综合办公室科员工作范文

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篇1

主持局党委全面工作。负责抓好基层组织建设、思想政治建设、精神文明建设、党风廉政建设等党委全面工作，配合局长工作，完成区委交办的各项临时性工作。

局长

主持本局行政全面工作。负责抓好全区国民经济与社会事业发展和改革工作、招商引资工作等行政全面工作，配合党委书记工作，完成政府交办的临时性工作。

副局长

协助局长工作，具体分管国民经济发展科、社会事业发展科工作。

副局长

协助局长工作，具体分管经济协作办公室工作。

机构设置

综合办公室

协助局党政领导组织协调日常党务、政务工作。负责信息、人事、财务工作；负责档案管理、综合治理、会务、机要、保密、、新闻宣传、文印等工作。

（一）工作人员

综合办公室科员

综合办公室科员

综合办公室科员

（二）工作职责

1、负责局机关会计工作；

2、负责局后勤保障工作；

3、负责处理原企业遗留问题；

4、完成领导交办的其他工作。

1、负责出纳工作；

2、负责行政文件的收发、登记、传阅、管理、归档报刊杂志的征订等工作；

3、负责综合治理和计划生育、的日常工作。

4、负责本单位人员的年度考核和人事劳资工作；

5、负责保密工作；

6、负责本单位的维稳工作和年终考核档案的整理；

7、完成领导交办的其他任务。

1、负责党务日常工作，协助党委书记抓好基层组织建设、思想政治建设、精神文明建设、党风廉政建设；

2、负责组织学习贯彻党的方针政策；

3、负责党委会议记录、中心组学习记录；

4、负责党委文件的起草、收发、登记、归档；

5、组织党务类文件的收文、传阅、管理；

6、负责收集各业务科室信息，完成报送工作；

7、负责年终党建考核档案的整理；

8、年终向各承担实绩考核任务的科室收集考核档案，汇总完成情况，完成半年和年度工作总结任务；

9、负责党员组织关系的转接、党费收缴工作；

10、完成领导交办的其他任务。

国民经济发展科

组织拟定年度国民经济和社会发展计划；监测全区宏观经济运行情况；综合分析全区农业、工业、服务业发展情况，协调解决发展中的重大问题；研究拟定产业发展规划和措施，统筹全区产业发展规划与国民经济和社会发展规划、计划的衔接平衡；贯彻落实国家、自治区和和浩特国民经济动员政策、规划、计划的措施办法，组织实施国民经济动员有关工作。监测分析全区社会固定资产投资状况，拟定全区社会固定资产投资总规模和投资结构的调控目标和落实措施；负责全区国内外经济技术协作与联合规划、计划执行情况和综合分析、检查考核工作；指导、推进和综合协调经济体制改革有关工作

（一）工作人员

国民经济发展科科长

国民经济发展科科员

国民经济发展科科员

（二）工作职责

1、研究提出国民经济发展中得农村经济、工业经济、建筑业中长期规划和年度计划；研究提出总量平衡和结构调整的目标办法；撰写年度计划和上半年计划执行情况（草案）的报告；

2、监测分析全区经济形势和发展情况，进行宏观经济的预测、预警；研究涉及全区经济安全的重要问题，提出经济调节的政策建议，协调经济运行中得有关重大问题。

3、研究经济体制改革和对外开放的重大问题，组织拟定综合性经济体制改革方案，协调有关专项经济体制改革工作；

4、研究提出全社会固定资产投资总规模及资金投向和投资办法；引导社会资金投向；负责固定资产投资项目的进展情况的统计工作；

5、规划和安排国家、自治区、拨款经济建设项目和全区经济重大建设项目以及利用外资项目、境外投资项目，监督检查经济工程项目建设；

6、推进产业结构战略性调整和升级；提出国民经济重要产业的发展战略和规划；研究分析城镇化发展状况，提出城镇化发展战略和政策措施；

7、完成领导交办的其他任务。

1、贯彻国家、自治区、有关固定资产投资的方针、政策，并提出在全区的实施意见和办法；

2、负责全区政府投资项目综合管理，编制全区固定资产投资计划，上报项目月形象进度及投资计划完成情况；

3、参与重点建设项目的跟踪、协调、督察、考评等管理工作；

4、完成局领导交办的其他任务。

1、协助科长工作。

2、制订服务业发展规划及政策协调，解决服务业发展中的有关问题；研究提出国民经济发展中的商贸流通业中长期规划和年度计划；撰写年度计划和上半年计划执行情况（草案）的报告；推动高科技产业发展，实施技术进步和产业现代化的宏观指导；负责全区节能减排、环境保护工作；负责全区国防动员工作；

3、提出实施西部大开发战略规划，组织实施西部大开发重点项目；

4、负责全区财政税收计划工作；

5、负责全区各项主要经济指标统计月报工作；

6、完成领导交办的其他任务。

社会事业发展科

负责综合提出社会发展战略和措施，组织拟定各项社会事业发展规划和年度计划；协调人口计生、文化、科技、教育、卫生、体育、广播影视、旅游、民政、就业、人力资源、社会保障、环保等方面的政策及有关重大问题，以及与国民经济发展的衔接平衡；提出经济与社会协调发展、相互促进的办法和措施，协调社会事业发展中的重要问题。

（一）人员设置

（二）工作职责

1、研究提出社会事业发展中长期规划和年度计划；撰写年度计划和上半年计划执行情况（草案）的报告；

2、做好人口和计划生育、科学技术、教育、文化、卫生、体育、城区基础设施等社会事业发展的衔接平衡；提出社会事业协调发展、相互促进的办法和措施，协调社会事业发展中的重大问题；

