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企业合同管理审计是改善企业内部管理水平,预防和降低经营、管理风险,维护企业的合法权益,促进企业价值的增加及目标的实现。在我国,对于包含合同管理审计的管理审计或增值型内部审计的理论研究还处于起步阶段,其在实践中的应用缺乏理论指导。我国加入WTO后,对外贸易的不断增长,合同的种类和数量不断增加,因合同而起的纠纷或造成的损失屡见不鲜。因此,在我国开展合同管理审计有着十分重要的意义。
(一)合同管理审计是企业发展的内在需要在市场经济条件下,合同是连接各经济主体、处理经济关系的重要法律依据和经济纽带,同时也是产生纠纷的根源。企业合同的顺利签订和履行,是企业得以发展的前提和基础,是企业经营目标得以实现的重要保证。企业合同管理既是一种为了取得经营效益的经济行为,也是一种保障企业经营活动顺利进行的法律行为,是现代企业经营管理活动中的重要内容,是企业控制风险,增加价值、增强市场竞争力的基础和保证。因此,在企业内部进行合同管理审计,促进企业加强和改善合同管理,是企业发展的必然选择。
(二)合同管理审计是内部审计向增值型内部审计发展的需要国际内部审计师协会(ⅡA)在《内部审计职业实务准则》中对内部审计作了重新定义:内部审计是一种独立、客观的确认和咨询活动,旨在增加组织价值和改善组织的运营。其通过运用系统的、规范的方法评价并改善风险管理、控制和治理过程的效果,帮助组织实现其目标。这一新定义表明内部审计是一项确认和咨询活动,是为增加组织价值和改进经营、实现组织的目标服务的,同时也表明内部审计已进入了增值型内部审计的新时代。内部审计要充分发挥自己独特的作用,充分体现自身的价值,须积极开展合同管理审计,为增加企业价值服务。
二、企业合同管理审计的方法与内容
根据企业的管理模式和要求、合同数量的多寡、内部审计机构资源等的不同,合同管理审计可以采取项目管理式审计和过程参与式审计两种模式。
(一)项目管理式审计项目管理式审计是有重点、有目的地将合同管理纳入年度审计计划,形成特定审计项目,并实施相应审计程序的审计模式。项目管理式审计主要审查合同的管理是否规范、有效,其主要内容包括四个方面:一是合同管理机构或管理网络的审查。企业的合同管理应首先建立健全管理机构或管理网络,审计时应着重审计企业合同管理机构或管理网络的设置是否合理;各机构之间的分工和职责是否明确,上下左右关系是否协调;组织最高领导层与合同管理机构及各个机构之间、各机构相互之间的信息交流是否充分;合同管理流转是否科学、有效;相互之间的控制是否有效;合同的履行是否受到定期检查等合同。二是管理人员素质的审查。企业合同管理人员的素质关系到企业合同管理工作的优劣,必须重视对合同管理人员素质的审查。首先应审查合同管理人员是否具备专业知识;其次应审查合同管理人员是否熟悉企业的内部运作流程和外部信息。此外,还应审查其是否具有较强的组织能力和协调能力,敏捷的洞察、分析能力,严密的逻辑思维能力,较强的责任心等。三是合同管理制度的审查。首先审查合同管理制度是否健全,尤其是一些重要的合同管理制度是否是根据企业实际而制定,包括:合同归口管理和分类专项管理制度、合同示范文本制度、合同授权委托制度、合同的审查制度或审计审签制度、合同的鉴证、公证制度、合同专用章管理制度、合同台账制度、合同档案制度、市场调研制度、大件大宗企业采购(包括物资、服务、工程等)或资产处置的制度。在对合同管理制度的健全性进行测试和评价后,还应对这些制度的执行情况进行检查。四是合同执行结果和管理效果的审查。主要审查合同内容是否得到全面、严格地履行;审查有无合同违约、违约的原因及违约处理结果,如对方违约,是否及时组织索赔;如本方违约,责任人是否向分管领导提交书面报告,经审批后办理赔偿手续,并追究相关责任;协商不成的合同纠纷是否及时上报上级领导和法律部门,通过申请仲裁或向人民法院起诉解决合同纠纷。另外,还要审查合同管理效果是否达到合法、规范、效率、效益的要求。
(二)过程参与式审计过程参与式审计是由专职内部审计人员对企业内部所签合同进行审计审签,参与监督合同管理的部分重要过程,实现合同审计审签的日常化。其审计的主要内容包括以下几方面:一是审“该不该签”,即对合同项目的可行性审查和效益性审查。应该检查合同项目是否列入年度计划,或经组织内有批准权的部门或领导批准;检查合同项目是否经过可行性研究或项目评估,其技术性、经济性是否达到了先进、合理;检查与立项有关的文件资料的真实性、可靠性;检查合同标的数量是否适当,企业的生产、经营能力是否能满足对方的要求,或者合同标的数量是否能满足企业的生产、经营的需求;检查合同履行时间是否充分考虑了企业的实际生产经营能力或实际需要。二是审“跟谁签”和“以什么样的价格签”,即对合同签约主体的选择和合同价格选择的合理性、适当性进行的审查。首先,对合同经办部门是否进行市场调研,是否采用了一定的合理方式确定合同主体和合同价格进行审查。其次,应对合同签约主体的合法性进行审查。当事人在订立合同时必须具有相应的民事行为能力。三是审“怎么签”,即对合同的形式、文本格式和合同条款进行审查。按照民法一般原则,合同属于不要式行为。审查时,首先注意合同形式是否符合法律、行政法规等规定。其次应审查合同文本的规范性。签订合同应当尽可能使用国家推行的示范文本,以保证合同条款的完备。对企业有特殊要求的,示范文本不能满足的,企业可以自行制定合同文本,但应向工商行政管理部门办理审批备案手续。对其他没有示范文本的,采用手写或微机打印的合同,要特别注意一式多份合同条款的一致性,防止被他人篡改内容,引起合同纠纷。在审查合同形式的合法性和文本格式的规范性后,要重点对合同条款的完备性进行审查。《合同法》规定,合同的内容由当事人约定,一般包括以下条款:当事人的名称或者姓名和住所;标的;数量;质量;价款或者报酬;履行期限、地点和方式;违约责任;解决争议的方法。因此,审计人员应当按照合同的性质,依据相应的法律、法规对合同条款进行认真审查,确定合同主要条款有无遗漏,各条款内容是否具体、明确、切实可行,避免因合同条款不全或过于简单、抽象、原则,给合同履行带来困难。
三、企业合同管理审计应注意的问题
造价设计工作的重要目的就是为了降低建筑施工中的成本,从而有效提高建筑单位的经济效益,提高资金的使用效率,节省社会资源。随着当前建筑项目的增多,涉及的资金规模也愈加庞大,对工程项目进行全方位的造价审计已经成为保障施工质量与施工进度的重要手段。建设项目中,合同管理是整个项目工程的重要组成部分,不断加强合同管理对于建筑单位的造价成本控制有着重要的作用。因此,对合同管理进行全方位的跟踪与控制,能够有效整合社会资源,提高施工效率。
一、合同管理对于造价审计工作的重要意义
(一)合同管理对于成本造价的明确界定
合同管理在整个施工项目中占据着重要位置,因此在合同签订时,合同中的信息包含着工程项目的各种信息。能否对合同进行有消息管理是项目设计工作成败的关键。合同的签订就意味着将对整个工程的各项造价进行确定,从而有效避免了施工阶段中的纠纷,各方对自己的职责进行明确,也能够在招标阶段进行科学、合理报价,有利于企业实际收益的提高。
(二)合同管理能够降低造价审计中的违约现象
在进行合同签订之后,合同双方已经在法律上建立了契约关系,需要双方进行合同的履行,来完成自己的职责与义务。加强合同的管理工作,能够有效控制施工过程中的成本问题[1]。因此,在造价审计工作中,合同的签订能够最大限度的避免造价审计的违约现象。
(三)合同管理对竣工验收的工程量审计具有重要作用
合同管理体现在工程项目建设的方方面面,在最后的竣工验收工作更是占据了重要的位置。工程量的审计工作对于工程的造价具有重要的影响,能否对工程量进行合理、科学审计关系到建筑单位的成本控制。因此,合同管理中对竣工验收工作进行具体的规定后,能够有效进行造价审计工作。
二、造价审计全过程在合同管理中的应用举措
(一)加强合同管理人员的队伍建设
