源产业发展，促进我国经济社会的可持续发展。政务信息资源的开发利用紧紧围绕政务公开、重大基础信息库和重点业务应用系统的建设进行。社会信息资源开发利用重点是强化农业、科技、教育、卫生、社会保障、档案等领域的公益性开发和利用。同时，国家将研究制定鼓励信息资源产业发展政策；健全信息资源市场监管制度，完善网络环境下的著作权保护，提高审批效率，扩大登记备案和事后监督的范围；研究制定政务信息资源社会化增值开发利用的财政政策和信息资产管理办法；制定信息资源开发利用标准体系表，优先制定并大力宣传贯彻信息资源分类、共享、基础编码等国家标准；推进公共文献基础数据库建设，积极开展社会化服务。③

从机构层面，信息资源开发利用是信息资源服务于战略决策、满足客户信息需求和提高业务管理信息提供水平的客观发展需要。从信息化发展的进程上来讲，信息系统总是由满足业务处理、运行需要开始，信息资源的开发利用遵循着数据—信息—知识的过程。机构层面的信息资源开发利用总是从系统集成、数据集成开始，在整合的数据仓库基础上进行数据的挖掘和满足不同需要的数据应用。这实际上类似于我们传统的档案管理利用流程，应当把它纳入到信息化条件下的档案管理内容范畴。

二、信息化条件下档案管理的若干问题

信息化系统正在演化成为各类组织业务运行的基本方式，网络平台正逐渐成为政府机构、企业信息运动的支撑平台。对档案管理活动而言，各类组织运行平台的变化，给我们提出了很多基于数字化概念的新问题，这些问题需要我们去深入思考，探索符合信息化特点的新思路和新方法。

1、电子文件长久保存和长期可用问题

人们把以数字化方式记录的文件，统称为电子文件。电子文件在性质、形式上与纸质文件的不同，无疑是档案界最先感受到和最先关注的信息化带来的变化和影响。由模拟方式转变成数字化的记录方式，主要的问题有三个：一是电子文件的长久保存问题，数字化信息复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料，都给电子文件的长久保存带来困难。二是电子文件的证据力和法律效力问题，这包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。三是数字化信息与载体的依附关系问题，数字化信息的组织是通过编码形式完成的，人们处理、传输、存储和显现数字化信息，要借助能处理这些编码的信息技术设备间接完成，因此，数字化信息依赖于元数据、数据格式、软件系统和硬件系统才能够被处理、存储和显现。综上所述，电子文件的复杂性、变化性、多样性是过去纸张载体所没有的。

归纳起来讲，目前解决电子文件真实性、长久保存、长期可用的途径主要有如下几类方法：一是通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式，方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。二是通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。三是提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。四是分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以XML作为标识规范的方法，等等。

为了解决上述问题，国内外都作了相当多的探讨和尝试。首先，各国都倾注力量，制定系统成套的和普遍适用于各类信息系统的电子文件管理需求规范和档案系统标准，力求把问题解决在电子文件的形成阶段，达到电子文件永久保存的目的。如澳大利亚的国家“数字化保管动议”，通过建立文件管理国家标准、文件管理元数据规范、文件系统设计与实施程序等标准规范，保障电子文件的长久保存。其次，从数字档案的永久性入手，研究具有长久保存价值的数字档案的系统化保存、保管方式，如美国国家档案与文件署（NARA）于1998年开始，耗时6年时间对永久保存电子文件的可能性、保存技术、保存系统的功能需求进行了全面的论证和试验⑤。第三，研究数字化适用载体在各种状况下的长久保存问题，如荷兰2000年启动了“数字保存试验”项目，针对政府常用的电子文件类型，进行了迁移、采用XML格式和仿真三种数字保护方法的试验，评价各种方法的效果、局限性、费用及应用的可能性。第四，在我国，通常采用的方式是，档案部门站在长久保存的立场，通过归档要求的约束，保障电子文件的可靠性，如《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行业主管机构也制定了相关规范或标准，如建设部的《城建电子文件归档与电子档案管理规范》。

2、多种类型数字化信息的档案化问题

在电子文件数量快速增长的同时，其种类也日益丰富，包括文本文件、电子报表、电子邮件、图形、图像文件、视频文件、网页文件、数据库文件等。数字化信息的复杂多样，具有传统纸质文件所不具有的性质，因此，这些数字化信息的档案化在总体上处于随机状态，有些数据累计存储在业务数据库中，有些被定期销毁，有些则被迁移到临时载体上。如果不能建立系统型的管理规则，很可能造成不可挽回的损失。

导致数字化信息档案化问题的原因归纳起来有以下几种情况：

（1）与传统文件运转流程无关。长久以来，人们已经形成了纸质文件档案化的系统化的方法体系，主要是依靠业务流程的自然发展进程，在业务流程终结时，把文件归档转入档案系统，以备今后工作查考。或者对文件的价值进行鉴定，判别文件对形成者的意义大小以及对社会的意义大小，在规定的时间阶段，把分布在各个机构的文件汇集到档案馆集中保存，以长久留存社会记忆，保障社会发展的延续性。久而久之，文件的档案化形成了对业务运转流程及其规则的依赖性，当数字化信息因不能纳入一般的业务流程，或业务流程因信息化而发生变化时，将会导致电子文件在档案化过程中范围的缺失。比如，电子邮件系统已经成为绝大多数政府或企业网络系统的必备子系统，电子邮件也早已成为人们在进行工作交往时的基本工具，很多国家或组织也都制定了电子邮件的管理制度，但电子邮件的档案化问题依然处于随机管理状态，主要原因就是电子邮件联系方式的公私性质不容易界定，不容易纳入到正常的业务运转流程之中。

（2）非文本型数据。在纸质档案管理时期，由于非文本型数据的数据单元不能完整地表达一个事项，数据结构、信息组织方式与文本方式不同，并且很多结构化的数据库数据经常处在变动之中，无法纳入到文本文件的管理体系，往往不进行档案化处理。信息化的发展，使得电子文件的数量与日俱增，但档案机构往往比较注重对文本型电子文件的归档和收集，对非文本型数据库数据、多媒体数据的归档重视不够，也没有切实可行的档案化措施。而且，档案界还存在着一个概念误区，认为数据库文件本来就有自身的数据结构，并且处在存储状态，没有必要再转化为所谓的档案文件。目前，大部分关系型数据库，都是作为支持业务流程的存储机制来建设的，从性质上来讲，可以认为是“暂存数据”，而且，这些数据往往是随着业务过程的变化而不断更新变化的，在结构上又是连续性的，往往不能按事项分块，不能按传统档案管理方式管理。但是，这些数据往往是一个业务系统的核心资源，

支撑着一个机构的业务运行，绝大多数具备档案价值，如果不尽快建立有效的档案管理制度，可能会造成比较严重的损失。目前，有注意到非文本型数据归档的机构，往往采用简单拷贝、累加存储的方式，或者以备灾数据库的方式同构备份数据。这些方式可能不能真正解决数量巨大的非文本数据档案化问题。

