档案管理意识范文

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前言：档案早已成为我国现代经济发展工作中不可或缺的重要资料资源，是我国人们工作、生活的重要依据、保障。我国档案管理工作起步较晚，在上世纪50年代末，初步建立档案管理雏形。随着近些年的不断发展，档案管理工作已经有了长足的发展，特别是近些年来，档案在我国几起重大经济发展中，都有着重要的最用，为我国经济，城市的良好发展提供重要的依据。但是目前档案管理中仍存在许多问题，严重遏制了我国档案工作的可持续发展。因此，增强档案管理意识，强化档案管理工作，势必成为我国经济管理的重要工作。

1.增强档案管理意识，转变档案管理传统观念

档案是我国历史发展最真实的记录，也是我国经济发展、科学研究等方面最有利的依据。在我国的社会经济管理工作中，有着不可替代性。因此，加强对档案管理意识，树立人人有责的档案管理思想，有着极为重要现实工作意义。

但是，目前我国档案管理工作中仍存在许多问题。从我国许多单位档案工作管理而言，往往会被单位领导、单位员工所忽略。许多有价值的资料，在日常工作中不注意收集/积累，需要的时候才进行归纳整理，不需要的资料,往往没有进行及时的整理。致使资料丢失、缺失，给我国经济的发展带来了巨大的损失。同时，由于部分领导对档案管理工作意识的薄弱，认为档案管理工作可有可无，档案管理工作无足轻重，在单位中致使档案管理工作从属与其他部门，或者直接有其他部门兼职，无法真正形成档案管理体系。

因此，要提高我国档案管理中国，增强档案管理意识，改变传统档案管理观念，至管重要。针对目前，我国档案管理工作意识薄弱的主要问题，我们可以从以下几点进行改革，强化档案管理意思。首先，强化档案管理意识，从政治意识上入手。强化档案管理的意识对维护我国历史真正面貌的，杜绝篡改历史记录，有着重要的作用。因此，强化党校管理意识，应该从人们的政治意识入手，从人们对国家宏观认识上了解到档案管理的重要性。从政治意识上，法律手段上入手，坚持依照我国的法律法规，熟悉和了解我国《档案法》的内容和特点，明确档案法律法规中规定的责任和任务；其次，强化档案管理意识，从提高各个档案部门的服务入手。要切实有效的实现档案管理工作，不经要强化个人对档案管理工作的意识，同时还应该提高档案管理工作的服务意识，以提高档案管理工作的质量。要做到每个档案管理人员都应该真确的认识到档案管理工作为社会、人们服务这个主要特点。树立全部档案人员的全民服务思想；最后，强化档案管理意思，要从科学的角度认识档案管理工作。档案管理工作是社会应用科学中管理科学和信息科学的综合体。因此，应该以科学的态度，科学的方法，科学的意识，去对待档案管理，树立档案意识。同时，在日常工作中，在涉及到档案管理规章，档案管理资料方面，要使用科学的手段，对档案资料实施保护，同时，运用人们的个人意思，将档案管理和社会经济效益连接在一起，真正将档案工作变成社会经济财富资源。

2. 强化档案管理工作的具体对策，档案管理工作的重要意义

档案管理工作作为社会经济发展的统筹规划的依据，在市场高度发展的今天，有着尤为重要的意义。特别是近些年来，档案工作在我国几起重要的经济发展项目中，都展现出其取独有的无可替代的重要作用。例如，在2000年，蒙华乌海热电站工程投标中，由于内蒙古大唐托克电厂，出具了有中国证监会检测、评定的“基建审查达标投资机组”证书，使电厂在投标过程中加上了至管重要的几分，赢得了此次投标工程，中标总价达人民币16000万元。而正是由于档案的合理记载、保存，为投标提供了不可或缺的重要资料，成为了此次投标工程成功的一个重要因素。因此，根据上述例子更加证明了档案管理的重要性。从增强档案管理意识，到强化档案管理手段，都是档案管理工作必不可少的一项环节，强化档案管理可以从以下几方面入手：

