档案数字化论文范文

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（一）传统档案作品的数字化权

数字档案馆不再是孤立分散的物理存在。是相互联合、协作、整体化的，充分实现资源共享的服务网络体系，数字技术与网络环境则提供了实现广泛的档案信息资源共享的条件和可能性。传统的以印刷，胶片等载体形式存在的档案作品上网传播的起始步骤是对其进行数字化，使其具备二进制数字状态，这就必须明确数字化权的权利归属问题.

依照版权法原理，权利人的财产权与作品利用方式是对应的，作品数字化的实质是增加了作品的利用方式，这甚至是网络环境中利用作品的惟一方式和必要条件，所以从保护权利人合法权益的角度出发，就应将数字化确定为权利人的一项专有权，1999年12月9日，国家版权局了《关于制作数字化作品的著作权规定》（以下简称《规定》），其第二条规定：“将已有作品制成数字化作品，无论已有作品以任何形式表现与固定，都属于《中华人民共和国著作权法实施条例》第五条第1款所指的复制行为。《规定》第三条规定：“除著作权法另有规定外，利用受著作权保护的他人作品制作数字化制品，应事先取得著作权人的许可，可以直接向被利用作品的著作权人取得许可，也可以通过著作权集体管理组织取得许可。”

无论是我国旧《著作权法》还是新《著作权法》，都没有明确规定权利人享有的数字化权，但是按照《规定》的解释，数字化权被包括在了复制权当中，按照《著作权法》第二十二条第8款的规定，档案馆为了陈列或保存的目的，将以传统载体形式存在的档案作品数字化无需取得授权，亦无需支付报酬，但除此之外其它目的的对传统档案作品的数字化，都要事先取得权利人的授权。

（二）数字化档案作品的法律地位

需要明确的问题是，档案馆对以传统载体形式存在的档案作品数字化后，产生的数字化档案作品是否受到版权法保护及其权利归属。一件作品要受到版权法保护，必须同时具备“独创烂”与“有形形式复制”两个基本条件.传统档案作品被数字化，实际上是将该作品以数字化代码形式固定在磁盘或光盘载体上，改变的只是作品的表现和固定形式，作品的独创性与可复制性不会由于其被转换成数字编码形式而丧失掉。所以，对传统档案作品数字化后产生的数字化档案作品仍然受到版权法保护。2000年11月22日，最高人民法院言判委员会第1144次会议通过了《关于审理涉及计算机网络著作权纠纷案件适用法律若干问题的解释》（以下简称《解释》）。其第二条第1款规定：“受著作权法保护的作品，包括著作权法规定的各类作品的数字化形式。在网络环境下无法归于著作权法第三条列举的作品范围，但在艺术和科学领域内具有独创性并能以有形形式复制的其它智力成果，人民法院应予以保护。

由于作品被数字化后的独创性没有发生变化，不产生新的作品，因此档案馆对传统档案作品数字化后，产生的数字化档案作品的版权属于原权利人，而不归档案馆。当然，如果被数字化的传统档案作品的版权原本就归档案馆所有，则数字化后档案作品的版权也自然归档案馆。另外，数字档案馆正在利用自己的技术与人才优势及网络上丰富的档案信息资源扮演一个使信息增值的角色。这类增值的档案作品往往是编纂或编研档案作品，按照《著作权法》第十四条的规定，档案馆在整体上对其享有版权，但在行使版权时不得侵犯作品中包含的原作品的版权。

（三）信息网络传播权

网络传输与数字化一样都是网络环境中利用作品的新方式，同样受到权利人专有权的控制。档案馆数字化档案作品上网传播必须经过权利人的授权，这在1996年缔结的《世界知识产权组织版权条约》（WCT）第八条“向公众传播的权利”由有明确的规定。我国新《著作权法》第十条第12款增加了“信息网络传播权”，即“以有线或者无线的方式向公众提供作品，使公众在其个人选定的时间和地点获得作品的权利。”

信息网络传播权法律地位的确立，使权利人对作品的传播方式的专有权延伸到网络空间，并且能直接传播作品，行使邻接权。这对档案信息服务构成一种威胁，使档案馆无法充分利用新技术为用户开展各种形式的数字化信息服务。因为不能从事基于网络环境与网络技术的档案作品传播服务，将使数字档案馆的功能开发受到全面压抑。

信息网络传播权除了阻止档案馆未经授权上载档案作品外，还会对档案馆开展的数字信息缓存，数字信息浏览等服务起到负面影，同时禁止档案馆未经授权把含有档案作品的数据库和网络相连，使用户在其个人选定的时间与地点访问并得到这些作品，尽管在这种情况下档案馆并没有通过网络直接传播档案作品。网络传播没有传统传播那样的“权利穷竭”问题，档案馆从网上合法下载档案作品仅仅是针对本次下载行为而言的，所形成的复制件仍然受到权利人专有权的控制，未经许可不得将其向用户作新的传播。

有人认为，档案馆取得数字化权后，就可以把数字化后的档案作品上网传播。因为数字化和网络传输都是对作品的数字化利用，权利人既然授权档案馆对其作品进行数字化，就会自然同意将其作品上网传播。其实不然，权利人授予档案馆数字化权，并不意味着同时授予了档案馆信息网络传播权，档案馆若把以传统载体形式存在的档案作品上网传播。必须先后或同时向权利人取得数字化权与信息网络传播权。

（四）合理使用在数字档案馆的适用性

合理使用是对权利人专有权行使限制的主要方法，是指在法律允许条件下。不经权利人许可，不付报酬地使用他人已经发表的作品。各国著作权法都针对档案馆制定有合理使用的条款。比如我国《著作权法》第二十二条第8款，另外第1款、第2款、第6款也可适用。网络环境中，对传统的合理使用原则能否得到适用，学术界存在不同的看法。WCT则采取了折衷的态度，其第十条议定声明规定：“不言而喻，本条约允许缔约国各方将其依国内法中按《伯尔尼公约》被认为可接受的限制和例外继续适用，并适当地延伸到数字环境。同样，这些规定应被理解为允许缔约方制定对数字网络环境适宜的新的例外与限制，”这样，就把传统的合理使用原则适用于网络空间，并给各缔约方自行立法规范网络环境中的合理使用问题留下了余地。

