档案管理规则范文

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1、公司档案工作实行二

2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。

3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案；各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。

4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。

归档制度

1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件；属人事问题的，由劳资员保存原件；属工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。

7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。

8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。

档案保管制度

1、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、科学地编制分类法，根据分类法，编制类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。

4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准；借阅非本部门经办的档案材料，须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合处处长批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合处长报经理批准。

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1.1掌握《医疗机构病历管理规定》中相关规定，熟悉法规中允许复印病历的内容：住院记录、体温单、医嘱单、出院小结、实验室检查报告单；影像；特检等内容。医生对分析讨论病例时自由发言不同意见不允许复印。

1.2医院每年派出病案管理专职人员到上级医院进修，学习病案管理的先进方法， 参加国内病案管理学会举办的各种学习班，对当前病案管理的发展加深认识和了解，通过病案管理知识培训，不仅提高了本专业水平，引进了管理新方法，增加了许多新知识，扩展新思路，掌握和了解了病案管理发展的新动态，促进提高了业务能力。

2技能的提高

2.1对病案管理明细化，从病例整理、分类、录入、调阅、质量控制分别由专人负责，增强工作中的责任心。

2.2密切与临床科室的联系 规范化医疗文书书写，文字特别注意同音字的别字更改，对病历内容不完整，不及时回报各种检查报告单及时通知该科医生和护士修改和粘贴，尤其对于一些医学常识常请教专业医生，避免分类错误的发生。

2.3质量控制 我科专门配置了内科、外科、护理专业的工作人员对每天整理完成的病历进行审核、复查，质量控制，有问题或漏填报的内容及时通知有关人员来修改、补充，争取在病历上架前避免一些常识性错误的出现和发生。

2.4病历归档 患者出院后病案室的工作人员能快速、准确地复印病历，对报销、转院、理赔、核案等工作给予了极大的帮助。

3病案安全保护与管理[2]

3.1病案室（房）能够保障病案长久保存，要做 防火、防热、防潮、防光、防有害气体、防虫、防霉等。场地干燥、空气流通，病案室（房）库温度为14℃～24℃，相对湿度45%～60%，防灰尘污染。防止泄密、失密及资料丢失。

3.2病案回收、借阅 患者在出院24 h后（死亡病历1 w内）回收至病案室；病案室应及时向临床查询未归病案的下落；病案室每月统计出院病案归档情况，病案回收情况纳入科室考核内容。科研、患者复查、再入院患者病案借阅，办理借阅手续可借阅，3 d内归还。

4病案复印

4.1患者本人与人申请病案复印，患者本人提供有关有效身份证明v身份证w；患者提供患者及其人的有效身份证明v身份证w，申请人与患者人关系的法定证明材料。

4.2申请人为保险机构所需的复印病例，提供保险合同复印件，承办人员的有效身份证明，患者本人或者其人同意的法定证明材料，死亡患者，提供保险合同复印件，承办人员的有效身份证明，死亡患者近亲属或者其人同意的法定证明材料。

4.3公安、司法机关因办理案件，需要查阅、复印病案资料的，医疗机构应当在公安、司法机关出具采集证据的法定证明及执行公务人员的有效身份证明后予以协助。

5病案管理分析

5.1病案记录 做到字迹清晰可辨。首次病程记录要求8 h内完成；出入院记录、死亡、手术记录要求24 h内完成；病危者随时记，至少1次/d，病重者至少1次/2 d，病情稳定者1次/3 d，慢性患者1次/5 d；抢救记录即时完成，若因抢救未能及时书写病历的，应当在抢救结束后6 h内据实补记，并加以注明；死亡病例讨论应在患者死亡1 w内完成。

5.2病案统计1990～2014年我院病案存档96000份，根据病案管理工作质量控制参考指标，病案编号准确率100%，新建病案各项填写符合率>98%，住院病案供应率>96%，出院病案3 d内回收率>100%，出院病案整理合格率>98%，病案归档排架准确率>98%，出院病案装订正确率100%。

6讨论

现代病案管理已从人工向电子化转变，某些具体工作环节还需人工来完成，作为病案工作人员不断加强自身业务知识的提高，保证病历档案管理持续续发展尤为重要，更能反映出一个医院的发展水平[3]。病案室及时提供有价值的医疗信息，为医疗、教学、科研、医院管理发挥了重要的作用。在病案复印工作中，除执行相关制度外实施优惠服务项目，对外地来我院就医者而又需回到原籍报销的病案，我院为方便患者，只需患者在住院期间持效身份证件有到病案室办理复印手续，出院后我科将病案以快递方式寄送至患者原籍。对全部病案复印提供了下列病案资料：门、急诊病历和住院病历中的入院记录、体温单、医嘱单、化验单、医学影像检查资料、特殊治疗同意书、手术同意书、手术及麻醉记录单、病理报告、护理记录、输血治疗知情书、病危重患者护理记录、出院记录。病案复印量达48%，病例管理合格率达100%。

病案管理是一门涉及多学科的边缘学科[4]，随着医学科学技术的发展来研究病案管理专业新技术， 对管理人员来说是一项任重道远的艰巨工作，病案管理人员应掌握比较全面的医学科学知识、管理科学知识、电子计算机知识等，为医院全面发展，为广大患者全面服务作出不懈的努力。

参考文献：

[1]赵媚，秦爱芳.电子病案的现状及发展前景[J].安徽卫生职业学校学报，2014，13（2）：10-11.

[2]何红.医院病案管理与医疗保险工作的关系研究[J].中国医学装备，2013，10（7）：76-77.

