工程项目档案管理范文

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Abstract: with the rapid growth of file resources of the modern society and how often use file, data files management more and more important, file management penetration in the whole process of construction, special status. This paper management and monitoring the insufficiency, puts forward the countermeasures.

Keywords: engineering enterprise file management

中图分类号：C29 文献标识码：A文章编号：

资料档案在整个企业档案中有着非常重要的地位,对档案资料进行管理与监督,虽然对工程建设没有直接影响,但是却贯穿于整个建设过程中的方方面面。将基建档案管理好,能够为企业之后工程扩建、设备检修、技术改造等提供齐全并且真实的资料。因此,对基建中档案的管理以及监控加以重视十分必要,想要提高档案的真实性与可靠性,应当与基建进度保持同步对项目中涉及到的环节采取高效监控,确保档案资料的管理以及监控紧跟工程建设的步伐。

一、档案管理基础工作存在的主要问题

总体来讲目前企业资料馆大多是馆藏内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长，由于多年来一直处于封闭式管理之中。档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则，再加之每个工程阶段时期档案的整理质量要求不同、整理的规格不统一等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。

主要问题集中反映在以下几个方面：

1、档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。

2、案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。

3、大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。

4、许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。

5、案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之档案馆时间越长档案存放量越大的存在的类似问题就越严重。

二、档案资料监控以和档案管理中的不足

1、资料收集不够全面 。例如,某些工程上的设计有变动,在编制资料的时候,只将变更通知书进行记录,却未对相应的施工进行记录;某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并没有核定审批意见;部分交接验收记录没有签认手续等。对基建工程中档案进行管理是有序管理以及动态控制高度结合的工作,必须以实事求是、科学严谨的态度严格执行。

2、资料不够准确。资料上的随意性比较严重:对相同工序检查出的数据,按照其相似的数据填到了另外的同类工序中而缺少必要的检查;部分监测数据在所允许的误差范围内,害怕数据受到质疑,便填了一些留有余地的数据;引起不必要的麻烦;有的人以为只要检查得出的数据在相应的误差范围内即可,便随意填了一些看起来很合理的数据。准确性的档案体现出自身价值的关键所在,必须本着严谨、负责任的态度来认真落实。

3、收集与整理不够及时。对工程对应的档案资料进行管理应当从合同签订完成后准备开工时就着手,如图纸会审纪要以及开工报告等,对于施工过程,根据规定对其及时予以规范记录,努力做到开工有报告、进场有合同、变更有手续、验收有根据、施工有记录、对照有标准,每一个环节都应当及时、到位。实际工作中,却离上述要求有较大距离,记录往往延迟,之后补“回忆录”的现象较为普遍。

三、工程档案管理是建设工程质量控制的关键环节建设工程档案是一个静态的概念，而建设工程档案管理则是一个动态的过程。一般来说，这一过程的目的和结果都是建立真实、完整、系统的建设工程档案。但对这一过程进行深入、清晰的研究，我们会发现，工程档案管理实际上不是一个单独的、孤立的行为，而是工程项目管理的一部分。更进一步，我们从工程质量控制的角度出发，工程档案管理占有关键的一席之地。建设工程项目管理中的质量控制主要表现为施工组织和施工现场的质量控制，控制的内容包括工艺质量控制和产品质量控制。影响质量控制的因素主要有“人、材料、机械、方法和环境”等五大方面。从“人”的因素来看，建设工程资料员是工程建设中不可缺少的技术人员。要经过专门培训后持证上岗，而且要保证资料员的稳定。从“材料”的因素来看，所有建筑材料的检测报告、出厂合格证、使用说明等是建设工程质量保证资料的主体从“机械”的因素来看，机械设备的使用和现场调度是施工组织设计的重要内容：从“方法”的因素来看，对施工方法和工艺流程的记录就是施工日志；从“环境”的因素来看，我们往往要对开工前、施工中和竣工后的环境进行拍照和录像，反映场地环境的变化；上述几个方面的资料都在建设工程档案的收集编制范围内，所以工程质量控制的五大因素都离不开工程档案管理。

早期的建设工程项目管理的确对工程档案管理有所忽略，建设工程项目管理人员培训(俗称“五大员”培训)一般是指：施工员、监理员、材料员、安全员、造价员，一直没有包括资料员。而建设工程资料员培训由各市城建档案馆自行组织，没有纳入建设职业培训I范畴，也没有发国家认可的证书。近几年，随着建设工程档案管理对建设工程质量控制重要性的认识日益提高，有的城市实现了建设工程资料员经常性培训I，还将《资料员合格证》上网，便于查询和核对，并要求每个建设工程项目必须有持《资料员合格证》的专职人员从事工程资料编制工作，才能在工程竣工后向市城建档案馆移交竣工档案：有的城市，如上海、重庆等已经将资料员纳入了“五大员”培训，怀化市20D8年也正式将资料员培训纳入建设职业培训。建设工程档案管理作为建设工程质量控制的关键环节已得到越来越多的认可和重视。

四、建设工程档案编制质量要求

（一）归档文件的质量要求

（1）归档的工程文件一般应为原件，基建科自己存档的可为复印件或抄件, 应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。。

（2）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

（3）工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

（4）工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易退色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝黑墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

（5）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

（6）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。

（7）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸采用计算机出图，出图必须清晰，不得使用计算机所出图纸的复印件。

（8）所有竣图均应加盖竣工图章。

（9）利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。

（10）不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。

（11）工程档案资料的照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确。

五、工程档案管理是促进建设工程质量的重要手段工程档案管理在行政上体现一种强制性，这种强制性往往与建设行政职能高度融合，既可以作为行政许可的前置条件，也可以作为工程项目竣工审查程序的一个部分，还可以作为行政执法检查的一个内容。这一系列的行政行为，以加强工程档案管理为手段，却能取得提高工程质量的效果。参考文献:

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伴随着我国经济的进一步发展，社会主义现代化建设也步入到快速发展阶段，尤其是十三五规划以来，国家更是给予了社会建设工程更高的重视，切实从民众角度出发，真正实现民生改善的目的。目前，群众最为关注的内容就是居住条件，而棚户区改造工程则是切实改善民生的重要举措。在开展棚户区改造项目时，需要真实的将相关资料和信息予以记录，同时以档案的形式保存下来。因此档案管理工作当属棚户区改造工程项目管理中的重要内容。

1项目档案管理的内容

目前在实施棚户区改造工程项目的时候，无论是前期、中期还是后期阶段，都需高度重视整个工程项目的建设。同时，在记载工程任务相关内容的时候，务必要保障准确、完整，且最终应该以档案的方式保存下来。近年来，随着城镇化建设步伐的逐步统一，棚户区改造工程项目的数量也迅速增加，因此也对工程项目的档案管理工作提出了更高的要求。在棚户区改造工程项目建设的前期、中期和后期阶段的所有内容都纳入到档案之中，确保档案的完整性[1]。对于棚户区改造工程项目来说，关于档案管理的工作内容主要如下：①棚户区项目开始改造之前，关于棚户区的音像、照片资料，棚户区改造项目招投标阶段、立项审批阶段、产权产籍和勘察设计方面所产生的文件资料等；②棚户区改造项目施工过程中，拆迁回迁和工程项目管理等方面的资料等；③棚户区改造工程项目在竣工验收环节中，所产生的一系列的图表、文字和电子形式载体等方面的资料。由于棚户区改造项目涉及的内容较为广泛，因此档案管理工作的难度也相对较大，更需要档案管理部门强化管理工作，提升管理水平。

2工作中面临的主要问题

2.1档案管理工作水平较低

一般来说，对于棚户区项目进行改造的时候，源自于多种因素的影响，导致档案管理工作水平整体偏低。例如，通常在进行棚户区改造的时候，即便成立了相应的领导小组办公室，但是仅为一个宏观的管理单位，并没有实体。领导小组虽然管理、监督和协调棚户区改造工程的项目施工以及竣工验收等工作，然而却未能对招投标、项目立项等相关内容进行涉及，使得工程项目的档案管理工作明显存在缺项，不能形成一个完整的棚户区改造项目档案管理流程，进而导致整个档案管理水平偏低[2]。

2.2档案管理工作不够规范

棚户区改造工程项目作为一项直接关系到民生的工程项目，受到国家的高度关注。因此具体到工程项目实践中，档案管理人员影响分类整理照片、音像以及文件资料，最终做好归档处理。然而现实情况下，由于没有一个规范化的档案管理工作流程，使得音像档案的管理较为混乱和分散。由于音像档案资料的形成可以来自多个部门，诸如新闻部、棚户区改造领导办公室或者开发商等，不同部门所形成的音像档案是单独管理的，进而导致整体档案管理工作较为混乱。

2.3没有统一的档案管理部门

现阶段，棚户区改造工程项目是基于市场化条件下运作的。同时在开发和建设棚户区改造项目时，通常不是由一个开发商完成的，可能涉及多个开发商。虽然工程项目建设过程中相关的档案资料以及城市规划等资料最终可以存放在城建档案管理部门，然而涉及到的拆迁回迁、产权产籍方面的档案资料却留在开发商手中。正是由于缺乏一个统一的档案管理部门，导致棚户区改造工程项目的档案管理工作成效不佳。

