县档案馆工作计划范文

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1.适应社会主义现代化建设事业发展的需要

科学技术进步有力地推动了经济社会的发展，也推进我国档案管理现代化建设，让档案充分发挥其积极作用，是推动我国社会主义现代化建设事业发展的有力举措。

2.适应信息化社会发展的需要

信息在现代社会发展中的作用日益突出。档案是一个国家文献信息的重要组成部分，也是社会信息系统的基础。现代化的档案管理有利于发挥信息促进经济社会发展的积极作用。比如，传统的纸质档案局限于记录文字、图形等信息，而现代化的手段能够使档案以声音、视频、动画等方式呈现，信息内容更加丰富全面。

3.档案事业自身发展的需要

现代化的管理和操作手段，为档案信息资源的开发利用创造了有利条件，通过合理配置档案信息资源，实现档案数字化、系统化，拓展了档案的服务范围。同时，现代化的管理手段在档案分类、查找、传输等方面优势明显，大大提高了档案收集整理和开发利用的能力，促进了档案管理效率的提升。

二、当前档案管理现代化建设中存在的问题

1.县级档案管理人员对档案管理现代化的认识需要加强

当前县级档案管理人员对档案管理现代化的认识主要存在三种误区：一是部分县级档案管理人员现代化意识薄弱，认为档案管理现代化没有必要。这部分县级档案管理人员在以往传统的档案管理工作中，积累了较丰富的经验，取得了一定的成绩，认为传统的档案管理方法足以应对档案管理事务，因此对现代化的档案管理存在抵触情绪。二是不少县级档案管理人员将档案管理现代化等同于购置计算机、刻录机、微缩机等现代档案管理设备；而且在档案设备使用过程中，一些档案管理人员不会使用这些设备，造成设备闲置浪费。三是一些档案管理单位不够重视档案管理现代化。主要体现在档案管理人员的培训问题上工作不到位。随着现代档案管理技术手段的不断更新和涉及知识领域日益多元化，受县级档案管理人员工作经验以及专业知识的局限，在相关培训跟不上档案管理现代化对人员知识技能的要求时，档案管理人员就难以利用现代化的档案管理方法提高工作效率。

2.档案资源共享度不高

档案信息资源是国家基本信息资源的重要组成部分， 能否实现档案信息资源共享， 是档案及档案管理工作主动适应新常态的重要举措。然而， 各级各类档案馆（室） 档案资源数字化、信息化工作量大，而且专项经费缺口也大， 导致馆存量档案在信息化工作中举步维艰，馆增量档案信息化工作任重道远。

3.档案管理现代化的相关标准有待改进

档案管理涉及的相关标准滞后、不统一，客观上影响了我国档案管理现代化建设进程的推进。一是档案管理相关技术标准滞后。随着档案管理现代化技术手段的日益发展和运用，现行的档案整理、著录标准、分类方法及有关规定，没能及时跟上现代技术和社会发展的步伐。特别是当前云计算、云存储等不断被应用于档案管理领域，而档案管理对有关云计算、云存储的技术标准及规定并没有及时制定出台。三是档案基础工作标准化、规范化欠缺。由于历史原因，一些档案管理部门业务基础不强，案卷质量较差，存在各类档案著录细则不一致，以及立卷、编目等规范不统一的情况，影响了档案管理效率。

三、县级档案局现代化档案管理工作的建议

1.现代化电子信息技术与档案管理工作有机结合

现代化电子信息技术的内容就是利用计算机技术进行档案管理工作，计算机作为全新的信息载体，能在磁盘和硬盘中建立电子信息档案，代替传统的纸质档案。此外，计算机还具有运算速度快、查找能力强、储存空间大等多项优点，因此，使用计算机进行档案管理工作能显著提高档案工作的工作效率。现代化电子信息技术与档案管理工作有机结合后，还能创建全面、综合、快速、有效的档案信息网络体系。通过档案信息网络体系能将档案信息资源上传至县级档案局官方网站，人们可以通过网站查阅档案信息，实现档案信息资源的共享。如此一来，不但为县级市民提供了便利，还能促进档案信息资源的开发，进而促进县级地区的经济发展。

2.培养现代化档案管理工作的人才

现代化的档案工作人员不但要掌握现代化信息技术能力，还应该不断学习其他相关的先进知识和先进成果，使自身能力能紧跟时代的发展步伐。现代化档案管理工作人员应具备以下三个方面的能力：第一，全面掌握计算机的使用能力，掌握计算机的使用能力是现代化档案管理工作人员的基本能力，也是促进自身发展的必要条件。第二，业务能力较强，工作人员要将自己树立为“活档案”，才能更好地帮助人们解决问题。第三，掌握专业的知识，由于档案工作中设计专业知识范围较广、内容较多，因此要求档案管理的工作人员必须掌握专业的知识，以及其他相关专业的基本知识。

3.完善档案管理现代化标准

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在高新技术产业化，信息产业迅速发展的时代，国内各种信息机构通过各种工程计划，显示着越来越重要的作用时，档案馆这个信息系统都往往被人们忽视，特别是县级档案馆的建立，并没有引起人们对档案工作性质及其职能的深刻认识和变化，而是习惯性的将其置于机关档案部门相类似的地位。档案馆功能和作用得不到发挥，这在很大程度上，割裂了档案馆与社会各方面的联系，混肴了档案馆的本质属性。

档案馆是《档案法》明文规定的科学文化事业机构，应在国家知识系统中占有一定的位置。适应公众不断增长的物质文化生活需要方面，发挥自己的作用，作出自己的贡献。档案馆只有从过去固有的模式中走出来，更新观念，开拓创新，才能使档案馆工作在创新中发燕尾服，在创新中提高。

