电子合同归档管理范文
时间：2023-05-22 10:11:47
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篇1
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1673-8500（2013）03-0064-02
合同档案记录了企业在各类活动中与自然人、法人或其他组织就设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的合同、协议、意向书及其过程。合同除具有一般档案共性外，还有三个独特的特点，就是凭证性、规范性和时效性。合同作为企业对外经营活动的凭证性依据，具有规范的形式要求和严格的时效属性，规范的合同管理是维护企业合法权益的重要保障，而合同档案形成经历环节较复杂，材料多，参与人员广、履行时间长，在管理过程中很容易造成疏漏。因此，如何规范合同材料收集、整理、归档、利用，使之成为保障企业合法利益的有力凭证和依据，如何使合同档案更好地开发利用，是每个企业必须重视的课题。
一、健全规章制度，明确管理责任
合同及其辅证材料多而繁杂，合同管理也必须健全相关管理制度，明晰合同档案管理责任，明确责任单位和责任人；目前企业的合同管理普遍是“谁主管谁负责、谁签订谁履行”，所以合同履行完毕后就保存在各个职能部门中。档案管理部门对合同管理人员不提出归档要求，合同人员就不会主动将应归档合同材料整理向档案管理部门归档，而合同档案是企业维护经济利益的重要法律依据，因此为保障企业合法权益，从制度上明确合同档案的管理是做好合同档案管理的关键。
在市场条件下，企业为实现一定的经济目的，明确相互权利义务关系而签订的合同是民事合同，这种通过合同确立法律关系的行为是一种民事法律行为，由于合同这一特性决定了合同的主管部门为法律顾问部门。一般而言，合同管理都采用统一领导，分级管理的模式，企业法律顾问部门对一定金额以上的合同及重大合同进行审核备案，普通合同的签订法律顾问部门一般是会签及目录留底。在合同的管理流程中，合同档案的归档是合同管理流程的闭环处理环节，合同管理主管部门应在合同管理制度中明确合同档案的归档要求。档案管理部门更要积极主动与法律顾问部门就企业经营管理实际情况明确合同档案的归档范围、归档要求，从制度上明确合同签订部门需对合同档案管理负责，并指定专门人员跟踪已签订合同收集、积累、整理和及时归档，企业合同档案管理专责要做好统计、核查归档管理工作，在档案管理制度上规范合同档案的分类整编，使企业档案管理形成横向到边、纵向到底的档案网络管理体系，保证档案管理不留死角，确保合同档案管理达到优质高效，具备规范性和时效性。
二、强化合同档案过程管理，确保合同档案管理完整性
（一）合同档案齐全完整的重要性
合同档案包括合同考察、洽谈、签订、履行、变更、解除和解决纠纷等过程中所形成的所有书面材料及封存样品等实物。合同档案文字类原始档案有合同文本及附件、补充协议或变更或解除合同协议、对方资信调查资料、来往文书、会议纪要、会谈记录、现场签证、会签单及合同招投标过程形成的资料等。由于合同涉及面广、环节多、实施时间长，如大型建筑工程需要几年时间，特别有些单位只注重主合同的收集，对相关会议纪要、签证、变更等助证材料收集管理不规范，容易造成合同档案资料不完整，严重的会影响了合同结算、合同纠纷的解决，部分经济合同还牵涉到合同参与人员的廉政问题。如某企业十几年前进行一项大型技改工程，其中基础工程抽沙回填。有关管理人员十几年后被诬告，说当时该工程采取围标，招投标造假，且在工程结算时随意加大工程量并收取回扣等。检察机关到单位进行取证，查阅了当时合同档案资料，由于此工程档案从招投标文件、合同、竣工图、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投标和签署合同过程的影像档案和会议纪要，整个工程起止过程材料十分齐全、准确，足以证明合同招投标过程主要是合法合规的；决算金额比合同额大的原因十分清楚，其证据材料（如设计变更通知单、工程量签证单等）也十分齐全，检察机关认为该工程的合同档案资料完整规范，具有较高的可信度，最终采信该档案材料，还了当事人的清白。因此，确保合同档案资料的完整性、规范性非常重要。
（二）明确、规范合同管理流程，保证合同档案收集及时、完整
合同档案的齐全完整需合同主办单位、归口管理部门、主管部门（法律顾问部门）、档案管理部门的共同努力。为了确保合同档案资料收集齐全，需从企业工程程序、工作流程中规范各部门的工作行为，保证企业工作的规范化。合同主办部门应及时收集、整理合同签订、履行等相关资料。对方先行签章的正式合同交付我方签章，合同生效的同时合同主办部门就将合同正本及相关资料提交合同归口管理部门归档；对于我方先行签章的合同交付对方签章后，应在规定时间（如10个工作日等）内取得对方签章的正式合同文本，及时交合同归口管理部门归档。履行时间长的合同当双方主要权利与义务履行完毕后应及时交合同归口管理部门。
（三）合同档案的收集要求
合同档案形式与内容的规范要求合同档案的全面性与准确性较高，档案管理部门接收合同档案齐全完整的程序决定了收集工作的质量。合同档案的收集应及时才能保证其齐全完整，合同文本一经签字、盖章、公证后应实时归档，双方在谈判过程中互致的信件、传真、电子数据资料等是确认双方权利义务的重要凭证，合同主办部门经办人应随时收集、整理和保管，避免合同档案的遗漏和有效性的损失。
三、明确合同档案归档范围、整理要求，规范合同档案的分类整编
（一）明确合同档案的归档范围
除在管理制度规范明确责任单位和责任人、健全责任网络外，还要明确规范收集范围。一般情况下，一般性合同应归档的材料包括以下几个方面内容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同会签表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技术协议，方案书等。（4）变更、转让、终止等合同补充协议 （有补充协议的不可缺） 。（5）合同资信资质材料，包括：对方营业执照、资格证、特种经营许可证等资信资料；对方签约人、法定代表人身份证明或授权委托书。（6）合同签约依据性材料，包括：询比价及招投标资料、意向书、备忘录、会谈记录、中标单位选择说明等。（7）合同履约过程材料，（履约过程有文件产生的应归档）包括：送达回执或确认书、往来信函、电报、传真、电子邮件、质量异议书、催款通知书等。（8）合同验收材料，包括：合同竣工（交货、发货）确认单、验收确认书、测试报告、工作报告、验收报告。（9）合同终结表。重大合同除包括一般合同归档范围的八方面内容外，还包括合同形成过程中的有关上级主管部门及政府（或相关部门）报批文件、批准证书、领导批示等文档资料。
合同档案归档时一定要齐全完整，归档合同文本和相关材料以及每份文件的页数等方面都应保持齐全完整，否则不能称作一套完整的合同档案。针对每个项目要收集的资料列出清单，合同归口管理部门按照档案整理规范的要求整理好履行完毕的合同档案，档案部门接收合同档案时根据合同统计台账与档案移交清单认真核对，并检查档案质量。有合同管理软件运行条件的单位可将电子文本实时逻辑归档，再按规定进行合同档案实体归档和电子版的物理归档。
（二）合同档案的整理要求
合同档案的整理必须保持一份合同内相关资料的有机联系，保证合同的完整性；应当充分利用原有的整理基础，不宜打乱其原有的保存状况，整理后的合同档案要便于保管和利用。
（三）规范合同档案的分类整理
合同档案资料繁多，尤其工程合同，合同档案实行按“件”归档方式，按照“一事一档、一项一档”原则，分门别类，由各合同主办部门负责合同履行过程涉及到的履行、变更、废止信息的收集，统一交合同归口管理部门整理。对单项合同（如采购、单项工程、融资借贷）及系统性较强的合同（如建筑、财务等），在整编中可多设一级类目，使合同档案间关系更加清晰。档案管理部门要肩负起合同档案指导责任，指导相关业务人员按规范做好合同材料的整理归档工作。
