合同管理系统范文

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本文论述一种适合于中小企业、基于单层结构模型的合同管理计算机信息管理系统的设计与开发。介绍了系统的实现及软硬件配置。该系统采用VB6.0作为开发工具，MS Access作为数据库管理系统。简单介绍了VB6.0的编程环境和其数据库编程技术。在可行性研究和需求分析的基础上，对系统的设计方案、功能模块、接口设计、数据库系统设计和安全设计等进行了较详细的论述。

该系统遵循先进、经济、安全、高效、可靠、易操作、易维护和开放的设计原则。

最后，作者对课题设计作出客观评价和总结，并对系统的不足之处提出其改进方案和新的构想方案。在论文末，将列出有关的参考文献。

【关键字】 合同管理信息系统， Visual Basic， 数据库技术

ABSTRACT

During this information times， combining computers with enterprise usual events management has become an emergent task that every enterprise must accomplish as soon as possible.

The MIS (management information system) of Contracts based on Single-Layer structure mode， which is suitable for medium and small enterprises is developed and designed in this article. Then introduces software and hardware configuration and implement of the system. The system adopts VB6.0 as developing tool， MS Access 2000 as DBMS(Database Management System). Then makes a concise description of programmable environment and database technique of VB6.0. Based on feasibility analyzing and system demand analyzing， emphatically expounds design-project、 functional model、interface designing database system designing、 security design in this paper.

The MIS of Contracts strictly follows the design principle of security， economy， efficiency reliability， and easy operating， maintaining and expanding.

Finally， the author makes a subjective estimate of his design， and puts forward improving methods and new plans to overcome the shortcomings of the existing system.At the end of this article， references are listed.

【key words】 MIS of Contracts， Visual Basic， Database Technique

： 33000多字

有目录、参考文献及完整源代码

400元

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经济合同是指法人、其他经济组织，个体工商户、承包经营户之间，为实现一定的经济目的、明确相互权利义务关系而订立的合同。目前已成为市场经济环境下各单位之间来往最重要、最常见的契约形式。合同不仅是商业关系的表达，更具有法律效力。加强合同管理，不仅实现医院内部控制需求，更有利于进一步提高医院管理水平，维护医院合法权益。

1审计合同管理存在问题

集团中心审计部于2016年9～10月对中心（集团）各院区2015年签订的经济合同，包括设备采购、物资采购、建筑工程、设备维保、总务类等进行审计，主要采取合同登记审阅，财务查账，付款逐笔核实，仓库调查到货入库情况等方式，对经济合同的合理性、合法性、完整性及合同条款的执行情况，款项的支付情况等方面进行审核。审计出集团各院区合同管理存在的问题。（1）合同签订不够规范。审计部门对合同审阅时发现，存在个别10万元以上的零星工程合同没有写明施工期间，且无保修期约定；合同文本没有签订日期、没有签约人签字；个别总务物资采购合同文本重要条款空白或与会签单上内容不一致等欠规范的情况。（2）合同文档编码不统一，文档查阅不便。各职能部门合同各自管理，各院区各部门合同编码没有统一制定，较为混乱。例如各院区的合同编码仍然延续集团合并前的编码方式，集团化后没有进行统一，院区内的总务合同也没有统一编码，整体比较散乱。合同归档采用手工归档，所有履行完成的经济合同均以纸质形式存档，使得查阅合同费时费力，效率低下。（3）合同会签进程、付款进度等难以控制。由于合同会签参与的部门及人数较多，一份合同签订往往需要消耗很长时间，而且难以追踪具体已签至哪个部门，需要逐个部门进行联系，付款签字流程同样需要长时间签字流转，效率较低且流程监管困难。（4）存在合同到期没有续约情况，无预警机制。存在部分房租收款合同没有续签仍然出租，部门维保合同没有续签导致医疗设备存在运行风险。由于合同数量大，单纯靠传统办公软件很难保证所有合同签约时间都能衔接的很好。

2针对合同管理审计问题解决思路

针对审计部门提出的合同签订不规范、编码不统一等一系列合同管理中存在的问题，我们组织相关人员与2016年11月参观学习三门核电站的合同管理系统，了解了该系统运行流程以及相应的查询统计功能，一致认为合同管理系统上线基本能解决目前医院合同管理中存在的问题，于是2016年年底集团领导层决定与用友公司继续合作，在原有的ERP系统中增加合同管理模块，由系统帮助构建一些常用合同文本，并实现合同流程审查、变更记录、文档保存、文档查阅、预警提示、联查采购入库付款等功能。

3用友ERP合同管理模块应用

（1）提供合同标准模板，统一合同编码。针对审计提出的合同签订不够规范以及合同文档编码不统一的问题，合同管理系统提供了合同的标准模版，合同起草部门只需要输入合同基本要素，使合同得到全集团统一、集中化管理。如果没有符合的文本，系统可以自定义模板，模板按需求设计好后可以保存为标准模板，方便以后直接调取使用；如果该合同模板已经不存在使用的意义，可以选择永久删除。系统实现编码自动生成，解决了各部门合同编号方式方法不统一，编码混乱的问题。（2）实现信息跟踪功能。针对审计提出的合同会签进程、付款进度等难以控制的问题，合同管理系统从以下几个方面予以解决：①系统可记录合同的每一次变更及变更原因，使合同变更实现全程可追溯。②系统可对合同审批流程进行跟踪，申请人可是随时查看合同审批进度。③系统可对合同收支款项进行跟踪，收付款系统发生收付业务时系统会将款项发生时间及金额反写至合同管理模块，实现全程款项信息跟踪。（3）实现合同快速查询审阅功能。针对审计提出的文档查询不便的问题，合同管理系统提供使用者可按合同编码、合同名称、供应商代码或名称、经办人工号、合同状态等进行查询合同，可查看该合同的所有详细信息及审批状态变更信息等，也可下载打印该合同功能，相比传统手工查阅纸质版合同省时省力。（4）实现预警提示功能并控制付款总额。针对审计提出的合同续约没有预警机制的问题，合同管理系统对即将到期的收款或者付款合同，系统会给予提醒，确保合同顺利续约。另外合同管理系统与采购管理、应付系统进行关联，对设备采购以及合同的付款进度进行监督，对付款总额进行控制，一旦超额系统就不允许付款。（5）实现审核权限界定功能。系统按部门及经济合同类型设置审批流，并将关键签署人单独作为一个字段填写，院办在审核流程完成后最后盖章时再次确认关键签署人是否已签字，严把审核关。（6）实现与其他模块关联整合功能。目前合同管理系统已与物资管理、总账系统整合，可以通过联查，对采购合同标的物的采购、入库、付款情况进行跟踪追溯，实现资源整合。（7）实现数据统计分析功能。通过系统对合同内容、付款情况进行统计分析，大大减轻职工的工作量，使其从繁琐的统计事务中解脱出来，更加高效高质量地为管理决策提供数据支撑。

4用友ERP合同管理系统后期规划

2017年4月起，用友公司对集团及各院区经济类合同相关部门进行了操作培训，大家对该模块逐渐适应并熟练使用相应功能，截止7月，共计有140份合同录入系统。为了使系统更加人性化，更加完善，集团与用友公司协商对系统进行后期规划。（1）合同管理与移动报销系统关联，进行合同的移动端审批并开通短信通知接口。目前集团正在与红橘公司联合开发移动APP报销，为了实现合同管理能随时随地审核查阅，后期合同管理系统将会与移动APP报销系统关联，实现手机端审批查阅合同，并且在合同进入审批流后，下游审核人员会收到短信通知。（2）合同管理与采购管理模块进行关联，实现对设备采购的监控。ERP采购管理物资模块已正式上线使用，将合同管理模块与物资模块关联可实现物资从合同订立到采购入库数量、单价、型号等是否与合同一致等由系统进行监控。（3）合同管理系统与预算相关联。合同管理系统按照合同签订年限，将各项经济合同按照系统设置的预算项目自动归类，预算管理员可以直接从合同管理系统中读取下一年度医疗设备维保费等项目的预算，也可以获取大额资金付款项目。

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中图分类号：TP311.52 文献标识码：A

1 引言

本文以笔者所在企业的合同管理工作为研究对象，对工程项目合同系统的设计与应用进行了探讨与分析，该系统在实际运行中为企业员工和企业管理者提供极大的帮助，促进企业信息化管理进程。本文的研究一方面加深了对管理信息系统的认识，另一方面通过对合同信息管理系统的分析，对企业合同管理系统的发展趋势与前景有了进一步的了解，在实践工作中理论结合实际，提高工作能力。

目前，从合同管理系统在开发时基于的软件平台或实现方式来看，主要集中在基于J2EE 技术和基于.Net 技术进行开发；从合同管理系统的软件系统结构上分，主要分为C/S 模式或 B/S 模式；从合同管理软件开发过程的经济技术特点出发，可以将其分为定制软件（customized software）和通用软件（packaged software，也称为套装软件）。从目前已经使用的合同管理系统软件产品角度，随着经济的快速发展，越来越多的企业加大了对本企业合同管理的重视，对合同管理系统研究和开发的投入也越来越多。国外如微软公司推出的 SharePoint Portal Server 技术则为大中型企业提供了集成、协作以及个性化和自定义等系列功能。