3有效管理的措施

3.1构建完善的档案管理体系

完善的档案管理体系有：①构建招标承包责任制。开始建设棚户区改造项目前，首先做好招投标工作。建设单位应在招投标的合同条款中，明确规定档案管理的相关要求，促使能更加规范的进行招投标阶段的档案管理工作；②构建项目法人负责制。因棚户区改造工程项目的施工周期较长，涉及的内容也较多，因此需要基于项目法人负责制的基础上，强化施工各个阶段的管理工作，确保整个工程项目全过程中的档案收集整理工作得以有序开展，确保了档案的真实性和完整性；③健全档案管理相关制度[3]。从档案的收集、归档时间、归档方法等方面予以严格要求，确保档案管理工作得以规范开展。

3.2强化对档案管理人员的培训工作

为了全面提升棚户区改造工程项目档案管理工作水平，需要不断强化档案管理人员的综合素质和业务技能。不仅需要强化档案管理人员的档案管理方法、要领、基本操作步骤、相关档案管理规范等内容，还应该不断从档案管理人员的职业道德、责任心、工作态度等方面着手，做好相关培训工作，进而全面提升棚户区改造项目档案管理工作的质量和效率。

3.3严格落实档案管理工作职责

棚户区改造项目建设时存在多种档案资料，需要对其进行分类归档，并及时保存。在具体档案管理工作过程中，需要全面落实相关人员的档案管理职责。与此同时，工程项目的设计、勘察以及监理等相关单位，也应该针对工程项目建设期间所产生的各种文件资料等进行及时的收集，加强施工各个环节中的档案管理工作，从而实现更为规范和完善的档案管理目的。

4结束语

总之，棚户区改造项目利国利民，需要给予高度重视。在棚户区改造工程项目建设中，档案管理工作的重要性不言而喻。在棚户区改造工程项目中，通过构建完善的档案管理体系，强化档案管理人员的综合素质，落实档案管理人员的管理职责，进而为棚户区改造项目的顺利开展及工程竣工后的交付使用奠定坚实的基础。

作者:孙彩霞 单位:滨州市城市建设档案馆

参考文献：

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一.文书工作

文书是在社会活动中，为处理各种事务而形成的具有特定效用的信息记录。文书工作是对其进行撰写、传递、处理和管理而开展的一系列的活动。文书工作对及时传达、互通情况、处理问题、交流经验、传递信息、提高工作效率等具有十分重要的意义。

文书工作的基本原则可归纳为下述三个方面：

1.准确。准确既包括文书本身的质量，也包括文书处理程序各环节的质量。文书在处理的过程中，要体现严肃、认真的工作作风，做到程序完整，方法缜密，手续齐全。

2.及时。及时是对文书工作效率的要求，也是对文书工作特性的具体体现。从文书工作总体上讲，及时的原则要求应视轻重急缓处理文件，加速文件的运转，做到不积压、不拖延、不误事误时。为此，必须明确办文的时限，即规定每个具体工作环节的时间，以确保文书工作的整体效率。

3.安全。安全是对文书工作的管理要求，是文书工作政治性的集中体现。围护文书工作的安全，要保证文书内容的安全，特别是一些文件。

二.科技档案

首先，为保证归档文件的完整，科技档案在整理、归档前都应按项目收集齐全、完整成套。一套科技文件应该能够完整地反映该项科技活动的全部内容和历史面貌，既有原始依据性文件，又有过程性和成果性文件。在归档前，档案工作员应根据专业性质和科技、生产活动的特点，认真进行检查做好归档文件的完整性鉴别工作。但有时管理人员对于科技档案不够重视，用的着的时候重要，用不着的时候不重要。

其次，科技档案必须是真实的历史记录，形成的所有声像资料必须在内容上始终与所反映的科技对象一致。要求科技档案是其科技活动同期形成的真实的历史记录，保证如实地记录和反映科技对象的历史面貌；同时要求科技档案能够动态地反映科技文件归档后其科技对象发展变化的基本情况，使科技档案为历史研究和现实使用提供可靠的依据和凭证。

三.档案管理

1.档案的收集与整理

档案收集整理工作的具体内容是需对本单位（部门）需要归档的文件、未及时归档的文件、具有长久保存价值的档案文件的接收和整理。而档案的收集和整理工作又可看作为是对档案工作的前端控制。档案的收集是前端控制的基础和出发点，而档案的整理则是前端控制的重点。工程项目档案的前端控制是对文件归档之前的工程项目的早期参与，工程项目档案往往形成周期长，涉及专业多，工序复杂，如不及早参与，必定会影响工程档案的齐全完整，甚至会影响到工程完成后的整体竣工验收。

总承包项目归档的内容可参照城建档案馆所编制的相应归档表，可根据该表所列的范围进行归档文件的收集整理。归档的文件分为四个大项分别为前期立项文件、设计阶段文件、施工文件、竣工阶段文件。而档案资料的收集整理的过程应随着整个项目的进程同时进行着的，应将档案工作与工程项目的施工活动实行同步管理，即签订合同、下达任务书时提出文件材料的归档范围及要求；检查项目计划进度的同时检查文件材料的形成情况；检查工程质量的同时检查档案材料的完整与准确。

2.档案的价值鉴定

档案的价值鉴定是决定档案是否值得保存的基本手段。如果错误地销毁了有价值的档案，将会对于今后的查阅、参考和利用造成不可挽回的损失；反之，如果不适当地保存了无价值的档案，也会给档案室徒增人力、物力的消耗，并将真正有价值的档案淹没其中，有害无益。

在档案的管理活动中，注重加强对档案的前端控制，能有效地解决档案的质量问题。如果只是被动地接受归档工作，那么档案的质量就会失去必要的保证。为此，应当把档案的管理模式由结果转变为过程，应注意利用现代信息技术手段来监控文件和记录的形成过程、保存和加工过程以及鉴定筛选归档过程。

在项目管理的过程中，资料员不能仅仅作为档案的收集整理人员，了解档案管理知识即可，也需要学习工程项目管理的相关知识，以此来提高自己的专业水平，这样才能有的放矢地收集到相关的信息，才能了解到自己所收集的档案是否齐全是否有效。

3.档案的价值利用

档案的保存价值一个重要的方面便是为了档案能够为使用者在提供后续工作中全面、及时、准确、有效的服务。

在利用档案时，我们需要注意以下几点：

（1）在阅览时，使用者不得在文件上涂改、作标记等，必须保证档案文件的原始性及完整性，要爱护所查阅的档案材料。

（2）如档案需要外借，档案员必须做好详细的登记工作，不能因熟人或领导而忽略此步骤造成文件因借阅长时间后未归还而忘记是由谁借用。同时，若文件超过借阅期限未归还，档案人员需提醒借阅人及时归还，防止应疏忽而造成的文件丢失。

（3）重要文件或者珍贵文件，应妥善保管，尽量不外借，但若是合理的需要，可提供复印件供其外借使用。

四.档案信息化

档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，加强档案管理信息化建设是档案工作的重中之重，是实现档案工作规范化、标准化的重要基础，是做好档案工作的关键。

传统的档案工作是以纸质文件材料为工作对象，文件形成后由资料员收集立卷，最后交到档案部门进行归档保存，由于纸质档案的管理工作已经过了长期的实践，总结出了一套工作流程及方法。在传统的方式下，档案收集后，先进行分类、排序、装订、编号，然后录入档案目录，并将目录连同档案一起装入档案盒内。这种操作方式耗费大量劳动和时间，导致较多档案归档后被长期堆放、得不到及时的处理。此外，虽然档案一般都分类存放，但在档案存取过程中，由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，档案存放的次序难免被打乱，这样一来导致查找和阅览都变得比较繁琐。由此可见，曾经使用的传统的档案管理方法与信息化管理相比较存在着：档案的编目流程繁琐低效；整理时间冗长；档案查阅耗时；统计工作难以开展等问题。

与此同时，由于如今档案的种类和数量急剧增长，给保管和利用又带来了一系列的问题，以前的传统手工管理现已无法解决档案工作面临的种种难题，为了让利用者能及时地无遗漏地得到所需要的档案材料，并迅速传递到每个需要利用的地方，这就需要借助于计算机及通讯技术。档案的信息化管理，可以运用计算机进行文件的起草、查找、借阅、收集、整理、编制检索工具等。电子文件随时产生，随时更改，并存储在计算机磁盘中。虽然在初期时将纸质文件转换为电子文件时会遇到许多的问题和麻烦，但经过一段时间的磨合后，电子文档便捷、高速、直观的优越性会充分地体现出来，从而提高了利用率及利用时效，并可以不受时间和距离的限制来传输所需要的资料。

日益丰富的工作实践证明，档案管理采用电子化流转方式，是档案管理发展的趋势，是提高工作效率的有效手段。因此，档案信息化管理是改变传统的档案管理模式、有效提升档案管理水平的必要手段，也是必经之路。

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Abstract: the construction project archives record the history of the development of enterprises. At the same time can also reflect the operation status of construction industry. This article from a project archives management talk about building construction enterprises in the project archives management of the requirements and methods, for reference.

