科研档案管理论文范文

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科研档案是人们在从事科学活动中形成的，并经过一定整理的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的历史记录。科研档案管理工作是高校科研活动的基础和真实记载，直接反映着一个高校的学术水平，是一所高校实力的凭证，对学校的教学和科研工作的可持续性发展起着重大作用。尤其是在高校体制改革和现代技术高速发展的今天，科技档案在整个高校档案中所占的比例也显著增加，在学校科学管理中所处的地位也越来越重要。但是对于高校的科研档案,能够完整认识到它的作用的论述并不多。多年来,受到传统观点的影响,一般档案工作者认为只有学校管理性的文件才能作为档案管理,而对教师,尤其是个人自由独立形成的学术著作、手稿等不够重视,往往把它们排斥在档案管理之外,致使高校的科研档案比较苍白、贫乏,这是目前高校档案管理工作的一个薄弱环节。这显然是与信息化时代对信息资料的大量需求相违背的。因此,国家科学技术委员会、国家档案局1987年颁发了《科学技术研究档案管理暂行规定》,对科研档案的归档与管理进行了有效的规范。如何加强科研档案的管理是摆在科研档案管理工作者面前的重要课题，本文就高校科研综合交稿日期：档案的管理进行思考和探讨。

一、高校科研档案归档范围需要重新界定

界定科研档案的归档范围之前,首先需要确定高校学术档案归档范围的原则。笔者认为应坚持成果性和记录性并举。科研档案工作主要利用科学技术研究档案的成果,“有利用价值”是保存它的重要原因和主要依据。因此,必须坚持科研档案的成果性。而科研档案的记录性强调其完整性、凭证性,有些科研档案或许没有成果性和利用价值,但是它反映了学校科学技术研究发展的现状和历史,这些档案也应当妥善保存。因此,在确定学术档案的归档范围时,一定要两者兼顾,坚持双重性质并举。科研档案的具体归档范围应包括以下内容:

（一）科研项目档案

科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。

（二）科研文书档案

科研文书档案是科研管理活动的直接记录，包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。

（三）科研成果档案

主要包括科研年度统计表、教师公开发表的学术论文和编写的学术著作、获奖成果和证书、专利和技术转让资料等。科研成果的多少是高校科研实力大小的依据之一，因此，科研成果档案的管理在科研管理中也占有重要位置。

二、高校科研档案管理工作存在的问题及原因

（一）高校科研档案收集不齐全。原因是：多数科研人员在科研过程中，重视科学研究实践活动，重视科研成果的与获奖，轻视科研档案资料的平时累积工作，认为这是档案部门的事，与己无关。

（二）高校科研人员档案意识缺乏。他们认为自己的科研成果为什么一定要归档，放到档案室不如放在自己身边使用起来方便，于是以关键技术资料保密为借口，在科研过程中或科技成果奖励后应归档的资料不愿上交或找理由不主动上交。

（三）高校科研档案制度不健全。科研档案的归档工作缺乏系统、完整的制度保证，不能做到上、下集中统一管理。高校档案管理没有真正实行“三纳入”、“四同步”制度，在科研档案管理工作方面缺乏行之有效的制约手段，致使高校科研归档管理工作处于失控状态。

（四）高校科研档案重心偏离。在高校科研档案中，纸质材料多、电子档案少，传统简易设备多，现代化管理工具少，不能有效地开发和利用高校科研档案材料。

鉴于此，高校科研档案中出现了“四多四少”现象，即一般性技术材料多，关键性技术材料少；鉴定、审批性材料多，工艺技术性材料少；文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像材料少；复印件多，原件少。这些问题严重影响了高校科研档案的收集和管理工作以及高校科研档案自身价值的发展和信息资源的开发利用。

三、对加强高校科研档案管理工作的几点见解

（一）建立科学管理制度，理顺科研档案归档程序。科研档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映，但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果，它是课题及成果之间、学科之间的综合反映，因而就形成了科研档案的四个特点：专业性、系统性、集体性、和阶段性。为了规范科研档案管理工作，就必须遵循国务院的《科学技术档案工作条例》规定的“完整、明确、系统、安全和有效利用要求”归档。避免可能造成大量科研档案材料零散在外现象的出现。为此，必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统，最终使高校科研档案工作走上科学化、规范化的轨道，达到提高科研档案归档的质量和效率。（二）加强重点、重大科研项目的档案管理。重大、重点项目及高级别获奖成果最能反映一所高校的科研能力。重点、重大科研项目的研究时间较长，往往有一些阶段性成果，每一阶段中肯定有技术进步和新的成果，这些档案材料既是学校的历史见证，又是新技术、新创新的基础。因此对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档，然后每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题份年度补仓到科研档案中去，以免遗漏，这对项目研究人员、学校和国家都有重大意义。

