企业档案信息化范文

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在今天高速发展的信息化社会，信息化建设已成为档案管理的必然趋势和唯一选择。对于当今的中小企业来说实现档案信息系统化，是体现档案管理系统功能的基础和手段。档案信息化是需要多种专业人才相互配合，多部门相互协作的系统工程，所以协调组织中各专业人员加以科学的管理和决策，是十分必要的。如企业落实档案信息化可以实现档案信息的数字化和网络化；进而实现档案信息保管、存储、查阅和借用的一体化，使档案资源利用最大化。随着企业的高速发展，档案管理往往因为档案数据冗余、保管条件不佳、档案查找效率低、管理人员知识单一等问题成为木桶效应的短板。要想解决这个短板就必须走实现档案管理信息化这条路。

1 现阶段中小企业在信息化进程中存在的不足

1.1 对档案管理信息化建设的认知水平和推行动力的缺失 当今各中小企业中档案管理工作很多还停留在手工录入、检索、借阅，认为档案登记不再是以前的纸质的账本而是登记在电脑中就是信息化。但是这样依然会存在登记、录入、检索借用过程较慢，电脑中保存的信息量较小，非档案管理人员无法利用等不足，加之档案管理人员知识结构单一，对档案信息化建设缺乏正确的理解，往往会造成档案利用率过低，对现有档案资源开发利用不足等缺点。

1.2 信息化进程程度不足 信息化建设乃至云办公是企业的发展方向和必经之路，但很多企业信息化进程的不足导致很多档案无法实现电子文档化，很多陈旧的档案随着时间的推移而破损。就算实现档案电子化也需要加以镜像备份、杀毒、加密等软硬件的辅助，如若不然在遭遇病毒、黑客和硬件损坏等情况档案安全会遭受严重的威胁。

1.3 档案管理标准、制度及规范的不足 档案管理信

息化的前提是档案管理的标准化和规范化。但现实的情况往往是计算机硬件型号老旧或参差不齐，软件通用性和实用性不佳很难与其他大型软件系统兼容。档案规范制定的不足或档案编码的不完善导致档案信息交流和使用中不同程度的受到限制。加之没有后续信息技术的投入和支持久而久之会形成信息化孤岛现象。

1.4 档案管理人才的缺失 凡是与管理二字相关的都离不开人才，在档案管理中也是以人才为中心。在档案信息化的实施中需要既懂档案管理又懂信息化的复合型人才。现如今的普遍现象是单一的操作人员居多而懂得系统维护和代码编写的复合型人才匮乏，这使得人才成为档案管理信息化建设的瓶颈。

2 实现档案管理信息化必须从以下几个方面着手

2.1 加强对档案管理部门的硬件建设 计算机具有运算速度快，精确度高和逻辑判断能力强等特点，在档案的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作计算机的运用有无可比拟的优势。要想快、准、全地使用借阅档案信息就要在硬软件上增加投入，实现档案部门的计算机全覆盖，为档案管理实现信息化提供必要的硬件保障。上线软件可对档案自动编目、档案检索、档案存储、档案业务管理以及文档一体化管理等工作职能实施信息化。

2.2 加强档案电子化信息资源建设 档案信息电子化就是用计算机对企业内各种档案文献进行收集、筛选、加工和整理，使之转化为电子信息供人们利用。随着档案数量的增加和档案存放时间的增长，档案存在自然老化和人为损害等难题，这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储和光盘存储，不仅解决档案信息存储难的问题还能提高档案工作效率。在档案软件使用方面，如果档案软件缺乏通用性。档案部门使用的软件互通性不佳，不便于文件检索和档案信息管理，就不能利用计算机来完成信息管理工作，这将会极大地制约档案信息电子化的进程。

2.3 加强档案数据库建设 很多企业还没有意识去建立一个电子档案系统来管理日益增多的档案，当前企业的档案信息系统和网络建设一般多有规范性、开发性、共享性较差这几个特点，不能适应档案信息资源共享的需求，需要加强档案目录数据库建设，开发档案管理系统，在编制档案的机读目录的同时也可引进条形码编制等辅助系统来加强档案文件的保存。

2.4 创新档案管理制度 制定适应信息化建设的档案管理制度，健全和完善档案管理业务流程，明确电子档案工作环节和步骤。制定必要的安全措施，对已电子化的档案实行加密和备份，确保电子档案的安全性与完整性。