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中图分类号：K206文献标识码： A

事业单位档案管理的工作中，会涉及到很多方面。这些方面在事业单位在人才的选拔中都有很大的帮助，工作人员可以通过档案系统来查询到相关的信息，便于对下一步工作的落实。经过多年的发展，事业单位档案管理在不断的完善，但距离真正的完善还有一定的距离，目前事业单位档案管理中，还存在着很多问题，如果没有及时的发现解决，会对以后的事业单位发展中造成很大的影响。因此解决事业单位档案管理中的问题是目前最重要的，同时还要跟上社会发展的要求，向着更好的方向发展。

一、目前事业单位档案管理的问题

①很多的事业单位中，档案管理的工作人员的专业知识不够，甚至有些档案管理的工作人员根本就不具有专业知识，是非专业人员。②工作人员的在工作中的态度都会影响着事业单位发展的好坏。目前档案管理的工作人员，在工作中都会有应付了事的态度，对档案进行更新的不及时，不会经常对档案室进行清理，在工作中缺少责任心，没有很好的耐心去发现存在的问题，这样的工作态度，在事业单位发展中具有很大的影响。③如今的社会中，能呆在一个工作中一直干下去的人很少，因此很多事业单位中的档案管理人员都在不断的变化，在变化的时候，交接的工作没有做到位，那么就导致很多的档案都变成，废档或者是死档，对于事业单位来说这必将是一个很大的损失，这些损失是无法利用金钱来进行衡量的。④一般事业单位中的档案都是非常多的，但是工作人员不会将这些档案进行利用，一些档案经常会被人们忽略，档案的价值也因此不存在。一些事业单位对档案的利用只存在片面的，没有将档案的价值充分的发挥出来。⑤事业单位档案管理工作中关键的就是对档案的保管，目前还有很多的事业单位还是使用的纸质档案来对档案进行管理，因此档案的保管是极其重要的，如果一些重要的档案因保管不善而导致破损等情况，这些都会是事业单位无法弥补的损失。⑥事业单位档案管理的工作中是非常复杂的，需要制定一系列的规则制度来进行，然而很多的事业单位对档案的管理都没有规则，无非就是想到什么做什么，档案里的纸张散乱无数，需要的时候就需要花费很多的时间来找，大大的影响了工作效率。⑦很多事业单位档案管理的工作人员都没有将档案及时的进行更新，社会在不断的发展，科技也紧随后，所以的一切都在变化发展，如果档案跟不上时代的脚步，事业单位就无法更好的发展。⑧时代的发展，信息化在不断的泛用，传统的方案管理方式和设备已经不能在跟上时展的脚步，目前很多的事业单位还为意识到这个问题的重要性，然而档案的损坏需要利用高科技的产品来进行修复的，但事业单位的管理人员还没有引进高科技设备来对档案进行管理的意识。

二、事业单位档案管理的策略

①档案的管理人员需要定期参加事业单位组织的培训，加强自身的专业知识，加深对此工作的了解，认识到工作对事业单位的重要性，树立工作上的正确态度，对工作有一定的责任心。最近几年中，中国的快速发展，都是大家能看见的，然而发展的速度越快，对于信息的需求就会越多，因此事业单位档案管理的工作人员必须要跟随着时展的脚步。事业单位也不能随意的使用非专业人员，来担任档案管理的工作。②事业单位在交接的工作中应该做出严格的规定。如果档案管理工作人员因为一些原因需要离职，那么在离职前需要对相应的工作做好交接，并且留下联系方式，以便在之后事业单位档案管理中发现问题可以及时的进行联系。③加强档案管理工作人员的工作意识，做好档案保管的工作，定期的档案的完好情况进行检查，定期对档案库进行清理，如果发现档案出现问题要及时的进行修补。事业单位档案管理工作是一项枯燥复杂的工作，看起来简单，但是在工作的时候，需要工作人员有很好的耐心和细心，这样才能把档案管理工作做好，保管好档案。④提高档案的使用率，将事业单位现有的档案合理的利用起来为自己服务。在信息时代中，任何时候信息都是很重要的，所有的事业单位要重视拥有的档案，及时查看档案，及时的了解到信息，对开展下一步工作有很大的帮助，对事业单位的长久发展有很大的影响。⑤事业单位在对档案管理的过程中，要形成属于自己的档案管理规则，并且要不断的对其进行完善。不能没有规则的对档案进行管理，在管理档案的时候需要使用合理有效的制度和规则来对档案进行管理。利用最少的人、物、才力来对更多的档案进行管理，是目前所有事业单位的发展目标，只有在这样的情况下，管理档案的工作的效率才能提高。⑥事业单位的档案可能每天都会有变化，因此档案管理人员需要跟上变化的步伐，收集新档案来及时的对档案库进行充实。在档案管理变得越来越完善时候，它对事业单位的发展作用也会越来越大，而且还能将事业单位在收集信息的速度和能力方面的优势进一步的体现出来。⑦事业单位的档案管理设备落后，会直接的影响到事业单位的发展，事业单位也将处以在一个落后的状态中。因此事业单位需要引进高科技的设备进行档案管理。新时代的档案管理必然会使用电子档案，所有事业单位都应该朝着在这个方向发展，将自己的档案更好的服务于自己。

参考文献：

[1]冯家富.事业单位档案管理中存在的问题及策略分析[J].湖北广播电视大学学报,2014,34(2):158.

[2]马丽.浅析科技档案管理存在的问题及策略[J].建材与装饰,2012,(16):171-172.

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为了提高林业企业单位的工作效率，就应该定期的对其档案管理的相关工作人员进行相关的工作培训，不断的提高工作人员的专业性，树立他们正确的工作态度，提高对会计信息档案管理工作的认识。随着社会的发展，信息化也在不断的普及，因此会计信息的档案管理人员一定要跟上时代的步伐，更不能由其他非专业人员来替代专业人员的位置。对林业企业单位的会计信息档案管理人员的工作交接问题做好相应规定。很多林业企业单位由于各种原因，导致会计信息档案管理人员在工作交接的工程中出现了问题，因此，一定要在原档案工作人员辞职之前，做好新旧工作人员的交接工作，从而避免造成会计信息档案的损失与缺失。林业企业单位其实是一项非常繁琐的工作，这就要求从事会计信息档案管理的工作人员一定要细心、耐心以及具有较高的责任感。

（二）完善会计信息档案的管理体系

1.合理有效的利用会计信息档案为自己服务在信息时代，林业企业单位应该不断地提高会计信息档案的利用率，合理的利用会计信息档案来为自己的发展服务，因此，林业企业单位要不断的提高对会计信息档案管理的重视程度，及时的检查会计信息档案，这样才能掌握相关工作的最新动态，对林业企业单位的工作会有更大的帮助。

2.形成属于自己的会计信息档案管理规则在会计信息档案的管理过程中，林业企业单位需要逐渐的形成和完善自己独特的管理规则，要采用科学合理的方式进行管理，节约人力和物力以及财力来进行档案管理，这样才能够加强工作效率。

3.及时更新会计信息档案在工作中，每天都会有新的资料变动，因此，会计信息档案的管理人员一定要及时的跟上步伐，及时的收集新的材料来不断的充实自己的会计信息档案库，逐渐的完善会计信息档案的管理体系，那么这样的管理体系势必会给林业企业单位的发展带来益处，并且也能够体现出林业企业单位的工作效率。