为了满足数字时代档案信息服务的需要，许多国家新的立法都对档案馆合理使用原则作了调整。比如：1998年美国颁布了《跨世纪千年版权法》（DMCA），对美国原《版权法》第108条关于档案馆的免责条款作了修订。在DMCA之前，美国《版权法》第108条只允许档案馆为内部使用之目的制作1份仿真复制件（非数字化的）。按照修订的第108条，允许档案馆制作多至3份的、可以是数字化的复制件，条件是不得把这些复制件向档案馆建筑以外的公众传播。如果原格式已被淘汰的话，修订还允许档案馆将作品用新的格式复制。DMCA第1201条（d）款又规定档案馆在法定情形下享有“解密权”：对相同的复制件，不能以其他形式合理地获得的，则对他人作为商品的作品复制件，仅为获得1份复制件，以便决定是否本法允许从事的活动，如果对作品解密，不构成侵犯作品的技术措施权。1999年，澳大利亚颁布的《版权法修正案》规定，档案馆可以将档案作品上载到网站，但只能为用户提供作品的屏幕浏览（不能输送到打印机或软盘）。

新的《版权法》对档案馆合理使用制度的调整仍不理想。一方面，与版权扩张的总体趋势相比，档案馆合理使用的范围显得缩小和确定化；另一方面，新的《版权法》对合理使用制度的调整偏重于复制权，而档案馆对作品的数字化利用需要的版权例外并不仅仅限于复制权。法律若不能就档案馆对数字化作品的利用做出更加宽泛的例外规定，档案馆就可能随时受到侵权指控，或在因用户违法利用档案行为而引发的侵权纠纷中承担连带责任。

二、数字革命和档案馆版权问题

版权制度的宗旨是保护权利人（版权人、邻接权人）的合法权益，营造尊重智力成果的社会氛围，鼓励权利人创作既多又好的精神产品，还要构筑有助于作品传播利用的法律机制，促进科学文化事业的繁荣。可是，版权理论中始终存在着如何既保护权利人对作品的独占以承认其智力劳动价值，又能使作品得以充分造福于社会的矛盾。化解矛盾的着眼点是权利人与社会公众的利益平衡，这是版权制度的基石。

毫无疑问，许多……

三、数字档案馆建设中的版权保护对策

鉴于数字档案馆与经济和社会发展的重大关系，鉴于我国已经加入世界贸易组织，数字版权保护成为档案馆应对国际版权保护新形势挑战的重要课题。我们有必要以积极的态度和有效的措施认真解决数字档案馆的版权问题。

（一）不断完善版权制度

数字档案馆版权问题的解决最终依赖于版权制度的调整与完善，不仅包括版权基础理论。基本原则的创新，还涉及具体法律规范的重新界定。其重要问题包括：数字档案馆的法律地位、合理使用在数字档案馆的完善、法定许可制度和数字档案馆版权问题的关系、档案馆的信息存取权与解密权、网络版权集体授权机制，档案馆的版权责任等。

（二）解决《档案法》与《著作权法》的冲突问题

档案作品是一种“特殊形式”的作品，受到权利人“版权”和档案馆“管理权”的双重控制，对其使用不仅要符合《著作权法》，还要符合《档案法》，但是现在《档案法》和《著作权法》在档案的开放、公布（相当于《著作权法》上的“发展”），利用方面的规定中存在着多处冲突。比如：〈著作权法〉规定，发表权属于权利人。但《档案法》第二十二条第1款规定：“属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布：未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布。”那么，档案作品的发表权究竟是属于权利人，还是属于档案馆呢？又比如：《档案法》第二十一条第2款规定：“由华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案，”如果利用的是己经发表过的档案作品，上述规定与《著作权法》并不冲突；如果利用的是未发表过的档案，按照《著作权法》的规定，这种利用应该受到权利人的控制，并非持有合法证明就可以不经权利人授权而利用（注：档案馆对档案作品的“开放”并不意味着权利人同意·发表·该档案作品）。《档案法》和《著作权法》的交叉与矛盾，有待进一步研究。这对解决数字档案馆版权问题有着重要意义。

（三）成立档案馆知识产权联盟

仅仅依靠法律专家和技术专家来解决数字档案馆的版权问题是不够的，档案界要做出自己的努力，为此应建立档案馆知识产权联盟，其任务包括：开展数字档案馆版权问题的研究，提出规划与对策；运用档案馆集体的力量，向立法机关反映档案馆的要求；代表档案馆和权利人谈判，维护档案馆的合法利益；构筑档案馆之间的知识产权流通机制；推动档案馆保护知识产权的经验交流，开展档案馆知识产权保护的培训活动，促进档案馆整体知识产权保护水平的提高等。

（四）提高档案馆保护版权的自律性

行业自律，即通过档案馆采取必要措施来规范自己和用户对档案作品的利用行为，达到保护版权的目的。网络环境中，档案馆有必要进一步提高保护版权的自律性，针对档案馆对数字化作品的利用特点制定有效的行为规范。要在档案馆员中开展多媒体技术。数据库技术、计算机技术等新技术版权保护知识的普及教育，针对档案作品数字化利用的关键环节建立严格的版权制度。要在档案馆与权利人之间建立沟通机制，增强档案馆保护版权的透明度。树立保护版权的良好社会形象。档案馆还要对新的档案作品利用方式和价格模式开展研究，并予以合理接受，以防止侵权。

（五）加强对档案作品的技术保护

技术手段已经被纳入了版权保护的范畴，因此档案馆可以对档案作品保护提供技术支持。比如：加密技术（对称加密技术、非对称加密技术）。数字签名技术、数字时间戳技术、身份验证、防火墙技术和CA认证等。

【参考文献】

1.张照余：《档案网站建设维护过程中著作权的认定与保护》，《档案学通讯》，2001年第6期。

2.连志英：《档案和著作权保护》，《档案》，2000年第2期。

3.薛虹：《网络时代的知识产权法》，北京，法律出版社，2000年7月第1版。

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（二）高校民生档案数字化管理解决了分散和集中、定式和灵活之间的矛盾。一是高校民生档案数字化管理需要档案馆要和其他部门进行系统对接，实现档案信息的有效沟通和传递，只要和其中一个部门进行联系，就可以查询到与之相关的民生档案信息。这就解决了当前民生档案分散管理和师生员工集中查询和使用之间的现实矛盾。二是实施高校民生档案数字化管理，不仅仅是简单地将各种民生档案目录实现电子信息化管理，或是简单地讲纸质文档转化成电子文档或图片，而是要充分利用信息网络媒介，搭建民生档案管理、查询、共享平台，供师生员工不受时间、地点限制进行自动化信息查询，实现权限申请、全文查询下载功能，从而解决档案定式管理和师生员工便捷利用之间的矛盾，最大限度的满足师生员工的切实需要。