四、重视合同档案信息开发利用，维护企业合法权益
合同档案归档资料繁多，要利用好合同信息管理，建立系统、方便、快捷的查询信息系统相当重要。档案管理部门应及时编制合同档案检索工具，及时有效地提供合同档案利用服务。合同档案的利用应制度化，按保密规定设定利用者权限，并按规定进行登记。档案管理部门可对合同档案信息进行综合整理，形成专题汇编，方便利用。
一是利用现代数字化管理手段建立合同管理应用系统，并与档案管理系统通过接口直接归档电子版，提高合同档案运转效率，通过网络实现浏览、快捷传输、实时归档、实现资源共享，便于服务企业的生产经营。
二是加强对企业管理人员业务和相关法律知识的培训，增强工作主动性和提高法律意识，积极配合合同归口管理部门开展定期检查合同档案归档情况，确保档案信息完整。
三是做好合同档案的专题汇编和档案利用实例的编写。专题汇编便于合同档案的利用，利用实例的编写是凸显档案价值，促进档案工作的发展。
综上所述，合同档案的管理通过制度规范合同管理程序、把好合同档案收集源头、抓好合同形成关键点，使合同档案的收集、保管、提供利用有序规范，对维护企业的合法权益，促进企业生产经营持续发展具有重要意义。
篇2
笔者针对一些问题，在实际工作中就如何做好合同档案的收集、整理、利用谈点一些看法。
1.合同档案的收集
合同的收集质量的好坏直接影响到合同档案工作的质量。企业对合同的签订是统一管理，制订了《合同管理办法》。相关职能部门进行了专题讨论，并对招标项目合同承办部门、货物验收和票据结算、以及部门在合同管理、履行的过程中职责分工等问题作了进一步明确，对合同签订程序进行有序的结合，对合同立项、谈判、起草、签订、履行、变更、解除等全过程管理记录，统一管理。如杭州市钱塘江引水入城、城市地下管道的建设工程等合同，由于工程规模大，时间跨度长，这对招标项目合同管理中出现的合同签订、履行等问题，采取实时跟踪，避免“先改造后补签”情况，先斩后奏，造成了一系列的合同混乱，对签订的合同，及时收集，保证了合同管理的安全、完整、齐全。
企业合同收集的种类有企业买卖合同；财务审计部借款合同；后勤保障部租赁合同；工程建设中心的建设工程合同；科技管理部的技术合同；企业法人委托合同；企业员工的行纪合同等。到2013年底止，公司共签订合同7174份。
2.合同档案的整理
收集是档案工作的基础，整理是档案工作的升华，档案科学的管理基础在于档案整理的科学性，整理的混乱必然导致管理的混乱和利用的困难。而要科学的整理立卷，科学的整理，关键要选择适当的整理方法。根据国家档案局版发的《电子文件的归档办法》要求。在整理合同的过程中，以方便利用者为最终目的，真正发挥合同档案的作用。笔者结合公司合同档案实际情况与特殊性的要求，对合同档案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件历史有机联系，更加体现整理的合理性，对利用者的满意度起到积极的作用。合同档案具有较高的潜在经济价值。
2.1合同档案按照年度分类法
废弃立卷，以件当家。就是以每份合同文件作为一个独立的实体，进行鉴定、归档、利用等、一个年度内按月份一个流水号。以件的形式来完成合同档案的分类。保持了每份合同的完整性。合同按件进行保角。保角采取环保材料胶水，在保角的正面，编号归档号-年度-月份-流水号，在保管方式上将合同按顺序装入档案盒，这种归档方式不仅减轻了档案工作的强度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同补充归档。
2.2编制合同档案目录
笔者认为编制档案目录是档案管理中的一种检索工具，在当今是电子信息飞速发展的时代，同时为了保持纸质档案的安全完整。
2.3填写备考表
备考表是对本盒档案材料缺损、修改、补充、移出、变更等情况进行说明，对案卷的完整与完善的体现，在备考表中给予注明。
篇3
一井水：合同档案是按文种划分的，而企业档案分类是以工作职能来划分的，如党群、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科研、基建、设备仪器、会计、人事等十大类，每类都可能涉及合同档案，因此，属于哪类合同归到哪类进行管理。
Zhoumingming：合同比较多的单位，把合同单独设成合同档案门类比较方便管理。而且，科怡软件公司已经把合同档案单纯设置了模块。其目录按“档号、合同名称、合同编号、责任者、甲方、乙方、签订日期、金额、备注”等子目录项来设置，查找方便。
后发制人：如合同数量不是很多、比较零散时，可不单独设置模块，将其归入对应门类便可；如合同数量较多也相对集中，最好另设一个模块单独管理。
zzia050406220：比较合理的管理方法就是合同整理时分散到各个类别的档案中去，像“一井水”所说，属于哪一类就归到哪一类去，在管理系统中建立合同数据库，将合同的基本信息，如编号、名称、合同对方、合同属性、金额、履行情况、整理互见号等详细著录。既保证原有档案间联系，维护其完整性和系统性，又实现了检索和利用的便捷性。
savvy：还有另外一种方法，那就是实体集中存放，然后，通过档案管理系统，将相应的条目或者数字档案放到对应的类别里去。
郭东升：一般说，不将合同入在会计类、人事类。牵涉这两类的合同一般应入其相关行政管理类、经营管理类。国家档案局已经出台了企业档案实体分类整理规则，应该依照规则结合本企业实际贯彻执行。作为企业，国家为之出台的分类暂行规则，是本单位制订分类方案的基本依据。企业应该以此为基本框架，结合单位实际编制本单位的分类方案。
Smxlhy：同意一井水的观点，合同档案应归入相应类别，并区分不同价值来保持文件间有机联系。
一井水：合同是一类文书的名称，而不能把它作为一类档案，企业档案基本是按照工作职能来分类，每一项工作职能都会形成相关合同档案，并不需要人为拆散合同，而是按照合同形成部门与内容归入相关类别即可。如合同档案再单设一类，那施工合同归入基建档案行，归入合同档案还行，就不具有唯一性了。
Savvy：我们单位的合同工作由专门部门进行主管，并按季度形成管理报表。合同管理有对应的主管职能部门、规章制度和工作人员，本身已形成独立的工作体系。确实合同存在多种分类属性，很多从属于项目。我们的合同由于分部门保管，也很自然形成了各总部特点的合同档案。从档案整理的角度来分析，其实，已经区分了部门(工作职能)和年度，但作为相对独立的一项工作，把合同档案单独管理更为恰当。
郭东升：在企业档案整理中，同一类目的合同数量多，应该单独立卷。而不可用形式分类法将其单独设类。属于不同类目的合同，应该归在不同类目里。
马帅章：合同应与其涉及事项放在一起，保证了某一项工作档案资料的完整性，也便于在利用合同档案时根据关键词有效检索出来。将合同档案与其所归属事项相关资料存放在一起，管理利用都很方便！
Zhoumingming：合同档案能否单独设类，主要看是否方便查找利用，不要机械地用传统管理模式来约束它。对于产生合同数量特别多的单位，如何将合同档案与其所归属的事项相关资料存放在一起呢？
马帅章：合同数量特别多的意思如何理解呢？即便是特别多的话，依然可以与所归属事项资料放在一起，这样，也便于理解合同内容涉及事项与合同的来龙去脉。单独将合同拿出来分为一类，可在以下两种情况应用：一是全部档案的主体以合同为主，二是所有档案中合同利用率特高，而其他档案利用率平平。
小鱼儿：针对合同档案的管理问题，各单位应根据具体情况具体对待。机关事业单位往往合同比较少，大都依据《规则》按文书档案整理方法进行了归档，既保证了文件材料的完整性，查找利用起来也比较方便。企业单位，往往企业合同比较多，可把合同单独设为一类，便于更好地为企业服务。比如，我们为一民营企业指导，在帮助其制订分类方案时发现，企业的各种证照、验资报告利用率比较高，如果分散归档不易利用。我们针对企业的具体情况，就把各种证照、验资报告单列了出来。虽然，不太符合档案管理的相关规则、规定，但得到了企业的认可。