3、研究提出促进就业、调整收入分配、完善社会保障的政策措施，协调解决就业、收入分配和社会保障的重大问题；

4、规划和安排国家、自治区、拨款社会事业建设项目和全区社会事业重大建设项目，监督检查社会事业工程项目建设；

5、完成领导交办的其他任务。

1、协助科长工作；

2、研究社会事业体制改革的重大问题，组织拟定综合性社会事业体制改革方案，协调有关专项社会事业体制改革工作；

3、完成领导交办的其他任务。

经济协作办公室

贯彻执行国家、自治区和有关扩大对外开放、加强经济合作交流、统筹对外开放发展战略、方针和部署；组织研究提出对外开放工作的发展战略、指导方针、工作原则并组织实施。负责全区国内外招商引资统筹规划和区域经济合作中长期规划的宏观指导、协调工作，制定年度目标并组织实施；负责全区招商暨经济协作项目的收集、整理、筛选和项目库建设、；负责招商网络建设工作；组织规划论证全区重大招商引资项目；分析研究全区招商引资情况，向区委区政府报送有关动态；负责国内外投资合作项目的洽谈、签约；负责组织、参与国内外各类项目洽谈会、展销会、博览会等经贸活动并提供协调服务；负责全区招商引资指导计划完成情况的统计、综合分析和检查考核工作。