（三）提高高校科研人员的科研档案归档意识。科研人员是科研档案形成的主体，科研人员档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理走上规范化、科学化的良性循环轨道，将会使高校科研档案管理工作迈上一个新的台阶。

（四）推广科研档案的开发利用。美国档案学家谢伦伯格认为:“档案部门进行各种努力的目的,就是把有价值的文件保存下来,并使它可供利用。”因此,科研档案管理的工作要考虑其开发利用问题。“档案的开发利用是企事业单位管理水平的一面镜子。”目前的档案查阅仍停留在传统的手工层面上,游离于先进的信息技术之外,主要是靠手工翻阅档案目录,查阅起来既耽误时间,又浪费人力。尽管目前多数高校科研档案已开始使用计算机等信息设备,但使用范围仍局限于文档目录著入,档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后,严重影响了科研档案的利用效率。因此,要充分利用和发挥档案网站的作用,使相关网站成为有效开发利用科研档案的窗口。

同时,高校的科研档案保管的是一批学者和科研人员的学术成果,它是体力和脑力劳动的结晶,包含着一定的知识产权。这就决定了高校科研档案开发利用的特殊性,在对高校科研档案的利用中,一定要注意尊重别人的劳动与知识产权,学会正确地利用科研档案,以避免有意或无意地造成侵权的后果。

为在实际利用中避免侵犯作者的知识产权,可进行这样几项工作:

(1)对科研档案中享有著作权的作品,在卷内目录上打上明显的著作权目录标记,以提醒利用者注意。

(2)对科研档案中有著作权的作品应限制在合理的范围之内利用。

(3)在利用有著作权保护的学术档案时,使用者如不是在合理的范围之内利用,应与著作权所有者签订著作权许可使用证,或征得本人的同意。

总之，要通过多渠道，采取各种方法加大科研档案工作的宣传力度，增强高校科技人员的档案意识，做好高校科研档案的平时收集、整理、开发利用等档案管理工作，提高高校科研档案的现代化管理水平，让高校科研档案为高校科研工作再出成果发挥应用的积极作用。

参考文献：

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这主要表现在两个方面：其一，学生与教师之间的互动。即通过实验去体会或感觉在理论授课过程中的某些知识点或程序，教师在课程实验中的作用相对比较突出。其二，学生与学生之间的互动。应用文科专业大部分都是与社会管理实践活动相关的专业，锻炼学生之间的沟通能力、协调能力与应急反应能力成为课程实验主要训练的内容。

（二）注重过程，强调经验积累

应用文科专业大部分课程的实验都是对某种专业管理过程的模拟，如人力资源管理、旅游管理等专业课程实验。实验课的设置不仅要让学生通过实验提升自身对专业知识的掌握能力以及训练相关专业技能，还培养学生对某些专业实践活动过程的了解与感受。也就是说应用文科专业课程实验不仅是专业知识与技能传授与演练的课程，更是教会学生了解、感受专业实践过程的课程。

（三）注重应用，强调学以致用

与理工科专业实验注重培养学生科学研究方法与敏锐科学研究视角不同的是，应用文科专业实验的主要目的在于对学生某项专业技能的训练与培养，即通过实验、实训和实习环节使学生具备某种专业技能，以此作为从事社会实践，生存于社会的资本。而课程实验则是培养学生这种专业技能的一个环节。因此，应用文科专业课程实验更加注重实验内容的应用性与实用性。

（四）注重引导，强调躬亲示范

应用文科专业的设置虽然侧重于社会应用，但更彰显着浓浓的人文情怀，毕竟文科专业主要研习的是人文社会中的各种社会实践活动和社会现象，因此在专业课程教学活动中更加注重教师对学生学习行为的指引与指导。教师在课程实验过程中的角色定位是应用文科专业的特色之一，它扩大了传统文科专业实验过程中教师的作用，更加强调教师躬亲示范对学生把握专业知识的引导作用。

