档案管理的必要性范文

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档案是指国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，或组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。公墓档案指的就是公墓在建设和管理的过程中形成的，能够记录和反映公墓的基建情况、财务收支情况、墓穴信息等重要资料。

1 加强公墓档案管理是档案自身属性的本质要求

档案是历史的真赁实据，具有一定的法律效用，这一点它不同于其他文献。档案之所以具有凭证作用，是由档案形成的特点和档案本身的特点所决定的。因为，档案是自然形成的，这种形成的自然性，决定了档案记录历史情况的客观性，档案是令人信服的历史证据。从档案自身的物质体态上看，它保留了当事人的历史真迹，如亲笔手稿、印信等。有些文件还保留了当事人的声音、形象等等，这些都反映了档案是确凿的真凭实据。

档案管理的最大意义在于档案的凭据作用。档案与一般的文献资料不同之处在于，档案是历史的真实记录，是法律意义上的重要依据。档案的重要凭证作用，是档案形成的过程所决定的，是档案自身所具有的特点，因为档案的形成是自然的，这种自然性，决定了它在记录事件和事实的客观性、真实性。从档案的形态上看，不管是纸质的档案，如亲笔信、重要合同原件、电报等，还是电子或者影像的档案，都保留和真实反映了当时的情况，这种不以时间的推移而改变的本质属性，决定了档案管理的重要意义。

档案具有很高的参考价值。因为，档案记录了不同时期的当时的真实情况，从历史的变迁中可以寻找到事件的痕迹和轨迹，为人们的社会实践提供重要参考，也就是所谓增长经验，吸取教训。

公墓档案记录了逝者的重要信息，记录了逝者相关联亲属的重要信息，记载了墓穴的位置、价格、编号、建筑时间等重要信息，这些信息是自然信息，也是公墓档案的组成部分。妥善保管公墓档案，是处理和应对墓穴纠纷，保障和维护利益的法律依据。反之，公墓档案管理不当，出现档案丢失等情况，不但造成公墓管理的混乱，而且容易产生墓穴纠纷。

公墓档案反映了殡葬改革与发展的轨迹，是我国历史文明进程的真实记录，对我国的历史科考和研究都具有很高的价值，因此，做好公墓档案管理不仅是对现实负责，也是对历史的贡献。

2 加强公墓档案管理是贯彻落实国家法律法规的基本要求

《中华人民共和国档案法》是我国档案管理工作最重要的一部法律法规，对档案管理职责划分、档案的保管存放、档案的保密与销毁等都做出了明确的具体的规定，是依法加强公墓档案管理的重要依据。加强公墓档案管理是贯彻落实国家档案管理法律法规的具体体现， 也是建设法治国家的基本要求。

围绕国家档案管理的规定，民政部、各级民政管理部门，各省、市、县人民政府都结合本部门、本地区实际情况，出台了公墓档案管理的具体规范。这些具体的管理规范，是我国档案管理的法律体系的重要组成部分，也是各公墓实施档案管理的制度依据。

为规范公墓的管理工作，提高公墓管理水平，切实保障殡葬服务秩序，依据政府的法律法规加强公墓档案管理，不仅体现了国家法制化的本质要求，也符合公墓管理工作的基本规律。

公墓档案管理人员要认真学习政府的法规法规，真正做到依法建档、依法存档、依法用档。

公墓档案管理机构要结合本地区本部门的实际情况，建立健全公墓档案管理的制度，使档案管理有法可依，有据可依。针对档案管理的权责划分，档案的保存销毁、档案的建立与登记，档案的借阅与使用等事项作出明确规定。

加强对公墓档案管理的检查和监督工作。既要检查公墓档案保存的场所基建情况，保存条件和硬件建设是否合规，又要检查档案信息的记录、分类等情况，确保档案管理“软硬”都达标。

3 加强公墓档案管理是做好公墓基础管理工作的需要

加强公墓档案管理，是做好以墓穴管理为抓手，以服务管理为中心，全面做好公墓管理工作的需要。

随着社会经济的发展变化，人文社会理念的更新，公墓管理由基本的职能管理逐步转向提供服务为重点。随着这一趋势在实践中的强化，必然会产生大量的档案资料，档案管理的数量急剧增加，只有提升公墓档案管理的硬件设施，加强公墓制度化管理，才能为丧户提供便捷、快速、全面、准确的服务。

首先，建立档案管理的岗位责任制。明确档案管理的组织架构，指定档案管理的专门人员，明确相关岗位的工作职责及承担的义务责任，增强档案管理人员的责任意识、服务意识和管理意识。