一是思想观念要创新。观念不创新，工作就迈不开步子。要破除广大档案工作者各种思想障碍，对立与社会主义市场经济相适应，符合新形势下的档案馆工作要求的新观念。只要符合“三个有利于”，符合“三个代表”，就大胆的干，大胆的试，不断拓宽档案馆工作的服务领域，改进服务方式，使档案馆工作更加适应经济发展的需要，更加充满生机活力。

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一、档案管理现代化建设的必要性

档案管理现代化是档案工作顺应时展的需要。传统档案管理工作，主要是利用人工对档案实体进行精细的收集、整理、保管、利用等，在科学技术突飞猛进、社会发展日新月异的今天，电子政务、电子商务日益普及，政务公开全面推行，对档案管理工作提出更新更高的要求，传统档案管理方法弊端已凸显。加快档案管理现代化步伐，适应时代需要，成为现代档案工作的一项重要内容，也是档案部门顺应时展的必然趋势。

档案管理现代化是社会主义和谐社会的要求。和谐社会建设要求档案部门既要为政府各项工作提供基础服务支撑，又要成为党和政府连结广大人民群众的桥梁纽带。要求档案管理工作与时俱进，服务社会，在社会主义新农村建设、社会保障体系建设、和谐社区建设等各个方面，发挥服务效能。

档案管理现代化是档案事业自身发展的必然选择。档案事业在改革开放和现代化建设中具有十分重要的地位和作用。在档案工作的外部条件和内部需求都在发生深刻变化的情况下，档案管理现代化无疑是奠定档案事业基础性地位、实现自身发展的必然趋势，可以促进传统档案管理理念的转变，有利于新一代管理体制的建立和完善，促进档案事业持续、协调、有序发展。

近几年，档案管理工作开始逐步进入规范化管理的轨道，从整体情况看，档案工作本身还存在以下几方面的问题：

（一）案卷标题不规范

有的案卷有标题，但不能反映主题内容；有的案卷缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；有的案卷档号不规范，没有目录号，一卷多册；部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；许多案卷未标页码，如果在使用中掉页很难发现。

（二）档案利用主体受到限制

长期以来，档案利用主要是为各级领导决策、为机关各部门工作参考服务，而为科研服务则相对较弱。由于受到某些陈旧的思想观念和档案制度的制约，一些档案利用主体的正当利用要求无法得到充分满足，或者需要办理大量复杂繁琐的手续才能得以实现，从而大大影响了档案的利用效率。

（三）馆藏档案门类不全，档案利用效率受到限制

据调查，目前不少档案馆馆藏门类不全，内容单一，主要以党政、科研、财会类档案居多，其他档案门类不全，数量有限。例如，照片档案、声像档案、实物档案等严重匮乏，特色档案寥寥无几，这就使档案利用面变得非常狭窄，不能满足各个层次档案利用主体的需求，直接影响了档案的利用效率。

（四）档案开发利用受到限制

以往的档案查阅主要是靠手工翻阅档案目录，档案管理人员经常会遇到查询人员对档案的形成时间、题目弄不清楚的情况，查阅起来特别困难，既耽误时间，又浪费人力。目前多数档案利用方式基本上仍停留在传统的手工层面上，游离于先进的信息技术之外，虽然档案馆已普遍配备了计算机，但使用范围仍局限于文档目录的录入，档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后，严重影响了档案的利用效率。

二、档案管理基础工作的标准化、规范化

要想提高档案管理的水平，就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行。

（一）全面普查案卷，去粗取精

实现档案管理标准化、规范化的第一步是普查案卷，去粗取精。因为，一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查，加之移交单位划分保管期限不准，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件。所以，首先要剔除这些无用的文件，才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

（二）重新组合案卷，实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管，而且也可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

（三）结合实际，规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作，也是直接影响输入计算机数据与信息准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。档案规范著录应该以《档案著录规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合著录工作的著录细则。

（四）统一分类号，保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们检索的需要。为了确保检索的完整性，我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，再制定出一些具体细则。在分类的过程中加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。应尽量做到统一认识、统一标准，前后标引一致，从而达到标准化和规范化管理。

（五）规范题名，保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率，但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准。而题名准确可以保证检索的查准率。因此，在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是：在填写题名项过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。我们纠正计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种(必要时加上人名、地点和时间)等要素都填写完整。如果题名要素不完整则要补齐，如果题名冗长则删除多余的贺词。还要统—文种，题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”，凡不要求批复的文件则写“报告”等，这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

三、推进档案工作现代化管理

面对当今社会电子档案文件数量急剧增加，网上利用档案文件信息的要求越来越高。为适应国家信息化建设档案事业发展的需求，应以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标。加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续、快速、健康发展，为改革开放和现代化建设服务。

（一）加快档案信息化基础设施建设

推进运用计算机管理档案，提高档案馆(室)计算机和网络技术的应用程度，进一步提高档案信息化水平。档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用。而实行计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率，提高社会利用的效率。

要实现档案管理现代化，首先要用现代信息处理技术对档案馆中存储的档案，纸制档案，照片底片档案，录音、录像（视频）档案等各种载体的档案和现行文件行数字化处理和存储，即进行数字化档案馆馆藏建设。其次要分级次著录，既省时，省力，即在著录过程中可以将案卷分为二个层次进行。将那些反映问题单一或变化值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及相同内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入，既节约了时间、人力与财力，又提高了效率。

（二）加强档案目录数据库建设

数字档案馆最核心的问题是信息资源库的建设。资源库应成为档案资料存储中心和档案资料处理中心。充分运用计算机技术，加快档案数据库建设，提高档案检索利用服务质量。各部门向档案馆移交档案时，要尽量做到同时移交机读目录。

（三）积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设

有条件的档案馆应通过接收电子档案，对各种类型档案进行数字化管理等方法，积极建设相关的全文数据库和多媒体数据库，尽快实现档案全文信息查询、不断提高服务效率和质量。

综上所述，档案管理工作是永无止境的，档案的现代化管理建设也是一个循序渐进和不断探索的过程。只有不断探索新路，做好档案管理基础工作，找准档案工作的切入点，适应新时期档案工作的需要，才能推进档案工作现代化管理。

