项目档案管理范文

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湖北化肥公司切实履行主体责任，从一开始就提前谋划，设立专班全程全面介入工程项目建设进行档案管理，为项目顺利通过档案专项验收和工程全面竣工验收创造了条件，为湖北化肥公司的档案管理工作再创新高台阶和企业的转型发展奠定了基础。

一、统一部署，建立档案管理机制

为了汲取在工程建设中曾经出现的归档不全、散失严重的历史教训，公司在组建项目管理部时，就统筹考虑将档案管理纳入项目管理职责范围，在综合部设立档案工作组，指定一名副部长专门负责档案工作，配备数名专职档案管理员，提前介入，全程参与，不仅管理建设单位档案，还对所有参建单位的档案形成资源管理进行指导和监督。

二、建章立制，规范档案管理流程

编制信息与文档管理程序文件。项目启动后，档案工作组编制了《信息与文档管理程序文件》，从总体上提出了文档管理计划，具体明确了责任主体该做什么，如何做，确保文件流转环环相扣，在保证文件有效使用的前提下，防止文件散失，使档案的形成具有可追溯性。编制项目归档文件资源体系。档案工作组研究了项目工程档案的构成，从总体上把握档案架构，以项目建设过程为总体脉络，将项目档案分为前期准备、设计、施工、试生产、竣工验收等阶段档案，并对每一阶段将要产生的文件进行分类，开列文件“菜单”，进而编制了《项目归档文件资源体系》，通过贯彻学习该体系，改变了档案管理人员和工程技术人员在收集环节出现的茫然不知所措。编制随机资料管理规定。档案工作组编制了《设备随机文件收集、归档管理办法》，明确了设备随机资料的管理责任分工，确定了设备随机文件的归档范围，对设备随机文件的分发与借阅作出了规定，同时提供了整理归档方法。制定案卷归档整理规范。随着工程交工，文件资料归档进入倒计时，档案工作组按照国家和行业标准制定《项目案卷归档整理规范》，侧重于操作环节，为档案工作人员提供具体可操作的方法流程。

三、培训交流，提高员工素质能力

培养全员档案意识。档案工作组利用各种会议，见缝插针，强势宣传档案法律法规，用档案的实际利用价值体现强调档案管理的重要意义，用反面案例现身说法，强调档案缺失造成的严重后果，提高工程建设者的档案意识，养成注重收集整理资料文件的习惯，为档案管理工作营造了广泛的群众基础和来源基础。加强技能培训和技术交流。档案管理人员的工程专业知识储备不足使其管理行为受到制约，为了拓宽档案管理人员知识结构，增强对工程建设的感性认识，工作组聘请专业技术人员授课，从宏观层面讲述项目的形成和总体布局，介绍概略的工艺流程和土建安装基本知识，还鼓励档案员经常下现场实地观察，克服了他们对工程建设的生疏感，提振搞好工作的信息。

四、分门别类，抓住管理关键环节

（一）项目前期档案管理。由于立项之前没有项目部统一管理，经办单位多，经办人员习惯于将文件留在手上，若等到工程竣工再来收集整理将存在极大的散失风险。作为建设单位不能将眼睛只盯着各承包单位，还要注重自身形成文件的归档，防止出现档案管理的“灯下黑”，企业要早做准备，要求经办单位随办随归。

（二）设计文件管理。档案工作组应要求各方设置文档单点联系人（DCC），所有图纸文件经由一人办理交接手续，把好进出口关，做好登记台账，保持工作的延续性，避免因错乱出现无谓的纠纷。工程竣工图是具有法律效力的图纸文件，必须如实反映现场实际。现代档案管理理论要求档案专项验收不仅是对档案形式的验收，还注重对内容的检查，竣工图除了要求设计资质章、竣工图章要齐全，签字要到位外，确保图纸归档合格。

（三）交工技术文件管理。工程建设期间，施工单位必须按照《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》（SH/T3503-2007）等标准正确选用表格，记录准确翔实，签字盖章齐全，编制移交交工技术文件，要做到卷册类别清晰，层次分明；对于电力、交通、港务等独立系统工程，要求施工单位提供相关行业标准，并按其行业标准编制移交交工技术文件。

（四）设备随机资料管理。设备抵达现场后，项目部组织供应商、施工、监理开箱共检，普通设备由采购部门逐一登记保管，整体移交归档；重要设备则由档案工作组直接接收管理。设备随机资料版面大小不一，样式繁多，内容庞杂，档案工作组要做好分类，保证资料一台一档，内容完整。

五、思维创新，力行全程主动作为

湖北化肥公司属于炼化生产企业，对工程管理不是强项，对项目档案管理更没有成熟的经验作支撑，但是档案工作组不断学习、创新思维、巧借经验、主动作为，担当起乙二醇项目档案管理重任，并一次通过档案专项验收。历经乙二醇项目建设，对比其它化工项目，我们感到，项目档案管理应该提前谋划，统一布局，从源头抓起，强化过程管控，强调主动作为，实现对项目档案的“全生命周期”管理。

【参考文献】

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工程项目的建设是地方、国家的发展需要，是大事、要事和百年大计之事。随着我国经济的持续快速发展，工程建设项目逐年增多，规模也在不断扩大。基础设施建设和技术改造项目在全国各地如火如荼地进行，众多新建、续建的建设项目应运而生。如何管理好、使用好建设项目档案成为摆在建设单位面前的一个重要课题。建设项目档案是建设项目的宝贵财产，它记载着建设者智慧的结晶，是历史的真实见证。项目管理者要本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的宗旨，共同做好建设项目档案管理工作。

一、建设项目档案

建设项目档案是从项目提出立项、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理、设备采购安装、试运行、竣工验收等全过程管理中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的应归档的各类文字、图纸、图表、声像等不同形式与载体的历史记录。建设项目档案主要包括基建文件、监理文件、施工文件和竣工文件。基建文件是由建设单位在上述项目建设全过程中形成并收集整理的具有归档保存价值的文书档案和各种形式与载体的记录。监理文件主要是监理单位在工程建设监理过程中形成的监理管理资料、施工监理资料、竣工验收监理资料等向建设单位移交的档案。施工文件主要是施工单位在工程施工过程中形成的资料,包括施工技术文件、施工物资资料、施工测量监测记录、施工记录、施工试验记录、施工验收资料、质量评定资料、竣工图等向建设单位移交的档案。竣工文件包括工程规划验收、消防验收、人防验收、环保验收、档案验收文件、工程竣工验收备案文件等。

项目档案是一个有机载体，其特点主要有三：（1）成套性。它记载和反映建设活动的全过程和成果，与总体的基建程序和专业内容衔接，构成项目完整的成套性整体；（2）专业性。不论是生产性建设项目档案，还是国防性建设项目档案还是民用工程，它都是专业技术活动的真实记录，包括了从工程的酝酿、决策、设计、施工、竣工到建成使用的全过程；（3）现实性。它具有较强的现实使用性，是全面考核建设工作设计质量、工程质量的重要环节，是竣工验收的依据，是工程建设、使用维护和技术改造的不可缺少的现实性依据。

二、如何加强建设项目档案管理

建设项目档案是工程建设的客观真实记录，它不仅能静态反映项目建设的全貌，而且能动态反映项目建设过程的变化和发展情况，它记录了项目建设中间的每一个环节，这种客观真实的记录对单位的建设与发展，安全与生产科研，对总结建设项目工作经验、分析失误和提高项目管理水平，都有十分重要的意义和作用。因此确保项目档案与项目施工和实施过程相符，保证建设项目档案的齐全、完整、系统，是科学管理建设项目档案的基础。

1、充分认识建设项目档案的重要性

根据国家档案局、国家发改委联合的《重大建设项目档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。由此可见，项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性。此外，项目档案对项目建成后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大效益。项目管理团队要高度重视项目档案工作。工程建设是百年大计，工程建设项目档案同样是百年大计，因此从项目立项开始，就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作。

2、制定符合实际情况的档案管理规章制度

首先要加强对建设项目档案工作的组织领导。根据建设项目的规模、特点和需要，合理配备档案管理人员或建立相应的档案工作人员网络体系；其次是加强建设项目档案管理制度建设，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩。俗话说“没有规矩，难成方圆”，建设项目由于规模大、工期长、形成资料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在建设项目档案管理中做到规范化、标准化，仅靠建设项目档案管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此，依据不同项目特点制定符合该项目实际情况的档案管理组织架构和管理程序，就成为做好建设项目档案管理工作的根本保障。第三要坚持做到“四同步”，即：项目下达计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完全归档同步。以“四同步”制度来确保做好项目档案的收集工作。

3、对项目管理人员进行档案知识业务培训

一个单位建设项目档案管理的好坏，不仅与本单位的档案管理规章制度健全与否，主管档案领导的思想观念，档案管理人员水平的高低息息相关，更与档案资料的组织者对档案资料的重视程度有着极大的关系。项目档案未形成时，档案资料都散落在各经办人手中。项目建设单位应根据实际情况，定期对各有关人员进行档案知识的业务培训，让项目管理团队从思想上重视档案管理，掌握项目档案的组织管理、归档范围、整理规范、保管要求等，不要等到工程项目需要进行档案验收时，才知道项目档案还有整理的标准和安全保管要求，这时往往积累了很多工作需要处理，搞得很被动。因此，建设单位应及时跟踪项目建设进度，及早介入项目档案工作，进行业务指导，保证档案在形成过程中的完整性，为最终建设项目的验收打下基础。