Keywords: construction enterprise; archives management; project archives

中图分类号：G271 文献标识码：A文章编号：

1、提供档案材料是施工企业的责任和义务

根据我国《建筑法》和《合同法》的相关规定，建设单位与施工企业签署的施工承包合同中，均有要求施工单位移交施工档案的条款，而施工企业也往往将编制施工档案所需要的费用纳入了工程报价中。因此建筑工程发包、承包双方从法律的角度形成了一种权利和义务关系，即在一定的期限内，承包单位不但要向业主提供合格的产品――建筑物，而且还必须提供‘产品生产说明书’――施工档案。显然施工企业没有提供施工档案或者施工档案质量低劣，即属违约行为，业主可以追究经济责任，包括扣除保证金、工程款等。因此，施工企业加强施工档案工作，向建设单位(业主)提供准确、完整、系统的档案材料，是一种责任和义务。

2、项目施工档案对建设单位和施工企业具有重要的意义

项目施工档案无论是对建设单位或是施工企业都具有很重要的意义。对于建设单位而言，一个工程项目施工完成，经验收后，由建设单位接受。在建设单位或其托管单位履行管理职责时，工程竣工档案对于该项目建设成果的申报、建设项目财务总决算、工程日后的维修护理、出现质量事故时的责任分析等都是必不可少的。而对于施工企业，施工档案的信息资源价值显得更为突出。一个项目的施工档案往往对其他项目的施工组织设计、施工方案的编制、成本控制、质量控制、施工管理等过程起到依据、参考、借鉴甚至套用作用，如我所在的单位在1998年承接了某高层建筑大厦工程，施工过程中累积了大量的比较完善的施工档案，从中得到了很多宝贵的经验，成为以后超高层建筑的依据和参考。因此从施工档案本身价值来讲，无论对于建设单位还是施工单位都具有重要的意义。

3、施工档案在施工过程中进行控制的要求

施工档案不能在工程收尾阶段才去做，施工档案主要形成在施工过程中，它是对施工过程中的文件材料的收集、整理和归档，因此要将施工档案工作纳入施工过程的控制中，还要重点做好以下几方面的工作：

3.1尽早联系，统一标准

由于许多施工单位，特别是大型施工企业实施跨地区、跨行业甚至跨国界经营，尽管就施工企业本身而言，都有着较完备的档案立卷归档制度和档案管理制度，但在建筑项目施工档案编制过程中，归档内容、标准和归档要求往往是以建设单位或建设地域的多元化，结果必然是对项目施工档案要求各不相同。归档内容、各种表格式样、案卷外观要求、移交档案套数各不相同，施工单位显得很被动。因此，现在的施工企业在进行施工档案编制过程中普遍有一种感觉，那就是标准不统一，工作被动。鉴于此，标准的统一显得尤为重要。而在现在的条件下，比较可行的措施是，施工单位进场后，应尽早与建设单位档案部门或建设当地城建档案管理部门联系，确定该项目的施工档案归档范围和归档要求，以便在施工过程中有针对性地开展工作，同时避免日后返工或重复劳动。施工项目部总工程师应督促此项工作的落实。

3.2落实人员，完善制度

在建筑企业中，公司和分公司都有相对固定的组织机构和工作生活场所，一般都设有档案机构，配备了专职档案人员，而项目部由于队伍的流动性和工作的单一性，往往不设档案机构和档案人员。这样一来，就出现了作为施工企业档案主体的施工档案生产地无人管理

档案，施工档案的编制多由工程技术人员或其他临时人员完成，质量必然得不到保证。因此落实人员，完善档案管理制度就显得尤为重要，为了搞好项目部的档案工作，在项目部人员构成中，项目经理应明确指定专门人员负责项目施工过程中文件材料的收集、整理、归档工作，其工作直接接受项目技术负责人指导。项目部要根据工程竣工验收要求和与建设单位确认的原则，建立文件材料归档制度，明确项目部各有关部门在文件材料归档工作中的职责，提出归档材料的质量要求。项目部可以采取经济手段督促档案工作的开展。做到奖罚分明，层层把关。

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1项目档案管理是什么

技改大修工程项目档案是指整个项目工程从工作开始到结束这期间所有的需要归档的文件材料。这些文件材料的形式包括文字材料、图表材料、图纸，也包括声像材料、电子光盘等。材料的内容包括技改大修工程项目过程中的策划、实行、完工等一系列工作生成的文字材料。项目档案管理工作能够确切的体现工程在施工过程中的各个细节，也可找出为什么会发生工程事故，在很多工程建设的地方都有重要的价值。

2为什么要提升技改大修工程项目档案管理水平

档案管理工作在技改大修工程中占有很重要的地位，以下三个方面是为什么要加强技改大修项目工程的档案管理。一是档案管理工作的要求，技改大修工程项目档案管理是工程项目中重要的环节，有着举足轻重的地位。在新时期，做好电力系统技改大修项目工程档案管理是可以为电力系统工程项目带来美好的前景。二是提升项目工程建设的科学有效性，用文件材料将项目工程的各个工作环节联系起来，可以增强对工程建设的整体把握。将工程项目建成的过程形成历史材料，可以真实的表面在工程项目建设中产生的问题，为完善工程项目建设提供更好地解决方案，从而提高技改待续工程项目的科学性。三是档案服务和档案利用的本质要求，档案管理的最终目的是有效利用档案，提高档案的利用率，为项目建设未来的发展目标提供保障。

3档案管理工作存在的缺陷

3.1对项目档案管理工作不够重视

在工程项目档案管理工作中往往存在重视设计而轻视档案的问题。因为相关专业人员短缺，在一般的地市级只有一名人员专门负责技改大修，需要管理规划可研、计划下达、项目管理研究等一系列工作。领导更注重经济方面的问题，而技术人员则注重项目工程的进度、施工质量、施工安全等，缺少对一些重要文件材料的归档。例如说项目工程在施工过程中的来往信函、设计变更记录、领导批复等重要材料，都没有专业人员对其进行系统的管理，导致会出现归档的难度系数大、归档不全问题。还会出现文件档案资料的签字盖章不齐全，对于服务类合同也没有写签订日益，档案资料的时序性也不满足相关要求等。

3.2档案管理制度不科学，管理人员自身素质有待提高

现在很多电力企业都没有将工程项目档案归档进行立项，也没有纳入工作领导小组中。企业电力系统一般注重提升工程项目的专业技术和项目在施工过程中的具体情况。很多电力企业没有健全档案管理制度，缺少专业的档案管理人才对档案进行系统的管理，导致许多档案资料都得不到规范的保留。在项目施工的过程中，没有人对项目档案材料进行跟踪，这将导致档案材料的收集难上加难。而且项目档案管理本身就是一项专业性强的工作，需要一些专业管理人员对档案进行归档，管理人员既要懂档案管理又要懂电力系统项目工程，但是在现实情况是很多人员都不是专业的档案管理人员，自身专业素养的不足，严重影响了档案管理的有效性。

3.3视听档案的保留不齐全

视同档案材料主要是指声像材料，这些声像材料会辅助一定的文字材料加以解释说明。视听档案材料是技改大修工程项目管理中具有影响力的材料，在档案管理中占有重要地位。但是现在很多电力企业在工程的施工过程中都不重视视听材料的保留，而只关注到项目工程建设的好坏。对于视听材料的管理没有设立专门的管理人员，或者是管理人员的专业素养不够，这都对视听材料的保留存在一定的影响。在这种情况下设立的视听材料管理数据库，导致视听材料不齐全。

4如何加强档案管理工作

4.1加强项目档案管理人员的工作意识

重视理念建设可以保障档案管理的科学性、有效性，也是工程建设过程中各项管理工作能够顺利实施的保障。只有领导的意识正确了，工作开展的到位了，才能使档案管理工作得到有效的实施。并且现在很多技改大修专责对档案管理工作的认识度不够，为增强各专责的归档意识，要加强培训，培养其自身的综合素质，锻炼工作技巧。同时要加强管理人员学习档案管理知识，使管理人员及时掌握先进的管理方法和技术，促进其能够主动收集整理档案材料，保证档案材料的完整性和有效性。

4.2完善项目档案管理制度和管理内部的组织结构

电力企业内部要设立专门的档案管理制度以维护档案管理人员的权责，确立归档部门最后审核的具体要求。必须非常重视归档工作，最后一项归档工作的审核在没有通过的前提下不能够进行下一步的具体工作。档案管理工作需要建立系统性的体制机制，电力企业也要将档案管理部门加入到工程项目的建设的组织结构中去，将档案管理工作与实际项目工作在施工的过程中联系起来，让档案管理工作融入到项目管理中去，参与到项目建设中去。

4.3加强项目工程进程与归档工程建设的一致性

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2015）19-0033-02

0 引言

随着技术进步和企业发展的需求，企业工程建设项目规模愈来愈大，生产经营与工程建设项目交叉进行也愈来愈多，而在工程建设项目中，业主单位大多会将很多精力投入工程建设项目的立项、设计、招标、合同、造价、进度、质量、安全及现场施工管理等环节上，对工程项目档案的收集、整理、归档等管理工作却很容易忽视。加之参建单位和人员数量多，分布面广，流程繁琐，因此与普通办公室档案管理工作相比，工程档案管理工作更具有挑战性。面对严苛的工作要求，我们首先要提高思想意识，高度重视档案管理在工程建设中的重要作用。领导要率先垂范，监督和强化工程档案机制建设，做到提前介入，实时跟踪，全面搜集，使工程档案归档工作由原来“工程建设期间抓工程，工程结束以后抓档案”的事后控制，转为全程动态控制，将档案管理关口前移，使善后工作变为前置条件，确保工程项目档案真实完整，准确无误。为此，笔者结合多年工程档案管理实践经验，就如何提升工程项目档案归档率、完整率和准确率三项指标，应采取哪些有效措施提出如下观点，供同行商榷。

