医院档案管理论文范文

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一计算机网络技术对医院档案工作的影响

（1）档案载体多样化：档案在网络化管理中的表现形式多样化,随着现代档案工作的发展和办公自动化的普及,档案不仅以文字的方式出现,而且更多的是以人们在办理公务和一般事物或交流信息过程中产生的电子文件档案形式出现,如文本、图像、声音或影像等,档案管理主要通过计算机来完成。

（2）档案收集的丰富化：收集是档案管理工作的起点和开端,是整个档案管理工作的基础"随着信息网络技术的发展,电子档案有许多不同于纸质档案的特点"它可以施行前端控制,因而逻辑收集归档是实时进行的;在档案正式形成和收到的同时,都可以通过网络来传输,为档案收集工作开辟了一条新途径;利用网络技术,广泛采集有关站点的数据信息,不仅节约了时间,而且在尽可能大的范围内丰富了档案的内容。

（3）档案服务多样化：由于档案内容及载体的变化、档案信息量的骤增、档案信息服务对象的扩大等,传统的档案信息服务方式已不适应新时期档案事业的发展。档案信息资源作为社会信息资源一部分的地位和作用越来越显露出来。互联网的出现实现了信息资源的共享,通过计算机管理服务、光盘存贮服务、现代通信网络服务、公共信息网服务及视听传播服务,服务对象可多途径地获取档案信息,节省了时间,提高了利用效率。

（4）档案管理人员专业化：工作方式的变革给档案管理人员带来了前所未有的挑战,不仅仅是对知识和技能要求的提高,更重要的是观念上的更新。计算机网络环境要求档案人员转变传统的管理理念,同时必须具有丰富的管理学理论和一定的管理经验。由于工作的特殊性,档案管理人员是档案信息的拥有者,掌握着珍贵的信息资源,并且承担着信息资源开发、加工和提供利用的任务。其日常的业务工作已越来越依赖于自动化的档案系统,档案工作不再是滞后、被动的,而成为关系全局的重要部分之一。因而,在知识经济时代,为了适应全新的计算机网络下的档案工作,档案管理人员必须树立创新意识,培养信息处理能力和开发能力。

二医院档案实行网络化管理的内容

（一）文书处理过程和归档实现网络化管理

文书工作是档案工作的基础，文书处理过程的好、坏直接影响着档案的内在质量。为适应新形势下的工作需求，我们把每天收到的文件用计算机登记，按照批办的次序在局域网内传阅，并设定传阅时间和催办时间。若传阅文件未及时返回，催办程序会发出信息，提醒承办人及时阅文，并对处理完毕的文件进行随时预立卷整理，以避免以往档案人员年终整理全年档案工作量大的压力。发文处理过程也可通过网络进行，由拟稿人将稿件输入计算机—办公室审核—签发人签发—办公室修改、缮印、盖章、分发—信息中心归档这样原来需要几小时、几天、几十天办完的事情，现在几分钟、几十分钟、几小时就可以实现，大大减少了文书处理部门的工作量，减轻了档案人员的负担。

（二）病历档案实现网络化管理

随着医学事业的发展，疾病谱的不断扩大和新技术、新项目的开展，各种创伤性手术的开展包括腹腔镜、胸腔镜下各种手术的名称进行编码输入计算机，运用计算机综合查询分析功能，将各类手术及疗效情况一一列出，通过局域网反馈到各临床科室，使医务人员在进行科研活动和撰写论文时能及时查阅，同时，通过计算机对病案信息处理加工后再反馈给临床科室，以便他们能总结经验，找出问题，及时改进,进一步提高医务人员的医疗服务水平。

（三）人事档案实现网络化管理

随着社会信息化进程的加快，准确、迅速地提供人事档案信息尤为重要，根据人事档案的特点，运用现代化手段，建立和完善人事档案网络化管理，从实体管理向网络管理转变，实现人事档案的动态管理，把日常工作中遇到的问题分门别类，实现查阅统计、档案变更、报表处理、系统维护等多种功能的管理。（四）医院图书馆实现网络化管理

随着图书馆业务的拓展，业务档案作为知识的结晶和重要的信息资源越来越被人们所重视和利用。对在工作中形成的经验和认识以及在各个环节中自然形成和产生的知识、数据、资料等信息成品或半成品记录下来，形成档案，并通过网络传递来进行知识交流，成为共享知识，将隐性知识转化为显性知识，最大限度地实现档案信息隐性知识的价值。通过对图书业务档案的再整合，为读者提供更快捷、更有价值的信息。

三档案管理实现计算机网络化的建议和方式

1、领导重视是关键。

档案综合管理是医院现代化管理的组成部分。尽管只是医院主体医疗业务管理的辅助部分，但却是医院领导决策所依据的信息体系。在21世纪科学技术日新月异的今天，原有的档案管理模式在许多方面已经不能适应当前的档案信息化建设。这就需要领导更新观念，提高对档案工作的思想认识；调整档案管理模式，使管理模式从单纯的纸质收集、整理、利用的管理，逐步过渡到计算机网络化管理方式中来，充分发挥档案在医院整体信息化建设和领导科学决策中的作用。只要领导重视和支持，通过档案人员的学习和努力，医院档案管理计算机网络化完全可以实现。

2、网络设备先行是基础

网络化发展,硬件先行。硬件建设要有前瞻性,要建立一套先进的计算机网络系统和灵活的结构化布线系统。考虑到医院档案管理以数据保存、处理和应用为主,在选择技术和产品时应选择具有一定的先进性、可即时扩展且易于维护的。医院普遍建立了微机局域网络,但微机局域网的建立要立足高起点,富于规划,不但方便内部信息的交流,还应配备扫描、拷贝、打印等系列化配套设备来方便信息的输出利用。

建立医院局域网。因为局域网适用范围小，网络独立性强，故其安全性最高。医院档案部门在规范室藏的基础上建立局域网，将文书、病案、人事和图书档案纳入其中，扩建成为医院信息中心，并在中心网络平台上编制一套文书、病案、人事和图书档案管理的自动化软件，主要功能有档案管理、文书处理、电子论坛、网上公布、档案查阅等内容，即医院信息中心档案管理网络。这样，将大大提高办公效率，方便利用者，实现档案资料的在线利用。同时要与各科室签订协议，互相遵循规则，共享档案网络信息。