4、掌握建设项目档案收集的方法

建设项目档案收集是否完整齐全, 整理是否科学规范直接反映工程建设的质量和水平。档案收集方法应体现全程跟踪收集和管理的原则。特别是投资大、周期长的项目，往往参建单位众多，形成的文件材料门类繁多，如果都由建设单位来整理是不现实的。因此建设单位在与设计、勘察、施工、监理、设备供货安装等各参建单位签署各类合同、协议时, 要明确规定工程档案应具备的质量和数量要求、移交时间等，或在工程招标合同中设专门条款说明对工程资料的要求，把项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，明确图纸资料移交的具体要求和处罚条款。项目档案管理人员应对上述移交资料进行检查、验收和鉴定工作，符合存档要求才可办理移交手续。据以往经验，一些重要的声像材料，如项目开、竣工仪式的照片、录音（像）带等是收集的难点；竣工图章的签署也不容忽视，实际工作中竣工图多数是从施工图直接转化而来，有些单位就简单地将施工过程未做改变的施工图直接作为竣工图保存，这里要强调的是，施工图可以作为竣工图保存，但必须要加盖并完备签署竣工图章，否则施工图就不能作为竣工图来保存。建设项目档案收集是建设项目管理中的薄弱环节, 注重建设项目档案的管理工作必须从重视收集工作开始。

5、定期开展资料整理检查与监督

由于资料琐碎，不直接产生经济效益，建设项目施工现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如不认真进行督导检查，到最后很可能一塌糊涂，甚至有大量资料流失。所以要定期召开建设项目档案工作会议，对建设项目中的各种资料应定期或不定期进行检查评比，引起各方面重视。项目建设单位应对建设项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议，汇报项目档案工作进度，安排部署下步工作。

6、严格把握竣工验收的质量

根据《重大建设项目档案验收办法》，建设项目档案的验收内容包括三个方面：一是项目档案的基础管理工作；二是项目档案的完整、准确、系统情况；三是项目档案的安全状况。建设单位要按照这三个方面在项目竣工验收前组织项目管理团队进行自查，审阅工程档案是检查的法定内容，工作的重点为项目前期管理性文件、竣工文件、隐蔽工程文件、质检文件、重要合同、协议等。在档案初验阶段，各项归档材料要切实做到“图实相符”、签字手续完备。对初验中发现的问题，要求相关部门及时解决。在掌握验收标准上，要坚持高标准、严要求、不马虎迁就，以确保项目档案的质量。

三、对做好项目档案管理的思考

一个项目的建设过程，凝集了设计者、建设者、组织者等很多人的心血，从项目的酝酿、决策、设计、施工、竣工到投入使用需经历很长一段过程，期间所保留的文字、图纸、图表等各种形式与载体的文件材料经过移交整理形成完整的建设项目档案。在现实中存在的一些问题，一直困扰着项目档案管理工作者，例如部分领导或项目执行者不重视建设项目档案管理，有可能因为平时忙于其他事务而放松了对建设项目资料的收集与整理。因此档案管理者一定要强化基础管理，注重过程控制, 要主动参与项目建设的全过程，健全建设项目档案工作细则，使各方人员确实履行职责，认真做好收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。

加强建设项目档案管理工作，是一项长期和艰巨的任务。首先我们要从宣传建设项目档案的重要性入手，加强各级人员的重视程度，并在保管与利用过程中体现出建设项目档案的价值和作用。在领导支持的同时，取得各方人员的理解和帮助，确保建设档案的完整、准确。其次在档案管理过程中档案管理者不但要积极探索，及时总结，不断创新，更要善于学习借鉴其他单位、其他项目的经验，少走弯路，在工作中不断发现新问题，找出新方法，适应发展与各种变化，才能更加科学地管理好建设项目档案，提高专业工作水平，为单位的科研、生产、管理服务。

参考文献：

[1]白思俊. 现代项目管理（上、中、下）. 机械工业出版设，2002.

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铁路建设项目档案除了具有原始记录性、系统成套性、完整准确性、不可再生性等特征外，还有如下几个特点：一是科技含量高、保密性强。高铁技术目前在世界上处于最前沿、最尖端技术，很多国家还没掌握高铁的核心技术，有些建设项目档案资料还处于保密阶段。二是建设项目多、投资规模大。“十一五”期间，广铁集团管内就有33个建设项目上马，而每个建设项目投资规模最小都在几个亿以上，有的建设项目投资高达上百亿元。三是专业领域广、行业特征明显。铁路工程文件和档案资料包括桥梁、隧道、轨道、编组站、站房、通信、信号、电力、电气化、给排水等各个专业，也涉及力学、电子、声学、光学等多个学科。四是分散性和复杂性。铁路建设工程点多线长、中间环节多、涉及部门广内外协作关系复杂，造成建设项目档案资料收集难度大，而且数量多，整理十分困难。五是要求高、时效性强。由于铁路建设项目工期要求紧，项目文件和档案资料一经形成就必须尽快送到有关部门和维修接管单位，使项目档案在保管维修、竣工验收、改建扩建和审计稽查等方面发挥其特有的作用。

铁路建设项目档案管理存在的问题

一是参建单位法制观念淡薄，档案管理意识不强，对档案工作不够重视。有的建设单位（在建合资公司）错误地认为建设项目主要是以建设工程项目实体为主，项目档案工作可有可无；有少数监理单位也认为，监理单位的任务是监督工程质量，项目档案的收集、整理工作是档案部门的事，与己无关；有的施工企业负责人则错误地认为，施工企业的主要任务是完成施工任务，项目档案工作可以等工程竣工之后再进行整理。导致项目档案工作没有领导负责，组织机构不健全，管理制度不落实，档案人员变动频繁，档案资料无人收集、整理和保管。当建设项目工程竣工进入验收时，才突击进行资料补收工作。由于平常不注意资料积累和收集，只能依靠少数人通过“回忆”重新进行“编撰”，严重影响了项目档案的真卖性、原始性、准确性和完整性。

二是档案产权归属关系模糊，管理责任主体不明确。在投资主体多元化的体制下，合资修建铁路容易造成档案产权关系模糊，管理主体职责不清的问题。有的在建合资公司（项目建设指挥部）不知道项目档案工作是项目建设中的一项重要工作，必须以在建合资公司（项目法人单位）为领导组织核心，对项目档案工作实行统一管理，负责对设计、施工、监理等参建单位的档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导。而是错误地认为，建设项目档案工作是上级档案部门的事。甚至有少数建设项目指挥部认为建设项目建成竣工后，建设、施工和监理单位都要撤场，人员要转移到新的项目去工作，竣工文件资料要全部移交到接管维护单位。在这种思想支配下，有的在建合资公司既没有配备档案管理机构和档案人员，也没有主动增加投入配置档案工作必备的库房、装具等基础设施和办公设备，而是将竣工文件资料随便堆放在一起，档案资料保管工作存在着极大的安全隐患。

三是投资方档案部门对项目档案工作的监督、检查、指导不够。铁路行业和地方档案管理工作的差异，造成铁路建设项目档案验收标准和要求不一致。铁道部由于管辖幅度大，无暇对边远省份、投资规模较小的建设项目档案工作进行全方位监管；各铁路局（集团公司）作为铁道部的下属单位和出资方代表，若铁道部授权委托不明确，则不能主动对新建合资公司项目档案工作进行检查、指导和监管，常常处于较为被动的地位；而地方档案行政管理部门则由于铁路建设项目档案专业性较强和铁道部已有固定铁路行业建设项目档案管理办法和标准以及地方投资比例相对较少等原因，对新建铁路建设项目档案工作也较少问津，使得合资铁路建设项目档案监管工作出现“缺位”的现象。

四是在建合资公司各门类档案未实行统一管理，造成个别类型档案资料缺项。除了建设项目档案外，有的在建合资公司对文书类、基建类、设备类、科研类、会计类档案以及声像类和实物类档案没有实行统一集中管理，而是分散在公司各个部门，没有统一的档案管理办法和制度。由于各部门平时不注意收集积累，没有及时进行整理归档，结果造成大量珍贵历史资料丢失。

五是建设、监理和施工单位档案人员素质不高，未经过项目档案系统专业培训。目前较多建设项目参建单位并没有聘用档案管理的专业人员，而是由一些非专业的人员来兼职做档案工作。因没有经过档案业务知识的专门培训，缺乏经验，只是依葫芦画瓢，盲目照搬其他单位档案管理中的做法，外加自己主观的臆想。这样整理出来的档案案卷质量不高，存在较多的个人习惯，缺乏通用性，难以保证档案的完整性、准确性、系统性和规范i生。解决问题的措施和对策