2 合同管理信息系统的开发模式

2.1 面向对象开发技术

目前，合同管理信息系统的开发模式主要是采用面对对象的开发技术。这种技术是将面向对象的概念和方法，融合面向对象分析、面向对象设计、面向对象编程方法和技术等，应用到系统开发的各个环节的软件开发方式。而开发平台主要是采用J2EE，即Java2平台企业版（Java 2 Platform， Enterprise Edition），它的核心是一组技术规范与指南，其中所包含的各类组件、服务架构及技术层次，均有共同的标准及规格，让各种依循J2EE架构的不同平台之间，存在良好的兼容性，解决过去企业后端使用的信息产品彼此之间无法兼容，企业内部或外部难以互通的窘境。这种开发平台能够简化诸多企业级解决方案的开发、部署和管理相关的复杂问题。它提供了一个企业级的计算模型和运行环境用于开发和部署多层体系的应用。

2.2 MVC设计模式

当前合同管理系统的开发模式主要采用MVC设计模式以及负责其具体实现的Struts 框架相结合的方法。MVC主要由三个部分组成：模块（Model）、视图（View）和控制器（Controller），其目的就是实现Web系统的职能分工：Model层通常采用JavaBean组件或EJB组件，针对系统中的业务逻辑进行实现工作； View层通常采用JSP来实现与用户的交互； Controller层处于Model与View之间，作为两者有效沟通的媒介，它可以分派用户的请求并选择恰当的视图对这种请求进行可视化的表示，同时它也可以对用户的输入进行解释，然后将它们映射到模型层，转化为具体的、可执行的操作。

Struts 框架主要包括配置文件struts-config.xml，控制器ActionServlet，包含事务逻辑的Action Class，显示模块数据的ActionForm，帮助控制器将请求映射到操作的ActionMapping，用来指示操作转移的对象ActionForward，用来存储和回收错误的ActionError以及Struts标记库等。Struts框架的优势主要体现为其良好的架构和设计，以及开源、可重用、模块化和良好的扩展性等方面。

3 系统需求与结构

合同管理系统在开发过程中着眼于具体的信息管理需求从而进行合理的、贴近实际的结构设计，两者要紧密结合，相辅相成。

3.1 系统需求

系统需求主要分为功能性需求和非功能性需求两大块，功能性需求主要解决实际的合同信息管理与操作。如图2所示。

而系统的非功能性需求主要表现为系统在软硬件结合方面的实际要求。例如系统界面要做到简洁美观，规范化、人性化设计，易于操作使用等；另外还有系统在运行和安全方面的要求等。

3.2 系统结构

系统实际开发中，主流的体系结构包括B/S 体系结构和C/S结构。当前一般采用两者相结合的模式，实现扬长避短的效果。一方面考虑到B/S 体系结构相对于C/S在许多方面的确占有很大的优势的同时，其开发工具的不成熟性导致其在安全性、灵活性和效率等方面仍存在诸多问题；另一方面Browser主要用于信息查询而非处理的特性使其与数据库中强调数据安全、权限控制、角色分配相矛盾。

4 系统建模

在确定了系统开发模式、体系结构之后，就要进行系统实际的建模，实现可视化的过程。UML建模的流程如图3所示。具体的建模工作包括构建系统静态模型、系统动态行为模型和系统物理模型。具体构建过程本文不再赘述，仅以部分模型图为例进行说明。如图3为合同管理系统类图。

5 总结

作为现代企业日常业务管理的一项重要内容，企业合同管理的信息化水平还需更好提升，这决定企业现代化建设进程的重要组成部分。此系统便于数据的集中管理，方便快捷地提供合同的有关信息，辅助用户有效管理合同，同时满足管理人员对合同的编辑、查阅、统计、审核等工作，保证数据记录机合同内容条款的完整性、正确性和有效性。

本系统基本上包含了合同管理中常用的功能，基本能够满足日常的工作需求。但是，为了提高系统的运行效率，完善系统的功能，增强企业的信息安全，还可以从以下几个方面对系统进行改进和扩展：

（1）添加对合同进行分类管理的功能；

（2）完善用户管理和权限设置功能；

（3）增加合同的分类汇总和提醒功能。

系统仍有一些需要改进和扩展的地方。今后将进一步加深对该技术的研究，对系统进行改进。

参考文献：

[1] Stephen Haag， Maeve Cummings.管理信息系统（第3版） [M]. 北京： 清华大学出版社， 2010.

[2] Stephen R.Schach.软件工程Java语言实现[M]. 北京： 机械工业出版社， 1999.

[3] Rod Johnson.J2EE设计开发编程指南[M]. 北京： 电子工业出版社， 2003.

[4] 王选勇. UML模式下建筑设计院项目管理软件的设计与实现[D]. 华东师范大学， 2005.

[5] 杨辉. 基于C/S和B/S结构的高校教务管理系统的设计与实现[D]. 中南大学， 2010.

[6] Swapna Kishore， Rajesh Naik.软件需求与估算[M].北京： 机械工业出版社， 2004.

[7] 王珊， 萨师煊. 数据库系统概论（第4版）[M]. 北京： 高等教育出版社， 2007.

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提升中小企业的信息化水平，可实现对中小企业发展方式的积极扭转，从而推动中小企业的内部管理体系建设，使之在持续发展的过程中得以不断完善。而在中小企业的日常运行管理工作中，合同管理工作存在着诸多的问题与不足，亟需解决，对此下文将重点就当前我国中小型企业的合同管理问题分析及其系统设计来展开深入的探究工作。

1中小型企业合同管理现状

当前，我国绝大部分中小企业的合同管理工作还主要是依靠人工来进行操作，利用各类办公软件对合同管理文档与统计数据进行归类处理，但这一方式存在着极为明显的缺陷与不足，具体体现在以下几个方面：第一，文档管理难度大。电子版的文档内容和传统的纸质合同内容同时存在，然而在需要调阅相关的文档内容之时便会耗费大量的查找时间，查找过程十分不便。特别是在企业领导要对合同等有关重要内容进行查看时往往会耽搁很久，效率极其低下。第二，信息汇总难度大。采取人工方式或利用相关的办公软件如Excel进行信息汇总管理，常常会因为各部门所采用的数据格式完全不同，在信息获取搜集时也存在有较大的难度挑战，汇总工作便会耗费其大量的时间成本，且还无法保证最终结果的确切性。进而也将会对领导的决策工作产生不利影响。第三，进度控制难度大。往往公司的合同文件数量众多，其中所牵涉的各方人员数量更甚，因此在对合同进度进行控制时仅仅是凭借人工管理以及应用各类办公软件显然是无法满足于公司的实际发展需求，同时在领导要想掌控全局情况时也会出现较大的困难性。另外财务人员在进行款项结算时往往也要参考合同的完成进度，因此也会导致财务工作受到不利影响。第四，预警能力不足。缺乏对于合同进度、款项结算等核心节点位置的有效预警，无法对短期内有可能获得的收支内容作出精确化的预测，对于企业的财务规划工作也不能够提供应有的支持、帮助，进而导致企业的现金流分配不够合理，对资金的利用率不能够达到最大化。

2合同管理系统设计目标

信息化管理方式是当代企业开展管理工作所不可或缺的一项关键工具手段，本文就基于对中小企业的实际情况分析，应用以现代企业先进性的管理思想与方法，选用直接面向目标对象的分析手段，来设计出了基于信息化手段之下的中小企业合同系统管理框架，以期能够达到以下几点合同管理系统设计目标：第一，明确各工作岗位上的人员职责，提升其责任感。协助企业能够将各工作岗位上的人员职责予以明确，确保相应的工作责任可落实到每一个具体的个人身上，保证责任明确，防止越权行为的出现；将合同内容在实际履行过程当中的多个部门、岗位的工作协同问题予以妥善安排，以期达到高效化的办公效率。第二，加强对工作进度与状态的监控力度。对企业各部门人员的工作状况采取切实有效的监控措施；及时了解并掌握各部门人员的实际工作状态，将所存在的问题与不足要确保能够在发现的第一时间便予以解决，进而降低差错事故的发生率。管理系统还可对每一项工作的具体完成进度进行实时性的监测与控制。第三，依据权限与职责的不同来对各级别资料内容予以管理。综合考虑文件的性质及保密性需求，向每一级别的人员给予其相应级别的操作及访问权限，以此来达到保障数据安全的目的。第四，尽可能降低办公资金支出，缩减企业的管理成本。

3系统结构设计

依据中小企业的实际特征出发，综合考虑企业的一般组织结构，管理系统主要可分为市场部、业务部、综合部等三个主要结构部分，现具体分析如下。

3.1市场部

此部门主要需完成的工作内容具体就包括了合同下发、登记、报批、作废等具体工作内容。其中合同的下发与登记即为向市场部的工作人员下发空白合同统计予以等级。市场部工作人员在掌握了业务信息内容之后到公司中获取空白合同，在进行合同内容的签订之后便会进入管理流程之中，而后再将空白合同返还公司。在这一管理系统当中可进行合同编号、经办人员、空白合同回收提示时间等内容的登记，合同登记其中就牵涉到了项目类型的划分、项目、金额大小等等。合同上报审批即为市场部工作人员依据合同签订内容逐级向上报告审批。

