电子邮件论文范文

引言：寻求写作上的突破？我们特意为您精选了4篇电子邮件论文范文，希望这些范文能够成为您写作时的参考，帮助您的文章更加丰富和深入。

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要谈EDM不可不谈DM，DM是directmarketing的缩写，通常的表现形式是杂志，邮件,因此现在的DM也表示为directmail.。作为营销的一种形式，由于它排除了新闻文字干扰，并具有针对性强、投递准确、信息攻势猛烈、免费阅读等优势，在美国广告市场占有20%的份额。目前DM在国内可谓风起云涌，发展迅速，被大家所看好。EDM就是以互联网在载体的DM，主要表现形式是电子邮件方式，内容分电子期刊中的广告和纯广告形式。

那么为什么这么有前景的营销方式会被大家所厌烦呢？称为垃圾邮件呢？国家相关机构和一些企业对“垃圾邮件”的定义通常包含三个要素：1.未经允许的。2.不感兴趣的。3.不可退定的。其实1和3两个要素笔者觉得到是其次，主要问题是不被接受者感兴趣，因此才会被不喜欢和拒绝。DM广告是已精准而著称，但如果广告接受者不是其目标受众，不但浪费了广告费用，更违背了DM的宗旨及意义。

我们的邮箱每天都充斥着垃圾邮件，通常我们的邮件地址是被以下几种形式收集的。第一，我们在网站上自己注册,或者为了获得奖品等自己主动留下的。这些地址被ICP所利用，或转卖给他人。第二，程序自动收集的。通过特定的程序，自动的在网络上收集邮件地址。几百元几百万封邮件的电子邮件数据库，通常就是这样收集的。第三，电脑自动编制，穷举组合。我们通常使用的邮件为门户网站所提供的，他们域名是特定的，如，.而@前的名称通常是自己中文名字全拼，简拼，或英文名字，所以尽管对方不知道我们的邮件地址，但可以通过26个字母，10个数字排列出来。

与垃圾邮件相对应的就是“许可邮件营销”，顾名思义，“许可邮件营销”就是接受者同意接受广告形式的电子邮件。其邮件地址的收集形式具体也有三种，第一，用户填写的，我们在注册会员或申请礼品的时候，会有两个可选项，一个是愿意接受电子邮件广告，另外是你所喜欢的行业或类别信息。如果同意了并选择了，那么便可称呼为“许可邮件营销”。第二，被迫的许可。大家在申请邮箱的时候，“愿意接受其广告”是必选项，如果你不同意，将不可能成功申请到邮箱，因此我们申请了邮箱也就等于默许了电子邮件广告，比如申请三大门户网站的免费邮箱。这样一来，这种客户的广告价值就不大了，因为他的意愿是被迫的，甚至是虚假的。第三，在行业网站中注册的邮件地址。这些用户所接受的到EDM，虽然没被允许，但是自己喜欢的，感兴趣的。比如在旅游网站注册，很明显，是喜欢旅游的，因此会喜欢旅游方面的信息。当这个旅游网站发的旅游方面广告，虽然注册用户没同意，但至少不会不喜欢或拒绝。这种虽然不能称“许可邮件营销”，但也不能称垃圾邮件，也具备广告价值。

目前世界各国包括我国都在大力整顿邮件市场，力图减少或杜绝垃圾邮件，一方面让用户不在受骚扰，同时也让EDM恢复原由的功能。

二、EDM的注意事项

第一，投放的时候，必须要认真选择精准的数据库。正如前面所说，精确的数据库决定了是否垃圾邮件，您的广告费用是否被浪费。在这里笔者建议是租用行业网站的数据库，如果是汽车广告，选择汽车网站的数据库，相反，如果选择门户网站或邮件营销商所提供的，恐怕很难保证它的精确性。

第二，在制作的时候，电子邮件标题要引起用户注意或突出主题。因为电子邮件是可选方式，就是用户可以打开或不打开，不象电视广告是被迫的，因此邮件主题就变得很重要。如果广告目的是促销或活动，那么标题最好带“免费，大奖”等字眼，虽然老套，但却是屡试不爽的。如果广告目的是品牌维护或新品推出，那么标题最好突出企业或产品名称，用户尽管可以不打开邮件，但他一定看到标题了，完成了传达信息的作用。当然了还有一些欺骗性的标题如“老朋友很久不见了”“最近好吗”等等，这些标题虽然打开率较高，但建议最好别使用。

