声像档案论文范文

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(一)声像设备存在着“一硬一软”的现象

“一硬”是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要,机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中,仅有3个单位没有声像设备,仅占2%,98%的单位都有1台以上的声像设备,设备总数达971台(架)。从总体讲,声像设备可算比较“硬”。“一软”是指声像设备管理之乱。

(二)摄录人员中存在着“一强一弱”的现状和两种误区

摄录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作,并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着“一强一弱”的现状。“强”表现在所调查单位的443名摄录人员中,有专职156人,兼职287人,平均年龄35岁,大专以上文化程度的占72%。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是“强”的一面;“弱”表现在443人中,专业工龄1至5年者381人,占86%,5年以上者仅占14%。经过专业培训的共68人,仅占16%,其中1至3个月短训(摄录专业)的66人,专科毕业2人,有84%的人都属“自”。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是“弱”的一面。

事实证明,摄录人员“弱”的一面影响了“强”的一面发挥作用,加上认识上的误区,造成了声像档案管理上的不规范。也就是说,产生声像档案的第一关和归档不把好关,待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集,那只能是“亡羊补牢”了。

(三)声像档案管理混乱,问题复杂

1.管理制度不健全,声像档案没有集中统一管理。调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度,占47%,有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查,声像档案的管理主要存在着3种形式:一是档案室集中统一管理,随时形成随时移交,仅占26%;二是各科室一年一次移交档案室,占35%;三是由科室分散保管或个人保存,占39%。由此表明有2/5的单位声像档案没有集中统一管理,缺乏必要的管理制度,或有的单位虽有管理制度,但落实不够,缺乏有效的保障措施。

2.档案意识不强,声像档案难以及时完整归档。声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档,影像需辅以文字说明,如果不及时归档,日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现,有近20%的单位有积存照片没归档,且多数照片、底片早已分家或已无底片,文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片,却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看,更令人担忧,相当一部分单位都是“一盘带子反复用”,原始录音(像)没有保存下来。

3.管理状况“喜”“忧”悬殊,发展不平衡。调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位,占6.8%;而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个,竟占40%,两极所占比例悬殊。从照片数量看:最多的一个档案室存有20000余张,其余160个单位20860张,平均130张(其中多者上千张,少者几张)。仅从照片档案一项看,声像档案的管理水平就很悬殊。

4.保管条件差,声像档案难以长久保存。声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现,只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜,其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其他档案混存,不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色,底片粘连变质,磁带受损等,不利于声像档案的长久保存和利用,一旦发生问题,悔之晚矣!

5.收集渠道不畅,声像档案馆、室藏匮乏。区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部,没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存,难以及时完整归档统一管理,致使基层档案室声像档案不齐全,档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住,加之征集措施不得力,渠道不畅,造成今天的尴尬局面。

二、加强声像档案管理工作的对策及建议

(一)加强宣传,提高意识,争取领导重视

搞好档案工作不仅是档案主管部门的事,更是各立档单位乃至全社会的事,而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看:一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持,引起社会的广泛关注,从而提高全民,特别是各级领导及有关人员的档案意识,营造出一种良好的档案工作氛围;二要抓住机遇,服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇,结合本地、本单位中心工作,通过馆、室藏档案以及生动的利用实例,发挥档案自身的宣传教育作用。

(二)加强管理,制定办法,狠抓制度落实

要改变声像档案管理混乱的现状,制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。要确保有关法规和制度落到实处,必须制定有效的配套措施,明确责任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步变成自觉的行动,以确保声像档案归档质量。

