基建档案管理论文范文

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随着医院改革的进行和深入，医疗业务不断的扩大，基建档案也越来越体现出它的重要性。当务之急是必须高度重视医院基建档案的归档率、完整率、准确率。采取一切有效措施，杜绝不利于基建档案管理的因素，为子孙后代积累宝贵的历史财富，是我们每个基建档案工作者义不容辞的责任。

1基建档案在医院管理中的作用

1.1对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义

医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料，由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院工程建设的真实记录，也是整个医院档案的重要组成部分，它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务，又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。

1.2为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据

基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。

1.3基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院的财富

随着医院总体规划的逐步进行，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，而且又都是在交叉进行，这就需要办理和查阅许多相关资料。档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院和社会的财富。收集、管理和保护好这种资源是每个职工的义务和责无旁贷的职责。例如我院基建处的老处长张乃云，他在儿童医院辛辛苦苦工作了几十年，上对医院的每项建筑、下对全院地下的每一根管子都了如指掌，可以说闭着眼睛都能说出它们的位置。为了便于工作，张乃云在医院总平面图上仔细、认真地在每个建筑物旁都标注了建筑年代和面积，这张图纸是非常宝贵的资料，它包含了医院自1955年建院至今所有建筑的年代和面积，它减少了我们许多需要到档案室大量查阅资料的麻烦，节省了宝贵的时间，大大提高了工作效率。我们将原图保存起来，平时使用复印件，而且还将上面的数字以电子表格的形式摘抄整理出来，这就更加便于查找、保存和计算了，特别是每年向卫生局做报表时，这一表格是我们最可靠的依据。

2医院基建档案管理工作中存在的问题

2.1基建档案管理工作缺乏政策性指导

随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，我们经历了改扩建、代建、改造装修、融资、拆迁征地等建设工程，每一次对于我们来说都是一次新的尝试、一次学习的过程，但最缺乏的是对工程政策、性质的了解和指导。对工程档案的收集、整理、归档、流向提出了新的问题。

2.2档案知识缺乏

由于历史的原因，从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对档案的知识特别是对基建档案知识了解得不够，缺乏档案专业知识的学习。

2.3全员档案意识不强

基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨，在工作中发现与施工单位和相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有写；工程的名称前后不相吻合；施工单位来函有的编号较乱，有没有编号的、有重复编号的；请示报告之类的函件有的没有标题。这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难，而且在接收上级审查时也很麻烦。

3对医院基建档案管理工作中存在的问题所采取的措施和建议

3.1建立健全基建档案管理制度是搞好医院基建档案管理工作的保证

基建档案的科学管理直接影响到工程项目的维修、改造、扩建，健全档案的收集、整理、保管等系列制度。医院本着“以人为本”的精神和“以病人为中心”的服务宗旨，进行多项改革，随着新建、扩建、改建工程的日益增多，边建设、边报批、边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便。所以应制定相应的基建档案工作管理制度，并严格执行，做好基建档案前期的收集工作，力求后期档案的完整、真实，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。

3.2加强文件形成者、档案管理者的业务培训

开展宣传教育，增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。一套完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参与人员的档案意识，一起参与档案收集，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观，让科室内每个工作人员都知道、了解、重视基建档案管理这项工作，各负其责，大家尽量配合把好自己的关口。这是做好基建档案和医院档案工作的有力保证。

3.3提高业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平

随着基建档案管理向现代化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术，努力提高自己的业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平。现代医院管理中基建档案管理人员应具备熟悉基建专业知识，掌握电子文档管理和网络技术、现代管理理论的技能。以业务素质的提高为着重点，可以争取各种机会参加有关基建政策文件、档案知识的学习，拓宽知识面，优化知识结构。不能光让马儿跑，不让马儿吃草。

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由于过度聚焦于经济利益，或受工期限制，工程建设人员往往太关注工程项目，而忽视建立全面的工程档案，导致基建档案在管理过程中出现了一系列问题，如有的工程档案找不到原件，有的工程档案会在参建单位撤出时被随手带走或丢弃，还有图物不符或缺少图章签字等，这些问题都导致了基建档案的整理和归档工作大幅落后于工程建设的进度。加之电力企业各部门对基建档案工作普遍重视不足、宣传不够，不能保证基建档案建设工作的顺利开展，制约了电力企业经济及档案管理工作的可持续发展。

1.2档案人员业务素质有待提高

现如今，大部分电力基建单位的专业档案管理人员极度匮乏，兼职档案管理人员众多，造成管理队伍存在着业务素质差、操作不熟练、工作经验欠缺、缺乏责任心等问题，管理人员内部总是存在着“交什么收什么，不交就不收”的思想。在繁重的工作任务面前，他们往往怀有较重的畏难情绪，解决问题的方法不多，导致基建档案的收集和归档不规范、不及时、不健全；加之施工队伍的流动性较大，人员很不稳定，工程人员与档案人员相互生疏，彼此缺乏沟通，致使档案资料管理工作出现脱节现象，或者档案资料的去向不明情况，使各工程参建部门档案管理工作无法真正落实。

1.3基建工程档案管理模式相对陈旧

许多单位基建档案管理还是陈旧的模式，没有健全相关管理制度，不能采取合规的管理方法和操作流程；管理措施不完善，对现代管理方法缺少合理的利用；由于工程参建单位多，档案工作标准长期得不到统一，使得基建档案管理部门对档案管理监督、检查和指导工作不能及时实施，造成基建档案质量参差不齐无法正常归档，或者格式和内容不标准，阻碍档案管理工作的正常开展。

1.4基建档案管理体制不够完善

考虑到人员过多及经费支付等因素，许多电力企业内部对专门的档案管理机构和管理人员设置不够完善，往往在档案工作场所设置上不够健全。基建档案管理不健全的网络将会导致基建档案质量、资料安全均无法保障的问题。甚至还有些基建部门由于不健全的档案管理设施设备而无法满足档案管理的最基本的需要，比如档案保管达不到“八防”要求，没有相应的保管库房等。某些基建档案管理部门的现代化程度极度滞后，基建管理人员计算机应用水平仅仅处于能打字的水平，不能与当今工程建设快速发展的需要相适应。