2.1 通过加强档案的信息导向作用，强化档案管理

衡量和检测社会宏观调控对经济发展管理的好坏，有赖于档案管理对政府宏观调控的记载、比较、研究。因此，在市场经济发展下，有效的发挥档案的作用，实现档案管理的信息导向作用，可以在一定条件下，加强对经济的调控作者用，引导现代经济发展具体方向。在加强信息导向上，可以利用档案借阅过程的延伸和深化，在有限范围内，通过信息的有效甄别，推荐，提示，使人们对信息的检索和利用达到有组织、有目的。

2.2 通过分类指导档案机制，强化档案层次发展

档案业务，是档案建设工作的重点，也是档案发展的关键。因此，针对档案业务工作，不能只是局限于常规的资料收集、资料立卷、资料归档等等简单的层次。更要突破传统对档案管理的思维定式，建立于档案管理工作立体“服务”思维。根据各个档案部门的实际工作情况，结合档案部门的个人发展，确定不同的业务目标，使档案管理进入全面的，深入的发展，达到事半功倍的效果。

2.3 依靠法律机制，强化档案发展保障机制

针对过去档案管理中凭借经验为主的主要工作模式，建立依法例规的全新工作模式尤为重要。只要把《档案法》的法律法规，融入到档案管理整体规划中，落实到档案管理的各个环节中，才能真正实现档案管理的有章可依，有法可依，做到档案管理的系统化，规范化。同时，依靠法律法规，保障档案管理的切实可靠实现，也是我国市场经济发展的必然趋势，建立符合社会经济运营机制的一种有效监督内容。

结束语：

综上所述，档案早已成为我国人们、政府不可或缺的重要资源，在生活、工作中，都有着尤为重要的特殊地位。因此，增强档案管理工作意识，强化档案管理工作，势必成为我国经济管理的首要工作。21世纪，是机遇与挑战并存的年代，档案管理是我们抓住机遇，并且迎接挑战的重要依据，我们只有重视档案工作，开拓档案工作，切实有效的发挥档案工作的作用，才能迎接挑战，开展属于我们更美好的前景。

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调查发现我国许多学校的档案管理工作存在诸多问题，管理漏洞百出，一旦需要查找相关档案时，往往是无从寻找。究其原因，主要原因之一就是学校的管理层对学校档案管理工作的重要性认识不够，对学校档案管理的重视程度不够。许多学校的管理层片面地认为学校作为教书、育人的场所，只要做好育人和相应的科研工作就足够了，从而忽视了学校的档案管理工作，没有意识到档案管理对于总结学校的教育经验，积累和探索学校的教育方法，维护学校的教师和学生的合法权益和人力资源档案等方面的重要作用[1]。由于学校管理层的不重视，因此导致了学校的档案管理工作松散，即使学校有负责档案管理工作的人员，也由于领导不闻不问，加上建设资金投入不足、硬件设施落后、人员培训力度差、待遇同比教师或其它岗位差，因此工作积极性不高，思想动态不稳定，档案材料不能及时整理、归档，从而导致了档案管理混乱的局面。

（二）学校档案管理中服务意识差管理水平落后

学校的档案管理人员业务水平普遍不高，服务意识较差，不能适应现代学校档案管理的需要。学校档案管理工作长期处于手工阶段，不能与时俱进，信息化程度低，管理方式和档案建设手段还比较落后，工作效率低、准确性和完整性差。由于学校档案管理工作不受重视，人事档案管理缺乏专业的人才，缺乏培训学习机制，相互之间对于人事档案管理的经验交流少，导致了管理人员业务水平不能适应管理的需要。

（三）学校档案管理的档案收集、归档意识差

通常学校的大量经费和人力资源都投入到学校基础设施建设、购置教学设备设施与教学之中，往往忽视了对学校档案管理工作中的基础设施建设与档案管理中人力资源的投入。在学校管理中，一些管理人员由于档案建设制度不健全、档案管理人员紧张，因此在档案建设管理时通常将重要的档案文件放置于个人手中，认为方便查找。这就造成了档案丢失或档案被破坏的隐患，不利于档案管理。学校档案管理的收集和档案归档意识较差，一些教职工甚至不愿意将档案交规学校管理，这既有教职工档案归档意识差的原因，另一方面也因为高校档案管理水平较差，甚至有档案丢失的情况出现，因此也导致教职工对于学校的档案管理信心不足，不愿将档案交规学校保管。