（三）完善会计信息档案的信息化管理

1.加快林业企业单位档案管理逐渐实现信息资源数字化发展林业企业单位能够进行会计信息档案信息化建设的一个重要的基础前提，就是确保会计信息档案信息资源的数字化，同时会计信息档案信息资源的数字化也是对会计信息档案资源原件得以保存的一个重要手段，目前，我国主要是通过先进的信息手段来对林业企业单位的档案进行管理，将会计信息档案部门的各种其他形式的管理转化为数字化信息化的管理模式。建立一个比较完善的、全面、规范的会计信息档案数据库，建立数字化会计信息档案的管理模式，要明确并不是完全取消传统档案管理的模式以及档案载体，而是为了适应时代的发展，形成一个现代化信息管理与传统信息管理两种模式相互共存相互发展的合作关系。

2.加快林业企业单位档案管理逐渐实现信息资源数字化发展林业企业单位能够进行会计信息档案信息化建设的一个重要的基础前提，就是确保会计信息档案信息资源的数字化，同时会计信息档案信息资源的数字化也是对档案资源原件得以保存的一个重要手段。

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关键词 学校体育 体育工作 档案管理

一、学校档案管理与学校体育工作档案管理

(一)学校档案

学校各项工作自身应固有的具有保存价值的不同记载形式的历史记录,它是对学校查考的重要历史凭证依据,是学校发展的宝贵参考资料。

(二)学校档案管理

用科学的原则和方法管理的学校档案资料详细真实客观的记载着学校教学和管理等方面工作的每一个环节,可以清楚地反映学校历史发展的足迹,是认识把握学校建设发展的重要参考依据和凭证。完备的学校档案资料可在对学校工作检查了解评估中以真实原始凭证性发挥着不可替代的特有的重要作用。

(三)学校体育工作档案管理

依据体育工作的特殊性以科学的原则和方法把学校体育工作目标落实过程中有价值的体育活动及工作情况以不同的记载形式存留保管,学校体育工作档案是记录学校体育各方面具体工作活动的历史记录凭证,也是学校建设发展的重要参考依据借鉴。

二、学校体育工作档案管理的基本内容与目标任务

(一)学校体育工作档案管理的内容

依据学校体育工作整体框架及《学院体育工作条例》评估指标体系的要求大致划分如下几方面进行档案的接收集等管理工作,在每个层面基础上可在细划分。

1.学校体育工作领导组织机构管理及上级有关体育工作文件档案;

2.学校体育教学师资队伍建设情况档案;

3.学校体育教学条件档案;

4.学校体育教学管理和课程设置档案;

5.学校体育相关教学文件档案;

6.学校体育群体活动情况档案;

7.学校体育课余体育训练情况档案;

8.学校贯彻执行《国家学生体质健康标准》情况档案;

9.学校体育教科研、学术交流、竞赛等情况档案;

10.其它相关情况档案。

(二)学校体育工作档案管理的目标和任务

1.学校体育工作档案管理的目标

认真落实健康第一的指导思想,把增强学生体质作为学校教育的基本目标之一,培养德、智、体全面发展的合格建设人才,这也就是学校体育工作的目标。体育档案管理工作是落实这一目标的具体重要环节,体育工作档案管理的目标就是以不同的记载形式把学校体育工作目标落实过程中一切有价值的体育工作及活动进行原始记录保存和管理建立建全完整严谨的体育工作档案,否则学校体育工作目标的落实就没有说服力。

2.学校体育工作档案管理的任务

学校体育工作管理与体育工作档案管理是相互依存的关系是宏观总目标下的微观任务具体落实的环节。任务完成过程大致有以下3个环节构成:任务的确立—完成的过程—最终的结果,体育工作档案管理中众多不同任务下人们付出劳动使所确立任务得以完成这一过程中以不同记载方式存留下的有价值的印迹凭证即为档案,如体育教师的教学文件可视为文字印迹,体育竞赛成绩及获奖证书奖牌等可视为实物印迹等……,总之可以记录凭证体育目标实现的具体劳动过程中有价值的印迹即为体育工作档案管理任务。体育管理工作层面多项目杂的特点也决定了与之相对应的体育工作档案管理任务的多层面项目杂的特性。学校体育工作目标的实现就是由这些多层面项目杂的任务完成来保障的,最终达到促进体育教学质量的不断提高学生体质不断增强目标任务的实现。

三、学校体育工作档案管理存在的问题

(一)对学校体育工作档案管理的重要性认识不足

一些学校中相关部们及主管领导对体育工作档案管理重要性认识有偏差,轻视体育档案的管理工作,对教学等方面的工作下的力度重视的程度远远大于对体育工作档案的管理,从岗位设置人员编制,职责范围及硬件建设上都和体育工作档案管理实际相差有一定距离,严重挫伤体育工作档案管理人员的积极性。

(二)对学校体育工作档案管理规则制度不够健全规范

一些学校体育工作档案管理规则制度不够健全规范,具体体育部室没有专门相关的管理人员来作体育档案管理这项工作,且不能熟知有关我国档案法的相关规定及档案管理相关知识又不熟悉体育工作,如此一来体育工作档案的收集管理就会出现遗漏不规范混杂无序,从而使体育工作档案服务的功能大打折扣,

(三)学校体育工作档案管理人员结构不够科学合理

学校体育工作档案管理不是随意一个人就可承担的,就如教师上岗必须有资格证,医生行医须有行医执照,现实中兼职做体育工作档案管理的人员不在少数,但缺乏档案管理知识,体育教学及管理方面经验和理论素养,对体育工作档案管理的严肃性、重要性、创新性认识淡薄,在这种层面上进行体育工作档案管理就有可能会使体育工作及活动中有价值的体育工作档案不能及时收集归档管理,使一些有价值体育工作档案缺失造成永久缺憾。

四、提高对学校体育工作档案管理重要性的认识

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现阶段，档案管理系统软件的主流体系结构模式分为主机终端模式、网络/件服务器模式、客户机/服务器模式（Cllent / Server，简称C/S）和Web浏览器/服务器模式（Browser / Server，简称B/S）。主机终端模式和网络/文件服务器模式都是集中式结构，所有的任务都集中于主机来完成。

C/S模式

在基于C/S的管理系统中，由客户机和服务器组成。采用“功能分布”原则，将计算机应用任务分解成多个子任务，由多台计算机分工完成。服务器为客户机提供所需的网络资源，服务器处理数据，客户机负责与用户交互，向后台服务器发出请求。