3、人员素质的提高是必备条件。

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二、档案管理改革的措施

（一）提高全体员工的档案管理意识

领导重视是前提，要想提高档案管理水平，首先要把档案管理作为重要的议事日程。作为医院的首要内容来抓，和医院的业务水平同步策划，同步实施。坚持做其他工作时都不忘档案工作，坚持不懈的抓档案管理的教育宣传。提高所有人员对档案管理的深刻认识，并采取多种方法，利用各种培训和学习的机会全员学习；聘请专家进行知识讲座，并进行当场指导；利用各种报栏和宣传模式宣传、印发资料；各科学习，提高全员的档案管理制度的认识，使所有医护人员深刻意识档案管理的重要性，并且积极的参与到档案的管理和维护的工作中。让档案的管理工作更好的为医院的发展做出贡献。

（二）提高档案管理人员的专业素质和水平

档案管理人员在一定程度上影响了档案管理的工作质量，所以，医院领导应该重视档案管理人员的培训，定期对档案的管理人员进行专业技能的培训和教育，同时可以适当的聘请专家或权威人士进行讲座，对于表现出色的员工为其提供更好的发展平台，并且鼓励员工不断地学习，从而提高管理水平。

（三）应用现代化的管理设备并且重视档案管理信息化

随着科学技术的不断提高，利用现代化的管理技术对档案管理已是势在必行，档案管理部门应结合现在的形势，，努力为档案管理创造有利条件，力争用反应敏捷、方便查阅的计算机作为管理工具，建立系统的管理网络，并在系统网络上编制与之匹配的自动化应用软件，构建医院信息管理网络。从而提高办公的速度和质量，便于相关人员查阅，实现档案的快速利用，在保密条例不受影响的条件下，利用信息技术，实现资源共同利用，该系统方便使用者快速准确的查找所需资料，并且实现了档案资料一体化管理。计算机网络给档案管理提供了新的发展平台，保证医院档案管理工作的顺利进行。

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在当前市场经济环境下，多数医院往往以医疗为主，认为医院的声誉、医疗效果以及医院的形象等是直接推动医院发展的重要因素。认为档案管理对医院发展只能起到辅助作用，于是对档案管理工作没有足够的重视，使档案管理工作处于放任自流的状态。许多档案工作者存在“重管轻用”的观念，忽视了对档案信息资源的利用。

1.2档案管理机构不健全

当前多数医院的档案管理是由综合档案室负责。由于历史原因和医疗行业管理的要求，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、基建档案等，人事档案由人力资源部门管理，医疗病历档案由病案室管理，病理切片档案、各种检查影像图文档案由各个业务部门管理，这就造成了一个单位内多个部门管理档案的局面，对档案的管理缺乏统一的标准模式，对于档案资料的汇总、查阅、数据统计造成了困难。

1.3档案管理制度不完善

在现代医院管理中，医院的医疗、人事、行政、财务等方面都制定了较完善的规章制度，而针对档案管理的制度较少，缺乏一套让档案管理员在工作中参考的标准，从而使得档案信息不能够及时全面进行收集，导致档案管理的混乱和缺失。

1.4档案管理人员专业素养低

由于历史等各方面的原因，我国目前的专业档案管理人员比较缺乏。在医院的管理人员队伍中，缺乏同时具备专业医学知识和档案管理知识的专业的档案管理人员。多数医院档案管理人员都是兼职，档案管理人员的素质参差不齐，专业知识老化，知识面狭窄，难以适应新形势下档案管理事业发展。

2做好医院档案管理工作的策略

2.1加强档案管理宣传教育力度，增强档案管理意识

通过开展档案普法宣教活动，努力提高医院员工特别是领导班子成员的档案意识，使医院领导、中层干部和全院职工都能充分认识档案工作的重要性，进而更好地支持档案管理工作。医院领导和科室负责人加强《档案法》和相关知识的学习，要把档案管理纳入日常的议事日程，与医院的业务建设同步规划，同步发展。

2.2健全档案管理制度，规范档案管理工作

医院根据《档案法》、《医院卫生档案管理办法》等有关法律法规，结合本单位档案工作的实际情况，逐步建立健全医院档案管理的收集、整理、归档、移交、借阅、保密、销毁及库房管理等各项规整制度，使档案工作的每一个环节都有明确的制度可以遵循，保证档案的齐全完整，逐步实现各类档案统一管理。

2.3强化档案工作管理体系建设

建立医院、综合档案室和基层职能业务部门三级管理组织体系。明确各级组织和相关人员在档案管理工作中的职责和义务：即领导班子作为档案管理工作的组织领导核心，负责医院总体档案工作目标的确立和推进。综合档案室作为档案工作的管理主体单位，其专职档案员负责对全院档案工作进行指导和监督。各业务科室在其日常工作中形成的资料作为档案的来源，各科室部门确立兼职档案员，负责及时收集所在科室工作人员日常工作中形成的各类资料，通过档案管理系统进行统计保存。

2.4加大档案管理部门的硬件投入，实现档案管理现代化

要加大档案工作资金投入，改善档案管理环境，引进现代化技术和设备。要设立独立的档案办公室、库房、阅览室、档案箱柜等。配备现代化的办公设备，如照相机、录像机、复印机、扫描仪、装订机等。采用专用的医院数字档案管理系统，完成立卷、编目、检索、统计、借阅等工作，提高档案管理的工作效率。

2.5开发利用档案资源，扩大服务范围

档案管理的目的就是开发利用档案资源。档案人员要通过各种渠道，深入发掘档案资源，为医院的临床医疗、教育和科研工作服务。开放更多的档案资料，实现档案资源的共享，让档案为医院的发展服务，为人民群众的需要服务。要发挥医院档案为医院文化建设服务的功能，为医院文化建设提供支持。

