采购合同管理范文

时间:2023-05-23 08:51:26

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采购合同管理

篇1

中图分类号:F253.2 文献标识码:A

一、引言

随着我国社会主义市场经济体系的逐步完善,企业物资供应环境市场化水平越来越高。由于在物资采购过程中,存在较多风险,通过实施合同管理,减少采购漏洞,提高管理水平。

二、.合同管理的必要性

(1)合同风险是客观存在的。据统计,近五年,我国社会经济因合同欺诈,三角债等诚信缺失所产生的成本约占每年GDP比重的10%-20%。其中因为合同欺诈造成的直接经济损失约55亿元,逃避债务造成的直接经济损失约1800亿元,产品质量低劣和售假造成的各种经济损失约2000亿元。在合同履行方面,我国91.4%的企业不同程度的存在合同纠纷,其中7.1%的企业合同纠纷在10起以上。这说明信用缺失越来越成为企业经营中的潜在风险,威胁到了企业合同履行的安全。

(2)合同管理工作与企业生产经营活动密切相关。企业管理涉及许多方面,但主要是围绕产、供、销三个环节,而这三个环节都是由合同来连接的。可以说,没有规范有序的合同行为,企业就没有效益可言。

(3)合同法律风险具有可控性。由于合同法律风险发生原因,产生结果具有约定性,并有法律条文的指导,因而具有很强的预见性和可控性,可通过构建合同法律风险防范体系,把合同法律风险控制在最小范围内,或从源头上消除。

三、物资采购合同管理

1. 签约管理。

对采购合同进行分类,并且严格审核重要合同。一般来讲,采购合同涉及的款项超过50万元就算是重大合同,这些合同对于企业的生产经营具有重大的影响,在物资采购合同的管理中,应当严格审核,确认合同的条款内容,防止双方发生权益纠纷。审核的内容主要包括以下几个方面:一是对合同当事人的资格进行审核,应当当事人出具各种证明,以证明其有资格代表企业签订合同;二是对采购合同中的物品的种类、质量和数量进行审核,要求物品具有详细的信息铭牌,计量必须使用国家设定有计量标准的数量单位,质量应当以国家标准或者行业标准为主;三是对物品交货方式条款的审核,一般来讲,交货风险都是由卖家承担;四是违约责任的审核,物资采购合同中都规定有对方违反合同规定的处罚方式,应当注意的是,处罚方式应当具体;五是价款的支付审核,对价款的如何有效地约定,会直接关系到合同是否会顺利履行;六是合同争议的解决办法。

2、履约管理

对于物资采购合同,其合同履行流程中包括两个非常重要的环节:一是货物验收,买方应当仔细检查物品是否存在质量或者数量上的误差;二是价款支付复序,财务部门应当根据合同规定的内容支付货款,并且办理相关的手续。如果在合同履行的过程中出现问题,其中一方不能够正常履行合同的时候,可以寻求法律的援助。

3、结果管理

首先,应当妥善的保存合同的原件,这是合同履行过程的必要条件,也是索赔的最直接证据。而且,合同中一般还会包含一些企业不愿意公开的商业机密,所以对于物资采购合同,应当配备专门的保管人员。合同一般分类保管。

其次合同管理部门应该定期对经办部门签订的合同登记台账并分类统计,准确掌握合同业务量的基本信息,分析相关统计数据从而,针对性地开展履行监督和检查工作,及时总结合同管理中的经验,提高合同管理水平。

四、加强物资采购管理的基本措施。

1.做好物资采购合同审核。

(1)对合同当事人主体资格的审核。这是首要确认的问题,也是防止合同风险的有力措施。因为合同当事人的资质和资格直接关系到合同签订后是否有效、是否能真正履行的先决条件。应先要求对方出示营业执照、税务登记证及组织代码证,还要对企业的生产资格进行审查。比如采购雷管、炸药等火工品,对方须有国防科工委颁发的《民用爆破器材生产企业凭照》和国家煤矿安全生产监督管理总局颁发的《煤矿矿用产品安全标志证书》。采购煤矿专用机电设备、支护产品、通风材料、输送皮带等井下矿用产品,对方须有煤安标志证书。