合同管理对于工程造价审计具有重要的作用,因此就要求合同管理人员具有极高的专业素质,能够及时发现合同中出现的问题,并与合同的双方及时进行说明[2]。合同管理人员要对自身进行准确的定位,对于自己的职责有着深刻的认识。合同管理人员应该具有自己的职业操守以及良好的职业态度。建筑单位要积极培养合同管理方面的人才,可以采取内部挖潜与招聘两条线同时进行,建立属于自己的合同管理队伍,以加强对造价审计工作的有效控制,从而降低企业的造价成本。
(二)造价审计与合同紧密结合
在整个造价审计过程中,应该与合同进行紧密联系。造价审计主要包括在建筑项目决策阶段、设计阶段、招标阶段、施工阶段以及最后的竣工验收阶段。而合同管理又贯彻在整个施工项目中,因此造价审计人员要积极与合同管理人员进行密切合作,及时商讨合同出现的各种问题,并与管理层进行积极主动的沟通工作,确保施工过程中的成本造价降到最低。合同管理人员在工作过程中,要对合同中的造价及时与市场原料的变化相联系,及时与发包方进行联系,并加以记录,告知造价设计人员。
(三)造价审计工作积极贯彻落实合同条款中的规定
在进行相关造价审计工作时,造价审计人员对施工中存在的与合同条款不相符的施工作业时,及时与有关部门进行沟通,确定问题的来源。同时,敦促施工部门严格按照合同条款进行施工作业,严禁未经商讨的变更设计行为。造价审计是一项复杂的工作,尤为重要的是其贯穿工程项目的始终,这就对造价人员的素质提出了更高的要求[3]。所以,造价审计人员要对合同条款进行仔细学习,并积极与合同管理人员展开合作,共同促进工程项目的圆满进行。
(四)落实索赔管理中的成本造价问题
在进行施工过程中,出现合同的一方因未能对合同中的条款履行相应的义务而致使合同的另一方在经济上受到损失,这时就要启动相应的索赔程序。在索赔程序中,合同中也应该有着较为细致的规定。造价审计人员在与合同管理人员进行密切合作与沟通后,能够提出符合建筑单位利益的索赔意见,对成本进行有控制。
(五)严格控制后期竣工验收阶段的造价审计
在进行合同签订时,合同双方应该对竣工验收工作进行具体的规定。其中在竣工验收工作中,最重要的是工程量的审计问题,因此参与价款核算的审计人员必须与各个项目的负责人进行密切合作,保证工程量的审计的公正性与科学性。竣工验收工作的效果直接关系到企业的实际利润,因此合同管理就显得尤为重要[4]。只有在竣工验收工作中严格落实相关举措,合同管理对造价积极进行辅助与协调工作,才能够使得建筑单位的利润最大化。因此,就需要对后期竣工验收阶段的造价审计进行严格把关。
结语
造价审计工作的重要性不言而喻,同样,在整个施工建设中,合同管理起到了支配作用。造价审计与合同管理可以说是相互作用而又紧密联系的,因此需要造价人员与管理人员进行密切合作,共同提高施工质量与施工进度,从而有效降低生产成本,提高企业的经济效益,节约社会资源。在未来相当长一段时期内,建筑行业还会继续发展,但面临的挑战也会增多,这就需要管理人员审时度势,及时进行施工管理的调整,以促进企业的健康发展。
参考文献
[1]房艺.建设项目工程造价跟踪审计与合同管理探讨[J].城市建设理论研究(电子版),2014,(27):1101-1102.
[2]段琦.刍议工程造价审计的控制环节及措施[J].中国科技信息,2010,(21):53-55.
【关键词】
烟草商业企业;工程项目;合同管理;审计
一、工程项目合同管理审计简介
1.开展工程项目合同管理审计的意义。合同管理是工程项目管理的一个重要组成部分,在烟草商业企业的管理中发挥着极为重要的作用。开展工程项目合同管理审计的目的是为了进一步规范工程建设项目投资管理,充分发挥内部审计的监督、指导作用,促进工程建设项目有序进行,确保工程质量,保障企业利益。企业需要高度重视企业的合同管理工作,才能使合同管理更好地为企业提供保障,促进企业经济发展。
2.工程合同管理审计中存在的问题。根据工作实践,在工程项目合同管理审计中的问题主要体现在合同签订阶段和履行阶段。在合同签订阶段,主要存在合同签订要素不完整、合同文字用语不够准确严谨、合同条款不够规范全面、存在合同漏洞等问题,容易引起歧义和纠纷,最终造成企业经济损失。在合同履行阶段,存在的问题主要有:一是当合同履约过程中需要变更时未及时变更导致经济损失;二是未按要求发出书面信函致使正当权益得不到保护;三是应当行使的权力未有效行使,比如对承包人的违约责任的追责;四是对书面等具有法律效力的证据资料不够重视造成不良后果。
二、工程项目合同管理审计的要点
1.工程建设项目合同商务谈判阶段的审计。审计人员在工程建设项目合同商务谈判阶段的审计需关注以下五个方面。一是谈判前的准备工作是否充分,有没有具体的谈判方案和要求。二是参加商务谈判人员的构成是否具有代表性,技术、经济、质量、安全以及监理、咨询部门各方面的人员是否到位。三是有关专业部门和人员在进行商务谈判时,商谈的合同条款是否全面、合法、公允,与合同文件、招标文件和投标承诺是否一致,具体条款在合同中有无体现。对有争议条款的讨论是否充份明确,合同各要素的谈判是否全面,是否有未达成一致的意见。四是商务谈判是否按照相关程序进行。商务谈判过程是否做好记录并形成会议纪要存档备案。五是合同审批流程,抽检各审核环节合同审核情况,审计相关合同管理人员的签字是否齐备。
2.工程建设项目合同通用部分的审计。对工程建设项目合同通用部分的审计主要需关注以下七点:一是合同文件是否齐全,合同签署过程中的流程是否符合烟草行业和建设单位的相关规定。二是合同各方的主体单位是否具备法人资格,各种签章是否齐全,名称是否一致。三是通过当地建设行政管理部门进行招标监管的项目是否进行合同备案,备案合同与实际执行中的合同是否完全一致。四是合同额与中标金额、合同工期与中标人所递交的投标文件中承诺工期是否存在差异。五是合同条款是否完整,是否符合国家、行业和地方相关法律法规的基本要求。六是合同中的计价形式、洽商变更、清单错漏项及风险约定是否清晰,合同条款中合同款支付的方式和支付进度及合同履约等约定是否符合行业和建设单位的相关规定。七是合同中关于“违约责任”及“争议解决”的表述条款是否清晰严谨。
3.工程建设施工合同审计。工程建设施工合同的审计主要需要关注以下七个方面:一是施工合同是否就承包范围、结算方式、价差的调整、措施费及风险费、甲供材料和设备的价格、采保费、总分包之间的配合与责任、工程索赔以及工程变更部分价款调整等内容予以明确。二是施工合同是否明确总承包管理、配合、服务费计价原则;安全文明施工费应按照国家或省级、行业建设主管部门的规定、不得作为竞争性费用。三是施工合同中是否明确约定施工单位结算申报金额与审定结果对比当审减金额超过10%或地方规定最低比例时,超过部分审计费用由施工单位承担。四是施工合同中对工程进度款的支付是否符合行业和地方建设行政主管部门的规定。五是施工合同中是否明确履约保证金规定的比例、提供的方式、退还的时间及履约的责任和义务。六是施工合同中是否有变更洽商的计价原则和审批权限等条款,是否有调价的原则及依据。七是施工合同中廉政建设协议、专用账户共管协议、安全文明施工协议、文件整理移交及档案管理协议、工程质量保修书、预付款银行保函等合同附件的合法合规、合理及可操作性。
4.勘察、设计及其他咨询类合同审计。工程建设项目中的勘察、设计和其他咨询类合同是合同管理中不可或缺的组成部分,审计时需要注意:一是委托人对勘察设计完成时间的要求、委托人对勘察、设计工作内容、工作质量的要求等是否满足项目实际要求。二是设计合同中关于设计单位对于项目建设整个过程中技术的配合与支持是否到位,审计合同对于其酬金的支付是否与其提供的技术服务深度匹配,权责约定是否明确。三是其它技术咨询类合同委托人对受托人工作内容范围的要求、工作质量及提交工作成果时间的要求是否满足工程建设项目整体进度的要求,双方的权利与责任约定是否明确等。
作者:许名卉 单位:湖南省邵阳市烟草公司
在煤炭企业的经营过程中,合同管理风险指在合同的管理过程中,合同当事人一方或者双方利益损失或损害存在的可能性。风险贯穿于合同管理的整个过程,涉及到合同管理的各个方面,既存在合同自身产生的风险,也包括外部因素导致的法律风险,这些风险的存在严重制约着合同标的的实现,同样也制约着煤炭企业经济效益的实现。
(一)合同准备阶段的风险