另外电子邮件不适过大，以免用户接收出现问题。内容最好带有图片，可以从视觉上刺激用户，通常用户接受到的陌生邮件一般不会浏览过长时间。

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（一）“三员”分离管理按保密规定，管理员分开管理，系统管理员、安全保密管理员和安全审计员的权限设置应相互独立、相互制约。安全保密管理员与安全审计员不得由一人兼任。系统管理员主要负责系统的日常运行维护工作；安全保密管理员主要负责系统的日常安全保密管理工作，包括用户账号管理以及安全保密设备和系统所产生日志的审查分析；安全审计员主要负责对系统管理员、安全保密管理员和操作行为进行审计跟踪分析和监督检查，以及时发现违规行为，并定期向系统安全保密管理机构汇报相关情况。针对“三权分立”的要求，邮件系统中采用分级保护措施，保证了文件基于安全网络内进行数据传输的工作，确保每一个操作行为都有记录，可供查阅与审计。密级标示管理实现邮件的安全保密，其基础是对邮件进行密级标识管理，也就是对邮件设置密级，邮件的正文和附件可以分别设置密级，邮件的密级以两者中最高的密级标识。对于附件文档，可以使用第三方密级标志文档开发接口，一般实现对office文档的隐示和显示标密（通过加密手段写入Office文件头中），并保证标志与正文的不可分割、不可篡改。流向控制管理按照分级保护的要求，低密级用户不能处理高密级数据、高密级数据不能流向低密级、低密级用户不能接收高密级数据。在对邮件进行了密级标识和对用户设置了密级之后，邮件系统中设置流向控制，对于违背流向原则的拒绝投递邮件。

基于Postfix的安全电子邮件系统的实现

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随着人们的生活日渐信息化，越来越多的人会使用电子邮件这种方式，这令使用电子邮件做数据采集成为可能，目前已经有部分企业、部门、个人使用这种方式做数据统计、研究工作。在信息化的社会里，人们可以使用很多信息化的方式采集数据，目前人们可用三种方法采集电子数据。第一种，通过在网上传播某一个主题，请网友共同来讨论，根据网友的讨论采集数据，这种数据采集的方式影响力不够、精确性不够，且采集的数据难以统计。第二种，通过在网站上问卷的方式进行采集，这种方式可以采集到标准化的答案，然而这种采集方式需受到网站的限制、主题吸引力的限制等，它只适合采集非常热门的主题调查数据。第三种，就是制作一份调查问卷，然后利用群发邮件的工具将该问卷批量的、大范围的发给用户，用户在使用电子邮箱的时候，就有可能看到这份问卷，虽然这种调查问卷有可能被用户视作垃圾邮件而不予回答，然而它的调查范围广、使用成本小、统计答案易，所以它是作网络数据采集的一种极佳的方式，使用这种方式特别适合采集热门主题以外的各类数据。

2利用电子邮件进行数据采集的方法

2.1制作一份直观的引文用户在阅览电子邮件的时候，一般喜欢邮件能够直入主题，用电子邮件的方式发放问卷时，如果客户不了解自己到底需要干什么，他们可能就不会再关注这封邮件。所以在使用电子邮件采集数据时，需先设计一个直观的、友好的引文，让客户了解自己可以做些什么。比如以图1为例，它表明回答问卷的方式很简单，只需要占用客户几分钟的时间，客户只需要点几下鼠标就能完成问卷，客户就会认为自己可以在工作、闲暇之余配合做调查问卷，于是就会尝试阅读接下来的内容。

2.2制作一份友好的问卷

2.2.1界面友好在使用电子邮件采集数据的时候，试卷设计人员需了解到，人们使用电子邮件是因为接受电子邮件方便、快捷的服务方式，他们不希望自己在处理一份电子邮件，特别是一份与自己本身利益无关的电子邮件上耗费太多的时间。如果用户觉得自己要花费很多力气才能做完数据调查问卷，他们就会放弃配合数据采集。为了提高用户的参与性，试卷设计人员要尽量将调卷设计得直观化。比如参看图2，如果试卷设计人员能够用窗体化的方式设计试卷，让用户直接用做选择题的方式回答问卷，用户就会乐于回答。

