合同标准化管理范文

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石油工程企业业务涉及业务范围广，点多线长，虽然已加大了合同管理力度，但仍存在审查、签订、审批等不规范、不科学、不严格的问题，履行合同缺少应有的约束，甚至有些处于放任状态。（1）合同签订不规范，随意，签订条款对公司不利。①签订合同随意。目前，仍存在合同起草不规范，无专人拟定，专业的部门和管理人员不参与的问题，出现问题时便会出现“我不知道”“我说过的”“我告诉 过…”“我们说好了的”这些无理无据的情况。②合同内容不科学不完善，存在违约责任条款无约定或约定含糊、质量要求不具体无法罪责、文字表述有异意的情况，例如：外包施工内合同，合同中仅约定2年内完成工期，无具体约定到某个时间段需要完成的工作量，也没有违约需要承担的责任，导致公司在处理纠纷时陷入麻烦，非常被动。（2）合同管理效率低、无人执行和跟进，合同变成格式性的东西，无实际约束、保护的意义。如一些石油工程企业签订的一些工程外包类合同，签完便完，执行到哪一步也无人追责，执行、追踪无统一管理，经常出现合同履行阶段执行无序，没人监督、办事效率低的情况。（3）无系统的存档管理规定。石油工程施工项目时间一般会比较长，不是三五天就可以解决的，但因为管理的随意性和办公地点的移动性，没有系统的档案管理规定，有时候甚至导致一两年后发生纠纷，需要参照合同，却发现合同找不到的情况。（4）合同经办人及履约人员意识薄弱，总觉得就口头约定便好，在合同履行过程中的一些问题解释、答复及合同补充或变更条款中口头交流便完事，无任何书面公函交流和约定，无从保护公司的利益，从而造成了一些不必要的纠纷和损失。

2加强合同标准化管理的办法

合同的标准化管理必须是全过程的、系统的、动态的，从洽谈、草拟、签订、生效、执行，直到该合同失效为止，所以要求企业不仅要重视签订前的管理，更加要重视签订后的管理，如合同执行、修改、变更与补充等。笔者认为应该从企业的实际情况出发，从四个阶段（合同准备签订阶段管理、合同签订阶段、合同履行阶段与合同履行后纠纷阶段）建立完善的合同标准化管理运行机制。要制定合同标准管理流程，管理制度明确各部门职责和权限，并通过流程和制度来约束各部门以保障标准化合同管理。（1）专业的律师及专业管理部门人员共同起草和过目。合同是有专业的合同法对其进行要求和约束的，企业律师和专业管理部门都有其专长，所谓专业的人做专业的事情，让他们起草合同，才能充分发挥其作用，才能从源头开始保证合同质量。（2）建立合同评审流程及审核制度，在合同签订前需对签约的另一方的主体资格、信用、履行能力等进行资信调查。然后在签订的过程中根据不同合同类型和涉及的金额内容，给予不同人员的评审权限，例如：在请购合同中，多少金额以内部门经理审批、多少金额总经理审批，采购部经理的职责和权限又是什么。建立合同评审流程，依据法律风险管理体系和合同审核要点，明确各个环节每个部门（承办部门、财务部、法律部与采购部等）的审核要点。（3）拟定对外的合同统一规范合同范本，对于固定的部门所签订的常态合同（如采购、人事、外包等）多用框架合同，减少出错率，拟定人员根据各业务内容、各部门的不同需求，制作不同版本的框架合同，以供使用，并定期更新、修改、完善现有版本，以使合同条款达到最优。（4）制定严格的合同档案管理制度，专人专岗进行合同档案管理，所有合同须进行归档，电子扫描件和纸件合同均需分类、编号进行统一加密管理，根据不同合同的情况，保证合同一式三份，对方一份，公司两份以上，一份给予档案管理部门存档使用，一份给予合同承办部门，所有合同调取、查阅均需有固定的审批流程，合同的失效销毁也应进行统一申请，在监督部门监督下执行。（5）改变、强化合同执行人员的合同管理观念。通过培训、讲解等方式影响合同执行人员，让他们明白，在对外交流中（如施工过程中、人事纠纷中）出现的所有问题都必须索要正规的书面手续（沟通函、确认函、说明书等），而且凡是对企业有利的，都需要按照规定的方式进行记录、签字证明，以便企业在维权工作中占据有利地位。