Savvy：证照、章程、验资报告使用非常频繁。这三者一定要单独和别的文件区分开，我单位采用的是“复印+扫描”双套制。这类材料都属于产权档案。
zhouya1117：1.在合同档案相对较少的时候，合同档案自然不必单独设类，属于不同类目的合同，应归档在不同类目中；可采取双套制的方式，复印一套合同集中后做成资料，方便查阅利用。2.在合同档案相对很多的时候，尤其是针对某些特殊系统、特殊单位，就应单独设置类目对合同档案进行管理。
郭东升：我赞成合同档案的管理应该根据实际情况而定的观点。但我以为，无论合同多少，属于不同类目的合同，应该归档在不同的类目中，即使在合同档案相对很多的时候。试想，一级类目如果是合同类，行政管理类、生产技术管理类、产品类、设备类、基建类等都要归为此类了，就会平行类目交叉、上下类目互不从属，类目混乱不言而喻。
龙正义：如数量比较多，可专门划为一类；如数量较少，则可归入文书档案之中；如是跟某个项目有关，则放入该项目档案之中，这还是传统的管理手段。如实现了高度的信息化管理，那所有文件不分种类全部可以大流水排序，所谓的分类只是文件的一个标签而已。如找某个档案，通过标题、编号、年度、责任者等要素来检索，甚至可全文检索，还可自动相似性排序，跟该文件内容相关的文件都可以自动排列出来。这时，档案实体如何分类如何排序已经不重要了。
Savvy：近期，我们就遇到很现实的合同管理问题。要求汇总全部合同目录，正本的保存也在商定保管方案。初步拟订三种方案，一是高度集中；二是维持部门分别保管；三是分类管理，有统有分。
小刀：汇总合同目录一由档案管理部门弄，二或由合同管理部门弄，我们这边多是合同管理部门弄的，相当详细。保管方案还是集中管理便于管理，利用上应该也不存在影响因素，是我就选择高度集中。
亓晓华：据了解，有些单位对部分应归档的合同、协议、房屋产权文件等经济类档案文件资料归档不及时，甚至根本不归档，长期滞留在经办人或单位负责人手中，甚至还有的认为这些资料已无用而销毁。致使该归档的资料流失或残缺不全，产生诸多危害。要做好合同档案的管理，我认为，须做到以下五点：1.加强合同档案归档的宣传工作，规范合同的文本格式，增强职工的档案意识和法律意识；2.把好合同档案归档的关口，确保合同协议的及时、高效归档；3.对归档的合同档案要进行科学、细致的分类，以便查找利用；4.档案工作人员要改变以往的“等待”归档意识，变“被动”为“主动”；5.逐步实现合同档案管理信息化，进一步加强合同档案归档管理。
月色微凉：本人根据公司情况，做了一个《合同档案整理指引》。
一、范围：本指引中的合同是指公司及所属各单位与其他民事主体签订的各类合同。
二、合同整理要求：1.本指引中的合同档案必须是合同签订双方按合同要求签字、盖章已生效的合同；2.各类合同的文本（正、副）及其相关附件资料随合同一起归档；3.合同档案是公司档案全宗的重要组成部分，必须由各项目公司的综合档案室统一管理，任何部门和个人都不得擅自扣押、丢失、修改、销毁合同档案。
三、合同整理方法：1.收集。（1）对方先盖章的合同：合同签订后，由各经办人拿到行政人事部或综合管理部盖章后，由盖章人即时留存一套合同原件、合同相关附件及合同审批件一同归档；（2）我方先盖章合同：各经办部门专（兼）职资料员负责对由我方先盖章的合同跟进直至合同签订完毕，在收到双方盖章生效的合同原件后，即可归档到行政人事部或综合管理部档案保管人处；（3）合同履行中如发生合同纠纷，承办人员应将处理合同纠纷的文件在签字或生效后，及时向本单位的档案部门移交归档，档案部门应将这些文件收集齐全后归入企管类档案。2.整理。（1）合同档案实行按件归档的方式；（2）合同档案按年度—保管期限来整理，同一年度、同一保管期限内按时间顺序排流水件号，并按件号进行排列、存放。3.确定保管期限。合同档案的保管期限分为“永久”、“30年”、“10年”、“5年”四个期限，在档号结构中，用数字分别表示为“1”、“2”、“3”、“4”，即永久为“1”，30年为“2”，10年为“3”，5年为“4”。4.编页。5.盖档号章。（1）合同档案号的形成：全宗号—分类号—年度—保管期限—件号；（2）盖档号章的位置：文件右上角，尽量不要压盖原合同内容；（3）填写档号章里的内容：类别号为“H”；年度一般以合同里盖章处的签订日期为准；保管期限填写：“10年”“5年”等；件号以合同在同年度同保管期限下的流水号作为件号。6.信息录入。将合同基本信息录入电脑。7.扫描。将整理完毕的合同档案进行扫描。8.装盒。（1）统一年度统一保管期限档案装一盒，数量多的可以分盒装，但是件号保持连续；（2）每一盒内部合同档案装盒顺序：卷内备考表置于盒底，中间是归档合同档案，上面是卷内目录。9.上架排列。合同档案装盒后同一年度同一保管期限的合同顺序从上至下从左至右排列。
篇4
关键词：工程 合同 档案
Key words: project contract archives
任何一项工程都要有业主委托设计、监理、施工，各方之间的责任与利益不同，只有通过合同才能形成相互联系和相互制约的机制，从而实现工程的目标。因而，作为合同文件的档案管理在工程中显得尤为重要，加强工程施工合同的归档管理和开发利用成为工程施工档案管理部门面对的重要课题。合同管理是项目管理的核心，其始终贯穿于项目管理的全过程，因而我们要做好工程中的合同档案管理工作，促进工程中各方维护自身的利益，确保市场上各种工程活动的协调有序地运行。
一、对工程合同档案的理解
工程合同是工程施工单位、承包人、建设单位、发包人完成某项工程项目勘察、设计、建筑、安装工作、建设单位接受工作成果并支付报酬的书面文件。凡是符合法律的具有法律效力的合同都应该收集、归档、整理组卷、装订、归档，并进行长时间的保存。合同档案内容包括投标、中标书、信件以及数据、合同书、电传、电报、传真、电子邮件、电子数据交换等，其中市政工程承包合同实际包括勘察、设计、建筑、安装合同。
二、工程合同档案管理的任务
在工程建设的市场经济条件下，我们要培养工程合同意识，使工程各方都认识到如果不签订合同将不利于自身和市场的发展。首先，在合同签订之前施工单位应对招标文件进行分析和合同文本审查，评估合同风险，然后进行工程合同的策划，为报价、工程预算、合同谈判与签订提供决策的信息与意见。其次，当合同签订后，应该对于合同实施情况进行跟踪，收集合同实施过程中的信息资料，然后对此进行分析，提出合同实施方面的意见、建议，建立合同实施的保证体系。
三、如何提高工程合同管理水平
3.1加强工程合同档案管理质量
工程合同管理对材料的收集是管理的基础工作，对此，工程施工技术人员、监理人员要加强对档案管理人员的联系，档案管理人员也要跟随施工进度在在收集时做到有的放矢，保证材料收集的连续性与完整性。收集的材料除了要完整，还应该确保其正确。因而工程监理还应该检查合同内容是否字迹清楚、齐全、完整，合同的书写是否规范，合同文本上是否有双方代表人的签章与日期。还要保证作为企业档案部门留存的建设工程施工合同必须是“第一手”的原始记录，只有加强合同的收集与整理，才能防范工程管理中的漏洞，避免工程纠纷。
3.2建立健全合同档案管理机制
21世纪是法制的社会，在工程建设过程中我们应该签订合同，明确了发包人和承包人在工程中的权利和义务，因而企业要建立健全合同管理制度，使工程合同依法订立，依法履行，以达到维护各方权益，提高效益的目的。首先，施工合同签订后的关键问题是如何依法履行。我们应该遵守《民法通则》、《合同法》、《招标投标法》、《建筑法》，规定合同双方应认真履行各自的权利和义务，任何一方无权随意变更或解除合同，任何一方违反合同规定，都必须承担相应的法律责任。这样充实完善档案案卷，科学地规范档案法规，更进一步地加强档案法规建设。其次，制定施工合同档案的收集范围、责任单位及责任人员和归档时限。合同管理人员要认真履行自己的职责，保证纵企业各层次关系明确，在企业《工程技术资料管理办法》中应明确施工合同档案管理的考核办法，使档案管理部门和人员产生激励作用，确保建设工程施工合同归档渠道的畅通及归档的及时性和完整性。最后，工程合同档案是一种宝贵的信息资源，档案人员应学会用现代的科学理论完善工程合同档案管理，进行动态性、实时性的管理，及时全面地总结经验教训，并要做好必要的保密工作，维护企业自身的合法权益。