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档案管理是一项系统的工作，不仅需要应用先进的管理技术，还需要利用专业的设备，只有对管理方法进行不断的创新，才能提高档案管理的效率，才能提高档案管理的质量，保证档案的合理利用。为了促进档案管理的现代化发展，相关工作部门需要做好基础工作，解决档案管理基础工作中存在的问题，应该建立完善的档案保管系统，提高档案管理人员的服务质量，保证档案分类的合理性，增加档案利用的途径，以提高档案管理水平，推进档案管理工作的现代化。

1 档案管理基础工作存在的问题

随着社会的不断发展，档案馆中的资料越来越多，为了做好档案的存储工作，档案馆管理部门需要做好档案馆的扩建工作，要增加档案馆的容量。我国很多档案馆存储的资料都比较杂，馆藏的数量比较大，案卷的数量比较多，而且时间跨度比较大。但是，一些档案馆采用的管理制度比较落后，有的档案馆仍然沿用的是封闭式的管理制度，很多档案管理人员档案管理任务就是单纯的对档案资料进行保管。很多档案管理员的专业性比较差，没有经过专业的培训，也没有掌握档案管理的技术与技巧，在日常工作中，缺乏创新意识，而且服务热情不高，在工作中以不丢失案卷为工作准则，这使得我国档案基础工作水平比较低。

在很多档案馆中，都存在档案管理不规范的问题，有的档案没有目录号，存在一卷多册的现象，在档号设置时存在不规范操作的情况。有的案卷标题不规范，在制定标题时没有考虑案卷的内容，标题无法准确反映案卷的内容，这些标题一般都存在缺少基本要素或者要素设计不准确的问题。有的档案馆中的案卷缺少目录，案卷的标题无法涵盖档案的全部内容，在检索的过程中，不利于提高档案的利用率，而且会浪费用户较多的时间。有的档案还存在案卷页码不统一的问题，这样很难确定案卷是否存在掉页问题。有的档案馆组卷整理比较混乱，在排列的过程中，没有按照统一的标准进行整理。还有的案卷薄厚不一，美观性不强，而且不利于提高空间的利用率。一般档案馆的建馆时间越长，其馆藏的数量越多，而且存在的问题也越严重，为了改善我国档案馆基础工作较差的现状，管理部门应该引进先进的技术与设备，提高工作的效率与质量。

2 加强档案管理基础水平

2.1 做好普查以及档案整理工作

在对档案馆的案卷进行收集与整理时，需要做好全面的普查工作，要采取去糟取精的原则，对档案馆中没有任何利用价值的案卷进行剔除，要定期对档案进行整理与检查，做好档案的更新工作，避免出现案卷重复或者档案丢失的问题。在对案卷进行普查的过程中，需要做好更新工作，要提高档案的利用率，还要保证档案的价值。

2.2 保证案卷整理的规范性

档案管理工作需要利用先进的设备，在利用计算机技术后，档案整理的效率大大提高了，档案馆的工作人员要定期对案卷进行整理，要做好案卷的重组工作，保证案卷整理与存储的规范性。对缺少明确信息和编码不正确的案卷进行细致的检查，做到案卷的形式规范化。

2.3 统一分类号

在整个档案管理工作中，对档案进行统一分类是非常重要的。工作人员应该在遵守相关的法律法规的前提下，根据实际情况的不同，运用不同的分类方法。这就要求档案管理的相关工作人员对这项工作有充足的认识，加强校正工作的力度，确保档案管理工作能够按照统一的标准。达到相对规范的效果。这也是为以后的计算机录入工作打好基础。

2.4 规范题名

和档案管理工作中的分类号一样，对档案的题名工作也要重视。在具体的工作过程中，一定要规范题名，将模棱两可的档案归到一起进行后期的查证;将题名不规范不全面的档案进行检查和补充。尽量提高案卷题名的规范化要求，保证检索的查准率。

3 推进档案管理现代化

3.1 分清主次

进行档案管理工作的最终目的就是更好地为社会服务，满足人们对档案的查阅和研究的要求。对于庞杂的档案案卷来说，有些是利用率高，保管价值大的案卷，有些则是相对来说不是很重要的案卷。所以在档案管理的过程中就要分清主次、轻重缓急，在应用计算机管理的时候，对重要的档案优先处理，这样才能提高档案管理工作的效率。

3.2 著录分级次

在著录过程中，可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录;对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录;而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件，则进行文件级著录。这样既节约了时间、人力、与财力又提高了效率。

3.3 利用好档案原基础

对于那些案卷基础较好，又具备全引目录的案卷，在著录时，可以直接在全引目录上面分类标引;而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。

3.4 使用“关键词”

“主题词”虽然有规范统一的功效，却同时存在着查找繁琐、效率低的弊端;怎样取其利避其弊？我们认为，可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中，靠思维归纳出提示主题内容的词汇、关键词进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。这种做法不仅解决了手工标引速度慢，计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题缩短查找时间，提高效率。

档案管理事业在发展的过程中，需要提高档案资源的利用率，在收集与整理档案资料时，要做好剔除工作，对利用价值不高的档案，不需要将其存入档案馆中。为了提高工作的效率，档案馆部门还需要引进先进的设备以及管理理念，一定要保证档案基础工作的质量，这样才能提高档案馆的现代化发展水平。档案管理人员要重视基础工作，要保证操作的规范性，对传统的管理方法进行创新，以及避免出现档案丢失或者档案标题不明的问题，档案管理人员要加强日常的学习，提高专业技术，这样才能推进档案管理工作现代化建设。