3企业合同标准化管理的重要性

企业合同管理标准化是企业发展的保障，不及可以防范风险、降低成本、维护合法利益，是公司经营管理成败的重要因素，还可以提高企业工作效率，提升企业形象，提升员工的素质和积极性，为企业带来经济价值。（1）进行合同标准化管理，可以避免或减少由于合同纠纷带来的企业损失，并且可以有效地防范和化解经营风险，使企业经济发展过程更加顺利，从而达到规避企业经济风险的目的。（2）通过建立完善的合同管理体制和制度，可以降低沟通成本。石油施工类企业是个庞大的整体，涉及的合同不只是企业外部合同，还有企业内部合同。合同管理标准化，可以保证各项业务活动内容、各自承担的责任、工作程序、完成时间等用标准化形式加以确定，不仅可以加强管理的有效性，还可使企业内外相互协调和约束，为企业的生产方式、供应管理等先进管理模式创造条件。（3）通过标准化提升员工工作效率。合同标准化管理，一方面可以提供固定的程序让员工遵循，避免每签订一次合同都存在搞不清楚怎么弄的情况；另一方面，给予员工一定的自由，在遵循工作规范的基础上，进行创新创意，鼓励员工去发现问题，改善现有的标准合同，吸纳员工的好建议。这种方式可以让员工有很高的成就感，使其工作态度变得积极，愿意与企业共同成长。（4）通过标准化管理，提升企业形象。标准的合同管理能使与企业接触的人感到企业的规范和秩序，以及企业员工在工作中严谨的工作态度，有助于企业企业树立良好的商业信用及形象。

4结语

现在社会是法律社会，不论企业性质、行业如何，企业都需要通过合同来开展销售、采购、工程等系列经济活动。为了保护自身的合法利益，企业也需要通过企业合同管理标准化来提高合同管理的水平。当前，企业合同管理已不再是简单的委托、承诺、签约，而是一种全过程、全方位的科学管理手段。在签订标准化的合同的过程中，企业首先需要对市场及合作方进行调查、预测，然后再协商沟通、签订，最后执行、监督检查、处理合同的各项争议及纠纷。只有合同管理标准化，企业才能全面地履行合同条约，才能合理地规避和防范企业经营中的风险，维护良好的企业信誉，保证按部就班地实现预定的施工计划，不断地提高企业经营管理水平，避免经济纠纷，进而使企业不断发展壮大。

作者:牛荡 单位:中石化华北石油工程有限公司

参考文献:

［1］张继昆,孙林.企业合同管理标准化探讨［J］.石油工业技术监督,2001(1).

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一、合同管理制度动态化

没有规矩不成方圆。任何一个机构都要有自己的管理制度。制度的建立是基础，制度的执行是关键。制度的建立不是一件一劳永逸的事情，项目管理机构建立之初的制度随着管理工作的推进，管理范围和形势的变化，很多制度已经成为工作的制约和瓶颈。所谓不破不立，对原有制度的修订和改进是一个永远都没有止境的工作。比如项目管理机构建立之初的合同内审制度一般是比较粗糙的，审核部门少，在合同执行过程中出现很多人不知情，对合同的顺利履行有一定的影响，于是内部审批制度就改成所有部门负责人都参与的人人皆知的制度，但在这一制度的执行过程中又发现这样的内审制度有着主次不清的毛病。目前内审制度经过调整已经变得主次分明、合理有效了。举这样一个例子，只是说明合同管理制度化，不只是包含对既有制度的执行，还应该包含对制度的修正。即合同管理制度动态化。

二、合同分类清晰化

项目管理机构管理的项目种类多，既有地方项目，又有更新改造项目又有国家铁路建设项目，还有保密项目。这给合同管理工作带来一定的挑战。经手的各类合同既要符合国家的法律、地方法规、行业的规章，又要符合铁道部和铁路局相关规定，这就需要吃透大量法规和路局文件，才能做到拿到一个合同就知道从哪里下手办理。项目管理机构须针对本项目常见的合同整理出一套细化的合同办理思路，拿到任何一个合同，就把它放到这个框架中，也就是对合同进行分类，按类办理。

