办公档案数字化管理范文

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二、加强数据库建设，建立档案网站

配置了完备的硬件和软件之后，要本着资源利用最大化的原则，建立和完善数据库建设。其一，为了降低电子文件种类的繁复性、确保电子文件的长期保存，应尽可能选择少数几种比较通用的文件格式，这一点可以通过立法来达到目的。其二，为了保证电子文件的真实性和可靠性，还要对与电子文件相关的系统要素进行规范设计和控制，例如流转环节的规范和控制。最后，为了避免对通用信息的存在形式形成依赖，还要对软硬件进行备份，分离数字信息的语义形式和格式形式，从而延长载体材料的使用寿命。目前，我国和组织机构的档案网站正在不断兴建和完善，社会各界从网站上获得了越来越多的信息资料，实现了档案资源共享，解决了许多实际问题，在此基础上，我们还要继续加快档案信息网络化建设。

三、规范数字化建设，制定统一标准

档案工作的标准化、规范化是实现数字化的必要前提和基础，但目前我国电子档案的标准化、规范化程度却不高。首先，没有形成统一的硬件环境，具体体现在计算机的型号各异、档次参差不齐；软件方面，其开发也缺乏整体规划性，严重降低软件使用的广泛性和实用性。其次，档案信息本身也没有形成一个完善、统一的分类编码，降低了信息的规范性。最后，在技术方面，仍然没有形成一个完整的集网络技术和系统管理为一体的技术支持系统，进而导致业务性、管理性和技术性标准不统一。这些标准的不统一在不同程度和范围内影响着信息交流的质量，阻碍着档案管理数字化建设的步伐。因此，必须规范数字化建设，制定统一标准。具体做法是档案管理部门必须遵循标准化原则，严格按照统一的标准，规范收集、编目及检索等基础性工作。此外，国家还要加强立法工作，出台系列相关标准，为档案管理数字化的标准化提供法律依据。

四、提高人员素质，增强业务水平

提高人员素质，增强业务水平要从两个方面努力。一方面是加强组织领导。具体措施是成立以主要领导为核心的工作领导小组，增强决策落实力度；明确分工，落实任务和责任；锐意进取，不断开拓，凝聚各部门合力，从而提高科学决策、处理问题的能力，从而确保任务完成。另一个方面是加强人才队伍建设。人才队伍的建设分两个方面，一是给组织内具有扎实专业知识功底和发展潜力的人才提供施展才华的舞台，并对已经确定的重点培养人才加强培训，促进其业务素质的提高；其二是根据档案管理数字化的需要，组织还要积极引进具有技术专长并熟悉档案管理的工作人才，为办公室的档案管理输入“新鲜血液”。

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1 文书档案管理办公自动化存在的问题

1.1 电子文件的保密性受到削弱

与纸质文件相比，电子文件没有固定的形式且易于变化，这就使得其文件内容容易被他人修改，且改动后不留下痕迹。此外，电子文件还没有特定的字迹，并且其字号、字体等的修改都较为容易，同时，电子文件还不能同纸质文件一样进行签名或盖章。电子文件的这些特性都使得其自身的保密性受到削弱，人们无法根据文件的印章、字迹等特点来判断其是否为原件，这也造成了电子文件自身原始性不能得到确定。以上这些问题都对网络电子文件自身的保密性造成了严峻的考验，并使文件自身的保密性受到削弱。

1.2 对档案管理人员自身的综合素质要求提高

电子文件和电子档案的归档与管理是一项技术性和专业性结合较强的工作，这就决定了其对档案管理人员自身的综合素质有着更高的要求。具体来说，档案管理人员不仅要具有较高层次的知识素养，还要熟练掌握数据通讯技术或计算机技术的应用，并且熟悉传统档案管理的原则、理论、技术和方法，从而以高水平的业务素质和专业技能来切实提高文书档案工作的管理水平。

2 提高文书档案管理办公自动化的有效措施

办公自动化在文书档案管理中的有效应用有着巨大的优势，也揭开了文书档案管理工作的新篇章。但同时，文化档案管理的办公自动化也存在着一些问题，针对这些问题，该文提出了以下几个方面的解决措施。

2.1 积极进行硬件建设，促使硬件环境的改善

文书档案管理的办公自动化主要依赖于互联网、电子计算机以及其他各种类型的数字化设备，因此，积极进行硬件设备的建设对于提高文书档案管理的办公自动化有着决定性的作用。同时，只有加强档案管理设备的硬件建设，改善文档管理的硬件环境，才能促使工作人员更积极地参与到现代化技术的学习和应用当，从而实现文档管理技术手段和技术设备的现代化，促使档案管理水平的提高。

2.2 加强对系统自动化外网和内网的合理布局

办公自动化内外网的有效隔离是保证网络安全的最有效和最主要措施之一。具体来说，第一层主要是利用路由器来过滤掉被屏蔽的服务和IP地址，然后在选择一些可以放行的地址来进入文档办公自动化的网络。第二层是利用防火墙来进行有效地隔离防护。一般来说，网络中的防火墙大都具有认证机制，且从整体来看，防火墙具有的基本功能主要有以下几种：对网络攻击的相关检测和告警；对经过防火墙的活动和信息内容进行记录；封堵一些被禁止的业务；对进、出网络的某些访问行为进行管理。通过这样的方法不仅能够对文档信息起到保密作用，还可以提高档案管理的时效性。

2.3 促使档案管理人员实现现代化与专业化的有机结合

档案管理人员的现代化是促使档案管理办公自动化实现的重要保证。传统文档管理模式的长期沿用使得当前的档案管理存在着工作人员的现代技术水平较低或者是技术文盲的现象，这就使得进行档案管理的一些现代化设备并不能得到良好的应用，文档信息管理的办公自动化也就无从谈起。因此，在科学技术快速发展的新形势下，档案管理人员必须要增强忧患意识和时代精神，认清时展的形式，通过培训或学习来积极掌握传统档案管理的原则、理论，技术和方法等专业技能，同时还要不断提高对数据通讯技术和计算机技术等的掌握能力，以实现自身现代化和专业化的有机结合。

2.4 采取有效的措施来提高电子档案管理的安全性

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一、大数据与档案管理

（一）大数据。大数据也被称为海量数据，是指一种信息化资源，这种资源通过分析能够作为决策的依据。大数据具有大量、快速、多样、价值的特点。信息技术的发展推动了大数据技术的诞生，云计算就是其中的一种。大数据技术是指通过分析海量数据，从而对其中的规律进行整理与加工，从而为决策者所利用。大数据在解决实际问题中具有重要的作用，关系到民生领域，能够改善人们的生活，能够避免过去由于不了解规律而产生的错误，能够节省大量的时间与精力。

（二）档案管理。档案是在社会活动中形成的，主要是通过文字、图像、声音以及其他方式与载体保存下来的历史资料。随着信息时代的发展，档案的制作与管理进入信息化时代，电子档案也就孕育而生。电子档案是指通过电子化储存的档案资料。电子档案是档案工作创新的产物，具有纸质档案所不具备的优势，能够提高档案管理的效率。因此，档案管理人员需要重视档案的信息化建设，加强对档案信息管理的研究，从而让档案资料能够更好地保存。电子档案与传统纸质档案相比，其具有可复制的特点，且在档案制作的过程中，对于错误数据的删改是非常方便的，能够制定统一的标准，从而便于检索。电子档案的应用功能能够提高档案管理的效率，管理者仅需要通过计算机即可实现档案的调取、整理、归档与分类。电子档案最大的特点是数字化的数据，能够节省纸张与空间，这与传统纸质档案有着本质上的区别。