二、高校民生档案数字化管理的原则

（一）循序渐进原则。高校档案馆库藏量大，各类民生档案纷繁复杂，在进行数字化转化时，不能一蹴而就，而需要对馆藏档案进行全面分析，明确档案资源信息的范围，以方便服务广大师生员工所需为目的，逐步地将保存价值较高、利用频率高的档案进行数字化。以教师的教学档案为例，教师的教学档案信息由所授课程名目数量、教学学期和年工作量、教学评价、发表的研究论文数量和级别、承担的科研项目等等，这些信息是教师职称评定、评奖评优、目标考核时，评定机构需要的重要信息来源。高校民生档案数字化管理具有一定的阶段性和持续性，因此档案管理者循序渐进，分清轻重缓急，逐步实现数字化管理。

（二）科学整合原则。民生档案都是与师生员工的生活工作利益紧密相关，如果民生档案丢失或者损坏，将给师生员工带来巨大的损失，也会给档案管理工作造成不必要的麻烦。因此在高校民生档案数字化管理过程中，要根据不同主体的各类档案信息的重要程度和使用频率，进行科学的整合，并结合档案载体的实际状况，选择适合的管理方式和保存形式。通过对教师民生档案进行集中整合，可以分为教师的个人人事信息档案、教学档案。就教师个人人事信息档案来讲，就可以用纸质文档形式进行保存，而对于教师的教学档案档案信息就可以采用纸质和电子相结合的方式进行管理。

（三）保密监控原则。在高校民生档案数字化管理过程中，虽然系统灵活的管理方式给广大师生员工查询和使用带来了很大的便捷，但是同样也带了很大的安全隐患问题。因此，在数字化管理进程的始终都应该做好保密监控工作。在高校民生档案数字化转换的初始阶段，一般会采用委托外包加工，对大量的档案库存进行集中处理，这时就需要档案管理人员参与其中，进行全程监控，尽力保证档案材料的完整性、安全性和保密性。在使用网络平台进行档案数据库建构、整理归档过程中，要做好网站的安全保护措施。通过杀毒软件、防火墙技术、网络安全检测、信息加密技术、用户身份权限认证等，保障数字化档案的安全管理和使用。

三、高校民生档案数字化管理的实现途径

（一）做好高校民生档案数字化管理的整体规划。实现高校民生档案数字化管理仅仅凭借几台现代化的办公设备和简单的登记扫描，很难达到数字化档案管理和使用的双重需求。“档案数字化是一个体制化、系统化的过程，需要建立基本的规划，有明确的阶段性目标和切实可行的方案。”首先，从学校层面来讲，要高度重视民生档案数字化管理的重要性，做好总体规划和布局，保障民生档案数字化管理的有效实施。学校领导要将民生档案数字化管理纳入到数字化校园建设的整体布局之中，要充分发挥民生档案数字化管理对学校发展和服务师生员工的重要作用，在宏观布局、管理规划、各部门之间的协调予以统筹与指导，在资源分配、资金支持、政策倾斜等方面予以保障。其次，提高档案馆领导和员工对民生档案数字化的认识，做好相关工作的布局与安排。高校民生档案数字化管理不是一朝一夕的事情，因此，档案馆领导要做好实施规划和工作计划，不仅要保证技术、资金和设备的支持，还要根据档案管理人员的专业背景、工作经验等合理安排各项工作。

（二）加强建设高校民生档案特色资源管理库。高校民生档案数字化管理的目标就是要提高档案管理的效率和水平。因此，在进行数字化管理过程中要根据高校民生档案的特性，建立专门针对高校师生员工工作性质和特需要求的民生档案数据库、全文数据库和多媒体数据库等。比如对教师教学科研基本信息数据库的建设，就可以满足人事部门在教师职称评定时，通过查询教师教学科研档案库，就可以知晓申请教师的基本条件，是否达到晋升的要求，避免了教师奔跑于各个进行登记、证明等繁琐的程序。对于高校民生档案数据库的建设，应该从两个方面着手：一是要深入调研，切实了解校内师生员工的切实需求，以满足师生员工档案使用需求，提高师生员工生活工作便利性为基础，建设行之有效的各类数据库；二是要根据实际，结合学校发展规划，有计划有步骤地建立为各个部门工作所需的特色资源库，如教学名师档案库，可将教学名师的教学录像、教学图片、教学大纲、教案等等信息纳入到资源库内，为学校对外宣传，申报更高一级的项目提供全面的档案信息资源，从而为学校节省了人力和物力资源。

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国土资源档案具有较高的专业性，而且档案种类之间本身具有相对复杂的关系，而且还会涉及到一系列的流程，如果没有高度智能化的管理，就很容易造成管理上的混乱。从国土资源的复杂性特点来说，数字化管理能够将数据库转化成知识库，利用智能化系统进行专家分析，因此，能够对复杂的国土资源档案资料进行综合分析，实现流程化管理，可以极大地提升国土资源档案的管理效能。

（二）数字化管理能够适用国土资源易变更性特点

国土资源种类繁多，其中地籍方面档案资源就非常容易出现信息变化。特别是当前我国经济快速发展，城镇化建设速度不断加快，地籍信息经常会出现改变。如采用传统的手工管理模式显然会对很多档案资料进行追溯性修改，而在数字化管理模式下，利用智能化的信息系统，将相关的信息统一搜索出来，并统一进行修改，从而极大地提升管理效率。因此，数字化管理能够轻松应对国土资源信息容易变更的问题。