(2)对合同标的物、数量、质量条款的审核。审查标的条款时,不仅要有货物名称,还须加上货物牌号、商标、型号、规格、品种、生产厂家等。数量条款中不要使用“包、箱、袋、捆、打”等国家没有计量标准的数量单位。根据标的特点,有些还需注明标的正负误差、合理磅差等。质量标准条款中采用国家标准、行业标准或企业标准的,要写明标准名称、代号或编号。

(3)合同标的物交(提)货方式条款的审核。我国《合同法》对于买卖合同的动产标的物采用交付主义,即交付之前由出卖人承担,交付之后由买受人承担。如果采用送货的交货方式,那么货物在途中的风险由出卖人承担;如果采用自提方式,那么货物回途的风险由买受人承担。所以,交(提)货方式条款中,作为产品买受方来说,尽量约定由对方送货的方式。

2.实行物资采购合同管理。

在研究和建立合同管理模式时,要注意其可操作性,不脱离现状又不停留于现状,从现状向既定的目标过渡。力求现实性与超前性相统一,理论性操作性与实际可操作性相统一,既满足现实应用的要求又为以后的发展留有余地。力求避免停留在浮浅的表面分析、现象罗列和一般化经验总结上,要着力于目标管理和系统论、信息论、控制论等现论的运用上,由此可达到以下三个目的:(1)探索一个具有科学性、可行性和阶段性的管理目标;(2)制订一个具有整体性、层次性、协调性和开放性的完整管理体系;(3)确立一个具有动态的,受信息调节而又符合法律规范的控制体系。

在企业的对外经济合同中,应把所有的物资采购业务纳入合同管理,把主要注意力集中到提高企业整体效益上,对反映经济活力契约化水平的各项指标实行全额管理。主要包括以下要求:一是规范使用合同文本。二是实行合同全过程管理。三是运行业务合同化机制。

3. 加强物资采购合同管理的管理职能

全面贯彻落实“管理第一位”,实现“两个根本转变”指导思想,强化责任意识、精细严谨、务实创新,做到以事前法律防范、事中法律控制为主、事后法律补救为辅的原则,认真履行合同管理职责。合同管理人员要熟悉业务,将合同管理渗透到业务中,全程监控、全程管理、整体把握,帮助解决企业的经营管理过程中的法律问题,当好企业的卫士。实现法律风险全面、规范、动态管理,对风险的程度和范围进行评估,制定应急预案并组织落实。开展合同管理学习交流。举办合同管理信息简报,案例分析等,共享知识和经验。

4.强化物资采购合同的履行监管,堵塞管理漏洞。

首先,严格按照相关管理制度履行职责,避免因失职、渎职而承担管理上的责任;第二,如发现订单价格与框架协议价格约定不符,保留向供应商要求返还不当得利的权利,切实维护企业合法权益。第三、完善制订违约合同索赔管理制度,严格索赔的审核、审批权限,规范索赔流程操作,禁止擅自放弃追索权。

5. 制订物资采购合同管理计划

物资采购合同管理计划中必须要有相应的资料,如供应商的详细资料(如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、中石油电子商务网络供应商成员证、准入证等),以及这个合同签订时的背景信息及物资供应战略等资料。

制定合同进度表,此表中应包括各类“作业活动”的描述以及检查点的确定,当要求交货期非常重要时,还要注明各类“作业活动”的完成日期。通过此表可使采购方能及时发现各种偏差并采取纠正措施。“作业活动”就是指合同实施过程中必须要进行的具体工作或一系列的相关工作,例如,设备组装、测试、包装、运输等。它需要持续的消耗时间来执行,而且需要使用资源。

合同预算,在支出较高的时候,你可能期望供应目标的实现应保持在一个合适的成本范围内,即使没有这样一个目标存在,采购专业人员也有责任来保证适当地控制成本,这就要保证成本在批准的预算范围内。被批准的预算包括根据合同支付给供应商的款项、应急费用和工时预算,这几项是必须的财务支出。