3.2业务部

业务部则主要是依据市场部工作人员所签回的合同服务内容，再安排人员来进行合同内容的实施，从而将有关的合同条款履行完成。其工作任务的安排，是通过业务部的主管来对合同内容分配项目的主要负责人来进行实施。计划报批，即为业务部门的工作人员对于自身所负责的项目来将工程在实施过程之中的相关意见与材料在系统之中予以等级，而后送报管理领导予以批准。关键项目的审批即为业务人员对于自身工作之中所发生的关键事项对主要负责领导汇报，并且将自身的一些想法建议也作以说明。结合实际需求，业务部门还可进行报告登记及部门提成登记的设立。其中报告登记是业务人员在将有关的合同内容完成以后所撰写的，对报告也要予以等级。部门所获得的项目提成，一般是项目经理依据合同的实际执行状况来依据一定的比例对各个部门所应当获得金额予以登记，从而为年终结算时提供依据支持。

3.3综合部

此部门的工作内容具体为合同盖章登记、发票开出登记、提成登记、收费登记、报告送达登记等。合同盖章登记即为对合同签订之中合同公章的应用状况予以等级。而发票的开出登记则为在合同履行当中对发票的开出情况作出等级。提成登记是依据合同所规定的提成额度来在提成分配时所进行的登记。报告送达登记是将合同当中所包含的有关报告内容在送至接收人员以后所进行的登记内容。

结束语

此系统项目的建立是基于信息技术的基础之上，通过应用以现代企业先进性的管理思想，来向企业提供合同管理平台。以加强企业的内部合同管理水平，同时兼备财务处理、业务查询与统计等各方面的功能要求。同时综合考虑公司的具体情况，把项目与客户两方面的管理内容也一同并入到合同管理工作之中，确保实现企业资源的高效化配置。

参考文献

[1]行星.企业合同管理若干问题的思考[J].中国商贸,2015(20).

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1.机房租赁合同管理系统的开发需求分析

1.1目前机房租赁合同管理方法的简介

近几年随着国家和集团公司战略重点的转移，通信网络建设重点从全面的盲区覆盖向纵深方向的覆盖质量上发展，不仅现网运行的大量基站开始成倍分裂为数量更多的高密度基站，每处基站、直放站在建设进行前都需要站址勘察、选定、谈判、签定合同等诸多环节才能进行开工建设，并且每处站址都即有租赁房屋合同又有补充合同协议、用电协议等诸多法律文书.而且合同每年还有不同程度的变化，以上这些都对合同管理的现代化提出了更高的要求。

1.2机房租赁合同管理系统的需求分析

可以存储全部合同的各项内容，安全高效。

可以按照各种条件查询，能够迅速查询到所需的合同内容。

可以统计出当前合同管理的情况。

能够根据网络运行变化的情况适时的增加、删除、修改合同。

进行相关的合同管理事项的提醒。

1.3系统的可行性分析

由于合同管理信息系统处于多用户模式，但是是单机运行，所以只要能够保证单机的安全就可以保证合同管理系统的安全。合同管理系统使用ACCESS作为后台的数据库管理系统，而在前端使用ADODC控件作为数据访问接口。在实际的系统编程中，这种系统开发方式是很普遍的。ACCESS桌面数据库性能出色，在企业级的应用系统程序中已经得到了普遍的应用。通过ACCESS可以减少数据处理量，提高访问效率。通过ADO数据访问接口，基本实现了程序代码和数据库的无关性，也就是说，当需要把数据库移植的时候，只需要改变数据库的连接方式，而程序代码部分则可以保持不动。

2.机房租赁合同管理系统的概要设计

2.1数据库设计

数据库的设计在合同管理程序中占有非常重要的地位，数据库结构设计的好坏将直接影响应用系统的效率和实现的效果。合理的数据库结构设计可以提高数据存储的效率，保证数据的完整性和一致性。

2.2系统开发环境简介

直接编码访问数据库的主要技术包括DAO、RDO、ADO、ODBC等方法当前使用最为广泛的是ADO。ADO是ACTIVEX数据对象的缩写，基于COM的数据库接口，ADO被实现为OLEDB之上的一个薄层，拥有更快的访问速度和更易使用，同时节省资源。ADO提供了一种对OLE DB 数据提供程序的简单高层访问接口，具有更加简单更加灵活的操作性能。

3.机房租赁合同管理系统的详细设计

3.1应用程序对象的创建

考虑到程序的最终用户只是一般的计算机操作者，不可能对他们的计算机水平有过高的要求，因此程序的开发过程中应当尽量贴近用户现在已经在用的软件的使用习惯，以达到良好的平滑过渡，使用者能够迅速掌握程序的操作使用为目的。

针对以上的考虑，作者在设计程序的过程中，使用了WINDOWS资源管理器开发设计中使用的TREE VIEW设计组件，分类有相同属性的合同；类似EXCEL用户接口的DATA GRID设计组件，浏览相同属性合同集合的详细条目；相互关联的TEXT框显示某个具体合同的全部合同细节，同时增加新的合同、删除过期作废的合同以及修改合同项目的细节也都通过TEXT组件组完成。

窗体上的控件通过其属性和数据库绑定，以实现数据连动。它们之间的联系完全依靠前面介绍过的ADODC对象。

3.2树型结构分类基站合同

TREE VIEW组件是实现大家熟知的WINDOWS资源管理器正常运行所必须的组件，它以典型的树型结构直观反映合同分类情况：

TREE VIEW组件在程序初始化的时候自行设置一个点，该点称之为根节点，任何节点都是从根节点出发的子节点，具体到本程序，根节点就是全部合同的总体，任何一个具体的基站租赁合同都是从它派生出来的。如果根据一定条件对全部基站合同进行划分，划分为几个部分，那么根节点就“长出”几个树枝，每一个树枝都是具有相同特征的基站房屋合同的集合，对“树枝”再进行按条件划分，该“树枝”就会长出更多的“子树枝”，如果“树枝”没进行进一步划分，那么该“树枝”下的合同，就是树枝上的“树叶”。根据基站用途的不同（例如：宏基站、室内分布等），本系统还对“树枝上的树叶”进行了“颜色”处理，以便直观、迅速地区别出同类合同中具有特定特征的基站合同。

3.3类EXCEL表格的DATA GRID全局浏览

对于按条件分类后的某一类基站合同，更多情况下需要使用表格的形式来集中显示，显示的形式和一般用户已经习惯的OFFICE的EXCEL的电子表格几乎没有区别，使用它的好处就是能够有对比的集中浏览某一类房屋租赁合同通过鼠标相应的指点左侧的TREE VIEW组件的“树枝、树叶”，右侧下部放置的DATA GRID组件将按照相应的分类条件动态地生成SQL查询语句，并且根据SQL语句查询数据库，并返回结果数据集合；再按照DATA GRID组件事先规定的字段数量、名称、顺序和每个字段宽度，排列数据库返回的符合要求的基站合同，并显示结果，按照分类的条件输出DATA GRID组件的标题、每个字段列头标题。同时安排系统状态栏3个托盘（小的条状区域）分别对当前所在的分类的合同统计数值，并显示，用FRAME控件分类相同的标签组，显示单个基站合同的详细科目，同时利用标签、文本框、按钮组完成合同内容的增加、删除、修改。

系统主界面右侧上部的FRAME区域（标题为：合同详情）中包含了下部DATA GRID组件中被选择的合同的全部细节，它的数据的初始状态是不可选择的，只读方式显示，防止无意识或者恶意的修改合同，对合同的任何写操作（包括增加、删除、修改），必须通过其右侧的功能按钮完成：新增、删除、修改、放弃、退出，这些按钮初始化的状态（可用或者不可用）由登陆时，系统根据用户名赋予用户的权利决定，以便控制不同用户只能进行相应的授权操作，防止出现越级或者非法使用合同信息的情况。

3.4数据窗口对象的连接

在本程序中，数据库的连接字符串是：

ADODC1.CONNECTIONSTRING=”PROVIDER=MICROSOFT.JET.OLEDB.4.0；PERSIST SECURITY INFO=FASLE；DATA SOURCE=

＼HETONG.MDB”

需要说明的是ACCESS97版本需要使用MICROSOFT.JET.OLEDB.3.51，只有OFFICE2000以后版本才能够使用MICROSOFT.JET.OLEDB.4.0驱动。否则数据库是无法连接成功的。数据库首次加载使用如下SQL语句：

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中图分类号：TP393文献标识码：A文章编号：1009-3044(2012)07-1486-04

Research and Design of Sales Contract Management System Based on J2EE

MAO Chen-shuang1, ZHONG Liang-wei2

(1.School of Mechanical Engineer，University of Shanghai For Science & Technology, Shanghai 200093，China; 2.Center of CAD，University of Shanghai For Science & Technology, Shanghai 200093，China)

Abstract：Based on the development of The Management System of Sales Contracts, the essay analyses some problems in the system. According to the actual need of company, the essay propose the Management Systems of Sales Contracts through J2EE framework, and especially analyses the critical functions of struts frame and hibernate in the designing of the system. Actual application shows the system meet the requirements of enterprise and are being succeed carried out. The companies can take this essay as a reference in regard to the development the management information system.