2加强基建工程档案管理的建议

2.1提高认识，完善制度，健全机制

基于基建档案迈向社会化、市场化的大方向，档案人员需要树立可持续发展的科学理念，深刻重视基建工程档案管理工作，真正落实档案管理。要不断健全基建工程档案管理体制，从工程项目要求和档案管理工作要求方面来加强档案管理机构的建设，增加专职人员，排除兼职工作，将档案管理人员与工程人员的沟通渠道畅通，实现基建档案管理的体系化建设。此外，还要建立起一整套科学合理、适用性强的基建档案管理制度，包括组织领导、管理体系、职权范围、奖惩措施等都要条条细化，事事分明。对档案材料的收集、归档、分类、整理以及竣工验收、评优选优等工作均做出具体要求，进行标准化、制度化、规范化管理。

2.2抓好基建工程档案的管理工作

各参建单位要狠抓档案管理的“四同步”，实现基建档案工作与基建工程立项工作、基建建设进度工作、基建检查工作、基建工程竣工工作及基建工程验收工作同步进行。要将基建档案工作纳入基建工程轨道中去，将档案工作的每一个工作环节全程贯穿到基建工程规章制度当中，将项目档案工作与项目建设同等对待，不可偏废，甚至可以将档案管理工作纳入岗位责任制，严格执行基建档案管理工作的内容。实施基建文件的收集、整理和审查工作要尽可能早，最好在项目筹划、开工时就进行档案管理的导入工作，并持续到项目竣工验收，使基建工程档案形成首尾相接、全程控制的完整记录体系。

2.3加强基建档案管理人员的业务培训

加强档案人员的业务培训工作，提升其业务素质，是改善基建工程档案管理现状的有效途径。参建单位要积极组织档案人员进行档案业务培训，帮助员工掌握整理、归档等档案管理基本工作内容，提高其业务能力；同时还要通过培训，对有关程序和专业知识充分掌握和了解，通过不断完善知识网络，优化知识结构。此外，还要随着时代的发展完善培训课程，做到与时代同步，领导档案管理人员学习管理的先进理论和方法以及网络技术知识，培养适应现代企业需要的档案管理人才。

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二、计算机信息技术在城建档案管理中的应用

1．促进了城建档案管理工作的系统化发展

在计算机信息技术运行下，计算机信息系统可以对城建档案的所有资源和数据信息进行综合统一，能够涉及城建档案资源管理的总的全部的范畴。更为关键的是，使用先进的城建档案管理系统软件，可以实现生产系统和财务系统两者的有机联系，在系统集成作用下确保了资源数据的统一。因此，从这一层面上讲，计算机信息技术的应用可以充分地实现城建档案管理的系统化发展。

2．提高了城建档案管理工作的精细化程度

计算机信试析计算机信息技术在城建档案管理中的实施要点文/吕艳萍息技术是社会发展的先进技术，主要的工作形式是按照电子化、信息化、网络化的特点进行的。因此，它在城建档案管理中的应用是在电子技术的支持下，把档案资源按照电子数据的形式进行合理分类保存。

3．扩大了城建档案的资源开发范围

传统的城建档案管理资源的开发，主要范畴是在已有的图文资料和比较容易获得的小范围资源的基础上开展的，这主要是因为在资源的存储以及传输技术上存在不足。在现代计算机信息技术的条件下，可以构建出一套强大的城建档案信息管理系统，不论是在时间上还是空间上，城建档案管理都会有较大的突破，而且还可以提高城建档案的服务质量以及其所发挥的效用。

三、城建档案管理的计算机信息技术条件

1．设备的配置方面

实行计算机信息技术，就必须要有完善的相关设备的配置。在整个系统中，最基础的配置设施就是软件、硬件系统，它是城建档案信息化管理不可缺失的基本构成要素。软件方面主要包括数据管理、编制排版、检索查询、实体管理、安全保密以及系统的维护等功能，而且一定要能够涵盖城建档案管理的接收、整理、保管、利用、鉴定以及统计等部分；软件系统要有一定的实用性、通用性和可扩展性；在硬件方面主要有计算机和必要的网络周边设备、打印机、扫描仪、照相机等部分。这样可以充分地满足网络化和数字化模式的城建档案管理服务的日常需要。

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二、城建档案管理中应用计算机的功能

（一）自动化管理城建档案

计算机有着高效并且快速信息处理的能力，并且可以快速的输出、输入以及贮存信息，并且可以进行推理与判断，所以在信息处理时，应用计算机技术已为一种核心的手段。在城建档案管理中应用计算机能够使管理工作自动化，可是将城建档案进行分类、分析、提取以及加工处理，从而提升城建档案管理工作的效率，促进档案信息的使用和开发。

（二）数字化管理城建档案

在城建档案管理时，纸质的档案信息在录入时非常麻烦，需要浪费大量人工以及纸张，并且修改和查阅都非常不方便，保管和维护工作非常繁琐。城建档案管理应用计算机，就可以使档案信息更容易录入、修改、保存和管理，并且档案信息可以通过网络迅速的传递，以便于档案信息的使用。因此，城建档案管理中应用计算机能够实现数字化管理，降低档案管理成本，提升档案的利用率，信息档案也不会发生磨损和丢失，在使用中可以迅速调取和传递，极大的提升了城建档案管理的效率。

（三）网络化信息检索

目前，在图书管理中已经广泛的应用信息检索，并且取得了非常好的效果，获得了人们的认可和支持。在城建档案管理中应用计算机，能够实现档案信息检索网络化，在档案信息检索时可以使用脱机检索，只能网络检索以及联机检索，这样可以实现城建档案信息资源的共享，促进城建档案管理水平的提升。

三、计算机在城建档案管理中的应用

在城建档案中应用计算机首先要收集整理城建档案信息，这是使用计算机进行档案管理的基础工作。在收集整理档案信息过程中，城建档案管理的工作人员要具有一定的专业知识，还要掌握先进的技术，充分的动脑思考后再进行工作，做好城建档案信息的收集和整理工作，掌握最及时的资料，为城建档案管理奠定良好的基础。在城建档案管理中，计算机知识起到了辅助的作用，是辅助工具，但是在管理工作中放在首位的应该是城建档案管理工作的管理者。在收集和整理好及时的资料以后，在输入计算机中，要保证信息的准确性，否则使用计算机管理城建档案就失去了意义。然后，要对城建档案信息进行归纳分类处理。在城建档案管理人员收集和整理资料中，很难把完整的资料和信息都收集完整，所以要对收集的信息进行筛选、整理、分类以及加工，这样可以提升城建档案管理工作的效果。将收集和整理的信息进行归纳分类，然后输入到计算机中，就能够实现城建档案管理电子化。最后，要利用计算机来查询和提取城建档案信息。城建信息收集、整理、分类然后输入到计算机中就是为了能够快速的查询和提取信息，提升档案信息的利用率。使用计算机管理城建档案能够提升资源利用率，有效的降低人力、物力以及时间的浪费。可以缩短城建档案的查阅时间，及时的更新档案信息。在城建档案管理投入上，只要一次投入就可以，节约了大量的资金，并且可以多次的产出。通过计算机来管理城建档案，可以拷贝多份信息，从而扩大信息的使用和影响，提升了城建档案管理工作的质量。

