档案管理的必要性范文

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档案是指国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，或组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。公墓档案指的就是公墓在建设和管理的过程中形成的，能够记录和反映公墓的基建情况、财务收支情况、墓穴信息等重要资料。

1 加强公墓档案管理是档案自身属性的本质要求

档案是历史的真赁实据，具有一定的法律效用，这一点它不同于其他文献。档案之所以具有凭证作用，是由档案形成的特点和档案本身的特点所决定的。因为，档案是自然形成的，这种形成的自然性，决定了档案记录历史情况的客观性，档案是令人信服的历史证据。从档案自身的物质体态上看，它保留了当事人的历史真迹，如亲笔手稿、印信等。有些文件还保留了当事人的声音、形象等等，这些都反映了档案是确凿的真凭实据。

档案管理的最大意义在于档案的凭据作用。档案与一般的文献资料不同之处在于，档案是历史的真实记录，是法律意义上的重要依据。档案的重要凭证作用，是档案形成的过程所决定的，是档案自身所具有的特点，因为档案的形成是自然的，这种自然性，决定了它在记录事件和事实的客观性、真实性。从档案的形态上看，不管是纸质的档案，如亲笔信、重要合同原件、电报等，还是电子或者影像的档案，都保留和真实反映了当时的情况，这种不以时间的推移而改变的本质属性，决定了档案管理的重要意义。

档案具有很高的参考价值。因为，档案记录了不同时期的当时的真实情况，从历史的变迁中可以寻找到事件的痕迹和轨迹，为人们的社会实践提供重要参考，也就是所谓增长经验，吸取教训。

公墓档案记录了逝者的重要信息，记录了逝者相关联亲属的重要信息，记载了墓穴的位置、价格、编号、建筑时间等重要信息，这些信息是自然信息，也是公墓档案的组成部分。妥善保管公墓档案，是处理和应对墓穴纠纷，保障和维护利益的法律依据。反之，公墓档案管理不当，出现档案丢失等情况，不但造成公墓管理的混乱，而且容易产生墓穴纠纷。

公墓档案反映了殡葬改革与发展的轨迹，是我国历史文明进程的真实记录，对我国的历史科考和研究都具有很高的价值，因此，做好公墓档案管理不仅是对现实负责，也是对历史的贡献。

2 加强公墓档案管理是贯彻落实国家法律法规的基本要求

《中华人民共和国档案法》是我国档案管理工作最重要的一部法律法规，对档案管理职责划分、档案的保管存放、档案的保密与销毁等都做出了明确的具体的规定，是依法加强公墓档案管理的重要依据。加强公墓档案管理是贯彻落实国家档案管理法律法规的具体体现， 也是建设法治国家的基本要求。

围绕国家档案管理的规定，民政部、各级民政管理部门，各省、市、县人民政府都结合本部门、本地区实际情况，出台了公墓档案管理的具体规范。这些具体的管理规范，是我国档案管理的法律体系的重要组成部分，也是各公墓实施档案管理的制度依据。

为规范公墓的管理工作，提高公墓管理水平，切实保障殡葬服务秩序，依据政府的法律法规加强公墓档案管理，不仅体现了国家法制化的本质要求，也符合公墓管理工作的基本规律。

公墓档案管理人员要认真学习政府的法规法规，真正做到依法建档、依法存档、依法用档。

公墓档案管理机构要结合本地区本部门的实际情况，建立健全公墓档案管理的制度，使档案管理有法可依，有据可依。针对档案管理的权责划分，档案的保存销毁、档案的建立与登记，档案的借阅与使用等事项作出明确规定。

加强对公墓档案管理的检查和监督工作。既要检查公墓档案保存的场所基建情况，保存条件和硬件建设是否合规，又要检查档案信息的记录、分类等情况，确保档案管理“软硬”都达标。

3 加强公墓档案管理是做好公墓基础管理工作的需要

加强公墓档案管理，是做好以墓穴管理为抓手，以服务管理为中心，全面做好公墓管理工作的需要。

随着社会经济的发展变化，人文社会理念的更新，公墓管理由基本的职能管理逐步转向提供服务为重点。随着这一趋势在实践中的强化，必然会产生大量的档案资料，档案管理的数量急剧增加，只有提升公墓档案管理的硬件设施，加强公墓制度化管理，才能为丧户提供便捷、快速、全面、准确的服务。

首先，建立档案管理的岗位责任制。明确档案管理的组织架构，指定档案管理的专门人员，明确相关岗位的工作职责及承担的义务责任，增强档案管理人员的责任意识、服务意识和管理意识。

其次，实行绩效考核，将公墓档案管理与经济收入挂钩。实行绩效考核，不仅能够增强公墓档案管理人员的工作责任心和责任感，确保本职工作保质保量完成，而且能够调动档案管理人员的积极性，创新档案管理的方式和方法，使档案管理与公墓管理更好的衔接，建立起一个完善的管理体系。

此外，要及时更新公墓档案管理硬件和软件设施。定期对公墓档案存放场所的硬件设施设备进行检查，实现对存放环境的实时监测，确保档案存放地点的消防安全；升级公墓管理系统软件，方便管理人员及时、快速处理大量数据，优化工作要素，提高工作效率。

4 加强公墓档案管理是提升殡葬服务的重要措施

公墓档案管理是殡葬服务的重要组成部分，也是目前公墓管理普遍存在的薄弱环节。加强公墓管理，提升殡葬服务水平，不仅仅是加强墓区的硬件建设，更重要的是为丧户提供安全、可靠的信息服务。

做好公墓档案管理，首先要抓好档案管理人员的管理。建立档案管理工作规范，做到制度上墙，公开透明，规范服务；严格按照档案管理的相关规定和工作流程进行存档、借档，做好档案查阅、借阅的登记工作。

做好公墓档案管理，就要具有保密意识。丧户的基本信息，逝者相关联亲属的基本信息，都是公墓档案的内容。因此，档案管理人员要有责任意识和保密意识，严守秘密，不得随意向他人透漏档案

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随着社会的日趋进步，我国的档案事业也随之发展。从最初的手工档案管理，到公文、档案一体化管理，不仅繁冗、复杂，浪费了很多的人力物力以及存储空间，而且不可避免的是纸质的档案不能长期完好的被保存下来。新技术革命的到来，计算机的广泛应用，使档案领域进入电子时代。全国档案信息化建设正在掀起新的热潮，为档案管理建设注入了新的活力，加快了档案进入信息社会的脚步。档案信息化是在加强档案信息数字化管理基础上，逐步向网络化发展，通过网络最大限度的开发利用已开放档案资源，使之更好地为经济和社会发展服务。

一、档案数字化是信息时代的必然要求

档案信息数字化是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。

（一）提高经济效益

社会经济的飞速发展使机关落后的办公方式与庞大的信息量之间形成了尖锐的矛盾，过去一直使用粗放型模式，即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

（二）提高办公效率

数字化档案管理能够使资料及时归档，尽快提供利用。以人事档案管理为例最有说服力，由于其管理对象繁多，且具有很强的流动性，如职工人数、退休、调动等，要想正确统计，动态了解这些情况，按以往传统管理方法，必须“归档”后才能查知，而通过网络计算机管理的数字化档案却能准确反映当前的情况。同时数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。出于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基地变成了提供方便的信息控制中心。