（3）网页类型文件。互联网的普及，使数量巨大的Web文件存在于流动的网络信息海洋之中。我国的各类机构为了与外部环境的联系与沟通，建设属于机构自己的网站的比率很高。据国务院信息化工作办公室的资料显示，到2005年底，我国政府域名（）注册量达到23752个，政府网站达到11995个，县级以上门户网站拥有率达到81.1%，其中部委、省级、地级和县级政府网站的拥有率分别为96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于网页文件的内容重复率高，数量巨大，各类机构往往都不作档案化处置。这种情况是否存在档案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。

3、双轨制与双套制问题

随着信息化的深入发展，各类机构的信息系统覆盖率不断提高，意味着文件的处理、运行过程的双轨制越来越趋向于单轨制，这是一个必然的趋势。但是，在人们的档案思维中，依然存在着对纸质档案的心理依赖，充满了对电子文件的不确信感。这种情形也体现在国家及行业已经颁布的电子文件管理的相关国家标准、行业标准中，规定对于具有长久保存价值的文件，要电子、纸质形式双套保存。

造成双套制比较普遍的原因，从根本上讲是档案思维还停留在纸质文件时代，对电子文件及其存在的技术环境还不熟悉、不确信，对电子文件是否能够长久保存及长期可用缺乏认知。其次，是国家的档案行政机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范，使得对纸质文件依赖成为制度性的选择。包括我国在内的很多国家，都相继颁布了《电子签名法》或相关法律，力求通过法律的形式，确认数字化信息在社会交往和经济活动中的法律地位及其具有凭证性的条件。《电子签名法》的意义在于通过法律确定了电子数据可以作为法律凭证，使电子文件具有了与纸质文件同等的证据作用。一般来讲，《电子签名法》主要是规范电子文件的技术条件和应用背景，以保证电子文件在交互过程中的真实性是可确认的，是可以作为证据使用的，但并没有解决电子文件的长久保存问题。而这方面的规范有赖于档案管理机构来解决。

双套制的另一种情形，是国内的各级各类档案馆大量地将纸质档案拷贝成电子档案。为使档案馆蕴藏的丰富档案信息资源能够提供网络应用，根据档案利用需求有选择地提供目录定位服务以及部分档案的原件服务是必要的。如果盲目地无限度地进行档案的电子化，以此作为数字档案馆建设的成就标志，只能造成巨大的资源浪费。

可以想像，不解决双套制的问题，是无法推动信息化发展的。信息化发达国家在信息化进程中都强调“无纸化”作为信息化的战略目标来积极推动，可见它对信息化发展的重要意义。

双套制或无纸化的解决方案，一定不是单纯的技术解决方案，而应该是制度化方案。这个制度化的解决方案，依赖于我国信息化的发展程度，取决于信息系统的业务覆盖率，特别是网络应用的覆盖率。在此基础上要形成无纸化的全面管理制度，可能包括两个层面：档案馆层面的和机构层面的。档案馆层面要解决电子文件永久保存的技术条件（载体的可靠性、信息对格式的非依赖性）、文件真实性的制度和管理系统保障规范、电子文件应用的规范。对机构层面，档案及档案管理系统提供凭证性、证据性文件的系统认证标准、规范，第三方认证机构的建设等。

4、电子文件运动规律与档案管理模式选择

近年来，关于“文件生命周期理论”和“文件连续体理论”的争论十分引人关注。信息化彻底改变了各类社会活动的时空关系和运行模式，人们需要基于新的社会运行方式，建立新的信息思维，寻找信息运动新规律，以求在准确揭示信息运动规律的基础上，更好地进行管理。这是这场争论的意义所在。

“文件生命周期理论”与“文件连续体理论”的实质，是如何看待文件运动的统一性和管理一致性问题。“文件生命周期理论”强调在文件的不同运动阶段有着不同的运动特性，强调在不同的阶段实施不同的管理措施。而“文件连续体理论”认为文件运动是一个整体，文件运动有着不同的功能轴，文件运动每一个时点，都可能包含一个或多个功能价值取向，因此，管理上不必划分文件与档案的阶段性。从弗兰克厄普沃德对文件连续体模式的四项基本原则看：第一，文件价值的持续性与文件档案化。主要强调的是文件、档案的整体观，这与我国普遍认知的“文件管理与档案管理一体化”的观念是相类似的⑦，是“从文件形成到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。第二，文件联系以逻辑联系为主。这是传统档案学的基本原则，档案的分类、主题方法都是按逻辑组织文件的方法，即使是网络化条件下，文件分处不同的物理位置，也应坚持这种方法。第三，文件管理制度纳入业务活动目标与过程。它强调的是要把文件管理职能制度化地纳入业务系统中，应该说“纳入”概念在档案界也并不是新概念。第四，档案学是随着组织知识的背景条件变化而变化⑧。这是关于档案学理论随着社会发展环境变化的思想，是任何理论都应该具有的素质。归纳起来讲，文件连续体理论强调的是文件与档案是一个整体，不必区别管理，而且从形成阶段就应予以制度化的干预。显然，这一核心思想存在着理论臆断性。文件的形成是为业务运转服务的，其首要目的和价值是业务的有效运转，如果按照文件的历史价值进行文件系统设计，其结果不仅会削弱文件的真实性、客观性，而且可能导致业务系统效率的极大降低。信息化发展的进程已经证实，无论是政府或是企业的系统，随着时间的推移都面临着系统数据档案化的问题，在业务系统中建设数据档案库，或者是不经档案价值鉴定，简单地直接地迁移业务系统数据到档案库，其信息质量根本无法保证。况且，由机构档案室到档案馆的过程，也绝不能是简单的迁移过程。

作为我国的档案工作者，在学习国外的理论经验时，不能采取简单的“取代”或“覆盖”等方法，而应该是在考察各种理论的基本背景的前提下，积极汲取各种观点中的有益成分，构建适合我国的档案管理可行模式。

网络技术的发展极大地促进了业务系统的连续性、关联性，如果不在制度上和文件管理要素上对业务系统提出要求，比如提出元数据要求，就可能使业务系统自然生成的电子文件无法长久保存。所以，文件连续体理论提出的整体系统思想是非常值得借鉴的。我国的电子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是对这种理论的合理诠释。但是，档案有档案的价值取向，对电子文件的管理要素的控制，不能取代对档案价值的判断和对文件的取舍。特别是在信息膨胀的时代，这一点尤为重要。目前，我国很多地方正在积极建设网络文件中心。这种热潮的基本出发点是，对分布在各个机构的业务活动中的电子文件进行集中管理，有的采取集中存储、集中利用的模式，有的采用备份中心的模式，有的采用存储目录、逻辑归档的模式。网络建立的广泛联系，为各种模式都提供了支持条件。无论是物理集中，还是逻辑集中，电子文件中心都不能以文件的集中取代文件的档案化过程。否则，随着时间的推移，就会出现电子文件的大量堆积的局面。无论采用何种理论模式作为指导，在电子文件运动整体环节中都不能取消“档案化”的环节。在信息爆炸的时代，这一点尤为重要。