合同质量计划,它是质量管理的原始文件。当采购风险不容忽视的物资时,如当采用新技术或使用新供应商时,购买方希望能够对质量管理施加影响。这样,大多数情况下就应该商定一个质量计划并将它纳入合同之中,成为合同项下的完成目标。

五、结束语。

物资采购合同管理工作同业务工作既有交叉又相互平行,综合性较强,涉及面广。实施物资采购合同管理时,需要业务人员和管理人员的大力配合,通过落实管理制度,履行岗位职责,提高物资采购管理水平。

参考文献:

[1]彭海涛.物资采购合同管理初探[J].机械管理开发,2008,23(5):130-132.

[2]姜静.刍议新形势下的企业物资采购合同管理[J].现代营销,2013,(6):49-49.

[3]王迪,赵东辉.物资采购合同管理问题探讨[J].中国市场,2012,(41):74-75.

[4]王小培,马建功.深溪沟工程物资采购合同管理探讨[J].四川水力发电,2011,30(z2):131-132,260.

篇2

煤矿企业物资采购合同管理是指煤矿企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为,煤矿物资采购合同作为实现煤矿物资采购工作的载体,能直接决定煤矿物资采购的质量、效果和效率等。尤其是随着煤炭行业的疲软、煤矿企业之间竞争的日趋激烈和煤炭资源兼并重组步伐的加快,煤矿物资采购合同管理工作在煤矿物资供应管理工作中的作用日益凸显。如何做好煤矿物资采购合同管理工作已经是摆在煤矿企业面前不可避免的话题。

一、加强煤矿物资采购合同管理工作的主要目的和意义

1.加强合同管理已经成为建立现代企业制度的重要内容。随着我国煤炭资源兼并重组进程的加快,大型煤业集团、产煤基地已应运而生。建立现代企业管理制度已经成为不可回避的严峻而深刻的问题。煤矿物资供应管理制度是煤矿企业建立现代企业管理制度的重要组成部分,而煤矿物资采购合同是煤矿企业进行物资供应管理工作的重要环节,其重要性日益显著。

2.加强合同管理能够明确双方权利义务,保证各方在合同履约过程中尽职尽责,共同推进合同履行,规范市场交易行为。煤矿企业与供应商之间通过合同对双方行为加以约束,通过签订煤矿物资采购合同,确定了双方就采购物资这一行为的经济法律关系,签约双方之间的责任得以明确,都需全面履行采购合同中所规定的权利和义务,共同推进合同履行,规范市场交易行为。

3.通过加强合同管理以规避、防范风险。在煤矿物资的采购过程中,由于双方对合同的理解不一致、供应商未能及时送货或供应商送货时,需求部门却无处安放、合同本身有模糊不确定之处等原因,出现纠纷是难免的,而加强合同管理就成为解决交易双方纠纷的重要依据。

二、目前煤矿企业物资供应合同管理工作中存在的主要问题

1.合同管理风险认识不足、意识不强。许多煤矿企业存在重视合同文本,轻视合同管理的情况,缺少根据合同履行的进展实时进行动态跟踪管理;对合同管理缺乏相关风险管理的机制和手段。

2.合同签约主体不当。合同签约主体首要条件应当是具有相应的民事权利能力和民事行为能力的合同当事人,另外合同文本签约主体名称必须与营业执照上企业名称保持一致,不能有错字、漏字等。

3.合同条款表述不严谨、不全面。合同讲究咬文嚼字,表述不严谨就容易发生歧义和误解,导致合同难以履行或引起争议。表述不全面往往是漏掉违约责任,这样一旦发生违约,在合同中看不到违约如何处理的条款。

4.只有从合同而没主合同。主合同是指能够独立存在的合同,一般是煤矿物资采购的商务合同,从合同是指以主合同的存在为前提才能成立的合同,一般指的是煤矿物资技术协议等。煤矿物资技术协议等是商务合同的重要组成部分,是必须依附于商务合同才能存在。

三、解决合同管理中存在问题的对策

1.煤矿物资买卖合同模板必须经企业法律顾问部门审核。企业通过签订合同建立民事法律关系是一种民事法律行为,涉及大量的法律专业问题,必须经过专业人士审核无误后方可进行下一步操作。