（一）人员设置

经济协作办公室科长

经济协作办公室科员

（二）工作职责

1、负责招商引资指标任务下达及运行中的统计、监控、政策咨询、协调服务等工作；

2、负责相关业务材料的起草、综合分析和检查考核工作；

3、负责组织、参加与国内外各类项目洽谈会、展销会、博览会等经贸活动并提供协调服务；

4、负责全区招商暨经济协作项目的收集、整理、筛选和项目库建设、；负责招商网络建设工作；

5、完成领导交办的其他工作。

篇2

1、按规定时间上班并签到，超过规定时间即为迟到，每发生一次扣1分。由人代签的视同缺勤。

2、工作时间无故不在岗视为旷工。每发生一次扣2分。

3、提前十分钟下班视为早退，每发生一次扣1分。

4、科员一日内事假或病假由科长批准；一周内由主管局长批准；一周以上由局长批准。事假每天扣1分，病假每天扣0.5分（凭诊断书）。

5、科长一日内事病假由主管局长批准；超过一日的由局长批准。事假每天扣1分，病假每天扣0.5分（凭诊断书）。

6、请长期病假（超过一周）的，必须有市医院的诊断书，且按长春分公司管理细则规定处理。

7、婚假、丧假、产假和哺乳期按照有关规定执行，每超一天扣1分。

8、无故缺勤，每天扣2分。

9、值日、值宿工作每漏岗一次扣2分。

请假后及时消假，并将假条、诊断书及领导批示及时交办公室备查。以上考核情况，每月公布一次。

二、行为规范考核

每位工作人员必须认真规范自己的言谈举止，讲究文明礼貌，树立良好风气，维护公司的整体形象和声誉。

1、不准说脏话、粗话、口出不逊。

2、不准在室内大声喧哗、叫喊、嘻笑打闹。

3、不准在工作前喝酒，酗酒后严禁到单位滋事生非，扰乱正常的工作秩序。

4、不准随地吐痰，乱扔脏物，破坏清新、洁净的工作环境。

5、不准在工作期间打毛衣、干私活、把小孩带到单位，做与工作无关的事。

6、不准在工作期间进行打扑克、下象棋等娱乐活动。

7、不准聚众赌博，打架斗殴扰乱社会治安。

8、不准在其他公共场所从事有损于单位形象声誉的事情。

以上八项行为准则，全体职工要认真遵守，如有违背，一经发现，将视情节轻重扣1—2分或给予行政纪律处分。

注：分值的计算方法，是每扣1分减少当月工资总额的百分之一，年末统一总结。

三、各岗位人员的工作职责及考评细则：

综合办公室主任

负责综合办公室全面工作：安全保卫、行政管理；协调各部

门关系；外来有关人员的接待工作；各部门的服务工作等。

1、营销部各部门每发生一起四防安全事故扣1分。给公司造成损失的按有关规定处理。

2、各部门每发现一次安全保卫工作落实不到位的扣1分。

3、地方各部门工作往来关系协调不到位，给营销部造成不应有的损失或造成不良影响的扣1分。

4、对领导或客人来访安排不到位的扣1分。

5、行政费用开支超出规定指标，造成明显浪费的，每发现一项扣1分。

6、不能按规定准确、及时合理使用公章，每发现一次扣1分。7、费用预算申报单每月28日统一汇总，每误一天扣1分。

综合办公室副主任工作职责

主抓工会全面工作；负责考核全员劳动工作纪律；定期组织职工进行政治、业务等方面知识的学习；工资报表的审核工作等。

1、在经费允许的情况下，全年组织职工文体活动两次。否则扣1分。

2、对职工劳动纪律考核不到位的，扣1分。

3、工资表每发现一次误做、漏做、差做等现象扣1分。

劳资干事工作职责

机关人员出勤考核；各种文件的打印；工资核算、文件收发、传递、归档工作等。

1、考勤工作每天8点准时收缴出勤簿，漏（误）一天（时）扣1分；出现代签、漏签等现象处理不及时扣1分。

2、不能及时完成机关各种文件的打印工作，扣1分。

3、对上级各类文件、电函接转不到位，每发现一次扣1分。

4、重要文件归档不全、不及时扣1分。

5、工资计算出现误差现象扣1分。

6、对省市公司、各地方部门各种报表不及时扣1分。

综合办公室干事

负责对各部门的安全保卫工作进行监督检查指导；负责各部门生活办公用品等的购置、发放工作；负责对各种备品的登记造册管理工作等。

1、对各部门安全、保卫工作检查不到位，每发现一次扣1分。

2、办公室用品购置、发放不及时、不到位，每发现一次扣1分。

3、对备品管理不善，发生丢失、损失等现象，每发生一次扣1分。

通信员工作职责

1、负责对上级公司及地方政府各部门的电函、文件收发接转工作，不及时不到位扣1分。

2、协调办好机关各科室一些常识性工作。不及时不到位扣1分。

3、及时完成局长、办公室主任交办的各项工作任务，否则扣1分。

4、做好营销部来客服务工作，局长办公室卫生清洁工作。每发现一次不合格扣1分。

5、协助更夫管理好机关夜间的四防安全工作。发生安全事故扣1分。

保洁员工作职责

1、负责营销部机关内每天的卫生清洁工作，每发现一处卫生未达到规定标准，扣1分。

2、负责每月三次以上值宿室的被褥清洗工作。每少洗一次扣1分。

3、严肃工作纪律，坚守换班、换岗时间，每迟到、早退一次扣1分。

收发员的工作职责

1、外来人员登记漏记扣1分，记不清扣1分。

2、外来可疑人员不及时向办公室主任汇报扣一分。

3、每迟到或早退一次扣1分。

4、报刊、杂志的接收每丢失一份（本）扣1分。

5、交接班记录不记或记不清、不准确扣1分。

6、不坚守工作岗位，擅离职守扣1分。

水、暖、电工工作职责

1、对营销部用水、用电等工作的管理、维修等不到位不及时每发现1次扣1分。

2、不能准确登记用水、用电的数量及支出金额（电业局预交电费在1万元以内）等情况，每发现1次扣1分。

3、对各配送部及住户的水、电、暖气维修工作不及时，每发现1次扣1分。

4、对营销部及各配送部各种设备做好维修、保养工作，确保工作正常运转。否则扣1分。

5、对司炉人员认真管理、指导，做好冬季取暖设备维修管理等工作。否则扣1分

(白天温度在-5℃以上，中午烧一遍，回水50℃；晚上-10℃以下，烧两遍，回水70℃，特殊情况另定)。

更夫工作职责

1、按时交接班，填写好交接记录。每违规一次扣1分。

2、上岗前检查一切安全防护设施，发现问题及时汇报。否则扣1分。

3、做好外来人盘查、登记工作。每漏一次扣1分。

4、值班期间要对部门进行巡查，看有无安全隐患，不许在室内久留或睡觉。每违规一次扣1分。

5、搞好责任区的卫生清扫工作，每发现一次不合格扣1分。

6、无故不在岗，每发现一次扣5分。

7、岗前或岗上酗酒，予以辞退。

8、发生一次责任事故予以辞退；造成严重后果的追究法律责任。

食堂管理员工作职责

1、保证客人及时、满意、按规定标准用餐，每违规一次扣1分。

2、保证食堂原材料购买及时、新鲜、卫生、不积压、不浪费。否则每发现一项违规扣1分。

3、对厨师、服务员管理不到位，不遵守工作时间，不能对客人满意服务。每发生一次扣1分。

财务科长工作职责

严格遵守国家有关财经纪律，法令、法规、政策和各项财务制度，认真执行《会计法》和上级主管部门规定，做好财务工作。

负责监督、督促营销部的一切财务管理工作。做到不出任何漏洞。负责制定营销部每月费用预算报告，每月初做好预算呈请批复工作。及时推出财务管理新方法、好建议，当好领导参谋。

1、对《会计法规财务制度》执行出现违纪现象扣1分。

2、对营销部财务管理监督不细而造成损失的扣1分。

3、对由于营销部资金使用不当而被有关单位处罚现象扣2分。

4、费用额管理超标准扣1分。

5、对日清日结货款管理监督不到位，每漏一天扣1分。

财务会计工作职责

协助科长做好财务工作，遵守财务制度，履行会计法职责。认真做好银行及各部门资金往来、收支工作，确保资金流动正常，不出差错。遵守分公司财务处规定，执行财务报销准则，做到各类票据报销手续齐全，合理进帐。

1、违反财经规定，出现差错扣1分。

2、资金报销、管理，不按规定程序执行扣1分。

3、不能按时发放工资扣1分。

访销中心主任工作职责

负责营销部卷烟购、销、调、存全面工作；负责卷烟营销工作的业务指导；认真执行销售政策、规范经营行为等。

1、没能按规定经营的品牌规格及周转库存数量合理的组织购进卷烟，造成库存积压、脱销、断档等现象，每一次扣1分。

2、紧缺品牌卷烟不按计划比例分配扣1分。

3、各配送部库存超出周转量扣1分。

4、造成卷烟霉变等损失的扣1分。

访销中心副主任工作职责

做好微机系统维护工作，保证网络畅通运行；负责对各配送部日清日结监控工作；做好业务指导、技术培训工作等。

1、对微机维护、管理不到位影响正常工作运行扣1分。

2、对各配送部日清日结工作监督不到位，每漏一天扣1分。

3、对微机员业务培训、指导不到位扣1分。

业务调拨员工作职责

严格执行调拨纪律，按各配送部库存限量调烟，做到及时、准确无误。为领导提供配送部各种数据和市场信息；尽职尽责完成本职工作任务。

1、违规调拨扣1分。

2、调拨出现差错扣1分。

3、库存同微机数量不符扣1分。

4、统计数据出现差错扣1分。

保管员工作职责

严格执行出入库手续，对库存商品要做到日清日结，发现问题及时上报；商品摆放整齐，保证库内设施完好，并按规程使用；付货要做到及时无误；对库存商品要做到科学保管，确保不受任何损失；负责指导打标人员、装卸人员的各项工作。

1、不按规定出入库，手续不健全扣1分。

2、卷烟出入库数量出现差错，除承担经济责任外扣1分。

3、人为造成卷烟损失扣1分。

4、付货不及时扣1分。

5、专卖罚没卷烟不及时入库、入帐扣1分。

配送中心主任工作职责

负责配送部全面工作，确保营运车辆正常运行；做好定期对驾驶员的安全教育、技术培训等工作；负责对车辆的维护、保养、修理、保险等工作；确保每台车的行车安全等。

1、由于卷烟运送工作影响销售扣1分。

2、由于车辆维修不及时而影响正常工作扣1分。

3、因车体隐患造成事故的扣1分。

4、对驾驶员安全意识教育、冬春技术培训不及时，而造成人为事故的扣1分。

油料员工作职责

认真遵守劳动纪律，严格执行油料管理制度；按各台车的耗油标准加油；并做到及时主动，确保各台车辆的正常运行；及时正确记载各台车辆的行程公里数以及节、超油料数量的核算工作和车辆维修情况等；做到每月底公布一次核算结果。