3.3建立健全合同管理网络体系
建筑安装施工企业具有跨地区跨省市、施工点多面广、施工基地迁移频繁等特点，因而在工程合同管理中往往会存在一些问题，为了保证工程合同档案的收集同基本建设类档案一样要齐全完整，除了要按照“统一领导，分级管理”的原则实行公司和分公司两级管理，另外可建立起一个与企业组织机构及管理模式相适应的、信息畅通的、完整的、稳固的合同管理网络体系，做好档案的收集、整理、归档、利用工作，更好的完善工程合同的渠道。第一，建立网络体系就要求合同管理员经常咨询和查看各级合同档案管理的工作状况，每个季度各级合同档案管理员将这段时期的档案管理变化情况报道给公司合同管理员，加强双方之间的联系。第二，每年各级合同档案管理员将各地的收集完整的合同档案连同合同台帐一并移交公司经营部门，然后由公司交企业档案部门留存。因为完整的企业建设工程施工合同管理网络是信息畅通的渠道，辅以计算机的应用则更快捷、容量大。第三，企业档案部门收到工程合同后应该按合同台帐、合同编号进行一一的对照，发现有缺的要及时进行追回。接着企业档案部门还要对档案进行分类，按照责任者、文件题名、时间、保管期限、文件字号、密级、档案号制成档案的二次文献输入计算机并组卷归档。
三、结束语
工程建设是社会经济发展的动力，而良好的工程合同档案的管理又能提高工程建设的效益，因此我们要不断完善工程合同管理，提高工程档案管理的质量，以更好的为工程各方创造利益，为社会发展服务。
参考文献：
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一、合同管理概述
近年来电力企业物资集约化管理的深度不断推进，在物资管理的各工作环节中，物资采购合同管理工作涉及面广，需要在涉及的各工程项目部门及相关部门互相支持、密切配合、通力合作，才能确保物资采购合同履约执行工作有序开展，因此认真研究物资合同的签订、履约、变更等管理变得越来越重要。鹤壁公司在物资集约化管理中，认真做好合同履约的管理工作，通过强化合同签订、执行情况、设备制造质量状况、交货进度等信息的收集分析手段，督促各供应商严格遵守合同约定，按期上报合同款项支付的各类凭证，深化物资合同管理在整个物资供应链中发挥的巨大作用，为本单位生产工程项目的建设提供了强有力的物资保障。现将目前河南省电力物资合同管理的运作概况和工作流程简述如下。
二、合同管理流程
物资合同管理从集中招标采购定标后发出中标通知书开始，包括物资合同签约、合同履行、合同变更、资金结算和合同资料归档整个过程的所有环节。下面对各管理环节依次进行论述。
2.1物资合同签约：目前在国网公司的物资集约化管理中，需求单位所有物资采购均执行以“总部直接组织采购（即国直方式）”、“总部统一组织监控，省公司具体实施（即国委方式）”为主的二级集中招标采购政策。集中招标采购的中标结果发出后，各网省公司将合同信息维护到国网电子商务平台（ECP）中，供应厂商通过电子商务平台对合同信息进行确认，生成纸质合同，由省公司统一与中标厂家签订商务合同。地市公司物资部门可以根据省公司物资部下发的通知计划安排、项目实际情况通知项目部门在合同签订前与中标供应商签订技术协议。物资采购合同的技术参数、商务条款的确定主要依据采购文件及中标人响应的投标文件。合同签订时，双方对技术条件、商务要求，包括价格、交货期、交货地点等要素必须严格按照采购结果进行签订，不得对任何实质性内容进行修改。
2.2物资采购合同文本：随着国网公司物资集约化管理的深化，合同管理广度和深度不断拓展，为适用物资管理新形势的发展，提高物资合同签订效率和履约水平，国网公司结合系统各单位实际应用情况，编制了41类设备/材料专用采购合同文本、电力设备/材料通用采购合同文本、非电力设备/材料通用采购合同文本和协议库存物资采购合同文本。编制物资采购统一合同文本可以有效防范法律风险，为深化合同结构化、标准化和自动化管理奠定基础。国网公司系统内签订的所有合同均统一使用标准的合同文本。
2.3物资采购合同履约：物资合同生效后，地市公司配合省公司物资管理部门进行物资合同的跟踪、督促、履行，及时办理物资合同变更、撤销相关手续；反馈供应商的履约情况；监控物资合同履行中的异常情况，并组织项目部门商讨解决方案。在合同履约管理中，加强对合同执行情况、设备制造质量状况、交货进度等信息的收集分析，督促供应商严格遵守合同约定，按期上报合同款项支付的各类凭证，确保合同履约管理的及时、客观、公正。合同一经签订，具有法律效力，供需双方必须严格遵守。任何单位及个人不得以任何形式泄漏或不正当地使用合同中涉及公司的商业机密和技术秘密。地市公司物资管理部门根据前期物资需求计划日期及工程项目实际施工计划进度安排，向供应商发出供应计划通知单，供应商核对供应计划通知单并按要求将货物发送至施工现场或指定地点，完成物资配送。
2.4物资采购合同变更：物资合同履行阶段发生的变更，应由市公司项目部门提出，经省公司项目管理部门确认的书面变更申请报告，提交省公司物资部按公司相关规定，经审批后与供应商签订补充合同/协议。对采购结果中的物资类别、主要技术参数等实质性内容进行重大变更时，应撤销原合同，重新纳入计划采购管理。在合同执行过程中，由于设计、工程项目变更等原因，需要进行合同的变更时，市公司项目部门提报《变更单》，在合同约定的幅度内，经省公司项目管理部门确认，报省公司物资部批准后按照《物资合同承办实施细则》执行。物资合同在签订过程中发生的变更记录，应由与会相关代表签字确认，并作为物资合同的附件。根据物资合同签订变更记录，物资需求单位应及时在ERP系统中对物资需求计划进行相应修订。
2.5物资采购合同信息管理：地市公司物资管理部门应做好合同物资的催交催运、配送仓储、移交验收、现场服务、日常协调等工作，收集、汇总、分析合同履约的相关信息和资料，及时报送上级物资管理部门。合同供应商在履约中发生违约的，按《河南省电力公司供应商违约问题处理实施细则》执行。地市公司应及时将供应商合同履约情况收集上报省公司物资部，物资部建立信息周报，对相关信息进行通报。对在合同中出现的供应商质量问题、违约行为等进行处理，必要时可以采取一定的制裁手段，如限制授标、暂停授标和在评标中减扣分等。
2.6物资采购合同归档：物资采购合同档案的建立包括从物资合同谈判、起草、订立、履约和终止全过程生成的有关资料，包括谈判记录、商务合同与技术协议文本、会签单、变更申请单、信息反馈单、违约处罚通知单等内容。各级物资合同管理部门根据工作需要建立《采购合同台账》，主要由物资采购项目名称、合同签订时间、批次、名称、规格型号、数量、单位，供应商名称、联系人及电话、项目负责人等组成，并做好台帐信息的及时更新。物资合同管理负责按照《物资档案管理标准》要求，做好所有物资合同及相关资料的整理、归档、保管和移交工作。对物资合同档案的分类归档，可以将物资合同并入工程项目建设档案，做为项目资料一同移交档案管理部门。如无工程建设档案的，可以按年度分类整理成册，编制好合同目录。
三、结语
随着电力企业物资集约化管理的深度不断推进，合同履行在物资管理中的影响越来越重要，规范合同管理模式，加强对合同履约中的跟踪追溯对合同的顺利执行起到积极的促进作用，对于各供应商来讲，可以减少合同纠纷，增加诚信度，为建立良好的合作关系打下基础。
参考文献：
[1]《国家电网公司物资集约化管理》中国电力网，2012，12.
