档案建设论文范文

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二、依靠媒体，为档案文化造势

1．加强沟通联系，利用媒体宣传档案文化。与电台、电视台建立合作关系，提供档案材料，开发电视专题片，宣传档案文化；与报纸、杂志建立联系，通过设置档案专栏、发表档案类文章等方式，扩大档案影响面；定期邀请媒体单位参观档案展览和档案馆，适时与媒体沟通工作情况，提高媒体对档案的关注度；将档案做成广告、展板等形式，放在人行道两侧、社区宣传栏、楼内墙壁上等醒目位置，邀请媒体进行宣传报道。

2．发挥网络优势，引领群众关注档案文化。一是不断加强档案信息网站建设，建立目录数据库、全文数据库和电子文件中心，实现网上档案查询。二是在网上申请专门的讨论社区，设置不同类别的档案话题，客户端可以进行匿名评论。三是将档案材料挂到大型网站上，也可以挂在博客、空间、微博、微信上，或通过QQ、跟贴、评论等形式，引导群众由关注档案反映的事件开始，进而关注档案工作。

3．正确引导舆论，促进媒体发挥应有作用。在网上对欲发表的评论进行审查，并及时组织人员发表正面言论。召开新闻会，发表官方观点，正确引导舆论。向社会推荐馆藏档案资料，发放宣传册，组织赠书、送书活动。大力推进档案的利用、咨询，开展历史讲座等，让百姓通过文字的、实物的资料了解城市的发展、历史的变迁。

三、紧跟热点，用文化传递正能量

要发挥档案的作用，就要紧跟社会热点，以百姓关心的人物或事件为突破口，传播带有正能量的文化，真正使百姓品味到生活的“幸福感”。通过下基层、察民情、听民意，可以了解到老百姓最关心的就是社会保障、婚姻、学籍、教育、卫生医疗、食品药品等。这些内容，在档案中都有体现，又都离不开文化问题。如果没了文化，即使百姓有再好的福利条件，也不一定能感受到“幸福”，相反，也许会造成各种关系的紧张甚至会影响社会稳定。紧跟热点，传递正能量的档案文化，可以让人们的心态更加阳光，让社会更加和谐，让生活更加“幸福”。一要形成档案文化品牌。加强高品味档案文化信息的传播，努力形成一批体现时代精神、口味高雅的文化品牌，形成积极向上的思想主流。二要实现档案的知识管理。如果档案的实体管理和信息管理还只是简单的“搬运工”式的管理，那么知识管理则涉及资源的整合和利用，可以为档案文化传递正能量打下坚实基础。三要完善民生档案体系。档案部门应该充分利用资源优势，以时事热点为线索，建立制度保障，健全机制，加大人财物的投入，从而充分完善民生档案体系。四是突出档案文化特色。强调吉味文化，通过建立文化长廊、搞档案展览、制作档案墙报等形式，突出具有吉林特色的档案文化，营造浓厚的档案文化氛围。

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2扎实推进信息化基础工作，丰富档案信息资源

成功的档案网站必须有丰富的档案信息资源网，充实网站内容，满足不同的利用者的不同需求。而充实档案网站信息内容的关键就是要使大量的传统纸质档案实现数字化，建立档案资源数据库，这是高校档案网站信息资源的主要来源。为此，要扎实做好档案信息化的各项基础性工作，包括：通过档案馆现有力量或采取商业化运行手段，对部分或者全部外包的形式对现有纸质档案资料的进行缩微、录入、扫描、数码拍摄等，转换成文本、图像、图形等计算机可识别处理的数字形式，形成结构有序、可供保管利用的数字档案信息库，并存储在网络服务器中，利用计算机提供查询、检索和浏览。另外，要加强特色档案资源整合力度。特色档案往往最能反映一个馆藏机构的价值，是馆藏的精华所在，能够充分发挥档案的文化娱乐、历史教育功能。在此基础上，可以通过与其他高校档案网站建立友情链接，实现与校外档案馆藏特色资源有效整合，从而达到信息的多途径沟通、全方位共享，满足用户的最大需求，扩大网站的影响力。

