时间：2023-03-07 15:00:27
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1.适应社会主义现代化建设事业发展的需要
科学技术进步有力地推动了经济社会的发展，也推进我国档案管理现代化建设，让档案充分发挥其积极作用，是推动我国社会主义现代化建设事业发展的有力举措。
2.适应信息化社会发展的需要
信息在现代社会发展中的作用日益突出。档案是一个国家文献信息的重要组成部分，也是社会信息系统的基础。现代化的档案管理有利于发挥信息促进经济社会发展的积极作用。比如，传统的纸质档案局限于记录文字、图形等信息，而现代化的手段能够使档案以声音、视频、动画等方式呈现，信息内容更加丰富全面。
3.档案事业自身发展的需要
现代化的管理和操作手段，为档案信息资源的开发利用创造了有利条件，通过合理配置档案信息资源，实现档案数字化、系统化，拓展了档案的服务范围。同时，现代化的管理手段在档案分类、查找、传输等方面优势明显，大大提高了档案收集整理和开发利用的能力，促进了档案管理效率的提升。
二、当前档案管理现代化建设中存在的问题
1.县级档案管理人员对档案管理现代化的认识需要加强
当前县级档案管理人员对档案管理现代化的认识主要存在三种误区：一是部分县级档案管理人员现代化意识薄弱，认为档案管理现代化没有必要。这部分县级档案管理人员在以往传统的档案管理工作中，积累了较丰富的经验，取得了一定的成绩，认为传统的档案管理方法足以应对档案管理事务，因此对现代化的档案管理存在抵触情绪。二是不少县级档案管理人员将档案管理现代化等同于购置计算机、刻录机、微缩机等现代档案管理设备；而且在档案设备使用过程中，一些档案管理人员不会使用这些设备，造成设备闲置浪费。三是一些档案管理单位不够重视档案管理现代化。主要体现在档案管理人员的培训问题上工作不到位。随着现代档案管理技术手段的不断更新和涉及知识领域日益多元化，受县级档案管理人员工作经验以及专业知识的局限，在相关培训跟不上档案管理现代化对人员知识技能的要求时，档案管理人员就难以利用现代化的档案管理方法提高工作效率。
2.档案资源共享度不高
档案信息资源是国家基本信息资源的重要组成部分， 能否实现档案信息资源共享， 是档案及档案管理工作主动适应新常态的重要举措。然而， 各级各类档案馆（室） 档案资源数字化、信息化工作量大，而且专项经费缺口也大， 导致馆存量档案在信息化工作中举步维艰，馆增量档案信息化工作任重道远。
3.档案管理现代化的相关标准有待改进
档案管理涉及的相关标准滞后、不统一，客观上影响了我国档案管理现代化建设进程的推进。一是档案管理相关技术标准滞后。随着档案管理现代化技术手段的日益发展和运用，现行的档案整理、著录标准、分类方法及有关规定，没能及时跟上现代技术和社会发展的步伐。特别是当前云计算、云存储等不断被应用于档案管理领域，而档案管理对有关云计算、云存储的技术标准及规定并没有及时制定出台。三是档案基础工作标准化、规范化欠缺。由于历史原因，一些档案管理部门业务基础不强，案卷质量较差，存在各类档案著录细则不一致，以及立卷、编目等规范不统一的情况，影响了档案管理效率。
三、县级档案局现代化档案管理工作的建议
1.现代化电子信息技术与档案管理工作有机结合
现代化电子信息技术的内容就是利用计算机技术进行档案管理工作，计算机作为全新的信息载体，能在磁盘和硬盘中建立电子信息档案，代替传统的纸质档案。此外，计算机还具有运算速度快、查找能力强、储存空间大等多项优点，因此，使用计算机进行档案管理工作能显著提高档案工作的工作效率。现代化电子信息技术与档案管理工作有机结合后，还能创建全面、综合、快速、有效的档案信息网络体系。通过档案信息网络体系能将档案信息资源上传至县级档案局官方网站，人们可以通过网站查阅档案信息，实现档案信息资源的共享。如此一来，不但为县级市民提供了便利，还能促进档案信息资源的开发，进而促进县级地区的经济发展。
2.培养现代化档案管理工作的人才
现代化的档案工作人员不但要掌握现代化信息技术能力，还应该不断学习其他相关的先进知识和先进成果，使自身能力能紧跟时代的发展步伐。现代化档案管理工作人员应具备以下三个方面的能力：第一，全面掌握计算机的使用能力，掌握计算机的使用能力是现代化档案管理工作人员的基本能力，也是促进自身发展的必要条件。第二，业务能力较强，工作人员要将自己树立为“活档案”，才能更好地帮助人们解决问题。第三，掌握专业的知识，由于档案工作中设计专业知识范围较广、内容较多，因此要求档案管理的工作人员必须掌握专业的知识，以及其他相关专业的基本知识。
3.完善档案管理现代化标准
在高新技术产业化，信息产业迅速发展的时代，国内各种信息机构通过各种工程计划，显示着越来越重要的作用时，档案馆这个信息系统都往往被人们忽视，特别是县级档案馆的建立，并没有引起人们对档案工作性质及其职能的深刻认识和变化，而是习惯性的将其置于机关档案部门相类似的地位。档案馆功能和作用得不到发挥，这在很大程度上，割裂了档案馆与社会各方面的联系，混肴了档案馆的本质属性。