二、应用文科专业课程实验的设计思路

（一）以能力为导向，增加实验课内容的深度与广度

首先，要对课程所涉及的实验内容进行拆解与细分，明确不同实验内容所针对的知识点与技能点，充分对实验内容的丰富程度与学生操作的难易度进行论证；其次，实验内容设计要与学生专业技能培养的连贯性相一致，既要符合学生专业技能养成的基本规律，又要遵循循序渐进的知识吸收规律；再次，注重实验内容的层次性，难易结合，动手和思考结合，实验和实训结合。笔者在设计实验内容过程中，充分论证了学生对专业知识把握的程度，分门别类地对实验内容要求、考核标准与所包含知识点进行组配，设计了5组12类共25次实验内容，基本上涵盖了从文书撰写、制作到文书处理，再到文件归档整理，最后档案保存与利用的全过程，并通过实验与实验之间的衔接，打造了文件与档案管理实验体系，这在一定程度上增强了学生对文件与档案管理知识与技能的整体了解与培养。

（二）以职业为导向，凸显实验的专业性与职业性

应用文科专业的设置是以社会实践活动的职业分工为依据的，以职业标准为准绳。由此，准确的职业定位和专业的职业导向是专业课程体系建设过程中要始终贯彻的基本原则。首先，课程实验的设计要凸显职业性，即实验内容要与职业接轨，与职业发展趋势保持一致；其次，丰富实验课程的授课形式，突出专业的职业特色，如实验课程可邀请专业从业人员进行讲解与指导，或实验课程直接开设在专业的从业机构，进一步提升实验课程的仿真感；再次，定期利用实验课程对学生的职业规划进行指导，增强学生的专业感与职业感。

（三）以活用为导向，提高学生的专业技能

课程实验设计要遵循“感受—理解—巩固—应用”四阶段的教学规律，并在实际教学过程中，有目的、有计划地应用这一教学规律，使学生各种专业技能在不同课程的实验中得到均衡和协调的发展。首先，课程实验的设计要与理论授课内容相互吻合，并互为补充，要引导学生在课程实验过程中去验证和解答在理论授课过程中存在的疑问，养成学生专业思考能力；其次，课程实验内容的设计要具有实用性，能够与职业定位相结合，突出学生专业基础能力与实际操作能力的培养；再次，课程实验的设计要突出学生自主创新能力，结合职业发展方向设计多样化的实验内容，鼓励学生在专业实践范畴内自主选择安排实验，完成实验。

（四）以体验为导向，培养学生的专业认同感

应用文科实验要设计以专业体验为核心的实验内容，例如参观、考察、采访、座谈等方式，让学生直接与专业人士接触、对话和工作，这种职业体验的方式不但能够增进学生与一线工作者的交流，更能营造课程学习的氛围，培养学生的专业情感。笔者在课程实验中增加了对黑龙江大学档案馆、哈尔滨市档案馆和黑龙江省电子档案馆三种不同类型档案馆的实地参观和职业体验的实验内容，学生不仅了解到了不同类型档案馆档案管理流程与方法，还在与档案工作人员交流过程中提升了自身对档案职业魅力的认知，增强了其对档案学专业的归属感。

三、应用文科专业课程实验开发与建设的策略

（一）实景模拟，现场互动

应用文科实验注重理论成果的实践转化，即学生通过课程实验来体会、把握理论课讲授的知识点，但传统的文科实验课程相对枯燥、呆板，实验互动性不强，缺少一定的专业实践的真实性与层次感。应用文科专业课程实验的设计要注重开发学生的专业认知潜力，通过模拟专业工作现场或搭建实景演练场所的方式，增强实验场景的逼真性，以此提高课程实验的质量。同时，教师在课程实验过程中要积极引导学生展开互动，通过实景模拟和现场互动的方式，激发学生的学习热情，提高学生理论知识的实践转化率。如不具备实景模拟实验条件的课程，可采取专业实习或实践的替代方式融入相关课程的实验，以此弥补课程实验资源方面的不足。笔者在课程实验开发与建设实践中，尝试搭建模拟办公室环境，并采用学生分工协作的方式，模拟演练文书处理实验和档案整理实验，非参与学生对模拟过程进行挑错、打分的形式展开互动。