注释：

①北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”电子政务规划研究报告》。

②北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”国民经济与社会信息化发展规划》。

③⑥《2006年中国信息化发展报告》。

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以往施行的档案管理机制的重点第一是方便搜索，使用，第二是保障档案安全。档案管理体系纵向运用前进时，会体现和别的运用体系综合的状况，例如文档管理整体性。针对这种综合，要用革新思想来解决好各个部分的冲突。并且电脑体系以及网络自身在安全部分都存在不足，硬件：人为亦或者自然灾难；软件：受到病毒侵入。并且还没有有关的内部手段进行管理、安全思想脆弱等要素，容易让网络不法分子趁虚而入。

1.2标准化、法制化的挑战

因为档案本身的繁琐性，国内政府的档案管理系统十分繁琐，不集中管理比较突显。因为多处管理，各自有各自的规则，导致了管理规范化统一难。档案方面依据的法律法规较少，乃至对达50年历史的档案一定要密封级别都没有相关的法律根据，导致很多的档案由于密级状况没办法施展其作用。

1.3技术支持不全面

一是电子文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限，若不能很好加以解决，可能会适得其反。二是在档案信息化建设初期，有大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案，目前我们多数单位使用的平板扫描仪虽然价格便宜，但速度慢，无法适应将原始档案资料短期内完成转化的要求。

2如何改进档案信息化管理工作

2.1转变管理模式

伴随着现代化管理措施以及装置的引入，尤其是电脑、缩微、光盘、多媒体等技术的前进为现在档案管理的前进供应了优越的条件，现在措施推动以往的档案管理形式面对着新的前进。现在，档案管理作业的关键也符合数字化管理的需求，档案管理从以前的实物改变到信息能源的管理，使用信息为管理宗旨，对产生的各类档案开展数字化制作，使用现代化措施对档案信息能源开展管理。档案使用信息化能够多次重复、多平台的使用，必须经过信息化，才能够完成档案信息能源的运用价值，可以为经济前进、科学技术前进等方面供应更加完整、更加便利、更加高效的服务；可以创建出更高的社会以及经济利益，促进其成为将来信息社会前进的珍贵战术能源。

2.2加强基础设施建设

电子电脑措施是现在新措施改革的先进措施。电子电脑拥有计算数据块、精准度高，储存资料以及逻辑辨别性能高并且主动开始计算等特征，在文件的管理上，使用电脑开展资料的收取、搜索、读阅、奉还，还有辨别到时间需要消灭的资料等档案的管理作业。在档案管理中，使用电脑进行档案的搜集、收拾、编写搜索方式、实质简介以及编写内目次，还能够供应库房使用。在特别档案作业中，例如编写大规模搜索工具、为档案的研发作业供应服务和档案计算等作业。所以第一先把电子电脑装置到硬件上，提升各种档案管理室使用电脑以及网络措施的运用水平，慢慢提升档案信息化程度。第二要创建以及健全局域网络。使每一项作业都网络化，增强档案的使用。

2.3建立有效的信息系统

首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案信息管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。在电子档案使用过程中，首先是应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。其次是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统，不能实现系统间的直接链接，目前无法保证电子文件元数据完整归档，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。

2.4提高档案工作者专业素质

现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：首先，档案管理者必须具多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中的大量运用，迫使档案工作者要不断学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学及档案自动化管理等有关专业知识和基本技能。再次，档案工作者必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须不断学习相关知识，上级档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造及培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法建立复合型人才群体和梯队型人才结构。

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1.1 一体化的管理模式

在过去,企业档案管理的实现是不同部门对其内部文件进行整理、分类并归档的过程。而信息化的档案管理则改变了这一状态,信息化的管理模式可以将企业的文件,部门的基本文档进行有机的结合,从而实现归档与管理的同步,将不同部门对于同一事务或者同一事务的不同角度的记录归入档案数据库中,实现档案管理的一体化。通过对档案管理自动化系统的应用,实现公文和业务性文件整理与归档工作在同一时间完成,既可以节省大量的时间,节省劳动力,而且提高了档案管理的准确性。从事档案管理的工作人员可以从繁杂的工作中抽离出来,从而获得更多的学习时间,加强档案管理信息资源的开发。与此同时,负责档案管理工作的部门也能够通过自动化系统对公文以及业务性文件的管理状态进行随时的掌控,以便尽快的做出指导,实现档案管理的预见性。

1.2 方便存储与查找

企业的行政部门与业务部门,可以通过对档案管理自动化系统的应用,将已经形成的有查考利用价值的文件随时存储到服务器上。而档案管理工作人员他也可以把原有档案的扫描件存储到服务器上。这样,只需要通过身份验证,用户就可以通过企业内部的局域网查找所需要的档案信息,即节省了时间,又节省了资源,真正实现了信息化档案管理给企业的工作带来的方便。

1.3 档案业务管理自动化

企业档案管理工作非常复杂,其全过程不仅包括统计、鉴定、借阅还包括了参考资料的编研工作,甚至是资料的销毁,这都需要管理人员定期对档案的情况进行分析,而且企业领导的决策提供参考资料。实现档案信息化管理模式,可以对档案进行随时随地的管理,例如各种数据的统计、各种报表的打印、借阅登记、催还提醒等,这样可以便于领导或各部门通过电脑获取所需要的资料和数据,避免了因为距离问题而造成的时间浪费。

2 企业档案管理信息化存在的问题

2.1 档案管理的信息化意识不足

实现企业档案管理的信息化不是一项简单的工作,需要大量的时间来逐步完成,而且投资较高。因此部分企业选择继续使用传统的档案管理模式,而将资金更多的用于例如设备改造、产品销售等直接投资上,疏于对档案的管理,忽视对档案管理人员的业务培训,导致管理人员缺乏经验、缺乏服务意识,使得档案管理水平一直处于落后的地位。然而,事实上虽然档案管理信息化的应用不能直接为企业创造效益,但是通过对档案的合理管理能够为企业的发展提供可靠的支持,间接为企业创造价值。对档案管理模式的忽视必然会阻碍企业的发展。

2.2 档案管理信息载体的破损

在企业信息化的背景下,磁性载体的电子档案成为继纸质载体的图文档案之后的又一重要管理对象。通过对计算机网络技术的应用,许多企业实现了工程设计、施工和产品研发中的二维绘图、三维仿真模拟设计的图文并茂的多媒体信息。在档案管理信息化中常见的载体有胶片、磁带以及光盘等,这些载体会因为各种原因而发生破损,例如自然老化、害虫的侵害以及使用过程中的损伤等。这些都有可能严重影响文档等信息的使用,严重的还会导致系统运行出现问题。