一是合同策划风险,主要体现在:合同策划的目标与企业战略目标或者业务目标不一致;故意规避合同管理的相关规定,如将需要招标管理或需要较高级别领导审批的重大合同拆分成标的金额较小的若干不重要的合同。二是确定合同对象的风险,主要体现为:将不具备履约能力的对象确定为准合同对象;将具有履约能力的对象排除在准合同对象之外。三是谈判风险,主要表现为:对合同标的、产品的数量与质量、技术标准、价款的确定与支付方式、履约期限、地点及方式、违约责任的承担方式、争议的解决方式和地点等涉及合同内容和条款的核心部分,乃至关键细节等忽略或做出不当的让步,可能导致企业权益受损;对可能存在的不符合国家产业政策和法律法规要求之事项的忽略。
(二)合同签订阶段的风险
一是合同文本风险,这种风险主要表现为:合同内容和条款可能存在不合理、不严密、不完整、不明确或表述不当,可能导致重大误解等问题;合同内容违反国家法律法规或国家产业政策等。二是审核风险,主要表现为:合同审核人员未能发现合同文本中的内容和条款不当的风险;虽然发现了问题但未提出恰当正确的修订意见的风险;合同起草人员没有充分考虑合同审核人员提出的改进意见或建议,导致合同中的不当内容和条款未被纠正等。三是合同正式签署风险,主要表现为:超越权限签订合同;合同印章管理不当,为不符合管理程序的合同加盖了合同印章;签署后的合同被篡改等。
(三)合同履行阶段的风险
一是合同相对方履约能力降低或丧失的风险。在煤炭经营中,由于受到市场经济形势、政策法规、客观环境的变化与影响,与其相关的合同相对方的履约能力是不断变化的,往往会出现对方履约能力下降或者丧失的可能性,从而对煤炭企业的经营造成影响。二是合同变更或转让造成的风险。这种风险主要表现为:应当变更合同内容或条款但未采取相应的变更行为;合同变更未经相应的管理程序,导致合同变更行为不当或无效;合同转让行为未经原合同当事人和合同受让人达成一致意见,使合同转让行为无效;合同转让未经相应的管理程序,导致合同转让行为不当或无效等。三是瑕疵履行带来的风险。在合同履行过程中,市场、价格等因素会发生变化,但由于违约责任约定不明或责任较低,违约所获得的利益大于违约责任的代价时,对方就可能降低履约质量或者直接违约,从而给合同履行带来风险。
(四)合同履行后的风险
一是履约完毕后对合同相对方及合同执行情况的评价存在的风险。对合同相对方分析评价客观真实的缺失,给以后合作埋下长期的法律隐患;在合同执行评价中未进行全面与重点相结合,造成评价失真。二是合同归档保管的风险。合同保管不善或丢失,涉及当事人在诉讼中可能面临提供证据不充分不足、不能提供原始证据、非原件证明力不被采信等举证风险,导致不利甚至败诉的后果。
二、内部审计参与企业合同
管理的责任内部审计,作为企业内部控制的重要手段,在完善企业合同管理、控制风险方面发挥着重要的作用,内部审计应该充分发挥这一优势,积极参与企业合同管理,担负以下具体责任:
(一)监督防范责任
内部审计通过参与合同谈判、审核合同文本以及查阅合同履行结果,充分发挥其监督职能,分析判断合同管理各个阶段的风险,在准确及时识别合同管理风险的基础上,坚持原则,反映问题,规避防范,扎实做好本职工作,担负监督责任。
(二)总结评价责任
无论是管理审计还是经济效益审计,内部审计都会围绕着经济合同执行情况的评价开展工作。对于煤炭企业合同风险的阶段构成、形成原因、损失程度作出分析,根据不同风险严重程度逐级排序,为下一步的风险处理提供决策基础。内部审计须加强自身人才队伍建设,具备专业化系统化的评价方法,科学有效地担负起风险评价的责任。
(三)咨询服务责任
咨询服务是现代企业内部审计的创新功能,也是内部审计转型的重要方向。由于企业管理的最终目的是要对风险的相关因素采取措施,识别、化解和转移风险,规避防范,分担和降低风险损失的影响,合同管理风险的应对也同样如此。煤炭企业内部审计应抓住这一转型机遇,积极拓展企业内部咨询服务业务,关注并参与到企业合同管理风险的应对工作中,积极主动地在合同管理中提供帮助、健全管理,更好地履行咨询服务责任。
三、内部审计参与企业合同风险管理的路径
(一)重大合同审计制度化
无论是煤炭生产企业还是煤炭贸易企业,其经济活动大都以合同的形式予以体现和实现。重大合同涉及企业的战略规划、发展策略以及经济效益,合同条款众多、金额巨大,稍有异动就会对企业的发展产生严重影响。因此,建立重大合同审计制度,内审部门既担负起了监督的责任,也发挥了参谋的职能,能够更好地实现内部审计由事后审查到事前预防的职能转变。
(二)合同风险预警及时化
在对煤炭企业合同进行内部审计的过程中,当发现重要的合同风险比如合同主体不具备履约资格、合同相对方财务状况不佳以及诚信缺失、合同个别条款变更后致使合同目标无法实现等情况,内部审计部门应按照审计制度及时提醒业务负责人及公司高级管理者,并在预警的同时,积极配合相关部门做好应对方案,将损失降低到最小,以保障企业的经济利益。
摘要:合同管理全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始,直至合同失效为止。不仅要重视签订前的管理,更要重视签订后的管理。系统性就是凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理。动态性就是注重履约全过程的情况变化,特别要掌握对自己不利的变化,及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止。对于企业的会计核算来说是一个重要的方向,所以做好合同审计是会计事前监督的根本保证。
关键词:合同管理审计方法会计事前监督途径
0引言在项目管理中,合同管理是一个较新的管理职能。在国外,从二十世纪七十年代初开始,随着工程项目管理理论研究和实际经验的积累,人们越来越重视对合同管理的研究。在发达国家,八十年代前人们较多地从法律方面研究合同;在八十年代,人们较多地研究合同事务管理(Contract Administration);从八十年代中期以后,人们开始更多地从项目管理的角度研究合同管理问题。近十几年来,合同管理已成为工程项目管理的一个重要的分支领域和研究的热点。它将项目管理的理论研究和实际应用推向新阶段。在市场经济条件下信息瞬息万变。如果经济业务执行前期出现失误,将会造成无法弥补的损失和影响,轻则影响效率和效益,重则违反国家法律法规。但如果在经济业务发生之前加以必要的会计监督,充分发挥会计人员的专业优势,则能够有效地规避这种现象的发生。这就是会计事前监督的意义。
1企业合同管理审计的方法与内容根据企业的管理模式和要求、合同数量的多寡、内部审计机构资源等的不同,合同管理审计可以采取项目管理式审计和过程参与式审计两种模式。
1.1项目管理式审计项目管理式审计是有重点、有目的地将合同管理纳入年度审计计划,形成特定审计项目,并实施相应审计程序的审计模式。项目管理式审计主要审查合同的管理是否规范、有效,其主要内容包括四个方面:一是合同管理机构或管理网络的审查。企业的合同管理应首先建立健全管理机构或管理网络,审计时应着重审计企业合同管理机构或管理网络的设置是否合理;各机构之间的分工和职责是否明确,上下左右关系是否协调;组织最高领导层与合同管理机构及各个机构之间、各机构相互之间的信息交流是否充分;合同管理流转是否科学、有效;相互之间的控制是否有效;合同的履行是否受到定期检查等合同。二是管理人员素质的审查。企业合同管理人员的素质关系到企业合同管理工作的优劣,必须重视对合同管理人员素质的审查。
首先应审查合同管理人员是否具备专业知识;其次应审查合同管理人员是否熟悉企业的内部运作流程和外部信息。此外,还应审查其是否具有较强的组织能力和协调能力,敏捷的洞察、分析能力,严密的逻辑思维能力,较强的责任心等。三是合同管理制度的审查。首先审查合同管理制度是否健全,尤其是一些重要的合同管理制度是否是根据企业实际而制定,包括:合同归口管理和分类专项管理制度、合同示范文本制度、合同授权委托制度、合同的审查制度或审计审签制度、合同的鉴证、公证制度、合同专用章管理制度、合同台账制度、合同档案制度、市场调研制度、大件大宗企业采购(包括物资、服务、工程等)或资产处置的制度。在对合同管理制度的健全性进行测试和评价后,还应对这些制度的执行情况进行检查。四是合同执行结果和管理效果的审查。主要审查合同内容是否得到全面、严格地履行;审查有无合同违约、违约的原因及违约处理结果,如对方违约,是否及时组织索赔;如本方违约,责任人是否向分管领导提交书面报告,经审批后办理赔偿手续,并追究相关责任;协商不成的合同纠纷是否及时上报上级领导和法律部门,通过申请仲裁或向人民法院起诉解决合同纠纷。另外,还要审查合同管理效果是否达到合法、规范、效率、效益的要求。