1、违反公司油料规定加油，每发现一次扣1分。

2、对各台车辆加油不及时，每发现一次扣1分。

3、给非本单位车辆私自加油扣1分，并按油量金额罚款。

调度员工作职责

科学安排送货车辆的运送时间和运送路线；保证各配送部及时调货；严格按规定正确、合理调动配送中心管辖的全部车辆等。

1、对当日送货车辆调度不适，造成费用和效率比率不当扣1分。

2、对车辆分配不均衡扣1分。

司机工作职责

1、酒后驾车扣1分。

2、里程造假扣1分。

3、交通事故扣1分。

4、油料超标扣1分。

5、交通违章造成车辆扣押，每一天扣1分。

6、私自出车扣1分。

7、迟到、早退扣1分。

8、不在指定地点存车扣1分。

9、私自交给他人驾驶扣1分。

10、车辆搭乘无关人员扣1分。

注：近期“车辆和驾驶员管理规定”一并执行。

专卖科长工作职责

负责对专卖人员的政策、法规的宣传教育工作；负责协调好

各执法监督部门的关系；严格执行办案程序；及时上报大、要案，做到大案有卷宗，小案有记载；负责监督专卖罚没品的建帐、登记、保管工作；严格按收支两条线的原则管理专卖罚没款等。

1、不按专卖相关法律法规办事，造成不良影响扣1分。

2、有关部门关系协调不到位，影响工作扣1分。

3、对罚没卷烟不按规定出入库手续管理扣1分。

4、对稽查人员管理指导不到位，造成不良影响每发现一次扣1分。

5、对“四率”监控管理不到位，扣1分。

6、对大烟贩打不利扣1分。

内勤工作职责

做好领导安排的各项工作，认真填写办理卷烟出入库登记手续；保存好证据保留单，做到帐目清晰准确；做好卷宗归档工作，以及商户档案分类归档工作等。

1、对罚没卷烟入库、出库登记手续出现遗漏扣1分。

2、不按规定管理罚没款扣1分。

3、对各类卷宗存档办理不及时扣1分。

4、每月末30日前不及时上报稽查大队和各专卖管理所卷烟罚没数量扣1分。

稽查队长工作职责（专卖管理所负责人）

熟知烟草专卖法及相关的法律法规常识，做到执法程序规范化；寓专卖管理于为商户服务之中；做好户籍化管理工作等。

1、违反烟草专卖法律法规及相关政策扣1分。

2、稽查队员在工作中发生同商户争吵现象扣1分。

3、查收扣留违纪卷烟漏开罚没单扣1分。

4、对稽查员管理不到位，发现对商户吃、拿、卡、要现象扣1分（有举报投诉）。

5、对扣留卷烟入库不及时或不入库扣1分。

6、对辖区“四率”监控不到位，低于上级规定标准，扣1分。

稽查员工作职责

向商户宣传烟草专卖法律法规常识，提高商户守法经营意识；严以律已、文明办案、严格按办案程序依法秉公行政；严肃组织纪律，树立烟草人形象，严禁对商户吃、拿、卡、要；熟知本辖区商户的一切情况；配合访送两条线做好全面工作等。

1、不熟知辖区商户位置、规模、类别、姓名，没达到户籍化管理扣1分。

2、违背执法程序，未经领导同意私自检查商户，造成不良影响扣1分。

3、每接到商户投诉一次不良行为扣1分。

4、辖区市场出现非、假、私卷烟扣1分。

5、对基本商户经营非、假、私卷烟不按前两次登记、警告、拆包装，第三次出示前两次记录后予以没收的规定程序办案，扣1分。

6、对辖区公路上送货车不检查，扣1分。

配送部主任工作职责

负责本部门全面工作，严格管理和考核部门工作人员；协调三线工作，充分发挥三线互控、三线配合、三线垂直管理的作用；完成好公司下达的各项工作目标，定期检查工作落实情况；执行早会、周会制度；严格执行公司规定的日清日结制度；抓实四防安全工作，确保本部门人与物的安全等。

1、所承担的指标每差一项扣1分。

2、违反经营规定、跨区销售除免职外扣1分。

3、分管工作出现差错，每发现一次扣1分。

4、本部门工作布置、落实、记录不到位扣1分。

5、部门出现四防安全事故扣1分。

6、不能及时上报各种材料、数据扣1分。

7、网建各项要求，每差一项扣1分。

电话员、微机员、收款员工作职责

在配送部主任领导下，认真做好本职工作；熟知商户经营类别、经营规模等情况，做好服务工作；科学合理分配电访时间，保证电访数量；对当日货款盘点清楚，准确无误，及时存放当地银行；做好日清日结，及时打印日销售和日库存单，做好同保管员出入库核对工作等。