2.3 标准化建设不够完善

档案信息管理的标准化指的是在档案实体管理向信息管理转变过程中,必须有相关的规范与标准对其进行指导。信息化是一个非常严密的信息系统,各个业务环节的相关信息为数据处理的准确性、及时性以及可靠性提供了保证。但是随着档案管理信息化的实现,为企业档案管理信息化提供数据计算的标准却难以满足企业的需求,企业管理和业务流程以及工作程序标准、数据交换等标准都需要进一步的完善。否则这些原本是为企业发展提供支持的因素将给企业内部或企业之间的数据交换或资源共享造成诸多不便,甚至会严重制约企业获得更多的经济效益和社会效益。

3 改善企业档案管理信息化建设的建议

通过对企业档案管理信息化建设过程中出现的问题的分析,可以看出,只有在一定范围内实现资源的优化配置,完善档案管理人员的培训,才能彻底实现档案管理的信息化,具体来说可以从以下几个方面着手。

3.1 完善档案管理制度

所有工作的顺利展开与进行都离不开规范的要求和对标准的参考,企业档案管理也不例外。实现档案管理信息化的前提是健全的管理制度与明确的部门职责,而同时这也是档案管理部门为企业提供更高级别的服务的先决条件。所以,为了在激烈的市场竞争中立于不败之地,现代化的企业必须要建立健全档案管理制度,尤其要制定档案自动化管理制度,通过合理的制度规范档案管理信息化的实现。

3.2 加强监管工作

在企业建立局域网时,要有计划的实施档案一级管理,对于文件从形成到归档的全过程要实施监管,尤其是从文件行程的最初阶段,以保证文件的整个生命周期都能在可控范围内,使整个过程都做到规范化、标准化并努力贯彻执行。

3.3 理顺工作流程

不同企业的工作流程不一样,相应的档案管理自动化程序也是不一样的,所以要明确各部门工作的先后顺序,例如档案部门与文书,只有这样才能保证档案管理信息化过程中避免走弯路。档案管理要与企业所讲

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求的效应原则保持一致,尽量以最少的投入来保证企业对于信息资源需求的满足。理顺档案管理工作的流程,首先要做好数据收集与资料库的维护工作;另外要充分利用计算机的功能,根据企业发展的需求,及时编写一些档案文件汇编,并提供企业领导用于决策所需要的信息。

3.4 实现管理工具的信息化

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档案管理信息化的前提是规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，共享性差，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移檀性差；档案自动化工作尚无统一的标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案管理工作的信息化。档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。首先观念现代化，即要正确确立各部门档案是重要的信息资源这—重要观念。其次在具体管理上要与时俱进，要正确确立信息化档案管理的理念，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制，提高档案的服务质量。同时，要以现代科学理论为指导，根据档案工作的客观规律和档案的特点进行合理地组织、计划和控制，实现管理方法科学化、管理机构高效化、管理形式现代化。

档案管理信息化，就要加强对电子文件的归档管理，对各种不同类型不同载体的档案进行数字化，为保证电子文档的真实、完整、有效，应制定电子档案管理方法。计算机技术的应用是档案管理技术现代化的中心，而计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的，要科学制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化。档案信息化体系由基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设五个方面构成，其中尤为重要的是基础设施建设和档案信息资源建设两项内容。

档案管理信息化，必须要确保档案信息的安全性和完整性。档案信息的安全包括档案管理系统软硬件自身的安全，还包括档案信息传播的安全。安全管理制度应从机房管理、软件管理、操作、监督等多方面着手，以维护计算机系统的物理安全。软件方面的问题可以通过技术手段来解决，在选择、设计档案管理系统时要充分考虑到系统的安全性把它作为一个重要的指标。

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随着社会的发展，经济、文化事业都在高速发展，档案管理规范化也随之受到人们的广泛关注。人事档案是企业员工信息的重要载体，全面记载员工基本情况，反映着员工个人经历、能力和德才综合表现；是企业全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。就企业员工个人而言，档案反映的是人生的历程，是个人能力和成绩最权威证明材料，对养老统筹保险等事务有重要作用，所以企业人事档案管理对单位和个人都有举足轻重的作用。随着社会的发展，经济文化社会和高等教育也随之快速的发展，特别是信息技术的高速发展，档案工作也随之赋予更多的意义，不再是传统的文件收集的作用，开始有了更广阔的作用，档案的传统管理模式也要进行改革来适应现代社会发展的步伐，既面临着机遇有面临着挑战。档案工作与公司同步发展，有利于档案工作的建设，人才的培养，档案工作的信息化，从而有利于公司管理建设的发展，使得档案工作与时俱进，科学的发展，从而不断改革创新，更好的为公司管理建设做贡献，更好地服务社会，提高公司的效益。

一.档案管理信息化的必要性

档案安全管理在公司的管理建设中起着举足轻重的作用，立档单位、档案馆对馆藏档案资料和信息内容采取有效保护措施，避免受到自然灾害或人为侵害，并使其处于安全状态的管理工作，与公司各单位、各部门甚至是个人都息息相关，档案安全管理问题是随着公司的建立而产生的，也在公司的发展中不断的发展进步，有着历史的痕迹，是公司存在的历史见证，在此特殊的情况下，档案室高校历史记录的第一材料，在公司管理中有着无以比拟的重要性作用，同时也是公司发展中必不可少的重要环节，有利于促进公司管理的建设，促进公司的发展。档案安全管理规范化有利于指导公司的工作进程，使公司管理建设连续有序的进行，也是公司管理工作的前提条件。

档案管理信息化的必要性

档案安全管理在公司管理中提供做原始的资料保证，而高校管理建设使为高校培养人才，建设有利的师资，进行合理的人员调配，资源优化配置，为培养更多高素质的人才做准备，使管理得到更好的控制，完成文件、材料、报告等以纸质文档和电子文档的形式保存下来，真实的记录了高校管理建设的过程，是丰富经验宝贵信息的综合，价值不可估量。而这些文件材料的保存就是依赖于档案工作的进行，是档案工作发挥最大的作用。

二.实现档案管理信息化的具体措施

1.收集和归档。公司档案安全管理规范化，

在公司中，

公司所有资料的收集，归档，然后将公司有价值的资料、有保存价值的资料经过安全整理，确保在以后的工作活动资料不会丢失，确保资料的完整、准确，有利于公司工作的完好进行。

2.备份管理。公司各单位、各部门应该有计划的将自己有价值的资料、档案进行备份管理或者放到公司的档案库保存。建立健全档案归档制度，使档案管理进行得安全、规范，同时在管理中要对公司要对档案提供借阅登记，保证资料的安全，是档案进行有效登记、及时归档，做到档案的安全管理，最终确保档案的安全，为公司的发展做长远的打算。

3.对档案进行定期核查。档案是否安全，就需要档案室管理的工作人员定期对档案进行清点核对，做到档案的安全，是否符合档案的原始记录，做到万无一失，机密资料不被盗取，保障公司的权益不受侵害。

4.对档案进行定期修复。完善档案，特别是纸质档案，容易出现老化、破损、霉变等问题，这个时候就需要定期检查，做到及时发现，及时修复完善，电子档文件记得定期备份，电子档案的储存媒介要及时修检，尽量减少不必要的损失。