3充分运用档案管理系统，建立网上电子文件归档平台

目前，很多高校采用了“南大之星”档案管理系统，该系统既可用于档案馆及校内各单位档案员用户管理、联机管理档案数据库，也可让全校师生和社会各界通过互联网查询有关档案信息。档案管理系统的充分使用，并与校内其他应用系统如教务管理系统、科研管理系统、毕业生信息管理系统的有效对接，是档案网站建设信息资源源泉，可以完善档案网站功能。武汉大学、华南理工大学等高校通过运用档案管理系统，建立网上归档平台，各立卷归档单位实时进行网上电子文件归档，提高了工作效率。有条件的高校应组织力量开发适应于本校情况的各类档案管理应用软件、文件档案数据库系统、网上档案编研平台等。技术条件不具备的高校，可以采用现有的档案管理系统，如“南大之星”档案管理系统目前在高校应用比较普遍；已建立办公自动化（OA）系统的高校，要积极做好OA条件下新产生的且有保存价值电子文件的接收与管理工作，实现网上电子文件实时归档。

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一、档案信息化建设的必然性

随着科技信息的日益全球化以及就业的压力，高职院校在整个国民经济发展中占所占的地位日益提高。众所周知，高校档案是高等学校在教学、科研、学生管理、后勤管理及其他各项工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同载体的历史记录，是学校发展历史的缩影和真实写照。也是衡量一所学校管理水平高低的因素有之一，其价值越来越被社会所认同，其服务领域也由原来的高校内部逐步扩展到社会诸多领域。例如南京大学档案馆就是一个成功的案例。

首先，高职院校档案信息化建设是高校教育深化改革的需要。近年来，各高职院校不断合并重组，深化教育教学改革，新的办学模式不断涌现，对档案信息资源利用的速度和效率的需要越来越高。如果还沿袭传统的档案管理方式，势必会滞后于高校工作的发展需要。其次，高职院校利用者利用的内容拓宽了，要求也提高了。不仅仅是查阅大量的纸质档案文件，更要求档案工作者提供各种形式的专题服务。例如毕业生选导师时，不仅要求要查询所选导师的论文专著，还要求要查询该导师参与的科研项目以及学术报告的视频等。最后，传统的档案管理服务手段已跟不上网络技术的发展和电子政务普及。档案人员要管好档案，就要提前介入电子文件和管理工作中，以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，可有效避免出现电子档案文件管理的“时空黑洞”。

二、高职院校档案信息化建设面临的问题

由于高职院校绝大多数都是由过去的中等专业学校升格而成，大多数高职院校档案室规模小，起步晚，投入少，技术设备落后。总体的信息资源建设状况尚存在以下问题：

（一）多数高职院校领导对于档案信息化建设的重要性、紧迫性，缺乏认识。档案管理工作停留在建档、管档上，没把档案信息作为一种资源来认识和利用。导致其不能发挥应有的作用。再加上有关部门参与意识薄弱，在档案资料的收集、利用等方面未能得到应有的理解和支持。更提不上对档案信息化建设进行全面、深入的思考和研究。

（二）开发和利用的方式和手段落后。当前，许多高职院校已对本室档案实行计算机管理，初步实现了在电子文件统一归档。但都未作为档案进行系统化的处理，而且缺乏统一的规范、标准的管理软件和完善的管理制度，造成了这些宝贵资源的散失。由于当前电子文件的保密、保真技术尚未成熟，档案信息不能联网。提供档案利用的方式大部分还以手工操作为主，计算机操作为辅。不能实现档案目录网络管理与档案信息网络化管理共享信息资源的要求。如果档案积累的时间比较长，将产生大量的文件和数据，这给档案的查找、更新和维护都带来了不少的困难。

（三）高职院校中普遍存在专职档案人员少的问题。档案日常管理工作繁琐，一个人要身兼数职，工作无法细分。高职院校档案工作人员要么毕业于非档案管理专业，多数是半路出家的，缺乏档案管理基础理论知识，要么档案工作人员只有专业知识而缺乏相关的信息技术知识。档案工作部门甚至成为接收富余人员的机构，造成档案工作人员专业结构不合理，整个档案队伍素质普遍偏低。再加上一些具有高级职称的档案管理者面临退休，高职院校又缺乏对于档案管理人员继续教育的措施。这都意味着档案事业的发展不适应信息社会发展的需求。三、高职院校档案信息化建设的设想

第一，作为高职院校的档案管理者应站在学校改革与发展的高度，不断更新管理观念。把档案作为重要的信息资源来看待，有效地提高档案资源的利用率，提供对外宣传等信息保障。更大地发挥档案信息化的作用，为学校可持续发展创造奠基。

第二，建立—套科学、合理的档案工作管理制度，让工作人员心情舒畅，自觉地去履行岗位职责。档案部门应明确电子文件归档的时间、范围、建立一个大多数软件都能接受的文件信息存储、交换格式标准。才能保证档案信息资源共享。著录时使每一项数据项与事物形成映射关系。开发利用时，要健全电子文件的使用和管理记录。电子档案形成后，制定保密和备份制度，使电子文件尽可能地处在安全保密状态。