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1．考务档案是职业技能鉴定行政管理和业务工作的查考凭据。考务档案是由考核鉴定机构和劳动者在考核鉴定过程中形成的文件材料转化而来，是考核鉴定机构公务活动的记录，反映了考核鉴定机构组织和劳动者参与社会活动的完整情况。它是考核鉴定机构工作中不可缺少的辅助工具，是处理业务和履行职能的手段，要熟悉考核鉴定工作的情况、规划决策、处理事务就必须查考和利用档案。

2．考务档案是职业技能鉴定考核鉴定活动的参考依据。考务档案来源于考核鉴定活动，记录了考核鉴定机构和人员在考核鉴定活动过程中工作历史资料和积累下来的宝贵经验，可以为培养人才、评价人才、使用人才提供重要依据，为社会建设提供重要的依据和参考资料。

二、新形式下考务档案管理的现代化趋向

1．考务档案管理将实现无纸化。随着计算机技术的普及和网络的不断延伸，无纸化办公将变为现实。通过网上收发、网上传输，既简化了收发过程中的手续，又使传递更加安全、快捷。无纸化考务档案管理从根本上解决了传统档案管理的难题，而且具有占地小、容量大、投入少、管理简便、查阅方便等优点。

2．考务档案管理将实现缩微化。缩微摄影技术把大量的纸质文件缩微在很小的缩微品上并制成电子文件，数码影像通过数码相机和光磁转换实现对影像的高清晰处理，转变成以计算机进行识别、存储和管理的电子文件。实现档案信息数字化后，可通过计算机进行智能化检索，检索速度快、范围广，从根本上解决纸质档案给库容带来的压力，克服档案管理过程中的诸多矛盾。

3．考务档案管理将实现网络化。当今社会是一个信息社会，计算机技术和网络技术的普及应用，信息空间越来越大，“足不出户知大小”已成为现实。网络传输作为一种信息传播方式具有传播速度快、传播范围广、传播不走样、传播成本低等特点，考务档案管理也必将随着这一技术的发展而发展，这不仅提高了整个社会的办事效率，而且也密切了整个社会的联系。

三、考务档案管理的创新服务

1．建立网页，开展网上利用服务。职业技能鉴定考核鉴定机构可充分利用政府网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，实现考务信息的网上检索，为用户提供更好的服务。加快档案信息资源数据库建设，尤其是文件全文数据库建设，实现电子文件的实时管理与利用，实现考务信息资源数字化、数据库化，考务档案信息服务利用网络化，考务档案管理工作自动化，考务档案信息管理法制化。加强宣传，对本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。

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随着医院改革的进行和深入，医疗业务不断的扩大，基建档案也越来越体现出它的重要性。当务之急是必须高度重视医院基建档案的归档率、完整率、准确率。采取一切有效措施，杜绝不利于基建档案管理的因素，为子孙后代积累宝贵的历史财富，是我们每个基建档案工作者义不容辞的责任。

1基建档案在医院管理中的作用

1.1对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义

医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料，由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院工程建设的真实记录，也是整个医院档案的重要组成部分，它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务，又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。

1.2为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据

基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。

1.3基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院的财富

随着医院总体规划的逐步进行，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，而且又都是在交叉进行，这就需要办理和查阅许多相关资料。档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院和社会的财富。收集、管理和保护好这种资源是每个职工的义务和责无旁贷的职责。例如我院基建处的老处长张乃云，他在儿童医院辛辛苦苦工作了几十年，上对医院的每项建筑、下对全院地下的每一根管子都了如指掌，可以说闭着眼睛都能说出它们的位置。为了便于工作，张乃云在医院总平面图上仔细、认真地在每个建筑物旁都标注了建筑年代和面积，这张图纸是非常宝贵的资料，它包含了医院自1955年建院至今所有建筑的年代和面积，它减少了我们许多需要到档案室大量查阅资料的麻烦，节省了宝贵的时间，大大提高了工作效率。我们将原图保存起来，平时使用复印件，而且还将上面的数字以电子表格的形式摘抄整理出来，这就更加便于查找、保存和计算了，特别是每年向卫生局做报表时，这一表格是我们最可靠的依据。

2医院基建档案管理工作中存在的问题

2.1基建档案管理工作缺乏政策性指导

随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，我们经历了改扩建、代建、改造装修、融资、拆迁征地等建设工程，每一次对于我们来说都是一次新的尝试、一次学习的过程，但最缺乏的是对工程政策、性质的了解和指导。对工程档案的收集、整理、归档、流向提出了新的问题。

2.2档案知识缺乏

由于历史的原因，从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对档案的知识特别是对基建档案知识了解得不够，缺乏档案专业知识的学习。

2.3全员档案意识不强

基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨，在工作中发现与施工单位和相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有写；工程的名称前后不相吻合；施工单位来函有的编号较乱，有没有编号的、有重复编号的；请示报告之类的函件有的没有标题。这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难，而且在接收上级审查时也很麻烦。

3对医院基建档案管理工作中存在的问题所采取的措施和建议

3.1建立健全基建档案管理制度是搞好医院基建档案管理工作的保证

基建档案的科学管理直接影响到工程项目的维修、改造、扩建，健全档案的收集、整理、保管等系列制度。医院本着“以人为本”的精神和“以病人为中心”的服务宗旨，进行多项改革，随着新建、扩建、改建工程的日益增多，边建设、边报批、边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便。所以应制定相应的基建档案工作管理制度，并严格执行，做好基建档案前期的收集工作，力求后期档案的完整、真实，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。

3.2加强文件形成者、档案管理者的业务培训

开展宣传教育，增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。一套完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参与人员的档案意识，一起参与档案收集，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观，让科室内每个工作人员都知道、了解、重视基建档案管理这项工作，各负其责，大家尽量配合把好自己的关口。这是做好基建档案和医院档案工作的有力保证。