其次，实行绩效考核，将公墓档案管理与经济收入挂钩。实行绩效考核，不仅能够增强公墓档案管理人员的工作责任心和责任感，确保本职工作保质保量完成，而且能够调动档案管理人员的积极性，创新档案管理的方式和方法，使档案管理与公墓管理更好的衔接，建立起一个完善的管理体系。

此外，要及时更新公墓档案管理硬件和软件设施。定期对公墓档案存放场所的硬件设施设备进行检查，实现对存放环境的实时监测，确保档案存放地点的消防安全；升级公墓管理系统软件，方便管理人员及时、快速处理大量数据，优化工作要素，提高工作效率。

4 加强公墓档案管理是提升殡葬服务的重要措施

公墓档案管理是殡葬服务的重要组成部分，也是目前公墓管理普遍存在的薄弱环节。加强公墓管理，提升殡葬服务水平，不仅仅是加强墓区的硬件建设，更重要的是为丧户提供安全、可靠的信息服务。

做好公墓档案管理，首先要抓好档案管理人员的管理。建立档案管理工作规范，做到制度上墙，公开透明，规范服务；严格按照档案管理的相关规定和工作流程进行存档、借档，做好档案查阅、借阅的登记工作。

做好公墓档案管理，就要具有保密意识。丧户的基本信息，逝者相关联亲属的基本信息，都是公墓档案的内容。因此，档案管理人员要有责任意识和保密意识，严守秘密，不得随意向他人透漏档案

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随着社会的日趋进步，我国的档案事业也随之发展。从最初的手工档案管理，到公文、档案一体化管理，不仅繁冗、复杂，浪费了很多的人力物力以及存储空间，而且不可避免的是纸质的档案不能长期完好的被保存下来。新技术革命的到来，计算机的广泛应用，使档案领域进入电子时代。全国档案信息化建设正在掀起新的热潮，为档案管理建设注入了新的活力，加快了档案进入信息社会的脚步。档案信息化是在加强档案信息数字化管理基础上，逐步向网络化发展，通过网络最大限度的开发利用已开放档案资源，使之更好地为经济和社会发展服务。

一、档案数字化是信息时代的必然要求

档案信息数字化是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。

（一）提高经济效益

社会经济的飞速发展使机关落后的办公方式与庞大的信息量之间形成了尖锐的矛盾，过去一直使用粗放型模式，即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

（二）提高办公效率

数字化档案管理能够使资料及时归档，尽快提供利用。以人事档案管理为例最有说服力，由于其管理对象繁多，且具有很强的流动性，如职工人数、退休、调动等，要想正确统计，动态了解这些情况，按以往传统管理方法，必须“归档”后才能查知，而通过网络计算机管理的数字化档案却能准确反映当前的情况。同时数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。出于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基地变成了提供方便的信息控制中心。

二、实现档案数字化管理的主要困难

由于档案数字化管理在我国还属于新兴事物，并且在目前我国生产力水平不高，科学技术相对落后的条件下，数字化档案管理还存在着各种问题，主要有以下四个方面。

（一）资源浪费

电子文件与纸质文件的“双套制”保存，造成资源浪费。“双套制”保存是指将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存。在—些单位的办公自动化网络系统中，各部门在网上传递、承办文件，提高了工作效率。但文件办完后又辅发纸质文件归档保存。这样就形成了相同内容、不同类型的文件并发、保存的局面，造成了人力、物力、财力的浪费。

（二）电子文件归档困难

办公自动化系统与档案管理系统不兼容，各自为政，给电子文件归档造成困难。据了解，目前很多大型企业都采用了以电子计算机及网络技术为基础的办公自动化系统，这一系统绝大部分是由本单位或上级主管部门设计的软件，而同一单位的档案室使用的档案管理系统则是档案行政管理部门为使档案现代化管理标准化、规范化、实现资源共享而推广的档案现代化管理软件。由于这两套系统设计单位不同，不同软件环境下形成的数据难以转换，无法进行电子文件归档，因而给原始数据的收集和录入造成了一定的困难。

（三）管理的长期保存有困难

电子文件的不安全因素，影响了对它的管理和长期保存。电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出优点，但也会带来一定的不安全因素。如电子文件对软硬件设备的依赖、不能直读、易更改、信息与载体相分离、数据易丢失、病毒侵害等。这些都给电子文档的安全保管和长期保存带来很大威胁。