1、不能熟知商户姓名、经营规模等扣1分。

2、不能按规定时间电话访销扣1分。

3、有商户投诉服务质量问题每一次扣1分。

4、超出规定的业务，电话费用除自付外扣1分。

5、不及时向营销部上报各种材料、报表、数据的扣1分。

6、销货款存单不能当日上报的扣1分。

7、日清日结每空一天扣1分。

8、网建规定填报的材料，每空一项扣1分。

送货员（收款员）工作职责

1、送货员要做到主动、热情为商户服务；每发现商户投诉扣1分。

2、送货要及时、准确无差错，如发生一次丢款差货现象除承担经济责任外扣1分。

3、对违规、违纪商户，及时、认真填写专卖协查单，否则扣1分。

4、不能把商户各种信息及时反馈给主任的扣1分。

5、记好送货日记，每月写一份市场分析，否则扣1分。

配货员工作职责

1、按访销中心传送的配货单，及时准确进行出库和配货，每出现一次出库和配货差错扣1分。

2、出库时要与送货员办好交接手续，并做好记录。出现差错扣1分。

3、配货间要规范化标准化，商品摆放整齐，卫生清洁。每发现一处不达标准扣1分。

4、不遵守工作时间扣1分。

综合检查组工作职责

遵守公司劳动纪律，做好对各部门的检查监督工作；每周至少保证二次对经营部门检查调研工作，并详细做好检查记录，向主管领导汇报；对商户进行调研，及时向领导反馈有价值的意见和建议等。

1、对三线监督检查不及时、不认真、不到位扣1分。

2、不能反馈三线存在的问题以及商户意见等扣1分。

篇3

1 高校行政人员定义

一般意义上，在高等院校内设置的各级机构、机关、二级院系中从事行政管理、服务工作的所有人员就是高校行政管理人员（也应包括兼职行政服务人员）[1]。从某种角度上来说，高校行政资源的分配和部分管理管辖权在一定程度上也受控于高校行政管理者。高校行政人员的概念也属于一种职业身份界定的范畴，主要是指：在高等院校中扮演行政管理、教学科研服务和后勤安全保障等角色的教职员工。高校行政人员品级主要分成高、中、低三个科层制组织管理模式，是我国现行的高校行政管理体系较为普遍的特性。高层行政人员指校（院）层级的主要领导；中级行政人员包括院长（系主任）、职能机构的处长等；低层行政人员包括科级管理人员、科员、基层教学科研服务管理者等[2]。笔者认为，在高校中所有从事非教学、科研岗位的工作人员都可以认为是行政人员，广义上当然也应也包括后勤保障人员以及安保人员，只是我们平常所说的行政人员在工作内容上有更多的文书工作，工作环境多为办公室而非室外，本质上同为“为教学、科研提供服务和保障”。不同岗位、职级的高校行政人员所面临的困难、压力有所不同，而该文又无法一一详尽阐述，因此仅针对高校中最基层的行政工作人员工作生活中可能遇到的心理问题和调适方法进行简要分析。

2 高校基层行政人员主要心理问题

（1）心理问题多少都有其相应的压力源。什么是压力源：导致个体产生压力反应或应激反应的情景、刺激、活动和事件都属于压力源。压力源作为被刺激人的感受器官感知到，或作为信息被人脑接收，常会引起作为主体的人的主观评价，同时使人产生一连串相应生理或心理异常，如果该适应或接受或克服该刺激以及刺激的应激需要主体付出较大努力且付出的努力超过主体的阈值，就会引起人的心理、生理平衡的失调，引起紧张的状态和应答出现，这个使主体感到紧张、不适的内、外刺激，就是压力源。

（2）压力源按照其来源分为：生物性压力源和精神性压力源以及社会性压力源。结合高校基层行政人员的日常工作状态，生物性压力主要来自超负荷工作带来的不能及时用餐、熬夜、机体疼痛等，就现状分析来看，这是高校基层行政人员日常面对的主要压力源之一，但非造成其心理失健的主要原因；精神性和社会性压力或为导致其心理问题的主要原因。

（3）根据相关文献以及对身边高校行政人员的访谈，影响其心理健康的大致有以下几个原因：身份焦虑、低自我效能感或低成就动机以及职业倦怠。

社会的分层源于不同社会身份的人群组成社会的基本结构。马克斯?韦伯将社会分层的三个关键维度定义为财富和收入（经济地位）、权力（政治地位）和声望（社会地位）[3]。高校行政人员的身份焦虑主要来自经济地位与教学、科研岗位的差距拉大以及聘用形式的变化。过去很长一段时间虽有差距但较小，由于基层行政人员工作内容较为重复且缺乏创新，存在一定收入差距也是合理的，但在近些年收入分配改革下，高校花重金鼓励科研、兼顾教学，唯独忽视了行政人员导致其情绪低落，从事业单位编制逐步变更为人事或合同制也使其心理上存在较大落差。一方面，枯燥乏味的文案工作以及缺乏弹性的时间安排使高校基层行政人员的活动自主性与创造创新欲望都受到了极大的压抑，较为频繁的出现苦闷、焦?]甚至抑郁心理状态；另一方面，使基层行政人员产生极大的心理落差原因包括科研、教学在高校中越来越突出的优势地位和愈来愈高的待遇以及特殊的聘用、薪资形式。高校的职称制度、职业前景同样是造成高校基层行政工作人员身份焦虑的重要原因之一。高校基层行政工作人员人数众多，但在基层，人员流动性相对较小，中高层管理人员又相对满员的情况下，每一所高校所能提供的中层及以上管理岗位是十分有限的，而大多数中高层管理岗都是从教学、科研教师中选聘即所谓“双肩挑”领导管理岗，这样，留给基层行政工作人员的晋升机会就更少了，《教育部直属高等学校岗位设置管理暂行办法》中有明确的规定：高校的专业技术岗位一般不低于学校岗位总量的70%，管理岗位一般不超过学校岗位总量的20% ，并逐步减少工勤技能岗位的比例。依此趋势，加上高校“去行政化”浪潮推动，随之而来的减员增效、机构精简的改革目标必然使得冗余的基层行政人员成为高校改革发展的牺牲品，而那些或主动或被动留下的基层行政人员，所面临的则是更大强度的工作，更高压力的环境。在过去很长一段时间中，一些升职无望的基层行政人员可以借由职称评定来提升一定的待遇水平，但随着更多高校实施职称改革，广大基层行政人员更多情况下只能通过提升行政岗位序列来提高薪酬待遇，直至今天，该趋势才略有好转。基层行政人员在升职无望和加薪无果的双重压力下，产生职业倦怠似乎成为必然。