(三)加强监督,分类指导,注重业务培训

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1．2资料保管难许多单位中制度混乱，声像档案形成部门需要查阅以前的声像资料，为了查阅方便，他们宁愿将部分档案长期放在自己单位甚至承办人手中保管，往往不愿意将已经形成的城市声像资料交到专门的城建档案管理部门进行统一管理、研究。但是因缺乏档案管理专业人员及专门的场所，档案极易发生丢失、损坏问题。这样保管，一方面增加了档案的分散性，不利于统一管理;另一方面没有专业的人员管理，档案管理工作缺乏应有的科学性，不便于发挥其最大的价值。此外，一些档案形成部门由于经费不足，相应的恒温、恒湿且防磁的保存环境缺乏，久而久之部分档案也将出现不同程度的损坏。况且在档案形成部门经常将会有无法及时归档处理的图片，图片上的文字会逐渐变得模糊，由此便不能及时理清其中的来龙去脉。

2规范城建声像档案管理工作的有效策略

2．1健全相关管理制度相关管理制度的建设应全面予以展开，不但要严格的要求相关工作单位，对于普通的民众也应使其意识到城建声像档案管理工作的重要性。首先，宣传上要强势，提高大家对城建声像档案收集管理工作的认识。可以通过电视、广播、报纸等途径，大力向市民宣传城建声像档案管理工作的重要意义，保证大多数城市居民都能受到城建声像档案管理的常识性教育。其次，手段上要严格，使收集完整规范的城建声像档案成为做好工程建设管理工作的必备条件。要进一步强化城建声像档案管理工作有关法律法规的实施，通过一定的手段予以落实、实现保障。针对档案建立过程中出现的声像资料收集困难这一现象，必须通过严格的制度加以约束，明确城建声像档案不规范、不齐全的不能给予竣工验收，不能给予结算工程款，从而保障档案管理部门能够将实际收集到的各部门信息归档，避免造成信息的丢失，减少档案制作所需要的时间。再次，制度上要规范，以管理的规范确保城建声像档案资料的规范。对于档案形成部门与档案管理部门造成的档案声像资料保存分散的问题，相关监督部门必须严格监督，各个单位要建立起统一的、安全有效的管理制度，逐渐改善城建声像档案的保存环境。在各单位逐渐形成完善的信息采集、拍摄、信息收集和整理归档的完整流程。在进行城建声像档案管理工作的管理制度的过程中，也必须采取相应的奖惩措施才能保证各项制度的顺利实施。

2．2改善城建声像档案的保存环境由于城建声像档案中包括图片、图形、声像等资料，所以，对于保存环境的要求也是比较严格的。城建声像档案保存的地方，应当能满足一定的要求。对于档案中的声像资料必须要在声像柜中单独保存，同时应当注意远离光线以及磁场等物质。改善城建声像档案的保存环境，能够延长声像档案的使用寿命，在实现城建声像档案集中管理的过程中也是非常关键的一步。

2．3提高组织工作人员的专业素质要想使城建声像档案为以后城市的发展做出贡献，前提是有高质量的声像档案。要想收集出高质量的城建声像档案成果，首先要有具备高素质的工作人员。因此，应培养出一批高素质的技术人员，在城市建设声像拍摄的过程中抓住重点拍摄。同时为技术人员提供良好的工作环境，鼓励其进行钻研，使得一批高素质、高水平的工作人员脱颖而出。其次，为技术人员配备精良的设备，增强技术人员的工作热情，培养出其责任心与使命感，为城建声像档案制作做出贡献。再者还应当培养一批高素质的管理人员，既能对城建声像档案实施科学有效的管理，同时又掌握着先进的现代化技术。第四，要强化好各部门之间的合作意识。对于城建声像档案的管理工作应该是一个完整的流程，在这个过程中的任何一个环节都是至关重要的，只有各部门加强联系与合作，才能使得城建声像档案管理工作更加顺利的进行，为城市的进一步发展提供最为真实的参考。

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随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和利用。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。

一、声像档案管理混乱，问题复杂。

主要表现在：

1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理

很多单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。

2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档

声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是"一盘带子反复用"，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。

3、保管条件差，声像档案难以长久保存

声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格，很多单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！

