企业档案分类管理方法范文

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篇1

企业人事档案管理是企业完善管理制度的重要内容。人事档案是企业员工重要材料的汇集，是个人成长的记录，对国家和企业选拔、考察、培养人才具有重要意义。进入21世纪以来，随着社会经济的迅猛发展，社会管理制度不断完善。在企业人事档案管理方面，传统的人事档案管理方法未能充分发挥人事档案的积极作用，已经不能满足新形势下的需求。本人从事企业档案管理十几年，对现行人事档案管理方法有深切的体会，工作中发现诸多问题，认为很多方法急需改进。

一、企业现行人事档案管理存在的问题

1、档案重视意识不够

目前，企业、个人对人事档案的重视程度显得比较淡薄。在人事档案管理硬件方面，很多企业在人事档案方面的投入少，硬件设施跟不上，以地下室、库房作为档案管理的存放场所。有些单位的档案管理还处于原始状态，甚至连基本的八防（防盗、防尘、防鼠、防火、防潮、防脆、光防、防有害气体）都不能做到。档案采取的是老式箱式存放，并没有采取理论上要求的“密集式”管理办法。这主要是因为一些企业在档案管理方面的重视意识不够，还不能从根本达到档案管理的要求，给档案工作的开展造成困难。

在人事档案管理软件方面，从事人事档案管理的工作人员多数非档案管理专业。档案管理学的基本知识比较缺乏，而且后期的培训也未能及时跟进，使档案管理工作未能按照规范来运转。另外，一些企业在人才选拔和考核中，未能充分发挥档案管理方面的积极作用，未能建立起企业用人与档案管理有机配合的人力资源管理机制。

个人方面，普遍存在员工人事档案意识比较淡薄的状况。有些员工的人事档案未能及时归档，调入单位未能及时将档案及时调来，因而，往往出现不知档案在何处的现象。同时，单位要求填写的考核表等需要及时归档的材料，有些员工未能及时上交归档，造成档案内容不齐全，使档案在反映个人综合信息方面未能充分发挥应有的作用。

2、档案内容不能适应现代人力资源管理的需求

在新形势下，员工不仅是企业运转的基本力量，而且越来越被提升到人力资源的战略高度。人事档案的完善对人力资源的管理提供全面的依据。因此，员工人事档案内容的完整性、全面性是企业发现人才、培养人才的基本前提。在传统的人事档案管理下，将内容划分为十类，往往突出反映的是企业员工的政治性，内容多为历史写实性，但对员工的培养、考核，以及员工的兴趣、专长、团队合作等方面内容则显得单薄。传统的人事档案内容未能全面反映一名员工的发展潜力，对企业发现和培养人才造成不便，造成埋没人才、压抑人才的现象。

传统上的档案管理将干部和工人分离，实行分类管理。这种档案管理方法在一定时期内起到了积极的作用，但随着我国市场经济体制的确立以及国家人事制度的改革，这种档案管理方法已经不能适应新形式的需要。主要体现在：“干部”这一概念比较含混笼统，未能明确予以定义，企事业单位各行各业都普遍采用本词。新形势下，“干部”这一词汇依然不能适应档案分类管理的需要，因此，继续按照传统方法进行档案分类管理，势必引起一定的管理混乱。另外，传统上的干部和工人人事档案分属不同部门分类管理，增加人力物力成本。同时，干部和工人人事档案的分离，与新形势下“以人为本”的理念相左，未能体现社会公平，与企业劳动合同制下灵活的用人机制不相适应，妨碍了人才作为一种资源的有效配置，与社会倡导的现代企业制度不相符。

3、人事档案管理不能适应市场经济下人才的快速流动

在市场经济下，市场在调节人力资源配置方面发挥的作用越来越突出。人才作为企业发展的重中之重，其流动性较计划经济时代明显加快。市场为员工提供了广阔的发展空间，员工为谋求个人发展，个人选择越来越多样化。企业员工在企业之间跳转过程中，有些企业为了维护本单位利益，不予调出人事档案等现象频发。还有的员工档案意识不强，将个人档案一直未及时调出。从而形成人档脱节，造成“死档弃档”、“人质档案”现象，对企业人事档案管理带来诸多不便。

4、档案转移不方便

长期以来档案转移一直沿用“开档案转移单”（介绍信）之做法。理论上讲，这一设计有它的科学性，但随着市场经济的快速发展、人才流动的加快和频繁，这一做法目前很难再坚持下去。新形势下，档案转移并不能确保“档案转移存根”的及时返回，造成人事档案寄出却无凭证的状况，为档案管理工作带来诸多不便。