第三，加强档案管理队伍建设。高职院校现有的档案队伍大多知识结构单一。档案信息化建设的人员必须是既具备档案管理方面的知识，又掌握计算机、信息管理、网络技术的人才。重视提高档案管理人员的学历层次，年龄结构的优化，不断补充青年档案管理人员来充实队伍。

第四，充分利用校园网，收集整理档案信息，建立电子档案管理数据库。把档案软件管理系统接入学校的校园网，实现档案查询和检索自动化。鼓励各部门以电子文件的形式按规定格式和要求上报档案材料，如照片、录音、录像、文字等。利用网页制作技术，在校园网上开辟档案信息站点。

第五、高职院校与其他高校不同就在于专业设置，具有行业特色，注重高等技术应用型人才的培养。鉴于此应加快建立本校重点专业、精品课程的特色数据库档案。加强教学档案建设，突出高职院校室藏特色。

第六、档案具有一定的保密性，有使用权限的问题，但网络易受到黑客攻击、网上窃听与篡改、病毒、程序缺陷、技术淘汰等众多因素的威胁，故要建立档案信息化安全保障体系。

结束语：总之，高职院校档案信息化建设不仅仅可以提高教育教学质量及管理效率，还对维护学校权益等起着不可替代的作用。档案信息化建设是一项复杂而艰巨的系统工程，需要档案工作人员和相关部门共同努力。

参考文献：

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经济的竞争和技术的竞争终归到底是人才的竞争，是在企业内部受重视的人才的数量和人才的质量，对于整体的档案建设中不仅仅是要加强档案管理的技术性人才的培养和利用，还是要对人才的信息档案的人才的基本型控制，因此，加强企业的档案管理的人才信息档案的培养，例如：整体的企业发展中的专长、教育背景等。

在企业的技术创新中，企业的档案管理不仅仅是需要调控整体的技术性设施的信息资源管理，针对档案管理的信息资源的开发与传播进行综合性控制，这样在调控资源建设中最大限度的为企业的发展提供准确、超前的资料信息，这样在调控档案信息的服务体系中进行管理与控制，这样在调控中从而提升管理层面的控制，提高企业的现代化的管理水平。

企业技术创新中的档案信息服务的发展方向

档案信息化的建设服务是为了在特定的信息化管理中进行的档案信息化控制的服务措施性建设，在档案信息化服务当中，不仅需要调控企业发展的各个途径的服务性建设，还能为企业的发展档案管理提供系统化的信息管理，这样提供系统化的信息服务。档案的信息化管理不仅仅需要在调控资源建设中运用信息化的管理渠道，还能充分整合信息资源渠道，调控信息资源建设，增强服务手段，并进而开拓服务领域，增强服务水平，提高整体的服务质量，为技术创新的服务体系创造有效地服务支撑，把握档案管理的信息化服务方向。

1档案信息数据库开发服务。在企业的文献管理档案服务工作中，档案的信息化调控不仅仅是拥有了服务的信息资源，还可以根据企业的整体性建设进行综合性的调整，这样建立有系统、完整的专题的数据库，在信息资源建设中设立一定的平台，为用户提供特色的服务管理。在档案管理中将有价值的档案信息进行管理，这样在档案建设中不仅仅需要加强对信息资源的检索控制，更重要的是企业的信息提供一个平台，能使非档案管理的部门也能查询到档案信息。

2档案信息咨询分析与情报研究服务。在档案信息资源的管理中不仅仅需要科技信息的服务管理模式，还需要对企业的档案管理建设进行有效的技术性调控，这样在基础性情报管理中结合自身的发展情况，进行不同层次的进行研究与开发，对基础性的调控进行项目的跟踪研究、聘雇研究或者发展研究等，提出相应的对策，参与到企业管理队伍里来。

3为档案管理提供培训服务。在档案管理信息化建设中加强档案的技术创新能力，作为企业整体的档案服务部门，不仅可以定期的举行一定的培训工作，还能利用电子定期的为企业提供一定的信息技术或者信息理论等方面的培训工作，进而提高档案培训人员的素质水平。这样不仅使其了解档案信息资源的种类进行调控，还能掌握一定的社会地位、作用以及影响，这样利用档案管理进行科学性的研究，保证资源的合理利用，从而在人才资源的管理上提高创新地位的控制，保证整体的档案信息化管理工作，为企业自主创新和实施品牌的传略服务。