社保档案管理论文范文

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1维护社会保险档案，保护职工权益

随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。

我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。保定市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理、归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。

随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。

1980年参加工作的李桂兰，今年已经46岁。1980年11月，李桂兰成为保定市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月李桂兰参加了当地的养老保险。1998年李桂兰离开保定去了新疆打工。2009年，李桂兰从新疆特地赶回到保定市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？李桂兰的心里忐忑不安。来到保定社保所，档案员根据李桂兰的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载李桂兰详细缴费情况的职工养老保险卡。李桂兰一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。保定市社保所依据李桂兰的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。

2社会保险业务规范化管理

在保定市，类似李桂兰的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，保定市社保所通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。

社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，保定市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设、文件材料收集、归类、整理、立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划、年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署、同组织、同考核。短短几个月的时间，档案目录全部实现电子化管理，从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。

为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅、河北省档案局《冀人社发2009（11号文件）》要求，我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。保定市纺织厂等7家企业，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。

3社会保险业务档案管理的统一与标准化

社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。

3.1统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我所业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理、便于查询、集中保管、确保安全的原则，做到有章可循、有制可依、有底可查，统一了业务档案管理工作制度。

3.2统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至关重要。为此，保定市社保所建立了一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等“八防”功能的档案室，基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备。

3.3统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集、积累、整理、保管、应用、查询服务工作。

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二、人力资源和社会保障个人档案管理的发展策略

为促进我国人力资源和社会保障个人档案管理适应时展的要求，适应人民群众日益提高的生活标准，需要正式个人档案管理存在的不足和缺陷，细致分析，从中把握问题的实质并采取相应的发展策略，只有如此，才能促进人力资源管理水平的提高，保证社会保障的质量，让个人档案管理更好地服务于社会。

（一）提高档案人员的综合业务素质个人档案管理要求工作人员有着扎实的档案管理的理论知识，熟练掌握计算机技术，拥有高度的责任感、职业道德以及认真细致的工作态度。加强思想教育，充分认识到档案管理的重要性和实际意义，增强自身责任感荣誉感，提高工作效率，档案人员还要掌握并熟练运用数字化、信息化技术，努力使自己具备信息知识和网络文化知识，通过教育培训、学习交流等形式，不断提高工作人员的综合素质，建立一支业务素质过硬、工作作风优良的档案管理团队。

（二）加强个人档案管理制度建设建立一套系统全面、科学合理、操作性强的内部管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度等，明确具体的责任制度，责任到人，科学设置业务科室和职责岗位，坚持政务公开，进一步规范工作流程，形成严格高效、统一规范的业务程序，加大监督力度，全方位监督管理，定期对个人档案管理进行审查，严肃处理违法乱纪行为，切实增强档案管理监督的权威性和执行力。不断学习，吸取先进的管理经验和教训，及时调整不合时宜的规章制度，确保业务工作与时俱进，促进人力资源和社会保证个人档案真正服务于民。

（三）建立现代化档案管理模式加强人力资源和社会保障个人档案管理的信息化建设，发挥网络监督的作用，建立现代化的档案管理模式。树立档案现代化管理的意识，加深对先进档案管理知识和方法的学习，掌握先进的个人档案管理技能，实现档案管理的现代化。利用先进的现代化技术整理档案，注重对网络、对计算机的使用，使个人档案管理数据化、信息化，发挥信息化优势，方便管理和监督，提高工作效率，改变传统复杂繁琐、费时费力的工作状态，既避免了人员分配不准的现象，有降低了人为因素对档案管理带来的影响。

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一些社会保险经办机构和工作人员面对当前现代信息技术潮流，对实体档案也进行了数字化、信息化处理，借助计算机系统浏览检索。但是缺乏对社会保险档案信息化建设的深刻认识，只重视管理系统的建设，重藏轻用，而忽视了档案信息资源的开发利用，导致社会保险档案信息化利用效能低下。

（二）信息保密性及安全系数不高

随着信息网络技术的普及及使用，社会保险档案信息风险不断增加，网络病毒和木马、网络黑客入侵、工作人员无意泄漏、电磁泄漏等都威胁着信息安全，社会保险档案的保密性及安全系数较低。

