档案管理的基本要求范文

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水文档案是在水文观测活动中产生并归档的原始观测材料。水文档案反映水文气象、陆地水文、海洋水文、水文地质等不同领域长期观测积累的水文变化和洪水旱情预报的情况，为水利和其他国民经济建设部门提供基础资料。由于水文档案资料涉及到的领域多，应用水文资料的行业广，做好水文档案管理工作形势比较严峻，随着信息化的高速发展，网络、人为、直接和间接管理都可能会发生工作管理不到位的情况，这给做好水文档案管理工作带来了很大的难处，笔者结合自己所在单位的情况，提出以下做好水文档案工作的措施。

一、实行工作管理责任制

（一）建立法律追究责任制。单位领导干部负责人要担负起本单位档案基本工作管理全面责任制，重视和关心本单位档案管理工作，对那些疏于管理，或在管理工作方面失职，不认真履行管理工作规范的领导干部实行责任追究制。还要根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国水文条例》，视情节轻重，依法追究法律责任。

（二）落实行业内部责任制。在水文部门提供给各行各业的《水资源论证报告》《水文分析计算报告》《工程水文分析报告》中，要利用水文档案基础资料进行数据分析，并把成果编入报告，才能充分说明所分析研究的项目论证报告。在做某个项目报告中可能涉及一部分重要资料，如果这类报告管理工作制度跟不上，报告中部分水文资料可能会造成间接性失误，这就要求我们必须从源头上做好水文档案管理工作，落实行业内部责任制，加强规范化管理。

二、健全档案管理制度。

（一）常规制度。结合本单位水文档案管理的具体情况，制定好本单位的对外服务制度：一是水文档案资料的性质确定、变更和解除制度；二是信息及网络载体管理制度；三是信息系统和信息设备管理制度；四是水文资料信息公开提供审查制度；五是领导干部对档案管理督查、督办制度；六是档案管理人员各方面业务知识教育和管理制度；七是管理工作实行年终责任考核制度等常规性制度。

（二）日常制度。在单位内部做好日常档案管理制度，如水文资料年终整编成果归档制度，历年资料查（借）阅登记制度，档案资料复印、摘抄、录制等日常管理制度。

三、完善档案管理防护措施

（一）防护措施到位。档案管理工作的本质特征决定了工作必须以防范为主，把工作重点放在预防上，做到防范于未然，最大限度地减少档案资料遗失、损坏等事件发生，加强人防、物防、技防相结合的综合防范体系。

（二）技术措施到位。加强对整个水文系统计算机网络信息技术的管理：一是要实行分级保护，信息系统要按照规定的程度不同，采取不同强度的管理措施。二是计算机技术防护，设施、设备要按照国家标准及水文行业信息系统同步规划、同步建设、同步运行。三是要明确在计算机操作规程中禁止事项。四是明确网络运营商、提供仪器设备服务商双方的法律责任，建立规范审查，严防因网络、仪器设备问题损坏档案资料事件发生。

（三）人防措施到位。水文行业内部档案管理工作主观因素取决于人，物防、技防，不如人防，只有政治思想X悟高，工作责任心强，警惕性高的人才能防止水文档案不遗失损坏。

（四）物防措施到位。物防也就是物理隔离，运行设施、设备放置场所要符合水文行业标准，要保证信息的完整、可用、可控性。计算机在购买前必须是未使用过的，没有联接过互联网的，最好是国产的，这样才能做到万无一失。

（五）技防措施到位。单位计算机处理涉及水文档案信息时，设施、设备技术防护没有达到高标准要求，存在的安全隐患和漏洞的要责令停止使用。

四、开展档案管理宣传教育

（一）加大档案管理工作宣传力度。由于水文工作行业的特殊性，水文档案从开始到形成成果，是一个漫长的过程，在收集整编的过程中要经过很多道工序环节，涉及的水文资料及人员很多，扩大了我们工作知悉范围，要抓好水文档案管理工作，只有按照《水文行业技术规范》的相关规定，加大档案管理工作宣传力度，让每一位涉及到水文资料的人从思想上认识到位，这样才会取得实效。

（二）加强档案管理工作教育培训。单位应定期对工作人员特别是领导干部和人员进行新形势下的法律法规、专业技术防范知识等方面的教育培训，以增强档案管理意识和保护技能。对从事档案管理工作人员，要加强对新修订的《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国水文条例》等相关法律法规的培训和学习，或讲解一些实际案例作为教育学习材料，利用集中授课方式、个人自学方式等多种学习方式开展档案管理宣传教育培训。让传统档案管理工作观念向新时期档案管理工作观念转变，进一步提高针对性和实效性，从而做好水文档案管理工作。

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我国的人事档案管理部门是建立在计划经济体制下的,很多的人事档案管理都是由用人单位来保管的.随着我国经济体制的建立和改革，流动人口越来越多，很多的单位与个人都不了解人事档案的基本内容，出现了多人管理的现象，主要体现在两个方面：第一，分散保管.有的人事档案保存在过去的单位.有的人事档案保存在当前的单位，有的人事档案保存在人才交流部门，甚至有的还保存在个人手上，造成一个单位内的人事档案处在分散保管的形式.第二，混乱保管.很多单位的人事档案不仅隶属于组织、人事、劳动等部门，还隶属于很多无权保管的部门，导致多人管理的现象.这种人事档案管理的方法不仅阻碍了人事档案管理工作的进步与发展，影响其真实与权威性，还阻碍了人才的流动与人力资源的配置.

1.2档随人走

目前我国的人事档案大多数呈现档随人走的现象,而这样现象并不能够适应现阶段市场经济对人事档案的基本要求，严重阻碍了档案管理工作的进步，不利于人事档案的开发与利用.当随人走的管理方式，造成大部分的人事档案散布于社会的每一个角落.严重影响了人事档案工作的前进方向和发展.

1.3封闭式管理

目前我国的人事档案管理的透明度问题受到了很多人的关注与重视，很多媒体也相继报道出了一些因人事档案的不透明而对当事人的利益造成损害的案例，这一问题的出项，说明了改革人事档案管理的必要性.人事档案是对当事人的个人经历、工作能力和诚信情况的真实历史记录，因此人事档案应公开化、透明化，若人事档案过于保密，使得公民对人事档案有一定的畏惧感，会严重阻碍了人事档案的开发与利用.

1.4手段落后

随着科学技术的基部与发展，我国的人事档案在在数字化、网络化的推动下,手段明显落后，并不适合现代化技术的需求.部分的单位虽然也在运用计算机进行管理，但其软件的开发达不到要求，人事档案管理职员的素质不高，很难熟练使用计算机，造成人事档案管理的发展并没有实质性的突破，多数还是手工运行，只是进行简单的分类，且操作不便，效率低.有的单位只是用计算机进行存储或是检索，且存储量较少，实用性差，对检索利用的管理有一定的影响，达不到现代化的科学、合理、系统化的管理.

1.5材料、信息不真实

用人单位的人事档案信息内容完整、准确，是人事档案部门对人事档案管理的基本要求，但在实际生活中存在很多的不足，如员工的人事档案必备资料不完整，包括毕业证书、技能证书等，很多重要的信息找不到，甚至出现鉴别错误的问题，将一些手续不全或是有问题的信息进行归档，严重影响了人事档案管理信息的真实性.还有的单位对员工的人事档案信息没有及时整理并归档，造成人事档案管理的混乱，甚至有的单位并没有配套的基础设备，且人事档案资料随意放置，且管理环境较为复杂.很多的单位不重视人事档案管理工作，制度不严谨，执行力度不足，人事档案的转入、转出或是查看都不按照相关规定进行，严重违反了法律法规.

1.6素质低

随着人力资源管理的不断加强，其管理手段也得到了进一步的改革和调整，对管理人员的知识、专业化等提出了更高的要求.但实际与要求之间存在着很大的差距与不足，如管理人员的配备比不足，出现了兼职管理或是无人管理的现象，人事档案管理人员的素质低，没有原则性，对人事档案的认识不足，缺少奉献的精神，整体的素质低.

2改革与创新

单位的决策人员需要高度重视人事档案管理的工作，全面掌握档案管理的基本要求.只有最高领导层高度重视其管理工作，各部门才会主动参与到人事档案管理工作，表现出员工对人事档案管理工作的积极性，人事档案管理人员应真实详细的记录员工工作能力和特长兴趣等一些基本内容，尤其是职员在单位的工作表现和诚信情况，这对当事人的职业生涯有很大的影响力，它能够正确判断员工的人格品行，因此，单位要建立一个完善的人力资源管理制度，就需要从人事档案管理的改革与创新做起[2].

2.1宣传

综合各企业或部门的人事档案管理实际情况，利用各种手段对其加大宣传力度，如广告、报纸、电视或网络等手段，确定人事档案在今后工作中的作用和地位.采用宣传的方法，使公民能够正确认识到：在市场经济条件下，不论是单位之间的竞争，还是部门之间的竞争，主要是进行人才竞争.若单位或是部门忽视了人事档案管理工作，或是不了解人事档案所蕴藏的人才信息内容，就不会发现并使用人才，及不会在竞争中得到进步和发展.想要增强干部人员的档案意识，树立法制、服务观念，就要将人事档案管理的工作加入到日常工作中，时时刻刻进行记录和把握每一个员工的工作表现和能力.