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一、医院合同档案管理工作中存在的问题

对合同档案管理工作的重视不够：目前很多医院的高层领导不够重视合同档案管理工作，认为合同档案管理不会产生直接经济效益，故而忽视在其管理方面的投入，致使医院合同档案管理出现设备不齐全、管理机制不完善、管理技术落后等问题。在实际工作过程中，档案资料不齐全、不准确等会带来严重后果，大大降低医院的服务质量和服务水平，从而影响医院未来的长远发展。现代化的合同档案管理制度不够完善：由于与合同档案管理相关的各种制度得不到完善，使得医院合同档案管理工作开展无法可依、无章可循，是当前医院合同档案管理工作中存在的最主要问题之一。以各部门的协调制度来说，合同档案管理工作涉及到的内容比较广、要求较高，医院各部门必须要积极配合合同档案管理机构的工作，相互协作，才能提高合同档案管理工作的效率和质量。但是，大部分医院缺乏这方面的管理制度，致使各部门不能有效地配合工作，使医院合同档案管理的质量和效率不断下降。另外，部分医院甚至未设立专门负责合同档案管理工作的部门，一般都由其他相关部门代替，致使合同档案管理工作比较滞后，很多档案资料无法完整地保存，从而制约了医院的进一步发展。合同档案管理的信息化程度不够高：随着信息技术的全面发展，社会各行业都开始利用信息技术促进自身的发展。对于医院来说，必须要跟上时代步伐，充分利用现代科学技术，提高自身服务质量和医院的医疗水平，才能更好地迎接各种挑战。在实践过程中，医院不仅要利用信息技术改进自身的医疗服务方式，同时还要利用信息技术改进合同档案管理工作的方式，以真正提高合同档案的管理水平。但是，大部分医院只将信息技术应用于医院的服务方面，没有在合同档案管理工作上灵活运用，使得合同档案管理信息化建设滞后，信息化程度不够高，无法有效地促进医院不断发展。另外，部分医院虽然重视将信息技术应用于合同档案管理工作中，但是因为缺乏既精通合同档案管理工作，又熟悉信息技术的复合型人才，使得医院合同档案管理信息化发展非常缓慢。合同档案管理队伍的整体素质不高：目前，大多数医院都存在合同档案管理队伍素质不高的问题，导致合同档案管理工作的质量和效率无法得到快速提升，给医院合同档案管理工作创新造成极大阻碍。在安排人员时，医院将一些工作能力不强或年老的员工放在档案管理工作的岗位上，致使合同档案管理队伍的素质不高。随着医院合同档案管理信息化建设脚步的不断加快，很多医院都开始对合同档案资料进行信息化管理，但是原有的合同档案管理工作人员因为缺乏信息技术方面的能力，无法适应新时代合同档案管理工作的需求，造成医院合同档案管理队伍整体素质水平无法快速提升。信息不完整，合同档案利用率低：在漫长的发展过程中，医院合同档案管理遗留了很多档案信息方面的问题，合同档案管理工作人员没有进行整理和收集，造成合同档案相关信息的缺失，使医院档案信息的有效管理存在很多困难。在实践过程中，合同档案信息的整理、收集和归纳没有得到真正落实，使医院合同档案信息出现不完整问题，给医院各部门工作带来严重影响，致使合同档案利用率非常低，失去存在的真正价值。

二、医院合同档案管理工作创新的策略

创新管理意识，提高服务质量：在制定合同档案管理工作考核标准的同时，提高合同档案管理工作人员的服务意识和专业水平，从而提高服务质量。在实践过程中，将合同档案管理工作与医院核心竞争力相结合，可以促进企业市场竞争力的不断提高，从而提升医院的经济效益和社会效益。在日常工作中，还要加强对合同档案管理工作人员的监督，严格按照国家规范标准执行，确保医院档案信息的准确性、可靠性和完整性。创新管理机制，提升管理水平：在创新管理机制方面，医院必须积极学习各行业在合同档案管理方面的先进经验和国内外的先进管理技术，以根据医院的实际情况、工作性质和特点，制定出符合本医院需求的合同档案管理制度，从而保障合同证档案管理工作有法可依、有章可循。另外，在制定合同档案管理制度时，还必须将该项工作与医院的经营制度、经营模式、经济水平、企业文化等有机结合起来，确保该制度能够有效地协调各部门之间的合作，共同推进合同档案管理工作的创新。创新管理队伍，提高整体素质：医院合同档案管理工作的创新，必须要加强对合同档案管理人员的培养，提高合同档案管理队伍的整体素质。首先，必须要强化合同档案管理人员对这项工作的认识，端正自己的工作态度，在思想上重视这项工作；其次，必须要加强对合同档案管理人员的基础知识、信息技术能力等方面的培养，提高合同档案管理人员的综合能力。只有这样才能真正满足社会发展需求，推动医院合同档案管理不断创新，促进医院长远发展。创新管理模式，提高信息化程度：信息技术在医院合同档案管理工作中的应用，对于提高合同档案管理的效率和质量有着不可估量的作用。在实践过程中，不断创新医院合同档案管理模式，注重信息技术的合理应用，可以将以前纸质档案的管理方式逐渐转化为电子档案管理方式，不论是档案收集、档案编辑，还是档案存储、档案调用等工作的程序都得到了极大的简化，大大提高了合同档案管理工作人员的积极性。与此同时，信息技术的应用，大大降低了合同档案管理工作人员的工作量，使合同档案资料变得更加准确和完整，有效避免了手工管理方式出现的各种错误，大大提高了医院合同档案的利用价值和有效利用率。

作者:金银善 单位:延边大学附属医院

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随着人力资源制度的不断改革发展，人才流动，医疗卫生单位选拔和使用人才的手续不断简化，有没有一套完整的档案收集强制性制度，造成部分引进人才的个人档案不全面，加之，人力资源档案管理“终身”制，没有得到及时补充和修正，阻碍了人才的流动。近年来，我院引进了数位高级专业技术人才，在整理人力资源档案时，发现有一些人才因缺少原始档案材料，无法办理正常流动手续。

1.2人力资源档案管理方式和手段相对落后

人力资源档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人力资源档案材料需要专人管理，单独存放。我院因办公用房紧张，虽然人力资源档案材料份数多，资料复杂，多年来档案室一直和医院政工科在一起。由于医院人力资源管理人员编制不足，人力资源管理工作量大，人力资源档案管理都是其他人力资源管理人员兼管，属于非专业人员管理。在档案管理手段上，还一直采取手工编辑、检索，致使人力资源档案材料不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况。

2医院人力资源档案管理的设想

随着医院规模的不断扩大，新修的住院部大楼投入使用和经济实体增加，人力资源需求不断增加。人力资源制度改革和人员模式改变，给医院带来了人力资源众多、管理多元化的特点，也给人力资源档案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的医院人力资源管理系统就体现了医院人力资源管理（含档案）的整体管理水平。

2.1增强对人力资源档案开发

县级医院人力资源档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础，转化医院的经济效益。通过档案深层次的开发，提高档案的使用价值，如人才信息软件的开发，人力资源信息的共享都能为医院的经济发展提供必要的服务。同时档案管理人员要树立服务意识，主动开发人力资源信息，变封闭式管理为开放式管理，将搜索到的人才信息以最快的时间传递给用人科室，为临床、教学和科研工作服务。

2.2加强和完善人力资源档案管理制度

实行人力资源档案的社会化管理制度，制定《医院人力资源档案管理条例》和《人力资源信息管理办法》，使档案的管理制度更加完善和行之有效。

2.3加强人力资源档案有效利用

人力资源档案真实地记载和反映着一个人的经历、能力和品德等，因此，是组织工作、人力资源工作不可缺少的重要依据，在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、医疗部门结构调配方面都将发挥重要作用。所以加强干部人力资源档案管理，实行干部人力资源档案的社会化、开放式管理模式，才能更有效利用人才资源。