Key words: sales contract management system; J2EE;Struts;hibernate

随着计算机技术和网络技术的发展，我国的制造业逐渐摆脱了传统的粗放型经营模式，信息化技术在企业之间有了广泛的应用。而国内外的现代企业为了在激烈的市场竞争中立于不败之地，越来越重视企业信息化建设，由此应运而生的ERP把企业的制造、财务、销售、采购、库存等各个子系统结合到一起，构建整体化的信息管理系统。销售管理是ERP系统中重要的一环，通过销售管理可以掌握客户的需求信息，从而进行生产计划安排、原材料的采购计划制定，还可以对客户信息进行管理维护，预测客户将来的产品需求。在当前市场经济环境下，企业生产、经营销售都是围绕市场进行展开，因此销售管理在企业的整个运作过程中是信息流程的开端，完整的销售管理系统应该实现销售业务活动的整体处理，同时将销售与计划、生产、运输、库存、财务等方面紧密联系起来[1]。本文来源于上海某机械设备制造企业实施信息化的项目过程中所开发的销售合同管理系统。

1现有销售合同管理系统的分析

1.1现有销售合同管理系统的特点

现有的销售合同管理系统包含的主要功能模块有：合同信息管理、合同执行管理、合同查询统计、用户管理、其他系统的接口等。对于系统的架构而言，目前很多企业采用的还是传统的C/S模式，能够充分发挥客户端的PC处理能力，响应速度快，有利于处理大量的合同数据。适应了企业内部局域网上的数据共享、网上会签，实现完全办公自动化。

1.2现有销售合同管理系统的局限性

1）C/S体系架构的系统可维护性不高，对于大型的企业来说，一旦客户端的程序发生修改，则所有的客户端都需要重新安装程序。同时系统支持的并发连接数有限，限制了同时运行的客户端程序的数目。

2）用户对象单一，适应性不强。目前很多的销售合同管理系统都是针对特定企业进行设计开发的。诸如供电合同管理系统、购销合同系统、应用在房地产、煤炭企业的销售合同管理系统等。

3）数据的利用率不高。合同文档中保存有大量的数据信息，这些数据不仅与企业的采购、生产、销售等环节紧密相关，而且还需要与其他系统进行数据的交换和共享。而在现有同类系统大都只是提供简单的查询，没有能有效地利用合同数据来进行数据挖掘和分析，充分发挥合同中数据的作用。

2销售合同管理系统的需求分析及业务流程

2.1销售合同管理系统的需求分析

经过实际的调研和访谈，发现该公司的目前从销售合同的签订到审核、执行完全交由人工操作，其中涉及营销部、计划处、财务、技术等多个部门。我们分析公司实际需求主要有如下几个方面：1）项目跟踪管理：根据公司市场调研的结果，记录甲方、业主、设计院三方面的客户信息，同时还有项目的技术方案信息，并能够及时的更新项目实施的进度。2）合同的基本信息管理：目前的合同签订到实施完全由销售员手工填写，再经过负责人签字审核，而不同的销售员操作方式并不一致，导致合同的样式不规范。需要统一的合同样式，同时对已经输入的合同能够进行相应的编辑修改。3）合同评审：合同评审的过程中涉及到技术、财务、营销多个部门，纸质版的合同在实际操作过程中效率低下，需要系统中设计不同的用户权限。4）用户管理：根据部门的不同，对相应的用户设置不同的角色，不同的角色赋予不同的权限，这样既保证了系统中数据的安全也提高了员工的工作效率。5）工作命令管理：对于已经审核通过的合同，要及时的生成工作令并且投入生产。6）发货管理：对于已经制造完成成品的合同，及时的开具提货单，进行发货。同时记录发货时间、查找过往发货的记录。7）安装及调试管理：该公司生产的大型设备在合同中规定了是本公司安装还是指导安装，需要记录售后安装信息以及调试反馈的信息。8）合同的查询与统计：可以根据合同的状态查询合同实施的过程，并把合同的相关信息以报表的形式集中导出。

2.2销售合同管理系统的业务流程

我们通过销售合同的信息流向来分析整个业务流程[2]，通常的生产计划是根据企业签订的合同，完成评审后，由生产计划处下达工作命令。另外一个基于预投的生产命令下达方式是指企业预先生产部分市场需求的产品放在库存中，在客户需要的时候可以直接进行销售。如图1和图2所示。

图2预投工作令的流程

3系统设计

3.1系统架构

通过业务流程的分析，我们着眼于整个销售合同管理系统，采用J2EE平台的多层模型结构，它根据功能将应用逻辑分在不同的组件，各个应用组件根据他们所属的不同的J2EE层而被安装在不同的平台上[3]。如图3所示。一个J2EE应用主要包括客户层、WEB层、业务逻辑层以及企业信息系统层。

客户层组件位于客户机上，主要由WEB浏览器和动态网页构成，在该销售合同管理系统中，客户层直接通过浏览器负责页面的处理。进行各种输入、编辑、查询等操作。WEB层和业务逻辑层位于J2EE服务器上，其中WEB层主要是通过JSP、Java Servlets进行服务器端的WEB组件编程，用来接收客户层的请求并返回相应的回答。业务逻辑层负责处理某一特定领域的业务逻辑，它从客户层接收数据，经过适当处理后存储到数据存储设备中，或者从数据存储设备中读取数据，经过处理反馈到客户端。在销售合同的系统中所实现的功能都是在业务逻辑层中实现。企业信息系统层位于数据库服务器上，公司采用的是SQL Server 2008数据库系统。

3.2系统开发关键技术分析

在销售系统的WEB层主要应用的JSP语言是用来开发含有动态内容网页的一种技术，但区别于静态的HTML语言，JSP页面不但包含了HTML语言的各种标签，还包括JS脚本语言、CSS样式表、以及自身定义的各种标签。因此，我们可以根据公司的需求快速的更改页面的布局、实现表单的验证、读取数据库的数据信息以及记录合同需要保存的信息等功能。JSP的实现过程如下[4]：首先由客户端发出请求（request），服务器在将JSP转译成Servlet源代码，产生的源代码经过编译加载到内存执行，最后将结果（response）回馈到客户端。

我们运用Struts框架来实现J2EE业务逻辑的处理，通过Struts框架的运用使得J2EE应用的视图和业务逻辑得以清晰的分离。它主要由控制器（ActionServlet）、业务逻辑控制器（Action）、模型、视图等组成[5]。控制器负责拦截所有用户的请求，当请求与配置文件的中一致，该请求将转入Struts框架处理。如下图所示，业务逻辑层控制器就是用户自己实现Action类的各个实例，这种类都包含一个execute方法，该方法都返回一个ActionForward，用来确定返回的页面；视图由JSP文件实现；模型则有实现业务逻辑的JavaBean或EJB组件构成。

图3 J2EE体系架构

图3 Struts框架的请求与响应

在与数据库交互的过程中，我们采用了hibernate框架结构。它是一个开源的对象关系映射框架，同时对JDBC进行了非常轻量级的对象封装，使得我们在开发的过程中能用面向对象的思维来操作数据库[6]。hibernate可以在应用EJB的J2EE架构中完成数据持久化的任务。在系统中主要使用hibernate.cfg.xml配置文件和hibernate根据数据库中的表生成的映射文件，hibernate.cfg.xml主要是配置数据库的连接和hibernate运行的主要属性，映射文件是为了将实体类中的字段与表中的字段关联起来，反映出持久类与数据库表的映射关系。这样对数据库的操作就转化成对持久化类的操作。

3.3功能模块设计实例

由需求分析我们把系统主要分成八个模块，项目管理、合同信息管理、合同评审、工作命令管理、发货管理、安装及售后管理、查询模块，客户用户管理。以新建合同为例。在系统登录时就确定了用户的权限，部门等信息，输入合同时，首先选择合同的客户，然后输入合同的基本信息、设备的基本信息，最后按照企业规定的合同号生成合同。图4为新建合同所用到的一些基本方法。

4小结

销售管理是企业中重要的一个环节，本文以J2EE框架为平台，根据企业的实际需求，设计并实现了一个基于J2EE为平台的销售合同管理系统。该系统已实现了销售合同从签订、审核、执行以及最后交付的各功能流程，强化了合同实施的稳健性，达到了预期的设计目标。该系统已经在公司成功部署并实现运行。随着企业信息化建设的深入，对系统的依赖性会越来越大，同时对系统的要求也会更高，要求整个系统具有可靠性、稳定性和高安全性。希望能对同类系统的开发和设计起到一定的借鉴作用。

图4新建合同中所用的基本类和方法

参考文献：

[1]于俭,胡彬.对ERP/MRPII系统实施过程中关键问题的探讨[J].商业研究,2002(9):96-98.

[2]张谋喆,仲梁维.基于UML的销售合同管理系统[J].计算机系统应用,2011,20(3):23-26.

[3]张为.基于J2EE技术的物流系统的设计[J].计算机应用与软件,2007,24(7):106-108.