二、实现档案数字化管理的主要困难

由于档案数字化管理在我国还属于新兴事物，并且在目前我国生产力水平不高，科学技术相对落后的条件下，数字化档案管理还存在着各种问题，主要有以下四个方面。

（一）资源浪费

电子文件与纸质文件的“双套制”保存，造成资源浪费。“双套制”保存是指将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存。在—些单位的办公自动化网络系统中，各部门在网上传递、承办文件，提高了工作效率。但文件办完后又辅发纸质文件归档保存。这样就形成了相同内容、不同类型的文件并发、保存的局面，造成了人力、物力、财力的浪费。

（二）电子文件归档困难

办公自动化系统与档案管理系统不兼容，各自为政，给电子文件归档造成困难。据了解，目前很多大型企业都采用了以电子计算机及网络技术为基础的办公自动化系统，这一系统绝大部分是由本单位或上级主管部门设计的软件，而同一单位的档案室使用的档案管理系统则是档案行政管理部门为使档案现代化管理标准化、规范化、实现资源共享而推广的档案现代化管理软件。由于这两套系统设计单位不同，不同软件环境下形成的数据难以转换，无法进行电子文件归档，因而给原始数据的收集和录入造成了一定的困难。

（三）管理的长期保存有困难

电子文件的不安全因素，影响了对它的管理和长期保存。电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出优点，但也会带来一定的不安全因素。如电子文件对软硬件设备的依赖、不能直读、易更改、信息与载体相分离、数据易丢失、病毒侵害等。这些都给电子文档的安全保管和长期保存带来很大威胁。

（四）数字化档案的利用率不高

虽然办公自动化系统推行多时，但很多单位并没有把提高电子文件管理意识当成一项紧迫的任务来抓，仍延续传统观念和管理模式，对文档的借阅和检索都由人工来完成，计算机仅限于文字录入、编辑和打印，成为名副其实的“高档打印机”。人们只看到伸手可及的有限的档案，而忽略了以网络形式传递的浩瀚的资料宝库，不仅消耗了人力、物力，而且使得电子文档由于没有得到合理的开发利用而造成双重的浪费。

三、实现档案数字化管理需要注重把握的环节

（一）建设系统工程，实现信息共亨

档案电子化建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案管理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等一套硬件加软件的系统。由于各大型机关、企业日常工作中，每天都要产生大量的文字档案，需要进行录入、保管，因此该系统应采取双服务器、磁盘陈列存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询及文档网络上传，达到资源共享的目的。

（二）建立横向通道，衔接办公系统

针对电子文件与纸质文件“双套制”保存问题，建议在纸质文件和电子文件之间建立个通道，将电子文件和纸质文件以文本方式或映象方式共存，制定特定的、完善的、符合实际需要的管理规章制度：文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度等，从而有效地保障数字化档案建设安全、有序地开展。其中，尤为值得一提的是电子文档的安全管理制度。档案作为一种特殊的文字资料，有的可以完全公开，有的则需要保密，特别是档案数字化之后，安全工作显得尤为重要。它既包括硬件的安全管理也包括软件安全管理。硬件方面应严把信息存储载体的质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。软件方面，要通过采用多级权限、密码管理、多层结构、加密通讯、防火墙等各种安全控制方法，有效地保证系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。

（三）建设专职队伍，提高管理水平

人才是档案信息数字化的保证，科技人才是档案数字化建设的关键。档案信息数字化是一项技术性很强的工作，这对档案工作者提出了更高的要求。档案工作者除了掌握档案基础理论知识和档案管理知识外，还应掌握计算机技术、网络技术等现代技术知识。档案管理部门一方面要积极引进具有计算机等专业知识的专门人才；另一方面要加大对现有档案干部队伍素质的提高，举办各种信息技术培训班，为档案工作者综合素质的提高创造条件。尽快建立管理型人才为基础，复合型人才为重点，高科技专门人才为骨干的档案干部队伍体系，以满足档案信息化建设的需要。

档案信息数字化建设是一项复杂的系统工程，牵涉到技术、政策、法律、管理等方方面面，许多问题需要深入探索研究。我们必须抓住国家信息化建设和“加强信息资源开发利用工作”的契机，创新工作机制，加快档案信息数字化建设的步伐，促进档案信息化建设的进程，充分发挥档案信息资源的作用，推动档案事业的新发展。

参考文件：

[1]陈勇.论电子政务系统中的电子公文管理[J].办公自动化。2006（9）.

[2]吕元智.数字档案馆信息资源建设管理研究[D].武汉大学，2004.

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【 abstract 】 the highway engineering construction to have large scale construction, long life cycle, the highway engineering structure and process complex, environmental influences change is big and related units in many features, construction of the construction of the project is in the dynamic conditions of implementation, so the highway engineering archives management for highway engineering construction have been invaluable the important role.

【 key words 】 file management, integrity, management system, personnel quality

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

一些同仁认为,档案资料整理是非常琐碎的工作,因此对档案管理工作只是敷衍了事。但是近年来一些频繁发生的公路工程质量事故,包括桥梁、房屋的突然垮塌,特别是道路桥梁垮塌案暴露出来的公路工程质量问题,都给我们提出一个十分客观的问题:事故发生后我们以什么为依据来分析事故原因?以什么来鉴定事故责任等等?从中我们不难看出并发现，只有依据工程档案来分析还原认定，所以公路工程档案管理的工作质量也是公路工程质量的重要构成部分。

公路工程档案管理工作的好坏,不但可反映出工程管理的规范性，更反映出工程管理人员的素质高低。借鉴以往获得重大奖项的公路项目,无一不是对工程档案管理工作都是极其重视的、对档案的编制及管理极其严格的。因此,笔者从三个方面简单阐述公路工程档案管理绝对不是可有可无的。

1、档案收集的系统完整性

1.1、档案管理人员应高度重视两点档案资料的收集工作

1.1.1、办公室收发文件时要严格、细致地做好档案资料收集。

1.1.2、日常收集与年底归档整理时要特别注意查漏补缺。

1.2、档案收集工作全员参与的必要性

只有通过上至领导干部下至全员职工的共同努力,才可将公路工程档案资料收集得更为齐全和完整,才能在今后的公路建设中,把最系统和最有价值的档案信息传递给使用者。

1.2.1、单位各部门、各科室的每个职工均负有搜集上交相关数据信息的职责,部门领导要周密部署,明确专人负责工程文件、具体数据、声像资料的收集归档整理工作,对每个项目都不放过,要把施工中形成的报告、请示、批复、图纸、合同、招投标书账册、会议记录等等资料收集归档,做到当天收到当天进行归纳整理,避免遗漏，确保归档文件、数据和声像资料的完整性。

1.2.1从领导到干部职工都要增强“档案意识”,加大宣传力度,抓实、抓好档案管理,营造“公路工程档案人人有责”的正确观念,激发大家收集整理档案的热情,为档案工作的完整性提供坚强严谨的组织保证。

1.3、公路养护工程档案管理实例说明

养护部门在进行专项、大修工程档案验收时，应把验收工作重点放在以下几个方面上：

1.3.1、工程档案资料齐全、系统和完整。

1.3.2、工程档案资料真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况。

1.3.3、工程档案已整理立卷，立卷符合有关规范的规定。

1.3.4、竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，并盖有竣工图章；要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；文件材质、幅面、书写等符合要求。

1.3.5、为保证养护工程档案达到规范化、标准化，养护工程档案管理人员应对本年度的专项大修工程按照工程名称进行系统整理，并编写科技档案归档目录，方便日后查阅。

2、建立健全档案管理制度

2.1、有效利用现代办公设备

充分利用数字摄像机、扫描仪、计算机等现代化设备与技术手段，对公路建设和养护期间档案资源实行信息化管理，并进行系统化的整理编辑和存储。通过对公路工程档案的存储数据，以达到有效资源的合理利用与共享。