档案馆是《档案法》明文规定的科学文化事业机构，应在国家知识系统中占有一定的位置。适应公众不断增长的物质文化生活需要方面，发挥自己的作用，作出自己的贡献。档案馆只有从过去固有的模式中走出来，更新观念，开拓创新，才能使档案馆工作在创新中发燕尾服，在创新中提高。
一是思想观念要创新。观念不创新，工作就迈不开步子。要破除广大档案工作者各种思想障碍，对立与社会主义市场经济相适应，符合新形势下的档案馆工作要求的新观念。只要符合“三个有利于”，符合“三个代表”，就大胆的干，大胆的试，不断拓宽档案馆工作的服务领域，改进服务方式，使档案馆工作更加适应经济发展的需要，更加充满生机活力。
一、档案管理现代化建设的必要性
档案管理现代化是档案工作顺应时展的需要。传统档案管理工作，主要是利用人工对档案实体进行精细的收集、整理、保管、利用等，在科学技术突飞猛进、社会发展日新月异的今天，电子政务、电子商务日益普及，政务公开全面推行，对档案管理工作提出更新更高的要求，传统档案管理方法弊端已凸显。加快档案管理现代化步伐，适应时代需要，成为现代档案工作的一项重要内容，也是档案部门顺应时展的必然趋势。
档案管理现代化是社会主义和谐社会的要求。和谐社会建设要求档案部门既要为政府各项工作提供基础服务支撑，又要成为党和政府连结广大人民群众的桥梁纽带。要求档案管理工作与时俱进，服务社会，在社会主义新农村建设、社会保障体系建设、和谐社区建设等各个方面，发挥服务效能。
档案管理现代化是档案事业自身发展的必然选择。档案事业在改革开放和现代化建设中具有十分重要的地位和作用。在档案工作的外部条件和内部需求都在发生深刻变化的情况下，档案管理现代化无疑是奠定档案事业基础性地位、实现自身发展的必然趋势，可以促进传统档案管理理念的转变，有利于新一代管理体制的建立和完善，促进档案事业持续、协调、有序发展。
近几年，档案管理工作开始逐步进入规范化管理的轨道，从整体情况看，档案工作本身还存在以下几方面的问题：
（一）案卷标题不规范
有的案卷有标题，但不能反映主题内容；有的案卷缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；有的案卷档号不规范，没有目录号，一卷多册；部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；许多案卷未标页码，如果在使用中掉页很难发现。
（二）档案利用主体受到限制
长期以来，档案利用主要是为各级领导决策、为机关各部门工作参考服务，而为科研服务则相对较弱。由于受到某些陈旧的思想观念和档案制度的制约，一些档案利用主体的正当利用要求无法得到充分满足，或者需要办理大量复杂繁琐的手续才能得以实现，从而大大影响了档案的利用效率。
（三）馆藏档案门类不全，档案利用效率受到限制
据调查，目前不少档案馆馆藏门类不全，内容单一，主要以党政、科研、财会类档案居多，其他档案门类不全，数量有限。例如，照片档案、声像档案、实物档案等严重匮乏，特色档案寥寥无几，这就使档案利用面变得非常狭窄，不能满足各个层次档案利用主体的需求，直接影响了档案的利用效率。
（四）档案开发利用受到限制
以往的档案查阅主要是靠手工翻阅档案目录，档案管理人员经常会遇到查询人员对档案的形成时间、题目弄不清楚的情况，查阅起来特别困难，既耽误时间，又浪费人力。目前多数档案利用方式基本上仍停留在传统的手工层面上，游离于先进的信息技术之外，虽然档案馆已普遍配备了计算机，但使用范围仍局限于文档目录的录入，档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后，严重影响了档案的利用效率。
二、档案管理基础工作的标准化、规范化
要想提高档案管理的水平，就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行。
（一）全面普查案卷，去粗取精
实现档案管理标准化、规范化的第一步是普查案卷，去粗取精。因为，一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查，加之移交单位划分保管期限不准，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件。所以，首先要剔除这些无用的文件，才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
（二）重新组合案卷，实现案卷规范化
将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管，而且也可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
（三）结合实际，规范著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作，也是直接影响输入计算机数据与信息准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。档案规范著录应该以《档案著录规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合著录工作的著录细则。