低自我效能感和低成就动机与职业倦怠密不可分。自我效能感指个体对自己是否有能力完成某一行为所进行的推测与判断。成就动机是个体追求自认为重要的有价值的工作，并使之达到完美状态的动机，即一种以高标准要求自己力求取得活动成功为目标的动机。职业倦怠与工作满意与否和满意程度密切相关。对高校基层工作人员尤其是综合办公室等涉猎面较广的部门来说，与财务、信息网络等需要更专业技能部门不同的是，所面临的工作大多数为常规的事务性工作。如：会议纪要，文书起草，通知收发，印章管理等，在有责任心和相关常识为前提下，极少需要运用到更为专业的知识与技能。因此完成每份工作后能获得的成就感微乎其微，无法体现其自我价值，以至于无法获得下一份任务所需的成就动机，导致责任感成为其完成工作的唯一支撑。也是为什么需要提高高校基层行政工作人员成就动机的原因。

3 高校基层行政人员应如何进行主动心理调适

目前，心理咨询在发达国家已经是非常普遍的一种借助自身以外的因素进行心理调适的方法。而在我国，尤其是北上广以外的非一线城市，心理咨询即使已被普遍接受和认可，但人们在遭遇心理问题时主动求助于心理咨询的案例依然十分的罕见。由于文化社会等多方面因素，绝大多数暂时性的心理失健者会选择自我调适。如高校基层行政人员为保证教学科研的有序进行，在遭遇心理问题时不可能先把手头的工作搁置，去进行心理咨询后再继续工作，很多时候是在一边工作一边进行自我调适中缓解的。首先，我们如何评判目前自身的心理状况，由于每个人面对压力的阈值不同，需要将所面临的问题如抑郁、焦虑等负面感受量化，简单的表述为：“我很不开心”或“我非常焦虑”等主观情绪化评价对自我调适是没有帮助的。我们可以选择在心理咨询领域普遍使用的抑郁自评量表（SDS）和焦虑自评量表（SAS）来进行初步的自我评估。抑郁自评量表由W.K.Zung编制于1965年，含有20个反映抑郁主观感受的项目，每个项目按症状出现的频率分为四个评级，其中10个为正向评分，10个为反向评分[4]。在进行自测时，一定需要把量表的填写方法和每条问题的含义都弄明白，然后做出独立的，不受任何人影响的自我评定。正向评分题，依次评为粗分1～4，反向评分题，依次评为4～1，将20项分数相加得到总粗分，将总粗分乘以1.25得到标注分。按照中国常模SDS的标准分界值为53分，53～62分为轻度抑郁，63～72分为中度抑郁，72分以上为重度抑郁。SDS主要适用于具有抑郁症状的成年人，对严重阻滞症状的抑郁病人评定有困难。学会使用这两个量表可以帮助高校基层行政人员，在轻度症状时，及时自我提醒，主动进行调适以免恶化；在中度、重度情况而无法自我消解时，自觉主动的去寻求心理咨询，在保证自身心理健康的同时不影响正常的教育教学和科研的正常有序进行。

针对症状较轻、严重程度未达到必须外界干预程度的心理问题，高校基层行政人员完全可以通过一定的方法进行自我调节。

（1）掌握必要的心理健康知识。这一点不光需要个人进行主动的学习和吸收，同样需要工作单位进行有组织、有计划的安排基层人员参加相关的心理健康培训、团队辅导等有助于提升团队心理健康水平的活动，有条件的部门，甚至可以设置心理观察员或自建心理沙龙，在集体关注、关心、关爱的氛围中，帮助个体充分了解自己的精力、体力，对自己的生理承受能力做出客观的评价，合理的制定工作目标，切莫目标定得过高、过大，以免长期情绪紧张、抑郁、焦虑。工作留有余地，科学合理的安排时间。

（2）学会主动的调节情绪而非被动隐忍。喜怒哀乐人之常情，但是情绪是可以主动控制的，高校基层行政工作人员要学会主动控制自己的情绪。长期处于极端情绪下对人的身心会产生极大危害，宣泄法不失为一种很好的调节情绪的方式，宣泄的方法有：倾诉法：向信任的人如家人、师长、朋友，甚至心理咨询师倾诉心中的不快。转移法：将自己的注意力从令自己产生不良情绪的事物上转移到令自己心生愉悦的事物上，如在办公桌上放置家人的照片、自己喜欢的小饰物或者绿色的植物，或者回忆愉快的记忆。呼吸调节法：闭上眼睛进行深呼吸，呼吸的同时不断告诉自己呼气吐出心中所有的不快，吸入清新的空气让自己愉悦。发泄法：通过在空旷的地方大喊，大哭一场，捶打自己的被子、枕头等，总之通过不伤害任何其他人和自己的方式，获得内心的宣泄。

（3）保持和谐的人际关系。随着社会和时代的发展，作为社会人的我们进一步扩大了交流、合作，这既满足了建立和谐友善社会的先决条件，也促使社会形成一个良好的和谐的积极向上的氛围。高校行政人员的人际关系主要有：与上层领导的关系；与平级同事的关系；与下级以及学生的关系。与领导沟通不卑不亢，有理有据有节；与同事团结、互助、有爱；与下级沟通平等、友善，换位思考。

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沟通能够使得管理更加顺畅有效，它是组织为了达到管理目标而进行的信息与情感交流。但目前有关管理沟通的研究大多是针对企业等营利性组织的，对非营利性组织则鲜有关注，针对档案馆的管理沟通研究更是鲜有涉及。档案馆不仅是法律规范范畴的文化事业机构，更是一种事实上的文化组织，有其自身的管理目标。因此，档案馆在管理过程中应强调对各种信息、情感的交流与沟通，并借此推动档案馆组织文化的形成与发展。笔者以公共档案馆为例，对这一问题进行研究。