B/S模式

WEB兴起后，B/S结构（Browser/Server，浏览器/服务器模式）迅速成为主流网络结构模式。客户端只需安装WEB浏览器，通过WEB浏览器向服务器发送请求，服务器进行处理后把处理结果返回给客户端。

C/S和B/S模式的分析比较

C/S模式大多建立在单机和局域网的基础上，而B/S模式则建立在广域网的基础上。

1、C/S模式对服务器要求低，可以充分利用客户端PC机性能。“而B/S模式下，虽然对服务器要求较高，但客户端安装方便，电脑运行负担小。尤其是跨平台语言（如Java等语言）的出现，使得基于B/S模式的信息管理软件不但提高了使用效率，而且变得更加便捷，”更能适应医院日常档案管理工作的需要。

2、C/S模式下，增减客户端方便，表达能力强，处理任务高效，响应迅速。但前期投入多，后期升级维护也耗费人力物力，相较之下B/S模式只需更新客户端，后期系统维护升级方便，甚至可以实现远程维护。成本费用远远低于C/S模式。从长远经济利益来看，更符合医院发展要求。

3、可以保证数据的完整和一致。为保证软件效率，大部分C/S的实现会将部分信息存放在客户端，这样虽然效率更快，但在安全性上并不能满足现代管理系统的需要。而B/S模式下，档案数据全部存放于总部数据库服务器，数据库对客户端透明，这样就保证数据库安全系数很高。用户只需通过客户端的浏览器进行操作，大量的业务逻辑计算工作不再放在客户端进行，从而降低了在客户端“作弊”影响系统数据安全的风险，从根本上提升了系统业务流程处理的安全性。

随着网络媒体应用和储存载体形式的急剧增多，相较C/S模式， B/S模式的三层服务模式更能适用于当前体制下医院档案的浏览、查询和。

二、B/S模式在医院档案管理中的实际应用

根据医院实际工作需要，B/S模式下医院档案管理系统一般分为管理系统、资料收集系统和查阅系统。管理系统主要功能包括：

基础管理功能

医院档案的各项规章制度和公告的更新，档案系统管理人员和基础功能等方面信息的介绍，医院档案相关事务的信息管理，档案管理系统的备份，维护和升级，客户端用户名和密码的修改和管理，浏览量统计展示等。

资料收集系统

主要用于档案收集管理，包括文书档案、科技档案、科研档案、病历档案、医疗纠纷档案、会计档案和影音档案等多重类别不同载体形式的档案接收、征集和寄存，以及各类档案的审核、整理、鉴定、保管、统计、编目、立卷、编研利用等。

查阅系统

根据医疗医技的实际需求的不同，将各类档案按照内容、种类、性质、年限、所有权、发文机关、载体形式等不同标准进行分类和统计，提供包括数据传输、客户端访问和下载打印等不同的查阅需求，根据医院实际需要，满足一定权限的远程或互联网的信息查阅需求。

根据管理系统自身需要，B/S模式下档案管理系统的构成可分为用户端和管理员端。首先，前者指持有用户名的用户可以通过验证修改密码，查询包括浏览历史和借阅、下载记录等方面的个人信息。根据需要，查询、预览所需类别档案。通过向管理员申请的形式，下载档案和查询阅览保密档案。后者管理员端，其权限又可分为普通管理员和超级管理员。普通管理员由各科室指定人员，负责对所属科室的档案分类、汇总、上传、修改、删除和管理等;超级管理员由医院档案管理人员专职负责。通过管理系统，可以修改用户和普通管理员的设置权限，能够查询、修改、增减用户和普通管理员的信息，并可方便的进行修改和维护等操作。设置医院档案信息录入参数，对总体档案信息和借阅情况进行管理和统计，生成催还外借实体档案资料报表，并具有打印输出的功能。

三、B/S模式在医院档案管理的优势

基于B/S模式的医院档案管理，依据国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子文件归档及电子档案管理规范》的要求，在传统的案卷为单位的管理规则基础上，兼容并包，通过模板定制技术支持以文件为单位的新型管理规则。实现了对文书、科技、科研、病历、医疗纠纷、会计和影音等类别档案的管理和利用。

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据第二次全国残疾人抽样调查数据推算，中国目前各类残疾人总数为8296万人。占全国人口总数6.34%。如果按三口之家算，平均下来5个家庭中就会有一个家庭中有残疾人。残疾人数量多，目前全国各级残联的管理工作人员特别少，为残疾人建立档案没有专门的工作人员，为了减轻自己的工作量，不少单位只是对他们进行一个简单的登记记录，残疾人档案管理处于粗放式的管理方式。从1991年开始，每年五月第三个星期日，为全国助残日，各级残联也会举行相应的活动，这部法律实施超过20多年了，但是不少残疾人并不知晓。各级残疾单位举行一些就业培训的时候，很多人可能并不知道，也有一些人因为自卑不愿意接触社会，而残联只对前来登记的残疾人进行登记管理，没有对所有的残疾人进行有效的登记，残疾人的整体就业率情况也无从知晓。这也给档案管理工作带来了挑战。

二、残疾人技能培训就业档案管理的必要性

关爱残疾人是一个国家进步、社会文明的重要标志，我国残疾人口基数大。随着我国社会主义各项事业取得了骄人的成绩，残疾人事业也得到了发展，但是整体状况的管理工作还需进一步加强，建立残疾人技能培训就业档案有利于残疾人事业的快速发展。残疾人培训就业档案能让我们更直观的了解残疾人的就业现状、就业需求，便于相关残联单位针对残疾人的特点开展残疾人职业培训来提高残疾人劳动技能，提高残疾人的就业率。有利于建立完善的残疾人社会保障体系，建立残疾人参加社会保险制度，改善对残疾人的服务，健全残疾人服务体系。

三、如何加强残疾人技能培训就业档案管理

（一）残疾人管理部门提高档案管理意识

各级单位要重视残疾人培训就业档案管理，残疾人档案涉及了残疾人各个方面：就业档案、培训档案、残疾证、健康档案等，加强对档案的管理能够方面残联日后对这些培训人员进行跟踪，也方面工作人员的查询。为了加强残联工作人员对档案管理工作的重视，政府部门应该把档案管理工作纳入年度残联单位的考核目标上，让他们从心里上重视。

（二）残联向社会各界加强对残联的宣传力度

定期组织各级残联的管理部门以及工作人员进社区、下乡对残疾人一些基本权利进行宣传，让他们了解国家相关政策，从而打消心里的疑虑，积极参加社会活动中来。为了建立完整的档案系统，工作人员要做摸底调查，对残疾人的家庭情况、残疾等级、以及心里特点、就业意向、技能特征等进行了解登记。