2.建立健全合同管理制度。要使煤矿企业合同管理规范化、科学化、法律化,首先要从完善制度入手,制定切实可行的合同管理制度,使管理工作有章可循。通过建立合同管理制度,做到管理层次清楚、职责明确、程序规范,从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理等都处于有效的控制状态。

3.加强合同管理人员的培训教育。合同管理人员业务素质的高低,直接影响着合同管理的质量。尤其是煤矿行业涉及到的煤矿物资品种多、样式杂,合同管理人员通过学习培训,可以掌握专业知识、合同法律和签约技巧,增强了合同管理人员的责任感,提高了其法律意识,全面提升合同管理人员的素质。

篇3

中图分类号:F253.2 文献标识码:A文章编号:

合同是交易活动秩序的体现,在物资交换的过程中具有重要意义。随着市场诚信的逐步缺失,合同在履行过程中也遇到了各种问题,必须加强对合同的管理。工程物资采购合同往往涉及到的很大的金钱,对于企业具有相当大影响。所以,加强对工程物资采购合同的管理工作,是企业的重要工作。

一、合同管理的必要性

1、合同管理工作对于企业生产经营具有重要作用

企业生产经营涉及许多方面,为了保证这些方面都能够正常有序的进行,必要具备一定的规范秩序,而合同在企业的生产经营中就是起到这个作用。做好合同管理,是企业生产经营正常进行的保证。

2、合同存在风险

在当今市场,信誉缺失的情况严重,这种缺失的一个主要表现就是对于合同条款的不履行,对于企业的经营有很大的影响。所以做好合同管理,尽量降低风险是必要的。

3、合同法律风险具有可控性

对于合同法律风险发生原因。产生结果具有约定行,都有明确法律条文进行规范,这也使得合同法律风险具有很强的可控性与可预见性。做好合同管理,构建合同法律风险防范体系,就可以把风险控制到最小。

二、采购合同的特点

采购合同属于买卖合同的一种,具有以下几个特点:一是合同的制定是以转移财产作为目的的;二是买方必须付出一定的价款作为取得财产的代价,卖方一定取得一部分利益作为财产转移的条件;三是采购合同属于有偿合同;采购合同属于诺成合同,只要在法律允许的范围之内,买卖双方同意合同就产生效力,合同内容被法律保护。

三、工程物资采购合同管理

1、签约管理

对采购合同进行分类,并且严格审核重要合同。一般来讲,采购合同涉及的款项超过50万元就算是重大合同,这些合同对于企业的生产经营具有重大的影响,在合同的额管理中,应当严格审核,确认合同的条款内容,防止双方发生权益纠纷。审核的内容主要包括以下几个方面:一是对合同当事人的资格进行审核,应当当事人出具各种证明,以证明其有资格代表企业签订合同;二是对工程采购合同中的物品的种类、质量和数量进行审核,要求物品具有详细的信息铭牌,计量必须使用国家设定有计量标准的数量单位,质量应当以国家标准或者行业标准为主;三是对物品交货方式条款的审核,一般来讲,交货风险都是由卖家承担;四是违约责任的审核,工程物资采购合同中都规定有对方违反合同规定的处罚方式,应当注意的是,处罚方式应当具体;五是价款的支付审核,对价款的如何有效地约定,会直接关系到合同是否会顺利履行;六是合同争议的解决办法。

2、履约管理

对于工程物资采购合同,其合同履行流程中包括两个非常重要的环节:一是货物验收,买方应当仔细检查物品是否存在质量或者数量上的误差;二是价款支付复序,财务部门应当根据合同规定的内容支付货款,并且办理相关的手续。如果在合同履行的过程中出现问题,其中一方不能够正常履行合同的时候,可以寻求法律的援助。

3、结果管理

首先,应当妥善的保存合同的原件,这是合同履行过程的必要条件,也是索赔的最直接证据。而且,合同中一般还会包含一些企业不愿意公开的商业机密,所以对于工程物资采购合同,应当配备专门的保管人员。合同一般分类保管。