2.2、明确分工，定岗定责

明确项目档案的分管领导及各部门职责分工，将项目文件资料的形成、积累和管理列入有关领导和部门管理人员的职责范围工作标准或岗位责任制，严格公路工程建设各阶段档案的职责义务。

只有工程项目建设各阶段档案资料的有序管理，才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范，才能保证促使施工技术材料记录齐全。

3、提高档案管理的人员素质

加大档案人员队伍建设，通过培训,强化档案人员的信息意识、保密意识等等不断提高档案人员职业操守和业务技能。档案员作为国家财产的保存者和守护者,应本着对历史负责的态度,认真钻研业务,开展深层次的研究,发挥档案的价值,为实现档案的社会功能尽到自己的责任。

3.1、新时期的档案工作者应具有较高的修养、情操以及档案服务部门所特有的良好风范与气质,应不断增加自身的学识,提高自身的修养以及良好的职业道德,从而提高档案工作在社会中的地位,多从他人身上吸取优秀的经验，取他人之长，补自己的不足。

3.2、营造向上积极的工作氛围，增强系统凝聚力，从而使档案人员对其职业产生自豪感和满足感。

3.3、将一段时期内的工作任务设立为目标，并以此作为奖惩标准，充分调动档案管理人员的工作积极性。

档案管理工作的性质决定了其管理人员必须具备过硬的理论知识和专业技能，因此，要打造高素质的公路工程档案管理人员队伍，就必须改变以往的用人制度，实行竞争上岗的用人原则，坚持学历与能力相结合并且以能力主的用人机制，在职务晋升时应建立公开、公正、公平的用人制度通过采取举办培训班和座谈会，档案检查指导等多种形式，提高公路工程档案人员队伍的整体素质。

4、结语

国家为了加强档案管理工作,不断地颁发档案管理的法律法规。众所周知，档案管理是一项系统工程, 新时期下的公路工程档案管理工作,在一定程度上既存在困难也存在希望,因而努力实现公路工程档案的创新和发展是势在必行的。

公路工程档案管理工作如何适应新形式,已经成为当前档案管理工作者亟待研究和解决的问题。由于公路工程资料收集和整理是一项系统性、长期性和繁琐的过程,牵涉部门多,覆盖范围广，因此需要各部门上至领导，下至员工共同努力。

为此我们必须要改变档案管理工作长期封闭的局面,摒弃旧的观念,创新发展,开拓视野,全力以赴地搜集相关的档案信息。

参考文献

1、公路工程资料管理.赵立娜，闫新房.化工出版社：2007年6月

2、电子文件管理基础.丁海滨，赵淑梅.中国档案出版社：2007年3月

3、文书工作与档案管理.徐彦.东北财经大学出版社：2007年5月

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企业产品档案是指企业在产品设计、加工制造、质量检验等全过程中形成的具有保存价值的不同载体的产品技术文件材料。对于船舶企业的产品档案来说，除了生产图纸以外，船舶设备资料也是其重要的组成部分。

1.船舶设备资料的归档有利于维护船舶企业产品档案的完整性维护企业产品档案的完整性，就是要保证产品档案的齐全成套，不能残缺不全。船舶企业仅依靠生产图纸并不能实现一条真正的船只，缺少了设备资料就相当于一条没有任何动力的船，只是一个空壳。只有将船舶设备资料归档才能反映出船舶在建造过程中的所有活动和整个的历史过程。

2.船舶设备资料的归档有利于维护船舶企业产品档案的准确性维护产品档案的准确性，就是要保证产品档案同它所反映的对象相一致，保证产品档案能如实地记录和反映生产活动的客观实际，确保产品档案的质量和真实性。船舶设备资料几经修改确认后，和最初厂家提供的资料会有相当大的不同，它们是根据每个系列船只，甚至是每条船的实际情况来确定的，并且这些资料的形成过程完全可以由船舶企业控制，能体现设备的准确性和唯一性。我公司曾经为南京长江油运公司建造了70000吨化学品/成品原油轮船，在安装锅炉系统时，由于施工期紧迫，且厂家没有及时提供正确的设备图纸，导致电缆铺设错误，造成了不必要的返工和一定的经济损失。可见，船舶设备资料的准确性对于船舶建造的重要性。

3.船舶设备资料的归档有利于维护船舶企业产品档案的系统性维护产品档案的系统性，就是要保持产品档案材料之间的有机联系，不能割裂分散，杂乱无章。例如，集控台是在集控室内操纵主机、监控机舱状态并与驾驶室联系的重要设备，其上布置有各个系统的多种设备以及各种指示灯、开关、按钮。所有布置在集控台上的设备其外形开孔尺寸及接线情况都要有精确的数据，因此集控台上的设备资料及台内接线图纸必须经历反复几次的校对与核查，最终完成集控台的整体设计。所以设备资料和设计图纸互为条件，互为补充，缺一不可，将设备资料做为船舶产品档案的组成部分进行归档管理，才能确保产品档案的完整性和系统性。

4.船舶设备资料的归档有利于维护船舶企业产品档案的安全性维护产品档案的安全性主要是指两个方面：一是形式上的安全，即保护产品档案的载体材料、线条、字迹不受损坏，延长产品档案的自然寿命。船舶设备资料的样本是由设备厂家提供的，船舶企业没有原始的样本，也无法保证设备厂家能保留这些资料的过程记录和最终样本，所以船舶企业保存的这些完整准确的资料一旦损坏或丢失就无法补救。二是内容上的安全，即保守产品档案的机密，不向外泄露，建立健全产品档案保密制度、保管制度和检查制度。船舶设备性能是体现船舶性能的主要指标，一旦记录这些设备性能的资料丢失或泄露，就相当于整条船技术的流失。目前各船舶企业竞争非常激烈，尤其是近年来船舶建造订单逐渐由韩、日船厂向中国船厂转移，中国船舶企业也逐渐由大吨位船舶建造向高科技船舶建造转变。我们的迅速发展给韩、日船企带来了巨大的威胁和压力。他们不仅惊叹我们建造的船只外形美观、布局合理，而且感叹我们建造船只的高性能、高附加值，更想方设法想要探寻我们设备的性能和参数。所以中国的船舶企业要高度重视设备资料的安全性和保密性，保证和维护中国船舶企业在国际上的竞争力。

二、建立船舶设备档案管理机制对船舶企业具有重要意义

1.建立船舶设备档案管理机制能为船企建造船只、安装设备提供有力依据船舶设备的安装和调试必须有设备安装图纸和说明书做为依据。船舶设备科技含量较高、结构复杂，如果没有设备资料，就无法安装、调试，设备无法正常运转，出现问题也无从下手解决。我公司在为新加坡太平集团建造6600箱集装箱船时，由于锅炉系统的说明书没有及时提供，导致船舶交船期推延，造成巨大的经济损失，而这种无法按期交船的名誉和信誉损失，更是我们无法估量的。