（三）档案信息管理人才缺乏

社会保险经办部门中缺少档案管理知识熟练、信息化技术水平高的工作人员，各级政府也忽视了对档案管理信息化人才的培养，导致档案管理信息化建设受阻。

二、推进社会保险档案信息化管理的举措

（一）建立完善的社会保险档案管理信息化机制体制

建立起社会保险档案管理信息化机制，就需要创新完善档案管理制度，统一档案管理标准，在科学的制度管理下进行管理，优化整合资源，实现档案的资源共享。

（二）创新社会保险档案管理工作信息化的服务方式

要使这项工作顺利进行，就需要创新服务方式，运用社会保险信息资源和的先进技术，实现计算机信息管理，启用公共网络服务系统，为社会保险档案信息化提供优质服务。

（三）提高档案管理人员的专业技术水平

要加强对档案管理人员的培训，不断提高档案管理队伍的业务技能和计算机应用水平，确保档案管理人员具有高度专业化技能，能熟练应用加密或数字签名技术对电子文件进行归档、备份、保存，保证档案管理信息化工作正常进行。

（四）健全社会保险档案管理信息数据，加强信息网络安全控制

社会保险档案管理工作量大、内容多、关系复杂，管理难度大，这就需要建立健全社会保险档案管理信息数据库，可以快速准确的找到相应的资料信息，提高档案管理的有效性。同时加强网络安全防范和保护措施，保证网络资源不被非法使用和非法访问。强化硬件防护技术，对电子档案当定期检测和拷贝，避免人为失误操作，防止数据丢失，确保社会保险档案信息安全。

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（一）管理制度不够完善的问题从当前社会保险档案管理的现状来看，社会保险档案管理缺乏统一的社会保险档案管理制度，许多工作处在混乱、无序当中。社会保险档案管理在制度上的缺陷，极易造成社会保险文件材料收集不全，丢失、涂改、损毁社会保险档案的现象时有发生，使群众对社会保险档案管理产生不信任的心理。

（二）工作条件差的问题社会保险档案管理在社会保险工作中不受重视的地位，造成社会保险档案管理工作的办公环境较差，各地的社会保险档案管理办事处经常出现经费不足、场地不够等问题。这给社会保险档案管理工作带来极大的不便，也给档案的保管带来安全隐患。档案管理工作中出现的材料易丢失、毁损等状况在这种环境下出现得更为频繁。

二、加强社会保险档案管理信息化的对策

（一）完善社会保险档案管理制度社会保险档案管理工作中出现的问题，很大程度上是因为制度上存在缺陷。因此，为了从根源上解决社会保险档案管理中的问题，就必须完善管理制度，优化资源、整合资源，使社会保险档案管理在统一的制度管理下有序进行，从而改变社会保险档案经常被涂改、损毁的情况。

（二）有效利用网络多媒体技术信息化社会就是因为网络多媒体技术的发展而形成的。因此，要实现社会保险档案管理的信息化，就要充分利用网络多媒体等现代信息技术。在办公条件不够理想的情况下，档案管理的信息化可以降低办公条件带来的不利影响。比如：在档案信息安全方面，运用信息化的技术来保管档案就比传统的保管方式要安全得多，并且占用的空间也是虚拟的，不必要求实地上的大空间来存放纸质档案。当今社会电视、广播等信息传播工具，以及微博、微信、论坛等网络信息交流渠道，为实现信息的交互性发挥着巨大的作用。所以，也可以利用这些平台来加强社会保险档案管理的信息交互性，使群众能够得到最新的资讯，同时群众的心声也能够在交流中得到积极的回应。

（三）建立社会保险档案管理信息数据库社会保险档案管理具有工作量大、内容多、关系复杂、管理难等特点，据研究表明，建立社会保险档案管理信息数据库有利于提高档案管理的有效性。建立社会保险档案管理信息数据库即为将被保险人或被保险单位的信息纳入个人专属的数据库，实行对应性很强的信息管理。比如，将被保险人的姓名、性别、出生日期、身份证号等信息集合起来，建立一个专属于被保险人的数据库，这样，在管理社会保险档案的时候就可以快速准确的定位并找到相应的资料信息。