工程项目档案管理范文

引言：寻求写作上的突破？我们特意为您精选了4篇工程项目档案管理范文，希望这些范文能够成为您写作时的参考，帮助您的文章更加丰富和深入。

篇1

Abstract: with the rapid growth of file resources of the modern society and how often use file, data files management more and more important, file management penetration in the whole process of construction, special status. This paper management and monitoring the insufficiency, puts forward the countermeasures.

Keywords: engineering enterprise file management

中图分类号：C29 文献标识码：A文章编号：

资料档案在整个企业档案中有着非常重要的地位,对档案资料进行管理与监督,虽然对工程建设没有直接影响,但是却贯穿于整个建设过程中的方方面面。将基建档案管理好,能够为企业之后工程扩建、设备检修、技术改造等提供齐全并且真实的资料。因此,对基建中档案的管理以及监控加以重视十分必要,想要提高档案的真实性与可靠性,应当与基建进度保持同步对项目中涉及到的环节采取高效监控,确保档案资料的管理以及监控紧跟工程建设的步伐。

一、档案管理基础工作存在的主要问题

总体来讲目前企业资料馆大多是馆藏内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长，由于多年来一直处于封闭式管理之中。档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则，再加之每个工程阶段时期档案的整理质量要求不同、整理的规格不统一等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。

主要问题集中反映在以下几个方面：

1、档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。

2、案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。

3、大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。

4、许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。

5、案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之档案馆时间越长档案存放量越大的存在的类似问题就越严重。

二、档案资料监控以和档案管理中的不足

1、资料收集不够全面 。例如,某些工程上的设计有变动,在编制资料的时候,只将变更通知书进行记录,却未对相应的施工进行记录;某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并没有核定审批意见;部分交接验收记录没有签认手续等。对基建工程中档案进行管理是有序管理以及动态控制高度结合的工作,必须以实事求是、科学严谨的态度严格执行。

2、资料不够准确。资料上的随意性比较严重:对相同工序检查出的数据,按照其相似的数据填到了另外的同类工序中而缺少必要的检查;部分监测数据在所允许的误差范围内,害怕数据受到质疑,便填了一些留有余地的数据;引起不必要的麻烦;有的人以为只要检查得出的数据在相应的误差范围内即可,便随意填了一些看起来很合理的数据。准确性的档案体现出自身价值的关键所在,必须本着严谨、负责任的态度来认真落实。

3、收集与整理不够及时。对工程对应的档案资料进行管理应当从合同签订完成后准备开工时就着手,如图纸会审纪要以及开工报告等,对于施工过程,根据规定对其及时予以规范记录,努力做到开工有报告、进场有合同、变更有手续、验收有根据、施工有记录、对照有标准,每一个环节都应当及时、到位。实际工作中,却离上述要求有较大距离,记录往往延迟,之后补“回忆录”的现象较为普遍。

三、工程档案管理是建设工程质量控制的关键环节建设工程档案是一个静态的概念，而建设工程档案管理则是一个动态的过程。一般来说，这一过程的目的和结果都是建立真实、完整、系统的建设工程档案。但对这一过程进行深入、清晰的研究，我们会发现，工程档案管理实际上不是一个单独的、孤立的行为，而是工程项目管理的一部分。更进一步，我们从工程质量控制的角度出发，工程档案管理占有关键的一席之地。建设工程项目管理中的质量控制主要表现为施工组织和施工现场的质量控制，控制的内容包括工艺质量控制和产品质量控制。影响质量控制的因素主要有“人、材料、机械、方法和环境”等五大方面。从“人”的因素来看，建设工程资料员是工程建设中不可缺少的技术人员。要经过专门培训后持证上岗，而且要保证资料员的稳定。从“材料”的因素来看，所有建筑材料的检测报告、出厂合格证、使用说明等是建设工程质量保证资料的主体从“机械”的因素来看，机械设备的使用和现场调度是施工组织设计的重要内容：从“方法”的因素来看，对施工方法和工艺流程的记录就是施工日志；从“环境”的因素来看，我们往往要对开工前、施工中和竣工后的环境进行拍照和录像，反映场地环境的变化；上述几个方面的资料都在建设工程档案的收集编制范围内，所以工程质量控制的五大因素都离不开工程档案管理。