其次合同管理部门应该定期对经办部门签订的合同登记台账并分类统计,准确掌握合同业务量的基本信息,分析相关统计数据从而,针对性地开展履行监督和检查工作,及时总结合同管理中的经验,提高合同管理水平。

四、加强工程物资采购合同管理的措施

1、制定完善的合同管理计划

在合同管理计划中,应当包括供应商的机构代码、营业执照、税务登记情况等详细资料、合同签订的背景信息、物资供应战略等。

(1)制定合同进度表,以便工程物资采购方能够及时发现各种偏差并采取纠正措施。在进度表中应当包括对各种作业活动(合同实施过程中必须要进行的具体工作或一系列的相关工作)的描述和检查点的确定。

(2)合同预算,使用合理的成本实现采购目标,有效的控制采购成本也是采购人员的责任,所以制定合同预算也是必要步骤。相关部门应当对合同预算进行严格的审批,确保应急费用、货物狂想和工时预算等内容的完善与合理。

(3)合同质量计划,这也是质量管理中的一部分。当需要采购的物品具有一定的风险,例如技术改进或者新供应商的时候,都需要制定出一个合同质量计划。

2、制定详细的风险登记表,有效预防风险

风险评估也是合同管理中的重要工作之一。合同风险主要包括市场风险、供应商本身的风险和合同履行的风险。其具体分为:

(1)进度风险:主要是对合同进度表进行评估,一般导致进度出现问题的原因包括:采购的商品与供应商描述的不符合;物资质量存在问题;采购方与供应商缺乏沟通;其中一方的必要投入的延迟;供应商的资源供应不足;装载运输问题。

(2)成本风险:主要是对合同预算进行评估,导致成本风险出现的原因有:市场变化,使供应商的成本增加;采购的商品与供应商描述的不符合;通货膨胀。

(3)质量风险:主要是对质量计划进行评估。导致质量风险出现的原因有:采购的商品与供应商描述的不符合;检查和测试的装置不合适;工程物资在运输过程中出现损坏。

(4)商业风险和其他风险:造成这些风险发生的原因包括:缺乏商业上的警觉;供应商发生财务问题;采购方发生财务问题;供应商的所有权的改变或其关键人动;在采购方的工厂里安装或调试设备发生问题时,供应商方面缺乏响应;其他不可抗力。

3、实行监督与绩效管理

工程物资采购合同属于重要合同,所欲花费时间和经理对其进行考核是必要的。评估每个合同实施关键三要素( 时间 成本 质量)的重要也就是应该着重于投入、过程和结果这三个方面。

在很多,单对结果进行考核是远远不够的,还必须对过程进行考核,例如在对合同后期考核某一物品是否交付已经没有什么用处,就算发现问题也已经晚了。所以对工程物资采购合同管理应当实行过程考核,保证所有的物资都能够在规定的时间内到位,确保工程质量。

五、结束语

随着市场的不断发展,对于合同的管理也越来越重视。工程物资采购合同作为工程企业合同中最重要的部分之一,对其加强管理,是企业发展的必要要求。然而,在管理过程中,肯定会遇到各种各样的问题,管理人员应当积极采取各种措施,克服困难,做好合同管理工作,为企业的发展做出贡献。

参考文献:

[1] 严佳,杨全斌.合同管理制度――现代军事采购制度体系的核心[J]. 中国政府采购, 2011,9(08):22――25.

[2] 张浩然,张鹏.关于军用物资采购合同若干问题的探讨[J]. 中国集体经济,2009,21(12):265――267.

[3] 刘鑫滨,张鹏.关于军用物资采购合同若干问题的探讨[J]. 中国政府采购,2010,18(06):62――65.