2.2.2行文友好在设计试卷问题的时候，如果试卷出现问题叙述不清或者答案叙述不清的时候，用户就会不了解自己应当如何回答，他们就有可能放弃回答问题，或者随便选择一个答案当作回答。要确保调查数据采集的有效性与准确性，试卷设计人员在设计问题时，要用准确的、明晰的语句提问，且需准确的给出问题的答案。以图3为例，它的问题为请说明你所在的岗位。它列出的答案有4个，然而用户可能工作的岗位在这四个范围以外，如果试卷要求客户补充答案，客户就会觉得回答这个问题太麻烦，他们可能会因为不愿意打字而不愿意继续完成问卷。为了准确的采集数据，试卷设计人员需给出更多种类的答案，以该问题为例，它可以添补部分常见的工作岗位，而部分冷门的答案不需要特别作统计时，可以用“其它”这一个答案来概述。

2.2.3版面友好在设计问卷的时候，如果试卷出现版面局促、布局不合理的现象；颜色过于杂乱，让用户心情烦乱的现象，用户就可能会因为觉得做调查问卷不愉快，从而不愿意接受数据采集。为了让客户愿意耐心的阅读调查问卷中的文字、愿意积极的配合数据采集，问卷设计人员要做好排版设计、颜色设计这两项工作。以图4为例，它将背景色计为简洁的白色，使用窗体的方式引导用户回答问题，这种问卷设计非常接近用户浏览网页的习惯，用户会因为习惯这种设计而接受数据采集。

2.3制作一份简洁的尾页用户做完问卷以后，会想了解自己应当怎样处理这份问卷。如果没有一份简洁的、具有引导性的尾页，客户会因为回答问题后不知道怎样处理这份问卷而随意的处理答案。为了便于客户了解应当如何处理数据采集的问卷，问卷设计人员要设计一份简洁的尾页。以图5为例，它提供用户重新回答问题的机会、结束并完成数据采集的机会、将该问卷保有在计算机设备中的机会、将该问卷打印保存的机会等。问卷的尾部给予简洁、优质的服务，同时给予用户一个真诚的感谢，会让用户愿意接受下一次的问卷调查。

3利用电子邮件进行数据采集的要点

3.1利用电子邮件的速度电子邮件具有高速、便捷性，要利用电子邮件做好数据采集工作，就要利用电子邮件的高速性。从以上电子邮件的问卷调查设计中看到，它的问卷设计要时时处处为客户考虑到快捷性的体验。这包括问卷设计的内容不能太多、太长，否则用户会失去协助数据采集的耐心；问卷设计要友好直观，让用户能一眼明了自己正在接受怎样的数据采集，自己需要用怎样的方式配合等；问卷设计的回答方式要便捷，为了提高数据采集的速度，问卷设计人员要尽量使用是非题、选择题等采集数据。

3.2利用电子邮件的成本如果使用电子邮件问卷以外的调查方式，数据采集人员需额外的支付各种资金。然而如果使用电子邮件调查的方式，它几乎等于零成本。然而正因为电子邮件数据采集的方式成本几乎等于零，这就意味着数据采集人员需了解自己到底需要采集怎样的数据，然后有针对性的发放问卷。如果数据采集人员没有事先作好客户范围规划，将有可能收到大量的无效邮件，它反而造成数据资料统计的低效性。

3.3利用电子邮件的范围在做电子邮件的数据采储时，数据采集人员需了解使用电子邮件人群范围的思维习惯。经统计，我国绝大部分的网民对陌生人邮寄来的电子邮件兴趣不大，他们担心开启陌生人寄出的电子邮件会感染上病毒，这会造成电子邮件数据采集的低效性。目前会经常使用电子邮件的人群一般一青年学生、企业白领、商务人员、公务人员为主，这会造成数据采集范围的狭窄性。如果数据采集人员能了解电子邮件使用人群的范围、掌握他们的思维习惯优化电子邮件数据采集问卷，将能取得良好的数据采集效果。