2.建立船舶设备档案管理机制能为后续船舶设备的选型订货提供依据由于船舶设备的功能强大、价格不菲，在参考船舶的需要和设备的性能时，设计人员会和厂家进行详细反复的技术协商，并签订技术协议，而设备档案就能为此项工作提供依据和参考。我公司在为新加坡万邦航运公司建造45000吨化学品/成品油轮(CP450MKII)时，就是以46000化学品船(CP450)为设计母型船，CP450MKII船的设备选型完全参照了CP450船，从设备的设计阶段、生产阶段和安装调试阶段都有准确的资料做为依据，在圆满交工的同时为我公司大大降低了设计成本，增加了经济效益。

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河南煤化集团新疆公司自2008年进疆以来，发展迅速，在伊犁、准东、吐哈、库拜已形成四大产业基地，目前正有序的向克州和塔城地区拓展。产业涉及煤炭开采及洗选、煤化工产品开发、电力、物流贸易等。笔者在参与的130万吨/年焦化项目、20万吨/年焦炉煤气制甲醇项目、40亿立方米/年煤制天然气项目及2×1000MW煤电一体化等十余个大项目的建设工程中，逐渐领悟到，加强项目档案管理，对于促进项目的健康发展的是非常必要的。

1、加强项目档案管理的意义

项目档案记录了项目建设的全过程，是项目建设的历史见证，是维护建设单位和各参建单位合法权益的重要凭证，同时项目档案也是项目建设后生产、管理、维修、维护、改建、扩建的重要参考文件；这不仅仅是建设单位单方面的工作，它从形成、收集、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理、设备供应与安装等参建单位共同来完成，具有不可再生，很难办理，经手人员多，人员变化大等特点。因此，加强项目档案管理，确保项目档案的齐全、完整、准确具有非常重要的意义。

2、项目档案管理的现状

计算机的出现，不仅给生活带来的翻天覆地的变化，同时也给项目档案管理带来了极大的方便，运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，计算机的引入，是档案管理史上的一大飞跃。总体形势让人乐观，但是项目档案管理仍存在着不少问题，急需进行改进。

2.1 项目文件管理的职责混乱

各参建单位之间文件材料的收集整理分工不明确，对范围内应收集、归档的文件材料不清楚，没有正确地执行文件形成部门整理文件的规定。

2.2 项目档案管理人员流动性大

特别是项目建设处于初期阶段时，人员框架还未组建完善，专业技术人员调动频繁，资料管理没有统一的流程，一般由临时指定的兼职档案管理人员保管各种会议文件及初期的审核或批复公文。待项目走上正轨时，项目档案已几经移手，难免有重要文件出现缺失遗漏。

2.3 项目文档资料收集不齐

建设项目前期文件缺失较多。如：项目委托书、重要的会议纪要等；建设项目设计文件不全，如：方案、设计等文件的优化方案；建设项目施工文件不全，如：质量监督检查报告、竣工报告及竣工签证书、设计变更通知单、竣工图纸等；建设项目监理文件不全，如：工程进度计划报审表、设计变更报审表、特殊工种资质报审表等；设备文件不完整，如：无设备开箱记录、无检验报告等。

2.4 存档文件不规范

文件格式不规范，文件材料没留装订线；签认手续不完整、不真实；使用不耐久字迹材料记录文件；文件材料的内容自相矛盾（竣工图与设计变更不符）；部分重要文件存在代签等现象。

2.5 文件材料整理编目不规范

文件的组卷不合理，如：施工文件中的安装记录文件与相关文件（工程质量报验单）等分别组卷；案卷标题拟写不规范（名称、内容、文种）；案卷题名没有提示卷内文件的全部信息等。

2.6 建设项目文件整理归档不及时

平时对文件资料不注意收集，工程收尾临近工程达标投产验收时才突击整理，很难保证项目档案的齐全、完整与准确。

3、如何加强项目档案管理

随着河南煤化新疆公司项目发展的不断深入和壮大，在工作中形成的档案材料越来越多，对档案管理的要求越来越高，所以加强档案管理工作，使项目档案更好的服务于项目发展显得尤为重要。

3.1 健全档案管理制度，提高档案管理意识

要从思想上认识到项目档案管理的重要性，切实增强档案管理的责任感，树立认真负责的工作态度。制定适合项目实际的制度，使档案资料的收集、整理、编制工作有切实可行的依据，在项目实施过程中明确项目各参与单位在档案管理工作中的所负的责任，使档案管理自始至终贯穿整个项目实施过程中，把档案管理作为项目管理工作的重点。

3.2 加强档案知识学习，提高档案管理人员的素质

项目档案管理是一项专业性较强的工作，要求档案管理人员人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。随着当今社会和经济生活的快速发展，对档案业务的管理、服务等各项工作也提出了新的要求和挑战，如果档案人员知识过于老化单一，面对新情况、新问题就很难提出解决的办法，因此档案人员要适应新形势，把学习作为工作生活中的第一需要，做到努力学习，不断提高自身综合技能，不仅要掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，还要熟悉所属项目工艺流程，实现由单一专业型向多样复合型的转变。

3.3 及时收集档案资料，合理分类归档

在项目建设与管理过程中及时收集、整理每个阶段形成的材料，严格把关，认真进行核查验证，剔除不真实不规范的材料，根据档案建设的要求及时督促有关建设单位在规定的时间内形成完整、规范的材料，杜绝后记、补记、伪造等现象的发生。在档案的整理过程中，要明确立卷归档材料的重点，区分不同类型，并按短期、长期、永久三大保管期限准确把握立卷归档的时效性，及时做好资料的收集、审核、完善、整理、归档、移交等方面的工作。

3.4 档案工作现代化

计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。运用计算机管理档案工作，须加速实现档案工作人员素质现代化，档案工作人员素质现代化的主要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。档案工作的性质决定了档案工作者既是专业型人才，又是管理型人才，只有拥有一批具有高素质的新型档案人才队伍，档案事业才能不断兴旺发达。

档案工作者肩负着历史的职责，有义务将接收的所有档案运用计算机管理，丰富科技信息资源，推动科研事业的发展。实践证明计算机管理档案既提高了科技档案的管理水平，也促进了管理工作进一步向科学化、系统化和规范化方向发展。

参考文献：

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（一）可以提高档案管理工作的安全度。纸质档案的质量极易在外界自然、社会背景的作用下，受到损坏。比如气温、空气湿度、自然灾害等要素都会缩短纸质版文件的使用寿命，长时间的保存，可能会影响其完整程度。而与纸质版资料相比，电子版的保存时间更长，质量更高，而且可以在备份等软件的应用下，快速地实现复制、粘贴、修改等工作。办公自动化系统的运用下，档案可以进行电子化存储，不仅提高了资料的可读性和储存性，还能够按照相关工作人员的不同要求完成不同格式的存储工作。在办公自动化技术的帮助下，文档的传送、查阅更为便捷，还能有效防止档案出现遗失问题。

（二）可以提升档案管理工作的效率。医院档案和电子信息技术相配合，科学地协调了文书处理和档案管理二者的联系，工作者需要每天按时整理归纳好当天的文件资料，使之变成电子档案，这有效地防止了档案丢失的后果，并且使档案的完整性和可检索查找性得到了保障。特别是那些病历档案，必须得到真实全面连续的记录和保留，能准确反映病人的治疗情况与病情变化过程，提高办公自动化程度，能够使医护工作者快速精确地了解到资料记录的实际情况。

二、医院档案办公自动化的不足之处

（一）自动化管理制度的不科学。当前社会的许多医院档案信息化水平还不够成熟，软硬件设施不全，且电子档案的储存也得不到保证，致使患者病历等资料泄露。虽然医院对档案管理事业的关注也越来越多，但是自动化系统的不完善，管理机制的缺失，都导致档案管理走不上科学的轨道，从而造成医院的资金浪费非常严重的问题。