1 档案归档率、完整率和准确率是衡量工程项目建设档案工作水平的标准

工程项目建设档案是反映工程项目建设过程的重要依据，是企业档案中最重要的部分。一套完善的工程项目建设档案，涵盖了从工程项目立项、可行性研究、设计勘探，到招投标、投资控制、进度计划、安全质量、施工过程及管理以及竣工验收等多个流程，期间每道工序所用材料、人员数量等细节全部囊括其中。那怎样衡量工程项目建设档案工作的水平呢？工程项目建设档案的归档率，档案的完整率和档案案卷质量的准确率一般作为衡量档案工作的关键指标，业内主要根据这三个指标来综合评估工程项目建设档案管理水平。

早在1996年4月，国家档案局就颁布了《企业档案工作目标管理办法》。该法规给出了具体的档案管理体系评估标准，即归档率和准确率必须达到100%，完整率应该达到90%。归档率是前提、是基础，缺少了归档率，其它两个指标就会失去依托；完整率是归档率的深化和细化，它直接反映出档案资料的实用价值；准确率是“三率”的核心，没有准确率，工程建设项目档案就失去了其存在的意义，档案的凭证作用不但无法保证，有时甚至会起负作用。因此，三者的关系是紧密相连，相辅相成的。

2 做好收集工作是提高工程项目建设档案“三率”的基本保证

归档工作是档案工作各个环节的首要环节，因此归档率在三项指标最为重要。在提高工程项目档案归档率的过程中应采取以下措施：

①要按照“超前介入、同步管理、依法治档、从严要求”的方针，保证工程项目档案的“三率”达到100%。建立纵向到底、横向到边覆盖工程建设各个方面、各个层面的工程档案收集管理三级网络体系。即一级管理网络由企业档案部门领导挂帅，专业员分系统进行指导监督管理验收工程项目档案；二级管理网络由项目经理部领导负责，收集职责落实到工程各专业员，项目专职档案员负责指导并兼任工程项目档案收发管理；三级管理网络分别分解到设计勘探、施工单位和监理单位，明确总工负责，各专业员配合，专职资料员负责工程项目档案过程收集、竣工后整理和移交管理。同时，在工程项目建设初期，工程项目项目经理部成立之时，必须设置档案资料室和配置档案管理设施、设备，设立专职档案人员，进一步明确档案管理制度、归档标准、质量及进度要求，确保档案管理与工程建设过程同步。

②要依据工程项目建设档案收集涉及面广，周期长，难度大等档案形成的特点，区别不同情况，按照“三率”指标采取科学的档案搜集办法。有的档案资料形成周期较长，需要参考投资计划划分时间区段进行搜集整理，也可以按照工作阶段或工作内容来划分。另外，还要核查当年年度已竣工验收的工程项目是否全部归档，并在签订设计、施工、监理合同时，明确工程项目档案的版本、份数、质量及移交方式，保证所有资料全部归档。

③制定工程项目档案编制规范。档案管理部门应该密切联系各职能部门，从监理、造价、施工等部门选调经验丰富的专家组建课题组，根据工程项目建设管理部门和国家、省档案行政管理部门有关文件的规定以及“三率”指标，编制一套适合本单位的《企业档案归档范围和案卷组成标准》，为企业内部的工程档案管理工作提供参考依据。

3 把控工程项目竣工档案形成全过程，是提高工程建设项目档案“三率”的根本保证

工程项目建设的原始资料和技术档案是全面鉴定工程项目建设质量的依据，是以后工程项目维修、改扩建的重要参考资料，也有助于我们总结施工经验，提高技术水平，积累实践经验。因此，工程档案管理应贯穿于从项目规划、施工开始到竣工验收的全过程。为确保工程项目档案收集、整理、归档工作达到收集齐全、内容真实、数据可靠，应采取如下措施：

①做好事前策划工作。工程项目档案的完整率是衡量每个案卷内归档材料是否齐全的指标，它反映的是档案案卷内归档材料的完整程度，所以它是一项重要指标。档案管理部门在收到施工图纸后，要与工程管理部门共同根据工程的专业、规模，划分单位工程，对每个单位工程中所包含的分部工程、分项工程、检验批进行了预划分，经过监理单位、业主单位的认可，把资料划分为工程项目管理资料、工程项目质量保证资料、工程项目评定资料，明确工程资料收集范围，作为资料收集整理的依据，为工程项目档案案卷有较高的完整率打好基础。

②参与过程监控。为确保资料收集及时，数据真实准确，做到资料与工程同步，形成对工程实体及资料的过程检查制度，根据工程进展情况，参加企业工程管理部门对工程项目建设阶段性监管，分别对不同阶段项目的资料收集情况进行检查评价，并将评价结果列入工程进度考核，实现工程建设过程与档案形成积累同步，及时整改存在的问题，确保预定目标实现。

③加强对施工单位和监理单位的业务指导。从源头入手，督促施工单位建立完整的质量管理体系，配备专职质量及资料管理人员，有专门存放资料的场所，提出归档要求，定期进行培训、检查、督促、完善。在编制监理规划、专业监理细则、各项监理管理制度（包括资料收集、验收管理制度）以及参加由业主组织的图纸会审、设计交底等各环节，指导监理人员的档案管理工作。

4 把好项目竣工档案验收关是提高工程项目档案“三率”的措施保证

①按照档案管理的要求，指导监督监理单位要对以下资料的同步性进行严格审核验收，确保资料与实体基本一致。一是工程项目管理资料，这部分资料主要形成于施工前，主要包括施工组织设计方案、施工单位质量管理制度、体系、图纸会审、设计交底等，对于这部分资料主要审查针对性、时效性及对施工管理的指导作用。二是工程项目保证资料，包括各种原材料、设备合格证、各类试验检测记录、测量、沉降记录、隐蔽记录等，这些资料与工程强制性条文都具有对应性，是确保结构主体安全及设备稳定运行的过程管理资料，也是资料审核验收的重点。三是工程项目质量评定资料，依据单位、分部、分项、检验批的划分，重点检查这部分资料数据的真实性，各级质量管理人员及项目负责人验收记录的合规性，与工程项目评定资料的对应性。四是加强设备随机资料的接收，根据设备合同中的设备清单，提前设定设备随机资料接收目录，实行有依据接收。

②案卷质量的合格率也是工程项目归档工作不可忽视的指标。按照“工程完工一个，验收一个”的原则，要求工程管理部门组织由档案管理部人员参加的交工验收协调会，提出工程项目档案验收要求和存在问题。并以国家标准为依据，按照国家对科技档案工作的要求，以《科学技术档案卷轴构成一般要求》为标准，制定工程项目档案案卷的整理规范。同时开办档案整理培训班，将工程项目档案的整理规范，向工程技术人员及各部门的兼职档案员做出明确的解释，必要时档案工作人员还要上门指导、实际操作。

③做好竣工验收阶段工程项目档案的整理编目、组卷等工作。在竣工验收阶段按照档案管理的要求，对形成的资料由项目经理部按照单位工程进行整理、编目、组卷，经监理单位、工程管理部门、工程质量监督部门的审核，将合格的档案资料移交业主单位和档案管理部门。

5 实例分析

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二、提高建设工程项目档案管理水平的有效途径

（一）加强政策宣传

要做好项目工程档案管理工作，离不开各单位、各部门的支持和协作。我们在建设工程项目档案的收集过程中，要注重运用规范、科学的技术手段，通过多方式、多渠道、多层次地宣传档案法律法规以及其重要性，积极主动的开展档案宣传工作，使广大工作人员真正认识到做好建设工程项目档案工作的重要意义，真正了解各自应尽的职责和义务。

（二）提高队伍素质，增强责任意识

“工欲善其事，必先利其器”，学习能提高个人素质，提升我们的道德素养，进而不断提高自身解决工作实际问题的能力。无论专、兼职档案管理人员，都必须要做到：加强档案工作职业道德建设，自觉树立爱岗敬业、默默奉献意识，从思想上真正热爱档案工作；加强工作作风建设，努力培养自身舍得吃苦、乐于为基层服务的意识，增强工作的责任感和使命感；树立终身学习、终身受教的思想观念，做到培训与自学相结合，要向领导、向同事学习，学习他们好的工作方法和工作经验；学习、掌握、精通档案工作所需要的各项基本技能；加强现代办公设备的学习，提高熟练运用计算机、网络等现代技术管理档案的技能水平，真正成为一岗多能、业务精湛的管理能手，以适应新时期新阶段对档案工作的要求。各级领导和有关业务部门要切实重视档案管理工作,档案管理专业部门和人员要进一步明确职责范围,树立服务意识，加强业务学习。从自身做起，爱岗敬业，按制度办事，用规范工作，从源头上把好档案质量关。维护档案的完整性、准确性、规范性、严谨性、安全性，提高档案的可利用性。