3.4利用电子邮件的反馈与其它的数据调查方式相比，电子邮件的数据采集方式具有反馈性，如果数据采集人员因故需要深入的了解答卷人员一些问题，可以利用电子邮件的反馈性进一步沟通，它有可能会取得良好的沟通效果。

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这类邮件中的信息一般是要求用户执行某种行为(活动)，有时候这些活动可能比较复杂、需要数天才能完成。通常情况下，用户会将“待处理事件”保存在收件箱中，作为对未完成任务的提醒。

1.2待阅读信息(toreads)

这类邮件中的信息往往是些比较长的文档，通常不要求回复，但用户要花费大量的时间和精力来阅读，他们常常会推迟阅读这些邮件，因此收件箱中会积累一些未阅读或部分阅读的文档。

1.3不确定状态

所谓不确定状态，是指当用户收到一封邮件，特别是含有大量信息的邮件时，不能马上确定该邮件包含的信息的重要程度。因此，他很可能不是在收到邮件时就立即阅读，而是推迟阅读，直至后来突然发现该邮件中的信息非常重要时才开始处理。但如用户若一直未能发现这类邮件的重要性就会将其遗忘，这样收件箱的信息就会越积越多。

1.4进行中通信

通常情况下，许多任务很难一次完成，因此可能有很多邮件及其中的信息都与某一未完成任务相关，处于未完成状态。对于那些需要回复的邮件，用户可能会立即也有可能延迟回复。之所以延迟，是因为用户目前还没有明确答案，需要等待或搜集更多的信息。本文认为，除了上述4类电子邮件外，还存在第5类———垃圾邮件，包括广告邮件、欺诈邮件、宗教邮件等。一般说来，用户对一封收到的邮件做出判断大概需要10秒钟的时间。乍一看这个数字微不足道，但如果用户每天收到几十封甚至上百封的垃圾邮件，就得花费10几分钟甚至更多的时间来处理，这严重浪费了用户的时间和精力。

2电子邮件活动及其与PIM活动的关系

很难给出普遍适用的个人电子邮件活动的权威框架。根据国外学者的调查和研究，一般说来，电子邮件的处理过程大致包括以下4个部分:

2.1分配注意力

用户每天都会收到大量重要性和紧迫性各不相同的电子邮件，因此他要对不同性质的邮件分配不同的注意力，这包括两个方面:一是确定处理电子邮件的时间和缘由;二是确定哪些电子邮件需要处理及处理的先后顺序。该过程相当于PIM中的寻找活动，都是判断信息的重要性及其与其他信息之间的关系，惟一不同的是电子邮件中的信息既非用户自己生产，也无须用户通过搜索或浏览来寻找。

2.2做出适当决定

与PIM中涉及的其他类信息不同的是，电子邮件中的信息往往需要回复，因此用户一般要对收到的邮件做出是否立即处理的决定。对那些不需要回复的邮件，用户要决定是否立即阅读，阅读后是将其删除还是归档;而对那些需要回复的邮件，用户首先要决定是否立即回复;其次是将其保存还是归档。在PIM中，用户也要对接触或接收的信息做出保存与否的决定，但电子邮件中的这一决定要更为复杂。

2.3执行任务管理

PIM的目的之一就是要通过对信息的管理来满足未来的任务需求。电子邮件中的任务管理包括两部分:一是提醒用户当前进行中的任务和追踪当前任务的状态;二是校对和保存这些与任务相关的信息。电子邮件有一种类似于“信息导管”的功能，因此用户往往将电子邮件当作任务管理器来使用。其实，任务管理与PIM中的再现活动类似，人们需要对信息进行加工以保证将来需要时能立即再现该信息。

2.4组织归档信息

与PIM一样，在电子邮件中，用户也要花费时间和精力来组织信息，以方便今后检索。如果用户决定要将邮件信息归档，那就要确定将其保存在哪个文件夹中?目前有无合适的文件夹?如果没有，就要创建一个新文件夹并赋予它一个易记的名称。如该信息与当前任务相关，对其进行组织通常比较简单，但若与当前任务无关而今后可能有用，那标引该信息的决定就会复杂起来。当然，在实际的电子邮件处理过程中，并非所有的邮件都要遵循分配注意力、做出适当决定、执行任务管理和组织归档信息这样的顺序。一般说来，不重要的信息查看后即可立即删除，重要信息应暂时保留在收件箱中，以便用户下次打开收件箱时就能看到这些邮件，再查看并根据重要性来判断是归档、回复还是删除。至于那些仍未处理完的信息，还可继续留在收件箱中，作为对未完成任务的提醒。