（二）办公自动化系统不健全。目前，许多医疗机构在办公自动化设备和软件的配置上不够完善，资金供给不足，使办公自动化水平不高，档案系统不健全，这些情况最终导致医院的档案管理水平较低。鉴于当前的办公室自动化系统开发商的技术实力高低不一，使许多被开发出的软件无法满足档案管理的工作要求，自动化系统内部也缺少传送电子资料、归档管理资料相结合的电子档案管理子系统。

（三）档案管理信息化的专业人才不足。虽然现在许多医院在购买和配备先进设备方面有了更大幅度的资金投入，但是在人才配备和补充方面还没有投入必要的重视，导致档案信息管理工作比较落后。档案管理工作者总是不具备办公自动化领域的理论基础，医院单位也没有针对内部工作人员安排专业化的知识和技能培训，进一步加剧了?t院档案管理水平低下的严重程度。

三、做好办公室自动化环境下医院档案管理的措施

（一）制定规范的管理标准。目前，医院档案管理的有关工作流程包含了归纳整合、搜集、保存、编排、统计以及检索等等步骤，这些保证了档案管理标准的制定和确认，促使所制定的标准与国家档案部门法定标准相吻合。如果文件管理和档案管理是分离的，那么两者之间就会存在越权问题，尤其是文件归档的前期容易发生这样的情况，因此，工作人员需要严格把关，开展标准化的高效率管理工作。其次，在业务流程和技术操作过程中，文件处理、归档和一些著录中都应制定统一的格式和标准，同时确保不同的接口类型中的档案能顺利、安全归档。

（二）建设高素质的档案管理人员团队。我国的医疗卫生事业正在不断地发展和壮大，医院档案数量也在不断增加，这就增加了档案管理人员的工作量，加上现在更多各种各样的新型技术不断涌现，档案管理方法日趋科学化，只有能驾驭这些新技术和方法的工作人员才能做好档案管理工作。对此，医院要加大对档案管理人员的知识培训力度，为档案管理工作人员提供更多的学习机会，优化知识结构，提高综合素质，以便适应办公自动化环境的需求。

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引言

近些年，计算机技术不断地发展，同时在计算机工作人员的努力下，对于人们日常生活中难以应付的，工作量大的困难工作都由计算机代替人工来运行。计算机早在几十年前就已经存在，当时的计算机就能够十分精确且快速的完成一系列人工无法媲美的工作，所以在这几十年的发展中，计算机的性能优点也越来越显著，人们将他穿插在日常工作中已成为十分普遍的现象。对于档案管理工作来说，该工作建立在大量的数据基础之上，而处理数据恰巧就是计算机最擅长的地方，其能够比人工更高效地完成档案管理工作。因此，将档案管理工作与计算机技术相结合是很有必要的。

1档案管理工作与计算机技术

计算机技术之所以能够被利用到档案管理工作中去，基于档案管理工作的工作性质，所以了解计算机技术在档案管理应用中的必要性首先要了解档案管理工作究竟是什么，在此基础上对计算机技术应用于档案管理工作的必要性的分析才更具说服力。

1.1档案管理工作内容

档案管理工作，是指对档案进行管理并对其提供利用服务的工作。在档案初到档案室时，档案管理员需要对档案进行收集，再进行详细的分类，最后经过一系列工作后将其保存供给下次利用。在这个过程中，最重要的就是对档案的进行分类，因为档案管理员往往保管着大量的档案，且档案往往零散混乱、量大难以分类，在档案逐渐增多的过程中，对档案进行合理的分类对于下次快速找到档案并予以利用具有非常重要的影响。同时，快速找到档案位置，是工作效率能否提升的关键之处。因此分类档案保存档案是每个档案管理员的最重要的工作部分。所以我们说档案管理是建立在大量数据的基础之上。

1.2计算机技术在档案管理应用中的必要性

根据上文对档案管理的论述，我们可以了解到档案管理是一项工作量大、难度大，需要在保存大量数据的同时又确保精确的一门工作。这样的工作对于人来说，确实是一项很耗费精力的工作，且工作效率难以得到保障。但将档案管理工作与计算机技术结合后会有很大改变。计算机技术是一种高速而精确的技术，他本身的运行就建立在计算机数据的运行之中。而且计算机拥有大量的储存空间，它能够在自己的计算运行中建立起一个丰富的分类储存程序，可以将大量的档案精确的进行分类。计算机在计算分类后可形成检索窗口，人们可以根据自己的需要通过计算机检索功能快速找到自己需要的东西。另外，计算机技术改变了以往传统的档案管理方式，他不再是将数据记录在纸面上，而是将数据记录在计算机中，不仅方便了记录，同时利于档案的保存，而且保存在计算机中的档案可以利用计算机的网络传递功能快速地在不同计算机之间传输，从而提高工作效率和档案保存的保密性。基于以上计算机技术在档案管理应用中的种种优点，我们可以说计算机技术在档案管理中是很有必要的。

2计算机技术与档案信息管理的创新结合

根据前文论述计算机技术在档案管理中的应用十分必要，因此随着计算机技术发展的不断进步，计算机与档案信息管理的功能也应该随之而提升，我们可以根据档案利用的实际要求对档案和计算机技术结合进行创新，这样在未来的发展中，计算机技术就会对档案管理产生更加重要的利用价值，我们的工作效率就会随之提高。

2.1利用计算机技术设计多样化检索工具

计算机技术可以利用多媒体显示数据，那么，在计算机档案管理工作完成后，我们可以利用计算机技术设计出更便于检索档案的工具，再利用多媒体技术显示出来。例如对于网络虚拟档案，我们可以精炼提取档案关键词和档案类别，需要者可以根据档案关键词、档案类别等等进行筛选。其次对于实体档案文件，我们可以利用计算机进行位置导航，精确筛查出档案放置的位置，帮助需要者找到档案。其次，计算机同时也可以记录档案取阅者的信息，以便档案在出现问题时可以找到责任人。利用计算机进行设计档案检索工具可以将计算机对档案的分类利用的优点发挥的更大。

2.2利用计算机技术帮助使用者理解档案

档案记录在计算机中时计算机会对其进行读取提炼关键词，所以计算机对档案信息的读取十分全面，计算机可以明确地对档案内容进行分列概述，那么我们就可以利用计算机的这一优点对档案进行转化以帮助使用者更方便的利用档案，例如我们可以将档案文字在需要时转化为语音以便档案利用者方便利用档案资料或者是在必要时可以采用语音记录将语音转化为文字生成档案保存。又或是档案资料在具有一定的关系时我们可以将其转化为关系图表以便我们可以直观地看出资料关系以提高工作效率。计算机技术同样在图像、字符、影响等方面进行转化，我们都可以利用计算机的这一优势将各种不同形式的档案资料进行不同形式之间的转化从而方便保存利用。

2.3利用计算机技术进行档案保密

档案有时是需要保密的，而人工的保密存在一定的不确定性因素，那么我们就可以依靠计算机技术对档案进行保密，同时还可以计算机技术对重要档案进行来访记录，以确保重要档案在保存中能够确保安全。例如我们可以计算机技术建立一个专门供档案传输的通道，这个通道不需要联网且仅供档案传输，计算机两边的交换者可以利用这一通道进行档案之间的交换传输，在这个绝密通道交换的时候需要使用者录入使用者信息，这样就能大概率的保证档案可以在安全的情况下被使用，同时又避免了实体档案在传输过程中可能会出现的丢失损坏情况。另外计算机可以利用数据编程系统在档案出现被盗取的情况下自动将档案进行封锁，这样又对档案的安全提供了另一重保障。