2.2体制

我国的人事档案已经由“单位档案”向“社会档案”的方向转变，呈现出人事档案管理工作的社会化的.因为长时间受到社会的计划经济制度的约束，人们对人事档案管理是国家的或是单位的传统观念比较根深蒂固，从上学到毕业工作，个人工作的选择空间很小，造成人事档案变成了单位档案.随着经济市场的发展，人的属性也发生了实质性的改变：人是属于社会的而不是仅属于某单位或地区的.只是在某时间，个人与部门签有劳动合同法，存在着劳动关系，若接触劳动关系，那么人就属于社会，个人和社会的共同发展的主要条件是人才的流动，因此，切实实行社会化管理的人事档案管理改革创新，是单位档案到社会档案最大转变.人事档案管理的制度应以承诺将人事档案信息与企业的劳动合同分开，才是发展个人流动的前提，才能实现社会化的人事档案管理.

2.3政策

社会化的管理是人事档案管理的目标，但创新和决策的层次较高，且需要结合其他的社会创新改革才能够实现，不能独自完成，因此，在加强人事档案社会化的管理制度的前提下，要对其进行政策创新.根据目前的社会发展形势而言，确定各区域人事管理部门对相关的组织是否对具有人事档案管理的资格很重要，并进行年审制度，颁发证书.科学、合理性的规范人事档案的信息，尽量少出现长久或是不合时宜的信息，树立公开、公正的原则，将人事档案进行透明化，尊重公民的人事档案知情权，把人事档案当作社会信息资料之一,使每一位公民都有维护个人档案的权利.只有将人事档案成为透明化，才能充保障人事档案的当事人合法权利.将行政执法考核的内容加上人事档案管理归类，加大考核力度，保证落实各项政策的制度.

2.4真实

人事档案信息的真实性是对人事档案的基本要求.人事档案的真实性主要有两个方面：第一，客观性、完整性，这也是最基础的真实性，人事档案的客观完整性，能满足人事档案管理人员对职员信息的管理和了解；第二，人事档案特有的的特性，它不仅能体现人事档案的价值，还能满足人事档案管理人员对职员的选择和使用.真实性的前提与基础是第一个方面，第二个方面是对第一个方面的补充和深化.如果人事档案没有客观性与完整性，那么人事档案就失去了它特有的基础和权威；若人事档案的信息没有真实的特性就会失去它的存在价值和意义.只有这两个方面相互依存，相互结合，才能体现档案管理存在的必要性.人事档案真实性管理是要求人事档案管理人员需具有政策、责任和创新着三个方面的观念，针对不同类型的管理人员,采用不同的归档制度，特别是能够反映个人能力、素质水平的资料.

2.5管理进程

网络计算机的存在为现代化人事档案的管理工作提供了便捷，人事档案信息的网络化，不仅可以进行资源共享，加快档案透明化的速度，方便当事人的查看，还能真正的发挥人事档案自身的功能与作用，更好的服务于单位.所以，人事档案管理的改革可以实行人事档案网络化管理，但人事档案网络化管理的前提，是人事档案要进行的电子化.首先将原有的纸质档案转换为电子档案，即将人事档案内容输入到计算机内，利用电子化的方法建立个人信息系统.其次在人事档案电子化后进行网络化，在保证档案信息保密的规定基础上，利用网络的优势，将人事档案内容进行资源共享.档案信息网络化是新型的储存档案资料的方式，它能够将不同区域、单位或是载体的人事档案的资料，用网络化的方式保存下来，利用网络形式将信息连接起来，不但能提高人事档案信息的使用率，还是实现人事档案信息共享的有效方法[3].

2.6素质教育

对人事档案管理人员的要求必须专业和知识化，因为这项工作已经向向现代化和科学化的方向进行转变.因此不但提高了人事档案管理人员的敬业精神与职业素养，还要求其工作人员必须能够灵活使用并维护人事档案当事人的知情权.人事档案管理人员在工作中不能只听上级的一面之词，而随意录取或是删掉某位人力资源管理人员，应严格考核，通过竞争、择优录取，选拔出真正的人才.此外，还应对管理人员进行相关的职业培训，提高综合素质，对今后的职位晋升或是福利待遇上加大关注力度.

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一、房地产电子档案管理的羁绊性因素分析

传统房地产档案管理，采用两级管理的方式，随着信息化社会的发展，档案管理的外部环境产生了巨大的变化，给档案管理工作带来以下几方面的羁绊性因素：

（一）传统档案管理对象是纸质的档案，以手工检索为主要的管理方式，而随着档案数量和类型的增加，需要管理的档案信息量急剧上升，尤其是在计算机普遍应用之后，档案信息内容中出现了各种无纸化资料、CAD制图等，手工方式基本无法进行有效管理。

（二）档案管理人员长期以来习惯于传统的管理方式，思想、理念、业务水平等方面，都停留在传统管理的阶段。在应用信息化管理技术之后，要求档案管理人员采用全新的管理理念和管理方法，很多人基本还没有做好管理方式转变的思想准备，就被迫接受新的管理理念，并要求在短时间内提升业务管理水平，由此产生的诸多不适应性，形成档案管理工作的瓶颈因素。

（三）档案的数字化和网络化，对档案的形成提出了新的要求，传统档案的形成是“先文后档”，这种模型的档案形成，很难进行超前管理和跟踪管理，尤其是在档案机构精简之后，会出现档案人员身兼数职，不利于工作的开展，因此传统档案管理的形成方式亟需进行改变，以提高归档和利用的效率。

二、房地产电子档案管理创新突破口的寻求

综合以上几方面的房地产电子档案管理羁绊性因素，我们不难看出新形势下房地产档案信息化管理的必要性和必然性，而电子档案管理的创新，必须以下面几个方面作为突破口：

（一）一体化信息资源平台的建立

根据房地产档案信息化建设的基本要求，档案信息化资源平台的建立，需要开发资源计划、数据管理、办公自动化、项目管理、数据采集等系统，作为前端控制平台规范化的条件。其中一体化信息资源平台的建立，必须在开发档案管理软件的基础上，根据电子文件整理标准，再行信息资源的整合，该平台的建立必须开发以下三种数据库：首先是文件级和案卷级档案目录数据库，通过公文管理网站，将馆藏档案的目录数据公布；其次是重要档案内容数据库，主要包括文书档案和科技档案，通过扫描的方式，转换成为数字化的档案资料，需要通过检索获取；再次是多媒体档案数据库，根据档案归档制度的基本要求，收集和整理档案的电子光盘资料。通过以上数据库的建立，以统一的电子档案储存格式、流程等，形成电子档案的统一化管理，便于电子档案的归档、鉴定等管理工作，同时能够有效确保档案信息的及时性和完整性。

（二）便捷查询利用手段的开发

房地产电子档案的归集以数字档案管理系统平台作为“基地”，而归集之后的电子档案，需要通过便捷查询利用手段的开发，对档案的利用管理流程进行优化。在这里，我们同样需要基于数字档案管理系统平台，对电子档案进行分类编号，建立规则的归档程序，在检查和比对之后，生成档案文件的目录清单，我们通过条件检索的方式，迅速在目录清单当中找到目标档案，然后快速锁定纸质档案的存储位置，或者可以直接调用纸质档案的扫描件，以此提高档案查询利用的效率水平。在这里，我们必须进一步明确档案的检索功能，即与档案目录相关的文字、字母等信息，通常以档案名称每个字的字母作为检索条件，或者可以直接输入档案名称中的某个关键词，系统自动过滤之后，弹出所需相关档案的目录。这种便捷的查询和利用方式，改变了以往纸质档案查找的繁琐程序，是目前房地产电子档案管理创新的重要手段之一。

（三）软硬件基础设施建设

硬件方面配置：HP DL580（G2）服务器1台，序列号347904-AA1；HP MSA500磁盘阵列1台，支持14硬盘接口；HP原装SCSI硬盘7块，每块容量36G；ADAPTEC29160适配器卡1个；Evolution Pro工程扫描仪2台；虹光AV6000高速文档扫描仪1台；HP Colorlaserjet 3700激光打印机1台；联想开天M400PC机4台；笔记本电脑4台；不间断电源1个；数码摄像机1台；数码相机1台，加1G内存。软件方面配置：Windows2000 Server标准版10用户操作系统；Oracle 9i标准版10用户数据库软件；清华紫光软件，用于网站建设、全文检索、OCR应用软件升级。

（四）应用系统开发

首先是信息的采集，该系统功能是通过对档案信息的在线整理和编目，分类建立电子文档，并录入到系统数据库当中。其次是日常管理，根据档案管理在鉴定、编制、移交等方面的基本工作内容，通过软件的功能，为用户提供便捷的日常管理模式，譬如档案的统计、利用、借阅等。再次是系统设置，根据档案管理的需求，以及结合档案管理的工作结构，为适应用户的需求而不断完善的系统功能，这也是档案事业长久发展的举措。最后是数据的安全，档案应用系统的数字化，在为档案提供更加方便管理环境的同时，面临越来越多的档案信息威胁性因素，譬如病毒的侵入、黑客的攻击等，在此要求档案在数字化加工的时候，提高数据的安全系数水平，而档案管理人员本身也需要按照相关的管理要求，在日常管理当中保证数据环境的安全。

三、结束语

综上所述，由于传统档案管理方式习惯于传统的思想和理念，在数字化和网络化的背景下，房地产档案管理信息量不断增多，很多人基本还没有做好管理方式转变的思想准备，因此很难进行超前管理和跟踪管理，由此产生的诸多不适应性，影响档案管理工作的有效开展。为此，笔者认为房地产档案管理工作应该通过开发档案信息化管理系统，并通过软硬件基础设施建设和应用系统开发，方可为档案管理工作的开展，创造有利的条件。

参考文献：

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档案管理在以前似乎是一件非常容易的事，就是将档案分类管理所牵涉的事务并不是非常多。但在今天，一个信息时代，档案管理工作者管理不再是一些信息的事，社会的信息量成倍的增长，如何对这些信息进行合理的整理保管已是对档案管理者提出的一个重大挑战，这就需要加强档案管理人员素质提升，以适应新时代下档案管理要求，如何提升档案管理工作者的素质，下面我们将重点浅析。

