会计档案管理论文范文

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2.会计档案保护国家利益不受侵犯。改革开放给经济建设带来了生机和活力。但由于原有法律法规还不完善,一些单位和个人利用政策上的漏洞,巧立名目,随意提高开支,铺张浪费,使国家财政收入大大流失。而会计档案将这些违反国家财经法纪的情况真实地记录下来,及时发现问题,阻止腐败的产生、蔓延,打击经济领域的不法行为,解决经济纠纷,从而确保国家的经济利益。

二、电算化下会计档案管理的内容

电算化会计档案管理是非常重要的会计基础工作,单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度,并由专人负责管理;对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作,重要会计档案应准备双份,存放在两个不同的地点;采用磁性介质保存会计档案,要定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质损坏,而使会计档案丢失;通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料,以及会计软件程序,视同会计档案保管,保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。

三、电算化下会计档案管理存在的一些问题

1.会计档案载体。电算化会计虽已实施,但因为实施时间不长,财会人员和单位领导对会计电算档案的组成内容不甚了解,缺乏管理会计档案的经验,很多单位只是将打印出的纸质档案存档,而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存,从而影响会计档案的完整性。

2.会计载体本身性质带来的问题。电算化会计档案需在一定的系统内才可视,因此目前许多企业因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存,导致在电算化软件升级后,不同版本下的会计数据不能被调用;《会计档案管理办法》第十二条规定:采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案,并对保存期限作了规定,但目前由于一些单位受条件限制,没有配备激光打印机或喷墨打印机,还在使用老的针式打印机,致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限;没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准,建立专门的电算化会计档案保护制度;未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份,未实行备用盘与存储盘分离存放,导致电子数据因此损坏或丢失。

3.会计档案管理制度不完善。由于电算化会计档案更易在不知不觉的情况下被修改,因此在没有及时修订单位的会计档案管理制度,没有制定相应的会计电算档案保管人员职责情况下,会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。

4.缺乏必要的计算机维护、网络安全人才。众所周知,电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题,但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的软件设施建设。

提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库;配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机,以它们作为输出纸质会计档案的工具:选用功能符合本单位实际业务的电算化培训,然后就去操作系统,在一定层面上而言,会计人员仅学会了操作,而管理与维护对他们而言就非常陌生,由此导致的结果与损失也非同小可。四、如何改善电算化下的会计档案管理

1.完善会计软件

最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件;强化系统的安全防护功能,如有联网,注意进行定期的补丁维护,避免因电脑安全或网络安全,导致会计档案泄密或被人为恶意修改。

2.完善电算化下会计档案管理各项制度

(1)建立电算化会计档案的归档制度。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序,都应视同会计档案保管;会计数据在未打印成书面形式输出之前,应妥善保管并保留副本,记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出,并按照有关税务、审计等管理部门的要求,及时打印输出有关账簿、报表。

(2)建立电算化会计档案的保管制度。根据国家档案局的标准,建立电算化会计档案保管制度:选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份,备用盘与储存盘分离存放;做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作;按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号,标明时间和文件内容,制作档案管理文件卡片。

(3)建立严格的借用手续制度。查阅会计档案,需经财务部门负责人批准,按照档案管理的有关规定,办理借阅手续;外单位查阅本部门会计档案,要有单位介绍信,并经主管领导、财务部门负责人批准。

(4)建立电算化档案定期备份制度。电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质,并设立备查登记簿,提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息;同时由于磁性介质的特殊性,管理人员必须对这些会计电算档案进行定期检查、复制,以防止会计信息损坏。

3.提高会计部门人员素质,完善人员配置结构

会计系统是由人来操作的,一个系统是否安全,不但取决于系统本身,更应该注意操作使用人员的素质,未经有效的业务训练和不具备良好职业道德的员工本身,对系统的安全是一种威胁。要提高会计人员计算机业务素质,必须大力加强人才培训的力度。各单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识,培养复合型人才,为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。对会计人员、系统维护人员、系统管理人员,应按不同内容、不同要求进行培训。对系统维护人员,应尽量用计算机专业人员,毕竟,计算机系统维护是一项专业性很强的工作,对这些计算机专业人员只要简单的会计培训,就可以收到良好的效果。

【摘要】本文探讨了企事业单位会计电算化实施后,电算化会计档案的特点、职能的定位问题,着重论述了电算化会计档案的管理工作,从而促进会计电算化事业的高效发展。

【关键词】会计电算化会计档案管理问题改善

参考文献:

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当前，许多企业建立了局域网，实现了相关会计信息的无纸化传递。这些虽然利于会计档案资源共享，提高工作效率。但同时，会计工作人员只要获得相关职责权限就可进行会计信息修改，没有了纸质档案的修改痕迹，使得篡改会计档案简单化。

