办公档案数字化管理范文

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二、加强数据库建设，建立档案网站

配置了完备的硬件和软件之后，要本着资源利用最大化的原则，建立和完善数据库建设。其一，为了降低电子文件种类的繁复性、确保电子文件的长期保存，应尽可能选择少数几种比较通用的文件格式，这一点可以通过立法来达到目的。其二，为了保证电子文件的真实性和可靠性，还要对与电子文件相关的系统要素进行规范设计和控制，例如流转环节的规范和控制。最后，为了避免对通用信息的存在形式形成依赖，还要对软硬件进行备份，分离数字信息的语义形式和格式形式，从而延长载体材料的使用寿命。目前，我国和组织机构的档案网站正在不断兴建和完善，社会各界从网站上获得了越来越多的信息资料，实现了档案资源共享，解决了许多实际问题，在此基础上，我们还要继续加快档案信息网络化建设。

三、规范数字化建设，制定统一标准

档案工作的标准化、规范化是实现数字化的必要前提和基础，但目前我国电子档案的标准化、规范化程度却不高。首先，没有形成统一的硬件环境，具体体现在计算机的型号各异、档次参差不齐；软件方面，其开发也缺乏整体规划性，严重降低软件使用的广泛性和实用性。其次，档案信息本身也没有形成一个完善、统一的分类编码，降低了信息的规范性。最后，在技术方面，仍然没有形成一个完整的集网络技术和系统管理为一体的技术支持系统，进而导致业务性、管理性和技术性标准不统一。这些标准的不统一在不同程度和范围内影响着信息交流的质量，阻碍着档案管理数字化建设的步伐。因此，必须规范数字化建设，制定统一标准。具体做法是档案管理部门必须遵循标准化原则，严格按照统一的标准，规范收集、编目及检索等基础性工作。此外，国家还要加强立法工作，出台系列相关标准，为档案管理数字化的标准化提供法律依据。

四、提高人员素质，增强业务水平

提高人员素质，增强业务水平要从两个方面努力。一方面是加强组织领导。具体措施是成立以主要领导为核心的工作领导小组，增强决策落实力度；明确分工，落实任务和责任；锐意进取，不断开拓，凝聚各部门合力，从而提高科学决策、处理问题的能力，从而确保任务完成。另一个方面是加强人才队伍建设。人才队伍的建设分两个方面，一是给组织内具有扎实专业知识功底和发展潜力的人才提供施展才华的舞台，并对已经确定的重点培养人才加强培训，促进其业务素质的提高；其二是根据档案管理数字化的需要，组织还要积极引进具有技术专长并熟悉档案管理的工作人才，为办公室的档案管理输入“新鲜血液”。

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1 文书档案管理办公自动化存在的问题

1.1 电子文件的保密性受到削弱

与纸质文件相比，电子文件没有固定的形式且易于变化，这就使得其文件内容容易被他人修改，且改动后不留下痕迹。此外，电子文件还没有特定的字迹，并且其字号、字体等的修改都较为容易，同时，电子文件还不能同纸质文件一样进行签名或盖章。电子文件的这些特性都使得其自身的保密性受到削弱，人们无法根据文件的印章、字迹等特点来判断其是否为原件，这也造成了电子文件自身原始性不能得到确定。以上这些问题都对网络电子文件自身的保密性造成了严峻的考验，并使文件自身的保密性受到削弱。

1.2 对档案管理人员自身的综合素质要求提高

电子文件和电子档案的归档与管理是一项技术性和专业性结合较强的工作，这就决定了其对档案管理人员自身的综合素质有着更高的要求。具体来说，档案管理人员不仅要具有较高层次的知识素养，还要熟练掌握数据通讯技术或计算机技术的应用，并且熟悉传统档案管理的原则、理论、技术和方法，从而以高水平的业务素质和专业技能来切实提高文书档案工作的管理水平。

2 提高文书档案管理办公自动化的有效措施

办公自动化在文书档案管理中的有效应用有着巨大的优势，也揭开了文书档案管理工作的新篇章。但同时，文化档案管理的办公自动化也存在着一些问题，针对这些问题，该文提出了以下几个方面的解决措施。

2.1 积极进行硬件建设，促使硬件环境的改善

文书档案管理的办公自动化主要依赖于互联网、电子计算机以及其他各种类型的数字化设备，因此，积极进行硬件设备的建设对于提高文书档案管理的办公自动化有着决定性的作用。同时，只有加强档案管理设备的硬件建设，改善文档管理的硬件环境，才能促使工作人员更积极地参与到现代化技术的学习和应用当，从而实现文档管理技术手段和技术设备的现代化，促使档案管理水平的提高。