篇6
四月份完成了湖北省第九届“守合同重信用”材料整理及申报工作，完成了院工商营业执照年检以及企事业单位组织机构代码证换证及年检工作。并对全院各类资质进行了一次清理，按资质证件的使用范畴及用途重新分类，制作成相应的电子明细表，便于借阅人员查看，对日常资质证件（原件及复印件）借用进行了登记、维护管理工作。
五月份协助深圳分院、黄冈分院、珠海分院在当地建设部门登记备案工作，以及完成了当月的合同管理统计工作；协助院办等部门，收集整理**年院施工的重庆万州草街子地质灾害防治施工项目原始资料；以及各分支机构投标使用资质借用归还登记管理工作。
六月份完成了“全国工程勘察设计单位诚信单位”牌匾、证书申领工作。协助各分支机构项目投标工作，做出谋划策之功效，如：**分院参加**艺术馆工程勘察项目投标，**分院武荆高速公路连接线粉喷桩检测项目投标等工作。按市建委工程勘察设计处和武汉勘察设计协会的要求，将我院基本情况等相关资料报送《武汉勘察设计》网站，建武汉勘察设计网络数据库。完成1-6月份半年度合同统计工作，以及生产经营统计汇总工作。
七月份协助xxx科长顺利完成了地质勘察资质（固体矿产勘察、水工环、液体矿产勘察）三个甲级资申报工作，这也是我第一次参与资质维护管理工作，实现中学到了很多的知识，丰富了我的工作经验，此项工作已圆满完成并已为我院取得了三个甲级资质。完成了我院《武汉市工程勘察设计行业诚信单位》申报工作，此项工作也得到了好的结果，我院被评为武汉市28家工程勘察设计诚信单位之一。
八至九月份协助并完成了测绘资质年检工作，新的测绘资质也已领取，并对我院地灾类（勘察、施工、评估、设计）资质复审材料进行整理工作。
十至十二月份完成了报送国土资源部地质灾害治理工程勘察设计施工和危险性评估四个甲级资质复审材料申报工作，此项工作已由国土资源部审批过两项地灾施工和地灾评估甲级资质，还将等待另两项资质审批。完成了报送局企业指导处《单位资质和个人职业资格证书情况信息表》资料。完成了上报湖北省建筑行业十强申报工作。
二、合同管理以及分支机构服务方面工作情况
在合同管理方面对当年所签订的合同xxx多份合同进行了编号、盖章登记，合同项目顾客评审表进行分类，并在OA系统上对所签订合同进行了电子数据管理，并在规定的时间里完成了**年每月生产经营统计汇总工作。对于各单位情况不同对合同管理也采取了不同方式催收归档工作，使其我院合同归档率占xxx%以上，有效防止了因合同原因而产生的不必要麻烦。
对于分支机构服务方面也是任劳任怨只有各分支机构有快件过来，都会想尽办法为其办理，并在最短时间内给他们寄邮回去，以不耽误对方工作为目的，从不因个人问题而延误工作。
完成了**年度省、市勘察协会会费上缴工作。
三、管理工作中的经验与体会
1、由于我以前从事出纳工作，这是第一次接触资质管理、合同管理的工作，这其中有个角色的转变，虽然出纳工作使我熟悉了我院的管理制度以及合同管理细则等，为以后的工作打下了良好的基础，但由于资质管理工作以及分支机构生产经营管理的性质不同，使我在工作中有些被动接受、缺乏创新的工作作风。
篇7
随着社会的不断进步和发展，各行各业对现代化信息要求越来越高，互联网技术应用的成熟，电子会计业务规模不断扩大，这些都要求会计档案管理要与时俱进，推进电子会计档案管理对未来会计档案的管理和利用具有重要的现实意义和深远的历史意义。
（一）有利于绿色环保，减少资源浪费。会计工作耗材成本巨大，日报、月报、年报所需纸张加上色带、打印机等各类耗材，无以计算，造成资源浪费、环境污染。由于大量的会计报表、报销单据及记账凭证等都以纸质档案呈现，给档案管理及档案利用带来诸多不便，以我校为例，一些科研项目结题审计、学科评估、教学评估等等不仅需要大量的原始票据凭证，还需要例如合同、协议、文件等原始凭证等，这些文件材料大部分都附在会计原始单据后面，这样一来，一个项目查下来就要翻阅少则一年多则五、六年，甚至十年的原始会计凭证，另外由于复印、照相、扫描不清不详，还要往返档案馆查找多次，耗资耗力耗材，给会计档案的利用带来诸多不利。如果实行电子会计档案管理就不一样了，新《会计档案管理办法》规定，符合条件的电子会计资料和电子会计凭证都可以同纸质档案一同归档立卷。这样会计档案利用者就可以通过电子会计平台迅速查到自己需要的会计原始凭证，既节省了时间又降低了耗材成本，节能减排，绿色环保。
（二）提高会计工作的效率，便于会计档案管理。纸质档案在形成和保管、利用的实践过程中，投入大量的人力、物力和财力，近年来纸质会计档案，尤其是记账凭证成倍增加，占用了大量的空间，一些馆所由于缺少现代化、标准化档案库房管理，出现会计凭证摆放杂乱、无序的现象，给工作带来极大不利，甚至造成严重的安全隐患。电子会计档案管理的出台，以它独特的便捷性，提高了会计工作的效率，加速了会计信息资源的传递速度，进而提升了会计档案的利用率。
（三）有利于现代化会计大数据事业的发展。现代化信息时代的发展，要求财务会计大?稻莸闹С帧Mü?一些会计数据的分析和研究，可以为决策者提供有价值的依据和决策。新《会计档案管理办法》的出台，将有利地推动电子会计大数据的实现，为机关企事业管理者提供更准确、更真实、更可靠的一手数字信息，为社会经济的发展做好参谋。
二、建立严谨的、规范的电子会计档案管理制度
电子会计档案的管理需要以科学的态度、完善的管理进行，它与纸质档案的管理无论在制度管理，还是业务流程，以及安全防范方面都存在着很大差别，为保证电子会计档案的管理科学、规范，最大限度地开发、利用，应该从规范管理、组织流程、建立安全防范体系几个方面落实。
（一）制定完善的电子会计档案的制度。新《管理办法》明确了电子会计档案的管理，规定电子会计档案在接收、传输、保管、利用等环节，要遵循建立与纸质会计档案相关联的会计档案检索系统，并且强调同时要符合长期保管的条件。规定从外部接收的符合存档条件的电子会计资料，同时其电子签名必须符合《中华人民共和国电子签名法》的要求。
（二）健全电子会计档案的移交手续。规定指出，电子会计档案在移交时，应严格遵守电子会计档案与其元数据一同移交的规定，并且要求电子会计档案在形成过程中的文件格式必须符合国家档案管理的相关规定。强调如果是特殊的电子格式必须连同电子会计档案的读取平台一同移交归档保存。
三、建立健全科学完善的电子会计档案安全保障制度
电子会计档案归档，应当从它形成的全过程加以监控。首先应当从电子会计档案的收集、传输、整理、保管开始，到最后的移交，形成电子信息一体化的电子会计档案管理体系；对其形成过程中的准确性、完整性、可用性及安全性一一进行严格的检测把关，真正符合规定的会计资料才可以接收归档。
（一）建立电子会计档案安全保障体系。从管理系统、网络传输、到电子会计档案的利用，档案部门应协同会计部门、信息技术管理部门一同建立安全有效的防范体系，严防电子会计档案利用中的丢失及篡改。
（二）建立电子会计档案的备份制度。防止自然灾害及人为破坏。
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最佳解决方案奖
《事务所项目管理系统V1.2》以《中国注册会计师行业信息化建设总体方案》为指导，将事务所信息建设划分为三大平台：业务制作平台、业务运营平台、业务支撑平台。
《事务所项目管理系统V1.2》以《中国注册会计师行业信息化建设总体方案》为指导，结合《中国注册会计师行业信息化建设主要工作任务分解表》、《中国注册会计师行业信息化应用功能描述》和《中国注册会计师行业信息化建设指南》等3个配套文件，将事务所信息建设划分为三大平台：业务制作平台、业务运营平台、业务支撑平台。业务制作平台包含：审计系统、资产评估系统、财务报表合并系统、网络质量控制系统。
业务运营平台包含：客户档案管理、客户关怀管理、客户接受管理、业务承接、业务委派、项目立项、员工委派、预算管理、工时管理、合同管理、合同作废管理、合同过打印管理、合同归档管理、报告发起管理、报告复核管理、报告修改管理、报告加出管理、报告作废管理、报告打印管理、报告归档管理、项目考核管理、电子签章管理、独立性核查、投资合规性核查、独立性声明。