3.3提高业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平

随着基建档案管理向现代化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术，努力提高自己的业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平。现代医院管理中基建档案管理人员应具备熟悉基建专业知识，掌握电子文档管理和网络技术、现代管理理论的技能。以业务素质的提高为着重点，可以争取各种机会参加有关基建政策文件、档案知识的学习，拓宽知识面，优化知识结构。不能光让马儿跑，不让马儿吃草。

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高校学籍档案是学生入学到毕业期间在学校的学习状况及生活状况的记录，这些记录对学生以后就业和升学都是比较重要的证明，所以加强对高校学籍档案的管理就很重要。随着信息化技术的应用，其在学籍档案管理中的应用比较关键，从而提高学籍档案管理效率。

1.高校学籍档案数字化管理建设重要性及主要特征

1.1高校学籍档案数字化管理建设重要性分析

对高校学籍档案进行数字化管理能够有效提高管理效率，减少人力劳动的投入。由于高校学生学籍档案中存有学生比较丰富化的信息，加上高校招生人数的增加，自然在学籍档案管理上带来很大麻烦，而数字化管理下能将管理问题得到有效解决［1］。不仅如此，在数字化管理方式下对学生学籍档案在信息的完善性层面得到增强，数字化管理将不同学习信息内容进行集中呈现，让学生的档案信息更完整。另外，学生的学籍信息共享成为可能，实现对档案的科学化管理，让学生的学籍档案为学生和学校及社会服务。

1.2高校学籍档案主要特征分析

高校学籍档案数字化管理建设有比较鲜明的特征体现，首先是在学生学籍档案形成过程中较分散化，是从各项活动及教务处和学生处等层面进行收集的，材料的分散性在具体搜集过程中存在很大的困难，在人工劳动上的付出相对较多。再者就是学籍档案内容较广泛，从学生学籍档案的内容层面看，主要有学生的学习成绩及奖惩情况等［2］，而电子学籍信息则包含学生从入学到毕业期间的所有基本信息内容。基于学籍档案的内容广泛性及材料搜集的困难性，使得档案形成在周期性问题上比较突出。

2.高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略探究

2.1高校学籍档案数字化管理建设问题分析

从实际发展情况看，我国高校学生的学籍档案数字化管理建设过程中还有诸多问题有待解决，这些问题主要体现在学籍档案数字化基础设施方面相对比较薄弱，主要是多媒体技术及通信网络的传输数据在速度上达不到标准要求，存在安全性问题，数字化程度还不是很充足，当前高校使用的数据库及网络技术和时代的发展步伐无法紧密结合。学校对学籍档案的数字化管理建设存在重视硬件轻视软件的现象，这些方面对高校学籍档案数字化管理建设都会造成很大的影响。再者，高校学籍档案数字化管理人员的档案意识不强，在对学生的学籍档案收集整理过程中不积极，在信息上没有完善化，尤其在时间编排和材料分类层面较混乱，以及在组卷装订方面没有得到规范化。另外，高校学籍档案的管理系统层面没有得到完善，以及在学籍档案管理人员自身对计算机操作的水平方面相对比较薄弱，因为学籍档案的管理工作相对比较复杂化，工作内容不容易量化，造成档案管理人员的流动性较大，管理队伍不稳定等［3］。除此之外，高校学籍档案的信息保密性及安全性需得到加强。

2.2高校学籍档案数字化管理建设优化策略探究

第一，针对高校学籍档案的数字化管理建设要从多方面考虑，在管理过程中遵循相应的原则，这样才能将数字化管理的作用得到充分发挥。主要就是将协调统一的原则得到充分体现，学籍和成绩管理是重点管理内容，在学籍档案数字化建设过程中与学校整体发展相结合，建立独立的学籍档案管理系统，实现学籍档案的科学收集及管理和共享［4］。另外，还要遵循学籍档案数字化的标准规范管理原则，确保数据格式及数据库建立的规范统一，在兼容扩展的原则层面得到显著体现。第二，对高校学籍档案数字化建设的加强要从基础设施建设层面着手，从具体措施实施来看要配置高容量及高服务器和刻录机、扫描仪的学籍档案管理软件，并要对学籍档案的资源网站等服务系统的建设进行完善化。还要将电子文件的收集归档及管理工作得到完善，在相关制度建立上进行加强和完善，使电子文件的归档安全性得到保障。第三，高校学籍档案的数字化管理建设离不开专业的管理人员，所以要加强管理软件的开发人员及学校学籍管理人员之间的联系，结合实际开发出适合学校学籍档案管理的软件，这样才能真正将数字化效果良好呈现［5］。不仅如此，在信息技术高水平的学籍档案管理队伍的建设层面要加强，提高自身信息技术水平，在专业化培训及考核层面严格按照要求，培养适合高校学籍档案数字化管理的人员，只有这样才有利于高校学籍档案数字化管理目标实现。

总而言之，针对高校学籍档案数字化管理建设的策略实施，要和实际相结合，不断增强管理人员在这一领域的管理能力，学生学籍档案数字化管理是发展趋势，所以要充分重视。

作者:戴雷雷 单位:应天职业技术学院

参考文献：

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从产生过程中可以看出，时间戳的核心机制采用了第三方（时间戳机构DTS）签署、用户自行验证的机制。其产生和验证过程主要应用的是哈希算法和非对称加密技术。哈希算法又称单向散列算法，是将任意长度的二进制值映射为较短的固定长度的二进制值的过程，这个固定长度的二进制值称为哈希值或消息摘要，它就好比是从数据文件中提取的“指纹”。数据文件哪怕是一点点的改变，都将产生完全不同的哈希值。要找到散列为同一个哈希值（即同一个消息摘要）的两个不同的数据文件，在目前计算能力和条件下，是极其困难甚至几乎不可能的。哈希算法是公开的，大家都可以用相同的算法从某一数据文件计算得出相同的哈希值，但却不能从哈希值反向计算出原始文件，这就是单向散列的含义。非对称加密是指用户有两个密钥，一个是公钥，一个是私钥。公钥是公开的，任何人都可以使用；私钥是保密的，只有用户自己可以使用。公私钥是互相解密的，公钥加密的数据能够用而且只能用私钥来解密，同样，私钥加密的数据能够用而且只能用公钥来解密。这样，能够用公钥解开的密文必定是私钥持有者用私钥加密形成的。因此私钥持有者用私钥加密的过程也就是对某一数据进行签名的过程。对时间戳的验证，首先用公钥对时间戳字符序列进行解密，获取其中的时间信息和消息摘要，然后对数据原文用同样的哈希算法计算出消息摘要，最后比较这两个消息摘要。如果一致则表示验证通过，即数据原文在加盖时间戳的时点之后没有发生过任何变化；如果不一致则表示验证失败，要么数据原文在加盖时间戳之后被篡改过，要么时间戳数据被篡改过，非此即彼。将电子档案数据和时间戳存放在一起或形成某种逻辑上的关联，这就从技术上避免了在时间戳里所记载的时间点之后篡改或者伪造数据的可能。