1.提高认识，加强档案管理组织基础建设。各参建单位领导要高度重视档案管理工作，认真执行国家档案工作法律法规，建立健全项目档案工作各项规章制度、管理体制和工作程序。首先，要认真落实项目档案工作领导责任制。在建合资公司（建设指挥部）作为项目档案的组织、协调和管理主体，要明确分管档案工作的领导，由办公室（有的公司由工程部负责）负责全公司的档案工作，要按照项目所属关系，把项目档案工作纳入工程质量领导责任制进行监督考核，将项目文件的收集、积累和管理纳入项目建设工程计划，纳入各有关部门的职责范围和岗位责任制，加强检查和考核。其次，要配备档案管理机构和人员。在建合资公司要配备适应工作需要的专职或兼职档案工作人员，建立档案工作网络，健全日档案工作的组织保证体系。

2.建立项目档案管理约束机制，加强责任考核。为了确保建设项目档案管理工作落到实处，首先，在建设项目合同中要设立档案工作条款。要在合同条款中明确规定设计、施工、监理等参建单位对项目档案工作的责任和要求；在项目招投标和签订设让施工合同协议时，要明确规定设计施工单位项目竣工图的编制责任和完成标准以及项目文件的收集、整理、移交和违约责任；明确监理单位对竣工文件完整、准确、系统情况的审核责任，提交监理档案以及有关专项报告的责任。也可委托监理单位负责监督、检查项目建设文件的收集和积累工作。其次，坚持档案工作与整个工程建设实行“四同步”。为了保证项目文件的收集、整理、归档和移交与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行，要做到：下达工程项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；检查工程项目计划进度与检查项目文件材料积累、形成情况同步；验收、鉴定工程项目成果与验收、鉴定项目档案文件同步；上报登记和评审奖励项目与档案部门出具项目文件材料归档情况证明同步。第三，将项目档案验收和工程评优活动有机结合起来。为确保工程项目档案质量，督促单位领导重视档案工作，可采取如下措施：档案质量（特别是竣工图编制）达不到要求的，不能算完成施工任务，不得进行鉴定验收；在规定期限内未完成归档任务的项目，不得评为优质工程；竣工文件不齐全、不完整，建设项目不能验收交接；工程竣工档案验收不合格者，不能进行工程结算，并扣留工程合同中所预留的全部工程尾款。

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二、应用信息化手段，数字化管理提供利用服务

1.工程档案管理的高度数字化做好档案资料的收集、归档管理工作，其目的就是为了更好开发利用档案信息。工程建设档案的形成，是档案工作者劳动智慧的结晶，通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源，而这些资源只有提供利用，才能产生价值和效益。提供档案信息资源利用服务，是检验档案工作有效性的关键指标。近年，档案信息化建设探索工作在不断的推进，工程项目信息化管理也列入了工作日程。目前国家重大项目档案专项验收标准虽然没有明确数字化的具体要求，但是广东省档案局对建设项目档案验收数字化要求已经更趋于严格，而电力工程项目信息化建设在不断的发展中已经更上了新台阶，基本已经实现90%以上的全过程数字化，这也给档案人员增加了很大的工作难度和强度。工程建设项目档案全程电子化管理的创新理念，虽然受到多方的阻力，但是项目档案全程数字化管理还是逐步实现了较高的程度。项目档案信息化管理对电子文件实行全程控制，利用计算机系统对电子文件的全生命周期进行全过程管理，记录电子文件从“出生”到归档，到成为电子档案的一切活动过程和处理情况。项目建设过程档案人员对电子文件的生成、运转、保管和处理情况适时监控，以便及时发现和纠正失误。在过程管理中，所有有助于电子文件重要属性和有效管理过程的信息都记录在案，以证实电子文件的运转状况，确保电子文件的管理质量，保证电子文件的产生、处理过程符合规范，充分利用管理系统的各种资源，实现系统工程软硬件资源和信息资源的最大共享。项目建设前期，重要立项文件及前期文件的管理，档案信息主要来源于办公室自动化应用系统（OA）、工程建设项目管理系统（MIS系统）。通过统一的管理流程，规范电子文件过程管理，包括电子源数据的管理，工程资料在信息系统中完成全部审核及发放流程，以便捷的自动归集方式实现电子文件信息资源共享及归档管理。竣工图纸审核阶段，可以同时发放至不同专业专工及参建单位审核签批，既节约了审核流程的繁琐环节和等待时间，更重要是解决了修改图纸版本可能出现的差异性问题、来源的可靠性等问题，大大提高了工程资料的管理效率。工程项目的电子文件应用档案信息系统，完成各业务系统电子文件的归集整理，并生成有效的电子档案。档案信息管理平台依据《电子文件归档元数据规范》，从各业务系统收集相关的电子文件数据资料，档案人员经过鉴定整理开发，档案信息系统数据资源可再次通过OA系统推向各用户的信息平台，便捷有效的提供电子档案阅览，实现全过程电子档案的有效归集和利用。档案信息系统通过收录规范的元数据，确保电子文件的真实、完整、安全、有效和可持续性。

2.档案信息化的高效服务档案管理工作在项目建设前期提前介入，让参建各方有明确的目标，建设单位建立统一规范的管理制度，包括档案收集范围及整理规范，验收标准以及电子文件规范，使国家标准、行业规范较好的运用到项目档案管理中，各参建单位在整个项目的档案信息网络中，可直接实现项目信息的资源共享，也可在线查阅和跟进项目的进度和更改，应用效果尤其明显，得到各方的一致好评。有一个深刻的案例，一台新建机组项目开展安全性验收评价工作，验收专家组到档案室收资，专家组原定为此项工作预留了7个工作日，结果仅仅用了一天半，已经完成了全部的收资工作。这节省下来的五天时间让专家们大大惊诧之余，对该电厂项目工程档案的信息化程度、档案管理的规范程度、档案的齐全、完整和有效性给予了高度评价。电力建设工程档案信息化，不仅实现了工作效率的提升，更为实现电子文件网络与工程建设同步，推动档案数字化迈进了一大步。

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《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定：科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。一般情况下，科研项目档案是在项目结束并完成成果鉴定后归档，也有研究周期长的，可阶段归档或按年度归档。基层档案人员如果在项目进行过程中，没有参与项目工作的开展，在对项目档案整理时，面对成堆的文件，会有无从下手的感觉，且档案材料是否准确、是否完整是心里没底，一片茫然的，怎样准确有序地完成项目档案的整理归档，是档案人员必须要解决的一个问题。

解决这个问题，一个简单有效的方法就是认真解读项目任务书，充分了解项目开展的工作内容，把握任务书为我们提供的档案信息，掌握所要产生的档案材料，从而高质量地完成档案的收集、整理、归档。科研项目任务书一般包含几个方面的内容：项目目标及工作内容、计划进度要求、任务完成形式、主要完成单位及人员、经费概算等，我们档案人员只要对这几个方面的内容进行仔细分析，充分了解本项目要开展的工作，完成的内容，达到的指标，并据此对收集来的档案文件进行整理核对，保证项目档案的完整性、系统性、准确性是没有问题的。

一、目标及内容

1、在此项内容中，对项目开展的目标、工作内容、实施方案进行了详尽的规定：通过开展某某方面的工艺研究，进行某些功能的设备研发或设备改造，解决实际工作中存在的某些问题，满足特定领域的需求。其中要开展的工作可能有研究方面的、工艺实验方面的、试验测试方面的、设备采购方面的，……，那么针对每个方面的工作内容，应该产生的档案材料，我们就有了宏观的概念，能够从管理角度把握项目档案的完整性。

研究方面的工作，应该产生研究方案、开题报告、调研报告、科技报告、年度报告、阶段报告、总结报告等；

工艺实验方面的工作，应该产生工艺方案，工艺设计、工艺规范、工艺报告，以及相应的检验规范、实验记录、检测报告等；

试验测试方面：应该产生试验大纲、试验方案、试验记录，试验报告等；

设备采购方面的工作，应该包括相应的采购文件：计划审批、采购技术条件，调试记录、调试验收报告，设备、配件的材质证明、交货清单等。

任务书中涉及到的工作内容提示了我们应该产生的档案材料，我们在对项目档案的收集过程中就能够做到有的放矢，目标明确，如有欠缺，就能够及时质询相关部门，确认材料的齐全。

2、工作内容及要求中，有些任务书还详细规定了各项工作应达到的技术指标，那么我们在收集到的文件材料中，还应开展对相应工作的核对，是否开展了相关工作，产生了相应的支持文件，完成了任务书的内容。

二、项目进度计划

在本项内容中，规定了项目每项工作开展的节点，那么我们在对项目档案进行收集时，就有了相应的时间节点，哪个时间段该完成哪些工作、提交哪些报告、产生哪些记录，便于我们向相关部门进行索取，这是档案工作的一个重要环节，也是对项目工作开展的督促。同时，在过程中对档案进行控制，还有利于把握档案材料的质量，对于有缺页、错页、签署不全等问题的材料责成相关责任单位及时进行整改，对测试数据与任务书目标值有差异的与责任单位进行确认，从而避免档案材料的质量问题，影响日后的验收，甚至利用。帮助项目管理部门推进项目进度，实现了档案管理部门的主观能动性，保证了档案的准确性。