参考文献

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一、档案管理基础工作存在的主要问题分析

1、档号不规范，一卷多册且没有目录号现象较多。

2、案卷标题不规范，不能反映主题内容甚至没有案卷标题等现象比较普遍。

3、大部分案卷缺少卷内目录，以致于部分内容永远无法检索而不能利用。

4、许多案卷未标注页码，一旦使用中掉页便很难发现。

5、案卷组卷混乱无序现象比较严重。

6、案卷厚薄不一，有的几页纸一文一卷，有的几百页纸一类一卷。

二、提高档案管理基础工作水平，实现标准化、规范化管理。

公文是档案的前身，档案大部分由公文转化而来。可以说公文制发的如何，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。所以要求档案管理的各个环节都要统一有序和科学进行。

1、全面普查案卷，去糟取精。

实现档案管理标准化、规范化的第一步工作就是普查案卷。对于综合性档案馆来由于说很少进行全面的清查，难免存在许多无查考价值的文件，所以首先要将这些文件剔除，才能避免使用计算机管理时出现重复与效率低的情况。

2、重新组合案卷实现案卷规范化

对于那些相互存在某种联系的文件要尽可能将其组合在一起。同时对那些无页码、无案卷标题以及无卷内目录的，还要重新加工填写，以保证全部案卷更加规范，内容完整。重新组卷可以优化馆藏，同时还可提高计算机管理档案的利用效率。案卷要求：一是公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准。二是要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限。三是公文字迹要牢固清晰，不要使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，有利于日后长久保管利用。四是要合理使用文种，拟制格式要规范，以利于实施应用标准化、现代化检索手段。

3、实施“以我为主”的立卷归档原则

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。应从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求实施“以我为主”的立卷归档原则，这是推进档案工作规范化、标准化的关键环节。要注意解决好三个问题：

（1）要准确把握文件立卷归档的时效性，在完成现行文件阶段任务的情况下，才能进行立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱

（2）明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。

（3）坚持贯彻“以我为主”归档原则，分清主次，把住全宗的入口关，在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

4、统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。首先根据《中国档案分类法》进行分类，再根据情况制定出一些具体细则。在分类的过程中还应及时校正分类人员的某些错误。提高校正人员业务水平，增强其责任心，从而达到标准化和规范化管理。

5、规范题名保证检索查准率

档案的分类号是检索查全率的保证，而题名准确才能保证检索的查准率。要做到即保证查全率又保证查准率。因此，在著录时要统一规范题名，防止在检索时出现文不对题、含混不清的情况发生。

三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于分类和检索，促进档案标准化管理。还要注意提高案卷装订质量，以有利于档案规范化管理。

四、加快数据准备推进档案现代化管理进程

1、分清轻重缓急，循序渐进

档案为社会所用是档案管理的一个重要目。而实现计算机管理档案的目的则是提高档案的利用率。要加强计算机的维护和使用，大力推进计算机管理档案，并在使用过程中从卷宗的整体出发，对所有全宗进行排队，分清主次和轻重缓急，对于可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案，予以侧重考虑，进行优先加工整理。这样有利于加快提高档案的社会利用率。

2、分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3、分门别类，充分利用档案原基础

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前言

为了更好的完成档案管理工作，实现现代化档案管理建设，我们首先应从基础工作抓起，奠定良好的工作基础，才能为我国档案管理工作的长期可持续发展奠定扎实的工作基础。本文主要从档案管理的基础工作进行深入的分析，并根据其工作中的不足予以补充和加强，借此不断提高我国档案管理工作的质量和效率。

1、档案管理的基础工作中的具体问题分析

就当前我国档案管理现状而言，我国档案馆以内容庞杂、数量繁多的卷宗为主，这样查阅资料极为困难：耗费时间长、时间跨度较大。由于长期处于封闭式档案管理状态，所以一直以来档案管理工作仅以保管不丢失为原则，另外各个时期档案整理规格、要求各不相同，因此造成了档案基础较差、计算机管理适应能力较差的现象。其中存在主要问题总结如下：

第一，未建立明确的档案档号、目录号，经常出现一卷多册的现象。

第二，未制定规范的案卷标题，标题基本要素缺乏或不能反映其主题内容，并且很多案卷没有标题的现象也是极为普遍的。

第三，由于案卷目录，因此许多未涵盖在案卷标题中的内容难以被检索到，且无法得到有效的利用。

第四，案卷中未标示页码的现象也极为普遍，若是使用中发生掉页和缺页也不易被发现。

第五，存在较为严重的组卷混乱的现象，有时按照职能部门的管辖权限组卷、有时按照时间或文种等组卷。

第六，卷宗厚薄差异较大，有的一两页纸一卷、也有几百页纸一卷的。综合性档案馆的建馆时间越长，档案积累也就越丰富，类似的问题也就越发严重。根据上述问题分析我国的综合性档案馆可发现，我国尚不具备建设计算机档案管理的条件，我们应逐渐加快档案基础工作的科学管理水平，逐一解决上述问题。

2、采用规范化和标准化的档案工作方法、程序，提升档案

管理的基础水平

根据多年工作检验和科学的观念中可知，必须从工作程序和方法的规范化、标准化来逐步提高我国的档案管理水平，我们今后也应严格遵循科学方法和规范的程序执行档案的整理的收集、整理和鉴定、著录以及保管等环节档案管理工作。

2.1实行案卷的全面普查，精益求精

进行案卷的全面普查，去其糟粕，取其精华，这是档案管理规范化和标准化首要步骤。通常由于综合性档案馆长期未进行档案全面清查、移交单位对保管期限划分不准，因此常会有无查考价值和重份文件存在。我们要将这些无用文件剔出才能避免计算机管理低效率和重复现象的出现，提高档案管理的有效性、提升档案管理工作质量和效率。

2.2案卷的重新组合、及其规范化

对于内容过于混杂和组卷过重的案卷，重新进行档案整理、组卷。尽可量的坚持将那些存在相互联系的文件组合起来，这是案卷重新组卷应坚持的原则。并且对于那些无案卷目录、页码、标题不清或无标题的案卷进行重新整理、填写，使卷宗更加规范。优化馆藏、实现对档案的科学化保管、进一步提升档案计算机管理利用效率。