（四）数字化档案的利用率不高

虽然办公自动化系统推行多时，但很多单位并没有把提高电子文件管理意识当成一项紧迫的任务来抓，仍延续传统观念和管理模式，对文档的借阅和检索都由人工来完成，计算机仅限于文字录入、编辑和打印，成为名副其实的“高档打印机”。人们只看到伸手可及的有限的档案，而忽略了以网络形式传递的浩瀚的资料宝库，不仅消耗了人力、物力，而且使得电子文档由于没有得到合理的开发利用而造成双重的浪费。

三、实现档案数字化管理需要注重把握的环节

（一）建设系统工程，实现信息共亨

档案电子化建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案管理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等一套硬件加软件的系统。由于各大型机关、企业日常工作中，每天都要产生大量的文字档案，需要进行录入、保管，因此该系统应采取双服务器、磁盘陈列存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询及文档网络上传，达到资源共享的目的。

（二）建立横向通道，衔接办公系统

针对电子文件与纸质文件“双套制”保存问题，建议在纸质文件和电子文件之间建立个通道，将电子文件和纸质文件以文本方式或映象方式共存，制定特定的、完善的、符合实际需要的管理规章制度：文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度等，从而有效地保障数字化档案建设安全、有序地开展。其中，尤为值得一提的是电子文档的安全管理制度。档案作为一种特殊的文字资料，有的可以完全公开，有的则需要保密，特别是档案数字化之后，安全工作显得尤为重要。它既包括硬件的安全管理也包括软件安全管理。硬件方面应严把信息存储载体的质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。软件方面，要通过采用多级权限、密码管理、多层结构、加密通讯、防火墙等各种安全控制方法，有效地保证系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。

（三）建设专职队伍，提高管理水平

人才是档案信息数字化的保证，科技人才是档案数字化建设的关键。档案信息数字化是一项技术性很强的工作，这对档案工作者提出了更高的要求。档案工作者除了掌握档案基础理论知识和档案管理知识外，还应掌握计算机技术、网络技术等现代技术知识。档案管理部门一方面要积极引进具有计算机等专业知识的专门人才；另一方面要加大对现有档案干部队伍素质的提高，举办各种信息技术培训班，为档案工作者综合素质的提高创造条件。尽快建立管理型人才为基础，复合型人才为重点，高科技专门人才为骨干的档案干部队伍体系，以满足档案信息化建设的需要。

档案信息数字化建设是一项复杂的系统工程，牵涉到技术、政策、法律、管理等方方面面，许多问题需要深入探索研究。我们必须抓住国家信息化建设和“加强信息资源开发利用工作”的契机，创新工作机制，加快档案信息数字化建设的步伐，促进档案信息化建设的进程，充分发挥档案信息资源的作用，推动档案事业的新发展。

参考文件：

[1]陈勇.论电子政务系统中的电子公文管理[J].办公自动化。2006（9）.

[2]吕元智.数字档案馆信息资源建设管理研究[D].武汉大学，2004.

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【 abstract 】 the highway engineering construction to have large scale construction, long life cycle, the highway engineering structure and process complex, environmental influences change is big and related units in many features, construction of the construction of the project is in the dynamic conditions of implementation, so the highway engineering archives management for highway engineering construction have been invaluable the important role.

【 key words 】 file management, integrity, management system, personnel quality

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

一些同仁认为,档案资料整理是非常琐碎的工作,因此对档案管理工作只是敷衍了事。但是近年来一些频繁发生的公路工程质量事故,包括桥梁、房屋的突然垮塌,特别是道路桥梁垮塌案暴露出来的公路工程质量问题,都给我们提出一个十分客观的问题:事故发生后我们以什么为依据来分析事故原因?以什么来鉴定事故责任等等?从中我们不难看出并发现，只有依据工程档案来分析还原认定，所以公路工程档案管理的工作质量也是公路工程质量的重要构成部分。

公路工程档案管理工作的好坏,不但可反映出工程管理的规范性，更反映出工程管理人员的素质高低。借鉴以往获得重大奖项的公路项目,无一不是对工程档案管理工作都是极其重视的、对档案的编制及管理极其严格的。因此,笔者从三个方面简单阐述公路工程档案管理绝对不是可有可无的。

1、档案收集的系统完整性

1.1、档案管理人员应高度重视两点档案资料的收集工作

1.1.1、办公室收发文件时要严格、细致地做好档案资料收集。

1.1.2、日常收集与年底归档整理时要特别注意查漏补缺。

1.2、档案收集工作全员参与的必要性

只有通过上至领导干部下至全员职工的共同努力,才可将公路工程档案资料收集得更为齐全和完整,才能在今后的公路建设中,把最系统和最有价值的档案信息传递给使用者。

1.2.1、单位各部门、各科室的每个职工均负有搜集上交相关数据信息的职责,部门领导要周密部署,明确专人负责工程文件、具体数据、声像资料的收集归档整理工作,对每个项目都不放过,要把施工中形成的报告、请示、批复、图纸、合同、招投标书账册、会议记录等等资料收集归档,做到当天收到当天进行归纳整理,避免遗漏，确保归档文件、数据和声像资料的完整性。

