会计档案管理论文范文

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2.会计档案保护国家利益不受侵犯。改革开放给经济建设带来了生机和活力。但由于原有法律法规还不完善,一些单位和个人利用政策上的漏洞,巧立名目,随意提高开支,铺张浪费,使国家财政收入大大流失。而会计档案将这些违反国家财经法纪的情况真实地记录下来,及时发现问题,阻止腐败的产生、蔓延,打击经济领域的不法行为,解决经济纠纷,从而确保国家的经济利益。

二、电算化下会计档案管理的内容

电算化会计档案管理是非常重要的会计基础工作,单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度,并由专人负责管理;对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作,重要会计档案应准备双份,存放在两个不同的地点;采用磁性介质保存会计档案,要定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质损坏,而使会计档案丢失;通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料,以及会计软件程序,视同会计档案保管,保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。

三、电算化下会计档案管理存在的一些问题

1.会计档案载体。电算化会计虽已实施,但因为实施时间不长,财会人员和单位领导对会计电算档案的组成内容不甚了解,缺乏管理会计档案的经验,很多单位只是将打印出的纸质档案存档,而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存,从而影响会计档案的完整性。

2.会计载体本身性质带来的问题。电算化会计档案需在一定的系统内才可视,因此目前许多企业因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存,导致在电算化软件升级后,不同版本下的会计数据不能被调用;《会计档案管理办法》第十二条规定:采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案,并对保存期限作了规定,但目前由于一些单位受条件限制,没有配备激光打印机或喷墨打印机,还在使用老的针式打印机,致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限;没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准,建立专门的电算化会计档案保护制度;未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份,未实行备用盘与存储盘分离存放,导致电子数据因此损坏或丢失。

3.会计档案管理制度不完善。由于电算化会计档案更易在不知不觉的情况下被修改,因此在没有及时修订单位的会计档案管理制度,没有制定相应的会计电算档案保管人员职责情况下,会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。

4.缺乏必要的计算机维护、网络安全人才。众所周知,电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题,但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的软件设施建设。

提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库;配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机,以它们作为输出纸质会计档案的工具:选用功能符合本单位实际业务的电算化培训,然后就去操作系统,在一定层面上而言,会计人员仅学会了操作,而管理与维护对他们而言就非常陌生,由此导致的结果与损失也非同小可。四、如何改善电算化下的会计档案管理

1.完善会计软件

最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件;强化系统的安全防护功能,如有联网,注意进行定期的补丁维护,避免因电脑安全或网络安全,导致会计档案泄密或被人为恶意修改。

2.完善电算化下会计档案管理各项制度

(1)建立电算化会计档案的归档制度。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序,都应视同会计档案保管;会计数据在未打印成书面形式输出之前,应妥善保管并保留副本,记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出,并按照有关税务、审计等管理部门的要求,及时打印输出有关账簿、报表。

(2)建立电算化会计档案的保管制度。根据国家档案局的标准,建立电算化会计档案保管制度:选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份,备用盘与储存盘分离存放;做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作;按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号,标明时间和文件内容,制作档案管理文件卡片。

(3)建立严格的借用手续制度。查阅会计档案,需经财务部门负责人批准,按照档案管理的有关规定,办理借阅手续;外单位查阅本部门会计档案,要有单位介绍信,并经主管领导、财务部门负责人批准。

(4)建立电算化档案定期备份制度。电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质,并设立备查登记簿,提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息;同时由于磁性介质的特殊性,管理人员必须对这些会计电算档案进行定期检查、复制,以防止会计信息损坏。

3.提高会计部门人员素质,完善人员配置结构

会计系统是由人来操作的,一个系统是否安全,不但取决于系统本身,更应该注意操作使用人员的素质,未经有效的业务训练和不具备良好职业道德的员工本身,对系统的安全是一种威胁。要提高会计人员计算机业务素质,必须大力加强人才培训的力度。各单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识,培养复合型人才,为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。对会计人员、系统维护人员、系统管理人员,应按不同内容、不同要求进行培训。对系统维护人员,应尽量用计算机专业人员,毕竟,计算机系统维护是一项专业性很强的工作,对这些计算机专业人员只要简单的会计培训,就可以收到良好的效果。

【摘要】本文探讨了企事业单位会计电算化实施后,电算化会计档案的特点、职能的定位问题,着重论述了电算化会计档案的管理工作,从而促进会计电算化事业的高效发展。

【关键词】会计电算化会计档案管理问题改善

参考文献:

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当前，许多企业建立了局域网，实现了相关会计信息的无纸化传递。这些虽然利于会计档案资源共享，提高工作效率。但同时，会计工作人员只要获得相关职责权限就可进行会计信息修改，没有了纸质档案的修改痕迹，使得篡改会计档案简单化。

(二)网络系统存在安全隐患

目前通用网络财务的功能主要包括:远程报表、远程审计、网上支付、网上催账、网上报税、网上银行等。基于网络技术，企业提高了会计文档的多方位检索速度，可以进行网上远距离传送，使会计工作变得简单、快捷。但众所周知，网络病毒、黑客伺机而动，一旦计算机系统中病毒或被黑客攻击，不仅会造成会计档案的遗失、篡改，甚至会泄露企业的经济信息。

(三)会计软件升级与档案读取不兼容

在电子信息技术下，会计工作的录入需要相应的电算化软件予以支持。而会计软件的使用，又对计算机的硬件配置提出了一定的要求，不满足配置的计算机无法安装或运行软件。同时由于会计电算化的软件升级换代很快，在不同的版本下会计数据有可能不同，有的单位没有把会计软件的版本及软件系统很好地保存，造成会计电算化档案不能被调阅。