一、 档案管理人员素质的提升

古人有一句话说得好：“工欲善其事必先利其器”。档案管理者作为档案管理工作的关键，要做到档案管理工作就必须提升档案管理者的素质。

在这里我们需要先介绍一下档案管理者现今所面临的状况与问题。其问题表现以下方面，1、在以前档案管理不是如此重视，档案管理被看成是一件无关重要的事，管理者相对文化素质低下，到现在许多管理者更不能适应新形势下科技信息化要求。2、在一些企业、事业单位缺乏对管理资金投入，造成管理者本身轻视管理这项工作，对新知识缺乏学习精神与创新。

以上两点可以说造成管理者素质低下重要原因，如何提升管理者素质，一般应从以下方面入手，首先应加强管理者基本素质的提高，其基本素质应从政治素质、业务素质、基本技能三方面，使管理者首先成为一个合格的管理者。其次还应加强管理技能，认真研究管理学理论，学习现代管理的新知识、掌握现代管理技能，特别是高新技术管理手段在档案管理工作中的具体运用，实现科学管理现代化。

在档案管理人员做到档案工作的基本前提下，还应从以下方面不断提高档案管理人员业务素质。1、作为一个档案管理者应牢牢树立一个做好档案工作的信念。要从意识里把档案工作作为其人生一件大事去做，用平静的心态去迎接工作中遇到的各种难题。同时档案工作者必须有清醒的认识，要在日常工作中注重培养自己的工作兴趣，使枯燥的工作充满情趣。2、树立服务意识。档案管理的最大价值就在于为工作决策提供应有服务，使一个决策尽量科学化、合理化。应积极发挥自身主观能动性，热爱本职工作，忠于职守，积极开展职业道德的教育，明确服务方向，端正服务态度，周到的为档案使用者服务。3、加强对档案工作的重视。作为一个国家机关、事业单位、企业的领导不但应注重本职工作的加强，也不能忽略档案管理工作。4、加强学习与开拓创新能力培养。创新是任何事业进步的必然要求，档案管理自然也不例外，创新作为档案事业发展的永恒主题。要善于从工作中、学习中、其它专业的知识中吸取有益的经验，活学活用的应用在档案管理工作中，档案管理人员只有具备了创新能力，才能在档案管理工作当中开创出新局面。

二、 加强保密工作的基本要求和注意事项

保密工作对于档案管理人员是头等大事。这就需要档案管理人员在保密工作中要做到保密工作的基本要求。其基本要求应从以下方面入手。1、要有较强的保密意识。2、以身作则，防止泄密。3、保守机密，不乱对人尤其家属谈及属于保密的材料内容。档案管理人员加强好友亲属的叮嘱，同时自己也要做到不该说的不说，不该做的不做。4、落实制度，加强检查，规范保密工作。按照“控制源头，加强检查，明确责任，落实制度”的原则，国家机关、事业单位、企业应加强对部门人员的监督和管理，进一步规范保密制度。5、认真履行自己分内工作。在这里就需档案管理者做到谁管理，谁负责。业务做到哪里保密工作就做到哪里。6、档案管理者要站稳立场，坚持原则，警惕和抵制不良图谋，作为企业档案管理工作人员还应做到“富贵不能、贫贱不能移、威武不能屈”的境界。

在保密工作中还应加强保密注意事项，尽量做到细致入微使保密工作不留一丝漏洞。保密工作应注意以下事项，1、档案管理工作者对待外界人员既要做到热情友好，以礼相待，又要内外有别，提高警惕，防范各种情报窃密活动。2、档案管理工作者不得携带属于企业秘密的文件、资料和其他物品。如确需携带，应经批准，并严加保管。3、档案管理者在外出期间应当保持高度警惕，严格遵守其所保守的秘密，不在不利于保密的场合谈论或处理本单位秘密事项。4、档案管理者在公文的接件、起草、酝酿、处理、签署、复印、存档、销毁过程中，严格依据《保密法》的规定做好保密保管工作。不得私自窃藏档案文件。5、档案管理人员向外界投寄论文、稿件和其他资料，不得涉及本单位秘密。6，在现代信息化工程中，档案信息很多要经过电脑处理，这就需要注意加强电脑保密工作学习，防止黑客袭击本单位电脑资料，窃取本单位秘密。

三、 结尾

档案保密管理工作现在对一个单位至关重要，档案管理人员素质提高以及加强档案管理工作基本要素与注意事项是一件非常艰巨的事，这需要档案管理人员不断在工作中总结经验深入学习，尤其不断掌握一些高科技技术，使档案管理工作不断完善。如此企业信息才有一个安全环境。

参考文献：

[1]杨凤仙. 论新形势下档案管理人员素质提升对策[J]. 中小企业管理与科技（上旬刊），2009，（09）：15-16.

[2]方月. 论新形势下档案管理人员素质提升对策[J]. 新闻天地（下半月刊），2010，（08）：110-112.

[3]黄琼娇. 新形势下做好档案保密工作的思考[J]. 科技情报开发与经济，2011，（27）：135-136.

[4]刘名. 浅谈我国保密法律制度的基本原则[J]. 保密科学技术，2011，（07）：64-68.

[5]宋芸. 新形势下档案保密工作存在的问题及对策[J]. 才智，2011，（26）：331.

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工程项目的档案管理工作人员素质不高，专业的档案人员紧缺。建筑公司工程项目的文档保管人员调动频繁，有些职员刚熟悉工程文档工作就被调走了，或是辞去文档收集的工作。工程项目施工单位没有专职档案保管人员，各种资料由不同部门的人保管，在工程后期，有些资料签字手续不完备，需要施工单位或监理人员签字，但是这些人很难短时间内处理这些事情，延迟了工程文件、档案整理时间。

（二）管理问题

工程项目的档案部门长期以来属于企业的边缘部门，企业不愿意花高薪聘请专业的档案管理工作人员，工程项目档案管理工作发展进度迟缓。建设单位对工程项目档案的管理理念淡薄，认为工程档案无法为工程建设产生经济效益。对工程项目档案的管理仅局限在“被保管好、不丢失”层面，没有充分认识到工程档案是工程建筑公司的重要信息资源、知识资源，能够为公司创造经济效益的价值。

（三）技术问题

工程项目档案是建设公司最宝贵的资源之一，但是当前很多工程项目建设单位仍然以手工操作为主，只是简单运用office软件进行文档输入，工作效率低下，对相关数据的查找、分析困难重重，远不能满足信息时代的要求，工程档案管理的信息技术的开发和应用已迫在眉睫。工程项目档案管理不仅需要使用传统的信息技术，也要逐步建立具备提供多层次、全方位的数据参考的统一平台。

二、做好工程项目档案管理的方法

（一）理顺工程档案各参与方的关系

工程项目档案管理工作涉及多个单位和部门，做好这一工作必须理顺工程档案参与方之间的关系。建设单位要为工程项目的可行性研究准备必要可靠的数据和资料，对招投标文件、施工图设计、工程监理单位委托、工程验收文件等准备齐全，严格执行，积极协调和设计单位、监理单位与施工单位的关系以保证工程文件、档。另外勘察、设计、施工、工程监理单位都必须在其资质等级许可的范围内承揽工程、开展工作。

（二）规范工程文件、档案填写的基本要求

工程项目档案工作能否做到准确与工程文档填写的基本要求及其责任是否明确直接相关。档案是否完整是档案价值能够充分实现的前提条件。由于建筑行业的施工是一项长期、繁杂的过程，也是形成工程文件、档案种类最多、数量最大的重要时期。工程项目文档的管理必须明确各自的责任划分，严格审核工作开展情况。

（三）建立工程项目档案管理文化

建立工程项目组织文化可以从以下方面努力：培育良好的工作氛围，提高组织向心力，明确岗位分工和职责，建立激励约束机制，提高职员工作热情，促使员工提升自我工作能力。充分重视挖掘工程档案的价值，实时更新文档，根据工程项目建设的进程进行跟踪服务，定期、不定期地召开工程档案管理和工程档案信息资源开发会议，采取有力措施完善现有制度的不足。完善档案管理的网络系统，并加强维护，保证交流通畅。

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城市规划档案的数量相对比较大，同时在管理的过程中也存在着很多的难题，检索需求也相对比较大，在现代城市规划档案管理的过程中，一定要积极的去利用数字化档案管理技术的合理应用，采用数字化档案管理在技术上的优势，从而更好的提升管理的质量，满足更高层次的要求。

1 数字化档案管理技术应用分析

数字花档案管理通常就是将纸质的文件用扫描或者是录入的方式直接将相关的内容存储到计算机数据库系统当中。数字化档案管理技术在应用的过程中，档案信息检索和备份十分的便捷，同时，它也减少了对空间的占用，提高了空间的利用效率。对我国城市建设过程中城市规划档案管理的要求一定要有所了解，在当今的城市规划当中，应该积极的引进数字化的档案管理技术，同时还要采取有效的措施加强对人才的培养，这样才能更好的满足现代的城市规划档案管理的基本要求。同时还要在工作中建设一个数字信息化水平相对比较高的管理中心，针对数字化档案管理工作的具体要求对系统中的硬件和软件设施进行适当的调整，这样才能更好的确保管理目标的实现。