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1 系统设计的背景和目标

目前，大多数中小企业的合同管理还依赖人工来进行，通过Word、Excel等办公软件来处理相关文档和统计数据，这种方式存在以下问题：

1.1 文档管理困难。传统纸质合同等公司文件与电子版文档共存，但对于不同的人员想阅读参考文档时，存在查找不方便的问题。尤其是领导需要了解合同等重要文本时需要耗费很多时间。

1.2 进度控制困难。由于公司合同文档数量大，参与人员多，合同进度的控制靠手工和普通word、excel管理已很难满足公司发展需要，并且当领导想全局或全程了解合同情况时存在很大障碍。财务人员的付款依据也与进度密切相关，但同样存在障碍。

1.3 信息汇总困难。采用手工或EXCEL管理时，由于不同部门的数据格式不统一，采集也不能够及时继续，汇总工作需要耗费大量时间还不一定准确。对于领导的决策时间有一定的影响。

1.4 缺少预警机制。缺少对合同进度、结款等关键节点的预警，不能准确地预测近期可能的收支项目，不能帮助公司进行财务规划，掌控现金流，更好地发挥资金运作。

信息化管理是现代企业管理的一项重要的工具，本文紧密结合中小型公司的现状，利用现代企业的先进管理思想，采用面向对象的分析方法，设计出信息化方式进行管理中小企业合同的系统架构，实现以下目标：

（1）监控工作进度，掌握工作状态。及时有效监控各部门工作进度情况；实时全面掌控各部门的工作办理效率状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错。系统将记录每个工作完成流转监控状态。

（2）明确各人职责，增加责任感。帮助企业明确各岗位的权限，不可越权处理工作，责任明确，落实到人，查有所依；解决合同执行过程中多岗位、多部门的协同工作问题，实现高效协作办公。

（3）按权限职能分类管理不同等级资料。根据文件性质及保密需要，不同的人员享有不同的访问与操作权限，有效地确保数据的安全与完整。

（4）减少办公开支，降低企业管理成本。

2 系统结构设计

根据中小企业的特点，结合企业的一般组织结构，管理系统分为市场部、业务部、综合部、审核、统计和系统维护等功能模块，各功能模块的具体功能如下图所示。

图1

2.1 市场部。市场部应完成的相关工作包括合同发放登记、合同登记、合同报批、合同作废等操作。

合同发放登记，是指给市场专员发放空白合同时进行的登记。市场专员在了解到业务信息后到公司领取空白合同，签订的合同进入管理流程，空白合同返还给公司。在此管理界面可以登记合同编号、合同领取人、空白合同回收提醒时间等。合同登记是指市场专员对即将签订的合同进行详细登记，登记合同所涉及的项目分类、项目、金额。合同报批是指市场专员将所签订的合同报上级领导审批。

2.2 业务部。根据市场部签订的合同服务条款，业务部主管安排工作人员对合同进行实施，完成相关合同条款。

工作分配，是指业务部主管针对合同内容分配项目负责人。计划报批，是指业务员针对自己所负责的项目将工作过程中的意见及相关材料在系统中登记，发送给主管领导审批。重大项目报批，是指业务员针对自己在工作过程中出现的重大事项向主管领导报告，同时提出相关意见。

根据需要，业务部还可设立报告登记和部门提成登记模块。报告登记，是指业务员在完成合同规定条款后撰写报告，将报告进行登记。部门提成登记，是指项目经理根据合同完成情况按提成比例登记各部门应提成金额，便于年终结算。

2.3 综合部。综合部工作内容包括合同盖章登记、开具发票登记、收费登记、提成登记、报告送达登记、发票作废登记。

合同盖章登记是指记录合同签订过程中合同公章的使用登记。开具发票登记是指对履行合同过程中开具发票的情况进行登记。提成登记是指根据合同规定的提成比例发放提成时的登记。报告送达登记是指与合同相关的报告送达到接收人时的情况。

2.4 工作审核模块包括合同审核、鉴证类工作计划审核、服务类工作计划审核、重大事项审核、一级审核、二级审核、三级审核。

2.5 统计查询模块包括总经理查询、合同领用回收情况查询、已签合同查询、邮件发送查询、综合信息查询等。

2.6 系统维护模块包括行业分类管理、企业分类管理、部门管理、员工管理、用户管理、数据备份与恢复等。

3 系统工作流程

本系统结合中小企业的合同管理流程，使用工作流技术来实现。系统的核心工作流如下：

（1）市场部经理将员工领取的纸张合同在软件系统中登记（合同编号、领取人、领取时间（默认为当前时间）、发放合同人（自动填写）、合同回收提醒时间（默认为90天后）等）。

（2）员工登记所领合同号对应企业的基本信息（包括企业名称、地点、联系人、电话、分局、行业、工商执照号、税务登记号等等）。

（3）领取合同的员工根据与客户签订的纸张合同，在系统中登记项目及各项目收费金额、合同签订时间。

（4）市场专员在纸张合同签订好后到市场部经理处交纸张合同，市场部经理登记该合同的收回时间。

（5）业务部经理在收到纸张的通知单后在系统中查看该合同的相关信息。设置各项目的负责人制作电子稿相关计划以附件的形式添加到系统后报批，只有批复人对此报批点击同意后才可进行下一步操作。

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国外合同管理在60年前就有管理方法，自1959美国就成立了合同管理协会NCMA，专门为企业做依据和参考。早期合同状态分为七个部分，①合同执行，即合同准备、合同分析、合同类型、合同付款、合同执行文件、合同执行计划。②日常合同执行。③合同变更，即变更基础、加个变更、主题名称变更及协议。④转包合同和权利义务分配。⑤纠纷解决。⑥合同效力补救和终止。⑦合同结束。国内合同主要研究关注点大多是建筑工程、劳动合同、项目合同、招投标等。随着信息技术的飞速发展,国内企业合同数量日益增加，计算机系统在企业管理中的作用日益突出，以企业需求为基础，IT技术为支撑，通过构建信息管理系统，提供及时、准确、完整的合同数据,为管理者增添决策依据，从而提高公司运营效率和管理水平，已成为各类企业生存发展的必要条件。

二、开发思路

合同管理与销售、项目实施、财务、物资、客户关系等都有所关联,涉及到相关部门问的协同。传统的管理模式下,各部门间信息的一致性与沟通的及时性,往往是影响相关人员协同作业效率、进而影响公司效益的重要因素。合同管理系统通过信息化手段建立公共的合同相关数据平台,对合同生命周期内所有信息及关联操作进行了整合和控制,改善了部门之间的信息交互和作业协同,不仅使运营与管理更为规范、更为有效,而且有助于提高履约率、提高客户满意度、缩短合同收款周期等,为企业带来直接和间接的效益。IT技术的革新,为合同管理系统的实现提供了新手段。B/S架构的兴起对应用架构带来了重大变革,统一将浏览器做为客户端大大降低了开发难度及维护成本。服务端方面SSH框架越来越受到开发者的青睐成为Java开发的主流。异步脚本(AJAX)技术使得前后台数据交互时不必刷新页面从而提升了用户体验。JSON格式减少了前后台交互的数据冗余。企业管理软件开发经验的日益丰富,使得业务需求越来越明确。功能展现不再能仅是简单的数据堆积,更需要有意义的数据组合,并通过图表、列表等形式,对比、多维度等手段,给用户最直观最友好的展现。ExtJs是在Js的基础上进行封装成为一组可扩展的页面展现控件,统一了页面风格,增强了开发效率,提升了展现效果。另外,相关技术能够满足合同管理系统其他系统间的数据交互需求,支持一体化的管理方案,并满足对扩展性和可维护性的更高要求。本文针对一套B/S架构,基于SSH框架,采用ExtJs控件,适用于企业级应用的合同管理系统,依次就发展背景、核心技术、功能设计以及技术实现企业所要求的功能。

三、功能需求及设计实现

（一）权限要求

管理员具有最高级别权限，能够开设、新增普通合同用户，管理能够对所有合同信息、包含新增处理、变更处理、违约处理等，对于删除合同信息请谨慎使用，删除时提示2次是否确认，同意后合同即被删除；部门管理权限，对企业部门进行信息维护；合同类型维护，由于合同具有不同类型，且可以自定义类型，定义后普通用户在新增合同的时候即可以选择合同类型；付款方式维护,为规范付款方式，管理员对该信息字段进行维护，定义后普通用户在进行合同结款的时候选择付款方式。普通用户能够对合同进行正常维护，具有新增功能、变更功能、违约功能、续签功能；进入合同系统后，在首页能够掌握合同基本数据信息，如合同总数、正常进行合同数、结束合同数量、延期合同数量等；合同起始需新增信息，编写合同开头编码、合同编号、名称、类型签署部门、合同项目、金额、生效日期、终止日期等合同信息；新增合同乙方联系人、联系方式等信息；合同信息较多，用户在使用的过程中需要各种查询功能，为此，该系统应提供合同编号、合同名称、乙方名称、进展情况、终止日期、结束日期、使用部门、签署部门、付款方式、是否预提的组合查询，并且支持模糊搜索；针对合同信息量较大，在生成查询结果后，导出excel存档；预提合同，在合同维护里有预提合同维护，该维护里有预提资金记录，此功能模块针对合同未签署前的资金流动。

（二）客户管理

客户为创建合同时的必选对象，基本资料共有两个部分：客户资料和关联信息。基本信息包含客户基本信息、开票信息、联系人、客户备忘、客户附件等。关联信息有多项内容，含合同信息、合同标的、审批信息等；对于客户的基本资料和关联信息此处设置必要的打印和查询关联。对客户基本信息进行增、删、改、查功能；查询条件：客户名称、客户编号、开票名称、行业等。

（三）发票管理

发票管理用于发票在系统上的记录。发票按来源分为两类，接收、开具。接收类的发票根据对象不同分为合同类发票，非合同类发票，此类发票接收后，商务确认后，记录接收发票记录。开具类发票，根据对象不同分为合同类发票，非合同类发票，此类发票经领导审批后，才可开具，审批的同时登记开具发票记录。相关功能：发票增、删、改、查功能;查询条件，发票类型、开票日期、发票对方、纳税识别号。