（三）利用电子计算机建立残疾人就业培训系统

随着电脑的普及，无论是家庭还是办公，慢慢的走向自动化、网络化，这也给残疾人档案管理工作带来了便利。各级政府和单位在网上都有属于自己的网站，国家政策信息也会定期在网上公布，企业单位招聘信息动态也能够即时了解，这也给残疾人就业提供了及时有效的帮助。最重要的是，利用网络，档案管理工作人员可以把残疾人的就业信息以及相关技能在网络的有关平台进行展示，方便各用人单位进行查找，这样能够增加残疾人就业的机会。

（四）提高残疾人职业培训就业档案管理工作人员的管理水平

定期组织残疾人培训就业档案管理工作人员进行业务培训、举办相关的座谈交流会，大家在会议上就工作中遇到的一些具体问题，进行讨论，然后提出解决的办法；同时如果有哪些单位对档案管理工作做得比较好的，也可以在会上进行推广，让更多的人在工作中能够利用先进的管理方法，提高大家工作的效率。建立完善的残疾人档案管理制度，制定管理规则，可依据档案部门的《归档文件管理规则》，结合残疾人培训就业工作的实际需求建立《残疾人就业信息档案制》，确定档案管理范围、划分保管期限，从而科学有效的管理。

（五）残疾人职业技能培训就业档案的资金投入

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二、科技创新

科技创新是动力，实现档案管理的创新是档案工作跨越式发展的支点。现代化的档案管理要求必须以科技创新的思想和观念来开展，档案信息数字化是档案管理事业发展的趋势。它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，以网络化的方式链接，具有可共享、动态易控、可变依赖等新型载体的特征。传统的纸质档案信息与载体不可分割。未来的档案管理必然是运用高科技知识型的，那么科技创新必然是动力。在今后的档案管理过程中，技术创新将成为最直接的动力。

三、管理创新

在档案的管理模式当中，要适应社会发展的需要，创新是档案管理工作的重中之重，它不仅在政策制度、指导思想、工作模式上体现出来，还体现在档案人员业务素质上，只有结合自己的岗位边学习边操作才能有效地实现管理创新。档案管理工作是一项具有管理性、服务性和政治性的工作，从收集、整理、鉴定、保管、检索到利用，都有着自己的管理对象、管理手段、管理理论和管理原则。当前随着数字化、信息化的飞速发展，利用现代化设备管理档案已成为一种趋势。为适应现代化技术的需要，国家档案局于2000年6月颁布了《归档文件整理规则》，在传统档案管理的工作方式上，兼顾了计算机管理和手工管理两种方式，这是档案管理的一种创新。档案管理越来越需要创新，需要及时按照上级的一些新思想、新要求及时修订完善档案工作方面的管理规则。

四、管理体制创新

管理体制是规定各部门的管理范围、权限职责、利益及其相互关系的准则，管理体制创新是档案管理工作的保障，它对管理效率有着直接的影响，是实现档案管理创新的有效途径，对档案管理事业蓬勃发展起着决定性的作用。所有创新活动都有赖于制度创新的变革和持续激励，并最终以制度化的方式长久地发挥自己的作用。建立健全档案管理的各项规章制度，明确档案工作的发展方向、目标，定期对档案人员进行业务培训，统一业务指导，充分发挥档案人员的组织协调沟通能力。

五、服务创新

服务创新是档案管理的核心，也是档案工作的桥梁。受旧的工作理念的影响，很多档案工作者安于现状，观念保守，缺乏民主意识，认识不到档案信息的重要性，“重藏轻用”、“看摊守业”的心态较重，工作重心只是围绕如何保管和收藏档案资料。提供档案利用服务是档案部门的职责，这就要求我们档案工作者紧跟时展，改进工作作风，寓管理于服务中，不断提高自身素质，努力具备广博的知识，熟练掌握现代化科技手段和先进管理技术，开发具有特色的信息，提前作出有目的的选题，制成形式各样的编研文献，让利用人能够最快捷的得到最有价值的档案信息。转换服务角色，完善服务方法，主动服务，及时、准确、热情、全面地为档案利用者提供服务。

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从1983年3月实施的《文书档案案卷格式》(GB/T 9705―1988)到2005年9月实施的《公务电子邮件归档与管理规则》(DA/T 32―2005)与《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31―2005)，共颁布实施了45个标准(DA/T 17―1995与DA/T 20―1999是两个标准系列，由多个子标准组成)，其中国家标准10个，档案行业标准35个。1992～2000年是档案标准批准的集中阶段，在1995～1996年间达到了虽高点。之后是急剧下降。

在这已经颁布的45个标准中，涉及档案信息化内容的有7个，其中国家标准两个，行业标准5个，而真正具有现代信息化意义的则只有5个。占所有标准的11％。

“十五”《全国档案信息化实施纲要》中提出了在“十五”期间拟订的档案信息化的规章与标准为14个。然而从完成的情况看，不容乐观。在规章方面，了《档案管理软件功能要求暂行规定》、《电子公文归档管理暂行办法》。在国家标准方面，《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894―2002)于2003年5月实施。在档案行业标准方面，《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31―2005)、《公务电子邮件归档与管理规则》(DA/T 32―2005)、《明清档案目录中心数据采集标准、明清档案机读目录数据交换格式》(DA/T33～2005)2005年9月实施。这四个标准占预计完成量的43％，与“十五”《全国档案信息化实施纲要》中的规划相差甚远。

从以上统计数字可以看出，近几年档案标准，尤其是行业标准的批准与实施的数量与20世纪相比是比较少的。而实际上，近几年档案信息化工作在全国开展得如火如荼，从中央级档案馆到县级档案馆，从国有企业到私营企业，无不在进行档案信息化工作，把档案信息化工作作为整个组织信息化的一个重要部分来实施。然而，许多档案部门在制定自己的标准，并根据自己的标准进行档案的信息化工作，必然给将来档案信息资源的整合带来极大的困难。这就迫切要求档案信息化工作标准化来统一各档案机构的信息化工作。