（三）加强组织领导，完善制度建设

加强组织领导，坚持工程项目建设与工程档案管理两手抓，健全管理网络。项目建设单位要将设计、施工、建立等各参建单位都纳入管理网络，建立档案领导小组和档案工作小组，明确分管领导、责任部门和工作人员，对本系统的档案管理工作履行监督、检查和指导的职责。以综合档案室为纽带，开展工程档案的监督管理和具体业务，从而理顺档案管理机构与各档案生成单位和部门的管系，明确职责。完善制度建设，建立健全档案管理以及建设工程项目档案归档等的各项工作制度，将制度细化到每项工作的标准程序中去，确保档案管理工作有章可循、有法可依，达到规范化管理目标。制定《建设工程项目档案管理办法》、《档案管理人员岗位责任制》、《档案工作保密制度》、《档案利用制度》、《档案查阅暂行规定》、《档案归档制度》、《归档范围、分类方案及保管期限表》、《档案分类编号规定》、《档案修改补充制度》、《档案检索及机房管理制度》、《档案库房管理制度》、《档案统计制度》、《档案鉴定与销毁制度》、《电子档案管理制度》、《档案管理考核办法（暂行）》等一系列规章制度。从档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、借阅、利用、销毁以及安全保密等工作的各个环节，均建立健全完善的制度及有效的措施，并将制度的落实情况纳入档案工作人员岗位责任制中进行考核，进一步规范、细化档案管理工作，使依法治档工作纳入法制化的管理轨道。

三、加强建设工程项目档案管理的新举措

（一）强化责任考核，加强跟踪指导

建立档案目标管理考核机制，把档案管理工作纳入综合考核范畴。结合竞赛、达标、创优、评先等活动，强化考核激励。在领导意识、人员素质、资金落实、完善制度、收集齐全、整理质量等环节上加大考核力度，不断增强参建人员的档案责任意识，推行档案工作责任制管理。跟踪指导是档案部门在收集工程项目档案时掌握第一手资料的必要条件,也是使竣工资料达到规范化的重要手段。工程档案产生贯穿于工程项目的招标、投标、施工和竣工的整个过程。档案部门要根据年度工程进度计划内容，制定出相应的跟踪指导计划,在工程项目施工开始就派专业技术人员进行跟踪指导,对该项工程竣工档案交付验收提出明确要求,切实做到对工程竣工档案的有效控制。对不按规定执行的单位，工程竣工验收备案后逾期不交档案的单位，及时提出书面整改意见，仍不按时移交的，依照规定给予适当的经济处罚，严重的实行责任追究制。

（二）加强岗位技能培训，提高人员业务水平

与工程建设相关的设计、监理、承包、施工单位多数人员对工程档案重要性认识不到位，并且缺乏系统的档案工作业务技能，因此，加强对这些人员的培训是十分重要的。具体可以通过多种渠道、采用多种方式，对参建单位的档案人员进行专业的建设工程项目档案业务培训，介绍档案管理工作相关的法律法规以及各项管理制度，对建设工程项目档案的收集范围、整编要求、移交时间和竣工档案验收的基本要求进行专业系统的培训指导。这样，各参建单位档案管理人员在增强档案管理意识的同时，也可以提高档案管理工作水平，为工程档案收集齐全、规范整理、安全保管和有效利用发挥了重要的作用。

（三）成立重大工程项目竣工档案归档工作协调小组

建设工程项目档案的形成贯穿于项目立项、评估、设计到施工、竣工、交付使用全过程,档案资料的形成、积累、归档是一个复杂的过程,其中涉及到若干部门,众多的环节和许多专业,归档范围包括建设项目前期文件、招投标文件、施工文件、监理文件及竣工验收文件，要保证施工档案完整准确及时地归档,就应当有一个协调的机制。一个比较大的工程项目,应当成立竣工档案协调小组,一般应由规划部门、工程部门、财务部门、档案部门、设计单位、施工单位、监理等组成,以协调各方面的工作,保证工程项目竣工资料归档工作的顺利进行。

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工程质量验收签证原始资料不齐全，有用复印件替代原件现象，且在复印件上未能体现出原文出处；竣工图文件编制不够规范，变更部分没有充分体现，不能真正反映竣工后的工程实际情况；施工原始签证资料的格式、填写不规范，内容有失真现象；资料的跟踪收集不及时，竣工资料编制时间长、效率低、费用高；文件分类及编制规则不统一；工程资料检查手段落后、工作强度大、检索效率低。

二、问题存在的主要原因

（一）工程档案资料的管理没有形成制度。工程实施过程中，施工队伍和内业资料管理人员更换频繁，工程资料的交接制度不完善，有人走档案走、人走档案丢的现象出现，资料整理困难。

（二）工程管理人员和档案管理人员对相互的业务不熟悉，各单位平时的档案管理基本上沿用了文书档案管理的方式，内业资料整理过程中的重复返工现象时有出现。

（三）缺乏高科技的信息化技术手段对工程资料进行管理、利用和编制竣工资料。除此之外，各单位的管理水平，也是决定内业资料整理水平的重要因素。竣工文件的管理和工程外业的管理一样，都是工程建设管理的重要组成部分，在工程外业一开始就应严格按照竣工验收办法的要求收集资料、编排目录、编制档号，做到“边整理、边归档”，达到工程完成竣工文件即编制完成的目的。

三、提高工程项目档案管理工作的途径和方法

（一）加强档案的合同管理。工程建设单位在建设项目发包给承包方时，建议在工程合同中订立档案管理条款，明确工程竣工文件材料的形成、整理、组卷要求。

（二）工程项目负责人必须把项目档案管理纳入其职责范围、工作计划和工作程序中。要明确工程项目负责人为项目档案主要责任人，对工程项目进行集中统一管理，保证工程项目档案系统的完整、真实和安全适用。

（三）加强工程档案的过程控制。工程档案管理应与工程建设同步，在工程建设过程中进行跟踪管理，建立健全的项目档案。一是把握工程初期准备；二是工程把关施工；三是工程竣工验交。三个不同的阶段都要严格按照规定对有关文件材料进行收集、整理、归档，杜绝工程结束后“补档案”的不当行为发生。

1.工程初期准备阶段。每一个项目的工程施工伊始，作为施工单位，从设计图纸的复核、施工地段地质、水文的勘察与了解，施工现场的复测到安营扎寨，施工区域的购地拆迁，接水接电，各种材料的储备等等，准备工作是大量的，纷繁的。这个阶段施工档案的跟踪管理应针对初期施工图纸、文件资料的形成部门多，产生的形式不尽相同的特点，向项目经理部了解一定时期内有关工程施工规划、工作安排，通过定期向有关工程管理部门了解一个时期内有关工程施工准备阶段各项工作、会议、外事活动等安排情况，及时了解掌握有关档案形成的信息，跟踪管理亦进入角色，同步启动。工程施工初期阶段，应明确跟踪管理规定和要求，使档案资料的管理有明确的工作依据。要针对来自不同的归属部门、明确有关档案和竣工资料应执行的具体管理规则，形成统一规范，避免执行中的不明确性，对应归档的档案资料没有按时归档的，及时主动上门跟踪索取，同时定期进行阶段性文件资料归档的清查清欠。依据工程技术资料归档范围的具体规定，在工程进展的一定阶段内应形成的各类文件资料与实际已归档入库的相应文件资料对号清查，因工作疏漏而缺少的部分，列出清单与各有关文件资料的形成或发送部门联系索取。

2.工程把关施工阶段。大面积工程施工的全面展开，是工程质量、安全的重要把关阶段，也是各类工程技术资料大量形成的时期。对于这阶段的档案资料分目标跟踪管理，工作重心应转移到重点抓住档案资料形成的薄弱环节，以保证归档资料的质量。加强对施工现场施工文件资料的检查，这是档案管理的基础工作之一，如到项目部检查或抽查技术人员、领工员的施工日志、班组施工作业记录，包括工程用料情况，工程施组、施工规范的执行情况，工程试验、压力容器的检测记录，中线水平观测记录，安全操作情况，工程分交情况等，检查其填写是否齐全符合规范。特别检查分部、分项工程检查证的填写情况，对地下、隐蔽工程检查记录的填写。工程监理的认签等，要考证其可靠与真实程度，以保证归档资料的可靠与真实性。应搞好库存档案清理达标工作。随着工程的进展，工程技术资料大量归档，要按工程建设阶段对归档资料从数量上和质量标准化上进行专人逐项的检查，按交验单位分门、按交验部门分类，进行自检、整理、充实、完善，按档案工作的业务要求，在分类、立卷，编号时应将不同阶段形成的（下转第162页）（上接第155页）技术文件资料区别分开，协助各项目部备齐各类竣工文件资料。对一个时期内资料室借出资料进行定期归档，是档案跟踪管理在整个施工阶段的长期业务工作，而在竣工验交阶段更应注意。应着重强调资料借出的时间性，以防止因借阅人对借出的资料长期占用保管不善、而造成文件资料的损坏、丢失。

3.工程竣工验交阶段。工程竣工验交，是施工企业所承建的工程要接受该项工程涉及的各专业的工程质量的总验收。是对设计、施工、使用维修等方面进行综合性考核，也是检验施工单位的工程项目施工组织、施工能力水平、安全生产、工期进度、企业信誉等方面的重要环节。这一阶段的档案跟踪管理应在各类技术资料的总结统收、分类归档，别类上交等方面下功夫、以配合建设单位、施工单位、监理单位、使用单位、接管单位办理好工程竣工验收交接和固定资产转移工作，充分发挥建设项目的投资效益、社会效益和经济效益。在工程验交阶段，还应按照档案工作的内容收集、整理、鉴定、保管、统计、检查、编研和利用八个环节的要求，按照标准化、规范化的要求，对各类技术文件资料着手整订、填写、贴签、装盒等工序，该上交的上交，该自存的入库分类存放。最后对每个项目跟踪管理的情况进行自查。以便总结经验，找出不足以利改进。