1.2过程参与式审计过程参与式审计是由专职内部审计人员对企业内部所签合同进行审计审签,参与监督合同管理的部分重要过程,实现合同审计审签的日常化。其审计的主要内容包括以下几方面:一是审“该不该签”;,即对合同项目的可行性审查和效益性审查。应该检查合同项目是否列入年度计划,或经组织内有批准权的部门或领导批准;检查合同项目是否经过可行性研究或项目评估,其技术性、经济性是否达到了先进、合理;检查与立项有关的文件资料的真实性、可靠性;检查合同标的数量是否适当,企业的生产、经营能力是否能满足对方的要求,或者合同标的数量是否能满足企业的生产、经营的需求;检查合同履行时间是否充分考虑了企业的实际生产经营能力或实际需要。二是审“跟谁签”;和“以什么样的价格签”;,即对合同签约主体的选择和合同价格选择的合理性、适当性进行的审查。
目前,医院每年需要签订的合同数量很多,每次签订前必须经过审计部门审核。由于各单位提供的合同五花八门,有关部门要逐一对合同条款进行审核,条款不全的要退回给业务部门,由他们退给供货方进行修改,往往来回好几轮,浪费时间,效率低下,也常因为合同签订不及时,影响了工作的正常开展。为了提高工作效率,降低合同风险,北京小汤山医院内审部门以标准合同范本为基础,聘请医院法律顾问以及相关部门共同参与,修订合同条款,并不断进行补充完善,制定出了适合自己的各类经济合同模板。我们在经济合同审计工作中发现,虽然医院签订的合同种类、数量繁多,但是大多数经济合同可以分为采购类、工程类、服务类、信息软件四大类合同。我们根据上述四类合同的特点,又进行了小类的细分,同相关的合同管理科室协商、寻找最适合的标准合同范本,然后根据医院自身的具体情况和要求,制订出我们医院的合同模板,经过医院法律顾问修订、把关后,确定最终的合同模板在全院推行。(1)采购类合同:北京小汤山医院依据北京市政府采购中心网站公布的政府采购文本为范本,确定了医院医疗设备采购合同、其它设备协议供货合同两类合同模板。医疗设备采购合同模板主要应用于医院经过公开招标采购的医疗设备;其它设备协议供货合同模板主要应用于北京市政府统一招标采购目录内的办公设备、家具等。这类合同北京小汤山医院重点约定了付款方式、违约条款、争议解决方式以及售后服务的具体条款。(2)工程类合同:北京小汤山医院依据北京市建设工程施工合同范本和北京市建设小型工程施工合同范本,确定了医院建设施工合同和小型工程施工合同两类合同模板。建设施工合同模板主要应用于医院经过公开招标采购的大型工程,以及北京小汤山医院30万元至100万元未经公开招标的工程;小型工程合同模板主要应用于30万元以下的小型、零星修缮工程。这类合同我们主要约定了人工费、材料价等引起合同价款变更、工程量的确认、垃圾清运、安全施工以及工程结算审计的具体条款。另外,与大型工程相关的工程设计合同和工程监理合同也都参考合同范本确定了适合我们医院的合同模板。(3)服务类合同:此类合同比较繁杂,我们又划分了如下小类:物业类:保安服务合同、医疗垃圾清运合同、液化石油气供应合同、园林养护合同、化粪池清掏合同等;维保类:大型医疗设备(如核磁、CT)的维保合同、电梯维保合同、自动门维保合同等;委托类:招标委托协议、工程咨询合同等。委托类基本上都有可参照的合同范本,但是物业类和维保类合同则要根据各自特点确认合同条款,我们也是在实践中逐步摸索、改进、完善了这两类合同模板,提高了审计效率。总之,服务类合同主要以向医院提供服务为主,所以我们重点审核、约定的是服务响应时间、服务达到的标准以及与之相对应的违约条款。当然,如果能够达成“先服务,后付款”,则给此类合同加上了一道双保险。(4)信息软件类合同:这是比较难以寻找合同范本的,并且我们目前的大部分审计人员对信息技术还是处于一知半解的状态,所以我们在建立这类合同模板是最谨慎的。我们把这类合同大致分为两类:一类是信息技术类,比较偏重于服务类合同;另一类是软件类,比较偏重于采购合同。根据医院特点,我们关注的重点是运行、验收、服务响应等条款。需要注意的是,建立合同模板不能将“官网”上提供的“合同范本”全盘照搬,必须结合医院的具体实际情况,根据经济合同审计的实践经验,经过与相关部门和法律顾问共同探讨、协商、修改之后确定。并且,合同模板不是一成不变的,要适应医院形势的新发展,不断持续改进经济合同模板。使用经济合同模板后,在进行经济合同审计时,审计人员就可以把主要精力放在审核合同与模板的一致性以及对方承诺的具体条款上,公开招标和政府采购的合同由于已经完成了资质审核,如果是这类合同,对方资质也不是审计重点,未经招标的经济合同,还要把对方资质文件的审核作为重点之一。这样,既利于内部审计部门提高对经济合同签订阶段的审计效率,同时业务部门签署合同也变得比较简单,大大提高了工作效率。
2、建立合同会审流程,提高医院合同管理的规范化
根据医院的实际情况,建立横向与纵向相结合的最佳合同会审流程,各部门各负其责,提高经济合同的签订效率。横向是指任何一份经济合同的最终签订都需要多个部门的团结协作,举例来说,医院要签订医疗设备的采购合同,那么就需要医疗设备的使用部门、设备管理部门、财务部门、审计部门对合同进行层层会审,有的比较重要的合同还要经过医院的法律顾问复核,才能最终签订合同,如果在这个层面上实行纵向审核,那么按照每个部门两个工作日审核完毕来计算,再加上与供货方协商修改合同的时间,那么一份合同的定稿大约都需要两周以上,这种合同审核的流程对合同内容的审核是严谨的,但是明显的效率比较低下,不利于医院动辄几百份合同的有效签订。为了提高经济合同审核的效率,促进医院经济合同的管理,我们医院结合各部门业务管理的特点,由相关部门共同探讨,根据各部门在经济合同审核过程中担当的职责,摸索出简单高效、横向与纵向相结合,适用于我们医院的经济合同会审流程。另外,对外签订的经济合同属于医院“三重一大”事项的,必须经医院领导班子集体讨论并形成书面意见之后签订。最后,由合同管理部门核对各项手续是否齐全后,加盖医院经济合同专用章,完成经济合同的签订。不难看出,医院的审计部门在经济合同的审核中是非常关键的部门,需要审核合同的全部条款以及对方资质。必须指出的是,审计部门虽然要审核合同的全部条款,但是设备参数、附件配置和售后服务应当以设备使用科室的意见为主,合同的付款条款应当以财务部门的意见为主,这些应当在合同审核职责分工中明确说明。审计部门不能大包大揽,审计人员也不是万能的,一定要在“合同审计建议书”中明确内审的责任,注意规避自己能力所不及而形成的审计风险。
3、招标文件审计与合同审计相结合,将经济合同管理的关口前移
近几年,随着国库集中收付改革和政府采购改革的不断深入,各医院的大额资金支出基本上实现了招标采购这种形式。目前,北京小汤山医院50万元以上的货物类、服务类采购和100万元以上的工程,无论资金来源是财政资金还是自有资金,全部实现了公开招标采购。北京小汤山医院在对经过公开招标的货物类、服务类、工程类等合同进行审计时发现,这些即将签订的合同即使存在一定的漏洞或风险,审计人员提出的合同审计意见有时也不能被采纳,因为在公开招标期间发售的招标文件内有合同样式,这些合同样式有时并不是医院的合同模板或标准的合同范本,特别是大型工程合同,中标方会以“需要到市建委备案,不能更改合同”为由拒绝修改合同。所以,在对中标后的合同进行审计时,审计人员发挥的职能只能是审计其与招标文件内的合同的一致性,以及招标采购内容与中标方的投标文件的一致性。为了实现医院利益的最大化,内部审计在公开招标采购的程序中进行“关口”前移,也就是在招标文件定稿、发售前,由审计人员对招标文件内的合同进行审计。招标文件内容中一般单独设立“合同”一章,根据招标协议,招标方即医院对招标文件负责,所以医院可以结合实际情况要求使用恰当的合同模板,并在此时把对招标内容的特殊、合理要求写入“招标文件”。例如医疗设备招标采购,医院要求供货方提供三年的维保,就可以在招标文件内的“合同”中明确。把医院的要求明确、全面地写入招标文件,就会避免合同签订时的许多矛盾。当然,为了确保招标文件的质量,如果医院已建立的合同模板仍不能满足个别招标文件的要求,那么就应当参照合同会审流程,启动招标文件的会审程序。通过公开招标确定中标方后,就要在规定的时间内签订合同。由于医院已经在前期做足了“功课”,在这个合同签订阶段,审计人员只需重点审查拟签订的合同与招标文件内的合同是否一致,中标方在投标文件内的各项承诺是否均已在合同或合同附件内明确等个性化条款。