（三）数字化管理能够适用国土资源完整性特点

国土资源档案是一个系统性的资源集合，很多资源并不是独立信息个体，而是将多种信息资源综合在一起形成一个完整性资源，因此如果某一个资源信息出现缺失就容易造成国土资源信息的不完整，从而影响资源的检查和监督作用。在传统的手工管理模式下，这种完整性特点成为国土资源档案管理难以解决的难题，一旦出现某一个信息变更，就需要追溯这个资源的所有相关性信息，并对此进行修改。但是在数字化管理模式下，这种相关性的建立已经通过数据库完成，因此很容易轻松调用并进行修改，极大地提升了国土资源档案管理的效率。

二、推进国土资源档案数字化管理的主要措施

（一）改变观念充分认识数字化管理的重要作用

只有充分认识到数字化管理在国土资源档案管理方面的适用性，就能够有利于改变相关领导的思想观念，在推进国土资源档案管理的数字化过程中，必须要有相关的领导进行推动才能够实施，因为国土资源本身的复杂性会涉及到诸多部门的通力合作，如果这些部门的信息没有纳入到数据库系统中，就难以转化成知识库，从而实现高效的系统化管理。所以只有所有领导摒弃门户之见，转变观念，将国土资源档案信息统一收集被纳入到数据库系统中，并在日常的工作中使用数字化管理系统，才能够有效提升国土资源管理效率。

（二）制定实施计划分步实施

首先要明白国土资源档案数字化管理的难度，这是一个系统性的综合工程，涉及到诸多部门的支持，同时还需要相关人才的支持。所以不可能一步完成，所以在实施过程中要通过制定完善的实施计划着手。然后再进一步落实资金、实施单位和基础设施构建、人才培训和意识培养等一系列工作。接着当数字化管理系统搭建完成之后，就需要组织相关的人员对传统的国土信息资源，如纸质档案、录像带资料等进行手工录入和数字化转换，并且在录入数据库系统时，需要对数据内容进行严格审核，确保在数字化转换过程中，信息资源没有失真，只有如此才能够有效提升国土资源档案的使用效果。

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首先我们充分认识到档案数字化建设的紧迫性

1、档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

2、形势发展的需求

21世纪是信息化的时代，临海市政府把数字临海建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。数字档案馆是数字临海的重要组成部分，其一，档案馆就是市委、市政府保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，数字临海就不是真正意义上的数字临海。所以，要建设数字临海，首先要建设数字档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。

3、社会强烈需求

当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些农村，尤其是僻远山区的利用者要查阅婚姻档案十分清便，来回要好几天，他们迫切要求信息共享。还有一些外商投资者，他们想了解临海的整体情况，才敢于投资，那么要了解临海的详细内容恰恰只有市档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，特别是我们建立临海市现行文件查阅中心之后，对各界人士及外商投资查阅信息更为方便，这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。二、档案数字化建设的内容

1、推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

2、数字化建设要着眼于提高系统的整体水平

档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

3、有重点地抓好数据库建设

目前，我们临海档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

三、档案数字化建设的步骤

1、建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。从1997年开始，我们把馆藏档案的文件级目录输入数据库。截止2005年5月，已输入文件级目录30万多条、案卷级目录1万多条，我们准备再用1-2年将全部完成。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。临海市档案馆婚姻档案、知青档案、山林土地档案利用十分频繁，尤其知青档案已十分破烂，只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。从实践看，档案数据库的建立大大提高了工作效率。如出具无婚姻记录证明，我馆由于实行了数字化管理，虽然保存着1962—2001年10多万条婚姻档案，利用者可以随到随办。而靠手工管理的市办事大厅保存着2001年—2004年不多的婚姻档案，则需5个工作日。利用者对我馆的数字化建设十分满意。

2、建立了档案局（馆）网站。并与市政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展览，展示本地两个文明建设的成果；建立网上现行文件查阅中心提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于当地市经济建设和社会发展的良好环境。3、加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。

4、加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。

截止2005年5月，临海市市镇两级机关和企事业单位已有20多家使用了PDE档案综合信息管理系统或其它综合信息管理系统。今后，我们准备加大档案信息管理系统的推广力度，对新达标升级的单位要求全部安装，对已达到各类标准的单位要求在1-2年内全部安装。另外依托市政府OA网上办公系统，做到文档一体化，及时迁移电子文件。随着系统设备更新、扩充，在不同系统之间交接电子文件，及时对归档电子文件进行迁移操作，确保电子文件的有效性。

档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。

参考资料

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首先我们充分认识到档案数字化建设的紧迫性

1、档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

2、形势发展的需求

21世纪是信息化的时代，临海市政府把数字临海建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。数字档案馆是数字临海的重要组成部分，其一，档案馆就是市委、市政府保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，数字临海就不是真正意义上的数字临海。所以，要建设数字临海，首先要建设数字档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。

3、社会强烈需求

当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些农村，尤其是僻远山区的利用者要查阅婚姻档案十分清便，来回要好几天，他们迫切要求信息共享。还有一些外商投资者，他们想了解临海的整体情况，才敢于投资，那么要了解临海的详细内容恰恰只有市档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，特别是我们建立临海市现行文件查阅中心之后，对各界人士及外商投资查阅信息更为方便，这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。二、档案数字化建设的内容

1、推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

2、数字化建设要着眼于提高系统的整体水平

档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

3、有重点地抓好数据库建设

目前，我们临海档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

三、档案数字化建设的步骤

1、建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。从1997年开始，我们把馆藏档案的文件级目录输入数据库。截止2005年5月，已输入文件级目录30万多条、案卷级目录1万多条，我们准备再用1-2年将全部完成。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。临海市档案馆婚姻档案、知青档案、山林土地档案利用十分频繁，尤其知青档案已十分破烂，只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。从实践看，档案数据库的建立大大提高了工作效率。如出具无婚姻记录证明，我馆由于实行了数字化管理，虽然保存着1962—2001年10多万条婚姻档案，利用者可以随到随办。而靠手工管理的市办事大厅保存着2001年—2004年不多的婚姻档案，则需5个工作日。利用者对我馆的数字化建设十分满意。

2、建立了档案局（馆）网站。并与市政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展览，展示本地两个文明建设的成果；建立网上现行文件查阅中心提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于当地市经济建设和社会发展的良好环境。3、加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。