（二）丰富实验内容，注重课程间的衔接

在课程实验开发与建设过程中，教师首先要对课程实验从整体上进行把握，并分成相互独立却又相互联系的单节实验；其次，要对单节实验之间的衔接关系进行分析，在理论授课过程中把握实验课程之间的连贯性。笔者所讲授的“文书学”与“档案管理学”课程分为两个学期开设，“文书学”课程实验要求学生根据最新的公文格式和教师提供的公文写作模板进行12—15次的不同文种的文件写作，第二学期“档案管理学”课程将对上学期制作的文件进行档案整理的一系列实验。同时笔者根据档案管理工作的特点将“档案管理学”课程实验细分为文件前期整理、档案收集、档案整理、档案鉴定、档案检索、档案编研与实地参观等7个专题实验，通过前后两个学期的实验，学生完全掌握了文件制作与处理和档案管理的基本操作方法。

（三）个人与团队实验穿插，注重培养个人能力与团队意识

应用文科课程实验强调学生的参与性，这种参与的形式主要表现在学生个体参与和团队协作两种。所谓个体参与，是指学生在教师的引导下自行参与实验的过程；所谓团队协作，是指学生以3—4人的团队形式开展实验的过程。应用文科实验要结合实验内容，设计由个体参与和团队协作组成的课程实验体系，一方面通过学生个体参与，提高学生自己对知识的理解与转化能力；另一方面通过团队协作，提高学生的角色意识与团队协作精神，使学生就业后能尽快适应工作团队的环境与要求。在教学实践过程中，笔者在学生个体参与的实验内容基础上，开发并设计了三个团队协作实验，即“文件收文与发文处理实验”“档案鉴定与销毁实验”“档案编研与出版实验”，学生以小组形式，分工协作按照实验要求自主设计实验内容，学生参与程度高，反响较好。

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新形势下，计算机管理技术已在科研档案管理中得到运用，是科研档案管理的重要手段。但从目前现状上来看，计算机管理技术在科研档管理中的运用还不容乐观，医院科研档案管理的基本手段还是靠手工操作，而计算机管理技术并没有在科研管理中真正实现。同时，科研档案管理部门在档案信息的开发利用上对于人力、物力、财力的投入相对较少[1]，并且由于对档案的检查与监督制度不够完善，导致了部份档案丢失或残缺，而使科研档案得不到充分的利用与开发。此外，科研档案工作与实际工作的相互脱节又导致了科研档案的管理制度处于被动状态。

1.2科研材料归档困难，导致材料不完整

材料归档困难是目前医院科研档案管理中存在的主要问题，不仅导致了科研档案不完整，而且使档案管理处于失控的状态。其主要原因是由于科研档案没有专门的管理制度，在档案的入档过程中仅按照一般文件管理要求来进行，并没对科研档案进行细分，只包括了申请书、立项文件以及科研成果等几个方面。同时又因为负责人出现责权不清的现象，对于科研档案的入档管理抱着一种无所谓的态度，部份项目负责人认为入档是档案管理员的事，与自已无关，因此便无法对负责人交档提出多方面的要求，只能做到项目负责人交什么档案档案管理人员就归什么材料。与此之外，一些项目负责人对于科研成果的知识产权还不了解，认为科研项目属于自己产权，为了技术保密，而不愿公开科研技术材料[2]。

1.3科研档案管理人员意识淡薄

科研档案管理人员意识淡薄，而导致了科研档案管理不善，主要体现在以下几个方面：一是档案管理人员在管理工作中缺乏主动性，没有做好科研档案的收集、整理、归档、积累工作，而使科研档案信息不完整，使档案不能及时有效的为医院科研活动提供信息服务；二是很多档案管理人员只重视科研成果的申报工作，而不关心科研档案的整理、归档工作，造成了档案资料归档不及时、散乱、差错、遗漏等现象[3]；三是医学科研人员对档案管理人员不信任，不愿将档案资料移交给档案管理部门，限制了科研档案的信息共享，没有得到充分的利用。