1.2应用现状

目前国内医疗卫生、知识产权保护、电子商务、电子政务等许多领域开始应用时间戳技术，时间戳的法律效力也得到了司法认可。2008年11月25日，深圳市龙岗区法院公开宣判的“利龙湖”知识产权纠纷一案系国内首例时间戳技术司法应用案例，宣判后双方当事人均未提起上诉，该案判决书已经发生法律效力。2010年11月14日，卫生部召开了“可信时间戳与电子病历法律效力研讨论证会”，对可信时间戳在解决我国电子病历法律效力问题上进行了深入探讨和论证，认为TSA+CA的模式是一种有效解决电子病历法律效力的方法，建议在医院广泛采用，并作相关技术标准和法规的研究。2012年11月，国家档案局档案科学技术研究所组织专家对首批3家公司开发的档案管理软件中的可信时间戳接入功能进行了检测，并向通过检测的软件开发商颁发可信时间戳接入核准书，这标志着可信时间戳在档案领域的规范化应用已经开始，并将起到电子档案和档案数字化副本内容防篡改、保障档案的法律凭证的作用。

2时间戳技术对于电子档案管理的适用性

2.1应用时间戳能有效证明电子档案的真实性及产生时间，起到防伪造、防篡改作用

人们通常认为通过电子签名就可以有效保证电子文件的真实有效性，但是电子签名也有它的不足之处——有效期短，有效期过后电子签名可以被伪造，也可以被篡改。由于数字证书存在有效期，且用户可以随时吊销数字证书，数字证书失效后，由于用于签名的私钥由签署人掌握及签名时间可随意修改，采用单纯的电子签名方式不能起到抗抵赖作用。而时间戳采用的是可信第三方签名的方式，不是数据文件生成者自行签名的方式，运用时间戳能够通过有效的第三方所出示的时间来证明文件的真实性。加盖时间戳的电子档案通过对时间戳的验证，一方面能可靠地证明电子档案在盖戳时间之前已经形成，另一方面能可靠地证明在盖戳时间之后档案数据内容保持完整、未被更改，真正达到电子档案防伪造、防篡改的目的。

2.2应用时间戳的过程符合电子档案管理安全保密的要求

由于时间戳的产生并不需要将电子文件本身提交给时间戳服务机构，因而电子文件本身可不通过网络传递，在网络上传递的仅为根据HASH算法生成的消息摘要，而HASH算法的单向性保证了没有任何人能够根据消息摘要倒推出电子文件本身，从而电子文件本身的保密性得到了保障。这个特点非常适合电子档案管理安全保密的工作需要。通常，时间戳服务机构DTS是通过互联网络提供服务的。无论是可以在互联网络上生成、存储、传输的非密电子档案，还是不允许在互联网络上生成、存储、传输的电子档案，只要将消息摘要计算过程和盖戳过程进行适当分离——在所在计算机或局域网络上对该电子档案数据文件事先进行消息摘要计算——然后通过互联网络将消息摘要提交给时间戳服务机构DTS，DTS对消息摘要和接收时间进行数字签名生成时间戳返回，证明在特定时间已经接收到该消息摘要，由于从消息摘要到数据原文的不可逆性，用户只要将返回的时间戳和档案原文一起妥善保管，即可证明档案原文在特定时间已经存在。盖戳过程通过这种方式来实现，档案原文始终是不上互联网的，所以符合电子档案管理的数据保密要求。

3在电子档案管理中应用时间戳的几点建议

浙江省档案馆从2014年开始，在省直单位电子档案的归档、移交接收等管理工作中，开展了电子档案数据加盖时间戳的试点，根据实践经验，笔者总结出有关时间戳应用的以下几点建议：

3.1所依赖的时间戳服务应具有较高的可信度

单从技术而言，时间戳服务可以有自建和外购两种选择，但是时间戳的可信度至关重要。如果采取自建的方式，必须采取相应机制与措施（比如采用时间戳链接等改进方法）来提高时间戳的可信度，排除或降低由于计算机主板电池电量短缺、桌面时间任意设置等因素，致使对外提供的时间证明服务不可靠的可能。如果采取外购服务的方式，则应尽可能选择由可信度高的专门机构来给电子档案盖戳。影响时间戳可信度的因素有很多，其中最重要的有：防伪性、时间戳的永久性、可审核性、独立性、间隔、精确度等。选择服务机构时要充分考虑服务机构在这些方面的能力与水准。例如，浙江省档案馆选择的是国家授时中心和北京联合信任技术服务有限公司共同建设的联合信任时间戳服务中心。这是一家我国权威第三方公共可信时间戳服务机构，该中心由北京联合信任技术服务有限公司负责技术支持和系统接入，由我国唯一法定时间源——国家授时中心负责授时和守时，从而保障时间的权威和准确。

3.2加盖时间戳的过程和电子档案管理的业务流程应紧密结合

电子档案上加盖时间戳需在什么时候操作，由谁来操作是时间戳应用中必须考虑的问题。对此，大家有不同的观点。关于何时加戳，有的认为在电子档案形成、归档、移交、接收、入库、鉴定、利用、处置等各个环节都应该分别加盖时间戳，也有的认为只要在移交、接收前后对电子档案加盖时间戳。关于由谁来操作，有的认为必须由电子档案形成部门加盖，有的认为必须由立档单位档案员加盖，也有的认为必须由档案馆工作人员加盖。笔者认为，根据时间戳的原理，开放档案信息系统参考模型（OAIS），以及档案管理工作的实际情况，加盖时间戳的过程应和电子档案的流转过程相结合，即当电子档案从一个单位流转到另一个单位时，应当盖戳，而若是同一个单位内部的管理环节就不必盖戳；盖戳操作具体由谁完成不作限制，但是必须得到与该次流转相关双方的认可。例如，电子档案由档案移交单位向国家综合档案馆移交，意味着电子档案保管职责主体从立档单位档案室变成了国家综合档案馆，应在档案馆接收之前由立档单位或国家档案馆盖上时间戳并经双方确认；又如，档案部门向利用者脱机提供经过内容与元数据补充（如赋档号、鉴定等）或过滤（如去除草稿、文件处理单等）的电子档案时，为证明档案数据的来源与真实性，也可在提供脱机利用之前加盖时间戳。