二、强化学校档案管理服务意识的对策

（一）加强学校档案管理的服务意识

观念是行动的重要引导。要强化学校档案管理中的服务意识，从而提高学校档案管理的整体水平，首先应当增强档案意识，转变思想，增强档案管理意识和档案管理中的服务意识。增强档案意识是做好学校档案工作的前提，要强化学校档案管理，不能仅仅要求档案管理专员加强服务，而应当从全员入手，要求学校的各个岗位、各个部门都通力配合，树立全员档案意识，协助档案管理专员做好档案管理工作。首先档案管理在机关工作中的重要性，应当得到学校教职工的认同，要彻底摈弃档案工作可有可无的思想，要将档案工作当成重要的学校管理任务来执行。其次，学校档案管理与各个职能部门之间的协作关系应当明确。档案管理的根本是为了各个部门、各个机关传递、储存信息服务的，是大家储存信息、利用信息的手段和窗口。档案管理办公室应当定期给各个业务部门或教职工培训档案归档和档案收集的讲座，使大家了解档案管理员的工作职责，和大家主动提交档案的意识。

（二）强化学校档案管理中主动服务意识

当前学校的档案管理和档案服务中，主要还是被动服务。档案工作的服务方式和服务需求使档案管理常常被动地为教职工等服务，即当教职工有了档案查询或档案借阅等的需要时，才上门找档案管理人员要求服务。这种被动的档案服务管理有待进一步深化和改革。要提高学校档案管理中的服务意识和服务水平，首先应当强化学校档案管理中主动服务意识。档案管理人员应当主动服务，积极主动地为档案使用人员着想，积极创造便利的服务条件，主动提供档案服务。如主动为需要档案的教职工或学生提供咨询服务、答疑服务和查阅服务等。强化主动服务的观念，需要档案管理人员进一步提高服务水平，在档案查找和档案利用、档案归档、档案归还上下功夫，提高档案查准率和查全率。积极主动地创造档案服务条件，提高档案管理水平，主动为学校管理层的决策和学校教学服务以及学生服务，主动提供多种服务，使档案管理工作转化成教学资源，从而使档案管理工作产生良好的社会效益。

（三）强化学校档案管理中的信息化服务水平

在数字化信息化的发展和广泛应用的社会背景下，档案管理工作既面临机遇也迎来了挑战，档案管理数字化已经成为时展的需要和大势所趋。在学校的档案管理中建立档案管理数字化系统也需要各个部门的通力配合，才能建设成高效的档案管理数字化的系统。档案管理数字化系统包括档案数字化采集系统和档案数字化查阅系统以及档案日常管理系统，各个系统应当相互协调，相互适应。数字化采集系统不准确、不及时势必影响档案数字化查阅系统对信息的准确、快速获取；同理，日常管理系统跟不上数字化采集系统的需要，不能及时分类管理采集系统收集的档案也造成档案数字化查阅系统的使用效率。档案管理的信息化的根本目的是为了给教职工提供更方便快捷的档案服务，因此学校档案管理中不仅要提高信息化建设，更要提高信息化服务水平。

（四）强化学校档案管理中的服务接待水平

要做好学校档案管理工作，档案管理人员首先应当具备爱岗敬业、为师生服务的态度和决心。档案接待工作是学校档案管理的主要任务和档案管理的根本目的。因此，要做好档案接待工作首先应当具备一颗热爱这个工作岗位的心[4]。其次，在日常工作岗位中要用良好的仪表仪容和文明礼貌的用语服务教职工和学生，要耐心细致地解答师生的提问。当前我国许多政府或公共服务部门存在许多“门难进、脸难看、话难听、事难办”的不良现象，引起了老百姓的极大不满和强烈反感。学校的档案管理部门作为为学校师生服务的部门，应当高度重视档案管理中的服务接待工作，应当充分发挥档案接待工作的服务性质，为师生提供优质的服务和礼貌的用语，以及专业的档案管理服务，使师生能够在接触档案管理时感受到温暖和便捷。

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中图分类号：G648文献标识码：A文章编号：1009-2374（2009）09-0075-02