2 城市规划档案数字化管理的分析

2.1 注重硬件设施的选型与配置，满足城市规划档案数字化管理需求

城市规划档案在应用的过程中，其数量非常大，同时检索的要求也比较严格，所以就必须要有先进稳定的硬件设施作为支撑，计算机硬件方面要不断的提高配置，这样才能更好的保证计算机处理数据的速度和能力，满足城市规划档案的要求，所以在数字化建设额过程中，一定要充分的考虑到档案数据处理的具体要求，同时还要选择恰当的硬件设施。防止硬件设施自身能力不足而产生的负面影响。在重视硬件设施选择的同时，还应该加强备份工作的数字化建设，只有这样，才能更好的提升档案内容的可靠性和安全性。

2.2 科学选择数字化档案管理软件系统

为了更好的实现城市规划档案管理的基本要求，城市规划档案数字化当中一定要科学的选择管理软件，充分的考虑到城市规划档案管理工作的实际情况，在图纸数据的检索和应用方面，数字化管理当中一定要对软件进行严格的测评，同时还要以此为基础做好后续的工作，只有这样，才能保证科学目标的确立和实现。在选择和测试软件的时候，一定要选择合适的方法，此外还要保证软件自身的安全性和稳定性，只有这样才能更好的保证系统的积极作用得以充分的体现。

2.3 建立城市规划档案数字化管理体系，保障管理目标的实现

为了更好的保证城市规划档案管理的质量和水平，在城市规划档案数字化管理中，一定要创建一个完备的工作机制。对于数字化档案管理工作的需求和数传统工作的差异，去建立和完善一个比较科学的档案管理体制，在工作中还应该以数字化档案工作的基本要求为前提，保证城市规划档案工作的顺利进行。此外，还要建立一个细致的管理体制，按照工作的实际需要去设置工作岗位，明确不同岗位人员应该承担的职责，只有这样，才能更好的保证城市规划档案数字化管理工作的正常进行。

2.4 引入绩效考核机制，保障城市规划档案数字化管理质量

在现代城市规划档案数字化管理需求的层面上来说，城市规划管理部门应该在工作中积极的引入绩效考核机制，这种机制的应用可以对城市规划档案管理部门的工作质量和工作水平进行考察和评价，再以考核的结果为基础，减少工作中出现其他问题的可能性，此外还要将绩效考核制度当做是重要的核心，对数字化档案管理额人员的工作水平和工作效果进行客观的科学的评价。在这一过程中还要以岗位职责的要求当做一个基本的标准和原则，对你岗位人员的工作水平进行全面的考评。对工作中的问题应该及时的发现和改进，测评机制的应用使得档案管理工作人员的工作积极性更高，工作的质量也有了非常显著的提升。

2.5 强化数字化档案管理软硬件系统的维护，保障档案管理工作质量

针对城市规划档案数字化管理需求、针对档案管理工作中信息系统安全需求，城市规划档案数字化管理工作中应加强软硬件系统的维护管理。针对现代互联网环境下病毒、木马等危险因素，城市规划档案管理部门应加强软硬件系统的维护管理。通过软硬件防火墙、杀毒软件的安装，提高城市规划档案信息安全。同时，加强对档案录入、管理人员计算机安全信息知识的培训。由计算机操作人员为基本单位，定期升级防病毒软件数据库，减少危险网站登录对系统安全的影响。通过软硬件系统的维护、管理，提高城市规划档案数字化系统安全水平，保障城市规划档案数字信息安全。

3 注重人才培养与引进，促进城市规划档案管理水平的提高

我国传统城市规划档案管理中，多采用纸质文件档案进行存储管理。现代数字化档案管理技术对档案管理人员提出了新的要求。因此，现代城市规划档案管理部门应加强人才的培养与引进。针对数字化档案管理技术需求，对档案管理人员开展培训工作。从计算机硬件应用环境保护、计算机软件应用技巧的培训入手，强化数字化档案管理人员基础操作能力。在此基础上，强化档案管理人员的计算机安全知识，以此为基础提高城市规划档案信息安全。针对数字化档案管理工作需求，城市规划档案管理部门还需要加快相关人才的引进，以软硬件维护人才引进为基础、以档案管理岗位人才引进为重点，促进现代化数字档案管理工作的开展。在我国现代化城镇建设中，城市规划档案管理工作重要性日益凸显。为了满足现代城市建设中规划档案管理工作需求，城市规划部门应加快数字化档案管理技术的运用。以数字化档案管理技术优势，满足城市规划档案管理工作需求。同时，针对数字化档案管理工作对管理体系、人员素质等因素影响，加快管理体系的建立与完善。同时，针对数字化档案管理对软硬件系统的需求，引进高新技术人才。针对城市规划档案管理工作内容，科学设计软硬件系统，以此为基础，保障城市规划档案数字化管理工作质量，促进我国城镇化建设工作的开展。

结束语

当前，我国的城市化发展水平有了非常显著的提升，在城市规划和建设的过程中也出现了越来越多的档案，以往的纸质档案不仅查找困难，同时在很多的方面也需要改进，在这样的情况下，我们必须要采取有效的措施来提高城市规划档案数字化管理的质量和水平，从而也为我国的城建工作提供良好的条件。

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高校档案是高等院校活动的直接纪录,高校档案工作是学校的重要基础工作之一,是衡量教育质量和管理水平的重要尺度。它不仅历史地纪录了学校过去和今天的每一项工作、活动的全过程,而且真实地记录着成功的经验和失败的教训。随着改革开放和社会主义市场经济的不断深入,高校档案管理成为高校建设工作中的重要内容。

一、高校档案与档案管理的概述

1.高校档案管理的内容

高校档案是指高校从事招生、教学、科研、管理等直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史纪录。主要分为党群档案、行政档案、科研档案、教学档案、学生档案、产品档案、财会档案、基建档案、设备档案、出版档案、外事档案及声像档案等。

档案管理主要包括两个方面的内容:一是对档案资源的管理,也称档案实体管理;二是对档案中所包含的信息的管理,称档案信息组织。档案实体管理包括档案的收集、鉴定、保管、统计、检索、利用和编研等内容,通过档案资源建设来建立科学合理的馆藏体系,为档案的现代化管理打下基础。

2.高校档案管理的性质和特点

(1)高校档案管理工作的性质

档案管理工作是一种专门的管理活动。作为专门负责管理学院各部门档案的一种独立的业务工作,是国家科学文化事业的组成部分。与此同时,针对学院特定的部门来说,档案管理又是该部门各项管理工作的组成部分。

(2)高校档案管理工作的特点。档案管理活动与其他文献管理活动一样,包含了信息的输入、存储、加工、输出这样一个信息传输过程,是一种信息控制系统。但由于档案原始记录性的特点,又使得档案管理活动区别于图书、情报等其他文献信息工作,主要表现在4个方面:第一,档案资源积累过程的缓慢性;第二,档案管理过程的阶段性;第三,档案管理活动对档案形成者的依附性;第四,档案管理工作对社会的相对封闭性。

3.高校档案管理的基本要求

尽管不同类型档案的管理有不同的方法,但基本要求是一致的。例如,我国高校档案管理工作的基本要求,主要包括:完整性要求;安全性要求;科学性要求;规范性要求;经济性要求;现代化要求。

二、我国高校档案管理存在的问题

随着社会主义建设的不断发展,特别是与发达国家相比,我国的高校档案管理工作还存在着较大的差距和不足,主要有:

1.档案意识不强,领导重视不够

档案意识不强具体表现在:高校对档案的重要性认识不足,和其他的科研部门相比,档案部门被认为既没有经济地位、没有社会地位,也没有政治地位的无足轻重的单位,甚至是可有可无的部门。有些高校人士认为,档案工作无非就是收集、、整理、保管一些已成为历史的东西,是简单劳动,没有什么意义。

2.档案工作人员素质偏低,队伍不稳

在安排工作时,一般不会由工作能力强的人员担任兼职档案员;档案管理人员大多数量身兼数职,半路出家,没有经过业务学习和培训上岗;有些高校甚至不注重学历、业务、素质,即使学历较高,也不是学档案专业的;有的高校档案人员是内部调剂上岗,从未给在岗人员进行岗位培训,更没有进行正规的进修或学习档案专业知识。凡此种种,致使档案人员业务知识缺乏,业务不精通。

3.经费不足、设备不全,硬件建设差

档案工作要有必不可少的物质基础,必须安排一定的专项经费,一是用于档案库房设施的不断完善,保障档案保管的基础条件;二是用于从事档案的科研工作,将档案信息化提高档案管理水平。有些学校过分强调科研建设,科研经费比重大,不重视档案工作,对于档案事业的经费投入不足,有的高校根本没把档案工作经费列入规划中,有的即使列入了规划,所占比例也很少。

4.管理模式呆板陈旧,手段落后

有些高校仍然采用原有的呆板陈旧的管理模式。在当今电子技术的飞速发展,特别是网络技术的发展已覆盖各行各业,档案管理技术跟不上时代的步伐,很多高校档案部门硬件设备落后,软件还使用单机版,更新不及时。

5.对档案工作宣传不够,群众参与意识薄弱

由于档案工作宣传力度不深,广度不够,在社会上影响不大,知名度不高,很多人对档案不了解,档案工作的内容、性质、人物、档案利用产生的社会效益和经济效益,还没有被广大群众所认识。

三、加强高校档案管理的措施建议

高校档案建设面临挑战的同时,也面临着机遇,高校档案工作也要顺应时代的发展变化,制定自己在知识经济中的战略对策。

1.更新观念,提高档案管理意识

高校档案界必须及早认识知识经济、信息文明给档案工作带来的冲击和机遇,解放思想,更新观念,树立并强化与知识经济发展相适应的新的思想观念和意识形态。

2.转变高校档案管理模式

知识经济时代将给档案管理工作带来许多新的管理理念,促进档案管理的转变。主要包括由以实体管理为主向以人力资本管理为主转变;由硬性管理为主向以软性管理为主转变;由区域性管理向全方位、网络化管理转变。