二、事中控制———经济合同执行中的内审工作
经济合同签署完毕后,医院内部审计部门的工作并没有结束,要对大额的、重要的经济合同进行延伸审计,对执行中的经济合同进行审计监督。在经济合同的执行过程中,为了维护合同的严肃性,医院内部审计部门可以根据合同的重要性、执行期限等,设计合同执行情况的检查表,对重点合同执行情况进行1至2次的抽查,以提高医院经济合同的执行力,促进医院经济合同执行的标准化。首先,根据各类经济合同内容的特点,设计《合同履约情况调查表》。采购类“合同履约情况调查表”的设计要重点放在设备或物资的交货时间、质量、安装、验收、保修等方面;工程类合同则要比较复杂,大、小工程的“合同履约情况调查表”也要各有侧重,隐蔽工程验收、工程洽商变更、主要材料认价、工程款拨付、竣工验收等方面是必须要关注的;服务类合同一般涉及金额不大,审计人员可以从已签订的服务类合同中,抽查几份金额较大的,如核磁维保合同、保安服务合同等,个性化设计不同的“合同履约情况调查表”;软件信息类“合同履约情况调查表”的设计要突出软件运行效果、操作培训、服务响应时间以及升级服务等方面。医院内审人员要以各类合同为基础,从实际出发,下功夫设计出切实可行的“合同履约情况调查表”,这是对经济合同进行事中控制的前提和有效手段。以医疗设备采购合同为例,我们结合医疗设备采购合同具体条款的。其次,选取具有典型意义的各类合同,选择恰当的介入时期,深入到合同执行部门,检查各业务部门在合同执行过程中存在的问题。采购类合同可以选择设备或物资验收期间,工程类合同要根据工期的长短选择适当的时间检查,服务类合同可以选择服务过半的时期,软件信息类合同则可以选择软件安装并运行一段时间后审核合同执行情况。医院内审人员可以根据预先设计好的《合同履约情况调查表》,实事求是地一一对照进行检查,对于未执行或者未完全执行的条款,要查明未能执行的原因,在表中描述清楚;对于检查中出现的特殊情况,也要在表中的空白行明确记录。最后,将《合同履约情况调查表》进行分析汇总,对于合同执行中出现的重大问题及时向部门负责人进行风险提示,必要时向医院主要负责人进行汇报,避免问题进一步恶化。例如,采购类合同中,对于个别超期供货甚至不能供货的单位,应尽快通知招标机构没收中标方的投标保证金,并根据合同条款进行相应的罚款,或者双方在自愿的基础上以书面的形式签署补充协议,变更或解除合同。在合同履约情况的抽查过程中,审计人员不要以监督、检查者自居,遇到问题应当多听取业务部门的意见,遇到不同意见,要条分缕析,采取综合分析的方式,尽可能与合同执行部门协商一致,提出具有可操作性的合理化建议,帮助业务部门提高经济合同的执行水平。
三、事后评价———经济合同履行完毕后的内审工作
经济合同履行期满以后,就涉及到合同的终止了。合同终止了,医院的内审工作并没有结束,因为设备采购合同的供货方有的会承诺两年,甚至更长一些的质量保证期,而工程一般也有2—5年的保修期,但是合同中往往却约定质量保证金一年后无息退还,所以一年之后,质量保证期的服务就是“盲点”,甚至有的供货方或施工方根本不在乎那5%的质量保证金,拿到95%的合同价款后就“神龙见首不见尾”了。那么,审计人员就有必要对“盲点”期间的设备售后服务、工程维保服务等情况进行追踪评价,验证医院合同执行部门对合同后期管理的效果性。首先,合同的评价体系是依靠多部门联动建立起来的,医疗设备采购合同的评价需要综合设备使用科室、设备管理科室、财务部门,以及患者对医疗设备治疗或检查效果的满意程度,其中设备使用科室的评价比重应当略高,突出医疗设备的性能指标;服务类合同的评价需要综合主管职能部门、财务部门,受众群体的满意程度,受众群体可能包括医院职工和患者,其中受众群体的满意度应当占据绝对分值,服务对象的肯定是对服务提供方的最好评价;工程类、软件信息类合同也是如此,既要综合相关部门、相关人员的评价意见,又要客观地划分出评价重点,不能把各类合同的评价指标都一概而论。其次,合同评价的主要方式有合同履约评价表和满意度调查表等。合同履约评价表和满意度调查表的设计要多部门配合、群策群力,并且要在实际应用中不断修订、改进,直至成熟完善。例如医疗设备采购合同的履约评价,医疗设备使用科室对设备的性能、培训、售后服务以及患者的评价最有发言权,合同履约评价表和满意度调查表的内容要充分听取他们的意见。一份客观明确、操作性强的合同履约评价表和满意度调查表是合同履约评价成功的一半,医院也可以在合同评价表和满意度调查表的设计阶段引入专业的中介服务机构。最后,审计人员要把已完成的合同履约评价表和满意度调查表进行汇总、分析。通过全面客观地评价,医院可以对设备的供货方、服务的提供方、工程的施工方有一个比较鲜明的认识。依据评价结果,医院可以把诚实守信、服务到位的企业设立成“最佳合作企业名录”,把欺上瞒下、敷衍了事的企业放入“黑名单”。这项评价工作,有助于验证医院在合同管理方面达到的效果,有助于医院在选择合作企业时提高决策的效率。
经济合同审计是指由审计部门对经济合同的签订、执行过程和结果进行的审计监督、检查、评价和咨询活动。企业合同管理审计是改善企业内部管理水平,预防和降低经营、管理风险,维护企业的合法权益,促进企业价值的增加及目标的实现。油田企业经济合同审计开展多年,在新经济形势下,经济合同审计工作如何开展才能发挥出更大的作用?
一、“管理+效益”理念融入经济合同审计中
管理效益审计,是以审查评价实现经济效益的程度和途径为内容,以促进经济效益提高为目的所实施的审计。审计的主要对象是生产经营活动和财政经济活动能取得的经济效果或效率,它通过对企业生产经营成果、基本建设效果和行政事业单位资金使用效果的审查,评价经济效益的高低,经营情况的好坏,并进一步发掘提高经济效益的潜力和途径。
内部审计要立足于为决策、管控、效益服务,真正把内部审计融入到日常管理的全过程之中,在新的经济形势下经济合同审计向管理效益审计延伸,将对油田公司实现持续稳定健康发展提供坚强有力的审计保障。
二、创新合同审计方法,全过程参与提高企业经济效益
在审计过程中,我们要把审计的侧重点放在事前预防、事中控制和事后监督上面,最大限度地预防和降低经营风险,解决问题。要选准审计的重点内容和事项,找到切入点,从中发现内部控制的薄弱环节和失控点,有针对性地运用审计方法,多角度地分析问题产生的原因及后果,捕捉改进企业各项经营管理的信息,推动企业发展。
1.事前预防,制止无效益经济合同的签订
签约前审计环节开展管理效益审计,可发挥前瞻性作用,避免企业效益流失。严格资质审查,对方的主体资格是否合法,签订合同的当事人是否有签订该合同的权利。各类合同资质审计重点不同:买卖合同审查采购物资是否与营业执照经营范围一致,油田强制认定产品有无产品质量认可证书;工程合同审查营业执照、准入证、建筑业企业资质证书,是否存在超资质签约,并对施工单位进行实质性考察,杜绝没有施工能力、资信差的企业进入油田市场,从而能够在一定程度上保证施工质量。严格计划审查,重点审计合同项目立项决策的正确性、可行性,项目可行性研究论证是否充分,可行性研究报告审批程序是否合规;项目的具体设计和投资计划是否具有经济性;研究项目的投资价值;审查项目概算;审查签订经济合同的必要性。
2.事中控制,全过程参与严格质量审计
买卖合同要对到货物资进行审计监督,检验供应商是否按合同约定供货,审查管理部门是否执行了相关管理制度。按合同认真核对名称、规格型号、品牌等,防止供货商弄虚作假、以次充好;工程合同要加强全过程跟踪,重点关注工程是不是按照设计施工的,有无设计变更以及有关部门的设计审查资料,关注工程用料的质量。事中环节进行跟踪审计监督,对发现的问题及时提出整改意见,并监督整改意见的落实情况,保证工程质量,达到降本增效的目的;技术合同关注是否按合同要求提供了优质服务,是否达到了合同约定的考核指标。