二、大数据背景下行政办公档案电子化管理策略

（一）提高行政办公档案管理人员的专业素质。首先需要建立完善的行政办公档案管理制度，档案管理人员需要不断提高自身的专业素质，从而提高自身的工作水平。行政办公档案管理是医院行政辦公工作的重要资源，需要提高档案管理人员的专业水平、服务意识以及实际操作能力。行政办公档案的电子化管理工作依赖于档案管理人员，因此档案管理人员的专业水平决定了行政办公档案管理的质量。电子化档案技术对于档案管理人员有着一定的要求，档案管理人员除了具备高度的爱岗奉献精神，还需要具备扎实的信息操作能力，从而将纸质档案转变为电子档案。这些电子档案能够为医院行政办公管理提供有效的支持，在现代医院中，行政办公档案可能涉及众多科室，这就要求档案管理人员能够及时为各部门提供服务，从而确保医院各科室行政办公管理的有序开展。

（二）提高档案管理人员的服务意识。档案管理人员要不断提高自身的服务意识，从而为行政管理人员带来更好的使用体验，将被动服务转变为主动服务，改进自身的服务理念，拓展新的服务模式，加强行政办公人员信息反馈的整理，从而提高行政办公档案电子化管理的科学性。行政办公档案是为了更好地服务于医院行政办公管理。电子档案不仅仅是将纸质档案数字化，更是要利用信息化技术，通过大数据技术对过往管理经验进行分析，从而做好决策管理工作。档案管理者需要谨记这一点，增强服务意识，在日常工作中不断发现需要改进的地方，从而为行政办公档案的电子化管理提供更好的服务，让医院行政办公人员获得更好的服务体验。可以从优化工作流程着手，在档案的采集、传输以及使用等方面加强资源共享，从而便于行政管理者的工作。

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文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映问题处理、领导决策、基本建设等方面的过程和成果。随着计算技术的不断发展，办公自动化在文书档案管理领域日益得到广泛的应用,它无论是管理理念、管理手段还是管理方式等,都给传统的文书档案管理带来了前所未有的巨大变革。

一、对文书档案应用办公自动化进行管理的优点

首先，能够显著提高办公效率。在以往的文书档案管理工作中，工作人员大多是进行手工操作，工作效率很低。而基于计算机技术和网络通讯技术的办公自动化具有强大的信息处理能力,它给文件资料的收集、分类、储存和统计以及查阅等都带来了极大的便利,有效的提高了办公效率。计算机文书档案管理系统一般包括文件管理、档案管理、资料管理、主题自动标引、自动立卷及各种图形、图像的原件扫描和多媒体信息光盘存储、全文录入、智能模糊检索等多项功能。计算机管理软件通过不同功能模块对文书档案资料进行逻辑分类、组卷、打印等，使文件材料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得非常方便、快捷。档案人员和文书人员在同一系统中进行相关操作，不但减少了许多重复录入等工作，同时使文档工作人员劳动强度大幅度下降。

其次，能够改善卷宗质量。文书人员使用管理系统，可以提高组卷的效率和质量。由于这种组卷方法可以做到标题准确，且文件著录、标引规范，从而克服了组卷的随意性，使归档材料的完整齐全率有了保证。加之公文处理系统的平时登记，就是应归档文件清单。文书工作人员根据计算机所列的清单确定归档文件，防止了遗漏，确保了案卷的原始性、真实性。使用计算机文书档案管理系统，既可使目录的编制更加规范和便捷，而且还能提高编制速度。

第三，有利于档案信息资源的共享利用。运用办公自动化技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。在计算机中可直接读取原文，减少了档案取出查找的次数而造成的磨损，最大限度地延长档案的使用寿命；随着计算机办公自动化技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，进行信息的横向与纵向记录比较，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率。文书档案与档案管理部门及其它主要部门联网，实现信息资源的共享和交流。而文书档案的计算机系统管理是档案管理现代化的重要方向，也为网络时代奠定了坚实的基础。

第四，文件传递的速度和安全性显著提高。日常公文办理过程中，传统文件传递一般是靠邮政系统负责邮发或各部门通讯员负责传递，受到距离长短的限制，从而影响了文件传递速度，另外文件在传递过程中丢失的情况时有发生。而在计算机办公自动化技术应用之后，可直接查找所需的资料，或突破距离、空间限制直接通过网络进行文件信息传递。克服了以往查阅者在手工查找的过程中翻阅整本案卷中无需的文件，速度既慢，效率又低的缺点，既提高了效率，又起到了一定的保密作用，对解密的档案可做到资源共享；直接打印原文给查阅者，这样就避免了复印时对档案的损害和可能发生的泄密情况，大大提高了文件传递的安全性和时效性。

二、文书档案管理应用办公自动化需要注意的问题

虽然应用计算机办公自动化技术来进行文书档案管理有很多无可比拟的优点，但是随之也带来了一些负面影响。

1、文档信息真实性的认定和维护变得艰难。档案的本质属性是原始记录性，纸质文档的载体和记录其上的外部特征如字迹、签字、印章等密不可分，一同构成文件原件身份的“证明人”。电子文件保密性受到限制。基于电子文件的特性，因而电子文件非常易于修改，而且修改后可以不留痕迹，可以在不同的计算机和载体之间传递和复制，虽然已有一些技术在一定程度上可防止电子文件和在“原稿”上增删减、复制等，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，人们无法从字迹上分辨其原始性，不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的真实性、可靠性、保密性提出了严峻的考验。

2、文档信息的网络生存环境使其面临安全风险。由于文档在计算机中生成，并通过网络进行传输、处理，因而容易受到来自计算机及网络的多重威胁。一方面，互联网上的非法访问难以计数，现有的防火墙等技术对黑客高手防不胜防；另一方面，内部人员通过USB闪存驱动器、WIFI调整解调器、智能电话、蓝牙适配器、数码音乐播放器、红外线传输、电子邮件、FTP等各种方式将文档信息管理系统中的数据未经授权二次扩散和传播出去。在内外夹击的“恶劣”网络环境中，文档信息难以“独善其身”，文档管理必然“险象环生”，时时面临安全风险。

办公自动化既是高科技产物,又是一项复杂的系统工程,在在此项工作时,需将先进的计算机及其网络数据库技术应用、安全保密法规及措施、单位内部的各项规章制度、文书学、档案学、本单位业务需求、财力物力合理分配及推广应用、人员培训等多方面统筹考虑、综合平衡，否则，一个方面存在薄弱或没有做好，就会影响全系统各个环节工作的正常运行和整体作用的发挥。

总之，在办公自动化环境下为了更好的进行文书档案管理，就必须转变思想、改变观念，用信息化、科学化的头脑来提高管理水平，做到与时俱进，不断把新的技术应用于文书档案管理中，同时采用多种办法克服办公自动化带来的弊端和负面影响，从而才能不断提高文书档案的利用率，使之更好地为日常工作事务及管理决策层服务。

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在实践研究中发现我国目前实施的办公自动化文档管理的优势主要在三个方面，这三个方面对于促使文档管理的顺利实施都起到非常重要的作用。在这种情况下就需要对现在社会上实施的办公自动化条件下的文档管理进行全面研究，保证其在我国社会发展中有更加广泛的应用，在这里笔者就针对于办公自动化环境下的文档管理中存在的三方面优势进行详细的论述。

