干部档案集中管理范文

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前 言

集中管理，是档案归档整理中的重要管理模式与方法之一，广泛应用于各个行业的人事档案管理工作。其中，干部人事档案，也不例外，主要采用了集中管理这一方式。虽然对于干部人事档案集中管理有相应准则，但在发展的过程中还是不免存在一些问题，如何有效的突破目前干部人事档案管理的发展桎梏，如何发展出更多高效、创新的管理方法与措施、如何保障干部人事档案集中管理的有效性等都是亟待解决的问题。基于这样的发展现状与研究目标，本文就干部人事档案集中管理发展从干部人事档案集中管理发展现状、干部人事档案集中管理的重要性以及干部人事档案集中管理发展的几点思考等方面展开论述与探究。

一、干部人事档案集中管理发展现状

1.1 干部人事档案集中管理内容与特点

干部人事档案集中管理，其目的是为了将干部的人事档案的信息进行集中化、统一化的存档、保管。而具体而言，干部人事档案集中管理的职责与内容主要涵盖了以下几点：（1）对干部的人事信息、档案材料进行记录、归档与保存，从而形成完整的干部人事信息档案；（2）对干部人事档案提供借阅、转递、调查、保护等作用。在任何合理需要干部人事档案信息的情况，负责干部人事档案集中管理的机构有义务提供支持。除此之外，干部人事档案的集中管理还具有开展干部人事档案业务建设、为国家积累档案史料等作用。而干部人事档案集中管理工作具有依照特定法律准则、依托专门机构以及保密性较强等特点。由此可见，干部人事档案集中管理是一项较为复杂的工作。

1.2 干部人事档案集中管理存在的问题

干部人事档案集中管理，虽然在过程的很长一段时间里，都基本完成了管理工作的职责与任务，但仍存在一些问题。第一，由于干部人事档案集中管理手段落后，使得档案信息存在不准确的现象，究其原因，是从纸质化管理走向信息化管理的转型发展环节中，不可避免的出现差错，这也要求我们在记录、归档管理中需要进一步优化管理模式；第二，许多干部人事档案信息不全，普遍存在缺材料的现象；第三，在干部人事档案制作方面不够统一化、规范化，给集中管理带来了不小的阻碍。干部人事档案集中管理的发展可谓是任重而道远。

二、干部人事档案集中管理的重要性

干部人事档案，是反映干部工作经历、表现等各方面情况的重要信息依据，也是维护一个干部合法权益的重要信证。由此可见，干部人事档案信息的管理意义重大。

首先，干部人事档案集中管理，有专门的机构负责，对记录了干部人事档案信息的材料进行有效妥善的保管，同时随着信息技术的深入发展以及应用到干部人事档案的集中管理工作中，干部人事档案集中管理进入了信息化管理时代，档案材料也开始出现了电子档案记录保存的管理方式，使得档案管理更加的长久且不容易损坏丢失等；其次，干部人事档案有效的集中管理，能够便于有关部门在人事调动过程中及时的获取干部的档案履历信息，有效的从这些材料中全面的了解一个干部的发展及各方面的基本情况，为干部的人事调动提供了有效的保障；除此之外，干部人事档案，是组织研究干部工作规律、反映客观基本情况的重要材料，进行集中管理，既可以保证人事档案信息的保密性与安全性，同时也组织随时可能需要使用时提供了便捷。由此可见，干部人事档案集中管理，是一项不可或缺的工作，需要我们在实践过程中深入探究，发展出更多有效的管理手段与措施。

三、干部人事档案集中管理发展的几点思考

基于干部人事n案集中管理发展中存在的问题，本文就如何做好干部人事档案集中管理工作，从而维持其发展的持续性与高效性，提出以下几点建议：

（1）重视干部人事档案集中管理，加大对管理工作的投入。人事档案管理，无论是对于干部的发展，还是对于史料的积累与保存，都意义重大；只有在思想上加强重视，在实践中加大投入，那么才能够更为高效的做好这一工作。

（2）完善干部人事档案管理机制，丰富管理工作手段与措施。人事档案管理，内容较复杂，积累归档工作量大，只有发展更多高效的管理机制与措施，那么才能够保障档案信息的万无一失。

（3）深化改革发展干部人事档案集中管理，大力推进信息化管理模式。有效应用信息化技术，优化管理流程，简化管理步骤，让人事档案集中管理更为便捷、高效、安全。

结 语

干部人事档案的集中管理，虽然在发展的过程中面临着一些问题，发展之路可谓是任重而道远。但只要在具体的管理实践中，我们只要能够正确的认识目前的发展现状，给予足够的重视，不断完善干部人事档案管理机制，丰富管理手段与方法，那么就一定能够有效的做好干部人事档案的管理。

【参考文献】

[1] 陆冬梅. 干部人事档案管理和利用存在的主要问题及对策分析[J]. 办公室业务， 2015（10）.