3顺应社会信息化的要求,全面提高档案工作者的素质

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2人事档案管理信息化必要性

人事档案管理信息化是顺应时代潮流的必然趋势，其离不开现代化信息管理系统的有效支持，同时工作人员还应具备较高的信息化素质，不断的更新工作思路，方能令较多重复冗余的工作变得更加简单、便利。实践工作中为确保档案资源更加有效、更为科学，应通过整合信息化手段，创建完整的信息数据库。人事档案内容之中最能够反映工作人员实践能力、取得成就的信息收集起来具有一定难度，为此应通过信息化手段，创建科学合理的网络系统模块对员工有关的奖励信息进行登记，弥补人事档案内容空泛的缺陷问题。人事档案管理信息化必要性在于，广大应用者可更合理的看待个人档案，更新以往对人事档案的错误认识。员工还可利用信息化系统自主充实有关奖励的信息，提升人事档案管理重视度，渐渐养成个人信息归档有责的良好习惯。由档案管理工作人员层面来讲，人事档案管理信息化不仅可充实个人信息还可凸显员工个性，由以人为本的角度入手汇总有关奖励信息与材料，还可使搜集档案难度大大降低，显著提升实践工作效率，为挖掘有价值信息提供基础的原始材料。信息化平台的设计应用应全面考量安全性以及有关应用管理权限，预防信息内容被恶意篡改、删除或是非法应用。员工个人补充档案信息应经过档案机构的审核方能，通过验证原件材料有效预防弄虚作假问题。人事档案资料的查缺补漏工作开展起来难度较大，需要不断的重复验证，涉及数据量庞大且耗费较多时间，应用信息化管理系统则可有效的应对重复不断同时具有一定规律的资料内容。人事档案信息的十个类别体现了严格规律性，对此类规律做深入细致的研究，可依照人事档案内容之中的基础信息编写查漏信息表，同当前的人事档案目录做比对研究，并全面统计出欠缺的材料。应用计算机信息处理手段，可依照人员信息各个项目为员工定制查漏目录表格，同他们的人事档案目录做对比查漏，进而令此项工作能够批量化进行，通过自动化控制手段显著缩减档案员工不断从事的脑力劳动，大大提升实践工作效率。另外，需要依照现实状况做更新调整，令其向着智能化方向发展，满足查漏工作需要。此工作可由人事档案信息化管理系统之中的功能模块完成，通过模块完成有关系统数据项、信息内容的模糊性对比以及子系统二次开发。

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中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）23-0217-02

0 引言

随着经济的不断发展，文书档案的管理模式也在不断更新。整理和收集文书档案的电子文件，不断推行电子化管理方法，是目前文书档案管理需要解决的主要问题。文书档案的数字化管理模式主要是应用不断发展的数字化技术，比如，数字压缩、文件扫描、影音文件以及视频文件等，通过文字识别技术获得图片文件，并且利用先进的存储管理手段将图片储存于数据库中，有利于对文书档案的及时检索，同时凭借网络技术实现文书档案的数字化管理。基于数字化管理模式的文书档案管理模式可以实现网络共享和文书档案的远程传递，可以建立起及时、快速、精确、全面的数字化档案管理系统，从而能够实现文书档案的智能检索，最终能够提高文书档案的利用率。

1 建立文书档案数字化管理模式的必要性

1.1 文书档案数字化管理是信息交流的基本要求 目前经济正在飞速发展，文书档案的使用需求不断增加，在各部门之间进行文书档案的交流日益频繁，因此，人们需要一种更加便捷、有效的途径获得各类所需要的文书档案，需要文书档案管理部门能够建立一种有效的文书档案数字化管理模式，从而实现部门之间文书档案的信息共享。

目前，数字化技术水平飞速发展，并且在很多领域得到了广泛的应用，所以，文书档案的数字化管理是文书档案信息资源管理的关键。

1.2 文书档案的数字化管理是档案管理现代化的主要模式 随着信息技术的不断深入，文书档案的管理应该紧跟时代前进脚步，不断地进行文书档案的信息化管理模式的创新，极大地提高文书档案的管理效率，转变传统的文书档案管理的模式，因此，文书档案的管理模式应该顺应时代的发展方向，充分地发挥出文书档案信息资源管理的功能。数字化管理模式是文书档案现代化管理的关键方法，是文书档案管理和信息技术、网络技术、多媒体技术等现代化数字技术相结合的产物，在文书档案管理应该得到全面的推广，这样才能真正地促进文书档案信息管理的创新发展，能够有效地满足各部门对文书档案的实际需要。

2 文书档案数字化管理所面临的问题

文书档案的数字化管理模式是提高档案现代化管理水平的主要方式，文书档案数字化管理的模式中，档案管理机构在进行文书档案管理的过程中投入了大量的人力、物力，并且对文书档案进行了非常烦琐的数字化加工处理。数字化加工需要将文书档案通过图片扫描的方式转换为电子文档，并且将电子文档录入到数据库中的某个路径下，文书档案的需求者可以通过相应的路径检索到自己所需要的档案信息。

然而文书档案管理机构在对文书档案进行数字化管理的过程中没有关注文书档案数字化信息的元数据，缺乏对文书档案数字化信息的管理，因此，文书档案数字化管理面临着许多问题需要进一步地解决。

2.1 文书档案的形式多样，整理和储存困难 目前，各部门的文书档案内容比较繁多，形式也多种多样，假如还利用传统的档案管理方法对其进行分门别类地管理，流程会非常复杂，而且管理效果也不够好，同时一些档案管理工作人员需要花费较多的时间对众多的文书档案进行管理，文书档案管理的水平无法达到要求。传统的文书档案管理模式存在着比较大的缺陷，由于文书档案的数量较多而占用较大的空间，如果文书档案的储存环境不佳，可能会导致文书档案的损坏，因此在数字化管理方法上还没有得到进一步的发展。

2.2 文书档案的数字化管理所需要的软件技术发展迅速 文书档案数字化管理的基础保障是文书档案管理的配套设施、管理软件以及操作系统，这些因素是文书档案能够进行灵活录入和检索的前提。

目前，信息技术不断发展，计算机的升级速度惊人，因此，经常出现文书档案的管理软件和计算机硬件之间不兼容的现象，经常产生无法读取文书档案信息的情况，一些情况下，新的软件无法使用，因此，这一方面给文书档案管理提出了新的挑战。

2.3 文档信息的安全性不稳定 在信息化发展的今天,尽管文书档案信息管理具有很好的便利性，但是它的信息安全性还具有很多的问题。在网络环境下，导致文档信息保密性差和安全性低的原因有：首先是文书档案信息管理人对文书档案造成的安全隐患。这是因为管理人员的自身素质较低，没有较强的安全防范意识和保密意识，尤其是在对某些得向公众的信息没有进行严格的审查和管理，加之操作人员没有具备相关的计算机安全和网络安全的知识因而对信息的管理操作没有按照规范的程序进行，没有备份好相关的数据资料等。另外，这是因为在现代网络技术、计算机病毒盛行，或者某些黑客们对信息管理系统的蓄意攻击导致文件没有安全的信息保证。这些都使得让现代文献信息的收集管理受到威胁和挑战。