第一，目前在我国社会上各个企业中实行的文档管理大多数是使用计算机进行的，在这个过程中主要是利用计算机自身灵活性进行实施的。在目前使用计算机进行文档管理和传统的纸质档案管理进行比较，发现在档案管理过程中使用的计算机自身具备非常良好的信息处理和存储功能，也就是说采用计算机进行档案管理能够有效减少在进行档案管理中投入的时间和人力，减少处理档案的复杂性，从而达到提升文档整理和归纳的速度。另外在进行档案查找的过程中还能够有效利用计算机自身具备的检索功能，有效减少在进行档案查找过程中投入的时间。在这个过程中能够减少人们对档案的查找时间，主要是因为计算机在接收相应档案的过程中，在第一时间就对相应档案进行分类归纳，并对档案所属的科室也进行有效过滤。另外在企业中采取这种档案管理方式，还能够大大提升企业在实施档案管理上的工作效率。

第二，在对现在企业内部使用的计算机档案管理进行深入研究，了解到我国各个企业内部使用的电子档案管理方式具备灵活的储存形式。在办公自动化的环境下，相应的档案管理人员可以将企业自身涉及的档案储存在硬盘、内存卡和光盘等高科技存储介质中，这种储存方式并不受环境的影响，也就是说在任何环节下都能够完成存储。而且在对这些存储介质进行全面分析中，发现这些存储介质自身存储范围都比较大，而且档案在其中存储的时间也长于传统的纸质档案存储方式。另外在研究中发现采取这种存储方式还能够地档案进行密保处理，有效降低不法分子窃取企业内部档案的可能性，使得档案存储更加安全可靠。

第三，在企业发展过程中各个科室、部门之间形成的档案也存在很大的差异，这就导致采取传统的纸质档案存储还存在一些问题，针对于这一点就可以采用现在社会上使用的计算机档案管理技术，实现各个部门和科室之间的档案信息共享，这样对于促使整个企业得到更好的发展起到非常重要的作用。除此之外在进行计算机文书档案管理的过程中，还能够有效减少企业在实施档案管理中的成本，使得档案自身利用率得到有效提升。在使用计算机信息技术进步性档案管理的时候，在相应人员进行档案查询的时候，还能够有效减少相应人员查询档案时需要的时间，并且在写档案还能够通过网络技术进行直接传送，对实现我国企业内部档案的全面化和规范化都起到不可忽视的作用。

2 办公自动化环境下文档管理的问题

2.1 网络办公环境存在安全风险

在办公自动化环境下，文书档案的传输与共享以网络为依托，这就意味着电子档案面临着传输与存储上的风险性。为此，如何有针对性的加强电子档案在传输与归档上的安全与稳定是自动化办公的关键问题。首先，档案管理者应定期进行办公设备的软件、硬件维护、升级与维修，对存档的文件进行多重备份与更新，以确保文书档案存储的稳定性；此外，档案管理者应当充分发挥用户身份验证、网络防火墙等加密手段的强大优势，最大限度的提升文档存储与信息共享上的安全性与保密性，杜绝其他用户对重要文件进行非法阅读、下载与修改，避免因文件泄露造成的不必要的损失。

2.2 电子档案处理易造成操作失误

办公自动化环境下的档案管理，因其在电子文档的存储与共享上存在一定的安全风险性，因此，档案管理者应当建立规范的管理操作规程与严格的档案管理制度。例如，档案管理者应当针对电子文档收集、存储、传输、共享的各个环节制定科学有效的操作规范，避免操作流程中的错误与漏洞造成文档的损坏与遗失；为加强文书档案的保密性与安全性，档案管理者不仅应当充分利用现代信息加密技术的强大优势，更要建立严格的身份验证制度与档案保密制度，通过完善的档案管理制度弥补档案加密技术的疏漏与不足。

3 办公自动化环境下文档管理的有效手段

3.1 以保证档案归档的安全为前提

计算机网络技术的迅猛发展是一把双刃剑，快捷、高速的文件传输也意味着黑客入侵与网络病毒等不稳定因素威胁着档案管理的稳定与安全。对此，企事业单位的档案管理者应当不断学习并应用最先进的信息安全技术与加密手段。管理者应当设置严格的权限，设定可以登录数据库或服务器的用户的范围，避免文档被非法下载、盗用、篡改甚至删除。

3.2 以培养高素质的档案管理人员为基础

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中图分类号：S182文献标识码：A文章编号：1009-914X（2018）04-0273-01

引言

当前，信息技术的大范围应用使人们的生活习惯和工作方式有了很大的改变，使得文书档案管理的自动化具有了现实基础。传统纸质文书档案管理的弊端日益凸显，为了提高档案管理工作效率，就要将办公自动化应用到文书档案管理工作中。然而，在实际的应用过程中还存在着诸多的问题，如电子文件的保密性缺乏保障、档案管理人员的技术水平较低等，这就需要我们采取有效的措施，不断提高文书档案管理的办公自动化应用水平。

1办公自动化在文书档案管理中应用的意义

1.1提高档案管理的效率

在传统的文书档案管理的过程中，档案资料的收集、整理与储存都是由人工进行操作的，这样不仅效率低，同时还会造成大量的人力、物力与财力的浪费，使档案管理服务与人们的实际需要存在着一定的差距。将办公自动化应用到文书档案管理中，就是利用计算机信息技术处理档案内容，计算机的运算速度较快，并且能够很好地对信息进行处理，保证档案资料能够在短时间内处理完毕，有助于提高档案管理的效率。

1.2推动文书档案的标准化与规范化进程

将办公自动化应用到文书档案管理中，可以推动文书档案的标准化与规范化进程。文本归档工程主要包括两个方面的内容：第一是归档工作以纸质文档为对象；第二是归档工作以电子文书为归档对象。利用网络对文书进行归档，在一定的标准与要求下进行文书管理与档案管理，对每一个环节都进行规范，并对管理权限与具体内容加以解释说明，这些内容规范和权限，不但是文书档案办公自动化操作的现实基础，还给文书档案管理工作提供了管理依据。

1.3节省了存储空间

在传统的文书档案管理中，一般都会占用大量的空间进行存储，而将办公自动化应用到文书档案管理中，可以大大节省存储空间。在自动化的发展环境下，相关设备得到了进一步的普及，许多的文书档案都是以电子文件的形式呈现在大家面前，这就会大大节省档案的存储空间。在今后的发展过程中，电子档案的数量会变得越来越多，因此在查询的过程中也需要采用电子化的方式进行，相信在不久的将来，办公自动化将会得到进一步的普及，更好的为社会发展做出贡献。

2文书档案管理中办公自动化应用所面临的问题

2.1电子文件的保密性缺乏保障

对于电子档案管理来说，由于其是一种动态的管理方式，它具有开放性与共享性的特点，所以电子档案资料的保密性缺乏保障，具体表现为如下几点：第一，虽然电子档案在处理过程中会使用伪造技术，但在原文件上处理会导致文件内容发生一定的变化，其痕迹不会得到保障；第二，文书档案在传输的过程中会根据需要进行修改排版，而资料中的盖印与签名无法进行修改，这就使得文书档案资料无法保持最初的形態；第三，随着近年来网络黑客、窃密技术的不断发展与提高，从而使电子文书档案的保密性受到威胁。

2.2档案管理人员的技术水平较低

由于电子文书档案管理工作具有较高的技术性与专业性，所以其对档案管理人员的要求也比较高。对于档案管理人员来说，其不仅要掌握一定的档案管理方法，还要具备相应的计算机操作技术，能够灵活运用档案的信息管理软件。然而，从当前情况来看，虽然文书档案管理人员大多数都掌握了先进的档案管理技术，但信息处理技术操作水平较低，在文书档案管理办公自动化的处理过程中缺乏专业复合型人才，对文书档案管理工作的开展势必会造成一定的影响，难以提高文书档案管理水平。