3电子邮件活动中存在的主要问题

尽管电子邮件活动已很普及，成为人们日常生活、工作和学习、娱乐等活动的重要组成部分，但这丝毫不意味着我们每个人都能有效地使用和管理电子邮件，实际上人们越来越发现因为对电子邮件管理不善而浪费了很多的时间，降低了工作效率。目前，电子邮件活动中存在的主要问题归纳如下:

3.1难以做出准确的处理决定

首先，用户要对收到的电子邮件分配注意力，这要受用户的工作环境、可利用的时间、邮件的性质(工作任务、会议邀请、垃圾邮件等)、邮件发送者的识别等多种因素的影响。其次，用户要决定何时处理、处理哪一封，影响这一决定的因素有邮件的发送者、接收该邮件的人数、邮件的性质、是否需要回复等。在对收到的电子邮件进行短暂的注意力分配之后，用户需要决定处理方式———回复、删除、归档或推迟处理，做出这类决定可能需要几分钟、几小时、甚至数天、数月。因为一般情况下，若用户难以立即对收到的邮件的重要性做出判断，那他们可能会暂时忽略该邮件———不是将其删除而是将其留在收件箱中，等到将来该邮件重要性显露时再来处理。对那些需要回复的电子邮件，无论人们是否及时回复都会将其留在收件箱中，这样既可以作为对未回复邮件的提醒，又可以留待日后查看。当然，也有可能是用户当时不知道如何处理只好将其留在收件箱中。

3.2不能满足任务管理的需要

用户常将收件箱用于任务管理，既作为对未完成任务的提醒，又能方便地获得与当前任务相关的信息。事实上，用户的收件箱中每天都会收到许多新邮件，这会增加用户获取和管理任务信息的难度，进而降低电子信箱的任务管理功能。Whittaker的研究结果表明，通常情况下，用户的个人计算机屏幕上每页只显示10～20个邮件标题，这就是说大多数邮件的标题不会主动出现在用户的视野内，因此他要通过来回翻页查看邮件才能获得对未完成任务的提醒。为了完善电子邮件的任务提醒功能，更好地进行任务管理，用户有时要将相关的任务信息分类归档存放到同一个文件夹中，还可将这些文件夹(及未完成的任务)单独列表显示，以使收件箱更加整洁。但是，有时这种分类很棘手，因为有的信息可能不只与一个文件夹相关，或者是随着时间的推移任务的主题发生了变化。

3.3不能恰当地组织归档

有些邮件包含了重要的文档或是网页链接等信息，为了方便日后检索和利用，用户要对这些邮件信息进行组织归档。电子邮件中的信息组织归档目前主要有两种方式:一是用户自己手动归档;二是通过半自动化的程序辅助用户归档，但是这两种方式的效果都不理想。手动归档的常见做法是创建文件夹，但由于很难判断邮件中信息的未来价值，所以用户不知道要将特定邮件归到哪个文件夹，或是新建了一个文件夹却不知道如何赋予其合适的名称。更难的是，随着任务的变化，有时用户还要对创建的文件夹重新命名或增建新文件夹。辅助归档虽能帮助电子邮件进行过滤、分类，或帮助用户归档，但前提是只能将信息归到已有的文件夹中，对没有创建文件夹的用户或需要创建新文件夹的信息几乎没有什么作用。Reder等人通过研究发现，用户似乎不信任分类器，他们希望在分类器移动信息之前先查看这些信息。

3.4受到分散存储的制约

电子邮件信息与其他数字信息一样也存在分散存储问题。许多人拥有多个电子邮件账户，原因有很多:将工作信息与个人信息分开管理，满足自己的多种需求(如加入社区、网上购物时注册之需)，满足不同的环境要求(如Gmail信箱更适合与外国人通信，而QQ邮箱便于及时管理邮件)，信息获取行为发生变化或是忘记了申请过的邮箱账号和密码;电子邮件的存档方式不同，有的用的是服务器，有的则是客户端或终端设备;有时用户还会为备份或使用方便而将同一封邮件复制并存档在多个账户中。随着网络的普及和终端的多样化，电子邮件的分散存储现象越来越普遍，这又产生了一个严重问题———信息冗余。虽然有时适当增加信息冗余能确保信息安全和使用方便，但是随着时间的流逝用户的邮件信息会越积越多，使得其管理个人信息的负担日趋加重。