2.3.1建立健全卫生技术人员业务档案

建立卫生技术人员档案，对专业技术人员的管理，特别是在职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。

卫生技术人员档案包括：

（1）基础材料：个人基本情况；学历、学位证明；继续教育及专业技术进修证明、证书；专业技术工作总结；参加支边、支农和卫生下乡等医疗、防疫工作。

（2）专业技术资格任职材料：专业技术职务任职资格申请表、申报表、考核表和审批表；专业技术职务资格证书、聘任证书和聘任合同。

（3）卫生技术成果材料：著作专题研究报告，学术论文（分级），专业技术成果鉴定书，典型病历、抢救成功的病案、手术分析等。

（4）其它材料：医德医风评价材料；参加专业学术会议的证书、证明；优秀医务工作者的材料、证书和奖状；专业技术失误差错材料。这些为专业技术人员提供了有效的服务，为医院管理提供了准确及时的信息。

2.3.2实行人力资源，促进人力资源档案的社会化开放式管理

随着政治体制的改革与深化，人才将成为一种没有任何政府色彩的产业，人力资源档案社会化开发式管理模式将成为一种通用的管理模式。近年来，我院对自行引进的大中专紧缺人才的档案，逐步实行制度，将引进人才的个人档案托管给平昌县人才服务中心，促进了人才流动，促进了人力资源档案规范化、社会化、现代化和网络化管理。

2.3.3建立以人力资源信息管理系统

以人力资源档案信息系统为中心，建立计算机网络分系统，如通过人力资源信息系统，完善财务工资系统，人力资源上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放，医疗保健系统可以直接从人力资源信息上读取职工基本信息，而其它的行政管理系统也可以直接从人力资源信息系统中收益，如院办、工会、计划生育及后勤、医务、科研和教学更能因此得到众多的信息和帮助。

2.4提高档案管理人员的素质

新形式下要不断提高档案管理人员的专业技术水平。档案管理人员要努力学习、掌握档案管理工作的新知识、新技术，学会使用科学的管理方法。医院要配备优秀的档案专业人员并不断加强对档案管理人员的培训，关心他们的工作、学习、生活。

2.5改革人力资源档案管理手段

引进计算机管理软件，建立人力资源档案的信息存储和检索系统，实现人力资源档案资源的合理配置和利用，确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人尽其才，才尽其用，为县级医院的可持续发展奠定坚实的基础。

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档案的归档主要会分为纸质档案归档和电子档案的归档两部分。充分利用计算机网络平台实现档案归档工作，以实现信息化和现代网络化为目标，着眼于建立高标准、高性能的系统。利用计算机网络平台，归档工作需要对每一个环节都进行明确的规范，使各个层面达到一定的水平，这样才能提归档工作的综合能力，发挥出整体优势。

（二）医院部门之间的共同协作

在办公自动化的背景下，档案自身是相对独立的。与传统归档工作由个人或者部门承担归档管理不同的是，医院的自动化档案管理以文件为单位，处理好的文件直接归档。因此，电子化档案的归档工作不仅仅只是一个档案管理部门的工作，需要档案部门和信息技术部门共同合作完成文件的归档，两者缺一的话，这个档案都是不完整的。而且在自动化办公系统建立起来的前端时期，就应该将管理工作延伸到设计阶段，系统的功能也需要涉及到前端控制。这就是档案管理需要系统性的特点。

二、改善办公自动化环境下的医院档案管理工作的具体措施

（一）转变传统的方式，促进高效档案管理

在办公自动化的背景下，文件自身是相对独立的。与传统归档工作由个人或者部门承担归档管理不同的是，自动化档案管理以文件为单位，处理好的文件直接归档。因此，电子化档案的归档工作不仅仅只是一个部门的工作，需要档案部门和信息技术部门共同合作完成文件的归档，两者缺一的话，这个档案档案都是不完整的。而且在自动化办公系统建立起来的前端时期，就应该将管理工作延伸到设计阶段，系统的功能也需要涉及到前端控制。这就是档案档案管理需要系统性的特点。

（二）制定标准化、规范化的档案管理制度

办公自动化下的档案管理具有及时、方便、快捷等的优点，同时伴随着这些优点下的问题就是档案管理工作必须要标准，统一和规范化。第一，如果文件管理和档案管理是分离的，那么两者之间就会存在越权问题，尤其是文件归档的前期容易发生这样的情况。因此，单位必须制定一套标准，规范档案的管理工作。第二，在业务流程和技术操作过程中，文件处理、归档和一些著录中都应制定统一的格式和标准，同时确保不同的接口类型中的档案能顺利、安全归档。

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（二）档案损坏严重在大部分医院的电子档案管理中，各个科室内产生的档案资料一般都是由自己负责保管，没有形成统一规范的电子档案管理，尤其是因为电子档案必须在电脑中加以保存，而各个科室在电脑的网络安全管理、资料管理、病毒预防等方面难免不出现疏漏，在加上管理人员对电子档案的收集、整理工作做得不到位，所以往往造成了档案的缺失和损坏，问题十分严重。

（三）资金投入较少医院的电子档案管理工作需要有长期投入。但是通常情况下，医院为了加强医疗服务质量而大量购入医疗仪器和医疗设备，却忽视了对电子档案管理方面的投入，很少去改善和提高电子档案管理的软硬件环境，比如在更换电脑、刻录机、大容量存储硬盘、专业档案软件配置、防磁柜等方面，投入就明显不足。（四）管理制度不全虽然一部分医院建立了统一规范的档案管理体系，但是在实际运用中，效果就很不理想。一是因为不少管理人员的档案管理意识薄弱，随意将档案材料存在电脑中，不去及时归档，导致了大量档案材料的缺失；二是因为医院经常组织医务人员学习专业技术知识，但对于组织档案管理方面的学习就很少，宣传力度也不够；三是医院对于电子档案管理的标准和规范不能明确，因此在医院内出现了电子档案管理制度不健全，跟不上电子档案管理的需求。

二、医院可采取的对策

（一）建立健全的档案管理网络系统医院要在各档案室、各科室之间建立起完善的档案管理网络系统，同时明确电子档案管理的权限以及责任，确保形成统一的管理机构和档案保管实施细则，这样就能使各部门的职责更加明确，从而让电子档案管理工作更加安全可靠、系统规范。同时，还可以利用健全的网络系统，让电子档案管理的过程中，最大限度实现电子资源共享，对医院内的大量病例、财务数据、医疗设备等资料实现统一的管理，并且通过对医院电子档案管理工作的全面监督检查，保证医院电子档案的管理更加到位。