（四）工程档案资料的收集整理工作列入工作绩效的考核项目。定期检查评比，优胜者给予奖励，建议设立工程档案专项验收保证金，将竣工档案的编制工作与计量支付和质量保证金结合起来，可规定如不通过工程档案专项验收或不能及时完成档案的整理归档，不予结算或扣一定金额的质量保证金，以此保证竣工档案及时、顺利地通过验收。

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一、工程项目声像档案管理现状

目前，工程项目形成的纸质文件和电子文件归档工作已较为成熟和完善，而声像档案的管理则相对薄弱，需要进一步加强。存在的主要问题有以下几点：

第一，责任不明、未能达到统一管理。工程建设施工资料的归档经过多年的实践，人们已经积累了相当的经验，施工过程资料的收集整理与管理，也有了相对成熟的制度与规范。而工程建设项目中形成的声像档案的管理情况则相对落后于其他种类的档案。施工伊始，人们没有对此给予充分的重视，相关的管理制度也没有纳入正常的管理工作中去，参与拍摄的人很多而移交声像资料的却很少，很多声像资料散落在拍摄者个人及相关部门的手里。由于没有明确的制度约束，和相关的规范要求，未能使其及时主动地移交给相关人员。当遇到具体问题，查找不到相关的影像资料时，才感觉到管理上的缺失与不足，无法向利用者提供可靠的资料做依据，给工作造成一定的被动。

第二，思想认识不足、收集不及时不完整。在工程建设过程中，很多人对宣传报道很重视，照片拍了很多，视频录像也制作了不少，但他们认为完成了上报电视台及报社的工作后任务就可以结束了，至于怎么处置这些资料是个人行为，缺乏归档意识。工程项目声像档案是通过照片及视频来反映整个施工过程的，具有时效性和凭据性。例如开工前的原址原貌、施工作业过程，尤其是隐蔽工程的施工过程资料，都具有很强的时效性和不可复制性。工程项目在工程资料验收时，声像资料往往会出现缺少原址原貌或隐蔽工程的资料，这说明在施工过程中人们忽略了对原始声像资料的收集或者说不够重视过程资料的收集，导致项目建成后中间过程难以追溯。再如所有声像资料拍摄完成后都应辅以文字说明，如果不及时进行批注、整理，恐怕摄影者自己事后也难追忆齐全和叙述准确。许多工程项目积存了大量照片未归档，或者说无法归档，就是因为多数照片没有文字说明，使得本来很珍贵的照片，失去了其应有的保存价值和利用价值，给工程资料的完整留下缺憾。

第三，重视程度不够、专业技术薄弱。声像档案对音视频的参数要求相对于一般的生活照片和视频要高许多，工程项目部在声像的设备的配备与使用上存在一定的问题，有的项目部配备了良好的设备却没有会熟练使用的人，有些有人却没有适用的设备。对音像器材的配备及使用人员的管理缺乏应有标准和要求，因此，不是设备跟不上工程的进展，就是拍摄人员的素质跟不上，拍出来的影视及照片，难以达到归档的要求。这样就造成了工程建设施工前后的重要活动内容的缺失。究其原因，主要还是个别领导对声像档案的重要性认识不足、重视不够。

二、加强工程项目声像档案的管理工作

为了尽快改变工程建设声像档案的现状，从现在开始就应该做好以下几项工作：

第一，明确责任、加强制度建设。抓制度建设应从源头抓起，工程建设项目部在成立初期，就应将声像档案管理制度纳入相关的管理制度中去，并对负责声像档案的管理部门、收集范围和时间、整理要求、借阅利用等做出明确的规定。明确责任，落实分工，强化声像档案管理，加强声像材料的收集、整理、做到统一管理、有章可循，杜绝据为己有的行为，确保声像档案及时、完整、规范的移交档案管理部门。

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1 现状分析

对任何一个工程单位而言,不论是设计单位还是施工单位及监理单位,其资料室已成了图纸资料库,过去的图纸资料堆得四处皆是,个别已是尘埃满面。如何利用计算机及电子文档将各种资料、图纸实行数字化统一管理,这是很多单位所共同关心的问题。随着计算机的发展和普及,目前多数设计单位的计算机出图率已达到100 % ,即所有工程图均为Windows98、Word 、Excel 等电子文件。但大多数单位未对这些图档进行统一管理,在设计单位分散在各设计人员手中或各科室里的资料数不胜数。因此在工程建设过程中有数量众多的施工往来文件、合同、实验资料和竣工文件等资料,如果能将这些文件资料无纸化统一管理,那将会为各单位节约许多开支,也会减少各单位对这些资料进行人工管理的苦恼,更不会有丢失资料的担心,而且查找文件即方便又快捷。在施工监理单位也存在类似的问题。为解决上述问题,结合监理工作的需要,我公司在“西部交通建设科技项目”、“兵团国家级贫困团场扶贫公路建设项目”等工程中不断的总结经验,实验研究出了一整套有关设计图及竣工资料数字化统一管理模式及管理系统。

就我个人认为该系统能很好地解决图档管理中所遇到的各种问题。针对设计和施工单位(含监理和业主) 工作内容和重点的不同,将其分为设计施工检测管理和竣工图辅助制作及管理系统两大部分。

2存在问题的主要原因

2. 1重建设、轻管理、档案意识淡薄

有的工程管理部门和工程专业人员重工程实体,轻工程资料,只重视抢工期,忽视工程资料与工程实体同步管理。认为只要工程项目迅速建成投入使用就行,对工程项目竣工档案资料是否完整准确的归档漠不关心,忘记了竣工档案是企业必要的技术储备,是一种潜在的生产力这样一个极为重要的问题。

2. 2对档案工作缺乏正确的认识

有人认为,工程项目竣工档案材料的收集归档完全是档案部门的事,这种认识误区,是造成工程竣工档案材料收集不齐全、不完整、不准确的另一个原因。档案管理工作不是一项孤立的工作,它与企业经营有着千丝万缕的联系。尤其是收集归档工作,档案材料能否收集齐全完整并保证其准确性,不仅取决于档案管理人员的主观努力程度,而且与企业各部门在处理业务,形成文件材料行为规范程度有着直接的联系。如果各业务部门在编制或审查文件图纸资料时不注意其质量,使用中不维护它的安全,办理完毕后又不注意收集和积累,而单凭档案部门事后去找、去要、去收集,那么要使工程项目档案资料归档齐全将是一句空话。

2. 3工程项目竣工档案归档制度不健全

例如,有的工程在制定项目计划时未将竣工档案资料归档工作列进去,有的工程项目验收时不吸收档案部门参加,有的施工单位在竣工验收时不向工程管理部门提交竣工档案,没有将竣工档案的形成、归档纳入工程管理业务范围。由于归档制度不健全,曾出现工程实体完工,施工单位走人,工程管理班子解散,交工资料成堆,造成档案人员有啥清理啥的局面。

2. 4对档案管理制度执行不力

有些规章制度必须在各业务部门的大力支持和密切配合下才能得到真正的贯彻执行。例如,公司制定了关于工程交工资料不完整、不准确,工程项目就不能验收,工程项目竣工资料不归档,财务部门不能结算等规定。但在实际工作中,有些单位认为档案工作是档案部门的事,与本单位无关,无视档案工作的规章制度,有法不依,有章不循,该把关的不把关或是把关不严,使部分规章制度形同虚设。

2. 5没有形成一个良性的归档渠道

如有的建设项目主管部门、施工单位与档案部门配合不紧密,管理上出现脱节现象,有些甚至出现相互推诿,在档案资料归档过程中只是处于施工单位交什么,工程部门收什么,工程管理部门交什么,档案部门就收什么,在档案资料的接收上留下漏洞。

2. 6档案人员业务水平参差不齐

竣工档案资料应该是由专人跟踪负责的一项工作，可是由于很多单位对于档案资料收齐的重要性不理解甚至于有时觉得是可有可无所以在档案资料员的配备上出现了很大的流动性和不专业性。其实按照正规的要求，应该是每个建设方、施工方都应该配有一至三名经过专业档案资料管理培训后考试合格取得档案员上岗证的工作人员。可是，就现在而言这一点几乎是没有几个单位能够做到的，这样就造成了很多重要档案资料应档案人员的不专业管理而流失，而这些宝贵资料的流失是随时有可能给我们将来的生活、建设，甚至于财产生命造成不可挽回的损失。

3解决问题的主要措施

以上问题是在工程项目档案管理方面存在的突出问题。如何才能保证工程项目竣工档案资料及时、准确地归档,笔者认为应努力做好以下几方面的工作:

3. 1重视并提高档案管理意识

各级领导和有关业务部门要切实重视档案管理工作,档案专业部门和人员要进一步明确职责范围,如参加生产调度会,参加产品鉴定会和基建工程竣工验收,参加设备开箱等。

3. 2成立重大工程项目竣工档案归档工作协调小组

工程项目从立项、评估、设计到施工、竣工、交付使用,其档案资料的形成、积累、归档是一个复杂的过程,在这个过程中,涉及到若干部门,众多的环节和许多专业,要保证施工档案完整准确及时地归档,就应当有一个协调的机制。笔者认为,一个比较大的工程项目,应当成立竣工档案协调小组,一般应由计划部门、基建部门、财务部门、档案部门、施工单位、使用单位等组成,以协调各方面的工作,保证工程项目竣工资料归档工作的顺利进行。