3.3应根据管理需要选取加盖时间戳的粒度和处理保存方式

加盖时间戳的粒度是指需要加盖一个时间戳的电子档案数据的数量与层次。以电子档案移交接收的一个批次为例，可以对全部数据整体打包加盖一个时间戳，这样加盖时间戳的粒度就是整个批次数据包；可以将全部数据按照光盘载体容量划分成若干个数据单元分别打包，每个数据包加盖一个时间戳，这样加盖时间戳的粒度就是存储载体数据包；可以对批次中电子档案按每一件进行打包，对每件的数据包分别加盖一个时间戳，这样加盖时间戳的粒度就是档案件数据包；也可以对批次中每件电子档案的每一个文件（如正文、修改稿、文件处理单、附件、元数据文件等）分别加盖时间戳，这样加盖时间戳的粒度就是单个档案数据文件。由于时间戳服务机构加盖时间戳通常是有偿服务，同时又要考虑档案的整体性、相关性以及日后管理操作的便利性，笔者建议加盖时间戳的粒度以档案件数据包为宜。因为进馆以后电子档案管理还要面临整理、入库、鉴定、销毁等后续环节，这些操作大都以档案件为操作对象。对时间戳服务机构返回的时间戳的处理和保存方式主要有两种：一是直接将时间戳的字符序列以独立计算机文件的形式保存，为便于匹配和管理，这个文件可以与电子档案的数据包文件名相同，扩展名一般是“.tsa”，后续管理中需要始终将电子档案数据包文件和时间戳文件一并存放与管理；二是将时间戳嵌入到某些支持时间戳格式的电子档案数据包文件中，例如可先将一份电子档案的文件处理单、元数据等内容以PDF文档附件的方式打包进电子档案PDF数据包，然后对该PDF数据包加盖时间戳，并将返回的时间戳也嵌入进该PDF文件中一并保存并利用。

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针对现代学生学籍档案管理数字化需求，学校应加快数字化学生学籍档案管理的改革。通过临时招聘、严格符合等方式使现有纸质文档学生学籍尽快实现数字化学籍档案。同时针对数字化档案管理需求对软硬件系统进行完善。目前，我国普遍应用的学生学籍档案管理软件较多，不同学校、不同地域教委的规定也存在差异。其造成了数字化软件系统以及信息存在不同。针对这样的问题，我国教育机构还应加快数字化档案管理软件的评测。以统一的软件使数字化信息档案更加便于管理与利用，促进学生学籍档案管理工作的开展。

注重学生学籍档案管理组织架构的改革，促进管理目标的实现

针对现代数字化学生学籍档案管理需求，学生学籍档案管理应加快管理组织架构的改革。针对数字化档案管理特点实现管理架构的优化，以此为基础促进学生学籍档案数字化管理工作的开展。首先，学校应对学生生源情况、档案管理情况进行分析。在此基础上读学生档案管理数字化需求进行探讨。确定学籍档案工作内容及目标后，分析数字化学生学籍档案管理的组织架构需求以及人员配置需求。通过完善的基础分析与评测，确定学生学籍档案管理要求，以此为基础进行组织架构的建设以及人员的配备优化。

针对数字化学生学籍档案管理需求进行管理体系的改革与完善

数字化档案管理方法有别于传统纸质文件档案管理，因此，其管理体系以及管理内容也有着很大的区别。针对数字化学生学籍档案管理需求，在学生学籍档案数字化进程中还应加快管理体系的改革与完善。以数字化档案管理方法、需求为基础，以学生学籍管理特点进行档案管理体系的构建与完善。改变传统纸质档案管理方法以及管理重点，以数字化档案管理需求开展档案管理工作，促进学生学籍档案数字化管理目标的实现。另外，针对数字化学生学籍档案管理特点，数字化学生学籍档案管理中还应注重管理体制的改革与完善。以数字化档案管理需求为基础，以学生学籍档案管理特点为重点，针对原有管理制度中的不适用内容进行改革。从学生学籍档案信息安全管理入手，实现科学的数字化学生学籍档案管理。

针对现代学生学籍档案管理需求强化人员素质

针对现代学生学籍档案管理额需求，学校领导应重视学籍档案管理工作，并加强教职工档案意识的强化。将学生学籍档案建设与管理作为一项基础性的工作开展持续的管理。落实人员、经费及设备，优化人员架构。针对数字化学生学籍档案管理需求提高档案管理人员的专业技能、综合素质以及计算机运用能力。根据学校所采用的数字化档案管理软件开展档案管理人员的业务培训工作。同时，建立内部档案信息网络、强化数字化学籍档案的信息备份，以数字化学籍档案管理水平的提高、人员素质的提高促进学籍档案管理工作目标的实现。

强化学生毕业后的转档管理，保障学生学籍档案的安全

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Abstract: the article on strengthening the library files and documents material management, the importance of working content and management, use are discussed in this paper.

Keywords: the library; File; File material; Management; use

中图分类号：G250文献标识码：A 文章编号：

一、前言

档案及文件资料的特殊之处在于其法律上和行政上的效能，它们因自身具有凭证价值而被保存，在实际利用中，作为辨别事非的原始证据，它们不可或缺。而图书馆工作离不开有关图书馆档案及文件资料的咨询参谋作用。在制定和完善规章制度、决策某方面重大问题、搞好总结等工作中，常需要查找参阅有关图书馆的档案及文件资料，而有时由于这方面工作管理不规范，致使急需的材料找不全，严重影响了工作的顺利进行，因此加强图书馆档案及文件资料管理的研究，不断提高其管理水平，充分发挥其作用，适应当前图书馆创新发展，优化图书馆工作效果，就显得非常重要。文章对加强图书馆档案及文件资料管理的重要意义，工作内容及管理方法进行了论述。