三、项目达到的技术指标及成果

在本项内容中，确定了项目内容中必须达到的技术的量化指标，对项目应该产生的成果形式也作了具体的规定，比方有些项目就具体到研究报告多少篇，GF报告多少篇，实物样件多少件、样品几批，甚至还有专利申请、成果申报方面的规定，那么我们在整理项目档案时，就能够据此对档案材料的完整性进行核对，在工作总结、技术总结中是否对成果完成有所描述，专利、成果的申报、获批、授权资料是否齐全，样品、样件的照片、图片档案是否丰富完整，多角度收集档案材料，从而有效的控制项目档案的系统性、完整性。

四、主要完成单位及人员

这里的单位和人员，是项目档案的产生主体，他们才是实现整个项目档案的完整、准确的责任者，在我们收集、整理档案过程中，遇到问题、疑问需要求助，在对档案材料的内容、数据需要确认，在根据工作内容，有所欠缺，需要补充时，他们就是档案人员索取的对象。也就是说，与项目完成人员保持紧密的联系，是我们高质量的完成项目档案的归档工作的保证。

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电力工程档案是指从电力建设项目（工程）立项、审批、勘察设计、施工、安装调试、生产预备到竣工投产全过程形成的，应当归档保存的文字材料、图纸、图表等。电力企业如何利用宝贵的工程档案资源并开展高效管理，使其更好地为电力工业服务，已经成为电力档案工作的核心任务。

一、电力企业项目档案管理的重要性

电力工程项目档案管理在电力企业的发展中占有举足轻重的地位，而电力项目档案管理又是电力企业管理工作中的重要环节。建设项目档案管理的主要任务是贯彻执行国家和广东省有关项目档案的法律、法规、方针政策、电网公司的有关管理制度，建立有效的项目文件收集归档机制，确保项目档案与项目建设同步发展。落实省公司发展子战略和电网规划建设关于档案工作的任务，工程建设各有关单位要将项目档案工作纳入工程建设管理程序，严格控制项目档案的齐全完整和系统准确，依法、合理、及时收集归档项目建设过程的各门类文件材料。执行国家和行业关于项目档案的标准，组织编制项目档案，严格控制项目档案的规范性。执行国家和行业关于项目档案的管理要求，组织对项目档案的专项验收，评价、考核项目档案管理效果。为项目规划、建设和生产提供档案信息利用服务。

二、项目档案资料管理要求

归档的文件达到完整、准确、系统，满足生产（使用）、治理、维护、改建的需要。完整是指工程档案资料的收集要与建设进程同步进行，在项目的立项到工程竣工验收投产的全过程中，各种应该归档的文件材料都要归档。准确是指对归档文件材料的记载必须与实物相符，准确地反映工程建设治理各项活动中的真实情况和历史过程。系统是指归档的文件材料，同一卷文件要按文件材料形成的时间顺序排列，做到层次分明，有机联系，符合其形成的规律。

在管理过程中严格贯彻执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2008国标、《建设项目文件归档要求与档案整理规范》及企业档案管理标准是做好电力企业工程档案管理的基础，在工程建设施工中严格过程控制，按照电力工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的文件及时检查、审核，发现问题及时解决，查漏补缺，使施工记录做到真实、完备、及时，符合归档要求。

参照《业务规范》分类表所列的案卷内容分别组卷，一个卷盒放不下同一案卷内容的可组成若干卷，题名可写成×××（一），×××（二）等。归档文件材料应以原件归档，不使用复印件。如原材料的合格证、质量证明是复印件的，需加盖生产商或供应商的公章（红印），才能归档。管理性文件按问题、时间或重要程度排列；施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列；设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。卷内文件的排序及录入：

（1）工程联系单、设计变更单应按文件的编号顺序排列，逐份录入。

（2）设备卷内文件的排序：一个案卷有多个设备厂家的，应当把重大的设备排在前面，同一厂家和同一型号设备按说明书、合格证、厂家试验报告、厂家图纸、装箱单的先后顺序排列。说明书的版本、型号、厂家责任者一定要录入（如果说明书没有日期可按同一设备型号合格证或试验报告的日期录入）。

（3）竣工图纸要将工程图纸目录作为卷内第一份文件录入，竣工图的图号、设计日期、责任者必须录入。

项目的土建、电气部分由不同施工单位承建的，在产生相同分类号资料组卷时，施工单位之间要互相沟通，确定案卷的流水号的排列，即在一个项目下，同一个分类号只能形成一个案卷流水号。施工单位在参照《业务规范》中的分类表组卷时，对某些同一个分类号又同一个保管期限的资料，在资料很少的情况下，可将多个案卷资料组成一个案卷，但拟写案卷标题要详细清晰，体现卷内资料内容。

三、保持电力建设项目档案工作与工程建设的一致

电力建设项目档案工作是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的工作，是实现电力建设科学管理不可缺少的技术基础工作 。它随电力建设项目的开始而建立，又随电力建设项目的竣工投产、交付使用而告终，与工程项目建设的进程是同步的。由于参建单位多、建设工期长，形成的工程档案数量大、内容庞杂，单项工程完工时间也有早有迟，客观上给项目工程档案收集工作带来一定难度。因此，要加大对工程档案的管理力度，狠抓工程档案管理，根据电力工程建设项目档案管理流程，从项目前期的准备阶段、项目过程的施工阶段到项目竣工的验收阶段（包括档案专项验收）来抓，即工程建设一开始就与开展档案工作同步进行；工程建设过程中要与竣工资料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时要与一整套合格的竣工档案的验收同步进行。

四、强化档案管理的措施

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中图分类号：U673.2 文献标识码：A

1 前言

随着企业的发展，投资项目越来越多，加强对投资项目的档案管理就显得尤为重要。一般地，建设单位对建设项目管理比较重视，从项目立项到项目建设的实施，都会制订计划，检查计划的实施情况。但对于建设项目管理中很重要的一个方面――项目档案管理却没有得到相应的重视，最终将影响建设项目的总体验收和建设成果在生产经营等方面的运用。近年来，随着国家、地方等各级部门对项目档案管理相关规定的出台而有了很大的转变。本文从项目档案管理的角度，谈一下做好项目档案管理与项目管理同步实施的重要性。

2 充分认识建设项目档案的重要性

国家对建设项目档案越来越重视，要求也越来越严格。根据国家档案局、国家发改委联合的《重大建设项目档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。由此可以看出，项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性。此外，项目档案对建设项目日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，项目档案的保管期限一般长于项目实体的存在期限，项目档案比项目实体的生命周期更长、信息价值更大。如果项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大的效益。

3 建设项目管理与项目档案管理不可分割

工程建设是百年大计，工程建设项目档案同样是百年大计，有了工程没有档案将后患无穷。做好建设项目管理是项目建设得以完成的重要环节，一个项目从立项、施工到建成投产，管理贯穿全过程，并相应产生大量的文件、材料。这些文件、材料记载着项目实施的全过程和成果，对将来的利用起着重要的作用，这就意味着项目管理与项目档案是一体的。因此，项目档案管理是建设项目不可缺少的重要部分，是与建设项目管理不可分割的。所以，在项目管理过程中必须坚持执行“四同步”制度。即：企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完全归档同步。以“四同步”制度来确保做好项目档案的收集工作。

4 项目管理人员重视项目档案的必要性

因为建设项目档案记载了建设项目活动的全过程和成果，是固定资产投资的重要技术档案，并且档案的主要作用就是利用价值。因此，项目的档案工作不同于项目的其他工作，它是一项特殊的全员参与的工作。它要求的是建设过程的真实反映，需要参与项目建设的每个人在各环节上把好关，确保归档资料完整、准确、系统。所以，建设项目档案的完整、准确和系统，最关键是具体负责项目工作的人员对工作过程所产生文件材料的审查、收集和归档。因为管理项目的人员清楚项目实施过程所产生的文件材料情况，档案人员只是知道按规范应该会产生什么文件材料。例如1：负责招投标工作的人员，整个招投标过程所产生的文件材料，只有经办的人员收集完整、准确并归档，这部分的文件材料才能完整和准确。例如2：施工单位提交的竣工图，如果是在一张作废的施工图上作竣工图，并且没有提供设计修改依据，图纸目录也是修改前的目录。这样，由于档案人员没有管工程，因此是不知道图纸是作废的。一般来说，档案人员只是对照图纸目录和设计修改依据检查竣工图是否有漏项，而管理工程的人员，应该知道在这项工程中图纸修改的情况，作竣工图就应该使用有效的图纸，否则竣工图是无效的，将来利用这张图纸的时候就跟实际不一致。例如3：某个分项工程，按照招投标文件及合同内容，都说明包括在某项工程里面了。而在实际施工的时候，由于施工单位资质达不到要求，放弃了这部分的工程量，档案人员没有参与工程管理，就会不清楚，这项工程档案里面就会缺了这部分资料。只有工程管理人员清楚，这就需要工程管理人员与档案人员沟通，档案人员在收集、编制档案时才能将这项工程的施工文件完整。因此，项目管理人员充分认识项目档案的重要性，是有效保证档案的完整和准确的一个重要途径。