档案是历史的见证,是人类智慧的结晶,是党和国家宝贵的文化财富。我院是一所高等医学院校，以其学制长、专业门类多、学科分类细、档案资料学术价值高等诸多因素而显示出其特色，所以搞好档案资料的收集、整理、管理和利用等系列服务工作是十分重要的。从党的以来，随着党的工作重点转移，档案管理部门逐步由封闭型向半开放型和开放型转化，为四化建设服务方面做了大量工作，取得了显著成绩。特别是档案法的颁布实施，使档案工作走上了依法治档的轨道，为档案工作创造了良好的条件，档案工作应该有一个更加良好的局面。如何开创档案工作新局面呢？我认为当前应该把注意力放在深化档案管理和强化主动服务意识上来。

一、加强领导，增强档案的群体意识

增强档案意识，是做好档案工作的前提条件。为了切实增强全院各处、系、部的档案员意识，领导意识和全员档案意识，从三个方面开展宣传工作：（1）档案管理在机关工作中的重要地位和作用使大家认识到档案工作不是可有可无，而是作用重大的一项工作，是传递、贮存信息的重要工具和手段；（2）档案管理与机关职能部门工作的关系，使大家认识到档案工作与机关职能部门工作之间是一种相互服务，相互促进的统一关系；（3）档案管理的基础知识。办公室积极采取学习文件，业务辅导、参加培训等形式，特别是对兼职档案员讲解档案工作业务知识，使大家对档案管理比较熟悉。通过一系列的工作，全院各处、系、部的档案工作有了明显的提高，主要表现在以下四个方面：

1．在管理领导上，由过去只是分管领导重视变为领导群体重视，做到了书记亲自抓，分管院长、主任具体抓，其他领导积极主动配合抓。学院成立了以主管档案院长为组长的各处、系、部档案领导小组，有效地保证了档案工作的日常管理和达标升级的顺利开展。

2．在管理力量上，由过去只是办公室专门管理转变为以院长办公室为主体，有关职能部门配合的网络管理体系。各职能处、系、部室配备了兼职档案员，形成了档案管理为处、系、部提供服务，各处、系、部主动支持搞好档案管理的局面。

3．在管理内容上，由过去只重视文书档案转变为有人事、财务、基建、科技、教学、临床教学等全面管理综合档案，做到了全院档案资料按标准统一收集、整理，按规定要求统一管理。我院从1965年至2007年综合档案室存有各类档案、资料共 8267卷（册），其中文书档案5436卷，会计113，教学1671卷，科研186卷，基建794卷，外事、声像、照片67卷。

4．在管理设置上，由过去比较简陋的条件转变为基本符合国家规定标准要求。各处、系、部都根据院里的实际，按照有关规定和要求，积极支持和配置了档案管理设施，使学院综合档案室都已形成了一定的模式，做到专人专室和专柜。为了使档案有较好的管理条件，对档案库房进行了更新；由过去简单的木质档案柜、架一律改为按国家标准要求的档案柜、档案装具、检索工具柜等，除此之外还配有温湿计，照相机、复印机、灭火器、电脑、扫描仪、去湿机等等设备及安全报警装置。并在1994年我院就实现了档案微机管理。2007年全院又更新为网络版管理系统。

5．在管理利用上，强化服务功能。档案管理的目的在于应用，在于为教学中心工作搞好服务。近年来，根据国家教育、湖北省高等教育发展规划精神，结合学校办学实际和医学教育发展趋势，科学制定了“十一五”发展规划，明确办学指导思想和办学定位：力争经过15年的努力，到2020年把学校建设成为省内一流、国内知名、国际知晓，2～3个专业进入国内同类医科院校领先行列的教学型医科大学。那么，学校的基本建设、教学评估、审报硕士授予权等等的档案管理工作也大有作为。近年来随着我院招生规模的不断扩大，基本建设也在不断加速，诸多项目工作都涉及到档案作为查找依据。鉴于此情况，综合档案室及时调整思路，主动为重点项目搞好服务，保证了各重点项目工作的顺利进行。如在勤政楼、老图书馆的旧房改造时，就是依据基建档案资料才得以找准各个持撑基础点的，更是工程质量和进度大大提高、提前。目前，基建档案的利用率越来越高，为我院重点项目建设的服务功能也越来越强，更进一步为我院基本建设又好又快地发展奠定基础。