5.安全存放。不同的档案不同载体的、不容材质的档案应按照其特殊的情况进行分门别类、安全存放、规范保存。电子档案要注重储存媒介的有效保存时间，纸质档案又要注意防霉防潮，因而档案的安全存放就是需要对特殊载体档案的进行特殊存放，根据其特性和要求，安全、规范、合理存放。

6.珍贵档案、有价值的档案的保管。公司建立相应的档案室，对珍贵档案、有价值的档案进行特殊保存，可以放到档案室或者递交别的地方进行保管，同时进行备份，对原件进行保存，复印件拿来使用，保障原始文件的安全，真正保障公司的安全。

三，档案管理信息化建设途径

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随着科学技术发展的日新月异，信息化技术被运用到越来越广泛的领域中去，档案管理人员也应顺应高科技时代的需求，更新档案管理理念，尽快实现档案管理的信息化，以适应新时期的工作需要。

一、当前档案管理工作的现状

当前的档案管理仍存在着“为保管而保管,重保管轻利用” 的思想,存在着“等、靠、要”、“安于现状”、“ 不讲求社会效益和经济效益”的旧观念,还存在着“闭架借阅”、 “你查我调”的做法。现代信息社会日新月异,新技术及相关学科理论的不断渗透,使得档案管理领域不断出现新情况、新问题,特别是思想观念落后、思想认识跟不上时代步伐,缺乏开放和创新意识,成为制约档案信息化建设的重要因素。其次，以前纸张是主要的存储介质，辅助的有照片、磁带等，而纸质文件的缺点是难于永久保存，容易受到外界环境的影响而损坏，而且占用大量的空间，不言而喻，管理成本也比较大。要从纸质管理改变成电子化、无纸化，越来越多的归档文件资料是光盘、磁盘等介质，更需要相对专业的管理人才。专业管理人才的缺乏，将是制约档案管理信息化的一个最大障碍。档案管理信息化的前提是规范化和标准化。由于历史原因，馆室档案业务基础差，案卷质量不高，共享性差，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一的标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准,这也制约了档案管理工作的信息化。

二、档案信息化管理的优势

档案管理信息化，是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理，以便在运用时显示出其社会价值和经济效益。它与传统档案管理相比较，其优势主要表现在以下三点：一是传统档案管理是对纸质资料进行分类、整理、筛选、归档，若数量庞大，需要较大的档案室进行存放。档案信息化主要借助于硬盘、光盘等存储介质来实现，这些存储介质体积小、容量大，仅需要少量的消磁柜等专用设备进行存放即可。档案信息化在空间上的优势是显而易见的；二是在传统档案管理方式下，每年都需要对年度内档案材料进行分类、整理和归档,费时费力。而档案信息化管理是将纸质材料形成电子文档后定期或随时归档，并按事由进行分类，便于查找利用，既可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，也更加方便、快速、及时提高了档案管理的维护性；三是在传统档案管理方式下，档案的检索、查询都要靠手工来完成，手续繁琐，程序复杂，给档案管理和利用带来很多不便。而档案实现信息化管理后可在电子文件归档的同时进行主题词标引，还可以编制多角度、全方位的检索工具，检索、查询信息更加方便迅捷。

三、实现档案管理信息化的主要措施

1、提高对档案管理信息化重大意义的认识

人事档案工作向来以默默无闻，无私奉献著称，档案和管理人员都处于一种相对封闭的状态。要改变这种局面，就要不断地更新观念，勇于进取，努力学习建设有中国特色的社会主义理论，关注改革开放的新形势、新问题，把档案管理工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变；在信息化不断深入的新时代，要不断强化档案管理的现代化、科技化意识，不断强化计算机管理档案的意识，这在加快档案由手工管理向计算机数字化管理转变过程中是至关重要的。

2、提高档案管理人员的信息化素质

档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在，这就需要培养出一支专业化的管理干部队伍。随着信息朝代不断发展，对每位档案管理工作者在业务素质上都提出了更高的要求，管理人员加强业务知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力和综合分析能力，掌握现代信息技术，管理技术，努力使自己成为既精通档案管理业务知识，又熟悉计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。

档案管理者除了有较强的事业心之外，还需要掌握文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业知识，涉猎一定的历史知识、古汉语知识和与档案管理有关的其他专业知识和管理科学，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，熟悉自己所从事的业务。目前的电子档案，各种数字化档案管理系统被开发并被应用，利用计算机网络技术，建立完整的信息资料档案，可以便捷地实现统计、查询、检索等各类信息，能实时的对工作计划、措施进行适度的调控，档案信息化把档案工作从过去的手工操作中解放出来、增强了管理工作的科学性和时效性。

3、强化档案管理的安全意识

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传统的档案管理工作主要是手工管理，因此容易受到人为因素的影响，常常出现漏写或者漏抄的现象发生，影响了档案的全面性和准确性，同时由于档案管理工作对于用笔以及笔迹有着严格的要求，因此对于人员的要求比较高，不利于档案管理工作的可持续发展；因此档案管理工作的信息化进程，可以有效的提高档案管理工作资料搜集的、浏览、分类以及查阅的快捷性和简单性，也提高了档案资源传递的效率，提高了档案管理人员的办公效率。

2.方便资源的共享

传统的资源管理，档案资源的传递以及共享的困难较大，因此多数价值较高的资源都处于闲置状态，造成了资源的浪费，也造成了我国资金的浪费，提高档案管理工作的信息化进程可以提高资源的利用效率，人们运用资料和查找资料也更加的方便，档案管理部门将现有的档案进行系统的管理，并且不断提高刮泥洗头膏的完善性，同时将档案管理系统利用网络实现资源的共享，提高了档案资源的利用率，同时可以通过共享平台来完善目前自己现有的档案资源，提高?Y源的完善性，提高了资源的共享的效果。

3.保存具有稳定性

传统的档案管理主要是纸质档案，纸张保存的受到外界环境的影响比较大，纤维素决定了纸张的耐久性，但是纤维素容易受到高温、潮湿、氧化等因素的影响，很容易受到破坏，因此如果保存不当会影响档案的完整性，造成难以挽回的损失，但是档案管理的信息化可以有效的避免传统的档案管理中存在的弊端，提高了档案存储的稳定性，不容易受到外界环境的影响，同时也可以提高信息传递的方便性和快捷性。

4.提高了信息传递的速度和安全性

传统的文件传递方式，文件在传递的过程中受到人为因素的影响，造成文件的丢失，同时用邮寄的方式来来传输文件，也会影响传输的及时性，这就给档案管理工作带来了困难，但是利用网络技术进行文件的传输，可以有效的缩短传输的时间，保障了档案资源的安全性，提高；俄档案管理工作的效果。

二、提高档案管理工作信息化进程的措施

档案管理管理工作的信息化进程对于管理人员是观念、技术水平都有了新的要求，要求档案管理人员不断的转变思想，强化管理的效果，但是这并不是一朝一夕的事情，而是需要循序渐进，这样才能够提高档案管理工作的进程。