早期的建设工程项目管理的确对工程档案管理有所忽略，建设工程项目管理人员培训(俗称“五大员”培训)一般是指：施工员、监理员、材料员、安全员、造价员，一直没有包括资料员。而建设工程资料员培训由各市城建档案馆自行组织，没有纳入建设职业培训I范畴，也没有发国家认可的证书。近几年，随着建设工程档案管理对建设工程质量控制重要性的认识日益提高，有的城市实现了建设工程资料员经常性培训I，还将《资料员合格证》上网，便于查询和核对，并要求每个建设工程项目必须有持《资料员合格证》的专职人员从事工程资料编制工作，才能在工程竣工后向市城建档案馆移交竣工档案：有的城市，如上海、重庆等已经将资料员纳入了“五大员”培训，怀化市20D8年也正式将资料员培训纳入建设职业培训。建设工程档案管理作为建设工程质量控制的关键环节已得到越来越多的认可和重视。

四、建设工程档案编制质量要求

（一）归档文件的质量要求

（1）归档的工程文件一般应为原件，基建科自己存档的可为复印件或抄件, 应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。。

（2）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

（3）工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

（4）工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易退色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝黑墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

（5）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

（6）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。

（7）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸采用计算机出图，出图必须清晰，不得使用计算机所出图纸的复印件。

（8）所有竣图均应加盖竣工图章。

（9）利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。

（10）不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。

（11）工程档案资料的照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确。

五、工程档案管理是促进建设工程质量的重要手段工程档案管理在行政上体现一种强制性，这种强制性往往与建设行政职能高度融合，既可以作为行政许可的前置条件，也可以作为工程项目竣工审查程序的一个部分，还可以作为行政执法检查的一个内容。这一系列的行政行为，以加强工程档案管理为手段，却能取得提高工程质量的效果。参考文献:

篇2

伴随着我国经济的进一步发展，社会主义现代化建设也步入到快速发展阶段，尤其是十三五规划以来，国家更是给予了社会建设工程更高的重视，切实从民众角度出发，真正实现民生改善的目的。目前，群众最为关注的内容就是居住条件，而棚户区改造工程则是切实改善民生的重要举措。在开展棚户区改造项目时，需要真实的将相关资料和信息予以记录，同时以档案的形式保存下来。因此档案管理工作当属棚户区改造工程项目管理中的重要内容。

1项目档案管理的内容

目前在实施棚户区改造工程项目的时候，无论是前期、中期还是后期阶段，都需高度重视整个工程项目的建设。同时，在记载工程任务相关内容的时候，务必要保障准确、完整，且最终应该以档案的方式保存下来。近年来，随着城镇化建设步伐的逐步统一，棚户区改造工程项目的数量也迅速增加，因此也对工程项目的档案管理工作提出了更高的要求。在棚户区改造工程项目建设的前期、中期和后期阶段的所有内容都纳入到档案之中，确保档案的完整性[1]。对于棚户区改造工程项目来说，关于档案管理的工作内容主要如下：①棚户区项目开始改造之前，关于棚户区的音像、照片资料，棚户区改造项目招投标阶段、立项审批阶段、产权产籍和勘察设计方面所产生的文件资料等；②棚户区改造项目施工过程中，拆迁回迁和工程项目管理等方面的资料等；③棚户区改造工程项目在竣工验收环节中，所产生的一系列的图表、文字和电子形式载体等方面的资料。由于棚户区改造项目涉及的内容较为广泛，因此档案管理工作的难度也相对较大，更需要档案管理部门强化管理工作，提升管理水平。

2工作中面临的主要问题

2.1档案管理工作水平较低

一般来说，对于棚户区项目进行改造的时候，源自于多种因素的影响，导致档案管理工作水平整体偏低。例如，通常在进行棚户区改造的时候，即便成立了相应的领导小组办公室，但是仅为一个宏观的管理单位，并没有实体。领导小组虽然管理、监督和协调棚户区改造工程的项目施工以及竣工验收等工作，然而却未能对招投标、项目立项等相关内容进行涉及，使得工程项目的档案管理工作明显存在缺项，不能形成一个完整的棚户区改造项目档案管理流程，进而导致整个档案管理水平偏低[2]。

2.2档案管理工作不够规范

棚户区改造工程项目作为一项直接关系到民生的工程项目，受到国家的高度关注。因此具体到工程项目实践中，档案管理人员影响分类整理照片、音像以及文件资料，最终做好归档处理。然而现实情况下，由于没有一个规范化的档案管理工作流程，使得音像档案的管理较为混乱和分散。由于音像档案资料的形成可以来自多个部门，诸如新闻部、棚户区改造领导办公室或者开发商等，不同部门所形成的音像档案是单独管理的，进而导致整体档案管理工作较为混乱。