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[中图分类号]F252 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432(2012)41-0074-02

1 物资采购合同管理的第一阶段——签约管理

1. 1 对物资采购合同进行分类对重要的合同要做重点审核和管理

根据工作中的实际情况,物资采购金额在50万元以上的合同可视为重大合同。由于这些合同涉及企业的重要经济利益,对企业的发展有着至关重要的影响。因此,在审核和管理合同过程中,应把这些合同作为重点审核和管理对象。要对合同的项目论证、对方当事人资信调查、合同示范文本使用、合同条款内容,严格合同审核和管理,预防合同纠纷的发生。

1. 2 物资采购合同审核的主要内容

(1)对合同当事人主体资格的审核。这是首要确认的问题,也是防止合同风险的有力措施。因为合同当事人的资质和资格直接关系到合同签订后是否有效、是否能真正履行的先决条件。应先要求对方出示营业执照、税务登记证及组织代码证,还要对企业的生产资格进行审查。比如采购雷管、炸药等火工品,对方须有国防科工委颁发的《民用爆破器材生产企业凭照》和国家煤矿安全生产监督管理总局颁发的《煤矿矿用产品安全标志证书》。采购煤矿专用机电设备、支护产品、通风材料、输送皮带等井下矿用产品,对方须有煤安标志证书。

(2)对合同标的物、数量、质量条款的审核。审查标的条款时,不仅要有货物名称,还须加上货物牌号、商标、型号、规格、品种、生产厂家等。数量条款中不要使用“包、箱、袋、捆、打”等国家没有计量标准的数量单位。根据标的特点,有些还需注明标的正负误差、合理磅差等。质量标准条款中采用国家标准、行业标准或企业标准的,要写明标准名称、代号或编号。

(3)合同标的物交(提)货方式条款的审核。我国《合同法》对于买卖合同的动产标的物采用交付主义,即交付之前由出卖人承担,交付之后由买受人承担。如果采用送货的交货方式,那么货物在途中的风险由出卖人承担;如果采用自提方式,那么货物回途的风险由买受人承担。所以,交(提)货方式条款中,作为产品买受方来说,尽量约定由对方送货的方式。

(4)价款的支付审核。对价款的如何有效地约定,会直接关系到合同是否会顺利履行。对于产品买受方来说,应要求价款的支付应与产品的供应量和供应时间相应,尽可能避免出现“预付款”之类的条款。

(5)违约责任的审核。合同对违约条款的约定简单,则会对守约方追究违约方的违约责任造成很大的障碍。比如合同中这么约定关于违约责任:如一方违约,则另一方根据法律规定追究其违约责任。这样的约定,对于保障合同的履行是起不了任何积极意义的。违约方承担违约责任,这是法定义务,无须当事人在合同中约定。如果守约方想对违约方索赔,首先要证明自己受到了经济损失;其次还应证明自己的经济损失是因为对方的违约而导致的;再次还应计算出自己受到经济损害的具体数额,并且必须用货币价值来反映。

(6)合同争议解决方式条款的审核。解决争议方式主要是仲裁或诉讼。选择仲裁,必须写明仲裁地点和仲裁机构全称。选择诉讼,约定由己方所在地法院管辖更为有利。但这两种方式只能选择其中之一。与诉讼相比仲裁的优势在于,仲裁的程序简便、方式灵活、一裁终局,而且有些合同纠纷的事实判别强于法律判断,需要相当丰富的专业知识,而这正是仲裁机构专家仲裁人员的优势。所以,合同专业性比较强、涉及商业秘密、希望尽快解决争议的合同纠纷可以选择仲裁。

2 物资采购合同管理的第二阶段——履约管理

2. 1 建造企业内部物资采购合同履行流程

履行流程中有两个重要环节。①货物验收环节:验收环节可以检验标的物是否存在瑕疵;标的物质量是否符合约定的质量标准;标的物的实际交付数量是多少,都要经过使用单位的实际验收后方可得之。②价款支付复核程序:财务部门多付价款则我方遭受损失,少付价款则会引起纠纷,所以财务部门应当依据经办部门提供的合同和使用单位出具的入库验收单,复核付款文件资料,办理物资采购资金的付款手续。

2. 2 合同纠纷法律救济制度

如果发生纠纷或者出现不能正常履行的情况,面临着如何进行合同救济的问题。若出卖人未按期交货或货物不符合约定,使用单位将违约情况反映给合同经办部门,经办部门及时将情况反馈给合同管理部门并负责提供证据材料,积极配合合同管理部门与对方协商解决,行使履行中的抗辩权、合同解除权等权利。