二、完善会计档案管理的几点建议

(一)明确会计档案保管路径，设置会计档案管理专岗

鉴于目前纸质和电子会计档案并存的情况，企业应按会计期间、会计资料内容进行分类管理，明确保管路径及保管形式，如电子档案必须光盘和移动硬盘双重存储，以防损坏，不可读。同时，设置会计档案管理专岗并安排专人负责，建立会计档案管理路径查询手册，注明双重归档下的存放、存储路径。

(二)明确会计工作权限，建立电子信息修改的备查簿

建立完善的内部控制制度，严格实行岗位责任制。建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制度。对电子会计档案的各项内容要规定不同的使用权限，如：普通数据，可较大范围共享；机密的数据，仅供一定需要的人员使用。同时，要求会计软件开发商，但凡登陆软件进行操作，必留登陆痕迹，并选择登陆任务，比如是完成新会计事项的录入还是修改工作等。同时建立电子信息修改备查簿，对修改事项进行登记，以防私自篡改。

(三)建立内外网分级会计信息录入机制

将局域网和外网分级使用录入，分离授权。注重网络的管理，建立内外网的使用准入机制。尽量不要在网络上传递有关的财务数据。必须要通过网络传递的，应通过添加密码或其他加密措施保护数据的安全。

(四)注意会计软件供应商的选择，设置专门电子计算机维护岗

由于电子信息技术的不断更新，经济活动的高速发展，会计工作不是一成不变的，会计软件也是不断升级调整的。这就要企业在进行会计软件供应商选择的时候，要选择售后完善的，技术过硬的公司，保证会计软件在升级后，不仅能进行现有经济业务的处理，也能对以往的会计档案进行调取、读取，以防电子会计档案形同虚设，无法使用。

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（二）责任分配存在问题。在医院中，财务会计的种类比较多，内容也比较丰富，量比较大。比如，会计凭证以及会计账簿等。为了对财务档案进行有效管理，确保其质量，都对分工进行了细化，对项目进行分类管理。这样虽然在一定程度上使得工作具有便利性，可是却没有对责任分配加以明确。在管理工作中，工作人员推卸责任，档案部门以及财务部门没有对工作进行系统划分，导致档案管理工作比较困难，对档案管理效率造成了严重影响。

（三）相关管理人员素质比较差。从当前情况看，在医院很多财会档案相关管理人员未接受过专业教育，导致其管理能力比较差，在工作过程中容易出现纰漏，最终给档案管理工作造成影响。

二、加强财务会计档案管理的相应措施

（一）提高档案管理意识。为了保证医院财会档案相关管理水平，一定要提升管理意识。首先，领导层要对财会档案对于医院的重要影响有一个正确的意识，提升档案管理的意识，将财会档案当作财务管理工作中的一个重要内容。另外，档案管理人员自己也要提高档案意识，档案管理人员的任务并不只是对档案进行管理，还要对医院中的财务工作进行监督，要具有主人翁意识，做好财会档案相关管理工作，对财会档案进行严格审核以及鉴定，充分发挥其作用。

（二）对相关管理制度进行完善。当前，社会处于不断发展之中，从财会档案相关管理工作的具体情况看，要对相关管理制度进行完善，确保其具有系统性和完整性，与医院具体情况相符，不断对其进行强化，确保制度的成熟。工作人员要按照相关制度以及法律法规进行操作，承担自己的责任，在工作中端正态度。另外，还要确保将管理责任落实到每个人以及每个岗位，对分工进行明确，确保赏罚分明，从而保证各个部门都能有良好的工作质量以及工作效率。

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二、算机会计档案的内容及保管期限

根据会计档案价值鉴定标准的规定，具有一定保存价值的会计凭证、会计账薄、会计报告及其他会计记录和文件，均应作为会计档案保存并统一管理。（1）会计凭证类。包括原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证，保管期限15年；（2）会计账薄类。包括总账，明细账，日记账，辅助账类，保管年限都是15年；现金日记账和银行存款日记账的保管年限是25年，固定资产卡片是在固定资产报废清理后保管5年；（3）财务报表类。月季度财务报告（包括文字分析），保管年限是3年，年度财务报告（决算）（包括财务分析）包括会计报表、附表、附注及文字说明，属于永久性保管；（4）其他类。银行存款余额调节表，银行对账单，保管年限是5年，会计移交清册的保管年限是15年；其他应当保存的会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久性保存。

三、在会计档案工作中应用计算机技术存在的风险

3.1数据存储设备损坏

数据的存储设备不慎损坏，使数据丢失或者损坏。比如：机械损伤；温度、湿度、清洁度对磁盘所存储的会计数据的影响等。

3.2数据的软破坏

（1）通常，会计数据是运行会计软件得出的结果。在程序设计师设计会计软件的时候，程序设计师在程序构成和功能上考虑不够充分，就会导致会计数据信息偏差。当然，随着计算机软件技术的发展，这种情况会逐步减少；（2）操作失误和停电。突然停电对正在进行的计算机会计软件操作是一种非常头疼的事情，由于不能及时存盘而造成会计数据丢失不容易挽回，我们只能通过定时存盘来尽量缓解这样的数据破坏；操作失误会计数据丢失的一种常见错误。但是这种失误可以通过加强管理，严肃会计管理制度等措施来规范、解决；（3）计算机病毒程序。很多计算机病毒都是存在攻击性和破坏性的程序。它们能够修改、删除存储设备上的会计数据。