2.3将著录工作与本馆实际相结合

为了实现现代化的档案管理，案卷著录比不可少，同时著录工作也是计算机管理中的一项重要基础工作，它将会直接影响到计算机信息和数据输入的准确性，它是档案管理重要的前期工作。我国1986年所颁布的《档案著录规则》就是使著录工作规范的根本依据。在条件各不相同的档案馆自身条件的限制下、且技术要求不断提高的情况下，档案馆应按照相关《规则》来规范自身档案管理，并将其与自身实际情况和计算机技术管理要求相结合，制定出适宜本馆的著录细则。

2.4保障档案检索查全率、统一分类号

建立计算机档案检索的主要目的就是为了人们的档案检索需求，这也是实行计算机档案管理的优势。为了确保完整性的档案检索，我们应当根据我国的档案分类法制定出适宜的档案检索实施细则。加强档案分类过程中的校审力度，及时校验纠正档案分类人员错误。统一档案人员工作标准和认识，实现档案的规范化、标准化管理。

2.5提高检索查准率、规范题名

只有完善档案分类号才能使检索查全率得到保证，进一步保证档案检索查全率。而单单依靠检索查全率是远远不够的，同时还应保证检索查准率。所以必须在著录时进行档案的统一规范题名。而规范题名必须要抓住题名的要点和原则，也就是要避免出现文不对题、内容混淆以及计算机识别不清等情况的发生。例如将要题名的文种、事由和责任者等填写完整。若无完整的题名要素，就应将其补齐，而对于题名冗长的就应删除多余赘词。同时也应将影响检索准确率的文种统一文种。并利用计算机的独特功能将关键词项中的时间、地点和人名实行分别著录，为日后的检索工具的制作奠定基础。

3、加快现代化档案管理建设进程，做好数据准备

计算机的数据准备工作是档案基础工作中一项重要工程，而建馆历史悠久综合性档案馆，其馆藏较为丰富，案卷著录工作量较大、工作极为复杂。因此必要要建立一套完整、科学且规范的工作方法及程序，避免因数据准备不足而造成的现代化档案管理工作进程缓慢、计算机数据无法录入的现象。抓好档案管理著录“多”、“快”、“好”工作要点。

3.1明确工作重心

为了充分发挥档案对社会作用，使其为社会所用，这就是实施档案管理的目的之一，而利用计算机进行管理档案则可以有效提高档案利用率。在综合性档案馆中推进计算机管理则应按照卷宗内容价值大小、重要程度、开放程度和利用率的高低，对于那些社会利用率较高、核心档案实施优先整理。从而促进现代化档案管理工作的社会利用率和计算机化进程。

3.2实施分级次著录整理

按照三个层次实施档案著录整理，对于一些查考价值不高或反映问题单一的档案实行著录整理，对组合级文件等实施分级著录。以准确完整的揭示档案特征和主题内容，节省档案管理工作人力、财力和时间。

3.3对档案进行分门别类，利用原基础档案

档案基础好的案卷，只要在此基础上对案卷实施分门别类的管理、著录，并利用计算机程序进行案卷目录的直接录入、给予其统一分类号，从而减少档案著录的速度。

结束语

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那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

1全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

3结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。

4统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

5规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。

三、加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可 以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

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据劳动与社会保障部《全球产业结构调整中的职业发展和变化》表明，在全球产业结构调整中，社会职业发生了增长和发展、衰落和消退、调整和变化三种趋势。其中，“图书与档案管理员”以平均年增长负1.0％被列在“衰落和消退”的职业之中。

一、边缘化和边缘化档案馆工作人员的释义

（一） “边缘化”

1、什么是“边缘化”？

边缘化理论最初出现在西方经济学界。后来它被广泛应用在社会各个方面。边缘化是向人或事物发展主流的反方向移动、变化。边缘化是一个比较抽象的说法，就是非中心，非主流，或者说被主流(主流社会、主流人群、主流意识形态、主流文化、主流经济...)所排斥，所不包容。

2、“边缘化”的特点

边缘化不是简单说就是被淘汰，准确说就是不入主流，没有号召力、没有影响力、没有权威力，容易被忽视被冷落。任何处于边缘的事物并不等同于消亡，事物的边缘化有一个逐渐演变的过程，这种演变的原因是由于事物本身的内在因素和外部条件的变化而变化的。它的结局无非有两种，要么是从边缘重新返回中心，要么是从边缘走向消亡 。

（二）边缘化档案馆工作人员

1、档案馆工作的特点

档案馆管理是一项被动、单调、繁杂、机械而又默默无闻的管理活动，工作的程序化明显，它需要工作人员具有高昂的工作热情、良好的业务知识、甘于寂寞的心理素质。

2、什么是边缘化档案馆工作人员？

边缘化档案馆工作人员是由“边缘化”理论中引出的新概念，意思就是档案馆工作人员由于自身或外界的种种因素，对自身所从事的档案馆工作失去兴趣，呈现边缘化的现象。

3、边缘化档案馆工作人员的表现

在实际的档案馆工作中，边缘化档案馆工作人员普遍存在着。这些档案馆工作人员工作的积极性和主动性不高，责任心和进取心不强，机械的应付着表面的工作，工作不认真不负责，对档案管理工作中出现的问题不闻不问、不注意思考，摆出一副事不关己的工作态度。根据现代社会心理学的研究成果，在群体环境中，一种社会心理状态和情绪，通过感染和模仿等途径可以从一个个体蔓延到另一个个体，一部分人的情绪可以传染给另一部分人甚至全体成员，从而造成群体行为。边缘化档案馆工作人员的工作态度会对日后的档案管理工作埋下了隐患。因此这一现象必须得到关注。