二、解决企业人事档案管理存在问题的对策

传统的人事档案管理在新形势下急需一系列的改进和变革，以适应时代变化的需要。我们认为，应该从以下几个方面入手，逐步解决现有档案管理中存在的问题。

1、加大宣传力度，提高企业和个人的档案意识

个人人事档案涉及到员工的切身利益，员工升迁、考核培养，养老保险、医疗保险等社会医疗保障问题都跟档案挂钩，做好企业人事档案的管理对员工意义重大。企业应该依照国家法律要求，不仅要按照要求对档案予以保存并进行完善，还应该对档案管理人员不断进行培训，在硬件和软件上满足人事档案管理的要求，提高档案管理的质量，从而使人事档案发挥其应有的作用。

2、以人为本，变革档案管理理念

要使人事档案充分发挥作用，就应该适应新时期的要求，在管理程序和档案内容方面予以不断改进。新时期，人力资源管理是企业竞争的重中之重。档案内容应该充分为发现人才、培养人才、配置人才服务，在原有内容基础上，形成有企业特色的档案内容。

企业的主要目标在于激发员工的创造性，追求经济效益的最大化。牢固树立将员工作为战略资源的意识，是企业在残酷的市场经济竞争中的立足之本。因此，在员工人事档案管理方面不能照搬机关干部的分类及内容，而应该根据企业现实需要，对员工的全面考核和业务能力等方面予以补充加强，从而形成企业自身特色的人事档案管理体系，更好地为企业的人力资源管理服务。同时，在档案管理程序上，应该突破干部、工人分类管理的限制，建立与现代企业制度相适应的人事档案管理制度和方法。

3、建立与人才流动相适应的人事档案管理制度

为了畅通人才流通渠道，合理配置人力资源，企业人事档案管理方面需要进一步解放思想，不断革新。对于传统人事档案管理中存在的人档分离、人质档案、死档弃档现象，以及在档案转移过程中出现的问题。应该充分发挥各级人才市场在档案管理方面的积极作用，建立灵活的档案转递渠道。

4、建立与信息化相适应的档案管理办法，推进人事档案工作信息化建设

企业应从软硬件方面积极投入，不断提高人事档案的规范化程度，从而提高人事档案的利用效率。档案的信息化建设是一个长期性的系统过程，不可能一蹴而就，但档案信息化建设对企业人力资源管理来说，意义深远。档案信息化建设在数据共享、信息传递、提高效率方面将对企业的管理产生重要影响。

综上所述，我国企业人事档案管理方面在新形势下面临着一系列的困难和挑战。积极探索新形势下企业人事档案管理方面的新途径、新方法是摆在我们人事档案管理工作者面前的主要任务。只有转变管理理念、寻求与时代特点相适应的档案管理方法，才能不断完善和改进档案管理工作，更好地为企业、为社会服务。

【参考文献】

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为确保国家税收，发挥税收的职能作用，国家在税收征管方面制定了相应的法规制度，取得了一定的成效。但目前，在税收征管方面，仍然存在以下几个方面的问题：

第一,管理监督不到位。取消税务专管员后，由于把实行专管员管户向管事制度转变简单的理解为取消专管员,形成了管理环节的空位和断层,使税务机关失去了对纳税人的管理和监控；二是注重了集中征收,优化服务,片面强调以查代管,形成了管不细、查不全、征不足、处罚难、效率低的状况；三是征管格局中的四个系列以及各职能部门间协调不好,各自为政,多头指挥,不通信息,相互扯皮,互相推诿,导致税收征管全过程运转不正常。

第二,管理手段应用不到位。目前管理手段主要是运用计算机管理,但其监控作用不明显,主要表现为:征管软件本身还不成熟,使用中存在一些缺陷,在一定程度上还不能满足征管要求,信息传递不通畅,影响收入的完整性,加之有少数微机操作人员责任心不强,不能按规定及时、完整、准确地录入有关信息,因而计算机不能全面真实地反映征纳情况；部分工作人员不熟悉征管业务规程,无法对征管信息进行微机处理。