3.3会计数据的恶意篡改

会计数据是一种机密数据、是神圣不可侵犯的。如果被不法之徒获取会带来巨大的经济损失，和不良的社会影响。会计数据可以通过主动泄露和被动泄露多种方法被截取。有企图的不法分子主动窃取会计数据称为人为主动泄露：例如，通过非常规手段获取会计数据，贿赂财务人员等相关人员获取会计数据等。会计数据在传播或处理的过程中被非法截获称为技术被动泄露：例如，通过先进的计算机网络通信手段截获数据，存储设备处理不当等。下面总结会计数据被盗取的方法：

（1）通过直接非法手段来访问会计数据。这种手段包括两种方法：即实体访问和远距离访问。实体访问指的是不法分子在会计系统存在的计算机上，通过了用户识别系统的确认，伪装成合法用户访问会计系统，窃取机密的会计数据。这种风险可以通过加强实体控制来解决。远距离访问指的是不法分子使用远程计算机遥控技术，从其他地方获得计算机会计数据的使用权，入侵会计系统软件。解决远距离控制访问要困难得多，因为侵入者的人群范围太广，无处可查，入侵的过程透明化，难觅踪迹。

（2）间接手段取得会计数据。间接手段取得会计数据类似于特务人员、情报人员的行事方式，例如，他们会通过非法手段贿赂相关人员，获得计算机会计系统用户的使用权，从而获取会计数据；还有一些人会通过分析和询问来获取会计数据。

（3）在数据通信中获取。在会计数据传送过程中，有很多途径可以被截获。可以通过对会计数据进行加密来解决这种数据被截获的情况。数据加密的方法千变万化，就算数据被截获，不法之徒也不能轻易了解会计数据的真正意义。

（4）综合分析并推断。当不法之徒获得某些会计数据，如果感觉这个数据可能关系重大，会运用数学手段运算、统计，对得到的结果进一步分析推断来获得更重要的信息。例如，如果一个银行的存款总额数据不小心被窃取，那么就能以此判断出该银行的贷款能力，再通过其他手段来对这家银行造成危害。

四、计算机会计数据的保护措施

4.1加密技术应用和推广

计算机数据加密技术可以使会计数据具有非常强的保密性。通过计算机数据加密技术给会计数据加密，可以使窃取者即使得到数据，也无法了解数据的真正含义，从而使非法获取的数据失去了真正价值，也不能轻易的对数据进行篡改和伪造。所以，计算机加密技术是防止计算机会计数据失窃的重要手段。

4.2保护计算机硬件设备

计算机及相关硬件设备需要配备防火、防地震、防水、防雷击等必要的预防自然灾害对计算机造成损坏的保护系统以及报警装置。在计算机室的主入口安装电子保安密码门锁。增强计算机的防电磁辐射以及抗电子干扰的性能，在计算机室内配备防静电措施和空调系统，配备稳压电源和备用电源确保电压稳定，保证会计数据存储设备运送安全。

4.3跟踪检测机制的建立

建立跟踪监测机制保护会计数据的存取操作，使用计算机技术在会计软件系统上建立详细记录和跟踪检测。例如，对登入、退出会计系统的时间、地点、用户；输入错误的口令次数；使用的输入输出设备；存入、增加、删除、更新的文件等都做详细的记录。而所有这些信息会反映到系统主制台上，使系统管理员能够及时发现问题，及时采取相应措施。

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一、军队财务档案管理信息化的紧要性

在军队信息化建设的过程中以及未来的信息化战争中，财务保障范围的拓展和管理要求的提高，迫切需要财务档案管理手段的变革和管理效能的提高。建设电子财务档案，实现财务档案的网络化管理，是搞好军队财务档案管理的必然选择。

军队财务档案快速向信息量大、时效性强、查阅频繁的方向发展，对传统的财务档案管理手段和方法提出了严峻挑战。随着国家和军队财政经济工作的不断发展，财务法规、标准的变化越来越频繁，甚至某些科目的经费标准一年内进行几次调整；各种指标、标准，每年都可能变；各种会计帐簿、报表、决算每年都有不同的内容，同时要求不但反映当年度经费活动情况，并且可能反映上年、下年或若干年的经费活动情况；各种标准划分越来越细，项目越来越杂，如军队干部工资标准1980年前只有24个，而现在猛增了十几倍之多，各类补助项目也有数十个，信息采集的工作量日益增大。这些都给军队财务档案管理工作增加了难度。在财务档案的查阅方面，总部定期出版《财务标准制度汇编》和《财务文件汇编》，这确实解决了档案管理中的不少问题，但是，这些汇编资料缺乏全面性、连续性和时效性，一些标准或制度很快过时而又得不到及时刷新，重新整理出版的周期长，往往是计划赶不上变化，而且又要消耗大量人力和财力。

电子财务档案具有无可比拟的优点，能够很好地适应军队财务档案的发展需求。电子财务档案是指存贮于磁盘、光盘等电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料。较之传统的财务档案，电子财务档案有许多特点：电子财务档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递；电子财务档案的存贮形式多样，既可以存贮于软盘、硬盘、光盘中，也可以打印输出到纸质材料中；电子财务档案便于计算、分析，快捷获得所需结果。如果电子财务档案上网，通过计算机操作和网络交流，不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要，达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的，节约了办公成本，避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大地提高了工作效率和工作质量。

正如上面所述，电子财务档案或财务档案信息化有很多优点，但也有不足的一面。如，具有系统依赖性，即需要一定的软硬件环境支持，只能在特定的条件下才能打开，不具备传统档案的直接可视性，还具有易遭毁损、难查痕迹的特点，因此，即使实现了财务档案管理的信息化，在归档中也需要实行所谓的“双套制”，即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。