[2] 班炜炜. 探讨干部人事档案管理在干部任免中的重要性[J]. 经营者， 2015（9）：16-17

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[关键词] 疾控系统；干部人事档案；重要性

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 05. 044

[中图分类号] G271；R197.324 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）05- 0083- 02

0 引 言

在现代人的工作中，人事档案是与每个职工息息相关的。工作单位可以根据人事档案为不同的职工缴纳保险；进行职务与工资调整；为流动人员提供一定身份证明；为职工申报职称；确定职工的退休年龄；出具一些相关证明等等。综上所诉，做好人事档案管理工作，是对每个单位有重要意义的。

1 疾控系统干部人事档案管理工作现今存在的不足

1.1 缺乏对干部人事档案管理工作的重视

目前疾控机构意识不到档案管理工作的真正意义，认为档案管理供工作就是一份保管工作，并不是单位的重要工作，认为只要能做到不丢失、可以查到就可以，平时更没有对人事档案管理工作做过安排与研究，相关人员在工作中遇到问题时也找不到具体的解决人员，长期存在这种问题，是无法保证档案工作的良好进行的。

1.2 缺乏先进的管理方式与手段

现在大多数疾控机构中干部人事的档案管理方式是“看堆式”方式，即传统纸质记录方式，通过档案管理工作人员书写记录，这样的记录方式不仅影响工作效率，而且没有准确率，且书写的纸质文件资料在阳光照射与多次翻阅的情况下，会使档案资料褪色或是损坏，使档案无法保持完好。现在已经有些疾控机构开始使用网络进行档案管理工作，但是并不专业，没有独立的管理系统，没有意识到网络在干部人事档案管理中的重要作用。时代在进步，管理方式也要改革，现在这种守旧的管理方式已经不能满足现今疾控系统的工作需要了。

1.3 缺乏完善的管理制度与模式

好的管理制度与管理模式是做好疾控系统干部人事档案管理工作的前提。但是现在大多数疾控系统的管理制度不完善，管理模式混乱，例如人事档案信息不全、记录格式不统一等，这些问题阻碍了疾控系统干部人事档案管理工作的进度，给档案管理工作增加了难度。

1.4 缺乏足够的经费与硬件设施

现在大多数疾控系统的硬件措施不规范，有的没有自己的档案室，有的设备不齐全，这些问题就会导致一些文件材料被虫蛀，甚至发霉，这样不仅造成了档案资料的混乱，而且使档案资料造成残缺不全的问题。

1.5 缺乏专业的档案管理人才

专业人才对于疾控系统干部人事档案管理工作是非常重要的，是做好档案管理工作的重要前提。但由于疾控机构的不重视，档案管理部门对于相关档案工作人员缺少系统的培训，造成档案管理人员业务不熟练，对工作感到无从下手，这样长期下来，使得疾控系统的档案管理工作没有进步，停留在多年前的落后水平上。

2 疾控系统干部人事档案管理工作的改革建议

2.1 提高对档案管理工作的认识，了解其重要性

疾控系统应积极宣传人事档案管理工作的重要意义，增强做好档案工作的责任感，把疾控系统干部人事档案管理工作加入到重要工作之列，I导更要提高认识，带领员工做好这一块工作，积极解决档案管理工作中遇到的难题。

2.2 加强档案管理的基础工作

疾控机构应做好相应的预算，投入足够的档案管理工作需要的经费，在档案的保护和档案的信息化上给予重视，最好有专项的预算；按照标准购买档案管理工作必需的设施设备，例如档案柜、档案室、空调、复印机、监控器、电脑等硬件设施，保持室内的空气流通，注意防虫、防火等，良好控制档案室的潮湿度，确保妥善保管档案资料文件，增强现代信息化的意识，提高现代化的技术水平，使档案能够安全、完整。

2.3 加强档案管理工作人才的储备与培训

以有竞争力的薪资、完善的社会福利来招聘高端专业的档案管理人才，展示出疾控系统的真诚态度与实力，有了专业的人才，还要进行系统专业的培训，定期组织行业内的交流，举办行业内的分享大会，了解其他行业的档案管理工作的水平，从而改掉不足，学习优点，提高档案管理工作的水平。