第三,管理职责明确不到位。由于对新的征管模式认识不足,征管实践中削弱了管理,淡化了责任,在一定程度上造成了底数不清,税源不明,监控不力,漏征漏管。造成征管质量不高的原因,一是少数单位在认识上没有弄清分类管理的含义,片面理解为对一般纳税人的ABC管理；二是各单位没有结合本单位实际制定出切实可行的分类管理操作办法和措施,因而职责不明确,管理程序、方法不规范,管理效果不好；三是大多数单位职责虽分解到人、落实到户,但没有建立相应的制约机制,没有配套的考核办法和措施,使管理工作不能落到实处；四是普遍把分类管理和十率考核、征管软件运用、征管档案管理工作割裂开来,没有利用它们之间的内在联系理顺工作思路,使该四项工作不能环环相扣顺利开展,而这些原因造成征管质量不高,主要体现在:一是登记率不完全真实。二是申报率不准,这有计算机软件本身的问题,也有管理人员管理不到位的问题,还有没有按征管规程对非常户进行处理的问题。三是申报准确率难以掌握。由于管理未落实到位,管理人员无法掌握纳税人生产、经营和财务状况,不能对其纳税的准确性作出大致判断,偷逃税款不同程度存在。另外在双定户的定额核定上,由于管理的问题使核定的定额与实际销售相差甚远,造成税款流失。在对大中型企业和一般纳税人的征管中,同样存在监控不力,税款流失现象。四是在缓交税款审核上存在调查核实不严的情况,客观上让一些企业感到贷款不还不行,费不缴不行,而税款可缓,能缓就缓。五是依法治税难,在征管过程中不同程度的存在执法难的问题,一些税务机关正常的税收保全措施难以实行,或是相关部门不配合,或是存在来自各方的干预。

由于上述征管不利,最终影响税源,不能保证国家财政收入。

二、当前加强我国税收征管的建议

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为确保国家税收,发挥税收的职能作用,国家在税收征管方面制定了相应的法规制度,取得了一定的成效。但目前,在税收征管方面,仍然存在以下几个方面的问题:

第一,管理监督不到位。取消税务专管员后,由于把实行专管员管户向管事制度转变简单的理解为取消专管员,形成了管理环节的空位和断层,使税务机关失去了对纳税人的管理和监控;二是注重了集中征收,优化服务,片面强调以查代管,形成了管不细、查不全、征不足、处罚难、效率低的状况;三是征管格局中的四个系列以及各职能部门间协调不好,各自为政,多头指挥,不通信息,相互扯皮,互相推诿,导致税收征管全过程运转不正常。

第二,管理手段应用不到位。目前管理手段主要是运用计算机管理,但其监控作用不明显,主要表现为:征管软件本身还不成熟,使用中存在一些缺陷,在一定程度上还不能满足征管要求,信息传递不通畅,影响收入的完整性,加之有少数微机操作人员责任心不强,不能按规定及时、完整、准确地录入有关信息,因而计算机不能全面真实地反映征纳情况;部分工作人员不熟悉征管业务规程,无法对征管信息进行微机处理。

第三,管理职责明确不到位。由于对新的征管模式认识不足,征管实践中削弱了管理,淡化了责任,在一定程度上造成了底数不清,税源不明,监控不力,漏征漏管。造成征管质量不高的原因,一是少数单位在认识上没有弄清分类管理的含义,片面理解为对一般纳税人的ABC管理;二是各单位没有结合本单位实际制定出切实可行的分类管理操作办法和措施,因而职责不明确,管理程序、方法不规范,管理效果不好;三是大多数单位职责虽分解到人、落实到户,但没有建立相应的制约机制,没有配套的考核办法和措施,使管理工作不能落到实处;四是普遍把分类管理和十率考核、征管软件运用、征管档案管理工作割裂开来,没有利用它们之间的内在联系理顺工作思路,使该四项工作不能环环相扣顺利开展,而这些原因造成征管质量不高,主要体现在:一是登记率不完全真实。二是申报率不准,这有计算机软件本身的问题,也有管理人员管理不到位的问题,还有没有按征管规程对非常户进行处理的问题。三是申报准确率难以掌握。由于管理未落实到位,管理人员无法掌握纳税人生产、经营和财务状况,不能对其纳税的准确性作出大致判断,偷逃税款不同程度存在。另外在双定户的定额核定上,由于管理的问题使核定的定额与实际销售相差甚远,造成税款流失。在对大中型企业和一般纳税人的征管中,同样存在监控不力,税款流失现象。四是在缓交税款审核上存在调查核实不严的情况,客观上让一些企业感到贷款不还不行,费不缴不行,而税款可缓,能缓就缓。五是依法治税难,在征管过程中不同程度的存在执法难的问题,一些税务机关正常的税收保全措施难以实行,或是相关部门不配合,或是存在来自各方的干预。

由于上述征管不利,最终影响税源,不能保证国家财政收入。

二、当前加强我国税收征管的建议

篇4

上世纪九十年代以来,世界经济格局发生了重大变化,市场竞争日益激烈和全球化,企业产品强调以顾客需求为导向的快速反应,企业不得不为满足这样的需求而调整个物流运作流程,同时实施与业务合作伙伴(供应商和客户等)协同商务的供应链管理。

一、供应商管理及其必要性分析

供应商管理是指为企业生产和经营提供原材料、设备及配件和其它资源的企业,供应商既可以是生产企业也可以是流通企业。供应商管理的目的就是要建立一支稳定可靠的供应商队伍,为最终客户提供高质量和快速的产品和服务保障。