（四）统一分类号，保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们检索的需要。为了确保检索的完整性，我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，再制定出一些具体细则。在分类的过程中加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。应尽量做到统一认识、统一标准，前后标引一致，从而达到标准化和规范化管理。
（五）规范题名，保证检索查准率
档案的分类号保证了检索查全率，但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准。而题名准确可以保证检索的查准率。因此，在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是：在填写题名项过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。我们纠正计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种(必要时加上人名、地点和时间)等要素都填写完整。如果题名要素不完整则要补齐，如果题名冗长则删除多余的贺词。还要统—文种，题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”，凡不要求批复的文件则写“报告”等，这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。
三、推进档案工作现代化管理
面对当今社会电子档案文件数量急剧增加，网上利用档案文件信息的要求越来越高。为适应国家信息化建设档案事业发展的需求，应以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标。加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续、快速、健康发展，为改革开放和现代化建设服务。
（一）加快档案信息化基础设施建设
推进运用计算机管理档案，提高档案馆(室)计算机和网络技术的应用程度，进一步提高档案信息化水平。档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用。而实行计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率，提高社会利用的效率。
要实现档案管理现代化，首先要用现代信息处理技术对档案馆中存储的档案，纸制档案，照片底片档案，录音、录像（视频）档案等各种载体的档案和现行文件行数字化处理和存储，即进行数字化档案馆馆藏建设。其次要分级次著录，既省时，省力，即在著录过程中可以将案卷分为二个层次进行。将那些反映问题单一或变化值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及相同内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入，既节约了时间、人力与财力，又提高了效率。
（二）加强档案目录数据库建设
数字档案馆最核心的问题是信息资源库的建设。资源库应成为档案资料存储中心和档案资料处理中心。充分运用计算机技术，加快档案数据库建设，提高档案检索利用服务质量。各部门向档案馆移交档案时，要尽量做到同时移交机读目录。
（三）积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设
有条件的档案馆应通过接收电子档案，对各种类型档案进行数字化管理等方法，积极建设相关的全文数据库和多媒体数据库，尽快实现档案全文信息查询、不断提高服务效率和质量。
综上所述，档案管理工作是永无止境的，档案的现代化管理建设也是一个循序渐进和不断探索的过程。只有不断探索新路，做好档案管理基础工作，找准档案工作的切入点，适应新时期档案工作的需要，才能推进档案工作现代化管理。
档案管理是一项系统的工作，不仅需要应用先进的管理技术，还需要利用专业的设备，只有对管理方法进行不断的创新，才能提高档案管理的效率，才能提高档案管理的质量，保证档案的合理利用。为了促进档案管理的现代化发展，相关工作部门需要做好基础工作，解决档案管理基础工作中存在的问题，应该建立完善的档案保管系统，提高档案管理人员的服务质量，保证档案分类的合理性，增加档案利用的途径，以提高档案管理水平，推进档案管理工作的现代化。
1 档案管理基础工作存在的问题