1.建立规范的档案管理体系

我国档案管理的时间相对较晚，因此档案管理的基础差、管理质量不高，档案管理工作的分类标准不统一，因此需要解决当前档案管理中的存在的问题，需要建立统一的标准，细化档案的分类，顺应时展是需要，因此需要建立和完善档案管理体系，推动档案管理的信息化进程。

2.强化档案管理工作的安全措施

档案管理工作主要是依靠人来执行一切工作，无论是传统的档案管理还是信息化的档案管理，安全性也主要是依靠人的主动性，这就会增加档案管理工作的安全性，档案管理工作的信息化也会增加影响档案的保密性，因此为了能够促进档案管理的信息化进程，需要提高档案管理工作的安全性，避免黑客的对于系统的威胁，提高数据资源的安全性。

3.建立档案管理制度

在建立档案管理制度的过程中，需要重点强化档案管理的科学性和合理性，随着社会的发展逐步的完善，同时还要根据不同档案的不同特点，制定针对性的措施，提高制度的约束性和可操作性；同时档案管理制度还需要对工作人员的行为进行约束，强化制度的执行力度，提高制度的约束性。

4.提供技术的支持

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［关键词］

医院档案；信息化建设；培训

1医院档案管理信息化建设的重要性

医院档案管理信息化建设有助于更好地保存和利用档案资源。首先，信息化管理医院档案能更好地保存档案原始资料，同时也方便使用人员对医院档案的检索和阅读。其次，档案管理信息化建设有助于改善档案文件归档的方式，提高了档案整理和归档的质量和效率。再次，采用计算机技术及网络技术对医院档案进行整合，提高了档案信息资源的共享性及系统性。最后，以往的医院档案管理方式受到了很大限制，医院纸质档案受到环境中湿度、温度、蚊虫等的影响，容易遭到破坏。信息化技术管理医院档案能节省人力和财力，避免档案遭受环境破坏，还能减少维护费用的投入。

2医院档案管理信息化建设中的问题

2.1档案信息管理的观念落后目前，我国大多数医院都采用人工手工进行档案的整合和管理，档案管理的模式和方法较为陈旧，医院档案的收集和整理工作内容繁重，且档案信息存在丢失等问题。医院档案管理信息化建设难以得到领导重视，信息化建设的基础设施较差，且档案利用效率较低，不利于医院的经营和管理，也影响了医院的长远发展。

2.2缺乏统一的档案管理标准医院档案管理中，缺乏统一的档案管理标准和要求，医院注重医疗技术和环境的改善，关注医院的经济效益，而医院的档案管理不仅缺少相应的管理制度还缺少管理标准和要求。档案的管理存在混乱等问题，管理要求不系统，医院档案管理中档案源于不同的部门和机构，导致医院档案不能统一、规范，档案内容出现了不同标准。

2.3医院档案管理人员水平欠缺医院档案管理工作人员作为档案管理工作的主体，对医院的档案管理有着重要影响。目前，我国医院档案管理工作人员档案管理业务水平不高，大多不具备专业的档案管理知识。在医院档案管理中，档案的收集、整理和存储及使用中存在很多问题，档案收集中存在档案丢失、错漏等问题，整理和存储中也存在丢失问题。另外，医院档案管理人员不能正确认识档案管理的重要性，工作的积极性也不高。

2.4医院经费投入较低医院档案管理信息化建设中，缺乏经费投入、硬件等的投入。档案信息化建设中，需要配备计算机等基础设施，但由于医院对档案管理不重视，通常档案管理部门与其他部门共同使用计算机等系统。档案管理的基础较为薄弱，信息管理较为落后，缺少档案信息系统的平台及服务器，档案管理难以进行信息化建设。

3医院档案管理信息化建设的对策

3.1提升医院领导对档案管理的意识医院领导要树立正确的档案管理意识，重视档案管理的重要性，增加档案管理的利用。医院档案管理是医院管理和经营的重要内容，同时也是医院各项决策的重要依据。医院的医疗技术及发展离不开医院档案的管理，因此，医院领导要提升对档案管理的意识，重视档案管理的信息化建设，发挥出档案资源的作用和价值。

3.2加强档案管理人员的培训医院档案管理信息化建设要重视管理人员的业务水平，引进专业的、优秀的档案管理人才，同时对现有的档案管理人员进行培训，提高他们的业务水平。档案管理人员要具备专业的管理能力和技术能力，提高专业水平的同时要提升综合素养。可通过考核等激励机制对档案管理人员进行考核，激发员工的工作积极性。同时，对于管理技能和业务水平较低的员工，可进行岗位培训，如果还是不能适应工作，就进行换岗，确保医院档案管理人员的综合素质。

3.3建立医院档案的统一标准医院档案管理信息化建设应建立统一标准，加强对档案信息化建设的规范和标准要求。首先，医院要建立统一的档案管理体系，依据我国相关法律法规，建立科学合理的档案管理体系；其次，医院档案管理中，要对所有管理要求进行规范，从档案的收集、整理到存储和利用，都要对档案管理工作进行规范化要求；再次，医院档案管理的信息化建设要满足医院档案管理和常规管理的要求，根据业务流程及信息资源开发的需要，保证医院档案的保存和使用。

3.4完善医院档案管理制度医院档案管理信息化的建设，要加强档案管理制度的完善，结合医院的发展和实际情况，根据法律法规要求，建立完善的档案管理制度。同时，要建立科学合理的激励机制及岗位责任制，鼓励员工积极投入到档案管理工作中，提高档案管理的质量和效率。

3.5增加医院档案管理的投入医院档案管理信息化建设中，离不开档案管理的信息化技术基础。医院要根据档案管理信息化建设的需求，医院要增加档案信息化建设的资金投入和硬件设备投入。医院在每年的整体规划中，要将档案管理信息化建设归入到医院的规划中，以整体和分期结合的方式增加医院档案管理的投入。同时，医院不仅要为档案管理提供资金投入，同时，还要为档案管理部门投入必备的信息设备，包括计算机等设备。医院档案管理部门只有在资金和设备保障的情况下，才能完善信息建设，提升医院档案管理的质量和水平。

主要参考文献

［1］杜鹏.医院档案管理信息化的问题与对策［J］.中国管理信息化,2013(15).