二、加强图书馆档案及文件资料管理的重要意义

图书馆档案及文件资料管理工作相对还不是很被大家重视，目前图书馆档案及文件资料管理实践和经验相对较少。图书馆工作要不断改革，提出有效的创新发展措施，以提高工作质量和工作规范化水平。要实现其目标，就不可能离开档案及文件资料的使用和管理工作。此方面的管理水平直接反映整个图书馆工作管理水平的高低。因为在制定图书馆工作计划，图书、期刊采购征订计划，实现网络系统管理、电子图书期刊借阅制度、馆员队伍建设以及搞好某方面工作的总结等等，需要经常参照同行的有关做法等资料，为图书馆评估、决策某项事情和工作做重要的参考依据。笔者认为，图书馆本身每年积累的重要工作资料更十分珍贵，图书馆工作可以通过这些资料看到以往工作的成绩和所存在的问题，结合当前新形势发展和任务提出改进措施，制定新的工作方案和有关规章制度，切实可行地搞好图书馆工作。因此，对图书馆档案及文件资料的科学有序管理，充分发挥它的重要性及作用，对提高整个图书馆工作的管理水平和效果有着重要的实际作用。

三、图书馆档案及文件资料管理的内容

图书馆档案及文件资料管理的内容十分丰富，面较广泛，而且性质、类别、层次较为复杂，但彼此又是相互联系、互为补充的统一体，都在为完成图书馆工作任务发挥重要的咨询作用。应该根据图书馆工作的内容要求以及所要达到的目标确定图书馆文件及档案资料管理的具体内容。笔者认为有以下几点：

（1）上级有关部门下发的方针政策方面的文件和有关图书管理工作的文件材料。如：关于专业技术职评聘的有关规定及图书馆工作暂行规定，图书馆评估标准。

（2）上级或兄弟单位发的各种来函文件、有关各学会学术研讨、交流的会议通知及交流的有关资料。包括省内外各图书馆建设发展的前景、群体工作总结、经验汇编、图书馆学术论文报告会的论文等。这些对于沟通兄弟图书馆工作信息，取长补短，互相学习，完善改进提高本单位的工作，起着十分重要的作用，也是我们文件及档案资料管理的重要内容。

（3）图书馆本身制定的一系列的计划、规划、规章制度是图书馆档案及文件资料最基本的内容。它应包括：首先是图书馆的总体规划和近期计划，检查评估要求，以及馆员业务进修和研讨活动等有关规定；其次是图书馆管理人员的有关规定，例如：职务晋升考评要求，岗位责任制的规定等等；再次就是图书情报、期刊及设备器材征订预购函件的归档，也是不容忽视的，它对沟通信息、掌握学术动态、图书动态及设备器材的发展趋势，销售行情，避免时间和经费的浪费有着重要的作用。

（4）本单位制发的有关图书管理工作的文件材料；本单位图书馆发展概况、馆藏图书目录；图书经费的使用情况及每年度购进的图书目录；高校图书管理工作的年度工作计划及总结和在图书管理工作中形成的重要实物资料（包括各种奖励证书及奖牌等）。

（5）本部门自己制订和下发的通知要求及有关信息资料等。

上述几点是图书馆档案及文件资料管理中不容忽视的内容，对完善改进提高图书馆的工作，有积极影响和促进作用。

四、加强图书馆档案及文件资料的管理措施

（1）要及时制定有关图书馆文件档案资料的具体管理规定和措施。图书馆档案及文件资料的管理是一项专业性很强的工作，图书馆应建立健全文件材料归档制度，将各工作环节中所形成、积累的各种文件材料收集齐全。为了便于档案及文件资料的管理，必须制订了一系列有关档案工作的规章制度和责任制，建立了全引目录、分类目录、总目录、移交清单、借阅登记等制度。工作人员按照档案及文件资料管理的要求，认真做了档案及文件资料防火、防光、防潮、防霉、防盗、防高温、防有害气体侵蚀和防止机械磨损的八防工作,以最大限度地延长档案的寿命，更好地为图书馆工作和国家文化建设服务。

（2）健全图书馆档案及文件资料管理人员的岗位责任制，并安排有事业心强、熟悉档案资料管理业务及有一定工作经验的人员来做此项工作。随着管理者档案及文件资料管理意识的增强，全馆人员都会进一步重视档案及文件资料管理工作，关注档案及文件资料的收集和利用，档案作用亦因此而得以发挥。反之，档案及文件资料管理意识薄弱，不了解档案及文件资料的用处，即使有档案及文件资料也不知道使用，势必影响档案及文件资料作用的发挥。

（3）管理人员要优选本图书馆文件及资料的存档内容。笔者认为应该遵循下述原则：首先选择中央、省市下发的有关文件，因为层次超高文件相对越少，而且是越重要；其次是选择和我们图书馆工作管理最为密切的文件资料；再次是要选择近期的内容；最后就是根据文件资料的历史价值、发挥作用的时间，不断更新、取舍或按要求向有关部门进行移交部分档案及文件资料。

（4）要按文档资料发放单位的层次、按图书馆各项工作的任务和性质分类、编号、立卷、归档。如：中央、省、市的文件层次不同，要分开。有关图书馆工作、群体管理工作、业务研究工作、职称评定的文件及评估材料都要有条理地分类、归档。

（5）要创造必要的文档管理条件，也就是要有文档管理室及坚固可靠的文档管理卷柜，特别对保密文件同、材料要重要妥善保管。

（6）要有严格的文档资料管理借阅制度，这一点是最为重要的，要发挥文档管理人员的职权作用，在听取群体人员意见的基础上制定文档管理借阅制度。决不能因为出借手续不健全或借阅者不负责任而造成某些档案及文件资料特别是重要资料的遗失及损坏。此外增强图书馆工作人员对档案及文件资料管理的意识，处理好与图书馆本身工作的关系，图书馆管理工作繁多，容易忽视对文件档案资料的收集和积累，时间一长，对立卷工作带来困难。尤其当前图书馆工作不断向现代化、科学化、社会化发展。信息的交流、办公自动化的提高及资源共享的实现，更离不开各种档案资料及文件的支撑。实践证明，只有重视图书馆文件档案资料的收集和保存，处理好图书馆正常工作与档案管理的矛盾，及时积累素材，节约时间，存档有序，才能使图书馆管理工作产生更大的经济效益和社会效益。同时还要注意到应该遵循的宗旨就是充分发挥文档资料的作用，能使这些死的文件及档案资料变成活的财富，充分发挥它的参谋咨询作用。方便大家查阅及使用，要提高文件及档案资料的使用效率，为搞好图书馆全面工作服务。