2.5 加强档案信息化人才的培养 档案信息化建设除了需要大量的技术支持以外，关键的问题在于要加强人才队伍建设。实现档案信息化意味着档案的归档、检索、信息传递和利用都是在计算机上完成的。这就要求档案管理人员不仅要完成电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。相应的培训部门应有计划地对档案管理人员进行信息化培训，从而不断提高他们的工作技能。对于档案管理人员应强化信息化意识，积极参与信息化培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平，才能满足信息化发展对档案工作的需求。总之，企业档案实现信息化、数字化、网络化是当今世界和社会发展的大趋势。档案部门应在此项工作加大投入，加强档案信息化的利用，为企业的生产建设提供理想的信息共享和利用环境。只有实现企业档案工作的信息化，才能和企业的发展相协调，才能适应不断变化的外部环境的需要，为企业提高市场竞争力，实现可持续发展做出更大的贡献。

参考文献：

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伴随着各行业企业的快速发展，企业档案的类别和数量在不断增加，档案信息化的价值也更清晰地显露出来。主要有三个方面的体现，第一，提高了企业的效率，降低了企业的成本。档案信息化通过应用缩微技术、扫描技术、光盘技术等提高了信息的开发利用效率和信息资源开发范围，实现了企业资源的共享，减少了企业的信息成本，并充分运用企业的技术、资金、人力、设备、信息等资源，使企业的效率大范围的提高，并为企业带来了丰厚的收益。第二，档案检索更加的便捷。传统的档案需要人工进行目录的翻阅及搜索，费时费力，而信息化档案经过数字化处理实现了即时查询，用户只需要输入相应的关键词，海量的资料便会随之出现，不但包括用户所需的资料，也会出现与之有紧密联系的资料，使客户收到更多的意外惊喜。第三，服务范围更加广泛。在传统的档案管理中，档案所占的空间较大，查询使用也较慢，不利于传输与服务，更难以实现档案的社会化。而档案信息化可以将信息传送到各个移动设备当中，传输的速度非常快，这样就更利用档案信息的利用，是信息能以最快的速度到底需要的人员手中，从而扩大了企业的社会影响力，拓宽了档案的服务范围。

二、当前企业档案信息化管理中存在的问题

（一）企业档案资料信息化意识不足

随着科技的不断发展，人们对于信息化的意识已经有了显著的提高，很多企业在档案数子化方面投入了大量的资金，甚至将其纳入了企业未来的重点发展战略之中。但是在另外一些企业当中，我们又可以看到另外一番景象，特别是很多中小型生产企业中，有相当一部分人都档案工作存在着一些认识上的误区，一些领导认为档案只是简单的誊写和保存，不必投入大量的资金用于信息化；即使投入也不能给企业带来直接的经济效益。由于缺少必备的信息化硬件、软件和操作中，致使很多纸质档案资料没有及时地进行数字化保存，最后导致档案资料受到损坏。

（二）企业档案的信息化管理制度不够完善

企业档案制度是根据国家相关的档案法律、法规、标准并结合企业自身的发展特点而制定的，所制定出的规则和标准是为了企业更加方便的管理提供服务，为了让企业能够在变革和机遇面前更加稳妥地递进与发展。当然，有一个问题却横亘其中，档案的信息化使得原有的法律体系难以与之相适应。原有的法律体系已经不能够对当前的电子文件管理形成相应的约束，国家的法律急需尽快完善，并指导企业的档案制度进行改革，使企业档案的信息化管理得到规范，使企业能够得到更快更好的发展。

（三）企业档案信息管理人员的素质不高

当前，在我国的很多企业的员工队伍当中，对于档案信息化建设的认识普遍不足。一些人自身能力较差，知识面狭窄，对于新生的信息化技术不够重视，甚至轻视。这使得一些企业的档案管理仍停留在传统的管理上，难以进一步对企业的信息化资源进行开发建设。一些企业虽然有了完善的信息化软硬件系统，但是由于档案管理人员信息技术能力较弱，英语水平较低，不能充分地利用好信息化设施，使的档案信息化工作迟滞不前。

三、新时期企业档案信息化的发展方向

（一）加强企业档案信息管理系统的建设

档案信息化建设包括信息资源的形成、整理、检索、利用、鉴定、销毁、统计等内容。企业在进行信息化建设时，要根据企业自身的特点及发展情况进行建设，要注重系统的针对性和实用性，使信息资源数据库充分发挥作用。企业应当以最前沿的应用软件为依托、以企业门户网站为基础平台，实现电子文件全文数据化。另外，在档案信息化建设的同时，要做好系统软件的安全防护，保障电子档案的安全。要定期将具有重大价值电子档案做成纸质档案，这样不仅实现了档案资料的统一性，也使档案资料得到了双重的安全保障。此外，还要重视系统的升级与维护，真正是档案管理更加的安全、快捷、准确和高效。