（二）制定科学的电子档案管理标准医院要结合自身实际情况，制定合理的电子文件管理方法。一要让电子档案的分类、排列、保存的方式更加规范，让电子档案得到科学有序的管理；二要制定并完善档案资料的价值评估标准、档案资料的保密措施以及相关的责任制度等；三是要完善档案资料的收集管理工作，档案管理人员要行使好档案的监督指导职责，要从电子文件的源头上进行管理，把电子文件进行鉴定，然后将有保存价值的文件进行归档保存；四要在档案资料的保存中，使用信息集成系统，并要熟悉该系统的运行方法，要学会使用专门的档案管理系统来接受文件信息，这样才能有效保证和维护档案信息资源的有效性、可靠性和时效性。

（三）加大资金投入医院要加大对电子档案管理的资金投入，不断引进先进的现代化技术和设备。医院资金的投入，首先要对陈旧的电脑进行更新换代，并购置性能优越的刻录机、防磁柜和大容量存储硬盘等；其次，医院要配置性能较强的网络安全软件，比如防火墙和先进的数据加密技术等；最后，要保证档案室内的安全，配置灭火器、空调等设施，确保整个电子档案的安全有效运行。另外，医院也要引进高效的电脑管理系统，使医院的各项业务资料、各种行政电子档案的收集整理工作更加便捷。

（四）提高档案管理人员素质医院档案管理人员的素质高低，决定了医院档案管理水平的高低。一般情况下，医院电子档案管理中存在的许多问题，基本都是由于档案管理工作上的纰漏而造成，而这些纰漏又是因为管理人员的专业管理技能和职业素质不高所造成，所以，提高医院档案管理人员的素质和职业技能大有必要。因此，医院要定期组织对于档案管理人员的培训工作，通过有针对性的培训课程，不断提高档案管理人员的专业技能。在培训过程中，档案管理人员还可以就工作中存在的问题进行讨论，找出解决办法，让医院的电子档案管理工作再上新台阶。

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1.1档案资料在保存过程中存在较大难

储存医院档案传统的做法是以纸质为主要的存储介质，部分以磁带、影像带、胶片为介质和部分电子文档资料。这些存储介质很容易出现发黄、霉变、破损、受潮等问题，所以难以永久保存和备份。因此，如何提高医院档案资料的存储质量，并充分满足医院档案管理需要，成为了制约医院档案管理发展的重要因素，只有有效解决档案资料的存储问题，才能提高档案管理工作水平。

1.2档案资料在管理和查询过程中存在一定难度

目前很多医院仍沿用了传统的以人工为主的档案管理模式。传统的档案资料查询的流程是：查作者，到案卷目录，再查到文件目录，根据文件目录记录的档案号信息查到档案在库房的存放地址，然后通知库房调卷，办理相关手续，查阅非常耗时、耗力。由于缺乏现代化手段的应用，医院的档案管理还停留在手工状态，不但制约了医院档案资料的查询和应用，还影响了医院档案资料的查询效果。因此，档案资料的查询难度问题必须得到有效解决。

1.3档案材料的利用率低

没有得到充分利用纸质档案具有易损坏、低效率、不便于统计和查询等问题，这些问题使档案的利用率显著降低。在医院档案信息方面，各种处方用药以及药效、药的配伍、药的副作用都具有统计意义，单纯用人工查阅这些原始资料，然后统计这些信息，工作量太大了。考虑到医院工作实际，档案资料数量较多是档案管理所面临的现实因素，如果不采取现代化的分类和查询手段，医院档案资料的查询和利用难度问题将难以得到有效解决。

2.医院档案管理应用信息化手段的具体措施

鉴于医院档案管理的现实需要，以及医院档案管理中应用信息化手段的必要性，只有认真分析医院档案管理实际，把握医院档案管理原则，才能保证医院档案管理取得实效。为此，我们应从以下几个方面入手，在医院档案管理中应用信息化手段：

2.1在医院档案的保存过程中积极应用信息化手段

医院由于档案信息材料较多，采用传统保存手段不但需要建立专门的档案保存室，还要定期对档案材料进行整理，工作量非常大。并且传统档案保存对环境要求较高，一般场所难以满足实际保存需要。基于这一现实要求，在医院档案管理中应用信息化手段，将档案信息材料经过电子化变成电子文档，不但节约了档案保存成本，同时也提高了档案保存质量，满足了医院档案管理需要，提升了医院档案管理水平。

2.2在医院档案的管理和查询过程中全面应用信息化手段

应用信息化手段之前，在医院档案的管理和查询过程中，主要是根据档案文件名进行检索。由于医院各类档案资料数量较多，人工检索的周期很长，给档案管理和查询带来了较大的困难。在这一困难面前，应用信息化手段是医院档案管理的必有之路。基于信息化手段的优势，在医院档案管理和查询中，积极使用计算机技术和网络管理手段，是提高医院档案信息查询效果的重要措施，对医院档案管理而言具有重要意义。

2.3在医院档案的调用过程中有效应用信息化手段

要想满足医院档案资料的调用需要，单纯采用人工调用手段不但费时费力，整体工作效率也十分不理想。基于这一现实需求，在医院档案的调用过程中，积极应用计算机技术和网络化手段，不但实现了快速调用档案材料，同时也提高了医院档案的管理效率，对满足医院档案管理需求，提升医院档案管理效果具有重要的促进作用。

3.医院档案管理应用信息化手段取得的积极效果

通过对当前医院档案管理过程进行分析后可知，应用了信息化手段之后，医院的档案管理工作在实效性上有了明显的提高，信息化手段对医院档案管理的促进年作用也十分明显。结合医院档案管理实际，医院档案管理应用信息化手段取得的积极效果主要表现在以下几个方面：

3.1信息化手段提高了医院档案的保存效果

应用了信息化手段之后，医院的纸质档案大部分都转化成电子档案，不但节省了档案的存储空间，同时也提高了档案的存储质量和保密效果，有利于延迟档案的存储时间，保证医院档案能够在规定时间内实现良好存储，满足医院档案存储需要。从当前信息化手段的应用来看，信息化手段的应用提高了医院档案的保存效果。

4.2信息化手段满足了医院档案的管理和查询需求

鉴于医院档案管理和查询的实际难度，在医院档案管理中应用了信息化手段之后，计算机技术和网络手段为档案管理和查询提供了有力支持，既保证了档案能够快速查询，同时也提高了档案查询的准确性和整体效率。因此，信息化手段的应用满足了医院档案的管理和查询需求。