3.5难以完整地保留数字环境

电子邮件中的信息除邮件信息本身外，还包括它的发送人、发送时间、附件等，附件包括文本、音频、视频、网络链接等信息，这些就构成了电子邮件信息的数字环境。但要将邮件信息及其数字环境完整保存并非易事:首先，电子信箱的容量有限，电子邮件中附加的电子文档，用户一般在收到下载后就会将其删除，尤其对信息量大的文件;其次，网络链接的数字环境常常会丢失，因为网页有有效期，通常为44天，有时邮件虽在但其附件中的网页链接可能已经失效;第三，有时用户将网页本身作为电子邮件的附件，但粘贴转换时就已经导致网页信息不完整(如丢失图像)，故无论用户何时存档也难以完整地保存邮件的数字环境。其实，在所有数字信息中，网页信息往往最具时效性———用户收到该附件时可能网页中的信息已经发生变化;最后，如果我们将电子邮件复制或转移到其他应用程序中，也可能会丢失它的发送人、发送时间等信息。

3.6不能有效地管理邮件账户

目前虽然许多人拥有多个电子邮件账户，但是常常是疏于管理和维护。很多人想当然地认为免费的电子邮件账户不需要维护，William等人的研究表明，用户只将收件箱中的约27%的信息进行了归档，其余的信息则仅靠电子邮件账户本身的存档功能留在收件箱中。但是，无论哪个电子邮件账户的供应商都不可能保证该账户能永久存在，因此一旦供应商突然停止提供该业务，那么用户也就无法再利用该账户中的信息了。这就迫使用户要及时备份重要信息，但这并不是一种可行的方法。另外，个人信息与工作信息经常是分离的。通常当人们不再做某项工作时，就要将个人电子邮件从工作邮件中删除，因为工作邮件是必须保留的。Outlook中的.pst文件不能通过直接复制来移动，而且它在文件系统存储的位置用户也未必熟悉，因此对那些将电子邮件视为个人信息重要组成部分的用户来说，就显得相当不便。

4完善电子邮件管理的若干对策

作为人们日常个人信息管理的基本活动，电子邮件活动直接关系到人们的工作效率、生活质量的提高，随着各种智能化PIM软件和终端的广泛运用，电子邮件的应用范围仍将不断扩大，必须要进一步加强个人电子邮件的管理，本文认为目前可以采取下述措施:4.1过滤垃圾邮件对大多数用户来说，垃圾邮件是目前电子邮件管理中的主要问题之一。本文认为处理垃圾邮件的方式主要有3种:(1)在电子信箱中创建列表，将朋友、家人和客户的地址加入到该列表中，拒绝该列表之外的陌生地址发来的邮件，如同人们拒接手机上的陌生来电一样;(2)对那些发送大量邮件的因特网服务提供商(ISP)收取一定的费用，这对普通的用户不会造成任何影响，但对那些通过网络向他人发送大量垃圾邮件的ISP会起一定的遏制作用，当发送垃圾邮件的成本大于收益时，他们就会停止发送垃圾邮件;(3)对陌生地址发来的邮件，可以将其设置为用户阅读后要求发送方付费，这在一定程度上能遏制垃圾邮件发送方的行为。