现有档案信息化标准存在的问题

1、标准陈旧过时

这主要有两种情况：一是整个标准过时，一是部分内容过时。如《革命历史档案机读目录软磁盘数据交换格式》(DA/T 17.5―1995)中有这样的规定“本格式规定档案机读目录数据文件的组织方式为.TXT文本文件”，符合当时信息技术发展的情况。而现在档案信息化都是以数据库方式进行组织管理的，同时软磁盘在现在的实际工作已很少使用，可以认为该标准从名称到内容都已经过时，需要重新修订。《民国档案机读目录软磁盘数据交换格式》虽然规定“组织方式是以.txt为扩展名的文本文件或者以.dbf为扩展名的数据库文件”，但也存在上述的问题。可以说这两个标准并不具有现在信息化意义。

一些标准的部分内容也存在过时的问题，尤其是对于特定信息技术的规定过时可能性最大。如《电子文件归档与管理规范》中规定视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。然而MPEG系列标准包括MPEG―1、2、4，还有“多媒体描述接口”MPEG―7，标准中仅仅规定MPEG就不能满足实际需要了。

2、内容不一致

同样的内容在不同的标准中的规定与描述不一致，尤其是一些基本术语的定义上。如电子文件定义的描述在多个标准与规章中并不一致。《档案工作基本术语》中电子文件(electronic records)是“以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件”，《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》中规定“电子文件是(elec－tronic records)能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列”，而在《电子文件归档与管理规范》中电子文件(electronic records)则是“指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。尽管这些定义在本质上相同，但字面表述的不同以及所引用的特定名词的细微差别肯定会引起一定的混乱，尤其对于那些不具备一定信息技术的档案工作人员来说更是如此。

3、与传统档案共用的标准不能适应电子文件的管理需要

电子文件管理工作有不同于传统档案管理的特性需要有自己的管理标准。然而由于相关标准制定的滞后，其部分管理工作遵循传统档案的标准。这主要体现在鉴定、整理著录等方面。

电子文件要求进行双重鉴定。《机关文件材料归档和不归档的范围》、《关于机关档案保管期限的规定》和《文书档案保管期限表》是进行机关档案或机关归档文件鉴定的基本标准。然而这些标准主要是针对纸质档案，没有考虑电子文件的技术鉴定因素。从国外的实践看，一些发达国家均制定了相应的电子文件保管期限表作为电子文件鉴定的基本标准。

《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894―2002)规定“电子文件的著录应参照档案著录规则进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识”。电子文件特有的著录项目和其他标识在该规范中虽然做了说明，但该说明相对于其复杂性来说太简单，不具备可操作性。例如冯惠玲教授在《电子文件管理教程》一书中不仅列举了电子文件与纸质档案共有的著录项目，还列举了大量电子文件所特有的著录项目。

4、标准制定工作滞后

标准制定工作远远滞后于档案工作的实际发展。如馆藏档案数字化工作在许多档案馆已经开展，生成了大量不同类型的数字化档案信息，而相关的标准只有《纸质档案数字化技术规范》，声频、音频等方面的标准尚未颁布。

电子文件真实性保障的一个重要方法是元数据管理。目前国内的元数据标准更多是图书界制定的。由于图书与档案本质的不同，图书的元数据标准并不完全适应档案。《基于XML的电子公文》系列标准相对来说更适合档案的管理。

5、标准的宣传不够

《中华人民共和国标准化法》规定“标准化工作的任务是制定标准、组织实施标准和对标准的实施进行监督”。档案标准化是一个制定标准与贯彻标准并重的过程。宣传力度的大小与效果对于标准的实施有着重要的影响。从实际情况看，宣传工作不尽如人意。例如《公务电子邮件归档与管理规则》、《纸质档案数字化技术规范》等在2005年9月颁布，可在互联网上直到2006年中才找到这两个标准的全文。

解决问题的对策

制定档案信息化标准是一个需要不断补充、完善所制定标准的工作活动过程，是一个制定标准与贯彻标准并重的过程。要追求档案信息化活动的最佳效果。因此在制定标准过程中既要考虑到档案理论与档案工作实际的结合，又要关注信息技术的最新发展，还要关注相关行业与学科的发展。

1、逐一评价现有信息化方面的标准

定期启动档案行业标准的清理工作。可以将清理工作分为评价清理、专家评审两个阶段进行。首先由档案部门对现行有效的档案信息化标准进行逐一评价。可以分为多个评价层次，如继续有效、少量修改、修订、废止等。通过对评价结果的分析，找出最有代表性的问题，并分析其产生的原因。评价清理工作结束后。再组织标准起草部门及有关专家对评价清理结果进行评审，评审结果将作为标准清理的最终结果。

2、修订现有标准

一般说来，标准应该稳定，但3～5年应该修订一次，尤其是信息化方面的标准。由于信息技术的飞速发展，信息化方面的标准可能在较短的时间内就会出现小部分甚至是大面积的与实际不适应，必须在充分调研后进行及时修订。

3、完善档案信息化方面的标准体系

标准体系应该有系列标准有机地组成。对于档案信息化方面的标准体系应该有以下方面组成：档案信息化基础标准、档案信息采集标准、电子文件管理业务标准、档案信息化技术标准与管理标准，此外还应该有专门电子文件的管理标准等。这个由诸多标准有机组成的标准体系目前不可能全部完成，应采取以下方法来逐步实现：

(1)结合档案信息化工作的实际。明确标准化的阶段性可实现目标。“十五”《全国档案信息化实施纲要》明确了档案信息化工作的标准化目标，但有一半以上并没有完成。随着各方面条件的改善，在“十一五”期间，要优先制定档案数字化，数字档案馆建设，元数据管理，档案信息采集、整合和安全管理等方面的标准。一般认为，除数字档案馆建设标准涉及内容太多外，其他方面标准的制定应该是一个阶段性可实现目标。

(2)合理设置标准的优先级。明确了阶段性的可实现目标，还应该合理设置目标框架下标准的优先级。可以将目标框架下的标准分为四个优先级：关键性优先级、重要标准、主要标准和一般性标准。

关键性优先级定位在涉及基础性工作的标准，如档案信息化工作术语标准。重要标准是那些不可或缺的标准，如档案部门急需的档案采集标准。主要标准主要是提供指导的指南性标准，如电子文件保管期限表。一般性标准是指那些有用但可以被替代的标准。如档案网络安全标准等。

(3)正确选择标准的类型、级别与形式。从类型上看，应该以推荐性标准为主、强制性标准为辅；从级别上看，应该以国家标准为主，以行业标准、地方标准为辅；从形式上看，除了标准，标准化指导性技术文件还应该在目标框架下占较大比重。

(4)积极鼓励企业和其他社会组织参与。档案部门应该积极鼓励企业和其他社会组织参与。让其提出相关标准的建议、参与制定过程、反馈标准的执行情况等。需要特别明确的是，标准不应该指定特定企业的产品或技术。