3.推进高校档案管理的现代化

面向知识经济时代的档案工作必须加快现代化步伐,必须因势利导,与现代化建设接轨。运用信息技术改造传统的档案工作,实现档案管理、检索、利用的信息化、网络化、数字化,加速档案应用信息高速公路建设。进一步加强高校档案管理标准化建设,充分利用档案信息资源为经济建设服务。

4.培养适应知识经济要求的高校档案人才队伍

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.18.125

[中图分类号]R197.323 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）18-0-01

0 前 言

医院档案是医院在从事医疗以及其他各项活动中形成的具有保存价值的各种文件、簿册、图表、录音、录像以及其他不同载体、不同形式的历史记录。档案管理是医院管理工作中一个重要组成部分。为适应医疗体制的改革与卫生事业的发展，适应医院档案管理的规范化、科学化与现代化的时代要求，当前需要提高医院管理者和职工对档案管理工作重要性的认识。因此，健全档案管理制度以及培养档案管理人才，合理开发利用现代科技技术是加强医院档案管理的有效措施。

医院管理是一个庞大复杂的系统工程，而档案管理工作是其中的一个重要方面，加强医院档案的规范化、科学化，对医院的建设和发展有着重要意义。本文通过分析当前综合性医院档案管理的现状，指出档案管理中存在的诸多问题，并阐述了加强综合医院档案管理的措施。

1 综合性医院档案管理现状

1.1 综合性医院的内部情况

综合性医院是集医疗、教学、科研、预防、保健于一体，并且为人民群众提供医疗服务的机构。综合性医院具有专业性、技术性、科室众多、部门分散等特点，因此，势必会出现档案材料分散和其他问题，严重影响档案管理工作以及医院各项工作的正常运行。

另外，由于医院管理评审制度不完备，不少综合性医院档案管理资料审查不合格，影响了科技档案的系统保存和完整性。因此，必须实现医院管理工作的评审标准化，采取有效手段解决问题。笔者认为，综合性医院档案管理者应着重了解医院的档案管理现状与发展趋势，针对管理中出现的问题进行合理有效地改革。

1.2 综合性医院档案管理的情况

1.2.1 医院管理者不够重视档案管理

一些医院管理者只注重医疗技术与医院的自身经济利益，往往忽视了医院的档案管理。现今，很多管理者以应付审查的心态对待医院档案管理工作，这样不仅使档案管理人员对工作缺乏积极性，导致出现档案内容不完整、整理效率低等问题，而且也使医院工作效率低下。

1.2.2 医院档案管理工作制度尚不完善及管理人员能力不高

我国医院以国家对其具体要求为根据，详细制定医院的管理制度以及各部门工作人员的相关职责。但是其中涉及医院档案管理方面的制度标准很少，这就导致少部分医院在对档案管理工作人员目标考核中，没有档案管理质量这一项考核指标。

另外，由于医院管理者重视培养医疗技术人才，所以档案管理工作人员较少获得继续教育培养的机会，因此他们在无法获得学习档案管理工作的知识和方法的基础上，渐渐认为档案管理工作不重要，并出现工作不积极的现象，进而导致医院档案管理工作处理效率低下，无法达到档案管理工作的基本要求，使医院正常工作无法有效规范地进行。

1.2.3 现代化技术落后，档案管理工作效率低

信息化是当今社会发展的趋势，计算机网络技术普遍存在于人们的日常生活之中。在医院中应用计算机网络技术更有利于人们的生活，但有很多医院还未建立完整的信息化管理系统，仍处于传统手工档案阶段，由于没有实现信息的资源共享，通过手工统计和抄写很有可能出现错误，这都会影响档案内容的完整性。

2 综合性医院档案管理的发展对策

2.1 提高医院领导对档案管理的认知

医院领导作为档案管理决策与督促者，其的重视与支持是做好档案工作的关键。医院领导首先要深刻认识到档案管理的重要程度，根据医院特色完善档案管理制度并把其归入医院日常管理工作的范畴之内。医院领导不仅从思想上要认可，也要从行动上付诸行动，与其他医院交流档案管理经验，吸取精华，实现档案管理工作的规范科学化发展。

2.2 引进现代化的管理技术，提高档案管理人员的素质

应用现代化管理技术，可以更工作人员便捷地查阅和有效利用整个医院的档案，不仅省时省力，而且提高了医院工作的效率。这也是实现现代化医院档案管理的途径之一。另外，医院档案管理者工作的科学规范进行，需要档案管理人员能力和水平的提高，需要其学习新知识、新技术，掌控档案管理的综合技术。

2.3 建立信息一体化管理模式

医院档案动态管理的掌控需要信息一体化管理，建立各个医院独特的档案检索系统，合理制定相关标准，保证档案结构清晰、内容完整，系统明确地记录、存档，使档案利用率得到提高。

3 结 语

由于医院档案管理工作对医院的发展有着直接的影响。因此，只有加强档案管理工作，保证信息内容全面、使用方便，才能时刻为医院管理者提供直接参考资料，帮助医护人员、各个科室得到有效的信息。

主要参考文献

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中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2013）03-0068-02

油田企业档案管理工作是企业管理的重要组成部分，也是企业管理的一项重要内容，在油田勘探开发工作中，起着重要的作用，油田企业档案是促进油田发展的助推器，为了更好地发挥油田企业档案管理在油田建设发展中的作用，最大限度地实现油田企业档案的价值，为油田企业经济的不断发展和各项工作服务，本文联系油田企业档案管理工作的实际，粗谈一点见解和认识。

1 油田企业档案管理工作的重要性和必要性

油田企业档案管理主要是油田生产开发经营活动的原始记录和重要凭证以及行政文书和人事档案管理，纵连油田发展诸多重要历史阶段，记述了油田生产开发的全过程，具有不可替代的凭证和史料参考作用，是油田发展极其重要的无形资产，是油田勘探开发和经济活动的基础，是油田发展做强做大、承前启后的保证。因此，为了更好地发挥油田档案管理工作的作用，使档案管理工作更加规范科学，我们必须对油田档案管理工作的现状有一个清醒的了解，充分认识其重要性和必要性。目前，在油田企业档案管理工作中，或多或少对其重要性缺乏足够的认识，其主要表现如下几个方面。

一是领导层面对档案管理工作抓得并不十分紧。有的认为档案管理工作无关紧要，只是一般的后勤辅工作。在日常工作中，其主要精力都放在了勘探开发上，很少过问档案管理工作，更谈不上提上议事日程，上储量、上产量是头等大事，有了产量，有了储量，领导层就有了功绩。因此，档案管理工作被忽视，已至于在企业管理检查考核工作中，档案管理工作形同虚设，走走过场，对出现的诸多问题也是说说完事，谈不上检查考核落实，致使档案管理工作被冷落。

二是档案管理工作者在档案管理工作中，缺乏高度的责任感、良好的职业道德、认真细心的工作态度，不能充分认识到档案管理工作在油田生产建设中的具大作用。因此，工作中按部就班，工作模式常态化、老式化，缺乏创新精神，当一天和尚撞一天钟，结果导致档案管理工作经常出现失位现象，不是资料漏失，就是目条与实际内容不相符，如此等等，只能说明一个问题，那就是我们档案管理工作者本身对自己从事的职业缺乏应有的认识。

三是油田企业内部对档案管理工作支持力度不够，缺乏主动配合，齐抓共管。档案管理工作是一个集体大项目，不能只依靠几个档案管理工作者就能做好档案管理，在油田勘探开发生产建设中，随着油田的发展，大量的原始资料、凭证记录需要登记管理成卷，工作量大，内容之多，离开了油田各部门的支持配合，原始档案就容易发生漏失现象，原始的资料不完整，有欠缺，势必为今后查阅历史资料留下空白和遗憾，这样谈何为领导决策提供准确的历史依据。

以上种种现象不一而举，至少能说明这样一个问题，从领导到职工，从油田各部门到档案管理工作者，对档案管理工作的重要性和必要性还缺乏足够的认识。

2 目前油田档案管理工作中存在的主要问题

随着油田生产的发展和科学技术的不断进步，油田档案管理工作水平有了一定的提高，档案管理工作在一定程度上逐步向科学化、规范化、程序化迈进，油田各级领导对档案管理工作的支持力度较之过去有了一定的提升。但是，恕笔者直言，目前在油田档案管理工作中，相对于管理科学、规范程序的要求还有一定的距离，其主要问题有如下几个方面。

一是档案管理工作制度化的管理程序还比较欠缺，相关要求执行不到位。油田档案管理工作表面上都制定了一定的相关制度，但是制度覆盖面并不全面，在制度落实中也形同虚设，结果导致从源头上档案收集就不规范，少数部门和单位对于需要归档的资料想交就交，档案管理人员在收集资料过程中，上跑下窜，其结果导致有的重要资料档案都不能及时归档，时间一长必然造成资料丢失现象。

二是档案整理不规范。在档案整理过程中存在着类别不清，卷内目录与实际整理不相符等问题，查找一个资料不能准确及时，费时费力，影响了档案利用的价值。

三是档案管理模式上缺乏综合性。目前，在油田以厂处单位为例，档案管理层面多，没有综合管理。厂处级单位的档案室由厂处办公室下设的一人或两人专业管理。同时，组织科、劳资科的人事档案分别由他们自己的科室直接管理，这样，档案管理工作在一个单位内部划分多个层次，结果导致档案管理不能统一要求，难以实现规范科学化管理。