（二）完善企业内部档案信息化标准体系

到目前为止，我国已出台了《中华人民共和国档案法》、《中国档案分类法》、《电子档案管理办法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《电子文件归档与管理规范》等一系列国家标准。企业可以根据这些标准来根据企业自身的特点来完善企业内部的信息化标准体系建设。这些标准体系的建设要在企业档案数据库和各种软硬件设施完善的基础上，健全企业档案信息管理信息标准、软硬件设施标准、数字化加工标准、数据储存传输标准等。此外，这些制度在完善企业内部档案信息化标准体系的同时，也可以协助企业建立起符合自身特点的档案管理方式，使企业的管理水平得到进一步的提升。

（三）建设高素质的企业档案信息化人才队伍

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0引言

在全国档案工作“十一五”规划中，档案信息化建设已放到突出位置，得到高度重视，但按现状看，档案信息化建设至今仍未全面普及推广，目前只限于政务公开、民生档案建设等层面，中小型企业对档案信息化建设工作的实际推广实在太少，这种发展的不平衡现象众所周知，不容忽视，现结合本单位（小型企业）的实际情况，浅析企业档案信息化建设中存在的问题及对策：

1企业档案信息化建设存在的问题

1.1领导重视不够。每件事情要大力推广，领导们的高度重视是离不开的，但目前大部分中小型企业的领导都没有认识到档案信息化建设的重要性，经费上不予以支持，使企业档案信息化建设进程缓慢。

1.2软件不适用。本企业也在推行“无纸化”办公，设立OA平台，把档案的基本信息录入电脑，通过搜索关键字查找所需文件。但由于本企业的OA系统较适用于文书档案，对于科技档案的查找并不便利，所以得不到充分利用，效果并不理想。

1.3存储设备落后。本企业的档案室是2001年建成，当时并未考虑对电子档案进行管理，缺少专门的磁介质档案存储设备，而数字档案对设备的依赖性是比较强的，这对电子档案的管理带来了一定困难。

1.4电子文档管理不完善。本企业已使用局域网，电子文件可储存在“资料库”，全体员工根据各自权限读取文件。本来这是一个很好的沟通渠道，但由于管理不够完善电子文件存放的位置（路径）没有明确规定，甚至有部分员工把文件只存本机，造成档案的不完整，查找不便利。

1.5人员素质未能适应需求。目前本企业的2名档案工作者均为兼职，只通过市档案局的上岗培训，对电子档案处理并无深入学习及参加市档案局组织的培训。档案知识不够专业，对新规定新要求了解不够，信息接收不够及时。这样，不利于档案信息化建设的实施。

2企业档案信息化建设的对策。

2.1加强领导对档案信息化建设的重视。企业领导应认识档案信息化建设的重要性，其目的在于提高企业领导的决策和管理水平，并且应认识到建设一支档案信息化人才队伍是企业档案自动化的客观要求，同时，加大力度推广档案信息化建设，要求全体员工积极配合。

2.2选择适用于本企业的档案管理软件。目前，市面上的档案管理软件种类繁多，有的偏重于文书档案，有的偏重于科技档案，应根据本企业的实际需要选择，最好能与开发商协商，量身订造合适的软件。

2.3完善存储设备。档案的收集、保管、利用都是同等重要，缺一不可，因此，档案装具要齐备、充足，符合规范要求，各门类、不同载体的档案存放科学、合理、有序，既方便日常查找，又能保证突发事件中的及时抢救。

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二、煤矿企业档案信息化建设的改进措施

所谓档案信息化建设是进一步提高企业档案管理和服务水平，实现档案工作科学发展的重要举措，它是依靠现代化档案人才及现代信息技术两大资源，共同完成。因此，我们要建立创新的档案管理体制，勇于克服建设中所出现的因素，有序的推进煤矿企业档案信息化建设进程。

（一）不断加强专业知识学习，提高认识、更新观念企业档案真实地记录了企业发展的历史，是服务和推动企业进一步发展不可替代的信息资源，而档案信息化充分发挥了这一效果。当今信息化的新时代对档案工作有了更进一步的要求，档案从业人员不仅要具备深厚的档案专业知识，还要信息化建设所要求的计算机信息知识，这样才能适应档案信息化建设的职业技能需求。因此这就要求企业领导层及档案人员要高度重视档案工作，要对企业内部专、兼职档案人员的工作进行配合协调支持。同时，我们档案从业人员也要摆脱传统观念的束缚，要站在企业发展的高度，提高认识，与时俱进，传统的墨守成规早已不适应现代化社会发展的需求，要主动更新观念，创新管理档案工作方法。