4.2定期清理电子邮件

Whittaker和Sidner按照用户处理电子邮件的方法将他们分为三大类:(1)不归档者。他们从不对电子邮件进行归档，也不运用文件夹来寻找信息，只是在需要时才通过全文搜索来寻找所需信息。他们的收件箱往往很杂乱，包含了大量无用信息;(2)频繁归档者。他们每天都会查看自己的收件箱，再将重要的信息归档，不重要的信息删除，他们的收件箱信息较少、比较整洁，他们使用很多文件夹来帮助归档电子邮件;(3)大扫除者。他们会不定期(通常为1～3个月)清理自己的收件箱。本文认为，定期处理电子邮件，即大扫除，是一种行之有效的方法。多数用户可能每天都会打开邮箱阅读新邮件，但不会每天都清理邮箱。这不仅是因为时间有限，更是由于不能确定邮件的重要性而难以立即做出处理决定。但是若长期不清理邮箱，则会导致今后的信息管理问题更为严重。因此，用户可以根据邮箱信息量的大小选择隔几周或几个月时间定期清理一次邮箱，这样既能为了解邮件的重要性留出时间，又能保持邮箱的干净整洁，是一种两全其美的方法。

4.3将任务管理与电子邮件管理结合起来

邮件管理的另一种方法是通过语义聚类和任务流程将所有相关的邮件和文件组织到一起，并能有效追踪，这能有效降低收件箱里信息的杂乱情况，进而改善用户的工作状态。运用该方法用户能在收件箱中选择任一信息，并可查看与该信息相关的所有信息。同时，由于对收件箱进行了组织管理，用户能够更加清晰地看见未完成的任务。许多学者提出可在电子邮件程序中嵌入任务管理来优化邮件的管理，Whittaker、Swanson、Kucan和Sidner就在Tele-Notes系统中加入了任务管理，TeleNotes模拟的是实体桌面文件和空间位置，它可以将任务管理的邮件存放到用户电脑桌面上的文件夹中，提醒用户有未完成的任务，还能帮助校对信息。ContanctMap系统采用了另一种任务管理方法，即根据邮件任务中的参与人来组织邮件，其用户界面代表在用户的工作和社会生活有中重要的人的社会网络，用户可以通过点击任务中的某个人或群体来获取相关的任务邮件。

4.4使用合适的PIM工具或软件

使用合适的PIM工具或软件，能够帮助人们更好地管理个人信息。目前比较成型的PIM工具或软件有微软的Outlook和Google的Gmail。

4.4.1Outlook和Taskmaster

微软的Outlook是一个基于Windows操作系统的管理电子邮件的PIM工具，它虽不提供电子信箱，但有强大的信息管理功能。用户可以使用Outlook管理邮件、预约、联系人、任务和日历等多种信息，追踪进行中的活动，查看文档和共享信息。尽管电子邮件在任务管理中很重要但近年来发展情况并不理想，于是研究者在此基础上又开发了一个新工具———Taskmaster，作为Outlook客户端的一个附件，用作电子邮件服务器的交换。不过，Taskmaster关注的重点是任务而非邮件本身，它将要做事件保存在顶部栏中，中间栏显示各项任务的内容，底部栏显示当前选中任务的内容预览。在其顶部栏的右边设置了警告条，一个警告条表示2周时间，红色部分所占比例越大，代表截止日期越近。顶部栏左边标示的红色和蓝色的小球分别代表本人任务和他人任务，如某项任务中要增加一个新要求，则在该活动聚集领域就会出现新的相应颜色的小球。Taskmaster还能保存用户的草稿，其优势在于可以将该草稿保存在与之相关的任务环境中，而普通的电子邮件工具往往只将草稿保存在环境外的一个独立文件夹中，因此很容易被遗忘掉。

4.4.2Gmail

Gmail是Google推出的一种免费的在线邮件处理系统，它提供了目前仍在不断增加中的大容量存储空间，可以长期保留用户的邮件。与其他电子邮件应用程序不同，它具有4个特点:(1)用存档代替删除。用户在整理自己的收件箱时无须删除任何邮件，因为它有良好的搜索功能，用户需要时可以通过内置的搜索引擎使用关键字、标签、日期等搜索所需的信息，或在“所有邮件”中进行查找;(2)具有视频聊天功能。可以通过内置摄像头与他人进行面对面地聊天;(3)用标签替代文件夹。该功能的优势在于用户可以给一封电子邮件添加多个标签，但在归档时通常只能将其归档到一个文件夹中。用户可以通过点击标签来寻找邮件，也可以在Gmail中搜索邮件;(4)提供会话模式。Gmail将用户的电子邮件及其回复在收件箱中进行了分类，与特定主题相关的邮件都归在一起，所以用户在会话模式中也可以查看邮件。