2.2 加强对系统自动化外网和内网的合理布局

办公自动化内外网的有效隔离是保证网络安全的最有效和最主要措施之一。具体来说，第一层主要是利用路由器来过滤掉被屏蔽的服务和IP地址，然后在选择一些可以放行的地址来进入文档办公自动化的网络。第二层是利用防火墙来进行有效地隔离防护。一般来说，网络中的防火墙大都具有认证机制，且从整体来看，防火墙具有的基本功能主要有以下几种：对网络攻击的相关检测和告警；对经过防火墙的活动和信息内容进行记录；封堵一些被禁止的业务；对进、出网络的某些访问行为进行管理。通过这样的方法不仅能够对文档信息起到保密作用，还可以提高档案管理的时效性。

2.3 促使档案管理人员实现现代化与专业化的有机结合

档案管理人员的现代化是促使档案管理办公自动化实现的重要保证。传统文档管理模式的长期沿用使得当前的档案管理存在着工作人员的现代技术水平较低或者是技术文盲的现象，这就使得进行档案管理的一些现代化设备并不能得到良好的应用，文档信息管理的办公自动化也就无从谈起。因此，在科学技术快速发展的新形势下，档案管理人员必须要增强忧患意识和时代精神，认清时展的形式，通过培训或学习来积极掌握传统档案管理的原则、理论，技术和方法等专业技能，同时还要不断提高对数据通讯技术和计算机技术等的掌握能力，以实现自身现代化和专业化的有机结合。

2.4 采取有效的措施来提高电子档案管理的安全性

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一、大数据与档案管理

（一）大数据。大数据也被称为海量数据，是指一种信息化资源，这种资源通过分析能够作为决策的依据。大数据具有大量、快速、多样、价值的特点。信息技术的发展推动了大数据技术的诞生，云计算就是其中的一种。大数据技术是指通过分析海量数据，从而对其中的规律进行整理与加工，从而为决策者所利用。大数据在解决实际问题中具有重要的作用，关系到民生领域，能够改善人们的生活，能够避免过去由于不了解规律而产生的错误，能够节省大量的时间与精力。

（二）档案管理。档案是在社会活动中形成的，主要是通过文字、图像、声音以及其他方式与载体保存下来的历史资料。随着信息时代的发展，档案的制作与管理进入信息化时代，电子档案也就孕育而生。电子档案是指通过电子化储存的档案资料。电子档案是档案工作创新的产物，具有纸质档案所不具备的优势，能够提高档案管理的效率。因此，档案管理人员需要重视档案的信息化建设，加强对档案信息管理的研究，从而让档案资料能够更好地保存。电子档案与传统纸质档案相比，其具有可复制的特点，且在档案制作的过程中，对于错误数据的删改是非常方便的，能够制定统一的标准，从而便于检索。电子档案的应用功能能够提高档案管理的效率，管理者仅需要通过计算机即可实现档案的调取、整理、归档与分类。电子档案最大的特点是数字化的数据，能够节省纸张与空间，这与传统纸质档案有着本质上的区别。

二、大数据背景下行政办公档案电子化管理策略

（一）提高行政办公档案管理人员的专业素质。首先需要建立完善的行政办公档案管理制度，档案管理人员需要不断提高自身的专业素质，从而提高自身的工作水平。行政办公档案管理是医院行政辦公工作的重要资源，需要提高档案管理人员的专业水平、服务意识以及实际操作能力。行政办公档案的电子化管理工作依赖于档案管理人员，因此档案管理人员的专业水平决定了行政办公档案管理的质量。电子化档案技术对于档案管理人员有着一定的要求，档案管理人员除了具备高度的爱岗奉献精神，还需要具备扎实的信息操作能力，从而将纸质档案转变为电子档案。这些电子档案能够为医院行政办公管理提供有效的支持，在现代医院中，行政办公档案可能涉及众多科室，这就要求档案管理人员能够及时为各部门提供服务，从而确保医院各科室行政办公管理的有序开展。

（二）提高档案管理人员的服务意识。档案管理人员要不断提高自身的服务意识，从而为行政管理人员带来更好的使用体验，将被动服务转变为主动服务，改进自身的服务理念，拓展新的服务模式，加强行政办公人员信息反馈的整理，从而提高行政办公档案电子化管理的科学性。行政办公档案是为了更好地服务于医院行政办公管理。电子档案不仅仅是将纸质档案数字化，更是要利用信息化技术，通过大数据技术对过往管理经验进行分析，从而做好决策管理工作。档案管理者需要谨记这一点，增强服务意识，在日常工作中不断发现需要改进的地方，从而为行政办公档案的电子化管理提供更好的服务，让医院行政办公人员获得更好的服务体验。可以从优化工作流程着手，在档案的采集、传输以及使用等方面加强资源共享，从而便于行政管理者的工作。

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文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映问题处理、领导决策、基本建设等方面的过程和成果。随着计算技术的不断发展，办公自动化在文书档案管理领域日益得到广泛的应用,它无论是管理理念、管理手段还是管理方式等,都给传统的文书档案管理带来了前所未有的巨大变革。