5 项目档案管理工作必须提前介入

每个建设项目，特别是投资大、周期长的项目，建设程序复杂、环节多，参建单位多，形成的文件材料多而杂。由于分工的原因，项目档案的形成和运转分散在各业务部门和参建单位，而项目管理部门对档案管理不是很清楚，不知道项目档案的组织管理、归档范围、整理规范、保管要求等，等到工程项目要竣工验收，提到项目档案验收了，才知道项目档案还有整理、验收要求，安全保管有库房“八防”等验收内容，这时往往积压了很多工作需要处理，搞得很被动，对档案的收集也往往容易漏项。档案人员要逐个部门、逐个参建单位地收集文件、检查归档质量。档案工作的复杂程度高、难度大。并且在建设工期很长的情况下，难免会有相关人员变动、工作交接不畅等现象，给项目档案的收集增加难度。所以，需要建设单位档案部门提前介入项目档案的收集、整理工作，制定相关的工作制度和流程，及时跟踪项目建设进度，从项目开始实施，档案管理就要同步开展工作，对项目管理人员、参建单位的档案工作进行业务指导和档案业务培训，做到“事前关注、事中介入、事后跟踪”，以保证项目档案的齐全完整、应收必收。为做好项目档案管理奠定良好的基础。

6 项目档案管理与项目管理同步实施的主要措施

（1）各级领导高度重视项目档案工作，建立健全项目档案管理的规章制度。建设项目由于规模大、工期长、形成文件材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在建设项目档案管理中做到规范化、标准化，仅靠档案管理部门或项目管理部门少数几个人的力量是办不到的。因此，做好项目档案工作，必须使项目档案管理的全过程有法可依、有章可循。同时明确项目档案工作归口管理部门，建立项目档案工作人员网络体系，明确工作职责。

（2）落实项目档案工作“三纳入”、“四同步”措施，坚持“从源头抓起、全过程参与、与工程建设同步”的指导思想，项目档案工作与工程建设进程同步。建设项目申请立项时，即开始项目文件的收集、整理、审查工作；建设项目竣工验收时，完成项目文件的归档、验收工作，从工程建设源头控制项目档案管理质量。同时，将档案工作列入项目建设实施计划，定期召开项目档案工作会议、项目建设单位对建设项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。

（3）建立工程合同制、监理制等约束机制。在签订项目施工、监理、设备采购等合同或协议时，明确提出移交的项目档案的数量、套数、归档时间和质量要求等事项、经常检查项目档案各阶段、各环节的收集、整理情况。工程和设备款项支付时要有档案管理部门签字，不提交齐全完整的工程档案不予验收不予付款，有效的控制、监督、规范项目档案的质量。

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中图分类号：X752 文献标识码：A

前言

项目前期档案也叫工程准备阶段文件，是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件材料。 前期档案是工程项目档案的重要组成部分，是工程建设的凭证性和基础性文件材料，是一个主体单位永久保存的法律原始性凭证。 只有规范项目前期档案管理，明确归档范围，保证前期档案的齐全、完整，才能为主体工程档案管理打下良好的基础，才能保证企业资产的完整。现结合实际，谈谈项目前期档案管理存在的问题以及对策。

1项目前期档案管理存在的问题

1.1 收集滞后

项目前期建设具有周期长、阶段多、涉及部门广等特点，使项目前期档案具有多样性、复杂性、成套性等特点，由于经济利益或赶工期等原因，各部门只重视工程本身，轻视工程档案，项目前期档案的收集、整理与归档工作与项目建设不能协调开展，造成了项目前期档案工作滞后，反而影响了工程各方面对前期项目档案资料的利用工作，工程项目管理和技术文件资料处在分散、损坏、丢失等情况下，严重制约了单位经济和档案管理工作的持续发展。

1.2 档案管理意识不强

对项目前期档案管理重要性的认识，是做好项目前期档案工作的前提和保证。 目前，各项目单位领导和档案人员对项目前期档案重要性的思想认识不够，对项目前期档案工作的学习宣传力度不强，且项目前期建设队伍流动性大，人员不稳定，各部门缺乏相互沟通交流，缺少专职档案人员，档案管理职责没有落实到具体人员， 使档案管理工作严重脱节，档案资料流向不清。

由于项目建设与档案管理工作的专业性都很强，工程人员和档案管理人员互相不了解专业和技术知识、 工作程序，缺乏对档案管理的实践能力， 也是导致项目前期档案收集、整理和归档不及时、规范的主要原因。

1.3 档案管理体制不完善

由于项目建设初期机构和人员配置不健全。 许多单位没有设立档案管理机构及专职档案人员，没有专门的档案工作场所，档案质量、安全得不到保障。 档案管理设施设备不能满足档案管理工作的需要，如没有专门的库房，档案保管达不到“八防”要求，档案管理极不完善，档案管理现代化程度不能适应项目建设和工程建设快速发展的需要，影响了档案管理的工作效率和经济效益。

2正确认识项目前期档案工作的重要性

根据国家档案局、 国家发展和改革委员会联合下发的《关于印发〈重大建设项目档案验收办法〉的通知》（档发[2006]2 号）文件规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的项目，不得进行或通过整个项目的竣工验收。 同时还规定，检查项目档案，采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。 抽查档案的数量应不少于 100 卷，抽点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。 项目档案验收不合格的项目，由项目档案验收组提出整改意见，要求项目建设单位（法人）于项目竣工验收前对存在的问题限期整改，并进行复查。 复查后仍不合格的，不得进行竣工验收，并由项目档案验收组提请有关部门对项目建设单位 （法人）通报批评。 造成档案损失的，应依法追究有关单位及人员的责任。

由此可以看出，项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在项目竣工验收中的重要性。 此外，项目档案对项目日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响项目发挥最大效益。

3如何做好项目前期档案管理工作

3.1 各级领导要高度重视工程项目前期档案工作工程建设是百年大计， 项目前期档案同样是百年大计，有了工程没有档案将后患无穷。 工程项目从立项开始，主管领导就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩。

3.2 加强对煤矿项目档案资料的收集和整理

收集归档是档案工作的最基础、也是最薄弱环节，必须把工作做实，唯其如此，才能保证后续工作有序跟进。重点工程项目建设具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点，基础设施建设档案具有多样性、复杂性、广泛性等特点。由于经济利益或赶工期等原因，人们只重视工程质量，轻视工程档案的管理，基础设施建设档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能协调开展，造成了基础设施建设档案工作滞后，反而影响了工程各方面对档案资料的利用工作。因此，应切实加强对重点工程档案、材料的收集，确保档案完整、齐全。项目竣工后，必须全面完成文件材料的清理、归档工作；勘察设计单位、施工单位、监理单位应按照规范进行整理，及时移交档案给建设单位；项目竣工后应及时申请档案部门进行项目档案登记与验收，项目档案竣工验收合格后，方得进行竣工验收。特别建议要对可行性研究报告、项目立项、合同（协议）、立项文件等文件材料加强收集和保存。要结合实际情况，列出工作重点，提出落实意见。拓展档案管理，拓宽档案管理工作思路，不断创新档案资源建设方式方法，用全局的眼光促进档案工作的规范化管理，为档案资源建设创造新的动力、注入新的活力。

3.3 提高档案管理人员的工作意识

工程建设是百年大计，工程项目从立项开始，主管领导就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，各有关部门特别是重点建设项目单位领导在认真抓好工程投资、质量、进度和安全的同时，要增强档案管理意识，把档案工作列入工程建设的议事日程，配备好业务素质较强的专(兼)职档案员，解决必需的库房和设备保证档案工作的顺利开展。同时，要积极组织档案工作人员参加档案管理等方面的培训，充分认识到加强档案管理工作的重要性和紧迫性，增强档案意识，树立“内强素质，外树形象，依法管理，争创一流”的理念。为档案工作的开展创造良好的环境，把档案管理工作提高到一个新水平，为城市发展和建设做出应有贡献。

3.4 加强对项目前期档案工作的组织领导

成立档案工作领导小组， 建立档案工作人员网络体系，明确每人的工作职责，加强考核，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。

3.5 定期召开档案工作会议

项目建设单位对档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。 定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议，汇报项目档案工作进度，安排部署下一步工作。

3.6 加强档案管理制度建设

俗话说“没有规矩，难成方圆”。 工程项目建设由于规模大、工期长、形成材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在档案管理中做到规范化、标准化，仅靠档案管理部门或少数几个人的力量是根本办不到的。 因此，加强和完善有关的制度建设，就成为做好档案管理工作的根本保障。

3.7 纳入合同管理

坚持将项目档案工作纳入合同管理，严格各单位归档责任，项目建设单位在与各参建单位签订设计、监理、施工等合同或协议中，一律明确档案工作内容，提出项目档案收集、整理、归档的具体要求，理顺归档渠道和管理职责，从源头上保证项目前期档案的完整、准确、系统。

3.8 建立责任处罚制度

实行档案管理风险抵押，把责任分解到监理、建设等各个层面，形成“责任追查处罚链”，推动各项工作的落实。 各参建方在签订合同后即交付给建设方一定数额的档案滞纳金，如各方不按合同及时履行档案移交、归档制度，建设方有权扣除其档案滞纳金，从而保障档案工作规范有序开展。