4、加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。

截止2005年5月，临海市市镇两级机关和企事业单位已有20多家使用了PDE档案综合信息管理系统或其它综合信息管理系统。今后，我们准备加大档案信息管理系统的推广力度，对新达标升级的单位要求全部安装，对已达到各类标准的单位要求在1-2年内全部安装。另外依托市政府OA网上办公系统，做到文档一体化，及时迁移电子文件。随着系统设备更新、扩充，在不同系统之间交接电子文件，及时对归档电子文件进行迁移操作，确保电子文件的有效性。

档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。

参考资料

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在传统的档案管理模式下，原始的档案文件都是以纸质媒介进行整理、录入和存储，但纸质档案由于自身特点，容易受到外界影响而发霉、丢失和毁坏，再加上经常的翻阅利用，很难长时间进行保存，给高校档案管理工作带来消极影响，同时也增加了单位管理成本。而对相关原始档案进行信息化处理，可将原始档案转化为数字化的方式进行存储，不仅可极大节省存储空间和成本，还可最大限度地实现永久保存。

1.2实现档案数字资源共享

随着计算机技术和网络技术的不断发展进步，相关高校档案馆可利用网络对本单位档案数字资源进行资源共享，打破传统档案管理模式下时间、空间的限制。另一方面，相关需求人员刚可利用网络进行有计划、有效率、有针对性地搜索相应的开放档案，可更大限度地实现高校档案信息资源的共享，将高校档案机构打造成为“永不关门”的档案室。

1.3节约大量人力财力资源

传统高校档案管理模式下，需要投入大量的人力物力财力进行档案整理、存储和打印。而在实现档案数字化建设之后可一次投入重复利用，不用再重复进行纸质档案保存和复印，不仅节省了占地空间，还节约了保管费用。另一方面，让管理人员直接进行电子文档拷贝，将计算机和网络的潜能充分利用和发挥出来，有效避免了反复印制资料而造成的纸张浪费和人力投入。

2高校档案数字化建设中存在的问题

2.1对档案数字化建设不够重视

随着高等教育事业和高校档案事业的迅速发展，越来越多的高校师生已经开始关注并了解高校档案管理工作，并开始引起高校相关领导的重视。但由于数字化建设尚属于初始发展阶段，很多学校领导对于高校档案管理工作仍停留在传统观念上，缺少对档案数字化建设的正确认识，甚至仍然存在一些错误偏见。

2.2缺乏高素质复合型档案人才

高校档案数字化建设对高校档案管理人才提出了更高要求，不仅仅需要熟练掌握传统档案管理技能，还必须掌握自动化、数字化、网络化技术，成为不仅懂传统档案管理业务，又掌握现代数字技术的复合型综合人才。然而，目前我国高校档案管理人员整体素质普遍不高，现有的档案管理人员专业知识单一且严重缺乏现代信息技术知识，难以适应信息化时代下高校档案数字化建设和发展的需要。

2.3档案数字化建设经费投入不足

高校档案数字化建设顺利开展的重要支撑就是必须具备专业的软件和硬件设施，如果没有这些作为基础的话，就难以对现有原始档案进行数字化管理和处理，导致档案数字化建设只能是纸上谈兵。在现实中，由于目前高校档案工作经费投入不足，用于档案数字化的资金有限，在一定程度上阻碍高校档案数字化建设的全面开展。

3新形势下推进高校档案数字化建设的有效策略

3.1提高高校档案数字化建设的思想认识

随着数字技术的不断发展和高等教育改革的深入改革，高校档案数量和形式不断增加，进而在一定程度上使高校档案管理人员面临着更为艰巨的工作任务。同时，由于高校自身社会功能日益增多，都对高校档案管理工作思想观念提出新的挑战。因此，高校领导干部必须转变思想观念，正确认识到提高档案数字化建设对高校各项事业发展的促进作用，明确职责，加强对档案数字化建设工作的重视，有力推进高校档案数字化建设发展进程。

3.2提升档案管理人员数字化技术水平

高校数字化建设作为一项长期的系统性工作，不是仅凭借几个档案管理人才或计算机技术人员就可顺利完成，需要所有档案工作人员的共同参与和配合。面对档案数字化的不断发展，高校必须重视并提升档案管理人员数字化技术水平。为此，作为档案业务指导部门，一方面必须加大档案管理优秀人才的引进力度，进而为高校提供更多高素质的专业优秀人才。另一方面，应加强对事业单位档案管理人员专业知识的培训，针对不同对象的不同需求，开设系统的培训内容供档案工作人员学习。最后，高校档案管理工作人员必须树立终生学习的观念，主动进行继续教育，从自身实际出发，采取自学提高与脱产培训相结合的方式提高自身素质。

3.3加大对高校数字化档案建设的资金投入

由于我国的许多高校对档案数字化建设的重要性没有足够认识，在现实中，由于目前高校档案工作经费投入不足，用于档案数字化的资金有限，在一定程度上阻碍高校档案数字化建设的全面开展。随着现代信息技术的迅速发展，档案软件更新换代的速度不断加快，这在一定程度上要求高校档案数字化建设必须重视加大对高校档案信息化建设的资金投入力度，在资金预算、人才引进种技术配套方面尽量解决所需的经费，尽可能保证这项工作可顺利实现。与此同时，应将资金投入纳入到单位经费规划系统中，可确保信息化建设的长期开展。

3.4保证高校档案数字信息的安全可靠

随着高校档案数字化建设工作不断发展，对高校档案信息的安全提出了更高要求。一方面，高校必须制定严格的安全保密制度，并不断提高高校档案管理人员的安全防范技能和安全保密意识。另一方面，应采用较为先进成熟的档案管理系统和档案处理机制，将相关责任落实到个人。最后，必须建立严格的档案监控机制，引入切实有效的网络安全技术手段对“病毒”和“黑客”等行为进行预防和监控，确保高校档案数字信息的安全可靠。

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二、构建高校电子档案信息安全评价指标体系

电子档案安全评价方法有许多，但基于高校电子档案性质，其安全风险的评价方法主要有定量分析法、定性分析法、定量与定性结合分析法。信息安全评价体系的构建需遵循科学性、层次性、全面性、独立性、可操作性、动态稳定性等原则。

（一）评价指标的组成。电子档案信息安全评价通常涉及档案学、计算机科学、网络技术学、密码技术学、信息学等多个学科。同时其安全评价涉及的范围也是多层次的，包括硬件层、软件层、网络层等。因此其评价指标也是多元化、多学科交叉、多层次的。