4、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏

目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今天的尴尬局面。

5、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重

众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。二、加强声像档案管理工作的对策及建议

（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视

搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。

（二）加强管理，制定办法，狠抓制度落实

要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

（三）加强监督，分类指导，注重业务培训

针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。

（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管

从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

（五）全面出击，形式多样，疏通收集渠道

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另外，目前由于声像档案载体材料成本较高，而且，属于“账外”档案，不易控制。许多城建声像档案形成部门，出于使用便利，不愿将其无偿交给档案部门管理，而往往从个人实际工作需要出发，对声像资料任意处置，致使照片底片损伤或丢失，录像制品也因多次使用，将其中一些珍贵资料内容丢失。加之保管条件等原因，这部分档案正受到不同程度的损坏。

3管理难。一方面，体现在保管上的分散性，另一方面，体现在管理上的不科学性。首先，一些单位在城建声像档案资料形成和管理上各行其是，散存在各业务科室，档案不能实行集中统一管理。其次，一些单位形成的城建声像档案不能及时归档，久而久之，面对一堆照片，没有人能说清来龙去脉。照片说明，不是缺时间，就是缺内容，造成整理上的不规范，也给日后查找利用带来麻烦。由于底片需要单张保存，加印费用较高，许多单位索性不存。再有，照片档案装具规格通常固定，而实际照片大小、形状不一，使整理工作停滞。

二、解决集中管理难的对策

上述问题种种，其原因主要是由于各级领导及有关人员对此项工作的重要性和紧迫性缺乏认识。因此，我们要紧急呼吁那些形成城建档案的各有关部门把收集、保管和利用好城建声像档案当作一件大事来抓，尽量避免和减少这部分档案人为的流失，以保证档案内容的齐全和历史记录的完整。解决问题的具体途径是：

1执法建制守规范。

收集与管理城建声像档案的难度主要在一些单位和个人不受行政命令制约，档案部门无法控制。《档案法》的实施为解决这个难题提供了合法依据。它明确规定，凡属国家档案，不管是何种载体档案，都应依法无条件地向本单位档案部门移交。因此，各单位应根据实际情况，建立各项规章制度，层层抓落实。要将“依法治档”宣传到有关部门和具体人员，确保国家档案的齐全和完整。

2领导重视是关键。

解决声像档案集中管理难，首先要解决领导认识问题。要认识到城建声像档案能形象地、真实地记录城市建设发展的各个方面和不同历史时期的历程，具有一般文字档案所不能替代的作用，对现实和历史有着重要意义。因此，领导要抱着对历史高度负责的态度，站在全局利益和长远利益看待这一问题，并且将这项工作纳入单位管理工作日程，提供必要的物质支持。那种只重建设项目的结果，轻形成结果过程；重企业有形的经济效益，轻社会无形的历史影响的短期行为是不可取的。

3人、财、物是条件。

要想从根本上解决收集与管理难问题，没有与之相应的人、财、物，就会成为一纸空谈。第一，应选派有责任心，懂拍摄技术的同志担任此项工作。第二，在经费使用上应给予必要的保证。第三，添置必要的声像档案设备和提供特殊载体档案保管条件。有条件的单位，可通过光盘保存声像档案，这样提供档案更便捷，保存更耐久。另外，档案业务主管部门，应具体研究解决特殊规格照片档案装具问题，以满足档案整理和保管的需求。

4前控工作是手段。

收集工作具有机动、灵活、拾遗补缺的作用，应当受到重视。档案部门除加强平时收集照片、录像档案外，还应处理好与形成档案的各业务部门之间的关系，向有关人员及时了解信息，查询照片档案的去向，并做好有关人员的思想工作，尽可能的把散存在个人手中的照片收集起来，集中保管，更好的发挥其利用价值。

另外，还应做好收集前必要的登记和鉴定工作。如，凡为工作照相的，照后都要将照片和底片一并交由档案室统一保管。否则，不予报销。