3.事后监督,严格价款审计
经济合同履行完毕,价款审计是结算前审计的重中之重,应现场核实与合同约定的相符性,应采取市场调查法、同类产品比较法、成本定价法等多种方式进行审计,提高企业经济效益。事后环节管理效益审计应关注项目是否达到设计能力;项目投产后实际的市场反映和具体产出效果,提出改善经济效益的建议;关注项目资金使用的合规性和有效性,审查资金是否专款专用;审查项目结算是否合规,有无多计多付工程款的问题。
三、几点建议
1.提高认识,重点开展管理效益审计。要求审计人员熟悉了解企业生产经营过程,掌握企业在各个发展阶段的工作中心,要突出重点,选准项目,力争以点代面。促进企业加强管理,提高资金使用效益,力求审深、审透,探索效益审计的新路子。在审计方式上,把事前、事中、事后审计结合起来,对重大项目,要实施全过程的跟踪审计。随时发现这些重大建设项目在决策、立项、施工管理等环节存在的问题,及时提出整改意见,做到防患于未然。
2.建立管理效益审计制度。通过理论研究和实践探索,形成具有中国石油特点的管理效益审计模式,基本建立起管理效益审计制度。从审计的依据、立项、程序、方法、证据的收集、评价标准的选用、审计报告等诸多方面对效益审计提供具体业务指导,为进一步深化效益审计工作提供制度保障。
3.加强培训,改进审计技术方法,提高审计能力。一是加强各类法律知识的培训和学习。二是有针对性地举办工程结算审计培训班,使财务人员掌握工程造价的基本理论和审计方法。三是进行有关效益审计理论和实践的培训。四是学习新的审计技术和方法,特别是利用计算机辅助审计技术,将信息技术与审计业务相结合,将数据审计与系统审计相结合,将传统方法和技术创新相结合,提高审计的效率和效果。
审计项目审理是新颁布的《审计法实施条例》对加强审计质量管理的新要求,做好审计项目审理工作,对全面提高审计质量具有重大意义。建立健全审理机制,着力实现对审计项目从审前准备到审计结果全过程的质量控制和风险防范,为审计机关依法行政、规范履责提供了有力的法治保障和服务。
一、建立健全审理机制,努力提高审计质量
1.建立制度,规范操作。《审计法实施条例》明确规定审计机关实行审理制度,标志着由简单的审计复核向法定的审计审理转变。为了全面推行审计项目审理。应该学习参考借鉴审计署、审计厅有关审理的试行办法,主动到上级审计机关学习请教,广泛收集研究外地和区内审计机关的经验与做法,制定符合我区的《审计项目审理办法》,使我局的审计审理工作有法可依、有章可循,为规范审理行为提供了制度保证。
2.提高审理人员素质,强化审理机构人员配置。一个高效率的工作机构,需要高素质的人来完成。所以,选齐、配齐高素质的审理人员极为重要。审计机关可以通过学习和培训,丰富审理人员的专业知识,提高审理人员的业务技能,以应对不断深化和提高的审计项目审理工作要求。审理工作任务重,责任大,对审理人员的“质”和“量”要求都很高,所以,审计机关应从多方面对审理工作进行适当倾斜,健全机构,保障审理资源。要从专业资质、工作经历、业务素质等方面考虑,做好专业审理人员的选配工作。
3.制定激励机制。审计机关应结合审理工作实际制定相关制度,将审理情况和审计项目质量考评结果纳入审计机关工作目标考核。审理人员在实施审理过程中应对每个审计项目完成情况进行量化考核和打分,将考核结果纳入个人及股市考核中,表彰先进,树立典型,督促后进,明确责任,注重实效,调动审理人员的工作积极性,吸引优秀的审计人员到审理部门工作。
二、全程控制,做实审理,提升审计质量
审理机构应根据审计质量控制的实际情况,将审理工作的着力点前移,在审计实施过程中增加必要的审理程序,增加在审计现场的审理时间,增强对审计过程的质量控制,提高审计实施过程的质量控制水平。实行审计项目审理,不仅要对审计结果类文书进行审理,还要对审计过程进行审理;不仅要审核审计结果类文书反映情况的事实表述是否清楚、适用法规是否准确、处理处罚是否恰当,还要通过审核审计证据的适当性和充分性,分析判断审计结论是否准确。
1.审理前置,实现有效的事前控制。根据审计项目审理的主要内容,对审计实施方案进行审理,一是审查审计实施方案编制时是否经审计组所在部门负责人审核、是否报审计机关分管领导批准,遇有应当调整审计实施方案的情形时是否按规定报审计组所在部门负责人批准或报经审计机关分管领导批准。二是审查审计实施方案在审计目标、审计内容和重点、审计步骤和方法等方面是否与工作方案保持一致。三是审计实施方案,编制程序是否合规,内容是否符合审计准则要求。这样,通过审前阶段的审理,在一定程度上及时纠正审计程序不合规等问题。
2.深入现场靠前指挥,实现有效的事中控制。为规范审计文书格式和内容,确保审计记录的完整,在审计项目实施过程中,法制部门和审理人员还将审理关口向事中延伸,提前了解现场审计相关情况,适时为审计人员提供法律法规咨询服务,答疑解惑,通过跟进服务,提高了审理意见的准确度。一是检查审计实施方案的执行情况,是否与实际工作脱节,二是审阅审计人员编制的调查了解记录、审计工作底稿和重要管理事项记录等审计记录的格式和内容是否规范、完整,底稿和证据是否相符,审计记录是否涵盖了实施方案确定的重点内容,审计事实的表述是否清楚,对违纪违规问题所适用的法律、法规、规章是否准确。三是对审计证据,主要检查证据所反映的内容是否是被审计单位账面或有关资料的原始记载,是否是客观存在的事实,与待证事实是否有逻辑上的必然联系,取证材料能否充分证明审计事实的存在,是否以合法的程序和形式取得审计证据。
3.定期开展审理会议制度,实现有效的事后控制。一是要通过参加审计组成员的讨论会或参与对被审计单位交换意见,充分听取审计组成员和被审计单位申辩的情况,确保审计查证事实的客观、公正和准确。二是通过查阅审计证据、审计记录、审计报告征求意见稿、被审计单位的反馈意见、审计组对反馈意见的书面说明以及业务部门的书面复核意见和代拟的审计结果类文书等资料,并询问有关审计人员,重点审理项目档案材料是否齐全,审计实施方案确定的审计内容和重点是否完成,审计查出的被审计单位违反国家规定的财政财务收支行为以及对审计结论有重要影响的审计事项,是否编制了审计工作底稿并写入审计报告中,其他事项的审计过程和结果是否在审计记录中有完整的记载,定性及处理处罚依据是否恰当。三是审理人员要在全面审理的基础上,根据审理发现的问题与审计组有关人员进行沟通,并将与审计组的不同意见以及需要补充、完善或修改的方法措施等进行归纳后,提出审理意见,出具审理意见书,之后,通过召开审计业务会进行审定。必要时,审理人员要直接修改审计结果类文书。这样,通过现场审计结束后的审理,就可以减少和纠正审计事实表述不清、定性及处理处罚的法律法规依据不恰当、案卷材料不齐全等问题,从而可基本达到审结卷成。
三、“打造精品”,不断提升审计成果
肾绞痛是泌尿系统非创伤性常见的急腹症,其常见的发病原因是由较小的肾、输尿管结石在肾盂或者输尿管内移动,引起泌尿系平滑肌的强烈痉挛所致。临床症状表现为肾区阵发性剧烈疼痛、沿精尿管移行方向引起下腹痛,常俘有会、放射痛。由于起病时间急,疼痛程度重,常反复间歇发作,易引起机体复杂的生理和心理改变[1]。肾绞痛发作时首要是控制症状,以往治疗多采用654-2、阿托品或黄体酬等解痉止痛药物治疗,但仍有部分效果不佳。2012年7月~2013午6月,我科采用地佐辛治疗肾绞痛40例,经过精心护理,效果满意,现将护理体会总结如下。
1资料与方法
1.1一般资料 本组80例,随机分为治疗组40例和对照组40例,治疗组男性25例、女性15例,年龄22~75岁,平均年龄43岁:肾结石10例、输尿管结石30例;对照组男性24例、女性16例,年龄20~74岁、平均44岁,肾结石11例、输尿管结石29例。所有患者均行泌尿B超、腹部平片、尿常规等检台,结合临床表现、排除其他急腹症后确诊为肾绞痛。两组一般资料比较无统计学意义(P>0.05)。