3. 3进一步健全档案管理制度

首先要从业务考核入手,将工程项目档案归档管理纳入计划管理,并对工程项目竣工档案的归档范围、归档要求、归档时间以及归档职责都做出明确的规定,并通过建立岗位职责把归档任务纳入各业务部门和有关人员的工作标准之中,使归档工作制度化、程序化。其次是要把提交合格的交工资料列人工程承包合同,列入创优工程评审条件并认真实行预留交工资料保证金制度,第三是要认真执行制度。制度的保证作用,不仅要看到制度本身是否完善,更重要的是看能否贯彻执行。

3. 4加强跟踪指导

跟踪指导是档案部门在收集工程项目竣工档案中掌握的第一手资料,也是使竣工资料达到规范化的必要条件。工程档案产生于施工现场,贯穿于工程项目的招标、投标、施工和竣工的整个过程。档案部门要根据年度计划内容制定出跟踪指导计划,在工程项目施工开始就要派专人进行跟踪,对该项工程竣工档案交付验收提出明确要求,切实做到对工程竣工档案跟踪管理的有效控制。同时,在跟踪指导的过程中要积极主动与工程管理部门、施工单位搞好配合。档案部门在跟踪指导中应注意以下问题:第一,档案部门应摆正服务的指导思想,工程中主动配合,做到参与而不代替。要注意做好组织、协调、指导、监督工作;第二,摆正工程管理与档案工作的关系。从基本建设和工程施工角度来看,工程管理与档案工作应是主从关系,现场档案工作从属于工程管理,是工程管理的一个组成部分,它贯穿于工程的全过程。

3. 5积极参与管理

一是工程项目立项时,档案部门要与有关部门协商,将竣工档案的归档工作列进去,并提出具体要求;二是鉴定施工合同时,要将竣工档案归档的责任、时间、案卷的质量要求等写进合同中,以保证竣工档案完整、准确、及时地归档;三是要严格按照工程合同履行归档手续,用经济手段保证竣工档案的归档工作;四是在施工过程中,注意加强业务指导工作,及时发现和解决问题;五是在每个单项工程完工后,应与工程管理部门在验收工程的同时验收竣工档案,从根本上解决竣工档案滞后性的问题;六是档案部门要搞好竣工资料的验收。验收时要逐卷逐张进行核对,其方法是以案卷目录对照每张图纸、文字材料,以变更通知对照图纸修改部位;以国家科技档案案卷标准对照案卷质量;以工程项目竣工档案资料归档细则对照形成的全部竣工档案。七是竣工验

收时对档案的抽检,一般千卷以上抽查15% ,千卷以内抽查30% ,抽查时重点放在对初验中发现的问题是否纠正。

3. 6严把审核验收与财务结算关

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随着医院医疗业务的不断扩大，使医院重点工程项目档案的建设与管理成为当务之急的工作。医院档案管理人员全面研究当前档案管理的意义与问题，并对医院重点工程项目档案的管理措施进行优化，坚决杜绝一切对档案管理不利的因素，以提高档案管理效率。

一、医院重点工程项目档案管理的重要性

医院重点工程项目档案具有积累时间长、资料数量大、种类多、形成过程复杂、参考价值高等特点，它是医院重点工程建设的基础与依据，记录着医院重点工程项目的基本信息与重要信息，这些信息可以为医院的扩建、改建、技术改造和维修等工程服务，对医院日后相似工程项目的建设也起到参考作用。做好医院重点工程项目档案管理工作，对医院经济的可持续发展具有十分重要的意义；医院重点工程项目档案，反映了工程项目的基本变化与发展，档案中包含的信息是特殊的、不可再生的重要资源[1]。医院多是采用先进的工艺设备与周密的管理组织，有效地保存对医院有价值的各种文字、图表、声像等文件，保存项目前期、项目竣工和项目竣工验收等文件，使工程项目档案最大限度地保持完整。管理好医院重点工程项目档案，可以省去大量查找信息的时间与精力，提高工作效率，并能够为医院将来的建设、发展以及地区相关工程项目建设提供参考。因此，在医院发展过程中，必须重视医院重点工程项目档案的管理工作。

二、医院重点工程项目档案管理中存在的问题以及原因

第一，重点工程项目档案收集不全。重点工程项目的档案，是医院建设与发展的依据，但是在实际工作中很多工程项目档案信息收集不全，存在着不同程度的信息缺陷。造成这种情况的原因是多种多样的，但是最主要的是，医院管理人员与施工单位等对重点工程项目档案收集的意识不高，不能对相关信息进行真实地、有效地收集与整理工作，致使档案信息不全；另外，相关人员对项目档案收集的方法等不了解，也是造成重点工程项目档案信息缺陷的重要影响因素。

第二，重点工程项目档案信息移交不及时。有些医院在进行重点工程项目建设过程中，与施工单位的联系不顺畅，致使工程竣工很久，也不能及时移交竣工图，这种现象很可能导致项目档案信息在报该保管与移交过程中缺失、破损，影响医院重点工程项目档案的管理[2]。除了相关单位沟通不畅的原因之外，施工单位缺乏专业的档案编制人员，使档案编制的质量与效率下降，影响了医院重点工程项目档案的立卷归档，同时为医院档案管理增加了难度。

第三，档案信息书写不规范。重点工程项目档案必须是真实地记录项目施工的信息，它是需要永久保存的。因此，在相关档案编制人员对重点工程项目信息进行书写、整理、归档过程中，一定要注意档案信息书写的规范性。但是由于施工单位专业档案编制人员与医院专业技术人员的缺乏，出现竣工图绘制不规范、档案用复印件代替原件、案卷纸张质量不宜长久保存等情况，不仅影响医院对重点工程项目档案管理水平的提高，同时也影响了医院对档案信息的利用效率，不利于医院的可持续发展。

三、提高医院重点工程项目档案管理水平的策略

第一，提高医院管理人员对重点工程项目档案管理的重视。在重点工程项目档案管理过程中，大多都会把重点投入到工程的建设中，常会忽视了对相关信息的收集、整理以及对档案的归档工作，造成重点工程项目档案在管理方面出现问题。因此，医院要想提高档案管理水平与档案的利用水平，就必须重视医院重点工程项目的管理工作，医院领导应该以身作则，积极宣传相关专业知识，使所有参与基建项目的的工作人员都有对资料跟踪、保管的意识，让大家深切意识到工程项目的每一点积累都是日后的巨大财富[3]。

第二，加强管理人员专业技能培训，提高管理人员综合素质。档案工作是一项业务性比较强的工作，档案管理人员的素质，直接影响到档案管理水平，尤其是医院重点工程项目档案的管理，更需要高素质的管理人员。这种素质，不仅是指管理人员的专业素质，同时也是指管理人员的法律素质与道德素质。医院应该建立制约机制，完善规章制度，向档案管理人员宣传相关法律知识，提高管理人员的法律素质，在实际工作中能有章可循、有法可依；为他们创造学习和参加培训的机会，组织管理人员到其他优秀医院进行参观学习，培养出拥有强烈的事业心、高度的责任感和良好的服务意识的优秀的档案管理队伍。进而有效地提高档案管理人员的综合素质[4]。

第三，完善医院重点工程项目档案管理制度，强化责任管理。任何工作的有效开展，都需要有严格而完善的管理制度来激励与制约，这样才能够有效提高工作效率，保证工作高质、高效完成。医院重点工程项目在初始阶段，领导小组就要着手对整个工程的档案资料进行统筹和指导，就要强调档案编制与工程建设同步进行，把所有与该工和项目有关的资料先编排目录和编制临时档号来整理档案资料，做到“边整理、边归档”，达到与工程实际同步，并配备与工程项目相适应的档案管理网络，使档案的收集、整理工作有条不紊。有完善的管理制度支持，就能明确各自岗位职责和要求，确保工程项目档案工作的有序进行。针对档案管理的特殊性，也可建立薪酬激励制度，将档案管理水平、效率与管理人员的薪酬相连，以激励管理人员提高对档案管理的重视；另外，还应该强化档案管理责任制度，不同的管理岗位设置不同的责任目标，以约束管理人员的行为，使其能够积极弥补工作不足，提高管理水平，促进医院档案的科学化管理。

第四 ，严把竣工资料验收关，保证档案信息的完整性与真实性。医院重点工程项目管理中存在的几大问题是文件材料收集欠齐全、复印件不清晰、验收记录欠盖印章、竣工图章不清和压线压字等现象，这严重影响着医院档案管理水平的提高。因此，医院档案管理人员必须在工程项目竣工后，及时与施工单位沟通，严格检查工程竣工材料，尤其是要对竣工图纸进行重点检查，对任何字迹不清、资料不全、信息不真实等情况，都要进行详细的调查、核实以及纠正，最终完善项目档案信息，由验收组负责人验收并签字，以体现档案管理的规范性、科学性、重要性，进一步为科学管理水平的提高打下坚实的基础[5]。

第五，加强档案管理的监理力度，为档案管理科学化发展提供保障。医院档案管理人员不仅需要对竣工材料进行验收、审查，还应该在施工过程中，积极与施工单位等多方沟通、协调好关系，及时落实新规定新要求，减少档案整理重复返工现象的出现。同时也要通过专业的监理单位监督管理施工单位对相关档案信息的收集、整理、保存工作，力求做到档案资料的规范化、标准化管理，全面、真实地反映工程项目建设过程的全貌。以最大限度地保证医院重点工程项目档案信息的完整性，为医院档案管理的高质量高效率提供保证。

结 语：

总而言之，医院对重点工程项目档案管理的重视度不断增强，档案管理人员的专业素质与道德素质在不断提高，对重点工程项目档案的形成、积累、归档、整理等工作方式进行有效地改革，使重点工程项目档案管理适应社会的发展与需要，促进了医院档案管理水平的提高。相信，随着医院档案管理水平的不断提高，医院重点工程项目的档案也将发挥其非常重要的作用，将更有力地促进医院的可持续发展。

参考文献：

[1] 邱治国．浅析重点工程项目档案的科学管理---以重庆市中医院为例[J]. 重庆建筑，2008，（12）.