四是档案管理人员专业素质参差不齐，直接影响档案管理工作水平。近来来，随着企业的深化改革，油田内部进行了一系列重组，档案管理人员内部涌进了不少新人，这些新人上岗后，从思想上对档案管理工作缺乏应有的认识，认为档案管理工作是一个轻松的活，领导部门对新加入档案管理队伍的员工也没有进行系列的培训教育，即使有的单位组织了培训学习，也是流于形式。这种状况势必影响了档案管理工作水平的提高。

五是档案借阅程序上存有欠缺和漏洞，极容易造成档案资料丢失或泄密。在单位内部，有的部门或领导为了查阅档案，并没有履行相关手续，因为是熟人，是上下级，是同部门，所以借阅时打个招呼就完事。这样下去，使档案借阅制度如同虚设，给档案管理工作带来较大隐患。因此，必须要引起我们的关注。

六是档案管理人员缺乏经常性的保密教育，保密的原则性有待进一步加强。有的档案管理工作人员茶余饭后，总是爱交谈档案资料的相关内容，这样容易造成泄密，给企业发展带来负面影响。

3 做好档案管理工作的措施和建议

档案管理工作在油田建设发展中起着极其重要的作用，为了加强和提高油田档案工作水平，服务油田生产发展，适应档案管理工作的新形势，使油田档案工作再上一个新台阶，笔者认为，当前在油田企业档案管理工作中，应做好如下几项工作。

一是油田企业各级领导要重视和支持档案管理工作。档案管理工作是企业管理工作的基础，各级领导一定要重视和支持企业档案管理工作，要以对历史高度负责、对职工高度负责、对企业发展负责的责任感，切实加强对档案工作的领导，做到对档案管理工作重视到位，投入到位，要定期听取档案管理工作的汇报，及时研究解决档案管理工作中的相关问题，为档案管理工作的顺利开展创造良好环境。同时，要舍得对档案管理工作经费的投入，改善档案管理工作的硬件设施，为档案管理工作提供良好的物质条件。

二是改革现有的档案管理体制，实现档案统一管理的工作模式。油田各单位、各层次、各门类形成的全部档案，要实行集中统一管理。这是企业档案管理工作的基本原则，是档案法律法规对油田企业档案管理的基本要求，也是我们做好档案工作的前提和重要基础。因此，我们必须改革现有的档案管理模式，将企业内部各个门类形成的档案，实行统一管理，定岗定人，明确职责，强化管理，使油田企业档案管理工作达到和符合档案法律法规对档案管理工作的基本要求。

三是加强档案管理队伍建设，不断提高档案管理人员业务素质。随着油田企业生产建设的不断发展，为企业档案管理工作提出了新的更高要求，要实现档案管理工作科学化、标准化、规范化，在全油田范围内必须要建设一支高素质的档案管理队伍。因此，油田领导要定期对档案管理人员进行业务培训，使他们精通档案管理工作，为全油田档案管理工作开创新局面打好基础。同时，还要加强对档案人员的保密教育，提高他们的政治素质。

四是加强档案的收集和整理，确保档案资料准确完整。做好档案资料的收集和整理，是档案管理工作对档案管理人员的基本要求，档案管理人员必须熟悉和掌握档案资料收集的渠道和方法，对档案形成的全过程进行动态监督与检查，确保从源头上收全收准档案资料。只有这样，档案的归档率、完整率、准确率才能达到一个较好的标准。

五是档案资料要统一规范，达到和符合国家标准。公文制作是提高档案管理水平的基础和前提，在制作档案资料时，首先是公文用纸要好，幅度尺寸规格要统一规范标准。其次，排版形式要统一，字迹要清楚，引用文字要合理，用字要规范。只有这样，才能符合国家规定和总公司要求。

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1 高校档案信息化管理体系构建的意义

1.1 高校档案信息化管理能大幅提高档案管理工作的质量和效率

体系的构建使得高校档案管理的各个环节得以简化，包括档案资料的收集、归档、保存阶段，还包括在使用阶段对档案的检索、查询阶段等。不再局限于纸质版资料的查询，而是将档案电子化，简化工作流程的同时提升了相关人员的工作效率。

1.2 使高校档案资料中的科研成果实现共享

高校档案中含有大量的学术、科研等成果。建立高校档案信息化管理体系后，通过建立学术、科研研究成果的平台，使资料共享，同时网络信息的传输亦方便教师及学生查阅、检索，促进高校学术科研活动的发展。

1.3 降低了高校档案管理的工作量

高校档案信息化管理体系的构建，通过使用信息网络技术，将原有的工作模式改良为通过应用简单的操作系统而进行档案资料的管理，使档案电子化，通过网络检索平台快速的找寻到所需资料，因此档案管理的工作人员最重要的任务就是将档案资料的信息录入正确，减少了原有的冗余的工作程序，降低高校档案管理的工作量。

1.4 构建环境友好型、资源节约型社会的基本要求之一

档案管理的信息化，不仅降低了工作人员的劳动量使档案资料的电子化极大的节约了纸张，保护了环境，同时虚拟化的存储方式为高校节省了大量空间，缩减了档案管理的各项开支，因此高校档案信息化管理体系平台的建设是构建环境友好型、资源节约型社会的基本要求之一。

2 高校档案信息化建设现状

近些年，虽然我国高校在档案管理信息化平台的建设上有长足的发展，但相比于高校信息化的程度依然差距较大，建设的过程中仍然存在一些问题。

2.1 高校档案管理之间具有差异性，档案管理系统未能形成统一的标准，使信息化平台的可用范围降低

各高校间管理方式有差异导致了档案管理工作的要求和标准也各不相同，因此建设高校共享的统一平台的难度较大。同时，随着信息技术的不断发展，网络系统的风险也随之而生，有些高校往往忽视了网络系统安全会给高校的档案管理带来巨大的问题。此外，系统升级所需的技术要求较大，必然的要求高校投入更多的资金给予支持。

2.2 受传统案案管理模式束缚，忽视档案信息化系统

高校档案管理工作普遍由年龄较大的教师担任，这类教师的思想受传统档案管理模式所束缚，忽视档案信息化系统的使用，使原本简单的工作程序变复杂。随着信息技术的发展，高校构建档案信息化管理的平台就是为了转变原有档案管理的工作模式，随着时间的推移，高校学术工作的开展，使得档案管理工作的难度增加，档案的数量增加，档案的材质等为档案管理工作都提出了新的要求，因此相关工作人员应当从传统的档案管理模向信息化的管理模式进行转变，以适应不断变化的档案管理工作要求。

2.3 片面追求档案资料数量会间接造成档案信息化管理系统的浪费

高校档案信息化管理为了应对学校或上级主管机关的检查，通常会追求档案的数量而忽视其质量，对高校档案信息管理系统缺少分析和研究，这样就会造成学校网络信息资源的浪费，应用较高的档案管理系统却未真正的将其效能发挥出来，是一种间接资源浪费。

2.4 检索功能未落到实处

即使高校档案信息管理系统投入到日常工作中，但是多数高校仅仅是实现了档案资料的电子化，将目录、内容进行扫描和上传，重要的检索功能却未落到实处，在查找使用方面还未处分的体现出高校档案信息化的管理。实际上如果检索功能未落到实处，在人们使用该档案管理系统时，亦不便捷、易操作。

2.5 当今社会处在风险社会，高校的档案信息管理系统也受到威胁

系统的设计并非毫无漏洞，若一旦被不法分子识别或被人进行恶意操作，那么高校的档案将会面临巨大的破坏危险，且这种破坏很难补救，因为档案资料上传后由于其的电子属性，代码被篡改或数据被改变，那么该档案资料就很难进行修复，因此如何对高校的档案管理系统进行维护是风险社会对体系构建提出的又一难题。

3 高校档案管理体系信息化建设措施研究

3.1 强化高校档案信息化管理基础设施的建设

系统基础设施的建设是构建高校档案管理信息化体系的基础，基础设施包括硬件设施和软件设施。硬件设施是：计算机、显示器、显示屏、存储器、复印、扫描等。软件设施包括：编程、代码的维护、系统的升级等。不论是硬件设施还是软件设施，都需要高校投入大量的人力、物力、财力。

3.2 完善高校档案资料信息化的网络建设

高校档案管理系统的信息化的最终目的是简化档案工作流程，便于档案资料的查阅，实现档案资料的共享。因此，为了提高高校档案资料的使用以及实现资源的共享，就应当不断的完善高校档案资料信息化的网络建设。具体而言，将高校档案管理系统主要分为三个部分：档案数据库管理系统，档案查询（检索）系统，档案管理维护系统。这三个部分就是综合了存储、查询、维护于一体的高校信息化管理体系。

3.3 实现高校档案管理信息体系建设的标准化

工作的开展应当履行一定的规范，管理系统的建设亦不能例外，高校的档案资料管理，国家档案局制定了相应的《电子文件归档与管理规范》、《公务电子邮件归档与管理规则》以及《磁性载体档案管理与保护规范》等规范，各高校都应当严格履行，其次高校收集的科研、学术类的档案资料较多，也应当遵守教育部对电子档案管理而制定的相关规范，以实现高校档案管理信息体系建设的标准化和档案资料的共享。

3.4 加强高校档案信息化管理的师资队伍，对高校档案管理的教师进行专业化的培训

档案管理信息化意味着相关的工作人员既能负责档案资料的收集整理，又能熟练的使用信息化管理系统，在面对系统的漏洞时，能作出及时而必要的维护，从而防止高校电子档案的不可挽回的损失，因此在档案信息化管理体系下，对档案工作管理人员提出了更高的要求，在上岗之前进行必要的培训是不可或缺的。

4 结束语

高校档案信息化管理体系构建是实现档案资料共享的关键，各高校应当给予充分的重视，实践中，高校档案信息化管理体系还存在一些问题，针对相对应的问题，做好档案信息化管理的基础设施建设，对网络系统的风险做好必要的预防措施，按照相关部门的规定履行档案管理工作从而实现工作的标准化。提高档案信息化管理的师资队伍建设，上岗前进行必要的培训等等，以此来不断地加快高校档案信息化管理体系构建的进程。

参考文献

[1]刘薇.浅议信息技术与中职会计教学整合[J].教育学研究，2013（6）.