1.2方法 两组均给予黄体酮等常规治疗,治疗组在此基础上加用肌肉注射地佐辛针10 mg,时间需要>5 s。按时间段记录镇痛效果、显效时间与不良反应等。
1.3疗效评定标准显效 用药15 min内疼痛消失或基本消失;有效:用药30~60 min内疼痛减轻或疼痛基本消失;无效:用药后60 min疼痛无明显减轻。
2结果
治疗组40例中显效36例,有效3例,无效1例; 对照组 40例中显效20例,有效10例,无效10例。应用K检验(P
3护理
3.1心理护理 肾绞痛起病急,发作时常伴有恶心呕吐,尿频尿急,腰痛发热等症状,程度重,易反复发作。患者常表现紧张、恐惧,疼痛间歇期又显得焦虑、担心再次发作。因此,①护士通过详细的入院评估了解患者的心理状态,根据不同情况及患者的文化层次采取不同的语言告知患者肾绞痛的发生机制以及减轻疼痛的方法.并解释地佐辛治疗机制及可能出现的副反应,使患者消除思想顾虑,增强战胜疼痛的信心。②对心因性疼痛的护理,可以采用言语诱导,即用恳切语言暗示,肯定当时采取治疗的效果。使患者产生肯定的心理定向。并和患者建立感情,取得信任,同情、安慰和鼓励患者,稳定患者情绪,消除紧张、恐惧心理逐步建立相互信任的护患关系,使患者消除顾虑,保持愉快的情绪,可提高痛阈,减少对止痛药物的依赖,并能耐心陪合检台和治疗。
3.2药物治疗的护理肾绞痛是急珍常见的急症,患者常因疼痛难忍,快速给予镇痛处理是治疗原则之一[2],需要解痉、止痛药物,如黄体酮、阿托品、654-2、地佐辛等。护理上应严密观察给药后机体反应,观察症状有否缓解,同时监测尿景、体温和腹部情况。注意观察尿液颜色及根据尿检结果确定有无尿路感染,必要时给予止血、抗感染等治疗。
3.3碎行治疗护理 肾绞痛一般采取内科保守治疗,在结石较大,上述治疗无法解除病痛的情况下,必须考虑行EswL[3]或输尿管镜碎石[4]等方法。护理的任务是与患者沟通,向患者告知治疗的重要性以及相关注意事项。术后监测患者排尿的颜色、性质及尿量,以判断碎石后肾脏是否受损,有无尿道梗阻及急性尿潴留,血尿严重者及时使用止血剂。观察有无肾绞痛发生、发热、心肺功能损害等,采取必要的处理措施。排尿时仔细观察有无碎石排出,必要时可用纱布过滤尿液,以证实排石的效果。
3.4预防为主,做好健康教育 ①宣传结石的产生和饮食结构的相互关系:泌尿系结石石的形成多因机体钙的摄入过多,以草酸钙为多,约占71%~84%,尿酸结石约5%~10%[5]。因此指导患者改变小良的饮食习惯,如高钙结石不宜食用奶制品、坚果、巧克力等;草酸结石不宜食用浓茶、菠菜、芦笋,多食用含纤维素丰富的食物;尿酸结石不宜食用高嘌呤食物,如动物内脏,应进食碱性食物;②饮水和运动的指导:饮水>1500 mL/d,最好饮用矿物质少的磁化水,少饮可乐、咖啡饮料,减少尿中草酸钙、磷酸钙、尿酸等结品的浓度,冲洗尿路和排出微小的结石[6]。指导患者平时加强锻炼,对无心肺疾患、体质较好的患者,做跳跃、登梯、跑步等运动,可以促使泌尿系统内沉淀物及微小结石排出,预防肾纹痛的复发
4讨论
肾绞痛是由于泌尿系结石急性堵塞输尿管,引起输尿管平滑肌痉挛导致肾盂压力急剧增高所致,地佐辛(dezocine)是苯吗啡烷类衍生物,主要激动K受体,K受体分布于大脑、脑干和脊髓,激动K受体产生脊髓镇痛、轻度的镇静和呼吸抑制。与纯阿片类药(吗啡、杜冷丁1比镇痛效果史强而滥用倾向低,其产生身体依赖性也明显低于盐酸吗啡,目前已广泛应用于各种疼痛治疗[7]。本文资料也表明。地佐辛确有较强的解除肾绞痛的作用,用药方便,不良反应轻微,可作为结石性肾绞痛的常规用药。
参考文献:
[I]包琼.肾绞痛的护理体会[J].临床和实验医学杂志,2009,8(3):155.
[2]代睿欣,李海风,何宜斌,等,蒙洛英、曲马多联合应用治疗结石性肾绞痛135例临床研究[J].中国医药导报,2007,4(23):53-54.
[3]肖向华,刘毅,刘玉珍,等.输尿管结行并肾绞痛体外冲击波碎石治疗[J].西部医学,2008,20(3):593.
[4]任胜强,邬旭明,方建军.输尿管镜下气压弹道碎石术320例[J].第四军医大学学报,2002,23(5):450
肾绞痛是临床急诊中常见的一种病症。现认为是较小的结石在肾盂输尿管内移动,引起的输尿管痉挛所致[1]。常因突然发作,疼痛异常难忍而就诊,需立即止痛处理。2013年5月~11月本科共收治60例肾绞痛患者,采用黄体酮,654-2肌注解痉止痛,现将治疗及护理情况报道如下。
1 资料与方法
1.1一般资料 我科2013年5月~11月收治的60例肾绞痛患者,其中男34例,女26例,年龄30~60岁,平均46岁,病程2~6h,平均4h。绞痛发生部位,其中右侧腰部34例,左侧腰部26例,全部病例有肉眼血尿或镜下血尿(+~++++),经B超或CT检查均证实肾结石或输尿管结石。两组患者年龄、性别、病程、疼痛程度等比较,差异无显著性,有可比性(P>0.05)。
1.2方法 两组其它基础治疗相同,治疗组采用654-2 10mg肌注、黄体酮20~40mg肌注,对照组只采用654-2 10mg肌注。
1.3疗效评价标准 ①显效:完全止痛;②有效:注射药物30min内疼痛缓解;③无效:注射药物30min内毫无缓解[2]。
1.4统计学处理 采用SPSS 11.0软件进行统计处理,计数资料采用χ2检验,以P
2 结果
2.1治疗组与对照组疗效比较 治疗组总有效率明显高于对照组,差异有统计学意义(P
2.2不良反应 治疗护理时,治疗组未见明显不良反应。而在对照组中均有不同程度的口干、心悸、面色潮红,2例出现排尿困难。
3 讨论
654-2为人工合成的山莨菪碱,可兴奋N2受体,阻滞α1M受体,能拮抗儿茶酚胺、组织胺、5-羟色胺,具有调节血管和平滑肌的作用,使痉挛的血管、平滑肌扩张;同时具有镇痛、镇静的功效。肌注后起效快,该药半衰期短,能迅速从尿中排出。黄体酮主要由黄体或妊娠期胎盘分泌,是属于孕激素类药物,在体内可使输尿管平滑肌松驰和舒张,并使输尿管出现有力及有节律的蠕动。黄体酮油溶液肌肉注射后沉积于注射部位缓慢吸收而发挥长效作用,同时可对抗醛固酮,从而促进Na+和Cl-排泄并利尿[3],与654-2合用后,一方面利用654-2快速解痉的作用,另一方面利用黄体酮的缓慢吸收达到作用时间长的功效。两药合用的特点:①在解除痉挛后使输尿管平滑肌有力并节律地收缩,此时配合使用利尿药,能使部分患者顺利排出结石,从而达到去除病因的效果;②能有效防止掩盖急腹症的症状和体征;③减少毒麻药品的使用,从而避免吸毒成瘾者的诈病行为;④毒副作用小,价格便宜。
4 护理
4.1做好心理护理,肾绞痛患者多为突然发病,剧痛难忍、痛苦不堪,往往表现出烦躁不安、焦虑、恐惧心理。护士主动接诊患者,主动向患者讲解肾绞痛发生的原因和治疗的过程,消除其恐惧、焦虑心理。
4.2应用药物时的观察诊断明确后,及时按医嘱予解痉止痛药,用药前应评估患者对药物是否有过敏史,告知可能出现的不良反应及联合用药的安全性和有效性,交待注意事项,消除其焦虑、紧张心理。细致观察患者疼痛症状是否缓解,有无出现并发症及药物不良反应。为医生调整用药提供依据。观察时如发现异常情况,应及时处理。
4.3健康教育,有效的健康教育可使患者积极配合治疗及护理工作,促进疾病恢复及防止疾病复发[4]。
4.3.1指导患者多饮水 每天要饮水2000~3000ml,使尿量保持在1500~2000ml,并定时排尿。有研究发现,结石成份的排出在夜间和清晨出现高峰,可睡前饮水500ml,半夜起床小便后再喝200ml[5]。
4.3.2指导患者多运动 根据患者的年龄、体质及耐受能力指导其选择有效的跳跃运动,以促进结石排出。
4.3.3指导患者选择合理的饮食 合理的饮食有助于预防结石的形成和复发,指导患者适当控制钙的摄入,及限制动物蛋白质如鱼、虾、肉、肝脏、蛋黄、乳制品的摄入,高尿酸者不宜食用菠菜、菜花,动物内脏、豆制品、不宜饮酒和喝浓茶。这些积极有效的护理措施可缓解患者的症状,减轻其心理负担,促进疾病的痊愈及降低复发率。
参考文献:
[1]吴在德,吴肇汉.外科学[M].第6版.北京:人民卫生出版社,2004:301-304.
[2]李亮,朱军.双氯灭痛、黄体酮在肾绞痛治疗中的临床研究[J].岭南急诊医学杂志,2004,9(4):286-287.