对合同的清晰分类看似是合同管理中不值得一提的小事，但却直接关系到合同处理的方法，如果处理不好，会为以后的合同审计等工作带来坏的影响，必须引起足够重视。

三、合同成本目标化

项目管理机构投资控制的任务很重。由于工期长、经济形势变化快，鉴修概算批复期的物价指数、人工成本等影响合同成本的因素在项目中相关合同实际签订时会有较大的变化，当然这种变化有时是对成本控制有利的，但大多数时候是不利的。这就对合同签订的成本控制提出了较高的要求：不超概算为基本目标，能有所降造、合同成本最小化是最终目标。为了实现这一目标，项目管理机构在合同管理中以合同签订流程清晰化、签订过程主管化、成本控制层次化为原则，为这一目标的实现提供了很好的保证。

四、合同签订流程清晰化、签订过程主管化、成本控制层次化

项目管理机构须形成较为合理的合同签订过程管理程序。由于项目管理机构签订的合同大多数具有较多的专业元素，这就决定了专业工程师（包括物资）在合同签订中的主导地位，这并不是说专业工程师就是万能的，由于合同主管和财务主管部门人员位于合同签订过程的下游，在多年的工作中积累了大量经验，因此，合同签订前的合同洽商，由承办人与合同相对方进行联络、沟通、洽商，计财部等其他部门在概预算情况、类似合同文本提供等方面配合合同承办部门的工作。如需要组织洽商会议的，由经办人组织。洽商前由合同经办人将合同概况、合同谈判进展、谈判难点、拟谈判内容、谈判原则等告知主管领导和相关参加洽商人员，洽商后由合同经办人将合同谈判内容和进展、结果形成合同谈判登记记录，作为合同档案的一部分。

这样的机制保证了合同一直处于有人主管的状态中，因为合同后期的履行和监管主要是由主管工程师负责的，由于各相关部门人员都参与了合同的签订洽商，熟知合同的技术要求、验工、付款等条款，从而使合同执行过程各部门之间的磨合和协调过程提前，从而最大程度减少了合同执行成本。

这样的机制又保证了合同成本的可控。所谓三个臭皮匠顶一个诸葛亮。主管工程师在技术上是有优势的，对合同涉及的工作量有很好的把握，也能吃透相关价格依据，但在价格谈判上可能缺少相应技巧，因此项目管理机构的价格谈判就分为三个层次：主管工程师层次；合同洽商会议层次；项目负责人层次。一个合同经过这样三个层次的把控，经过多几个人的慧眼识别，就能很好发现对方报价中隐藏的陷阱，才能从根本上降低成本，最大限度实现合同成本控制目标。

五、合同档案管理部门化、过程化、常态化

毫无疑问，合同签订过程至关重要，但中国人常说盖棺定论，可见结局也同样不可小视。法律工作尤其重视证据，而合同管理中的档案管理工作就是一个收集证据的过程。项目管理机构要非常重视合同档案的归集、整理工作。合同承办人按项目管理机构合同管理部门要求跟踪合同履行结束前相关情况，并围绕合同收集、管理和保管合同签订前、合同签订、合同履行和合同结束各个环节形成的合同相关资料。原则上在合同履行结束后十日内将上述资料归档、装订成册并形成资料清单送交合同管理员；合同管理员在合同签订履行过程中也及时收集合同审查、签订过程中散落在各处的相关资料、如果参加合同洽商，也要及时协助经办人做好会议记录登记整理工作，一边形成完备的合同档案。

合同档案管理不能等到合同履行完毕了再去收集资料，那时已经为时过晚，所以档案管理的过程化、常态化非常重要，洽商记录不过夜，合同签订登记表填制不过夜。

另外，项目管理机构还要对已经签订的合同建立合同档案路径管理目录。在档案路径管理目录的指引下，就能顺藤摸瓜，找到存放在综合部、物资、工程、安质、财务部门的批准文件、相关招投标资料、图纸、验工计价、财务付款凭证等资料。