4结束语

随着我国矿建企业转型跨越发展和建设步伐的不断加快，新的条件下对工程质量提出了更高的要求，申奖报杯是许多单位的努力目标，也充分彰显出项目档案管理的重要性。 档案管理人员应该解放思想，转变观念，在项目建设期间，大力提升自己的业务素质和专业技能，对档案管理工作认真负责，让档案在项目中发挥重要作用，同时适应档案信息化建设和项目建设的需求，推动项目档案管理提高到新的水平。

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一、引言

作为有着一定价值的信息资料，档案其实既是一种历史记录的形式，也是信息和知识较为最终的载体。因为档案资料之中包含着大量的资源和信息，所以科学合理地利用档案资料可以很好地促进工程项目的顺利开展、进行和结束。而面对着飞速发展的经济社会以及日益发达的计算机和互联网技术，档案管理工作如何正确地利用这些先进的技术方式和管理手段，对促进工程项目的档案管理工作有着不可忽视的作用和意义。在信息化环境之下的档案管理工作若是能够顺利地探索出其工作的新模式，那么对于提高工程项目档案管理工作的效率、延长工程项目档案使用的寿命显然有着举足轻重的作用。

二、探索工程项目档案管理工作新模式的意义

作为一种非常重要的资料和信息数据，档案有着较高的保存和利用价值，这也是其会采取单独的各种方式进行处理记录的原因。所以，在管理理念、手段和方式不断更新和发展的今日，结合这些发展区探索档案管理工作的新模式能够有效地提高资料信息利用的效率，同时也有利于充分地发挥档案信息资料的应有价值。而且档案管理的工作实质其实是对工程项目内部各种人员管理和工程施工等各方面信息进行一个合理科学的分类和保存，所以探索档案管理工作的新模式有助于档案工作者更方便详细地记录工程的情况，并且工程单位在工程竣工以后发生什么问题和情况时也能够更加快捷方便地调查问题的所在并及时解决，同时也能在以后的工程施工中为本工程单位或者其他单位提供借鉴和参考的资料，及时防微杜渐。

三、新时期下档案管理工作的发展趋向

随着档案管理的理念以及技术手段不断的更新和发展，档案管理的工作也有了发展的新趋向，其主要有着以下几个方面的特点：第一，档案资料信息高度的数字化。随着计算机技术的飞速发展，利用计算机来进行档案的信息资料收集和整理，并且用纸质资料和电子媒介等多种方式来进行档案的归档和保存俨然成了现下工程项目档案管理的一种新特色，这便是档案资料信息的数字化，也是档案管理工作要不断更新和完善的一个重要内容。第二，档案利用的高效化。随着我国经济社会的不断发展，使用档案资料信息也是日益频繁，并且需求量还在不断增大，同时档案资料信息也有了更高的利用价值，除了作为一种凭证或者参考资料之外，档案在教育宣传、筹划和分析等方面也有了更多的应用。第三，档案管理服务的方式多元化。随着我国科学技术不断的发展，档案管理的服务方式也在不断增多，除了纸质资料的阅览只玩，档案展览和网上检索查询等服务方式也在不断地完善，这不仅使得档案资料有了更高的利用价值，同时也进一步推动了档案管理工作的现代化发展。

四、探索工程项目档案管理工作的新模式

1.建立新型档案管理机构。结合当前环境之下档案管理工作具有的特点去建立一个专业、完善和高效的档案管理的机构，对于提高工程项目档案管理工作的效率有着非常显著的作用。工程单位内部进行档案管理的部门应当积极进行交流并学习和借鉴先进、科学的技术方式和管理经验，以便完善工程单位档案管理机构内部的组织。除此之外，也要针对性地对档案管理的工作人员进行专业的强化培训和教育，督促工作人员认真学习我国档案管理方面的相关法律法规，从而提高档案管理工作人员的意识，使其深刻认识到进行档案管理工作所具有重要性，同时提升工作人员的专业素质和职业素养。以上这些措施对于促进工程项目档案管理的工作科学化、规范化和标准化有着非常重要的意义，是提高档案管理工作的效率和水平的重要举措。2.建立档案管理工作的信息化模式。目前，随着计算机和互联网技术的高速发展，网络化和信息化已然在各个领域，包括管理领域都得到了较为广泛的应用和普及。所以，新时期工程项目的档案管理工作自然也要与信息化技术进行连接，以便档案的生成和储存管理都具备信息化特征，同时也要构建出一个有着数字化的录入和系统化的加工的新型档案管理系统。另外，也要构建出具有电子档案和文本档案这双重保存和管理的新模式，这对于提高档案生成、归类、保存和输出的效率也有着显著的作用。当然，因为工程项目的档案资料也有着其自身的信息特殊性，所以在档案保密的方面也就具有了更高的要求，所以保证档案信息化的管理系统安全也是非常需要注意的方面，基于此，设置档案资料的公开范围和相应查阅的权限，同时利用各种现代化的安全技术软件都成为避免恶意侵入、病毒威胁，从而确保工程项目档案资料安全的重要措施，对于电子档案信息资料拥有安全可靠的保存环境同样有着显著作用。3.建立档案管理工作的标准化模式。想要有效解决工程项目档案管理工作里出现的一些混乱繁杂的情况，建立档案管理工作标准化的模式就是当务之急。只有结合当前情况下的行业特点，分析总结出档案管理方面的专业意见，并制定出具有可行性的、实际的、并且行之有效的工程项目档案管理的标准，才是保证档案建立科学的、专业的和效率最大化的标准化模式的有效措施。除此之外，还需要对档案管理工作的人员进行严格的要求，要求他们必须根据档案管理的相应标准和相关规范进行档案管理的工作，并且一定要将工作做好，这有利于档案管理实现规范化和有序化的工作，同时也能够提高档案管理的工作效率和质量。4.建立档案管理工作的高效化模式。强化档案管理工作中的立卷归档的工作，能够为档案的管理工作打下坚实基础。作为档案管理工作中首要的环节，立卷归档同样也是档案管理实现高效化、标准化和规范化工作的一个关键，所以必须给予立卷归档工作足够重视。首先就是要根据档案资料具体的时效性和文件管理的所出阶段来决定立卷归档的工作是否要进行。而那些需要进行立卷归档工作的文件就需要依照相应程序还有处理的重点来展开立卷归档的整理，同时也要尽可能避免信息冗余和文件重复的情况发生。另外，在立卷归档的整理工作之中，还要重点对档案资料的简洁性、完整性和实用性进行保存，这样才能为档案资料下一步的分类、保存和查阅提供便利的使用条件。5.建立档案管理工作的数字化模式。档案管理工作的数字化模式指的是有网络信息的共享系统和档案信息的综合管理系统共同进行档案管理，网络信息的共享系统由Web管理的子系统以及信息的子系统组成，而档案信息的综合管理系统则是由档案信息管理的子系统、数字化处理的子系统、信息服务的子系统和数据库管理的子系统共同组成。总的来说，数字化模式以现代信息技术作为基础，并且将档案信息当作核心内容，依靠便捷、高效、先进的开发模式来进行档案管理。其对于提高管理档案的工作效率、有效保存和管理档案数据、减轻档案管理人员的工作负担有着非常重要的作用。随着物联网和云计算技术在国家电网工作领域的应用和发展，将为工程项目信息的采集、存储开辟新途径。不断研发、实现新科技在建筑领域、生产领域拓展应用后的项目工程信息转换和管理，形成分别满足工程项目规划、设计、建设等专业应用及社会不同部门、不同层次需要的科技档案，防止电子文件因生成环境改变而导致文件信息失真和处理、利用上的困难等问题发生，为档案信息化建设的深入开展提出了新课题。

五、结语

综上所述，面对互联网和计算机飞速发展和普及的如今，档案管理工作的理念、手段和技术也都发生了根本性的变化，所以工程项目档案管理的工作也必然要根据新时期的特点来探索新的模式。面临着更高要求的档案管理工作必须要建立信息化、标准化和高效化的工作模式，这就意味着要制定出完善科学的档案管理的规范和标准，同时建立健全档案管理的机构。另外，也要对档案管理的工作人员进行相应的教育和培训以提高其专业能力和职业素养。只有对工程项目档案管理的工作进行积极的新模式的探索，才能在日新月异的现代不断地提高档案管理的工作水平，并不断促进其发展，同时为工程项目的顺利开展和完成提供一份保障。

作者:张苇 单位:国网甘肃省电力公司张掖供电公司

参考文献：

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近年来，总承包单位围绕着建立国际工程公司战略目标，不断开拓工程总承包市场，在工程总承包项目管理上积累了丰富经验。但是，工程总承包档案管理却普遍严重滞后，严重影响总承包项目的收款工作及业务快速发展。然而，电力工程档案是评价质量的信用依据，对工程质量起着监督和验证作用，是电力企业信息资源的重要部分。《国家重大建设项目档案验收办法》提出未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。而且，业主及上级主管单位在工程达标投产考核时对工程档案验收极为重视，工程档案管理验收不合格，工程就不能达标。同时，《火电建设项目文件收集及档案整理规范DL/T241-2012》明确规定对申报优质工程的火电建设项目，应在档案专项验收合格，且按DL/T5210的规定通过程质量整体评价（含档案整体评价）后才能申报，可，项目档案管理是工程创优的必备条件之一。因此，实行工程总承包的建设项目，工程档案管理是总承包项目管理的重要工作，要想向业主单位交把“金钥匙”，就必须重视工程档案管理。