3文书档案管理的办公自动化应用策略

3.1提高文书档案的安全性

为了将办公自动化更好的应用到文书档案管理中，就要采取相应的措施，提高文书档案的安全性。首先，可以利用缩微技术将盖有印章、带有手迹或字迹模糊的文书档案转变为图像性质的电子文件，这样不仅可以避免电子文件文化档案被篡改，还能够减小文书档案的存储空间，有利于文书档案的长期保存；第二，采用专用软件对电子文件文书档案进行加密处理；第三，将电子文件进行备份与验证，以避免电子文件的丢失与失真。对于需要进行永久保存的电子文件，还要将其制成纸质文件或缩微品；第四，利用路由器和防火墙等措施实现办公自动化内部网络和外网的隔离，保证办公自动化网络的安全。

3.2提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员作为文书档案管理的核心人物，对文化档案管理的有效性起着十分重要的作用，因此，要想提高文书档案管理的办公自动化应用水平，就要提高档案管理人员的综合素质。首先，改善硬件环境，加大硬件建设与投入的力度。只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能对这些设备了解、学习直至熟练运用，达到增强业务技能、提高管理水平的效果；其次，以“自学为主，培训为辅”的模式，逐步形成可持续终身教育机制。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分；最后，促进档案部门间与区域间的相互交流与合作，不断扩大自身的交际面。通过进行经常性的交流与沟通，可以借鉴兄弟单位的经验与方法，通过利用网络与现代通讯技术，来对档案管理人员的信息源进行扩充，培养其创新思维。

3.3将文书档案管理技术操作标准统一化

在文书档案管理工作中，为确保办公自动化的实际应用价值得到最大程度的发挥，应当准确把握文书档案管理的综合需求及具体特征，在科学化分析的基础上，对办公自动化软件加以优化利用，统一文书档案管理技术操作标准，保证文书档案管理中办公自动化软件具备良好的应用性能，使其能够更好的满足文书档案管理工作的需求，促进文书档案管理工程的顺利开展。另外，将办公自动化应用到文书档案中，应当确保其具有强大的系统功能，并要对相关技术参数进行规范，使文书档案管理的数据转化与数据接口具有一定的标准性与可靠性，从而促进电子文书档案安全性和可靠性的有效提升。

结束语

综上所述，在文书档案管理中应用办公自动化具有诸多的优势，为了将办公自动化更好的应用到文书档案管理中，就要提高文书档案的安全性，提高档案管理人员的综合素质，将文书档案管理技术操作标准统一化，不断提高文化档案管理的办公自动化应用水平。

作者：张晓霞

    参考文献 

[1] 宋玲玲.谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江科技信息，2017，03：196. 

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一、文书档案应用办公．自动化管理的优势

1．办公效率大幅提高。计算机强大的信息处理能力是正确运用办公自动化的优势之一。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，结果往往费时费力。计算机管理软件应用后，使文件材料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分便捷、有序。传统的文书管理工作有“三难”：一是立卷难，既费时又费脑，操作难度大，工作程序枯燥烦琐，工序多而繁，干起来枯燥乏味，掌握起来难；二是管理工作难，工作程序烦琐，需人工操作量大；三是提供利用效率低下，查准率不高。如果因文档人员立卷水平不高，出现组卷不合理、所拟案卷标题不能准确提示卷内文件内容，查找起来就很困难。现代网络系统提供了快速便捷的管理手段，这不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除立卷归档、检索查找的繁难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量，检索速度。文书档案管理工作实现微机处理的管理转变后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改变为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，而且可随时补漏增缺，使文档不形成存积，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的和检索利用的方便。

2．实现信息资源的充分交流与共享。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所凋剌的信息资源作出适时响应和脱机处理，保证很高的查全率和查准率，并不受空间的限制；并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。工作中我们充分运用计算机技术，建立了OA智能化办公系统，并进一步规范文件归档、利用流程及审批权限，既较好的为单位领导提供信息资源，又确保信息的保密性。

3．增强文件保存的稳定性与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性差，不易保存，在档案工作过程中稍小注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏 ，具有很强的稳定性。

二、制约文书档案应用办公自动化管理的相关因素

1．电子文件保密性受限制。由于电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术在一定程度上可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多．人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，不能为每一份电子文件盖印或亲自签名．也就无法借助印章或签署的字迹来判断电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验。

2．对档案综合管理人员要求较高。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的，也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息办公自动化，首先要求管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平。但是在医院管理中，一般只重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，提高档案管理人员的素质尚未纳入计划和要求，大部分档案管理人员知识面较窄、学历偏低，且平时档案管理人员进修学习的机会不多，缺乏系统的档案知识培训，致使许多档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上形势的发展，缺乏创新和活力。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

2．3 档案标准化、规范化水平有待提高 档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多、乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。

三、文书档案应用办公自动化管理的对策

1．办公自动化系统内外网隔离。在内部办公自动化网络和外网之问设置物理隔离． 以实现内外网隔离，是保护办公自动化网络安全的最有效、最实用的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择地放行一些地址进入办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制， 无论何种类型防火墙，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

2．提高档案管理人员的综合素质。一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上．档案人员才能对这些设备(施)了解、学习直至熟练运用，达到增强业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”的模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门问、区域问系统合作的力度，不断扩大自身的交际面。通过交流，学习兄弟单位成功的经验方法，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断扩充档案管理

人员的信息源和创新思维。

参考文献

1．徐莉．浅谈文书档案的计算机管理[J]．平顶山师专学报。2001．5

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     随着计算机网络技术的快速发展，社会生活的各个领域都已经离不开计算机技术的参与，计算机已经成为维持社会生活正常运行而无可替代的重要工具。尤其是在办公领域，因计算机技术的加入，而变得异常高效、节能，说计算机技术为企事业单位的日常办公带来一场巨大的革命一点也不为过，同时这也为办公自动化引入档案管理领域打下了坚实的基础。档案管理的日常工作，其繁琐程度以及高劳动强度是为大家所知的，因此，档案管理领域引入办公自动化技术，对于企事业单位必然会产生促进作用。

1.加强档案管理自动化的意义

每一份档案对于企事业单位的发展都有着特殊的意义，不但要对其进行妥善保存，而且还要长时间保存。但是过去以纸张为载体的档案管理，经常面临着水、火、虫等灾害的威胁，单位经常投入大量的经费来加强这方面的管理，同时也因档案规模大，无法对其逐一进行备份，每年都会有部分档案因上述问题而导致损坏，给单位的发展带来了很大困扰。而且部分档案需要经常、反复的进行查阅，这就无法避免的对原件造成了磨损，同时也有被遗失的风险。部分单位已经选择利用扫描录入的方式对档案进行电子化处理，但是对于电子档案的保护、管理、查阅也存在着很多问题，需要我们进一步探讨。就目前档案管理办公自动化的现状来看，存在着标准化滞后，管理软件繁多，没有进行统一化管理，这些问题都影响了档案管理整体水平的提高。现阶段迫切解决的问题并不是硬件设施建设的问题，而是如何使硬件设备正常发挥出功能的问题。网络化、信息化，已经成为社会各界所广泛关注的问题，它也是人类社会发展的主要趋势，档案管理必须要顺应这一发展趋势，利用好各种优势，做好自身建设。