(二)网络系统存在安全隐患

目前通用网络财务的功能主要包括:远程报表、远程审计、网上支付、网上催账、网上报税、网上银行等。基于网络技术，企业提高了会计文档的多方位检索速度，可以进行网上远距离传送，使会计工作变得简单、快捷。但众所周知，网络病毒、黑客伺机而动，一旦计算机系统中病毒或被黑客攻击，不仅会造成会计档案的遗失、篡改，甚至会泄露企业的经济信息。

(三)会计软件升级与档案读取不兼容

在电子信息技术下，会计工作的录入需要相应的电算化软件予以支持。而会计软件的使用，又对计算机的硬件配置提出了一定的要求，不满足配置的计算机无法安装或运行软件。同时由于会计电算化的软件升级换代很快，在不同的版本下会计数据有可能不同，有的单位没有把会计软件的版本及软件系统很好地保存，造成会计电算化档案不能被调阅。

二、完善会计档案管理的几点建议

(一)明确会计档案保管路径，设置会计档案管理专岗

鉴于目前纸质和电子会计档案并存的情况，企业应按会计期间、会计资料内容进行分类管理，明确保管路径及保管形式，如电子档案必须光盘和移动硬盘双重存储，以防损坏，不可读。同时，设置会计档案管理专岗并安排专人负责，建立会计档案管理路径查询手册，注明双重归档下的存放、存储路径。

(二)明确会计工作权限，建立电子信息修改的备查簿

建立完善的内部控制制度，严格实行岗位责任制。建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制度。对电子会计档案的各项内容要规定不同的使用权限，如：普通数据，可较大范围共享；机密的数据，仅供一定需要的人员使用。同时，要求会计软件开发商，但凡登陆软件进行操作，必留登陆痕迹，并选择登陆任务，比如是完成新会计事项的录入还是修改工作等。同时建立电子信息修改备查簿，对修改事项进行登记，以防私自篡改。

(三)建立内外网分级会计信息录入机制

将局域网和外网分级使用录入，分离授权。注重网络的管理，建立内外网的使用准入机制。尽量不要在网络上传递有关的财务数据。必须要通过网络传递的，应通过添加密码或其他加密措施保护数据的安全。

(四)注意会计软件供应商的选择，设置专门电子计算机维护岗

由于电子信息技术的不断更新，经济活动的高速发展，会计工作不是一成不变的，会计软件也是不断升级调整的。这就要企业在进行会计软件供应商选择的时候，要选择售后完善的，技术过硬的公司，保证会计软件在升级后，不仅能进行现有经济业务的处理，也能对以往的会计档案进行调取、读取，以防电子会计档案形同虚设，无法使用。

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（二）责任分配存在问题。在医院中，财务会计的种类比较多，内容也比较丰富，量比较大。比如，会计凭证以及会计账簿等。为了对财务档案进行有效管理，确保其质量，都对分工进行了细化，对项目进行分类管理。这样虽然在一定程度上使得工作具有便利性，可是却没有对责任分配加以明确。在管理工作中，工作人员推卸责任，档案部门以及财务部门没有对工作进行系统划分，导致档案管理工作比较困难，对档案管理效率造成了严重影响。

（三）相关管理人员素质比较差。从当前情况看，在医院很多财会档案相关管理人员未接受过专业教育，导致其管理能力比较差，在工作过程中容易出现纰漏，最终给档案管理工作造成影响。

二、加强财务会计档案管理的相应措施

（一）提高档案管理意识。为了保证医院财会档案相关管理水平，一定要提升管理意识。首先，领导层要对财会档案对于医院的重要影响有一个正确的意识，提升档案管理的意识，将财会档案当作财务管理工作中的一个重要内容。另外，档案管理人员自己也要提高档案意识，档案管理人员的任务并不只是对档案进行管理，还要对医院中的财务工作进行监督，要具有主人翁意识，做好财会档案相关管理工作，对财会档案进行严格审核以及鉴定，充分发挥其作用。

（二）对相关管理制度进行完善。当前，社会处于不断发展之中，从财会档案相关管理工作的具体情况看，要对相关管理制度进行完善，确保其具有系统性和完整性，与医院具体情况相符，不断对其进行强化，确保制度的成熟。工作人员要按照相关制度以及法律法规进行操作，承担自己的责任，在工作中端正态度。另外，还要确保将管理责任落实到每个人以及每个岗位，对分工进行明确，确保赏罚分明，从而保证各个部门都能有良好的工作质量以及工作效率。

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二、算机会计档案的内容及保管期限

根据会计档案价值鉴定标准的规定，具有一定保存价值的会计凭证、会计账薄、会计报告及其他会计记录和文件，均应作为会计档案保存并统一管理。（1）会计凭证类。包括原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证，保管期限15年；（2）会计账薄类。包括总账，明细账，日记账，辅助账类，保管年限都是15年；现金日记账和银行存款日记账的保管年限是25年，固定资产卡片是在固定资产报废清理后保管5年；（3）财务报表类。月季度财务报告（包括文字分析），保管年限是3年，年度财务报告（决算）（包括财务分析）包括会计报表、附表、附注及文字说明，属于永久性保管；（4）其他类。银行存款余额调节表，银行对账单，保管年限是5年，会计移交清册的保管年限是15年；其他应当保存的会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久性保存。