(5)充分发挥既有相关标准的作用。将既有的档案标准分为三部分，一是可直接纳入档案信息化标准体系的标准，一是稍加修改与调整的可纳入的标准，一是需要抛弃的标准，进行针对性的处理。

例如可以对《档案工作基本术语》进行修改，将档案信息化方面的基本术语补充到该标准中，其他标准来引用或扩展该标准的术语定义。

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一、有利于对基层档案实施制度化管理的环境条件

（一）法制环境不断完善

近几年，我国逐渐为档案管理建立起一套比较完善的法规体系。其中最早制定的是《档案法》，随后又制定了5部档案相关的行政法规以及50部国务院部门的档案规章，并且各个地方也逐渐了地方性的档案法规。作为法规体系中重要的组成部分，这些法律法规对以制度化推进档案管理提出了新的要求。例如，《档案法》提出机关团体或者企事业单位内的档案机构应建立健全的管理制度来开展档案管理工作。《档案法实施办法》提出县级以上的地方政府应当为管辖范围内的档案事业制定相应的发展计划以及为档案工作制定规章制度。机关团体以及企事业单位内的档案机构应严格执行国家的相关法律法规与方针政策，对本单位内档案工作的规章制度加以完善。档案相关的法律法规逐渐完善给基层档案的制度化管理工作创造了有利的环境。

（二）工作标准有规可依

近年来，国家的档案局逐渐制定并出台了40多个工作规范，包括《档案工作基本术语》《档案著录规则》《档案编制规则》等等。与档案工作相关的国家标准也有10多个，包括《文书档案案卷格式》《档案分类标引规则》以及《文书档案案卷格式》等等。另外地方也制定了很多档案的工作规范与工作标准，为开展档案工作提供了科学的依据。例如，《电子文件归档与管理规范》《文书类电子文件数据方案》以及《公务电子邮件归档与管理规则》等规范和标准对如何接收和管理电子文件进行了明确。

（三）制度管理达成共识

随着我国法治进程的不断推进，实施制度化管理逐渐成为全体社会公民的愿望。以制度化推进基层档案管理工作有利于发挥出基层档案的整体优势，避免由于档案人员在能力与个性上的差异而对档案管理的工作质量产生影响。制定完善的规章制度可以让档案人员明确自身的职责，认认真真的完成自己的本职工作，推动基层档案事业更好发展。

二、以制度化推进基层档案管理工作的对策

（一）建立健全的制度体系

要以制度化来推动基层档案管理工作更好发展，就需要建立一套科学合理的规章制度，并将其传达到各个基层单位，让基层单位严格按照规章制度中的要求来对单位内的管理制度进行完善。这些制度应包括以下几方面：

1.关于档案资源的制度：（1）文件材料归档的制度。该制度主要用于明确文件的归档范围以及保管期限，让档案的形成者与收集者可以有所参照，这是核心制度。（2）下属机构缴送和备案档案目录的制度。该制度主要用于监督与指导所属机构内档案资源的建设工作。（3）重大活动的档案管理相关制度及照片声像的档案管理相关制度等，主要用于管理专项的档案资源。

2.关于档案利用的制度：（1）档案统计相关制度。将档案的保管、进出以及利用等多方面情况统计起来以供档案单位全面了解和掌握，为开展科学管理提供保障。（2）借阅制度。结合档案的机密等级来确定其具体的利用范围与审批手续。（3）档案开发与利用的规章制度。该制度主要用于保障档案得以合理利用。

3.关于档案安全的制度：（1）档案的安全防范与应急处置相关制度。人防、技防以及物防是安全防范相关制度的主要方面，应急处置相关制度的使用必须以简捷为主。（2）档案的保密管理相关制度。对于的信息系统，应做好保密管理工作，防止在传输的过程中导致档案泄露。（3）档案的异地备份相关制度。对于重要的电子档案可以采取异地或异质备份的保管方式，确保重要档案的安全。（4）鉴定销毁相关制度。根据规定来建立鉴定与销毁小组，对超过保管期的部分档案进行定期鉴定，并将销毁的档案登记下来。

（二）强化配套工作，严格执行制度

1.加强制度的动态管理。各基层单位应当具有前瞻性和创新意识，在建立相关制度时保留一定的空间用于日后的修订和完善，并加以创新。在将制度落于实处的过程中，应时刻关注档案工作的环境变化与发展动态，以便及时修改和调整制度的内容。

2.建立完善的考核制度。通过考核可以全面了解规章制度的优缺点以及落实情况。建立相关制度有利于保障考核工作的规范化，考核指标的客观化。各基层单位应严格开展考核工作，不能流于形式，并建立相关档案来为考核工作提供依据。

3.严格实施问责制度。《档案违法违纪行为处分规定》中提出，对于工作中不负责任和没有严格遵守工作制度来使得档案被损毁或丢失的；对于应未建立档案的安全管理相关制度来使得档案出F安全事故的一些行为应当严厉追究责任，提高制度的约束力。

（三）做好宣传、引导与保障工作

对基层档案实施制度化管理需要得到领导的重视，发挥领导的带头作用。档案部门应定期将工作情况上报给领导，让领导全面深入的了解档案工作，消除某些领导对档案工作的偏见，充分认识到开展档案收集、整理以及保管等多项工作的积极意义，了解到开发和利用档案对促进整体工作发展的重要作用，从而对基层档案管理提高重视。

加强人才队伍的建设对推动基层档案的制度化管理具有一定的积极意义。基层单位应对档案的管理人员加强培训，让他们掌握丰富的档案管理相关知识和技能，学会对现代化的管理技术与手段进行灵活运用，从而提高他们的管理水平。基层单位还应制定严格的招聘制度，挑选出高素质的人员来为管理队伍注入新的活力。

三、结语

综上所述，对基层档案实施制度化管理是需要长期坚持的、复杂的工程。一方面，需要建立起完善的法规体系；另一方面，需要相关部门的大力配合，严格执行法律法规，认真开展管理工作，充分发挥出制度的积极作用，以促进基层档案管理工作进一步发展。

参考文献：

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一、林业文书档案管理工作的种类

（一）国有林场森林资源档案管理工作

国有林场承担着国家天然林保护、三北防护林建设和生态公益林建设等重大项目的建设任务，文书档案管理工作成效直接影响和制约着林场的建设和发展。森林资源档案是森林资源管理的一项重要基础工作，它记录了整个森林资源消长变化的全过程，把准确数据反映到簿、表、卡、册、图上。为进一步加强森林资源档案管理工作，有效地发挥森林资源档案在林地权属中的重要作用，要不断提高森林经营水平，保证森林资源档案管理的科学性。