1管理沟通对档案馆组织文化建设的价值分析

管理沟通是在一定的组织文化背景下进行的思想意识的双向传递[1]，有效的管理沟通对组织文化的建设起着举足轻重的作用。档案馆组织文化的建设是期望通过统一馆员的人生观、价值观并对其进行规范和约束，使其在工作实践中自觉地将个人目标纳入到档案馆的管理目标[2]。因此，从管理沟通视域来研究档案馆组织文化具有重要价值。

1.1缓和档案馆内部人际关系

档案馆职员中女性占大多数，2011年我国档案馆女性职员已经占到总人数的59.49%[3]，且从近年档案专业招生情况来看，该比例仍会居高不下。档案馆作为一个女性员工占多数的社会组织，可能更容易受到资源配置、激励机制、任务分派等因素的影响，以及由于价值观、文化背景、成长环境等不同带来的个体认知差异而产生的情感冲突，而且会有由于女性员工较多可能带来的一些特殊人际关系问题。档案馆中的这种组织冲突是档案馆建设和谐组织文化氛围过程中亟待解决的问题，而有效的管理沟通不仅可以缓解档案馆的内部冲突，在很大程度上消解感情伤害、积极性打击、甚至人身攻击等关系紧张现象，同时也可以避免不良人际关系环境的形成。有效的管理沟通还可以使各部门协调运作、提高组织效率，从而活跃档案馆文化氛围，建立“和而不同”的文化环境，实现档案馆的和谐管理，形成良好的人际关系。

1.2提升档案馆领导力

组织行为学专家麦克沙恩认为，领导者所要做的唯一的重要事情就是创造和管理组织文化[4]，而良好的组织文化又有利于提升领导者的领导力，可以说这是一个互为因果的关系。档案馆馆长等领导大多从其他行业调动而来，缺乏对档案行业的感性认知与直观感受，以及对档案馆事业管理的专门经验和情感归属。有效的管理沟通将有利于弥补这种行业缺陷：一方面，有效的管理沟通有助于档案馆领导者掌握更全面的专业信息，进而进行全面科学的判断，做出科学的决策，提高对档案馆事务的决策能力；另一方面，有效的管理沟通可以进一步促进档案馆组织文化的不断完善，使馆员在心理和行为上做出积极反应。良好的档案馆组织文化将使领导与员工之间建立起相互信任、相互欣赏的良性关系，有利于提高领导力、培养合作关系、调解矛盾、增进信任、加强凝聚力等，从而使馆员心悦诚服地按照要求完成任务，形成一种具有领导魅力的档案馆组织文化。

1.3增强档案馆凝聚力

文化具有凝聚功能[5]，其蕴含的价值观一旦被馆员认可并接受，就会产生强大的向心力和凝聚力，使馆员齐心协力地实现档案馆组织建设目标，积极参与馆内的组织活动，从而更好地为公众服务。沟通力作为凝聚力的主要测度指标[6]，必然会增强组织的凝聚力，并促使档案馆形成一种良性组织文化。一方面，有效的沟通可以提升馆员的工作满意度。档案馆长民主式的管理沟通风格可以使馆员合理地获取相关信息，在心灵上找到一种自我价值感与存在感，不断提高工作环境中的适应力，使得馆内关系更为融洽，进而有利于形成自由活跃的文化氛围。另一方面，有效的管理沟通可以减少档案馆由于组织分工和专业化的不同而产生的信息不对称现象，消除信息鸿沟导致的馆员之间的不信任感，并且形成一种良性的信息交流和共享环境，提升馆员内心的平衡感，增强组织的向心力。

2档案馆组织文化建设中管理沟通障碍的成因分析

我国档案馆工作人员或多或少地在沟通渠道、沟通媒介等方面存在沟通障碍，导致沟通的延迟、信息的失真、水平方向沟通的缺乏等。为了培育有效的沟通，并最终形成科学的档案馆组织文化，有必要对沟通障碍进行合理分析。

2.1档案馆内部沟通意识较薄弱

我国档案馆虽然是文化事业机构，但是在用人方面属于“参公”制度，再加上“局馆合一”的体制，档案馆内部的“行政”氛围比其他文化事业机构更加浓厚，“领导意志”以及“服从意识”比较突出。大多数情况下馆内沟通基本以“会议”布置以及“文件”下发的形式进行，很少有面对面的情感交流与业务沟通。久而久之，下属会认为领导的决策自有道理，馆内制度也很合理，养成不思考领导决策的惰性，使得档案馆的管理活动变成了一个强制性的执行过程，缺少必需的人文关怀以及良好的交流互动，沟通反馈渠道的不理想也在一定程度上影响了档案馆内部沟通意识的形成与发展。我国很多档案馆馆长，可能兼任局长、各种委员、各种小组主任、各种组织理事长以及各种组长等职务，导致事务众多、分身乏术，无法专心致力于档案馆的管理。而且据调查多数馆长任职是听从组织安排的做法，而非完全出于对档案事业的热爱，再加上档案馆位于权力系统的边缘地带，馆长工作热情以及创新力都受到一定程度的影响，进而也影响了档案馆管理的沟通互动。

2.2档案馆机构设置有待优化

内部机构设置决定了信息的流向和方式，与组织沟通网络有密切关系。从当前情况来看，我国档案馆机构设置主要有两种：一种按业务流程设置，另一种按档案馆类型设置[7]，形成金字塔形的层级制机构设置。这种结构经过多年发展，虽然具有一定的稳定性和高度的集中性，利于档案馆的决策形成以及政策贯彻，但是从管理沟通的角度来看，这种结构又存在一定的缺陷。一方面导致管理层次多、信息交流有障碍，如从馆长、处长、科长、科员到普通工作人员等，信息经过多层过滤会流失，信息噪音越来越多，信息越来越失真。另一方面，该结构下的档案馆内部各职能部门之间相对较独立，各部门人员大多只关心本部门发展，部门之间很少就共同发展问题进行交流和协调，缺乏横向合作与沟通。此外，档案馆内部“行政”属性的强化使得基层馆员对工作中的问题没有决策权，“民主”意识的淡薄在一定程度上也限制了基层馆员交流与沟通的积极性与主动性，影响了沟通效能。