二、军队财务档案管理信息化的主要内容

一是搞好数据的挖掘和整理，建好数据库，并及时采集动态数据。档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础，其他的一切工作都是建立在此基础之上。传统的档案大都以纸质为载体，实现档案管理的信息化，必须向数字化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地，是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。在财务档案数字化的基础上，必须建立军队财务档案数据库，可以按军队财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库，如按标准制度、原始凭证、会计帐簿、指标文件、工作资料等等，建立几个主要基本数据库。数据库一经建立，立即着手数据的录入，将本单位的财务档案资料都录入计算机。转二是搞好财务档案信息网络建设，提高档案使用效率。档案的最大价值在于利用,档案管理信息化的实现将为档案信息的充分利用提供广阔天地。建立完善的财务档案信息网络，一方面可以将业务上级的文档，以及本级各单位的相关文件直接进入或转换进入档案数据库,减少档案人员的重复录入工作,保证档案信息的完整性。另一方面也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务，也可以通过电子邮件或BBS等方式开展财务档案信息咨询。总之，网络财务档案的在线管理和使用功能，可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差，实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越，整合财力资源、人力资源，提高财务档案管理能力和质量。

三是搞好财务档案管理辅助决策系统建设，做到定量分析与定性分析相结合，科学管理使用档案。财务档案信息通过采集整理和网络传输，最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。由于信息量大、保障要求高，仅凭有关人员的经验来处理问题是不行的，必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统。以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础，以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段，建立决策支持系统。该系统能对一个问题提出多种方案，并对方案进行比较、分析和优化，最大限度地提高财务保障的决策水平和决策质量。

三、军队财务档案管理信息化的基本措施

财务档案管理信息化是一项系统工程，涉及到管理、技术、人员、资金等多方面的问题，具有一定的复杂性，需要统筹考虑。

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一、电算化促进了会计档案内涵的拓展

电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。电算化会计档案除传统概念上的会计档案外，还包括会计电算化过程中形成的纸质文件、电子文件以及系统软件。其中系统软件档案又可分文字材料与计算机软件程序两部分。主要由下列内容组成：（1）计算机硬件型号、存贮空间大小、外部设备类型；（2）计算机操作系统（或网络操作系统）型号；（3）财会电算化软件系统的编程语言、数据库系统类型；（4）软件系统名称、版本号；（5）与财会电算化软件系统相配套的各说明书与使用手册。可见，会计电算化条件下，由于计算机技术的应用和会计信息的数据化和程序化，会计档案的载体本身发生了巨大的变化，它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外，还包括电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。

根据财政部、国家档案局财会字（1998）32号文件，1999年1月1日起施行的《会计档案管理办法》规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，不仅要电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质会计档案，在制度上确立了从电算化会计档案是双重的会计档案载体，即传统意义上的会计档案与包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据等形式在内的电子会计档案。

二、电算化提高了会计档案的技术和知识含量

实行会计电算化以后，所有的会计核算业务都是通过计算机来完成的，由于计算机是一种特殊的操作工具，财务人员首先需要设计能被计算机识读的程序文件、数据结构文件以及各种代码，然后才能借助计算机进行会计核算。处理。由于这些程序文件、数据结构文件以及各种代码既是使电算化会计信息系统能够运行的前提条件，又是保证电算化会计信息系统正常运转的故障维护查询资料，因而这些资料虽然不是会计核算活动的产物，没有具体的数据和表格，但是由于没有它们的支持，整个会计核算过程就无法进行，所以必须作为电算化会计档案的特殊部分予以保存。所以，与传统会计档案相比，电算化下的电子会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才能运行，而且电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关，会计电子档案必须在相应的软件环境支持下使用，现代科学技术日新月异，计算机不断推陈出新，电脑操作系统不断更新换代，财务管理和会计电算化应用软件也不断升级，这说明会计档案也在不断技术化、知识化和信息化。

三、电算化条件下，会计档案的信息的真实性和安全性要求更高

准确、真实和安全是会计档案的生命所在，是对会计工作提出的最基本的要求。由于会计档案主要对财务收支进行价值量的记录和描述，反映经济活动的质的变化，要求极准确的资料。会计档案是在会计核算过程中通过设且账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、及编制会计报表等一系列专门方法，进行连续、系统、完整的记录、计算、反映和监督而形成的，要求较强的严密性和准确性。

然而，在会计电算化条件下，由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上，在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹，若被修改，就很难辨别出经济业务的“原貌”，会计信息的真实性就难以保证；再者，电算化条件下，会计数据的高度集中在磁盘、光盘等磁性介质上，未经授权的人员出于私利和不正当的目的有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁一些重要的会计数据，会计信息的完整性、安全性也因此受到挑战。由于这种通过计算机技术手段实施的信息篡改、修改复制、伪造、销毁等违法行为具有很强的隐蔽性和社会危害性，相对手工会计系统而言，发现利用计算机舞弊和违法的难度更大，但所造成的危害和损失更大。加之，电算化会计档案又受载体的质量、存放环境、存储信息的有效期等条件的影响。因此，对档案的安全性要求也就更高，在保密性和安全性等方面都比传统的会计档案要求要高。可见，由于磁性材料易被遗失、污染、窜改、复制、销毁等，因此，防潮、防盗、防尘、防火、防窜改、防过期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了电算化会计档案管理的重要内容。这就为会计档案的管理提出了新的课题。