一、对文书档案应用办公自动化进行管理的优点

首先，能够显著提高办公效率。在以往的文书档案管理工作中，工作人员大多是进行手工操作，工作效率很低。而基于计算机技术和网络通讯技术的办公自动化具有强大的信息处理能力,它给文件资料的收集、分类、储存和统计以及查阅等都带来了极大的便利,有效的提高了办公效率。计算机文书档案管理系统一般包括文件管理、档案管理、资料管理、主题自动标引、自动立卷及各种图形、图像的原件扫描和多媒体信息光盘存储、全文录入、智能模糊检索等多项功能。计算机管理软件通过不同功能模块对文书档案资料进行逻辑分类、组卷、打印等，使文件材料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得非常方便、快捷。档案人员和文书人员在同一系统中进行相关操作，不但减少了许多重复录入等工作，同时使文档工作人员劳动强度大幅度下降。

其次，能够改善卷宗质量。文书人员使用管理系统，可以提高组卷的效率和质量。由于这种组卷方法可以做到标题准确，且文件著录、标引规范，从而克服了组卷的随意性，使归档材料的完整齐全率有了保证。加之公文处理系统的平时登记，就是应归档文件清单。文书工作人员根据计算机所列的清单确定归档文件，防止了遗漏，确保了案卷的原始性、真实性。使用计算机文书档案管理系统，既可使目录的编制更加规范和便捷，而且还能提高编制速度。

第三，有利于档案信息资源的共享利用。运用办公自动化技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。在计算机中可直接读取原文，减少了档案取出查找的次数而造成的磨损，最大限度地延长档案的使用寿命；随着计算机办公自动化技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，进行信息的横向与纵向记录比较，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率。文书档案与档案管理部门及其它主要部门联网，实现信息资源的共享和交流。而文书档案的计算机系统管理是档案管理现代化的重要方向，也为网络时代奠定了坚实的基础。

第四，文件传递的速度和安全性显著提高。日常公文办理过程中，传统文件传递一般是靠邮政系统负责邮发或各部门通讯员负责传递，受到距离长短的限制，从而影响了文件传递速度，另外文件在传递过程中丢失的情况时有发生。而在计算机办公自动化技术应用之后，可直接查找所需的资料，或突破距离、空间限制直接通过网络进行文件信息传递。克服了以往查阅者在手工查找的过程中翻阅整本案卷中无需的文件，速度既慢，效率又低的缺点，既提高了效率，又起到了一定的保密作用，对解密的档案可做到资源共享；直接打印原文给查阅者，这样就避免了复印时对档案的损害和可能发生的泄密情况，大大提高了文件传递的安全性和时效性。

二、文书档案管理应用办公自动化需要注意的问题

虽然应用计算机办公自动化技术来进行文书档案管理有很多无可比拟的优点，但是随之也带来了一些负面影响。

1、文档信息真实性的认定和维护变得艰难。档案的本质属性是原始记录性，纸质文档的载体和记录其上的外部特征如字迹、签字、印章等密不可分，一同构成文件原件身份的“证明人”。电子文件保密性受到限制。基于电子文件的特性，因而电子文件非常易于修改，而且修改后可以不留痕迹，可以在不同的计算机和载体之间传递和复制，虽然已有一些技术在一定程度上可防止电子文件和在“原稿”上增删减、复制等，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，人们无法从字迹上分辨其原始性，不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的真实性、可靠性、保密性提出了严峻的考验。

2、文档信息的网络生存环境使其面临安全风险。由于文档在计算机中生成，并通过网络进行传输、处理，因而容易受到来自计算机及网络的多重威胁。一方面，互联网上的非法访问难以计数，现有的防火墙等技术对黑客高手防不胜防；另一方面，内部人员通过USB闪存驱动器、WIFI调整解调器、智能电话、蓝牙适配器、数码音乐播放器、红外线传输、电子邮件、FTP等各种方式将文档信息管理系统中的数据未经授权二次扩散和传播出去。在内外夹击的“恶劣”网络环境中，文档信息难以“独善其身”，文档管理必然“险象环生”，时时面临安全风险。

办公自动化既是高科技产物,又是一项复杂的系统工程,在在此项工作时,需将先进的计算机及其网络数据库技术应用、安全保密法规及措施、单位内部的各项规章制度、文书学、档案学、本单位业务需求、财力物力合理分配及推广应用、人员培训等多方面统筹考虑、综合平衡，否则，一个方面存在薄弱或没有做好，就会影响全系统各个环节工作的正常运行和整体作用的发挥。

总之，在办公自动化环境下为了更好的进行文书档案管理，就必须转变思想、改变观念，用信息化、科学化的头脑来提高管理水平，做到与时俱进，不断把新的技术应用于文书档案管理中，同时采用多种办法克服办公自动化带来的弊端和负面影响，从而才能不断提高文书档案的利用率，使之更好地为日常工作事务及管理决策层服务。