对于比较重要的合同文件资料，可建立扫描版的电子档案，以便于使用。

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作者简介：宋鹏(1980-)，男，山东省青岛市人，研究生，研究方向为邮电经济；

自改革开放以后，我国的国际地位的不断提升，在加入WTO世界贸易组织后我国的经济形势更是呈现出迅猛的发展势头。在这样的时代大背景下，我国的各类私营或公办企业如同雨后春笋一般不断的涌现出来，在这其中，邮电企业的发展速度更是引人瞩目。但是，伴随着邮电企业的快速发展，一些问题也随之显现出来。在邮电企业发展所显现出来的众多问题中，关于经济合同标准化方面的问题与漏洞就是最急需解决的问题。在一个企业中，无论是外部的贸易合作还是内部职工的入职上岗，合同的签订都是至关重要的问题。因为，一旦合同中存在漏洞，轻则企业内部离心离德，遭受一定的经济损失，重则企业的资金链断裂，企业的发展面临困境，甚至有可能卷入到繁杂的法律官司风波中，企业的生存与发展会因此遭受到灭顶性的打击。所以，对于邮电企业的经济合同应重视并加以完善，使经济合同能够更加有效的控制邮电企业的经营活动，以保证邮电企业的有序发展，对邮电产业的繁荣稳定加以保障。

一、强化邮电经济合同的标准化问题

随着邮电企业的不断发展，在司法方面的合同纠纷问题日渐严重。归其原因，是在于我国邮电企业的经济合同存在漏洞，合同条款不完备、合同内同模糊不清存在歧义则是合同中漏洞的主要表现形式。面对这种问题，就应当建立邮电企业的合同标准化机制，使合同的订立手续更加快捷、简便。毕竟，在当前快节奏的市场经济条件下，无论是生产经营的周转速度还是生活节奏的运动速度都在呈现加快的趋势，在这样快节奏的社会背景下，合同的证明效果也不可避免的会受到影响。在当前时期，无论签订什么样的合同，都需要不断的进行邀约、反邀约和再邀约，这不仅浪费了大量的时间，还在人为方面阻碍了社会经济活动的进行效率，违背了现今社会快节奏的社会潮流。所以，面对这种情况就应该加快合同标准化机制的建立进程，在保证合同具备应有的法律效应基础之上，简化合同的签订环节和订立过程，以节省时间，增加效率，让合同的签订符合先进社会的快节奏潮流，为当前我国市场经济的大背景建立一种理想的合同签订标准，加快社会的发展与进步。

在西方发达国家，在其独特的社会制度下，企业的发展模式与合同签订模式都非常成熟。在西方发达国家的企业中，合同标准化机制早已发展并应用，经过数百年的发展，在千百次的实际应用中，已经成为一门具备完整操作体系的司法类企业常规流程。现如今，标准合同的条文经过无数次的增删修改，已经可以说是无懈可击。所以，在西方发达国家，很少出现因合同条文不完备而出现的法律纠纷，签订合同的当事人也很少出现因合同内容的歧义而出现的争执，投机者也很难从合同内容中发现漏洞从而谋取利益。所以，我国邮电企业合同标准机制的建立应当学习西方发达国家的合同机制，从中汲取对我国标准合同机制的建立有益的部分，在结合我国国情和社会现状的基础上建立属于我国的标准合同机制，以促进我国邮电企业经济合同的标准化，引导邮电行业有序健康的发展，使我国司法合同方面的法律法规更加健全完善，最终加快我国建设法治社会的前进脚步。

在当前时期，我国并没有出台具备指导意义或行政意义的合同标准化方面的法律法规，致使邮电企业的经济合同条文尚不完善，合同内容不具体。但是，不能因此对合同的标准化问题不重视，我国邮电企业要强化对于西方发达国家标准合同条文和流程的学习，尽快的结合我国实际，发展出符合我国实际情况的邮电经济合同标准化机制，减少邮电企业因合同问题而引发的纠纷，使我国邮电企业的发展迈入正常的轨道之中。