（二）确定指标权重方法。结合高校电子档案信息特点，对于诸多安全评价指标，需确定与之对应的权重，对安全级别和要求进行分级，避免一概而论带来的资源浪费。通常权重确定的标准是依据档案信息量的大小、重要等级、敏感性等。对于高校电子档案信息安全评价指标权重确定的计算方法主要有：德尔菲法、层次分析法、环比法等。其中最为常用且实际效果较符合高校信息化安全管理实际的是德尔菲法和层次分析法。

（三）综合评价方法。综合评价是一项复杂的工作，许多相关学者都对其进行了长期的研究，并取得了一定的研究成果。对于高校电子档案安全的综合评价研究，总结起来大致分为以下几类：系统模拟与仿真评价、信息论方法、灰色系统理论与灰色综合评价、智能化方法、可拓物元分析法、动态综合评价法、交互式多目标的综合评价法、交合分析法等。

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1、重视程度不高

各级领导对城建档案工作重视还普遍不够,认为这是软指标、常规性的工作,在规划、建设系统排位最后,只要应付过去就行了,远远比不上对质检、安监、墙改、勘测、规划设计、劳务市场等部门的重视;有些城建档案馆工作成绩效果不明显,自身底气不足,处于得过且过的地步。

2、档案数字化建设资金投入不足

各地城建档案馆普遍存在专项资金不足的情况。城建档案是公益事业,主要靠国家财政拨款。实行档案数字化必须具备一定先进的硬件设备、应用软件和扫描经费,没有充足的资金支持,这项工作很难做下去。取得财政的最大支持,是城建档案数字化首要的工作。

3、数字化扫描争议较多

首先,是全部扫描和部分扫描之争,将档案全部数字化扫描,从理论上来说是理想的方式,需较大的财力做后盾,对建设科技强馆很有帮助,如,南宁馆。如果从降低成本来考虑,符合当地经济实际,选择部分扫描,不失为解决资金紧张的一种好的举措。其次,是档案馆自己扫描与外包扫描之争。对于外包扫描,鉴于城建档案的安全性,可在档案馆内进行,可以使用城建档案馆设备,也可以自行携带设备。如果档案馆选择自己扫描,从档案馆人员力量、工作时间、设备情况来考量,扫描工作会时断时续,影响到数字化的进程。

二、档案数字化突破瓶颈的举措

1、软件支持

城翻魏體通字信息资源的生产、加工、存储、检索、传递、保护、利用、归档、剔除等全过程。各地软件结合自身特点形式多样,或采购,或联合开发,或在贿软件基础上修改。软件要体现先进性,满足于科学研究,满足于电子档案、纸质档案、声像档案三位-?体的管理。软件不但可对历史存档档案进行数字化加工,还要推动新增城建档案的数字化工作。在接受纸质档案的同时,须接收统一规定格式类型的数字(电子、声像)档案。软件还要方便批量导入、修改等诸多工作。

2、争取政策支持

省级建设行政管理部门要积极为城建档案数字化扫描资金出台政策,对各市“数字化”要有具体的进度要求、资金要求。要出台具体文件,保证此项工作有据可依。市、县(区)城建档案馆要和财政部门经常沟通,要设置专项资金,专门用于数字化扫描。

3、新老划分

本着努力解决库存档案、不增加电子档案新的“欠账”的原则,合理及时划定时间节点,确定面向建设单位建设工程电子档案接收开始时间。以石家庄为例,出台了《石家庄市建设局关于加强建设工程电子档案、声像档案归档与管理工作的通知》,并经市法制办备案。自2012年8月1日起,所有竣工的建设工程,均要移交电子档案。在此时间节点以前,由财政负担,解决历史档案的扫描问题。

4、合理解决历史档案的数字化

对库存档案扫描要制定合理的数字化方案,确定数字化的范围,量力而行,根据资金和人力情况合理安排,并同时做好历史档案的修复工作。石家庄城建档案馆历史档案的数字化扫描,以地下工程、地下管线、市政道路、沿街建筑、城市规划、大型公建以及大型住宅小区等档案为主。通过财政招标选定扫描队伍,以清包方式进行,效果较好。如果财力应允,最好城建档案全部扫描,方便查询利用。

三、数字化工作长期生存下去的根本保证

城建档案信息化建设,是一项恒久的课题,是社会信息化发展的必然,城建档案数字化的生命力在于为经济、社会和城市建设提供更加优质高效的服务。

1、要和建设智慧城市相结合

智慧城市建设已初见成效,城建档案馆要积极参与进来,发挥档案资源优势,提供小区住宅、公共建筑、市政基础设施的建筑体量、建筑位置、建筑作用等基本地理信息,为百姓出行游玩提供方便。同时,城建档案馆服务水平也能得到升华,以真正让群众在利用档案中受益,实现档案价值。

2、要和城市地下管线建设相结合

地下管线是城市极为重要的基础设施,是城市生存与发展的重要载体,是保证社会经济和人民生活顺利进行的基本条件。国务院办公厅《关于加强城市地下管线建设管理的指导意见》,明确指出建立地下综合信息管理系统,大多“地市”将这一职能设在城建档案馆,城建档案馆的作用在进一步加强。城建档案馆收集地下管线档案的突破,在于其电子档案的收集。专业部门在纸质档案缴纳困难时,必须要先行缴纳电子档案。地下管线数字化要适时更新,密切配合、资源共享。

3、要和城市规划相结合

城建档案与城市规划息息相关,城建档案数字化不单单局限于自身扫描,要建设数据库,要对数据进行科学研究。以建设项目为主题,集成规划管理数据库、城建档案数据库,实现两者的良好性互动,实现规划信息与城建档案信息的相互操作、相互利用和相互借鉴,可为城市规划决策提供信息参考,为规划审批提供信息保障。

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二、提前修复受损的公路工程档案

公路工程档案是在项目建设过程中形成的，有的档案形成和保管条件比较差，档案破损、霉变在所难免。在开展档案前处理工作之时，应当对这些受损的档案进行抢救性修复。一是对破损严重的卷皮、卷盒进行更换，对发生虫蛀、霉变的档案要进行标注并及时进行修复处理，修复完成后再进行数字化；二是对案卷内小于A4或16开的纸张，如票据、存根、回执等文件资料，要粘贴到A4或16开纸上，方便档案的装订；三是对大尺寸、形状不规则的图纸要进行标注并使用工程图纸扫描仪进行扫描。对褶皱明显扫描文件无法正常利用的图纸，要用玻璃板压平后再进行扫描。