三、在会计档案工作中应用计算机技术存在的风险

3.1数据存储设备损坏

数据的存储设备不慎损坏，使数据丢失或者损坏。比如：机械损伤；温度、湿度、清洁度对磁盘所存储的会计数据的影响等。

3.2数据的软破坏

（1）通常，会计数据是运行会计软件得出的结果。在程序设计师设计会计软件的时候，程序设计师在程序构成和功能上考虑不够充分，就会导致会计数据信息偏差。当然，随着计算机软件技术的发展，这种情况会逐步减少；（2）操作失误和停电。突然停电对正在进行的计算机会计软件操作是一种非常头疼的事情，由于不能及时存盘而造成会计数据丢失不容易挽回，我们只能通过定时存盘来尽量缓解这样的数据破坏；操作失误会计数据丢失的一种常见错误。但是这种失误可以通过加强管理，严肃会计管理制度等措施来规范、解决；（3）计算机病毒程序。很多计算机病毒都是存在攻击性和破坏性的程序。它们能够修改、删除存储设备上的会计数据。

3.3会计数据的恶意篡改

会计数据是一种机密数据、是神圣不可侵犯的。如果被不法之徒获取会带来巨大的经济损失，和不良的社会影响。会计数据可以通过主动泄露和被动泄露多种方法被截取。有企图的不法分子主动窃取会计数据称为人为主动泄露：例如，通过非常规手段获取会计数据，贿赂财务人员等相关人员获取会计数据等。会计数据在传播或处理的过程中被非法截获称为技术被动泄露：例如，通过先进的计算机网络通信手段截获数据，存储设备处理不当等。下面总结会计数据被盗取的方法：

（1）通过直接非法手段来访问会计数据。这种手段包括两种方法：即实体访问和远距离访问。实体访问指的是不法分子在会计系统存在的计算机上，通过了用户识别系统的确认，伪装成合法用户访问会计系统，窃取机密的会计数据。这种风险可以通过加强实体控制来解决。远距离访问指的是不法分子使用远程计算机遥控技术，从其他地方获得计算机会计数据的使用权，入侵会计系统软件。解决远距离控制访问要困难得多，因为侵入者的人群范围太广，无处可查，入侵的过程透明化，难觅踪迹。

（2）间接手段取得会计数据。间接手段取得会计数据类似于特务人员、情报人员的行事方式，例如，他们会通过非法手段贿赂相关人员，获得计算机会计系统用户的使用权，从而获取会计数据；还有一些人会通过分析和询问来获取会计数据。

（3）在数据通信中获取。在会计数据传送过程中，有很多途径可以被截获。可以通过对会计数据进行加密来解决这种数据被截获的情况。数据加密的方法千变万化，就算数据被截获，不法之徒也不能轻易了解会计数据的真正意义。

（4）综合分析并推断。当不法之徒获得某些会计数据，如果感觉这个数据可能关系重大，会运用数学手段运算、统计，对得到的结果进一步分析推断来获得更重要的信息。例如，如果一个银行的存款总额数据不小心被窃取，那么就能以此判断出该银行的贷款能力，再通过其他手段来对这家银行造成危害。

四、计算机会计数据的保护措施

4.1加密技术应用和推广

计算机数据加密技术可以使会计数据具有非常强的保密性。通过计算机数据加密技术给会计数据加密，可以使窃取者即使得到数据，也无法了解数据的真正含义，从而使非法获取的数据失去了真正价值，也不能轻易的对数据进行篡改和伪造。所以，计算机加密技术是防止计算机会计数据失窃的重要手段。

4.2保护计算机硬件设备

计算机及相关硬件设备需要配备防火、防地震、防水、防雷击等必要的预防自然灾害对计算机造成损坏的保护系统以及报警装置。在计算机室的主入口安装电子保安密码门锁。增强计算机的防电磁辐射以及抗电子干扰的性能，在计算机室内配备防静电措施和空调系统，配备稳压电源和备用电源确保电压稳定，保证会计数据存储设备运送安全。

4.3跟踪检测机制的建立

建立跟踪监测机制保护会计数据的存取操作，使用计算机技术在会计软件系统上建立详细记录和跟踪检测。例如，对登入、退出会计系统的时间、地点、用户；输入错误的口令次数；使用的输入输出设备；存入、增加、删除、更新的文件等都做详细的记录。而所有这些信息会反映到系统主制台上，使系统管理员能够及时发现问题，及时采取相应措施。