二、档案馆工作人员边缘化的原因

1、来自于外界对档案馆职业认同的偏移。

在当今信息社会高度发展、信息行业竞争激烈的情况下，档案学科的发展却滞后于社会发展的水平，档案馆的社会地位并未提高，档案学科领域没有得到应有的重视，服务的价值也没有得到回报，等等。加之传统观念的影响，认为档案馆工作只是看好库房而已的、毫无技术含量的工作，从而轻视档案工作，使得档案馆工作人员的工作热情受到打击。

2、职业自信心的缺失。

科技的进步，计算机技术的广泛应用，部分工作人员由于自身的知识水平跟不上社会的需要，工作观念和方法老化，许多工作感觉力不从心，慢慢选择放弃，失去工作的激情。

3、行业“技术贵族”的出现。

近些年对现代信息技术的重视，档案馆内的工作人员阶层出现巨大的变化，处于信息技术岗位的工作人员受到领导的重视，而处于借阅等部门的工作人员由于受到冷落以及较少的职业发展机会，内心不平衡，于是对现有工作失去热情，渐渐边缘化。

4、档案馆历来被认为是“清水衙门”， “人在曹营心在汉” 是某些馆员心态的真实反映，他们功利心重，认为档案工作太过繁琐、不出成绩，没有前途，他们期望着向薪金待遇高的单位流动。

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一、财政档案现代化管理工作的存在问题

近年来，随着财政档案工作者业务水平的提高，档案的管理工作也逐渐走上规范化的路线，但一些需要解决的问题也时刻提醒着档案管理工作还需要与时俱进，还需要跟上现代化管理的脚步。

（一）档案全部实现电子归档难度较大

与纸质文件相比，电子归档是一项更加艰苦细致且难度较大的工作，因为大多数电子文件形成者局限于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作。

（二）档案管理工作者现代化操作水平不高

由于电子文件必须借助计算机编目归档，这对不熟悉电脑操作技术的档案工作者来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生烦躁情绪。

（三）档案现代化管理操作程序不统一

目前，档案工作的现代化管理没有出台统一规范的标准和制度，各地方也缺乏操作的实施意见。各单位虽然依据自己的情况，开发了一些档案的系统软件，但是在遇到问题时，还是难免局限于操作的不规范，所用的操作系统缺乏全面性和可联系性。

（四）档案收集归档的不完整

财政档案所涉及的业务档案、会计档案非常多，除档案部门负责接收的档案外，其他业务档案均分散在相应的业务部门，而业务科室事务繁杂，档案的采集、整理、归档难以做到现代化操作系统的整齐规范，因而档案收集归档不够完整。

二、实现财政档案现代化管理的一些对策

（一）提高领导对档案工作的重视程度

要做好档案工作，必须得到领导的支持，领导是否重视档案工作，在很大程度上取决于对档案员工作的满意度。因此，要加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对档案工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作不是主要工作，可有可无，这就需要档案员经常向领导宣传档案工作。档案工作者要勤向领导汇报档案工作情况，使领导受触动、受启发；另外，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上级机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到档案工作的重要性。争取领导重视后，档案工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，发挥主观能动性，做出业绩，做出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。

（二）建立和规范新形势下档案现代化管理制度

计算机技术的广泛应用，办公自动化的迅速发展，网络的不断延伸和发展，日益迫切地需要确保档案的可靠性和安全性。因此，各级档案管理部门要根据新问题、新要求建立并结合本单位实际制订一套科学、合理、严密的管理制度，切实可行的档案收集、整理、保管、利用的操作规程，以避免在电子文件的各个环节中信息更改或丢失，从而维护电子文件的原始性和真实性，保证档案管理现代化持续、有效地发展。

（三）提高档案标准化、规范化水平

档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化落后和软件应用的“多、乱、杂”，这些都严重影响了档案现代化系统整体水平的提高。系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是功能并没有得到充分发挥。应建立一套统一的管理标准，并适时加以更新和规范化，为相关部门的档案管理工作提供可管理的依据。

（四）建设一支具有现代化素质的管理者队伍

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高效强化社会保险的档案管理工作，已经成为当前深化我国社会保险改革活动的物质基础。随着我国社会改革活动的进一步加深，现有的单位人必定会转变成为社会人。相关社会保险部门不仅需要承担社会保障的相关责任，同时还需要担负相关离退休工作人员的社会化服务与管理的相关工作职能。面对如此宏观的社会框架，若不具备十分完整精准的个人资料，即科学有效的社会保险档案管理，我国的社会保险部门的工作就将陷入僵局，甚至会严重影响到社会保险改革活动的落实进程。

二、当前阶段我国社会保险档案管理的实际发展现状

由于当前阶段的社会保险档案自身涉及到的范围比较广，在我国各个地区不同类别的社会保险档案，分别归属于不同性质的部门进行管理，进而造成了管理工作混杂不科学等问题。例如，不同性质的档案归属于不同类别的部门，部门与部门之间存在信息沟通问题。一个人的社会保险资料分别留存于两个不同类别的管理机构中，其在进行所保理赔过程中手续会变得更为复杂繁琐。除此之外，现有大部分的社保经办机构并没有完全遵循个人档案集中管理的工作要求，只是综合性地将相关档案进行管理，并全部放置于相关的业务科室中。具体管理方法也存在诸多的差异，并没有形成一个科学完整的档案咨询服务平台，以便于可以随时随地的查询个人社会保障档案信息。

三、社会保险档案管理工作的优化策略

（一）全面健全与之相关的管理制度，规范管理工作流程。当前阶段，依据我国现已颁布的《档案法》《保密法》等法律法规，我们可以得知制定社保档案的分类具体要求及保管时长。科学地对每一类别档案，制定与之匹配的管理制度。进而全方位地构建科学完整的制度机制，做到有法可依，遵照工作章程开展工作。工作人员需要对现有的各种类别的档案进行细致地收集，整理归纳、保管、记录存档等。在实际开展工作中，必须要做到符合相关的工作流程，有效地对档案进行管理。对于日常生活中形成的文书材料、业务报表、图表等，需要及时地进行归纳整理并存档。严格遵循集中管理的工作原则，最大限度地避免社会各保障职能部门间由于复杂的连带关系进而造成的人力物力资源的无辜浪费，全面实现社会保险档案的集中管理。