业务支撑平台包含：人事档案管理、绩效考核管理、考勤管理、薪酬管理、发票管理、实收管理、对账管理、费用管理、账龄管理、信息管理、资产管理、车辆管理、会议室管理、行政盖章管理、决策支持管理、报备信息管理、信息查询导出、知识库管理、档案管理、系统管理。
篇9
要形式是以通信来实现的。工程信函
承担着我公司与协作单位间沟通渠道
与纽带的作用，而公司与承包商之间
的所有往来文件必须通过批准的通讯
渠道传递。鉴于海阳核电站涉及专业
多、接口复杂，信函的总类繁多，数
量巨大，建立一套有效的通信渠道管
理体系是十分必要的，为今后工程函
件的有序分发、分类存档和查询提供
方便。下面从几个方面进行介绍：
一、通信渠道的管理要求
1.许可的通信渠道的建立。单位
之间许可的通信渠道必须由文档归口
管理部门进行登记，在合同签订后，
由合同归口管理部门提交通信代码申
请，文档归口管理部门根据单位名称
和合同性质确定出该单位通信代码。
对于与核电站建设业主签订多个
合同的单位原则上由一个授权人签字
的通信只能建立一个通信渠道，如果
不同的合同业务是由不同的授权人签
字，可以给予不同的渠道号，或是分
段取流水号以示区别不同项目，但应
得到文档归口管理部门许可。原则上
无合同、工程接口关系的单位之间不
设通信渠道，若确有必要，可向文档
归口管理部门提出申请后，由文档归
口管理部门负责确定。
2.通信识别码的结构。核电站建
设业主与承包商之间的来往信函都使
用“通信识别码”来编号。通信识别
码是通信的唯一识别标志，由数字和
字母组成，由项目代码、通信渠道号
和通信流水号组成。通信渠道号是通
信识别码的重要组成部分，用于标识
进行通信的单位。通信流水号表示某
一通信渠道内各次通信的序号，用于
标识发件方针对某一类型或某一工程
项目发送给出收件方通信的序号，在
发件方发送信件时给出。
如某工程信函的通信识别码为
XXX—AAAA—BBBB—NNNNNN，
其中，XXX表示项目代码，由三位
大写英文字母组成；AAAA和
BBBB
表示通信渠道号，分别是发件单位和
收件单位的代码，由四位大写的可选
英文字母组成，第一个大写字母表示
单位的类别，第二、三、四个大写字
母与第一个大写字母相关，表示具体
的通信单位，此代码用于区别单位类
别和名称；NNNNNN表示通信流水
号，由六位阿拉伯数字组成，用于标
识发件方针对某一类型或某一工程项
目发送给收件方通信的序号，在发件
方发送信件时给出。
3.通信信息的交换和更新。通信
渠道号确定后，业主方负责以信函的
形式将通信渠道号、收件人、信函传
递渠道、执行程序等事宜通知合同单
位或其管理单位，并要求合同单位回
函提交其单位收件人、授权签字人、
签字范围、信函接口人、电话、邮
箱、传真、邮编、地址等信息。各单
位在通信地址、邮政编码、电话
/传
真号码、收件人、授权签字人、电子
邮件地址、信函接口人等通信信息变
更时，应及时以函的形式告知业主，
业主负责对通信信息汇总和更新。
4.通信信息的归档保存。对于通
信渠道建立的相关信息需进行定期分
类归档，便于今后工作的方便查询。
针对各单位在通信地址、邮政编码、
电话
/传真号码、收件人、授权签字
人、电子邮件地址、信函接口人等通
信信息变更时，业主方在收到通知
后，应及时对通信归档信息进行汇总
和更新，确保信息的时效性。
二、对通信识别码进行改进措施
1.将通信识别码结构由三段式改
为四段式结构。在原有通信识别码的
基础上，增加一段项目代码，来区别
1、2号机组、3、4号机组、5、6号机组，
而不用频繁变更业主及各承包商的通
信渠道号，此种结构不但节约了通信
渠道号的资源，而且能够满足公司多
机组通信的需要。
2.对流水号的区间划分进行了细
化。在按函件内容对函件进行详细分
类的基础上，定义不同的区间代表不
同类别的函件，方便了函件的分类存
档和查询。
3.确立收件代码。通信较少及没
有签订合同的通信单位，统一以收件
方代码
SXCR对其发文；同时对多个
单位发文（3个以上单位），收件方的
代码统一为SXZZ。
4.确保通信流水号的连续性。发
件方应保证针对同一类型或统一工程
项目发送给特定收件方通信的通信流
水号的连续性，即针对不同类型或不
同项目通信的通信流水号不能混淆，
发往不同单位通信的通信流水号不能
混编。
5.给出通信识别码。抄送给业主
的函件一般须另给出收件单位为山东
核电有限公司的通信识别码（已明确
规定某类或某单位之间所有通信均抄
送业主的通信除外）。
三、通信管理实践经验总结
海阳核电站工程上的往来函件
其内容除讨论和通知技术经济问题
外，还有大部分实质上是文件图纸的
传票。尽管这些来往函件特别多，但
正是因为采用了有效的通信渠道管理
的缘故，来往的函件都能及时接收
到，总结其经验我认为是遵循了以下
几点：
1.确保信函信息的有效性。工
程函件的接收必须具有许可的通信渠
加一项其他（请写出——）是最好的
补救办法，一般的调查对象也会认真
地写出。但是，这种题目尽量要少。
因为问卷调查法的一个重大优点就是
调查问题的指标量化，结果容易统
计。而调查对象填写的“其他”，大
多是五花八门，跟你的量化指标很难
完全对得上，不利于统计分型。
题量不要太大。调查对象能够接
受的填写问卷的极限时间是
5分钟，
大概
20道题目就够了。
总之，在合适的时机请乐于填写
您问卷的调查对象来填写，而且问卷
又最大限度地方便了调查对象，问卷
就一定能够得到他们的认真对待，我
篇10
债权档案的范围有广义和狭义之分。广义上讲，凡反映企业应从他方获得某种权利（货币、一种行为、一种物或者智力成果）的依据性文件材料（合同、票据、证书等）都是债权档案。狭义上讲债权档案主要是指企业产品销售过程中形成的应收帐款债权依据。债权档案能够在产生所有者权益纠纷时作为法定证据，证明债权方应获得的金钱或非金钱的权利。本文侧重于探讨药品生产、经营企业因签订产品销售合同，产生应收帐款所形成的狭义债权档案。主要包括：销售客户目录及信用信息资料、产品销售合同、送货签收单据、应收帐款对帐单、销售管理台帐、送货管理台帐，产品销售财务总帐、应收帐款明细帐及附件票据等与债权直接相关的文件材料。
1 药品生产经营企业债权档案的特点
1.1 应收帐款债权档案是公司债权档案构成的主体
以药品生产、销售为主的工业企业，其产品的直销对象主要是各级医院，医药商品经营企业（各级医药批发公司）、连锁药房经营公司。其销售模式以信用限额销售为主，现款销售所占份额较少。应收帐款债权占上年销售总额15%-30%，成为公司债权构成的主要部分。因此，应收帐款债权档案是公司债权档案的主体，显得尤其重要。
1.2 债权档案数量很大，分布范围广
药品生产企业往往品种、品规较多；营销对象多，且分布在全国各地；物流配送是在信用限额内按需配送，形成一种累计式债权。而不是签定1份产品销售合同对应一次性完成配送。因此产生的销售合同、销售发票、送货单据等债权资料数量很大，分布范围广。如管理不科学、责任落实不到位，在传递过程中极易造成遗失。
2 药品生产经营企业债权档案的存在问题
2.1 债权档案在形成部门分散排列归档，需要提供利用时查全率达不到100%
1.会计档案中债权档案不齐全且未集中排列。在实际操作中，会计做帐时，应收帐款凭证附件只有送货单、发票财务联，随帐务生成时间，分散装订成册，不是按某个经销商某年度全部交易凭证集中排列，其中还缺少销售合同及其他相关债权依据材料。因此，在企业清理债权时从会计档案中查找某个经销商某个时间段的债权档案费时、费力，查找不齐全。
2.应收帐款会计凭证附件之外的债权档案由形成部门分散收集保管、排列整理不科学也存在查找不齐问题。
产品销售合同，销售管理台帐、产品出库管理台帐、物流送货单等形成于不同部门，在排列整理上缺少科学、规范，不利于查找，也造成债权清理时利用困难。
2.2 债权档案生效要件不完善，准确率达不到100%
1.销售合同在签订环节存在签字、盖章等生效要件不全或与预留印件不相符的现象；
2.送货单据签章生效要件不全主要表现为：