2.4 加强干部人事档案管理考核与监督制度的完善

为了提高档案管理工作的效率，保证此项工作的质量，就要加强考核制度与监督制度的建立。在体制的建立中要细化档案管理工作的流程，让专人负责每项工作，并保证每项工作都有人监督，确保档案管理工作高效有序的进行，大大提高了档案管理工作的水平。

2.5 加强疾控系统干部人事档案管理工作的信息化、统一化建设

在档案管理工作中要加强档案管理的统一及信息化，通过现代化的管理，使不同疾控机构可以资源共享，即使是发生特殊情况，也可以在短时间内查询到其他疾控机构相应的人事信息，提高档案管理工作的效率，实现疾控系统干部人事档案管理工作的规范化目标。

3 结 语

疾控系统的人事档案管理工作是每个职工工作的重要记录，关系到职工工作的方方面面，社会在进步，也对人事档案管理工作的要求逐渐增高。疾控系统作为我国公共卫生事业一分子，是能推动此项事业前进的力量。因此，做好疾控系统人事档案管理工作，不断的创新、改革，积极提高疾控系统干部人事档案管理工作的质量与水平，为疾控系统的美好未来提供最大支持，为我国的公共卫生事业做出自己的贡献。

主要参考文献

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干部人事档案工作是党和国家干部工作的重要组成部分,是党和国家历史资料的核心内容,也是国家档案的组成部分。干部人事档案是干部职工个人经历、思想政治、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩的真实记录,是干部人事工作的重要基础。而农业科研单位,作为我国农业人才的集散地,也是增强我国综合国力的重要领域,其干部人事档案工作就显得尤为重要。新形势下,如何加强科研单位对干部人事档案的管理,充分发挥干部人事档案的作用,为科研单位提供强有力的人才支撑,是每一位干部人事档案管理工作者面临的新课题。现以中国热带农业科学院(简称热科院)为例,围绕以下几方面简要谈谈如何创新开展干部人事档案工作。

一、干部人事档案管理工作基本情况

近年来,热科院高度重视干部人事档案管理工作,在农业部的直接领导和指导下,认真组织院属单位学习和贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》、《农业部干部人事档案管理办法》等有关规定,遵循“统筹协调、分类管理、分级负责”的原则,加强基本条件建设,不断提高业务工作水平,并以开展全院干部人事档案工作自查、检查和调研为契机,理顺干部人事档案管理工作。通过认真履行干部人事档案管理宏观指导职能,健全机构、规范制度、加强指导,推动全院干部人事档案管理水平不断提高。

截至目前,全院共管理人事档案5863册,其中干部人事档案1844册(在职干部1354册、离退休干部490册);此外还管理着在职及退休工人档案3878册,其他人员档案141份。全院在职局级干部由农业部统一集中管理,在职处级干部、高级专业技术职务人员和院机关工作人员的人事档案由人事处统一集中管理,其他人员人事档案由各院属单位负责集中管理。人事处除管理相关干部人事档案外,还负责全院人事档案管理工作的统筹协调、监督指导工作。

二、农业科研单位干部人事档案管理存在的问题

经过调研分析,当前科研单位的干部人事档案管理工作中存在的主要问题如下:

1.人事档案管理力量薄弱。目前,各科研单位干部人事档案一般由组织人事部门的档案室管理,大部分管档人员都是兼职人员,管理力量薄弱。按照干部人事档案管理的有关规定,对于收集归档的材料要及时做好登记备案,在一个月内进行归档,并定期整理装订。仅热科院人事处就负责管理481位干部的人事档案,每年各种与工资调整、评优表彰、职务任免、职称晋升、业务进修、学历提高、年终考核等有关工作而形成的资料约 2000余份,仅材料归档一项业务,每年都需要把所有的案卷梳理一至两遍。另外,热科院每年新引进近300名高校毕业生或调入的科技干部的人事档案必须经过人事处审核后方能转至各单位,档案中所缺材料必须及时与原单位索要,归档材料要做到分类准确、目录清楚、装订整齐。由于每年都有新增材料,整档工序的繁杂,管档人员常年忙于材料的收集、整理、入袋等大量、简单、重复性的劳动,使得档案管理人员没有时间和精力考虑开发案卷的内在信息,也不利于档案的安全管理。

2.人事档案收集不完善。干部人事档案管理工作材料收集管理不够严格,不够完整。大部分科研人员归档意识不强,有的人员毕业好几年,学籍材料始终保留在个人手中,或是放在学校里;收集来的材料常规的多,重复的多,但诸如科研成果、业务奖励、著作和高质量的论文等能体现科研人员个人业务水平的材料少。新进人员由高校转入时的档案材料基本都是零散状态,需要重新分类整理。而从企业调入的工作人员普遍缺少与工作经历相关的材料,如干部履历表、招工(聘用)合同、考核表、工资表等材料,导致单位难以为其按事业单位标准确定工资。