2.3没有统一的档案管理部门

现阶段，棚户区改造工程项目是基于市场化条件下运作的。同时在开发和建设棚户区改造项目时，通常不是由一个开发商完成的，可能涉及多个开发商。虽然工程项目建设过程中相关的档案资料以及城市规划等资料最终可以存放在城建档案管理部门，然而涉及到的拆迁回迁、产权产籍方面的档案资料却留在开发商手中。正是由于缺乏一个统一的档案管理部门，导致棚户区改造工程项目的档案管理工作成效不佳。

3有效管理的措施

3.1构建完善的档案管理体系

完善的档案管理体系有：①构建招标承包责任制。开始建设棚户区改造项目前，首先做好招投标工作。建设单位应在招投标的合同条款中，明确规定档案管理的相关要求，促使能更加规范的进行招投标阶段的档案管理工作；②构建项目法人负责制。因棚户区改造工程项目的施工周期较长，涉及的内容也较多，因此需要基于项目法人负责制的基础上，强化施工各个阶段的管理工作，确保整个工程项目全过程中的档案收集整理工作得以有序开展，确保了档案的真实性和完整性；③健全档案管理相关制度[3]。从档案的收集、归档时间、归档方法等方面予以严格要求，确保档案管理工作得以规范开展。

3.2强化对档案管理人员的培训工作

为了全面提升棚户区改造工程项目档案管理工作水平，需要不断强化档案管理人员的综合素质和业务技能。不仅需要强化档案管理人员的档案管理方法、要领、基本操作步骤、相关档案管理规范等内容，还应该不断从档案管理人员的职业道德、责任心、工作态度等方面着手，做好相关培训工作，进而全面提升棚户区改造项目档案管理工作的质量和效率。

3.3严格落实档案管理工作职责

棚户区改造项目建设时存在多种档案资料，需要对其进行分类归档，并及时保存。在具体档案管理工作过程中，需要全面落实相关人员的档案管理职责。与此同时，工程项目的设计、勘察以及监理等相关单位，也应该针对工程项目建设期间所产生的各种文件资料等进行及时的收集，加强施工各个环节中的档案管理工作，从而实现更为规范和完善的档案管理目的。

4结束语

总之，棚户区改造项目利国利民，需要给予高度重视。在棚户区改造工程项目建设中，档案管理工作的重要性不言而喻。在棚户区改造工程项目中，通过构建完善的档案管理体系，强化档案管理人员的综合素质，落实档案管理人员的管理职责，进而为棚户区改造项目的顺利开展及工程竣工后的交付使用奠定坚实的基础。

作者:孙彩霞 单位:滨州市城市建设档案馆

参考文献：

篇3

一.文书工作

文书是在社会活动中，为处理各种事务而形成的具有特定效用的信息记录。文书工作是对其进行撰写、传递、处理和管理而开展的一系列的活动。文书工作对及时传达、互通情况、处理问题、交流经验、传递信息、提高工作效率等具有十分重要的意义。

文书工作的基本原则可归纳为下述三个方面：

1.准确。准确既包括文书本身的质量，也包括文书处理程序各环节的质量。文书在处理的过程中，要体现严肃、认真的工作作风，做到程序完整，方法缜密，手续齐全。

2.及时。及时是对文书工作效率的要求，也是对文书工作特性的具体体现。从文书工作总体上讲，及时的原则要求应视轻重急缓处理文件，加速文件的运转，做到不积压、不拖延、不误事误时。为此，必须明确办文的时限，即规定每个具体工作环节的时间，以确保文书工作的整体效率。

3.安全。安全是对文书工作的管理要求，是文书工作政治性的集中体现。围护文书工作的安全，要保证文书内容的安全，特别是一些文件。

二.科技档案

首先，为保证归档文件的完整，科技档案在整理、归档前都应按项目收集齐全、完整成套。一套科技文件应该能够完整地反映该项科技活动的全部内容和历史面貌，既有原始依据性文件，又有过程性和成果性文件。在归档前，档案工作员应根据专业性质和科技、生产活动的特点，认真进行检查做好归档文件的完整性鉴别工作。但有时管理人员对于科技档案不够重视，用的着的时候重要，用不着的时候不重要。

其次，科技档案必须是真实的历史记录，形成的所有声像资料必须在内容上始终与所反映的科技对象一致。要求科技档案是其科技活动同期形成的真实的历史记录，保证如实地记录和反映科技对象的历史面貌；同时要求科技档案能够动态地反映科技文件归档后其科技对象发展变化的基本情况，使科技档案为历史研究和现实使用提供可靠的依据和凭证。