1.2.1从领导到干部职工都要增强“档案意识”,加大宣传力度,抓实、抓好档案管理,营造“公路工程档案人人有责”的正确观念,激发大家收集整理档案的热情,为档案工作的完整性提供坚强严谨的组织保证。

1.3、公路养护工程档案管理实例说明

养护部门在进行专项、大修工程档案验收时，应把验收工作重点放在以下几个方面上：

1.3.1、工程档案资料齐全、系统和完整。

1.3.2、工程档案资料真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况。

1.3.3、工程档案已整理立卷，立卷符合有关规范的规定。

1.3.4、竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，并盖有竣工图章；要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；文件材质、幅面、书写等符合要求。

1.3.5、为保证养护工程档案达到规范化、标准化，养护工程档案管理人员应对本年度的专项大修工程按照工程名称进行系统整理，并编写科技档案归档目录，方便日后查阅。

2、建立健全档案管理制度

2.1、有效利用现代办公设备

充分利用数字摄像机、扫描仪、计算机等现代化设备与技术手段，对公路建设和养护期间档案资源实行信息化管理，并进行系统化的整理编辑和存储。通过对公路工程档案的存储数据，以达到有效资源的合理利用与共享。

2.2、明确分工，定岗定责

明确项目档案的分管领导及各部门职责分工，将项目文件资料的形成、积累和管理列入有关领导和部门管理人员的职责范围工作标准或岗位责任制，严格公路工程建设各阶段档案的职责义务。

只有工程项目建设各阶段档案资料的有序管理，才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范，才能保证促使施工技术材料记录齐全。

3、提高档案管理的人员素质

加大档案人员队伍建设，通过培训,强化档案人员的信息意识、保密意识等等不断提高档案人员职业操守和业务技能。档案员作为国家财产的保存者和守护者,应本着对历史负责的态度,认真钻研业务,开展深层次的研究,发挥档案的价值,为实现档案的社会功能尽到自己的责任。

3.1、新时期的档案工作者应具有较高的修养、情操以及档案服务部门所特有的良好风范与气质,应不断增加自身的学识,提高自身的修养以及良好的职业道德,从而提高档案工作在社会中的地位,多从他人身上吸取优秀的经验，取他人之长，补自己的不足。

3.2、营造向上积极的工作氛围，增强系统凝聚力，从而使档案人员对其职业产生自豪感和满足感。

3.3、将一段时期内的工作任务设立为目标，并以此作为奖惩标准，充分调动档案管理人员的工作积极性。

档案管理工作的性质决定了其管理人员必须具备过硬的理论知识和专业技能，因此，要打造高素质的公路工程档案管理人员队伍，就必须改变以往的用人制度，实行竞争上岗的用人原则，坚持学历与能力相结合并且以能力主的用人机制，在职务晋升时应建立公开、公正、公平的用人制度通过采取举办培训班和座谈会，档案检查指导等多种形式，提高公路工程档案人员队伍的整体素质。

4、结语

国家为了加强档案管理工作,不断地颁发档案管理的法律法规。众所周知，档案管理是一项系统工程, 新时期下的公路工程档案管理工作,在一定程度上既存在困难也存在希望,因而努力实现公路工程档案的创新和发展是势在必行的。

公路工程档案管理工作如何适应新形式,已经成为当前档案管理工作者亟待研究和解决的问题。由于公路工程资料收集和整理是一项系统性、长期性和繁琐的过程,牵涉部门多,覆盖范围广，因此需要各部门上至领导，下至员工共同努力。

为此我们必须要改变档案管理工作长期封闭的局面,摒弃旧的观念,创新发展,开拓视野,全力以赴地搜集相关的档案信息。

参考文献

1、公路工程资料管理.赵立娜，闫新房.化工出版社：2007年6月

2、电子文件管理基础.丁海滨，赵淑梅.中国档案出版社：2007年3月

3、文书工作与档案管理.徐彦.东北财经大学出版社：2007年5月

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企业产品档案是指企业在产品设计、加工制造、质量检验等全过程中形成的具有保存价值的不同载体的产品技术文件材料。对于船舶企业的产品档案来说，除了生产图纸以外，船舶设备资料也是其重要的组成部分。