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人事档案指的是在开展人事管控活动的时候，用以记载和反馈个体情况的资料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励出发等方面的原始记录。

一、加强人事档案信息化管理的必要性

1、满足人事档案使用要求的需要。人事档案信息数据库、人事信息查询、检索、统计分析，可以在短时间内生成各种不一样的表格，不过人事机构在考核的时候，多是检查工作者的简历等内容，此类信息是当前的数据库不能够提供的。要想合理的开发出信息资源，提升利用率，确保广大使用人的需要得以满足，就要做实基础工作，在档案日常工作方面尽量实行微机化操作，借助电脑等将图片等变为数据，确保资料信息化，建立起完善的干部人事档案数据库系统，利用干部档案日常管理软件进行档案编目、检索及日常的传递、借阅、材料催缴、查询统计等工作，保护实体档案全文数据库建设的实效性、真实性和正确性是非常重要的。建立全文数据库，使用者在屏幕上就可以很容易地找到并提取，可以方便地查阅以及打印了。

2、人事档案信息管理可以提高利用效率。应该在确保信息高度私密的前提之下，借助信息技术，寻求新的措施，积极利用档案，发挥出信息的作用，将死板的档案变为灵活的信息，为社会法发展贡献力量。切实完善档案信息，添加一些能够体现个人特性以及专业水平的内容，确保档案不再像是过去一样，过于模式化。同时还要加快信息更新速率，确保更新的速率能够和员工的流动速率保持一致。人事档案管理应该对人事档案信息实行动态化管理，探索建立电子人事档案的新途径，通过现代化手段建立人才业绩跟踪系统，不断提升人事档案的价值。

3、人事档案信息管理可以实现资源共享。实施人事档案现代化管理，首先是在人事管理机构中设置信息中心，履行人事管理信息化的指导和技术支持职能。建立规章，规范人事信息流动渠道，使信息中心成为人事信息的唯一收集和者。人事管理工作的基础是对人事信息资料的依赖，人事信息资料信息量大，动态变化频繁、信息交流面广，建立科学合理的人事信息库成为急需解决的问题。信息中心要把信息库的建设和档案管理结合起来，把基础信息与衍生信息、静态信息和动态信息统一起来。要想获取上述的目标，就要确保拥有充足的技术工作者，而那些既了解人事资料，又对信息知识很熟悉的工作者是组建团队的首要选择。要想真正实现信息化管理，首先也是必须要做的就是合理的使用网络技术，解决好信息共享问题。要想体现出网络的优势，就必须将信息中心当成枢纽，将权限授予信息使用人，确保信息服务能够持续循环。

二、加强人事档案信息化管理的措施

1、强化人事档案管理的信息化意识。要想提高人事档案信息化管理水平，首先就要让档案工作人员接受人事档案管理信息化的观念，强化他们人事档案管理信息化的意识，只有有了意识，才会付诸于行动，因此，可以对人事档案管理人员进行信息化意识的培养，营造信息化管理的氛围，工作人员对人事档案管理的信息化有深入的理解和认识，才有可能从根本上改变了工作人员思想观念，使得传统的人工管理档案更加顺利的转变为人事档案的信息化管理，为人事档案管理的信息化建设打好思想基础。

2、完善人事档案信息化管理的设备基础。先进的信息管理设备是对人事档案进行信息化管理的物质基础，为了提高人事档案管理的信息化建设水平，企业或政府单位一定要加大对人事档案管理的经费投入力度，为档案管理部门购买先进的管理设备，改善、优化网络环境，形成一个设备齐全，且能满足档案信息化管理要求的管理设备系统，有了优越的环境基础和技术支持，人事档案管理的工作效率将会大大提高，人事档案管理的信息化建设进程的步伐也会加快。

3、提高档案管理人员的专业素质。人事档案的管理的主体是相关的工作人员，他们是对人事档案进行管理的主宰，决定着人事档案管理信息化进程的速度，要想提高人事档案管理的建设水平，一定要想办法提高档案管理人员的专业素质，提高他们的理论水平，对他们进行一定的计算机操作技术、信息管理技术等相关的培训，帮助他们熟悉网络环境操作，还可以引进一些档案信息管理的专业人才，他们拥有深厚的理论基础和高水平的管理技术，创新意识强，在他们的带动下，实现人事档案管理的专业化，加快人事档案管理信息化进程。

4、实现所有档案数据化。有了思想基础、物质基础以及专业与技术基础作保证，人事档案管理的信息化建设接下来要做的，就是把所有的档案都形成信息数据，现在的人事档案管理部门存在着大量的纸质档案，需要经过工作人员的努力，把这些材料的原始信息都经过扫描、录入电脑，还需要设计一个合理的、完善的人事档案管理系统，将单位内的所有人的档案进行统一的信息化管理，通过资源共享，在全国范围内，所有企业的人事档案数据之间可以互相参考，建立起全国性质的人事档案信息管理系统，提高人事档案信息化管理的建设水平和高度。

结束语

综上所述，加强人事档案进行信息化管理，可以提高档案管理工作人员的工作效率，实现档案资源的共享，方便了企业对人力资源的管理和有效利用。

参考文献

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【关键词】高校档案管理 物联网技术 应用 必要性

高校档案管理中的物联网技术，主要是在高效档案管理中，通过加强信息传感设备的应用，在一定的协议下，实现档案与互联网的联系，从而在交换信息和通信的过程中达到识别智能化、定位自动化、追踪动态化和监管一体化的现代网络技术，从而达到“物物对话”的目的，因而其在整个智慧校园建设中有着不可或缺的作用。

1 应用现状概述

1.1 就实体档案而言

主要是通过物联网技术将实体档案所在的位置实时的反馈出来，不仅能促进手工操作的简化，而且还能从传统的繁琐的档案管理工作中解脱出来。利用这一技术进行档案信息查找时，主要是利用芯片进行信息交换，从而得到想要的信息。尤其是在重要档案管理中，利用网络监控应对其所在地点进行查询，且利用服务器对其调阅记录进行记录，对于出现的异常能及时的进行警报。这主要是因为档案信息在芯片中存储，当储存环境变化时，就能准确的感知，从而实现对其的精准控制和实时预警，对于实现档案管理的智能化和科学化具有十分重要的意义。

1.2 就档案库房而言

通过物联网技术的应用，对整个档案库房实时全天候24小时不间断、无缝的监测，并能结合实际需要，对库房的环境进行调节和优化，从而达到智能化监管档案库房的目的。加上很多档案自身在存放环境上要求较为特殊，通过这一技术对库房环境的监测，就能有效的提高档案管理的安全性，及时的掌握其情况，利用所采集的数据与预先设定的监测指标进行对比之后，就能有效的提出相应的提示和警报，从而更好地利用远程视频对库房的运行情况进行观察。

1.3 就档案馆舍而言

主要是利用这一技术构建互动式的档案馆厅、展览馆和博物馆等，这样就能实现一馆多能多用。

2 必要性分析

2.1 有助于档案管理网络化的实现

要想实现网络化的档案管理，主要是在利用网络将信息化的档案数字信息存储在数据之中，并利用网络为师生提供查询和使用。所有档案的卷宗上均贴上标签，并将其与数据库内的数字信息之间相互对应，加上智慧校园网络的支持，给高校档案管理利用效率的提升奠定了坚实的基础。档案管理人员只需要点击鼠标就能清点和移交档案，并对其进行在线整理、在线发挥，所有校园用户均能对开放的高校档案信息进行查阅。所以高校档案管理中加强物联网技术的应用就显得尤为必要。