（四）统计查询

合同签订数量进行统计，根据年月和签订数量进行计算，生成折线图;根据合同签订状态，正在进行、延期、已结束的状态进行计算，生成饼状图;根据合同归属部门，对自定义部门的合同数量进行计算，生成锥形图。

四、非功能需求

（一）授权和认证

对登录用户身份信息，反复认证，并提供数据库认证，LDAP认证，USB-key（数字证书认证及串号验证）认证等多种身份认证的方式，本课题主要采用LDAP认证方式。对已登录用户经行全局会话控制，认证会话超时或注销时，实现门户及其他应用统一注销，为单点登录功能开发相应的认证接口。

（二）约束与安全

1.需求约束：系统中跟其他系统的接口，统一使用webservice模式；界面要使用公司统一的软件操作界面。2.软件质量：正确性：以软件需求为准，实现所有功能模块；高效性：能够在以秒计的时间中返回用户操作响应。避免反应时间过长的情况；可靠性：系统中显示的数据必须是正确的，能够给用户提供决策依据的数据；安全性：跟数据库的交互只能通过软件进行。系统中各个部分要包含身份验证功能，不能通过页面直接访问；可维护性：系统主要采取模块方式开发，降低不同模块间的耦合度；可移植性：能够在Windows、Linux、Solaris等多种服务器上进行部署。3.隐含约束：系统中的各个模块中的子功能也要相互独立，如：增删改查都要作为单独的功能分开，便于管理员的权限分配；尽量减少弹出窗口的使用。随着数据整合的深入，在建立数据中心的同时，对信息来源数据实现抓取操作，将抓取后的数据作为身份认证的依据，以用户身份用户名举例，用户在数据整合之前记忆多个用户名，在增加业务系统的同时也增加用户身份的负担。因此，建设认证服务来实现统一用户管理势在必行，随后权限管理和身份认证也提升到日程。这样，合同管理在企事业单位信息化平台实现单点登录尤为重要。

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国外合同管理在60年前就有管理方法，自1959美国就成立了合同管理协会NCMA，专门为企业做依据和参考。早期合同状态分为七个部分，①合同执行，即合同准备、合同分析、合同类型、合同付款、合同执行文件、合同执行计划。②日常合同执行。③合同变更，即变更基础、加个变更、主题名称变更及协议。④转包合同和权利义务分配。⑤纠纷解决。⑥合同效力补救和终止。⑦合同结束。

国内合同主要研究关注点大多是建筑工程、劳动合同、项目合同、招投标等。随着信息技术的飞速发展，国内企业合同数量日益增加，计算机系统在企业管理中的作用日益突出，以企业需求为基础，IT技术为支撑，通过构建信息管理系统，提供及时、准确、完整的合同数据，为管理者增添决策依据，从而提高公司运营效率和管理水平，已成为各类企业生存发展的必要条件。

二、开发思路

合同管理与销售、项目实施、财务、物资、客户关系等都有所关联，涉及到相关部门问的协同。传统的管理模式下，各部门间信息的一致性与沟通的及时性，往往是影响相关人员协同作业效率、进而影响公司效益的重要因素。合同管理系统通过信息化手段建立公共的合同相关数据平台，对合同生命周期内所有信息及关联操作进行了整合和控制，改善了部门之间的信息交互和作业协同，不仅使运营与管理更为规范、更为有效，而且有助于提高履约率、提高客户满意度、缩短合同收款周期等，为企业带来直接和间接的效益。IT技术的革新，为合同管理系统的实现提供了新手段。B/S架构的兴起对应用架构带来了重大变革，统一将浏览器做为客户端大大降低了开发难度及维护成本。服务端方面SSH框架越来越受到开发者的青睐成为Java开发的主流。异步脚本（AJAX）技术使得前后台数据交互时不必刷新页面从而提升了用户体验。JSON格式减少了前后台交互的数据冗余。企业管理软件开发经验的日益丰富，使得业务需求越来越明确。功能展现不再能仅是简单的数据堆积，更需要有意义的数据组合，并通过图表、列表等形式，对比、多维度等手段，给用户最直观最友好的展现。ExtJs是在Js的基础上进行封装成为一组可扩展的页面展现控件，统一了页面风格，增强了开发效率，提升了展现效果。另外，相关技术能够满足合同管理系统其他系统间的数据交互需求，支持一体化的管理方案，并满足对扩展性和可维护性的更高要求。本文针对一套B/S架构，基于SSH框架，采用ExtJs控件，适用于企业级应用的合同管理系统，依次就发展背景、核心技术、功能设计以及技术实现企业所要求的功能。

三、功能需求及设计实现

（一）权限要求

管理员具有最高级别权限，能够开设、新增普通合同用户，管理能够对所有合同信息、包含新增处理、变更处理、违约处理等，对于删除合同信息请谨慎使用，删除时提示2次是否确认，同意后合同即被删除；部门管理权限，对企业部门进行信息维护；合同类型维护，由于合同具有不同类型，且可以自定义类型，定义后普通用户在新增合同的时候即可以选择合同类型；付款方式维护，为规范付款方式，管理员对该信息字段进行维护，定义后普通用户在进行合同结款的时候选择付款方式。

普通用户能够对合同进行正常维护，具有新增功能、变更功能、违约功能、续签功能；进入合同系统后，在首页能够掌握合同基本数据信息，如合同总数、正常进行合同数、结束合同数量、延期合同数量等；合同起始需新增信息，编写合同开头编码、合同编号、名称、类型签署部门、合同项目、金额、生效日期、终止日期等合同信息；新增合同乙方联系人、联系方式等信息；合同信息较多，用户在使用的过程中需要各种查询功能，为此，该系统应提供合同编号、合同名称、乙方名称、进展情况、终止日期、结束日期、使用部门、签署部门、付款方式、是否预提的组合查询，并且支持模糊搜索；针对合同信息量较大，在生成查询结果后，导出excel存档；预提合同，在合同维护里有预提合同维护，该维护里有预提资金记录，此功能模块针对合同未签署前的资金流动。

（二）客户管理

客户为创建合同时的必选对象，基本资料共有两个部分：客户资料和关联信息。基本信息包含客户基本信息、开票信息、联系人、客户备忘、客户附件等。

关联信息有多项内容，含合同信息、合同标的、审批信息等；对于客户的基本资料和关联信息此处设置必要的打印和查询关联。

对客户基本信息进行增、删、改、查功能；查询条件：客户名称、客户编号、开票名称、行业等。

（三）发票管理

发票管理用于发票在系统上的记录。发票按来源分为两类，接收、开具。

接收类的发票根据对象不同分为合同类发票，非合同类发票，此类发票接收后，商务确认后，记录接收发票记录。

开具类发票，根据对象不同分为合同类发票，非合同类发票，此类发票经领导审批后，才可开具，审批的同时登记开具发票记录。

相关功能：发票增、删、改、查功能；查询条件，发票类型、开票日期、发票对方、纳税识别号。

（四）统计查询

合同签订数量进行统计，根据年月和签订数量进行计算，生成折线图； 根据合同签订状态，正在进行、延期、已结束的状态进行计算，生成饼状图； 根据合同归属部门，对自定义部门的合同数量进行计算，生成锥形图。

四、非功能需求

（一）授权和认证

Φ锹加没身份信息，反复认证，并提供数据库认证，LDAP认证，USB-key（数字证书认证及串号验证）认证等多种身份认证的方式，本课题主要采用LDAP认证方式。

对已登录用户经行全局会话控制，认证会话超时或注销时，实现门户及其他应用统一注销，为单点登录功能开发相应的认证接口。

（二）约束与安全

1. 需求约束：

系统中跟其他系统的接口，统一使用webservice模式；界面要使用公司统一的软件操作界面。

2. 软件质量：

正确性：以软件需求为准，实现所有功能模块；

高效性：能够在以秒计的时间中返回用户操作响应。避免反应时间过长的情况；

可靠性：系统中显示的数据必须是正确的，能够给用户提供决策依据的数据；

安全性：跟数据库的交互只能通过软件进行。系统中各个部分要包含身份验证功能，不能通过页面直接访问；

可维护性：系统主要采取模块方式开发，降低不同模块间的耦合度；

可移植性：能够在Windows、Linux、Solaris等多种服务器上进行部署。

3. 隐含约束：

系统中的各个模块中的子功能也要相互独立，如：增删改查都要作为单独的功能分开，便于管理员的权限分配；尽量减少弹出窗口的使用。

随着数据整合的深入，在建立数据中心的同时，对信息来源数据实现抓取操作，将抓取后的数据作为身份认证的依据，以用户身份用户名举例，用户在数据整合之前记忆多个用户名，在增加业务系统的同时也增加用户身份的负担。因此，建设认证服务来实现统一用户管理势在必行，随后权限管理和身份认证也提升到日程。这样，合同管理在企事业单位信息化平台实现单点登录尤为重要。

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该系统采用目前流行的B/S架构，支持个人电脑的各类型操作系统，对各类主流浏览器都有很好的兼容性。该套系统采用主流的大型数据库管理软件Oracle管理、存储合同信息，应用程序部署在Tomcat应用服务器之上。