篇11

所谓的档案信息化就是指在国家档案行政管理部门的规划管理指导下，将现代信息技术、网络技术等应用到档案管理实践活动中去，实现对档案信息资源的处理、管理以及开发和利用等服务项目的过程，它是一个由以档案实体保管向档案实体数字信息化服务模式的转变，是信息网络技术与传统档案管理模式的融合，符合当前我国档案信息化建设的根本目标。现阶段，我国档案信息化建设是以国家档案行政管理部门规划组织为基础，通过对现代信息网络技术的应用，推动档案信息上网的进程，实现档案信息资源最优化利用。

一、简述当前在信息网络环境下档案管理的特点

（一）网络档案管理过程中注重双向收集、利用和交流

网络档案管理模式在实际的应用过程中具有一定的优势，其主要表现在以下几个方面。首先用户在使用过程中可以对查询材料的完整性进行识别，一旦发现档案材料缺失或者存在问题，用户会主动向相关的档案管理部分进行上报，而档案材料形成部分部门也会及时的完善材料，以满足客户的需要。其次档案工作人员也可以利用网络技术来了解和掌握用户在使用过程中的需求，进而结合用户的需求来不断完善档案材料内容，同时档案工作人员也可以通过对用户意见的分析来制定针对性档案信息管理措施。

（二）网络档案管理对立卷部门和用户在使用档案信息资

源过程中的协作性要求较高在网络档案管理以及资源利用过程中，各个相关部门地理位置比较分散，但是网络技术的应用却又将这些部门紧紧的联系在一起，实现了“面对面”交流和办公，形成了一个网络化的统一整体。基于此，各立卷部门在进行信息采集、录入和维护的过程中，应当加强与相关档案管理部门和用户等之间的合作和交流。

（三）网络档案管理可以为公众提供及时的信息查询服务

所有档案管理工作的最终目的就是实现利用价值，尤其是在社会经济快速发展的今天，人们对信息的要求越来越高，社会对信息的需求量也在不断的提升，这就要求网络档案管理部门应当与档案信息用户之间形成良好合作的关系，满足其对档案信息的要求。传统档案管理模式在实际应用中存在着一定的缺陷，例如在次年6月以前，文书档案归档工作才能完成，从这可以看出整个档案整理、立卷以及移交的时间周期比较长，且立卷部门的工作量也比较大，而在这期间将无法为用户提供更加快捷和方便的档案查阅服务，从而影响了档案信息有效的利用。网络档案管理则不同，它可以实现信息利用和档案整理工作同步进行的目标，例如用户在进行档案查阅时，在检索入口输入要查询的档案信息关键词，网络系统就是将有关的全部信息显示出来。

二、探究在信息网络环境下档案管理的途径

（一）建立数字档案馆

数字档案馆以现代化信息技术应用为依托，通过数字化手段的应用，实现数字档案信息的收集和管理，为超大规模、分布式档案信息资源数字系统的建立提供了基础。在数字档案馆建立之前，研究人员对电子档案馆、数字化档案馆以及无墙档案馆等进行了分析和研究，以寻求档案信息化的发展方向。其中电子档案馆是以电子媒介承载档案信息为基础，它更为注重单个档案馆对档案信息资源的服务；而无墙档案馆则是通过电子网络远程检索功能，实现对多个档案馆数字化馆藏的信息检索，它在使用过程中更加注重档案信息的广泛性，同时网络传输功能在其应用中也具有十分重要的作用。数字化档案馆与两者都存在着一定的差异，其更加注重馆藏的数字化，它在收集档案信息的过程中，一方面可以是经数字化处理过的传统档案信息，另一方面也可以是通过计算机系统处理后形成的档案，这些也是数字档案馆建设的必要条件。作为一种科技含量高的数字档案系统—数字档案馆是当前档案信息组织的基本模式，通过模拟整个技术的应用，实现了馆藏档案数字化的基本目标。另外在接受档案文件数据的过程中，可以实现文化流转的自动化管理；利用大数据库管理技术，实现了不同档案馆数字化馆藏的网络连接。

（二）创建网络环境

以服务对象和范围为参考，可以将档案网络化技术建设分为两个层次，即内网和公众网。而在信息化档案建设过程中应当将两种层次的网络进行物理隔离，保障其应用过程中的相对独立性。首先，所谓的内网就是指以支持内部服务的馆内网，它的主要工作内容有以下几点。第一，对采集档案信息、系统处理完成的档案信息等进行进一步的组织和存储；第二，直接想内网用户有关信息，并未其提供相关的服务，如检索、演示等；第三，为内部日常办公提供支持；第四，为政府网和公共网提供一定的档案信息资源；第五，对网络、数据信息以及用户等进行有效的管理。其次，所谓的外网就是指以服务大众为基础的公众网，其工作内容主要包括档案信息的采集、向互联网用户提供服务以及对网络、数据等进行维护和管理。

三、结语

综上所述，在我国信息技术快速发展的今天，如何在档案管理领域中加以利用是当下档案管理研究过程中应当思考的问题，而这也符合当下我国信息化建设的基本要求，以档案网络建设为依托，实现档案信息资源工程建设，为档案信息资源最佳化利用目标的实现打下了坚实的基础，同时也在一定程度上推动了我国的档案资源数字化发展和进步。

参考文献：

[1]王萍.电子档案管理基础[M].北京：清华大学出版社,2006.

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人事档案是人才信息的重要载体，是人才成长的主要信息资源，是每个人自身成长过程中的历史真实记录，是个人身份、学历、资历等方面的重要凭证和依据，用人单位可以通过利用人事档案这个重要的信息资源来历史地、全面地考察职工，发现人才、使用人才和管理人才。

随着我国人事制度改革力度的不断加大，人事档案管理出现了许多新情况、新问题。如何面对新的挑战，人事档案的科学管理就显得更为重要了，因为人事档案管理工作涉及到每一个职工的切身利益，它是历史地、全面地了解一个人和正确选用人才的基础，也是做好人事管理工作的必备条件之一，这项工作的好坏直接影响到人事工作的效率和质量。因此，加强人事档案管理工作、提高人事档案管理水平，管好用好人事档案，就可以为本单位人事工作进行科学决策和科学管理提供重要的参考和依据，同时对人才资源开发、人才预测等方面都起着十分重要的作用，笔者结合多年来人事档案管理的实践，就当前基层事业单位人事档案管理工作中存在的问题及对策谈几点体会。

一、当前基层事业单位人事档案管理工作存在的主要问题

1.一些基层单位领导对人事档案管理的重要性认识不够。

由于人事档案管理工作是一项默默无闻的工作，不容易取得明显成绩，所以一些单位的领导特别是基层单位领导对人事档案管理工作不够重视，他们认为人事档案工作就是简单的收存材料、抄抄写写、装订成册、一般的保管等事务性工作，对单位的主流工作来说是无关紧要的工作，只要保证人事档案不丢失，能应付外调、查档就是就万事大吉了。因此，在实际工作中就存在着基层单位领导未把人事档案管理工作纳入到议事日程，形成了忙起来就忘掉、用的时候才想起的现象。正因为这些领导对人事档案工作的重要性认识不够，导致本单位的人事档案管理工作长期处于被动应付的状态，这不仅影响了人事档案管理人员的积极性和人事档案管理的工作水平，更重要的是这样的人事档案管理情况很难高质量地为人才队伍建设、人才资源开发和人才流动提供服务。

2、人事档案管理不够完善

2.1在一些基层单位中人事档案转递及交接工作存在较多的问题。第一，档案转递不及时。一些单位对档案转递工作不够重视，往往是职工已调离本单位但档案转出手续却迟迟没有办，致使档案还滞留在原单位，造成人档分离现象；第二，个别人事档案管理人员在接转档案、调出调入、审核工资或工龄、退休等工作需要查档案时，不能严格履行查阅档案手续，也不按规定办事，什么人都能查阅，致使个人信息泄漏；第三，一些单位的各个部门与管档单位协调不够，各做各的，需要用档案时，为了各自方便，不到管档单位查阅档案，而是将档案借离管档单位，甚至有的是借出好长时间不归还，其中不乏有个别人借机钻空子，抽取个人档案材料造假、销毁、涂改等，为自己谋利，严重影响了档案的真实性；第四，按人事档案管理规定，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，但在一些单位档案管理人员离岗或调动工作时，档案工作的移交不按程序办，也不按档案交接工作的基本要求去做，对要移交的档案不检查，不清理，不登记，没有移交手续，造成工作程序不完整，移交的材料不齐全、责任不明确。