（1）送货单填写不详，如送货汇总单填写送货件数、合计金额，无品种、规格、单价、金额及合计等明细签章单。或者汇总单与明细单之间未建立生效关联信息，造成送货单无效。
（2）收货人签字与预留收货人签字不符。
3 加强债权档案收集、归档管理的实践探索
鉴于药品生产经营企业债权档案的特点及存在问题，企业有必要加强债权档案的管理，提高债权档案形成环节的准确率、收集环节的完整率、保管环节的齐全率和查全率。使企业在债权风控管理中避免因债权证据缺失而处于被动地位，造成经济损失。
3.1 制定债权档案专项管理制度，建立债权档案形成、收集、归档管理网络，明确债权档案形成的关键环节的收集、移交归档职责
1.债权监控中心为债权管理的主管部门，负责信用客户、信用限额及债权档案管理制度的制定、培训，并监督、检查、考核执行情况。
（1）集团公司债权监控中心为销售客户及信用限额管理的主管部门，负责制定债权及债权档案管理制度，并监督、检查执行情况。下属公司债权监控分中心为本公司客户及信用限额的具体管理单位（部门），负责执行客户信用限额管理制度和债权档案的检查、审核及归档管理。
（2）债权监控分中心必须建立客户电子信息档案库并进行动态维护。销售客户是公司的重要资源，不允许任何个人或团体私自占用公司客户资源。发生业务往来的客户，统一实行申报审批制，经公司正式审批后的客户必须统一编制《销售客户目录》以正式文件下发，未上目录的客户不得销售。信用客户必须提供齐全的信用资料，客户信息系统根据客户情况的变化（新增、名称、地址、开票资料等信息变更）及时更新，动态管理。客户注销必须结清货款后才能予以注销。客户电子信息、纸质客户目录及信用资料一同视为债权档案归档保管。
2.各公司销售财务部负责应收帐款的对帐管理，强化对帐管理的及时性，确保债权的准确性。
（1）企业授信额度实行时间授信和总额授信的双控原则。销售财务监控授信债权总额及其存在时间，将授信总额控制在上年销售额的15%-30%以内。
（2）严格执行财务对帐制度，每年对帐率要求达到100%。余额不平，找出不平的原因并加以说明和处理。形成的对帐余额调节表及情况说明要求加盖财务专用章作为债权依据，移交债权中心与合同、送货单一同归档。
3.销售合同管理部负责销售合同设计、用印、发出、回收审核。
（1）规范产品销售合同文本的设计。
销售合同文本统一规范设计，并详细说明填写要求，填写示范样本。对签订合同的业务代表、发货人等相关人员进行统一培训。
（2）规范合同填写、签字、盖章等法律生效要件。
首先，要求信用客户提品销售合同签订人、合同专用章、财务专用章等合法字模、印模及授权委托书作为预留信用依据。
其次，签订产品销售合同时，要求签字盖章手续必须齐全，并与预留字模、印模相符。
当合同变更时，在“其它约定事项栏”注明变更情况并由双方签字确认。合同作废时，商务代表到经销商单位收回原合同并注明“作废”或“无效”等字样返还合同管理部。通过规范设计、填写、审核、纠错等办法，强化签定合同的准确性。
4.物流配送管理环节负责送货单制发、回收、审核，并移交一份给合同管理部门与相应的合同附在一起归档。
（1）物流部门必须严格执行发货制度，收集配送对象的预留字模、印模。货品送达后必须要求收货人签字盖章，并与预留字模、印模一致。
（2）每次送货、退货单证齐全，送货单上标注销售合同和送货明细单、发票编号，几种债权依据相互映证，以确保债权档案的准确性。
实践操作中常会出现：授信客户收货印模、字模、托运公司授权依据收集不全；送货单无签章；多品种送货时，只有汇总送货单签章，未标注送货明细单编号，建立生效关联信息。因此，送货单据生效回收时应按以上要求严格复核，确保送货单签发的准备性。
3.2 销售合同及送货单的制发、回收、移交等严格执行登记管理制度，保证债权档案收集完整、齐全
所谓完整就是要求已签订生效的合同和相应的送货单据收齐、配套；齐全就是要求与某客户签订的全部合同、送货单、对帐单收齐配套。只有通过严格登记、追踪管理制度来实现债权档案的收集完整、齐全。
（1）销售合同发出和执行登记台帐，按分销公司及所销产品登记。每月清理已履行和未能履行的合同，进行分析，发现问题及时沟通处理。
（2）严格执行送货登记管理台帐。送货台帐要有送货单发出、回收情况记录。将签收手续完备的送货单财务联移交销售财务会计记帐，第一联移交合同部作为债权档案附在相应的销售合同后，第三联自存作为送货台帐记帐依据。
（3）销售合同及送货单签发后，必须限期返回，丢失一份要登报公示并从重处罚责任人。
通过对债权档案传递过程的跟踪，确保债权档案收集、及时、完整、齐全。
3.3 科学排列，规范整理债权档案
1.科学排列，提高查准率。
排列整理：销售合同按产品、销售区域（省）、经销商（购货单位）、时间等要素进行排列。年度内将同一经销商的每一份销售合同附上送货单、按时间先后排列，再附上年度对帐余额调节表。
规范装订：合同、送货单等应归档债权凭据排列顺序确定后，制作卷内目录及备考表，装订成册。
3.4 归口管理，提高债权档案利用查全率
所有债权档案由形成部门分片区、经销商排列，装订成册后，编制移交清册，每年移交债权中心审核，归口集中保管、利用。确无债权纠纷后再移交档案部门保存10年。当债权法律纠纷产生时能快速提供债权依据，确保企业债权万无一失。
参考文献
篇11
近年来，高校继续教育培训进入了一个快速发展期，随着其规模的不断扩大，在其内部产生了大量的公文和档案。由于教育培训领域自身所独有的特点，使得管理者对公文、档案的存取、调用要求更高。如何高效地处理这些公文以及有效、及时地使用这些档案，是目前高校教育培训工作中面临的一个重要问题。由此，文档的电子化成为迫切的需要。而随着信息技术、网络技术的发展，电子文档以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点，具有传统文件无法比拟的优势。在电子文档大量产生的同时，如何保障电子文档的有效利用，已经成为人们所关注的重要问题。
一、概念及特性
文档，即公文和档案，公文是档案的前身，档案是公文的终结。电子文档即电子公文和电子档案，电子公文是由办公自动化系统生成，电子公文流转结束后就进入了归档环节，形成电子档案。电子文档就是单位在日常运作中创建、流转和最终生成的能为计算机识别和处理，并可在网络上传递的代码序列，包括文字、图表和图像等电子化文件。电子文档存储密度高、容量大、体积小，通过互联网技术可以在极短的时间里从任意地点进行查阅、调用，管理方便。但电子文档必须以计算机为媒介，对设备依存度较高，而且易于修改、复制、传播。
二、教育培训文档电子化的意义
(一)高校教育培训公文电子化的意义
高校教育培训的公文包括请示、资产请示、收文、报文、大型活动审批、合同审批及管理、信息审核及、通知、各类函件等，要求时效性强，需要准确、快速地完成。如果使用传统的手工方式完成，则费时费力，且易出差错。依靠网络信息技术对文档进行高效有序的电子化处理，通过电子公文传输、交换、共享，加快了公文流转速度，提高了办公效率和资源利用率，实现了跨平台的数据信息交换和信息共享，使各个层面的工作有机地联系起来。
1．办公效率大幅提高
电子公文与纸质公文的种类、要素、工作流程、归档等基本相同。高校教育培训工作的日常内部公文处理流程包括拟稿、审稿、定稿、签发、分发、催办、归档等，上级来文则有收文、登记、传阅、催办、督办、归档等，原来依靠传统的流转程序时，就拟稿、审稿、定稿程序就会反复几次修改，若是碰到领导出差的情况，只能等到领导出差回来才能签批，出差几天等几天，再呈报到下一位领导时，可能又因为别的原因而延误了批阅。这些严重地影响了公文流转的进程和速度，制约了教育培训工作的开展。而电子公文相比纸质公文来说方便、快捷、智能，依靠计算机强大的信息处理能力以及网络，不受时间和地点的限制，只要有互联网，随时随地就可签批。即使领导在大洋彼岸出差，也可以使用互联网络及时登录办公自动化系统签批公文。而且办公自动化系统具备了提醒和催办功能，从而极大地提高了办公效率。
2．加快了文件传递的速度和提高了安全性