二、邮电经济合同的管理问题

对于有点企业来说，经济合同的管理问题是重中之重。1995年，国家邮电部门就出台了《邮电企业经济合同管理规定》以正规文字条文的形式加强了对于经济合同的管理力度，这足见国家对于我国邮电企业经济合同管理的重视。并且，加强邮电企业的经济合同管理，不仅能够保障企业的合法权益，还能预防合同纠纷，促使邮电企业的经营管理更好更快的发展。

(一)邮电企业经济合同管理的概念和意义

邮电企业的经营合同管理即是，邮电企业内部合同管理部门或上级专管机关对一定时间内已签订或正在执行的经济合同进行监督和检查，以此为依据调整企业经济合同方面所存在的纠纷，建立健全的合同管理制度。

经济合同制度虽然在邮电企业中推行发展了很多年，但大量的企业工作和管理人员对于经济合同制度的认识度及其重要性并不重视，在经济合同签订与执行时的把握度不足，这就导致了我国经济合同管理方面的漏洞和不完善，致使经济合同方面的司法纠纷产生频繁。因此，要在邮政企业中加强对于合同法规的教育，加深企业职工对于经济合同制度的了解，并保证邮电企业经济合同条款解劝、用语准确、手续完备，合同的整个内容、形式和主体合理合法，只有这样，才能促进企业的正常有序发展，帮助企业更好的进行管理。

从法律上来说，企业订立经济合同属于一种民事法律行为。在合同的义务履行方面，一切法律后果由企业承担，并且其中的法律条款对于邮电企业的生产经营和经济效益有着直接的影响。所以，对于邮电企业的经济合同管理力度直接关系着企业的管理工作，经济合同管理也是邮电企业经营管理工作的重要组成部分。并且，对于经济合同管理的加强，还有利于合同纠纷的预防。在当前时期，存在大量利用邮电企业经济合同漏洞进行经济诈骗等违法活动的犯罪分子，他们利用经济合同中的漏洞签订假合同，使合同不受法律保护并从中赚取钱财，这种行为使邮电企业遭受了巨大的损失。所以，面对这种利用经济合同漏洞进行经济诈骗的违法行为，就应该加强对于合同的管理，在合同签订前调查对方的信用评级和正常财政收入，加强对于合同条文内容的审查和监督。通过这种方式，减少经济合同的纠纷，预防经济诈骗的发生几率，避免邮电企业遭受到不必要的经济损失，保障企业的合法权益不受损害。

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中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2013）29-6536-02

常州博世力士乐有限公司是一家管理相对良好的德资公司，公司内部已经正在使用一套ERP系统。目前，该套ERP系统并不能把设计部门的项目设计过程进行统一管理，使得企业的设计效率低下，与之矛盾的是企业的现有产能非常充裕，使得企业的设备不能高效的运转，从而导致企业面临进一步发展“瓶颈”。笔者应邀开发了一套适用常州博世力士乐有限公司的系统。本项目是属于中小型管理信息系统，项目开发费用相对来说比较低。软件后期运行中，在维护方面投入的人力和财力也是比较小的，但是本系统却能够节省大量的项目设计工作时间，大大地提高设计工作效率并充分利用了企业的产能，为企业创造更多的经济效益。我们简要介绍一下这个系统。

1 系统功能结构

为了实现项目设计和工时标准化管理系统的目标，对本系统进行了详细的需求分析，得到如图1所示的系统功能结构图。

2 系统架构设计

本系统可以采用基于C/S（客户/服务器）的架构模式，主要由两部分组成：第一部分是前台应用程序端部分；第二部分是后台数据库服务器部分。本系统前台客户端应用程序主要只有设计部的项目管理部分，其他生产部、财务部、销售部、仓储部和领导有系统的原有ERP管理，该文不做讨论。后台数据库配备系统管理员完成数据库维护和日常的处理工作。

3 开发平台

本系统前台的客户端程序采用下的Delphi 7.0作为程序开发工具；系统的后台数据库采用SQLServer2005为本系统提供数据管理服务。下面对这些系统开发中所用到技术进行相关介绍。