二、抓管理，健全制度，努力提高档案管理水平

档案管理是一门融技术和政策性于一体的学科。因此，我们在坚持标准上下功夫，在规范管理上花力气，积极创造条件向档案管理规范化、系统化、科学化方向迈进。（1）建立健全各种档案管理制度和登记簿。档案管理制度是实施档案有效管理的保证，为了使档案管理真正落到实处，学院建立健全了档案的管理制度、保密制度、利用制度、安全保卫制度等。为了杜绝档案资料在收集、整理和开展利用中的差错发生，我们还建立了档案借阅登记簿、收发文登记簿、三密文件登记等；（2）按照升级标准，实行档案管理“四统一”。根据《湖北省机关档案管理升级标准》的要求，按章行事，毫不含糊。如在档案分类整理中，严格按照规定标准进行认真整理。学院档案管理实现了管理制度、档案装具、案卷排列、封面书写“四统一”；（3）规范了管理程序。为了更好地深化档案管理工作，规范管理及操作程序，我们坚持平时立卷，按照有关要求和规定，实行分类归档；（4）文件资料的传递上，一律按文件的轻重缓急，区别对待，分类处理。为了查找方便，还设立了案卷分类一览表，基本做到了收发传递快，资料收集全，整理装订美观，查找文件准。

三、摆正档案工作位置，解决自身认识问题，以实际行动提高自身社会地位

档案工作属于上层建筑的范畴，它是为教学基础服务的。但是在实际工作中，时常听到人们对领导不重视档案工作和社会对之不公的埋怨声。这固然不排除上述问题存在，但是也确有我们自身的认识问题。

我认为有三个认识问题亟待解决。首先是要摆正档案工作的位置。档案工作重点应转变到服从并服务于四化建设上。不论过去还是现在，档案工作都处于“服务”的位置上，那就不能把它强调到不适当的程度，过分要求领导像重视教学工作那样去重视它，从而不恰当地去责怪领导。特别不应忽视自身认识上片面性的一面，应自觉摆正自己的位置。只有体谅领导的难处，才不至于产生对立情绪，产生负效应。其次是应从自身认识上去解决，有些分管档案工作的领导并不十分了解档案工作，要靠我们去多请示、多汇报、多做宣传工作，让领导尽快地熟悉档案工作，认识其重要性，从而重视它，绝非埋怨所能解决问题的。第三点，也是最重要的一点，就是档案作用发挥的如何决定着档案工作社会地位的高低。如果你每天把主要精力花在嘴上埋怨领导不重视，埋怨社会对待不公，而不以实际行动主动为社会服务，为四化建设做出贡献，也就没有理由对社会提出种种要求。我们的着眼点应是主动服务多做贡献去赢得重视，从而提高自身的社会地位。

四、为学院发展和社会需求服务做出更大的贡献，必须强化主动服务意识

档案工作在服务方式上客观存在着被动服务和主动服务两种并存的方式。所谓被动服务，就是通常所说的“等客上门”，被动地为利用者提供服务。这种方式有待于进一步深化，我们要在提高服务水平，在查准率、查全率和方便利用等方面下功夫。所谓主动服务，就是积极主动地为领导决策和社会各方面的利用者着想，积极努力创造各种服务的条件，主动提供多种服务。这种服务方式，正是我们现在工作的目标，也是当前必须强化的一种服务方式。为此，必须强化主动服务的观念、强化信息观念和效益观念，做主动为学院发展和社会需求服务的热心人。要用积极创造开发利用的物质条件，提高管理水平，主动为领导决策和教学各方面的利用提供多种服务，才能使之转化为经济效益和社会效益。

参考文献

[1]王艳，颜毓娟．如何做好高校教学档案管理工作[J]．科技，2005，（1）．

[2]苏春年，王柳行，董东．充分发挥教学档案在院校建设中的作用[J]．第四军医大学吉林军医学院学报，2000，（6）．

[3]张亚冰．教学档案在高校教学中的地位、作用、管理及作用[J]．辽宁师专学报，2003，（5）．

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关键词：人事档案管理服务

Abstract: The essence of personnel archives work is the service. This is the need of economic and social development needs, the development of enterprises, is the need for talent development. In this paper, the background of the personnel archives work on improving the environment of development, highlighted the importance of service in personnel archives work, that service is the basic function of the personnel archives work; the problems that exist, "the three gap"; and strengthen the service in one thing: to improve service in Archives management consciousness, mechanism innovation service system, builds up the service ability.