供应商管理的必要性主要体现在以下几个方面:

1、供应商管理有助于提高客户对于企业产品和服务的满意度

目前,很多公司与供应商之间仍是相互对立而非合作伙伴关系,其交易过程仍是典型因利害冲突的非信息对称博弈过程。如供应商通过减少要素的投入来实现自身利益的最大化,偷工减料即是其道德风险的表现。而由于这种信息不对称使得客户在采购环节加大检验、监督管理的力度,无形中增加了管理成本。只有加强供应商管理,使供需信息共享,才能达到低成本、高柔性的目标。

2、供应商管理有助于提高供应商对客户需求反应的敏捷性

即时制生产(Just In Time)、零库存管理、精益物流等逐渐在生产领域、流通领域、管理领域中普及,在这样的环境中,供应商对客户需求反应的敏捷性成为考核供应商绩效的重要指标。要提高满足顾客需求的敏捷性,作为供应商必须具有控制资源市场的能力;作为客户,要充分发挥采购职能的优势,只有加强供应商管理,使采购方与合格供应商建立合作伙伴关系,才能提高供应商对客户需求反应的敏捷性。

3、供应商管理有助于保证采购质量,降低采购成本

供应商产品的质量是客户产品质量的组成部分,供应商的质量管理体系同时也是客户的质量管理体系的组成部份;从成本角度考虑,供应商的成本一定程度上也是采购方的成本,供应商成本的增加势必最终转移到采购方的手中。所以,选择合适的供应商,使供应商在动态竞争环境中保持提高产品质量、合理降低成本的持续改进状态,对保证采购质量,降低采购成本具有积极的意义。

二、做好供应商管理工作的要素分析

供应商管理体系包括供应商管理方法、供应商选择机制、供应商竞争机制和供应商与客户之间合作机制。从这四个方面入手可保证供应商管理体系的完整和高效。具体实施如下:

1、 供应商分类管理方法

ABC分类法是企业管理的经典理论,该理论告诉我们,20%的供应商需要80%的管理精力。在供应商管理中,不是每个供应商都需要同等的管理关注,在资源有限的情况下,我们的注意力应该放在起关键作用的因素上,加强管理的针对性,提高管理效率。在上述管理思想的指导下,对供应商按重要性进行分类,找出关键的少数供应商,进行重点管理。我们可依据表1,对供应商进行ABC划分。

表1:

在保证供应方面,对这三类供应商的要求是一致的。但A类供应商为公司提供了重要的物资供应且数量少,对其加强管理是降低采购成本的潜力所在,所以要投入主要精力,进行重点管理。而对于B、C类供应商,因其所提供的物资比重小、数量多,他们不是降低采购成本的重点,可以作一般管理。

但是,这里需要强调指出的是,ABC分类管理无法真正反映供应商提供的物资的重要性和物资市场的复杂程度,所以,在应用ABC分类管理方法的同时,要综合考虑各种因素,切实做好供应商的分类管理工作。

2、 建立供应商的选择机制

选择供应商,是企业以适当时间、适当数量、适当价格、适当品质采购物资的起点和重要保证。因此在进行供应商选择时,必须要综合考虑候选供应商各个方面的表现,根据实际情况,制定出适当的选择准则。

供应商选择的准则主要集中在质量、价格、交货、服务等四个方面,此外还包括其他方面的因素。下面对各种选择准则进行归纳和总结,以便为供应商的选择提供基础,如表2。

3、 完善供应商之间的竞争机制

对于供应商的选择,既可选择独家供应,也可选择多家供应。要有意识地在供应商之间引入竞争机制,促使供应商在产品质量、服务质量和价格水平等方面不断优化。同时,在保持供应商相对稳定的条件下,要对供应商实行动态管理,在相互信任的基础上,也要建立一套得力的监控措施,建立供需间的新型合作关系。

供需方是同一个价值链的两个节点,这个价值链是有机联系的整体,在这个价值链上,产品与服务的最终消费者对成本、质量和服务的需求成为链中所有参与成员共同追求的绩效管理目标。作为链上的成员,在考虑自身利益的同时,要兼顾其他成员的利益,才能链上个成员可持续发展的长久根本。供需双方必须充分认识这一利益准则,使采供关系逐步摆脱传统模式,逐渐形成有利于采供双方共同利益的新的关系模式。采供新旧关系模式的对比如表3。

总的来说,供应商管理是一种改善采供方关系的新型管理机制。供应商的管理要求以大量的供应商的信息为基础,建立完善的供应商档案,对供应商的各种信息进行全面、(下转第119页)