3.1 C/S架构介绍

C/S（Client/Server也称“客户机/服务器”）模式又称为C/S结构或C/S架构，是一种常用的经典的软件系统体系结构。C/S架构把数据服务能分布在后台机（即后台服务器）上执行；把一些程序执行功能分布在前台机（即客户机）上运行。通过把功能分别放在服务器和客户端上这种方式，可以减轻计算机系统中的各种瓶颈问题。通常采用性能较高的PC机、小型机或工作站作为系统的数据服务器，并采用大型DBMS，如SQL Server、SYBASE、ORACLE或Informix；客户端需要安装专用的客户端程序。C/S结构与B/S（Browser/Server，浏览器/服务器）结构比较而言，C/S结构不依靠企业外网环境就可以保证系统的正常运行是系统最大的优点，即无论公司是否能够连接Internet，都不影响使用，而且C/S的执行效率、查询速度和操作方便性都优于B/S结构。简单地来说C/S结构可以看作是基于公司内部局域网络的应用系统。

3.2 Delphi 7.0开发工具介绍

Delphi 7在开发互联网应用、数据库应用系统等方面的性能有了很大提高，同时在提高开发人员的效率、方便开发人员的使用方面也做了很多改进 ；从Delphi特性的历史看，Delphi的每推出一个新的版本都向用户提供了更新更强壮的功能，这一点Delphi 7.0中得到了充分的体现

3.3 SQL Server 2005简介

SQL Server 2005中包含了非常丰富的新特性：通过提供一个更安全、可靠和高效的数据管理平台，增强企业组织中用户的管理能力，大幅提升IT管理效率并降低运维风险和成本；通过提供先进的商业智能平台满足众多客户对业务的实时统计分析、监控预测等多种复杂管理需求，推动企业管理信息化建设和业务发展；同时，SQL Server 2005将提供一个极具扩展性和灵活性的开发平台，不断拓展应用空间，实现Internet数据业务互联。

4 数据库设计

4.1 数据库概念结构设计

根据对非标准化机械制造企业项目设计和工时标准化管理系统的前期的需求分析，可将用户提出的需求抽象为数据结构概念模型，要更好地、更准确地用DBMS来实现这些需求，必须把在需求分析阶段所得到的信息抽象为信息世界的结构。因此在设计概念结构时应遵循能真实地反映博世力士乐（常州）有限公司当前生产的实际情况、易于理解、易于扩展、易于向关系数据模型转换。

4.2 数据库逻辑结构设计

数据库逻辑结构设计采用最适于描述与表达相应概念结构的数据模型，接着对支持这种数据模型的各种数据库管理系统进行对比，选择最终适合的数据库管理系统。一般分为三个步骤：

1）把概念模型转变为一般的关系模型。

2）把转变的关系模型向特定数据库管理系统支持下的数据模型转换。

3）将数据模型进行最后优化。

5 关键技术分析

本系统根据常州博世力士乐有限公司提出的项目设计管理和工时标准化系统的基本需求，要求按照企业当前项目设计流程，把设计部中所有设计工程师根据自己的权限共享数据库，使得所有的设计工程师的能够并行协同工作。另外因为本企业为德资全资企业，有很多外籍员工在此工作，要求本系统必须有双语语言设置功能；通过对机械制造业企业项目设计和工时标准化中的问题及现状的分析，建立项目设计的“树型”模块化应用模型，设计和实现项目设计和工时标准化系统，将“项目设计”和“工时标准化”有机地结合起来，使企业能够项目投入生产之前根据已有的项目快速组合设计成新的项目，并继承原有项目的标准工时，快速统计出新项目的标准工时，从而为生产的排程和领导决策提供支持，提高企业的设计效率。

非标准化机械制造企业项目设计和工时标准化管理系统包括身份验证登录界面功能模块、系统管理模块、基础参数管理模块、项目设计管理模块、查询统计管理模块和帮助模块；本系统界面友好、易操作，具有很好的运行稳定性、灵活性和系统安全性等特点。

参考文献：