四、电算化条件下的会计档案管理的科学性要求更高

不论机关，还是各企事业单位，凡是实行独立经济核算的，都会形成会计档案。所形成的专业材料也是相同的，都是会计凭证、会计账簿和会计报表。每个单位每天在处理会计各项业务事项时，都会产生会计材料，小单位每天几件，大单位每天形成几十件甚至几百件，全年就会形成较多的会汁凭证，具有广泛性。加之，电算化会计档案更有存贮价值，电算化会计档案通过计算机系统的运营使用起来更方便、更快捷、更直观，而且通过计算机数据处理系统的处理也更容易产生一些有决策参考价值的分析结果，可以为管理和决策提供较好的支持。

事实上，会计档案是机关、团体和各企事业单位的财会部门在会计核算活动中自然形成的，并按一定规律科学的集中保存备查的专业文件材料，包括会计凭证、会计账簿、会计报表和年终决算等会计核算专业材料。这些专业材料内犯了大量的有价值的信息。在经济预测和经济决策中有重要的作用。首先，会计档案是会计活动的产物，反映经济业务的历史记录。由于会计档案与经济活动紧密相关它通过会计核算的专门方法，对经济活动和财务收支，予以连续的记录、反映和综合分析，具有连续性和制约性的特点。从会计凭证到会计账簿，最终产生会计报表，构成了一个完整的体系，直接反映机关、企事业单位的各项经济业务，这种内容的特殊性，赋予会计档案较强的专业性。因此可以说会计档案是总结经营管理经脸的重要资料。其次，会计档案是预测、决策经济活动开展会计分析等项工作的不可缺少的重要依据。会计档案完整地记载了经济活动中各项指标，作为会计分析的工具，对贯彻党和国家的财经方针，编制预算、决算，节约经费，加强内部的经济管理等都具有重要作用。再次，会计档案是打击经济领域犯罪活动和落实党的各项政策的重要的依据，是检查、监督经济活动的重要工具。会计档案客观地记录了会计各项活动中的情况，在打击经济犯罪活动中会计档案无可辩驳地揭穿了一些经济犯罪活动的事实。从而维护了财经纪律保护了国家财产。会计档案在落实党的各项政策中也起到了重要的凭证作用。最后，会计档案是经济科学研究的可靠史料。它记录了经济活动的事实经过，记录了经营活动的经验及教训，是有重要价值的史料。

会计档案的作用是客观存在的，而会计档案作用能否发挥，取决于一定的条件下能否对会计档案实行科学的管理。在会计电算化条件下，要管理好会计档案信息，必须配备专兼职档案管理人员，有效控制会计档案信息源头质量。另外在利用会计信息时，要严格办理利用手段。实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本数就越多。需要科学地对不同版本的软件和相应的档案进行科学的分类、存储、调用。档案应专人专室管理；应制定严格的会计电算化档案管理制度，如硬盘数据保管期限、软盘备份保管和账表打印输出后装订、保管等方面管理制度。因而，为了更有效地做好电算化会计档案工作，必须根据电算化会计档案的特点，分别做好会计档案的收集、管理与保存、调阅、移交、销毁等方面的工作。从电算化会计档案的收集工作来看，电算化会计档案的收集是指在一定的时间内，把计算机财务软件系统中的所有会计数据备份到磁性介质或光盘上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件储存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内，在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。除了备份之外，还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等、计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统、财务软件的编程语言、数据库系统类型、财务软件的系统名称、版本号、财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。

从电算化会计档案的各运行环节的管理与保存来看，应设置会计电算化档案管理岗位，专职负责会计电算化档案管理，负责系统内各类文档资料的存档、安全保管和保密工作。出纳员不得担任会计电算化档案的管理职务。会计电算化档案要存放在专门的档案室。所有记账凭证、上机日志、会计账簿、财务报表（包括月度、季度、年度及不定期会计报表、附表）应定期打印。其中，现金日记账和银行存款日记账必须每日打印。打印输出的各种会计资料必须按规定整理保存。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应实行“AB备份法”进行数据的备份，即对所有的会计数据进行双备份。每份要注明形成档案的时间与操作员姓名，并贴上写保护封签，存放在两个不同的地点，以防止意外事故发生引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。档案应保存在远离磁场的位置，注意防磁、防火、防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。此外，还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有所不同，就可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。因此，笔者认为电算化会计档案除保存各版本的备份财务数据外，还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本，二者的一致性是非常必要的。

从电算化会计档案的调阅来看，调阅的会计档案会有两种情况：（1）所调阅的会计档案版本号与当前会计电算化系统版本号一致，此时只需将所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅（或数据恢复）功能进行调阅即可；（2）所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致，此时只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统，然后再进行调阅。

从电算化会计档案的移交因工作岗位调整而更换会计电算化档案管理员时，要办理移交手续。编制会计电算化档案移交清册，列明应当移交的档案名称、编号、数量、起止年度、应保管期限、已保管期限等内容。移交会计电算化档案要由单位财务负责人监交，交接双方经办人和监交人要在移交清册上签字。从电算化会计档案的销毁来看，保管期满的会计电算化档案，由档案保管人员向单位负责人提出销毁意见，编制会计电算化档案销毁清册，列明应当销毁的档案名称、编号、数量、起止年度、应保管期限、已保管期限等内容。单位负责人在会计电算化档案销毁清册上签署意见。实施销毁时，应当由单位档案机构、会计机构和上级主管部门派员监销，并将实际销毁内容与销毁清册进行准确核对。销毁后，监销人员要在销毁清册上签字，并将监销情况报告单位负责人。