3.人事档案归档不规范。随着科研单位不断加大科技人才引进、培养、选拔、使用工作,干部人事档案在专业技术岗位和领导职位升迁方面是一项主要的参考依据,这就要求每份材料的来源和内容一定是真实可靠的。然而,在工作实践中发现,有些人填写履历表时,年龄、工龄、学历填写时有出入,有的仅仅参加了课程培训班或专业证书班,在填表时却写成大学本科或研究生;还有些档案材料或是纸质很差,甚至用圆珠笔写,字迹模糊;有的年度、阶段或挂职考核、考察、评鉴材料,不规范,不严格,对干部的评价没有具体化、客观化,不能真实地反映本人的实际情况;归档纸张沿用16K办公用纸,但由于历史原因,部分干部人事档案尺寸标准不统一。

4.人事档案信息化不高。目前,各科研单位干部人事档案管理大都以纸质档案为主。管理人员疲于应付各种档案材料的收集、整理、装订,没有时间和精力对档案材料进行信息化处理,导致档案材料反映的信息无法发挥最大效率,难于及时给领导在人事方面的决策提供参考。目前,热科院院属17个单位已初步建立档案管理系统,在职人员的基本信息,行政职务、专业技术职务晋升、工资变动情况等信息已录入计算机系统内,大大提高了人员信息的查询效率,但仍然存在信息采集不完整,信息维护不及时等问题。

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一、建立区域性人事档案管理中心的可行性

（一）实践上的可行性

目前，无论是在国内还是在国外，各种专门本文由收集整理档案都出现了各自集中保存的趋势，如城建档案集中于城建档案馆。实践证明，此法非常有效地解决了城建档案的管理问题。同为专门档案，人事档案是否也适合于集中到专门人事档案管理中心进行管理呢？这个问题可从深圳市企业人事档案管理的方法中得到启发。深圳市的做法是实行分层次和相对集中管理。其具体的管理模式有三种：一是实行分层次管理体制。全市局级干部和一、二类企业领导的档案由市委组织部统一管理；流动干部（辞职、辞退、出国留学、受聘到三资企业、外商驻深代表机构、民营企业、私营企业、“三来一补”企业，工作的专业技术人员和管理人员的档案由市人事局人才服务中心统一管理；上述企业流动工人档案由市劳动局就业服务中心统一管理。二是实行集团、总公司集中统一管理，如国有免税商品公司等单位档案由集团公司集中管理。三是实行相对集中与分级管理体制，如建设集团本部的干部、工人、二级公司的经理、副经理、党委（支部）书记、人事部长、办公室主任、财务部长由集团集中管理，其他人员的档案由二级公司自己管理。如果深圳市建立一个人事档案管理中心，那么对于第一个管理模式来讲，就是将一个全宗中的三个子系统即企业人事档案全宗中的三个管理单位集中到一起进行管理。对于第二个模式来讲，只是按照来源原则对领导干部档案、流动干部档案和企业流动工人档案进行分类管理，即将一个集团、一个总公司作为一个管理单位进行管理。第三个模式与第二个模式基本是相同的，只是在一个管理单位中再分一、二级管理单位而已。区域性的人事档案管理中心，其具体的运行机制可从非国有企业的人事档案管理中得到体现。在具体的运作过程中，人事档案管理中心可以按现代化管理的要求，实现非国有企业员工档案信息资源共享，方便利用。由员工所在单位按《企业职工档案管理工作规定》的要求，将员工的聘用、晋升、新订立劳动合同材料，奖惩材料，专业技术职务评审材料，参加党、团等材料报送人事档案管理中心装入个人档案。企业需要聘用这类人员时，可按照规定到人事档案管理中心查阅其档案。

（二）理论上的可行性

建立区域性的人事档案管理中心可对人事档案进行集中统一的管理。一方面体现了人事档案现实性、真实性、动态性、集中性的要求：另一方面，符合《档案法》关于档案工作实行统一集中领导、分级管理的原则，档案管理要便于社会各方面对档案的利用的规定。这一原则同样也适用于人事档案的管理工作。区域性人事档案管理中心的建立，体现了“统一领导、分级管理”的原则，既有利于维护人事档案信息的完整性与安全性，也符合新时代人事档案作为一种信息资源的管理要求，