Key words: personnel file management; service

中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：

档案管理是人事工作的基础性工作，它不仅具有很强的专业性，更具有很强的服务性。每一个人事档案工作者，都应该站在改善服务环境的高度，切实增强服务意识，完善服务流程，提高服务质量，更好地服务于人事工作，服务经济社会发展。

一、增强服务意识，是经济社会发展的客观需要

人事档案工作有诸多属性，最基本的属性还是服务。以往我们谈人事档案工作，从专业角度谈得多，强调的是“管理”，就是怎么收集、怎么整理、怎么保管、怎么统计等等，就专业谈专业，常常把它的服务属性放在比较次要的位置。其实，在市场经济条件下，人事档案工作的服务属性更加突出。

1、劳动力市场化需要突出服务性。人事档案工作的服务重要对象就是各级各类人才。经过改革开放30多年的发展，人才已经走上了市场化的道路。人才大多数要通过人才市场，寻找就业单位；同时，用人单位又通过人才市场寻觅人才。在这个过程中，各级各类人才的档案通常要保留在人才市场。

人事档案是与当事人的工资、职称评定等切身利益密切相关的。作为人事档案管理部门，如果服务跟不上，就可能影响到当事人自身的发展。从这个意义上说，做好服务，就是对当事人负责，就是“以人为本”。

2、改善发展环境需要突出服务性。“人往高处走，水往低处流”。人才的流动同样如此。尤其是那些高端人才，以及大量的具有较高技能的熟练劳动者，他们不仅追求较高的工资待遇，较好的社会保障，较好的居住条件，还追求较好的工作环境、服务环境乃至社会环境。这些需求的满足，很大程度上需要政府提供完善、优质的公共服务。

人事档案工作就是一个基本的服务环境，如果单纯停留在管理而不是服务跟不上，就很难吸引人才，留住人才。就开发区来说，它具有较强的探索性、超前性的特点，不仅在产业发展上领先一步，而且常常是人才的高地，在经济社会发展中起着先头兵的作用。这一特殊的环境，决定了开发区人事档案做好服务的极端重要性，因为这里是外来人才打交道最多的地方。可以说，人事档案服务工作，是一个地区、一个部门服务环境优劣的直接体现。

3、企业的发展需要突出服务性。企业是市场的主体，也是经济繁荣的重要支撑。在我国的众多企业中，大型企业因其基础好，装备先进，人才充足，生产出来的产品也较有保证。反观中小企业，虽然总量上占据了绝大多数，但是突出的问题是人才缺乏，不仅造成管理落后、产品质量差、原材料等资源浪费，甚至有的铤而走险，生产假冒伪劣产品。

为企业提供人才服务，是人事档案工作的基本职能。人事档案管理部门应该很好发挥自身这种人才资源优势，把人事档案工作与企业人才需求更好地结合起来，不断满足企业的各种人才需求，促进我国中小企业的健康可持续发展。

二、当前人事档案中存在的问题

站在服务的角度看，人事档案工作作为基础的公共服务之一，与经济社会发展对人才的需要，人才本身切身利益的需要以及企业的需要来看，还有许多不相适应的地方。

与经济社会发展的差距。市场经济条件下，人才的流动性十分频繁，这也给档案工作带来了巨大压力。现在许多地方招商引资，上大项目，上高端产业。这些建设，一般来说都伴随着大量的人才引进。还有社会建设、国家机关招录工作人员等，都涉及到人事档案工作。存在的突出问题，就是运转效率低，一个人从一个单位到另一个单位，光办人事手续就要好长时间，甚至是几年的时间。人事档案工作专业性、政策性都很强，但是这并不影响提高认识档案工作效率。在讲究政策性的同时，切实提高办事效率，是人事档案工作需要下功夫解决的问题。