从电算化会计档案的库房管理来看，一般情况，接收入库的磁性介质电算化会计档案要装入特制的软件盒内，且要做好防磁、防火、防潮和防尘的工作。电算化会计档案的库房一定要避开磁场，如远离大功率的发电机等，软盘不要接触永久磁铁；电算化会计档案的库房必须防火，禁止任何火源进人库房，还要配备有灭火设备；为使盘片不变形，库内温度要保持在15℃-25℃，相对湿度保持在45%-60%为宜，库房应配有温、湿度测量仪器和空调器，严格监测，及时调整；电算化会计档案的库房必须保证卫生清洁，为此要配备吸尘设备，严防灰尘对磁性介质的污染破坏。

参考文献：

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1.电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外、主要是指电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。

2.电算化会计档案较传统会计档案有更多的存贮形式且对存放条件要求更高。它一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在，另一方面主要以磁性介质或光盘的形式存在，包括存贮在计算机硬盘上系统正在使用的档案资料和存贮在软盘、光盘等存贮介质上作为备份使用的档案资料。后者受存贮介质质量、存放环境和存贮有效朗等因素的影响很大，保存不当容易遭到破坏。

3.电算化会计档案较传统会计档案易于修改，且不留痕迹。

4.电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关。

5.电算化会计档案必须借助于一定的环境才能再现在使用者的面前，且使用时具有方便、快捷、直观，容易产生一些分析结果，可以对管理和决策提供较好的支持。

二、电算化会计档案管理应注意的问题

鉴于电算化会计档案具有上述区别于传统会计档案的特点，在电算化会计档案的管理工作中，除了传统会计档案管理应注意的问题外，还应特别注意以下几个问题：

1.要特别注意对电算化会计档案中软件文档的管理。这些软件文档是进行会计信息系统维护必不可少的资料，它可以帮助理解别人的设计思路和编制的源程序代码，同时一个软件系统由于主客观的原因不可避免地会产生一些问题，如果没有保存完整的软件文档，系统的维护将非常困难，甚至不可能。

2.针对电算化会计档案受质量、温度湿度、磁场等因素的影响较大，易受破坏的特点。在管理时应注意如下问题：

①在选用保存会计档案的存贮介质时，应特别注意选用质量较好、可靠性较高的介质，存贮介质的质量关系到会计档案能否被使用，而纸张的质量只会影响到使用效果；

②对存放在存贮介质上的会计档案应写好保护字样，存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所：

③对存放往年会计档案的介质应定期复制，如每半年复制一次且最好复制双份存放在不同的地点；

④对使用时间较长的存贮介质应定期进行替换；

⑤对硬盘上的会计档案应定期备份到软盘或光盘上。

3.针对电算化会计档案易修改且不留痕迹这一特点，在进行管理时应注意如下问题：

（1）对硬盘上的会计档案，应具有相应的安全保密措施，防止对会计档案进行修改。常用的安全保密措施有：

①用户识别控制，防止非法用户接触会计档案。

②操作日志管理，应由系统自动进行操作登记，建立加密的机内操作日志，监督系统操作，留下审计线索。

③数据存取权限限制，对安全保密程度不等的数据，应给不同的使用人员赋予不同的操作权限，防止越权使用。

（2）对存放在软盘或光盘上的会计档案应至少一式两份分别在会计和计算机操作部门的档案柜存放，以防止某一方面存贮介质损坏造成数据丢失或单方面修改会计数据。

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企业档案是企业发展的真实记录，它承载了一个企业的兴衰记忆和发展历程，是一项维护企业历史真实面貌的工作，是企业经济效益的需要，同时也是社会效益的需要。企业档案收集是企业档案的基石，它直接影响着档案的完整，并体现企业档案的管理水平。企业如果没有资料的收集，企业档案部门也就无所谓档案的整理、保管、鉴定、统计和开发利用工作。因此，档案收集工作，是档案部门开展一系列工作的前提。企业档案有文书档案、科技档案、会计档案和人事档案等部分组成。在这里我浅说化工企业科技档案方面的收集工作。一个企业如要更好完整、准确、系统地做好科技档案的收集工作，本人认为要做好如下几点：

一、积极开展各种形式的宣传活动，提高全员、特别是管理层的档案管理意识，取得管理层的高度重视和支持

为确保归档的顺利，各企业应根据《档案法》、《科技档案工作条例》等相关的法规、条例，制定企业相应的科技档案管理办法，明确岗位职责及相应的归档流程，规范科技档案的工作程序和管理要求。

企业科技档案是保存备查的直接记述和反映科技生产活动的科技文件，科技档案是直接反映企业生产、建设、科技和设计活动的直接记录，归档保存的科技文件材料，是把人们在生产、建设、科研和设计等工作中形成的科技文件材料通过各有关单位、生产技术部门集中收集而成的。然而企业科技档案所能产生的效益的隐蔽性很强，难以计量，不能为企业代来直接效益，也难以立刻见到效益，容易造成企业管理层对科技档案的收集忽略。这就要档案管理部门利用多种形式宣传档案法规、档案知识，增强档案意识，使全体员工都认识到档案的价值。使管理层懂得重视和做好企业科技档案管理工作，是对企业历史负责，为企业实现服务、替企业未来着想，才能更好的使企业得到发展，以得到管理层的更多的理解和重视。