精神分裂症(schizophrenia)是一种病因未完全阐明的精神类疾病,患者多伴有特殊的思维、知觉、情感以及行为等多方面的障碍[1],疾病的发生对患者本人及家庭均带来了沉重负担。安神健脑片是我院老中医治疗神经衰弱所常用的方剂,本组采用健脑安神片联合利培酮对精神分裂症患者治疗,现报道如下。
1、资料与方法
1.1一般资料
患者选自2008年3月至2011年3月收入的精神分裂患者共64例,患者符合中国精神障碍分类诊断标准第三版精神分裂症的诊断标准。阳性和阴性症状量表(PANSS)评分≥60分。其中男39例,女25例,年龄19~53岁,平均31.5±10.7岁,病程1~11年,平均4.7±3.2年。入选患者中排除酒或药物滥用者、器质性疾病者及妊娠哺乳期妇女。患者根据治疗方式的不同分为利培酮联合健脑安神片的观察组及单纯使用利培酮的对照组,两组患者各项基本资料对比差异无统计学意义,P<0.05。
1.2治疗方法
患者根据治疗方式的不同分为观察组及对照组,观察组采用利培酮联合健脑安神片治疗,其中利培酮初始计量为1mg,1~2周后增加至4~6mg,平均终末治疗量(4.0±1.8)mg(维思通,西安扬森制药有限公司生产,批号071006),健脑安神片主要由人参、五味子、柏子仁、酸枣仁等十多味中药组成,每日2次,每次4片,连续服用21天。
1.3疗效评价
患者疗效评估以PANSS总分和PANSS减分率作为临床疗效评估,分别于治疗后的2、8周进行评估,其中痊愈:PANSS减分率≥75%,显著好转:≥50%且<75%,好转:≥25%且<50%,无效:<25%。副反应(TESS)量表对患者治疗后的副反应进行评估,并完善各项常规检测。
1.4统计学方法
数据采用SPSS13.0统计学软件分析,资料使用均数±标准差表示,结果使用x2检验,其中P<0.05为差异有统计学意义。
2、结果
2.1两组患者治疗前后的PANSS评分对比
两组患者治疗前后的PANSS评分对比中显示,观察组、对照组患者治疗后2周、8周评分均对于治疗前,差异对比有统计学意义,P<0.05。观察组患者治疗后PANSS评分显著高于对照组,差异对比有统计学意义,P<0.05。具体见表1。
表1:两组患者治疗前后的PANSS评分对比
注:a:与治疗前对比差异有统计学意义,P<0.05。b与对照组对比差异有统计学意义,P<0.05。
2.2副反应
两组患者治疗中分别发生头痛、失眠、焦虑、恶心、呕吐、头晕、锥体外系副反应、性低血压以及嗜睡等副反应的发生,但两组患者副反应对比差异无统计学意义,P>0.05。
关键词: 医院管理信息系统;内部审计;质量控制
Key words: hospital management information system;internal audit;quality control
中图分类号:F239.45 文献标识码:A 文章编号:1006-4311(2013)36-0196-02
0 引言
随着信息化进程的不断加快,应用管理信息系统在医院管理过程中表现出了明显的高效率性,医院也纷纷采用了管理信息系统,从而使得医院的各项管理工作更加科学和有效。由于医院的HMIS涉及医院的各种信息,包括药品和日常物品采购信息、病历信息以及收费和财务信息等,这些信息作为医院的行业秘密,关乎着医院的发展和安全性。所以,医院应该引起高度重视,将这些方面也纳入内部审计过程,并且形成监督检查机制,从而不断提高质量控制过程。
1 内部审计监督在医院管理信息系统中的作用
内部审计作为一项重要的审查、评价和评估方法,在医院财务管理过程中发挥了重要的作用,在未来发展过程中,将会应用到管理的各个领域,既包括传统意义上的审查缺陷和错误,会计审计,也将会蔓延到现代医院管理审计、管理信息系统审计等。医院通过内部审计可以将发现的问题以及获取到的有价值的信息,反馈给医院管理者,以供领导作出正确决策,从而实现医院目标,提高绩效。医院要想持续获得财务绩效和社会绩效,医院在应用管理信息系统(HMIS)的过程中,必须采用内部审计来进行检查和监督。
HMIS要想充分发挥作用,不仅需要先进的管理信息系统,最重要的是对管理信息系统的管理监督过程,内部审计在这一运行过程中扮演着至关重要的角色,其在医院信息化管理过程中发挥的作用主要表现在以下两个方面:
内部审计是经营者决策时的重要参考指标。医院在信息系统建设过程中,对于建设经费的使用,可以通过审计提出可行性审计报告,在领导决策时作为重要的参考依据,从而保证做出正确决策和建设经费的合理安排使用。
内部审计可以有效降低腐败现象。医院信息系统审计需要采取经常性的监督过程,而不应该作为一种事后检查程序。而且必须加强内部审计处理过程的全面性和准确性,这样可以有效保证医院的数据和资产安全,发现问题及时解决,从而有效降低医院管理信息系统的风险和腐败问题的发生。
2 医院管理信息系统内部审计的模式和现状
一般意义上的内部审计一般通过直接检测来达到内部的控制过程,通过改进,实现规避风险和取得效益的目的。其方法主要有抽样审计和事后审计,但是这些内部审计方法比较耗费人力和时间,并且可能会阻碍各项程序的正常运转进程,信息化不断发展和应用的过程中,出现了以风险导向为标志的内部审计。
风险导向的内部审计的审计过程第一步需要确定审计内容和风险水平,针对风险水平提出防范和控制对策,然后采用后续审计方法,来检验风险是否得到有效防范和控制,其主要特征是它建立起了风险内容和医院战略之间的桥梁,该模式对于实现医院目标至关重要。
风险导向内部审计最近几年才在我国兴起起来,内部审计人员还不是很了解风险管理的重要性,并且还不能够很好的使用该方法,而且审计软件一般来源于会计软件,这些软件只能做一些简单的分类和总结,得到结果的应用价值不是很高,外加审计人员过分依赖人工审计方法,电脑应用技术水平不高,不能高效地完成审计工作,而且对于采用医院管理信息系统还不能够很好地进行风险的检测判断、估计和管理,这样HMIS内部审计的作用就很难得到发挥。
所以,开发能够与医院管理信息系统产生的数据库文件进行数据转换、与数据接口有效匹配并且可以实现审计人员现场作业的软件成为首要任务。采用信息化技术的医院在审计过程中可以实现及时、全面和远程监控,大大提高了内部审计的效果和效率,很好地实现了内部审计增加价值、提高内部控制、防范风险、净化环境的功能。另外,医院在信息化系统建设中不仅要实现看病流程电子化,还要能够对医院的各种信息进行“加工和转换”。例如,财务、绩效、预算、物流和人力资源等信息。只有这样,才能在处理数据和信息的过程中达到内部审计综合一体化,才能为医院的领导者提供具有参考价值的决策信息。因此,怎样完成审计软件和医院管理信息系统的有效结合,是目前面临的一个新困难。
3 加强医院管理信息系统内部审计监督和质量控制
3.1 提高管理者对医院管理信息系统的内部审计监督的重视 医院管理者在医院的日常经营过程中,具有最终的决定权,只有管理者意识到医院管理信息系统内部审计的重要性和地位,内部审计才能得到有效实施,医院的各项工作才能够有序高效进行,审计结果能得到较好的执行,所以医院高层管理者必须高度重视医院管理信息系统内部审计监督。
3.2 建立医院管理信息系统协调机构 只有以医院全局发展的角度来思考问题,才能促进医院的长远发展,所以医院要成立一个超脱部门智能的机构,该机构主要协调有关业务部门和职能部门之间的工作衔接,监督各项工作流程能够按照HMIS的操作流程和制度规范来运转,避免各个部门各自为政现象和相互推卸责任的情况。
3.3 建立和完善医院审计监督机制 主要包括:加强审计制度建设,用制度来规范医院各个部门的活动,并且对HMIS的数据处理的全面性和准确性进行监督;在风险控制审计制度的条件下,实施风险导向的内部审计,对内部审计的业务流程进行规范化管理;加强对HMIS运行过程的审查,包括数据资料的可靠性,方法手段的正确性等;注重审计软件和医院信息管理系统的衔接,通过建立二者之间的数据衔接,来实现实时审计的过程,从而使内部审计由事后分析,向事中和事前控制发展,从而有效规避风险。
3.4 加大内部审计的范围 随着信息化的发展,内部审计在审计过程中要充分利用HMIS的数据资料,完成从传统审计向现代信息化审计和远程审计的转变,达到拓宽审计范围,从而对医院的多项工作进行监督,尤其要对于关乎信息化建设方向的重大决策进行有效的内部审计,促进审计工作向前发展,提高内部审计质量。
3.5 完善内部审计人员对管理信息系统知识的培训和学习机制 医院在实施管理信息系统的过程中,内部审计人员必须对管理信息系统的操作流程熟练掌握,并且具有很强的信息分析和处理能力,只有这样,才能在内部审计过程中发现问题,找出原因,从而提出解决问题的有效合理的对策建议。所以,必须加强内部审计人员的培训和学习,以此来提高审计人员的职业道德素质和专业能力水平。
HMIS目前已经在医院运作中得到初步应用,在应用过程中,我们应该考虑到HMIS与传统内部审计的衔接和继承问题,寻求内部审计新思路,加强HMIS的审计监督过程,帮助医院以较低的成本获得较高的财务绩效和社会绩效。
参考文献:
[1]杨平礼,李学锋,李芳.59家二级医院内部审计情况分析[J]. 卫生经济研究,2011(11).
[2]张惠琴.我国医院内部审计人员优化配置研究[J].甘肃科技纵横,2009(06).