3.3信息化手段提升了医院档案的调用效率

在医院档案调用过程中，由于传统人工手段难以满足实际需求，信息化手段的应用成为了必然。通过对医院档案调用现状进行分析后可知，信息化手段既提高了档案调用效率，同时也保证了档案调用的准确性。由此可见，信息化手段的应用，对提升医院档案的调用效率起到了关键作用。

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二、医院现代化档案管理的意义

所谓档案的现代化管理主要是指在国家信息化的进程中进行统筹规划的情况下，根据信息的安全共享、高效流动以及优质服务为原则下，使用现代化的信息技术手段——包括信息技术与计算机网络，对医院的档案进行数字化的管理和网络监控，从而能够有效的实现医院档案资源的高效利用、现代化管理以及授权共享。具体来说，医院现代化的档案管理有如下的意义：首先，医院现代化的档案信息管理能够改变传统的归档方式，由于采用了计算机的科技手段，所以比较节约成本，实现档案资源的永久的储存以及保护。使用信息技术可以对档案的原件在电子扫描以及数字转化的作用，最后是通过电子文档的方式进行存储的，同时再采用数字化手段根据文档的形式、内容以及所属的关系进行分类，有助于后期使用过程中的检索，改变了手工传统归档的方式，节省了时间和空间，提供了工作的效率。其次，医院档案的现代化管理能够有效的提升档案资源其自身的效益以及价值，对其固有的价值进行放大，实现了档案管理的高效利用以及其应有的价值。由于档案管理，其采用信息化的手段，所以这改变了传统的档案的利用方式，能够实现档案使用的安全性以及高效性，所以在这一点上来说是真正的体现了档案资源的自身价值。所以，与传统档案管理相比，他少了很多在存储和使用上的限制与约束，放大了档案的实际价值。再次，医院档案的现代化管理，有助于改变档案利用方式，不受时间和空间限制。在传统的档案管理中，档案管理通常会受到诸多因素的限制，从而导致其在使用过程中手续比较繁琐，效率低下。通过采用信息化的技术，使用计算机进行检索，不仅效率提高，而且准确性更好，能够最大限度的获得档案的资源，实现档案的安全共享。最后，医院档案的现代化的管理可以说从根本上改变了档案管理的模式，不仅提高了管理的质量，也大大的提高了管理的效益，实现了档案管理的信息化。以往传统的档案文件主要是纸质的，由于纸质本身的特性，所以在存放以及管理中会涉及到很多的问题，比如防潮、比如堆放等问题，而且随着档案的增多要扩大存放的建筑，并且做好防火防虫以及防腐的工作，从而避免档案的损坏，这极大的导致了档案管理的费用增加。通过现代的档案管理，采用数字化的手段进行管理，能有节省空间，优化资源的配置，降低管理和维护费用。

三、医院档案管理中存在的问题及其原因

医院档案管理在医院的正常运行中起着重要的作用，但是由于受到传统观念以及经济方面的影响，所以一些医院在实际的工作中还是存在着一些问题的。

（一）医院对于档案管理的重视明显不够

通常来讲，医院其主要的工作与任务是进行医疗救治行为，其管理的重点应该是提高医疗的水平，改善医院的环境，从而为病人提供更加优质的服务。并且加上档案管理不会给医院带来任何的经济方面的收益，所以医院在日常的运行以及自身建设等方面都会忽视医院档案的管理工作，认为该项工作不仅不能带来经济效益，还会增加医院的开支消耗。在这种思想的指导下于是出现了很多的医院对于档案管理重视程度明显不够，认识不到档案管理在医院管理中所发挥的作用的必要性，造成对于档案资料收集不够，保存不好，资料存放没有连续性和系统性。

（二）档案的管理制度不够健全，档案收集效率有待提高

在医院的管理中，都会制定相应的适用于本院的、健全的医院医疗、后勤管理以及行政管理方面的制度，但是具体涉及到档案管理的制度方面，却是不够健全。并且，由于没有将档案人员的纳入到员工考核的指标体系内，所以就会造成这些人员在档案的收集过程中不够用心，效率很低，最终会导致医院在档案这一部分很不齐全，这会导致后续的很多问题的发生。

（三）档案利用的意识较为薄弱

虽然做好档案管理的工作对于医院其他工作的开展有重要的作用，并且有效的利用这些资源也可以为医院带来一定的经济收益和社会效益。但是，因为档案工作的效益不是直接的，而是间接的体现出来，所以医院在档案管理方面一直存在轻视的现象。医院的领导以及相关工作人员对档案管理的社会效益以及经济效益意识薄弱，导致档案信息的利用效果大打折扣。

（四）医院对档案现代化管理的投入不足

由于医院对于档案管理的信息化认识不够，尤其是院领导的重视程度不够，所以医院在档案管理现代化建设方面还是存在着投入不足的问题，从而使得档案管理的硬件条件跟不上，整体的基础设施较为落后。档案管理的现代化建设需要配备计算机、移动硬盘以及专业扫描仪和专用机房等，而很多的业务部门的工作人员都是兼职到档案管理这一块的，存在着计算机混用的问题，再加上没有大容量的服务器，所以直接的影响到了医院档案管理的现代化建设。

四、做好医院现代化档案管理的创新思考

（一）转变观念，增强管理意识

要做好医院现代化的档案管理工作，就要医院上上下下必须对其观念进行调整和转变，增强他们的管理意识，尤其是领导的管理意识，要充分的认识到档案管理工作对于医院事业发展的意义，将档案管理真正的纳入到议事的日程中来，明确职责，采取措施，制定相应的考核办法、考核目标以及规划，并且在经费、设施以及人员方面相应的加大投入的力度，从而保证档案的管理工作能够顺利进行，也保证医院的业务更好发展。

（二）建立并健全现代化的档案管理制度

要建立并健全医院现代化的档案管理制度，这是保证医院档案管理能够有序、规范进行的重要保证。所以，医院应该根据自身的医院实际，按照《医药卫生档案管理办法》《档案法》的相关要求，制定出科学、完整、可行的制度，并且在制度的执行过程中要严格，落实各项任务，明确各个职责以及相关的奖惩措施。同时，要在医院的考核和表彰中，将档案管理人员也纳入进来。

（三）提高人员素质，高效利用档案资源

通过制定培养的计划，采用进修、教育以及培训来提升档案管理工作人员的知识水平以及业务的素质，组织相关的人员学习管理的各方面知识，不断优化人员的结构，为管理人员提高学历提供支撑，也要注意队伍的梯队建设，不仅做好指导也要做好传帮带的工作。档案管理的目的就是要利用档案的资源，来为医院发展助力。所以档案的管理人员应该要认识到档案的价值，充分的发挥档案的作用，通过不同的手段多渠道的开发并且要掌握档案的信息，深入到一线进行调研，充分的了解教学和科研对于档案工作的要求，及时的为需要的人员提供优质的服务，特别是在档案的管理中要科学的分类，做到统一管理、集中存放以及统一考核，利用档案为医院的发展创造社会效益和经济效益。