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(二)确立教学档案数字化管理的“全过程”理念，在教学过程中将数字化管理理念融入其中。高职院校教学档案数字化管理的实施，并不是某一个部门或某部分教师就能开展起来的，它需要全院教职员工的配合和支持。尤其是教学一线教师，要树立数字化管理意识，从源头上下手，对教案、教学计划制订固定的统一格式，对自己的教学资源按照数字化管理要求进行标准化整理，对学生的毕业作品、社会调查报告、社会实践报告也按数字化管理要求进行整理。

二、完善教学档案数字化管理的硬软件条件

加大经费投入，搭建并完善教学档案数字化管理的硬软件平台，是高职院校教学档案数字化管理的重要基础。做好这项工作，可以从以下几个方面入手:

(一)加大经费投入。数字化管理对硬件提出了更高的要求，如计算机、打印机、扫描仪、照相机等设备都是实现数字化管理的基本保障。除了这些基本的设备外，随着技术的进步和市场的变化，还要适时进行设备更新和系统升级。电子档案的管理不同于纸质档案，它从形成到利用都离不开技术设备。要实现数字化管理的目标，计算机等硬件设备的质量和性能是一个重要因素。

(二)进一步完善信息服务平台。一个良好的信息服务平台可以大大提高档案利用率。信息服务平台要保证广大教职员工、学生能够在最短的时间内找到最准确、最有效的相关教学资源，这不仅要有一个畅通的网络环境，更要有一个科学合理的信息服务系统。

(三)搭建教学档案数字化管理信息共享与交流平台。教学档案管理工作的技能方面，包括网络基础和文字处理、数据处理等。为进一步提高档案职业队伍的信息化素养，需要加强构建信息化研讨和交流的平台，加大专题会议、现场观摩、网络讨论、联合进行课题研究等，并通过继续教育等多种手段提高从业人员的工作技能。［1］

三、推进教学档案管理的机制创新

推进教学档案数字化管理，不仅是理念和技术的问题，同时也是机制的问题。机制不活、机制不顺，教学档案数字化管理就落不到实处。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节。

(一)建立标准化工作流程。推进数字化档案管理机制创新，就应当变革现有的教学档案管理机制，诊断其中存在的问题，建立新的适合数字化教学档案管理的工作机制，建立上下衔接、灵活有效的工作流程，为数字化教学档案管理提供条件。

(二)建立健全数字化教学档案管理的领导机制。建立由学校分管领导、教务处主管部门以及下属学院组成的数字化教学档案管理的领导机构，作为推进数字化教学档案管理的决策部门，及时发现并解决其中的问题。

(三)以人为本，建立教学档案人性化服务机制。高职院校教学档案服务机制坚持以人为本，就是要将利用者的需求作为工作的出发点和落脚点，不断满足广大师生员工对档案信息的需要，开展个性化服务、主动化服务。个性化服务，就是要满足不同档案利用群体的不同需求，针对不同的利用者采取不同的服务方式，扩展档案利用服务的范畴。开展个性化服务，必须分析高职院校教学档案用户类型、需求，这是档案服务的出发点和依据。主动服务实际上可理解成为档案找利用者，它需要通过档案工作者的主观努力，发挥创造精神，以各种形式为高职院校各项工作提供服务。［2］

四、提升教学档案管理人员的基本素质

目前，人员素质参差不齐，也是影响教学档案数字化管理的一个重要因素。传统意义上的档案管理人员，通常由教师家属担任，对于文化水平和相关业务水平没有太多要求，从事着简单的整理、装订和编号、入库工作。在推进数字化档案管理的要求下，这些工作人员的素质亟待提升。一般来说，数字化管理下的档案管理人员应该既有一定的专业水平，还有较强的专业知识，是集知识与技能于一身的综合型人才。概况起来，主要有如下几个方面的要求:

(一)具有一定的计算机操作能力。［3］现代科技的发展，为教学档案数字化管理提供了条件。同时这也要求从事数字化教学档案管理的工作人员应该具备相应的技术素质，能够操作教学档案数字化管理系统，能够提供相应的录入、管理、更新等服务。否则，教学档案数字化管理就难以实施。

(二)具备一定的网络查找能力及外语能力。作为一名高职院校档案管理人员，不仅要了解国内相关信息，更应该充分利用互联网全面、快速、准确的特点，查找国外重要档案信息

资源。当然，这也要求高职院校档案管理人员需具备一定的外语能力。

(三)具备操作现代办公设备的能力。档案管理工作需要涉及的办公设备很多，如打印机、复印机、装订机、扫描仪等。只有在熟练掌握这些设备的性能和功能的基础上，才能有效完成档案管理工作。同时，电子电器类设备更新换代频繁，高职院校档案管理人员除掌握已有的设备外，还要不断探索和学习，以适应新产品的功能。

(四)具备一定的科研能力。要想档案管理工作有更大更好的发展，除了完成日常的工作外，高职院校档案管理人员还需要有对档案管理工作进行科学研究的能力，在实践中不断总结经验，并进行理论提升。

五、创设教学档案快速服务和高效使用平台

档案工作除了要重收集，更要重利用。目前，各高职院校的教学档案都还只是做到了整理、收集、存档，而对这些库存档案的利用少之又少，甚至是无人问津。由于档案没有得到利用，没有发挥它本来的价值，档案工作甚至是档案管理人员不受重视，久而久之，档案便成了一潭死水。信息化时代的到来，可以说为沉睡的档案燃起了希望之光，可以充分利用网络、计算机等设备使档案利用率更高，更好地服务于广大教职员工。

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一、照片档案数字化的重要性

照片档案数字化是保存照片档案的必然要求。在照片档案数字化之前，照片档案都是通过传统的光学照片来进行保存的，这些传统的照片档案时间一长就会出现褪色、失真等诸多问题，大大影响了档案保存的质量。为了能够让照片档案得到更好的保存，就必须要对其进行数字化扫描。