2.3档案馆馆务信息公开有待提升

工作人员有了解组织内部各类信息的意愿，并通过这一方式来寻找在组织环境中的舒适感和归属感。然而从当前情况来看，我国档案馆的内部馆务信息公开并没有呈现出常态的透明化与科学化，据调查的几个发达地区（如江浙一带）的档案信息网站，网站内容多是档案政务、政策法规、查阅服务、档案展览、档案论坛等等，缺少与馆员切身利益相关的信息。访谈的档案馆工作人员也大都反映其所关注的档案馆财务预决算方案、重大基建和固定资产设备的添置、激励制度等信息较少通过正式的沟通渠道有效公开。信息获取不及时带来的沟通延迟问题会使得小道消息流传，而小道消息可能是不完整甚至是错误的，从而增加猜疑；另一方面，馆务信息公开不到位还涉及馆员的知情权保护问题，知情权是公民作为民事主体所必须享有的人格权的一部分，基本的权益得不到满足，馆员在组织内的工作满意感就会降低，进而影响档案馆的服务水平和理念。

3管理沟通视域下优化档案馆组织文化建设的对策与建议

档案馆组织文化的建设离不开有效的管理沟通，其精神文化决定了员工的沟通理念和沟通积极性，制度文化决定了沟通方式和沟通风格，物质文化决定了沟通媒介和沟通渠道。同时，有效的管理沟通又反过来促进档案馆组织文化的建设。针对当前档案馆在管理沟通方面存在的问题，可以从以下几个方面来进行完善以达到建立科学档案馆组织文化的目的。

3.1档案馆主体树立良好的沟通意识

档案馆领导者要树立正确的沟通意识，意识到管理沟通应贯穿于档案馆的整个管理过程，时时刻刻树立沟通理念，鼓励工作人员开诚布公地交流。通过积极主动沟通，树立亲民性，淡化领导权威，用欣赏、关怀等情感因素做到情感留人、事业留人等来提升员工的工作热情与积极性。在交流沟通中注意表达方式，注意选择恰当的沟通渠道以及把握沟通时机，同时还要注重收集反馈信息以及学会换位思考。另一方面，也要鼓励工作人员养成必要的沟通意识和沟通习惯，给予工作人员积极回应的渠道以及反馈方式。通过档案馆主体之间树立良好的沟通意识，实现提高档案馆工作人员归属感、责任感与使命感的目标，提高其职业的忠诚度，为组织营造自由和谐的文化氛围，赋予组织更深的内涵。

3.2档案馆组织结构设置的科学化

档案馆组织结构要与管理结构相结合，使馆员及时获得准确无误的讯息，为此，档案馆应该采用矩阵型[8]的二维组织结构。首先，横向上档案馆根据专业分工设置综合办公室、收集指导部门、管理利用部门、技术编研室、信息自动化等职能部门，各部门各司其职。尽量不要依据档案管理流程来设置职能部门，因为档案管理中有流程，环节太繁杂，流程太多，会使信息噪音不断地累积与增加，不利于信息的保真；同时也可能由于工作人员专业不对口、业务不熟悉等情况影响到正常工作的顺利开展。其次，纵向上依照工作任务设置项目组。依据不同阶段的不同工作重点、工作项目设置跨部门的工作小组，如资料收集工作组、网上资源整合工作组、数字化工作组、信息服务工作组等，统筹利用各部门的专业优势更好地完成工作任务。这种组织结构一方面便于领导管理，各部门各司其职，领导的决策和目标可以准确下达到各部门；另一方面，纵向上的部门交叉加强了部门间的协作，实现了档案馆人力资源的充分利用，增加了馆员的组织归属感和参与感，有效解决部门之间的沟通协调问题。在这点上可以借鉴其他类型档案馆所取得的成功经验，如安徽大学档案馆采用了矩阵式的组织结构，取得了不错的效果，专职档案人员在担任科室任务的同时也负责特定的工作项目，员工的自我价值得以实现，工作满意度得到提升，对待工作的态度越来越严谨，档案馆组织文化也越来越和谐。

3.3档案馆馆务信息公开的透明化

档案馆馆务信息公开的透明化离不开沟通渠道的科学安排。一方面，档案馆应该不断地拓宽正式沟通渠道，在传统的文件层层传达、召开会议、电话、电子邮件的基础上引进办公自动化系统，并嵌入意见反馈系统；并且充分运用Web2.0技术，采用即时沟通工具，如QQ、微信以及主题论坛，搭建新型的内部沟通渠道，提高信息的及时性。另一方面，合理运用非正式沟通渠道，在一些工会所开展的集体活动中采取个别谈话等方式，在轻松自由的氛围中进行沟通。在此基础之上，档案馆馆务公开内容还必须做到务实，公开内容要从实际出发，着眼于馆员比较关注的规章制度、财务、人事等信息，如可以在档案馆大厅设置“馆务公开”专栏，及时全面的公布大家所关注的热点。而且，馆务公开要尽量做到民主，在注重馆员知情权的同时也要保护馆员民主参与的权利，公开措施要从深度上保障馆员的民利。如可以建立会议制度，会议成员由领导班子和各部门代表人员组成，来决定涉及档案馆内部机构设置、发展规划、临时聘任人员的选择等；涉及馆员切身利益的职务晋升、评优、福利、岗位津贴分配等；涉及馆藏建设、资源开发等相关问题。组织内部良好的沟通机制和畅通的沟通渠道，一方面保证了馆员的知情权和民主参与权，另一方面也避免了小道消息的流传，端正档案馆的组织文化氛围。