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随着计算机信息技术的发展，各种高效扫描设备及各种数字技术的应用,使我国的办公自动化水平大大提高，多媒体技术在档案管理部门的应用，也使得传统的档案管理模式受到挑战。

一、军队档案管理面对信息化浪潮的抉择

我军还处在机械化半机械化阶段，信息化建设刚刚起步。形势逼人，不进则退。在军队信息化建设的过程中以及未来的信息化战争中，迫切需要档案管理手段的变革和管理效能的提高。

对于军队档案管理部门来说，信息化不仅是一项全新的工作，还是一个系统工程，也是一次质的飞跃。纸质档案的出现对人类文明的迅速发展起到强有力的助推作用，可以这样说，没有纸质档案出现与发展，也就没有今天高度发达的社会文明。而电子档案以其高密度贮存、体积轻巧、使用寿命长、传递速度快和易复制等特点，具有很强的生命力。一个虚拟的世界将极大地改变人类生活生存环境，对人类文明产生深刻的影响。如今，要从有纸的档案到无纸的档案信息化的飞跃，档案工作将面临"脱胎换骨"，其对传统档案工作的冲击广度、深度和力度是前所未有的。

二、推行军队档案管理信息化的必备条件

档案管理信息化是一项系统工程，涉及到管理、技术、人员、资金等多方面的问题，具有一定的复杂性，需要统筹考虑。

（一）提高档案管理人员的信息化素质

档案管理信息化是不断完善、优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。建设一支高素质的档案干部队伍，是档案管理信息化的重要基础。档案管理部门要补充具有计算机、通信、微电子等学历背景的技术人员，逐步改变现有业务人员队伍专业结构单一的情况，满足信息化建设工作的需要；加强档案管理人员的继续教育，以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则，着重加强档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训，提高他们掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。建立合理的档案管理人员的效绩考核评价规定，对档案管理信息化能力强、成绩好的单位和个人要及时进行表彰，激励大家学信息化、用信息化。另一方面，也要对计算机信息化技术人员就档案管理工作的知识和技能进行一定的介绍，使其了解档案工作的客观规律，更好地为档案管理信息化提供技术支持。

（二）加强军队档案管理的基础设施建设

软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。就军队财务档案管理而言，在工程规划初期，应该有财务部门和档案部门人员共同协商，分别从财务管理角度和档案管理角度提出设计思路，考虑各方面的需要，从而避免在系统运行过程中出现空缺或重叠，提高效率。在财务软件方面，应采用一定的安全保密措施，实行电子签单制度，建立和健全财务档案管理责任制、电子文件签入和签出制度、安全日志制度，从而保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。此外，为便于财务软件升级，保证不同开发商提供的软件能够相互兼容，必须提高财务数据存贮形式的标准性、一致性和可续性。

（三）领导高度重视和大力推动

领导是我军档案管理信息化的重要推动者。领导者的信息化意识的高低决定了信息化建设的力度、进度和深度。领导者要树立科学的管理观念，摆脱传统思维的束缚，认识到计算机和网络技术应用于档案管理工作的真正意义。为此，领导者应该投入大量的精力关心和支持这一事业，在资金、设备、人才等方面予以充分投入，把档案管理信息化纳入工作计划和考核范围；主管后勤管理工作的领导，要经常过问此项工作，了解档案管理工作情况，提出要求，下达任务，指导档案管理人员依法开展工作，帮助解决工作中存在的实际困难。

三、如何推进军队档案管理信息化

在军队档案管理信息化实施过程中，我们应当根据总的

目标要求，结合自身工作实际，采取积极的应对之策。

（一）在工作目标的制订执行上，要坚持长期目标与近期目标相结合

要按照总体要求，遵循“科学、实用、适用”的原则确

定长期工作目标和近期工作目标。长期目标要做到站在制高点上，提纲擎领，通盘考虑，保持高质量和统一性，为技术发展留下兼容和扩充的余地，防止走回头路和弯路，减少资源浪费。近期目标注重实用和可行。基础业务建设要按标准化要求进行档案整理和电子计算机著录与标引工作。具体工作要做细，要精益求精，不马虎从事。要通过落实近期目标，摸索经验，修订和完善长期目标，改进工作，循序渐进。

（二）在方案的实施过程中，要坚持统筹规划与分步实施相结合

档案信息化建设的设施投入要根据财力支持情况来安排决定。财力许可则一次性投入到位。在财力支持有限的情况下,要依据本单位与档案部门可争取的财力，制定一个长短结合的硬件设施建设方案，先添置部分先行设备，并采用逐年分步添加的方法, 不求一步到位。在计算机等硬件的配置上，应根据业务需要和人员计算机操作水平，按高中低不同档次配置。硬件设施配置中坚持高配置服务器，低配置终端的策略，硬件替换中将高配置的新机作服务器，低配置的旧机作终端。电子产品更新换代快，应当坚持以适用为原则，注重性价比，不求高端配置,以节约资金，以最少的投入获取最大的使用效益。

（三）在人力资源的开发上，坚持注重引进与加强培训相结合

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导致基层疾控档案信息化进程缓慢的原因无外乎：1.档案管理人员文化素质低而且更换频繁，要掌握档案信息化技术难上加难；2.资金投入的不足，直接导致档案管理过程中硬件设施不完备，基础设施建设相当薄弱；3.档案工作人员、单位领导没有从思想上认识到档案信息化建设的重要性，关心档案信息化建设的自觉性、主动性不强。

为落实疾病预防策略，加强疾控档案信息化管理，建议重点抓好以下方面：

一、明确单位档案管理目标，做到任务清楚，渠道通畅，实行计划管理、信息管理和责任管理。县级医疗卫生单位之间要形成档案管理网络，要确定疫情信息员为本单位疾控档案管理员，各管理员要互相沟通协作，互通信息。县疾控中心应建立设施齐全，技术领先的综合档案室，配备1～2名专职人员，负责收集县级单位档案管理人员递交的和本单位工作中形成的原始文件资料，集中管理本单位的各种门类和载体的档案，并按照规定向档案馆移交档案，贯彻执行有关法律、法规和上级有关方针、政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度，创造条件，实现档案管理的规范化、标准化与现代化，监督、指导各单位疾控档案的管理工作。

二、不断对档案管理人员知识进行更新。基于疾控档案的重要性和行业的特殊性，要求档案管理人员既要具备优良的品质和过硬的业务素质，更重要的是要树立档案信息化的意识，掌握现代化的档案管理知识。同时，有足够的信息化知识，熟练掌握新型电子设备和信息技术的应用。相关部门应经常组织档案管理与技术培训和研讨，将新的管理理念和技能传授给基层档案工作人员，推动基层档案信息化管理的进程。

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随着现代计算机技术和网络技术的高速发展，档案信息化、网络化正成为一种发展趋势，这也是低碳经济时代的必然要求。由于医院自身特点，每天产生大量的档案信息，如病历档案、处方档案、各种影像资料及其他的各种管理文件。如何将现代信息处理技术、网络技术与医院档案管理相结合，加快n案信息化、网络化建设，实现档案管理现代化，是新形势下各级医院所要面对的新任务、新课题和新机遇。