[2] 夏开元，李平乐，余汉兰．如何搞好重点工程的档案服务[J]. 城建档案，2011，（10）.

篇12

中图分类号：TV文献标识码： A

一、水利工程档案的具体的特点

1、渗透性：水利工程建设过程中需要运用到各个方面的知识内容，其不仅仅是本专业知识理论的记录，也对其他运用到的学科知识进行描述。水利工程档案的渗透性表现在多项知识的融合，如：科研、规划、设计、施工、管理等，这就使得业务性文书与科技档案之间存在较大的联系，大部分文书除了作为档案的前期活动记录外，也是各项科技研究成果的集合。

2、局限性：这种特点主要是针对水利工程档案内容的时效性而言，由于工程项目实施所处的阶段不同，某一阶段记录的档案资料到一定程度后就会失去时效性。此外，水利工程改造的同时也是人们在改变自然的过程，有的项目实施会受到自然环境的制约，给档案信息的记录带来阻碍。尤其是对防治洪涝灾害而抢做紧急工程的信息等，常会受到时间、季节等方面的限制。

3、差异性：由于各个水利工程项目大小不一样，给后期的档案记录工作带来变化，这些都会使得项目档案的周期差异变大。另外，在其他方面因素的影响下也会造成档案信息资料出现差异性。

二、水利工程档案管理优化措施

1、建立项目档案管理组织架构

项目档案管理机构是项目档案工作的重要保障，没有相应的档案管理机构，档案工作开展必受影响。因此，在组建工程建设（筹备）处时的同时，就应考虑设立工程档案管理领导小组，小组必须由单位领导、有关科室负责人和专职、兼职档案管理员构成，形成层层把关的体系。一般情况下，由单位领导任组长，科室负责人任成员，专、兼职档案管理员具体负责工程项目资料的整理归档工作。建设单位在完善档案管理组织的同时，要求勘测设计、施工和监理等参建单位，必须明确一位主要领导或负责人分管工程档案资料工作，并建立与工程档案资料工程任务相适应的管理机构，配备档案资料管理人员，统一管理工程档案资料。水利工程一般都是省、市重点建设工程，其建设规模较大、时间较长、要求严，在施工中还会创造许多新工艺、新技术，如果没有领导的高度重视，没有统一机构抓总，没有相关部门和施工一线技术人员的认真负责，没有档案管理人员的勤奋敬业，是不可能高质量完成这些工作要求的。

2、加强与档案行政管理部门的联系，寻求密切的档案业务指导

要使工程项目档案工作获得持续、均衡、快速发展，就必须重视加强与档案行政部门的联系，接受档案业务指导。从工程建设一开始，建设单位就要及时取得当地档案局的支持，自觉将项目档案工作置于档案行政管理部门的指导和监督之下，确保档案工作在高起点、高标准的层面上展开，对检查中发现的问题及时整改，并由监理形成书面意见报当地档案局和建设单位备案。当然，业务指导是双重性的，作为工程建设单位，对上，要接受上级主管部门和档案部门的指导与监督，如省水利厅、省、市档案局等；对下，则负有对各参建单位档案工作进行监督与指导之责。可以通过到各参建单位调研、实地指导、办培训班和召开业务工作会议等措施、途径，了解各参建单位的档案工作情况，促进各单位业务工作的交流，从而提高档案工作水平，在此基础上，制定适合本项目的档案工作规划。

3、项目档案管理工作与工程项目建设同步

项目档案管理是建设项目管理的重要组成部分，项目档案管理工作必须与工程项目建设同步进行，这既是国家相关档案法律法规的规定，同时也是保证项目档案完整、准确、系统归档的重要监控措施，通过同步进行，做到项目档案在形成的同时就能全部归档。因此，档案管理工作与项目提出、可行性研究、设计、决策、招（投）标、施工、质检、监理、工程结算、竣工验收同步进行，对各阶段形成的文字、图纸、图表、声像、计算材料（含电子文件）进行收集、积累、整理，对立项、设计、施工中形成的报告、批复、图纸、合同、标书、备忘录、协调文件及领导视察活动等资料，在形成的同时悉数归档。如不及时记录、收集、归档，对工程建设和运行管理将会造成不可弥补的损失。按照集中统一领导、分级管理的原则，建设单位对工程档案工作进行统一领导，对项目档案实行综合管理。在项目建设过程中，档案人员负责工程档案的监督和指导，对建设工程档案管理工作实行全程监控。坚持“谁产生，谁立卷”的原则，指导项目前期立项审批、招投标、合同勘察、设计、拆迁、施工、监理、竣工验收等档案的立卷移交工作；定期到工地现场监督指导，督促监理人员对档案质量把关，提出整改意见，对档案进行复检，并把复检情况进行通报。

4、项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理

项目建设单位必须在项目的招标和签订设计、监理、施工合同或协议时，设立专门条款，明确规定设计单位、监理单位、施工单位对项目文件的收集、整理、移交责任和违约责任等；明确档案收集、整理、验收、考核、归档的份数、竣工图的套数、电子文件的格式、档案质量等等方面的要求。同时，要在合同中明确档案内容与质量达不到要求的，参建单位应负有的责任，以及相关的处理措施。珠海市的水利工程在项目档案同方面，主要规定了施工单位在未完成归档工作（办理移交手续）前，暂不返还其工程质量保证金；工程竣工档案没有通过档案行政主管部门及建设单位档案室的预验收，不能进行工程结算，并暂不支付施工单位的工程尾款；设计单位、监理单位在未完成归档工作前，都暂不支付设计费尾款。通过将项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理的措施，强化各参建单位的责任，同时采用经济手段实施监控。

5、深入现场收集档案资料

水利工程项目档案的大部分原始资料产生于施工过程的现场，档案人员应亲临施工现场，收集资料。如果，建设单位只是坐等参建单位移交档案，而不深入现场指导和强调档案的收集，有可能丧失最好的收集档案的机会。因此，应针对性地列出需收集的资料名目，根据工程进度，与项目经理、施工员甚至领班密切联系，争取配合，做到该签证的就现场签证，该取样的就现场取样，该检查的就现场检查，该记录的就现场记录，能够做到边施工、边检查、边记录、边收集资料。在收集资料时，必须十分注意资料的精确度。为此检查后一定要核对，发现问题及时解决。检查复核的主要内容包括：施工阶段形成的文字资料签证手续是否完备；检查检测记录是否准确符合规范要求；隐蔽工程的记录是否详细、准确；原材料如钢材、水泥、砂子等的出厂合格证明和取样检测试验报告是否真实。

档案人员要积极与驻地监理工程师配合，充分发挥驻地监理工程师的作用。因为驻地监理工程师全天候在工地上监督管理，对工程的进度和施工人员的素质最了解，对使用的原材料也最清楚，同时几乎所有的进场原材料和施工资料均需经驻地监理的检验及签证才有效。所以充分调动监理的积极性是保证档案资料能有效收集的有力措施。

6、强化审查，严格验收项目档案

根据《国家档案局 国家发展和改革委员会关于印发的通知》，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。对项目档案的验收做到规范、严格把关是保证项目档案质量的重要环节。档案验收要坚持每个分部工程验收时，同时进行档案验收。每个分部工程验收前，档案人员、工程一线技术人员以及监理、设计、运行管理单位人员一起检查有关施工档案资料是否按竣工验收的标准制备。档案人员作为单位工程验收工作组成员，并在“单位工程完工验收鉴定书”上签字确认，无档案室人员签字，验收不予通过。档案正式归档移交前，成立工程档案审核工作小组，对按规定应该归档的资料进行归档移交前的审核，并邀请当地档案局有关人员对全部拟接收的档案资料进行检查，对检查中发现的问题，各单位核查后整改。在档案专项验收前，成立由建设单位分管档案工作领导、办公室负责人和监理单位总监组成的工程档案验收小组，通过对档案资料进行抽查、听取档案管理工作的报告、质疑答辩，形成自评意见和自评得分。

结语：

综上所言，工程项目档案有着重要的作用，积累了大量的数据信息资料，对今后工程单位参加施工作业有着指导意义。对水利工程档案文件我们必须采取多项措施进行管理，以更好地为水利事业服务。

参考文献：