1.船舶设备资料的归档有利于维护船舶企业产品档案的完整性维护企业产品档案的完整性，就是要保证产品档案的齐全成套，不能残缺不全。船舶企业仅依靠生产图纸并不能实现一条真正的船只，缺少了设备资料就相当于一条没有任何动力的船，只是一个空壳。只有将船舶设备资料归档才能反映出船舶在建造过程中的所有活动和整个的历史过程。

2.船舶设备资料的归档有利于维护船舶企业产品档案的准确性维护产品档案的准确性，就是要保证产品档案同它所反映的对象相一致，保证产品档案能如实地记录和反映生产活动的客观实际，确保产品档案的质量和真实性。船舶设备资料几经修改确认后，和最初厂家提供的资料会有相当大的不同，它们是根据每个系列船只，甚至是每条船的实际情况来确定的，并且这些资料的形成过程完全可以由船舶企业控制，能体现设备的准确性和唯一性。我公司曾经为南京长江油运公司建造了70000吨化学品/成品原油轮船，在安装锅炉系统时，由于施工期紧迫，且厂家没有及时提供正确的设备图纸，导致电缆铺设错误，造成了不必要的返工和一定的经济损失。可见，船舶设备资料的准确性对于船舶建造的重要性。

3.船舶设备资料的归档有利于维护船舶企业产品档案的系统性维护产品档案的系统性，就是要保持产品档案材料之间的有机联系，不能割裂分散，杂乱无章。例如，集控台是在集控室内操纵主机、监控机舱状态并与驾驶室联系的重要设备，其上布置有各个系统的多种设备以及各种指示灯、开关、按钮。所有布置在集控台上的设备其外形开孔尺寸及接线情况都要有精确的数据，因此集控台上的设备资料及台内接线图纸必须经历反复几次的校对与核查，最终完成集控台的整体设计。所以设备资料和设计图纸互为条件，互为补充，缺一不可，将设备资料做为船舶产品档案的组成部分进行归档管理，才能确保产品档案的完整性和系统性。

4.船舶设备资料的归档有利于维护船舶企业产品档案的安全性维护产品档案的安全性主要是指两个方面：一是形式上的安全，即保护产品档案的载体材料、线条、字迹不受损坏，延长产品档案的自然寿命。船舶设备资料的样本是由设备厂家提供的，船舶企业没有原始的样本，也无法保证设备厂家能保留这些资料的过程记录和最终样本，所以船舶企业保存的这些完整准确的资料一旦损坏或丢失就无法补救。二是内容上的安全，即保守产品档案的机密，不向外泄露，建立健全产品档案保密制度、保管制度和检查制度。船舶设备性能是体现船舶性能的主要指标，一旦记录这些设备性能的资料丢失或泄露，就相当于整条船技术的流失。目前各船舶企业竞争非常激烈，尤其是近年来船舶建造订单逐渐由韩、日船厂向中国船厂转移，中国船舶企业也逐渐由大吨位船舶建造向高科技船舶建造转变。我们的迅速发展给韩、日船企带来了巨大的威胁和压力。他们不仅惊叹我们建造的船只外形美观、布局合理，而且感叹我们建造船只的高性能、高附加值，更想方设法想要探寻我们设备的性能和参数。所以中国的船舶企业要高度重视设备资料的安全性和保密性，保证和维护中国船舶企业在国际上的竞争力。

二、建立船舶设备档案管理机制对船舶企业具有重要意义

1.建立船舶设备档案管理机制能为船企建造船只、安装设备提供有力依据船舶设备的安装和调试必须有设备安装图纸和说明书做为依据。船舶设备科技含量较高、结构复杂，如果没有设备资料，就无法安装、调试，设备无法正常运转，出现问题也无从下手解决。我公司在为新加坡太平集团建造6600箱集装箱船时，由于锅炉系统的说明书没有及时提供，导致船舶交船期推延，造成巨大的经济损失，而这种无法按期交船的名誉和信誉损失，更是我们无法估量的。

2.建立船舶设备档案管理机制能为后续船舶设备的选型订货提供依据由于船舶设备的功能强大、价格不菲，在参考船舶的需要和设备的性能时，设计人员会和厂家进行详细反复的技术协商，并签订技术协议，而设备档案就能为此项工作提供依据和参考。我公司在为新加坡万邦航运公司建造45000吨化学品/成品油轮(CP450MKII)时，就是以46000化学品船(CP450)为设计母型船，CP450MKII船的设备选型完全参照了CP450船，从设备的设计阶段、生产阶段和安装调试阶段都有准确的资料做为依据，在圆满交工的同时为我公司大大降低了设计成本，增加了经济效益。