三.档案管理

1.档案的收集与整理

档案收集整理工作的具体内容是需对本单位（部门）需要归档的文件、未及时归档的文件、具有长久保存价值的档案文件的接收和整理。而档案的收集和整理工作又可看作为是对档案工作的前端控制。档案的收集是前端控制的基础和出发点，而档案的整理则是前端控制的重点。工程项目档案的前端控制是对文件归档之前的工程项目的早期参与，工程项目档案往往形成周期长，涉及专业多，工序复杂，如不及早参与，必定会影响工程档案的齐全完整，甚至会影响到工程完成后的整体竣工验收。

总承包项目归档的内容可参照城建档案馆所编制的相应归档表，可根据该表所列的范围进行归档文件的收集整理。归档的文件分为四个大项分别为前期立项文件、设计阶段文件、施工文件、竣工阶段文件。而档案资料的收集整理的过程应随着整个项目的进程同时进行着的，应将档案工作与工程项目的施工活动实行同步管理，即签订合同、下达任务书时提出文件材料的归档范围及要求；检查项目计划进度的同时检查文件材料的形成情况；检查工程质量的同时检查档案材料的完整与准确。

2.档案的价值鉴定

档案的价值鉴定是决定档案是否值得保存的基本手段。如果错误地销毁了有价值的档案，将会对于今后的查阅、参考和利用造成不可挽回的损失；反之，如果不适当地保存了无价值的档案，也会给档案室徒增人力、物力的消耗，并将真正有价值的档案淹没其中，有害无益。

在档案的管理活动中，注重加强对档案的前端控制，能有效地解决档案的质量问题。如果只是被动地接受归档工作，那么档案的质量就会失去必要的保证。为此，应当把档案的管理模式由结果转变为过程，应注意利用现代信息技术手段来监控文件和记录的形成过程、保存和加工过程以及鉴定筛选归档过程。

在项目管理的过程中，资料员不能仅仅作为档案的收集整理人员，了解档案管理知识即可，也需要学习工程项目管理的相关知识，以此来提高自己的专业水平，这样才能有的放矢地收集到相关的信息，才能了解到自己所收集的档案是否齐全是否有效。

3.档案的价值利用

档案的保存价值一个重要的方面便是为了档案能够为使用者在提供后续工作中全面、及时、准确、有效的服务。

在利用档案时，我们需要注意以下几点：

（1）在阅览时，使用者不得在文件上涂改、作标记等，必须保证档案文件的原始性及完整性，要爱护所查阅的档案材料。

（2）如档案需要外借，档案员必须做好详细的登记工作，不能因熟人或领导而忽略此步骤造成文件因借阅长时间后未归还而忘记是由谁借用。同时，若文件超过借阅期限未归还，档案人员需提醒借阅人及时归还，防止应疏忽而造成的文件丢失。

（3）重要文件或者珍贵文件，应妥善保管，尽量不外借，但若是合理的需要，可提供复印件供其外借使用。

四.档案信息化

档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，加强档案管理信息化建设是档案工作的重中之重，是实现档案工作规范化、标准化的重要基础，是做好档案工作的关键。

传统的档案工作是以纸质文件材料为工作对象，文件形成后由资料员收集立卷，最后交到档案部门进行归档保存，由于纸质档案的管理工作已经过了长期的实践，总结出了一套工作流程及方法。在传统的方式下，档案收集后，先进行分类、排序、装订、编号，然后录入档案目录，并将目录连同档案一起装入档案盒内。这种操作方式耗费大量劳动和时间，导致较多档案归档后被长期堆放、得不到及时的处理。此外，虽然档案一般都分类存放，但在档案存取过程中，由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，档案存放的次序难免被打乱，这样一来导致查找和阅览都变得比较繁琐。由此可见，曾经使用的传统的档案管理方法与信息化管理相比较存在着：档案的编目流程繁琐低效；整理时间冗长；档案查阅耗时；统计工作难以开展等问题。

与此同时，由于如今档案的种类和数量急剧增长，给保管和利用又带来了一系列的问题，以前的传统手工管理现已无法解决档案工作面临的种种难题，为了让利用者能及时地无遗漏地得到所需要的档案材料，并迅速传递到每个需要利用的地方，这就需要借助于计算机及通讯技术。档案的信息化管理，可以运用计算机进行文件的起草、查找、借阅、收集、整理、编制检索工具等。电子文件随时产生，随时更改，并存储在计算机磁盘中。虽然在初期时将纸质文件转换为电子文件时会遇到许多的问题和麻烦，但经过一段时间的磨合后，电子文档便捷、高速、直观的优越性会充分地体现出来，从而提高了利用率及利用时效，并可以不受时间和距离的限制来传输所需要的资料。

日益丰富的工作实践证明，档案管理采用电子化流转方式，是档案管理发展的趋势，是提高工作效率的有效手段。因此，档案信息化管理是改变传统的档案管理模式、有效提升档案管理水平的必要手段，也是必经之路。

篇4

Abstract: the construction project archives record the history of the development of enterprises. At the same time can also reflect the operation status of construction industry. This article from a project archives management talk about building construction enterprises in the project archives management of the requirements and methods, for reference.