2.将档案管理与办公自动化相融合的措施

2.1做好宣传工作，提高领导重视程度

一项工作的能否顺利展开与前期的宣传工作，以及单位领导干部的重视程度有非常重大的关系，所以，档案管理人员必须要积极主动的做好档案管理的宣传与汇报工作，以便得到上级领导的支持与重视。档案管理人员，可以在征得上级领导的同意条件下，通过专题讲座、培训教育以及发放传单等方式向广大单位员工宣传《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》等法律政策，目的是使单位从上到下都能够对档案管理信息化有一个必要的认识，以争取到领导、员工对档案管理工作有一个充分的认识和理解，为档案管理工作实现规范化、标准化、信息化打下基础。

2.2统一规范，加强标准化建设

想要做好档案管理办公自动化的标准化建设，可以从以下几个方面进行考虑：首先，加强档案管理体制建设。据笔者了解，现阶段我国很多单位的档案管理与文件管理是分开进行的，分别隶属于两个管理部门，这就使得档案管理部门无法对文件的前期进行有效的控制。所以，我们必须要从管理体制方面入手，对管理体制加以规范。单位可以考虑在内部对档案管理与文件管理实行统一领导，协调管理，促进两者同步发展。使档案管理部门能够对文件的前期处理进行有效的控制，将文件的前期处理与控制纳入档案管理部门的职责范围之内，这样就能够使为文件顺利归档打下基础。其次，规范档案管理流程标准。对文件前期处理、著录要求、电子文档格式以及归档流程进行标准化处理。最后，对技术操作进行标准化。档案信息管理系统在设计的过程中，必须要考虑到兼容性、实用性以及高效性，对技术参数、技术标准进行规范化设置，比如数据的安全标准、接口标准以及非同一类型的数据实施转化的标准等等，只有对整个系统进行标准化处理，才能够提高工作效率，降低错误发生的机率。

2.3完善对电子档案的监督管理职能

单位在选择档案系统管理软件的过程中，必须要选择已经通过档案管理相关机构认证，可以广泛使用的系统软件。单位内部在安装管理系统与办公自动化系统时，必须要有上级档案管理部门参与验收工作。在对电子文档进行存储时，必须一式三份，一份用于日常借阅，一份用于封存，一份另外保存备用。也就是说，从系统软件购买到安装使用整个过程都必须进行严格的监督，以防止为日后的使用埋下隐患。

2.4加强硬件设施、软件设施的基础建设

在硬件设施建设方面，保证各部门之间硬件设施的兼容性与匹配性，保证计算机在安全环境下运行，同时确保信息在传送过程中的稳定性与安全性。在软件设施建设方面，要及时对安全漏洞进行修补，更新杀毒软件，防火墙、防毒软件必须二十四小时开放，以防止计算机病毒、黑客对系统的入侵与攻击，以保证信息资源的安全性以及信息传输的高效性。

2.5对系统的内网与外网进行有效隔离

在单位办公自动化系统的内网与外网之间设置一道物理隔离层，是办公自动化系统安全性、有效性的前提。第一个保护层是路由器，路由器要将所有的IP地址进行屏蔽，再有选择的对部分地址接入到办公自动化网络系统中。第二个保护层是防火墙。绝对大部分的防火墙都有认证机制的，防火墙包括以五个基本功能，即：对进、出网络系统的数据、信息实施过滤；对进、出网络系统的访问进行有效管理；封堵禁止操作的业务；对通过防火墙的信息内容进行有效记录；对攻击网络系统的行为进行检测与提醒。

2.6加强档案管理人员的素质建设

任何一个体系的执行，最终都会落实到人员身上，档案管理也不例外，想要做好档案管理工作，就必须要提高档案管理人员的素质，这是实现档案管理与办公自动化更好融合的一个重要前提。档案管理人员除了要具有坚定的政治立场，纯熟的档案管理知识，同时还要具有熟练的计算机操作技能，不断努力学习，更新自己的知识架构，与时俱进，为实现档案管理事业的发展，发挥出自己应有的作用。随着计算机网络技术的快速发展，网络事故时有发展，电脑病毒日益泛滥，黑客的入侵技术 也在不断更新，这些都会对要案信息管理构成威胁。这就要求广大档案管理人员必须熟练掌握信息安全技术，努力提高自己的综合素质，为档案管理工作以及单位事业的发展贡献出自己的力量。

3.总结：

综上所述，经济与科技的快速发展，使传统的档案管理模式已经无法适应人们对档案管理的需求，办公自动化的出现有其必然性，它必将会在提高档案管理工作效率，以及工作质量方面发挥出巨大作用，我们可以从做好宣传工作，提高领导重视程度；统一规范，加强标准化建设；完善对电子档案的监督管理职能；加强硬件设施、软件设施的基础建设；对系统的内网与外网进行有效隔离；加强档案管理人员的素质建设等方面入手。

参考文献：

[1]宋李娜.浅议办公自动化环境下的文书档案管理[J].档案,2010,(02).

[2]席玲.浅议办公自动化环境下的文书档案管理[J].时代教育(教育教学),2011,(03).

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当今社会已进入信息时代，随着高科技的飞速发展、办公自动化的产生，计算机设备和技术已经广泛应用于各项事业的各个环节。特别是以计算机网络技术手段为代表的“信息高速公路”的开通，使人们处理信息的手段发生了翻天覆地的变化，为办公自动化奠定了牢固的环境基础，提供了物质条件的技术手段。办公自动化是办公领域中的革命，这场革命给传统的手工管理、人工操作的旧办公方式带来了极大的冲击。公司面对竞争日趋激烈的市场，积极转变观念，端正经营思想，狠抓企业内部管理，运用灵活的经营方式，保持经济效益持续提高，经济技术指标连年来均保持在国内同行先进水平。工程质量一次交验合格率100%，优良品率年年保持在80%以上。公司拥有各类先进施工机具约2000台（套），总功率约20000千瓦。主要装备包括1500吨/米、300吨/米塔吊、10吨～30吨龙门吊、8吨～120吨汽车吊、Φ630毫米大型弯管机、大型刨边机、折边机、卷板机、油压机、卷扬机、各类先进的计量器具、检测仪器和各种先进的施工工具、运输车辆等等。

一、文书处理中的办公自动化

文书处理是指文件的起草、修改、存储和打印的全部过程。办公自动化系统提供的文件编辑功能，实现了文字处理现代化，即利用计算机或其他文字处理设备对文字、图像、报表等进行自动的编排、换算和合成，使之成为工作需要的人工智能信息。手工的文字处理，每改一稿，必须重新誊写，到定稿打印时，还要重新从头到尾的打印或排版。而在办公自动化系统中，由于使用了计算机等作为文字处理设备，文件一次输入，便可多次重复修改或输出，大大提高了起草文稿的工作效率。

在办公自动化系统中，文件一次输入就可以多次享用，不仅可以修改，而且可以进行办理和传递。在文件的内部传递上，每到一文，文书人员按规定进行相关项目的著录，注明日期、文件编号、系统名称、文件作者、标题、主题词等，同时填写文件具体的承办处室，然后文件通过预设的内部传递途径，自动进入该处室的文件处理系统，各处室打开自己的终端，按命令进入系统，取出文件就可以办理。在办公自动化环境下根据文书工作和档案工作的有关规定进行文件立卷、归档，使这些信息既可供公文处理时反复使用，又可解除档案部门重复集中录入数据之苦，充分发挥了计算机一次输入和多次输出的优势。