2.2、人事档案材料及时收集、归档工作还很不到位。第一，由于形成材料的部门对人事档案管理工作认识还不够等原因，对所形成的档案材料没有及时收集、转递和归档，造成人事档案材料内容不完整。例如：一些毕业生的成绩单、授予学位决定、派遣证、毕业生登记表等材料在转递中有缺失；一些调动人员的档案中缺少转正定级材料、参加保险情况、工资审批表、考核材料、入党团等材料；第二，一些档案管理人员在收集过程中一直是以被动的方式进行收集，在接收档案时，他们只针对转出档案单位的现有目录清查材料的数量，而没有认真查阅档案中必备的材料是否齐全，也没有想方设法把所缺的相关材料补齐，等到整理档案时才发现缺少材料，这时再去寻找时，往往因相隔时日已久，原单位已经不存在或原管理档案人员转岗，导致相关材料难以收集整齐，致使有相当一部分人员的档案中材料缺失，造成档案材料收集不齐全。第三，一些基层人事档案管理人员在人事档案的分类、整理工作中，没有仔细认真地核实过档案中是否还缺少相关材料，只是把档案中现有的材料进行分类整理和装订成册，这就造成人事档案材料的内容不完整、资料缺漏等。

2.3对人事档案管理经费投入不够，基础配套设施不到位，造成保管条件比较落后。由于一些基层单位对人事档案管理工作重视不够，在设备配备上大多采取“因陋就简”的原则，没有专门配备的档案室，即使配备了档案室也是办公、阅档、仓库共用一间，没有按人事档案管理的要求将“三室”分开；还有一些单位没有配备必备的设施设备，甚至有的单位就连防火、防潮、防盗等手段也只是停留在较低的水平上，致使人事档案无法得到有效的管理。

3、基层单位人事档案管理力量薄弱，专业人员少、业务知识不熟悉。

3.1有些单位虽然有专职的人事档案管理人员，但管理档案人员配备不到位，没有按规定比例去配备工作人员，使得人均管理的档案数量过多，整理工作量大，不能满足档案工作的正常开展。

3.2一些单位档案管理人员队伍不稳定，经常更换、变化较大。由于人事档案管理工作的衔接是要有一个熟悉的过程，管理人员业务刚熟练就被换走，新来的人又要有一个熟悉过程，这样就容易造成业务断层现象，也会造成人事档案管理工作滞后。

3.3一些单位没有设专职人员对人事档案进行日常管理，都是兼职人员。由于这些人身兼数职，人事档案管理工作只是他们工作的一部分，他们平常主要精力都放在要完成的主要岗位的工作任务上了，没有更多的时间来管理人事档案，由于工作精力投入不足，他们对所形成的人事档案材料只能作为要保存的资料加以收集堆放，档案材料多年不能进档，或只是机械的放入档案袋中，致使人事档案管理工作只停能留在收、存阶段，无法进入鉴别、分类、整理、归档等规范管理阶段。

3.4人事档案管理人员队伍在文化程度、专业素质、理论水平、思想观念等方面参差不齐，大多数基层单位的人事档案管理人员都是半路出家，他们虽然具备相应的文化水平，但缺乏档案管理工作的专业知识和基本技能，其业务知识和管理能力只能依靠自己在档案管理工作中的摸索来慢慢地积累，可以说，这些基层人事档案管理人员在思想观念和管理水平以及分析处理问题的基本能力上还跟不上时展的需要。

4、人事档案管理的科学化、现代化、信息化建设还不到位。

随着科学技术手段的不断更新，计算机信息化的水平也在不断提高，人事档案工作的现代化、信息化也成为一个单位办公自动化的重要组成部分。但是由于计算机技术还没有在人事档案管理中得到广泛运用，再加上一些基层单位人事档案管理工作人员专业基础知识及基本技能还不够扎实，致使一些单位只是把个人信息、档案目录输入计算机，而在资料检索、调阅档案等工作程序中仍习惯用手工操作，无纸化办公基本没有实施，这样既不利于人事档案的保管，又影响了人事档案管理的质量和工作效率，也大大降低了人事档案信息资源的利用率，不利于人事档案服务于人事工作，也不利于人才开发和人才竞争快捷高效的需要。

二、新时期基层事业单位人事档案管理工作的对策与思考

1、提高思想认识，强化档案意识。

从人事档案工作所面临的问题来看，首先是要解决好基层单位领导的思想认识问题，因为领导重视是做好人事档案管理工作的前提，领导支持是提高人事档案管理水平的关键。因此，各单位领导一定要充分认识人事档案管理工作的重要性，要把人事档案工作放在事关本单位人才队伍建设、人才开发的高度来对待，并将其纳入本单位的重要议事日程，对人事档案工作要给予必要的支持，做到经常过问，定期监督、检查与指导，同时还要注意调动档案管理人员的积极性，加强对他们的培养和教育，以增强他们做好人事档案工作的责任感、光荣感和紧迫感，肩负起自己的职责，提高人事档案管理的工作水平，更好的为人才队伍建设、人才资源开发和人才流动服务。

2、加强基础建设、完善人事档案管理制度，提高人事档案管理水平。

2.1、基础建设是提高人事档案管理水平的基础，同时也是保证人事档案管理质量的基本手段，而单位领导的支持则是提高人事档案管理水平的关键，也是提升人事档案管理水平的坚强后盾。因此，要想让人事档案得到有效管理就必须加大经费投入，做好人事档案管理设施的基础建设和更新，只有将必备的基础配套设施配备齐全，才能为人事档案的有效管理提供可靠的保证。

2.2、要提高人事档案管理水平，首先是要让人事档案管理人员真正认识到管理档案的重要性，提高管理意识、增强责任心，其次是要加强人事档案的制度化建设，因为制度不仅是指导我们工作的一种手段，更是规范人事档案部门使其顺利工作的保障。进一步完善人事档案管理工作的各项规章制度，可以使单位的人事档案管理工作更加有序化，规范化，同时也可以规范人事档案管理人员的行为，激励他们工作的积极性，使其能够严格按照各项规章制度对人事档案进行管理和提供利用，防止管理中的任意性，使人事档案管理工作标准更高、要求更严，工作水平得到有效提升。

2.3、认真做好档案转递、利用及交接工作。

在档案转递、利用及交接工作中必须做到：①、在人事档案转入、转出过程中，档案管理人员要严格按规矩办事，档案随人走，特别是针对人员流动与档案转递不同步的，该转递的一定要及时转递，尽量避免“人档分离”情况的发生；②、在档案利用过程中，必须建立健全档案利用的管理制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料要有登记，查阅、借阅档案要有登记并且不能将档案借离出档案保管单位，这样就可以有效地制约档案材料造假、销毁、涂改等人为因素；③、在档案管理人员离岗或调动时，一定要严格遵循《档案管理工作规范条例》的原则，严格按照人事档案管理程序办理，对要移交的档案要严格按照档案交接工作的基本要求去做，认真检查，认真清理、认真核实，确保所有档案材料真实、准确、全部交接。④、对人事档案管理中出现问题的，实行责任追究，真正做到以制度维护管理，以管理保证质量，切切实实做好人事档案管理工作。

2.2、加强人事档案材料收集、归档工作，保证人事档案材料的完整性。

维护人事档案的齐全、完整、准确与安全，是人事档案管理的基础性工作和重要内容，档案材料的及时收集和归档，是人事档案材料内容完整的重要保证。人事档案材料是否准确和完整，涉及到用人单位对一个人的正确评价、培养和使用，也关系到每个职工的切身利益和前途。因此，一定要加强人事档案管理部门档案材料收集、归档等管理工作。首先，形成档案材料的部门要加强人事档案材料及时归档意识，对新形成的档案材料收集、整理好后及时移交到管档单位；接收档案的单位要将收集到的与档案有关的各种材料，认真筛选、细致鉴别，对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回材料形成的部门进行补办，避免出现遗留问题，对符合要求的档案材料做到及时入档，避免时间长了人事档案材料的遗失，这样就可以确保人事档案内容真实、准确、规范、完整。

3.加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。

3.1人事档案管理工作是一项对管理人员素质要求较高的工作，它集服务性与保密性于一体，特别是在新形势下要做好人事档案管理工作，就必须要有一支在思想上、政治上、工作作风、业务能力等方面具有高素质的档案管理队伍。因此，各单位要注意加强人事档案管理工作队伍的建设，在选用人事档案管理人员时一定要选择政治上可靠、作风正派、责任心强、热爱档案工作、熟练档案业务、安心本职工作、具有奉献精神的工作人员来从事此项工作，并要注意对他们的培养，充分发挥他们的积极性和创造性。

3.2人事档案管理是一项专业性很强的工作，其管理人员业务的熟悉程度来自于长期经验的积累，如果人员频繁变动，不仅不利于人事档案工作人员业务水平的提高，也不利于人事档案管理工作水平的提高。因此，人事部门应该按照要求配备档案专职人员或者配备至少是以人事档案工作为主的兼职档案人员来负责人事档案管理工作，并一定要保持人事档案管理人员的相对稳定，以减少档案管理工作中差错的发生，这样才能增强人事档案管理人员做好工作的信心、增强责任感、充分发挥他们的积极性与创造性，才能使他们真正为提高人事档案工作的管理水平做出贡献。

3.3人事档案管理人员的素质是搞好人事档案管理工作的重要保证。人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于管理人事档案的工作人员，而不断增强档案意识和提高做好人事档案工作的自觉性，是做好人事档案工作的前提，不断提高自身的政治素质和专业素质是做好人事档案管理工作的重要保障。因此，人事档案管理人员要想提高工作效率、提高人事档案管理的质量，就必须了解管理档案的重要性，增强责任心，要认真钻研人事档案管理的业务知识，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，不断提高自己管理档案的技术水平，以便准确地掌握人事档案管理知识，并能将其熟练地运用到工作中去，自觉地做好人事档案管理工作。另外，人事档案管理人员还要培养自己踏实细致的工作作风、不怕苦、不怕累、勤勤恳恳、任劳任怨、不计名利、甘于奉献；还要坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密，努力掌握科学管理的原则和方法，积极探索新的管理模式，以便提高人事档案管理的质量和工作效率，使人事档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。