Keywords: construction enterprise; archives management; project archives

中图分类号：G271 文献标识码：A文章编号：

1、提供档案材料是施工企业的责任和义务

根据我国《建筑法》和《合同法》的相关规定，建设单位与施工企业签署的施工承包合同中，均有要求施工单位移交施工档案的条款，而施工企业也往往将编制施工档案所需要的费用纳入了工程报价中。因此建筑工程发包、承包双方从法律的角度形成了一种权利和义务关系，即在一定的期限内，承包单位不但要向业主提供合格的产品――建筑物，而且还必须提供‘产品生产说明书’――施工档案。显然施工企业没有提供施工档案或者施工档案质量低劣，即属违约行为，业主可以追究经济责任，包括扣除保证金、工程款等。因此，施工企业加强施工档案工作，向建设单位(业主)提供准确、完整、系统的档案材料，是一种责任和义务。

2、项目施工档案对建设单位和施工企业具有重要的意义

项目施工档案无论是对建设单位或是施工企业都具有很重要的意义。对于建设单位而言，一个工程项目施工完成，经验收后，由建设单位接受。在建设单位或其托管单位履行管理职责时，工程竣工档案对于该项目建设成果的申报、建设项目财务总决算、工程日后的维修护理、出现质量事故时的责任分析等都是必不可少的。而对于施工企业，施工档案的信息资源价值显得更为突出。一个项目的施工档案往往对其他项目的施工组织设计、施工方案的编制、成本控制、质量控制、施工管理等过程起到依据、参考、借鉴甚至套用作用，如我所在的单位在1998年承接了某高层建筑大厦工程，施工过程中累积了大量的比较完善的施工档案，从中得到了很多宝贵的经验，成为以后超高层建筑的依据和参考。因此从施工档案本身价值来讲，无论对于建设单位还是施工单位都具有重要的意义。

3、施工档案在施工过程中进行控制的要求

施工档案不能在工程收尾阶段才去做，施工档案主要形成在施工过程中，它是对施工过程中的文件材料的收集、整理和归档，因此要将施工档案工作纳入施工过程的控制中，还要重点做好以下几方面的工作：

3.1尽早联系，统一标准

由于许多施工单位，特别是大型施工企业实施跨地区、跨行业甚至跨国界经营，尽管就施工企业本身而言，都有着较完备的档案立卷归档制度和档案管理制度，但在建筑项目施工档案编制过程中，归档内容、标准和归档要求往往是以建设单位或建设地域的多元化，结果必然是对项目施工档案要求各不相同。归档内容、各种表格式样、案卷外观要求、移交档案套数各不相同，施工单位显得很被动。因此，现在的施工企业在进行施工档案编制过程中普遍有一种感觉，那就是标准不统一，工作被动。鉴于此，标准的统一显得尤为重要。而在现在的条件下，比较可行的措施是，施工单位进场后，应尽早与建设单位档案部门或建设当地城建档案管理部门联系，确定该项目的施工档案归档范围和归档要求，以便在施工过程中有针对性地开展工作，同时避免日后返工或重复劳动。施工项目部总工程师应督促此项工作的落实。

3.2落实人员，完善制度

在建筑企业中，公司和分公司都有相对固定的组织机构和工作生活场所，一般都设有档案机构，配备了专职档案人员，而项目部由于队伍的流动性和工作的单一性，往往不设档案机构和档案人员。这样一来，就出现了作为施工企业档案主体的施工档案生产地无人管理

档案，施工档案的编制多由工程技术人员或其他临时人员完成，质量必然得不到保证。因此落实人员，完善档案管理制度就显得尤为重要，为了搞好项目部的档案工作，在项目部人员构成中，项目经理应明确指定专门人员负责项目施工过程中文件材料的收集、整理、归档工作，其工作直接接受项目技术负责人指导。项目部要根据工程竣工验收要求和与建设单位确认的原则，建立文件材料归档制度，明确项目部各有关部门在文件材料归档工作中的职责，提出归档材料的质量要求。项目部可以采取经济手段督促档案工作的开展。做到奖罚分明，层层把关。