随着社会的不断发展，档案馆中的资料越来越多，为了做好档案的存储工作，档案馆管理部门需要做好档案馆的扩建工作，要增加档案馆的容量。我国很多档案馆存储的资料都比较杂，馆藏的数量比较大，案卷的数量比较多，而且时间跨度比较大。但是，一些档案馆采用的管理制度比较落后，有的档案馆仍然沿用的是封闭式的管理制度，很多档案管理人员档案管理任务就是单纯的对档案资料进行保管。很多档案管理员的专业性比较差，没有经过专业的培训，也没有掌握档案管理的技术与技巧，在日常工作中，缺乏创新意识，而且服务热情不高，在工作中以不丢失案卷为工作准则，这使得我国档案基础工作水平比较低。
在很多档案馆中，都存在档案管理不规范的问题，有的档案没有目录号，存在一卷多册的现象，在档号设置时存在不规范操作的情况。有的案卷标题不规范，在制定标题时没有考虑案卷的内容，标题无法准确反映案卷的内容，这些标题一般都存在缺少基本要素或者要素设计不准确的问题。有的档案馆中的案卷缺少目录，案卷的标题无法涵盖档案的全部内容，在检索的过程中，不利于提高档案的利用率，而且会浪费用户较多的时间。有的档案还存在案卷页码不统一的问题，这样很难确定案卷是否存在掉页问题。有的档案馆组卷整理比较混乱，在排列的过程中，没有按照统一的标准进行整理。还有的案卷薄厚不一，美观性不强，而且不利于提高空间的利用率。一般档案馆的建馆时间越长，其馆藏的数量越多，而且存在的问题也越严重，为了改善我国档案馆基础工作较差的现状，管理部门应该引进先进的技术与设备，提高工作的效率与质量。
2 加强档案管理基础水平
2.1 做好普查以及档案整理工作
在对档案馆的案卷进行收集与整理时，需要做好全面的普查工作，要采取去糟取精的原则，对档案馆中没有任何利用价值的案卷进行剔除，要定期对档案进行整理与检查，做好档案的更新工作，避免出现案卷重复或者档案丢失的问题。在对案卷进行普查的过程中，需要做好更新工作，要提高档案的利用率，还要保证档案的价值。
2.2 保证案卷整理的规范性
档案管理工作需要利用先进的设备，在利用计算机技术后，档案整理的效率大大提高了，档案馆的工作人员要定期对案卷进行整理，要做好案卷的重组工作，保证案卷整理与存储的规范性。对缺少明确信息和编码不正确的案卷进行细致的检查，做到案卷的形式规范化。
2.3 统一分类号
在整个档案管理工作中，对档案进行统一分类是非常重要的。工作人员应该在遵守相关的法律法规的前提下，根据实际情况的不同，运用不同的分类方法。这就要求档案管理的相关工作人员对这项工作有充足的认识，加强校正工作的力度，确保档案管理工作能够按照统一的标准。达到相对规范的效果。这也是为以后的计算机录入工作打好基础。
2.4 规范题名
和档案管理工作中的分类号一样，对档案的题名工作也要重视。在具体的工作过程中，一定要规范题名，将模棱两可的档案归到一起进行后期的查证;将题名不规范不全面的档案进行检查和补充。尽量提高案卷题名的规范化要求，保证检索的查准率。
3 推进档案管理现代化
3.1 分清主次
进行档案管理工作的最终目的就是更好地为社会服务，满足人们对档案的查阅和研究的要求。对于庞杂的档案案卷来说，有些是利用率高，保管价值大的案卷，有些则是相对来说不是很重要的案卷。所以在档案管理的过程中就要分清主次、轻重缓急，在应用计算机管理的时候，对重要的档案优先处理，这样才能提高档案管理工作的效率。
3.2 著录分级次
在著录过程中，可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录;对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录;而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件，则进行文件级著录。这样既节约了时间、人力、与财力又提高了效率。
3.3 利用好档案原基础
对于那些案卷基础较好，又具备全引目录的案卷，在著录时，可以直接在全引目录上面分类标引;而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。
3.4 使用“关键词”
“主题词”虽然有规范统一的功效，却同时存在着查找繁琐、效率低的弊端;怎样取其利避其弊？我们认为，可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中，靠思维归纳出提示主题内容的词汇、关键词进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。这种做法不仅解决了手工标引速度慢，计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题缩短查找时间，提高效率。
档案管理事业在发展的过程中，需要提高档案资源的利用率，在收集与整理档案资料时，要做好剔除工作，对利用价值不高的档案，不需要将其存入档案馆中。为了提高工作的效率，档案馆部门还需要引进先进的设备以及管理理念，一定要保证档案基础工作的质量，这样才能提高档案馆的现代化发展水平。档案管理人员要重视基础工作，要保证操作的规范性，对传统的管理方法进行创新，以及避免出现档案丢失或者档案标题不明的问题，档案管理人员要加强日常的学习，提高专业技术，这样才能推进档案管理工作现代化建设。
参考文献