二、档案工作的办公自动化

1．档案收集管理的办公自动化。办公自动化系统中的档案信息管理系统，是在文书处理部门日常工作各环节中形成的数据库的基础上进行档案的收集、整理、鉴定和保管的。在办公自动化的信息管理系统中，机读档案的产生缩短了文件形成和收集之间所经过的时间，较容易地对文件资料进行必要的管理、核对和移交。档案室与产生档案的各处室之间由计算机网络连接，使生成的机读档案由计算机终端通过计算机网络随时传输到档案室的数据库。在档案整理方面，办公自动化技术冲破了传统的整理方法和分类原则，它可以根据用户不同的需要，对档案进行自由分类，自由组合。对于机读档案的保管，一般以盘或卷为单位。至于机读档案的鉴定，则可在机读立卷时同时进行，其鉴定标准可与传统的纸质档案的鉴定标准相一致。

2．档案信息开发的办公自动化。档案信息开发是指档案管理系统将输入进来的、经过筛选和加工处理的档案信息，根据社会各方面的需要提供给人们，它可以通过编目、编研和利用三项手段得到实现。档案编目检索工作是档案管理工作中的独立环节，是档案管理专业中理论性和技术性最强的工作，它不但需要渊博的科学技术知识，还需要一定的语言知识、计算机应用能力。档案编目对档案信息的开发利用起着“前提”性作用，面对数以万计、形式多样的档案，在人工操作中如果没有一定的检索工具，人们查找利用它，就像大海捞针一样困难。因此，使用先进的档案检索工具是档案管理向现代化发展不可缺少的重要手段。这个问题，在办公自动化环境中很容易解决。机读文件在向档案部门移交以前，已经建立起能进行各种目录组合和全文利用的系统，本身具备检索功能。在此基础上，档案信息管理系统就可以实现其检索、编目、编研之功能，同时还可进行目录的自动组合，形成一个比较完备的档案检索工具体系，这样就能全方位、多角度地反映档案室的室藏内容，可以轻松地利用计算机根据一定主题或专题进行全文或部分章节的自动汇编，达到档案编研利用之目的。计算机自动编目速度快、质量高、能克服人工编目深度、广度不足的缺点，而且也符合规范化、标准化的要求，它能将利用者所需的档案信息通过屏幕显示输出或打印、复制出来，并能及时、准确地提供利用，与文书工作达到信息资源共享，使传统的档案室藏概念得到升华。

三、应用办公自动化的文书档案管理的优点

1．简化文件的排序编号。文书档案管理中，大部分单位是按年度、组织机构分类，所以每年档案在编制案卷号时都是按机构固定的排列顺序进行编制，这就要求所有部门的归档材料必须全部集中到档案部门后才能进行编号，因此只要一个部门没能按时归档就会使整个编号工作无法正常进行。运用办公自动化系统后，采用单位文件分散式归档，文件的排序依然可以以部门为单位，但没有必要固定部门的顺序，可以按移交纸质文件的时间顺序，随时进行编号归档。采用集中归档，可以不按部门排列，只要文件办理完毕就可以进行编号归档。

2．办公效率提高。计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的一大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏下、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统计准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有效。因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。

3．文件和文字信息充分交流和共享。在原始的手工操作管理中，企业事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息总闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部目录管理到内、外部目录和内容合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立并联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

4．文件与档案管理形成一个有机的整体。传统的文件处理和档案管理是属于两个不同的部门-办公室和档案室，由于业务衔接得不好，使得后期的文件归档组卷工作非常困难，档案的准确性、完整性受到影响。同时传统的档案组卷工序的繁琐，使得档案的工作效率低下。运用办公自动化系统后，利用计算机的网络技术能够不受空间的限制，使得两个不同的部门在网络中充分的将各自的业务衔接起来。

综上所述，随着办公自动化的不断推广和应用，计算机进人文书和档案工作领域已是一个不争的现实。用计算机制作文件、统计和处理数据已日益普及，大大减轻了劳动强度，简化了工作程序，提高了工作效率和工作质量。计算机技术促进了“文档”一体化的实现，使办公自动化正朝着高层次、综合应用的方向发展，其应用领域将会越来越广泛。

结合公司，作为安装施工企业办公自动化在文书与档案的运用也有了长足的进步，企业的实力不断增强，施工领域不断拓宽。公司对内狠抓管理，对外积极参与市场竞争，取得了良好的业绩。近十余年来，公司加大投入，注重工程质量，创优夺杯，硕果累累。公司积极稳步地推进管理现代化，加强基础管理，强化专业管理，积极推广应用现代化管理技术。曾先后取得档案管理国家一级、计量管理二级、标准化管理三级、会计工作三级、全面质量管理等证书。公司按国际惯例，坚持“项目法”施工，落实完善经济责任承包制，努力运用目标管理办法，以切实保证企业方针目标的实现。

公司致力于推进技术进步，不断开发和采用新技术、新工艺、新材料；同时努力提高机械装备水平，积极引进新型施工装备及机具，以真正提高企业的施工技术水平和施工能力。

参考文献：

[1]基于文书流转的办公自动化系统的分析与设计[J].2003.

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文书档案管理是一项复杂的工作内容，传统档案管理模式下耗费了大量的人力资源，并且档案管理效果并不理想，往往出现差错，严重影响办公效率。而办公自动化在文书档案管理工作中的应用，实现了人力资源的优化配置，在一定程度上提高了文书档案管理工作效率，但相关工作实践表明，办公自动化在文书档案管理中的应用也存在一定不足，此种情况下，加大力度探讨文书档案管理的办公自动化应用具有一定重要性和必要性。

1、 办公自动化应用于文书档案管理中的优势

1.1能够有效的提高办公效率

采用办公自动化系统后，由于计算机对于文字信息的处理能力十分强大，文书档案管理工作在计算机的帮助下，也就得到了有效的改善。文件资料的收集、分类、统计也就变得简单易行，办公效率也得到了极大的提高。

1.2能够确保相关文件的稳定性

相对于纸质档案而言，电子文件档案材料能够保存的时间更长。纸张的寿命都是相对的，而且还受到外部客观环境的影响，一旦纸张受损，纸质档案相关文字信息丢失，将带来不可挽回的损失。但是电子文件档案材料则不同，可以选用的载体丰富多样，包括VCD、DVD、U盘、移动硬盘等等。而这些载体的优越性显著，使得保存资料不仅不易损坏，而且方便阅读，查看，稳定性显著。

1.3有利于信息资源共享与交流

在原始文书档案管理中，大量的文书档案都被手工操作者置入文件柜中，不仅不方便查阅，造成查找困难，使得资源共享与交流困难，而大量的文件储存柜存放文件，也一定程度上造成了资金的浪费。运动办公自动化系统后，文书档案管理也变得更加体系化，不再受到空间的限制，而且通过便捷的互联网，文书档案的查询也变得简单、快捷，大大的提高了资源的利用率，有利于资源的共享与交流。

2、 办公自动化应用于文书档案管理中的不足

2.1电子文件保密性变弱

电子文化和纸质文件最大的区别在于，电子文件没有了固定的形式，易于变化，即便是被修改后，也可以不留下痕迹。而纸质文件则是一旦被修改，痕迹十分明显。因此在一定程度上，电子文件的保密性就不如纸质文件，电子文件还使得一些需要被高度保密的文件保密性变弱，这样不利于文件信息的安全管理。目前虽然有一些相关的技术能够防止他人在“原稿”上增、删、改，对原文进行伪造等，但是没法有效地鉴定文件的原稿。它不像纸质稿可以通过印章或署名进行判断。这些都是电子文化在保密性方面遭受的严峻的考验，电子文化的保密性存在隐患。

2.2对文书档案管理人员的要求高

办公自动化系统在文书档案管理中的运用，就需要加强文书档案管理工作人员的素质要求。仅仅懂得相关档案管理的理论、方法和技术是不够的，还需要有过硬的电子计算机技术水平。因此文书档案管理工作人员不仅需要达到一定的知识层次，还需要掌握一定的现代高技术，拥有处理相关问题的综合能力。当前大部分档案管理人员的技术水平不够，相关理论知识跟不上，在办公自动化设备的使用上缺乏一定的主动性，不利于档案信息管理的电子化。