传统的公文流转方式在向上报文或向下级部门发送纸质公文时，中间要经过很多人工操作环节，才能到达相关部门。因受时间、空间限制，阻碍了公文信息的效用。而且靠人工在传递过程中，遗失的情况时有发生。而电子公文通过办公自动化平台，利用计算机网络技术功能，无论是在制发上传文件还是向下级信息，都会在短时间内以点带面的形式信息，减少了中间环节，大大缩短了公文流转的时间，及时地传递了信息，其时效性能高的优势是纸质公文不可比拟的。而且杜绝了文件在传递过程中丢失的情况，大大提高了文件传递的安全性和时效性。
3．响应低碳、环保、节约的号召
采用无纸化办公的方式进行电子公文的流转，除了让大家“省力”，极大提高工作效率之外，还大大减少了纸张的使用。除此之外，还大大减少其他如印刷、笔墨等办公费用。这无疑是对倡导低碳环保生活的响应，为建设环保型、节约型社会贡献了一份力量。
(二)高校教育培训档案电子化的意义
1．提高档案管理工作的质量和水平
传统型档案以手工管理为主，这种管理会因人的水平、能力、责任心等诸多因素使档案管理工作质量和水平产生很大差异。而电子公文转化为电子档案后，其管理虽然也依靠人的作用，但这种管理是以计算机为工具，按档案管理规范的要求进行编制开发的专用数据库，任何人进行操作和管理，其差异都很小，从而提高了档案管理工作的质量和水平。
2．文件信息得到充分交流与共享
多年来，高校档案一直采用柜架式保存和目录式管理，不仅占用了大量库房空间，而且查阅、利用非常不便。其管理、查询与利用需要在库房中进行，无法做到信息共享，更谈不上交流。这使得大量信息闲置于文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，而且原件容易损毁，还造成文件和信息查找困难。同时，由于传统意识的影响，国人对档案的重视程度不够，大部分人忽略了它的意义，而高校教育培训的档案管理有其独特的特点，即查询调用的需求非常频繁。档案电子化后，档案管理由案卷级可以深入到文件级甚至内容级，可以多用户共享档案信息，通过办公自动化平台，根据用户的不同职责设置不同的权限，分级共享信息。而且足不出户便可查阅有关的目录、索引和全文，既方便又快捷，使信息得以充分交流和共享。
3．便利的检索功能提高了档案文件的利用效率
在查阅纸质公文时要根据时间和空间顺序在公文档案中进行查找，如果年代久远则十分麻烦和费力。而高校教育培训档案电子化后，通过计算机网络技术功能，键入相关内容的关键字、词或类目、时间、地域等进行模糊或精确检索，就可以在几分钟内搜索到相关档案信息，并且可以保证很高的查全率和查准率。
三、存在的问题及当前应对方法
电子文档的普及为我们的工作带来了极大的方便，为高校的持续发展做出了贡献，但是在应用中还存在诸多问题尚需解决。以清华大学继续教育学院为例，在向上级报文时，还是只能使用传统的手工流转程序，整个高校在整体上并没有实行电子公文，也没有统一规范，二级院系只是各自为战，电子公文仅仅在院系内部使用，出了院系的文件流转还是只能依靠传统的纸质公文流转方式完成。在财务方面，报销凭证还是需要纸质文档且需领导签字才可生效完成报销，电子文档不具效力。另外，由于印章和签署是文件生效的主要标志，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。
鉴于以上原因，文档实行“两套制”是有必要的，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。对于只能是纸质文件流转的工作，事后再利用扫描仪等设备转化为电子文件进行存储。这也是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。从历史和现实两个角度看，以纸张为主要载体的传统型档案和以电子文件为代表的新形式档案，都会同时并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。
四、结语
总之，文档电子化是信息时展的必由之路，是高校教育培训发展的需要，是高校档案向信息化管理的必然趋势，也是提高高校管理水平和管理质量的重要手段。它革命性地改变了延续几千年的传统公文传递方式，其应用亦必然会越来越深入和普及，必能大力促进高校教育培训工作信息化的快速发展。而其完全电子化不可能一步到位，在工作中要力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展和实现。
参考文献
[1]杨中元.电子公文在高职院校办公室工作中的应用[J]. 职业， 2009，(15).
[2] 徐东升.信息化中电子文档的管理[J]. 成功(教育)， 2007，(10) .
篇12
由于我以前从事出纳工作，这是第一次接触资质管理、合同管理的工作，这其中有个角色的转变，虽然出纳工作使我熟悉了我院的管理制度以及合同管理细则等，为以后的工作打下了良好的基础，但由于资质管理工作以及分支机构生产经营管理的性质不同，使我在工作中有些被动接受、缺乏创新的工作作风，但在朱科长的关心和帮助下，使我很快就转变了思想，进入了工作角色。
四月份完成了湖北省第九届“守合同重信用”材料整理及申报工作，完成了院工商营业执照年检以及企事业单位组织机构代码证换证及年检工作。并对全院各类资质进行了一次清理，按资质证件的使用范畴及用途重新分类，制作成相应的电子明细表，便于借阅人员查看，对日常资质证件（原件及复印件）借用进行了登记、维护管理工作。
五月份协助深圳分院、黄冈分院、珠海分院在当地建设部门登记备案工作，以及完成了当月的合同管理统计工作；协助院办等部门，收集整理2002年院施工的重庆万州草街子地质灾害防治施工项目原始资料；以及各分支机构投标使用资质借用归还登记管理工作。
六月份完成了“全国工程勘察设计单位诚信单位”牌匾、证书申领工作。协助各分支机构项目投标工作，做出谋划策之功效，如：南宁分院参加南宁艺术馆工程勘察项目投标，荆州分院武荆高速公路连接线粉喷桩检测项目投标等工作。按市建委工程勘察设计处和武汉勘察设计协会的要求，将我院基本情况等相关资料报送《武汉勘察设计》网站，建武汉勘察设计网络数据库。完成1-6月份半年度合同统计工作，以及生产经营统计汇总工作。
七月份协助xxx科长顺利完成了地质勘察资质（固体矿产勘察、水工环、液体矿产勘察）三个甲级资申报工作，这也是我第一次参与资质维护管理工作，实现中学到了很多的知识，丰富了我的工作经验，此项工作已圆满完成并已为我院取得了三个甲级资质。完成了我院《武汉市工程勘察设计行业诚信单位》申报工作，此项工作也得到了好的结果，我院被评为武汉市28家工程勘察设计诚信单位之一。
八至九月份协助并完成了测绘资质年检工作，新的测绘资质也已领取，并对我院地灾类（勘察、施工、评估、设计）资质复审材料进行整理工作。
十至十二月份完成了报送国土资源部地质灾害治理工程勘察设计施工和危险性评估四个甲级资质复审材料申报工作，此项工作已由国土资源部审批过两项地灾施工和地灾评估甲级资质，还将等待另两项资质审批。完成了报送局企业指导处《单位资质和个人职业资格证书情况信息表》资料。完成了上报湖北省建筑行业十强申报工作。
二、合同管理以及分支机构服务方面工作情况
在合同管理方面对当年所签订的合同xxx多份合同进行了编号、盖章登记，合同项目顾客评审表进行分类，并在OA系统上对所签订合同进行了电子数据管理，并在规定的时间里完成了09年每月生产经营统计汇总工作。对于各单位情况不同对合同管理也采取了不同方式催收归档工作，使其我院合同归档率占xxx%以上，有效防止了因合同原因而产生的不必要麻烦。
对于分支机构服务方面也是任劳任怨只有各分支机构有快件过来，都会想尽办法为其办理，并在最短时间内给他们寄邮回去，以不耽误对方工作为目的，从不因个人问题而延误工作。
完成了09年度省、市勘察协会会费上缴工作。
三、管理工作中的经验与体会
1、由于我以前从事出纳工作，这是第一次接触资质管理、合同管理的工作，这其中有个角色的转变，虽然出纳工作使我熟悉了我院的管理制度以及合同管理细则等，为以后的工作打下了良好的基础，但由于资质管理工作以及分支机构生产经营管理的性质不同，使我在工作中有些被动接受、缺乏创新的工作作风。