（二）制定社会保险档案管理工作方法。我国相关部门需要将社会保险档案工作规范至管理活动中。管理工作则需要充分依据社会保险档案存储的现有内容及范围，依赖保险档案室所需要的器材配备等。档案室的具体管理相关工作人员，需要承担的责任与义务等方面全部做出细致的制定，并以此来彻底解决我国社会保险档案管理工作无序问题，逐渐构成上下管理一致的社会保险档案管理机制。

（三）软件，硬件，双管齐下，全面落实社会保险。我国现有各层级社会保险部门组织，需要最大限度地克服资金短缺等相关问题，并建造眼下最为先进的微机设备装备档案室。在档案室机型方面，需要尽可能地做到整齐划一，以便为下一步的计算机终端网络及社会保险档案数据的全民共享奠定坚实的物质基础。同时工作人员需要明确自身的工作重点，放置于档案管理的相关软件开发工作中。由各省级社会保险部门统一进行组织开发，其开发的软件，主要功能包含：档案编目及信息检索；对档案内现存资料进行综合统计。如对保险档案的分类统计、相关信息资料全局统计等；档案借阅的自动化管理，以便对信息需求者的情况、时间、归还时间等进行精准的把控；进而全面实现网上互联的工作状态。

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[摘要]据当前现状分析，文书档案管理制度不仅滞后于社会经济的发展，在某种程度上也阻碍企事业单位的向上发展，与社会档案需求的脱节程度也日趋明显。基于这一背景，本文围绕文书归档管理工作对事业单位的作用展开了分析，概述了事业单位文书档案管理实践中的若干问题，并藉此提出了优化其管理效能的相关建议，以期对新时期事业单位档案管理工作创新提供有益参考。

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关键词 ]事业单位改革；档案文书管理；信息化建设

一、文书档案现代化管理对事业单位的作用

（一）提高文件传递的安全性。传统的文件传输方式，主要是通过邮政投递系统或是其他快递方式，受限于时间与距离的影响，同时，档案管理人员私存文件或者丢失文件的状况也时有发生，其他原因造成文件的延误、丢失亦属常事，都为档案管理与使用造成了很大程度上的不便。所以，事业单位档案管理亟待引入并推广现代化技术进行文件归档管理，比如，通过计算机网络方式进行文件传递，能够极大程度为文档收编节约传递时间，提高文件传递速度，确保文档安全性得到有效保障。

（二）确保文件保存的稳定性。互联网科技的快速发展，很多事业单位档案室已经逐步开始普及上述现代化的办公方式。纸质文书容易受外界因素的影响而缩短寿命，一旦纸质文书受到破坏就会造成不可挽回的损失，而电子文件则能很好地解决这一难题。通过选用不同的电子载体，将文书档案以电子方式进行保存，可以实现文书档案信息与载体的分离利用，同时，电子载体具有存读方便、快捷、保存时间长、易于传递、受外界环境因素影响比较小、不易损坏，稳定性比较强等特点，能够提高文书归档工作的质量，确保文件保存的稳定性。

二、事业单位档案管理实践中的常见问题

（一）缺乏管理，重视不足。据客观而论，部分档案管理工作局限于行政管理阶层，对基层档案的重视程度不够，部分领导甚至对档案管理认知存在偏差，比如，只关注单位经济效益与发展前景，漠视档案管理工作对事业单位经济增长的积极作用，导致内部档案管理工作长期缺乏有序部署与严格管控，档案资料的收集归档不全、整理不规范、散乱等现象严重，难以为单位发展提供资源支撑。

（二）配套不全，条件较差。健全的档案管理工作体系必须配备完整且匹配的相应基础设施与监管机制，但当前事业单位档案管理工作普遍存在的一个问题在于档案管理“软”、硬件条件“差”，比如，档案柜架等基础设施的配备装具参差不齐，致使档案工作陷入被动局面；或是部分基层档案室建设缺乏专项启动与维修资金，导致纸质档案资料在长时间的存放下出现霉变、虫蛀等现象。

三、优化事业单位档案文书管理效能的具体措施

（一）全面推行文书归档规范化管理。完善、健全的制度是促进文书归档管理顺利进行的基础保证，在文书归档管理过程中要始终以制度为标准，督促管理人员认真学习与档案管理相关的制度与准则，建立统一的工作标准与规章制度，并要求全体人员严格按照规章制度进行作业，确保每一工作环节有序进行，践行文书归档的规范化管理原则。

（二）巩固单位领导及全员档案意识。领导的重视是推动文书归档工作顺利进行的重要保障，具有提高全员档案意识的积极作用。然而，基层档案室文书档案数量较多，经费却相对紧张，由此要求文书归档管理人员必须具有较高的业务水平，以保证文书归档管理工作的顺利开展。同时，要增强领导的档案意识，将档案归档管理作为工作的重中之重，并对档案管理工作的方式方法进行研究，对有关管理人员进行考核，不断提高全员档案意识

（三）积极利用现代化技术辅助管理。随着我国经济的快速发展，网络化、数字化、信息化的办公模式也得到了快速的发展与应用，用现代化的方式进行文书档案管理已成为一种必然趋势。在文书档案管理工作中，要将文书档案由纸质档案转变为以光盘、磁带、计算机硬盘等为载体的电子文件，以网络化的方式对文书档案进行管理，逐步实现从手工作业方式向计算机管理方式转变。同时，国家财政部门也应加大资金投入，不断完善基层档案室的配套设施，加强地方文书档案信息网络与资源的一体化建设，实现档案数字化管理的同时夯实对电子文件的管控，最大限度确保电子文档的安全性和信息可用性。