一、电力工程总承包档案管理的特点

电力工程总承包的档案形成的渠道多，牵涉面广、专业性比较强，参建单位比较多，不同地区、不同行业、不同性质的单位都有可能，同时，在实际工作中，电力行业档案标准与其他行业档案标准有些规定会存在差异，来自不同行业的参建单位档案人员对电力档案见解不同，众说纷纭，经常为执行哪个标准而争论不休。因此，总承包档案管理过程中，除了深入了解本身电力行业的标准，还要必须了解与之有关联的行业或专业的标准，同时要组织，协调沟通，指导各参建方的档案管理工作，保证整个总承包项目的档案管理工作有序开展。

二、 电力工程总承包档案管理存在问题

对于在建的总承包项目和已竣工的工程档案管理，根据各项目部反映的问题，结合档案管理实际工作综合分析，主要存在以下问题：

1.重建设，轻档案管理。很多参建单位对档案管理重要性认识不足，在工程合同中对档案管理的条款很少，甚至是没有，往往只是抓工程质量和进度，忽视档案管理工作，而是等工程快到竣工时，才知道工程档案要验收，导致后期因资料移交问题，与建设单位出现了很多扯皮问题，从而影响了工程收款的工作。

2.工程总承包项目档案管理基本是个空白，档案意识薄弱。往往认为档案人员工作只不过是一些收发文的文职工作而已，项目部临时聘用没有工程档案专业知识，对工程项目管理管理一窍不通的资料员。然而，总承包项目工程周期长，专业性较强，文件种类繁多，内容繁杂，数量较多，如果没有专业的档案管理人员，很难将档案收集，管理好。或者有些总承包项目，没有设专责档案管理人员，往往一人兼任多职，疲于应付日常事务，没有过多的精力和时间投入档案工作，忽略了项目前期阶段的资料收集，导致文件资料严重丢失，等到项目快到完工时，才投入人力、物力搞突击，造成移交档案质量差，准确性，真实性、完整性达不到规范要求。

3.在现场施工高峰期，技术人员忙于现场施工进度质量管理，同时要兼顾堆积如山的项目文件的审查签字，面对如此繁重的工作负荷，再加上对档案工作不重视，技术人员往往就把档案质量把关忽略，而档案部门人员只能被动接收项目资料，即交什么就收什么。直到项目竣工文件移交验收时，才发现档案存在技术专业质量问题，但此时，大部分技术人员已经调离项目，而档案人员却无从下手，导致项目档案最后无法移交验收。

三、总承包项目档案管理的基本要点

（一） 项目前期准备及策划

1.把档案工作纳入合同管理制。在项目立项开始，档案人员要提前介入，参与项目各阶段合同谈判。在合同中要对项目文件的收集内容、整理、移交责任和竣工档案的执行标准，套数、时间和违约责任，是否向城建馆移交等提出明确要求，从合同条款约束参建各方，保证项目档案的完整、准确、系统性。

2.明确档案管理职责分工，采取经济考核制度约束。根据总承包项目管理实际情况，建立项目档案管理网络，明确项目部、各分包商等的职责。分包商单位应按照职责要求，把档案管理纳入工程负责人和有关部门责任制，把项目文件管理作为工程建设工作中重要一项，以保证档案管理工作与工程建设同步。另外，由于项目建设周期长，人员流动性大，很多项目技术人员在过程中就没有重视档案，等到项目文件移交时才发现档案存在技术质量问题，造成了项目文件无法移交。因此，在项目实施过程中，应把档案管理工作与经济考核挂钩，进行考核约束项目部每位成员及分包商。

3.设立文档专人专责，唯一接口。保证文件的归口统一性。总承包项目内部各部门、以及与项目参建单位各方的文件流转接口，要建立唯一接口档案网络体系。总承包项目部设立文控中心，作为本项目资料归口负责管理部门，配专职文档管理人员负责项目文件资料的分类、登记、编号与发放，整理及归档等，确保文件流转高效、版本可控，归口统一。

4.制定统一标准化。在项目开工时，总承包单位应及时与业主单位，监理单位，分包单位，共同沟通协调，把项目文件的编制标准（使用表式，文件编号、项目名称，各参建单位名称等）、质量要求，原件份数，竣工文件整理组卷标准、以及各参建方档案责任等相关事宜，以书面形式明确下来。同时，加强档案规范标准的宣贯，增强项目成员档案意识。在制定标准时，应由档案人员与专业技术人员共同结合完成，档案部分由档案人员负责，专业部分由专业技术人员提供，通过档案管理与专业技术相融合，确保标准内容全面、系统性和可操作性。

（二） 加强项目管理实施过程管控

1.加强项目过程中文件的收集和积累。项目文件的收集工作的好坏将直接影响项目档案的齐全完整性。项目文件收集的工作要从文件形成的源头抓起，要采用“日记式”，不要“回忆式”，做到每事必有记录、每事必能跟踪，从工程项目的前期规划、立项、初步设计，审查，开工到竣工验收投产的全程档案的收集，形成首尾链接，互为因果，全程控制的完整体系，确保项目文件系统性，完整性。

2.加强过程管控，确保项目档案与工程建同步。在项目档案管理过程中，总承包项目部以“档案与合同相结合、过程指导与控制相结合、检查与整改结合”的工作思路，保证项目档案管理与工程建设同步。总承包项目要求分包单位按照工程实际进度节点制定项目文件编制报审的计划、归档的计划；并定期组织业主，监理，总包单位的技术人员及档案人员进行对分包单位的资料进行过程检查，就存在的问题，提出整改措施，限期整改，否则不给予支付工程进度款。

（三） 加强项目竣工档案审查工作

项目竣工档案质量审查是项目档案移交的一个重要环节，是确保项目档案质量必不可缺少的程序。而项目竣工档案审查分为技术审查和档案审查。在项目建设中，技术人员是项目文件形成的主体，他们对项目文件形成过程，文件所记录的内容，施工工序、执行标准，以及现场实际情况最有了解，因此，技术人员负责审查与工程技术有关的内容，进行技术方面把关，而档案审查，由档案人员从档案保管与利用的角度，系统整理的要求，对档案的完整性，成套性、系统性整理的规范性、归档文件的质量等进行审查把关。采用技术与档案相结合审查，既确保了项目档案的内在质量，也保证项目档案的完整、系统、有效性。

（四）工程总承包项目档案管理应注意问题。

1.竣工图的竣工图章标准问题。

由于电力行业的标准《电力工程竣工图文件编制规定》（DL/T5229）中对竣工图章的样式和使用的规定与《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328）存在差异，给档案人员对标准的执行和实施带来了很大的困惑，因此，在项目竣工图编制前，总承包项目应与业主单位进行沟通，尤其是竣工图需要向城建馆移交总承包项目，更应该主动与城建沟通协调，取得一致意见，避免引起不必要的矛盾与返工。

2.加强特殊载体档案收集归档。

所谓特殊载体档案就是非纸质档案的统称，包括照片档案、影像档案、电子文件、实物档案等，它们是从另一个角度反映项目建设的全过程，是证明工程质量的合格，优良性的关键材料之一。在档案专项验收，达标投产及创优检查当中，特殊载体档案是检查中必查的其中一项。因此，在项目实施过程中，应加强收集归档的力度 。

3.项目档案原件份数和归属于何处。

根据《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2014）规定，“工程档案的编制不得少于两套，一套应由建设单位保管，一套（原件）应移交当地城建档案管理机构保存。”，然而，档案专项验收，机组达标投产，创优工程检查，往往档案的核查必须提供原件，特别是涉及到项目前期依据文件，隐蔽工程，关键部位的施工文件，所以，对于需要向城建馆移交档案的总承包项目，开工之时，要加强与业主、城建档案馆沟通，确认项目文件原件的份数以及原件归属等问题。否则，将影响项目档案移交、机组达标投产，工程创优。

（五） 提高档案人员素质

项目档案管理是项目管理的窗口，反映项目的基础管理水平，而档案管理人员的素质决定着档案管理的水平。

电力行工程建设既有通用性，又有极具专业性，因而对电力行业的总承包项档案员是有独特的要求。既要懂得自己本身档案行业的国家规范标准，电力行业的档案标准，又要了解电力行业的特点，了解行业生产运行流程，了解行业工程建设各阶段的启动和验收流程，只有这样才知道项目档案要收集什么，归档什么，控制什么，才能对整个工程档案进行监督，指导、把控。同时，要做到腿勤、口勤、手勤；热心、细心、耐心，多关注现场施工进度情况，真正融入项目档案管理工作，充分发挥档案的服务功能，在服务中收集档案，在服务中完善档案，让档案工作与项目同步发展，充分全面提高了自己素质。

（六） 建立档案信息化管理平台。

目前，有些总承包项目档案保存形态主要以纸质形式存在，现场的管理人员不能随时调阅施工图纸，技术人员各行其是编制项目文件，项目文件出现不规范，不统一，甚至会因人员变动，项目文件会出现遗失；项目文件流转审查只靠工程秘书“跑腿”传递等原因，影响了项目齐全完整性，规范性，项目管理信息无法及时传递。然而，随着计算机和信息技术迅速发展，我国电力档案管理的信息化程度也在不断加强，所以，总承包项目应建立现代化的档案管理信息技术和先时的管理理念，来改善档案管理中不合适的方法和手法，通过项目档案信息化管理，建立项目档案标准体系，将档案信息输入计算机数据库，实现项目管理无缝连接，提高档案管理工和效率，使档案管理工作俗蓟，规范化。

三、结束语

工程总承包档案是建设工程的历史记录见证，是工程竣工验收，交付使用、维护、改造等的重要依据。因此，总承包项目应以人为本，以顾客为至上的管理理念，重视项目档案管理工作，提供高档案管理水平，促进电力企业管理水平发展，为企业发展打下更好的基础。

参考文献：

[1]《电力工程竣工图文件编制规定》（DL/T5229）.