（二）林权改革档案管理工作

集体林权制度改革正在各地全面推进，为确保改革成果，提高改革质量，国家林业局、国家档案局近日出台《关于加强集体林权制度改革档案工作的意见》，就林改档案管理工作作出进一步部署。意见指出，档案管理是林改过程中一项极其重要的基础工作，完整、准确、系统的林权改革档案是林改工作的客观反映和重要的历史见证，是巩固改革成果、维护林地权利人的合法权益及稳定完善农村林地承包关系的重要保证。

（三）退耕还林档案管理工作

退耕还林工程是一项政策性强、涉及面广、群众参与度高、费用巨大的生态工程，档案管理工作非常重要。要牢固树立“无档则乱”的档案管理意识，把规范建档工作与工程建设同步进行，切实为工程顺利实施提供可靠依据。完善档案管理的各项规章制度，每个乡确定专职档案管理员1名，负责退耕还林资料的收集、整理。按照工程实施流程，编制退耕还林档案全宗示意图，并按工程建设环节将规划设计、种苗供应、施工作业、检查验收、政策兑现、工程管理流程划分为永久、长期、短期3个不同期限，为退耕还林档案整理提供具体的依据。县级与乡镇分别建立专门的退耕还林档案室，配备微机，实行纸质档案和电子档案双向管理，做到文字、电子和实际工程操作相对应，规范图、表、卡、证、合同5类资料管理，既保持原始资料的完整，又为档案查阅提供便利，基本实现档案管理的现代化。

（四）林业生物灾害档案管理工作

林业生物灾害管理是一个有效地组织协调可利用一切资源、应对生物灾害事件的过程。其根本目的就是通过对生物灾害进行系统的监测和分析，进一步改善灾害应急管理周期中减灾、准备、响应和重建等方面的措施，以尽最大可能通过有效的组织协调来保障生态安全，并将经济财产损失降到最低程度。就林业生物灾害管理而言，具体内容包括监测预警、检疫御灾、应急救灾，灾害发生前的各种计划、物资资金准备等备灾措施，灾害发生后的救灾工作和灾后恢复工作，以及避免和减少灾害发生的促进森林健康的措施。

档案管理要做到规范，按时归档，应从以下4个方面认真开展工作：一要提高对档案工作的认识。档案是历史的真实反映，档案管理工作是一项十分神圣的事业，任何社会形态、任何单位、个人都离不开档案，一定要增强档案工作的责任感和使命感，努力把档案工作搞好。二要加强对档案工作的管理。档案工作就是服务，“规范、完整、优质、便捷”是档案工作的指导思想，要按照这一指导思想，加强档案管理工作，重视档案的上等升级，提高档案管理水平。三要加强学习，不断提高档案管理人员素质。四要加强对档案工作的组织领导。各单位要明确分管领导抓档案工作，帮助解决档案管理工作中存在的问题，要稳定档案工作队伍，为档案工作创造良好的条件，逐步实现档案工作的规范化、现代化管理。

（五）林业档案管理工作中的保密工作

林业档案保密工作包括林业档案管理过程和林业档案利用过程中的保密工作，林业开放档案也必须做好必要的保密工作。在日常的档案借阅过程中要做到4：在经过主管领导的同意后，对所借阅的档案进行认真细致的登记造册，注明借阅的时间、档案的具体信息、借阅人以及归还时间；未经主管领导同意不能擅自调阅相关档案，尤其是财务档案的管理，必须经过主管领导、财务人员及档案管理员的共同在场才能调阅，其他工作人员不得擅自进入档案室，不得损毁、丢失属于国家所有的档案，不得擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案，不得涂改、伪造档案，不得擅自出卖或者转让档案，不得倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人，不得携运或者复制档案出境。如果违反以上规定之一的，若情节构成犯罪的则依法追究刑事责任。

二、加强文书档案管理的基本途径

（一）提高文书档案管理人员的政治素质和业务素质

由于文书工作直接与文件打交道，在有效范围内必须遵守和执行，因此，党政领导要加强对林场文书人员的管理和教育，建立健全保密制度，促使文档管理人员从政治的高度来认识文书档案管理的严肃性和时效性，热爱档案管理事业，树立科学发展观，对事业负责。通过自学、参加培训、实地参观等形式，学习《文书学》《档案管理学》《档案法》《机关档案工作业务建设规范》等，对基础理论知识和档案管理规则有比较系统地掌握，坚持岗位实践，熟悉业务技能，适应新时期文书档案管理工作需要。

（二）运用比较先进的手段及时处理文件，分类归档

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1、数字档案室建设。这是水文档案管理服务信息化的核心要件。目前，国家正准备提出全国数字化档案馆（室）建设方案。因此，水文数字档案室建设正当其时。作为水文档案存放、整理和加工中心，水文数字档案室应当根据需要配备必要的计算机系统工作站、扫描仪、刻录机、光盘库和中转服务器等信息技术设施设备。同时，根据国家统一规范的数字档案管理规则和标准，设置相应的管理服务软件及其传输浏览等应用系统，从而真正建立起集信息收集、加工、馆藏、交流、利用于一体的现代化数字档案室。

2、信息化网络建设。这是水文档案管理服务信息化的基础支撑。根据数字化归档的要求，需要在水文系统构建三个对接电子网络。一是机关内部的局域网络。在单位内部实现各部门之间和数字档案室与各部门之间的有效对接，并在办公自动化、无纸化的前提下实现资料文件的数字化归档。二是联结各个基层水文站的数字信息传输网络。各基层的自动化和数字化水文站点的文字、图像等数字信息要适时同步地通过专用互联网络传递到水文信息处理中心，实现适时测报分析和有选择归档。三是外部电子文件传送网络。通过互联网络联通，实现与上级主管部门、地方各级各部门的电子文件传送与收集相对接。

3、数字档案资源建设。这是水文档案管理服务信息化的重要基础。首先，要根据实际需要和有关标准，对馆藏历史档案按照类别、年度、密级、等级进行数字化归档处理，以磁盘、光盘等介质进行分类陈列，并刻录到档案信息中央处理器以供查阅。其次，要运用归档整理应用软件，对新生成电子文件和数字信息资料及时予以归档。第三，要尽可能地将有价值的数字档案信息在外网空间，切实丰富外网水文信息资源的内容。