二、档案部门对档案的收集要做到事前介入

生产设备档案是企业的生产的中枢，它记载了设备的结构、性能及其管理使用、维修过程的科技档案。设备是否能正常运行，在于设备的维护与管理，设备的维护与管理依赖于设备档案的准确数据。档案技术人员要参与生产管理，对进入企业的各种设备。档案管理人员要参加开箱验收，并做好验收和缺陷记录，收集原始资料。特别是对化工企业的锅、容、管、特设备及主要生产设备应根据设备开箱清单逐项进行验收。例如：锅炉设备开箱的验收主要有锅炉质量证明书、使用说明书、工业锅炉内部检验报告、锅炉外部检验报告、各种合格证、锅炉强度计算书、图纸、整（组）装锅炉安装监督检验报告、安全阀检验报告、锅炉安装质量证明书。压力容器设备主要有压力容器产品质量证明书、设备铭牌、锅炉压力容器产品安全性能监督检验证书、图纸等。都是企业申请使用登记的基础材料。企业管理论文如果收集的不全、不仔细，会给企业的办证使用代来很大的不便。

在参加设备开箱验收进行资料收集时，档案人员不仅要认真、仔细的收集，还要了解这些设备的性能，了解它们的原理，了解它们的用途。这样才能保证档案资料的齐全、完整、适应企业利用的需要。同时，根据生产技术人员的需要将设备说明书复印成册分发给生产部门和技术部门，供生产人员和技术人员参考。还要帮助、指导设备技术部门建立、建全设备技术档案。要做到专业管理与群众管理相结合。技术管理与经济管理相结合。

三、对企业科技档案的收集要做到事中控制

在各生产、技术部门的协助下，才能使收集资料的工作做到及时、准确、完整。平时的收集工作决定资料收集的完整性。生产技术部门不是专业的档案管理部门，平时往往不太重视归档材料的积累和保管，要归档时临时设派人员收集整理文件材料，造成一些需要收集的资料未能收集完整。企业在生产过程中检查、中修、大修、更换、改造中等都产生大量档案资料、图纸资料以及在工程施工过程中产生的施工记录、工程项目的报告等材料，这些都是反映企业发展状况的具体凭证和很有保存价值的原始记录，这都是靠工程技术人员平时的收集来完成；还有部分工程技术人员担心科技资料交接到档案局部门后，自己今后利用不方便或为了在工作中自己有的过人表现而封闭技术不愿交出某些关键性的技术材料。使得档案的完整性得不到保障。这要求档案技术人员在整个生产过程中定期对生产部门提供监督和帮助。宣传《中华人民共和国档案法》，强化部门和工程技术人员的档案意识，使每位技术人员把科技材料的归档看作自己的职责和义务。避免关键性技术资料由于保管不善和应归档而未归档造成档案资料缺失的现象发生。同时档案技术人员就必需了解工程的性质以及设备性能，掌握工程技术专业的相关基本知识。制定工程资料收集的大纲和具体范围，避免了移交单位人的主观移交，使接收的档案内容不全和形式单一的现象得到改善。

四、对企业科技档案的收集要做到事后核查和验收把关

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摘　要：中小企业是我国经济的重要组成部分，中小企业如何摆脱困境事关企业的生存和发展。中小企业由于资本不足，持续经营能力不强和经营管理水平低下，给企业的长期收益和发展带来了障碍。充分认识中小企业在财务管理方面的不足，加强财务管理是做强中小企业的关键。但由于经济环境和企业自身原因的影响，中小企业财务管理工作存在许多问题。文章分析了中小企业财务管理存在的问题，并提出了解决问题的对策。

关键词 ：中小企业；财务管理；问题和对策

中图分类号：F275文献标志码：A文章编号：1000-8772（2014）25-0113-02

中小企业属数量多，规模小，业务性质特点各有不同，建立一套适合自己企业的财务管理制度是必不可少的。首先应强化企业所有者的管理思想，认识到财务管理的重要性，再者企业可以根据本企业实际情况，结合自身的组织结构，形成各部门各岗位之间分工、协调、制约和监督机制。这样环环相扣必然会堵塞或有效的减少漏洞减少违法违纪现象，防止贪污盗窃行为及各种舞弊行为的发生，必然会使企业走上规范运作，持续、高效的健康发展之路。

一、中小企业财务管理存在的问题

1企业筹资困难，限制了企业发展。中小企业资金来源一般是合伙投资，资金多是业主家庭自己积累或向亲朋好友借的，这使得企业的资金规模受到很大的限制。而这些企业的信息披露制度又不健全，基本上还是非公开，信息透明度差，可抵押资产又少，使得的借贷信誉都大打折扣。我国的金融机构也没有面向中小企业贷款的政策优惠，为中小企业服务的中介机构又不健全，使得中小企业以贷款形式获得融资成本高，筹资不太容易。这些使得中小企业资金短缺问题突出，导致企业规模较小，难以扩大发展。

2缺乏明确的产业发展方向，对项目投资缺乏科学论证。一是片面追求“热门”产业，不顾客观条件和自身能力，无视国家宏观调控对企业发展的影响。二是对项目的投资规模、资金结构、建设周期以及资金来源等缺乏科学的筹划与部署，对项目建设和经营过程中将要发生的现金流量缺乏可靠的预测，仓促上马。一旦国家加大宏观调控力度，收紧银行信贷，使得建设资金不能如期到位，企业就面临进退两难的境地，甚至造成巨大经济损失。近几年来许多企业所投资的钢铁、电解铝、水泥等项目由于资金困难而夭折，或“割肉”卖出或成为永久性“在建工程”，不仅企业自己为此付出了惨重的代价，也将一些银行拖入泥潭。