2. 3 利用信息网络技术进行管理

企业合同的风险由管理层控制,合同的日常管理主要由合同经办部门进行,可能造成资源分割,管理层无法掌握具体的业务情况。因此,将合同管理和信息网络技术整合,让管理层可以通过合同管理模块,迅速掌握本企业与合同有关的工作进展,这将是企业继财务信息化系统建立后的又一个管理上的里程碑。

3 物资采购合同管理的第三个阶段——结果管理

3. 1 合同文本档案管理

合同的原件保管是非常重要的,它是合同履行的必要条件,更是索赔的最直接最有力的原始证据。如果企业把合同的原件弄丢,则会给企业索赔造成非常被动的局面。再者,一些合同的内容是企业不愿意公开的,合同内容会涉及商业秘密。因此,合同管理人员必须对生效的合同按照类别进行分类整理、归档,并在保管期限内妥善保管合同档案。

3. 2 合同登记台账统计

合同管理部门应该定期对经办部门签订的合同登记台账并分类统计,准确掌握合同业务量的基本信息,分析相关统计数据。从而,针对性地开展履行监督和检查工作,及时总结合同管理中的经验,提高合同管理水平。

4 合同管理的具体步骤

4. 1 制订合同管理计划

合同管理计划中必须要有相应的资料,如供应商的详细资料(如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、中石化电子商务网络供应商会员证等),以及这个合同签订时的背景信息及物资供应战略等资料。

制定合同进度表,此表中应包括各类“作业活动”的描述以及检查点的确定,当要求交货期非常重要时,还要注明各类“作业活动”的完成日期。通过此表可使采购方能及时发现各种偏差并采取纠正措施。“作业活动”就是指合同实施过程中必须要进行的具体工作或一系列的相关工作,例如,设备组装、测试、包装、运输等。它需要持续的消耗时间来执行,而且需要使用资源。

合同预算,在支出较高的时候,你可能期望供应目标的实现应保持在一个合适的成本范围内,即使没有这样一个目标存在,采购专业人员也有责任来保证适当地控制成本,这就要保证成本在批准的预算范围内。被批准的预算包括根据合同支付给供应商的款项、应急费用和工时预算,这几项是必须的财务支出。

合同质量计划,它是质量管理的原始文件。当采购风险不容忽视的物资时,如当采用新技术或使用新供应商时,购买方希望能够对质量管理施加影响。这样,大多数情况下就应该商定一个质量计划并将它纳入合同之中,成为合同项下的完成目标。

4. 2 制定风险登记表

风险评估工作是合同管理的重中之重,只有意识到风险的存在,才能更好地去预防。风险主要包括供应商所处的特定市场相关的风险,以及与供应商本身相关的风险,还有就是已经写进了合同的条款和条件中的风险。

进度风险,评估进度风险的基础是合同进度表。造成进度延迟的重要原因有以下几方面:需求描述不完整或不正确;任何一方的必要投入的延迟;采购方与供应商缺乏有效沟通;供应商没有充足的资源;供应商的生产问题;供应商的失误;质量问题;装运问题。

成本风险,评估成本风险的基础是合同预算。常见的成本风险如下:需求描述不完整或不正确;供应商的成本增加;汇率不利的波动;通货膨胀。

质量风险,评估质量风险的基础是质量计划。常见的质量风险如下:需求描述不完整或不正确;采取不充分的或不正确的测试和检查;运输过程的损坏。

商业及其他方面的风险,常见的如下:缺乏商业上的警觉;供应商发生财务问题;采购方发生财务问题;供应商的所有权的改变或其关键人动;在采购方的工厂里安装或调试设备发生问题时,供应商方面缺乏响应;不可抗力。

4. 3 监督和管理绩效

合同绩效考核要花费时间和精力,因此,应该对那些真正重要的进行考核,应该把精力放在那些风险最大的地方。评估每个合同实施关键三要素(时间、成本、质量)的重要也就是应该着重于投入、过程和结果这三个方面。

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