2.2 有助于档案管理智能化的实现

在物联网技术的支持下能实现档案管理平台的智能化，主要是因为在档案查询和归档时均能实现自动化的完成，不仅能加强与档案管理人员的交流，而且还能与档案进行直接对话，并对工作环节规范与否进行判断，有效的确保档案的安全。例如在查阅者进入档案馆之后，利用管理系统就能有效的对其身份进行自动识别，并对其权限进行判断，若非法进入，就会及时的报警。这主要是因为档案馆中安装了诸多传感器，能有效的对馆内的环境参数进行实时的采集、分析和监控，利用传感器的性能完成不同的工作。例如利用温度传感器能对馆内的温度进行智能化的调节，既能满足实际需要，又能有效的降低能耗。而光控传感器则能在智能照明系统中调节馆舍的亮度，收集每个位置的光照信息，并智能化的调节灯光的亮度和窗帘的开度。而烟雾传感器则能有效的监控和探测烟雾，一旦存在烟雾就会报警，有效的避免出现火灾事故。即便是出现火灾，也能及时的报警，消防人员就能利用视频监控查看现场情况，并利用灭火器控制单元自动化的远程打开灭火装置，为火灾的初期救援和救援方案的确定具有十分重要的意义。

2.3 有助于档案管理人性化的实现

在日益注重人本理念的今天，在档案管理工作中，要想实现人性化的管理，加强物联网技术的应用就是不错的选择，对于拓展档案管理服务水平人性化的提升具有不可或缺的作用。尤其是在当前档案查询者在信息需求方面更加多元化的今天，为了更加全面、个性化的满足需求，在物联网技术的支持下，就能能自动识别身份，从而更好地对其需求进行联想和猜测，进而结合用户所查询的信息对查找的内容进行优化，有效的节约时间的同时提高效率。

3 对物联网技术在高校档案管理中应用的思考

目前，虽然很多高校已经意识到应用物联网技术的必要性，并在实际应用中加强对其的投入，但是物联网技术的应用是否意味着在今后的档案管理中就能实现一劳永逸呢？答案显然是否定，而现实的存在的，一些高校在引入物联网技术之后，过分的依赖物联网技术，错误的任务物联网技术的引进之后就能高枕无忧，而实际是行不通的。因为物联网技术的应用带来了诸多便利，同时也面临着诸多威胁和不足，所以必须引起高校档案管理人员的反思，尤其是在网络安全威胁、用户访问量剧增和管理人员自身等方面的不足，必须针对性的进行处理和完善。这就需要我们切实加强对其的管理和维护，及时的做好网络安全的防护，尤其是在档案查询系统中，加强对其的防病毒和防黑客等工作，加强对其的安全投入，强化对系统的维护，对系统的开放时间、开放量进行优化和完善，强化现有档案管理人员的教育和培训，不断的提高其自身专业技术水平的同时，还应切实加强现代科学技术的应用，尤其是在计算机技术、数据处理技术、互联网技术和物联网技术等方面，才能更好地将其余信息资源进行有效的整合，切实提高档案管理效率，预防进入先建设后规范、先应用后完善的怪圈，否则将得不偿失。

4 结语

综上所述，在高校档案管理工作中，我们只有切实注重物联网技术的应用，才能促进其档案管理水平的提升。但是这必须建立在应用质量方面，在人员、技术和资金加大力度，才能更好地促进管理水平的提升，从而提供更加优质高效的档案服务。

参考文献

[1]周刚，苏本跃.物联网技术在高校档案管理中的应用[J].安庆师范学院学报（社会科学版），2016（01）：135-137.

[2]尹晶华，王秀娟，崔红.物联网技术在高校学生档案动态管理中的作用[J].吉林省教育学院学报（中旬），2014（12）：130-131.

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在传统的档案管理工作模式下，不论是档案的收集、整理、保管还是鉴定、统计、利用，全部都需要人工亲力亲为地去完成，不过在真实的情况下，档案信息量和档案实体数量都非常之大，工作人员想要完成相关的档案管理工作，需要付出非常多的精力，而且容易出现错误，在档案的利用方面更是难以全面发挥出档案信息的价值，因为依靠人工很难从巨量的档案中全面提取、深层次挖掘有用的信息，出现遗漏是常有的事，档案信息的共享程度也非常低，这就最终造成了档案管理工作效率和质量过低的情况出现。而通过信息化的建设，我们则可以有效解决上述问题，不仅可以在很大程度上减少档案管理人员的工作压力，更能使档案管理不论是保存、查询、提取还是分析等都更加快速、全面、精确，同时还能实现大范围的高效数据信息共享，这样一来便可以显著提升档案管理工作的效率和质量，更好地发挥出档案价值，所以在当前加强档案管理信息化建设是非常必要的。

二、档案管理信息化建设的途径

（一）完善档案管理的信息化平台建设。档案管理的信息化建设首先需要的是一套健全的信息化平台，这是进行信息化档案管理的基础条件，因此我们需要完善档案管理的信息化平台建设，根据档案管理工作的具体内容、环节及其特点和需求，设计平台的结构，以模块化的平台设计，对应档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作，为档案管理提供完善的功能，以辅助档案管理工作有效开展。另外，档案管理信息化平台的建设还需要考虑到共享的问题，所以应当设计标准化的内、外部访问接口，以方便对档案信息的访问，提高档案的利用效率。

（二）强化档案管理信息化的安全建设。档案管理信息化的安全建设主要包括两个方面：第一个方面是环境安全建设，即要确保档案管理信息化平台所在服务器处于一个安全的环境当中，防止环境温度、湿度过高，或是发生火灾等意外情况，对服务器造成物理性破坏。第二个方面是要加强网络安全建设，通过访问控制、攻击监控、用户认证等机制，保护档案资料安全，防止外部的不法入侵，确保档案信息数据的完整性、可用性、保密性、可控性。另外，还应当施行定时备份机制，如果档案受到破坏，以便于恢复，尽量减少损失，档案备份应以异地备份为主要方式。

（三）积极推进档案管理信息化的标准体系建设。档案管理信息化决不仅仅是档案的录入、扫描和网络传输，每个步骤都应有其相应的标准，这样才能防止档案管理工作不够规范、统一所带来的一系列问题。所以，我们应当积极推进档案管理信息化的标准体系建设，确保信息化技术条件下的档案管理工作可以规范、有序的开展。具体来说，应对档案资料的归档、管理，档案信息的资源标识、描述、转化、存储、查询、交换与使用等过程制定统一的技术标准，如音频文件按照统一格式进行转化、扫描件要达到统一清晰度，以保障档案信息化工作有统一的工作规范可以依据，使档案信息化工作有章可循。

（四）重视档案管理信息化的人才队伍建设。虽然信息化的平台和技术条件可以减轻档案管理人员的压力，但是档案管理人员依然是影响档案管理质量、效率及其利用价值的决定性因素，所以我们必须重视档案管理信息化的人才队伍建设。为提高档案管理信息化人才队伍综合素质，有必要加强定向培训力度，加强对档案管理人员的继续教育工作，提高档案管理人员的专业知识、业务技能、档案管理信息化技术。可定期组织业务培训及专业技术培训，使档案管理人员掌握局域网、网络设备、数据库、网站、软件系统等信息技术和档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史、档案管理学等档案专业知识，成为复合型的档案专业人才，同时要求档案管理人员具备良好的职业素养、较强的开拓创新意识。