二、扫描分辨率选择的注意事项

1.要选择最合适的分辨率

所谓的分辨率指的是单位长度内图像所包含的点数或像素，通常情况下可以用每英寸点数来表示，也就是dpi。如果一个图像包含点数越多，就说明它能够保存的图像信息越复杂细腻，同时也需要耗用更大的空间来进行储存。如果点数少的话，存储面积会减少，但是相应的图像也会变得比较粗糙。扫描人员在确定扫描分辨率的时候要进行合理的选择，如果分辨率不够导致照片扫描后相当模糊，那么就起不到档案保存的效果，但是也并不是图像越清晰就越好，还必须考虑到存储空间的问题。另外，分辨率的选择还要考虑到打印设备的选择，如果打印分辨率低于扫描的分辨率，那么是无法得到更好的打印效果的。所以在选择分辨率的时候要综合考虑各种情况，选择最适合的分辨率来进行扫描。

2.要选择符合规定的分辨率

由于国家档案局在档案行业相关标准中已经对纸质档案的数字化扫描分辨率进行了一系列的规定，所以在进行扫描的时候就要参考国家的相关规定，明确地按照规定的要求来进行扫描。

3.注意扫描设备等的选择

由于照片档案的扫描最重要的一点就是要保持真实地反映原始照片的情况，所以在扫描的过程中对于扫描设备的选择也是十分重要的，扫描设备要能够做到扫描照片的真实情况，在色彩等方面和原始档案照片保持一致。值得注意的是，除了扫描设备以外，显示器和电脑显卡的因素扫描者也要考虑进去，因为有的时候这些设备会影响到色彩的显示，如果显示器不能够准确地显示色彩的话，那么根据显示器上的错误色彩来进行调节，必将南辕北辙，距离原始照片的真实性反而会越来越远。所以说在选择显示器和显卡的时候也要注意一下，要先校正一下，看看它们是否能够将输入的图片真实地显示出来。

三、扫描分辨率选择的方法

1.扫描前选择适当的扫描分辨率

扫描人员在进行扫描之前首先要做的事情就是根据要求来选择合适的分辨率，扫描照片的时候有一定的分辨率计算公式，扫描者可以通过打印照片的物理尺寸大小和打印所需要的分辨率，以及原始照片的尺寸来选择分辨率。分辨率公式可以设定为：扫描分辨率=（打印照片的物理尺寸×打印的分辨率）/（原始档案照片大小×n），其中n的数值由打印机的情况来决定，如果打印机是连续色调输出设备，那么n的数值可以选择为1，但是如果打印机是非连续色调输出设备，这种情况下就要选择n的数值为4了。扫描照片的时候除了按照固定的标准来进行以外，有的时候还可以根据实际工作需要得到的效果来进行选择。例如扫描从一寸到十二寸的一组照片的时候，可以统一一下，以满足最终输出的尺寸作为标准来选择需要的分辨率，即可以统一成满足十二英寸照片的图片文件分辨率为标准。这样的话，扫描一寸照片的话，照片的尺寸大小在2.5cm×3.5cm，这时候可以选择扫描分辨率为2200dpi，而相应的图片文件分辨率为3058×2249pixel，而扫描照片尺寸在12英寸×10英寸的十二英寸照片的时候，可以选择分辨率为240dpi，而得出的图片文件分辨率为3000×2500。这样就能使得不同大小的照片扫描出来的数字化文件的尺寸大小保持一致，可以方便以后进行统一管理。

2.扫描中合理使用扫描仪和相关软件

在使用扫描设备的时候要注意选择最佳的图片扫描区域，尽量选择大面积而且无杂质的区域作为扫描的区域，以求在扫描的时候能够得到更好的扫描效果。对照片档案的数字化扫描要完成得更加完美，还必须要在进行分辨率选择的同时慎重使用扫描软件的各种功能，要利用扫描软件的操作来配合分辨率的选择，这样才能扫描出真正符合要求的照片。在使用扫描软件的时候要注意，有些扫描设备及其软件中配备有一键扫描和智能修复等功能，在扫描的过程中不要胡乱地使用类似的功能，而要配合自己所选择的扫描分辨率来合理运用，因为如果选择了这些自动功能的话，往往反而使得效果达不到预期的要求。尤其是对于色彩翻新、去除杂点、背光补偿等功能，由于档案照片要保持原始照片的真实性，所以扫描者在选择这些项目的时候要特别注意，不能因为胡乱的选择而破坏了原始照片的真实面貌。

3.扫描后调节最终效果

在扫描完成之后，扫描者要根据照片档案的实际情况来进行最终的调节，在进行这一步的时候尤其要注意细心谨慎，要注意观察是不是已经将照片上的各种细节都扫描下来了，尤其在影响影像层次、细部存留参数这两个方面要进行相应的调整，尽可能地使得原始档案照片的真实面貌被保留下来。对照片档案来说，保持照片的真实面貌是最重要的，所以要尽可能地保持这一点。扫描者在扫描之后要观察一下照片的长宽比例等，看看是不是和原始档案照片一致，有的时候甚至还可以保留住照片的外延边界，这样的话就更加能够确保照片的真实面貌得到保留。扫描者要注意切不可对存档用的档案照片进行改变颜色、移位遮挡等处理。

四、结论

照片档案数字化扫描看似简单，但是如果要真正做好的话并不容易，扫描者要仔细选择扫描分辨率，并不断积累扫描经验，以求能够更好地扫描照片，为档案管理作出自己的贡献。

作者:潘小寨 单位:深圳市文档服务中心

参考文献

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数字化管理首先冲击的是我们的思想观念。通过实现观念的转变，适应新形势下的城建档案管理方式，才能在工作中抓住机遇，走出城建档案管理新路子。我们经历了城建档案工作从依靠经济行政手段向依法管理的转变，档案实体管理向信息管理的转变，档案管理手段由手工向技术的转变，档案服务由单一向综合型服务转变。思想观念转变了，就能推进档案管理和服务工作的顺利开展。

转变工作内容和工作目标

在新的管理形式下，工作中心从过去单一的建设传统纸质档案馆，转变为建立一个多元化的、适应发展需求的数字城建档案馆，建立一个城建档案信息集散中心。建立一个具备数字化档案的管理能力，具备数字化信息的处理能力，具备数字化信息的传输能力的数字城建档案馆成为当前城建档案馆的工作目标。

保障技术人员的需求