一、医院档案信息化管理的内涵

医院档案由管理文件、会议记录、各类报表、病历档案化验单据以及各种影像资料等构成。由于医院档案具有原始记录、价值保留、随时查询、增值效用等功能，是医院领导决策支持和科研人员科研工作的重要参考依据，也是反映医院医疗质量、管理水平，为病人健康提供具有法律效应的有效司法依据。医院档案信息化管理是指通过计算机技术、通信技术与网络技术等手段提高档案工作的现代化管理与利用服务水平，使医院档案信息资源管理逐步摆脱传统的手工处理方式，内容包括两个方面：一是应用信息技术对档案信息系统集成、有序分类、便于查询、开发应用，对档案的鉴定分类、编目、排序、检索、归档保存等进行高效的管理，以提高医院管理效率。二是用信息流来调控档案物流，最终实现“无纸化”管理，促进管理创新。实现档案管理的计算机化和档案工作的信息化，实现档案信息资源的有效开发和信息资源社会共享，是档案工作现代化建设的必然选择和重要前提。

二、医院档案信息化管理的必要性

（一） 保存难。储存医院档案传统的做法是以纸质为主要的存储介质，部分以磁带、影像带、胶片为介质和部分电子文档资料。这些存储介质很容易出现发黄、霉变、破损、受潮等问题，所以难以永久保存和备份。并且随着数量的不断增加，需要越来越多的存储空间，无形中增加了医院维护和管理成本。

（二） 管理、查询难。目前很多医院仍沿用了传统的以人工为主的档案管理模式。传统的档案资料查询的流程是：查作者，到案卷目录，再查到文件目录，根据文件目录记录的档案号信息查到档案在库房的存放地址，然后通知库房调卷，办理相关手续，查阅非常耗时、耗力。一些档案经过反复查阅后，受到破损，有的甚至遗失，造成档案管理上的困难。

（三）利用率低。纸质档案具有易损坏、低效率、不便于统计和查询等问题，这些问题使档案的利用率显著降低。在医院档案信息方面，各种处方用药以及药效、药的配伍、药的副作用都具有统计意义，单纯用人工查阅这些原始资料，然后统计这些信息，工作量太大了，而对于科研工作者来说，利用医院这些档案资源，开发新药，提高疗效，减少药的副作用又具有重要的意义，因此，为提高档案利用率，必须进行医院档案数字信息化建设。

三、做好档案管理信息化的措施与方法

（一）要提高认识。信息时代来临，医院档案管理信息化是发展必然趋势。虽然大中型医院不同程度地实行了管理的信息化，从病人的挂号到门诊、急诊、入院、出院、用药、结账都实行了网络化管理，医院的管理进入了全新的信息化管理模式。但在医院档案信息化管理方面，还没有形成共识，没有建立相应的档案数据库，没有意识到医院档案信息的巨大价值。各个医疗单位往往从自身的利益出发，档案信息没有进入共享，很多从事药学研究的科研人员无法得到这些有用的信息，大部分档案工作只局限于简单的录入、查询和提供利用等传统模式，阻碍了档案信息开发利用。

（二）重视现代化档案管理人才的培养。现代化档案管理人才是实现档案信息化管理的保证。档案信息化建设涉及的技术性较强，需要既掌握档案管理知识，又通晓计算机和网络技术的复合型人才。目前大部分医院对档案工作不够重视，档案工作人员都是一身多职，缺乏档案管理知识，也缺乏计算机应用技术，这种状况阻碍了档案管理现代化、信息化工作的开展。为积极适应信息技术革命和档案事业发展的需要，必须加快优化档案工作队伍素质结构。对年轻人员，要采用各种措施，多途径、多形式地对其进行计算机应用、数字化技术、网络技术、数据库技术等基础课培训。对于大型医疗机构，要制定信息化建设的中期规划和短期目标，争取政府和上级部门的支持，加大投入，多途径多层次吸引、培养医院档案管理专业型人才，做好人才储备工作，抓好档案管理工作基础，使医院档案管理水平迈上一个新台阶，创造更大的社会效益和经济效益。

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（二）有利于提升社会保险档案管理的效能利用信息网络技术，一方面我们可以实现社会保险档案管理信息与社会公众的有效对接，从而能够有效地避免信息传递的失真；另一方面，我们可以运用计算机网络的处理信息与存储信息的技术，将人力从繁琐的手工操作中解放出来，从而提高社会保险档案管理的工作效能，达到协同高效的管理水平。

（三）有利于优化服务水准信息化转变了传统社会保险档案管理单一与被动的服务模式，突破了时空限制，整合了信息资源，丰富了服务内容，让人民群众享受到了公开透明的优质服务，从而拓展社会保险档案管理的服务内涵，优化服务水准。

二、社会保险档案管理信息化的特点

（一）对象的复杂化互联网的快速发展将越来越多的人融入到虚拟社会之中，由于其具有高度的自由、开放、匿名等特征，为社会保险档案的管理带来了挑战。因此，信息管理不仅是社会保险档案信息化的组成部分，也是社会保险档案信息化的难点所在。

（二）管理开放化传统的社会保险档案管理是一种层级化的封闭式管理模式，容易形成官僚化和低效化的弊端。一方面，信息源部门的权力不断得到强化；另一方面，群众由于难以获得信息而处于劣势。而在信息化时代，得益于互联网的开放体系，极大地降低了门槛，群众很容易就能够与社会保险档案管理信息实现“无障碍”对接。

（三）信息互动化互动化是信息化时代的另一个重要特征，社会保险档案管理的信息互动化就是要借助互联网技术更加广泛地倾听民意，回应民声。同时也要借助于微博、微信等新媒介，不断地创新管理方式，提高管理效能。

三、社会保险档案管理信息数据库的建立

随着我国社会保险制度的不断健全以及社会保险范围逐渐扩大，为切实解决社会保险档案管理工作中出现的内容多、关系杂、管理难等问题，有学者在上世纪90年代就提出了建立社会保险档案管理系统的建议，以提高档案管理的有效性。

（一）被保险人社会保险号信息数据库在社会保险系统信息源中，每一个被保险人都应具有社会保险号，并应当相应地建立数据库，以提高服务效能：一方面，社会保险号数据库可以自动地为每一个新参加社会保险的被保险人分配可用的被保险号；另一方面，通过社会保险号数据库可以更加快捷准确地查阅被保险人的档案信息。

（二）被保险人基本信息数据库被保险人基本信息数据库应当包括姓名、性别、出生地、出生日期、身份证号码、参加工作时间、参加保险时间、退休时间等基本信息，上述信息录入之后，所有信息都将归档，以便提高服务效能。

（三）企事业单位信息数据库为每一个企事业单位建立专有的识别代码，同时为其建立信息数据库，并应详细记录企业基本信息、缴纳社会保险费用状况、社会保险支付状况、社会保险账目、被保险人信息等，以便为信息库提供佐助信息。

（四）社会保险信息数据库由于一个被保险人只允许有一份社会保险档案，而且被保险人的社会保险可能会随着职业的变化而发生转换，所以建立社会保险信息数据库就可以避免发生档案重复。社会保险信息数据库要录入每一个被保险人的所有社保数据，应当准确保存被保险人的个人保险历史、缴纳保险费用时间、缴纳保险金额、目前工资状况、被保险人暂时的或固定的保险金额等信息，既有助于企事业单位核对保险账单，又有助于被保险人核对保险信息，还有助于政府部门核算保险金额。