3管理模式僵化，管理观念陈旧。一方面，中小企业典型的管理模式是所有权与经营权的高度统一，企业的投资者同时就是经营者，在这些企业中，企业领导者集权现象严重，并且对于财务管理的理论方法缺乏应有的认识和研究。仅凭借经验和感觉进行管理，使决策大都没有经过科学而严格的论证，致使其职责不分，越权行事，造成财务管理混乱，财务监控不严，会计信息失真等。

4财务管理制度混乱。中小企业的财务管理制度，仍处于简单的粗放型管理方式之中，一些企业根本没有设置财务管理制度，使企业财务人员进行财务工作没有具体的制度可遵循。一些企业虽然制定了相应的财务管理制度，但由于中小企业管理者与一般从业人员多具有一定的血缘、亲缘、地缘关系这个特征，使得制度的约束力不强。另外，由于财务部门设置简单，财务岗位分工不明，一人兼任多项职务的现象非常普遍，使得会计核算的岗位分工制度无法实施，会计数据失真现象普遍存在。

5管理基础薄弱，内部控制不严格。由于中小企业管理模式集所有权与经营权于一身，这就使得企业在决策和经营管理方面带有很大的主观随意性，缺乏一套比较规范的具有可操作性的财务控制方法。一是对现金管理不严，造成资金闲置或不足。二是应收账款周转缓慢，造成资金回收困难。原因是没有建立严格的赊销政策，缺乏有力的催收措施，应收账款不能兑现或形成呆账。三是存货控制薄弱，造成资金呆滞。四是重钱不重物，资产流失浪费严重。不少中小企业的管理者，对原材料、半成品、固定资产等的管理不到位，财务管理职责不明，资产浪费严重。

二、中小企业加强财务管理对策

1优化资本结构，提高融资能力。中小企业要加强自身资金管理，形成合理的资本结构，在不断增加内部资本积累的前提下，确定合理的负债比例，以满足企业投资的需要，提高承受财务风险的能力，同时又要注意不能限制企业的长期发展。加速资金积累尽可能提高折旧率，减少行政费用等非生产性开支等，以改变企业信贷资信能力。中小企业应积极参加信用保险和信用担保，改变自身的融资环境。要有效地利用企业现有的各种闲置资本和存货，通过抵押贷款、融资、租赁融资、抵押企业债券等各种融资渠道，进行企业筹资。一些优秀的中小企业还可以通过股票上市、债券发行等方式或通过各种基金组织筹集资金。中小企业要树立现代融资意识，根据企业自身特点去选择适当的融资方式。

2确立和完善企业的资金管理体制。一个企业并不是以资金多寡论成败，而是以通过合理优化和配置资金为企业带来最大经济效益来衡量。提高资金的有效使用效益应着手抓好以下几方面的工作：一方面是严格核定资金的合理需要量，可以通过现金预算的编制来实现严格控制事前、事中资金的流出，保证资金的有序流动和控制资金的合理需要量；另一方面要加强对现金流量的分析，严格控制现金的流入和流出，落实企业内部各层次、各部门的资金管理责任制，使资金的使用权基本集中在公司的决策高层;再一方面要加强资金审批制度的管理，企业应根据业务和资金大小，分程序和分批确定审批人员，如在付款安全性问题上，要明确支付款项的程序和审批权限，落实责任，以确保资金的安全与完整。

3要发挥监督机构作用。科学、严密、独立的审查监督制度，是正确实施企业内控制度的重要保证。要强化企业审计监督职能，反对“一言堂”，除了建立内审机构外，还要充分发挥董事会、监事会、股东会、职代会的监督作用，逐步落实新修订的《会计法》中明确的内部控制、社会监督和国家监督三位一体的完整的会计监督体系。

4应规范投资对象的投资程序。小企业在资金、技术操作、管理能力等各个方面具备了一定的实力之后，可以向投资做法较好的大中型企业借鉴适当的做法，规范项目的投资程序，施行适当的投资监理，对于各个投资活动阶段做到精心设计和实施，要尽量做到万无一失，把风险降到最低。企业的投资可以采用对外直接投资和证券投资两种。直接对外投资的形式主要有紧密联营投资、半紧密联营投资和松散型联营投资。而对联营型投资管理的方法有以下几种：（1）进行联营投资的可行性研究（2）对联营投资前的资产进行评估（3）筹资联营投资所需的资金（4）加强对联营企业的财务监督（5）合理分配联营企业的利润（6）依法进行投资回收清算。证券投资的主要形式有：股票、债券、大额存单等形式。

5建立严密的财务控制制度，实现财务的有效控制。具体包括以下三个方面：①不相容职务分离制度。这要求公司合理设置财务会计及相关工作岗位财务管理论文，明确职责权限，形成相互制衡机制。不相容职务包括：授权批准、业务经办、会计记录、财产保管、稽核检查等职务。如：有权批准采购的人员不能直接从事采购业务，从事采购业务的人员不得从事入库业务。②授权批准制制度。这要求公司明确规定涉及财务会计及相关工作的授权批准的范围、权限、程序、责任等内容，公司内部的各级管理人员必须在授权范围内形使职权和承担责任，经办人员也必须在授权范围内办理业务。如：采购人员必须在授权批准的金额内办理采购业务，超出此金额必须得到主管的审批。③会计系统控制制度。公司依据《会计法》和国家统一的会计制度，制定适合本公司的会计制度，明确会计工作流程，建立岗位责任制，充分发挥会计的监督职能。会计系统控制制度包括企业的核算规程，会计工作规程、会计人员岗位责任制、财务会计部门职责、会计档案管理制度等。良好的会计系统控制制度是企业财务控制得以顺利进行的有力保障。