3 、文书档案管理中办公自动化的应用策略

3.1规范文书档案管理体制

为确保办公自动化在文书档案管理中的实际应用价值得到最大程度的发挥，应当结合文书档案管理的实际情况，规范文书档案管理制度，为办公自动化的应用以及文书档案管理工作的顺利开展提供可靠的制度支持。当前大部分单位在文书档案管理工作中主要采取分部门管理的方式，此种情况下部门之间的交流有限，导致文书档案管理工作的协调性不足，严重影响文书档案统一化管理的顺利实现。因此在文书档案管理工作中应当对管理体制加以规范，实现文书与档案的统一规划与管理，从而全面提高文书档案管理质量和效率。

3.2加强硬件建设

在文书档案管理工作中，为促进办公自动化的合理应用，应当基于计算机技术的基础上，加强硬件建设，改善硬件环境，为文书档案现代化管理提供可靠的技术支持。也就是说，应当促进文书档案管理技术手段和设备的先进化合现代化，对现代化设备进行合理应用，保证文书档案管理工作的高效开展。

3.3制定业务流程标准

在明确文书档案管理制度的基础上，应当结合工作实际情况，制定规范化的业务流程标准，对文书档案管理工作中文件的处理、归档以及电子文件格式等相关操作程序进行规范，促进文书档案管理工作的顺利规范开展，全面提高文书档案管理工作中办公自动化的应用效率。

3.4实现档案工作人员专业化与现代化的有机结合

文书档案管理的办公自动化的实现，应当严格遵循人的主体地位，并积极运用现代科学技术开展文书档案管理工作，坚持与时俱进，准确把握社会经济发展趋势，基于传统档案管理理论、原则及技术的基础上，将其与现代计算机技术和数据通信技术进行协调配合，促进专业化与现代化的有机结合，从而全面提高文书档案管理工作质量。

4 、结束语

总而言之，办公自动化在文书档案管理工作中发挥着重要的作用，能够实现人力物力资源的优化配置，提高文书档案管理工作效率，提高工作质量，并合理控制文书档案管理资金，推进文书档案管理工作的高效开展。因此在文书档案管理工作中应用办公自动化系统的过程中，应当结合档案工作实际情况，制定规范化的文书档案管理体制，明确相关管理流程和标准，并对现代科学技术进行合理应用，实现档案工作人员专业化与现代化的有机融合，推进文书档案管理工作的不断进步。

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中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：

计算机强大的信息处理能力使办公自动化成为强大的优势。以往的文书档案管理工作中，工作人员过多地依赖手工操作，费时费力。OFFICE办公软件的专业档案管理软件的应用，使文件材料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分便捷有序，同时大大缩短了办公时间。下面我就以办公自动化环境下的文书档案管理的若干问题进行探讨。

一、办公自动化对于文书档案管理的优势

（一）高效、方便、快捷的归档速度。强大的信息处理能力是计算机赋予办公自动化的最大优势。办公自动化环境下的文书档案管理，是与信息化技术充分结合，最大限度地将传统纸质档案的繁琐程序降到最低，同时还能进行归档的相关工作，通过这些优势的发挥，能有效保障单位的优势资源得到更好的利用。

（二）全面高效地实现资源共享。办公自动化环境下的档案管理能充分发挥信息技术的作用，能有效地实现档案的体系管理，实现资源上的共享，阅读、查找等等都能更加方便与快捷。同让翻阅时网络、信息传输等技术的推广，让电子档案管理可以根据不同的情况进行搜索、分类、安排、优化、过滤等等操作，这些都有利于档案管理的加强，最大限度的发挥了传输速度快、应用能力强、储蓄信息量大等优势。另外还能够共享单位资源，在政府机关事业单位的各种信息使用方面更加全面、更加高效。

（三）储存更加稳定、安全。办公自动化电子档案管理与传统的纸质档案对比，电子档案可以充分利用现代科技技术，如 DVD 光碟、U 盘、移动硬盘、内存卡等等进行储存与传输，这些设备的优势在于不容易受到客观环境的影响，而且具有储存时间长、信息量大、超强稳定性的特点，通过网络工具直接传递文书档案资源，促使传递文件的稳定性、安全性得到很大的提升。

二、应用办公自动化管理文书档案存在的风险问题

（一）电子档案数据的完整性。传统的纸质档案管理中，一次处理上的失误或者笔误，所造成的后果影响范围会比较小，而且容易进行补救。而办公自动化电子档案管理中是对文件进行批量处理的，一次处理的文件量是非常大的，一次操作上的失误就可能造成很严重的后果。另外，文件是属于开放状态的，更新不及时，也会让信息出现丢失的情况。电子文件在结上是比较复杂的，而且储存的方式也多元化，在不同的方式转换中容易因为外界因素的影响导致信息丢失或被破坏。

（二）电子档案储存的安全性。事业单位保存的档案大部分是属于重要的文书资料，如今很多储存设备具有高速读写的速度，如果被盗取了，受侵害的程度是非常大的。其次，因为信息化手段所使用都是统一的字体与标识，丧失了手写汉字的特点，这样也不利于对真假进行鉴别，导致被侵害的文件不易被察觉。另外，网络传输的风险性也很大，在传输的过程中存在被修改、被恶意破坏、被盗用等风险。因此电子档案储存的安全性问题是不可忽视的。

（三）电子档案管理的长期可读性。电子档案的信息存储在不同的载体上，信息的读取与储存需要指定的设备，这样会导致信息对软硬件的依赖。当前办公自动化、电子技术等发展非常快，计算机影响的更新速度也非常快，若是在兼容性方面出现了问题，也有几率会让信息丢失，直接将电子档案的使用寿命缩短。

（四）对档案管理人员的综合素质要求较高。绝大多数政府机关事业单位从事档案管理工作的都是兼职人员，对于档案管理没有经过系统专业的培训，对档案管理专业知识比较匮乏。而应用办公自动化对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的，也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。如果引进了现代化的设备，却不能得到充分的利用，那么就谈不上档案管理办公自动化。

三、办公自动化在文书档案管理中的具体应用

（一）加强电子档案储存设备以及办公自动化网络的安全性。前面提到电子档案在网络传输过程中存在一定的安全风险性，因此，要重视这个环节，要针对性的进行加强档案储存设备的安全性，方法可以是：对相关软硬件进行检查、更新、升级、维修，要定期对相关设施与网络服务期进行检测、维护与清理，要以此为职责设立网络安全监督员，定期对存档的文件，特别是重要的文书文件进行备份与更新，还要加强身份验证、数字签名、网络防火墙等等，利用这些手段来提升设备的安全性，最大限度的保障电子档案在传输、储存、运用操作的过程中的保密性、发展性、持续性、安全性。同时，应用办公自动化进行电子档案管理时，必须遵照相关的要求，在使用的过程中不能擅自修改与下载，最大限度的防止电子文件被其他用户进行非法使用或者随意修改，进一步提高其安全性。