1.4缺乏相应的管理条件

科研档案缺乏相应的管理条件主要由于科研档案管理人员对档案的管理工作没有引起重视，从而导致了科研档案缺乏规范化的管理。主要体现在：一是档案管理人员未经过专业培训，在档案整理、归档等管理方面不够专业，而使档案得不到高效的管理；二是由于缺乏现代化的管理设施，而不能对科研档案进行科学化的编排、利用和长期保存，这对于科研成果的开发、利用带来了很大的难度，严重影响到了科研档案的立卷工作。

2.加强科研档案规范化管理的对策

2.1提高科研档案管理技术

新时期医院科研档案的规范化管理是把现代科学的管理方法及管理手段相结合应用在科研档案管理工作中，使科研档案的管理工作更具有科学化、自动化和规范化，以方便科研档案的检索和利用，真正实现档案信息资源的共享。因此，医院应重视档案管理的硬件设施，有效的改革传统的管理手段及管理技术，将现代计算机网络技术合理的运用到科研档案的管理工作中，以完善档案资料的整理、收集、归档工作，使科研档案管理质量及效率符合现代化管理的要求，才能为科研档案的检索、利用、开发及信息共享创造更好的条件。

2.2创新管理机制，实现集中统一管理

使科研档案管理工作实现高效率，为使医院科研档案得到可持续发展，应不断丰富科研档案信息并建立完善的科学管理体制，构建一套由院长-档案管理委员-档案管理机构-科研档案管理人员为主的科研档案管理系统[4]，以实现科研档案的集中统一管理，这是科研档案实现规范化管理的根本保证，也是档管管理工作发展中的必然趋势。医院对科研档案实行统一集中管理，首先是要制定科研档案管理人员行为规范的规章制度。并按照相关的规范制度进行多方面培训，努力提高科研档案管理人员自身的管理水平、增强科研档案管理人员的职业意识及工作责任心，使医院科研档案在收集、整理、开发、利用、统计、保密、移交以及销毁的工作中能更加规范、到位。为了调动科研档案管理人员的工作责任心，可建立奖惩制度来使科研档案管理人员高度重视科研档案的管理工作。以此来确保科研档案管理人员能切实做好科研档案的管理工作。

2.3创新管理理念，提高管理水平

科研档案的创新管理理念需要科研档案管理人员进一步解放思想，更新管理理念，培养现代化的管理意识，以现代化的管理技术来创新科研档案的管理手段、管理制度，不但能提高科研档案管理水平，使档案管理工作与医院的发展与时俱进，还能充分发挥出档案管理的重要作用，实现了档案自身价值。此外，科研档案的创新管理不仅能做好科研档案信息的开发与编研工作，还能在医院开展医学研究过程中为科研人员提供多方面的科研信息资料，这样有效避免了人力、物力、财力上不必要的浪费，同时也减少医学研究过程中出现的重复、迂回现象，另外，通过创新管理可以更好对科研档案进行综合和归纳，能为医院作出相关决策提供更可靠的依据，从而能使科研人员作出正确的判断。特别是对医疗科研成果的科学管理，在档案资源利用的过程中可以为疾病的诊断与治疗提供准确的依据，可直接使患者受益，这样也体现了科研档案信息的社会经济效益。

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1.2防止丢失与排放混乱档案管理工作自档案材料交接到档案工作者手中的时候就正式形成了，并在规定程序下对档案进行移交、存档，每一份档案都有自己所在位置与范围，错放、丢失都会影响档案管理工作。因此，档案一经存档，就要确保其所在编目位置，尽量避免错放，以减少混乱现象发生；在对档案进行录入后，只有成为目标文件时才会被查阅，减少查阅该文件时与其他相似文件混淆。而利用计算机系统直接对电子档案进行查档，检索系统直接生成文件内容，可以有效防止档案的混乱排放，减少丢失现象的发生。

2提高农业科研档案数字化管理水平的主要措施

2.1建立健全各项规章制度农业科研单位在遵照国家相应法律法规规定的前提下，制定适合本单位实际情况的档案管理制度。一方面，使档案的收集、整理、立卷归档，保管、统计、借阅、利用以及安全、保密等各个环节有章可循，有力地促进档案管理的规范化，方便档案管理工作进行量化考核；另一方面，提高档案管理的保密力度。进一步提高管理人员的责任意识，牢固树立“保密工作无小事”的观念，在实际执行中，不断完善规章制度，确保农业档案管理的规范化、制度化。