[2]《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28）.

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1 当前科研单位科研项目档案管理中存在的主要问题

1.1 首先对科研项目档案的重要性认识不够

科研项目档案管理是从项目申请、立项论证、组织实施、检查评估、验收鉴定、成果申报、科技推广、档案入库的全程管理。多数科研单位普遍存在重科学研究轻档案管理的现象，部分主管领导或项目执行者，从项目立项之初就没有及时通知档案部门，在研制过程中，科研人员又非常看重自己的科研成果，出于保密或者其他原因的考虑，把自己的科研文件私自保管，不愿意放到档案管理部门，没有在部门内部进行统一的存放和管理，容易丢失档案，导致项目档案的不完整。有的档案即使交到相关的管理部门，由于管理人员缺乏认识，对档案的价值和作用认识不足，拖延时间，降低资料的时效性，有损档案的完整性。

1.2 其次科研项目档案管理不规范，案卷质量不高

科研项目档案与普通的文书、基建等类档案是有区别的，有它的独特性。但有些科研单位一直沿用多年前档案工作制度及标准，已经不适宜现阶段产生的项目档案的归档要求，自然导致科研项目档案许多方面管理的不规范。客观的降低了工作效率，造成大量信息资源的闲置，科研项目档案的利用多数处于被动阶段，很不规范。

1.3 科研项目档案管理队伍不稳定，专业知识匮乏

项目档案管理员大多由承担项目的研究部门办公室人员兼任，他们身兼多职，过重的工作任务使他们不能将档案工作摆在首要位置。这些单位经常是临时抱佛脚，档案工作有检查任务时临时抽调人员突击，检查过后，各回各位，人员很不稳定。一些档案专职管理者专业知识匮乏，缺乏热情，甚至把档案工作当成一块跳板，一旦机会到来马上跳槽，档案人才流动频繁、档案保管条件落后，难以为单位发展提供优质服务。

2 针对科研单位项目档案管理的问题提出的解决对策

2.1 开展多种方式宣传档案工作，提高各级领导及项目管理者对项目档案重要性的认识

我们除了日常工作中的档案宣传外，还采取了以下几种潜移默化的宣传方式，取得了好的效果。我院每年定期组织与项目有关的各级领导及参与项目档案的管理专兼职人员学习档案的法律、法规及档案组卷基本知识，提高对档案重要性的认识。针对我院重大项目的验收在立项初组织临时培训会。其次加强与项目管理者的工作接触，在工作中融入有效的项目档案内容，让其了解项目档案的重要性。再次在档案的利用过程中，通过查、借阅档案，让他们认识到项目档案的利用价值。通过以上方式的开展，潜移默化的加强了档案的宣传，使大家体会到科研项目档案的重要性。

2.2 规范管理，提高档案质量

2.2.1 规范健全项目档案管理制度，正确掌握档案收集、整理方法

建立规范的科研项目档案工作制度，项目档案工作才有章可循，因此，制定规范的归档材料收集制度是必须的，严格按照文件材料的分类方案、归档范围、保管期限的规定收集；要创新收集手段，运用事前监控收发文件、登门寻求等形式，做到广泛收集和重点收集相结合；要把握时间要求，遵循各类档案的形成规律，适时收集；要丰富收集范围，既要收集纸质载体，又要收集照片、录音带、录像带、光盘等磁介质载体以及各种具有保存价值的实物。

其次，制定规范的科研项目档案的整理制度。要严格按照科研项目档案管理要求进行整理，做到组卷合理、案卷（件）内文件排列有序、案卷标题简明、保管期限准确、案卷（件）封面、卷内文件目录、案卷（件）装订结实美观。

2.2.2 严把项目档案资料预验收关

按照国家及集团相关规定在各自的职责范围内严把项目档案资料的预验收关。根据国家及集团规定“项目档案验收是科研项目竣工验收的必备条件之一。未经档案验收或档案验收不合格的科研项目，不得进行或通过科研项目的竣工验收。”本单位在项目竣工后，由科研管理部门组织，档案部门参与对相关部门产生的科研项目档案归档材料进行严格审查，预验收结束后将存在的问题以书面形式反馈给相关归档单位，限期整改。按要求整改结束后，档案人员再确认，待符合要求后，再行签字，方能通过本单位的预验收。随后档案部门向上级主管部门申请档案专项验收。

2.3 加强培训，提高科研项目档案人员的专业素质

为了使科研项目档案管理人员掌握技能提高业务素质和能力，加大档案业务培训工作开展的力度：一是；要积极参加上级和主管部门举办的专业培训班，新人进入要进行岗位培训。二是，派项目档案管理员到档案先进单位认真观摩学习取长补短。三是，订购档案专业刊物，鼓励专兼职档案员开展自学活动。四是，实行岗位轮换制。项目组的档案管理员，随时到档案馆（室）学习档案业务知识，档案部门的项目管理员前往项目组进行监督、指导归档立卷工作的同时，学习一些有关项目的相关知识。五是加大科研项目档案工作规范化管理力度，把科研项目档案管理纳入综合目标量化考核范围内进行考核。科研项目档案管理人员的成绩要与档案工资挂钩，能够有效地促进科研项目档案工作管理水平。

2.4 科研项目档案实行现代化的信息管理

信息化是当今社会发展的趋势，要想确实提高科研项目档案的有效管理，就必须实现项目档案的现代化管理，充分利用微机检索技术、网络技术等信息资源保护好原件，满足不同利用者对项目档案的需求，不断扩大区域共享和合作，逐步实现信息的数字化、检索自动化、利用网络化、使用信息接收、存储和提高利用一体化。科研单位要把科研项目档案的资源开发和利用作为重点工作认真落实好，加大信息存储量，发挥科研项目档案的最大利用率。

3 结束语

科研项目档案的记载是科研院所历史发展的表现，可以直接传承单位的文化，对单位的发展具有直接影响和重要作用。做好科研院所项目档案的管理工作具有深远意义。首先，可以发挥科研院所的科研实力，使先进的科学技术真正起到引领作用，实现科研院所的全面发展。其次，可以最大程度加快科研成果转化的速度，促进社会生产力的发展，实现科学技术的价值，提高科研单位竞争力。

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二、强化油田建设项目档案管理的措施

（一）提高档案管理意识，建立档案管理体系

档案信息涉及到油田建设项目活动的过程和结果，如果发生特殊情况，例如甲方需要施工单位对工程项目进行扩建改造，档案管理资料就成了唯一依据。因此，各级建设部门和相关人员树立档案意识，提高对档案管理工作的认识，切实履行岗位职责，摆正档案和建设项目的关系是极其重要的。要想改善目前状况，必须要求各项目决策层建立起档案科学管理的体系制度，督促档案管理工作者本着认真负责的态度，保存有用的档案资料。

（二）以质量为重点，重视档案管理工作

培养质量管理意识是做好档案管理工作的第一步，管理档案的编制必须参照相应的合同制度条款及法律规定，这样档案管理的质量才是优质的。同时，领导也必须重视档案的管理工作，在施工设计和监管单位在签订合同时，就将资料的收集管理制度写进合同条款中。

（三）建立协作参与机制，确保档案管理完整无误

档案管理部门通常被视作后勤服务部门，由于重大项目活动使得资料档案管理日益复杂化，仅仅靠档案管理部门单独来管理是无法达到预期目标的。这时需要企业基础建设部门参与进来协同管理，遵循事前参与、事中介入的原则，确保档案管理部门在参与重大的档案管理项目时能够保证档案资料的完整无误。

（四）完善制度，改善重大建设项目档案管理工作

对于档案资料收集管理工作来说，重大项目工程建设有着持续时间长、工程量复杂、施工难度较大、对工程质量的要求较高等特点。因此，档案部门在接收重点工程归档文件时应严格按照国家标准，建立档案管理网络，监理部门要确保文件材料的真实性。