结语

综上所述，笔者认为事业单位档案管理工作的改善措施，首要建立在提高认识、加强重视的基础上，同步加大建设资金的投入，为档案管理工作以专款专用、准确预算、恰当使用、详细记录、及时结算等位为准则设置专项资金，优化工作机构设置，并在综合考虑实际情况与能力范围情况下，积极投建电子档案室或数字档案室，自上而下全面覆盖档案管理每一环节，确保事业单位档案收集、整理归档、保管、利用等环节的安全便捷。

参考文献

[1]刘嫔兰.云计算在企业单位档案管理中的应用研究[J].今日中国论坛,2013(07)

[2]陈萍.新时期事业单位档案管理创新分析[J].广东科技,2013(12)

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Abstract: Through the analysis of the generated background and advantages of electronic archives, the paper expounds the inevitability of electronic archives, and emphasizes the importance of the preparation work before reception and the main channels of reception.

Key words: promote; electronic archives; reception

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012）

自中华人民共和国住房和城乡建设部建办标函【2007】738号《关于的通知》下达以来，全国各地不少地区的城建档案馆已试行和开展了电子档案的接收工作，探索出许多好的经验，摸索出很多成功的路子。但就绝大多数地区的城建档案馆、室而言，目前还处在等待、观望或正着手准备的初级阶段。为积极推进电子档案的接收工作，不断提高城建档案现代化管理水平，本文就认真做好电子档案接收前期各项准备工作谈点规浅认识。

一、广泛实行电子档案是必然的发展趋势

中华人民共和国行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117—2007），已于2008年1月1日期正式实施。这就表明，建设电子文件和电子档案，已经纳入城建档案馆、室业务范围，库藏档案资源又增添了新成员。目前尚未开展电子档案接收工作的，不管有多少理由，但总归是库藏档案资源建设的损失，是城建档案工作的迟滞。为弥补落后，抓紧赶队，我认为首要的是尽快提高对建设电子文件和电子档案重要性的认识，以敦促早日展开行动。

1、科学技术的发展产生电子档案。人类对信息记录、存储的要求，随着社会的进步而发展。现代科学技术的飞速发展，特别是计算机技术及信息技术应用的普及和深入，人类社会活动的记录形式发生了重大变化，众多的非纸质文件得以生成或产生。尤其在办公环境不断电子化的趋势之下，工程电子文件和电子档案便应运而生，而其主体地位会越来越明显，它必将彻底改变我们所熟悉的工作方式。这种信息时代带来的冲击和挑战，城建档案工作者必须清醒地认识，这是信息技术发展的必然趋势，是顺应时展的新要求。为此，必须从思想和理论上充分认识这一点，从而把电子档案的开发、运用尽快地提到议事日程。

2、电子档案生动形象地再现了生产社会实践。城建档案馆、室所接收的电子档案，是指具有参考和利用价值并作为档案永久保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其它相关数据。它和纸质档案一样，同样具有原始记录性，具有有效性、阶段性、完整性等特点。所不同的是，电子档案比纸质档案能更生动、更形象地再现生产社会的实践过程，同时更有利于档案信息资源的整合和快速传递。因为建设工程电子文件是在生产过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式将生产的全过程逼真地存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备去阅读、处理、并可在通信网络上进行传送。读取电子档案，如同身临生产和施工现场，其真实性和感染力，使其更富有利用价值。

3、电子档案可以提高工作效率和生产力。随着城建档案信息数字化处理技术和计算机网络技术的广泛应用，档案工作从初期从手工操作、查询、保管到目前的计算机查询、信息传输、下载、智能监控保管等，把人们从繁重单调的操作中解放出来，同时也使各种载体的档案得到了更好地保护，减少了人为的损伤和破坏，延长了档案的寿命，提高了查档调档的速度，降低了管理成本，提高了工作效率。信息社会和网络时代，基本特点是信息资源数字化，信息传递网络化。电子档案是完全数字化的档案，就充分体现了这一点。它可以通过网络虚拟空间，快速、高效、多方位地输出、传递档案信息和交流，与馆内计算机管理程序相融合，完成各种业务需要，不需再加工，便完成档案信息资源的共享，实现档案资源的整合。电子档案，为档案工作提供了自动化、系统化的管理手段，简化了数字化流程，有利于做各种数据分析，快速提供有价值的参考数据，管理上更为灵活广泛，大大提高了工作效率和生产能力。

4、电子档案可以节约大量存储空间。

目前，城建档案馆、室电子档案的形成，无非二种情形，一是将现有库藏档案扫描数字化，形成电子档案；二是按照《建设电子文件与电子档案管理规范》要求新接收的直接形成的电子档案。前者形成的电子档案不会减少纸质档案对空间的占用，后者接收的电子档案，在近期可以节省一部分库藏空间。如施工过程中的一些表格、一些材料的实验报告等，完全可以只收电子文件，纸质档案则可以免除。展望长远发展，将来很可能形成只收电子档案，而无需再收纸质档案，岂不更节省存储空间，同时也大大节约了基建成本。

5、电子档案便于异地备份规避灾害隐患。城建档案异地存储备份，是规避不可抗拒的自然灾害对档案造成危险隐患，确保档案安全的重要手段。特别是四川汶川地震等自然灾害发生后，这一问题更引起了国家及各级的高度重视。2010年5月，“全国档案安全体系建设工作会议”要求：“原则上，无论是档案馆，还是档案室，所有应归档保存的电子文件都应至少有一套异地备份。”国家住房和城乡建设部，为确保做好档案异地备份工作，还为各省异地备份划分了对口省份和地点。

电子档案异地备份的提出，是适应新形势发展而强调的新要求，同时也是基于电子档案便于存储传递的特点，这是纸质档案难以做到的事情。因此，把纸质档案转换成电子档案，大力接收建设工程电子档案，已是刻不容缓的重要工作。

二、认真做好接收电子档案的各项准备工作