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打开表格，横序列从A开始分别输入科室、总人数、各科人数、姓名、职务、出生年月、身份证号、参加工作时间、现学历、最后学历毕业学校、毕业时间、任职资格、取得职称时间、政治面貌、执业证书编号及备注等。竖序列分别按横序列的项目依次输入相应资料。护士轮科时只需把护士所在横列单元格剪切后插入轮转的科室单元格中，也便于下一步与每个护士个人技术档案进行快速链接。

1.2“职称结构”、“学历结构”工作表设计

把“全院护士”工作表进行复制，重命名为“职称结构”，删除标题行，全选工作表，点击“排序”，以“任职资格”为主要关键字，“取得职称时间”为次要关键字进行排序，排序后表格可直观地反映各职称人数、取得职称时间先后顺序。为动态反映职称结构，在表格的右侧空白处通过图形向导插入全院护士各职称人数的统计图表，注明每次统计的时间，一般每年职称晋升后统计一次。“学历结构”表格也以相同的方法建立。

1.3“人动”工作表设计

“人动”表格横序列从A开始输入年份、时间、当年新招录护士(调入、新招在编护士及非在编护士)、离开护理岗位护士(退休、辞职、转岗、调离等)、职称晋升、继续学历教育毕业等信息，有人动时，分别在相应的序列内输入名字，此表格可动态清晰地反映历年护士进出、各职称、学历等动态变化。

2“护士个人技术档案”工作表

2．1工作表的建立

新建Excel工作表作为“护士个人技术档案”，打开表格，新建Sheet1～7共7个工作表，分别命名为:基本情况、科室轮转、奖惩考评、业务考核、中医培训、学术活动及进修、论文及技术成果。每个护士一个工作表并以名字命名，根据项目输入个人信息资料。再将工作表放于以所在科室命名的文件夹里。

2．2工作表内容设计

打开表格，“基本情况”工作表内容包括个人的基本资料，照片，学历教育经历，工作经历，技术职称晋升，职务变动等项目。“科室轮转”工作表内容包括轮转科室、起始时间、工作时间、担任职务。“管理考核”工作表内容包括:考核年度，出勤情况、病事假、绩效考核、奖励登记、过失处罚登记等。“业务考核”工作表内容包括:考试时间、理论内容及成绩、操作项目及成绩、年度一、二类学分、年度中医学时等。“中医培训”工作表内容包括参加各类中医培训的时间、内容、组织部门、获得学时，每年进行一次学时汇总。“学术活动及进修”内容包括参加市级及以上二类学分和一类学分项目，个人进修起始时间及专科等。“论文及技术成果”内容包括个人发表的论文资料、开展的科研课题、新技术、新项目及成果。

2．3“护士个人技术档案”输入方法

为保证个人技术档案的准确性、完整性和连续性，首次建档时需输入原个人纸质档案中的全部资料，并按要求进行完善。在首次输入时，由各科护士长共同协助，以科室为单位输入科内护士的技术档案，对个人一般资料进行重新核对，确保电子档案资料的真实完整，最后再汇总至护理部。

3功能应用

3．1“超链接”功能应用

“全院护士档案总表”与“护士个人技术档案”建立以后，打开“全院护士档案总表”，选中个人姓名，点鼠标右键，点击“超链接”至个人技术档案，使总表中的每一个护士姓名与相应的个人技术档案链接。使用时，只需直接打开总表点击姓名，即可跳转到超链接所指向的个人技术档案中去，用完后若要返回，只需单击“Web”工具栏上的“返回”按钮即可。

3．2其他功能

“函数”功能:可应用于如中医学时的统计、学分统计等各类数据的统计;“排序”“筛选”功能应用:把总表复制后，可根据要求设置主要次要“关键字”进行排序或根据条件进行筛选，建立所需的工作表如人员学历结构、职称结构等表格;“编辑”功能:利用其中复制、粘贴、查找、替换等功能，可方便信息的输入和查阅，可使用键盘的快捷功能键“Ctrl+X、Ctrl+C、Ctrl+V”等进行快速编辑;“标记”、“批注”功能:在护士一览表中，护理部可以对病假、产假、非在编等护士，在表格中用不同颜色填充单元格或标记字体进行区分。对于一些需要特殊说明备注的，可使用“插入”批注或右键插入批注。

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医院计划生育档案是很多关于人口计划生育统计数字的重要资料来源，通过对计划生育档案中数据的统计与分析，不仅能够为医院管理者的科学决策提供依据。同时还可以使统计得出的结果用于医院计划生育工作，使之明确工作重点，有计划、有步骤地落实计划生育政策，更好地完成对人口控制的目标，为人口计生决策提供可靠依据，有助于社会主义和谐社会的构建。

1.2计划生育档案能够为育龄女性提供更加优质的服务

利用计划生育档案能够为育龄女性提供更加优质的服务，使医院不断改进计划生育工作方法，不断满足广大育龄妇女的需求。医院计划生育档案可以对流动人口的婚姻以及生育情况进行初步了解，建立流动人口计划生育档案，能够满足流动人口对计划生育及生殖健康的需求，使他们能够在医院的指导下落实避孕节育措施，避免出现超生现象。

2.当前医院计划生育档案管理存在问题

2.1计划生育档案管理工作意识淡薄，管理人员素质有待提高

在实际工作中，院方领导并未对计划生育档案管理工作给予高度重视，没有意识到加强计划生育的重要性。对于档案的管理不能做到严格要求，对于单位内部聘用的临时工、停薪留职以及下岗人员的生育节育出现漏管的情况，个别单位报喜不报忧现象严重，出现造假资料、证明，大大降低了计划生育档案的真实性。计划生育档案管理工作人员存在思想涣散、工作不严谨，导致一些计生资料收集不全，计生资料系统性、全面性较差。当前计划生育档案管理信息化建设进一步加强，而基层档案管理人员对于信息化软件的操作使用不熟练。信息化管理经验不足，管理经验与理念跟不上新时期计划生育档案管理工作的要求。很多档案管理人员的管理理念和管理水平仍停留在传统层面上，管理工作缺乏灵活性与创新力。有一些计划生育档案管理人员流动性强，多为兼职，人员不固定，在单位内部没有相应的职务，这部分人员往往文化素质不高，缺乏系统完备的档案管理知识，这也造成了档案资料出现流失，影响了计划生育档案的完整性。