五、图书馆档案及文件资料的利用

加强图书馆档案及文件资料管理的最终目的在于利用，只有积极主动地开发利用档案信息资源，为图书馆和其他各项工作服务，图书馆档案才富有生命力。笔者认为，图书馆档案的利用工作可从以下三个方面开展：第一，配合领导决策，及时准确地提供档案信息，迅速为领导提供必要的服务。这样，领导决策和制订计划及总结工作时就有了可靠的参考和依据。图书馆工作活动的不断开展，一方面使其档案的内容不断得到丰富和完善；另一方面，在满足领导利用档案需求方面,也有取之不尽的信息资源，这无疑会大大促进图书馆工作的有序运转和正常运行。第二，配合馆内各项工作，积极提供档案资料，要做到检索便捷、传输快捷，为图书馆工作打开新局面起到积极的推动作用。第三，完整的图书馆档案资料,也为图书馆争创荣誉提供了必要的参考依据。

六、结束语

总之，随着科学的发展及进程，图书馆文件及档案资料的管理显得越来越重要和突出，在图书馆管理工作中，我们应按照国家档案法的规定和要求，把更多的新内容充实归档，确保档案质量和齐全；在新的实践中不断加以研究和探索，积累经验，充分发挥其文件和档案资料的效益，为图书馆的管理工作再上新台阶。

参考文献：

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一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。

不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。

三、电子文件阶段

电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。

关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。

机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：

其一，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。

其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。

其三，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。

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一、电子文件的特点

（一）电子文件载体的非直读性

储存在某种载体上的电子文件，在制作时是把可识别的文字、图形等输入计算机中转换成二进制代码来表示的，再加上信息密度极大，因此，其内容不能直接观看，只能是通过相应的计算机设备才能为人所看见。人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，所以也无法从字迹上分辨其某些特性。

（二）对设备及标准的依赖性

电子文件从形成、传输到存储都是通过计算机实现的，所以电子文件与计算机系统中的各种设备有着密不可少的关系，也可以说计算机是电子文件必不可少的前提和基础，这就决定了电子文件对设备的严重依赖性。这一特性，对电子文件保管和长期保存带来很多问题：例如设备发生故障、系统瘫痪、电子文件就读不出来；技术设备更新时，不及时解决格式转换问题，就无法读取。由于设备的更新速度很快，即使电子文件的载体——磁记录介质与光盘等可以保存长久，但计算机硬件和软件早已更新换代，也可能造成文件不能被读出，这也体现了电子文件对设备的依赖件。

（三）信息与载体的可分离性

纸质文件的内容与载体是密不可分的一个整体，电子文件存放位置不是固定的存储介质，而是可以变化，甚至从一种载体转换到另一种载体，其内容却不发生任何变化。在一些对保密有特殊要求的网络中，还采取把电子文件的内容分解后分别通过不同的路径传递、存放在不同的地点不同设备的存储介质上，只是在需要时才临时把文件的内容装配起来。一份电子文件没有固定的载体，就很难通过载体来判定电子文件的原始性。

（四）易修改、易复制性

电子文件在起草过程中或作其它处理时的突出优点是增删改十分容易，且改后不留如何痕迹。电子文件的易更改性给其归档后形成的电子档案保管工作带来了纸质文件所未遇到过的新问题，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。此外，网络上传递的电子文件有可能被非法截获或更改，为确保其安全、准确，需要我们在技术上做很多处理。从而使得电子文件具有易修改、易复制的特点。

二、电子文件与纸质文件在保护方面的差异

（一）环境条件影响的差异

1.温湿度影响的差异。不适宜的湿温度对磁性载体，光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解—氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散，洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用塑料，铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。

2.外来磁场和机械震动影响的差异。磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。

3.光线和有害气体影响的差异。光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解、氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线（特别是紫外线）对电子文件的破坏力更大。有害气体（主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等）具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基（带基）老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，是盘基（带基）老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。

（二）技术寿命的差异

纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，是由单个厂家生产或销售电子文件设备，会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。

（三）信息保护的差异

纸质档案保护工作的目标是使档案的载体——纸张“延年益寿”，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的形成，以文字记录的信息就得以保存。对电子文件而言，信息与载体是可分离的，电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。此外，电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手——电脑病毒。电脑病毒是一种程序，它通过修改其它程序的传染，并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。因此，如何保护信息不受损害是电子文件保护的重要课题。

目前，保护电子文件信息不被修改、盗窃，删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。然而，保护电子文件信息的技术只能是相对的，因为电子文件的加密和解密技术都在不断的发展。

三、电子文件的管理

（一）电子文件的分类问题

电子文件由于与纸质文件形态的不同，其分类原则与方法也有所区别。在一台没有联网的几个部门共用的计算机之中，我们可以按照不同部门或时间先后顺序对机内文件简单划分一下。各自部门的文件以部门名称相互区别，或以文件录入者的姓名或代码相互区别。而内部网络中的计算机文件，就应当按行业，地区或系统相区别，然后再给予每个文件的制发单位一个独立的数码。如果考虑到与归档后的电子档案类别相互协调。如果考虑到与归档后的电子档案类别相互协调，也可参照档案全宗号和档案分类号划分电子文件的类别。

（二）电子文件的检索

检索原则应当是方便利用和便于文件保密。但电子文件只有做到科学分来，才能实现查找便捷。计算机对文件的检索，基本上也是模拟人工检索，只不过是信息处理速度远远地超过人脑对检索词的反应速度。但是，如果机内文件杂乱无章，文件名称不规范，同样会制约机检速度。另一方面，电子文件也需要保密或限制利用。企业经营决策、长远规划、技术专利、客户管理文件、基本数据等不少信息属于企业内部机密，有些内容不允许外部人员知悉，有些可有偿利用。对于这一部分文件，一般的用密匙加以控制。

（三）电子文件的鉴定与归档

电子文件在归档之前，要进行认真地鉴定。电子文件的鉴定，主要是区分文件价值。在本单位制作的所有电子文件之中，只有那些对本单位工作具有查考利用价值或艺术保管价值的，才有必要作为电子档案保存下来。其余电子文件就可以在机内删除。

四、电子文件对档案业务管理工作的影响

首先，传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。因此它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

第二，由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难规定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。

参考文献：