（二）对相关规章制度进行完善，对操作流程进行规范。在对具体的文书档案管理实施办公自动化的过程中，需要对相关制度进行科学完善，并且要以实际情况为出发点，例如：文件保密制度、归档制度、用户身份确认制度等等，从而最大限度的保障电子档案管理中信息化建设的安全程度。在实际的工作过程中，应该构建一个相对规范的管理制度与操作标准，需要将各个部门的储存格式、处理手段进行统一，对保管、使用、收集等各个环节的标准进行完善与规范，最大限度的防止在转换过程中又或者兼容性的问题导致文件被破坏，杜绝在实际操作过程中出现漏洞，同时更要保障文件制作与检索过程中与档案管理及时同步。从实际出发，根据政府机关事业单位现有的资源，加以充分利用，来对阶段性的目标进行明确。基于目前事业单位档案管理信息化的现状来分析，必须要分步推进，实现文书档案信息化管理。需要加强这方面技能与思想方面的培训，从而拥有正确的文书档案信息服务意识。

（四）强化技能培训，提升档案管理人员的综合素质。事业单位的文书档案管理工作具有很强的政治性及政策性，因此文书档案管理人员的工作任重道远。单位的办公室领导需要注意加强单位员工的档案工作建设，就需要着力组建或打造一支专业化的档案管理队伍，在选配相关管理人员时，要选择作风正派、责任心强、政治上可靠的，真正能够在实践工作中坚持原则和立场，能够快速适应科技信息更新的专业管理工作人员担任单位的文书档案管理工作。同时还需要侧重于对文书档案另外，需让我们的工作人员充分了解管理档案的重要性，增强工作的责任心，不断掌握如何收集、鉴别归档材料、整理、装订档案的技术，知道如何把档案管好。要做好新时期的档案管理工作，必须努力学习、掌握科学管理原则和方法，从提高工作人员素质方面来不断提升事业单位文书档案管理工作的整体水平。

结语：为了适应新形势下的档案管理工作需要，办公自动化档案管理在政府机关事业单位的整个档案管理应用的作用是不可忽视的。我们应该科学地应用办公自动化积极探索，勇于尝试，不断的进行分析、总结和创新，规范和完善相关操作流程与制度，切实加强和提高信息时代的文书档案管理工作。

参考文献：

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对于任何一个事业单位而言，档案都是不可缺少的重要资源，档案中的信息数据促进事业单位不断向前发展。因此，事业单位必须提高对管理档案的重视程度，为单位内部的信息资源合理利用提供方便。传统的档案管理模式已经远远不能满足目前档案管理工作的需求，计算机技术为档案管理工作提供便利，使用数字化档案管理不仅可以大大缩短用户查询信息时间，同时还能充分的查询资料，可见，数字化档案管理成为事业单位档案管理的必然趋势。

1事业单位数字化档案管理的现状

1.1现代化办公设施的缺失。目前，很多事业单位档案管理上没有做到科学、规范化，主要原因之一就是档案管理中缺少现代化办公设备。严重的个别事业单位在档案室内堆放杂物，而且不采取防火、防盗以及防潮等相关措施。没有运用现代化手段调阅档案和查访档案，对事业单位档案的完整性造成一定程度上的影响。除此之外，事业单位不能使档案的作用得到充分的发挥，事业单位仅仅局限于管理好档案，不注重对档案的使用，不注重开发档案中的信息资源，不能有效利用档案资源。

1.2档案检索效率低。事业单位数字化档案管理中，传统的手工检索方式正逐渐被现代化的计算机检索方式所代替，但是目前还是有不少的事业单位在档案管理中使用手工检索方式，在很大程度上对事业单位档案检索的效率和质量造成影响，同时使档案查阅的工作量增加。与此同时，还受到人力检索信息的局限性，大大降低了事业单位档案管理的工作效率和工作质量。

2优化事业单位数字化档案管理的措施

2.1文书处理

为了提高事业单位数字化档案管理的效率，大力推进事业单位档案文书处理过程和归档数字化。在事业单位档案管理中，最基本的工作就是文书处理，文书处理的效果对事业单位档案管理的质量和水平息息相关。随着现代信息技术不断更新的趋势，事业单位每天需要处理的档案量也在不断增加，档案管理工作人员利用计算机技术将每天收到的档案信息归档处理，在事业单位内部传阅过程中要严格遵守批办流程，设置合理的传阅时间和催办时间。假如出现传阅的没有完全完成处理的文件在规定的时间内没有进行信息反馈的情况，这时就可以利用信息技术，提醒相关工作人员进行处理，有效的预防档案堆积、档案处理不及时，保证事业单位档案管理工作的正常进行。数字化档案管理方式，不仅减轻档案管理人员的工作量，同时还缩短了信息传递时间和信息反馈时间，大大提高了事业单位档案管理的效率和质量。

2.2单位办公自动化

为了提高事业单位管理的综合效率，整合数字资源，应将数字化档案管理与单位办公自动化系统相融合。目前，自动化办公系统在事业单位中应用已经十分广泛，自动化办公系统的优势越来越凸显。在实现事业单位档案数字化管理的背景下，将自动化办公系统与档案数字化管理系统有机的结合在一起，共同发挥两者的优势。为确保数字化档案管理的有序进行，在设计档案管理方案的过程中要注意增加相关的资料查询功能，这样可以为各种资源之间的衔接创造基础，所以，当前首先需要完成的工作就是对办公自动化软件系统进行升级处理，开发两个系统相互兼容端口，针对数字化档案管理的要求，事业单位还需要不断更新网络管理制度。比如，将档案查询功能引入到办公自动化系统中，同时开发档案管理系统的查询权限，使两个系统的有效结合得到保障，实现数字化档案管理系统和办公自动化系统之间的无缝连接，使事业单位档案管理的综合效率不断提高。

2.3构建事业单位档案数字化管理体系

事业单位数字化档案管理成为计算机技术普遍的必然结果，同时不可否认事业单位数字化档案管理是一项比较复杂的系统工程。在构建事业单位数字化档案管理过程中，需要做好整体构建数字化管理体系的工作，以及开发软件系统，并不断升级该软件系统的工作，此外还需要做好硬件设备采购、录入档案、资料备份以及查阅档案等工作。事业单位档案管理受档案资料多的影响，工作任务重，为了保证档案管理的安全性，事业单位数字化档案管理系统应该采用双服务器的备份方案。除此之外，还要注重数字化档案管理工作的细化，将数字化档案管理细分为操作系统管理、档案密级管理、系统维护管理、性质种类管理等，不断提高事业单位数字化档案管理的质量和效率。

2.4有广泛、可靠的信息支撑

为确保事业单位数字化档案管理的安全、有效进行，需要不断完善档案数字化管理系统。事业单位数字化档案管理系统的维护离不开广泛、可靠信息的支撑，应该不断强化以下两方面工作：一方面，事业单位数字化档案管理系统需要具备良好的系统升级能力，只有数字化档案管理系统具备良好的升级能力，才能实现系统功能的不断丰富、完善，减少出现事业单位数字化档案管理无法满足人员需求的现象，这样，事业单位数字化档案管理系统才能与时俱进，充分发挥系统强大的管理功效；另外一方面，事业单位数字化档案管理系统需要具备良好的性能和可靠性，事业单位数字化档案管理系统直接影响着档案管理的成效，事业单位数字化档案管理系统性能优，则档案管理绩效优异，反之同样成立。在事业单位档案数字化管理过程中，务必把档案数字化管理系统的性能和可靠性放在首要地位，保证充分发挥数字化档案管理系统的预期作用。

对事业单位数字化档案管理顺应社会发展的潮流，是科技不断更新的必然要求。每个事业单位都要重视对档案的管理工作，针对性的制定出一个数字化档案管理的总体规划，完成完善自己单位的档案信息网站的建设工作，并不断完善档案信息网站，同时不断提高档案管理人员的综合素质，提高人员的工作质量，使档案信息化适应国内外的标准，符合时展的趋势。

参考文献：