2.2计划生育档案管理方法落后，管理制度有待完善

没有制定严格的档案管理规章制度，没有添置必要的档案保管设备，档案室存在一房多用，档案资料污损、丢失现象较为严重。由于计划生育档案资料案卷数量繁多，在基层对于计划生育档案的管理并没有统一的要求，计生资料的收集并没有按照档案的立卷原则规范来进行，如组卷混乱现象较严重，档案号不规范，出现一卷多册现象等。档案的收集、整理、编目等多数仍是采用手工管理模式，管理人员缺乏专业的档案知识，工作积极性不够，管理模式陈旧、缺乏创新力，现代化管理手段还没有完全地应用于计划生育档案管理中，制约了计生档案资料管理水平的提高。

2.3资金投入不足，计生档案信息化建设有待加强

近年来，随着信息技术与互联网的发展，档案管理信息化建设进一步推进。医院计划生育档案管理工作要跟上时代的步伐，符合人们对于计生与生殖健康的要求，就必须推进计划生育档案的信息化建设。而这就要增加相应的硬件设备，但是由于领导层未对计生档案的管理给予足够的重视，对于计生档案的经费投入很有限，这些有限的经费显然不能满足信息化建设的需要。信息化建设的受限，使得提供服务及资源共享方面范围狭窄，服务层次较低。同时，在计划生育档案信息化建设中由于缺乏专业技术指导，也出现了一系列新的问题，这也在一定程度上制约了医院计划生育档案信息化建设的推进。

3.加强医院计划生育档案管理措施

3.1提高计生档案意识，加大计生档案管理经费投入力度

计划生育档案能够有效促使计划生育政策的贯彻落实，随着医院档案管理向科学化、现代化的发展，计生档案管理已成为医院档案管理工作的重要内容。各级医院领导要提高加强计生档案管理的意识，将加强计生档案管理工作纳入重要议事日程，确保档案管理事业与医院业务同步发展。要通过多种方式，加大档案管理重要性的宣传，提高全院职工档案管理的认识，使其意识到做好计划生育档案管理所带来的经济效益和社会效益。不断普及档案管理相关法律法规，使领导层加大对计划生育档案管理的经费投入，推进计生档案管理信息化建设，加强在职档案管理人员的业务素质培训，不断提高档案管理人员的业务水平，确保在人力、财力等方面给予档案管理全面支持与保障，促使医院计划生育档案管理事业不断发展。

3.2计生档案管理人员要更新观念，加强自身素质建设

计划生育档案管理人员的素质直接影响着档案管理工作的质量，因此计生档案管理人员应不断更新理念，加强自身业务素质的全面提升至关重要。近年来，随着信息技术的不断发展，档案信息化已经成为一种趋势，人们对档案信息的利用需求增大，这就对档案管理人员的素质提出了更高的要求。档案管理人员不仅需要妥善保管好档案资料，而且还要具备熟练的计算机操作技术，不仅要掌握扎实的档案管理基础知识，还要具备现代管理理念与管理技术，掌握一定的计算机知识，具备一定的信息处理能力。同时档案管理人员还要具备一定的创新精神和创新能力，要敢于打破传统管理模式的束缚，在计划生育档案管理工作中有所创新。医院要做好对档案管理人员的业务培训与技术学习工作，不断优化人才结构，更新知识体系，档案管理工作人员的整体素质提升必将给计生档案管理工作带来新的发展思路。

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当下，医院的传统人事档案管理内容大多雷同。在医务人员的工作晋升、培训教育等方面，人事档案能够反映他们的业务工作能力，但这种动态性的档案材料内容补充不及时、归档不完整，很难有效体现医务人才的业务变化情况，而且也不利于人才的培养。所以，需要整合人事档案信息资源，突破不完善的传统管理方式，以人力资源管理为基础，医院人事档案管理部门联合综合档案管理部门加强人力资源信息汇编，以人力资源开发模式整合人事档案信息。医院综合档案管理部门应该将各类关于医务人才的档案信息进行有序开发，并作为文献实施一次二次汇编，以便于医院领导及管理层能够准确、有效、科学地选拔人才。将医院人事档案信息资源统一管理，以医院人力资源开发为导向，管理体制上注重统一领导、分级管理，档案分管领导作为第一负责人管理人事部及档案室的人事档案，通过纵向逐级负责，横向密切联系完善人事档案管理机制。比如，人事部汇集、整编人事档案文件资料，综合档案室检查人力资源档案资料文件，并收集、统计、分析、编写，整理成论述性文献，为医院的管理发展提供参考。

（二）建立现代化人事档案信息管理

加强人力资源信息档案管理系统建设，以互联网信息技术来收集人力资源信息的方式实现多元化共享。具体来说，在医院信息化工作中，首先要做好电子档案规划，衔接好人事、财务、科研等信息，整合控制医院档案管理部门的人力资源电子档案。统一规划电子档案管理，集中管理人力资源信息，实现人力资源信息共享化。其次，要建立专门的人事档案数据库。医院人事档案管理需要按照相关的信息资源特点来科学规划数据库，从管理、专业、技术等层面建立起囊括医院所有人事档案信息的数据库。最后，还应该建立个人电子档案系统。运用互联网信息技术把纸质人事档案资料转化成电子档案数据，方便长期的统计利用与归档。

（三）提高档案管理人员人事档案信息编研能力

人事档案有别于普通的档案，它一定要结合干部的管理权限来进行范围确定及利用。所以，档案管理部门需要进一步创造人力资源开发服务产品，提高管理人员的人事档案信息编研能力。档案管理人员应该能够在人力资源管理方面有较强的人事档案信息收集能力，对不同的专业文件材料相当熟悉，并从中对医院工作者的职业能力、思想素养、业绩贡献等信息进行分门别类地汇总，以便于以后的人事档案信息加工。另外，要提高人事档案信息的提炼能力。要不断学习，以丰富的信息之类储备来满足当下医院人力资源的使用需求。因此，档案管理者必须要具备良好的人事档案信息加工能力，可以多方面地收集人力资源信息，然后做好加工、分析、整合工作，让人事档案焕发出新的使用价值。还有一点值得注意的是，档案管理人员必须要具备人事档案信息互动能力。因为档案管理者在编研人事档案时，既要有很强的文字叙述能力，又应该能够与医院局域办公网以及医务工作者进行有效的交流互动。医院必须要高度重视人力资源信息开发机档案文化建设，让全体人员能够发挥出极大的热情，积极主动地为医院人事档案管理服务于人力资源管理做出贡献。