根据常见的业务需求，合同管理系统分为三大模块，分别是合同会签管理，合同变更管理，合作伙伴管理。根据业务模块的划分和需求分析，设计关系模式并建立如下数据库表和其中字段：1、合同信息表（合同ID，合同名称，合同简介，合作伙伴ID，合同类别ID，合同年份，项目ID，总金额，经办人，经办部门，合同履行开始时间，合同履行结束时间，归档人，归档日期，工作流序号，工作流状态，验收终止日期，企业编码）。2、合同类别表（合同类别ID，合同类别名，识别码，说明，修改人，是否使用）。3、合同变更申请表（合同变更ID，合同变更编号，合同ID，经办人，申请部门，变更类型，原合同金额，现合同金额，变更理由，备注，工作流序号，工作流状态，起草人，起草日期，企业编码）。4、合作伙伴信息表（合作伙伴ID，合作伙伴性质ID，重要程度ID，行业ID，合作伙伴编号，合作伙伴名称，公司负责人，基本介绍，业务范围，主要业绩，公司地址，联系电话，电子邮箱，公司网址，法人代表，纳税人资格，开户银行，帐号，注册资金，备注）。5、用户信息表（用户ID，用户工号，用户姓名，是否使用，企业编码）。

其中合同会签管理又可分为合同会签起草，合同会签审批，合同会签查询三个子模块。

1.合同会签起草页面由合同起草人对合同信息进行登记，登记完之后可保存、上报给部门会签和领导审批。登记内容包括合同名称、合同类别、合同登记年月、项目名称（需要关联项目的合同）、供应商、合同履行开始结束时间、上传附件等内容。

2.合同会签审批页面提供可视化的工作流审批查询功能，实时查询合同审批节点信息以及各节点审批人及审批意见。经办部门提交合同后，根据合同的不同类别，进行不同的审批流程，流程在各个相关单位及领导之间流转。在合同审批页面除了可以查看合同基本信息，还设计了签字、会签表、会签查询三个按钮，分别用于签字审批，查看会签表，查看会签审批流程信息功能。

3.合同会签查询由两个部分组成，即查询条件和合同列表。查询条件由合同信息的一些关键字段如登记日期，合同编号，合同名称，供应商，经办人，签字状态构成，根据这些条件可以进行过滤查询，精确查找到需要的合同。合同列表则把正在审批流程中及已经审批结束的合同按行展示出来，每行显示合同信息的关键字段，如合同编号、合同名称、供应商、总金额、经办人、会签状态等字段。

合同变更管理模块支持合同按照要求的变更活动。即可以在固定节点控制合同是否可以进行变更。支持变更合同的审批。系统记录合同的变更记录，如资金变动情况。系统能重新生成变更审批表，合同的变动情况在台账和统计功能中自动反映出来。系统记录合同变更的原因、影响，并将变更依据作为附件导入系统，从而兼顾了变更过程管理的严谨和自动性，关联结果，有据可查，权责明晰。此模块分为三个子模块，即合同变更申请、合同变更审批、合同变更查询。

1.合同变更申请页面在进行合同变更时，首先选择原来的合同，这样系统就会自动带出原合同的相关信息，在此页面可以对包括合同名称、合同经办人、合同金额在内的一些字段信息进行修改，并填写变更原因，上传变更后的合同文本后保存，保存之后即可走合同变更审批流程，此时系统会自动生成合同变更号。

2.合同变更审批页面是在合同变更之后，根据企业制定的审批流程合同变更信息会像上面的合同会签一样走一个审批流程。当合同变更信息走到对应部门负责人或相关领导节点时，其有权限对合同变更信息进行查询，进而做出同意或者退回的审批意见。

3.合同变更查询页面可以对企业所有的合同变更信息进行查询统计。

合作伙伴管理模块通过对合作伙伴基本信息的录入保存，提供了统一的准入机制、审核标准，实现了对合作伙伴注册信息的审核、定期评价、分级归类的管理。合作伙伴管理模块分为两个子模块，即供应商信息登记、合作伙伴综合管理两个子模块。

篇11

一、合同管理概述

合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。《中华人民共和国合同法》第二条指出“合同是指平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利关系的协议”，从法律角度界定了合同的概念。

企业生产经营管理主要涉及产、供、销三个环节，其中大多数经济行为都通过合同体现。合同是企业经营管理基础工作的重要内容，是企业通向市场的桥梁和纽带。合同管理是包括从合同起草、合同签订、文本管理、结算安排、执行进展、合同变更、到实际结款以及对合同结款情况统计分析的全方位管理，合同管理水平的高低对企业内部管理及外部往来的规范性非常重要。

合同管理工作对项目的进度控制、质量管理、成本管理又有着总协调和总控制的作用，可以说是项目管理的核心和灵魂。通过提高合同管理水平，规范企业合同的签订和履行，能够有效地防范风险、优化管理、降低成本、提高效益。在合同管理实践中如何能快速追溯查询、提高审核效率、及时掌握履约状况、快捷统计和分析等，都是困扰合同管理人员的问题。

二、传统合同管理模式的现状和不足

传统的合同管理模式一般采取手工和纸质相结合的非信息化方式，由于合同标的物种类繁多、业务量庞大、涉及内部业务部门众多，很容易造成信息不集中，实时性不强，导致各部门间协作、业务流程组建、监控合同执行等方面存在效率不高、费时费力等问题，而且无法做到统筹兼顾，难免发生误差、影响决策。主要体现在以下方面：

1.合同执行管控能力不强

企业业务规模大、专业分类细、经办合同多时，传统合同管理模式不便于企业内部监督管理部门全局掌握单位全部合同实际履约状况、项目进度、经费执行情况等信息。

2.合同信息查询分析不便

合同管理工作中还经常需要追溯相关信息或进行统计和分析，采用手工管理合同时，由于企业内部各部门对合同的关注点不同，数据格式不统一，数据的汇总工作需要耗费大量的时间。

3.缺少预警机制

财务部门的付款依据与合同执行进度密切相关，传统合同管理模式缺少对合同进度、经费支付等关键节点的预警，不能帮助企业进行财务规划，掌控现金流，更好的发挥资金的作用。

三、推行合同管理信息化的意义

以信息化为手段的规范化、标准化合同管理按照规范程序、固化流程、加强监管、强化服务、透明信息的原则要求，强化各级管理部门的职能分配，做到职权清晰，责任明确，严格按规定程序审批办理，并能建立相关部门与岗位之间的相互制衡和监督机制。记录、控制企业合同管理各重点环节和关键节点，可实现企业总部对项目合同管理的动态监控。便于企业领导和各管理部门实时、全面掌握项目进展情况，实现信息共享，并为及时收集、分析项目数据信息打好基础，为领导决策提供准确有效的数据支持。

通过合同管理信息化系统，可以实现企业对总包合同的计量、变更、支付等合同履约情况的全程了解，实现对分包合同、物资设备采购合同的招议标、签订、执行等工作的全面控制。并以合同档案的形式归档到信息化系统，形成一套完整闭合的合同管控资料，改变传统合同管理的复杂性和随意性。

合同管理信息系统能为企业合同管理工作带来极大的便利，其优点主要体现在以下五个方面：

1.增加管理透明度，提高管理监督能力，防止不正之风。

合同所约定的交易涉及企业物资、产品或技术，与企业资金的流出、流入紧密关联，只有进行有效监督，才能防止不正之风与职务犯罪。合同管理信息化通过网上办公与信息流转，将提高监督管理行为的能力，利于反腐倡廉的源头控制，不仅能保护企业财产不受侵占，还能净化企业环境，树立良好风气。

2.优化管理模式，革新管理理念。

推行合同管理信息化，在管理方式上实现了由传统的手工经验式、粗放型合同管理模式向以PDCA 循环模式为主的精细化合同管理模式的转变，合同管理的重复工作量和误差明显减少，质量和效率明显提高，促进企业管理理念革新。

3.降低管理成本，提高经济效益。

合同管理信息化能提高企业对成本消耗情况的控制和监督效能，降低库存占用资金，优化库存结构，加强对供应商的约束和平衡，促进公司降本增效。

4.加强过程管控能力，提升合同管理水平。

合同管理信息化可以将资金流向、数量和时间等具体内容反映合同的实际履约状况，为企业内部监督部门开展过程监管、同步监管提供了有利条件，可以提高企业内部流转审核效率、强化过程监管能力、加强数据处理能力，使企业合同管理水平得到了提高。

5.确保合同各项信息真实有效。

通过信息化管理，合同信息能够利用网络及时反馈，在加强合同动态管理的同时，拓宽收集合同数据信息的渠道，确保合同数据的真实性、有效性，为合同招标谈判及成本预算提供了详细数据，为企业提升决策水平提供了数据平台。

四、如何建设合同管理信息化平台

合同管理信息化必须以合同为主线，以费用为中心，以解决实际业务管理中的问题为主导，实现对合同全周期的管理，实现对合同执行状况动态跟踪，实现预算管理、成本控制、资金收支实时监控，将企业合同管理动态化、智能化、网络化，为企业提供合理的流程和业务约束及全方位的管理。

合同管理信息化平台建设，将合同的订立、计价、支付及查询等管理要求有机结合，有利于迅速掌握各合同的执行状态，为决策提供基础性信息。主要包括合同拟制会签审批管理、合同文本管理、合同变更管理、项目进度管理、用户管理、分承包商管理、合同收付款管理、统计分析管理等分项建设。

合同拟制会签审批管理：系统平台提供合同样本，合同起草人从样本数据库中选择对应的合同样本，填写合同要素。合同要素分为必须项和可选项，确定合同草案时，系统自动检测合同要素必须项是否完整，不完整的不允许保存并提交合同审批。系统对保存后的合同，根据合同编号规则进行编号，完成合同文本拟制和项目立项。合同进入企业业务流程中的审批流程，根据审批人员的权限及顺序划分，保留审批过程中各个审批人员的审批意见，完成合同草案审批会签。

合同文件管理：将与合同相关的所有文件，包括合同草案、合同附件、技术协议、变更文件等内容，按照规定格式输入电子版文档，导入信息化平台进行存档，相关人员可在权限范围内查阅合同文本相关资料。

合同变更管理：记录合同变更的原因，并将变更依据作为附件导入系统，从而实现合同变更过程管理的有据可查、权责清晰。合同变更管理分项可根据原合同与变更后合同的信息自动生成变更清单，生成变更详情表，并及时反映变更后的合同费用、项目进度要求、技术条款变化等变更情况。

项目进度管理：明确记录合同规定项目进度，并与实际进度情况进行对比，在项目重点环节和关键节点的前期提醒，实现了控制关口前移，使合同管理由事后被动防范转为事前主动防范，便于项目管理人员、技术人员及时了解合同执行情况，做出相应进度调整。

合同收付款管理：包含发票登记管理、支付节点安排、智能提醒收付款等子项，根据合同信息细化合同支付方式、资金来源、预算安排，帮助企业进行财务规划，掌控现金流，更好的发挥资金的作用。

统计分析管理：自定义统计条件，根据不同的查询和统计方式，从不同角度对系统平台中的数据进行收集、整理、统计分析，自动输出统计结果，辅助经营决策。

五、合同管理信息化建议

合同管理信息化在企业经济运行、经营管理、防范经营风险中，发挥了较大作用。

要做好合同管理信息化建设工作，除按步骤精心组织外，还需关注以下几点：

1.做好管理平台首期上线之后的持续优化

管理平台首期上线运行一段时间后，各相关业务部门对操作界面和细节会提出不少优化建议，应将这些建议汇总，进行甄别和梳理，既考虑业务部门需求，又兼顾合法合规性，持续开展优化工作。

2.实现信息化软件之间数据的关联性

合同管理信息化的一大令人瞩目的特点，就是实现海量数据和信息的共享。如果不能实现这一点，将是对信息化管理平台资源的极大浪费。一般企业除了合同管理信息化外，还有财务、工程等其他信息化软件，合同管理信息化平台开发时需注意和其他系统信息化软件的对接，不同系统的信息化软件数据相关联，有些数据可以相互取用，不仅可以减少录入人员的工作量，更重要的是控制数据的准确性和及时性，提高软件的管控作用。

参考文献

[1] 高苏.国内企业信息化建设现状及发展策略.山东工商学院学报，2005（6）.

[2] 李桂花.企业合同管理信息化建设.中小企业管理与科技，2007（8）.

篇12

根据合同涉及的业务流程，依次在合同招投标、合同订立和合同履行三个主要的环节识别了16个风险点。

2合同管理存在的问题

2.1合同管理往往仅限于合同审查，缺乏全过程管理

合同审查只是合同管理工作中的一部分，虽然在实际工作中占据着合同管理工作的大部分时间，但合同管理并不等于合同审查。但在大部分企业里合同管理往往只局限于合同审查，缺乏对合同的全过程管理。如，对所签订合同涉及的相对方的信用评估，缺乏有效事前管控；对已签订合同的履行情况，缺乏有效地过程监控。在激烈的市场竞争中，为了抢得订单存在着大量的先干后签的现象，对于此类合同，合同审查就形同虚设，无法起到合同审查的事前监督作用，无法有效地防控其存在的法律风险，无法使企业的经营行为纳入到有效的风险管体系中来，加大了企业的法律风险系数。合同管理中存在的法律风险不仅存在于书面的合同中，也存在于合同之外，如合同相对方履约能力的降低、合同履行过程中主体和内容的变更及合同欺诈行为都会给企业的经营管理带来法律风险。

2.2对合同管理缺乏深刻认识，部门、人员配备不合理

当前，有些企业还不能从战略的高度分析和认识合同管理对企业生存和发展的重要意义，缺乏对合同管理职能的重视，没有建立完善的合同管理机构，甚至有些企业对于有关合同管理工作往往会放到企业中的综合办公室或企管计划部中由一个人来负责；没有建立严格的合同管理制度和规范工作程序，没有认识到合同管理是企业管理不可或缺的重要组成部分。许多企业的法务部门在合同管理工作中处于比较尴尬的境地，其主要表现有：首先，无法介入日常业务和管理活动，找不到从“救火”到预防的有效途径；其次，在合同审查中提出的问题和审查的周期往往被业务部门视为迅速完成业务的绊脚石；最后，内部法务工作的深层次价值受到质疑，法务部门不断地被事务化、被动化。由于对合同管理部门的设置和人员配备的不合理，合同管理最终就仅仅成为了合同审查，被动地成为流于形式审查。

2.3合同管理的信息化程度不高

在合同管理过程中还没有充分利用好信息网络资源，相互协调、配合机制也不完善，对于合同履行中的进度控制、问题解决等都产生了不利影响。由于日常合同管理工作缺乏信息化手段的有力支撑，已严重制约合同管理工作的精细化，其主要表现为：

（1）由于每年签署的合同类型多、数量大，对合同签订、审核和履行情况进行跟踪控制的难度较大。

（2）由于合同管理缺乏信息化手段的有利支撑，对合同相关的统计分析效率低下，无法对各类合同建立风险评估机制，难以提前采取应对措施，防范法律风险的发生。

3合同管理实践

A公司是一家国际化大型国有控股上市公司，涉足轨道交通、风电、工程塑料、绝缘材料、环保水处理、汽车等行业，预计“十二五”末销售过百亿，该公司采用事业部制管理方式，其中主营轨道交通减振和风电减振行业的甲事业部历年来在营业收入、回款、利润等方面都是公司的排头兵，在经营管理方面业绩显著。该事业部约有300家客户和320家供应商，客户、供应商规模参差不齐，属性各异，即有大型国有企业，有小型商企业，也有个体户，但历年来合同纠纷甚少。甲事业部的合同管理模式如下。

3.1建立合同管理的组织保障

设置专门的部门和人员牵头对合同进行全过程、综合管理，使合同管理逐步向合同审查前、审查后延伸，把合同管理与企业的综合计划、绩效考核、各部门间职责协调结合起来，该部门需履行以下职能：

（1）制定合同管理制度，对合同管理工作进行评估奖惩。

（2）参与合同的谈判、起草、审查和审批，规范合同文本，制定示范合同文本库。

（3）定期对合同履行、变更、解除等情况进行监督检查，处理合同纠纷。

（4）开展合同签订、履行、协商、联络等环节证据的留存与收集工作。

（5）定期分析和提炼合同法律风险点，撰写合同管理年度报告。

（6）进行合同风险管理策略和危机预案的制定工作。

3.2建立合同管理的信息化系统

信息技术是加强合同管理工作的重要手段，其快速的数据传送、准确的分析统计和全面的跟踪功能可以在日常的合同管理工作中发挥极其重要的作用。因此，借助网络信息技术，加强对合同的动态控制管理、提高履约率是合同管理工作的当务之急。公司按照“集权决策、分权管理”的原则，建立了一整套合同管理部门统管、各职能部门分管、具体承办人专管、上下成线、纵横成网、相互协调配合的公司内部合同管理体系，使合同管理工作各司其职、各尽其责，落到实处。合同管理系统的主要功能包括：

（1）签约相对方管理。在对方当事人信息中，把对方当事人的营业执照、资质情况，许可证、履约能力等背景资料一并纳入程序管理，为谈判、合同签订等提供依据，以防止诈骗合同，合同主体不规范等情况发生。

（2）合同流转功能。合同流转功能自动地将合同处理事务传递给有关职能部门实施工作流管理，使审查人员能随时签批合同文件，获得有关合同信息和背景资料。合同审查审批签转表详细记录项目编号、合同编号、名称、基本情况、类别、价款、谈判成员等合同基本信息以及审查审批各个环节对合同文件提出的修改意见，由合同经办人实施修改，便于日后查询，理清责任。

（3）合同履行过程展现功能。可将合同对应的发货信息、开具发票、收回款项、对方签收、合同变更、相对方评价等以合同编号为维度进行展现，提供了全流程监督功能。

（4）合同统计、分析功能。可按合同承办部门、合同性质、合同编号进行合同数量和合同金额的分类统计，并可按月、季、年来统计。每个合同都有唯一编号，查询方便，为做好合同管理工作提供了有效工具。

（5）合同标准文本库功能。为方便管理人员快速编写合同而设置的常用合同范本，包括公司常用合同标准化文本和国家、行业的合同示范文本。范本门类齐全，规范有效，即最大程度地减轻了经办人员录入的工作量，又降低了法律风险。

（6）转授权功能。人员职位、授权权限变化和人员调动、出差等情况，都可以通过转授权功能予以解决。

（7）合同归档、查询功能。有关人员可在权限范围内查阅合同相关资料。